Facturacion_V3

7/29/2019 Facturacion_V3

1/16

Facturacion 10 de oct de 11

OpenBias Pag. 1 / 16

Jose Villarreal confidencial

Facturacin

En general, cuando utiliza toda la funcionalidad de OpenERP las facturas no necesitan ingresarsemanualmente. Facturas Borrador se generan automticamente de otros documentos como rdenesde compra, Pedidos de Venta.

El sistema genera propuestas de factura que son inicialmente fijadas al estado Borrador. Mientrasestas facturas permanecen sin confirmar no tienen impacto contable dentro del sistema. No haynada que detenga a los usuarios para crear su propia factura borrador si quieren.

La informacin que se necesita para la facturacin es automticamente tomada de la forma deEmpresa(tales como condiciones de pago y la direccin de la factura) o del Producto (como lacuenta para ser utilizada) o de una combinacin de los dos (tales como los impuestos aplicables yel precio del producto).

Hay varias ventajas en el Trabajo con Facturas Borrador:

Se tiene un estado de validacin intermedio antes de que la factura sea aprobada. Esto estil cuando sus contables no son la gente que crea la factura inicial, pero todava requierenaprobarla antes de que la factura sea ingresada en las cuentas.

Esto permite crear facturas por adelantado, sin aprobarlas al mismo tiempo. Tambin escapaz de catalogar todas las facturas que esperan la aprobacin.

La principal entrada de datos para facturas en OpenErp es muy simple, como esta permite ausuarios no-contables crear sus propias facturas. Esto quiere decir que su informacin contablepuede ser conservada hasta la fecha todo el tiempo como las rdenes son colocadas y recibidas,y sus impuestos son calculados.

Al mismo tiempo permite a las personas que tienen ms conocimientos contables mantener uncontrol total sobre los asientos contables que se estn generando. Cada valor propuesto por

OpenERP puede ser modificado posteriormente si es necesario.


2/16




Facturas de Clientes

Las Facturas de Clientes segun la configuracion dada en la orden de venta pueden ser generadasautomaticamente al confirmar la Orden de Venta, desde las ordenes de envio de productosconforme al producto pedido o recibido, o pueden crearse manualmente.

Para Empezar a ingresar manualmente una factura de cliente. Accedemos a :

Gestion Financiera Facturas de Clientes Nueva Factura de Cliente.

Al darle doble clic a Nueva Factura nos abrir en una pestaa el formulario para capturar laFactura de Cliente.


3/16




Diario:Tipo: Campo de Solo Lectura en el que aparece que tipo de factura se esta realizandoNumero Factura: Numero de Factura. Generado automaticamente al validar la FacturaEmpresa: Nombre del ClienteDireccion factura: Direccion de Facturacion del Cliente. Se despliega automaticamente al capturar

la empresa.Moneda: En que tipo de moneda se esta efectuando la factura. De manera predeterminadaaparece en pesos, cambiar si no es la moneda deseada.Fecha factura: Fecha en que se elabora la Factura. Si se deja en blanco el campo tomara la fechaactual.Forzar Periodo: En caso de que este movimiento pertenezca o necesite contabilizarse en unperiodo diferente al de curso. Aqui se indica ese periodo, Dejar en blanco para utlizar el actual

Factura

Cuenta: Cuenta contable utilizada para la factura a este cliente. Es llenado el campoautomaticamente despues de haber capturado la empresa. La cuenta mostrada es la que se leconfiguro a la empresa en su pestaa de Contabilidad, al darla de alta en el sistema.Descripcin: Descripcion corta de la factura como Anticipo 1 de 2Plazo de Pago:Establece si el cliente cuenta con algun plazo de credito. Es llenado el campoautomaticamente con el Plazo de Pago que se le configuro a la Empresa.

Para la Captura de las lineas de Factura damos click al icono el cual nos desplegara elformulario de captura de las lineas de Productos.


4/16




Producto: Nombre del Producto o Servicio que se esta facturandoUnidad de medida:Unidad de Medida en que se maneja el producto. Es desplegadaautomaticamente al capturar el productoCantidad:Cantidad del Producto a facturar(en unidad de Medida)Precio unidad: Precio de Venta que tiene el producto. Es desplegado automaticamente al capturar

el producto y puede modificarse. Este precio es expresado sin impuestos.Descuento (%): Si el producto cuenta con algun tipo de descuento. Por ejemplo si el producto tiene un20% de descuento este se expresa como 20.

Deducciones:Descripcin:Descripcion del producto que aparecera en la Factura. Si al momento que se diode alta el producto se establecio una, esta se desplegara automaticamente.Origen: Referencia al documento que creo esta factura(Numero de orden de Compra o Pedido)Cuenta: Cuenta Contable para los ingresos (Ventas) y gastos (Compras) que hay sobre esteproducto, es definida en las propiedades del producto. Si no tiene configurada una cuenta elproducto, entonces OpenERP tomara la cuenta que tiene la Categoria a la que este pertenece

Cuenta Analitica:Centro de Costos: Este campo es para darle un seguimiento contable al pedido de ventaSubtotal: Total antes de Iva.Impuestos: Impuestos que contiene el producto. Es desplegado automaticamente al capturar elproducto, ,se pueden aadir impuestos extras a los ya configurados para la

empresa y producto, esto se hace dando clic al boton y seleccionando el impuesto.


5/16




Impuestos

Despues de tener todas las lineas de la factura capturadas, damos clic a Calcular Impuestos, alhacer esto nos calculara el subtotal y Total, asi como en la parte izquierda nos desplegara losimpuestos de la factura,

Nota: La Factura la hayamos hecho manualmente o se haya creado automaticamente suestatus inicial siempre sera el deBorrador.

Otra Informacion

Compaia:Posicion Fiscal:Fecha vencimiento: En el caso que se haya establecido un plazo de pago, se calcula la fecha


6/16




vencimiento a partir de la fecha factura.Cuenta bancaria: Cuenta Bancaria a la que hara el pago el clienteDireccion contacto:Asiento Factura: Asiento Contable de la Factura, Generado Automaticamente al validar la factura

Pagos

En esta seccion aparece el registro de pagos que ha realizado el cliente a la Factura.

Ya que se ha checado que todos los datos de la factura estan correctos, el siguiente paso arealizar sera la creacion de la factura, esto se hace dando clic al Boton de Crear que se encuentraen la pestaa principal Factura, al dar clic a este boton la factura pasa del estado Borrador alEstado Abierto, en este estado ya se pueden realizar la aplicacion de pagos.

Pagando una Factura de Clientes

El Proceso de Pago para una factura de Clientes es el siguiente:

En la parte izquierda de nuestra ventana de Facturas de clientes, se encuentra localizada unabarra con diferentes acciones que podemos realizar sobre este tipo de documentos, dentro deestas acciones encontramos el Boton de Pagar Factura.

Al Dar clic a este Boton nos abrira el formulario para pagar Factura, el cual se muestra acontinuacion:


7/16




Dentro de este formulario podemos ver informacion de la Factura, asi como Informacion del Pago, enla seccion de pago a excepcion del campo Modo de Pago todos los campos estan completadosconforme a la informacion antes proporcionada en la factura, los campos en azul son modificables,por defecto en cantidad a pagar nos aparece el importe total de la factura pero podemos cambiaresta cantidad en el caso que solo se realize un pago parcial

sobre la factura, para establecer el modo de Pago daremos clic a .


8/16




Despues de seleccionar el modo de pago(Diario Contable), el siguiente paso a realizar es dar

click a o segun el pago que se haya realizado, tambien

dependiendo de si se cubrio en su totalidad la factura, esta cambiara de un estatus de Abierto a

Realizado. Los Pagos realizados sobre una factura como ya se menciono anteriormente puedenser vistos en la pestaa de pagos de la Factura.


9/16




Facturas de Proveedor

La forma en que se maneja las facturas de proveedores es muy similar a la de facturas de clientes.Sin embargo, ha sido adaptado para simplificar la rpida captura de datos y el monitoreo de lascantidades registradas.

Ingresando Datos

Muchas empresas no ingresan los datos sobre facturas de proveedores sino simplementeingresan los datos contables correspondiente al Diario de Compras.

Esto es particularmente aplicable a los usuarios que se han centrado en el sistema contable enlugar de todas las capacidades proporcionadas por un sistema ERP. Los dos enfoques alcanzan elmismo resultado contable: algunos prefieren uno y otros prefieren el otro dependiendo de sushabilidades. Sin embargo, cuando utilice las funciones de Administracion de compras en OpenERPdebe trabajar directamente en las facturas porque proporcionan rdenes de Compra odocumentos de Recibo de Bienes.

Las Facturas de Proveedor segun la configuracion dada en la orden de compra pueden sergeneradas automaticamente al confirmar una Orden de Compra, en la recepcion de productosconforme a lo recibido, o pueden crearse manualmente.

Para crear una factura manualmente los pasos son los siguientes:

a.- Ingresar al Menu Gestion Financiera ---> Facturas de Proveedor ---> Nueva Facturade Proveedor


10/16




Al darle doble clic a Nueva Factura nos abrir en una pestaa el formulario para capturar laFactura de Proveedor.

Todo es similar a la factura de cliente, empezando con el Diario por lo menos el por defecto esaceptable, y luego la Compaia, automticamente completar los campos siguientes

Direccin de Factura,Cuenta de la Empresa.

Indique la Moneda si la factura no va a usar la moneda por defecto, entonces usted puedeingresar las lneas de Factura.

Factura

Fecha factura: Fecha en que se elabora la Factura. Si se deja en blanco el campo tomara la fechaactual.Fecha vencimiento: En el caso que se haya establecido un plazo de pago, se calcula la fechavencimiento a partir de la fecha factura.Referencia Libre: Referencia para la factura, Folio de la Factura entregada por el ProveedorTotal: Monto Total de la Factura, el total de la factura entregada por proveedor debe coincidir con eltotal calculado por el sistema.

A diferencia de la factura de cliente usted no tiene que ingresar condiciones de pago -simplemente una Fecha de Vencimiento si se quiere una. Si no da una Fecha de vencimiento,OpenERP asume que esta factura ser pagada en efectivo. Si se quiere cnfigurar las condicionesde pago de una manera mas completa que solo simplemente la fecha de vencimiento, puede usar


11/16




el campo plazo de pagoque se encuentra en la segunda pestaa Otra informacin.

Tambin debe ingresar en la factura el Total con impuestos incluidos. OpenERP usa esta cantidadpara comprobar si todas las lneas de factura han sido ingresadas correctamente antes de que sele permita validar la factura.

Lineas de factura

Para capturar las lineas de Factura daremos clic al icono el cual nos desplegara una nuevalinea con los siguientes campos a llenar.

Justo como la factura de cliente usted tiene la opcin de ingresar toda la informacin a mano o usarun producto para completar muchos de los campos automticamente. Ingresando un producto,todo los valores siguientes son completados automticamente:

La Cuenta de producto es completada de las propiedades de la forma de producto o de la

categora del producto si nada es definido sobre el producto mismo, Los Impuestos vienen de la forma de producto y/o la forma de empresa, basada en los

mismos principios que la factura de cliente,

La Cantidad es puesta en 1 por omisin, pero puede ser cambiado a mano,

Ajusta el precio por unidad del precio total citado despus de deducir todos los diferentesimpuestos aplicables

Impuestos


12/16




Despues de tener todas las lineas de la factura capturadas, damos clic a Calcular Impuestos, alhacer esto nos calculara el subtotal y Total, asi como en la parte izquierda nos desplegara losimpuestos de la factura, Con esto podremos garantizar que los totales corresponden a losindicados en la factura en papel del proveedor.

El Botn Calcular

Aunque se debe calcular la factura antes de aprobarla, no se tiene que dar click al boton CalcularImpuestos. Al validar la factura directamente el software calcula los diferentes impuestos y verificael total.

Este botn slo es utilizado para hacer una pre-comprobacion del importe mostrado antes de quese confirme finalmente.

Otra Informacion

Compaia: Empresa para quien se realiza la CompraPosicion Fiscal:Plazo de Pago: Establece si tenemos un plazo de credito con el proveedorDescripcion:Numero Factura: Numero de Factura. Generado automaticamente al validar la FacturaOrigen: Documento por el cual se Genera esta Factura(Orden de Compra).


13/16




Direccion contacto:Asiento factura: Asiento Contable de la Factura, Generado Automaticamente al validar la facturaCuent a bancaria: Cuenta Bancaria a pagarForzar periodo: En caso de que este movimiento pertenezca o necesite contabilizarse en unperiodo diferente al de curso. Aqui se indica ese periodo, Dejar en blanco para utlizar el actual

Los perodos de contabilizacin son tratados como declaraciones de perodo legales. Por ejemplouna declaracin de impuestos para una factura depende del perodo contable y no del da defacturacin.

Dependiendo si sus declaraciones son hechas mensualmente o cada tres meses, el ao fiscalcontiene o doce o cuatro perodos contable.

Las fechas son mostradas en el documento que cre en el sistema contable. Estos son usadospara el clculo fechas de vencimiento.

Las dos piezas de informacin no tienen que tener la misma fecha. Si, por ejemplo, recibir unafactura de fecha 5 de Enero que corresponde a bienes o servicios suministrados antes del 31 dediciembre, la factura puede ser registrada en el periodo Contable Diciembre y por lo tanto serreconocida en ese perodo de la declaracin de impuestos, mientras que la factura puedepermanecer en 5 enero que sigue siendo la base de la fecha de vencimiento para el pago.

Pagos

En esta seccion aparece el registro de pagos Realizados sobre la Factura.

Ya que se ha checado que todos los datos de la facturas estan correctos, el siguiente paso arealizar sera la validacion de la factura, esto se hace dando clic al Boton de validar que seencuentra en la pestaa principal Factura, al dar clic a este boton la factura pasa del estado


14/16




Borrador al Estado Abierto, en este estado ya se pueden realizar la aplicacion de pagos.

Pagando una Factura de Proveedor

El Proceso de Pago para una factura de Proveedor es el siguiente:En la parte izquierda de nuestra ventana de Facturas de proveedor, se encuentra localizado unabarra con diferentes acciones que podemos realizar sobre este tipo de documentos, dentro deestas acciones encontramos el Boton de Pagar Factura.

Al Dar clic a este Boton nos abrira el formulario para pagar Factura, el cual se muestra acontinuacion:


15/16




Dentro de este formulario podemos ver informacion de la Factura, asi como Informacion del Pago, enla seccion de pago a excepcion del campo Modo de Pago todos los campos estan completadosconforme a la informacion antes proporcionada en la factura, los campos en azul son modificables,por defecto en cantidad a pagar nos aparece el importe total de la factura pero podemos cambiaresta cantidad en el caso que solo se realize un pago parcial

sobre la factura, para establecer el modo de Pago daremos clic a .

Al haber dado clic a este icono nos desplegara la siguiente ventana , en esta ventanaseleccionaremos el modo en que se pagara la factura.


16/16




Despues de seleccionar el modo de pago(Diario Contable), el siguiente paso a realizar es dar

click a o segun el pago que se haya realizado, tambien

dependiendo de si se cubrio en su totalidad la factura, esta cambiara de un estatus de Abierto a

Realizado. Los Pagos realizados sobre una factura como ya se menciono anteriormente puedenser vistos en la pestaa de pagos de la Factura.

Facturacion_V3

Documents

Transcript of Facturacion_V3