FASE DE DESARROLLO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

FASE DE DESARROLLO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVALic. Admn. Mario O. Paredes Snchez.En esta Fase de Desarrollo de la Auditora Administrativa, los elementos vitales son la Investigacin y el Anlisis dentro de un marco conceptual slidamente elaborado. No puede haber ningn procedimiento mecnico de quitar y poner.

Desarrollo de la Auditoria Administrativa. Cuestionarios Entrevistas planeadas Hojas de anlisis

Recopilacin de datos

Grficas Documentos Informes

Resumen de la Informacin obtenidaTcnicas de AnlisisAnlisis y Evaluacin de DatosExposicin del Informe a los ResponsablesFormulacin del InformePresentacin Final del InformeElementos de la Fase de Desarrollo de una Auditora Administrativa: (Procesal, Funcional y Analtica)

FASE DE PLANEACIONUna Auditora Administrativa bien realizada requiere habilidad analtica, ingenio, razonamiento reflexivo y procedimientos sistemticos. Al realizar su trabajo para lograr los objetivos de la auditoria, el Auditor crea conocimientos a cuatro niveles: 1.- Verificar la exactitud de los datos e informes presentados. 2.- Determinar el grado de cumplimiento de las funciones administrativas: Planeacin, Organizacin, Direccin y Control.Desarrollo de la Auditoria Administrativa.3.- Evaluar Funciones Operacionales: Compras, Ventas, Finanzas, Marketing, RRHH, entre otros. 4.- Evaluar los Sistemas y Procedimientos, Puestos de trabajo, Simplificacin del trabajo, Anlisis de procesos, Costos, entre otros. Los niveles 1 y 2 se basan en hechos, los niveles 3 y 4 se puede decir que pertenecen al mbito de la opinin, pero una opinin basada fundamentalmente en conocimientos y resultados inconfundibles y reales.

Desarrollo de la Auditoria Administrativa.En el Desarrollo de la Auditora Administrativa el auditor debe obtener toda clase de informacin para poder hacer un anlisis completo. El propsito principal de reunir informacin es acopiarse de hechos relevantes y confiables, dado que las conclusiones del auditor estarn basadas en esa informacin. Cada auditora es nica, y doble; por eso la manera de abordar la auditora y los factores a examinar varan con el tipo de auditora administrativa (Procesal, Funcional, Analtica). Pero, como ya sabemos, la tarea principal del auditor radica en dividirla en sus fases componentes.

Desarrollo de la Auditoria Administrativa.Con base en el anlisis sistematizado, la interpretacin y experiencias del Auditor, se logra: Obtener Conclusiones y Recomendaciones en relacin con la eficacia y la eficiencia de la administracin y operacin de la organizacin.Determinar la medida en que la empresa goza de "buena salud administrativa".Indicar las oportunidades significativas para mejorar el desempeo organizacional.Informar de manera descriptiva acerca de las fuentes de aparentes reas de dificultad y el curso de accin recomendado.

Desarrollo de la Auditoria Administrativa. TIPOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA:1.- Auditoria Procesal: Es un examen y evaluacin de las Funciones Administrativas a fin de detectar deficiencias e irregularidades y emitir recomendaciones.Su practica esta basada en la revisin de la produccin del trabajo con orientacin a hacerla econmica y eficiente. Es decir, que la empresa deba obtener la mayor productividad con el mnimo costo y esfuerzo.La productividad consiste en lograr el mximo y mas econmico aprovechamiento de los recursos materiales y humanos con que se cuenta, dentro de las mejores condiciones para el empleado.

Tipos de Auditoria Administrativa.Y la nica manera de alcanzar la productividad, es planeando, organizando, dirigiendo y controlando las actividades por realizar, ya que todos estos elementos hacen posible la productividad.

Auditoria Procesal.Examen y Evaluacin mediante Cuestionarios sobre las Funciones Administrativas:A.- Planeacin.-Objetivos:Cmo estn estructurados los objetivos? Detllelos.Cada que tiempo se revisan los objetivos?Quines intervienen en dicha revisin y creacin de objetivos?Qu dificultades se han tenido en la implantacin de objetivos?Explique brevemente como programa sus objetivos.(tiempo).

Auditoria Procesal.Polticas:Como estn estructurados las polticas? Detllelos.Estn estipulados claramente y se han dado a conocer a todo el personal involucrado en los diferentes niveles?Cada que tiempo se evalan los resultados de las polticas establecidas y aplicadas?Cuando se detecta que una poltica no es la mas adecuada Qu medidas se toman para corregirlas?En que medida considera usted que una poltica es acertada o la mas adecuada?Auditoria Procesal.Procedimientos: Qu grado de utilidad le da a los procedimientos? Explique.Estn los procedimientos plasmados por escrito y se han dado a conocer a todo el personal involucrado en los diferentes niveles?Cada que tiempo se revisan los procedimientos? Quines intervienen y como lo hacen?Considera usted que los procedimientos son los mas adecuados para la empresa? Explique.Se cuenta con un Manual de Procedimientos?Esta actualizado?Auditoria Procesal.B.- Organizacin.-Divisin del Trabajo:Cmo se realiza la delimitacin de las actividades?El trabajo da lugar a una especializacin y perfeccionamiento?Las actividades de cada puesto estn claramente especificadas y relacionadas?La estructura organizacional ha sido diseado en base a los objetivos?Se calcula el numero de subordinados para cada rea? Cmo?

Auditoria Procesal.Jerarquizacin:Existe una lnea definida de autoridad y responsabilidad desde la direccin hasta el ultimo de los subordinados?Existen mas de 3 niveles en la estructura orgnica?Se justifican?Existe delegacin adecuada, en el grado y con las medidas necesarias para su eficaz cumplimiento?Responde y obedece cada subordinado ante un solo superior?Los subordinados respetan las lneas de autoridad establecidas?Auditoria Procesal.Departamentalizacin:Se sigue un proceso para efectuar la departamentalizacin?Cmo se fija la autoridad-responsabilidad y obligaciones?Se explican claramente las relaciones entre departamentos?Cul es el tipo de departamentalizacin de la empresa?Alcanza la organizacin sus fines con el mximo de eficiencia y el mnimo de esfuerzo?Auditoria Procesal.Descripcin de Funciones:Las actividades de la empresa estn divididas y agrupadas de manera que constituyan funciones?Cada funcin bsica se realiza en una sola seccin o departamento de la empresa?Se utilizan cuadros de distribucin del trabajo y asignacin de personal, para revisar las actividades?Se cuenta con un MOF?Esta actualizado?Auditoria Procesal.Coordinacin del Trabajo:Hay reuniones interdepartamentales del personal ejecutivo?Con que periodicidad?Son efectivas las formas actuales de comunicacin interdepartamental?Esta centralizada la informacin?Auditoria Procesal.C.- Direccin.-Mando o Autoridad:Se han asignado a cada puesto la autoridad y responsabilidad en todos los niveles?Tienen los jefes departamentales la suficiente autoridad para tomar decisiones?Existen reas donde se presenta duplicidad de mando?Auditoria Procesal.Comunicacin:Se les proporciona a los gerentes la informacin necesaria para cumplir con sus responsabilidades y ejercer su autoridad?Existe una comunicacin fluida entre cada jefe y su personal?Se planean, disean y controlan los formatos de los informes de la empresa?Auditoria Procesal.Toma de Decisiones:Se evalan peridicamente la calidad de las decisiones?Se considera el tiempo como punto critico en la toma de decisiones?Poseen los gerentes la suficiente informacin para tomar decisiones?Auditoria Procesal.Motivacin:Se considera la motivacin para lograr implantar una decisin?Cmo motiva a su personal?Se toma en cuenta las necesidades humanas del personal?Auditoria Procesal.Supervisin:Se ejerce una supervisin sobre las tareas de los subordinados?Se revisan y evalan los resultados peridicamente con los supervisores y gerentes?Qu grado de supervisin se esta ejerciendo actualmente?Se le proporciona la suficiente informacin para que los supervisores ejerzan su funcin eficientemente?

Auditoria Procesal.D.- Control.-Fijacin de Sistemas de Informacin:Se cuenta con un sistema de informacin y comunicacin eficiente dentro de la empresa?El sistema de informacin actual cubre todas las necesidades de la empresa?Cmo fluye la informacin descendente y ascendente?Existe informacin interdepartamental?Auditoria Procesal.Desarrollo de Normas de Actuacin:El control esta basado en normas objetivas, precisas y apropiadas?Las normas de actuacin estn especificadas claramente y por escrito?Se revisan peridicamente las normas de actuacin?Cmo se evalan las normas de actuacin?Auditoria Procesal.Medicin de Resultados:Se comparan los resultados con los planes establecidos?Los controles descubren eficientemente las desviaciones?Se establecen los mecanismos de control con caractersticas de retroalimentacin?Se informa a los niveles superiores sobre las desviaciones importantes?Auditoria Procesal.Toma de Medidas Correctivas:Se toman medidas para corregir las desviaciones?Quin toma las medidas correctivas?Se hacen en forma inmediata?Qu tcnicas se aplican para tomar medidas correctivas?Al tomar una medida correctiva se le comunica al personal involucrado?Auditoria Procesal.2.- Auditoria Funcional: Es un examen y evaluacin de las Funciones Operacionales, con el propsito de detectar deficiencias e irregularidades y emitir recomendaciones.Se hace necesario preparar un listado de cada una de las funciones orgnicas que integran una organizacin y se lleva a cabo ponderando cada una de ellas.La asignacin de puntos que se les otorgue estn influenciados por el criterio del Auditor.

Auditoria Funcional.Debe estar orientada a determinar su efectividad y su vinculacin sincronizada con lo objetivos y controles de la organizacin.Los resultados deben estar orientados a perfeccionar dichas reas y a lograr que se reduzca la incidencia de irregularidades, desviaciones y riesgos en el desarrollo de las operaciones de la empresa.Sin perder de vista y teniendo en cuenta que cada una de estas, forma parte de la organizacin y expresa su dinamismo que tendr que tratarse en toda su complejidad.

Auditoria Funcional.Examen y Evaluacin mediante Cuestionarios sobre las Funciones Operacionales:A.- Auditoria a Ventas y Comercializacin: Polticas.- Se cuenta con polticas de ventas por escrito? Reflejan los objetivos de la Direccin? Conoce las polticas el personal del Dpto.? Las polticas describen ciertas condiciones: Caractersticas del vendedor Seleccin del vendedor

Auditoria Funcional. Obligaciones del vendedor Forma de realizar la venta Adiestramientos Comisiones, etc.

Auditoria Funcional. Registros: Existe diseos y controles de registros? Existe informacin de los clientes y un registro adecuado? Qu registros existen para informacin sobre ventas?

Auditoria Funcional. Control: Existe un control efectivo sobre los aspectos generales de ventas? Existen presupuestos de ventas? Se elaboran estadsticas de ventas por vendedor y productos? Se controlan los volmenes de devolucin, quejas, servicios de visitas y gastos de ventas? Cmo miden la rentabilidad por vendedor y por territorio de ventas?

Auditoria Funcional. Pronsticos de Ventas: Se elaboran pronsticos de ventas por cada producto? Qu tcnicas se utilizan para realizar las proyecciones? Auditoria Funcional. Investigacin de Mercados: Realizan investigacin de mercados? Cmo se investigan nuevos mercados? Se recibe la informacin de los clientes por intermedio de los vendedores?Auditoria Funcional. Promocin: Son adecuados los presupuestos de publicidad? Se evala y compara los gastos realizados con el incremento de las ventas? Como evalan su campaa publicitaria? Qu informacin se transmite sobre los productos? Es adecuada la literatura tcnica de ventas?Auditoria Funcional. Fuerza de Ventas: Se comparan los volmenes de ventas por vendedor con los resultados obtenidos? Qu acciones se toman con las desviaciones? Elaboran reportes los vendedores?Con que frecuencia? Se asignan cuotas de ventas a cada vendedor? Auditoria Funcional. Servicio al Cliente: El servicio al cliente forma parte de la actividad del Departamento? Se lleva un control de las quejas de los clientes? Se evalan y analizan las quejas de los clientes?Que se hace para solucionarlos?Auditoria Funcional.B.- Auditoria a Compras: Organizacin y Operacin: Existe un departamento que centralice todas las compras de la empresa? Existe un Procedimiento de Compras por escrito? Existen otras reas o personas que efectan compras?Quienes y porque?Conoce y esta a disposicin del personal los Manuales de Procedimientos de Compras?Auditoria Funcional. Informacin: Existe coordinacin entre compras, control de inventarios y planeacin de la produccin para establecer nuevos pedidos? Se recepciona informacin para evitar compras en exceso o para reducir al mnimo los inventarios? Existen diseos de formatos preestablecidos para cotizaciones y ordenes de compras adecuados? Qu tipo de anlisis de control de calidad se utilizan para evaluar las compras?

Auditoria Funcional. Se efecta una programacin de compras y entregas? Cules son los criterios que se utilizan para evaluar y aprobar una compra?Auditoria Funcional. Investigacin: Se llevan a cabo estudios sobre el mercado de proveedores? Se exige que los productos adquiridos(si as lo requiere) cumplan con los requisitos mnimos de estndares de calidad establecidos internacionalmente? Se realizan revisiones peridicas sobre materiales de desecho, obsoletas y excedentes?Auditoria Funcional. Planeacin de Compras: Se Planifican las Compras y se asignan los presupuestos para llevarlos a cabo? Interviene el jefe de compras en la planeacin y programacin de los mismos?Existe coordinacin? Se lleva a cabo una Programacin y Control de las compras?Auditoria Funcional. Polticas de Compras: Existen polticas de compras por escrito? A que nivel se ha establecido las polticas? Existen polticas que describan las condiciones bajo los cuales se pueden efectuar compras directas?Auditoria Funcional.C.- Auditoria a Recursos Humanos: Objetivos y Polticas de Personal: Se han establecido planes y objetivos por escrito? Son claras y adecuadas? Los objetivos estn alineados con los objetivos generales de la empresa?Se pueden mejorar los planes y objetivos de personal?

Auditoria Funcional. Evaluacin y Categorizacin de Puestos: Existe un Sistema de Remuneraciones concordante con la situacin econmica y el grado de competencia? Existe una jerarquizacin de los puestos de trabajo? Existe una delimitacin de la autoridad, responsabilidad y funciones de cada uno de los cargos que coadyuven a la operatividad del trabajo?Auditoria Funcional. Proceso de Reclutamiento: Existe un proceso de reclutamiento y seleccin adecuado? Existe un programa de capacitacin y cubre las necesidades de la empresa?

Auditoria Funcional. Administracin de Sueldos y Salarios: Existe una Estructura Salarial de acuerdo con las exigencias del mercado? Se realizan Anlisis de Puestos de Trabajo? Se lleva a cabo un programa de calificacin de meritos? Existe un plan de incentivos basado en el nivel de desempeo?

Auditoria Funcional. Control de Personal: Se cuenta con registro de personal y estn debidamente archivados y custodiados? Existe un listado de personal actualizado? Es controlado y revisado los trabajos extras? Existe un registro adecuado sobre los movimientos y vacaciones del personal?Auditoria Funcional. Contratos Colectivos: Se ajustan a los preceptos legales y a las obligaciones contractuales? Se respetan los Pactos Colectivos? Existe una armoniosa relacin con el organizacion sindical?Auditoria Funcional. Reglamento Interno de Trabajo: Se cuenta con un RIT actualizado y adecuado a las normas legales vigentes? Conocen los trabajadores el RIT? Ha sido divulgado a todo el personal de la empresa? Incluye las obligaciones y derechos a que estn sometidos los trabajadores?

Auditoria Funcional. Higiene y Seguridad Industrial: Son adecuados los procedimientos existentes para la proteccin de la planta y la seguridad de los trabajadores? Se revisan peridicamente las medidas de prevencin de accidentes de trabajo y se les provee de los materiales e instrumentos para contrarrestarlos? Existe un rea encargada de dar y mantener una seguridad al trabajador?Auditoria Funcional.D.- Auditoria a Crditos y Cobranzas: Polticas de Crditos: Existe un manual administrativo sobre las polticas de crditos y cobranzas? Cules son las condiciones para adoptar una poltica liberal de crditos? Se dan a conocer en forma adecuada las polticas de crditos al personal de esta rea? Cul es el sistema de crdito adoptado por la empresa? Se cuenta con expedientes de crditos por cliente?Auditoria Funcional. Son congruentes los objetivos del departamento de crditos y cobranzas con lo objetivos de la empresa? Son autorizados todos los pedidos de crditos por el Departamento? El personal de crdito esta organizado en funcin de la cantidad de clientes? Se investiga a los clientes potenciales sujetos de crdito? Quin autoriza los crditos? Se analizan peridicamente los limites de crdito establecido a los clientes?

Auditoria Funcional. Polticas de Cobranzas: Se cuenta con polticas de cobranzas claramente definidas? Se indican los periodos de cobros? Se cuenta con polticas irrestrictas en cuanto a no aceptar a un cliente con saldos pendientes? Qu mtodos de cobranza a adoptado la empresa? Se enva estados de cuenta a los clientes?Cada que tiempo?

Auditoria Funcional. Estn debidamente clasificados los vencimientos de pago de los clientes? Se cobran intereses por pagos vencidos?Existen saldos acreedores en la Cuenta por Cobrar? Se analiza la cartera de clientes morosos y sus causas? Con que frecuencia se realizan arqueos de caja?Se comparan los resultados con los de contabilidad?

Auditoria Funcional.3.- Auditoria Analtica: Es un examen y evaluacin de los Sistemas Operativos a fin de detectar deficiencias e irregularidades y proponer soluciones y recomendaciones. Implica evaluar y examinar: sistemas, procedimientos, mtodos, anlisis de puestos, actividades, formatos, costos de proceso productivos, etc. con la finalidad de detectar deficiencias y recomendar mejoras y actualizaciones de los mismos en busca de la eficiencia y eficacia.

Auditoria Analtica. Aspectos a examinar durante el desarrollo de una Auditoria Analtica: Las Polticas La estructura orgnica Los objetivos del Sistema Informacin sobre la Carga Laboral Informacin sobre el atraso de la ejecucin de las actividades Frecuencia de Actividades Los Costos de Operacin

Auditoria Analtica.Manuales Administrativos Simplificacin del Trabajo Administrativo Utilizacin de Maquinas

Auditoria Analtica. Objetivos de Auditoria Analtica: Fundamentar la opinin del auditor sobre la actuacin del sistema operativo. Proporcionar los suficientes conocimientos sobre el Sistema de Control y Operativo, que permitan recomendar mejoras orientados a incrementar la eficiencia y eficacia de la estructura de los procedimientos.

Auditoria Analtica. Ventajas de la Auditoria Analtica: Se logra una comprensin clara del Sistema de Control y del Sistema Operativo. Se obtiene una mayor apreciacin del Control Interno de la empresa. Proporciona recomendaciones objetivas, tanto del sistema de control como de la eficacia de los Sistemas y Procedimientos. Esta orientado a una Racionalizacin Administrativa en reas que requieren mayor atencin.

Auditoria Analtica.Fomenta el incremento de la Productividad al lograr un mayor rendimiento del personal.

Auditoria Analtica.METODOS DE ANALISIS.Una vez obtenida la informacin (recopilacin y registro de datos), esta debe ser sometida a un procedimiento de anlisis para conocer la eficiencia con que la empresa ha logrado o esta logrando sus objetivos y adems para descubrir las causas que impiden sus operaciones normales de sus sistemas, procedimientos y mtodos de trabajo, provocando con ello una reduccin de su eficiencia.El propsito del anlisis estar orientado a establecer las bases para desarrollar opciones de solucin al problema que se estudia, con el Mtodos de Anlisis. fin de introducir medidas de mejoramiento administrativo.Un enfoque muy eficaz en el momento de anlisis de datos, es mediante una actividad interrogativa, formulando una serie de preguntas que resuman los aspectos de una situacin administrativa para arribar a conclusiones:Mtodos de Anlisis.Mtodos de Anlisis.Hecho ObservadoCriticaAnlisisMejora PropuestaQu se esta haciendo? (Propsito)Por qu?Qu otra cosa podra hacerse?Qu debera hacerse? (Eliminar)Dnde se hace? (Lugar)Por qu?

En que otro lugar podra hacerse?Dnde debera hacerse?Cundo se hace? (Orden-Sucesion)Por qu?

Cundo podra hacerse?Cundo debera hacerse?Quin lo hace? (Persona)Por qu?

Qu otra persona podra hacerlo?Quin debera hacerlo?Cmo se hace? (Medio)Por qu?

De que otro modo podra hacerse?Cmo debera hacerlo? (Simplificacin)(Combinando: Lugar-Orden-Persona)