Etapas De Un Evento
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Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
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ETAPAS DE UN EVENTO
PRE-EVENTO
EVENTO
POST-EVENTO
Eventos y Banquetes
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Las tres etapas de un Evento se corresponden con las funciones básicas del
proceso gerencial:
Eventos y Banquetes
• Pre- Event
o
•Investigación•Planificación•Organización•Eve
nto
•Desarrollo y Dirección • Post-
Evento
•Evaluación
• Etapas de un Evento
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1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.
2.- El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional).
PRE - EVENTOIN
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Eventos y Banquetes
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3.- Seleccionar la fecha: ésta no debe
coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales.
4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.
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NPRE - EVENTO
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5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes
6.- Definir:Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa.
Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.•
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Eventos y Banquetes
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7- Nombrar al Comité Organizador
Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento.
Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente.
8.-Fijar sede provisional del comité organizador.
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NEventos y
Banquetes
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9.-Seleccionar el temario, temas o
puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.
10.-Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (se estimará tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros)
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NIF
ICA
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OR
GA
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11.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes.
12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos).
13.-Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento, mas un 10% de gastos imprevistos).
PRE - EVENTOEventos y
Banquetes
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Desarrollo y Dirección
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• Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.
• Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.
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• Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
• Se cancelan los pagos pendientes.
• Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.
POST - EVENTO
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• Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento.
• Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no.
• Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).
POST - EVENTO
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BIBLIOGRAFIA
• FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa. Editorial McGraw-Hill. México 1997.
• GHERARDI, Eliana: Cómo Hacer Eventos Exitosos. Colección Quiron Nº36, Los Libros del Nacional. Editorial CEC, S.A. Venezuela. 2000.
• GÓMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.
• GÓMEZ, Carlos y Oswaldo Visla: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.
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