Excel 01

Colaboración y seguridad de datos

En este capítulo trataremos:

Administrar los cambios en Libros

Proteger y compartir Libros y hojas de cálculo

Distribución de libros

El trabajo del empresario incluye resolver problemas, pero si un problema no tiene solución entonces no hay

que perder el tiempo: “Un problema que no tiene

solución no es un problema”.

(Agus)

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Administrar los cambios en Libros

Comentarios Un comentario permite agregar una nota sobre el contenido de una celda o

rango de celdas (abrir el archivo ASPIRACIONES Y VERDADES”).

Paso a Paso: Agregar un Comentario

1. Haga clic en la celda a la que desea agregar el comentario.

2. Hacer clic en la ficha ,

3. En el cuadro de texto de comentario, escriba el texto que desee incluir.

Cuando termine de escribir el texto, hacer clic fuera del cuadro

Paso a Paso: Modificar un Comentario

1. Hacer clic derecho sobre la celda que contiene el comentario

2

Microsoft Office Excel 2010

2. Elegir la opción

3. Modifique su comentario

Paso a Paso: Eliminar un Comentario

1. Hacer clic derecho sobre la celda que contiene el comentario

2. Elegir la opción

Resaltar cambios El control de cambios controla todos los cambios efectuados en el documento,

incluidas las inserciones, eliminaciones y cambios de formato

Paso a Paso: Control de cambios

1. Utilizaremos la siguiente hoja de cálculo

2. Hacer clic en el botón

3


3. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo

Seleccionar rango de

celdas

Hacer clic en esta casilla de

verificación para resaltar los cambios en

pantalla

4. Hacer clic en el botón cuando termine

5. Si realiza algún cambio en el rango de celda A10:E14, se insertará un

comentario en la celda modificada describiendo el cambio realizado

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Proteger y compartir Libros y hojas de cálculo

Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o

premeditadamente datos importantes, puede proteger determinados elementos de la

hoja de cálculo.

Paso a Paso: Proteger hoja de cálculo


2. Primero seleccione los rangos de celdas que desea desproteger:

C10:C14;E10:E14


4. Del cuadro de diálogo presentado hacer clic en la ficha Proteger

Desactive la

casilla de verificación Bloqueada

5


Hacer clic en el botón Aceptar


En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja, haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña

para confirmarla.

Paso a Paso: Proteger libro de cálculo

1. Hacer clic en la ficha , botón

2. Se presenta el siguiente menú

3. Hacer clic en Proteger estructura y ventanas

Activar estas casillas de verificación

Para proteger el libro.

4. Hacer clic en el botón para terminar

6


Si tiene un libro en el que desea que varias personas agreguen o modifiquen datos al

mismo tiempo, puede configurar y guardar el libro como "compartido" y ponerlo a

disposición de esos usuarios en un recurso compartido de red


Activar la casilla

de verificación Permitir la

modificación por varios usuarios a

la vez.

Impedir que otros usuarios desactiven el seguimiento de cambios


Cada vez que guarde el libro compartido, se le avisará de los cambios realizados por los demás usuarios desde la última vez que lo guardó.

Paso a Paso: Permitir que los usuarios modifiquen rangos


7


2. Hacer clic en , botón

.

Se presenta el siguiente cuadro de diálogo.

Hacer clic en el

botón Nuevo para agregar un

nuevo rango

3. En el siguiente cuadro de diálogo definir el nuevo rango

Definir el siguiente rango de celdas

Hacer clic en el

botón

8


4. En el siguiente cuadro de diálogo asignar permisos a usuarios

5. Se presenta el cuadro de diálogo para seleccionar usuarios o grupos

6. Escriba el nombre de objeto que desea seleccionar

7. También puede hacer clic en el botón para localizar

un objeto

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Hacer clic en el botón para localizar objetos

Paso a Paso: Definir acciones que ejecuta el usuario

1. Hacer clic en la ficha

Botón


10



, se presenta el

siguiente cuadro de diálogo

4. Del cuadro de diálogo presentado

activar las casillas de verificación

para dar manejo al usuario que

comparte esta hoja


para terminar

Distribución de libros

¿Qué es Excel Services?

Hay tres componentes básicos de Excel Services que interactúan entre sí y juntos

forman el diseño estructural general de Excel Services.

1. Excel Calculation Services (ECS) es el "motor" de Excel Services que carga

el libro, calcula con plena fidelidad con Excel Services, actualiza los datos

externos y mantiene las sesiones.

2. Excel Web Access (EWA) es un elemento Web que muestra y permite la

interacción con un libro Microsoft Office Excel en un explorador utilizando el

lenguaje Dynamic Hierarchical Tag Markup Language (DHTML) y JavaScript

sin necesidad de descargarse controles ActiveX en el equipo de su cliente.

Además, se puede conectar a otros elementos Web en paneles y otras Páginas

de elementos Web.

3. Excel Web Services (EWS) es un servicio Web incluido en Microsoft Office

SharePoint Services que proporciona varios métodos que un programador

puede utilizar como interfaz de programación de aplicaciones (API) para crear aplicaciones personalizadas basadas en el libro de Excel.

Excel Services es un componente de Microsoft Office SharePoint Server 2010.

¿Cómo funcionan conjuntamente Excel 2010 y Excel Services?

Para colaborar utilizando Excel Services, primero debe crear un libro en Excel 2010, y

a continuación publicarlo en Excel Services. Básicamente, Excel 2010 es la

herramienta de creación y Excel Services es la herramienta de publicación.

1. Un autor de libros, a menudo un analista comercial, utiliza Excel 2010 para

crear el libro de Excel y opcionalmente especificar elementos con nombre para

mostrar y para definir parámetros.

2. El autor del libro lo publica en una biblioteca de documentos (o en una red o

carpeta Web) en Excel Services, donde un administrador de SharePoint lo

protege y lo administra.

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3. El autor del libro y otros usuarios pueden crear informes, Páginas de elementos

Web y paneles de Business Intelligence que utilizan el libro.

4. Muchos usuarios empresariales pueden tener acceso al libro visualizándolo en

un explorador e incluso actualizar los datos si el libro está conectado a un

origen de datos externo.

5. Con los permisos adecuados, los usuarios empresariales pueden copiar el estado

actual del libro y cualquier interacción que se lleve a cabo durante la sesión

actual, como ordenar y filtrar al equipo de un cliente para realizar un análisis

más profundo, ya sea de un libro de Excel o de una instantánea de un libro.

Paso a Paso: Publicar en Excel Services

1. Recupere el libro que desee publicar en Excel Services.

2. Hacer clic en el botón de Microsoft Office

Opción

3. Se presenta el cuadro de diálogo Guardar como

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5. Para mostrar todo el libro en Excel Services, seleccione Libro completo en el

cuadro de lista.

6. Para mostrar sólo algunas hojas de cálculo concretas en Excel Services, seleccione

Hojas en el cuadro de lista y, a continuación, desactive las casillas de verificación

correspondientes a las hojas que no desea que estén visibles.

7. Con Office Excel Web Access en sus exploradores, los demás usuarios podrán ver

y analizar los datos de la hoja de cálculo mostrados. Además, podrán interaccionar

con ella utilizando algunas funcionalidades de Excel, como ordenar y filtrar datos, o utilizando las características de análisis detallado de tablas dinámicas.

8. Si establece parámetros para celdas con nombre del libro, los usuarios también

podrán editar dichas celdas y definir valores.

9. Una vez publicado el libro en Excel Services, puede utilizar la funcionalidad de

Office SharePoint Server 2010 para administrar y configurar Excel Services o para

establecer permisos que impidan el acceso no autorizado al libro.

Paso a Paso: Envío de libro por E-mail

1. Enviaremos por correo el libro actual

2. Hacer clic en el botón de Microsoft Office


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Seleccionar destinatario haciendo clic en el botón

Escriba el asunto de su correo

Escriba el contenido del correo

4. Finalmente hacer clic en el botón Enviar

Conversión de archivos de Excel a formatos XPS y PDF

Microsft Excel 2010 incluye una función de Guardar o Editar como Formato de

Documento Portátil (PDF, Portable Document Format) o Especificación para papel

XLS (XPS, XML Paper Specification) que permite también controlar lo que se guarda

o se edita, como se hace al imprimir.

Descripción general del formato PDF

El formato PDF es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el formato del

documento y que permite compartir archivos.

Este formato garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva

exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar

fácilmente. El formato PDF también es útil para los documentos que se reproducirán

mediante métodos comerciales de impresión.

Para ver un archivo PDF, debe tener instalado un lector de archivos PDF en el equipo.

Por ejemplo, Adobe Reader es un lector y está disponible en el sitio de Adobe Systems.

Después de guardar un archivo como PDF, no podrá usar el programa de la versión

Office 2010 para efectuar cambios directamente el archivo PDF. Debe hacer los

cambios en el archivo de la versión Office 2010 original del programa de la versión

Office 2010 en el que lo creó y volver a guardar el archivo como PDF.

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Paso a Paso: Convertir archivos a PDF

1. Hacer clic en el botón de Microsoft Office , opción Guardar como

2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el

libro.

3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.

4. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la

casilla de verificación Abrir archivo después de publicar.

5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que

estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:

Si el libro requiere una calidad de impresión alta, haga clic en

Estándar (publicación en línea e impresión).

Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del

archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).

6. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en

Opciones.

7. Luego hacer clic en el botón Aceptar.

Finalmente hacer clic en el botón Publicar.

Guardar un archivo en formato XPS

Especificación de papel XML (XPS) es un archivo electrónico con diseño fijo que

conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. El formato XPS

garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el

formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente.

Paso a Paso: Convertir archivos a XPS

1. Hacer clic en el botón de Microsoft Office , opción Guardar como

2. Hacer clic en XPS.

3. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el

libro.

4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Documento XPS.

5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo

que estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:

Si el libro requiere una calidad de impresión alta, haga clic en

Estándar (publicación en línea e impresión).

Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del

archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea).

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6. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en

Opciones.

7. Hacer clic en Aceptar.

Hacer clic en Publicar

Preguntas de Repaso

1. Cuál es la diferencia entre proteger una hoja de cálculo y proteger un libro de

trabajo.

2. Si tiene una hoja de cálculo con información confidencial, que recomendaría para

evitar el acceso a personas no autorizadas a su información.

3. Qué es un archivo en formato PDF

4. Tiene un archivo en Excel y desea distribuirlo en formato PDF, cuál sería el

proceso a realizar

5. Que es Share Point

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Software

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