EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN VIGENCIA 2016 - ISER · y análisis general y es la que ofrece las...
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VIGENCIA 2016 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Instituto Superior de Educación Rural - ISER Departamento de PLANEACION DEPARTAMENTO DE PLANEACION INFORME INDICADORES DE GESTION JORGE MAURICIO MOGOLLON PICO Jefe Departamento de Planeación VIGENCIA 2015
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LA
VIGENCIA 2016 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN
Instituto Superior de Educación Rural - ISER
Departamento de
PLANEACION
DEPARTAMENTO DE PLANEACION
INFORME INDICADORES DE GESTION
JORGE MAURICIO MOGOLLON PICO
Jefe Departamento de Planeación
VIGENCIA 2015
LA
VIGENCIA 2016 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN
Instituto Superior de Educación Rural - ISER
Departamento de
PLANEACION
INTRODUCCION
Este informe tiene como objeto presentar indicadores de Gestión Institucional a
través de la metodología de fundamentación sobre procesos durante la vigencia
2016, importante para la revisión del cumplimiento de los mismos conforme a la
estrategia planeada motivo de cada indicador, generados por los Líderes
responsables de los Procesos.
El mapa de procesos del ISER está estructurado dentro de las nominaciones de
estratégicos, Misional, de apoyo, de control y evaluación.
Allí nace la metodología y estrategias para la asignación de indicadores según la
estructura, pensados en la búsqueda y mejoramiento de mediciones que permitan
hacer un verdadero seguimiento de la gestión Institucional.
El quehacer del Recurso Humano motor del desarrollo Institucional se mide
mediante la aplicación de indicadores que son muestra igualmente de los avances
del Sistema de Gestión de Calidad y optimización o aprovechamiento de los
Recursos Humanos y Físicos.
Se presenta este documento en áreas de autoevaluar la gestión 2016 y como
herramienta para examinar los alcances o logros y proponer las acciones de mejora
a que haya lugar.
DEPARTAMENTO DE PLANEACION
ENERO 2017
LA
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Departamento de
PLANEACION
1. INDICADORES Y RESULTADOS VIGENCIA 2016.
El departamento de Planeación solicitó mediante correos electrónicos y divulgación
verbal y telefónica con la mayoría de los Responsables del trámite para remitir
información a la Oficina en referencia.
Se realiza la revisión una a una de las hojas de vida de indicadores procediendo a
informar o sugerir al Interesado sobre posibles ajustes en la producción del
Indicador, el objetivo se enfocó en obtener indicadores reales y actualizados para
cada uno de los procesos.
El procedimiento contempla mediciones trimestrales, semestrales primero y
segundo periodo del año 2016 o anuales, según sea el caso estimándose que dicho
periodo de medición permite obtener información representativa del comportamiento
o avance de procesos o actividades.
Como se sabe el instrumento adoptado para hoja de vida del Indicador aprobado
por el grupo operativo del SIG reúne una serie de requisitos de identificación,
resultados, análisis y recomendaciones con base en el comportamiento en el
periodo y son desarrollados por el Personal Responsable.
La Información resultante plasmada en el presente documento es objeto de estudio
y análisis general y es la que ofrece las tendencias fundamentadas en la capacidad
de acción en el desarrollo de los objetivos de gestión trazados para la vigencia.
Se encuentran implementados indicadores en las siguientes Procesos:
PUESTO ÁREA RESPONSABLE No.
INDICADORES
PROMEDIO
INDICADOR
1 INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS
FISICOS 3
100%
2 MTIC 3 97.5%
3 GESTION DOCUMENTAL 3 96.09%
4 JURIDICA 2 94.11%
5 CONTRATACION 3 92.69%
6 COMUNICACIÓN PUBLICA 3 90%
7 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 3 88.88%
8 CONTROL INTERNO DE GESTION 3 88.88%
9 TALENTO HUMANO 3 88.28%
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10 ADMISIONES, REGISTRO Y
CONTROL ACADEMICO 4
86.80%
11 RECURSOS EDUCATIVOS 3 86.55%
12 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 3 85.78%
13 INVESTIGACION 3 83.33%
14 EGRESADOS 2 81.5%
15 EXTENSION Y PROYECCION SOCIAL 3 74.63%
16 BIENESTAR INSTITUCIONAL 3 68.41%
17 FORMACION 5 49.20%
18 RECURSOS FINANCIEROS 3 41.50%
Total Indicadores 56
Seguidamente se relaciona en cuadros separados por Proceso la información
básica de los indicadores generados y aplicados -como quedó dicho- a través de
las hojas de vida de correspondientes, la información al detalle se encuentra
inmersa en el Sistema de Control de Indicadores el cual da al detalle los análisis de
comportamientos, acciones correctivas y preventivas según sea el caso.
Se determina el desarrollo o avance de las actividades realizadas según los
compromisos por procesos de las Dependencias, dado en porcentajes en escala de
0 al 100%.
Las hojas de vida de Indicadores presentan para facilitar la apreciación de
resultados los RANGOS DE DESEMPEÑO, tres recuadros cada uno con un color
VERDE, AMARILLO Y ROJO enmarcados en los siguientes rangos:
EXCELENTE: Menor que 80% hasta Menor o igual a 100%.
REGULAR: Menor que 60% hasta Menor o igual a 80.
DEFICIENTE: Menor que 60%.
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Los anteriores resultados y sus gráficas correspondientes permiten visualizar el
alcance de gestión o desempeño del Área a través del compromiso de desarrollo del
Indicador.
MAPA DE PROCESOS
PROCESO: ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
Dependencia Autoevaluación y Acreditación
LA
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INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
OPORTUNIDAD EN LA
CORRECCIÓN DE
SALIDAS NO
CONFORMES
EFICACIA Periodo 1: 66.66%
CUMPLIMIENTO DEL
PROCESO DE
AUTOEVALUACIÓN DE
LOS PROGRAMAS
ACADÉMICOS
EFICACIA Periodo 1: 100%
PROGRAMAS EN
AMPLIACION EFICIENCIA Periodo 1: 100%
PROCESO: BIENESTAR INSTITUCIONAL
Dependencia Bienestar Universitario
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
RETENCIÓN Y
PERMANENCIA DE LOS
ESTUDIANTES
IDENTIFICADOS EN
RISGOS DE DESERCION
EFICACIA Periodo 1: 93.13% Periodo 2: 37.5%
NIVEL DE PARTICIPACIÓN
DE LOS ESTUDIANTES
CON LOS PROGRAMAS Y
ACTIVIDADES DE
BIENESTAR
EFICIENCIA Periodo 1: 66.66%
Periodo 2: 60.32%
NIVEL DE SATISFACCIÓN
DE LOS ESTUDIANTES
CON PROGRAMAS Y
ACTIVIDADES DE
BIENESTAR
EFECTIVIDAD Periodo 1: 71.11%
Periodo 2: 79.53%
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PROCESO: CONTRATACION
Dependencia Jurídica
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
PROCESOS
CONTRACTUALES
FINALIZADOS EFICIENCIA Periodo 1: 93.15%
CUMPLIMIENTO DE
CONTRATOS EFICACIA Periodo 1: 100%
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES Y
CONTRATISTA EFECTIVIDAD Periodo 1: 84.93%
PROCESO: JURIDICA
Dependencia Jurídica
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
PROCESOS
DISCIPLINARIOS
ARCHIVADOS EFICIENCIA Periodo 1: 100%
PROCESOS JUDICIALES
Y EXTRAJUDICIALES
ARCHIVADOS EFICACIA Periodo 1: 88.23%
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PROCESO: INVESTIGACION
Dependencia Investigación
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
AL FINALIZAR CADA
SEMESTRE ACADÉMICO
SE DEBE DIVULGAR UNA
REVISTAS CIENTÍFICA
INSTITUCIONAL
(DISTANCIA AL DÍA)
COMO RESULTADOS DE
INVESTIGACIÓN.
EFICACIA Periodo 1: 100% Periodo 2: 0.0%
AL FINALIZAR CADA
SEMESTRE ACADÉMICO
SE DEBE DIVULGAR UNA
REVISTAS CIENTÍFICA
INSTITUCIONAL
(DISTANCIA AL DÍA)
COMO RESULTADOS DE
INVESTIGACIÓN.
EFICIENCIA Periodo 1: 100%
AL FINALIZAR CADA
SEMESTRE ACADÉMICO
SE DEBE DIVULGAR UNA
REVISTAS CIENTÍFICA
INSTITUCIONAL
(DISTANCIA AL DÍA)
COMO RESULTADOS DE
INVESTIGACIÓN.
EFICACIA Periodo 1: 100%
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PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Dependencia Planeación
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
CUMPLIMIENTO Y
EVALUACION DE
ACTIVIDADES DEL PLAN
DE DESARROLLO
INSTITUCIONAL VIGENTE.
EFICIENCIA Periodo 1: 98.35%
CUMPLIMIENTO DE
ACTIVIDADES DEL PLAN
DE ACCIÓN
INSTITUCIONAL
EFICIENCIA Periodo 1: 98.35%
CUMPLIMIENTO Y
SEGUIMIENTO AL BANCO
DE PROYECTOS DE
INVERSIÓN
INSTITUCIONAL
EFICACIA Periodo 1: 69.23% Periodo 2: 69.23%
PROCESO: EGRESADOS
Dependencia Egresados
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
SEGUIMIENTO DE LOS
EGRESADOS EFICACIA Periodo 1: 100%
IMPACTO DE LOS
EGRESADOS EFICACIA Periodo 1: 63%
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PROCESO: CONTROL INTERNO DE GESTION
Dependencia Control Interno
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
INFORMES DE
AUDITORIAS EFICACIA Periodo 1: 100% Periodo 2: 100%
DESARROLLO DE LOS
PLANES Y PROGRAMAS
INSTITUCIONALES EFICIENCIA
Periodo 1: 100% Periodo 2: 100%
AVANCE DEL MECI EFECTIVIDAD
Periodo 1: 33.33% Periodo 2: 100%
PROCESO: EXTENSION Y PROYECCION SOCIAL
Dependencia Extensión y Proyección Social
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
DEDICACIÓN DE LOS
DOCENTES A LA
EXTENSIÓN Y
PROYECCIÓN SOCIAL.
EFICACIA Periodo 1: 13.04% Periodo 2: 34.78%
PROYECTOS DE
EXTENSIÓN Y
PROYECCIÓN SOCIAL EFICIENCIA Periodo 1: 100%
INTERACCIÓN CON EL
SECTOR EXTERNO EFICIENCIA Periodo 1: 100%
LA
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PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
Dependencia Archivo
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
NIVEL DE SATISFACCIÓN
DEL USUARIO EFECTIVIDAD Periodo 1: 100% Periodo 2: 100%
NIVEL DE ORGANIZACIÓN
DE LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN EFICACIA
Periodo 1: 87.62% Periodo 2: 95.09%
DOCUMENTOS
ENTREGADOS
OPORTUNAMENTE EFICIENCIA
Periodo 1: 94.64% Periodo 2: 96.78% Periodo 3: 98.98% Periodo 4: 97.33%
PROCESO: RECURSOS FINANCIEROS
Dependencia Vicerrectoría Administrativa y Financiera
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
RENTAS PROPIAS EFICIENCIA
Periodo 1: 13.57% Periodo 2: 19.79% Periodo 3: 23.81% Periodo 4: 24.05%
PAGOS EFICACIA
Periodo 1: 93.07% Periodo 2: 99.99% Periodo 3: 99.99% Periodo 4: 99.80%
RENDIMIENTO EFECTIVIDAD Periodo 1: 6.00%
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PROCESO: MTIC
Dependencia Nuevas Tecnologías
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
USO DE BASES DE
DATOS CON LICENCIA EFICIENCIA Periodo 1: 100%
CAPACITACIÓN DE
BASES DE DATOS CON
LICENCIA EFICIENCIA
Periodo 1: 90%
EQUIPOS Y APLICATIVOS
INFORMATICOS EFECTIVIDAD Periodo 1: 100%
SISTEMAS DE
INTERCONECTIVIDAD EFICIENCIA Periodo 1: 100%
PROCESO: RECURSOS EDUCATIVOS
Dependencia Biblioteca
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
DISPONIBILIDAD DE
RECURSOS
BIBLIOGRAFICOS Y
HEMEROTECA
EFICIENCIA Periodo 1: 100%
CAPACITACION SOBRE
LOS RECURSOS
BIBLIOGRAFICOS Y DE
HEMEROTECA
EFICIENCIA Periodo 1: 75%
USO DE RECURSOS
BIBLIOGRAFICOS Y DE
HEMEROTECA EFICIENCIA
Periodo 1: 83.33% Periodo 2: 86%
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PROCESO: INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS FISICOS
Dependencia Almacén
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
ACTUALIZACION DEL
SISTEMA DE
INVENTARIOS DE LA
INSTITUCION
EFICACIA Periodo 1: 100%
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO DE LA
INSTITUCION EFICIENCIA
Periodo 1: 100% Periodo 2: 100%
APROVECHAMIENTO DE
LOS LABORATORIOS Y
ESCENARIOS DE LAS
INSTITUCION
EFICIENCIA Periodo 1: 100% Periodo 2: 100%
PROCESO: ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
ACADEMICO
Dependencia Registro y Control
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
ESTUDIANTES
INSCRITOS VERSUS
ADMITIDOS EFICIENCIA
Periodo 1: 83.51% Periodo 2: 76.10%
ESTUDIANTES NUEVOS
MATRICULADOS VERSUS
ADMITIDOS EFICIENCIA
Periodo 1: 78.54% Periodo 2: 76.85%
INCREMENTO DE
NUEVOS CUPOS EN
FORMACION TECNICA Y
TECNOLOGICA EN EL
EFICIENCIA Periodo 1: 102.8%
LA
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INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
ISER
ESTUDIANTES
MATRICULADOS POR
PERIODO ACADEMICO EFICIENCIA
Periodo 1: 83.78% Periodo 2: 90.08%
PROCESO: COMUNICACIÓN PUBLICA
Dependencia Prensa, comunicación y mercadeo
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
FORTALECIMIENTO DE
PÁGINA WEB Y REDES
SOCIALES EFECTIVIDAD Periodo 1: 100%
FORTALECIMIENTO DE
LA COMUNICACIÓN
INSTITUCIONAL EFICACIA Periodo 1: 70%
MERCADEO Y
POSICIONAMIENTO DE LA
IMAGEN EFICIENCIA Periodo 1: 100%
PROCESO: FORMACION
Dependencia Vicerrectoría Académica
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
NIVEL DE ESCOLARIDAD
DE DOCENTES DEL
INSTITUTO EFICIENCIA
Periodo 1: 54.76% Periodo 2: 54.76%
LA
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INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
NIVEL DE ESCOLARIDAD
DE DOCENTES DEL
INSTITUTO EFICIENCIA
Periodo 1: 47.61% Periodo 2: 47.61%
NIVEL DE ESCOLARIDAD
DE DOCENTES DEL
INSTITUTO EFICIENCIA
Periodo 1: 45.23% Periodo 2: 45.23%
PROCESO: TALENTO HUMANO
Dependencia Talento Humano
INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADO
COBERTURA DEL PLAN
DE CAPACITACION EFICIENCIA Periodo 1: 84.54% Periodo 2: 80.42%
EVALUACION DEL
DESEMPEÑO EFECTIVIDAD Periodo 1: 100%
PROGRAMAS DE
BIENESTAR EFICACIA Periodo 1: 90.85% Periodo 2: 73.90%
2. ANÁLISIS DE RESULTADOS Y RECOMENDACIONES.
A efecto de garantizar el mejoramiento continuo en el Instituto, realizada la
medición de indicadores los Líderes de los procesos como responsables de
los mismos se les sugiere realizar un análisis de resultados e implementar
acciones de mejoramiento de los mismos y de otra parte determinar
acciones preventivas o de mejoramiento a efecto de continuar las mediciones
de gestión dentro de los mejores parámetros de calidad lo cual incluye entre
otras actividades la revisión y estructura de indicadores, el seguimiento
continuo a los compromisos, la recolección de evidencias del desarrollo de
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los mismos y la aplicación de la fórmula de medición e interpretación de
resultados y recomendaciones.
El ejercicio planteado para la vigencia 2016 se diseñó con 18 procesos los
cuales contienen diversos indicadores de conformidad con las necesidades
de medición establecidas por los Líderes o Personal responsable.
El traslado de la información estadística, consignada en las hojas de vida de
Indicadores, al presente documento permite determinar los porcentajes
resultantes inicialmente por Indicador y seguidamente por Procesos como
quedó establecido en el cuadro anterior.
La información permite clasificar los indicadores dentro de diferentes rangos
de cumplimiento en su gran mayoría en excelencia, los cuales se encuentran
indicados en las hojas de vida por proceso o en el control de indicadores
general.
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