INFORMATICA DE EXCEL.

INTRODUCCIÓN A EXCEL

Microsoft Excel es un programa que pertenece al grupo de las hojas de cálculo o electrónicas que ha sido diseñado por la compañía Microsoft para trabajar baja ambiente del sistema operativo Windows, por lo cual funciona con todas las características y principios básicos de todas las aplicaciones que trabajan bajo este mismo sistema operativo.

Entre otras funciones, las hojas de cálculo se utilizan para:*Calculas números a través de fórmulas matemáticas.*Representar valores visualmente mediante la creación de gráficos Estadísticos.*Imprimir informes a partir de los datos contenidos en las diferentes hojas de trabajo.*Organizar datos mediante su clasificación ascendente o descendente.*Realizar análisis de datos y crear resúmenes de datos por medio de tablas consolidadas y auto filtros.

REQUISITOS DE INSTALACIÓN

La instalación de la versión 7.0 de Excel requiere:

Microprocesador 80386 o superior con 6 Megabytes de memoria RAM. 20 Megabytes de espacio libre en el disco duro. Windows 95. Torre de 3½ ". Mouse (aunque no es estrictamente necesario, permite obtener máxima

rapidez y rendimiento.

Instalación de Excel

Emplee el programa de instalación (INSTALAR.EXE) para instalar Excel como sigue:

a. Introduzca el disco 1 en la unidad de disco A (o B según su configuración).b. Siga los pasos indicados por el propio proceso de instalación.

MODOS DE INGRESAR A EXCEL.

Hay que saber que a la aplicación de Excel hay más de una o dos formas de acceder a ella, con la finalidad de que si surgiera algún problema con el teclado o el mouse, por ejemplo, puedas accesar de una manera más fácil y rápida y es por eso que a continuación te mostramos los 6 métodos para entrar a Excel. 

Método 1.  

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

 Método 2. Desde el icono de Excel del escritorio.

Método 3. Busque el archivo Excel.exe en el Explorer y haga doble-clic en el mismo.

Método 4. En el menú Inicio, abrir Ejecutar,  en recuadro de "abrir" Excel , y haga clic en Aceptar.

Método 5.  Usar la barra de accesos directos de Office,  para abrir el nuevo documento en ese programa.  

 

Método 6. Use los íconos de Office en el menú Inicio.

 

ENTORNO DE TRABAJO.

La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de todas las ventanas de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está más bien en su área de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van enumeradas (1, 2, 3, etc) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B, C, etc.).

El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con el nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada que resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A, Fila 1).

Los libros de trabajo de Excel, está formado básicamente por tres (3) hojas de trabajo, aunque este número puede ser aumentado o disminuido de acuerdo a las necesidades del usuario. En todas las hojas vamos a encontrar el mismo número de filas y de columnas.

ASPECTO Y ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

BARRA DE TITULO: La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar. 

                                                   BARRA  DE  MENUS.- Es el sistema  central de EXCEL ya que ahí  se en cuentan  casi todas la  funciones de EXCELcontiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual. 

 BARRA DE HERRAMIENTAS  ESTANDAR.- La barra de herramientas estándar incluye botones que son métodos abreviados para los comandos más utilizados. Contiene botones para las herramientas que se usa con más frecuencia, tales como guardar, abrir e imprimir libros. 

BARRA DE FORMATO.- Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar formato  funcionan como se espera.   

BARRA DE FORMULAS.- La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la celda contiene una fórmula, se mostrará aquí. Si hay una fórmula se mostrará el contenido de la celda. El contenido de la celda se puede editar directamente en las celdas o en la barra de fórmulas. 

CUADRO DE NOMBRES.- Cuadro Nombre muestra la dirección de la celda activa. Por ejemplo, la celda seleccionada en la siguiente imagen es en la intersección de la columna A y fila 15. "A15" aparecerá en el cuadro Nombre, que indica que la celda activa es la A15. El contenido de la celda seleccionada aparece en la barra de fórmula a la derecha del cuadro Nombre. 

CELDA  ACTIVA.-Es la celda en la que se pueden introducir datos; números, palabras símbolos, en este caso la B3.

BARRA DE ESTADO.-Muestra mensajes y comentarios. Si la barra de estado está activada aparecerá en la parte inferior de la pantalla. Para activar la barra de estado, en caso de que no lo este, se siguen los siguientes pasos

Seleccione ver de la barra de menús Hacer clic para abrir el menú desplegable. En el menú desplegable, desplazase hasta " barra de Estado" luego marcar

la casilla de verificación La barra de Estado debe aparecer en la parte inferior de la pantalla. Se verá la palabra LISTO en el lado izquierdo de la pantalla y NUM del lado

derecho. Esto los indicará que Excel está en modo Listo y esperando el siguiente comando.

 ETIQUETAS DE HOJAS.- Las barras de desplazamiento vertical y horizontal están disponibles para ayudarnos a desplazarnos en las hojas de cálculo.

PANEL DE TAREAS.- En el panel de tareas se encuentran los comandos que son relevantes para cualquier tarea que se esté realizando en Excel. Fácilmente se puede ocultar el panel de tareas si se desea tener más espacio para trabajar en un libro, para esto se hace clic en el botón de cierre que se encuentra en la esquina superior derecha del panel de tareas. Para abrirlo nuevamente, se sigue la secuencia Ver->Panel de tareas. 

CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA

Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ... Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero, ... La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:

RANGOS DE CELDASEl seleccionar varias celdas con el mouse o por medio del teclado, se le denomina rango de celdas, este rango lo estipula el usuario, y será según los requerimientos que este tenga en el momento, ejemplo:

ENTRADA DE DATOSEn una hoja de trabajo de Excel, los datos son manejados generalmente de forma individual dentro de cada celda, no se escriben grandes cantidades de texto o números en forma continua como se hace con los procesadores de textos. En las celdas se pueden introducir datos numéricos o alfanuméricos (letras y números), esto se logra de forma simple, pues solo basta con escribir el tipo de dato y pulsar la tecla Enter o las teclas direccionales o cursoras.

Se debe tener en cuenta que cada tipo de datos tiene un formato de alineación dentro de las celdas ya preestablecido así:* Los datos alfanuméricos se alinean al lado izquierdo de las celdas.* Los datos numéricos se alinean del lado derecho.

OPERACIONES BÁSICAS CON LA HOJA DE TRABAJO

Borrar rango seleccionado Para borrar un rango seleccionado lo realizamos por el Menú Edición comando Borrar, y luego nos presenta las siguientes opciones de un submenú: •Todo: Elimina el contenido, los formatos y comentarios aplicados sobre las celdas. •Formato: Elimina únicamente los formatos aplicados mas no el contenido. •Contenido: Elimina los contenidos mas no los formatos aplicados allí. Se puede usar la tecla SUPR •Comentarios: Elimina comentarios aplicados sobre las celdas

Eliminar celdas, filas y columnas Según las necesidades que se tengan para eliminar un bloque que celdas, Excel nos ofrece las siguientes opciones que encontramos a través del Menú Edición comando Eliminar...: •Desplazar celdas hacia la izquierda. •Desplazar celdas hacia arriba. •Toda la fila. •Toda la columna.

Insertar celdas, filas y columnas Otra de las necesidades que se presentan frecuentemente es la de poder insertar un bloque que celdas, en este caso Excel nos ofrece las siguientes opciones que encontramos a través del Menú Insertar comando Celdas...: •Desplazar celdas hacia la derecha. •Desplazar celdas hacia abajo. •Insertar toda una fila. •Insertar toda una columna.