Factura Electrònica amb Babel

Factura Electrónica

Palamós, 26 novembre 2010

Índex

1. Introducció a la factura electrònica

2. Aspectes pràctics de l’operativa

3. Xarxes de valor afegit

4. Cas pràctic. Facturació electrònica en el sector hoteler.

5. Noves oportunitats

6. Eficiència empresarial


Depenent del tamany de les empreses i el volum de la seva facturació, l'estalvi en concepte d'emissió i gestió de de factures (emissió,enviament, recepció, magatzematge, recerca, signatura, devolució, pagament, enviament, etc.) pot fluctuar entre el 40% i el 80%. Entre els motius que fan possible aquest estalvi es troben:

Oportunitat en la informació, tant en la recepció com en l'enviament. Estalvi en la despesa de papereria. Facilitat en els processos d'auditoria. Major seguretat en el resguard dels documents. Menor probabilitat de falsificació. Agilitat en la localització d'informació. Eliminació d'espais per a emmagatzemar documents històrics. Processos administratius més ràpids i eficients.


En aquest punt cal desmitificar la por que tothom té quan sent a parlar de factura electrònica. Cal deixar clar que una factura electrònica només és una versió digital de la factura en paper que té la mateixa validesa legal que aquesta (i per tant, elimina la necessitat del paper).


Els aspectes a tenir en compte són:

El fitxer de dades que representa la factura ha d’estar signat digitalment amb un certificat digital emès per una autoritat certificadora reconeguda, com la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre. Aquests certificats són normalment gratuïts

El fitxer de dades s’ha de guardar en un arxiu digital accessible online mitjançant usuari i contrassenya durant el període legalment establert (a Espanya 5 anys)


No és necessari que el fitxer tingui un format concret, pot ser un pdf, XML, txt, etc.

- És necessari el consentiment del client per facturar electrònicament

- No cal guardar còpies de la factura en paper, ni a l’emissor ni al destinatari

2. Aspectes pràctics

Hi ha dos maneres d’enviar factures electròniques:

- Per e-mail en PDF signat digitalment

- A través de xarxes de facturació electrònica (com baVel), les quals s’adapten als requeriments (format de fitxer, forma d’entrega, etc) dels destinataris. En aquest cas, és el destinatari qui “imposa” com vol rebre la factura i el proveïdor s’ha d’adaptar

3. Xarxa de valor afegit

Xarxes de valor afegit. S’utilitzen per simplificar les diferents casuístiques de facturació electrònica que poden reclamar a un mateix proveïdor clients diferents.

baVel és un exemple.

Interfaz común

Comunicaciones seguras

Trazabilidad

Fiabilidad

Validación sobre el formato y contenido

Archivo digital y gestión documental

Cumplimiento con el marco legal

Rápido Despliegue

La red baVel provee a todas las partes de:

Car Rental

HotelTTOO

AAVV

Cliente

Restaurant

baVel. Una Red de Valor Añadido (VAN)

Esquema Operativo. Definición de flujos

Servicios Centrales

[ERP]

DirectorioComún

ManagerbaVel

ManagerbaVel

Servidores Centrales

...

ClientenClienten

ManagerbaVel

ManagerbaVel

Cliente1Cliente1

Proveedor1Proveedor1

ProveedornProveedorn

ManagerbaVel

Email +WebSegura

Otras líneasnegocio

Clientes / ProvsIndependientes

El Manager baVel actúa como gateway único para la comunicación con clientes y proveedores indistintamente.A través de baVel, el grupo de empresas podrá desplegar sin límites su estrategia de digitalización: clientes organizados, independientes, proveedores nacionales o internacionales podrán operar a través de baVel.

Otras líneasnegocio

El proceso de facturación electrónica se lleva a cabo según el esquema presentado a continuación donde todas las transacciones realizadas a través de baVel son validadas mediante un sofisticado circuito de doble certificación electrónica que proporciona a la plataforma las máximas garantías legales y la posibilidad de desmaterializar el papel y su archivo.

Marco Legal

4. Cas pràctic. Facturació electrònica en el sector hoteler.

INTRODUCCIÓNMANUAL

DE DATOS

CONTROLDE

DIFERENCIAS

CONTABILIZACIÓNY PAGO

CONCILIACIÓN

Cliente

Proceso manual de facturaciónProceso manual de facturación

Hotel 1

Hotel n

Acumular

Facturar

Imprimir

Ensobrar

Enviar a client

Enviar a Central

Esperar 3 mesos !!

Amb sort:

Rebre a Central

Validar

Gestionar diferències

Corregir

Tornar a començar

Cliente

INTRODUCCIÓNMANUAL

DE DATOS

CONTROLDE

DIFERENCIAS


CONCILIACIÓNValidaciones Factura

Proceso facturación electrónicaProceso facturación electrónica

Central

Cliente

INTRODUCCIÓNMANUAL

DE DATOS

CONTROLDE

DIFERENCIAS


CONCILIACIÓNEliminación Papel+

Custodia Digital


Central

No paper

Cliente

INTRODUCCIÓNMANUAL

DE DATOS

CONTROLDE

DIFERENCIAS


CONCILIACIÓN

Garantía de Entrega:Acuse de Recibo


Central

Cliente

INTRODUCCIÓNMANUAL

DE DATOS

CONTROLDE

DIFERENCIAS


CONCILIACIÓN

Proceso TotalmenteAutomático


Central

Cliente

INTRODUCCIÓNMANUAL

DE DATOS

CONTROLDE

DIFERENCIAS


CONCILIACIÓN

Aceptación Electrónica de Factura


Instantani

Central

Cliente

INTRODUCCIÓNMANUAL

DE DATOS

CONTROLDE

DIFERENCIAS


CONCILIACIÓNRechazo Electrónico

de Factura


El Client només rebutja la factura no conforme (no tota la remesa)

Validar

Controlar cobraments

Central

Factura electrónicaFactura electrónica

Desde la herramienta de control:

En SAP:

Beneficios facturación electrónicaBeneficios facturación electrónica

Incremento de la productividad administrativa eliminando tareas sin valor añadido: automatización de procesos

Eliminación factura física: papel, sellos, tinta,…

Envío seguro (sin riesgo de pérdidas) rápido y ágil

Integración automática con SAP: rápida contabilización

Validación de parámetros del cliente

Facilita conciliación y agiliza la interacción cliente – proveedor

Archivo digital: óptima organización, ahorro espacio, reducción tiempo de acceso al histórico de documentos

Plena validez fiscal y jurídica, como una factura tradicional.

• HOTELBEDS• VIAJES MARSANS• EXPEDIA• MTS INCOMING• NEW WORLD TRAVEL• VIAJES IBERIA• TRANSHOTEL• TRAVEL IMPRESSIONS• TRAVELMAR• DÍAS LIBRES• JUMBO TOURS• IBEROJET• SIDETOURS• PEPECAR• CRISOL• L‘TUR• INTERISLAND

• OPERADORES VACACIONALES• VIAJES HALCÓN• VIAJES ECUADOR• VIVATOURS• VIAJES OLYMPIA• EUROMAR• LUXAIR• KEYTEL• RESTEL• REWE• DERTOUR• GEOMOON• LIBERTY GOGO• MUNDOVIAJE• VIAJES MAPFRE• TOURICO

• GLOBALIA• TRAVELPLAN• CARLSON WAGONLIT • YOUTRAVEL• VIAJES ORANGE• VIAJES CAJA ESPAÑA• VIAJES DE LA LUZ• TUI UK – THOMSON• CAVAL TOUR• CLAVE VIAJES• GTA• SELECCIÓN MUNDIAL• MEDHOTELS/LASTMINUTE• IBEROTOURS• TCI CORTES XXI• VIAJES INTERNACIONAL EXPRESO• CHEAPCARIBBEAN

Clientes e-facturablesClientes e-facturables

Actualmente la mayoría de TTOO se facturan electrónicamente

5. Caso/ DevoluIVARetorno de IVA Profesional

El servicio tiene su origen en la petición realizada por un cliente

debido a su preocupación con el proceso administrativo y su

inconformidad al contabilizar los comprobantes de sus propios

ejecutivos de una forma no legal.

El reto fue dar solución desde Voxelgroup a las necesidades

administrativas de las empresas, reduciendo el trabajo

administrativo para ofertar un claro valor añadido, cumplir la ley y

recuperar el IVA.

Origen del Servicio

MILLONES DE TRABAJADORES QUE REALIZAN GASTOS FISCALMENTE DEDUCIBLES

MILLONES DE TRABAJADORES QUE REALIZAN GASTOS FISCALMENTE DEDUCIBLES

Necesidad. IVA Deducible en España

MILLONES DE AUTÓNOMOS

MILLONES DE EMPRESAS

MILLONES DE AUTÓNOMOS

MILLONES DE EMPRESAS

3,1 3,3 2,5 TARGET

8.886 95

5

MILLONES DE € GASTO DEDUCIBLE

MILLONES DE € EN IVA DEDUCIBLE

IVA NORECUPERADO

Solo si se presenta factura con todos los requisitos legales

Desglose Sectorial IVA No Recuperado

Restauración

Hotelería

Gasolineras

Autopistas

Parking

Taxis

955

MILLONES DE IVA NO RECUPERADOS

Falta de factura =

Qué dice la ley…

El Capítulo I del Título VIII de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE del 29) contiene los requisitos y limitaciones esenciales que han de observar los sujetos pasivos de dicho tributo a los efectos del ejercicio del derecho a la deducción.

Qué dice la ley…

Uno. Solo podrán ejercitar el derecho a la deducción los empresarios o profesionales que estén en posesión del documento justificativo de su derecho.

A estos efectos únicamente se considerará documento justificativo del derecho a la deducción (tanto del IVA como del gasto):

La factura original expedida por quien realice la entrega o preste el servicio o en su nombre y por su cuenta, por su cliente o por un tercero, siempre que, para cualquiera de estos casos, se cumplan con los requisitos que se establezcan reglamentariamente.

Articulo 97 – requisitos formales de la deducción.

La Realidad

DevoluIVA Actualidad

• No se solicitan las facturas en establecimientos que se

consume habitualmente por la dificultad que entraña.

• No se solicitan las facturas en establecimientos que se

consume habitualmente por la dificultad que entraña.

• Todas las personas están obligadas a tener un soporte

administrativo por la cantidad de papel que se maneja.

• Todas las personas están obligadas a tener un soporte

administrativo por la cantidad de papel que se maneja.

• Un papel perdido normalmente es un dinero que no se

justifica (y no se recupera)

• Un papel perdido normalmente es un dinero que no se

justifica (y no se recupera)

• Las empresas no tienen una información completa sobre los consumos reales de los empleados (posibilidad de “fraude”).

• Las empresas no tienen una información completa sobre los consumos reales de los empleados (posibilidad de “fraude”).

• Las contabilización de los gastos y deducción del IVA sin

factura sigue siendo una práctica común pero ilegal

• Las contabilización de los gastos y deducción del IVA sin

factura sigue siendo una práctica común pero ilegal

Se simplifica todo el proceso – un claro valor añadido

Se simplifica todo el proceso – un claro valor añadido

No papel – todo en soporte digital No papel – todo en soporte digital

No existe la posibilidad de pérdida No existe la posibilidad de pérdida

Control exhaustivo del gasto real Control exhaustivo del gasto real

Se cumple la ley en todos los casos (deducción del IVA y deducción del gasto)

Se cumple la ley en todos los casos (deducción del IVA y deducción del gasto)

La presión de las administraciones y de las empresas requiere que los proveedores

incorporen un sistema práctico que facilite al usuario un justificante que cumpla la

normativa legal.

La presión de las administraciones y de las empresas requiere que los proveedores

incorporen un sistema práctico que facilite al usuario un justificante que cumpla la

normativa legal.

Funcionamiento del servicio

DevoluIVA asigna al usuario un código identificativo (normalmente su NIF)

El usuario simplemente proporciona su código al momento de pagar

DevoluIVA automatiza completamente el proceso de emisión de factura. Tanto cliente como proveedor pueden despreocuparse totalmente de la gestión de sus facturas

El establecimiento recibirá un extracto de las factura recopilativas emitidas en su nombre cliente para cuadrar con la contabilidad y el y el cliente accederá a su cuenta para gestionar todos sus facturas

¿Su código de usuario?

En el caso de que al cliente o proveedor no

fuera usuario de DevoluIVA se puede dar de alta automáticamente

La cuenta por favor

¿Me podrá hacer factura?

El cliente encuentra todos sus tiques recopilados en formato digital

Accede a su cuenta DevoluIVA

Se genera una factura electrónica

recapitulativa

Al establecimiento

le llega un extracto de las

facturas recapitulativas emitidas en su

nombre

Funcionamiento del servicio

Envío automático del ticket electrónico

Entorno DevoluIVA

Fácilmente,en cualquier lugar y por diferentessistemas

(Gasolineras, peajes,

Parkings…)

(Gasolineras, peajes,

Parkings…)

Connectividad con Múltiples Sistemas

WEBWEBPrincipales buscadores

web y móviles

Principales buscadores

web y móviles

TPV(Restaurantes, Bares, Taxis,

Grandes almacenes…)

TPV(Restaurantes, Bares, Taxis,

Grandes almacenes…)

Servicio y futuros valores añadidos

DevoluIVA nos puede ofrecer una información más que detallada del consumidor de su establecimiento a titulo individual y como cliente empresa.

DevoluIVA puede ofrecer un servicio estadístico útil para elaborar estrategias concretas por establecimiento o línea de trabajo.

DevoluIVA estará presente en los principales buscadores para facilitar a sus usuarios los establecimientos adheridos.

DevoluIVA será una clara ventaja competitiva para los establecimientos que ofrezcan el servicio.

DevoluIVA utilizará sistemas web y móviles para su promoción.

En un futuro, DevoluIVA utilizará el móvil como medio de pago

INNOVACIÓN

Un sistema innovador fácil de usar y de instalar.

VENTAJA COMPETITIVA

Se cumple con la ley a la vez que se reduce el gasto real (entre un 8% y un 18%) del cliente profesional

FÁCIL Y SEGURO

Queda registrado digitalmente por ambas partes

Los tiques y las facturas no se pierden

FIDELIZACIÓN

Los profesionales preferirán consumir en establecimientos adheridos al servicio

Una Herramienta Imprescindible

Cualquier cliente podrá suscribirse inmediatamente al servicio de DevoluIVA en su

propio establecimiento

Cualquier cliente podrá suscribirse inmediatamente al servicio de DevoluIVA en su

propio establecimiento

Valores Añadidos para Proveedores

Estadísticas de consumo de clientes corporativos

Ventaja competitiva respecto proveedores que no disponen del servicio

Programas de fidelización corporativos

DevoluIVA automatiza los procesos de facturación a clientes corporativos

Promoción en nuestros buscadores online

Control de las facturas generadas en diferentes establecimientos

Archivo digital de las facturas emitidas

Ventajas para los Clientes

Rent a Car

Hoteles

Gasolineras

Peajes

Restaurantes

Contabilización del gasto y recuperación del IVA fiscalmente deducible

Control y Trazabilidad del gasto Estadísticas de consumo fiables

Gestión documental online de tiques y facturas

Total desmaterialización del papel de acuerdo a la legislación vigente (archivo digital durante 5 años)

Exportación automática de facturas a los programas de contabilidad más comunes (Contaplus, etc.)

100% de cobertura mediante portal webBilling personalizado

Programas de fidelización

Más

6. Eficiència empresarial

1. Que es business intelligence?

2. OLAP tools

3. Analysis & Reporting tools

4. Data mining tools

6. Aplicatiu empresarial

Situaciones corporativas

Las empresas se enfrentan al reto de transformar los datos almacenados en una valiosa fuente de información para la toma de decisiones.

MUCHOS DATOS… POCA INFORMACIÓN MÚLTIPLES FUENTES DE DATOS…Y FORMATOS

La agregación de las diferentes fuentes facilita el acceso estructurado a la información.

BAJA CALIDAD DE LOS DATOS SATURACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE I.T.

La fiabilidad de la información depende de su calidad

Es importante dar autonomía a los usuarios para la extracción sencilla de datos actualizados.

dat

os

información

Los datos en sí no son información, hay que refinarlos para que lo sean:

ERP VENTAS

Mr. Smith

500$ /year

revenue

Mr. Smith

5.000$ /year

revenue

Marketing

Ventas

Producción

Finanzas

IT

ventas

marketing RRHH

ERP

soporte

PC’S

Business IntelligenceConcepto

Business Intelligence (B.I.) es el conjunto de técnicas destinadas a

explotar los datos corporativos para mejorar la toma de decisiones de

negocio mediante un acceso fácil a la información relevante y actualizada.

“La información almacenada pero no utilizada cuesta dinero. La información

explotada genera beneficios”

coste

beneficio

Número de personas con acceso a informes de B.I.

Acceso de nuevos departamentos a informes de B.I.

Business Intelligence El valor de los datos en la organización

El beneficio obtenido por el uso de información aumenta a medida que más gente tiene acceso a ella.

Además, el acceso de nuevos departamentos a la información provoca saltos cualitativos en el beneficio para la empresa.

El acceso a través de una Intranet corporativa a los resultados del sistema de B.I. es una buena alternativa para maximizar el impacto de la información en la empresa.

Val

or

de

los

Dat

os

IntroducciónImportancia de B.I.

Las herramientas de B.I. convierten los informes tradicionales en potentes herramientas de decisión, generando valor añadido y

capacidad de reacción ante cambios de mercado.

Business intelligence Concepto

1. Business Intelligence es el proceso de recolección y análisis de datos para ayudar a las compañías a preparar y ajustar con agilidad los planes y proyecciones estrategicas

2. También: “Conjunto de técnicas destinadas a explotar los datos corporativos para generar conocimiento de mercado y aplicar esta información estratégica a la toma de decisiones.”

3. Objetivo: Descubrir tendencias emergentes de mercado que puedan afectar el futuro de un negocio, y descubrir indicadores críticos en la evolución de este mercado.

La información almacenada pero no utilizada cuesta dinero: la información explotada genera beneficios y ventajas competitivas en los

mercados.

Business Intelligence Gama de soluciones

Integración y normalización de las diferentes fuentes de datos de la empresa.

Data Warehouse estructurado para acceso óptimo a la información.

CONSTRUCCIÓN DATA WAREHOUSE


Sistema de generación de informes dinámico y flexible.

No colapsa las bases de datos de explotación.


REPORTING


Cruce multidimensional de información.

Posibilidad de realizar consultas on-line con flexibilidad para definir parámetros.


IMPLANTACIÓN SISTEMA DE

ANÁLISIS “OLAP(*)”

REPORTING

(*) On-Line Analytical Processing


Extracción de tendencias ocultas en grandes volúmenes de datos.

Explica una variable (ej. cuota de mercado) en función de un grupo preseleccionado de variables.


IMPLANTACIÓN SISTEMA DE

ANÁLISIS “OLAP(*)”

IMPLANTACIÓN SISTEMA DE DATAMINING

REPORTING

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