LIC.P.O. LUISA ISABEL GMEZ YAEZ

USO DE LAS TICs EN EL REA DE RECURSOS HUMANOS

INTRODUCCIONHan pasado ya muchos aos desde que las empresas de todos los sectores de actividad cayeron en la cuenta de que el capital humano es su mejor activo y, por ello, han puesto en marcha todo tipo de estrategias dirigidas a la fidelizacin y al desarrollo profesional de los empleadosLa aplicacin de las nuevas tecnologas en el rea de la gestin de recursos humanos ha supuesto una autntica revolucin en un sector donde la comunicacin y la gestin del conocimiento son componentes esenciales. Crear una herramienta de trabajo que ayude a llevar a cabo las tareas de gestin de las personas, de una forma rpida, flexible, eficaz y accesible, es el principal objetivo de las consultoras de software de recursos humanos y, al mismo tiempo, la apuesta de los departamentos de Recursos Humanos de las organizaciones actuales. No hay duda de que el rea que gestiona uno de los principales activos de la compaa, el capital humano, no poda quedar al margen de la era tecnolgica. Los departamentos de Recursos Humanos han encontrado en la tecnologa un aliado para el desarrollo e implantacin de sus polticas de gestin.Cada vez con ms frecuencia, los trabajadores tienen acceso a abundante informacin interna y a canales de comunicacin que tienden a hacer la relacin entre el departamento de Recursos Humanos y los empleados prcticamente de igual a igual. Y si bien esta comunicacin fluida es fundamental para la buena marcha del negocio, hay un inconveniente que puede lastrar su eficiencia: el elevado tiempo que es necesario a la hora de gestionar los recursos comunicativos.

DESARROLLOPara nadie es un secreto el enorme crecimiento de la tecnologa, especialmente la de Internet en todos los mbitos y actividades empresariales en nuestros das y, ms an, lo que se vislumbra en un futuro cercano; y el rea de Recursos Humanos no poda quedar al margen de ello. Las TIC son herramientas poderosas que puestas al servicio de la formacin incrementan las oportunidades de acceso al aprendizaje continuo y hacen posible que los conceptos de flexibilidad e interactividad se concreten. Un indicador del poder de las TIC en el aprendizaje es la importante inversin que actualmente estn haciendo instituciones formativas, empresas y universidades.Entre los principalesindicadoresque han demostrado sermejoradospor las TIC encontramos los siguientes: la eficacia de las tareas, reduccin de costes, productividad, mejora de la comunicacin interna y la coordinacin, mejora del servicio, mejora de la calidad, reduccin del tiempo para satisfacer las necesidades del cliente, etc.Es bien sabido que las empresas al entrar en un mundo competente y globalizado; debe estar actualizado y en cierto modo hasta debe estar a la vanguardia en lo referente a la tecnologa, y no solamente con al finalidad de minorar el trabajo sino para poder tener una comunicacin con todos sus departamentos y de la misma manera tener todo digitalizado pues acelera el proceso de bsqueda y agiliza para los resultados.Las TIC, que afectan masivamente a toda la organizacin, tambin implican una gran optimizacin, automatizacin y agilizacin de los medios empleados en Recursos Humanos.La informtica ha facilitado las tareas habituales de losdepartamentos de RRHH proporcionndoles una serie de herramientas de gestin. En la actualidad, las reas de personal cuentan con aplicaciones de software que les ayudan en procesos como la seleccin, formacin, evaluacin del personal o el clculo de nminas. De este modo, no slo se est optimizando el uso del tiempo y

reduciendo los costes, sino que adems mejorar la calidad de la informacin obtenida.En la actualidad, gran parte de las empresas ya estn informatizas; por tanto, el acceso a las nuevas tecnologas no suele estar muy limitado. El problema al que nos enfrentamos es laenorme cantidad de informacinque debemos manejar y seleccionar para hacer adecuadamente nuestro trabajo. A nivel de recursos humanos hay que hacer ver a los usuarios que la informacin que manejan pertenece a la compaa y que se ha de consensuar internamente como se trata esa informacin con la ayuda de especialistas, ya que el uso de herramientas de comunicacin interna, como es el correo electrnico, ya no es efectivo. Por eso empieza a ser cada vez ms frecuente el uso de herramientas colaborativas para la distribucin interna de la informacin basada en flujos de trabajo y gestin documental y el nacimiento de servicios que potencien la comunicacin hacia los clientes para darle el enfoque adecuado.Algunas tendencias tecnolgicas que se muestran hoy en da dentro de las empresas son planteadas desde una visin corporativa que busca eficacia en sus procesos y al usar las TICs se esta adentrando a su objetivo, algunos de estos puntos son: Soluciones empresariales para conseguir una sinergia social: mediante sistemas analticos ser posible integrar la informacin estructurada que poseen las empresas junto con la informacin no estructurada que generan las personas y sus redes sociales. Estos sistemas permitirn integrar y dar valor a la componente humana, a su conocimiento, junto con la componente tecnolgica, consiguiendo dar un valor aadido a la informacin y a los servicios que ofrece una organizacin. Analticas a nivel de Petaescala:Big Data es el nuevo recurso. La cantidad de datos que se genera se multiplica por 10 cada cinco aos, desde 800 mil millones de gigabytes de datos tanto estructurados como no estructurados creados en los dos ltimos aos hasta petabytes de datos procedentes de

diversas fuentes. Big Analytics, la tcnica para extraer datos empresariales de Big Data, es una nueva oportunidad competitiva, doblndose la inversin segn sus previsiones hacia 2015. Gestin y transformacin de recursos naturales: es otro de los puntos analizados dentro del informe de IBM ya que cada ao 90 millones de personas pasan a ser parte de la clase media, lo que genera una mayor demanda de recursos naturales. Por ello, la transformacin y gestin de dichos recursos se ha convertido en un rea con un enorme potencial para la creacin de valor a travs de un mayor uso de las TI y de sus aplicaciones en la parte operacional del negocio. Esta transformacin jugar un papel vital en el esfuerzo continuo para mantener y mejorar la calidad de vida de millones de personas en todo el mundo. Internet de las cosas: como hemos comentado, varios estudios predicen que en los prximos 5-10 aos estarn conectados a Internet varias decenas de miles de millones de dispositivos. La Internet de las cosas, es un nuevo trmino utilizado para describir esta nueva realidad emergente, pero orientada a permitir que este gran nmero de dispositivos funcione adecuadamente, para lo cual se necesita una nueva infraestructura desde sus races. Estos dispositivos interconectados de esta nueva manera permitirn monitorizar el mundo fsico y gestionar los procesos empresariales en reas como la distribucin de energa y la gestin de los recursos, el cuidado de la salud y el transporte. Fronteras de las Tecnologas de la Informacin: IBM prev un futuro en el cual los avances en la tecnologa permitirn crear sistemas que puedan aprender. Estos sistemas se disearn para aumentar la inteligencia humana, siendo las personas una parte integral y el centro de los sistemas. Estos sistemas irn ms all de la capacidad, velocidad y analtica compleja que contribuye a la creatividad, la innovacin y el ingenio humanos.

Este nuevo tipo de sistemas tendr capacidades de auto aprendizaje y estar ms cerca del proceso cognitivo biolgico.Adems, segn el estudio, hay cuatro formas de gestin de las Tecnologas de la Informacin que responden a las diferentes necesidades y objetivos de negocio de sus organizaciones. Mandato potenciar: las empresas con este mandato ven a la organizacin de TI como un proveedor fundamental de servicios de tecnologa. Los directores de TI tienen el objetivo principal de racionalizar las operaciones y aumentar la eficiencia de la organizacin. Mandato expandir: las empresas con este mandato son normalmente grandes grupos que esperan que sus directores de TI lideren las operaciones tecnolgicas de tal manera que ayuden a su organizacin a expandirse, perfeccionando sus procesos y favoreciendo la colaboracin y la integracin a lo largo y ancho de la organizacin. Mandato transformar: las organizaciones con este mandato ven el rea de TI como un proveedor de soluciones industriales especficas, que ayuden al negocio a transformarse. Los directores de TI tienen el objetivo de ayudar a transformar la cadena de valor de la compaa, facilitando la conexin con clientes, socios y clientes internos. Mandato pionero: las empresas con este mandato consideran que la organizacin de TI es un rea crtica para habilitar la visin de la empresa. El director de tecnologas de este tipo de compaas debe explorar la posibilidad de realizar un cambio radical en productos, mercados o modelos de negocio.Las nuevas tecnologas han cambiado la forma de gestionar la empresa y, por tanto, el modo de administrar el rea de Recursos Humanos, que ha pasado de un modelo basado en la administracin a otro en el que predomina la gestin eficaz y eficiente del talento.

Esta gestin va desde la demanda de nuevos modelos de software (reclutamiento, seleccin, desarrollo, gestin por competencias o retribucin flexible) hasta la mejora de la comunicacin en la empresa (portales del empleado que permiten avances en calidad y cantidad de informacin, reducen los errores, optimizan los tiempos de respuesta y evitan costes de desplazamientos).La tecnologa y los nuevos sistemas de informacin estn siendo herramientas vitales para el desarrollo de las organizaciones. En compaas con diversas unidades de negocio y mltiples centros de trabajo, todas las reas y departamentos, incluido Recursos Humanos, necesitan informatizar sus procedimientos de trabajo y establecer los canales de comunicacin adecuados, para que la informacin llegue en tiempo y forma. El nivel de desarrollo tecnolgico alcanzado en el rea de Recursos Humanos ha permitido la optimizacin, automatizacin y agilizacin de los medios empleados. Y se ha producido un cambio en la cultura laboral, porque los empleados se involucran en una gestin cada vez ms compleja.En resumidas cuentas, este tipo de herramientas on line han hecho posible lo que compaas como Meta4 denominan el autoservicio del empleado. Se ha ganado mucho en la autonoma y capacidad de la persona para interactuar con la empresa de una forma mucho ms gil y adaptada a sus necesidades,Precisamente, esta autonoma y capacidad de interactuar que otorga la tecnologa al trabajador ha hecho que el modelo de comunicacin de la empresa vare considerablemente, en lo que muchas compaas no han dudado en catalogar como cambio en la cultura laboral.Esta transformacin no se ha producido nicamente en el empleado, sino tambin en la propia esencia de Recursos Humanos que, si en el pasado poda ser visto como un departamento aislado y con difcil acceso, ahora se ha convertido en una rea ms estratgica en la consecucin de los objetivos, que puede servir como motor para alcanzar las metas de la compaa, tal como explica Manuel Ortega, de Cezanne Software Ibrica. Y todo confirma que, en esta

evolucin, el gran artfice ha sido la tecnologa, que en definitiva no deja de ser un medio; la clave est en el cambio de cultura y procesos que debe llevar aparejado, apunta De Salas, de Leroy Merlin.Teniendo en cuenta el nuevo papel que ha adoptado el empleado no hay duda de que la comunicacin bidireccional es la primera ventaja que se extrae del uso del software y las aplicaciones web para gestionar personas en la empresa. La tecnologa ha hecho posible que potenciando la comunicacin entre la empresa y el trabajador, se alineen ms fcilmente los intereses de ambos y se compartan objetivos comunes, en palabras de Juan Vctor Guilln, de CCS Agresso, logrando as una relacin ms constante y fluida.Al mismo tiempo, esta mayor participacin e implicacin del empleado en el diseo y gestin de sus necesidades redunda en otra serie de beneficios nada desdeables en la medida en que mejoran la motivacin de la plantilla y, en consecuencia, aseguran una mayor retencin del talento y un incremento de la productividad,El uso de soluciones de gestin de Recursos Humanos mejora la comunicacin de este departamento con el resto de reas de la compaa y proporciona un soporte clave en la puesta en marcha de muchas de las polticas de RR HH (como evaluacin, desempeo o retribucin variable). Mediante el uso de portales del empleado y del directivo se descentralizan las tareas de Recursos Humanos, permitiendo a los responsables el acceso a la informacin, la toma de decisiones y la gestin de sus equipos. Por ello, es necesario que el departamento de RR HH asuma un elevado esfuerzo en todas las fases del proyecto de implementacin de estas soluciones.La tecnologa ha sido de gran aporte en la gestin de Recursos Humanos, con cuantiosas ventajas como la facilidad en el manejo y el almacenamiento de la informacin o la conectividad que permite una mayor velocidad de respuesta a las inquietudes de los empleados. La tecnologa contribuye tambin al concepto de

globalizacin, a travs de hardware que nos posibilita comunicarnos en tiempo real con distintos puntos del planeta, lo que redunda al mismo tiempo en un equilibrio en la vida personal y profesional. La tecnologa permite un acercamiento para mantener el contacto con los empleados aunque, como contrapartida, puede darse una prdida de las relaciones cara a cara.Pero aplicar la tecnologa en la gestin de Recursos Humanos no incide nicamente en la satisfaccin del empleado. Tambin lo hace en lo que a productividad empresarial se refiere, puesto que agiliza los procesos, acorta el tiempo que antes era necesario para la gestin y reduce el personal que se requiere a la hora de llevar a cabo dichas tareas. Tal como indica Mara Jos Lpez, directora de Seresco en Madrid, la tecnologa permite que los profesionales se dediquen a lo que verdaderamente aporta valor a su negocio, es decir, a funciones estratgicas, en lugar de emplear su tiempo en tareas rutinarias.Desde Integrho-Enter Systems, el director general adjunto, Jordi Larr Gonzlez, aade a todos los anteriores otro conjunto de beneficios generados en la empresa con el uso de las herramientas tecnolgicas: Fiabilidad, en tanto en cuanto la automatizacin evita multitud de errores; rapidez, ya que los procesos modernos de Recursos Humanos exigen plazos cada vez ms pequeos; y homogeneidad, especialmente en organizaciones muy descentralizadas. una disminucin de tiempos para mantener actualizada la informacin de los empleados, una toma de decisiones ms eficaz, una mayor eficiencia en los procesos, una reduccin de los tiempos de respuesta en la cobertura de vacantes y una mayor rapidez en la adaptacin a los cambios.No obstante, para poder aprovechar estas ventajas existen toda una serie de contenidos imprescindibles que deben incluir las herramientas tecnolgicas, tanto si se trata de software especfico como de aplicaciones on line similares al portal del empleado. Todo recurso tecnolgico que pretenda dar mayor voz al empleado y mejorar la productividad en la empresa debe contener reas

destinadas a la administracin del personal, formacin y desarrollo, evaluacin, compensacin y beneficios, as como un mdulo de captacin y gestin de candidaturas internas y externas, ya que es primordial atraer y retener el talento, apunta Ignacio Chico, director general de GE Capital Solutions. No est de ms tampoco contar con complementos ms interactivos, a modo de comunidades o foros, en los que el empleado se convierta en parte activa, no slo para buscar informacin, sino tambin para aportar su propio conocimiento y experiencia,Y es que para que la tecnologa se aplique con xito en la empresa no slo necesita cubrir los requisitos mnimos planteados, sino tambin ir venciendo las dificultades que pueden frenar su implantacin o hacer que, a la larga, fracase. No hay duda de que el software ha ayudado en los ltimos aos a dar al empleado un papel ms activo en la empresa, consiguiendo una autonoma que antes era impensable, pero no hay que dejar de lado el trato y el contacto personal. Son muchos los que consideran que un excesivo uso de la tecnologa puede generar un distanciamiento y, por ello, aconsejan tener cautela al desplegar este tipo de medios en la compaa. Es necesario mantener la interaccin personal y no olvidar la parte de contacto humano que sigue siendo necesaria en cada proceso de gestin, opina Jos Luis Tamargo, de Meta4. O, lo que es lo mismo, es preciso saber desconectar para no ser un adicto a la informacin, en palabras de Jordi Larr, responsable de Integrho-Enter Systems. De la misma opinin es ngel Achtegui, director de Recursos Humanos de Caja Rioja, quien establece que paradjicamente, en la era de la comunicacin se est reduciendo este contacto personal que es inherente a todas las personas. No todo lo que cuenta puede ser contado, y no todo lo que puede ser contado cuenta, aade.Aparte de la prdida de trato humano, los problemas asociados a la tecnologa se deben muchas veces a una incorrecta implementacin en la empresa. Para colectivos de empleados de avanzada edad en sectores de baja cualificacin, o para personas que no disponen del hbito informtico, la tecnologa puede considerarse una autntica barrera.

Una vez ms, y tambin en trminos de comunicacin, las compaas deben adelantarse a las necesidades de los clientes para poder tener la informacin de Recursos Humanos disponible en cualquier momento y lugar. La Direccin de RR HH siempre est un paso por delante de las organizaciones y tiene que destacarse con novedades y nuevos procesos que permitan estar mejor comunicados, con ms informacin y ms rapidez de gestin, indica Jordi Larr, de Integrho-Enter Systems. Y, para conseguirlo, la tecnologa seguir siendo un gran aliado: En poco tiempo aparecern nuevas soluciones complementarias de alto valor agregado que encajarn en los entornos ya desarrollados, integrando otras necesidades dentro de las soluciones tradicionales de Recursos Humanos

CONCLUSIONESNadie duda de que las nuevas Tecnologas de la Informacin y de la Comunicacin (TIC) han supuesto para la vida de las personas y de las organizaciones un cambio tan importante que han pasado a ser de otra clase: comunidades virtuales, comunidades de aprendizaje a distancia, blogueros, dueos de su propia web, etc., seran ejemplos concretos de los cambios a lo que nos referimos.Sin embargo, conviene no confundir cambio con innovacin, pues mientras que aquel puede producirse sin que se introduzca en el sistema nada externo, la innovacin consiste en la introduccin en la vida de las organizaciones, grandes o pequeas, de algn elemento procedente del exterior, que es la causa primordial del cambio que experimenta el conjunto de sus componentes. Se trata de introducir, por ejemplo, nuevos mtodos en la formacin de las personas, nuevas formas de organizar los tiempos y los espacios de trabajo, usos ms eficaces de las NTIC, etc.

Los Recursos Humanos (RRHH), como importante subsistema de la empresa, no pueden quedarse al margen de los nuevos procesos que se gestionan con motivo de las nuevas TIC, tanto si los consideramos desde una perspectiva puramente interna (es responsable directamente de todo lo relacionado con la gestin de las personas), como si lo hacemos como vehculo de relacin de la organizacin con el mundo exterior (seleccin de personal por empresas especializadas, bsquedas de talentos, etc.). Si nos fijamos en la seleccin de personal, los procesos habituales, que ya introducen algunas nuevas tecnologas (gestin on-line de los currculos de los candidatos, por ejemplo), as como referentes diferentes a los habituales (gestin por competencias), tienen que verse necesariamente afectados.Pensemos en lo que puede suponer, para los siguientes aspectos de su desarrollo: fases del proceso, competencias deseadas, gestores y roles especficos o compartidos, relaciones entre gestores y clientes, la introduccin de los procedimientos de comunicacin entre todos los participantes por medio de la web, incluso, como ya ocurre de forma algo extraa por supuesto, en el caso de aplicacin de algunas pruebas de diagnstico de competencias.

BIBLIOGRAFIA http://psorganizaciones.wordpress.com InformeIBM Global Technology Outlook 2011, consultado en http://finanzasuniversitarias.edunomia.es Las tecnologas aplicadas a los RRHH mejoran la productividad en la empresa y dan ms autonoma al trabajador, consultado en http://www.equiposytalento.com Aplicaciones y tecnologas en los RRHH, en http://www.equiposytalento.com11