ESTUDIO DE VIABILIDAD PARA REALIZAR EL PROCESO DE ...

ESTUDIO DE VIABILIDAD PARA REALIZAR EL PROCESO DE AFILIACIÓN A TRAVÉS DE DISPOSITIVOS MÓVILES

PAULA ANDREA CASTAÑO RIOS

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERIA

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y SISTEMAS PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI 2010

ESTUDIO DE VIABILIDAD PARA REALIZAR EL PROCESO DE AFILIACIÓN A TRAVÉS DE DISPOSITIVOS MÓVILES

PAULA ANDREA CASTAÑO RIOS

Pasantía institucional para optar el titulo de Ingeniera Industrial

Director MARIO ALZATE CARDONA

Ingeniero Industrial MBA Director de Trabajo de Grado

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERIA

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y SISTEMAS PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI 2010

Nota de Aceptación:

Aprobado por el comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad Autónoma de Occidente para optar al titulo de Ingeniero Industrial

ALEXANDER GARCIA Jurado

CARLOS PELAEZ Jurado

Santiago de Cali, 01 de agosto de 2010

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CONTENIDO

Págs.

RESUMEN 11 INTRODUCCIÒN 12 1. ANTECEDENTES 13 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 15 3. JUSTIFICACIÓN 16 4. OBJETIVOS 17 4.1 OBJETIVO GENERAL 17 4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 17 5. MARCO TEORICO 18 5.1 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA 18 5.1.1 Wireless Personal Area Network 18 5.1.2 Wireless Local Area Network 18 5.1.3 Wireless Metropolitan Area Network 19 5.1.4 Wireless Wide Area Network 19 5.1.5 Teléfonos Inteligentes (smartphone) 20 5.1.6 Asistente Digital Personal, en ingles Personal Digital Assistant (PDA) 20 5.1.7 Tablet PC 20 5.1.8 PC Ultra Móvil en ingles Ultra Mobile PC (UMPC) 20

5

5.1.9 Handhelds 21 5.1.10 Computador Portátil 21 5.1.11 Software 21 5.1.12 Plataforma 21 5.1.13 Lenguajes de programación 21 5.1.14 Diseño Web 22 5.2 METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO 23 5.3 EPISTEMOLOGIA DEL PROYECTO FACTIBLE 26 5.4 CONCEPTOS DE LA GESTION DEL CAMBIO 26 6. ACTIVIDADES DESARROLLADAS 28 6.1 ANÁLISIS DEL MODELO DE LA OPERACIÓN ACTUAL 28 6.2 DEFINICIÓN DE LA SOLUCIÓN MÁS ACORDE ENTRE LAPTOP Y PDA 30 6.2.1 Cotización de la solución móvil PDA 30 6.2.1.1 Componentes de la solución PDA 32 6.2.2 Cotización Solución Laptop 33 6.2.2.1 Componentes de la solución Laptop 33 6.2.3 Otros aspectos analizados 34 6.3 DESARROLLO DEL PROTOTIPO PARA EL ESTUDIO TECNICO EN LA 34 PRUEBA PILOTO 34 6.3.1 Alcance 34 6.3.2 Modelo funcional - formulario electrónico 34 6.3.3 Especificación de requerimientos 34 6.3.4 Casos de Uso 38

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6.4 ESTUDIO ORGANIZACIONAL – ADMINISTRATIVO - LEGAL 38 6.4.1 Mesa de ayuda para las preguntas más frecuentes de los asesores comerciales 38 6.4.2 Compra de mini portátiles y Seguridad Informática 39 6.4.3 Entrega de los miniportatiles y MODEM a los asesores comerciales 41 6.4.4 Otros aspectos Legales 41 6.5 PILOTO 41 6.5.1 Gestión del Cambio, acompañamiento en campo y medición de los indicadores de éxito del piloto 41 6.5.2 Otros resultados del piloto 43 6.6 ESTUDIO FINANCIERO 43 7. CONCLUSIONES 46 BIBLIOGRAFÍA 47 ANEXOS 48

7

LISTA DE CUADROS

Págs.

Cuadro 1. Clasificación de asesores comerciales 29

Cuadro 2. Asesores y promedio de ventas período enero – diciembre 2009 29

Cuadro 3. Comparación de cotizaciones PDA 31

Cuadro 4. Cotización para el piloto con PDA 31

Cuadro 5. Cotización para el piloto con laptop – opción alquiler 33

Cuadro 6. Causas más comunes de consulta 39

Cuadro 7. Características del Laptop 40

Cuadro 8. Indicadores de Éxito del Piloto 42

Cuadro 9. Costo de la Afiliación Manual Vs la Electrónica 44

Cuadro 10. Proyección de ahorros a tres años 45

8

LISTA DE GRAFICAS

Págs.

Gráfico 1. Tasa de crecimiento anual de los clientes de telefonía móvil 13

Gráfico 2. Tipo de afiliaciones 30

Gráfico 3. Costo afiliaciones en laptop 44

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LISTA DE FIGURAS

Pags

Figura 1. Esquema de la solución móvil Dispositivo móvil – Internet 22

Figura 2. Diagrama general de los componentes de la solución 23

Figura 3. Elementos de la comunicación eficiente 27

Figura 4. Rutina diaria del Asesor Comercial 28

Figura 5. Comparación Rutina diaria del Asesor Comercial 43

10

LISTA DE ANEXOS

Pags

Anexo A. Flujo grama de afiliación manual 48

Anexo B. Flujo grama afiliación electrónica 50

Anexo C. Diagrama de Recorrido afiliación Electrónica 51

Anexo D. Lista de casos de Uso 52

Anexo E. Consultar y Recuperar Información de -SIAM 54

Anexo F. Reporte Producción Por Perfil 55

Anexo G. Enviar Reporte Dinámico a E-mail 57

Anexo H. Automático de Anulación Contratos 59

Anexo I. Acreditar Afiliaciones Grabadas Perfil Asesor 60

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RESUMEN El desarrollo del presente trabajo, constituye el estudio de viabilidad en la aplicación de soluciones móviles en la fuerza de ventas de Coomeva EPS una de las principales Empresas Promotoras de Salud en Colombia. El modelo de la solución móvil lo que busca es dotar a la fuerza de ventas de un dispositivo móvil con conexión a Internet que le facilite el acceso al sistema de información y las validaciones de derecho automáticas que posee Coomeva. Así el vendedor captura las afiliaciones en tiempo real, sin necesidad de viajar hasta la empresa y sólo requiere enviar a la oficina los documentos soportes de la afiliación una vez a la semana. Son múltiples los factores de análisis de factibilidad de proyectos, no obstante este ejercicio se concentro en el análisis organizacional, financiero y legal del proyecto, culminando con la implementación y análisis de resultados de la prueba piloto realizada con 40 asesores comerciales de Bogota y Cali.

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INTRODUCCIÒN

Tradicionalmente Coomeva como el resto de Entidades Promotoras de Salud en Colombia han realizado su gestión comercial manualmente; asesores comerciales diligencian las solicitudes de afiliación en formularios físicos, personal operativo hace la validación y la digitación de la información y finalmente otro grupo de empleados informa al cliente que su solicitud de afiliación ha sido aceptada o negada. Devoluciones, inoportunidad, poca veracidad de la información, pérdida de foco del asesor comercial e insatisfacción del cliente por tanta tramitología en la afiliación, son temas tratados continuamente por la gerencia comercial que busca soluciones que aporten a la creación de valor, la modernización del sector salud, al desarrollo del talento humano y la excelencia en el servicio, objetivos estratégicos priorizados por Coomeva. Recientes investigaciones en America Latina1 afirman que la adopción y asimilación de las Tecnologías de Información y Comunicación brindan hoy alternativas que aportan directamente a la solución de los problemas citados anteriormente y permiten a la organización percibir impactos positivos en la competitividad, como: mayor eficiencia en el procesamiento de información, reducción de costos en las transacciones y simplificación de tareas. El proyecto que culmina con el análisis de los resultados de una prueba piloto buscan dar a la Dirección Nacional de ingeniería, información y evidencias necesarias para tomar una decisión acertada en cuanto a la implementación o no de dispositivos móviles en el proceso de afiliación, evaluando integralmente las soluciones tecnológicas en aspectos económicos, de seguridad informática, legales, entre otros. Los resultados de este proyecto permitieron evidenciar que es viable la implementación de la solución móvil en el proceso de afiliaciones de Coomeva EPS y que masificándolo, es posible no sólo iniciar un ciclo operativo óptimo (libre de errores caligráficos, mínimos desperdicios de papelería, mayores controles automatizados y menor tramitología documental, entre otros), sino que permite también potencializar el relacionamiento con los clientes al brindarles una asesoría confiable y segura, disminuyendo costos y brindando mecanismos que facilitan el aumento de la productividad en la fuerza de ventas.

1 KATZ, Raúl. El Papel de las TIC en el Desarrollo Propuesta de America Latina a los Retos

Económicos Actuales. Madrid: Ariel, 2009. p. 25

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1. ANTECEDENTES Las soluciones móviles a través de la telefonía celular se están convirtiendo en un gran negocio para las empresas. Según los últimos estudios realizados por la empresa de Investigación Nemertes(∗), más de la mitad de las empresas que participaron en su estudio indican que han desarrollado o están desarrollando estrategias de movilidad. Argumenta la firma que en primer lugar, las empresas que han desarrollado estrategias de aumentar el impacto de las soluciones de movilidad evidencian un aumento de ventas en más de un 15%. En segundo lugar, la movilidad en la planificación estratégica tiene por objeto consolidar el gasto de manera inalámbrica de la empresa que puede aprovechar para obtener precios ventajosos y reducir los costes. Gartner (∗∗) empresa de investigación y asesoría afirma que Más de 73% de los CIO (∗∗∗) encuestados en el año 2007 colocaron a la movilidad en su Top 3 de las iniciativas estratégicas 2007/2008. De igual forma indica que la solución de mayor crecimiento son los Dispositivo Móvil de Datos Mejorados. Ver grafica 1 Gráfico 1. Tasa de crecimiento anual de los cliente s de telefonía móvil

35 30 25 20 15 10 5 0

Tasa Compuesta de Crecimiento Anual 2006-2010

18.6% PCs Móviles

5.8% Celulares

3.9% PCs Escritorio

34.1% Dispositivos Convergentes

Fuente: Tasa de crecimiento anual de los clientes de telefonía móvil, Sysgold. Cali, 2008. 1 archivo de computador

(

∗) Nemertes. Empresa con sede en Estados Unidos esta dedicada a la asesoría de empresas en

todo lo relacionado con la tecnología (

∗∗) Gartner es un proyecto de investigación tecnológica de la información y de firma consultiva con

sede Estados Unidos. (

∗∗∗) CIO. Sigla n ingles Chief Information Officer que hace referencia a líder de la tecnología de

información.

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La implementación de dispositivos móviles busca una solución integral y altamente flexible para incrementar la productividad en labores de planeación, ejecución y control de las actividades de administración de ventas, labores de la fuerza comercial y otras actividades de seguimiento y control. A continuación se nombran algunas empresas en Colombia que han implementado aplicaciones móviles en sus procesos. � HACEB: Cuenta con una herramienta de gestión comercial, basada en tecnología Microsoft, la cual le ha permitido mejorar la calidad y productividad en órdenes de compra, manejo de inventarios, precios y disponibilidad de productos. � C.I. SUPER ALIMENTOS: Solución móvil de fuerza de ventas desde teléfonos celulares. Los ejecutivos hacen pedidos, tienen información en línea de existencias, gestionan cartera y recaudo. Los coordinadores de negocios pueden monitorear en tiempo real el desempeño de su fuerza de ventas y tomar decisiones acertadas � NESTLE: El vendedor toma el pedido y genera órdenes de compra que son inmediatamente transmitidas al sistema central, estando en condiciones de gestionar centralizadamente la información diaria de las Ventas, hacer seguimiento de los Indicadores de Gestión y tener visibilidad sobre los resultados de cada uno de los operadores comerciales del país. � WWB COLOMBIA BANCO DEL MUJER: Solución móvil para la gestión comercial. Permite a la fuerza de ventas desde PDA ingresar información de sus clientes y aprobar en línea diferentes créditos.

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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Coomeva EPS cuenta con una fuerza de ventas que realiza visita directa a clientes y prospectos, el 90% proceso de afiliación de usuarios a través de formatos físicos, los problemas evidenciados en este proceso son: desperdicio de papelería por el mal diligenciamiento del formulario de afiliación, demoras en la validación, consolidación, grabación y confirmación de la afiliación.

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3. JUSTIFICACIÓN Los beneficios de la implementación serán recibidos por tres públicos: • Los usuarios: obtendrán una afiliación con más oportunidad y con mayor calidad de información. • Los asesores comerciales: contarán con información detallada de los productos en todo momento y lugar, disminuirán los desplazamientos al omitir el transporte de los documentos, podrán confirmar sus ventas en tiempo real. • La empresa: obtendrá mejoras en la calidad de la información, se evidenciara disminución en las pérdidas económicas por mala utilización de la papelería, se disminuirá los tiempos del registro de la información y evidenciara la satisfacción del cliente.

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4. OBJETIVOS 4.1 OBJETIVO GENERAL Evaluar la viabilidad de la implementación de soluciones móviles a través de uso de PDA o Laptop en el proceso de ventas 4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS � Determinar la solución móvil más apropiada entre Laptop y PDA de acuerdo al modelo de operación de la fuerza de ventas. � Medir la usabilidad de la solución móvil por parte de la fuerza de ventas. � Comprobar el cumplimiento de la funcionalidad requerida en el proceso de ventas. � Medir la accesibilidad a las centrales de información del afiliado. � Comprobar la conectividad desde cualquier oficina donde Coomeva realiza procesos de afiliación. � Medir el grado de cumplimiento de los niveles de servicio del proveedor escogido. � Corroborar la calidad del proceso recolección y transmisión de datos. � Evidenciar la disminución en tiempos muertos del asesor, por lo tanto un incremento en las visitas comerciales. � Construir un prototipo para estudio piloto.

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5. MARCO TEORICO 5.1 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA La aplicación del presente trabajo se basa en la comunicación vía radiofrecuencia con el uso de redes inalámbricas (en inglés wireless network) tecnologías UMTS 3.5 G. Las redes inalámbricas permiten la comunicación por un medio de transmisión no guiado (sin cables) mediante ondas electromagnéticas. La comunicación móvil, se hace posible cuando tanto emisor como el receptor omiten en su totalidad la utilización de hilos (cables) para realizar la comunicación en dichos extremos. Las redes inalámbricas se pueden clasificar según su cobertura en diferentes tipos: 5.1.1 Wireless Personal Area Network : En este tipo de red de cobertura personal, existen tecnologías basadas en HomeRF (estándar para conectar todos los teléfonos móviles de la casa y los ordenadores mediante un aparato central); Bluetooth (protocolo que sigue la especificación IEEE(∗)802.15.1); ZigBee (basado en la especificación IEEE 802.15.4 y utilizado en aplicaciones como la domótica, que requieren comunicaciones seguras con tasas bajas de transmisión de datos y maximización de la vida útil de sus baterías, bajo consumo);RFID (sistema remoto de almacenamiento y recuperación de datos con el propósito de transmitir la identidad de un objeto (similar a un número de serie único) mediante ondas de radio.

5.1.2 Wireless Local Area Network : en las redes de área local podemos encontrar tecnologías inalámbricas basadas en HiperLAN (del inglés, High Performance Radio LAN), un estándar del grupo ETSI, o tecnologías basadas en Wi-Fi, que siguen el estándar IEEE 802.11 con diferentes variantes.

(

∗)IEEE. Su sigla en Ingles Institute of Electrical and Electronics Engineers es una asociación

internacional sin animo de lucro formada por profesionales de las nuevas tecnologías dedicada a la estandarización. trabajo es promover la creatividad, el desarrollo y la integración, compartir y aplicar los avances en las tecnologías de la información, electrónica y ciencias en general para beneficio de la humanidad y de los mismos profesionales

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5.1.3 Wireless Metropolitan Area Network : Para redes de área metropolitana se encuentran tecnologías basadas en WiMAX (Worldwide Interoperability for Microwave Access, es decir, Interoperabilidad Mundial para Acceso con Microondas), un estándar de comunicación inalámbrica basado en la norma IEEE 802.16. WiMAX es un protocolo parecido a Wi-Fi, pero con más cobertura y ancho de banda. También podemos encontrar otros sistemas de comunicación como LMDS (Local Multipoint Distribution Service). 5.1.4 Wireless Wide Area Network : En estas redes encontramos tecnologías como UMTS (Universal Mobile Telecommunications System), utilizada con los teléfonos móviles de tercera generación (3G) y sucesora de la tecnología GSM. La tecnología UMTS (Universal Movile Telecommunication System), es un sistema de acceso múltiple por división de código de banda ancha (WCDMA), UMTS nació con el objetivo de ser un sistema multi-servicio y multi-velocidad, esto quiere decir que tienes suficiente flexibilidad para poder adaptarse a transmisiones de datos de diferentes velocidades y requisitos distintos, incluso permite a un usuario el acceso de diversas conexiones de distintos servicios simultáneamente. Por ejemplo, un usuario puede estar enviando un correo electrónico a la vez puede estar descargando archivos de la red, por supuesto que esto dependerá de los servicios que le brinda el operador.

A la hora de escoger la mejor conectividad misiónpyme2 recomienda que es importante tener en cuenta el tipo de uso: “Los procesos para los cuales la empresa requiere Internet definen la velocidad y la capacidad de transmisión de datos. Por ejemplo, para empresas en las cuales se utiliza solo para navegar o consultar información una conexión de 2 megas es ideal. Una mayor velocidad de transmisión es propicia para empresas que proveen contenidos o cargan información en red, así como para aquellas en las cuales es necesario realizar descargas de archivos o envío de grandes cantidades de datos” La comunicación telefónica es posible gracias a la interconexión entre centrales móviles y públicas. Según las bandas o frecuencias en las que opera el móvil, podrá funcionar en cualquier localidad de Colombia o el mundo, haciendo uso de cualquier dispositivo móvil, entre ellos encontramos:

2 Internet a la medida. En: Misiònpyme. Junio- Julio, 2010, No. 24: [en línea]. Caracas: Misiònpyme, 2010 [consultado 15 de febrero de 2010]. Disponible en Internet: http://www.misionpyme.com/cms/content/view/3950/43/

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5.1.5 Teléfonos Inteligentes (smartphone): Los teléfonos inteligentes se distinguen por pantallas táctiles, un sistema operativo así como la conectividad a Internet y al correo electrónico, agenda, cámara integrada y algunos programas de navegación así como ocasionalmente la habilidad de leer documentos de negocios en variedad de formatos como PDF y Microsoft Office. Los más reconocidos por estas características BlackBerry y iPhone.

5.1.6 Asistente Digital Personal, en ingles Persona l Digital Assistant (PDA) : es un computador de mano (pequeño) que se puede usar como una agenda sincronizada con el ordenador de la oficina, para el acceso remoto a determinados contenidos de los servidores de empresa, como terminal con características físicas adaptadas a su funcionalidad concreta o para conexión a una pagina de Internet. Muchos de los PDAs modernos tienen conectividad Bluetooth, esto permite conectar teclados externos, auriculares, GPS y mucho más accesorios. Algunos poseen conectividad Wi-Fi, ésta permite conexión a redes inalámbricas y permiten el acceso al Internet. Una de las funciones más importantes de los PDAs es la sincronización con los ordenadores personales. Esto permite la actualización del directorio, haciendo que la información del computador y del PDAs sea la misma. La sincronización también evita la pérdida de la información almacenada en caso de que el accesorio se pierda, sea robado o destruido. Otra ventaja es que se puede ingresar información mucho más rápido desde el computador y transmitirla luego al dispositivo.

5.1.7 Tablet PC es una computadora a medio camino entre una computadora portátil y un PDA, en el que se puede escribir a través de una pantalla táctil. Un usuario puede utilizar un estilete (o stylus) para trabajar con el ordenador sin necesidad de teclado o ratón. Existen modelos que sólo aportan la pantalla táctil a modo de pizarra, siendo así muy ligeros. También hay ordenadores portátiles con teclado y mouse, llamados convertibles, que permiten rotar la pantalla y colocarla como si de una pizarra se tratase, para su uso como. Utilizan procesadores móviles, que consumen menos energía. El software especial que nos proporciona el sistema operativo nos permite realizar escritura manual, tomar notas a mano alzada y dibujar sobre la pantalla.

5.1.8 PC Ultra Móvil en ingles Ultra Mobile PC (UMP C) es un tablet PC mas pequeño para soportar la edición de texto, audio, video, así como para su uso en videojuegos, además de tener un buen soporte para navegar por Internet, y también para otras aplicaciones de comunicación y redes. Se puede usar el UMPC como teléfono móvil gracias a Skype u otras tecnologías. La portabilidad de la PC Ultra Móvil puede ser atractivo a los viajeros internacionales de negocios, no obstante la escasa capacidad de ampliación de estos dispositivos hace que en poco tiempo se tenga que recurrir a memorias USB.

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5.1.9 Handhelds : se denomina a una gama de computadoras de mano que superaban a las PDAs del momento y constituyó un precedente de los actuales netbooks. Disponen de teclado físico. Entre su software se incluye una versión recortada y especial de Word o WordPad entre otras utilidades.

5.1.10 Computador Portátil : también llamado en inglés laptop o notebook, es una pequeña computadora personal móvil, que pesa normalmente entre 1 y 3 Kg. Las computadoras portátiles son capaces de realizar la mayor parte de las tareas que realizan las computadoras de escritorio, con la ventaja de ser más pequeños y livianos. La conectividad en el Laptop o mini portátil se realiza a través de Wi-Fi o Modem Inalámbrico. La interacción entre el dispositivo móvil y el usurario se logran a través del desarrollo de software que usa lenguajes de programación en plataformas de desarrollo específicos y en si al diseño Web donde el asesor comercial interactúa a través de Internet. 5.1.11 Software : Se conoce como software al conjunto de programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de computación (basado en el estándar 729 IEEE). Los componentes lógicos del software incluyen, entre muchos otros, aplicaciones informáticas facilitando la interacción con los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, proporcionando también una interfaz para el usuario. 5.1.12 Plataforma : El termino plataforma es el principio o estándar, sobre el cual un software puede ejecutarse/desarrollarse. Una vez que la plataforma ha sido definida, se produce el software y el hardware apropiado para su uso. El término a menudo es usado como un sinónimo de sistema operativo. Entre las plataformas de software encontramos: Windows, Linux, Mac OS X, Unix entre otras. 5.1.13 Lenguajes de programación: es un idioma artificial diseñado para expresar computaciones que pueden ser llevadas a cabo por máquinas como las computadoras. Está formado de un conjunto de símbolos y reglas sintácticas y semánticas que definen su estructura y el significado de sus elementos y expresiones. Al proceso por el cual se escribe, se prueba, se depura, se compila y se mantiene el código fuente de un programa informático se le llama programación.

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5.1.14 Diseño Web : El diseño web es una actividad que consiste en la planificación, diseño e implementación de sitios web y páginas web. Este requiere tener en cuenta cuestiones tales como navegabilidad, interactividad, usabilidad, arquitectura de la información y la interacción de medios como el audio, texto, imagen y vídeo. Un correcto diseño web implica conocer cómo se deben utilizar cada una de los elementos permitidos en el HTML, es decir, hacer un uso correcto de este lenguaje dentro de los estándares establecidos por la World Wide Web Consortium (W3C) y en lo referente a la Web semántica. Figura 1. Esquema de la solución móvil Dispositivo móvil – Internet

Servidores Centralesde la empresa cliente

Operadora MóvilPlataforma para

comunicación e gestión(Fusion )

Administración (MSM)

SAP

BW,CRM

Sun Solaris

ServidorBusiness Conector

Integración

Terminales

Cell

Portatiles

P D A

Internet

Servidores Centralesde la empresa cliente

Operadora MóvilPlataforma para

comunicación e gestión(Fusion )

Administración (MSM)

SAP

BW,CRM

Sun Solaris

ServidorBusiness Conector

Integración

Terminales

Cell

Portatiles

P D A

Internet

Fuente: Presentación comercial Sysgold. Cali, 2008. 1 Archivo de computador La solución móvil a utilizar por Coomeva EPS para optimizar el proceso de afiliación, en teoría, hace uso de todos los conceptos citados anteriormente y gracias a la integración de los componentes que se observan en la grafica 2 se hace posible que el asesor comercial usando un dispositivo móvil pueda: • Explorar la información de sus clientes consultando las bases de datos Fondo de Solidaridad -FOSYGA, Sistema de Información de Afiliaciones y Movilidad -SIAM y COOEPS V2 • Diligenciar el formulario de afiliación en un formato electrónico (Formularios y/o otros Documentos)

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• Validar los derechos de afiliación • Grabar la afiliación en el Sistema de Información de Coomeva EPS

• Evidenciar la efectividad de la afiliación a través de carta de bienvenida y formulario electrónico radicado.

Figura 2. Diagrama general de los componentes de la solución

5.2 METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO La metodología reúne los estándares definidos para la Gestión de Proyectos (MUL-PR-GG-030) (∗) que busca normalizar e implementar las acciones para orientar el inicio, planeación, ejecución, control y cierre de los proyectos de COOMEVA, sus empresas y unidades de negocio.

(

∗) Gestión de proyectos (Mul-PR-GG-030) Documento estandarizado para uso exclusivo de

Coomeva, sus empresas y unidades de negocio que reposa en la plataforma documental 9000.doc de Coomeva.

Aplicativo Cliente

Criptografía De protocolosy seguridad

Servidor Aplicación BackOffice

Servidor Base de Datos

Servidor Aplicación

Sistema Corporativo

Administrador

Web services

Portal Web

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La metodología divide el proceso de implementación en 5 fases principales y cada una está compuesta por Hitos y Actividades. Los próximos párrafos describen las distintas fases, así: • Fase 1. Inicio: Su objetivo principal es iniciar el conocimiento general del cliente y del proyecto, y comprometer a cada uno de los integrantes, involucrados y beneficiados, para dar inicio formal al proyecto. • Fase 2. Planeación: En esta fase se conocen y analizan los requerimientos del proyecto, y con base en este conocimiento, se desarrollan los planes de trabajo, control y gestión. • Fase 3. Ejecución: Fase de coordinación y desarrollo de las actividades del plan de trabajo. • Fase 4. Control: Monitoreo y control de las actividades que se están ejecutando. Permite tomar acciones correctivas en la ruta del proyecto. • Fase 5. Cierre: Su objetivo final es tener la aceptación formal del producto o servicio, y cierre del proyecto. En lo referente al desarrollo de Software se realiza bajo las normas definidas en el proceso Gestión de Sistemas de Información (EPS-DP-028) (∗) que establece los procedimientos para mejorar y gestionar las modificaciones a los Sistemas de Información desarrollados por Coomeva EPS. La metodología divide el desarrollo en el cumplimiento secuencial de los siguientes elementos: 1. Generación y recepción de requerimientos: Donde se realiza la descripción de los cambios necesarios en el sistema de información que requiere el diseño del nuevo aplicativo solicitado.

(∗) Gestión de Sistemas de Información (EPS-DP-028) Documento estandarizado para uso

exclusivo de Coomeva EPS, que reposa en la plataforma documental 9000.doc de Coomeva

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2. Tratamiento de los requerimientos: Aquí se estudia el requerimiento y especifica en nivel de detalle en casos de uso. 3. Desarrollo de los requerimientos: Donde se efectúan los desarrollos directamente al sistema de información y se realizan las pruebas técnicas al requerimiento para verificar el correcto desarrollo y manejo de pruebas.

4. Compilación de objetos: Se refiere a la puesta en producción del aplicativo solicitado.

La metodología ha sido construida a partir de los principales estándares del mercado para la gestión de proyectos y desarrollo de software así:

Guía PMBOK (Project Management Body of Knowledge) (∗): a través de sus conceptos y prácticas de gestión de proyectos.

CMM (Capability Maturity Model) (∗∗): como referencia para las prácticas y herramientas de desarrollo de software.

UML (Unified Modeling Language)(∗∗∗): aplicado a la especificación y documentación de sistemas.

(

∗) La Guía del PMBOK®, desarrollada por el Project Management Institute, contiene una

descripción general de los fundamentos de la Gestión de Proyectos reconocidos como buenas prácticas. Actualmente en su tercera edición, es el único estándar ANSI para la gestión de proyectos. Todos los programas educativos y certificaciones brindadas por el PMI están estrechamente relacionadas con el PMBOK (∗∗) CMM (Capability Maturity Model) es un modelo de calidad del software que clasifica las empresas en niveles de madurez. Estos niveles sirven para conocer la madurez de los procesos que se realizan para producir software. CMM fue desarrollado inicialmente para los procesos relativos al desarrollo e implementación de software por la Universidad Carnegie-Mellon para el SEI que es un centro de investigación y desarrollo patrocinado por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos de América. (∗∗∗) UML (Unified Modeling Language) es el lenguaje de modelado de sistemas de software más conocido y utilizado en la actualidad. Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema. UML ofrece un estándar para describir un "plano" del sistema (modelo), incluyendo aspectos conceptuales tales como procesos de negocio y funciones del sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes de programación, esquemas de bases de datos y componentes reutilizables. UML es un estándar industrial promovido por el grupo OMG (Object Management Group)

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5.3 EPISTEMOLOGIA DEL PROYECTO FACTIBLE Se denomina proyecto factible la elaboración de una propuesta viable, destinada atender necesidades específicas a partir de un diagnóstico. Como lo mencionan los hermanos Sanpag Chain3 la evaluación del proyecto factible requiere de una metodología que busca recopilar, crear y analizar de manera sistemática un conjunto de antecedentes que proporcionen información a quien debe decidir. Así será posible rechazar o aceptar un proyecto. Son múltiples los factores de análisis de factibilidad de proyectos, este ejercicio se concentro en el análisis organizacional, financiero y legal del proyecto. El estudio de la viabilidad organizacional: El objetivo de este estudio es definir si existen las condiciones mínimas necesarias para garantizar la viabilidad de la implementación tanto en lo estructural como en lo funcional. El estudio de la vialidad financiera: Determina en ultimo su aprobación o rechazo. Este mide la rentabilidad que retorna la inversión. Todo medido con bases monetarias. El estudio de la viabilidad legal: enfoca el análisis en el cuerpo normativo que regirá la acción del proyecto, tanto en su etapa de origen como en la de su implementación y posterior operación. 5.4 CONCEPTOS DE LA GESTION DEL CAMBIO En la publicación Gestión del cambio y la innovación: Un reto de las organizaciones modernas se ofrecen una selección de estrategias e instrumentos operativos propios de la gestión del conocimiento en el ejercicio habitual, los autores manifestan:

“En la actualidad, gestionar el cambio es uno de los grandes retos a los que se enfrentan no sólo las organizaciones, sino también los individuos que, por una parte, han de acompañar a las organizaciones en sus procesos de cambio y, por otra parte, deben ejercer la función olvidemos que una reestructuración puede significar la pérdida del puesto de trabajo.

3 SAPAN CHAIN, Nassir y SAPAN CHAIN Reinaldo. Preparación y evaluación de Proyectos. 5 ed. México: Mc.Graw Hill, 2004. p. 438

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Por lo anterior necesario que las empresas u organizaciones cumplan con unos requisitos generales, como por ejemplo, un estilo de dirección que fomente la comunicación y el diálogo y una cierta jerarquización de los diferentes niveles. En resumen, un cambio o transformación no puede ser impuesto desde arriba, sino que ha de ser comprendido y asumido por todas las personas involucradas a fin de minorizar la resistencia al cambio que obstaculiza e impide la puesta en marcha de de agentes del cambio cuya función consiste básicamente en poner en marcha y coordinar los procesos de cambio e innovación dentro de las organizaciones. No debemos olvidar que un cambio o transformación siempre significa para los individuos una amenaza de sus estatus actual o incluso de su medio de subsistencia. No este tipo de procesos”. 4

La gestión del conocimiento se centra en cómo hacer visible y transferible el conocimiento con vistas a optimizar los objetivos de una organización, mientras que el aprendizaje organizacional dirige la creación de este conocimiento. El proceso de gestionar conocimientos implica desarrollar las cuatro dimensiones del conocimiento que son: Generación de conocimiento, representación del conocimiento, comunicación del conocimiento y utilización del conocimiento.

La implementación de la solución móvil en la prueba piloto abarca estas cuatro dimensiones y se enfoca en el elemento clave para la aceptación del cambio: La comunicación. Figura 3. Elementos de la comunicación eficiente

Fuente: AMOROS, Antonioy TIPPELT, Rudolf. Gestión del cambio y la innovación: un reto de las organizaciones modernas. Alemania: InWEnt – Capacity Building International, 2005. p. 25

4 AMOROS, Antonio y TIPPELT, Rudolf. Gestión del cambio y la innovación: un reto de las organizaciones modernas. Alemania: InWEnt – Capacity Building International, 2005. p. 25

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6. ACTIVIDADES DESARROLLADAS 6.1 ANÁLISIS DEL MODELO DE LA OPERACIÓN ACTUAL El estudio del proceso se realizó consolidando reportes generados de la Base de datos Cooeps V2, revisando los indicadores del proceso, consultando los estándares documentados por Coomeva EPS en el sistema de información 9000.doc bajo el código EPS EPS-DP-005 Acreditación de la Afiliación, observando directamentamente la gestión de los asesores (trabajo de campo en Bogotá), y entrevistando a los jefes de venta y directores a nivel país. Entre los principales hallazgos tenemos: • El 60% del tiempo del asesor comercial es utilizado en actividades de transporte y verificación de derechos en la oficina comercial. Figura 4. Rutina diaria del Asesor Comercial

7:00 11:15 18:30

Regreso a casa

Espera Turno y Verificación de datos y entrega de

producción del día anteriorIr a la Empresa

19:30

Gestión Comercialen Terreno

• Diariamente un asesor comercial realiza en promedio 6 visitas. • El 5% de las afiliaciones diligenciadas por el asesor son devueltas por la mesa de control de Coomeva EPS por no cumplir con los derechos de afiliación. • El 16% de los asesores comerciales radican el 49% de las afiliaciones.

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Cuadro 1. Clasificación de asesores comerciales

ClasificaciónAsesores

Promedio de ventas mensual por asesor

Total Asesores

% TIPO ASESOR

A Mayores 500 10 1%

B 200 ; <500 122 15%

100 ; <200 199 24%

50 ; <100 139 17%

Menos de 50 362 44%

C

13

6

0

2

4

6

8

INT. MIXTA EXT.

2 2

6454

010203040506070

ADMON INT. MIXTA EXT.

3 10

91 95

0

20

40

60

80

100


2 4

5182

0

20

40

60

80

100


52 830

269

0

50

100

150

200

250

300

ADMON INT. MIXTA EXT. Fuente: reporte Ventas por Asesor Cooeps V2, Enero – Octubre 2009. 1 archivo de computador

• El 62% de la fuerza de ventas son asesores externos

Cuadro 2. Asesores y promedio de ventas período ene ro – diciembre 2009

Fuente: reporte Ventas por Asesor Cooeps V2, Enero – Octubre 2009. 1 archivo de computador • El 73% de las afiliaciones radicadas por los asesores comerciales son reingresos.

TIPO DE ASESOR ASESORES VENTASAfil x 1 asesor

EXTERNO 516 429050 831INTERNO 227 330433 1456ADMINISTRATIVA 59 15931 270MIXTA 27 42502 1574ACUERDO COLA MP 3 0 0PROCESO NACIONAL 2 96600 48300

834 914516 1097

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Gráfico 2. Tipo de afiliaciones

REINGRESOS73%

TRASLADOS4%

REINGRESO X TRASLADO

2%

NUEVOS21%

• El promedio mensual de formularios comprados son 120.000 • El promedio de formularios radicados mensualmente son 60.000, evidenciando un desperdicio del 50% de la papelería.

El Anexo A corresponden al diagramas de flujo de las actividades generales en los cuales un asesor realiza una visita a un cliente potencial y realiza su afiliación y el anexo B es el diagrama de flujo que describe las actividades internas de revisión, aceptación y grabación de la afiliación. 6.2 DEFINICIÓN DE LA SOLUCIÓN MÁS ACORDE ENTRE LAPT OP Y PDA 6.2.1 Cotización de la solución móvil PDA. En esta fase se realizaron cotizaciones con diferentes proveedores de la solución móvil en PDA estas cotizaciones incluyeron desarrollo y administración del proyecto. Al comparar las cotizaciones (Ver Cuadro 3), se decidió avanzar en el análisis del costo de la solución con la empresa Sysgold (Spring Wireless) por su reconocida experiencia nacional e internacional con empresas del sector de servicios y por evidenciar un alto grado de madurez en el tema del monitoreo y administración de los equipos en campo.

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Cuadro 3. Comparación de cotizaciones PDA

Invención Conectiva Sysgold Assenda

Dispositivo Movil No especificadoWindows Mobile 2003 Pocket PC HP Ipaq Serie

200 enterpriceTipo modem red celular No especificado Interno InternoPlan de datos Ilimitado 1.4 Gbps Ilimitado 1.4 Gbps No especificadoCapacidad de la bateria No especificado 3 Celdas No especificadoHardware adicional Pad firmas Lector de Huellas Ninguno No especificadoTiempo de reposición 3 años 2 años

Stock de DM

No especificado 10%

acordado entre las partes para reponer equipos en

un periodo inferior a 2 días

1er, 2do y 3er nivel 1er, 2do y 3er nivel

*Contact Center Américas*Centro de Soporte a Usuarios (CSU)

Monitoreo dispositivos en campoentregará un informe con los casos reportados por

los usuarios9 horas x 5 dias 7:00 AM a 8:00 PM

Gerenciamiento de las Telecomunicaciones No especificadoPlan de voz y Datos

Comcel Plan de voz y Datos

Comcel Gerenciamiento de los dispositivos No especificado SiMensualidad Servicio x Usuario $ 60 USD $98 USD /106 USD $99 USD

Soporte - Niveles de Servicio

1er nivel

Fuente: Cotizaciones comité de contratación. Cali: Coomeva, 2009. 1 archivo de computador Se identifico que e monto de la inversión a realizar es aproximadamente de 172,5 millones de pesos. En la Cuadro 4 se discriminan los elementos de esta cotización.

Cuadro 4. Cotización para el piloto con PDA

Unidades mesesServicios Mensuales 40 1 60 $ 5.741.328PDA 40 1 0 0 $ 0Honorarios -Implementación 1 65.000 $ 155.494.300Personal de Ingenieria 2 2 1.576.250 $ 6.305.000Viaticos $ 5.000.000

$ 172.540.628TMR 14/04/2009= 2392,22

TOTAL

CANTIDADITEM Costo Total ($ Colombia)Costo (USD $) Costo ( $ Colombia)

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6.2.1.1 Componentes de la solución PDA. La solución de movilidad con PDA se integra con varios componentes básicos para garantizar la conectividad, captura de información en un formulario electrónico, transmisión de datos y sincronización en el sistema de información de Coomeva. A continuación describimos cada componente: • Aplicativo Cliente: Aplicativo desarrollado para la PDA que entregará las funcionalidades citadas anteriormente. • Servidor Base de datos local: Es la base de datos de la PDA dónde está almacenada la información registrada en campo. Cuándo el asesor hace una sincronización de datos con el servidor, esa base es sincronizada, y la información almacenada en el servidor es actualizada. • Servidor de aplicación: Es donde quedan los objetos utilizados por la aplicación y también responsable por el proceso de sincronización de la base de datos entre el servidor y la PDA. • Aplicación BackOffice :Es una aplicación que la Gerencia Comercial de COOMEVA EPS va a utilizar para configurar las reglas para el aplicativo PDA y también para consultar reportes gerenciales, conforme con los datos registrados en campo por los asesores. • Base de datos: Es la base de datos del servidor donde está almacenada la información registrada por la aplicación BackOffice. • Dispositivos de Seguridad: Los siguientes dispositivos y métodos son utilizados para garantizar la seguridad de los datos transmitidos entre clientes y la empresa contratada:

• VPN • Conexiones de datos en canal limpio (clear cannel) implantados con criptografía de protocolos • Sistema redundante de firewall con segregación de redes LAN, WAN y DMZ

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• IDS (Intrusion Detection System) con monitoreo 24x7x365 • Ruteadores redundantes con contraseñas restringidas, criptografía y ACL (Access Control List). • Criptografía de paquetes y datos en los links y servidores de redes. La Criptografía de datos: Para la criptografía de datos la aplicación utiliza la configuración de criptografía AES (Advanced Encryption Standard) con 128 bits que es la criptografía de Sybase (base de datos Ultralite). 6.2.2 Cotización Solución Laptop. De manera alterna se analizó la factibilidad de realizar el piloto usando miniportatiles, de realizarse así, la administración del proyecto, desarrollo y gestión se realiza con recurso interno, lo que disminuye el monto de la inversión. Como se puede observar en la Cuadro 5. Cuadro 5. Cotización para el piloto con laptop – op ción alquiler .

Unidades mesesServicios Mensuales- UTI 40 1 0 $ 0Servicios Mensuales- Comunicaciòn 40 2 59.288 $ 4.743.040Modem 40 9.520 $ 380.800Lapton 40 2 21 $ 4.077.512Personal de Ingenieria 3 2 $ 9.457.500Desarrollador 1 1 2.311.833 $ 2.311.833Viaticos $ 5.000.000

$ 25.970.685TMR 14/04/2009= 2392,22

Costo Total ($ Colombia)

TOTAL

ITEMCANTIDAD

COSTO (USD $) Costo Total ( $ Colombia)

6.2.2.1 Componentes de la solución Laptop. Formulario Electrónico: Diseñado en la Interfase Cooeps V2 de Coomeva EPS, funciona en ambiente Web y utiliza visores de Microsoft Office. Su arquitectura esta implementada con los componentes HTML, java script, php y Oracle. Perfiles Asesor de acceso a Cooeps V2: Requeridos para el acceso al sistema de información administrado y controlado por Seguridad Informativa y Administrador de Cooeps V2. Servidor Base de datos: Requerido para almacenar la información registrada en campo con gestión de base de datos Oracle.

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6.2.3 Otros aspectos analizados. Adicionalmente se conoció un proyecto de ley que busca estandarizar la afiliación electrónica integral para todas las entidades del Sistema General de Seguridad Social, lo que pondría en riesgo la inversión. Sumadas estas situaciones, la organización decidió realizar la prueba piloto con personal interno. 6.3 DESARROLLO DEL PROTOTIPO PARA EL ESTUDIO TECNIC O EN LA PRUEBA PILOTO 6.3.1 Alcance. Se acordaron las restricciones para la construcción del prototipo a utilizar en la prueba piloto teniendo en cuenta la normatividad legal vigente y las normas del proceso: - Aplica a nivel Nacional para afiliaciones de nuevos, reingresos y traslados a Coomeva de afiliados Dependientes. - Incluye madres comunitarias, aprendices del sena. - No incluye pensionados del ISS y de FOPEP en razón al manejo especial por parte del ministerio. - No incluye la afiliación de independientes en razón a que la presunción de ingreso la realiza directamente en la casa comercial, la resolución 0990 y 1155. - No incluye afiliación de empleados de empresas que no estén grabadas en la base de datos de Coomeva EPS. No incluye afiliación de empleados de responsables de pago que no estén grabadas en la base de datos de Coomeva EPS. - No incluye las CTA 6.3.2 Modelo funcional - formulario electrónico. Se realizo el diagrama de recorrido y el flujograma ideal que involucra la solución móvil. Ver Anexo B Flujo grama Acreditación – formulario electrónico y Anexo C- Diagrama de Recorrido en la gestión de una afiliación formulario virtual. 6.3.3 Especificación de requerimientos . Cada asesor comercial debe contar con un usuario y contraseña “perfil asesor” que le permite el acceso a la oficina virtual Cooeps V2. Una vez se utilice la clave por primera vez se despliega un

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contrato electrónico para el manejo de deberes, derechos y responsabilidades entre Coomeva EPS y el asesor comercial. Se debe contar con un formulario electrónico el cual registre la misma información que se captura actualmente en el formulario físico, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: • Debe mantener fijo el tipo Dependiente con tipo de aportante empleador. • Debe precargar la información que aparece en Sistema de Información de Afiliaciones y Movilidad -SIAM con las siguientes condiciones: o si la cédula digitada aparece en el sistema de información de afiliaciones y movilidad -SIAM con EPS 016 cargar la información de COOEPS V.2 clase de afiliación reingreso con Coomeva o si aparece con EPS <>016 y su estado es activo o suspendido, definir clase de afiliación traslado e insertar la EPS con la que esté en el Sistema de Información de Afiliaciones y Movilidad –SIAM o si aparece con EPS <>016 y su estado es retirado definir clase de afiliación Reingreso e insertar la EPS con la que esté en el Sistema de Información de Afiliaciones y Movilidad –SIAM o si aparece con estado Interrupción viaje al exterior sacar mensaje afiliación no es procedente el afiliado se encuentra en el exterior debe notificar a su EPS el regreso al país. • Debe realizar validación para que la asignación de fecha de radicación no supere los 30 días si es creada por el perfil asesor o VIP • El campo asesor bebe llenarse por defecto según la cuenta del asesor-teniendo en cuenta la integralidad referencial por zona • La pantalla beneficiario debe permitir realizar más de una corrección • Debe precargar información de beneficiarios y realizar más de una corrección

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• Debe controlar el ingreso de CTA • Debe permitir el uso de las Mallas y HEA HEI • Deben dejar las afiliaciones nuevas o reingreso de Coomeva EPS en estado activo y los de traslado en estado ingresado • Debe generar copia electrónica del formulario de afiliaciones y carta de bienvenida a Empresa y empleado únicamente para afiliaciones nuevas y reingreso a Coomeva EPS. • Debe contar con un proceso automático que anule los contratos que tienen inconsistencias sin solucionar por un período de 45 horas hábiles, remitiendo una carta automática de anulación de contrato al afiliado y empleador. • Deben contener sólo tres carpetas: 1. ingresadas (digitación del formulario y aplicación de validaciones), 2. Por Gestionar (permite corregir las inconsistencias) 3. Procesadas (almacenar preafiliaciones por 4 meses), considerando las siguientes modificaciones: o Carpeta ingresadas � quitar ejecutar validaciones � quitar icono nueva inclusión � quitar mantenimiento PAC � quitar enviar a operativo � quitar recibir afiliación � colocar icono asignar fecha de radicación � colocar icono ejecutar mallas HEA/HEI � colocar icono registrar documentos � colocar icono imprimir afiliación � colocar icono bitácora de movimiento � colocar icono no afiliar beneficiario o Carpeta Por Gestionar - quitar icono ejecutar validaciones - quitar mantenimiento PAC - quitar a operativo o eliminar carpeta recibidas o eliminar carpeta aceptadas

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Se debe contar con los siguientes reportes automáticos • La cuenta perfil asesor: o Reporte diario de afiliaciones grabadas por cuenta asesor(Detallada y consolidado) • La cuenta perfil operativo: o Reporte dinámico de afiliaciones electrónicas con formulario tipo checkbox y campo de observaciones o Reporte inconsistencias a correo electrónico del jefe de ventas (de las afiliaciones que queden con campo de observaciones y no marque el formulario tipo checkbox) • La cuenta perfil Comercial debe contar con los siguientes reportes automáticos de control: o Informe consolidado de producción pendiente de acreditar Se deben controlar los siguientes indicadores automáticos: o Indicador de eficiencia (Cantidad de afiliaciones digitadas por perfil asesor / cantidad de afiliaciones digitadas_tipo_dependiente por código asesor) o Indicador de eficacia (Cantidad de afiliaciones cargadas grabadas perfil asesor / Cantidad de afiliaciones grabadas perfil asesor)

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6.3.4 Casos de Uso. Se realizó un análisis de los casos de uso existentes que reposan en WinCVS5 que pueden usarse para dar respuesta a los requerimientos citados en el capitulo anterior, y se procedió a realizar los casos de uso necesarios. Ver anexos. Anexo D. Lista de casos de Uso Anexo E. Consultar y Recuperar Información de SIAM Anexo F. Reporte Producción Por Perfil Anexo G. Enviar Reporte Dinámico a E-mail Anexo H. Automático de Anulación Contratos Anexo I. Acreditar Afiliaciones Grabadas Perfil Asesor 6.4 ESTUDIO ORGANIZACIONAL – ADMINISTRATIVO - LEGAL En este estudio se tuvo en cuenta diferentes áreas o soportes que se requieren para la puesta en marcha del proyecto. En el anexo C pueden observarse todos los actores que se relacionan en la actividad de afiliación cuando se realiza con formulario electrónico. 6.4.1 Mesa de ayuda para las preguntas más frecuent es de los asesores comerciales. La mesa de ayuda facilitará la atención centralizada al usuario final para resolver dudas de los asesores comerciales, solicitudes e incidentes relacionadas con la solución y todo lo que ella implique (aplicativo, comunicaciones, dispositivos, etc.), para lo cual debe: - Realizar la atención al Asesor Comercial identificando toda la información que permita la clasificación, análisis y registro de los casos mencionados por el asesor/auditor medico. - Detectar cualquiera alteración en los servicios Tecnología Informática. - Investigar las causas subyacentes a toda alteración, real o potencial, del servicio Tecnología Informática y determinar posibles soluciones a las mismas. - Resolver los problemas o escalar la solicitud, teniendo en cuenta el impacto y la prioridad de los mismos. - Realizar cambios necesarios para resolver el problema.

5 Es un programa utilizado por Coomeva EPS que le permite realizar un seguimiento de la versión

de la historia de un proyecto.

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- Realizar revisiones post implementación para asegurar que los cambios han surtido los efectos buscados sin crear problemas de carácter secundario. - Analizar tendencias para prevenir incidentes potenciales.

Por lo tanto la Mesa de Ayuda será el único punto de contacto para la solución de dudas y escalará a los diferentes responsables dependiendo del incidente o petición de servicios. Las preguntas más frecuentes a solucionar por Mesa de ayuda se clasificado como tipo funcional y técnico, como se observa el siguiente árbol de causas: Cuadro 6. Causas más comunes de consulta

ARBOL CAUSAS Funcional

Pérdida del aplicativo, datos o configuraciones

Dudas sobre el aplicativo o el portal

Tecnico

Falla en el aplicativo

Falla en el acceso de la red de datos (GPRS)

No hace o no recibe llamadas de voz

No envía o recibe mensajes

Problemas con la SIM Fuente: Coordinación Gestión de Clientes Unidad de Tecnología informática. Cali: COOMEVA, 2009. 1 archivo de Computador La atención podrá ser solicitada por teléfono al 3330000, por email, o registrados a través de Ecase. Estas opciones estarán habilitadas en el piloto en horario de oficina de lunes a viernes. Periódicamente estarán disponibles reportes del número de llamados, casos abiertos durante el período, casos solucionados, casos pendientes, tiempo de resolución, tipificación de llamados. 6.4.2 Compra de mini portátiles y Seguridad Informá tica. La Dirección Nacional de Tecnología será la encargada de suministrar los miniportatiles con las siguientes características en las oficinas donde se realizará el piloto.

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Cuadro 7. Características del Laptop

Fuente: Dirección Nacional de Tecnología Coomeva Sector Salud. Cali, 2010. 1 archivo de computador En el alistamiento de los equipos se solicito Instalar el Internet Explorer V8, software para MODEM, Antivirus, quitar Juegos, quitar administración de equipos que no permita la instalación y desinstalación de software y hardware. Adicionalmente una configuración de seguridad que bloquee el equipo cuando no ha sido utilizado por más de tres minutos. De igual forma se realizará la entrega de los MODEM Equipo HUAWEI Internet Ilimitado 3.5G de Comcel. La conexión a interne solamente es posible cuando exista cobertura adecuada pra transmisión de datos, para el ejercicio del piloto los MODEM se contrataran con Comcel para las ciudades Cali y Bogota.

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6.4.3 Entrega de los miniportatiles y MODEM a los a sesores comerciales. La Dirección Nacional de Ingeniería en conjunto con la jefatura regional de Ventas garantizan la entrega de los miniportatiles a las diferentes ECOR donde pertenecen los asesores comerciales que participaran el la prueba piloto. Actualmente Coomeva Cuenta aproximadamente con 800 asesores, de los cuales escogieron 40 asesores comerciales para realizar la prueba piloto. Teniendo en cuenta la clasificación ABC realizada, son 23 asesores internos y 17 asesores externos escogidos entre la clasificación A y B que deben recibir miniportatil y MODEM y deben ser capacitados y monitoreados para la respectiva prueba. Para mitigar el riesgo de incumplimiento leyes laborales, al hacer la entrega de los mini portátiles a los asesores comerciales, se hace firmar por cada Ecor el formato de contrato comodato precario por 2 meses. Adicionalmente este contrato hace responsables a los asesores externos de cualquier pérdida o daño que sufra el equipo, pese a que los equipos están asegurados, existe el riesgo que el seguro no cubra en caso de robo o perdida por entregárselos en uso a terceros. 6.4.4 Otros aspectos Legales. Adicional a la creación de mecanismos para alejar el riesgo al incumplimiento de leyes laborales mencionado en el numeral anterior, también se contó con el apoyo de la Dirección Nacional Jurídica para la creación del Otro Si a la Ecor por el uso del perfil asesor y en la revisión del los formatos a utilizar en reemplazo del formulario físico, de manera tal que cumpla todos los requisitos definidos por la Superintendencia nacional de Salud. 6.5 PILOTO

6.5.1 Gestión del Cambio, acompañamiento en campo y medición de los indicadores de éxito del piloto. En el modelo de afiliación electrónica el asesor comercial debe asumir la gestión del registro y validación de derechos para la afiliación del cliente, enfrentándose al desconocimiento de las validaciones de ley, del manejo de mini portátil y en si de las herramientas básicas de oficina. De tal manera se programaron jornadas de capacitación y entrenamiento de 40 horas para los 20 asesores participantes del piloto; el contenido abarco temas desde principios de Office e Internet hasta ley 100 y decretos complementarios. Alterno al trabajo de campo se organizo clínica de casos finalizando la jornada y el apoyo de expertos en la solución móvil diseñada se realizo a través de líneas

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telefónicas donde los asesores realizaron todas sus inquietudes. El análisis de estas inquietudes inició la generación de acciones correctivas en la solución móvil. El compromiso de los jefes de ventas se enfoco en motivar el uso del mini portátil sensibilizando a los asesores respecto a las ventajas para el asesor como es: • Mayor disponibilidad de tiempo para enfocarse en las ventas • Información para asesorar/tomar decisiones en tiempo real • Confirmación en tiempo real de afiliaciones Adicionalmente se diseñaron reportes y entrevistas a los asesores comerciales para medir los resultados de la prueba piloto. En la Cuadro 7 se puede identificar que los resultados del piloto fueron positivos respecto a las metas planteadas. Cuadro 8. Indicadores de Éxito del Piloto

Tipo Dominio Mediciòn Esperado Resultado

Usabilidad

Usabilidad del miniportatil para la confirmación de afiliación en campo

Indicador: Afiliaciones electronicas /Afiliaciones Dependientes asesores del piloto

> 60% 69%*

Calidad de la validación de información en el momento de la afiliación

Indicador: traslados aceptados / Afiliaciones realizadas por miniportatil

> 74% 74%

Captura de documentos soportes

Indicador: Inconsistencias / Afiliaciones realizadas por Laptop

< 5% 4%

FuncionalidadPercepción del asesor Cumplimiento de la funcionalidad requerida

Encuesta de Satisfacción de Usuario (Calificaciòn 1 a 10)

> 8 8,6

Accesibilidad

Percepciòn del asesor Accesibilidad a centrales de Información de afiliado (SIAM-BDUA-Cooeps).

Encuesta de Satisfacción de Usuario (Calificaciòn 1 a 10) > 8 9,3

Criterios de Éxito

Calidad

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6.5.2 Otros resultados del piloto. Como se menciono anteriormente el 60% del tiempo del asesor comercial es utilizado en actividades de transporte y verificación de derechos en la oficina comercial. Con la implementación de dispositivos móviles el asesor puede hacer afiliaciones las 24 horas, todos los días a la semana y el procedimiento se dejo ajustado para que los soportes físicos se entreguen una vez por semana.

Figura 5. Comparación Rutina diaria del Asesor Com ercial

7:30 18:00

Gestión Comercialen Terreno – validación de derechos y

grabación

Regreso a Casa

Dirigirse a las citas

Afiliación Manual

7:00 11:15 18:30

Regreso a casa

Espera Turno y Verificación

de datos y entrega deproducción del día anteriorIr a la

Empresa

19:30

Gestión Comercialen Terreno

Traslado aClientes

Afiliación Electrónica

Espera Turno y Verificación

de datos y entrega deproducción del día anterior

1 -Visita Semanala entregar producción semana

Adicionalmente se observo que en la mesa de control operativa, la gestión de verificación de documentos anexados por el asesor disminuyo de 4 minutos a 2 minutos por afiliación en razón a que las mayas de validación las realiza directamente el asesor comercial. 6.6 ESTUDIO FINANCIERO Adicionalmente se identifico el punto de equilibrio entre el costo de afiliación manual y la electrónica, identificando que el costo de afiliación electrónica es igual a la manual, sólo si un asesor comercial realiza en el dispositivo móvil mínimo en el mes 78 planillas de afiliación.

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Cuadro 9. Costo de la Afiliación Manual Vs la Elec trónica

Promedio Mensual Promedio Mensualminiportatil 43.550Modem 49.900Aceptacion terminos 4.678

Digitación 68.745 Digitación 0Personal Interno 51.629 Personal Interno 51.629Minutos Operación Interna 4 4Impresión 514 156 Impresión 514 156

149.534 149.757Costo Operativo por afiliación 1661 1664

90Planillas grabadas por perfil asesor

Afiliación Manual Afiliación Electrónica

Kit 29.160

En caso que el asesor comercial con un mini portátil realice más de 90 planillas de afiliación se pueden cuantificar ahorros en los costos operativos del 6%,34% y 44%, realizando 100, 200 o 300 afiliaciones respectivamente.

Gráfico 3. Costo afiliaciones en laptop

$ 0

$ 300

$ 600

$ 900

$ 1.200

$ 1.500

$ 1.800

90 100 200 300

Total afiliaciones x asesor

Cos

to d

e la

afilia

ción

-6%-34%

-44%

$ 0

$ 300

$ 600

$ 900

$ 1.200

$ 1.500

$ 1.800

90 100 200 300

Total afiliaciones x asesor

Cos

to d

e la

afilia

ción

-6%-34%

-44%

Al masificar el proyecto y entregando la solución móvil a 150 asesores comerciales tipo A y B, es decir realizan en promedio mensual 310 y 146 afiliaciones respectivamente, manteniendo el costo de mini portátil en 767 dólares y la mensualidad del operador de comunicación $49900, se calcula un ahorro acumulado en los próximos tres años de $308.555.035.

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Cuadro 10. Proyección de ahorros a tres años

Item Año 1 Año 2 Año 3 Item Año 1 Año 2 Año 3miniportatil 84.372.200 84.372.200 84.372.200Modem 91.248.000 91.248.000 91.248.000Aceptacion terminos 12.784.531 12.784.531 12.784.531

Impresiòn FT514 852.302 852.302 852.302 Impresiòn FT514 0 0 0Digitación 192.228.513 215.341.335 236.488.661 Digitación 0 0 0Personal Operativo 144.369.667 150.144.453 156.150.232 Personal Operativo 144.369.667 112.608.340 78.075.116Minutos Operación Interna 4 4 4 Minutos Operación Interna 4 3 2Costo Ope. Manual $ 374.634.677 $ 403.522.285 $ 430.675.389 Costo Ope. Electronica $ 332.774.398 $ 301.013.071 $ 266.479.847

Año 1 Año 2 Año 3

$ 41.860.279 $ 102.509.214 $ 164.195.542

38.036.497

$ 308.565.03558%

Total Ahorro

38.036.497

Ahorro

Afiliación Electrónica

Kit 38.036.497

Afiliación Manual

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7. CONCLUSIONES • Se ha identificado que la opción más adecuada de acuerdo al modelo de operación de la fuerza de ventas de Coomeva es el Laptop. Esto teniendo en cuenta que los requerimientos del formulario de afiliación no son fáciles de visualizar en una pantalla de PDA. Adicionalmente la labor comercial del vendedor requiere el uso de apoyo audiovisual que pueden ser presentadas en la pantalla del mini-portátil. Otra razón de peso es el monto de la inversión, mientras con la adaptación del formulario de afiliación en PDA Coomeva debe invertir en la implementación un monto aproximado de 172,5 millones de pesos, la implementación con Laptop sólo requiere una inversión de 25,9 millones de pesos. Si contamos con el proyecto de ley que busca estandarizar la afiliación electrónica integral para todas las entidades del Sistema General de Seguridad Social, estaría en riesgo una inversión tan cuantiosa. • Se comprobó el cumplimiento de la funcionalidad requerida en el proceso de ventas. Una vez realizadas las pruebas con el perfil asesor creado en aplicativo COOEPS V2 se evidenció exitosamente que la afiliación puede ser capturada, validada y grabada exitosamente en el sistema de información, corroborando también la calidad del proceso recolección y transmisión de datos. Ahora la fuerza de ventas de Coomeva EPS puede realizar afiliaciones electrónicas y en tiempo real, pre cargando información del cotizante y beneficiarios con ágil accesibilidad vía internet a las centrales de información del afiliado Sistema de Información de Afiliaciones y Movilidad -SIAM y Cooeps, haciendo uso de la mesa de control electrónica y enviando en tiempo real la carta de bienvenida y copia de radicado al empleador y empleado. • El asesor comercial haciendo uso de la solución móvil, puede desde cualquier lugar del país realizar sus afiliaciones en cualquier hora del día, cualquier día y solo requiere desplazarse a la oficina Comercial de Coomeva una vez por semana para entregar los soportes de las afiliaciones. De tal manera, puede sumar a su labor comercial un 50% más de tiempo.

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BIBLIOGRAFÍA AMOROS, Antonio – TIPPELT, Rudolf. Gestión del cambio y la innovación: un reto de las organizaciones modernas. 2 ed. Alemania: InWEnt – Capacity Building International. 30 p. FERNÁNDEZ GÓMEZ, Eva. Conocimientos y aplicaciones tecnológicas para la dirección comercial. 3 ed. Madrid: ESIC Editorial, 2004. 247 p GORRICHO MORENO Mónica. Comunicaciones móviles. 2 ed. Pereira: Publicaciones UPC, 2002. 246 p HURTADO BUENO, Alonso. Derecho Tecnológico y algo más [en línea]. Madrid: España: Alonso Hurtado, 2008 [consulta el 18 de octubre de 2008] Disponible en Internet: http://www.alonsohurtado.com/2008/08/27/la-firma-electronica-en-dispositivos-moviles/ INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Normas colombianas para la presentación de trabajos de investigación. Segunda actualización. Santa fe de Bogota, D.C.: ICONTEC, 2002. 80 p JALOTE, Pankaj. CMM In Practice. 2 ed. Londres: Wesley Edition illustrated, 1999. 372 p KATZ, Raúl. El Papel de las TIC en el Desarrollo Propuesta de America Latina a los Retos Económicos Actuales. 2 ed. Madrid: Ariel, 2009. 193 p RÁBANOS José María. Comunicaciones móviles. 2 ed. México: Editorial Ramón Areces, 2004. 717 p SAPAN CHAIN, Nassir - SAPAN CHAIN, Reinaldo. Preparación y evaluación de Proyectos. Quinta edición. 445p

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ANEXOS

Anexo A. Flujo grama de afiliación manual

FLUJOGRAMA AFILIACIÓN ( FORMULARIO FISICO)

Cre. Jun/2009EPS-FT-005

ASESOR COMERCIAL01.Diligencia el formulario de afiliación y anexa soportes

ASESOR COMERCIAL 03. Valida derechos de cotizantes y

beneficiarios BDUA

ASESOR COMERCIAL 02. Cierre comercial explicandole al cliente la fecha de devoluciòn de los

soportes de afiliación

04. Las afiliaciòn es viable?

ASESOR COMERCIAL 06. Entrega las afiliciones a mesa de

control y anexa relaciòn.

Si

ASESOR COMERCIAL 05. Solicita soportes al cliente, realiza

correcciones

No

MESA DE CONTROL(OPERACIONES)07. Realiza Mesa de control (Ver.

FLUJOGRAMA AFILIACION FORMULARIO FISICO CONTINUACIÒN)

Las afiliaciòn fue aceptada?

ASESOR COMERCIAL 09. Recibe las copias radicadas

Si

NoASESOR COMERCIAL 08. Recibe devoluciones

ASESOR COMERCIAL 11. Entrega devoluciones al afiliado o

empresa

ASESOR COMERCIAL 10. Entrega copias radicadas al

afiliado o empresa

49

Anexo A. Continuación

EPS-FT-005 Mod. Junio/2009

FLUJOGRAMA AFILIACIÓN ( FORMULARIO FISICO)-CONTINUA CIÓN

Documentos Recepcionados, Clasificados y Registrados por Operaciones Perfil: Mesa de Control

AUXILIAR DE OPERACIONES OFICINA01. Recibir y Clasificar por

proceso

02. Es Manual?

N

17. Los archivos

cargaron?

No

Si

AUXILIAR DE OPERACIONES OFICINA11. Realizar Mesa de Control, verificar y

marcar en el módulo de Registro del Proveedor de Digitacion si el documento es

aceptado o rechazado. PC

12. El documento

fue aceptado?

MODULO DE REGISTRO15. Mostrar en el perfil de Asesor como Documento

Rechazado

AUXILIAR DE OPERACIONES OFICINA13. Entregar documentos

relacionados al Outsourcing de CSA. (Ver en detalle el Proceso Outsourcing)

NoSi

AUXILIAR DE OPERACIONES OFICINA

14. Consignar la justificación de la

devolución en el campo "observación" del software de Registro y Realizar el diligencimiento del formato EPS-FT-514. para entregar el documento fisico con sus

soportes al asesor

AUXILIAR DE DIGITACCION ASSENDA

30. Ingresar a la ruta correspondiente,descargar el log de errores y corregir los

campos nulos/ mal estructurados versus la imagen digitalizada en el aplicativo de

Xtremo Digital.

AUXILIAR DE OPERACIONES 26.Corregir los campos nulos/ mal

estructurados versus la imagen digitalizada en el aplicativo de Xtremo Digital. Cargar el archivo por Opcion

Cargar Plano Centralizacion

25. el log es de EPS?

Si

No

27. Los archivos

cargaron?

Si

26.

No

AUXILIAR DE DIGITACCION ASSENDA

31. Enviar a la ruta Asignada por la EPS el

Archivo Plano.

16.

18.


10. Modulo de registro Mesa de Control (recepcion y

asignacion electronica lote)

Archivo Plano

COOEPS II19. Aplicar mallas y

HEA/HEI

COOEPS II21. Almacenarafiliación en

Bandeja "Procesadas"

20. La Preafiliacion Genero contrato?

FUNCION AUTOMATICA18.

Crea Preafiliacion en CooepsV2.

FUNCION AUTOMATICA

24. Distribuir el log de errores según la clasificacion de responsabilidad por causales ya sea de EPS o Assenda en

las rutas \\192.1.4.251\fesa$\Exportaciones para EPS y para Assenda en el Web Service

FUNCION AUTOMATICA

16. Cargar el archivo plano de Centralizacion

en el Cooeps V2.

COOEPS II05. Aplicar mallas y

HEA/HEI

Si


03. Realizar Mesa de Control, Registrar en el EPS-FT-514 si

el documento es rechazado.PC

AUXILIAR OPERACIONES04. Digitar en el modulo de

Preafiliaciones las Aceptadas

06. La Preafiliacion

Genero contrato?

Si

No

AUXILIAR DE OPERACIONES09. Analizar inconsistencias y

corregir

COOEPS II08. Almacenar afiliación

en Bandeja "por gestionar" de operaciones.

05.

AUXILIAR DE OPERACIONES 07. Enviar documentos

Procesados al Proveedor de Digitalizacion en el Formato de transferencia de documentos

GD-FT-01

Si

No COOEPS II22. Almacenar afiliación

en Bandeja "por gestionar" Solucion Mallas por Regional.

AUXILIAR DE OPERACIONES23. Analizar inconsistencias y

corregir

19.

Kit de afiliaciones Relaciòn de recepciòn de documentos

Fuente: Sistema documental 9000. Cali: Coomeva EPS, 2009. 1 archivo de Computador

50

Anexo B. Flujo grama afiliación electrónica

FLUJOGRAMA AFILIACIÒN ( FORMULARIO VIRTUAL)

Cre. Jun/2009EPS-FT-005

X. Se prentan inconsistencias de

digitación

AUXILIAR DE OPERACIONES24 Ingresar observación de los soportes faltantes al reporte de afiliación digitados por el perfil

asesor

Si

No

AUXILIAR DE OPERACIONES26. Marcar validado la afiliación sin inconsistencias en el reporte de afiliación digitados por el perfil

asesor

B


23. Realizar validación si el afiliado esta grabado y tiene los documentos

soportes

Se prentan inconsistencias de

documentos soportes

AUXILIAR DE OPERACIONES25 Realiza novedades de

corrección con los documentos soportes

No

Si


22 Genera reportes de afiliación digitadas por perfil asesor

AUXILIAR DE OPERACIONES27. Generar reporte con las

inconsistencias del día y remitir al Jefe de Ventas (Soportes faltantes o

afiliaciones sin aceptación de terminos )

SISTEMA INFORMACIION28. Generar reporte de las

inconsistecias sin resolver en 45 horas hábiles- Anular contratos

SISTEMA DE INFORMACIÓN29. Generar carta de anulaciòn de la

afiliaciòn por inconsistenciasa Empresa y empleado

FIN

27

Fuente: Sistema documental 9000. Cali: Coomeva EPS, 2009. 1 archivo de Computador

51

Anexo C. Diagrama de Recorrido afiliación Electróni ca

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Fuente: Dispositivos Móviles. Cali: Coomeva EPS, 2010. 1 archivo de computador

52

Anexo D. Lista de casos de Uso

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20 31 23 24 25 26 22 21 27 28 29 30 32 33 34 35 36 44 45 46 47211 Nueva Afiliación X X X X X X227 Nueva Inclusión X X X X X X202 Modificar Formulario X X X X X X209 Ver Formulario X X X X X X225 Recibir Afiliación X X X X204 Ejecutar Mallas X X X X224 Ejecutar Validaciones X X X207 Log de Errores X X X X X214 Efectuar Afiliación e Inclusión [HEA - HEI] X X X X205 Registrar Documentos X X X X X223 Registrar Agencia X X X X218 NO Afiliar Beneficiario X X X X X215 Modificar Fecha Radicación X X X X217 Imprimir Afiliacion X X X X X X X232 Mantenimiento PAC X X X X X X208 Bitácora Movimiento X X X X X213 Documentos Registrados X X X X X X206 Eliminar X X X X226 A Operativo X X228 Modificar Inclusión X230 Formulario Inclusión X212 refrescarBandeja X216 Relación de Afiliaciones Recibidas X X X X X X841 Reporte Producción Ventas X X X X1088 Reporte Sondeo Desercion X X X X1149 Reporte Sondeo Retencion X X1206 Reporte Ips de Asignación X X X1181 Consulta Individual Comisiones X1185 Comisión Por Ventas X1186 Comisión Por Recaudo X1219 Reporte Documentos Pendientes X1286 Reporte Traslados (TDA) X1239 Reporte de Recien Nacidos sin Inclusión X X X977 Consulta Recaudo Diario X X X X X X X X X X X X X X X X1013 Reportes de Recaudo X X X X X X1014 Procesar Reportes de Recaudo X X X X X X793 Reporte X X X X X X X X920 Reportes de Cartera X X X X921 Procesar Reportes de Cartera X1107 X X X879 X201 cargarPlano X X X X728 verNovDatosContrato X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X828 verDatosAfiliadoEmpresa X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X750 Afiliado X X X X X X X X X X X X X X X X X708 Lista de Contratos X X X X X X X X X X X X X X X X X X768 Bitacora Novedades X X X X X X X X X X X X X X X X X X X770 Datos Contrato X X X X X X X X X X X X X X X X X X957 Pagos Contrato X X X X X X X X X X X X X X X X X X958 Pagos Adicional X X X X X X X X X X X X X X X X X X1175 Generar Archivo Plano Carne en Linea X2051 Consultar BDUA X

X X X X X X X X X X X X X X X1283 Consultar Glosas Nuevos X X X X X X X X X X X X X X X1285 Consultar Glosas Novedades X X X X X X X X X X X X X X X2094 Mostrar Datos Independiente X1205 Consulta Histórico Compensación X731 Consultar Tiquetera X X X X X X X X X X X X X X X X X X741 Bitacora Grupo X X X X X X X X X X X X X X X742 Solicitudes Carné X X X X X X X X X X X X X X X X X X743 Bitacora Novedades X X X X X X X X X X X X X X X X X X744 Movilidad X X X X X X X X X X X X X X X X X X X979 Certificado Semanas Cotizadas X X X X X X X X X X X X X X X2061 Certificado Semanas por grupo X754 Grupo Familiar X X X X X X X X X X X X X X X X X X X1036 Modificar Datos Basicos X X X X X X X X X X X X X X X X X X Fuente: Dispositivos Móviles. Cali: Coomeva EPS, 2010. 1 archivo de computador

53

Anexo D. Continuación

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20 31 23 24 25 26 22 21 27 28 29 30 32 33 34 35 36 44 45 46 472066 Grupo Familiar Histórico X787 Consultar Documentos X X X X X X X X X X X X X X X X X X X791 Consultar Rezagos X X X X X X X X X X X X X X X X X X794 Incapacidades X X X X X X X X X X X X X X X X798 Consultar Incapacidad X X X X X X X X X X X X X X X X810 Bitacora Novedades X X X X X X X X X X X X X X X X X X908 Negociaciones X X X X X X X X X X X X X X X X918 Imprimir X X X X X X X X919 Consultar X X X X X X X X X X X X X X X X X X923 Generar Estado de Cuenta X X X X X X X X X X X X X X X X X X949 Cheques Devueltos X X X X X X X X X X X X X X X X952 Consultar X X X X X X X X X X X X X X X X X X968 Consultar Notas X X X X X X X X X X X X X X X X X X970 Imprimir X X X X X X X X X X X X X X X969 Consultar Compensación X X X X X X X X X X X X X X X X2080 Asesor X751 Empresa X X X X X X X X X X X X X X X X909 Negociaciones X X X X X X X X X X X X X X X X X992 Consultar X X X X X X X X X X X X X X993 Imprimir X X X X X760 Modificar Aportante X X X X X X778 Generar Preliquidación X X X X X X X X X779 Modificar Preliquidación X X X X X X X X X780 Cargar Plano Preliquidación X X X X X X X792 Consultar Rezagos X X X X X X X X X X X X X X X X X1108 Consultar Cartera Por Empresa X1109 Generar Carne En Linea Afiliado X922 Generar Estado de Cuenta X X X X X X X X X X X X X X X X X954 Cheques Devueltos X X X X X X X X X X X X X X X X X996 Consultar X X X X X X X X X X X X X X X971 Consultar Notas X X X X X X X X X X X X X X X X X978 Consultar Contratos X X X X X X X X X X X X X X X X X1001 Imprimir Lista Contratos X X X X X X X X X X X X X X X X X220 Localizar X X X999 Salir de la Aplicación X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X752 Ecor X X X X X X X X X X X X X X945 Prefacturas X X X X947 Detallado Comisión Ventas X X X X948 Detallado Comisión Mantenimiento Cartera X X X X946 Imprimir X X X X833 Ver Datos Ecor X984 Presupuesto X X X X X X X X X X X X X X991 Consultar Asesor X X X X X X X X X X X X X829 IPS X X X X X X X X X X X X X X X965 Planillas X X X X X X X X X X X X X X X X X981 Bandejas Preafiliacion X X X X X990 Preafiliación X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Fuente: Dispositivos Móviles. Cali: Coomeva EPS, 2010. 1 archivo de computador

54

Anexo E. Consultar y Recuperar Información de -SIAM

Caso de uso: AFL-095 Prioridad: Alta Fecha de solicitud: 01/09/2009

Nombre del caso de uso: Consultar y Recuperar Información de SIAM

Descripción: Consulta y Recupera los datos básicos de Afilados que se encuentran en la base de datos SIAM

Solicitado por: Luis Alfonso Morales Idárraga

Actor: Perfil Asesor

Códigos de los documentos:

Módulos que intervienen: Cooeps V2 - SIAM

Precondiciones: Tipo de Afiliación a Definir

Poscondiciones: Tipo de Afiliación Definida

Parámetros: Tipo y Numero de Identificación del Afiliado

Curso normal

Acciones del actor Respuestas del sistema 1. Caso de Uso “AFL-024 Ingresar y Validar

Datos de Afiliación”

2. Valida que tipo y numero de Identificación ingresado exista en la base de datos SIAM

3. Carga la Información en el aplicativo Cooeps V2

4. Define Tipo de Afiliación así: • Si aparece con EPS = 016, coloca clase de afiliación

Reingreso a Coomeva. • Si aparece con EPS <> 016, y su estado es Activo o

Suspendido, coloca clase de afiliación Traslado e inserta la EPS con la que este en Siam

• Si aparece con EPS <> 016, y su estado es Retirado, coloca clase de afiliación Reingreso e inserta la EPS con la que este en Siam.

• Si aparece en estado Interrupción Viaje al Exterior despliega mensaje “Afiliación no es procedente – Afiliado en Exterior debe notificar a su EPS el regreso al País”

• Si no aparece en la base de datos Siam, no recupera información.

5. Caso de Uso “AFL-017 Digitar Afiliación”

Excepción 1 2. Tipo y Numero de Identificación No Existe en Siam Acciones de l actor Respuestas del sistema

6. No recupera información. 7. Ir al paso 5

Inclusiones

Observaciones

Fuente: WinCVS. Cali: Coomeva EPS, 2009. 1 archivo de computador

55

Anexo F. Reporte Producción Por Perfil

Caso de uso: REP-054 Prioridad: Alta Fecha de solicitud: 01/09/2009

Nombre del caso de uso: Reporte Producción Por Perfil

Descripción: Información detallada de las afiliaciones grabadas por perfil


Actor: Coordinador Operativo Regional


Módulos que intervienen: Afiliaciones y Preafiliaciones

Precondiciones: Preafiliaciones en estado, Ingresado, Recibido, Por Gestionar, Aceptada, Procesada

Poscondiciones: Informe detallado de las Preafliaciones

Parámetros: Alcance Nacional, Regional, Oficina, Perfil, Fecha Inicial Fecha Final

Curso normal

Acciones del actor Respuestas del sistema 1. Ingresa Alcance 2. Valida que Alcance no sea nulo 3. Ingresa Perfil 4. Valida que Perfil no sea nulo 5. Ingresa Fecha Inicial 6. Valida que fecha Inicial no sea nula 7. Valida que formato de fecha sea dd/mm/aaaa 8. Ingresa Fecha Final 9. Valida que fecha Final no sea nula 10. Valida que formato de fecha sea dd/mm/aaaa 11. Selecciona Generar

12. Selecciona todas las preafiliaciones grabadas por el perfil seleccionado en el rango de fecha ingresado y visualiza la siguiente información: • Nombre de la Regional a la que pertenece el usuario

que grabo • Oficina a la que pertenece el usuario que grabo • Tipo de ID del Cotizante • Numero de ID del Cotizante • Nombres y Apellidos del Cotizante • Tipo de ID del Empleador • Numero de ID del Empleador • Nombre del Empleador • Numero de Preafiliacion • Estado de la Preafiliacion • Fecha de Radiación de la Preafiliacion • Fecha de Digitación de la Preafiliacion • Usuario que tiene la Preafiliacion • Oficina del Usuario que tiene la Preafiliacion • Perfil

56

Anexo F. Continuación

Excepción 1 2. Alcance Nulo Acciones del actor Respuestas del sistema

1. Despliega mensaje “Debe ingresar Alcance” 2. Ir al paso 1

Excepción 2 4. Perfil nulo

Acciones del actor Respuestas del sistema

3. Despliega mensaje “Debe ingresar Perfil” 4. Ir al paso 3

Excepción 3 6. Fecha Inicial Nula


5. Despliega mensaje “Debe ingresar Fecha Inicial” 6. Ir al paso 5

Excepción 4 7. Formato de Fecha Inicial Errado


7. Despliega mensaje “Campo Fecha Inicial Invalido” 8. Ir al paso 5

Excepción 5 9. Fecha Final Nula


9. Despliega mensaje “Debe ingresar Fecha Final” 10. Ir al paso 8

Excepción 6 10. Formato de Fecha Inicial Errada Acciones del actor Respuestas del sistema

11. Despliega mensaje “Campo Fecha Final Invalido” 12. Ir al paso 8

Excepción 7 1.

Acciones de l actor Respuestas del sistema 13.

Inclusiones �

E

Observaciones


57

Anexo G. Enviar Reporte Dinámico a E-mail


Nombre del caso de uso: Enviar Reporte Dinámico a E-mail

Descripción: Envía a correo electrónico adjuntando reporte en Excel de contratos grabados hace 36 horas hábiles, por el perfil Asesor y no acreditados


Actor: Sistema


Módulos que intervienen: Afiliaciones, Preafiliaciones

Precondiciones: Contratos creados por Preafiliaciones grabadas hace 36 horas hábiles

Poscondiciones: Informe en Excel enviado vía E-mail

Parámetros: Hora

Curso normal


1. Valida que: (hora grabación preafiliacion - hora

ingresada) sea >= 36 horas hábiles

2. Selecciona los registros de todas las Preafiliaciones que se encuentran en la bandeja de procesadas del perfil Asesor y no se le ha marcado la acreditación y los agrupa por la ecor a la que pertenece el asesor, con la siguiente información. • Tipo de ID del Cotizante • Numero de ID del Cotizante • Primer Nombre del Cotizante • Segundo Nombre del Cotizante • Primer Apellido del Cotizante • Segundo Apellido del Cotizante • Nro de del contrato • Fecha de Digitación del contrato • Fecha de Radicación del contrato • Tipo de ID de la Empresa • Numero de ID de la Empresa • Nombre de la Empresa • Código del Asesor • Nombre del Asesor • Campo Observación • Campo Marcación

3. Genera archivo Excel 4. Selecciona correo electrónico de la ecor

5. Coloca en el campo asunto del correo el siguiente

mensaje • Informe Afiliaciones No Acreditadas


58

Anexo G. Continuación

1. Coloca en el cuerpo del correo el siguiente mensaje: • Adjunto información detallada de los contratos

grabados por los asesores de su Ecor, a los cuales no se les ha Acreditado la documentación según Protocolo de Afiliaciones y fueron grabadas hace 36 horas hábiles; para que redicen la respectiva gestión, de lo contrario, transcurrido 46 horas hábiles desde su grabación, serán ANULADOS a la misma fecha de radicación.

2. Adjunta informe en Excel 3. Envía correo Electrónico 4. Fin

Excepción 1 2. No Existen Registros sin marcar la Acreditación Acciones del actor Respuestas del sistema

5. Ir al paso 9

Excepción 8 2. Envío correo no exitoso Acciones del actor Respuestas del sistema

6. Almacena Mensaje de devolución correo.

Inclusiones �

E

Observaciones 11-El mensaje que se guarda, corresponde a la información que devuelve el correo, cuando encuentra que la dirección e-mail no esta habilitada o se encuentra llego el buzon.


59

Anexo H. Automático de Anulación Contratos


Nombre del caso de uso: Automático de Anulación Contratos

Descripción:

Proceso automático que Retira a la misma fecha de radicación, con motivo Anulación, los contratos creados por el perfil asesor, y no se le ha Acreditado la Afiliación, después de haber transcurrido 45 horas hábiles desde su grabación.


Actor: Sistema


Módulos que intervienen: Afiliaciones, Preafiliaciones

Precondiciones: Registros pendientes en el informe de Acreditar Afiliaciones grabadas perfil asesor

Poscondiciones: Contratos Anulados

Parámetros: Hora

Curso normal


1. Valida que: (hora grabación preafiliacion - hora ingresada) sea >= 45 horas hábiles

2. Selecciona los registros de todos los contratos grabados por el perfil Asesor y no se le ha marcado la acreditación y encontrándose pendientes en la Acreditación de Afiliación, y ha transcurrido 45 horas hábiles desde su grabación hasta la hora

3. Caso de uso “NOV-033 Ejecutar Retirar Contrato” 4. Fin

Excepción 1 1. Acciones del actor Respuestas del sistema

5.

Inclusiones �

E

Observaciones 3-El motivo de Retiro del contrato es “ANULACION CONTRATO” Usuario que ejecuta el retiro “el asesor que lo grabo” En el campo observación colocar el mensaje “No presento documentos soportes – Aceptación Términos”


60

Anexo I. Acreditar Afiliaciones Grabadas Perfil Ase sor


Nombre del caso de uso: Acreditar Afiliaciones Grabadas Perfil Asesor

Descripción: Muestra detallado de las Afiliaciones Grabadas con el Perfil Asesor y se encuentran en estado Procesado, para ser acreditadas


Actor: Auxiliar de Operaciones


Módulos que intervienen: Afiliaciones, Preafiliaciones, Comercial

Precondiciones: Preafiliaciones en estado Procesado

Poscondiciones: Preafiliaciones Acreditadas

Parámetros: Fecha Inicial, Fecha Final, Código Asesor

Curso normal

Acciones del actor Respuestas del sistema 1. Ingresa Código Asesor 2. Valida que campo asesor no sea nulo 3. Valida que asesor exista

4. Valida que Código Asesor no contenga caracteres especiales

5. Ingresa Fecha Inicial 6. Valida que Fecha Inicial no sea nula

7. Valida que Fecha Inicial no contenga caracteres

especiales

8. Valida que Fecha Inicial contenga formato establecido (dd/mm/aaaa)

9. Valida que Fecha Inicial no sea superior a la actual 10. Ingresa Fecha Final 11. Valida que Fecha Final no sea nula

12. Valida que Fecha Final no contenga caracteres

especiales

13. Valida que Fecha Final contenga formato establecido

(dd/mm/aaaa) 14. Valida que Fecha Final no sea superior a la actual 15. Selecciona Generar

61

Anexo I. Continuación COOEPS V2

1. Selecciona todas las Preafiliaciones que se encuentran en la bandeja de procesadas del perfil Asesor y no se le ha marcado la acreditacion, y visualiza la siguiente información: • Tipo de ID del Cotizante • Numero de ID del Cotizante • Primer Nombre del Cotizante • Segundo Nombre del Cotizante • Primer Apellido del Cotizante • Segundo Apellido del Cotizante • Nro de del contrato • Fecha de Digitación del contrato • Fecha de Radicación del contrato • Tipo de ID de la Empresa • Numero de ID de la Empresa • Nombre de la Empresa • Código del Asesor • Nombre del Asesor • Campo Observación • Campo Marcación

2. Ingresa Datos Observación 3. Selecciona Marcación 4. Selecciona Grabar 5. Valida que Marcación no sea nulo 6. Almacena Información

Excepción 1 2. Campo Asesor Nulo Acciones del actor Respuestas del sistema

7. Despliega mensaje “Debe Ingresar Asesor” 8. Volver al campo 1

Excepción 2 2.Asesor No Existe


9. Despliega mensaje “Asesor no Existe” 10. Volver al paso 1

Excepción 3 3. Campo Asesor con caracteres extraños Acciones del actor Respuestas del sistema

11. Despliega mensaje “Campo Invalido” 12. Volver al paso 1

Excepción 4 6. Campo Fecha Inicial nulo


13. Despliega mensaje “Debe ingresar Fecha Inicial” 14. Volver al paso 5

Excepción 5 7. Fecha Inicial con caracteres extraños


15. Despliega mensaje “Campo Invalido” 16. Volver al paso 5


ESTUDIO DE VIABILIDAD PARA REALIZAR EL PROCESO DE ...

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