Ficha de Catalogacion v1

INVENTARIO DE ALMACENES

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OPERACIÓN: MINERA AGUILAR S.A.

FECHA EMISION: 30/05/2016

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EMITIDO POR: Jefe de Alm. Grles. FICHA DE CATALOGACIONSECCION EMISORA: ALMACENES GENERAL.

DIRIGIDO A: SUPCIA

FECHA EMISION: ___/___/____

FECHA RECEPCION: ___/___/____

FECHA APROBACION: ___/___/____FICHA DE CATALOGACION

EMITIDO POR: ………………………………

REVISADO POR: ……………………………

APROBADO POR: …………………………

N°: ……………………………

AREA SOLICITANTE SECCION:

CATALOGALIZACION DE:

EQUIPO MAQUINA REPUESTOS MATERIALES INSUMOS OTROS:

NOMBRE:

MARCA: MODELO:

DESCRIPCION GENERAL:

COMERCIAL:

ABREVIADA:

AMPLIADA:

CODIFICACION:

ACTUAL:

SI NO RUBRO: FAMILIA ITEM GRUPO

COD. DE UBICACION: ALMACEN ESTANTERIA/LUGAR


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DIRIGIDO A: SUPCIA

IDENTIFICACION

ESTRUCTURA: CLASE FAMILIA SUB FAMILIA

TIPO MATERIAL: SUMINISTRO REPUESTO OTROS

ESTADO DEL MATERIAL: ACTIVO ACTIVO SIN MOVIMIENTO OBSOLETO

COD. DE ACTIVIDAD: RAPIDO LENTO MUY LENTO SIN MOVIMIENTO

COD. POR DURACION LARGA VIDA PERECIBLE TIEMPO DE DURACION …… MESES/AÑOS

PROCEDENCIA: LOCAL IMPORTADO AMBAS

UNIDAD DE MEDIDA DE INVENTARIO FACTOR DE CONVERSION UNIDAD DE MEDIDA DE COMPRA

EQUIVALENCIA DE CODIGOS

COD. DE CMA SA COD. DE PROVEEDOR

COD. DE SUSTITUTO COD. DE SUSTITUTO

Observaciones:

COD. DE UBICACION: ALMACEN ESTANTERIA/LUGAR


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DIRIGIDO A: SUPCIA

IDENTIFICACION

ESTRUCTURA

N° EQUIPO SEGÚN MODELO SISTEMA SUBSISTEMA NUMERO DE PARTE

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

ITEM DESCRIPCION CODIFICACION ASIGNADA

01

02

03

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09

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DIRIGIDO A: SUPCIA

Módulo II: Catalogación y toma Física de Inventario09-09-2013Escrito por Super User

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1 consulta

Al finalizar el Participante estará en condiciones de clasificar y codificar los bienes de una empresa en relación

a sus características técnicas, aplicar estudios y análisis que corresponden al control de inventarios en la

administración de bienes e insumos y organizar la toma física de inventarios que realiza la empresa.

TECNOLOGÍA / CONOCIMIENTOS

CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE BIENES.

•Desarrollar técnicamente los bienes indicando el concepto, su composición, características técnicas.

•Asigna la unidad de despacho que se va a utilizar en este bien, en coordinación con los usuarios

CLASIFICACIÓN Y CATALOGACIÓN DE MATERIALES.

•Identificar y analiza la data de consumo de bienes existentes en almacén.

•Agrupar dentro de cada clase los diferentes bienes por su uso y características, asignando a cada grupo dos

o tres dígitos

PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIO.

•Identificar y proporcionar al área de control de inventarios la data de consumo de bienes en existencia en

almacén

•Detectar las diferencias de inventarios y apoya en el desarrollo del repase (una tercera toma de inventarios

•Eleva a auditoría los formatos que registran la toma de inventario y los presenta en forma ordenada por

número de formato

Formación Complementaria.

Computación básica.

•Elabora fórmulas, ejecuta cálculos numéricos clasificándolos y seriándolos recurriendo a macros simples

para acortar procesos, en la hoja de cálculo.

•Recupera, utiliza e intercambia datos o información entre procesador de textos y hoja de cálculo.

http://www.asercap.edu.pe/sedes/mollendo/item/89-modulo-i-catalogacion-y-toma-fisica-de-inventario

http://www.asercap.edu.pe/sedes/mollendo/item/89-modulo-i-catalogacion-y-toma-fisica-de-inventario


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DIRIGIDO A: SUPCIA

TOMA FÍSICA DE INVENTARIO (COMPLETO)

INVENTARIO FÍSICO DE ALMACÉN

Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los

suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados, apreciar su estado de

conservación y condiciones de seguridad.

Estos se divide en:

Inventario General.

Denominado también inventario masivo, incluye a todos los bienes almacenados en los diferentes

ambientes o depósitos de la empresa y sirve de sustento a los estados financieros de la entidad.

Inventario Selectivo.

Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza periódicamente o cada

vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al día, así como para

verificar que las existencias físicas concuerden con las tarjetas de control visible de almacén y los

registros físicos.

Inventario al Barrer.

Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a efectuar el inventario

empezando por un punto determinado del almacén efectuando el conteo de todos los bienes

encontrados sin excepción.


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DIRIGIDO A: SUPCIA

PLANIFICACIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIO.

Al momento de planificar la toma física del inventario, se debe realizar un procedimiento

conformado por una serie de pasos, como lo son:

De encontrarse diferencia, realizar reconteo, en caso de persistir, será abalado por el jefe de

equipo y el almacenero.

Centralizar los datos, trasladar la información al inventario original, verificando las cantidades

inventariadas con las que figuran en el listado.

El personal de inventarios, ejecutan el conteo de materiales en stands o zonas asignadas. Este

conteo se realizará en parejas, donde uno contará y el otro anotará en las hojas de trabajo con

filas debidamente ordenadas consignando los nombres de los inventariadores y la fecha, así como

el código del ítem, la cantidad encontrada y el código de ubicación de ser el caso. Estas hojas serán

entregadas al jefe de equipo al final del día para su resguardo.

El jefe de equipo, seguidamente verifica el ingreso al sistema mecanizado de inventario.

Procediendo a imprimir el listado de inventario dejando copia al encargado de almacén.

Realizar el corte documentario, que debe ser firmado por el jefe de equipo y suscrito por el

contador general y el encargado de almacén.

En caso de entradas y salidas de mercancías, se deberá informar para llevar un control del almacén

y anexarlo al corte documentario. (el personal de almacén intervendrán solo para indicar el lugar

de los inventarios y aclarar dudas que tenga el equipo de inventario).

El día, lugar y hora indicada, reunir al personal con su jefe de equipo y las debidas autorizaciones

para ingresar al respectivo almacén. (Dejando copia al encargado de almacén). Además se habrán

dado las instrucciones necesarias sobre el movimiento del almacén. De existir materiales

pendientes de ingreso, deben internarse y ubicarse en el lugar que les corresponda.

El jefe de equipo, verificará que el proceso mecanizado de información de almacén se encuentre al

día, permitiendo verificar los ítems de almacén según los registros.


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DIRIGIDO A: SUPCIA

Entregar a los equipos la hoja de instrucciones junto con las fichas de toma de inventario.

Coordinando (con el departamento de logística y movilidad) la entrega de útiles de inventario y

otros elementos necesarios.

El Jefe de logística Prepara los almacenes (con especial énfasis en la limpieza) y designa al personal

que realizará el inventario en cada uno de estos Además, adoptará las acciones pertinentes para

contar con los medios adecuados para la realización de inventario, El departamento de

contabilidad, Asignará los respectivos jefes de equipo por almacén.

El contador general comunicará mediante memorándum la realización del inventario, en donde se

establezca hora, lugar y fecha; así como, cualquier otra instrucción necesaria.

La gerencia de administración y finanzas establecerá un cronograma de inventario para todos los

almacenes de la empresa.

Sobrantes.

Documento fuente no registrado en Kardex. Bienes entregados en menor cantidad a lo autorizado

en el comprobante de salida. Entrega de un bien similar en lugar del sobrante.

Faltantes.

Faltantes por Merma (bienes que se volatilizan). Negligencia o sustracción. Volumen en

movimiento y otros juicios que se consideren convenientes.

Terminada la labor de conteo físico, se procede a devolver los materiales otorgados para su

realización. (junto a la documentación de trabajo que será archivada).

Se toman medidas con respecto a las diferencias, donde finalmente se contabilizarán según

corresponda.

Se informa a la gerencia de administración y finanzas el resultado del inventario para su

conocimiento y fines consiguientes.

Fin del procedimiento de toma física de inventario.

Codificación de ítems.

Ítem de producción.


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DIRIGIDO A: SUPCIA

Consiste en una parte, pieza, objeto, equipo o material producido por un fabricante, agrupado

dentro de los números de identificación del productor. (En concordancia a las especificaciones y

cumpliendo los requisitos de inspección).

Ítem de abastecimiento.

Uno o varios ítems de producción que son funcionalmente intercambiables o pueden ser

sustituidos. También pueden ser Ítems de producción más elaborados o la modificación por

petición del usuario de un ítem de producción normal.

¿Qué es la identificación de un ítem?

corresponde a las características del ítem. Es la expresión y definición, donde se incorpora la

información adecuada sobre las características de un ítem.

Características Físicas: corresponde al cómo está constituido el ítem, su composición y

características resaltantes.

Características de funcionamiento: comportamiento o servicio proporcionado por el ítem

conforme a sus características físicas.

Codificación.

– Enumeración inequívoca que recibe un ítem de abastecimiento.

– Otorga al ítem una característica única.

– Está basado en patrones predeterminados usualmente llamadas metodologías, estructuras o

estándares. Este formato determina el grado de profundización de la información del ítem

codificado.

– La codificación dependiendo del estándar puede incorporar también la identificación de los

códigos ej. EAN, UCC, etc.

Catalogación


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Es la nominación y descripción de los ítems de manera uniforme, y es utilizada como sinónimo del

término codificación, describe el proceso de incorporar la información de funcionamiento y

operación a un ítem catalogado.

Clasificación

Es el proceso de agrupar jerárquicamente un grupo de ítems, productos o servicios en clases que

reúnan necesidades específicas.

Sistema de Clasificación/ Estándares

Existen muchos sistemas de clasificación comerciales, algunos individualizan cada transacción

mientras otros sistemas de clasificación lo hacen como conjuntos al producir unidades para la

industria.

Un determinado propósito estadístico u objetivo de la compañía necesita entonces ser resuelto

previo a decidir qué sistema de clasificación será el más convincente y eficaz.

Clasificación de productos y servicios para apoyar la actividad de adquisiciones.

Fortalezas

Permite encontrar proveedores para una determinada categoría de productos.

Permite a los administradores analizar los gastos y realizar estrategias de financiamiento.

Un sistema contable integrado, procesando órdenes de compra, cuentas pagadas, contabilidad

general de la empresa.

Una estandarización, con códigos listos para ser usados, ahorra tiempo y gasto en desarrollos

propios.

Debilidades

Aplicar códigos requiere un esfuerzo previo (que puede ser tercerizado).


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Codificación de ubicaciones.

Cada ubicación de un almacén debe estar claramente identificada de tal forma que exista un

código para cada ubicación. De manera habitual se utilizan para la codificación del almacén letras y

números.

Las ubicaciones en los almacenes pueden realizarse de diversas maneras dependiendo de las

necesidades de la empresa.

Bibliografías.

Egasa (2011). Procedimiento de toma de inventario fisico de almacen. Disponible

en:http://www.egasa.com.pe/esp/transparencia/egasa/repositorio/474/03-

00%20PROCEDIMIENTO%20N%20003%20-%20TOMA%20DE%20INVENTARIO%20EXISTENCIAS

%20.PDF

Estándares – Productos y Servicios Relacionados. Disponible en:

http://www.ocdchile.mil.cl/OCD/doc/standardization%20%20-%20%20PRODUCTSERVICES

%20RELATED.pdf

Franco A. (2013). Sistemas de codificación y ubicación en las mercancias. Disponible

en:http://alejandrafrancop.blogspot.com/2013/02/sistema-de-codificacion-y-ubicacion-en.html

Iglesias A. (2013). 3ra Decisión Codificación del almacén. Disponible en:

https://logispyme.wordpress.com/2013/01/28/3a-decision-codificacion-del-almacen/

Ficha de Catalogacion v1

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