FILTROS

Los filtros sirven para obtener una lista más simple a partir de otra más

compleja, esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas

condiciones o criterios, por ejemplo si tenemos la siguiente tabla.

En este caso nos interesa los alumnos que tuvieron un porcentaje de

asistencia del 70 % por lo tanto eliminaremos todas las filas de alumnos que no

cumplan con ese criterio.

Para nuestro objetivo, introducimos la tabla en una Hoja de Excel 2007,

seleccionamos cualquier celda de lista y vamos a la pestaña "Datos" en el

panel "Ordenar y filtrar" donde pulsamos en el ícono señalado por la flecha

(que se pone de color anaranjado)

Automáticamente aparecen dos controles en las etiquetas como se muestra

Si oprimimos en control que muestra la flecha, aparece un menú desplegable

que nos permite establecer los criterios que nos interesan

Para nuestro objetivo nos interesa la sección recuadrada en rojo, que tiene los

porcentajes de asistencia con una casilla de verificación a la izquierda, para

nuestro propósito, deberemos destildar todos los porcentajes distintos al 70%

Después de aceptar obtenemos la tabla que nos interesa

Este es un ejemplo muy simple que nos sirve para introducir el tema, solo

agregaremos que hay dos tipos de filtros:

AUTOFILTROS

Son del tipo que acabamos de describir, los criterios de filtrado se pueden

seleccionar de un menú desplegable.

FILTROS AVANZADOS

En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser más complejos. y también

funcionan en forma diferente

Una de las diferencias entre ambos tipos de filtros es que se puede ver que las

filas en forma correlativa, con lo que se infiere que las supuestas filas filtradas

en realidad estan ocultas y si, por ejemplo, quisiéramos contarlas con la función

CONTAR el resultado daría la totalidad de las filas pues se contarían las

ocultas también, en algunos problemas puede ser un inconveniente que se

supera con los Filtros Avanzados ya que con estos se filtran realmente( y no se

ocultan)

Filtro avanzados

En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este

caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos,

veamos cómo se procede.

En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel

"Ordenar y filtrar" donde oprimimos el botón "Avanzadas" luego aparece el

panel "Filtro avanzado"

Que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar?

Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo

lugar donde se encuentra la tabla.

Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar

especificado de la misma Hoja o en otra Hoja de cálculo.

Rango de la lista : automáticamente Excel coloca el rango done esta la

lista

Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los

criterios de filtrado.

Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del

punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar sonde queremos

que aparezca la tabla filtrada, para esto solo es necesario especificar

donde estarán los rótulos.

Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados,

mostrar solo uno de ellos.

Se filtrara las mismas filas que en la introducción de AUTOFILTROS sin

moverla a otro rango (recordemos que en este caso se filtraban todas las filas

que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto marcamos en la

casilla de verificación de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y luego

elegimos 2 celdas, una para el rótulo y otra para el criterio a cumplir

Al aceptar nos queda la tabla filtrada

En este caso las filas se han ocultado como en el caso de autofiltros, para

solucionar el problema debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por ejemplo

al rango $E$1:$F$1, quedando el panel emergente.

FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional es una herramienta útil para identificar patrones o

tendencias en una hoja de cálculo. Por ejemplo, una regla podría ser Si el valor

es mayor que 5.000, que la celda sea amarilla. Así, podrás ver de un vistazo

las celdas cuyo valor es superior a 5.000.

Crear reglas condicionales

Paso 1:

Selecciona las celdas a las que quieres agregar el formato.

Paso 2:

En la ficha Inicio, haz clic en el comando Formato condicional. Un menú

desplegable aparecerá.

Paso 3:

Selecciona Resaltar reglas de celdas o Reglas superiores e inferiores. Aquí,

vamos a elegir la primera opción. Verás un menú con varias reglas.

Paso 4:

Selecciona la regla que quieras (Mayor que, por ejemplo).

Paso 5:

En el cuadro de diálogo, introduce un valor en el espacio correspondiente. En

este ejemplo, queremos dar formato a las celdas cuyo valor es superior a $

3.500.000, así que vamos ingresar ese número. Si quieres, hacer clic en una

celda en lugar de digitar un número.

Paso 6:

Selecciona un estilo de formato en el menú desplegable. Verás que éste se

aplica a las celdas que seleccionaste.

TABLAS DINÁMICAS

Una tabla dinámica en Excel permite hacer resúmenes de una Base de Datos,

utilizándose para, promediar, o totalizar datos. Para que su uso esté justificado,

la cantidad de información con la que se trabaja en la tabla debe ser

relativamente grande.

El Excel incluye un asistente-guía que facilita la creación de Tablas

Dinámicas.Para su utilización se debe recurrir a Menú- Datos- Informe de

Tablas y gráficos dinámicos.

Partiendo de una tabla ya confeccionada, en nuestro caso la que viene

representada a continuación, se explicarán sobre la misma los principios

básicos de las Tablas Dinámicas en Excel.

¿QUÉ SON LAS MACROS EXCEL?

En gran parte de nuestra web encontrarás recursos y referencias a “Macros

Excel”. Bueno, si te intriga saber que son las Macros Excel, lo mejor será por

comenzar por una definición breve, simple y sencilla, como nos gusta a

nosotros.

Lo básico

Las macros Excel consisten básicamente en código de programación.

Se escriben con un lenguaje de programación llamado VBA (Visual

Basic for Applications).

Excel ya trae incorporado un editor desde donde podremos programar

las macros.

El lenguaje de programación de las macros es sumamente fácil de

aprender!

Lo más interesante!

Permiten automatizar trabajo Excel manual para que se haga en 1 click!

Permiten crear nuevas funciones y cálculos Excel a medida

Permiten expandir las prestaciones de Excel con nuevas herramientas y

soluciones

Permiten crear aplicaciones en Excel más profesionales y automatizadas

Con las macros te puedes ahorrar cientos de horas de trabajo Excel

manual.

Además, puedes crear aplicaciones Excel que dejarán con la boca abierta a

más de uno.

BASE DE DATOS EN EXCEL

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo

contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en

cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre

personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales

están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico

de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.

PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS.

Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos

Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será

identificar las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para

nuestro ejemplo de la librería podemos mencionar las siguientes tablas:

Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner

atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los

sujetos que interactúan en la problemática analizada. En este caso los sujetos

principales son los libros, los clientes y las órdenes.

Paso 2: Determinar los campos de las tablas

Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada

una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y

nos ayudará a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la

tabla.

Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código

ISBN, el título, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedará definida de la

siguiente manera:

Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu

disposición para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas

empresas o negocios tendrán interés en capturar más información sobre sus

clientes lo cual hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los

mostrados en el ejemplo anterior.

Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tabla

Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los

registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave

primaria ya que es un código único internacional para cada libro publicado por

lo que dicho número jamás se repetirá.

En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número

consecutivo que identificará de manera única cada una de las filas.

Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la

información de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus

campos. Por ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber

el título del libro que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN

de la tabla Órdenes con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el

título.

De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de

compra, solo deberé seguir la relación indicada por el campo IDCliente en

ambas tablas.

Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas

Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de

datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para

identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones

adecuadas para evitarlos.

Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o

más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el

nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.

FORMULARIOS EN EXCEL

Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y

son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de

información. Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios

impresos en papel.

¿Qué es un formulario en Excel?

Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a

alguna oficina de gobierno para realizar un trámite, así que sabes de lo que

estoy hablando. Estos formularios contienen instrucciones precisas de lo que

debes escribir y contienen los recuadros necesarios para ingresar los datos.

Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya

que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los

datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como

controles de formulario que son precisamente los que nos permiten agregar

campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.

Tipos de formularios en Excel

Cuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos

crear tres tipos diferentes de formularios:

Formulario de datos.

Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX.

Formularios de usuario en VBA.

Formulario de datos

A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la información

de una sola fila de una tabla. En este formulario se puede hacer la edición de

la información e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.

Hoja de cálculo con controles de formulario

Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información,

podemos pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si

agregamos controles de formulario a nuestra hoja podremos crear formularios

de entrada de datos muy útiles. Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja

un control de cuadro de lista para facilitar la selección de los elementos.

Formulario de usuario en VBA

Los formularios de usuario en VBA, también conocidos como UserForm, son

cuadros de diálogo que hacen uso de controles de formulario para solicitar

información al usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de Visual

Basic y administrados desde código VBA.

BIBLIOGRAFÍA

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MACROS Y VISUAL BASIC PARA APLICACIONES

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Webgrafia

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http://www.cs.us.es/cursos/i1e/temas/TablasDinamicas.pdf