EVENTOS COMERCIALE

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Que es un evento?

En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a una empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio, una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente o empresa/empleados, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado.

Como organizar un evento

A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo, se desarrolle adecuadamente hay que tener en cuenta muchos aspectos de la más diversa índole; para tener un mayor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen, los cuatro puntos fundamentales son:

Planificación:

primero definimos el objetivo del acto, ¿que esperamos conseguir?, ¿con qué medios contamos?, ¿audiencia prevista? (asistentes, público en general, etc.) y que objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el acto y definir con claridad todos los objetivos.

Producción.

Son lo que podríamos llamar actividades previas al evento (pre-evento). Se organizan equipos de trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y con personas y equipos del exterior, se define la imagen del evento.

Explotación.

Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho.

Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado y que hemos producido. Cada punto debe llevarse a cabo tal y como se ha planificado, ajustándose al calendario y planing previsto, así como a su correspondiente checklist.

También es bueno contar con planes alternativos para situaciones imprevistas.

En actos o eventos importantes, es necesario hacer un ensayo general, para que todo discurra con normalidad llegado el día.

Este sería un paso intermedio entre la fase de producción y la de explotación

Conclusiones.

Es la fase posterior a la celebración del evento; en ella se evalúan todas las actividades desarrolladas, de forma detallada; se sacan conclusiones y se ajustan y corrigen posibles desviaciones a tener en cuenta para posteriores organizaciones de actos. Es una "evaluación de calidad" de todo el trabajo desarrollado.

Objetivos de un evento

Los objetivos del Evento son muchos y variados, una propuesta para identificarlos es organizarlos por categorías de objetivos:Objetivos económicos

¿Qué rentabilidad esperamos obtener? Ya sea porque la participación en el Evento está condicionada a un volumen de compra, porque es la presentación de un nuevo producto, o bien porque es un evento de motivación de nuestra red comercial. Objetivos de marca

La fortaleza de nuestra marca es un activo, ¿qué rentabilidad obtendremos?, que le aporta el evento a nuestra marca.

Objetivos de fidelización

En el caso de clientes, el coste de venderle a un nuevo cliente se estima entre 4 a 6 veces superior al coste de venderle a un cliente existente: ¿cómo mejorará el evento la relación con nuestros clientes?

En el caso de ser un Evento motivacional adicionalmente al incremento de productividad esperado ¿en qué grado conseguiremos identificar a nuestros trabajadores con la empresa?

…siempre hay un modo de evaluar la rentabilidad del evento.

 

Con un evento se busca:

Motivar al personal.   Formar equipos con sentido de pertenencia. Hacer anuncios y reconocer trayectorias. Agasajar     Conmemorar aniversarios   Dar a conocer nuevos productos     Mejorar el rendimiento laboral a partir de la

mayor vinculación de sus empleados

   Incentivar a las fuerzas de ventas, entre otros.

Tipos de eventosExisten diferentes tipos de eventos y cada uno tiene un objetivo concreto y por consiguiente debe organizarse de acuerdo con los resultados esperados. No es lo mismo organizar un viaje incentivo que la inauguración de un local.

Los eventos mas comunes son:Presentación Comercial

El objetivo de un evento de este tipo es dar a conocer productos y servicios, para provocar la contratación de los mismos. Suelen ser de una mañana o una tarde, cómo mucho. Lo ideal es transmitir nuestra idea de negocio de tal forma y con tal sutileza que no parezca un mensaje comercial.

El Seminario

El seminario puede ser una gran arma comercial si lo emplea bien. Igual que una presentación comercial, el secreto está en el contenido. Los seminarios suelen durar una jornada completa y están relacionados exclusivamente con un tema de interés.

Congresos

Son reuniones de personas, promovidas generalmente por una empresa o asociación, con la finalidad de sacar algo nuevo dentro del sector.

Entidades públicas y privadas, Asociaciones, Organismos, a todos aquellos que quieran organizar un acto con duración de más de dos días para conseguir nuevas soluciones e ideas en el sector.

Convenciones: Al igual que los Congresos, las Convenciones son reuniones de personas promovidas por empresas, con la diferencia de que estas últimas generalmente están dirigidas a fuerzas de venta, comerciales. Su objetivo principal es el de debatir asuntos propios para decidir y buscar las alternativas que mejor vayan a la empresa.

Ferias y Exposiciones

Son buenas oportunidades para promocionarse y para forjar nuevos contactos empresariales. Pero también son un enorme esfuerzo para las empresas que tienen que participar. Estos eventos, a diferencia de los anteriores, suelen ser de interacciones uno a uno en lugar de ponencias en grupo. Por eso, requieren que todo el equipo humano esté perfectamente sincronizado.

Incentivos y Viajes

Algunas empresas consiguen grandes resultados haciendo inversiones importantes en sus eventos. Dependiendo del volumen de ventas y la fidelización de sus clientes, Uno de los mejores ejemplos de este tipo de eventos son los congresos médicos.

Aquí es importante encontrar el equilibrio correcto entre diversión y contenido. No estamos llevando a los clientes de vacaciones, sino situando nuestro esfuerzo comercial en un entorno distinto que haga llegar con más efectividad el mensaje.

Logística del evento

Los pasos necesarios para la ejecución de evento son:Recepción y entrega de credenciales

Debe haber alguien asignado a recibir a los invitados, entregarles los materiales que necesitarán durante la duración del evento y saludarles por nombre.Control de Asistencia

La segunda misión de la persona encargada de la recepción es controlar quienes han venido. Así nada al empezar se tendrá claro el nivel de asistencia conseguido. Entrega de Materiales

En ellos normalmente hay una copia de la agenda, una libreta para tomar notas, un bolígrafo y poco más.

El Maestro de Ceremonias

Esta persona será el responsable de presentar los ponentes y explicar la logística de los descansos, cafés, comidas…

Las Ponencias y los Tiempos

Un evento es como una sinfonía que debe fluir con precisión.

Por eso, alguien debe controlar discretamente el reloj. Que esté sentado detrás de todo el mundo y que esté preparado para dar señales al ponente

Clausura del Evento Los eventos hay que terminarlos bien. La gente ya es ansiosa para irse y no quieren tonterías. Si es necesario dar las gracias o explicar algún detalle logístico, debe hacer ANTES de la última ponencia, no después.

Por ello, la clausura de estar bien preparada.

Requerimientos Son sencillamente todo lo necesario para la realización del evento estos pueden ser:De organización

La programación de cada evento debe hacerse con un plazo de 30 días de anterioridad evitando así imprevistos de ultima hora

El Conferencista o Tallerista debe llegar siempre un día antes a la ciudad donde se realiza el evento si es fuera de la ciudad de residencia del conferencista.

Los gastos de Transporte, Traslados, Alojamiento y Alimentación deben estar pagos con una semana de antelación.

Equipos audio visuales

Se deben tener listos microfonos inalambricos, sintemas de audio, video beam, etc.

En el Auditorio

Debe haber una mesa pequeña para colocar el proyector LCD, o Video Beam así como para la Laptop y materiales del conferencista.

Una botella de un litro y medio de agua a temperatura ambiente y un vaso para el conferencista.

Localidades que permitan que los asistentes realicen actividades de trabajo en grupo y lectoescritura para el caso de los Talleres y Seminarios.

Presupuesto La elaboración de un presupuesto es una tarea difícil y responsable. En el se mide la capacidad que se tiene para conseguir lo que se tiene planificado, para elaborar un presupuesto se debe:Comprender lo valores, estrategia y planes de la empresa o el proyecto.Comprender el significado de rentabilidad y coste-eficiente.Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos.

El presupuesto es asunto de cada uno de los miembros de la empresa/proyecto, por lo que todo el comité organizador debe comprender el presupuesto: cómo se ha preparado, porque es importante y como hay que controlarlo.

Gastos Ingresos

Estimados RealesSitio EntradasPrecio de salas €500,00 Estimadas RealesPersonal del sitio 300 278 Adultos @ €6,00Equipo 197 195 Niños @ €2,00Mesas y sillas 42 51 Otros @ €1,00Totales €500,00 €0,00

Anuncios en el programaDecoración Portada @Flores €200,00 €300,00 Media página @Iluminación Cuarto de página @GlobosOtros Proveedores y expositoresTotales €200,00 €300,00 Stand grande @

Stand mediano @Publicidad Stand pequeño @Equipo gráficonotas de prensa Venta de artículosEnvíos Artículos @Totales €0,00 €0,00 Artículos @

Artículos @RefrigerioComida Estimados RealesBebidas Ingresos totalesMantelería 0 0Totales €0,00 €0,00

Estimados RealesGasto total 700 300

Presupuesto del evento para [Nombre del evento]

Vesna Díaz granados Karina García María Hurtado Jineth Méndez Gisella Mendoza Lourdes Meriño