EVOLUCION HISTORICA DEL ANALISIS DE PUESTOS

DEFINICIÓN DE ANÁLISIS DE PUESTO

El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas

Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”

DONDE SE NECESITA O RECOMIENDA EL ANÁLISIS DE PUESTO:

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad de realizar un análisis de puesto como los siguientes:– Cuando se funda la organización

– Cuando se crea nuevos puestos

– Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos

– Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa

Igualmente, si se presenta los siguientes síntomas es necesario que la administración considere evaluar la implementación de un proceso de análisis de puesto.– Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere

cumplir; con frecuencia se producen conflictos y malentendidos.– La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que provoca

duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.– La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las

cuales no tienen las condiciones necesarias.– La mano de obra no está adecuadamente capacitada.– La productividad general de la organización no resulta aceptable para la

administración.– La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

DATOS DEL ANÁLISIS DE PUESTO

La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el proceso de análisis de puesto como los siguientes:– Actividades del trabajo

– Actividades y procesos del trabajo.

– Registros de las actividades

– Procedimientos utilizados.

– Responsabilidad personal.

– Actividades orientadas al trabajador

– Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicaci6n en el trabajo.

– Movimientos elementales para el análisis de métodos.

– Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo

– Tangibles e intangibles relacionados con el puesto

• Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.

• Habilidades requeridas

• Desempeño del trabajo

• Análisis de error.

• Normas de trabajo.

• Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.

• Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)

• Condiciones físicas de trabajo.

• Requerimientos personales para el puesto

• Identidad del puesto dentro de la estructura de la organización

BENEFICIOS PARA LOS GERENTES DE DEPARTAMENTOS

• Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad• Permite realizar una mejor selección del personal• Facilita efectuar una evaluación objetiva de sus subalternos.

BENEFICIOS PARA LOS EMPLEADOS

• Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto.• Puede ser utilizado como una guía para su autodesarrollo

ELEGIR EL ADMINISTRADOR DEL PROGRAMA DE ANÁLISIS DE PUESTO

El administrador del programa:

• instituye procedimientos,

• confecciona modelos,

• dirige la reunión de datos,

• verifica la marcha y

• se asegura del cumplimiento del calendario de ejecución.

Puede ser el gerente de recursos humanos o algún otro.

Sus funciones más importantes:– consisten en eliminar superposiciones en las descripciones,– asegurar que éstas estén redactadas en un estilo uniforme, – dirigir los métodos de revisión, – corrección y aprobación, y – cerciorarse de que los proyectos de descripciones lleguen a ser textos definitivos.

Quien sea nombrado administrador del programa debe estar familiarizado con la compañía, sus unidades de trabajo y divisiones funcionales. Ser respetado por todos, desde los administradores superiores a los supervisores de línea.

El administrador del programa y los supervisores de línea deben tener una meta común y confianza mutua.

• Algunas compañías se valen de un consultor externo para presentar un nuevo programa de descripción de puestos. Se los emplea en medida diferente, que a veces va hasta la total responsabilidad por la preparación del manual definitivo de descripciones de puestos de la empresa.

• Algunas compañías contratan al consultor para que actúe como asesor del administrador. Puede fijar rumbos, compartir sus experiencias, sugerir métodos o proporcionar aquellos servicios críticos de que carece la compañía. Aumenta la pericia del administrador del programa durante su evolución.

PROCESO DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS

• Esa compuesta por seis pasos que son:

1. Asegurar, para su éxito, que el apoyo de la administración superior sea visible.

2. Identificar los puestos que es necesario analizar.

3. Escoger el método que se utilizará para la obtención de los datos

4. Reunir y organizar la información obtenida

5. Revisar la información con los participantes

6. Desarrollar una descripción y especificación de puesto

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

• Es la metodología básica y fundamental que contribuye a hacer realidad cualquier proyecto de organización, es una herramienta metodológica que diseña y ordena el proceso de la actividad organizativa de la empresa, y esto es lo que hace el análisis de puestos de trabajo, a través de una descripción sistematizada de lo que hace el conjunto de trabajadores de una empresa.

• El análisis y descripción de puestos de trabajo es el procedimiento metodológico que nos permite obtener toda la información relativa a un puesto de trabajo. El proceso de ADP consta de dos fases, claramente identificables y diferenciadas:

• Análisis de puestos de trabajo, APT: Generalmente nos referimos al mismo tipo de análisis cuando oímos hablar de análisis de tareas, análisis de trabajo, análisis de puestos, todas ellas se refieren a una misma cuestión, el puesto de trabajo como unidad de gestión de la división del trabajo.

• Descripción de puestos de trabajo, DPT: Es la exposición detallada, estructurada, ordenada y sistemática, según un protocolo dado del resultado del APT. Es, en definitiva, un inventario escrito de los principales hechos más significativos del puesto de sus deberes y responsabilidades.

IDENTIFICAR LOS PUESTOS QUE ES NECESARIO ANALIZAR

• Utilizarse un organigrama • De existir, el análisis de puesto anterior• El organigrama es una gráfica que muestra el esqueleto de la

estructura organizacional y donde se presenta el título de la posición y a través de líneas conectoras quien reporta a quien, y quien está a cargo de qué departamento.

ESCOGER EL MÉTODO QUE SE UTILIZARÁ

Se puede utilizar cualquiera de los métodos que se describen a continuación:– La entrevista – La observación de puesto – Cuestionario de puesto – Bitácora del empleado – Combinación

• A través del análisis y descripción de puestos, conseguimos ubicar el puesto en la organización, describir su misión, funciones principales y tareas necesarias para desempeñar de modo completo dichas funciones. Según necesidades, esta estructura mínima puede completarse con apartados relativos a: seguridad y medios de protección propios del puesto de trabajo, relaciones internas y externas, perfil profesiográfico idóneo de la persona que debería ocupar el puesto, etc.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

• Es un método de retroalimentación del comportamiento laboral que nos ayuda a tomar decisiones respecto al desarrollo, remuneración, promoción y establecimiento del plan de carrera del trabajador.

RAZONES PARA EVALUAR EL DESEMPEÑO

1. Ofrecen información con base en la cual pueden tomarse decisiones de desarrollo, remuneración, promoción y plan de carreras.

2. Ofrecen la oportunidad para que el supervisor y subordinado se reúnan y revisen el comportamiento relacionado con el trabajo.

3. Lo anterior permite que ambos desarrollen un plan para corregir cualquier deficiencia y mejorar el desempeño.

4. La evaluación ofrece la oportunidad de revisar el proceso de desarrollo de gerentes y los planes de carrera del trabajador a la luz de las fuerzas y debilidades demostradas.

PASOS EN LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO

1. Definir el puesto. Asegura que el supervisor y el subordinado, están de acuerdo con las responsabilidades y los criterios de desempeño del puesto.

2. Evaluación del desempeño. Compara el rendimiento real de los subordinados con los criterios de desempeño.

3. Retroalimentación. Se analizan el desempeño y progreso de los subordinados a fin de hacer planes de desarrollo.

PROBLEMAS EN LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

• Los subordinados no saben de cuanto tiempo disponen para lograr un desempeño aceptable.

• Problemas en las formas o procedimientos utilizados para realizar la evaluación.

• Problemas que surgen durante las sesiones de entrevista y retroalimentación.

DEFINIR EL DESEMPEÑO

La descripción de puestos generalmente no es suficiente para la evaluación individual, ya que les descripciones no se escriben para puestos específicos, sino para grupos de puestos, por lo que es necesario identificar criterios medibles para cada una de las actividades del puesto.

1.   Técnica de escala grafica de calificación

2.   Método de alternancia en la clasificación

3.   Método de comparación de pares.

4.   Método de distribución forzada

5.   Método del incidente critico

6.   Formas narrativas

7.   Escalas de calificación basadas en el comportamiento

8.   El método de la administración por objetivos (APO)

9.  Integración de los métodos

MÉTODOS DE EVALUACIÓN

1.   Técnica de escala grafica de calificación– Es una escala que lista varios factores o características y un rango de desempeño para cada una.

Al empleado se le califica al identificar la calificación que mejor describa su nivel de desempeño por cada factor o característica..

2.  Método de alternancia en la clasificación– Se clasifican a los empleados sucesivamente desde el mejor al peor en torno a una característica

en particular.

– La forma de realizar la evaluación, es colocar el nombre del mejor empleado en el nivel superior, después colocar el nombre del empleado con menor calificación en la siguiente línea y así sucesivamente hasta terminar.

3.  Método de comparación de pares.– Clasifica a los empleados mediante una tabla de todos los pares posibles de individuos, para

cada característica, con el propósito de indicar al mejor empleado de esos pares.

– Ayuda a que el método de clasificación sea más eficaz; se establece una característica y cada subordinado se compara con el resto de los subordinados por pares, indicando quien es el mejor de ese par (con + 0 -) identificando quien es el mejor empleado de todos los evaluados.

4.   Método de distribución forzada– Se colocan porcentajes predeterminados de empleados en varias categorías de desempeño.

– El propósito es lograr una mayor diferenciación entre los empleados de tal manera que los empleados sobresalientes puedan ser identificados.

– La metodología consiste en establecer intervalos en porcentajes, donde sólo pueden entrar los subordinados que reúnan los criterios de evaluación encuadrándolos en los intervalos no entrando más personas con porcentajes diferentes a los establecidos.

5.   Método del incidente critico– El supervisor lleva un registro por cada subordinado de la conducta relacionada con su

desempeño; se identifican los incidentes de trabajo poco comunes, sean buenos o malos que posteriormente son comentados entre supervisor y subordinado para evaluar el desempeño.

– Se recomienda que se utilice el método para complementar una técnica de calificación, con la limitante que no es útil para comparar a los empleados o toma de decisiones salariales.

6.   Formas narrativasSe presenta un formato en el que se pide al supervisor:

1.   Que califique el desempeño del empleado en términos de los criterios del puesto, y

2.   Que presente ejemplos críticos y un plan de acción para el mejoramiento diseñado para ayudar al empleado a cumplir o exceder esos criterios.

3.   Finalmente una conclusión de la discusión de la evaluación haciendo énfasis en la solución del problema.

7.  Escalas de calificación basadas en el comportamientoMétodo cuya finalidad es combinar los beneficios de los incidentes críticos, narrativos y calificaciones cuantificadas, con base en una escala cuantificada, en ejemplos narrativos específicos de buen o mal desempeño.

Combina los beneficios de las formas narrativas y las calificaciones cuantificadas relacionando una escala cuantitativa con ejemplos específicos de un buen o mal desempeño.

a)  Pasos– Según los promotores, es la técnica más adecuada y equitativa que las anteriores y comprende

cinco pasos:

– 1.   Generar incidentes críticos.

– 2.   Desarrollar dimensiones del desempeño.

– 3.   Reasignar incidentes.

– 4.   Calificación de los incidentes

– 5.   Desarrollar un instrumento final.

b)     Ventajas– Un indicador más preciso

– Criterios más claros.

– Retroalimentación

– Dimensiones independientes.

– Consistencia

8.   El método de la administración por objetivos (APO)– Adopta objetivos medibles específicos para cada empleado y después se comenta su progreso.

Un programa de evaluación y establecimiento de objetivos a nivel organización, se puede elaborar de la siguiente manera:

1.   Establecer los objetivos de la organización.

2.   Fijar los objetivos por departamentos.

3.   Comentar los objetivos por departamentos.

4.   Definir los resultados esperados.

5.   Revisar el desempeño.

6.   Proporcionar retroalimentación.

9.  Integración de los métodos– En la práctica, las organizaciones combinan varios métodos de evaluación del desempeño, no

existe una norma o una receta que indique como se debe integrar dicha evaluación.

TÉCNICAS DE MEDIDA DEL DESEMPEÑO Y EL RENDIMIENTO Y DE SELECCIÓN DE PERSONAL

¿POR QUÉ EVALUAR EL RENDIMIENTO?

• Es un procedimiento técnico que nos permite, en forma integrada, sistemática y duradera; poner en valor las actitudes, los resultados y nivel comporta mental del empleado en el desempeño de su función y cumplimiento de sus tareas. Así, será posible medir los resultados atendiendo la oportunidad, cantidad y calidad de estos.

• Aplicada de manera correcta, la evaluación de los recursos humanos, permite evaluar y comunicar a los empleados, la forma en que están desempeñando su trabajo y elaborar planes para mejorar dichos indicadores.

• No sólo posibilita conocer y dar a conocer los niveles de cumplimiento de los empleados; sino también influir a futuro en el grado de dedicación que estos ponen en el desarrollo de las tareas.

¿Por qué se debe evaluar el desempeño?

• Decisiones de promoción y remuneración.

• Reunirse y revisar el comportamiento en el trabajo.

• Retroalimentación.

• Plan para corregir deficiencias.

• Proceso de planeación de carrera en la empresa.

BENEFICIOS Y PROBLEMAS MÁS COMUNES EN LA EVALUACIÓN DESEMPEÑO

• Beneficios de la Evaluación del Desempeño

• Permitir condiciones de medida del potencial humano en el sentido de determinar su plena aplicación.

• Permitir el tratamiento de los Recursos Humanos como un recurso básico

• Proporcionar oportunidades de crecimiento y condiciones de efectiva participación a todos los miembros de la organización,

• Problemas en la evaluación del desempeño

• Carencia de normas

• Los criterios irrelevantes

• Criterios pocos realistas

• Medidas de desempeño malas

• Errores del evaluador

• Mala retroalimentación

• Comunicaciones negativas

• Incapacidad para aplicar datos de evaluación