La importancia de este pasaje de Lucas radica por el perdón de los pecados.
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Caratula UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO TEMA: “PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE CONTABLE EN LA MICROEMPRESA SHOES S.A.” AUTORES: Carpio Centeno Mariana Fernanda Cevallos Jiménez Laura Valeria TUTOR: C.P.A Cecilia Vélez Barros
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Caratula
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA: “PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE CONTABLE
EN LA MICROEMPRESA SHOES S.A.”
AUTORES:
Carpio Centeno Mariana Fernanda
Cevallos Jiménez Laura Valeria
TUTOR:
C.P.A Cecilia Vélez Barros
GUAYAQUIL - 2016
ii
Ficha de registro de tesis
Repositorio Nacional de Ciencia y Tecnología
Ficha de Registro de Tesis
Título y Subtítulo: “PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE CONTABLE EN LA MICROEMPRESA SHOES S.A.”
Autor/es:
Laura Cevallos Jiménez
Mariana Carpio Centeno
Revisores:
Lcda. Almeida González Maylie, MSC
Ing. Mejía Flores Omar Gabriel, MTF
Institución: Universidad de Guayaquil Facultad: Ciencias Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
Fecha de Publicación: No. de pags.:85
Área de Temática:
Campo: Investigación
Área: Auditoria
Aspecto: propuesta de Implementación de un software Contable
Palabras Claves: Software Contable Microempresas Control
Resumen: En la actualidad el mundo de los negocios crece a pasos agigantados por lo cual los administradores deben de buscar la forma como poder adaptarse al entorno que también están en constante cambios. Debido a este constante cambio es necesaria la incorporación de nuevas tecnologías la cual permita resumir toda la información que se genera al momento de realizar el proceso de compra y ventas de los diferentes productos. La importancia de un software contable radica en la utilidad que se le da al mismo de tal forma que permita un resumen eficaz y eficiente de toda la información que se ingresa al sistema de información contable. Debido a ello es necesario la evaluación de cómo esto factor podría mejorar las actividades de la empresa, de tal forma que se plantea el siguiente trabajo de investigación el cual tiene como propósito la implementación de un sistema de información contable dentro de las empresas del sector de Calzado de la ciudad de Guayaquil.
No. De Registro (En Base de Datos) No. de Clasificación:
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AdjuntoPdf: (x)SI ( )NO
Contacto con Autor/es:
Laura Cevallos Jiménez
Mariana Carpio Centeno
Teléfono
0986474447
0994361102
E-mail:
[email protected] en la Institución:
Secretaria titular ( e ) fca
Nombre: Teléfono:
iii
Certificado del sistema antiplagio
Para los fines legales pertinentes, certifico que la tesis “PROPUESTA DE
IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE CONTABLE EN LA MICROEMPRESA
SHOES S.A.” perteneciente a las alumnas: Carpio Centeno Mariana Fernanda y
Cevallos Jiménez Laura Valeria, tiene un 2% de similitud según el informe del sistema de
coincidencias de Urkund.
C.P.A Cecilia Vélez Barros
Tutor
iv
Renuncia a derecho de autor
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en ésta tesis son de
absoluta propiedad y responsabilidad de Mariana Fernanda Carpio Centeno con C.I.
0928689132 Laura Valeria Cevallos Jiménez con C.I. 0928832377
Tema: “PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE CONTABLE
EN LA MICROEMPRESA SHOES S.A.”
Derechos que renuncio a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso como a
bien tenga.
Mariana Carpio Centeno
C.I# 0928689132
Laura Cevallos Jiménez
C.I# 0928832377
v
Certificación del tutor
Habiendo sido nombrada, como tutor de tesis de grado como requisito para optar por el título de C.P.A presentado por Mariana Fernanda Carpio Centeno con C.I. 0928689132 y Laura Valeria Cevallos Jiménez C.I. 0928832377
Tema: “PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE CONTABLE EN LA MICROEMPRESA SHOES S.A.”
Certifico que: He revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su
sustentación.
C.P.A Cecilia Barros Vélez MAE
vi
Dedicatoria
Dedico mi tesis a Dios, a él sea toda la gloria y honra, por darme fuerzas para seguir adelante, y no desmayar en los obstáculos que se me presentaban en el camino. A mi madre y a mi tía, por siempre guiarme y ser la voz de aliento en cada uno de mis propósitos.
A mis padres, quienes a lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y educación siendo mi apoyo en todo momento depositando su entera confianza en cada reto que se me presentaba, A mi familia en general, por estar siempre presentes en cada uno de mis logros.
vii
Agradecimiento
Primeramente, quiero agradecerle a Dios por darme fortaleza, responsabilidad y sabiduría, y por permitirme alcanzar este objetivo anhelado; porque sin él, nada hubiese sido posible. A mi madre Laura Jiménez, que siempre se esforzó para poder brindarme una formación profesional. A mi tía Luisa Mora, que ha sido un pilar fundamental en mi vida, al brindarme su apoyo en todo momento. A la Universidad de Guayaquil, por darme la oportunidad de estudiar y ser una profesional. A mi directora de tesis, C.P.A. Cecilia Vélez Barros, quien con sus conocimientos, su experiencia, y su motivación ha contribuido para que pueda culminar mi carrera con éxito. A cada uno de mis profesores, que aportaron con su conocimiento y sabiduría. A mis compañeros y amigos, con los que compartí varias experiencias de estudio a lo largo de mi carrera.
En primer lugar a Dios por haberme guiado y permitir alcanzar un objetivo más en mi vida; en segundo lugar a cada uno de los que son parte de mi familia a mi PADRE Stalin Carpio, mi MADRE Daysi Centeno, mi ABUELA Ofelia Mora; a mis hermanos y primo; por siempre haberme dado su fuerza y apoyo incondicional que me han ayudado y llevado hasta donde estoy ahora. A mi compañera de tesis porque en esta armonía grupal lo hemos logrado y a mi directora de tesis quién nos ayudó en todo momento, Msc. Cecilia Vélez Barros.A mis profesores a quienes les debo gran parte de mis conocimientos, gracias a su paciencia y enseñanza, finalmente un eterno agradecimiento a esta prestigiosa universidad la cual abre sus puertas a jóvenes como nosotros, preparándonos para un futuro competitivo y formándonos como personas de bien.
viii
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Contaduría Pública Autorizada
Tesis presentada como requisito para optar por el título de Contaduría Pública Autorizada,
cuyo título es: “PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE
CONTABLE EN LA MICROEMPRESA SHOES S.A.”
Autores: Carpio Centeno Mariana Fernanda Cevallos Jiménez Laura Valeria
Tutor: C.P.A Cecilia Vélez Barros
Resumen
En la actualidad el mundo de los negocios crece a pasos agigantados por lo cual los
administradores deben de buscar la forma como poder adaptarse al entorno que también
están en constante cambios. Debido a ello es necesario la evaluación de cómo podría
mejorarse las actividades de la empresa, de tal forma que se plantea el siguiente trabajo de
investigación el cual tiene como propósito la implementación de un sistema de información
contable dentro de las empresas del sector de Calzado de la ciudad de Guayaquil. Durante el
desarrollo del trabajo de investigación se determinó que los principales modulo necesario en
este tipo se empresas son los de servicio al cliente, banco y cuentas por pagar, contabilidad,
inventario y tributación, todo estos son necesarios para un buen funcionamiento del negocio
como tal y para llevar de forma controlada todas las actividades que se lleven a cabo día a
día se realicen de forma normal y de forma eficaz. Por medio de la implementación del
sistema se podrá mejorar el tiempo de respuesta en el servicio al cliente así como también
poseer un control adecuado de todo aquello que ingresa dentro de la empresa. Hoy en día es
necesario contar con un sistema contable que facilite el buen manejo y control de toda la
información que posee la empresa a fin de que los directivos tengan información real para la
toma de decisiones.
Palabras claves: control interno, sistema contable, administración, contabilidad,
organización
ix
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Contaduría Pública Autorizada
Tesis presentada como requisito para optar por el título de Contaduría Pública Autorizada,
cuyo título es: “PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE
CONTABLE EN LA MICROEMPRESA SHOES S.A.”
Autores: Carpio Centeno Mariana Fernanda Cevallos Jiménez Laura Valeria
Tutor: C.P.A Cecilia Vélez Barros
Abstract
Today the business world grows by leaps and bounds so managers should seek how to adapt
to the environment are also constantly changes. Because of this assessment of how it could
be improved activities of the company, so that the next research project which aims to
implement a system of accounting information within companies in the Footwear industry
arises it is necessary the city of Guayaquil. During the development of the research it was
determined that the main necessary module in this type companies are customer service,
bank and accounts payable, accounting, inventory and taxation, all these are necessary for
proper functioning of the business as such and to bring in a controlled manner all activities
carried out daily are conducted normally and effectively. Through the implementation of the
system may improve the response time in customer service as well as have adequate control
everything that enters within the company. Today it is necessary to have an accounting
system that facilitates the proper management and control of all information available to the
company so that managers have real information for decision-making.
Keywords: internal control, accounting system, management, accounting, organization
xi
Tabla de contenido
Caratula.......................................................................................................................................i
Ficha de registro de tesis............................................................................................................ii
Certificado del sistema antiplagio.............................................................................................iii
Renuncia a derecho de autor.....................................................................................................iv
Certificación del tutor................................................................................................................v
Dedicatoria................................................................................................................................vi
Agradecimiento........................................................................................................................vii
Resumen..................................................................................................................................viii
Abstract.....................................................................................................................................ix
Capítulo I....................................................................................................................................1
1. El problema............................................................................................................................1
1.1. Planteamiento del problema........................................................................................................1
1.2. Formulación y sistematización de la investigación.....................................................................1
1.2.1. Preguntas de investigación.................................................................................................1
1.3. Justificación................................................................................................................................2
1.3.1. Justificación Teórica..........................................................................................................2
1.3.2. Justificación Metodológica.................................................................................................2
1.3.3. Justificación Práctica..........................................................................................................2
1.4. Objetivos de la investigación......................................................................................................3
1.4.1. Objetivo general.................................................................................................................3
1.4.2. Objetivos Específicos.........................................................................................................3
1.5. Delimitación de la investigación.................................................................................................3
1.6. Hipótesis.....................................................................................................................................4
1.6.1. Variables............................................................................................................................4
1.6.2. Operacionalización de las variables....................................................................................4
Capítulo II..................................................................................................................................5
2. Marco Referencial..................................................................................................................5
2.1. Antecedentes de la Investigación................................................................................................5
2.2. Marco teórico..............................................................................................................................5
2.2.1. Contabilidad.......................................................................................................................5
2.2.1.1. Definición.....................................................................................................................5
2.2.1.2. Importancia de la contabilidad......................................................................................8
xii
2.2.1.3. Ventajas de la contabilidad...........................................................................................8
2.2.2. Software Contable..............................................................................................................9
2.2.2.1. Definición.....................................................................................................................9
2.2.2.2 Importancia..................................................................................................................10
2.2.2.3 Características..............................................................................................................11
2.2.2.4 Objetivos de los sistemas de contabilidad....................................................................12
2.2.2.5 Funciones de un software contable..............................................................................13
2.2.2.6 Elementos de un sistema contable................................................................................14
2.2.3.1. Definición de control interno......................................................................................15
2.2.3.2. Controles administrativos y contables.........................................................................16
2.2.3.3. Medios para lograr el control interno contable............................................................17
2.2.3.4. Importancia y relación................................................................................................18
2.3. Marco Contextual.....................................................................................................................19
2.4. Marco Conceptual.....................................................................................................................20
2.5. Marco Legal..............................................................................................................................22
Capítulo III...............................................................................................................................25
3. Marco Metodológico............................................................................................................25
3.1. Diseño de la investigación........................................................................................................25
3.2. Tipo de Investigación...............................................................................................................25
3.3. Población y Muestra.................................................................................................................26
3.4. Técnicas e instrumentos de investigación.................................................................................27
3.5. Análisis de los resultados..........................................................................................................28
Capítulo IV...............................................................................................................................37
4. La propuesta.........................................................................................................................37
4.1. Antecedentes de la propuesta....................................................................................................37
4.1.1. Empresa “SHOES S.A.”...................................................................................................37
4.1.1.1 Estructura Organizacional............................................................................................37
4.1.1.2. Proceso contable de la empresa...................................................................................38
4.2. Análisis de la propuesta............................................................................................................39
4.2.1. Alcance la de la propuesta................................................................................................39
4.2.2. Límites de la propuesta.....................................................................................................40
4.3. Descripción de la propuesta......................................................................................................40
4.3.1. Descripción de Módulos...................................................................................................43
4.3.1.1. Servicio al cliente........................................................................................................43
xiii
4.3.1.2. Banco y cuentas por Pagar..........................................................................................49
4.3.1.3 Inventario.....................................................................................................................53
4.3.1.5 Contabilidad General...................................................................................................57
4.3.3. Análisis FODA de la propuesta........................................................................................61
4.3.3.1. Fortalezas....................................................................................................................61
4.3.3.2. Oportunidades.............................................................................................................61
4.3.3.3. Debilidades.................................................................................................................61
4.3.3.4. Amenazas....................................................................................................................62
4.3.4. Estructura Organizacional Rediseñada.............................................................................62
4.3.5. Consideraciones de la propuesta.......................................................................................64
Conclusiones............................................................................................................................65
Recomendaciones.....................................................................................................................66
Referencias...............................................................................................................................67
Apéndice..................................................................................................................................69
xiv
Índice de tablas
Tabla 1 Delimitación de la investigación 3
Tabla 2 Identificación de las variables 4
Tabla 3 Aspectos dentro de la contabilidad 7
Tabla 4 Funciones de un software contable dentro de una empresa 13
Tabla 5 Conocimiento sobre un software contable 28
Tabla 6 Importancia de un software contable dentro de la organización 29
Tabla 7 Software contable como medio de control interno 30
Tabla 8 Calificación del Software actual 31
Tabla 9 Utilidad del control interno actual 32
Tabla 10 Aspectos de falencias y fallas 33
Tabla 11 Necesidad de la implementación del software 34
Tabla 12 Módulos del Sistema Contable 41
Tabla 13 Códigos Interno de documentos tributarios 44
Tabla 14 Detalle de Códigos – Banco 49
Tabla 15 Modulo por Aéreas 63
Tabla 16 Modulo por Gerentes 63
Tabla 17 Aspectos de mejora 64
xv
Índice de figuras
Figura 1 Conocimiento sobre un software contable 29
Figura 2 Importancia de un software contable dentro de la organización 30
Figura 3 Software contable como medio de control interno 30
Figura 3 Software contable como medio de control interno 31
Figura 4 Calificación del Software actual 32
Figura 5 Utilidad del control interno actual 33
Figura 6 Aspectos de falencias y fallas 34
Figura 7 Necesidad de la implementación del software 35
Figura 8 Organigrama de la empresa 38
Figura 9 Proceso contable de la empresa 39
Figura 10 Ventana general de ingreso al sistema 42
Figura 11 Módulos del sistema 43
Figura 12 Ventana general de Servicio al Cliente 43
Figura 13 Ingreso de clientes 45
Figura 14 Reporte de clientes 46
Figura 15Ingreso de nuevos clientes 46
Figura 16 Cinta de opciones procesos 47
Figura 17 Cinta de opciones consulta 48
Figura 18 Cinta de opciones transacciones 48
Figura 19 Ventana general del Modulo 49
Figura 20 Cinta de opciones transacciones 50
Figura 21 Cinta de opciones Consultas 51
Figura 22Cinta de opciones Bancarias 51
Figura 23 Ingreso de proveedores 52
Figura 24 Detalle de la información de cada proveedor 52
Figura 25 Ventana general del modulo 53
Figura 26 Cintas de opciones 54
Figura 27 Opciones del módulo de inventario 54
Figura 28 Otras opciones del módulo de inventario 54
Figura 29 Ventana general del modulo 55
Figura 30 Cintas de opciones 56
xvi
Figura 31 Generación de ATS 57
Figura 32 Ventaja general del modulo 58
Figura 33 Cinta de opciones 59
Figura 34 Modelo de Balance General 60
Figura 35 Modelo del Estado de Resultado 60
Figura 36 Modelo del Plan de Cuentas 61
Figura 37 Rediseño Del Organigrama 62
1
Capítulo I
1. El problema
1.1. Planteamiento del problema
La información contable, es una herramienta fundamental permite identificar, medir,
clasificar, registrar, analizar y evaluar todas las operaciones y actividades de la organización.
Brinda información sobre lo pasado, lo que está ocurriendo en este preciso momento y lo que
se proyecta para el futuro.
La contabilidad computarizada consiste en la aplicación de los procedimientos
tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, desde el punto de vista
del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos
contables que se suceden dentro de la organización.
Debido a los retos y exigencias del presente milenio en el ámbito empresarial, es
indispensable que las empresas cuenten con una herramienta, como es un sistema contable
que brinde información oportuna y facilite la toma de decisiones. Para que un sistema de
contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con
los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que
integre de tal manera el esquema general de la empresa.
Sin embargo microempresas dedicadas a la comercialización de zapatos para diferentes
segmentos de mercado de la ciudad de Guayaquil no cuenta con dicho sistema, motivo por el
cual presenta una serie de inconvenientes que afectan a la planeación, dirección y control,
dificultando el crecimiento de la empresa.
1.2. Formulación y sistematización de la investigación
¿Será necesaria la implementación de un software contable en las microempresas
comercializadoras de calzado en la ciudad de Guayaquil, de tal forma que permita tomar
decisiones empresariales?
1.2.1. Preguntas de investigación
¿Cuál es la situación actual de las empresas dedicadas a la comercialización de
calzado en la ciudad de Guayaquil?
¿Qué indican las teorías sobre la importancia de implementar un sistema de
información dentro de una empresa?
¿Cuáles son las ventajas de contar con un software de información dentro de una
empresa de calzado?
2
¿Qué problemas se resolverán en las microempresas que se dedican a la
comercialización de actividad de calzado con la implementación del sistema de un
contable?
1.3. Justificación
1.3.1. Justificación Teórica
La justificación teórica consiste en que está demostrado teóricamente que se puede diseñar
un software contable adaptable a los micros empresas dedicada a la comercialización de
calzado, el mismo que permite conocer la situación contable y financiera de la empresa.
Este nuevo sistema abre el debate sobre temas como la eficiencia y el ahorro de recursos,
así como nuevos desafíos para su mejora continua en las distintas áreas dentro de la
organización. Para la implementación de este software se recurren a varias fases entre ellas:
la evaluación de los procesos actuales, implementación del software y el análisis de las
mejoras. (Bernal Miño, 2004)
1.3.2. Justificación Metodológica
La presente investigación tiene carácter científica-metodológica pues se determina a través
de un desarrollo metódico analítico, de esta forma contribuye al desarrollo de la investigación
científica, quedando un modelo también aplicable a todas las demás empresas dedicadas a la
misma actividad. (Cegarra Sánchez, 2011)
1.3.3. Justificación Práctica
La justificación práctica consiste en que la investigación busca establecer un sistema
administrativo y contable a fin de poder evitar inconvenientes en la consecución de los
resultados esperados, buscando siempre el cumplimiento de los fines para lo cual fue creado
dicho sistema. El presente estudio, permitió observar de cerca algunas microempresas
dedicadas a esta actividad, percibiendo objetivamente las deficiencias existentes dentro del
control contable y financiero que llevan. Por ende se considera importante implementar un
Sistema de Contabilidad Computarizado que vaya acorde con las actividades económicas y
financieras que realiza día a día la organización, el mismo que arroje resultados verídicos al
momento de tomar decisiones empresariales, y así facilitar la evaluación y el control de los
recursos económicos y financieros, y proporcionando a los directivos un conocimiento
permanente del flujo de la información contable. Para llevar a cabo la implementación del
Sistema Contable Computarizado la microempresa “Shoes S.A.” ha brindado la apertura
necesaria para aplicar los instrumentos de investigación, como la entrevista y las encuestas,
dirigidas a los directivos, personal administrativo.
3
Los resultados de la Implementación de un Software Contable beneficiarán a la empresa
como institución y en especial a su Departamento Contable y Financiero, la presente
investigación permitirá contar con una información real sobre su desempeño de acuerdo al
cumplimiento de los objetivos y metas. Gracias a la colaboración de las autoridades de la
empresa, y a su personal, es factible llevar a cabo el proyecto de investigación. (Pablo
Heredero, López Hermoso, Romero, & Medina Salgado, 2011)
1.4. Objetivos de la investigación
1.4.1. Objetivo general
Proponer un sistema contable en las microempresas de la ciudad de Guayaquil
dedicadas a la comercialización de calzado.
1.4.2. Objetivos Específicos
Analizar las microempresas del sector, por medio de un estudio de mercado.
Revisar la fundamentación teórica para determinar el nivel de importancia de un
software contable.
Evaluar la implementación del software en una de las microempresas de la ciudad de
Guayaquil que se dedican a la actividad del calzado.
Determinar las mejoras que se solucionan debido a la implementación del sistema
contable.
1.5. Delimitación de la investigación
La presente investigación se ha tomado como referencia los siguientes datos, de tal forma
que permita su delimitación y alcance
Tabla 1
Delimitación de la investigación
País Ecuador
Provincia Guayas
Ciudad Guayaquil
Sector Micro - Comercializadoras de Calzado
Empresa de estudio “SHOES S.A.”
# de colaboradores 40
Nombre del proyecto “Propuesta de implementación de software contable para las microempresas
comercializadoras de calzado de la ciudad de Guayaquil”
: Delimitación de la propuesta de investigación. Adaptación de “SHOES S.A.”
4
1.6. Hipótesis
La implementación de un software contable en el sector de comercialización de calzado en
la ciudad de Guayaquil, beneficiará a la dirección de la empresa por medio de la toma de
decisiones acorde a los problemas.
1.6.1. Variables
Independiente
Propuesta de implementación de un software contable.
Dependiente
Toma de decisiones empresariales.
1.6.2. Operacionalización de las variables
Tabla 2
Identificación de las variables
Variables Definición conceptual Definición operativa Dimensiones Indicadores
Independiente
Propuesta de
implementación y
evaluación de un
software contable.
Inserción de métodos,
fases en un proceso con
la ayuda de medios
tecnológicos, de forma
sistematizada
Elaboración de nuevos
procesos que ayuden el
desarrollo efectivo de la
organización dentro del
mercado globalizado.
Evaluación de los
procesos internos
Control interno y
reducción de tiempo.
Evaluación del mejor
sistema contable
para la generación de
información efectiva.
Almacenamiento y
ordenamiento de la
información.
Dependiente
Toma de decisiones
empresariales.
Elección de las mejores
formas para resolver
problemas
empresariales.
Análisis e inserción de los
mejores procesos que
contribuya al desarrollo
del negocio.
Generación de
información que
permita un control
interno efectivo.
Diagnosticar y
reportar
: Operacionalización de las variables. Adaptación de “SHOES S.A.”
5
Capítulo II2. Marco Referencial
2.1. Antecedentes de la Investigación
Según (Calvopiña Nuñez, 2010) indica en su tesis con título “Implementación de un
sistema contable computarizado en la fábrica Alfarera ubicada en el valle de Tumbaco de la
Provincia de Pichincha” en la cual tiene como objetivo principal analizar cómo se facilita la
toma de decisiones por parte de la gerencia y como determina la posición financiera y
concluye que por medio de un sistema de facilita el ingreso a la información, lo antes
mencionado se liga a los objetivos de la presente investigación. Según (Flores Castillo, 2012)
en su tesis con título “Diseño e implementación de un sistema contable, tributario y nomina
aplicado a la microempresa TEXDURA” indica que por medio de un sistema se puede
mejorar las relaciones con el cliente y mejorar las toma de decisiones de los administradores
para un buen futuro y desenvolvimiento de la empresa.
Según (Cajamarca Farez & Velez Peñaherrera, 207) en su tesis con título “Implementación
de un sistema de contabilidad en la empresa CORPOAUTO” en la cual se plantea como
objetivo general la implementación de un sistema el cual ayude a mejorar el control interno
dentro de la empresa. Las investigaciones antes mencionadas se ligan a al presente trabajo de
investigación debido a que por medio de la implementación de un sistema se podrá mejorar el
control interno de la empresa y ayudará a mostrar información necearía para a toma de
decisiones por parte de la lata gerencia.
2.2. Marco teórico
2.2.1. Contabilidad
2.2.1.1. DefiniciónLa contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por
tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación
de las técnicas de la ciencia contable. Desde la actividad económica más pequeña hasta las
transacciones económicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran
cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la
contaduría pública altamente capacitados (Josar, 2008)
La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren
en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos
procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que
implica el constituir una empresa determinada (Josar, 2008).
6
La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado
a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar
la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que, en épocas
como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio
comercial.
La contabilidad de doble entrada se inició en las ciudades comerciales italianas; los libros
de contabilidad más antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Génova, datan del
año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy
avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorería y de los ábacos,
durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las técnicas contables
en oriente.
Contabilidad es la metodología mediante la cual la información financiera de un ente
económico es registrada, clasificada, interpretada y comunicada; esto con el fin de que sea
utilizada por los gerentes, inversionistas, autoridades gubernamentales y otras personas y
empresas, como ayuda para la toma de decisiones en cuanto a asignación y utilización de
recursos. La contabilidad se encuentra la medición de transacciones financieras, las cuales
representan transferencias del derecho de propiedad legal, según una relación contractual.
Quedan excluidas expresamente aquellas transacciones no financieras, según varios de sus
principios generalmente aceptados (Gerencia y negociso en Hispanoamerica, 2015).
Es indudable que el concepto de contabilidad como técnica de información ha logrado
predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla sólo un registro de hechos
históricos, en la actualidad es una herramienta intrínsecamente informativa, que es utilizada
para facilitar el proceso administrativo y la toma de decisiones internas (dentro de la misma
organización, este tipo de decisión implica variación en el desarrollo habitual del negocio u
empresa) y externas (genera una conducta sobre el entorno de la empresa vinculada con
proveedores, bancos y accionistas, etc.)(Thompson Baldiviezo, 2008). La Contabilidad es la
Ciencia que proporciona información de hechos económicos, financieros y sociales
suscitados en una empresa; con el apoyo de técnicas para registrar, clasificar y resumir de
manera significativa y en términos de dinero, “transacciones y eventos”, de forma continua,
ordenada y sistemática, de tal manera que se obtenga información oportuna y veraz, sobre la
marcha o desenvolvimiento de la empresa u organización con relación a sus metas y objetivos
trazados, con el objeto de conocer el movimiento de las riquezas y sus resultados (Thompson
Baldiviezo, 2008)
7
Por lo tanto se reconoce que toda Organización con o sin fines de lucro necesita encaminar
su actividad con un orden de transacciones o eventos, se debe enfatizar que toda organización
fija metas y fines para alcanzarlos en el corto, mediano y/o largo plazo, en este preciso
momento la contabilidad se hace imprescindible en proporcionar información; para obtener la
misma las empresas se ven en la necesidad de practicar registros (acciones) de las
operaciones que se susciten a lo largo de un determinado tiempo de trabajo, ya sea diario,
semanal o anual, de dinero, mercaderías y/o servicios por muy pequeñas o voluminosas que
sean estas (Thompson Baldiviezo, 2008).
La contabilidad es la ciencia que estudia el patrimonio, y las variaciones que en él se
producen, el objeto de la contabilidad es la medición adecuada del patrimonio en sus diversos
aspectos (Pombo, 2011), dichos aspectos son:
Tabla 3
Aspectos dentro de la contabilidad
Tipo de aspectos Descripción
Estático Valor del patrimonio en una fecha determinada.
Dinámico Variación del patrimonio a lo largo de un periodo de tiempo.
Cuantitativo Valor de los elementos integrantes del patrimonio.
Cualitativo Elementos que componen el patrimonio.
Económico Inversiones realizadas por la empresa con los fondos
obtenidos.
Financiero Donde se han obtenido los fondos con los que se realizaron las
inversiones.
: Adaptación de (Pombo, 2011)
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Se considera como primer paso en el desarrollo económico la aparición de la “Partida
simple” de la contabilidad que consistía desde el inicio en apuntar en listas separadas lo que
se tenía en dinero, los bienes, las deudas y obligaciones, las cuentas de clientes, esta era una
visión patrimonialista(Pombo, 2011).
2.2.1.2. Importancia de la contabilidad
Para muchas personas la contabilidad no es vista más que una obligación legal, algo que
debe llevarse porque no hay más remedio, ignorando lo importante y lo útil que puede llegar
a ser. La contabilidad, quizás es el elemento más importante en toda empresa o negocio, por
cuanto permite conocer la realidad económica y financiera de la empresa, su evolución, sus
tendencias y lo que se puede esperar de ella. La contabilidad no sólo permite conocer el
pasado y el presente de una empresa, sino el futuro, lo que viene a ser lo más interesante
(Gerencia.com, 2013)
La contabilidad permite tener un conocimiento y control absoluto de la empresa. Permite
tomar decisiones con precisión. Permite conocer de antemano lo que puede suceder. Todo
está plasmado en la contabilidad. La contabilidad es mucho más que unos libros y estados
financieros que se tienen para presentárselos a las diferentes autoridades administrativas que
lo pueden solicitar (Gerencia.com, 2013)
La contabilidad tiene como finalidad determinar y detectar la situación de la empresa
desde el comienzo, controlar las variaciones que se van generando a lo largo del ejercicio
económico, de tal forma que proporcione los resultados de la empresa y la situación que
posee la empresa (Pombo, 2011)
2.2.1.3. Ventajas de la contabilidadLa contabilidad es una función necesaria para cualquier negocio. Todas las empresas
deben llevar un registro de sus ingresos y gastos, y los registros deben ser lo más detallado
posible. Para algunos, la idea de lidiar con hojas de cálculo, libros de diario generales y hojas
de contabilidad es difícil (Francis, 2010)
Un sistema de contabilidad automatizado permite al usuario introducir la transacción
en el programa una sola vez y todas las cuentas se actualizarán según sea necesario.
Los programas computarizados de contabilidad son más rápidos en cuanto a la
introducción de información. Sin embargo, incluso con la detección de errores
integrados en los programas informáticos, a veces es más fácil cotejar los libros de
diario en un sistema manual, ya que puedes dar la vuelta a las páginas que necesitas e
incluso revisar los libros sobre la mesa si es necesario.
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Con un sistema de contabilidad computarizado, la información para un determinado
período de tiempo puede ser compilada con rapidez. Con un sistema manual, puede
tomar tiempo para localizar la información de cada libro y poder compilarla en un
informe (Francis, 2010).
Tener el conocimiento global la empresa, y de cómo funciona, permite el empresario
tomar mejores decisiones, anticiparse a situaciones difíciles, o poder prever grandes
oportunidades que de otra manera no puede avizorar, y por consiguiente no podrá aprovechar.
La contabilidad, es sin duda la mejor herramienta que se puede tener para conocer a fondo su
empresa; no darle importancia es dejar la posibilidad de detectar falencias que luego resulta
demasiado tarde detectarlas (Gerencia.com, 2013).
2.2.2. Software Contable
2.2.2.1. DefiniciónEl Sistema Contable es una estructura organizada mediante la cual se recogen las
informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos
como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la
misma tomar decisiones financieras (Josar, 2008).
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información
bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de
costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema
contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las
actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo, el
proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de
la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales (Josar, 2008).
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro
sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se
llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que
se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción
terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos
comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios (Josar, 2008).
Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para
controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por
medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones
administrativas y financieras que se nos suministre. Para que un sistema de contabilidad
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funcione eficientemente es preciso que subestructura-configuración cumpla con los
objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que
integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar
cualquier actividad importante de la misma.(Josar, 2008)
Se denomina como software contable a aquellos programas relacionados con la
contabilidad que tienen como objetivo sistematizar y hacer más fáciles las tareas diarias de
contabilidad. En otras palabras, se considera software de contabilidad a cualquier programa
que haga la vida más fácil a un contable (Gerencie.com, 2015)
La necesidad de tener un programa contable es cada vez mayor, pues las administraciones
y la mayoría de empresas ya están descartando cualquier método físico o analógico a la hora
de hacer contabilidad. Es lógico, ya que la pérdida de dinero y tiempo que se produce con
esos sistemas ahora mismo es inviable (Gerencie.com, 2015).
El funcionamiento del software es sencillo:
Se introduce la información necesaria para el programa, como podrían ser pólizas,
ingresos o gastos de la empresa.
El software utiliza toda esta información, la ordena y extrae conclusiones y datos
como los inventarios, balances o nóminas.
Utilizamos todos los resultados obtenidos en el software para realizar las tareas de
contabilidad de una forma mucho más sencilla.
Estos programas permiten al empresario o freelance no tener que perder cientos de horas
al año en procesos de facturación o contabilidad. Por ejemplo, algunos software emiten
facturas periódicas automáticamente o envían las nóminas, algo que de forma manual llevaría
casi un día de trabajo (Gerencie.com, 2015).
2.2.2.2 Importancia
Uno de los factores que desde siempre han sido claves para toda empresa, es el proceso de
toma de decisiones basado en una adecuada administración de la información. Hoy en día, el
elemento diferenciador entre empresas, radica en el aprovechamiento de los recursos que la
tecnología ofrece. La manera en que dichos recursos son explotados por cada una de las
organizaciones, todos ellos relacionados con la manipulación de datos para proveer
información clara, precisa y confiable que sea utilizada para la toma de decisiones oportuna y
acertada. La toma de decisiones es una actividad crítica dentro de las organizaciones, y es por
esto que de ello depende en gran medida el éxito que en un momento dado, la organización
pueda alcanzar. El empleo de los diferentes sistemas de contabilidad con los que puede contar
una empresa suelen ser herramientas fundamentales, ya que los mismos permiten mantener
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un cierto control de todas las negociaciones comerciales y financieras que se realicen en la
empresa, además de cumplir con el requerimiento de información para lograr obtener un
mayor aprovechamiento de todos los recursos disponibles. (Gaibor & Salazar, 2015)
En la actualidad, aún hay mucha gente que cree que los sistemas de contabilidad solo se
limitan a la recolección de información fundamentada en un proceso de registro, clasificación
de resumen de dicha información correspondiente a cada transacción que ha sido realizada
por la empresa, pero se debe considerar que los sistemas de contabilidad constituyen un
proceso que va mucho más allá de ello.(Gaibor & Salazar, 2015)
Los sistemas de contabilidad representan una de las herramientas más importantes y
esenciales para lograr el desarrollo de las compañías. A su vez, los sistemas de contabilidad
son los encargados de analizar y valorar todos aquellos resultados económicos que suele
obtener una empresa mediante la agrupación y la comparación de resultados, permitiendo así,
que todas las tareas de la compañía sean ejecutadas bajo control y con la supervisión de un
contador.(Gaibor & Salazar, 2015)
2.2.2.3 Características
Adaptable
El software contable debe ser tan manejable como la plastilina. Cada empresa es un
mundo y tiene actividades distintas, y no se puede programar todo de la misma forma para
cada cliente. El software de contabilidad debe permitir que cada usuario se cree su "propio"
software personalizado dentro del mismo.
Con opción para respaldo de información
En la actualidad la información se respalda en la nube, sin embargo no podemos poner
todas nuestras esperanzas en ella. Hay que hacer respaldos de forma regular de todos los
datos y asegurarnos ante cualquier fallo informático. El programa debe hacer respaldos de
forma automática, y debe dar la posibilidad al usuario de hacer sus propias copias de
seguridad.
Integración con los otros programas
Los programas de contabilidad deben tener la facilidad de poder adaptarse a los demás
programas que tenga la empresa y que se utilicen dentro de las actividades comerciales de la
misma. Estos se van configurando de una forma en la que todos "se entienden". Es decir, que
si yo envío información desde el mío, aunque esté "codificada" en un software contable
distinto, ambos saben extraer los datos de forma similar. De nada serviría tener un programa
contable con el que enviemos documentos que nadie puede interpretar.
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Personalizable en niveles de usuario
Dependiendo del tamaño de la empresa, puede que se creen varias capas de usuarios con
jerarquías. Es útil que el software permita que haya un administrador y varios usuarios, los
cuales solo tengan permitido editar ciertos datos.
Capaces de soportar mucha información
El programa debe ser capaz de soportar cualquier subida de información y de guardar todos
los datos.
2.2.2.4 Objetivos de los sistemas de contabilidad
Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de contabilidad
representan un orden coherente mediante el cual se recopila toda la información que se
necesita con respecto a la entidad empresarial como resultado de todas las actividades que se
llevan a cabo en la misma, y en este sentido debemos destacar que los datos que recogen los
sistemas de contabilidad son imprescindibles para poder adquirir la información legal,
financiera y tributaria de la compañía.
La eficiencia que debe aportar la implementación de estos sistemas de contabilidad
dependerán de la manera con la cual sean empleados los mismos y este debe ser un hecho
cuya base debe estar situada y enfocada en los objetivos de la empresa, vinculándose a su vez
con todos los programas de procedimiento que suelen encontrarse dentro del esquema
funcional de una entidad comercial.
El principal de ellos es el conocimiento de los objetivos ya que mediante esto, los
sistemas de contabilidad podrán llevar a cabo el análisis que hace referencia a la razón
social, la actividad, la ubicación física, y los recursos totales que utilizará la empresa.
En segundo lugar, tiene como tarea la elaboración de un informe preliminar acerca de
la situación en la cual se encuentra la empresa, verificando la aplicación de las normas
legales correspondientes e implementando diferentes metodologías para lograr una
mejor y más eficiente recopilación de la información, buscando que la misma se
acerque lo más que le sea posible a la realidad económica correspondiente a la
empresa.
El tercer y último objetivo por el cual las empresas emplean los diferentes sistemas de
contabilidad es la preparación de los informes pertinentes, como por ejemplo,
aquellos que registran todas las operaciones que se encuentran en los libros,
elaborando informes financieros.
Implementar los sistemas de contabilidad más adecuados para la empresa representaran un
grado de confianza para la gerencia, siendo este uno de los puntos claves en la organización
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de una compañía comercial, ya que los mismos le permiten a la empresa que pueda evaluar el
desenvolvimiento, el control, la gestión y a su vez, determinar su posición y situación
financiera en el momento que la empresa lo desee y necesite.
2.2.2.5 Funciones de un software contable
Tabla 4
Funciones de un software contable dentro de una empresa
Tipo de función Descripción
Facilita la contabilidad
en la pequeña y
mediana empresa.
Hoy en día un freelance o pequeña/mediana empresa
puede gestionar su propia contabilidad en muy poco
tiempo gracias a este software. Mientras que antes
tenía que introducir datos, hacer cálculos y extraer
conclusiones, ahora solo debe introducir los datos y
dejar al software trabajar.(Torres, 2015)
Automatiza la
contabilidad.
La automatización del software permite que muchas
tareas mecánicas desaparezcan. Por ejemplo, hasta la
llegada de estos programas había que emitir facturas
una a una, enviarlas por correo e incluso imprimirlas
para entregarlas en mano. Con la tecnología de la que
se dispone hoy en día, cualquier software es capaz de
guardar los datos de sus clientes y generar una factura
a partir de otra creada anteriormente.
Guarda toda la
información en la nube.
Hasta hace unos años los softwares contables debían
ser instalados en un ordenador para poder usarlos.
Eso ya quedó obsoleto y, aunque muchos (sobre todo
los más avanzados) sigan requiriendo instalación, la
mayoría funcionan a través de Internet.
Reduce el nivel de
errores
Si hace los cálculos de forma manual o a través de
una plantilla de Excel, se está arriesgando a cometer
errores. Los programas de facturación y contabilidad
interpretan los datos y detectan errores. Saben
perfectamente qué cantidades deben ir en cada lugar
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y, en caso de ver algo inusual, le avisan y le notifican
de cualquier fallo.
Posibilita ver la
información en
cualquier lugar
Al guardar la información en la nube usted tiene
acceso directo a sus documentos y al propio programa
esté donde esté. No importa que sea una tablet, un
móvil o un ordenador, podrá acceder. Esto puede
parecer algo poco útil, pero si viaja, realiza muchos
negocios fuera del local de su negocio o trabaja desde
casa, supone una comodidad extra a la que no se
puede renunciar
Permite tomar
decisiones y sacar
conclusiones
El software contable interpreta los datos y extrae todo
lo que se necesita para poder saber en qué estado está
la contabilidad. Al presentarlo de forma ordenada, sin
errores y con interpretaciones propias del software,
facilita la tarea de tomar decisiones a raíz de la
contabilidad.
: Adaptación de(Gerencie.com, Software de contabilidad, 2015)
2.2.2.6 Elementos de un sistema contable
Identificación, análisis y mediciones de la comunicación en la contabilidad de
costos
Los tres elementos básicos de contabilidad ayudan a la gestión en identificar el uso más
eficiente de los recursos de capital, midiendo los efectos de los controles de costos y
comunicar la información en toda la organización. Por ejemplo, la contabilidad de costos se
centra en los costos asociados con los productos, servicios, departamentos y recursos (materia
prima y mano de obra). Los informes son redactados y comunicados a la administración y los
usuarios externos para su proceso de toma de decisiones. Mediante la identificación y
medición de costos, la administración puede reasignar el capital en un esfuerzo por mejorar la
eficiencia y reducir los costos (Houston, 2010).
Análisis financiero contable, medición y comunicación
El componente de medición en la contabilidad financiera se basa en un análisis
estandarizado del desempeño financiero histórico de una organización. La información
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financiera relevante es identificada y analizada antes de ser comunicada a los tomadores de
decisiones con las declaraciones de renta, flujo de caja, ganancias y pérdidas. El sistema de
contabilidad financiera está diseñado para evaluar la salud financiera de la empresa para los
tomadores de decisiones internas y externas, tales como los auditores externos e
inversionistas. La identificación de la información bajo estos sistemas requiere una
comprensión de los Principios Generalmente Aceptados de Contabilidad (GAAP, por sus
siglas en inglés), así como los diversos requisitos de contabilidad de cada autoridad de
impuestos estatales y federales (Houston, 2010).
Identificando las medidas económicas nacionales apropiadas para el análisis
Los sistemas de contabilidad nacional identifican las condiciones económicas de un país y
utilizan las medidas que se ajusten a las normas internacionales, tales como Sistema Estándar
de Cuentas Nacionales (SNIRS, por sus siglas en inglés), para comunicar la información que
es fácilmente comparable para el análisis con datos históricos.
Estas mediciones identifican la productividad económica mediante medidas estándar
conocidas como producto interno bruto (PIB) y producto nacional bruto (PNB). A través de
los tres elementos básicos de todos los sistemas de contabilidad, un contador puede
identificar la información necesaria para medir la salud de un país para proporcionar a
empresas y particulares la capacidad de tomar decisiones financieras (Houston, 2010).
Propósitos de los tres elementos básicos de contabilidad
Esencialmente, los tres elementos básicos de todos los sistemas de contabilidad
proporcionan un marco estandarizado para identificar los factores económicos y financieros y
tendencias, para proporcionar una medición estándar empírica basada, para comunicar la
salud financiera y la fiscalidad de las empresas y las economías (Houston, 2010).
2.2.3. Control interno y software contable
2.2.3.1. Definición de control interno
El control interno es el sistema interior de una empresa que está integrado por el plan de
organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e informas y
todas las medidas y métodos empleados para:
Proteger los activos.
Obtener la exactitud y confiabilidad de la Contabilidad y de otros datos e informes
operativos.
Promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de todos los aspectos de las
actividades de la empresa.
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Comunicar las políticas administrativas y estimular y medir el cumplimiento de la
misma.
El control interno va más allá de las funciones de Contabilidad y financieros; su alcance es
tan amplio como la propia empresa y toca todas las actividades de organización. Está basado
en los siguientes principios: (Gonzalez Dalmau, 2012)
Principio de la división del trabajo.
Principio de asignación de responsabilidades.
Principio de cargo y descargo.
2.2.3.2. Controles administrativos y contables
Los controles administrativos son procedimientos y métodos que se relacionan sobre todo
con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos.
El control interno contable consiste en los métodos, procedimientos y plan de organización
que se refieren sobre todo a la protección de los activos y a asegurar que las cuentas y los
informes financieros sean confiables.
El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros
que se relacionan con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros
financieros. Se diseñan para prestar seguridad razonable de que:
Las operaciones se proyectan de acuerdo con la autorización general o específica de la
administración.
Se registran las operaciones como sean necesarias para: permitir la preparación de los
estados financieros de conformidad con los principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.
El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la
administración.
Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los
activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia.
(Gonzalez Dalmau, 2012)
2.2.3.3. Medios para lograr el control interno contable
Los sistemas de control interno varían de una organización a otra, dependen de factores
tales como el tamaño, la estructura de la organización, la naturaleza de las operaciones y los
objetivos de la organización para los cuales fue diseñado el sistema. Sin embargo existen
17
factores comunes para cualquier sistema. Estos factores son: un plan lógico de organización,
una estructura contable bien diseñada, una función de Auditoría interna, y la calidad y
entrenamiento del personal.(Torres, 2015)
Plan de organización.
Se refiere a la división de autoridad, responsabilidades y obligaciones entre los miembros
de una organización. El plan de organización deberá dar seguridad de que las transacciones se
llevan a cabo de conformidad con la empresa, de que se acrecienta la eficiencia de las
operaciones, se resguardan los activos y se promueve la confianza de los datos contables.
Estos objetivos pueden lograrse por medio de la separación de responsabilidades para:
(Torres, 2015).
La iniciación o aprobación de las transacciones,
La custodia de los activos, y
Los registros contables que se llevan.
Control interno sobre transacciones.
Un concepto fundamental del control contable es que ninguna persona o departamento
deberá manejar todos los aspectos de una transacción de principio a fin. Cada transacción
deberá implicar cuatro pasos: aprobada, autorizada, ejecutada y registrada. El control interno
se acrecentará si cada uno de estos pasos se lleva a cabo por empleados o departamentos
independientes.(Torres, 2015)
Responsabilidad por los activos.
Un paso tradicional para lograr el control interno contables es la separación de la función
contabilidad de la custodia de los activos relativos. Cuando los del departamento de
Contabilidad y los de custodia son independientes, el trabajo de cada departamento sirve para
comprobar la precisión del trabajo del otro.(Torres, 2015)
Eficiencia de las operaciones.
Un plan eficaz de operaciones deberá mejorar la eficiencia de las operaciones, así como
contribuir al control interno contable. Cuando dos o más departamentos participan en cada
transacción, el trabajo de un departamento es revisado por el otro. Normalmente los errores
que comete el departamento de recibo en las cuentas de mercancías recibidas, lo descubrirá el
departamento de Contabilidad cuando compare el informe recibido con la factura del
vendedor y la orden de compra.(Torres, 2015).
Organización independiente de los departamentos.
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El control interno se logra principalmente por medio de la independencia en la
organización de los departamentos de contabilidad, de operación y de custodia. Este grado de
separación se logra mediante la designación de jefes de departamentos que se valoricen sobre
la base de la actuación de sus departamentos respectivos.(Torres, 2015)
Responsabilidad de los departamentos de finanzas y contabilidad.
La división de responsabilidades entre estos departamentos muestra la separación de las
funciones de contabilidad, operativas y también de custodia de activos. El departamento de
contabilidad registra las transacciones financieras, pero no maneja los activos financieros.
Los registros de contabilidad establecen la responsabilidad por los activos y proporcionan la
información necesaria de los movimientos financieros.(Torres, 2015)
2.2.3.4. Importancia y relación
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha
incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia
y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades
básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.
Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones,
conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una
planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor
visión sobre su gestión (Chacon, 2002)
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los
procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger
y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así
como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular
la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia(Chacon, 2002).
El control interno deberá ser planeado, nunca será consecuencia de la casualidad o surgirá
de modo espontáneo. El control interno es una trama bien pensada de normas, métodos,
procedimientos y medidas de coordinación, que deben fluir con seguridad y responsabilidad,
que garantice los objetivos de preservar, con la máxima seguridad, el control de los recursos,
las operaciones dadas en los documentos primarios y registrados por la contabilidad. En fin
debe coadyuvar a proteger los recursos contra el fraude el desperdicio y el uso inadecuado
(Manzur, 2013).
Un software contable es considerado como un plan que relaciona el contenido de los
trabajos que han de realizarse durante el periodo contable. Mientras más detallado sea este
programa, más fácil resultará llevar a cabo la contabilidad, sobre todo para aquellos
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administradores con poca experiencia. Un software contable constituye un plan de acción
para guiar y controlar el trabajo del administrador. En términos más o menos generales
describe el alcance del trabajo y los aspectos que deberán ser comprobados, constituyéndose
en un método ordenado para indicar y controlar la ejecución de los procedimientos de
auditoría mediante los cuales se va a efectuar el trabajo (Manzur, 2013).
2.3. Marco Contextual
Es importante que toda organización disponga de sus propias políticas, normas y
procedimientos especialmente en el área financiera y contable, éstas no son más que las
pautas generales y específicas dadas por la gerencia con el fin de que todas las operaciones se
realicen de la forma y manera que se espera, sin embargo en ciertos casos la gerencia
descuida este detalle, tratando de apoyarse exclusivamente en el criterio y profesionalismo
del personal contable, generándose en muchos de estos casos falsas expectativas por parte de
la propia gerencia.
La empresa “SHOEES S.A” es un tipo de negocio comercial, el mercado que la empresa
atiende es el de calzado, dentro de la ciudad de Guayaquil, a continuación, se presenta su
misión, visión y valores corporativos
Misión
“SHOES S.A. es una empresa dedicada a la comercialización de calzado, con el único
propósito de satisfacer las necesidades de los consumidores, esto gracias al equipo de
colaboradores comprometidos con el desarrollo de la empresa”
Visión
“SHOES S.A para 2018 se convertirá en una de las mejores empresas de calzado dentro de
la ciudad de Guayaquil, captando un 75% del mercado total, mejorando cada día la atención
del consumidor”
Valores
Responsabilidad
Respeto
Honestidad
Lealtad
Compromiso
2.4. Marco Conceptual
Sistema
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Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que
interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o
materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.
Software
El software es un ingrediente indispensable para el funcionamiento del computador. Está
formado por una serie de instrucciones y datos, que permiten aprovechar todos los recursos
que el computador tiene, de manera que pueda resolver gran cantidad de problemas.
Software contable
El software contable es una herramienta que ayuda a manejar de manera automatizada las
operaciones del negocio, haciendo que el personal encargado del registro de las operaciones
sea más eficiente y eficaz. El software contable debe permitir generar múltiples reportes, con
el fin de conocer la situación financiera de la empresa para la toma de decisiones.
Control interno
Es un conjunto de planes métodos y procedimientos adoptados por una entidad con el
único objetivo de proteger sus activos.
Procedimientos
Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma
para obtener el mismo resultado.
Riesgos
Es la probabilidad de un suceso adverso que trae consecuencias financieras negativas para
la organización.
Gestión administrativa
Es la habilidad que tiene la empresa para definir alcanzar y evaluar sus propósitos con el
adecuado uso de los recursos disponibles
Gestión
Es la consecuencia de fines u objetivos con la vista puesta en la adaptación al medio
externo y a la situación del mercado, conservando el equilibrio y mantenimiento de la
cohesión interna.
Administración
La administración consiste en la coordinación, de las diferentes actividades de trabajo de
modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con los demás integrantes del equipo de
trabajo, la administración requiere la culminación eficiente y eficaz de las actividades
laborales de la organización (P. Robbins & Coulter, 2005)
Eficiencia
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Consiste en obtener los mayores resultados con la mínima inversión, como los gerentes
tienen recursos escasos (personas, dinero y equipo), se preocupan por el aprovechamiento
eficiente. (P. Robbins & Coulter, 2005). Es una capacidad o cualidad aparecida dentro de una
organización debido a que significa la utilización de recursos de la sociedad de la manera más
eficaz posible para satisfacer las necesidades y deseos de los individuos, aprovechando de
mejor manera los recursos.
Eficacia
Es el grado en que se alcanzan los objetivos propuestos, la eficacia supone hacer las cosas,
debido a ello de la asocia con la eficiencia. La eficacia hace referencia a la capacidad para
lograr las metas propuestas por la organización y que deben ser cumplidas en periodos de
tiempo.
Servicio
La actividad o labor que realiza una persona natural o jurídica ajena a la Entidad, para
atender una necesidad de esta última, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar
terminadas las prestaciones del contratista.
Seguridad
Medidas de resguardos contra el acceso no autorizado a los datos. Los programas y datos
se pueden asegurar entregando números de identificación y contraseñas a los usuarios
autorizados de una computadora.
Simplificación administrativa
Se entiende por Simplificación Administrativa los principios y las acciones derivadas de
éstos, que tienen por objetivo final la eliminación de obstáculos o costos innecesarios, para la
sociedad, que genera el inadecuado funcionamiento de la Administración.
Sistema de información
Se denomina Sistema de Información al conjunto de procedimientos manuales y/o
automatizados que están orientados a proporcionar información para la toma de decisiones.
Sostenibilidad
Habilidad de un Proyecto para mantener un nivel aceptable de flujo de beneficios a través
de su vida económica la cual puede expresar en términos cuantitativos y cualitativos.
Organigrama
Se considera como la representación gráfica de los diferentes departamentos que existen
dentro de una empresa, de tal forma que permita conocer la estructura organizacional y
funcional de la organización.
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2.5. Marco Legal
La compañía es constituida basándonos a partir del artículo 143 de la Ley de Compañías
donde se estipula y regula todo lo relacionado a una sociedad anónima o compañía anónima.
Por lo cual brevemente mencionaremos varios conceptos que giran alrededor de este tipo de
entidad:
La sociedad anónima es una compañía cuyo capital, dividido en acciones negociables, está
formado por la aportación de los accionistas que responden únicamente hasta el monto de sus
acciones. La denominación de esta compañía deberá contener la indicación de —compañía
anónima o — “sociedad anónima“, o las correspondientes siglas. Por lo tanto la empresa se
denominara “SHOES S.A.”.De acuerdo con la Superintendencia de Compañías el capital
mínimo para la constitución de la sociedad es de US$ 800,00.
La empresa contará con un total mínimo de 2 accionistas, los mismos que de acuerdo a la
Ley formaran parte de la junta general de accionistas, la misma que se reunirá por lo menos 3
veces al año, aquello y demás atribuciones se estipulan a partir de del artículo 230. De la Ley
de Compañías del Ecuador.
Aplicación de las Normas NIIF para PYMES
La compañía se encuentra constituida dentro de la legislación Ecuatoriana donde desde el
año 2012 todas las compañías aplican las NIIF de manera obligatoria, pero para esta empresa
aplican las NIIF para Pymes, debido que la misma posee 45 trabajadores y se presupuestó que
no superara las ventas de US$ 100,000 al año, por lo cual dentro de nuestra jurisdicción
ecuatoriana se considera dentro de las pequeñas empresas que funcionan económicamente en
el país, además de que cumple con criterios establecidos en la sección 1 de las NIIF para
Pymes, donde se establece que las entidades Pymes incluyen aquellas que no participan en
bolsa de valores y no son catalogadas como empresas publicas dentro del país donde
desarrolla su actividad. Las normas internacionales de información financiera aplicable para
este tipo de compañías se dividen en secciones, debido a esto describiremos las secciones
primordiales que debe aplicar la misma:
Sección 1. Pequeñas y Medianas Entidades.
Sección 2. Conceptos y Principios generales.
Sección 3, 4, 5, 6, 7 y 8 Presentación y Elaboración de Estados Financieros.
Sección 10. Políticas Contables, Estimaciones y Errores.
Sección 13. Inventarios.
Sección 17. Propiedades y Equipos.
Sección 21. Provisiones y Contingencias.
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Sección 22. Pasivos y Patrimonio.
Sección 23 Ingresos de Actividades Ordinarias.
Sección 28. Beneficios a empleados.
Sección 29. Impuesto a las Ganancias.
Detalle de las NIIF para pymes vigentes al 2015.
Pequeñas y medianas entidades
Conceptos y Principios generales.
5. 6. 7. 8. Presentación y Elaboración de Estados Financieros
Estados Financieros Consolidados y Separados.
Políticas Contables, Estimaciones y Errores.
Y 12. Instrumentos Financieros.
Inventarios
Inversiones en asociadas
Inversiones en negocios conjuntos.
Propiedades de Inversión.
Propiedades, planta y equipo.
Activos Intangibles
Combinación de negocios
Arrendamientos.
Provisiones y contingencias
Pasivos y patrimonio.
Ingresos de actividades ordinarias
Subvenciones del gobierno.
Costos por préstamos.
Pagos basados en acciones.
Deterioro del valor de los activos
Beneficios a los empleados
Impuesto a las ganancias
Conversión de la moneda extranjera
Hiperinflación
Hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa.
Informaciones a revelar sobre partes relacionadas.
Actividades especiales.
Transición de Niif para pymes.
24
Capítulo III3. Marco Metodológico
3.1. Diseño de la investigación
La presente investigación se fundamentará con planteamientos de enfoques cuantitativos,
se realizará la recolección de la información y datos por medio de la técnica de la encuetas y
entrevistas a jefes de área, utilizando un enfoque de tipo descriptivo y exploratorio.
Enfoque cuantitativo
El diseño de la investigación cuantitativa constituye el método experimental común de la
mayoría de las disciplinas científicas. En ocasiones, a estos experimentos se los denomina
ciencia verdadera y emplean medios matemáticos y estadísticos tradicionales para medir los
resultados de manera concluyente. Son los más utilizados por los científicos físicos, aunque
25
las ciencias sociales, la educación y la economía también han recurrido a este tipo de
investigación. Es lo contrario de la investigación cualitativa.(Shuttleworth, Martyn, 2008)
Todos los experimentos cuantitativos utilizan un formato estándar, con algunas pequeñas
diferencias inter-disciplinarias para generar una hipótesis que será probada o desmentida.
Esta hipótesis debe ser demostrable por medios matemáticos y estadísticos y constituye la
base alrededor de la cual se diseña todo el experimento. La asignación al azar de un grupo de
estudio es esencial y se debe incluir un grupo de control, siempre que sea posible. Un buen
diseño cuantitativo sólo debe manipular una variable a la vez, de lo contrario, el análisis
estadístico se vuelve muy complicado y susceptible a cuestionamientos. Idealmente, la
investigación debe ser armada de manera tal que permita a otros repetir el experimento y
obtener resultados similares. (Shuttleworth, Martyn, 2008).
3.2. Tipo de Investigación
Tomando en cuenta que el tema de la investigación es la implementación de un software
contable para la microempresa dedicada a la comercialización de calzado esta investigación
será de tres tipos, los cuales son las siguientes: explicativa, descriptiva y exploratoria.
Investigación explicativa
Una investigación explicativa está dirigido a responder las causas de los eventos, sucesos
y fenómenos físicos o sociales, su interés se centra en explicar por qué ocurre un fenómeno y
en qué condiciones se presenta este, razones por la cuales la investigación también hará uso
de éste estudio, ya que permite obtener información sobre las causas que originan problemas
o desacuerdos en una organización y así brindar las posibles soluciones a éstos.
Investigación descriptiva
Una investigación es considerado como descriptiva cuando busca especificar las
propiedades, las características y los perfiles importantes de personas, grupos, comunidades o
cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis, como es el caso del tema de
investigación, por lo que en base a las características de dicho estudio será aplicable al tema
ya que en base a estudio exploratorio se cuenta con apoyo empírico moderado, como son,
investigaciones limitadas, relacionadas con el tema de investigación lo que facilitará tener
una idea de lo que se está investigando.
Investigación exploratoria
Una investigación exploratoria se lleva a cabo cuando el tema a investigar es poco
estudiado, del cual se tiene muchas dudas o no ha sido abordado antes, caracterizado por ser
26
más flexible en su metodología en comparación con los estudios antes citados. Por tales
motivos se ha considerado que al llevar a cabo la presente investigación, será necesario
iniciar con un estudio exploratorio porque existe información aún no estudiada e ideas poco
relacionadas con el tema de investigación y en la práctica es muy escasa, por lo que se
requiere mayor investigación.
3.3. Población y Muestra
Área de Estudio
En este caso se realizará el estudio a las microempresas de la ciudad de Guayaquil que se
dedican a las ventas de calzado de diversos segmentos, y la implementación dentro de la
empresa “SHOES S.A.” de la ciudad de Guayaquil.
Población
El universo o también llamado población es el conjunto total de personas, que poseen
características comunes dentro de un lugar y momento determinado, al momento de realizar
una determinada investigación.La población está compuesta por todo el personal que labora
en la Empresa SHOES S.A (45 personas), que se dedica a la comercialización de zapatos para
damas, caballeros y niños, el mismo que se encuentra conformado por diferentes áreas.
Muestra
Muestra es considerado como una técnica estadística que se utiliza para seleccionar una
muestra representativa del universo o población que se está investigando, que luego servirá
para la aplicación de las encuestas.
Para la determinación de la muestra se utilizará el método por conveniencia debido a que
muestra es pequeña, de tal forma que la muestra para este estudio está conformada por todos
aquellos colaboradores de la empresa “SHOES S.A.” de la ciudad de Guayaquil que
utilizaran el sistema contable dentro de sus procesos internos, la misma que asciende a 40
colaboradores, de esta forma se conocerá los principales problemas e inconvenientes de la
organización.
3.4. Técnicas e instrumentos de investigación
La técnica es un conjunto de saberes prácticos o procedimientos para obtener el resultado
deseado. Una técnica puede ser aplicada en cualquier ámbito humano: ciencias, arte,
educación etc. Aunque no es privativa del hombre, sus técnicas suelen ser más complejas que
la de los animales, que sólo responden a su necesidad de supervivencia.
En los humanos la técnica muchas veces no es consciente o reflexiva, incluso parecería
que muchas técnicas son espontáneas e incluso innatas. Las técnicas son los procedimientos e
27
instrumentos que utilizamos para acceder al conocimiento. Encuestas, entrevistas,
observaciones y todo lo que se deriva de ellas. (Alegsa.com, 2015)
Encuestas
Tiene la ventaja de formular preguntas a más personas quienes proporcionan información
de sus condiciones económicas, familiares, sociales, culturales y Políticas y en los que el
anonimato constituye una ventaja porque no puede personalizarse las respuestas. (Centty
Villafuerte, 2010).
Su desventaja está en la garantía de su aplicación, porque al requerir la intervención de
muchas personas no se puede asegurar que estos cumplan con el cometido de recoger
información que se necesita, otra limitación proviene de la posible falsedad de las respuestas
o cuando no se completa el cuestionario, no permitiendo establecer generalizaciones amplias
(Centty Villafuerte, 2010).
La encuesta es una técnica destinada a obtener datos de varias personas cuyas opiniones
impersonales interesan al investigador. Para ello, a diferencia de la entrevista, se utiliza un
listado de preguntas escritas que se entregan a los sujetos, a fin de que las contesten
igualmente por escrito (Centty Villafuerte, 2010).
Ese listado se denomina cuestionario, es impersonal porque el cuestionario no lleve el
nombre ni otra identificación de la persona que lo responde, ya que no interesan esos datos.
Es una técnica que se puede aplicar a sectores más amplios del universo, de manera mucho
más económica que mediante entrevistas.
Varios autores llaman cuestionario a la técnica misma. Los mismos u otros, unen en un
mismo concepto a la entrevista y al cuestionario, denominándolo encuesta, debido a que en
los dos casos se trata de obtener datos de personas que tienen alguna relación con el problema
que es materia de investigación (Puente, 2010).
Entrevistas
Es una conversación por lo cual se quiere averiguar datos específicos sobre la información
requerida. Incluye la opción de selección previa a quien o quienes se va a realizar.
Igualmente, no puede ser aplicada a cualquiera, sino establecer previamente con el
entrevistado los objetivos, tiempo y la utilización de tales resultados.
Una modalidad de la entrevista es el focus group o grupo de foco, entrevista que permite
obtener mayor información en menor tiempo y menos recursos. Esta técnica tiene la
desventaja de ser aplicada a pocas personas y de trabajar luego sobre aquellas respuestas que
sean útiles; así mismo no garantiza que toda la intervención pueda ser asumida como
objetiva. (Centty Villafuerte, 2010)
28
Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos personas: El
entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin de obtener información de
parte de este, que es, por lo general, una persona entendida en la materia de la investigación.
La entrevista es una técnica antigua, pues ha sido utilizada desde hace mucho en
psicología y, desde su ble desarrollo, en sociología y en educación. De hecho, en estas
ciencias, la entrevista constituye una técnica indispensable porque permite obtener datos que
de otro modo serían muy difíciles conseguir.(Puente, 2010)
3.5. Análisis de los resultados
Interpretación de la recolección de datos – Encuestas
1. ¿Usted conoce que es un Software contable?, Si la respuesta es No, termina la
encuesta
Tabla 5
Conocimiento sobre un software contable
Alternativas Cantidad Ponderación
Si 38 96%
Tal vez 0 0%
No 2 4%
Total 40 100%
: Resultado de las encuestas aplicadas a 40 colaboradores de SHOES S.A
Si Tal vez No38
Figura 1Conocimiento sobre un software contable
29
: Resultado de las encuestas aplicadas a 40 colaboradores de SHOES S.A
Interpretación:
Un 96% de los encuestados poseen conocimiento sobre un software contable dentro de la
organización.
2. ¿Cómo califica un sistema contable, dentro de la organización?
Tabla 6
Importancia de un software contable dentro de la organización
Alternativas Cantidad Ponderación
Muy importante 37 88%
Importante 2 7%
Poco Importante 1 5%
Total 40 100%
: Resultado de las encuestas aplicadas a 40 colaboradores de SHOES S.A
88%
7%5%
Muy importante ImportantePoco Importante
Figura 2 Importancia de un software contable dentro de la organización
: Resultado de las encuestas aplicadas a 40 colaboradores de SHOES S.A
Interpretación:
30
El 88% de los integrantes de la empresa consideran que un software contable dentro de
una empresa es de mucha importancia.
3. ¿Considera la utilización de un software contable como un medio de control interno
dentro de un negocio?
Tabla 7
Software contable como medio de control interno
Alternativas Cantidad Ponderación
Muy necesario 34 79%
Necesario 4 16%
Poco necesario 0 0%
Innecesario 2 5%
Total 40 100%
: Resultado de las encuestas aplicadas a 40 colaboradores de SHOES S.A
Figura 3Software contable como medio de control interno
Muy n
ecesar
io
Necesar
io
Poco n
ecesar
io
Innece
sario
34
0 2
4
Figura 4 Software contable como medio de control interno
: Resultado de las encuestas aplicadas a 40 colaboradores de SHOES S.A
Interpretación:
31
El 79% de los encuestados indican que el software contable sirve como un medio de
control interno dentro de la organización.
4. ¿Cómo calificaría el actual software contable de la empresa en la cual labora?
Tabla 8
Calificación del Software actual
Alternativas Cantidad Ponderación
Muy Bueno 0 0%
Bueno 0 0%
Regular 2 12%
Insuficiente 38 88%
Total 40 100%
: Resultado de las encuestas aplicadas a 40 colaboradores de SHOES S.A
Muy Bueno Bueno Regular Insuficiente0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0% 0%
12%
88%
Figura 5 Calificación del Software actual
: Resultado de las encuestas aplicadas a 40 colaboradores de SHOES S.A
Interpretación:
32
El 88% de los encuestados consideran que la forma en la que se llevan los registros
contables en la organización es insuficiente, debido a la carencia de un sistema contable.
5. ¿Existe un eficiente control interno en la organización con el actual sistema contable?
Tabla 9
Utilidad del control interno actual
Alternativas Cantidad Ponderación
Si 4 10%
No 36 90%
Total 40 100%
: Resultado de las encuestas aplicadas a 40 colaboradores de SHOES S.A
SI
NO
Figura 6 Utilidad del control interno actual: Resultado de las encuestas aplicadas a 40 colaboradores de SHOES S.A
Interpretación:
El 90% de los encuestados consideran que el actual control interno de la organización no
es útil para el funcionamiento de la misma.
33
6. ¿En cuál de los siguientes aspectos considera que hay falencias y fallas? Puede
escoger más de una alternativa
Tabla 10
Aspectos de falencias y fallas
Alternativas Cantidad
Ponderación
Cumplimiento de Metas 9 23%
Información oportuna 6 20%
Control de actividades 5 16%
Tiempo de respuesta 4 9%
Colaboración 3 7%
Información computarizada 13 25%
Total 40 100%
: Resultado de las encuestas aplicadas a 40 colaboradores de SHOES S.A
Cumpli-miento de
Metas23%
Control de actividades16%
Tiempo de respuesta
9%
Colabo-racion
7%
Informa-cion com-putarizada
25%
Informa-cion oportuna 20%
Figura 7 Aspectos de falencias y fallas: Resultado de las encuestas aplicadas a 40 colaboradores de SHOES S.A
Interpretación:
34
Los encuestados consideran que las principales falencias están en la información
computarizada, información oportuna y en el cumplimiento de las metas.
7. ¿Considera necesario la implementación de un software contable que ayude a
mejorar el control interno de la empresa?
Tabla 11
Necesidad de la implementación del software
Alternativas Cantidad Ponderación
Si 36 91%
No 4 9%
Total 40 100%
: Resultado de las encuestas aplicadas a 40 colaboradores de SHOES S.A
NO 9%
SI91%
Figura 8 Necesidad de la implementación del software: Resultado de las encuestas aplicadas a 40 colaboradores de SHOES S.A
Interpretación:
El 91% de los encuestados consideran importante la implementación de un software
contable que ayude a llevar un mejor control interno para el negocio.
Interpretación de la recolección de datos realizada a los Jefes de la empresa
Se consideró oportuno elaborar encuestas con preguntas amplias a los jefes
departamentales de la organización, para conocer la importancia de tener los registros
contables computarizados. Estas encuestas se aplicaron a los siguientes funcionarios:
Administrador General de la empresa
Jefe Financiero y Contable
35
Jefe de Producción y Despacho
Supervisor de Facturación
Los jefes de cada área antes mencionada poseen un tiempo promedio de tres años
laborando en la empresa, de tal forma que permite obtener información necesaria para la
implementación de la propuesta, a continuación, se presenta un consolidado de los resultados:
Pregunta 1: ¿Considera que la forma en la que se llevan los registros
contables ayuda a cumplir el propósito del control interno de la
organización?
Debido al constante cambio en el mercado de la comercialización de calzado es necesario
contar con un registro contable automatizado que ayude a llevar de mejor manera el control
interno de la empresa para así poder regular las diferentes actividades dentro de la misma, ya
que de no ser así muy difícilmente se podría tener beneficios económicos que a la larga
ayudaría al desarrollo continuo de todos quienes conformamos la empresa.
Pregunta 2: ¿En qué área considera que el sistema contable sería de óptima
utilización?
La adopción de un sistema contable es beneficiosa en toda la organización ya que las
actividades se encuentran totalmente involucradas y los registros se los realizarían de manera
integral, obteniendo información inmediata, confiable y oportuna para las decisiones de los
accionistas.
Pregunta 3: ¿La implementación de un sistema contable en la empresa mejora el
control interno de la misma?
Considero de mucha importancia poseer un software contable ya que de esta forma se
tendrá toda la información registrada y el tiempo de respuesta será muy útil. Considerando
que hoy en día la tecnología está en constante aumento es necesario adaptarse a estos
cambios. En un sistema contable se registran todas las transacciones y esto es beneficio,
porque al momento de contar con información se llevara un control de las diferentes
actividades realizadas día a día por el personal que labora, de tal forma que se convierte en un
medio de control interno.
Pregunta 4: ¿Cree conveniente la implementación de un software contable para
cumplir con las metas de la organización y que sirva como un medio para
mejorar las actuales falencias de la empresa?
36
Si es necesario debido a que es de importancia poseer un registro histórico y de fácil
utilización dentro de una empresa, para así reducir considerablemente el trabajo operativo del
personal.
Análisis de las encuestas y entrevistas
Un 96% de todos los encuestados conocen sobre la importancia de un software contable
dentro de una organización. Por lo que están prestos a colaborar para la implementación del
sistema en la empresa SHOES S.A. Un software contable puede ser considerado como un
medio de control interno debido al almacenamiento de información que procesa cada usuario
del sistema y así se puede guardar datos históricos para su revisión posterior. Entre las
principales falencias del actual control interno se tiene que la información no es oportuna ni
se encuentra computarizada, lo cual genera inconvenientes al momento de tomar decisiones
por parte de los accionistas. La implementación del sistema beneficiaría a toda la
organización, los jefes departamentales manifiestan que todas las áreas están involucradas en
las operaciones diarias.
Capítulo IV
4. La propuesta
4.1. Antecedentes de la propuesta
El proceso de la empresa “SHOES S.A.” es manual, toda la información se registra al final
de cada mes en Excel, debido a ello el contador realiza trabajo extra al momento de presentar
información al Servicio de Rentas de Internas. La información que se realiza día a día se la
registra en los libros de manera manual, lo que ocasiona inconvenientes al momento de
buscar cualquier información.
El proceso de facturación es por medio de un formato y plantilla en Excel una vez
ingresada dentro del reporte manual, se procede a ingresarla en la plantilla y se procede a
imprimirla, de tal forma que toda la información del día es ingresada al final del mes. Debido
a que la información se ingresa a las plantillas en Excel al final de cada mes, se gasta tiempo
en la organización de la información, y al momento de solicitar o realizar la búsqueda para
consultar es necesario utilizar aproximadamente 5 días, ocasionando pérdida de tiempo
innecesario.
37
4.1.1. Empresa “SHOES S.A.”
4.1.1.1 Estructura Organizacional
Lo primero que debemos de resaltar, es que estamos tratando de una comercializadora, por
lo tanto su estructura será drásticamente diferente a la de una productora, por lo que nosotros
ya recibimos el producto listo para su venta al público en general. La estructura
organizacional es una disposición intencional de roles, en la que cada persona asume un papel
que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible. Basándonos en la definición
citada previamente sobre lo que es una estructura organizacional de una comercializadora de
zapatos, presentamos el siguiente esquema donde se lo detalla:
Figura 9 Organigrama de la empresa: Adaptación de “SHOES S.A”
4.1.1.2. Proceso contable de la empresa
La comercializadora debe basarse de forma sólida con su información, la cual le permitirá
subsistir y tomar decisiones acertadas, dicha información en su gran parte va a provenir de su
38
contabilidad y para asegurar que esta información derivada de un proceso contable sea útil se
deben seguir lineamientos y cumplir estándares para asegurar un buen resultado.
La finalidad básica de la contabilidad, es suministrar información para analizarla e
interpretarla. Para registrar y procesar todas las operaciones que se realizan en una empresa,
es necesario seguir una serie de pasos íntimamente relacionado unos con otros y los cuales
deben guardar una secuencia lógica a esto se define como proceso contable o ciclo contable.
(Ecured, 2015)
Etapas Del Proceso Contable De La Comercializadora
Registrar la Operación en el Libro Diario
Libro Mayor
Balance de Comprobación
Ajuste y correcciones
Hoja de Trabajo
Preparación de los Estado Financiero
Asientos de cierre
Esto debe de ir directamente relacionado con las actividades diarias de la
comercializadora como a continuación se detalla:
Figura 10 Proceso contable de la empresa: Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
39
4.2. Análisis de la propuesta
4.2.1. Alcance la de la propuesta
Para determinar el alcance de nuestro proyecto debemos tener en cuenta que
procedimientos resultarían factibles aplicar para establecer un control adecuado de la
información económica y financiera para poder mejorar la consecución de los objetivos
empresariales.
La implementación de un software contable computarizado permitirá mejorar la eficiencia
y eficacia de las funciones contables de la Empresa comercializadora de calzado y a la vez
facilitará la toma de decisiones por parte de la gerencia, la misma que determinará su
posición financiera dentro del mercado.
4.2.2. Límites de la propuesta
La importancia de tener un software de información contable radica en la utilidad que
tienen éstos, tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para
aquellos usuarios externos de la información. Dicha importancia es reconocida y aceptada por
cualquier ente privado o gubernamental considerando beneficios en la productividad y
aprovechamiento del patrimonio, así como para cualquier información de carácter legal son
imprescindibles los servicios prestados por la contabilidad.
La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una
universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos
necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar
retos que les impone la sociedad. En base a lo mencionado se debe señalar que actualmente
las entidades, con la finalidad de efectivizar sus actividades, se han visto en la necesidad de
aplicar técnicas y métodos que permite el registro y control sistemático de todas las
operaciones que se realizan en la empresa, para lo cual se requiere de un software de
información contable que comprendan los procedimientos y recursos utilizados por una
entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la
toma de decisiones. Un software de información bien diseñado que nos ofrezca control,
comparabilidad, comprensibilidad, flexibilidad, seguridad y una relación aceptable de costo /
beneficio.
Una Empresa comercializadora de calzado no se excluye de este campo de acción, ya que
al igual que las demás entidades, tienen la necesidad de llevar un control de sus
40
negociaciones comerciales y financieras obteniendo así mayor productividad y
aprovechamiento de su patrimonio. Por dichas razones y considerando las necesidades de la
entidad se ha decidido crear e implementar un software contable computarizado para la
Empresa comercializadora de calzado, ya que constituye una herramienta indispensable, en
especial para el área contable porque ellos son los que se encuentran estrechamente
vinculados con la implementación de este sistema.
4.3. Descripción de la propuesta
Dentro del mercado de software, se encuentra varios sistemas contables, de los cuales
encontramos los siguientes sistemas que por precio pueden estar dentro del rango que la
empresa puede adquirir, sin embargo, por la estructura de sus módulos no son los más
recomendables:
Sistema Integrado Administrativo Contable S.I.A.C.
Sistema Administrativo – Contable Profesional SAINT.
Sistema MONICA
Sistema Contable Administrativo ANTIBUS
Sistema Contable PALMERA
Los software antes mencionadas SIAC, SAINT, MONICA, ANTIBUS, PALMERA, ya
están listo para su manejo es decir no se puede realizar ninguna modificación en sus bases la
empresa se debe a justar al sistema, por lo que en nuestra propuesta se recomienda el Sistema
Contable SFI en el cual el programador permite realizar modificaciones para que el sistema
se adapte a los proceso ya establecidos dentro de la empresa y mejorar aquellos que no están
bien determinados.
Para el diseño de la propuesta se procederá a la descripción de un Sistema de Información
financiera, denominado SFI (Sistema de Información Financiera) el cual contara con 5
módulos los cuales son:
Servicio al Cliente
Banco y Cuentas por Pagar
Inventario
Tributación
Contabilidad General
Cada uno de los módulos está ligado entre ellos de tal forma que permita la integración de
la información contable, financiera y administrativa de la empresa a fin de que la información
sirva de herramienta y de ayuda al momento de la toma de decisiones por parte de la alta
41
gerencia. Los módulos mencionados anteriormente están divididos en dos grupos que se
describen a continuación:
Tabla 12
Módulos del Sistema Contable
TIPO MODULO
Operacionales Servicio al Cliente
Bancos y Cuentas por Pagar
Inventarios
Generales Tributación
Contabilidad General
Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
El grupo operacional es donde se efectúan todas las transacciones del día, como lo son
facturación, control de entrada y salida de inventarios y la compra de materia a los
proveedores.
El grupo general aquí se resume toda la información que se presenta en los estados
financieros y toda la información necesaria para entregarse al SRI de forma mensual y
anual, de tal forma que permite obtener estadísticas necearías para controlar el
negocio.
Figura 11 Ventana general de ingreso al sistema: Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
42
Figura 12 Módulos del sistemaRevisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
4.3.1. Descripción de Módulos
4.3.1.1. Servicio al cliente
Contenido
En toda empresa es necesario contar con herramientas que permita controlar las ventas que
posea la empresa de tal forma que permita conocer el monto total ya sea de forma diaria,
semanal, etc. esta es una herramienta de importancia dentro de cualquier empresa ya que por
medio de esta información podrá conocer cuáles son sus clientes potenciales y reales y qué
tipo de cliente es.
43
Figura 13 Ventana general de Servicio al Cliente: Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
El módulo de Servicio al cliente será el encargado de registrar toda la información
referida a los clientes y la generación de diferentes tipos de documentos tributarias necesaria
para la venta de producto, como lo son:
Factura Comercial
Crédito Cliente
de Venta
Consignación
Las antes mencionadas tendrán un código que será la representación de las dentro de
la integración final de los módulos entre sí.
Tabla 13
Códigos Interno de documentos tributarios
Descripción Código – Interno
44
Factura Comercial FC
Crédito Cliente CC
de Venta NV
Consignación CS
Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
El módulo de servicio al cliente contara con la creación de todos los clientes, en donde
se debe detallar toda la información requerida por el SRI, es decir mantendrá los campos
necesarios para la creación, entre ellos se menciona:
Tipo de contribuyente
# de RUC
Apellidos
Nombre
Razón social
Vendedor
Oficial de cuenta
Dirección
Teléfono
Al momento de crear a un cliente nuevo se lo debe realizar por la empresa BETA la cual
será la integradora de todas las transacciones de la empresa, de tal forma que para crear un
nuevo cliente deberá realizarse en el módulo BETA y luego será importado al módulo.
45
Figura 14 Ingreso de clientes: Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Figura 15 Reporte de clientes: Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
46
Figura 16 Ingreso de nuevos clientes: Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Dentro de las principales actividades de este módulo se tiene:
Creación de los clientes
Generación de Facturas, de Venta, s de crédito y consignación
Generación de Comprobantes de Ingresos (CI), el cual es la constancia del pago/
liquidación de factura.
Generación de Créditos Clientes – s de Crédito
Generación de Asientos
Generación de Pedidos.
Contará con varias cintas de opciones entre ellas
Opción procesos
Anulación masiva de block
Correcciones masivas e blocks
Correcciones masivas de autorización
47
Figura 17 Cinta de opciones procesos
: Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Opción Consulta
s de Venta
Consignaciones
Facturas
Reporte de Cartera
Figura 18 Cinta de opciones consulta
48
: Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Opción Transacciones
Generar Abono
Abonos Múltiples
Abonos masivos de Retenciones
Ingreso de Factura
Figura 19 Cinta de opciones transacciones
: Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
4.3.1.2. Banco y cuentas por Pagar
Contenido
49
Este módulo contara con opciones para la realización de todo el ingreso de las cuentas por
pagar, de tal forma que este módulo guardara relación con el de inventario ya que no se podrá
realizar el respectivo pago de la mercadería ingresada sino no se encuentra ingresado en
inventario esto permitirá que se alimenten a cada módulo.
Figura 20 Ventana general del Modulo: Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Como su nombre lo indica aquí se registrarán todas las transacciones bancarias tanto de
ingreso como de egreso, dentro de este módulo todas las transacciones y documentos se
regirán bajo un código.
Tabla 14
Detalle de Códigos – Banco
Descripción Código
Factura Proveedor FP
Crédito Proveedor CP
Rol de Pago RP
Depósito bancario DP
CR Crédito Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Las funciones de este módulo son:
Generación de Facturas Proveedores
50
Generación de los roles de pago de forma quincenal y mensual
Realización del pago de los FP por cheque o por efectivo, en caso de cheque el
documento estará ligado al # de cheque efectuada y directamente estará ligado al
banco del cual sea el cheque.
Ingreso de todos los depósitos bancarios
Contará con las siguientes cintas de opciones
Opción Transacciones
Facturas Proveedor
Pago con cheques
Pago en Efectivo
Ingreso de Rol de Pagos
Crédito Proveedor
Figura 21 Cinta de opciones transaccionesRevisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Opción Consultas
Saldo de Proveedores
Información de Proveedores
Saldo Bancario
51
Figura 22 Cinta de opciones Consultas Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Opción Bancaria
Ingreso de Depósitos bancario
Consulta de Depósitos Bancarios
Transacciones bancarias
Figura 23 Cinta de opciones BancariasRevisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Una funcionalidad fundamenta es el ingreso de los proveedores, para ello es necesario
contar con toda la información necesaria, como lo es:
Nombre del proveedor
Tipo de contribuyente
Numero de ruc
Dirección
Teléfono
52
Forma de pago
Figura 24 Ingreso de proveedoresRevisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Figura 25 Detalle de la información de cada proveedorRevisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
53
4.3.1.3 Inventario
El concepto de inventario hoy en día es un término cotidianamente utilizado, dentro de las
empresas sin importar su tamaño o giro, pero desde cuándo se puede hablar de la aparición de
este concepto y es que desde tiempos inmemorables pueblos de la antigüedad como los
Egipcios solían almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en épocas de
sequía y escasez, de esta forma surge el dilema de llevar un registro, distribución y cuidado
de los recursos, para hacer frente a la travesía de sobrevivir.
Dentro del módulo de inventario se podrá controlar todas las entradas y salidas de
producto de bodega ya que de esta forma se podrá conocer el número de producto que hay en
existencia para futuras ventas, este módulo esta enlazado con el de servicio al cliente ya que
no se podrá generar facturas si no hay productos dentro de bodega.
Dentro de este módulo a más de registrar todo el producto terminado, también se llevará a
cabo el ingreso de toda la mercadería que ingrese a la empresa a fin de poseer un inventario
de tallado por todos los productos, y este también estará enlazado al módulo de Cuentas por
Pagar ya que si no e ingresa el documento interno denominado como IV (ingreso de
inventario), no se podrá generar el FP ni tampoco el pago.
Figura 26 Ventana general del moduloRevisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
54
Entre las funciones de este módulo se tiene:
Generación de comprobantes de ingreso de inventario
Generación de la Orden de compra de inventario
Reporte de producto para la venta
Reporte de inventario despachado durante el día, semana, mes, etc.
Reporte de Mercadería ingresada por proveedor
Figura 27Cintas de opciones Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Figura 28 Opciones del módulo de inventarioRevisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
55
Figura 29Otras opciones del módulo de inventarioRevisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
4.3.1.4. Tributación
Hoy en día es necesario contar con una buena administración de todos los tributos
exigidos por el Estado, a fin de que se cumplan debidamente se ha diseñado el módulo de
Tributación el cual reunirá toda la información necesaria para las declaraciones de IVA de
forma mensual, la estructura de este módulo está diseñada para que arroje de forma resumida
los datos necesarios a incluir dentro de las declaraciones están son:
Figura 30 Ventana general del modulo Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
56
Ventas totales 12%
Ventas totales 0%
Compras totales 12%
Compras totales 0%
Retenciones de IVA en compra
Retenciones de IVA en venta
Lo mencionado anteriormente facilitará el proceso de declaraciones ya que reducirá el
tiempo de cálculos totales.
Figura 31 Cintas de opcionesRevisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
57
Figura 32 Generación de ATS Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
4.3.1.5 Contabilidad General
La utilidad que tiene la Contabilidad consiste en obtener una información útil para poder
aplicarse en una posterior Decisión Económica, como también pudiendo obtener un control
de la Gestión Anterior, generalmente con la aplicación de una Auditoría Contable, o bien
poder planificar de la mejor manera posible los fondos que contamos para el año próximo (lo
que es conocido como Presupuesto) para poder realizar inversiones y poder estimar un
Balance Futuro.
58
Figura 33 Ventaja general del modulo Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
El módulo de Contabilidad General se encontrará registrado todos los asientos contables
que son realizados por todos los módulos, dentro de este módulo se procederá a visualizar los
diferentes Estados Financieros:
Estado de Resultado
Balance General
Flujo de Caja
Por medio de este módulo se dará una información veraz y especifica de la empresa de
forma detallada.
59
Figura 34 Cinta de opcionesRevisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
60
Figura 35 Modelo de Balance GeneralRevisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Figura 36 Modelo del Estado de Resultado
61
Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Figura 37 Modelo del Plan de Cuentas
Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
4.3.3. Análisis FODA de la propuesta
Por medio del análisis FODA se procederá a conocer las diferentes fortalezas que tiene la
propuesta.
4.3.3.1. Fortalezas
Sistema interactivo y de fácil uso
Fácil adaptación a empresa
Módulos de importancia en las actividades de la empresa
Calidad en los procesos
Rapidez en los procesos internos (Consulta de Reporte o de información)
4.3.3.2. Oportunidades
Crecimiento en el uso de las tecnologías
Economía dinamizada
Proceso de Facturación electrónica en auge
4.3.3.3. Debilidades
Inversión Media Alta
Instalación de Central de Servidores Costosa
62
Usuarios resistentes al cambio
4.3.3.4. Amenazas
Aplicaciones en otros Servidores y Sistemas
Dependencia de Proveedores de internet
Implementación de Políticas Informáticas
4.3.4. Estructura Organizacional Rediseñada
Un organigrama es un instrumento básico para el funcionamiento de cualquier empresa,
aunque en las organizaciones de pequeño tamaño a menudo ni siquiera existen, ya sea porque
se considera innecesario o porque simplemente no se conoce su utilidad.
Sea como fuere, lo cierto es que toda empresa que aspire a una profesionalización mínima
precisa organizarse siguiendo un esquema que señale cuáles son las diferentes áreas o
departamentos y los roles asignado, dispuestos mediante líneas de autoridad.
Figura 38 Rediseño Del Organigrama
Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Gerente General
Gerente Financiero
Contador
Asistente
Gerente Logistica
Bodeguero
Transportista
Pedidos
Gerente Comercial
Vendedores
Facturacion
63
El organigrama expuesto fue rediseñado para que cada módulo esté ligado a un área
específica:
Tabla 15
Modulo por Aéreas
Módulos Área
Servicio al Cliente Asistente contable
Pedidos
Facturación
Banco, Cuentas por Pagar Bodeguero
Inventario Pedidos
Facturación
Vendedores
Facturación
Tributación Contador
Asistente contable
Contabilidad General Contador
Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Tabla 16
Modulo por Gerentes
Modulo Gerente
Servicio al Cliente COMERCIAL, LOGISTICA
Banco y Ctas. por Pagar FINANCIERO, LOGISTICA
Inventario LOGISTICA, COMERCIAL
Tributación FINANCIERO
Contabilidad General FINANCIERO
Todos los Módulos GERENTE GENERAL
Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
64
4.3.5. Consideraciones de la propuesta
Tabla 17
Aspectos de mejora
Aspectos Descripción
Garantía La garantía del Sistema Financiero Integrado SFI, es de 3 años.
Servicio El servicio será personalizado, el proveedor proporcionará las
modificaciones que se soliciten, sin la necesidad de cancelar un
valor adicional.
El proveedor dará capacitaciones a los encargados de cada uno
de los módulos, durante tres semana y, si durante la
capacitación surge algún inconveniente con el modulo el
proveedor tiene la responsabilidad se modificarlo sin ningún
pago adicional.
Costo La inversión para la adquisición del sistema es de $7500,0
: Revisión del negocio. Adaptación de “SHOES S.A”
Consideraciones del proceso Anterior
Debido a que la empresa que se estudia no contaba con un software contable, la empresa
debía cubrir gastos innecesarios, a continuación, se mencionan los tipos y el monto
aproximado de forma mensual y anual:
MENSUAL ANUAL
Declaraciones
Mensuales
Horas Extras 100,00 1.200,00
Multas 100,00 1.200,00
Presentación de ATS Horas Extras 83,33 1.000,00
Multas 50,00 600,00
TOTAL DE GASTOS INNCESARIOS 333,33 4.000,00
Los problemas mencionados se ocasionan debido a la falta de información y al momento
de realizar la declaración por lo cual el contador debía realizar trabajos extras que luego era
65
remunerado como tal y si la información era presentada tarde se ocasionabas multas, y el
mismo problema se originaba con la presentación de los ATS.
Con la propuesta para la implementación del nuevo sistema contable el gastos por
concepto de multas y horas extras para la presentación de información ante el Servicio de
Rentas Internas será cero debido que con el módulo de Tributación toda la información
ingresada en los demás módulos será recopilada y ordenada de tal forma que al final de cada
mes se presentará el resumen con los datos necesarios para la declaración y generación de los
archivos para los Anexos Transaccionales Simplificados. Debido a ello la inversión por la
adquisición del sistema contable se recuperara aproximadamente en dos años.
Conclusiones
Entre las principales conclusiones de indican:
Según el estudio realizado se determinó que un 96% de todos los encuestados conocen o
poseen un conocimiento sobre a qué se refiere sobre un software contable dentro de una
organización y este para que ayude dentro del mercado.
De acuerdo a la literatura revisada, la necesidad de contar con un sistema en cual se deba
de ingresar toda la información de las diferentes actividades de una empresa se vuelve de
importancia para el buen desarrollo y aumento de la participación en el mercado. La
importancia radica en que por medio de este sistema se podrá tomar las mejores decisiones ya
que se conocerá como ha evolucionada la empresa y que factores están influyendo en su libre
funcionamiento.
Las empresas que se dedican a las actividades relacionadas con la venta de calzado
necesitan contar con un sistema en el cual toda la información relacionada a los clientes y
manejo y administración de la misma esté almacenada.
El tipo de investigación que se consideró como el más adecuado es el de tipo
descriptivo, con un enfoque de tipo cuantitativo, con este tipo de enfoque se escogió como
instrumento de investigación las encuestas
Por medio de las encuestas se determinó que un software contable puede ser considerado
como un medio de control interno debido a que dicho sistema se realizara las diferentes
actividades de cada colaborador día a día de tal forma que proporciona un histórico y esto
ayudara a controlar las diferentes actividades que posee cada personas o regularla.
También se determinó que entre los principales módulos que se debe contar un sistema
que esté destinado para las empresas del sector de calzado, es necesario contar con cuentas
por cobrar bancos y cuentas por pagar, contabilidad, tributación e inventario, ya que de esta
manera se podrá controlar las diferentes actividades de la empresa.
66
Recomendaciones
Se recomienda lo siguientes:
La evaluación de todo el personal en cuanto a l adaptación del nuevo sistema para
determinar los principales puntos de falencias para de esta manera realizar las capacitaciones
necesarias.
Si los procesos cambian y se añaden nuevas funciones será necesario contarse con el
programador para que de esta forma aumentar las nuevas actividades dentro de los módulos.
Se recomienda un análisis semanal y mensual para la evaluación de los procesos interno
del servidor.
También se recomienda la implementación de un modelo de redes acorde al sistema
implementado debido a que el factor de conectividad si no es bueno e vuelve en una
amenaza.
Referencias
67
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69
Apéndice
Modelo de encuesta utilizada
Favor marcar con una “X” dentro del casillero de su aceptación
¿Usted conoce que es un Software contable?, Si la respuesta es No, termina la encuesta
Si
Tal vez
No
¿Cómo cataloga a un sistema contable, dentro de la organización?
Muy importante
Importante
Poco Importante
¿Cómo considera la utilización de un software contable como un medio de control interno
dentro de un negocio?
Muy necesario
Necesario
Poco necesario
Innecesario
¿Cómo calificaría el actual software contable de la empresa en la cual labora?
Muy Bueno
Bueno
Regular
Insuficiente
70
¿Considera que el actual control interno es útil para el buen funcionamiento? Si la respuesta
es "SI" favor seguir pregunta 6
Si
No
¿En cuál de los siguientes aspectos considera que hay falencias y fallas? Puede escoger más
de una alternativa
Cumplimiento de Metas
Archivo y Documentación
Control de actividades
Tiempo de respuesta
Colaboración
Información computarizada
¿Considera necesario la implementación de un software contable como un control interno?
Si
No
¿Cree, que con la implementación del software contable las falencias y fallas disminuyan?
Si
No
¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!!!
