Fecha: 11 de abril del 2017 Título: Postulación al ... de... · Términos de aceptación IV....

Fecha: 11 de abril del 2017 Título: Postulación al

Categoría: Sector Público Nombre del Proyecto:

CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN EN LÍNEA (CDEF) Sistema de Registro de Hechos Vitales

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INDICE

I. Información general de la organización

II. Organigrama

III. Términos de aceptación

IV. Resumen del Proyecto

V. Perfil del proyecto

VI. Glosario de términos y abreviaciones

VII. Respuestas a los criterios y subcriterios

VIII. Indice de Anexos

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I. Información General de la Organización

El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) es un organismo público autónomo con personería jurídica de derecho público interno y goza de atribuciones exclusivas y excluyentes en materia registral, técnica, administrativa, económica y financiera. Fue creado por Ley N° 26497 de fecha 12 de julio de 1995, en concordancia con los Artículos 177º y 183º de la Constitución Política del Perú. En el marco de lo dispuesto por la Ley N° 27269, modificada por la Ley N° 27310, Ley de Firmas y Certificados Digitales y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 004-2007-PCM, el RENIEC es la Entidad Certificadora Nacional para el Estado Peruano, actúa como Entidad de Certificación Nacional para el Estado Peruano (ECERNEP), Entidad de Certificación para el Estado Peruano (ECEP) y Entidad de Registro o Verificación para el Estado Peruano (EREP).

a. Información de la Organización

Razón Social: Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC)

Dirección: Sedes RENIEC

Sede Administrativa Jr. Bolivia 109,Centro Cívico– Lima

Sede Operativa Jr. Cusco 653 –Lima

Sede Registros Civiles Av. Javier Prado Este 2388 - San Borja

Sede Montero Rosas Av. Montero Rosas 1438 - Santa Beatriz

Sede Ucayali Jr. Ucayali 245 - Lima

Teléfono Central Telefónica 315-2700

RUC 20295613620

E- Mail [email protected]

Página Web www.reniec.gob.pe

b. Categoría a la que postula Categoría: Sector Público.

c. Tamaño de la Organización El RENIEC cuenta con un total de 4,404 servidores públicos al 31 de marzo del 2017. De

este total el 84.62% es personal destinado a las áreas operativas, y el 15.38% es personal

destinado a las áreas administrativas.

d. Aspectos Importantes de la Organización

Tipo de Bienes o Servicios que Produce: El RENIEC establece en su Plan Estratégico Institucional (PEI) los grupos de interés para la oferta de los productos y la prestación de diferentes servicios. Basándose en procesos clave, identifica las necesidades, los requisitos y las expectativas de todo el mercado peruano, a fin de brindar una atención de calidad, utilizando tecnología moderna y con una actitud proactiva.

mailto:[email protected]

http://www.reniec.gob.pe/

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El modelo de gestión está orientado a la satisfacción del ciudadano / usuario (cliente), dando especial énfasis a la atención de la población más vulnerable a lo largo de todo el país, como los adultos mayores y las personas con habilidades diferentes o en situación de incapacidad temporal o permanente.

Mercados a los que destina su producción: El principal mercado del RENIEC está compuesto por más de 33 millones de peruanos,

residentes en el Perú y en el extranjero; además de personas jurídicas (pública o privada).

Segmentación de Clientes por Proceso

Proceso Clave Producto /Servicio

Cliente Segmento de mercado

1. Registro de Identificación

DNI Cliente ciudadano

Población de 0 - 3 años



Población de 65 años a mas

2. Registros Civiles

Actas Registrales Cliente ciudadano

Población Inscrita manualmente

Población inscrita en línea

3. Certificación Digital

Certificado Digital

Persona Natural / Cliente ciudadano

Mayores de 18 años

Persona Jurídica Entidades Publicas

Entidades Privadas

4. Padrón Electoral

Padrón Electoral

Cliente ciudadano Mayores de 18 años

Sistema Electoral JNE/ONPE

Persona Jurídica Entidades Publicas

Organizaciones Políticas

5. Otorgamiento de Servicios

Suministro de Información

/ Prod. Digitales Persona Jurídica

Entidades Publicas

Entidades Privadas

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e. Representante Oficial de la Institución y Alterno Coordinarán con la Secretaría Técnica del Comité de Gestión de la Calidad para aclarar, y complementar todos aquellos asuntos que se derivan de la postulación y descritos a través de las Bases 2017, los siguientes representantes:

o Jorge Luis Yrivarren Lazo [email protected] Representante. o Luis Bullón Salazar [email protected] Alterno

f. Miembros de la Alta Dirección

g. Firma

…………………………………………………… Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo

Jefe Nacional del RENIEC

h. Equipo de Mejora

Nombre del Equipo: REGISTROS CIVILES RENIEC

N° Nombres y Apellidos Cargo en el Proyecto

1 Lorenza Sarria Garcia Patrocinador

2 Carlos Fernández de Córdova Macera Ex - Patrocinador

3 Danilo Chávez Espiritu Gestor Líder del Software

4 Luis Baltazar Bezada Chávez Gestor Líder del Proyecto

5 Mirian Villegas Vargas Gestor Operativo del Proyecto

6 Jessica Norma Varas Gonzales Coordinador del Proyecto

7 Gisella Rosario Quiñones Bobadilla Gestor Operativo del Software

8 Guido Pocohuanca Choquehuanca Analista Programador

9 Yoselyn Marín Apaza Analista Funcional

10 Maria Elguera Rojas Analista Funcional

11 Linda del Carpio Bellodas Asesoría Jurídica

12 Máximo Paredes Gutierrez Asesoría Jurídica

Es preciso mencionar que el equipo de mejora trabajó de forma conjunta con representantes del Ministerio de Salud y del Instituto Nacional de Estadística e Informática.

Jefe Nacional Jorge Luis Yrivarren Lazo

DNI N° 07936507

Secretaría General

Tatiana Irene Mendieta Barrera

DNI N° 10309278

Gerente General

Luis Alberto Bullón Salazar

DNI N° 07837877

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II. Organigrama del RENIEC

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III. Términos de Aceptación

Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora, correspondiente al año 2017 y al presentar nuestra postulación nos sometemos a ellas de manera irrevocable. Asimismo aceptamos el carácter inapelable de las decisiones del Consejo Evaluador. Declaramos que son ciertos la información y los datos proporcionados en el Informe de Postulación. Entendemos que la postulación será revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si nuestra organización fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y otorgar facilidades para que los evaluadores realicen una evaluación prolija e imparcial. Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en las Bases. Si nuestra organización resultara ganadora aceptamos compartir información con otras organizaciones en la forma establecida por las Bases.

…………………………………………..… Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo

Jefe Nacional del RENIEC

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IV. Resumen del Proyecto

A través del proyecto CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN EN LÍNEA (CDEF), se desarrolló el SISTEMA DE REGISTROS DE HECHOS VITALES (Modulo de Certificado de Defunción General), donde los médicos registran y certifican la muerte de una persona mediante una herramienta digital desarrollada por el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) que brinda mayor rapidez y seguridad jurídica al procedimiento.

Anteriormente los profesionales de la salud llenaban de forma manuscrita el Certificado de Defunción, sin validar la información que es declarativa por parte de familiares o terceros que en un momento doloroso no constataban la calidad del registro, teniendo ello un alto grado de probabilidad de datos errados en el documento mediante el cual dejan constancia de que una persona ha dejado de existir y señalan la causa del deceso. Afectando directamente a los familiares imposibilitándoles para la realización de trámites hereditarios, entre otras problemáticas relevantes que se muestran en el gráfico IV.1.

El 23 de diciembre de 2013, el MINSA con el INEI y el RENIEC suscribieron el Convenio Marco de Cooperación Interinstitucional entre dichas instituciones, Convenio N° 037-2013-MINSA, (Convenio Tripartito) con el objetivo de integrar esfuerzos para fortalecer el Sistema de Registro Civil y Estadísticas Vitales, a través del intercambio de información y la cooperación técnica en asuntos de interés común, que conlleven a optimizar la producción estadística en apoyo al diseño de las políticas públicas del Estado.

Los beneficios de la certificación en línea resultan ser insuperables toda vez que se tendrá información de calidad y oportuna de las causas básicas de la muerte, lo cual permite el correcto diseño y aplicación de políticas públicas en beneficio de la población. El SISTEMA DE REGISTROS DE HECHOS VITALES (Modulo de Certificado de Defunción General) constituye uno de los sistemas de información que se va a integrar con los demás sistemas para obtener información de calidad.

Los galenos colocarán el nombre o el Documento Nacional de Identidad (DNI) del fallecido en un formulario electrónico y en pocos segundos ingresarán a la base de datos del RENIEC. Al cargarse en el formulario la información correspondiente, se podrá tener certeza sobre la identidad del difunto y reducir el riesgo de consignar información falsa o de cometer errores durante el proceso.

Producto del trabajo conjunto, el nuevo sistema se implementó en junio del 2016, y es usado en el Instituto de Medicina Legal del Ministerio Público conocido como la Morgue Central de Lima y progresivamente se vine implementado en los establecimientos de salud del país actualmente 117 a nivel nacional. Solo podrán emplearlo los médicos habilitados para certificar defunciones, registrados en un Colegio Médico, con lo cual el procedimiento garantiza también la identidad de quien suscribe el certificado.

Gráfico IV.1. Problemáticas relevantes

Gráfico IV.2. Beneficios relevantes Al 31 de marzo 2017

5,109 Certificados de Defunción

Electrónicos

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V. Perfil del Proyecto

El Proyecto de Mejora CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN EN LÍNEA (CDEF), SISTEMA DE REGISTROS DE HECHOS VITALES (Módulo de Certificado de Defunción General) se origina en la necesidad de brindar mayor seguridad respecto a la información que se registra diariamente en los formularios de hechos vitales (Nacimiento y Defunción). Por ello el RENIEC en su afán constante de brindar a la ciudadanía servicios de calidad, inició con la implementación del Certificado de Nacido Vivo en Línea y ahora completó el círculo de seguridad con el registro del Certificado de Defunción en Línea (Anexo N° 01).

Se identificó como problemática la falta de medidas de seguridad en el registro del Certificado de Defunción, lo cual formaba un alto grado de vulnerabilidad en el registro de información, más aún cuando éste se realizaba en forma manuscrita, generando la siguiente casuística:

El desafío de erradicar las problemáticas identificadas la asumimos tres (03) instituciones públicas el Ministerio de Salud (MINSA), el Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI) y el RENIEC, coadyuvando a mejorar la inscripción de las defunciones, así como lo hicimos para crear el Certificado de Nacido Vivo un Línea. Producto del trabajo conjunto se desarrolló el CDEF EN LINEA el nuevo sistema ha empezado a usarse en el Instituto de Medicina Legal del Ministerio Público –conocido como la Morgue Central de Lima– y progresivamente se viene implementado en los establecimientos de salud del país. Solo podrán emplearlo los médicos habilitados para certificar defunciones, registrados en un Colegio Médico, con lo cual el procedimiento garantiza también la identidad de quien suscribe el certificado.

Gracias a la experiencia adquirida por RENIEC, se elaboró la propuesta de convocar al Ministerio de Salud a una reunión a fin de compartir con ésta entidad, el conocimiento adquirido en cuanto a procesos de control y seguimiento de otros servicios registrales; con la finalidad de coadyuvar a modernizar el sistema con el que cuentan actualmente y brindarle mayores características de seguridad a los Formularios de Hechos Vitales pre-impresos que elabora ésta Institución.

El RENIEC, en su calidad de ente rector del Sistema de Registros Civiles, se encuentra a cargo de organizar, normar y racionalizar las inscripciones registrales de su competencia.

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En este sentido, la función calificadora registral a cargo de los Registradores de Estado Civil, tiene como objetivo primordial, obtener las máximas garantías de legitimidad de las Inscripciones. En este sentido y conforme lo establecido en el artículo 8 de la Ley 26497, RENIEC mantiene estrecha y permanente coordinación con los Centros de salud públicos o privados que intervienen en el proceso de certificación de nacimientos o defunciones y cualquier otra dependencia, instancia o entidad pública cuando fuera ello necesario, como es el caso del Ministerio de Salud, Institución que norma la emisión y elaboración de los formularios de hechos vitales que emiten los profesionales de la salud. Beneficios del Proyecto de Mejora:

Fortalezas Oportunidad

Estadísticas

Registro en Línea

Seguridad tecnologica

Interoperabilidad

Debilidades Amenazas

IrregularidadAcciones

Ilicitas

En la actualidad:

Antes del Proyecto de Mejora:

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Objetivo del proyecto: “Brindar seguridad al proceso de generación del certificado de defunción, mediante la implementación de procesos simplificados e integrados, haciendo uso de las tecnologías de la información para contar con información estadística y registrable segura a nivel nacional”. El equipo a cargo del proyecto fue conformado por miembros especialistas:

Nombres y Apellidos Cargo Área Foto

Reg

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Esta

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Civ

il -

RE

NIE

C

1

Lorenza Sarria Garcia

Gerente Gerencia de Registros Civiles

2 Carlos Fernández de Córdova Macera

Jefe Defensoría de la Identidad

3 Danilo Chávez Espiritu

Gerente Gerencia de Tecnología de la Información

4 Luis Baltazar Bezada Chávez

Sub Gerente Sub Gerencia Técnico Normativa

5 Mirian Villegas Vargas

Analista de Gestión Operativa y de Procesos

Sub Gerencia Técnico Normativa

6 Jessica Norma Varas Gonzales

Coordinador Administrativo

Sub Gerencia Técnico Normativa

7 Gisella Rosario Quiñones Bobadilla

Jefe de Proyecto de Desarrollo

Sub Gerencia de Ingeniería de Software

8 Guido Pocohuanca Choquehuanca

Analista de Sistemas Senior


9 Yoselyn Marín Apaza

Analista Funcional


10 Maria Elguera Rojas Coordinador de Sistemas Sub Gerencia de Ingeniería de Software

11 Máximo Paredes Gutierrez

Sub Gerente Sub Gerencia de Asesoría Jurídica Registral

12 Linda del Carpio Bellodas

Abogado Sub Gerencia de Asesoría Jurídica Registral

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El Proyecto de Mejora tuvo como periodo de desarrollo tres (03) años, en los cuales se efectuaron

actividades específicas a través de una línea de tiempo y a la aplicación de la Metodología para la Gestión por Proyectos Institucionales del RENIEC, la cual es el conjunto de procesos, procedimientos, herramientas, técnicas e instrumentos, basada en el Manual para mejorar la atención a la ciudadanía en

las entidades de la Administración Publica y el cuerpo del conocimiento (PMBOK).

LÍNEA DE TIEMPO GENERAL DEL PROYECTO CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN EN LÍNEA (CDEF) -SISTEMA DE REGISTROS DE HECHOS VITALES (Modulo de Certificado de Defunción General)

En consecuencia a todo el proceso de Gestión e implementación del proyecto, se identificaron lecciones aprendidas importantes, tales como:

Comunicación fluida entre cada miembro del equipo, transmitiendo la información necesaria para el desarrollo del proyecto.

El registro de la documentación de gestión debe almacenarse en un repositorio digital y este debe tener una backup de respaldo.

La importancia de la interoperabilidad de información, por ello solo a través de la validación de datos es posible tener un registro seguro y confiable.

El trabajo interinstitucional coadyuva fundamentalmente en el desarrollo del País, a través de la simplificación de procedimientos mediante el uso de las TIC.

El uso de las tecnologías de la información y de la comunicación, en los órganos de la Administración Pública, son la puerta para mejorar la información y los servicios ofrecidos a los ciudadanos, orientar la eficacia y la eficiencia de la gestión pública.

Metodología para la Gestión por

Proyectos Institucionales del RENIEC

2013 2014 2015 2016

Proceso de Iniciación

Reuniones de trabajo

entre instituciones

intervinientes

Acta de constitución

Matriz de interesados

Documentación de

requisitos

Proceso de

Planificación

Línea Base del

proyecto

Plan de Dirección del

Proyecto

Informes de Gestión

Proceso de Ejecución

Análisis y Diseño del

Software – Modulo

Documentación del

desarrollo

Pruebas del Sistema

Capacitación -Talleres

Implementación

Proceso Seguimiento

Control y Cierre

Reuniones de

Seguimiento

Informe de avance

Lecciones aprendidas

Informe Final y Acta de

Cierre

Inicio del Proyecto: Oct.-2014 Gestión del Proyecto Fin del Proyecto: Jun.-2016

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Los resultados obtenidos por el Proyecto de Mejora CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN EN LÍNEA (CDEF) al 31 de marzo del 2017, son los siguientes:

El proyecto es referente para instituciones públicas y entidades privadas, porque demuestra que la información no debe estar aislada, todo lo contrario debe ser compartido a través de medios electrónicos e identificaciones seguras con el uso de las TIC. La necesidad de introducir

nuevos productos al mercado,

incrementan el fluido de

operaciones en una

organización, provocando que los métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por

ello este proyecto ofrece nuevas alternativas que coadyuvan en benéfico del ciudadano y el Estado,

brindando simplificación, validación, seguridad e introducción al gobierno electrónico.

5,109 Certificados de Defunción Electrónicos

Los gráficos

estadísticos

reflejan los

registros en

línea

realizados en

el periodo de

10 meses, en

diversos

lugares de

fallecimiento.

La tendencia

de registros

tiene

perspectiva

ascendente.

El servicio de

Certificado de

Defunción en

Línea (CDEF),

ampliara su

alcance a nivel

nacional.

66 Instituciones públicas y privadas

208,513 usuarios

75 millones transacciones promedio por año

EL Intercambio de Datos – Interoperabilidad es importante en el Estado para beneficio del ciudadano

En 117 Establecimientos

implementados con el servicio CDEF en Línea (Ver anexo N°02)

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VI. Perfil Glosario de Términos y Abreviaciones

Electrónico:Medio a través del cual se simplifica procedimientos, conjunto de

aplicaciones técnicas aplicadas a las comunicaciones.

Interoperabilidad: La interacción implica que las organizaciones involucradas compartaninformación y conocimiento a través de sus procesos de negocio,mediante el intercambio de datos entre sus respectivos sistemas detecnología de la información y las comunicaciones.

Aplicativo Informático:

Herramienta informática que permite el registro de datos en elformulario electronico del Certificado de Defunción, permitiendomantener actualizada la información.

Certificado de Defunción:

Documento oficial que acredita el fallecimiento de la persona.

CDEF: Certificado de Defunción en Linea

Inscripción de Defunción (acta):

Documento oficial a través del cual se registra en el Registro Civil elfallecimiento de una persona.

Establecimiento de Salud:

Lugares que brindan cuidados para la salud. Incluyen hospitales,clínicas, centros de cuidados ambulatorios y centros de cuidadosespecializados.

Hospital: Establecimiento sanitario para la atención y asistencia a enfermos pormedio de profesionales médicos, de enfermería y personal auxiliar y deservicios técnicos.

Instituto de Medicina Legal del Ministerio Público:

Conocido como la Morgue Central de Lima

Canales de Atención Medio de Comunicación a través del Chat, Correo Electrónico, VíaTelefónica y/o presencial.

Código de barras Código basado en la representación de un conjunto de líneas paralelasde distinto grosor y espaciado que contienen información del númerodecertificado de defunción.

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VII. Respuestas a los Criterios

Proyecto de Mejora CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN EN LÍNEA (CDEF)

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1.1 Organización de soporte para promover el trabajo en equipo

(1) ¿Con qué políticas o normas se promueve el trabajo en equipo al interior de la organización?

Se promueve el trabajo de equipo en la organización, a través de:

Con la finalidad de identificar oportunidades de mejora y solucionar problemas vinculados al trabajo institucional.

(2) ¿Cómo hace efectiva o pone en práctica tales políticas?

(3) ¿Cómo participa la alta dirección y el personal en las actividades relacionadas? La Alta Dirección participa comprometiéndose y haciendo suya la iniciativa para encaminar los grandes proyectos de mejora institucional, que impacten positivamente en el país, tal como se dio para este proyecto. En general, las autoridades del RENIEC participan activamente con la revisión y aprobación de los proyectos propuestos estableciendo los objetivos y lineamientos para el trabajo de los equipos. Luego, cada equipo de trabajo planifica y organiza las actividades a fin de desplegar su ejecución. Finalmente, los funcionarios realizan el seguimiento al plan de trabajo y correspondiente evaluación a los resultados, para la oportuna toma decisiones asegurando que se logren los objetivos trazados.

1. Liderazgo y Compromiso de la Alta Dirección (100 puntos)

La Política y Objetivos de la Calidad, aprobados con Resolución Jefatural N° 479-2008 yactualizados con Resolución Jefatural No. 085-2012 y 0177-2012, incluyéndose en el PlanEstratégico 2012-2016.

El Reglamento de Organización y Funciones del RENIEC, que contempla la conformaciónde comités de trabajo con participación multidisciplinaria de funcionarios y personal dedistintos Órganos y Unidades Orgánicas unidades.

Reglamento Interno de Trabajo, aprobado mediante Resolución Jefatural Nº 251- 2003-JEF/RENIEC aprobado el 16JUN2003, el artículo 2° tiene por objeto propiciar, fomentar ymantener la armonía en las relaciones de trabajo en RENIEC, basándose en lacolaboración y trabajo en equipo.

Se hace efectiva mediante la realización de conformación de comités de trabajo aprobados

con Resolución Jefatural o disposiciones de la Alta

Dirección, en los que intervienen funcionarios y personal

especializado de todos los Órganos y Unidades Orgánicas involucradas en el tema objetivo

de la reunión del comité.

Promoviendo el trabajo en equipo en el personal, mediante

las actividades de capacitación que realiza la Escuela

Registral (ER), desarrollando cursos

específicos que contribuyan a su

desempeño.

Para el proyecto, la Alta Dirección tomó

participación directa desde la iniciativa hasta

la ejecución del proyecto, realizándose

las reuniones de coordinación respectivas.

Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo - Jefe Nacional del RENIEC

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1.2 Facilidades otorgadas a los equipos de proyectos de mejora

(1) ¿Qué facilidades otorgó la alta dirección para promover y hacer viable el trabajo del equipo del proyecto de mejora?

La alta dirección otorgó facilidades para la ejecución del proyecto a todos los miembros del

equipo de mejora, brindando disposiciones a través del siguiente detalle:

o Aprobación del acta de constitución del proyecto o Documentos de Gestión afines al proyecto (Involucrados Gerencia de Registros Civiles,

Gerencia de Asesoría Jurídica, Gerencia de Administración, Gerencia de Planificación y Presupuesto y Gerencia de Tecnología de Información) quienes brindaron facilidades para mantener comunicación y el soporte respectivo para las pruebas de los sistemas informáticos, entre otros temas necesarios para la implementación del proyecto de mejora.

o Brindó al equipo de proyecto capacitación para el fortalecimiento de temas relacionados para la formulación de proyectos.

o Disponibilidad de recursos informáticos, atención de pedidos de la Gerencia de Tecnología de Información para realizar las adaptaciones en los aplicativos informáticos existentes que permitan el proceso del nuevo servicio electrónico, así como contar con repositorios de almacenamiento digital en los servidores del RENIEC para el equipo del proyecto.

(2) ¿Cómo se garantiza la comunicación de los miembros del equipo con la alta dirección a efectos de facilitar el desempeño del equipo?

La alta dirección hace responsable de dicho proyecto al equipo de trabajo para las

coordinaciones con los Órganos y Unidades Orgánicas involucradas a fin de brindar

información para el desarrollo de este proyecto, de este modo los motiva e impulsa al

desarrollo organizacional de la institución.

Asimismo otorgó el empoderamiento a los miembros del equipo, para la decisión en la

ejecución del desarrollo, en lo relacionado a las especificaciones funcionales del sistema de

información. El equipo de proyecto contó con la participación del Gerente de Tecnología de

la Información como Gestor Líder del Software, Gerente de Registros Civiles como

Patrocinador del proyecto y como Gestor del proyecto al Sub Gerente Técnico de Registros

Civiles, quienes al ser funcionarios, facilitaron y garantizaron la comunicación con la Alta

Dirección y el equipo de trabajo, asimismo la comunicación se garantizó a través del uso de

los diferentes canales de comunicación que cuenta la institución, tales como: el Sistema

Integrado de Trámite Documentario (SITD), correos electrónicos, comunicaciones escritas,

comunicación directa, intranet institucional, reuniones entre el equipo del proyecto y los

representantes de la Alta Dirección.

1.3 Apoyo de la alta dirección en la implementación de las propuestas de solución.

(1) ¿Qué medios utilizó la alta dirección para dar soporte a la implantación de las mejoras propuestas?

La alta dirección brindo el soporte con la aprobación de disposiciones y facilidades para

implementar las siguientes acciones:

o Aprobación de requerimientos informáticos para la adopción de los sistemas. o Contratación de personal especializado para cubrir la necesidad de desarrollo de

software. o Designación y capacitación de un equipo para el inicio del proyecto.


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o Aprobación de la Directiva DI-344-GCI/001 Metodología para la gestión por proyectos institucionales del RENIEC.

o Aprobación para capacitaciones en la Metodología para la gestión por proyectos institucionales del RENIEC.

o Designación de espacio en el servidor del RENIEC para el alojamiento de la documentación, fotografías, videos generados en el proyecto.

o Convocatoria a reuniones para coordinación a favor de la implementación del proyecto.

1.4 Reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora

(1) ¿Qué reconocimientos se otorgan a los integrantes de los equipos de proyectos de mejora que logran resultados destacados?

La alta dirección reconoce a los miembros de equipos de proyectos de mejora. A través de

diversos mecanismos:

(2) Informe cómo el reconocimiento forma parte de las políticas de la organización.

El reconocimiento a los equipos de proyectos de mejora se ha institucionalizado a través del Reglamento Interno de Trabajo (RIT), artículo 67° “Los trabajadores tendrán derecho a incentivos laborales que sirvan de estímulo para un mejor desempeño de sus funciones de acuerdo al reglamento y programas…”, entendiéndose que los incentivos que brinda la institución están relacionados al reconocimiento sobre los logros obtenidos como instrumento clave para la motivación del personal. A través de lineamientos internos en concordancia con lo estipulado en el artículo 73° y los literales e) y f) del Artículo 74° del Reglamento de Organización y Funciones de la institución aprobado mediante Resolución Jefatura N° 245-2012/JNAC/RENIEC del 03OCT2012, es competencia funcional de la Gerencia de Recursos Humanos la gestión del personal de la entidad, razón por la cual, a fin de incentivar el esfuerzo individual del personal que compone nuestra institución. Asimismo se reconoce a los colaboradores de la institución brindándoles cursos especializados, en aplicación a lo dispuesto en la Ley del Servicio Civil – Ley N° 30057 (CAPITULO II: DE LA GESTION DE LA CAPACITACION) y su Reglamento General, quien es el que reglamenta los temas de capacitación del sector público.


Emisión y difusión de documentos de

felicitaciones al equipo del proyecto.

Diploma de reconocimiento por

contribuir eficientemente en la gestión destinada al cumplimiento de las

metas

Mensajes de la Alta Dirección de felicitaciones

publicados en la Intranet Institucional y vía Nota Informativa

Gráfico 1.4.1 Mecanismos de reconocimiento

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2.1 Análisis de la estrategia de la organización y de oportunidades de mejora

(1) ¿Cuáles son las principales estrategias del negocio?

RENIEC actualmente cuenta el Plan Estratégico Institucional (PEI) 2012-2016 aprobado con Resolución Jefatural N° 177-2012/JNAC/RENIEC del 10JUL2012, el cual tiene la finalidad de lograr que todos los peruanos accedan a una identificación, al registro de sus hechos vitales, a los cambios de Estado Civil, a la identidad digital y participen del Sistema Electoral, en un marco de constante innovación tecnológica, servicios brindados con calidad y bajo enfoque de interculturalidad, teniendo 03 objetivos estratégicos generales.

Asimismo cuenta también con Política y Objetivos de Calidad, y Política y Objetivos de seguridad de la información, formando un círculo de estrategias que soportan al proyecto de mejora.

2. Identificación y Selección del Proyecto de Mejora (100 puntos)

Gráfico 2.1.1 Objetivos Estratégicos del RENIEC

• Proporcionar servicios registrales en el marco de las funciones encargadas por la Constitución y laLey, garantizando la identificación y el registro de los hechos vitales de los peruanos, mediante lautilización de tecnologías y procedimientos de alta calidad, con personal cortés y altamenteespecializado, con el objetivo de satisfacer a los usuarios a través de un trato de excelencia, ágil ypersonalizado, con comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos yexpectativas, ofreciéndoles una infraestructura de servicios moderna que prioriza la atención depersonas con discapacidad, excepcionales , menores y adultos de la tercera edad, con el compromisode cumplir los requisitos y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la calidad.”

POLITICA DE CALIDAD

• Mejorar la cobertura de los servicios y actualización del Sistema de Identificación, así como laampliación de los servicios complementarios, en un marco de mejora continua de los procesos y lautilización de tecnología informática de alta calidad.

• Incorporar Oficinas Registrales para potenciar el Sistema de Registrales Civiles, mejorando en formacontinua la calidad de los procesos de registros de hechos vitales, con el adecuado soporte detecnología informática de punta.

• Mejorar el desempeño institucional, en el marco de un adecuado desarrollo de la cultura registral,garantizando altas estándares de calidad en la atención a los ciudadanos y en la gestión de losprocesos internos.

OBJETIVOS DE CALIDAD

• El Registros Nacional de Identificación y Estado Civil tiene como activo principal la información e todoslos peruanos registrados e identificados; preserva su confidencialidad, integridad y disponibilidad encada uno de los procesos, a través de incorporación de controles, procedimientos y metodologíasdefinidas, personal capacitado, tecnología adecuada y mecanismos de mejora continua en elcumplimiento del marco legal vigente y estándares internacionales.

POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

• Proteger la confidencialidad de la información asegurando que sea accesible a organismos o personasautorizadas.

• Salvaguardar la integridad de la información para garantizar su exactitud y totalidad, así comométodos de procesamiento.

• Mantener la disponibilidad de la información y los sistemas de información que soportan los procesosde RENIEC para garantizar que los organismos o personas autorizadas tengan acceso a lainformación cuando lo requieran.

• Establecer, implementar, operar, monitorear, revisar, mantener y mejorar el sistema de gestión deseguridad de la información del RENIEC.

OBJETIVOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

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En el PEI vigente se ha actualizado la Misión, Visión y Valores institucionales, de acuerdo a las funciones del RENIEC, y a la perspectiva futura organizacional de la Alta Dirección del RENIEC y a los compromisos del personal para otorgar un mejor servicio; asimismo las políticas y objetivos de calidad le permiten al RENIEC orientarse a la mejora continua de sus procesos y servicios los mismos que a continuación se detallan: Valores del RENIEC

Con las personas: o Trato digno al ser humano. o Nuestros usuarios RENIEC reciben

atención personalizada. o Atención priorizada a las personas

con discapacidad; adultos tercera edad; embarazadas.

Con el servicio: o Excelente Servicio. o Enfoque 100% orientado al cliente. o Facilitar el acceso a nuestros

servicios, orientar y esclarecer quejas y preguntas frecuentes.

o Enfoque a la mejora continua. De los trabajadores: o Honestidad y transparencia, de

nuestros trabajadores y funcionarios. o Ser ejemplo para la administración

pública del país. o Reserva y privacidad de datos de

nuestros usuarios. o Cumplimiento de nuestras funciones en el marco de las leyes la ética y la moral.

Asimismo el RENIEC cuenta con las siguientes Lineamientos de Política Institucional: o Consolidación del DNI como único documento de identificación, propendiendo a que se

concentre las unciones de otros documentos como la licencia de conducir, certificado digital, el número del asegurado, número de contribuyente, documento de viaje, etc.

o Identificación de los recién nacidos a través del empadronamiento de las madres gestantes declarando la identificación del menor como actividad prioritaria de la institución.

o Desarrollar métodos y acciones enfocadas a la sostenibilidad de la identificación con el DNI de todos los peruanos, en todos los segmentos poblacionales.

o Se establece como política institucional el otorgamiento del DNI en forma gratuita a los menores de 6 años, por primera vez y sin distinción de estrato social ni económico

o Intensificar la identificación de menores de edad en zonas rurales y amazónicas estableciéndose como actividad prioritaria para institución.

o Promover la implementación del DNI Genético generándose una base de datos nacional de perfiles genéticos a efectos de identificación de grupos vulnerables; trata de personas desaparecidas entre otros desarrollando un proyecto piloto.

o Integración y consolidación de los registros civiles, incorporando en un plazo de 04 años el 100% de las Oficinas de Registros Civiles a nivel de provincias al RENIEC y en una segunda etapa lograr su sistematización cuando ya se encuentre incorporado a la institución.

o Promover el trabajo en equipo y el establecimiento de la gestión por Procesos en el marco de la Modernización de la Gestión Pública

o Elaboración del Plan Nacional e -Identificación y e- inclusión.

Misión: "Registrar la identidad, los hechosvitales y los cambios de estado civil de laspersonas, participar del Sistema Electoral ypromover el uso de la identificación ycertificado digital, así como la inclusiónsocial con enfoque intercultural."

Visión: “Fortalecer la ciudadanía y eldesarrollo equitativo del país como laentidad de registro del Estado peruano quegarantiza a las personas su condición desujetos de derecho, genera confianza yseguridad jurídica; y promueve el gobiernoelectrónico a través de la tecnología deinformación y comunicaciones.”

Gráfico 2.1.2 Misión y Visión del RENIEC


pág. 21

o Incorporación de la digitalización para la administración de los Registros Civiles; Digitalización de las actas registrales de los Registros Civiles con una antigüedad de 18 años y la emisión en forma automática de las actas a nivel nacional de las que generan de la fecha para adelante.

o Descentralización del procesamiento de los trámites y la emisión de los DNI en tres centros, además del de Lima: Norte, Centro Oriental, y Sur del país; lo que facilitará la entrega de los DNI en forma oportuna; y permitirá la integración con las Oficinas de Registro Civil, para la obtención de las actas de nacimiento del ámbito geográfico.

o Reingeniería de la Estructura Organizativa para mejorar la atención del ciudadano; transforma el modelo jerárquico actual de la institución a un efectivo modelo de gestión basado en procesos.

(2) ¿Cómo consideró el equipo los principales lineamientos estratégicos de la organización en la selección del proyecto de mejora a trabajar?

El proyecto de mejora está armonizado con el Plan Estratégico Institucional del RENIEC correspondiente al período 2012-2016 aprobado mediante Resolución Jefatural N° 085-2012/JNAC/ RENIEC del 21MAR2012 y sus modificatorias, por cuanto propugna la mejora del servicio, y coincide con los objetivos e iniciativas que están a cargo de la entidad, y específicamente de la Gerencia de Registros Civiles y Gerencia de Tecnología de la Información.

(3) ¿Qué relación existe entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio en lo relativo a resultados financieros, a la mejora de procesos internos, al desempeño del personal y/o a los resultados de la satisfacción del cliente externo o interno?

En relación a los resultados financieros, se precisa que el otorgamiento de este servicio es externo e interno a las Unidades Orgánicas del RENIEC que contribuye con los procesos claves, es inmediato y eficiente de gran transcendencia, y proporciona al RENIEC un incalculable valor, por cuanto permite disminuir sus tiempos de atención de sus procesos claves a favor de la ciudadanía. Cabe señalar que el servicio permite atender dos tipos de clientes: uno interno que es atendido directamente por el servicio y un cliente externo atendido de manera indirecta a través de los procesos que se vinculan directamente.

Proyecto de Mejora CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN EN LINEA (CDEF)

Así tenemos que se

establece como Misión del RENIEC:

“Registrar la identidad, los

hechos vitales y los cambios de estado civil de las personas; participar del

Sistema Electoral; y

promover el uso de la

identificación y certificación

digital, así como la inclusión social con enfoque

intercultural”,

También se establece como

Política de Calidad:

“Proporcionar servicios

registrales en el marco de las

funciones encargadas por la Constitución y

la ley, garantizando la identificación y el registro de

los hechos vitales de los

peruanos, mediante la utilización de tecnologías y

procedimientos de alta calidad

(…)”

Siendo el Tercer Objetivo de

Calidad:

“Mejorar el desempeño

institucional, en el marco de un

adecuado desarrollo de la

cultura registral,

garantizando altos

estándares de calidad en la

atención a los ciudadanos y en la gestión de los

procesos internos”.

Igualmente, el Objetivo General N° 01 Mejora del Servicio,

respecto de la Gerencia de Registros

Civiles, señala como Objetivo Específico (OE

N° 1.3)

“Incrementar la eficiencia y

eficacia de los procesos de registro del estado civil

contribuyendo a garantizar la

seguridad jurídica y el

fortalecimiento del sistema de

registros civiles”.

Específicamente, las actividades

(AOE) 1.3.0, 1.3.3, 1.3.4,

etc, están involucrados dentro del

escenario del proyecto de

mejora.

De igual manera la IN-

1.3.12 “Actualizar y

proponer mejoras en las

normas y procedimientos

registralesfavoreciendo el

registro universal y la

seguridad jurídica de las inscripciones”,

la IN-1.3.13, IN-1.3.6, IN-1.3.7,

entre otros.

Cuadro N° 2.1.1: Principales lineamientos estratégicos Institucionales vinculados al proyecto

pág. 22

El proyecto de mejora brinda al Estado Peruano un nuevo modelo de interconexión e interoperabilidad, que simplifica, tiempo, costo y procedimientos.

Objetivo

general

Resultados

financieros

Procesos

internos

Desempeño del

personal

Resultados de satisfacción de

clientes

Mejora del

Servicio

Reducción de costos del proceso.

Incremento en la

demanda del servicio a clientes

focalizados.

Optimización de

procesos internos Se logró

capacitaciones y

talleres en materia registral como

también cursos

específicos para el personal usuario

de la herramienta informática, lo que

permitió la

optimización del proceso.

Ahorro de tiempo

para el cliente interno o externo

El servicio es gratuito para el

cliente interno y se subvenciona a

través de la mejora

continua de los procesos claves del

RENIEC, que da paso a la innovación

de nuevos

productos y servicios.

Reducción de

tiempos en la atención de la

información a través de

medios

electrónicos e interoperabilidad

de datos

Como resultado de las encuestas que

se practican para medir los niveles

de satisfacción de

los clientes que acceden a este

servicio, se tiene como resultado un

nivel de

satisfacción “Muy Bueno”.

2.2 Estimación del impacto en los resultados de la organización.

(1) ¿Qué método o procedimiento utilizaron para estimar el impacto de las alternativas de los proyectos de mejora en el desempeño de la organización?

El RENIEC en su constante interés de brindar nuevos servicios y mejorar los actuales, realizo las investigaciones pertinentes en base al proyecto inicial CERTIFICADO DE NACIDO VIVO EN LINEA (CNV), el cual estaba centrado en el hecho vital de nacimiento, con dicha experiencia se fortalecieron los propósitos de forma integral que tenga una cobertura progresiva para la implementación del nuevo producto y servicio, incorporando componentes electrónicos que optimizan el proceso.

El procedimiento para estimar el impacto del proyecto de mejora se realizó utilizando los siguientes criterios:

Cuadro N° 2.1.2: Cuadro de relación entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio

Identificación de cobertura

Identificación de población

Modalidades tecnologicas

Elementos complementarios para el servicio

Comparación de costos de inversión a nivel ciudadano e institución.

Verificación de indicadores de tiempo

Verificación y constatación de estructuras de seguridad de la información.

Evaluación de ahorro de tiempo al ciudadano.

Gráfico N° 2.2.1: Criterios para estimar el impacto de las alternativas de solución propuestas


pág. 23

Mediante la comparación de doce (12) factores, ello a través de la ficha comparativa de Análisis de Impacto Factores Nivel 1 (factores relevantes), para la mejora del servicio, clima laboral y productividad, la cual se muestra a continuación:

PROYECTO DE MEJORA: CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN EN LINEA (CDEF)

FACTORES NIVEL 1 Certificado de

Defunción Semiautomático

Certificado de

Defunción Tradicional (Actualizar Formato)

Certificado de Defunción en Línea - CDEF

1 Costo de implementación Alto Alto Bajo

2 Costo de procesos internos Alto Alto Bajo

3 Costos para el ciudadano Servicio Gratuito Servicio Gratuito Servicio Gratuito

4 Tramite Iniciativa de la

Institución Iniciativa de MINSA Iniciativa de la Institución

5 Participación de mercado Único Único Único

6 Confiabilidad Se Incrementa (+) Se Incrementa (+) Se Incrementa (++)

7 Productividad Se Incrementa (+) Se Incrementa (+) Se Incrementa (++)

8 Tiempo de ejecución 18 minutos 30 minutos 10 minutos

9 Accesibilidad Se Incrementa (+) Se Incrementa (+) Se Incrementa (++)

10 Calidad Se Incrementa (+) Se Incrementa (+) Se Incrementa (++)

11 Aceptación del ciudadano Se Incrementa (+) Se Incrementa (+) Se Incrementa (++)

12 Aceptación del estado peruano

Se Incrementa(+) Se Incrementa(+) Se Incrementa (++)

NIVEL DE IMPACTO MENOR IMPACTO MENOR IMPACTO ALTO IMPACTO

Asimismo, de forma complementaria se efectuó la comparación de costos, mediante la Ficha Comparativa de Análisis de Costeo – Factores Nivel 2, conforme se muestra en el numeral 6.1.

(2) ¿Por qué razón el grupo escogió el proyecto de mejora seleccionado?

El equipo escogió el proyecto de mejora, porque brinda al ciudadano y Estado Peruano los

siguientes beneficios:

Cuadro N° 2.2.1: Ficha Comparativa de Análisis de Impacto - Factores Nivel 1


Brinda:

Identificación correcta y segura del fallecido

Validación de los profesionales de la salud

Interoperabilidad de información

Validación tecnológica a traves codigo de barra como elemento se seguridad

Permite hacer el seguimiento de los fallecidos y actualizar el Registro Unico de

Personas Naturales (RUIPN)

Envio de alerta automatico al correo electrónico de los medicos

Evita

Prácticas ilicitas de falsos profesionales de la salud

Posibilidad de registrar como fallecido a una persona viva

Cobros ilicitos de beneficios en pensiones, seguros, programas sociales entre otros

No se podia verificar la autenticidad del Certificado de Defunción

Los Datos del fallecido no eran validados

Posibilidad de no registrar el fallecimiento de un ciudadano

Gráfico N° 2.2.1: Motivos de selección del proyecto

pág. 24

3.1 Método de Solución de Problemas

(1) ¿Cuál fue el método de solución de problemas que empleó el equipo?

El RENIEC promueve y potencia la innovación de manera sistemática y adopta buenas prácticas llevadas a cabo en distintas partes del mundo. Para ello, el equipo de mejora aplico la “Metodología de Gestión por Proyectos” Directiva N°344-001/GCI (anexo N° 03), en relación a la solución de problema identificado. Dicha metodología brinda un conjunto de procesos, procedimientos, herramientas, técnicas e instrumentos, basada en el Manual para mejorar la atención a la ciudadanía en las entidades de la Administración Publica y el cuerpo del conocimiento (PMBOK), con la finalidad de incorpora procesos, técnicas y buenas prácticas para la Gestión por Proyectos institucionales, contribuyendo a la optimización de recursos para generar valor agregado a la institución.

(2) ¿Cuáles fueron los pasos o etapas desarrollados?

Las etapas desarrolladas para la solución del presente proyecto están alineadas a la metodología de Gestión de Innovación y Proyectos del RENIEC, donde se define la secuencia de etapas a ejecutar, como se muestra en el siguiente Grafico N° 3.1.1.

A continuación se describe las fases que se aplicaron para la innovación y desarrollo del proyecto:

3. Método de Solución de Problemas y Herramientas de la Calidad (100 puntos)

Metodología para la Gestión por

Proyectos Institucionales del

RENIEC

Gráfico N° 3.1.1: Metodología para la Gestión por Proyectos Institucionales del

RENIEC

INN

OV

AC

IÓN

pág. 25

Asimismo se describe las actividades desarrolladas a través de la Metodología Gestión por Proyectos del RENIEC.

3.2 Recolección y Análisis de la Información

(1) ¿Cómo obtuvo el equipo la información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora?

El equipo a través de la experiencia inicial CERTIFICADO DE NACIDO VIVO EN LÍNEA (CNV), implementada en el año 2012, procedió a recopilar mayor información relacionada al HECHO VITAL DE DEFUNCIÓN e identificar componentes electrónicos que permitan mayor accesibilidad de interconexión entre instituciones en beneficio de los ciudadanos peruanos. El equipo de mejora interinstitucional se encargó de realizar las gestiones para el levantamiento de información de forma directa y a través de consultores especializados; es así que el RENIEC realiza el análisis de la situación actual en la emisión de Certificados de Defunción (manuscrito) y la revisión a la Directiva Administrativa Nº 166-MINSA/OGEI-V.01, regula el flujo y la calidad de los Formularios de Hechos Vitales. Mediante esta norma, el Ministerio de Salud asume el objetivo de establecer un adecuado registro, codificación, ingreso de datos y flujo de los formularios de defunción, en todos los establecimientos de salud del país, públicos y privados, y en otros lugares de ocurrencia. Concluyendo en un informe investigatorio que se complementa con la información proporcionada por el INEI, quien contrato el servicio de consultores para obtener el:

Diagnostico situacional y diseño de estrategias para el mejoramiento de la cobertura, calidad y oportunidad de las estadísticas vitales en el País.

Diagnostico exploratorio de hechos Vitales (Defunciones)


• Definición del alcance inicial, identificación de los interesados, compromiso de losrecursos financieros iniciales, selección del gestor del proyecto, alineamiento delas expectativas de los interesados con el propósito del proyecto y mostrar comosu participación en el proyecto asegura el cumplimiento de sus expectativas.

Iniciación

• Procesos necesarios para establecer el alcance del proyecto, el beneficio clave deeste grupo de procesos consiste en trazar la estrategia y las tácticas, así como lalínea de acción o ruta para completar con éxito el proyecto.

Planificación

• Se desarrolla el trabajo definido en la planificación a fin de cumplir con lasespecificaciones del mismo. Implica que el equipo reporte avances y que el gestordel proyecto coordine personas y plan para la dirección del proyecto.

Ejecución

• Medir, supervisar y regular el progreso y desempeño del proyecto. Identificardesviaciones a tiempo a implementar cambios a la planificación e incorporaracciones correctivas y preventivas.

Seguimiento y Control

• Formalización de la aceptación del producto, servicio o resultado por parte delpatrocinador y la finalización de todas las actividades de los otros grupos deprocesos, como parte de los procesos de cierre, se documentan las leccionesaprendidas, se archiva la documentación del proyecto y se realiza la evaluación alos miembros del equipo del proyecto.

Cierre del proyecto

GE

ST

IÓN

PO

R P

RO

YEC

TO

S D

EL R

EN

IEC

Grafico N° 3.1.2: Metodología Gestión por Proyectos del RENIEC

pág. 26

(2) ¿Cómo determinaron el tipo y tamaño de información a recolectar?

En consecuencia a los estudios realizados por RENIEC y Consultores especializados, se identificaron los FLUJOS DE EVENTOS DE FALLECIMIENTO y las estadísticas correspondientes a DEFUNCIONES RESGITRADAS POR RENIEC Y EN LOS INFORMES ESTADISTICOS DEL CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN DEL MINSA-OEI.

Flujo del Certificado de Defunción en el Instituto Materno Perinatal

Flujo fallecimiento por causa de muerte violenta en el Instituto Medicina Legal (Morgue Central de Lima)

Complementariamente se contó con la información de actas rectificadas de defunción, por errores que presentaban en los datos del titular del acta.

Con la información clasificada se procedió a realizar el análisis de la información (periodo de 8 años - 2005 al 2012) de forma conjunta con el equipo de mejora.

(3) ¿Cómo seleccionaron las fuentes de datos?

Para la selección de las fuentes de datos se coordinó con los miembros del equipo, el tipo de información que se requería para el proyecto, es así como entes rectores de información el MINSA, INEI y el RENIEC, son fuentes íntegramente confiables, por ello se utilizó la información proporcionada por estas tres (03) instituciones y complementariamente a los datos de investigación.

(4) ¿Cómo verificaron que la información no tuviera errores y cómo resolvieron la falta o deficiencia de la información?

La totalidad de la información (100%) fue verificada a través de mecanismos de cotejo de datos por el área de Gerencia de Tecnología de la Información, realizando corridas de querys respecto a los registros de Defunción. Asimismo la verificación de la información se realizó desde el inicio del proyecto, y en las etapas de desarrollo del proyecto de mejora, conforme a la metodología empleada. Asimismo se efectuaron reuniones y coordinaciones de trabajo con el MINSA, INEI y el RENIEC para validar la información.

(5) Explicar cómo analizaron la información recolectada para la selección del proyecto de mejora. Incluya el análisis de la situación actual contra las expectativas de clientes tanto internos como externos, de la magnitud de la brecha existente entre la situación actual y la situación deseada; y presente un listado de posibles proyectos de mejora identificados.

El equipo de mejora realizo el análisis de la información recolectada con los temas identificados, siendo estos los siguientes:

Años de Fallecimiento

MINSA-IE RENIEC %

2005 88704 103207 85.9

2006 82620 105074 78.6

2007 87496 107249 81.6

2008 91290 108100 84.4

2009 95722 110811 86.4

2010 99334 108178 91.8

2011 96852 118456 81.8

2012 97986 119652 81.9


Cuadro N° 3.2.1: Defunciones registrados en RENIEC y Estadística de CDEF del MINSA

pág. 27

Para la selección del proyecto se identificó la necesidad de brindar mayor seguridad a los formularios de hechos vitales, en especial la mayor vulnerabilidad que existe en el registro de la defunción, al constituir el certificado de defunción el documento de sustento de las inscripciones en el Registro del Estado Civil.

En efecto, la falta de mecanismos de seguridad en el registro de datos en los formularios de defunción, no garantizaba la autenticidad o certeza de la información, motivo por el cual RENIEC, como órgano que mantiene estrecha y permanente coordinación con los Centros de Salud Públicos y Privados que intervienen en el proceso de certificación de hechos vitales, sobre la base de la tecnología informática que administra, ve la necesidad urgente de contar con una herramienta que sistematice el registro de defunciones en forma coordinada con el Ministerio de Salud- MINSA y el Instituto Nacional de Estadística e Informática- INEI.

La información recolectada se verifico en las reuniones del equipo de trabajo a través de revisiones específicas para identificar la magnitud de la brecha existente entre la situación actual y la situación deseada, obteniéndose la siguiente información relevante:

a. El segundo párrafo del artículo 183 de la Constitución Política del Perú, establece que el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil tiene a su cargo la inscripción de los nacimientos, matrimonios, divorcios, defunciones, y otros actos que modifican el estado civil. Para ello, el artículo 2 de la Ley Orgánica del RENIEC, Ley 26497, establece que RENIEC desarrollará técnicas y procedimientos automatizados que permitan un manejo integrado y eficaz de la información.

b. Para el ejercicio de sus funciones y conforme lo establecido en el artículo 8 de la Ley 26497, citada en el punto precedente, RENIEC mantiene estrecha y permanente coordinación con los Centros de salud públicos o privados que intervienen en el proceso de certificación de nacimientos o defunciones y cualquier otra dependencia, instancia o entidad pública cuando fuera ello necesario.

c. Resolución Ministerial Nº 766-2010/MINSA (06OCT2010), aprueba la Directiva Administrativa Nº 166-MINSA/OGEI-V.01 denominada “Procedimiento para el flujo y calidad de los Formularios de Hechos Vitales del Nacido Vivo y de Defunción”.

d. Directiva Administrativa Nº 166-MINSA/OGEI-V.01 denominada “Procedimiento para el flujo y calidad de los Formularios de Hechos Vitales del Nacido Vivo y de Defunción”, en su anexo 3 y 4 aprueban los Formatos de Nacimiento y Defunción, respectivamente.

Análisis de la situación actual

El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil del Perú, es una institución constitucionalmente autónoma que tiene a su cargo la función exclusiva y excluyente de planear, organizar, dirigir, normar y racionalizar las inscripciones registrales de su competencia, constituyéndose en el ente rector del Sistema de Registros Civiles y de

Identificación en el Perú.

Para el ejercicio de sus funciones y conforme lo establecido en el artículo 8 de la Ley 26497, citada en el punto precedente, RENIEC mantiene estrecha y permanente coordinación con los Centros de salud públicos o privados que intervienen en el proceso de certificación de nacimientos o defunciones y cualquier otra dependencia, instancia o entidad pública cuando fuera ello necesario.

El Ministerio de Salud tiene la misión de proteger la dignidad personal, promoviendo la salud, previniendo las enfermedades y garantizando la atención integral de salud de todos los habitantes del país; proponiendo y conduciendo los lineamientos de políticas sanitarias en concertación con todos los sectores públicos y los actores sociales.

El artículo 31º de la Ley 26842, Ley General de Salud, señala que es responsabilidad del médico tratante, del médico legista que practica la necropsia o del médico señalado por el establecimiento de salud en el que ocurre el fallecimiento de la persona, el extender debidamente el certificado de defunción correspondiente.


pág. 28

La Directiva Administrativa Nº 166-MINSA/OGEI-V.01, regula el flujo y la calidad de los Formularios de Hechos Vitales. Mediante esta norma, el Ministerio de Salud asume el objetivo de establecer un adecuado registro, codificación, ingreso de datos y flujo del formulario de defunción, en todos los establecimientos de salud del país, público y privado y en otros lugares de ocurrencia.

Los formularios, por definición de la citada directiva, son formatos impresos específicos, que contienen espacios en blanco, en los que se anota información relacionada a nacimientos o defunciones, según corresponda. Una vez llenados, constituyen los únicos documentos que acreditan la ocurrencia del hecho vital. Los formularios son dos: del nacido vivo y de defunción. Asimismo, la norma establece que cada formulario se divide en dos:

o El Certificado: que es la parte superior del formulario y que es entregada al usuario autorizado.

o El Informe Estadístico: que es la parte inferior del formulario que es remitida a la Oficina de Estadística del Establecimiento de Salud para su procesamiento

De acuerdo a esta norma, los formularios constituyen documentos que se emiten por única vez, estableciendo la prohibición expresa de extender duplicados o copias adicionales de los formularios, así como extender formularios con carácter extemporáneo.

Esta medida asegura en cierta medida la autenticidad del formulario. Sin embargo, si éste se extraviara por alguna circunstancia, la misma directiva autoriza la emisión de una constancia, numeral 6.1 de la citada Directiva. Es necesario tener en consideración este punto debido a que, para la inscripción del hecho vital, podrá utilizarse como documento de sustento el Certificado (de nacido vivo o de Defunción) o la constancia autorizada conforme al punto precedente. Conforme a ello, a pesar del carácter único de los formularios, podría originarse duplicidad de inscripciones de un mismo hecho vital.

Concluyéndose que no se desprende mayores medidas de seguridad en cuanto a la elaboración de los Formularios de Hechos Vitales, tampoco se observa un control posterior a su emisión en cuanto a la veracidad de su contenido.

Expectativas el Proyecto

Registro Nacional de Identificación y Estado Civil del Perú, en su calidad de ente rector del Sistema de Registros Civiles, se encuentra a cargo de organizar, normar y racionalizar las inscripciones registrales de su competencia. En este sentido, la función calificadora registral a cargo de los Registradores de Estado Civil, tiene como objetivo primordial, obtener las máximas garantías de legitimidad de las Inscripciones, no solo por los efectos jurídicos de la misma, si no que adicionalmente porque todo Registrador Civil es depositario de los Libros de Registro Civil y en el ejercicio de las funciones que le son propias, goza de fe pública, consecuentemente es responsable de la certeza del contenido de las Inscripciones.

De acuerdo a ello, RENIEC adoptará todas las medidas necesarias y de prevención para resguardar la Seguridad Registral y la Fe Registral de cada una de las inscripciones y anotaciones en nuestro Registro. Para ello, se deberá proveer a los Registradores Civiles de herramientas que faciliten la labor de calificación de los documentos que sustentan las inscripciones y anotaciones que se asientan en nuestro registro, en el presente caso Defunciones.

Lograr que el Ministerio de Salud emita y distribuya los Formularios de Hechos Vitales de forma sistematizada y codificada, permitirá un mayor control de los Certificados de Defunción, que sustentan dichas inscripciones, proporcionando una eficaz herramienta de verificación a los Registradores Civiles a fin de detectar Certificados no conformes o falsos y asegurar la certeza del contenido de los hechos que se inscriben en el Registro que nuestra Institución cautela.


pág. 29

Brecha existente entre situación actual y situación deseada

En base a la información recopilada y a la evaluación de factores de nivel 1, el equipo concluyó en la elección del proyecto de mejora: CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN EN LINEA (CDEF) como la mejor propuesta de solución para problema descrito y para brindar mayor alcance de acuerdo a los factores Nivel 1.

EVALUACIÓN DE SELECCIÓN DE PROYECTO DE MEJORA (Puntaje: 0 a 3 – 0:No Recomendable, 1:Regular, 2:Bueno, 3:Optimo)

FACTORES NIVEL 1 Certificado de

Defunción Semiautomático

Certificado de Defunción Tradicional (Actualizar Formato)

Certificado de Defunción en Línea

(CDEF)

1 Costo de implementación 1 1 3

2 costo de procesos internos 1 1 3

3 Costos para el ciudadano 3 3 3

4 Tramite 1 0 3

5 Participación de mercado 1 1 3

6 Confiabilidad 1 0 2

7 Productividad 1 0 2

8 Tiempo de ejecución 1 1 2

9 Accesibilidad 1 0 3

10 Calidad 2 1 3

11 Aceptación del ciudadano 2 1 3

12 Aceptación del estado peruano

2 1 3

Puntaje Obtenido 17 10 33

NIVEL DE IMPACTO MENOR IMPACTO MENOR IMPACTO ALTO IMPACTO

Expectativas

• Identificación correcta y segura del fallecido

• Validación de los profesionales de la salud

• Interoperabilidad de información

• Validación tecnológica a traves codigo de barra como elemento se seguridad

• Permite hacer el seguimiento de los fallecidos y actualizar el Registro Unico de Personas Naturales (RUIPN)

• Envio de alerta automatico al correo electrónico de los medicos

Situación Actual

• Prácticas ilicitas de falsos profesionales de la salud

• Posibilidad de registrar como fallecido a una persona viva

• Cobros ilicitos de beneficios en pensiones, seguros, programas sociales entre otros

• No se podia verificar la autenticidad del Certificado de Defunción

• Los Datos del fallecido no eran validados

• Posibilidad de no registrar el fallecimiento de un ciudadano


Gráfico N° 3.2.1: Expectativas del proyecto vs situación actual

Cuadro N° 3.2.2: Evaluación de alternativas de Proyectos de Mejora

pág. 30

3.3 Herramientas de la Calidad

(1) ¿Cómo analizó el grupo la pertinencia de utilizar determinadas herramientas para la gestión del proyecto de mejora?

Para la elección de herramientas que serían utilizadas durante el desarrollo y gestión de proyecto, el equipo de mejora efectuó un análisis de las condiciones que regirían el proyecto, tomando en cuenta con especial énfasis las características del equipo que participaría en su implementación, del mismo modo las necesidades de colaboración que requeriría, tamaño y complejidad.

Asimismo en mérito a los lineamientos establecidos en la metodología de Gestión “Metodología para la Gestión de la Innovación del RENIEC”, el equipo tomo como referencias las herramientas y métodos mencionados en el ítem 6.2. Herramientas de la metodología aludida, decidiendo hacer uso de las siguientes herramientas:

o Se utilizó la herramienta del Diagrama de Ishikawa para realizar un análisis situacional del entorno a efectos de determinar las causas que generaban la diversa problemática.

o Para determinar las causas a combatir se evaluaron determinando un grado de urgencia para asignación de prioridad.

o Se utilizó el Diagrama de Pareto para identificar los defectos que se producen con mayor frecuencia, las causas más comunes de los defectos o las causas más frecuentes de quejas de los clientes.

o Para determinar los puntos de intervención estratégica del proyecto se empleó la selección de resultados de investigación histórica.

(2) ¿Qué ventajas y desventajas encontró el grupo de usar las herramientas escogidas?

Las ventajas y desventajas que se encontraron en el uso de las herramientas de calidad más utilizadas fueron las siguientes:

Herramientas

de la Calidad y Técnicas

Ventajas Desventajas

Investigación

- La existencia de fuentes de información masiva como el Internet, facilitaron encontrar información específica y comparativa de manera inmediata.

- Facilitó revisar experiencias similares al proyecto en otros países.

- Cada miembro del equipo cubría un tema de investigación minimizando los tiempos para la recolección y el análisis.

- Demasiada información tecnológica distraía a algunos miembros del equipo y ponía en riesgo el entendimiento del real alcance de la investigación

- Requirió de mucho control para limitar el acceso de información y exigir el cumplimiento de tiempos planificados.

Diagrama Pareto

- Permitió enfocarse en los problemas más repetitivos durante la etapa de pruebas de laboratorio para el funcionamiento del Sistema y usado de manera intensiva durante el monitoreo de la operatividad.

- Indirectamente se restaba prioridad a problemas menos frecuentes pero de mediano impacto.

Diagrama Causa Efecto

(Ishikawa)

- Facilitó la discusión grupal para identificar y analizar la causas raíz de los potenciales problemas durante la planificación y para resolver definitivamente las incidencias detectadas durante el monitoreo de la operatividad

- Para los problemas más complejos requirió de facilitadores y expertos en el tema tratado para priorizar y consensuar.

Diagramas de Flujo

- Permitió crear y explicar los principales procesos en forma gráfica y simplificada.

- Sirvió como una herramienta de comunicaciones con el cliente para entender cómo funcionaría el Servicio.

- En algunos casos muy técnicos, el diagrama era enredado y requería de mucho orden en la representación gráfica para su entendimiento.


pág. 31

3.4 Concordancia entre el Método y las Herramientas

(1) ¿Cómo asegura el uso adecuado en el proyecto de cada una de las herramientas empleadas a lo largo de las diferentes etapas del método de solución de problemas?

El personal que forma parte del equipo de mejora cuenta con conocimientos y experiencia en el uso adecuado de los métodos y herramientas de calidad. No obstante a ello se capacito a algunos miembros del equipo en herramientas de calidad a efectos de fortalecer, retroalimentar y asegurar el uso adecuado de dichas herramientas en el proyecto.

Adicionalmente, las reuniones de seguimiento para evaluar los avances y riesgos permitieron monitorear el uso adecuado de cada una de las herramientas durante la gestión del proyecto. Al aplicar el método de solución de problemas establecido en la organización, se utilizó herramientas de calidad, comprobando en la práctica que eran acordes a la necesidad de la tarea específica desarrollada por cada integrante del equipo.

4.1 Criterios para la Conformación del Equipo de Proyecto

(1) ¿Cómo y cuáles fueron los criterios de selección de los integrantes del equipo?

El Gestor del Proyecto seleccionó a los miembros del equipo del proyecto, considerando los siguientes criterios:

o Experiencia profesional o Experiencia y conocimiento del tema o La capacidad de análisis o La capacidad de trabajo en equipo y compromiso. o La disponibilidad del tiempo. o Capacidad de poder establecer relaciones interpersonales satisfactorias. o Iniciativa, tenacidad y optimismo.

Todos los integrantes del equipo fueron considerados para formar el equipo; además, de estar ubicados y ser responsable en los procesos que intervienen para la realización del proyecto. Se consideró el resultado del Desempeño de cada miembro del equipo, referido al nivel de logros alcanzados respecto a los objetivos y estándares en un periodo determinado, de acuerdo a los lineamientos del documento normativo DI-278-GRH/006 “Proceso de Evaluación del Desempeño”.

(2) ¿Tuvieron en cuenta la temática a tratar, las experiencias y conocimientos de los potenciales

miembros y los objetivos de la organización, entre otros criterios?

El tema a tratar fue el primer aspecto a considerar en la conformación del equipo de proyecto, por la necesidad de entender temas especializados y así poder asegurar la buena comunicación al interior del equipo. La experiencia y conocimiento en los miembros del equipo constituyeron el soporte para lograr los objetivos del proyecto, porque minimizaban el riesgo en las estimaciones de tiempos y en la calidad de los entregables.


4. Gestión del Proyecto y Trabajo en Equipo (160 puntos)

pág. 32

Se verificó a través la experiencia profesional, experiencia de trabajo en los procesos del RENIEC, participación en algunos proyectos, además de que las experiencias y conocimientos estén acordes a las necesidades de este proyecto y se ajusten a los objetivos del RENIEC, a fin de asegurar la motivación entre los miembros del equipo.

Estas consideraciones, permitió conformar a los integrantes principales del proyecto, que debían contar con experiencia y conocimiento especializado en registros civiles, gestión de procesos, análisis y diseño de sistemas, especialización en sistemas e informática, gestión de proyectos.

(3) Cómo se aseguró, una conformación balanceada del equipo para el mejor aprovechamiento de los conocimientos y experiencia de cada miembro.

La conformación balanceada del equipo se aseguró analizando su experiencia y teniendo en cuenta la especialización de cada miembro del equipo en:

o Normativa de Registros Civiles o Mejora Continua y Calidad o Seguridad de la Información o Lenguaje de Programación Orientado a Objetos o Análisis de Sistemas o Indicadores de Gestión o Herramienta de Calidad o Gestión de Proyectos o Gestión por Procesos

Asimismo, la conformación balanceada del equipo de proyecto de mejora se detalla en el siguiente cuadro (al 2013):


Cuadro N° 4.1.1: Matriz de información de integrantes del Proyecto de Mejora

pág. 33

4.2 Planificación del proyecto

(1) ¿Cómo definió el equipo el objetivo del proyecto?

El objetivo del proyecto fue definido como resultado de la experiencia inicial implementada en el año 2012 Certificado de Nacido Vivo en Línea, y sobre el diagnóstico situacional de nuestra realidad e información histórica. La información fue analizada a través de la herramienta Ishikawa Causas y Efectos, y posteriormente se definió el Objetivo principal del proyecto; siendo el siguiente:

“Brindar seguridad al proceso de generación del certificado de defunción, mediante la implementación de procesos simplificados e integrados, haciendo uso de las tecnologías de la información para contar con información estadística y registrable segura a nivel nacional”.”

El objetivo del proyecto de mejora está alineado con el Plan Estratégico Institucional del RENIEC correspondiente al período 2012-2016, por cuanto adopta la mejora del servicio, y coincide con los objetivos e iniciativas que están a cargo de la entidad, y específicamente de la Gerencia de Registros Civiles.

(2) ¿Cómo desplegó las actividades necesarias para alcanzar el objetivo?

Las actividades para el proyecto se hicieron de conocimiento mediante el cronograma de trabajo a todos los integrantes del equipo en reuniones trabajo específicas, y a las unidades orgánicas directamente vinculadas con su desarrollo en base al alcance del proyecto a través de los documentos de gestión que se remitían por el Sistema de Tramite Documentario de la institución.

Cada actividad tiene un tiempo y responsable asignado con la finalidad de hacer un despliegue ordenado de la solución que es dirigido y supervisado por el Gestor de Proyecto en reuniones periódicas, las cuales consignan las Actas de Reuniones entre los integrantes del Equipo de Trabajo. Las actividades para alcanzar los objetivos del proyecto de mejora se desplego a través de documentos de gestión.

Misión del RENIEC:

•“Registrar la identidad, los hechos vitales y los cambios de estado civil

de las personas; participar del Sistema

Electoral; y promover el uso de la identificación y certificación digital, así como la inclusión social

con enfoque intercultural”,

Política de Calidad:

•“Proporcionar servicios registrales en el marco

de las funciones encargadas por la

Constitución y la ley, garantizando la

identificación y el registro de los hechos

vitales de los peruanos, mediante la utilización

de tecnologías y procedimientos de alta

calidad (…)”

Tercer Objetivo de Calidad:

•“Mejorar el desempeño institucional, en el

marco de un adecuado desarrollo de la cultura registral, garantizando

altos estándares de calidad en la atención a los ciudadanos y en la

gestión de los procesos internos”.

Objetivo General N° 01 Mejora del Servicio,

respecto de la Gerencia de Registros Civiles, señala

como Objetivo Específico (OE N° 1.3)

•“Incrementar la eficiencia y eficacia de los procesos de registro del estado civil

contribuyendo a garantizar la seguridad

jurídica y el fortalecimiento del sistema de registros

civiles”.


Gráfico N° 4.2.1: Alineamiento de objetivos institucionales con el objetivo del proyecto

pág. 34

(3) ¿Cómo planificó dichas actividades?

Las actividades se planificaron siguiendo los lineamientos dados por la Metodología de Gestión por Proyectos (anexo N° 03) a través de la Estructura de Desglose Trabajo (EDT) y el cronograma de trabajo donde además de la asignación de responsabilidades, se establecieron plazos, indicadores de evaluación y mecanismos de monitoreo, tal como se muestra a continuación:


Estructura de Desglose

Trabajo (EDT) (Anexo N° 04)

Cronograma de Trabajo (Anexo N° 05)

pág. 35

(4) Cómo definió los plazos de ejecución y asignó responsabilidades y recursos?

Los plazos se definieron concertando en reuniones de trabajo con los miembros del equipo, determinando los tiempos estimados para el desarrollo de cada fase o actividad. La responsabilidad de cada actividad se hizo de manera específica según la competencia de cada integrante en determinada materia, como también a través de la asignación directa por parte del líder del proyecto a la persona más capaz en el desarrollo de la actividad.

Los recursos que se usaron para el desarrollo de las funciones encargadas para cada miembro del equipo fueron puestos a disposición por la institución, siendo estos: equipos informáticos, material de escritorio, programas, etc.

Los plazos y responsabilidades se muestran en el cronograma, a través de las iniciales del recurso asignado, con los respectivos plazos y acciones a realizar.

4.3 Gestión del Tiempo

(1) ¿Cómo aseguró el grupo el cumplimiento de los plazos previstos en el proyecto?

A través del cronograma de trabajo, este fue formulado y aprobado por los miembros del equipo. No obstante a ello se aseguró el cumplimiento de los plazos previstos a través de las reuniones periódicas dirigidas por el Gestor del Proyectos, donde se podía percibía el avance de las tareas encomendadas para cada miembro del equipo ya que estas se encontraban relacionadas, además de existir de por medio un compromiso personal desde que aceptaron integrar el equipo. Además, también se aseguró el cumplimiento de los plazos previstos del proyecto, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Metodología de Gestión de Proyectos de la Gerencia de Informática del RENIEC.

(2) Explique la planificación detallada con las metas de equipo y miembro, la preparación de agendas, el manejo de las comunicaciones previas y posteriores a cada reunión, el seguimiento a los acuerdos y los mecanismos de retroalimentación en relación a la efectividad de las reuniones y al cumplimiento de los plazos.

Para planificación detallada de actividades se realizaron reuniones de trabajo periódicas entre los miembros de equipo y el Gestor de Proyecto, teniendo como insumo principal los informes de avance del proyecto, para establecer las tareas específicas de preparación, metas, supervisión y designación de responsables de las tareas y los entregables.

4.4 Gestión de la relación con personas y áreas clave de la organización

(1) ¿De qué manera el equipo logró la colaboración y apoyo de personas y áreas clave de la organización con el objetivo de facilitar el desarrollo y éxito del proyecto?

Es importante mencionar que en RENIEC todos los colaboradores trabajamos para brindar facilidades a los ciudadanos, con esa consigna la áreas involucradas fueron accesibles y participativas para con el desarrollo del proyecto, principalmente en el levantamiento de información. Asimismo, las facilidades otorgadas a los miembros del equipo se efectuaron a través de la aprobación del proyecto por el representante de la Alta Dirección – El Patrocinador.

La alta dirección brindó las facilidades al equipo de proyecto de mejora, para el desarrollo del mismo, con la participación de las áreas directamente involucradas Gerencia de Tecnología de la Información y Gerencia de Registros Civiles.

Se logró la colaboración de las áreas clave de la organización, mediante la participación temprana que permitió planificar el trabajo en toda su estructura.

El buen clima organizacional facilitó la participación proactiva y compromiso de las personas directamente involucradas de las distintas unidades orgánicas.


pág. 36

4.5 Documentación

(1) ¿Qué documentos utilizaron para gestionar el proyecto?

Los documentos que se utilizaron para gestionar el proyecto se encuentran establecidos en la metodología de Gestión por Proyectos del RENIEC, siendo estos los siguientes:

Los documentos descritos contemplan plazos, metas y acciones asignadas que deben ser ejecutados por cada uno de los miembros del equipo de trabajo, y estos a su vez son monitoreadas por el Gestor del Proyecto, Patrocinador y Alta Dirección.

(2) ¿Cuáles fueron los criterios para el manejo de la documentación?

El manejo de la documentación se realiza según el procedimiento de comunicaciones escritas y el Sistema Integrado Administrativo de Trámite Documentario que permite emitir, recibir y dar seguimiento de la gestión realizada. Se establecieron criterios para el manejo de la documentación:

o Archivo físico clasificado por etapas según la metodología de Gestión por Proyectos. o Archivo electrónico de documentación en medios magnéticos. o El uso de la documentación fue definido con carácter de confidencial por contener

información personalizada. o Repositorio exclusivo para el proyecto, en servidores de RENIEC. o Centralización controlada y pública. o Seguridad de la información. o Control de acceso.


Cuadro N° 4.5.1. Descripción de los documentos de Gestión

Metodología Gestión por Proyectos

Acta de constitución

Matriz de interesados

Documentación de

requisitosLínea base

Plan de dirección

Informes de avances

Acta de comité de

gestión

Acta de conformidad

Acta de cierre

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(3) ¿Cómo definieron responsabilidades en materia de redacción y mantenimiento de la documentación, la existencia de formatos adecuados para los registros, el control y distribución de la documentación?

El Gestor del Proyecto estableció funciones específicas de acuerdo a las competencias y experiencia de cada uno de los miembros del equipo. Definiéndose responsables para la redacción, registro, control y mantenimiento de la documentación, por grupos de documentos: Gestión del proyecto, Gestión administrativa, Gestión de software, Gestión difusión y Consolidación de Información.

El control y la distribución de la documentación se facilitaron a través del Sistema de Trámite Documentario, correo electrónico y el compartimiento de carpetas para el proyecto.

5.1 Programa de capacitación del equipo

(1) ¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación de los miembros del equipo?

Las necesidades de capacitación de los miembros del equipo se identificaron a partir de la naturaleza del proyecto y como resultado de la evaluación del Gestor del Proyecto, que en nuestro caso fue el uso de las herramientas de calidad, seguridad de información, herramientas de investigación, gestión de procesos y aspectos técnicos de registros civiles y programación de sistemas.

Estas necesidades de capacitación fueron de forma integral, de tal manera que se involucró a los procesos. Igualmente el equipo responsable del proyecto reforzó sus conocimientos de calidad, gestión y aplicación adecuada de métodos y herramientas a cada proceso de cambio planteado.

(2) Explique cómo se prepararon para abordar el proyecto.

Para abordar el proyecto se ha tenido que disponer de los conocimientos y habilidades profesionales, ya adquiridos y desarrollados por cada uno de los miembros del equipo, a través de su formación personal en universidades o centros de educación superior, y de cursos de capacitación gestionados por la institución a través del Plan de Desarrollo de las Personas (PDP).

o Gestión por Proyectos Institucionales o Gestión por Procesos o Procedimiento de Registros Civiles o Análisis de Sistemas o Interpretación de Norma ISO 9001 o Herramientas para la Gestión de la Calidad. o Liderazgo y Trabajo en Equipo

(3) Explique cómo se desarrolló el análisis de la brecha existente entre los conocimientos, experiencia y/o habilidades necesarias para la ejecución del proyecto y el nivel actual de cada uno de los miembros del equipo.

Para el análisis de la brecha existente entre conocimientos, experiencia y/o habilidades necesarias para la ejecución del proyecto, se realizó una evaluación a cada uno de los miembros del equipo, a través de entrevistas interpersonales dirigidas por el Gestor del Proyecto utilizando la Matriz de información de integrantes del Proyecto de Mejora, permitiendo identificar los puntos débiles a ser mejorados a través de capacitaciones, reforzándose los puntos fuertes, los cuales nos condujo a la mejora de las competencias del equipo. Los miembros del equipo encontraron mínima brecha entre sus conocimientos, experiencia y/o habilidades adquiridas. Complementariamente se reforzó los conocimientos respecto a la normatividad y herramientas de calidad, a través de talleres internos.


5. Capacitación (80 puntos)

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5.2 Evaluación e Impacto de las Actividades de Capacitación

(1) Qué procedimiento utilizaron para evaluar el impacto de la capacitación realizada para la mejora del desempeño del equipo?

Para evaluar el impacto de la capacitación que recibieron los miembros del equipo, el Gestor del Proyecto coordino con la Escuela Registral (ER) para que a través de la Sub Gerencia de Investigación Académica como área encargada desarrolle la evaluación bajo la metodología y lineamientos establecidos, en relación a los resultados de los cursos de capacitación de cada uno de los miembros del equipo, ello conforme los establecido en el artículo 76 del reglamento interno de la ER, donde indica “La SGIA realiza un proceso de investigación destinado a evaluar los resultados de las capacitaciones impartida a los Registradores Civiles del RENIEC, sobre la base de una población muestra, al personas de las áreas del RENIEC que cuentan con uno o más Sistemas de Gestión Certificados, así como al personas de las unidades orgánicas que lo soliciten.”

(2) De qué manera la información de la evaluación del impacto de la capacitación es utilizada para retroalimentar el diseño de futuras actividades de capacitación?

El Escuela Registral (ER), formula anualmente el Plan de Desarrollo de las Personas (PDP) de acuerdo a las necesidades identificadas por diferentes Órganos del RENIEC. Luego de aprobarse y ejecutarse dichas capacitaciones realiza una evaluación de impacto a fin de determinar el grado de aprendizaje obtenido, que le ayudará en el desempeño de sus actividades. La información de esta evaluación se utilizó en primer lugar por la comunicación de los resultados a las personas capacitadas, posteriormente se les indicó las debilidades que tenían a fin de mejorar en el tiempo.

Consecutivamente esta información es utilizada a través del involucramiento de los miembros del equipo en nuevos proyectos que requieran los conocimientos adquiridos y el juicio experto ganado con la experiencia directa. Asimismo, estas personas son aprovechadas al interior de la organización para que compartan sus conocimientos con sus demás colegas. Así mismo la obtención de estos resultados servirán para ir potenciando la capacidad de cada uno enviándolos a diversos cursos de mejora, así como todo buen resultado es recompensado con un beneficio económico en el entorno de RENIEC.

6.1 Amplitud en la Búsqueda de Opciones y Desarrollo de Alternativas

(1) Cómo el equipo recopiló y analizó información relacionada con los objetivos del proyecto?

El equipo recopilo la información respecto al Certificado de Defunción, realizando el diagnóstico situacional, levantando información relevante y generando informes técnicos, como también utilizo información histórica, variables negativas analizadas a través de la herramienta Ishikawa de Causas – Efectos y el Diagrama de Pareto.

La información recopilada se analizó a través de lineamientos internos para la Investigación, para ello en la fase de análisis se identificaron los siguientes aspectos:

5. Capacitación (80 puntos)

6. Innovación (160 puntos)

Propósito y objetivos

Actores Principales

Actividades relevantes

Entorno An

ális

is d

e

info

rma

ció

n

Gráfico N° 6.1.1. Aspectos para el

análisis de información

pág. 39

Asimismo el equipo recopiló y analizó información específica relacionada con los objetivos del proyecto mediante los siguientes mecanismos: entrevistas, visitas previas a las dependencias para conocer su situación, análisis de las estadísticas y análisis de las nuevas tendencias.

(2) ¿Cómo el equipo desarrolló alternativas de solución de bajo costo, comparadas con otras soluciones convencionales o de menor beneficio? Explique las alternativas analizadas.

El equipo desarrollo el análisis de las alternativas de solución identificando el alcance de cada una de las alternativas a través del levantamiento de información, emitiendo informes técnicos, como resultado de ello el resumen de las soluciones propuestas se describe a continúan: Asimismo se desarrolló el cuadro comparativo teniendo en consideración el resultado del análisis de información recopilada, determinando tres alternativas de solución y evaluó la elección de acuerdo al impacto y el costo: de información de soluciones vigentes convencionales contra lo propuesto por el proyecto de mejora, dando como resultado lo siguiente:

Alternativas

Factores

Certificado de Defunción

Semiautomático

Certificado de Defunción Tradicional (Actualizar

Formato)

Certificado de Defunción en Línea (CDEF)

1 Costo Alto (3) Alto (3) Bajo (10)

2 Innovación Medio (5) Bajo (3) Alto (10)

3 Impacto Medio (5) Bajo (3) Alto (10)

Resultado 13 9 30

Valores: Costo: Bajo (10), Medio (5), Alto (3); Innovación e Impacto: Bajo (3), Medio (5), Alto (10)

Cuadro N° 6.1.1: Comparativo de resultado del análisis de información recopilada

Alternativas de Solución Propuestas

Certificado de Defunción Semiautomatico:

La funcionalidad de esta alternativa de solución, es a traves del formato que es

impreso mediante una computadora en base a los datos que son digitados de

manera individual, tal como se los declara el familiar, o

conforme al documento de identidad que tiene a la vista el

médico.

No valida información de alguna base de datos, sino que

solo implica el uso de un software con campos para el registro de informacion, sin vinculaciones de ningún tipo.

Podrá autogenerar una numeración correlativa y

asignar rangos de números por ser usados, en la práctica la numeración nacional sería

muy dispersa.

Certificado de Defunción Tradicional (Actualizar

Formato):

La funcionalidad de esta alternativa de solución, es a

traves del documento que es emitido por el profesional de salud; se emite manualmente en formularios preimpresos, implica el llenado de los datos

del difunto sin contar con medios de verificación de su identidad sobre fuente cierta, sino basado en el documento que portaba el difunto (Libreta

Electoral o DNI), si es que estaba disponible, sino a

traves de la declaración de los familiares tal cual los conocían o recordaban.

Las correcciones continuarían sobre el mismo documento.

Asimismo, el documento generado de forma

manualcontinuaria vulnerable a situaciones irregulares.

Certificado de Defunción en Línea (CDEF):

La funcionalidad de esta alternativa de solución

permitirá la generación de un certificado de defunción mediante un software

interconectado con la base de datos del RENIEC, lo que

genera validación de información del difunto y del

médico interviniente en tiempo real, descartar la

preexistencia de otro certificado de defunción emitido con anterioridad; además la información

generada es contenida en un formato autogenerado con numeración correlativa y

código de barras, verificable a nivel nacional; e interoperable al permitir su uso estadístico.

Los errores que se puedan generar en el registro son

también corregidos en línea, lo que dota de seguridad a todo

el proceso.


pág. 40

Asimismo, se utilizaron variables generables para la estimación de costos a través del siguiente esquema:

6.2 Originalidad de la solución Propuesta

(1) ¿De qué manera el equipo buscó y analizó soluciones no convencionales, para romper paradigmas, usando la creatividad de sus integrantes?

Se analizó la realidad y se identificó la necesidad de implementar un servicio de calidad, eficaz y óptimo, proporcionando a la ciudadanía beneficios en tiempo y costo, respecto a los trámites convencionales que existen en la actualidad. Este servicio es novedoso y se encuentra a la vanguardia con el componente electrónico que le brinda un mejor soporte, es completamente gratuito, inmediato y eficiente, de gran transcendencia e incalculable valor social.

El proyecto tiene como finalidad proporcionar a la sociedad, un servicio con enfoque de simplificación, proactividad y de alta eficiencia, mediante la optimización y soporte electrónico en los procedimientos registrales, proporcionando a la ciudadanía seguridad jurídica en la información registral, y su valor social radica en que es un servicio completamente gratuito.

Asimismo, se identificaron prácticas de interoperabilidad que permitieron romper paradigmas sociales que dividían a la sociedad. El resultado innovador brinda al Registro Civil y a los ciudadanos un gran avance en el desarrollo del País, y para con los derechos de los ciudadanos incluyéndolos, respetando y preservando su identidad.

(2) ¿Cómo comparó y verificó la validez y los beneficios que reportaría la solución propuesta comparada con las otras opciones?

Se comparó la validez y beneficios de la solución propuesta a través de su grado de relación con los Objetivos Generales Institucionales, y el resultado fue Vínculo Directo con los tres objetivos, como se muestra en el siguiente Grafico:

Cuadro N° 6.1.2: Comparativo de

resultado de costos de las

Alternativas de

Solución

OBJETIVO GENERAL 1:

Mejora del Servicio

Brinda un servicio con mayor cobertura

Otimizar tiempos de atención y recursos.

Reducción de errores

OBJETIVO GENERAL 2: Atención a Sectores Vulnerables

Promueve el acceso de todos los pobladores

Promueve laidentifiación correcta sin

discriminación

OBJETIVO GENERAL 3: Innovación y uso intensivo de

Tecnología

Uso del Registro en línea

Interoperabilidad y simplificación

Seguridad de la informacion

Cuadro N° 6.2.1: Vinculación con los Objetivos Generales de la Institución con la alternativa de solución


pág. 41

Se obtuvieron variables contundentes para validaban la opción seleccionada Gestión Intercultural en el Registro Civil, como se muestra en el siguiente gráfico:

6.3 Habilidad para Implantar soluciones de Bajo Costo y Alto Impacto

(1) ¿Cómo el equipo aseguró una adecuada implantación de la solución?

El RENIEC tiene como política seleccionar personal calificado en todos los ámbitos de su labor institucional, no obstante también requieren de un alto grado de calidad, compromiso y conocimiento de los procesos. En tal sentido, para asegurar una adecuada implantación del proyecto de mejora, la Alta Dirección del RENIEC en coordinación con el Gestor del Proyecto designaron dentro de su equipo de trabajo a profesionales con experiencia a fin que se asegure la ejecución del proyecto con éxito y garantice su sostenibilidad en el tiempo.

A través de mecanismos, estrategias y acciones preventivas y correctivas inmediatas, siendo las siguientes:

(2) ¿Cómo el equipo garantiza que la solución implementada es de bajo costo y alto impacto?

El equipo garantiza que la implementación del proyecto Certificado de Defunción en Línea (CDEF), es de bajo costo y alto impacto, por lo siguiente:

Gráfico N° 6.2.1: variables determinantes de la solución propuesta

Supervisión de actividades descritas en los

documentos de gestión de la metodologia aplicada en

el proyecto.

Control de los productos entregables, actas de

reunión, monitoreo de actividades y seguimiento

de los documentos de gestión emitidos.

Revisión de los prototipos por los miembros del equipo y emisión de

observaciones.

Interacción permanente de los integrantes del equipo

multidisciplinario y especializado a través de constantes reuniones de

trabajo.

Comunicación fluida entre los integrantes del equipo,

vía telefónica y correo electrónico, entre otros.

Compromiso con la mejora continua de los procesos internos y acorde a los requerimientos de los

actores electorales.

Fomento de un buen clima laboral entre los integrantes

del equipo.

Retroalimentacion continua de estrategias y acciones preventivas y correctivas

Realizacion de charlas pre y post con los intervinientes

del peroyecto.


Identificación segura de los

datos del fallecido

Datos validados en tiempo real a

través de la BD

del RENIEC

Verificación de la autenticidad

del CDEF

Permite hacer el seguimiento de

los fallecidos que no cuentan con

Acta de Defunción

pág. 42

Es un cambio efectivo y definitivo en la línea del ciclo de la documentación. El proyecto de mejora es primero en su clase también de América Latina, siendo el RENIEC pionero en esta mejora registral con enfoque de simplificación administrativa alineada a las Políticas de Estado, emitiéndose el Certificado de Defunción (CDEF) con todas las formalidades y seguridad jurídica en menor tiempo y con valor legal.

De acuerdo a la investigación y costeo realizado, se identificó que el RENIEC cuenta con Recursos que minimizan el costo y a través de la red de información proporciona validez y seguridad a la información, fortaleciendo el proyecto con la validación de datos en línea.

RENIEC con el proyecto de mejora fortalece el Sistema Registral y cierra consolida el ciclo de documentación que cada ciudadano tiene derecho.


El proyecto de Mejora Certificado de Defunción en Línea (CDEF), brinda

beneficios de validación de datos a diversos grupos de

interés, que podrán consultar información

relevante para gestiones financieras, trámites de sucesiones, consultas

policiales, notariales, entre otros.

La funcionalidad del

Proyecto de Mejora asegura el correcto

registro e identificación de los fallecidos, coadyuvando a la

generación del acta registral de defunción con mayor seguridad

de información. Asimismo brinda

beneficios no solo a la ciudadanía, sino

también a las entidades públicas y privadas que cuentan con servicio en

línea a la BD del RENIEC

Generación en Línea del CDEF

Cancelación del DNI

Generación del Acta de Defunción

Registros en tiempo real que se almacenan en la Base de Datos RENIEC

pág. 43

7. 1. Resultados de orientación hacia el cliente interno/externo

(1) ¿Cuáles son los resultados obtenidos que beneficien al cliente interno / externo, atribuibles al proyecto de mejora?

Los resultados obtenidos están orientados en la mejora significativa, por ello el proyecto de mejora ha logrado muy buenos resultados desde la implementación del servicio electrónico, el cual inicio en junio 2016, resultados que reflejan el beneficio para los ciudadanos, conforme se muestra en las siguientes estadísticas:

BENEFICIOS DEL PROYECTO – CLIENTE INTERNO Registros electrónicos validados

Listado de establecimientos implementados con el servicio ver anexo N° 02.

Los beneficios cualitativos para la organización:

o Permite contar con información precisa y oportuna para enfrentar problemas de salud. o Disminuye el subregistro de muertes y los casos de falsificación de certificados de defunción. o Simplifica el registro de defunción, ya que el sistema solo descarga la información contenida

en el Certificado de defunción en línea. o Suministra de información estadística a diversas instituciones públicas para el cumplimiento de

sus fines. o Dota de mayor seguridad jurídica a la emisión del Certificado de defunción y a la propia Acta

de defunción que se genera posteriormente. o Los errores incurridos se rectifican en el sistema conforme al procedimiento respectivo, en

cambio antes eran correcciones en el formato preimpreso que no revestía mayor seguridad.

7. Resultados (220 puntos)

En 117 Establecimientos

implementados con el servicio CDEF en Línea

pág. 44

BENEFICIOS DEL PROYECTO – CLIENTE EXTERNO (CIUDADANOS E INSTITUCIONES PÚBLICAS Y PRIVADAS) Registros electrónicos validados Interoperabilidad de Gobierno a Gobierno Con los registros en línea la validación de datos es compartida con entidades públicas y privadas, las cuales podrán realizar trámites seguros por la integración e interoperabilidad de información.

Asimismo, los SERVICIOS EN LINEA BRINDADOS POR RENIEC se benefician al ser validados con los registros de los certificados de defunción y evitar suplantaciones.

Resultados de encuestas de satisfacción:


pág. 45

7. 2. Resultados de orientación hacia el cliente interno/externo

(1) ¿Qué beneficios económicos ha obtenido su organización como consecuencia de la ejecución del proyecto de mejora?

Los beneficios económicos obtenidos como consecuencia de la ejecución del proyecto de mejora han sido medidos por los Indicadores: % de Reducción de Actas de Defunción Rectificadas y % de Reducción de Actas de Defunción que presentan errores en datos del Titular y Declarante.

El proyecto de mejora ha permitido sistematizar y automatizar en 117 establecimientos de Salud a nivel nacional el procedimiento de registro del Certificado de Defunción, a través del uso de las TIC, permitiendo a la organización ahorrar un estimado de S/. 1, 780,000. Asimismo, es preciso mencionar que a medida que el MINSA amplié la cobertura del servicio a nivel nacional se generará mayor ahorro económico en beneficio de ambas instituciones públicas, en un estimado de 5% por cada establecimiento que cuente con el servicio.

7.3. Resultados de la eficiencia organizacional

(1) ¿Cómo mejoró la eficiencia del proceso, actividad, área o productos mejorados, como consecuencia de la ejecución del proyecto?

Como consecuencia de la implementación del proyecto de mejora se obtuvieron los siguientes resultados - indicadores:


Incremento de productividad

45%

Reducción de reprocesos

2.01%

Mejoramiento de tiempo de

registro 75%

Reducción de observaciones en datos del titular

2.79%

Eficiencia del Proceso con el

CDEF

pág. 46

8.1. Sostenibilidad y mejora (80 puntos)

(1) ¿Qué análisis realizó el equipo para identificar peligros en el mantenimiento de la mejora alcanzada?

El equipo de mejora a través de reuniones de trabajo, realizo el análisis para identificar riesgos, a través de los siguientes pasos mencionados en el grafico N° 8.1.1: Como resultado de la identificación de riesgos, el equipo elaboró un Plan de Acción para supervisión del proyecto de mejora (monitoreo), ello para mitigar los riesgos que se presentan durante el mantenimiento de la mejora alcanzada.

(2) ¿Qué actividades ha previsto el equipo para garantizar la sostenibilidad, la estandarización y la mejora del proyecto implementado?

La sostenibilidad del proyecto está garantizada con la aceptación de la propuesta por la Alta Dirección (JNAC) y el resultado del impacto social y económico que genera el proyecto. Así como también la sostenibilidad del proyecto está garantizada por el uso sostenido de la herramienta por parte de los usuarios directos, lo que brinda fluidez y generación de información que debe ser actualizada permanentemente, pero que sustenta los registros de defunciones a nivel nacional. La estandarización se da a partir de los documentos normativos que sean aprobados, así tenemos que se participó en el grupo de trabajo orientado a formular la Directiva que fue finalmente aprobada mediante Resolución Ministerial N° 280-2016/MINSA que aprobó la Directiva Administrativa N° 216-MINSA/OGTI-V.01 que establece el Procedimiento para la Certificación de las Defunciones, con la finalidad de contribuir a mejorar la calidad, cobertura, oportunidad y disponibilidad de la información relacionada con las defunciones ocurridas a nivel nacional; y recientemente se aprobó la Guía Técnica para el correcto llenado del Certificado de Defunción aprobada mediante Resolución Ministerial N° 214-2017/MINSA (3ABR2017). La mejora del proyecto implementado se da como consecuencia del monitoreo permanente de su ejecución, que permite identificar oportunidades para brindar un mejor servicio; e igualmente al seguimiento de iniciativas que surgen en otros países y que permite, a partir de la comparación, conocer si existen ya soluciones adicionales implementadas o en proceso y que podrían ser materia de análisis a efectos de mejorar nuestro servicio.

(3) ¿Qué metas e indicadores han establecido para evaluar el desempeño futuro y asegurar la continuidad de la mejora?

La alta dirección asegura la sostenibilidad del proyecto, equilibrando la visión, las expectativas del grupo de interés y las capacidades de la organización. Por ello se revisa periódicamente los resultados del círculo de sostenibilidad organizacional.

Las metas e indicadores para evaluar el desempeño futuro del proyecto de mejora, se encuentran alineados a los objetivos institucionales y Plan Estratégico Institucional. Asimismo se encuentra vinculado a los procesos de:

8. Sostenibilidad y mejora (80 puntos)

Gráfico N° 8.1.1: Procedimiento interno para la identificación de riesgos

Gráfico N° 8.1.2: procesos vinculados

Fecha: 11 de abril del 2017 Título: Postulación al ... de... · Términos de aceptación IV....

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