Estructuración administrativa y contable de la Fundación ...
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Universidad de La Salle Universidad de La Salle
Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle
Administración de Empresas Facultad de Economía, Empresa y Desarrollo Sostenible - FEEDS
1-1-2018
Estructuración administrativa y contable de la Fundación Estructuración administrativa y contable de la Fundación
Corporación Ambiental Planeta Cristal Corporación Ambiental Planeta Cristal
Yenny Viviana Hernández Moyano Universidad de La Salle, Bogotá
Luis Fernando Sierra Martín Universidad de La Salle, Bogotá
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Citación recomendada Citación recomendada Hernández Moyano, Y. V., & Sierra Martín, L. F. (2018). Estructuración administrativa y contable de la Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_de_empresas/1616
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ESTRUCTURACIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE DE LA FUNDACIÓN
CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL
YENNY VIVIANA HERNÁNDEZ MOYANO
LUIS FERNANDO SIERRA MARTÍN
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROYECCIÓN SOCIAL
BOGOTÁ D.C
26 DE OCTUBRE 2018
ESTRUCTURACIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE DE LA FUNDACIÓN
CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL
YENNY VIVIANA HERNÁNDEZ MOYANO
LUIS FERNANDO SIERRA MARTÍN
SUSANA INES AVENDAÑO MONTOYA
ASESOR TRABAJO DE GRADO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROYECCIÓN SOCIAL
BOGOTÁ D.C
26 DE OCTUBRE 2018
Tabla de contenido
Resumen ................................................................................................................................................. 1
Introducción ............................................................................................................................................ 2
1. Objetivos ..................................................................................................................................... 3
1.1 Objetivo General ..................................................................................................................... 3
1.2 Objetivos Específicos............................................................................................................... 3
2. Fundamentación teórica ................................................................................................................. 4
2.1 Marco teórico desde la contabilidad ...................................................................................... 4
2.2 Marco Teórico Desde La Administración ................................................................................ 5
2.3 Marco Conceptual ................................................................................................................... 8
2.4 Marco Legal ........................................................................................................................... 11
3. Macro Variables ............................................................................................................................ 18
3.1 Biofísicas del territorio .......................................................................................................... 18
3.2 Socioeconómicas ................................................................................................................... 20
3.3 Políticos Institucionales ........................................................................................................ 23
3.4 Simbólico Culturales.............................................................................................................. 26
4. Análisis DOFA ................................................................................................................................ 28
4.1 Conclusiones DOFA ..................................................................................................................... 30
5. Trabajo de campo ......................................................................................................................... 31
5.1 Etapa diagnóstica y reconocimiento ..................................................................................... 31
5.2 Identificación temas Contables y Administrativos ................................................................ 34
5.3 Manual de procedimientos contable y administrativo ......................................................... 34
Manual de Procedimiento Contable y administrativo ...................................................................... 34
Caja menor ........................................................................................................................................ 34
Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal ........................................................................... 34
5.4 Manual de procedimientos contable y administrativo de ventas ........................................ 36
Manual de Procedimiento Contable y administrativo ...................................................................... 36
Ventas ............................................................................................................................................... 36
Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal ........................................................................... 36
5.5 Sistema De Inventarios ......................................................................................................... 37
6. Propuesta estructura contable ..................................................................................................... 42
6.1 Asiento contable ................................................................................................................... 43
6.2 Libro diario ............................................................................................................................ 44
7. Creación página Web| .................................................................................................................. 44
8. Metodología .................................................................................................................................. 46
8.1 Grupo Colectivo Para Investigar ........................................................................................... 47
8.2 Personal Técnico de Investigación ........................................................................................ 47
9. Resultados Obtenidos ................................................................................................................... 48
10. Conclusiones ............................................................................................................................. 49
11. Recomendaciones ..................................................................................................................... 51
12. Bibliografías ............................................................................................................................... 52
13. Documentos anexos .................................................................................................................. 59
14. Fotografías de las instalaciones y eventos de la Fundación Corporación Ambiental Planeta
Cristal 73
Índice de tablas
Tabla 1 Matriz DOFA Corporación Ambiental Planeta Cristal- Fuente elaboración propia 29
Tabla 2 Cronograma de actividades- Elaborado por Fundación Corporación Ambiental
Planeta Cristal ......................................................................................................................... 33
Tabla de ilustraciones
Ilustración 1 Rio Tunjuelito- Panorámica de Ciudad Bolívar ................................................ 18
Ilustración 2 2 Porcentaje de avance acumulado por programa del plan de Desarrollo Local
de Ciudad Bolívar según lo contratado 2013-2016 ................................................................. 26
Ilustración 3 Formato de Reembolso de Caja Menor Fuente elaboración propia ................. 35
Ilustración 4 Formato Nota de Venta Fuente elaboración propia .......................................... 37
Ilustración 5 Formato control de inventarios elaboración propia .......................................... 40
Ilustración 6 Control inventario valorizado fuente elaboración propia ................................. 41
Ilustración 7 Página principal programa contable fuente
https://aplicaexcelcontable.com/blog/descarga-gratis-tu-sistema-contable-en-excel.html .... 42
Ilustración 8 Comprobante de asiento contable fuente
https://aplicaexcelcontable.com/blog/descarga-gratis-tu-sistema-contable-en-excel.html. ... 43
Ilustración 9 libro diario fuentehttps://aplicaexcelcontable.com/blog/descarga-gratis-tu-
sistema-contable-en-excel.html ................................................................................................ 44
Ilustración 10 Página principal página WEB fuente elaboración propia ............................... 45
Ilustración 11 Pestaña áreas de trabajo página WEB creación propia .................................. 45
Ilustración 12 Galería de fotos integración familias página WEB elaboración propia ......... 46
Ilustración 13 Fotografía del área de bodega de mercado ..................................................... 73
Ilustración 14 Fotografía Área de entrega mercados a las familias ....................................... 73
Ilustración 15 Fotografía Zona terraza- cultivos de hierbas aromáticas ............................... 74
Ilustración 16 Fotografía Zona terraza- Abono utilizado para el cultivo ............................... 74
Ilustración 17 Fotografía Zona terraza Cultivo de hierbas aromáticas ................................. 75
Ilustración 21 Fotografía Zona terraza- Cultivo de Lombricultura para producción de
abono natural ........................................................................................................................... 76
Ilustración 22 Fotografía área de la cocina ............................................................................ 77
Ilustración 23 Fotografía evento de integración día del niño 31 de octubre 2017 ................. 78
Ilustración 24 Fotografía del concurso de baile día del niño 31 de octubre 2017 ................. 78
Ilustración 25 Fotografía de los niños pertenecientes a la Fundación ................................... 79
Ilustración 26 Fotografía integración familiar día del niño 31 de octubre 2017 ................... 79
1
Resumen
El presente trabajo se realizó en la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL
PLANETA CRISTAL, donde su propósito principal es promover la conservación y defensa
de los recursos naturales, fomentando y apoyando la educación e investigación, mediante
programas y proyectos que contribuyen a la formación integral del entorno, involucrando a
las personas de la comunidad para generación de conciencia social.
Dicho trabajo inició con la definición de un objetivo general fundamentado en diseñar un
plan de mejoramiento, basado en la estructuración de un sistema contable y administrativo
básico, para la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL. Se
aplicó metodología de Investigación Acción Participativa (IAP) donde se recomendó la
implementación de los procesos administrativos y contables mínimos, con los que debe
contar la Fundación, para tener el registro de sus operaciones y proyectos con la comunidad
de manera ordenada, tales como un manual de procedimiento para el control de sus ventas,
control de inventarios, caja menor y una contabilidad básica acorde con la normatividad legal
vigente.
En general se buscó un acompañamiento a la Fundación en esta implementación que les
permitirá a sus administradores obtener un mayor control interno en dichos procesos y lo que
corresponde al cumplimiento de las exigencias gubernamentales, para evitar posibles
sanciones, logrando así fortalecer a esta Fundación ubicada en el barrio San Francisco de la
localidad de Ciudad Bolívar.
2
Introducción
La Universidad de la Salle se destaca por brindar acompañamiento a las comunidades que
se encuentran en estado de vulnerabilidad, por medio de espacios interactivos, en los cuales
los estudiantes pueden participar activamente en este proceso, trasmitiendo el conocimiento y
los valores Lasallistas, que ayudan a fortalecer los proyectos de emprendimiento.
Por lo tanto, el presente trabajo se realiza en la Fundación CORPORACIÓN
AMBIENTAL PLANETA CRISTAL, ubicada en el Barrio San Francisco Localidad
Ciudad Bolívar, entidad sin ánimo de lucro, que desarrolla actividades comunitarias,
relacionadas con el medio ambiente y la protección de la cuenca del rio Tunjuelo, mediante
espacios lúdicos y recreativos, creados para mejorar el desarrollo integral y el buen vivir. Lo
que se busca con este trabajo como primera medida es realizar un diagnóstico sobre los temas
contables y administrativos, con el fin de establecer un plan de trabajo en el cual se
desarrollan los temas de mayor relevancia para optimizar los procesos. De acuerdo a esto el
trabajo se divide en tres fases, las cuales se explicarán a continuación;
En la primera fase, se realiza el diagnóstico inicial sobre los temas en los cuales la
Fundación busca asesoría. Con la colaboración de la señora Nury Yasmin Muñoz,
coordinadora del proyecto, con quien se hace un reconocimiento de las instalaciones y la
presentación del personal que colabora de manera voluntaria en la Fundación, de esta manera
se tiene claro cuáles son los procesos que la Fundación necesita mejorar o implementar, en
esta parte del trabajo también se hace un diagnóstico del entorno externo, que nos ayudan a
conocer y entender el entorno en el que se va a trabajar, de esta manera se procede a realiza el
respectivo plan de trabajo y el cronograma de actividades a realizar.
3
Como segunda fase, se da inicio al plan de trabajo y al cronograma con las actividades
programadas, realizando el debido seguimiento a cada una de ellas y contando con la
colaboración de las personas encargadas en la Fundación, quien nos guía y nos brinda
información clave para el correcto desarrollo del trabajo de campo en la Fundación.
Para finalizar se entregan los resultados de la última etapa del trabajo, revisando y
aclarando dudas sobre los temas contables y administrativos. Finalmente se dieron unas
recomendaciones de mejoramiento frente a estos temas, además de los legales, que ayudarán
al progreso continuo de la Fundación y acordes con la normatividad legal vigente.
1. Objetivos
1.1 Objetivo General
Diseñar un plan de mejoramiento, basado en la estructuración de un sistema contable y
administrativo básico, para la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA
CRISTAL, con el fin de lograr un control en estos procesos.
1.2 Objetivos Específicos
• Efectuar un diagnóstico de la Fundación mediante la elaboración de una matriz
DOFA.
• Capacitar al personal de la Fundación en el manejo de manual de procedimientos
contables y administrativos.
• Crear un sistema de inventarios para optimizar los procesos contables.
4
• Creación de la página WEB de la Fundación.
2. Fundamentación teórica
2.1 Marco teórico desde la contabilidad
La contabilidad es un sistema de control de vital importancia en toda organización ya que
proporciona información sobre la situación financiera de la organización, la cual sirve para la
toma de decisiones internas o externas, existen diversas definiciones como la de Ayaviri
García Daniel autor del libro Contabilidad básica y documentos mercantiles la define como
“La Ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones financieras
de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de
decisiones sobre la actividad”.
De acuerdo a lo anterior es importante que en cualquier organización económica
reconozca el hecho económico, para poder analizar, clasificar y resumir la información
contable mediante la elaboración de los Estados Financieros, en los cuales se pueden
determinar si existe rentabilidad o alguna deficiencia que implique pérdidas significativas en
la organización, en caso de que si exista riesgo los directivos tomaran las medidas
correctivas.
5
Estructura Contable
Es primordial resaltar que las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) en sus
estándares de información contable, establece la forma en la cual se deben presentar los
Estados Financieros de propósito general los cuales son diseñados satisfacer sus necesidades
particulares de la información, encontramos estado de situación financiera, estado de
resultados integral entre otros.
Según el marco conceptual para la Información financiera, las características cualitativas
fundamentales son:
• Relevancia: La información financiera relevante es capaz de influir en las
decisiones tomadas por los usuarios. (2010, pág. CC6)
• Representación fiel: Una descripción completa incluye toda la información
necesaria para que un usuario comprenda el fenómeno que está siendo
representado, incluyendo todas las descripciones y explicaciones necesarias. (2010,
pág. CC13)
2.2 Marco Teórico Desde La Administración
Planeación estratégica
La planeación estratégica es un proceso mediante el cual las personas que toman las
decisiones en la compañía, obtienen, procesan y analizan la información, esta puede ser
6
interna o externa, con ello se pueden evaluar la situación actual de la empresa y tomar
acciones sobre el direccionamiento en procura del mejoramiento de la productividad. La
estrategia significa establecer y definir planes de acción para mejorar y que agreguen valor al
desarrollo de las actividades: (Proceso Administrativo, María Guadalupe Blandez Ed. UNID
Pág. 47)
Para ello aplicamos la matriz DOFA:
• Debilidades
• Oportunidades
• Fortalezas
• Amenazas
PORTE, Michael E.O. Cit.
Organización
Es disponer las partes, procesos o actividades de manera conveniente para poder llevar a
cabo las acciones que me permitan generar con éxito lo planeado. Implica el diseño de las
tareas y puestos de trabajo, seleccionar los candidatos para ocupar dichos puestos
correctamente, establecer la estructura de la organización y los métodos y procedimientos que
se emplearan.(BLANDEZ, pág. 11)
Se deben considerar los siguientes elementos en el proceso de Organización:
Estructura:
7
La organización implica establecer funciones, actividades y jerarquías para poder cumplir
los objetivos:
Dirección o coordinación
Tiene como fin lograr que los departamentos o áreas de la compañía funciones como una
unidad. Esto surge de la necesidad que tienen las organizaciones de integrar diversas
funciones. (Proceso Administrativo, María Guadalupe Blandez Ed. UNID Pag.11)
Dirección
Dirigir es manejar el talento humano y el esfuerzo de este para enfocarlo en el desarrollo
de las actividades encaminadas a la consecución de los objetivos de la Fundación, estos
deben ser coordinados tanto individualmente como en equipo. Para contribuir en el correcto
desarrollo de este punto se le entregará copia de este trabajo a la directora de la Fundación y
se le dará una capacitación formal en los temas y procedimientos que aquí sugerimos para
implementar en la Fundación.
Con esta implementación esperamos que se desarrollen las competencias de la directora en
los siguientes aspectos:
• Autoridad
• Influencia
• Poder
Texto tomado de (Proceso Administrativo, María Guadalupe Blandez Ed. UNID Pag.66)
Control
8
Con el control esperamos poder comparar lo planeado versus lo ejecutado y poder con esto
identificar las variaciones en el proceso. Posterior a esto se analizarán las desviaciones
identificadas para determinar las causas de las desviaciones y poder plantear los planes de
acción para corregir dichas desviaciones.
Para ello se sugiere utilizar las siguientes acciones:
• Verificación: observar si se está cumpliendo con lo que se planeó.
• Ejercer Autoridad: Las acciones se deben supervisar y medirlas
para poder controlarlas y todo lo que se puede medir se puede
mejorar.
• Limitar: Se deben fijar metas a ejecutar y se deben ajustar a ellas
para lograrlas.(Proceso Administrativo, María Guadalupe Blandez
Ed. UNID Pag.81)
2.3 Marco Conceptual
Fundación: Son instituciones de utilidad común o fundaciones las personas jurídicas
creadas por la iniciativa particular para atender, sin ánimo de lucro, servicios de interés
social, conforme a la voluntad de los fundadores. (Alcaldía Mayor de Bogotá, 1968, Art. 5)
Banco de Alimentos: Los Bancos de alimentos son organizaciones solidarias sin ánimo
de lucro, que contribuyen a reducir el hambre y la desnutrición en el mundo, por medio de
recepción alimentos excedentarios del sector agropecuario, industrial, comercial, hoteles,
restaurantes y/o personas naturales, para su debida distribución entre población en situación
de vulnerabilidad. (ABACO)
9
Estados financieros: Los estados financieros son un informe resumido que muestra cómo
una empresa ha utilizado los fondos que le confían sus accionistas y acreedores, y cuál es su
situación financiera actual. Los tres estados financieros básicos son el balance, que muestra
los activos, pasivos y patrimonio de la empresa en una fecha establecida (PÉREZ, 2018)
Retención en la Fuente: La retención en la fuente es el mecanismo fiscal de recaudo
anticipado del impuesto (Renta y complementarios, Impuesto sobre las ventas y Timbre
Nacional). (Cadena, 2017)
Administración: Es el proceso de planeación, organización, dirección y control de como
las compañías usan los recursos para lograr cumplir con sus objetivos organizacionales.
(Blandez, 2014)
Empresa: Entidad que ofrece bienes y servicios a través de la combinación de elementos
productivos como son el capital y el trabajo. (Blandez, 2014)
Planear: Es proyectar el futuro deseado y analizar cómo voy a llegar a él a través de la
combinación de distintas actividades establecidas. Determinan las metas de la organización,
las mejores estrategias para lograr los objetivos y para llegar a las metas planteadas.
(Blandez, 2014)
Organizar: Es disponer las partes, procesos o actividades de manera conveniente para
poder llevar a cabo las acciones que me permitan generar con éxito lo planeado. Implica el
diseño de las tareas y puestos de trabajo, seleccionar los candidatos para ocupar dichos
10
puestos correctamente, establecer la estructura de la organización y los métodos y
procedimientos que se emplearan. (Blandez, 2014)
Dirigir: Forma en que guiamos el talento humano para que se logre una armoniosa unión
entre la planeación y la organización con el fin de lograr los objetivos organizacionales.
Escoger el estilo de liderazgo que permita orientar a las personas hacia el cambio continuo y
determinar las estrategias para la resolución de conflictos y así como la toma de decisiones.
(Blandez, 2014)
Control: Con este podemos medir y corregir el desempeño de cada una de las actividades
de la compañía para asegurar que dichas acciones estén alineadas a los objetivos
organizacionales. Podremos analizar y determinar qué actividades necesitan ser más
controladas y los medios que se utilizaran para dicho propósito. (Blandez, 2014)
Presupuesto: Es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de
operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.
(Blandez, 2014)
Cultura Corporativa: Hace referencia a los valores, creencias, principios comerciales,
tradiciones, maneras de operar y ambiente de trabajo interno de una compañía. (Blandez,
2014)
Sistematización: Las actividades y los recursos de la Fundación deben ser coordinados y
utilizados de forma racional con el fin de contribuir a la correcta ejecución de las actividades.
Para ello se definen los roles de las áreas involucradas y los formatos de control sugeridos
11
para poder tener en el radar el modo de operación de Fundación. (Proceso Administrativo,
María Guadalupe Blandez Ed. UNID Pag.55)
Jerarquía: En toda organización debe existir una estructura de mando para ello
generamos el rol de la dirección administrativa y el rol definido para el área operativa, de esta
manera se establecen las responsabilidades y los niveles de autoridad en la Fundación.
(Proceso Administrativo, María Guadalupe Blandez Ed. UNID Pag.56)
Simplificación De Funciones: Uno de los objetivos básicos de las organizaciones debe
ser el de establecer los métodos más sencillos para la realización de las actividades. Para este
fin realizamos la creación de los procedimientos que sugerimos como mínimos requeridos
para tener un buen control de las actividades desarrolladas por la Fundación. (Proceso
Administrativo, María Guadalupe Blandez Ed. UNID Pag.56)
2.4 Marco Legal
Teniendo en cuenta las obligaciones que tienen las Entidades sin ánimo de lucro, y la
importancia del cumplimiento de las mismas, a continuación hacemos referencia a los
conceptos claves y explicamos cómo se encuentra la Fundación objeto de estudio en cada uno
de ellos:
En primer lugar la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL es
una entidad sin ánimo de lucro la cual se encuentra bajo la Inspección, vigilancia y control de
la Alcaldía Mayor de Bogotá, ente facultado para solicitar información y documentos
12
necesarios para la realizar los exámenes a los libros, cuentas o documentos contables y
financieros, dispuesto en la ley 1314 de 2009 en su artículo 10 que corresponde a las
autoridades de supervisión ”Vigilar que los entes económicos bajo inspección, vigilancia o
control, así como sus administradores, funcionarios y profesionales de aseguramiento de
información, cumplan con las normas en materia de contabilidad y de información financiera
y aseguramiento de información, y aplicar las sanciones a que haya lugar por infracciones a
las mismas” (LEY 1314, 2009)
La responsabilidad de la administración de una entidad sin ánimo de lucro debe asegurar
que la preparación de los estados financieros cumple de conformidad con el marco de
principios generalmente aceptados, para asegurar que estén libres de errores, según lo
establecido en la ley 222 de 1995 en su artículo 23 expone “Los administradores deben obrar
de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones
se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados”.
Otra obligación que tiene la Fundaciones sin ánimo de lucro es reportar la información
bajo normas internacionales de información financiera (NIIF) ante el ente distrital que ejerza
las funciones de Inspección, vigilancia y control en este caso la Alcaldía Mayor de Bogotá, la
información física que debe reportar son las siguientes:
• Estado De Situación Financiera comparativo con el año anterior (firmado por el
representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay). (Secretaría Jurídica
distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C , 2018)
13
• Estado de Resultado Integral Estado de Resultados Integral con estado
complementario denominado “Otros Resultados Integrales”, comparativo con el
año anterior (firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo
hay). (Secretaría Jurídica distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C , 2018)
• Estado de Cambios en el Patrimonio, comparativo con el año anterior (firmado por
el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay). (Secretaría Jurídica
distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C , 2018)
• Estado de Flujo de Efectivo comparativo con el año anterior (firmado por el
representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay). (Secretaría Jurídica
distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C , 2018)
• Notas o revelaciones comparativas con el año anterior que incluyan un resumen de
las políticas contables significativas y otras de información explicativa. (Secretaría
Jurídica distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C , 2018)
• Certificación de Estados Financieros conforme al artículo 37 de la Ley 222 de
1995. (la cual debe estar firmada por el representante legal y contador, indicando el
nombre y número de documento de identidad, así como el número de tarjeta
profesional del contador). (Secretaría Jurídica distrital de la alcaldía. Mayor de
Bogotá D.C , 2018)
14
• Dictamen del Revisor Fiscal de conformidad con el artículo 208 del Código de
Comercio. (Si lo hay) (Secretaría Jurídica distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá
D.C , 2018)
• Informe de Gestión de conformidad con el artículo 47 de la Ley 222 de 1995,
modificado por el artículo 1º de la Ley 603 de 2000 (firmado por el Representante
legal) Estos informes de gestión contiene la una exposición fiel sobre la evolución
del negocio, la situación financiera, administrativa y jurídica (Secretaría Jurídica
distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C , 2018)
• Acta del máximo órgano de administración donde conste la aprobación de los
estados financieros, el informe de gestión y el proyecto de los excedentes,
conforme a los establecido en los artículos 422 del Código de Comercio y 46 de la
Ley 222 de 1995, la cual debe incluir la convocatoria realizada de conformidad con
el artículo 424 del Código de Comercio. (Secretaría Jurídica distrital de la alcaldía.
Mayor de Bogotá D.C , 2018)
• Proyecto de Presupuesto de la vigencia actual de conformidad con el Decreto
Nacional 1093 de 1989. (Secretaría Jurídica distrital de la alcaldía. Mayor de
Bogotá D.C , 2018)
• Certificado de registro de libros expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá.
(Secretaría Jurídica distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C , 2018)
15
• Copia de la tarjeta profesional y Certificado de Antecedentes Disciplinarios
expedido por la Junta Central de Contadores vigente, para los contadores y
revisores fiscales que certificaron y dictaminaron los estados financieros
presentados. (Secretaría Jurídica distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C ,
2018)
En temas contables se puede observar que en la ley 190 de 1995 art 45 aclara que “De
conformidad con la reglamentación que al efecto expida el Gobierno Nacional, todas las
personas jurídicas y las personas naturales que cumplan los requisitos señalados en el
reglamento, deberán llevar contabilidad, de acuerdo con los principios generalmente
aceptados. Habrá obligación de consolidar los estados financieros por parte de los entes bajo
control” Es decir que las Fundaciones sin ánimo de lucro, están obligadas a llevar
contabilidad, con la entrada en vigencia de los nuevos marcos técnicos normativos, deben
evaluar la pertenencia a alguno de los tres grupos establecidos en los decretos respectivos y,
por consiguiente, llevar la contabilidad, bien sea de acuerdo con la NIF para microempresas,
la NIIF para las PYMES o las NIIF completas, según corresponda. (CTCP, 2015)
En el grupo 1, encontramos a emisores de valores y entidades de interés público, quienes
aplicarán NIIF PLENAS, continúanos con el grupo 2, empresas de tamaño grande y mediano
que no sean emisores de valores y ni entidades de interés público, quienes aplicarán NIIF
PYMES, finalmente el grupo 3, pequeñas empresas y microempresas, a quienes se les
autorizará la emisión de estados financieros y revelaciones abreviados, quienes aplicarán
NIIF MICROEMPRESAS
16
Por lo anterior la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL,
no cumple con ninguno de los requisitos expuestos en los grupos anteriormente mencionados,
por lo tanto se regirá con el Decreto 2649 y 2650 de 1993.
Obligaciones Tributarias
Cabe recordar que “Las Entidades Sin Ánimo de Lucro son personas jurídicas que se
constituyen por la voluntad de asociación o creación de una o más personas (naturales o
jurídicas) para realizar actividades en beneficio de asociados, terceras personas o comunidad
en general…” (Documento de Orientación Técnica 14 entidades sin ánimo de lucro, 2015)
Rut (Registro Único Tributario)
El Registro Único Tributario “constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y
clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del
impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los
responsables del Régimen Común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes
retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos
de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto
de los cuales esta requiera su inscripción.” (Tejada, 2017, pág. 562)
La Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL cumple a
cabalidad con este requisito, en el cual se puede identificar su Número de Identificación
Tributaria (NIT), el nombre de la razón social, la ubicación de la Fundación, la clasificación
de la actividad principal la cual corresponde al código 9499 (actividades de otras
17
asociaciones N.C.P) las cuales son “actividades de asociaciones que no están directamente
afiliadas a un partido político, que promueven una causa o temática pública mediante
campañas de educación al público, influencia política, recaudación de fondos, entre otros. -
Iniciativa de los ciudadanos y movimientos de protesta. - Movimientos ambientales y
ecológicos...” (DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES ECONÓMICAS (CODIGO CIIU)).
Las responsabilidades que tiene la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL
PLANETA CRISTAL son las siguientes, impuesto de renta y complementario régimen
especial, retención en la fuente, informante de exógena. (Ver anexo 1 Registro Único
Tributario)
Cámara de comercio
Según lo dispuesto en el Decreto 427 de 1996 Reglamentario del Decreto 2150 de 1995 en
su artículo 1 expone lo siguiente “Registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro. Las
personas jurídicas sin ánimo de lucro de que tratan los artículos 40 a 45 y 143, a 148 del
Decreto 2150 de 1995, en concordancia con el artículo 146 del Decreto 019 de 2012, se
inscribirán en las respectivas Cámaras de Comercio en los mismos términos, con las mismas
tarifas y condiciones previstas para el registro mercantil de los actos de las sociedades
comerciales” (Distrital, Decreto 427 de 1996 Nivel Nacional, 1996)
Actualmente la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL,
cumple con este requisito, se encuentra registrada ante la Cámara de Comercio de Bogotá, es
decir que la Fundación se encuentra a cargo de su inspección, vigilancia y control es la
Alcaldía Mayor de Bogotá. (Ver anexo 2 Cámara de comercio)
18
3. Macro Variables
3.1 Biofísicas del territorio
La Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL opera en el
barrio San Francisco de la Localidad 19 Ciudad Bolívar y presta su apoyo a personas que
residen en la cuenca del Tunjuelo, dicha cuenca está compuesta por las siguientes
Localidades: Sumapaz, Usme, San Cristóbal, Ciudad Bolívar, Tunjuelito, Rafael Uribe Uribe,
Kennedy y Bosa.
Los límites de la localidad son:
Al norte con la localidad de Bosa. Al Sur con las Localidades de Usme y Sumapaz.
Al Oriente con las localidades de Tunjuelito y Usme.
Al occidente con el municipio de Soacha.
La topografía de la localidad de ciudad Bolívar es de un 90% montañosa y el 72% de la
localidad es considerada zona rural. (Alcaldía Local De Ciudad Bolívar, 2018)
Ilustración 1 Rio Tunjuelito- Panorámica de Ciudad Bolívar
19
Nuestro radio de acción dada la ubicación de la Fundación es con las localidades de
Ciudad Bolívar y la de Tunjuelito ya que son las más cercanas al domicilio de la Fundación el
barrio en donde está ubicada la Fundación es a primera vista tranquilo o por lo menos eso se
percibe durante nuestras visitas, tal vez porque en dicho sector operan varios negocios
familiares, un taller de carpintería, un taller de ornamentación, una panadería y una lava
autos, dichos negocios hacen que esa cuadra genere esta impresión. Sin embargo, hablando
con los voluntarios de la Fundación nos cuentan que cuadras más arriba el tema no es tan
seguro ya que hay barrios en donde ni la fuerza policial puede ingresar por la fisionomía del
territorio. Los barrios están construidos sobre las faldas de las montañas y esto facilita el
accionar de la delincuencia.
La Fundación cuenta con una casa de dos plantas y terraza por la cual pagan un canon de
arrendamiento por el segundo piso y la terraza. En el segundo piso cuentan con tres
habitaciones las cuales dos funcionan como oficinas y la tercera como almacén, dos baños,
una cocina y la sala comedor que es utilizada para todos los eventos que se realizan en la
Fundación (reuniones con las madres cabeza de hogar, talleres de manualidades con los niños
y la entrega de mercados a las familias que están inscritas en el programa que ellos tienen con
el apoyo del Banco de Alimentos). Cuenta con los servicios públicos básicos como son
Acueducto y alcantarillado, Energía, Teléfono e Internet.
Las entidades educativas más cercenas a la Fundación son:
• IED San Francisco
• Colegio Rodrigo Lara Bonilla
• Colegio Psicopedagógico La Acacia
20
Los centros médicos más cercanos son:
• Hospital el Tunal
• Hospital de Meissen
• Hospital de Vista Hermosa
Con respecto a sus vías de acceso la localidad cuenta con pocas vías amplias de acceso a
los barrios. Sus principales vías de acceso son:
• La Autopista Sur
• La avenida Villavicencio
• La Avenida Boyacá (Principal acceso a los barrios Montañosos)
• La avenida Jorge Gaitán Cortes
Cuenta con el servicio de transporte Transmilenio desde el portal del Tunal y desde el
portal del Sur.
En la actualidad, se encuentra en construcción el proyecto “Trasmicable” que conectará el
portal del Tunal con el barrio Alto Paraíso, realizando dos paradas en su trayecto, una en el
barrio Juan Pablo II y la otra en el barrio Manitas. (Alcaldía Local De Ciudad Bolívar, 2018)
3.2 Socioeconómicas
Sector productivo
“Los sectores productivos de Ciudad Bolívar se encuentran concentrados servicios (75%),
industriales (17%) y construcción (6%). El sector de servicios se divide la alta concentración
21
del comercio (43% de las empresas) que, además, representó el eje de la economía local; la
actividad y restaurantes (10%); la actividad de transporte, almacenamiento y comunicaciones
(10%) y en menor medida por otras actividades de servicios comunitarios y sociales (6%)”.
(Cámara de Comercio de Bogotá, 2006)
Emprendimiento económico
La Localidad de Ciudad Bolívar, promoverán acciones comprometidas en la atención,
promoción, prevención, cultura ciudadana y la recreación como también el mejoramiento de
escenarios deportivos, espacios públicos y de la recuperación de la malla vial local de las
zonas urbana y rural, mediante el Plan de Desarrollo Distrital, este desarrolla diferentes
programas como Bogotá, una ciudad digital, que a permitirá que la localidad continúe con
una infraestructura de comunicaciones amigable a partir de los portales interactivos ubicados
en la localidad, donde sus habitantes puedan usar las Tecnologías de las Comunicaciones –
TIC y así lograr el acceso a la conectividad y el desarrollo digital con propósitos que apunten
a la educación, el emprendimiento y de formar ciudadanos digitales. Este programa cuenta
con la meta de “Operar 15 portales interactivos establecidos en la localidad para generar
acceso a la conectividad y formar ciudadanos digitales” (Plan de desarrollo 2017-2020)
Vinculación del sector a las dinámicas del mercado
La localidad de Ciudad Bolívar cuenta con mayor presencia de microempresarios. Del
total de empresas en el 2006, 5.089 son microempresas, que representaron el 97,7% de las
empresas establecidas en la localidad y el 2,5% de las de Bogotá. Las pymes representaron el
22
2,1%; la gran empresa (0,3%) registró una baja participación. (Cámara de Comercio de
Bogotá, 2006)
Alianzas que se establecen al interior de cada uno de los sectores con las instituciones
públicas y las organizaciones privadas.
La localidad Ciudad Bolívar cuenta con 5.210 empresas registradas, de las cuales 2.784
forman parte de una o más cadenas productivas en la localidad. Para este perfil se
seleccionaron las empresas con mayor potencial para articularse a estas cadenas: productos
alimenticios (1.263 empresas), construcción e ingeniería civil (478 empresas) y textil y
confección (310 empresas).
Cuantificación y cualificación del talento humano
La tasa de ocupación de Ciudad Bolívar se encuentra en un (54,7%) la cual se encuentra
por debajo del porcentaje de Bogotá que se está en un (55,1%). Las actividades que más
ocuparon personas residentes en Ciudad Bolívar fueron: comercio, hoteles y restaurantes con
un (29,6%), servicios sociales, comunales y personales con un (21%), industria
manufacturera con un (20,5%), transporte y comunicaciones con un (9,3%) y la construcción
ocupo u un (9,2%) de habitantes. Otro indicador nos muestra la tasa de desempleo de Ciudad
Bolívar con un (15,4%) superando al indicador de la ciudad el cual se encuentra en el
(13,1%). Esta localidad ocupa el cuarto lugar en participación en el indicador de desempleo
de la ciudad: el (9,9%) de los desempleados residía en esta localidad; equivalente a 45.000
personas. (Cámara de Comercio de Bogotá, 2006)
23
Tecnologías blandas y duras
Se entiende por Tecnologías Blandas, en las que su producto no es objeto tangible, es decir
“no se puede tocar”. Este tipo de tecnologías pretenden mejorar el funcionamiento de las
Instituciones y Organizaciones, para el mejor cumplimiento de sus objetivos, la localidad
realiza capacitaciones mediante el conocimiento, talento y aprendizaje y administración de
recursos humanos.
Las tecnologías duras se entiende que son las maquinas, los instrumentos, las
herramientas, hardware, redes de telecomunicación, que hacen el trabajo más eficaz y
propician la generación de productos y servicios con mejor calidad, novedad e integridad, se
impulsará el uso de recursos tecnológicos enfocados a la seguridad para fomentar y mejorar
la percepción de seguridad en lugares estratégicos de la localidad y que sirvan como
herramientas a la policía en la judicialización a los delincuentes. (Plan de desarrollo 2017-
2020)
3.3 Políticos Institucionales
Las entidades del estado que hacen presencia en la localidad son:
Secretaría de Integración Social: Su objetivo principal es lograr identificar los menores
de edad sean niños o niñas y los adolescentes que se encuentren entre los 5 y 17 años de edad,
quienes se encuentren en la calle y en riesgo potencial de ser víctimas de explotación sexual -
comercial, trabajo infantil, habitante de calle y desplazamiento forzado.
24
Secretaria Distrital de Salud: Su objetivo es realizar análisis de la situación en la
localidad con respecto a la salud y emitir informes que ayuden al gobierno en la toma de
decisiones para solucionar problemáticas evidenciadas en este sector.
Secretaria Distrital de Ambiente: Desarrollo de planes ambientales como son:
Educación Ambiental en los cuerpos de agua, Arborización, Vigías Ambientales para la
gestión del riesgo, Basura Cero en la localidad, Manejo Integral de Residuos y en general
programas de sensibilización ambiental.
Alta Consejería para los derechos de las víctimas: Fortalecer la percepción del apoyo
social en la población víctima del conflicto armado interno que viven en ciudad bolívar.
Los programas desarrollados en la localidad por estas secretarias gubernamentales son
realizados en conjunto, los estudios realizados en la zona son realizados por funcionarios de
cada entidad en terreno, por ejemplo para el estudio realizado por la secretaría de integración
social en donde buscan niños en condiciones vulnerables su apoyo fundamental es la
secretaria de salud ya que con los inspectores de la secretaría de integración va personal
médico asignado por la secretaria de salud para atender de manera prioritaria los casos
encontrados y para el desarrollo del Plan Ambiental Local desarrollado por la secretaria de
Ambiente cuenta con el apoyo de las dos secretarias anteriores para atender los distintos
frentes de los programas de formación y sensibilización dados a la comunidad.
Reinsertados - Desmovilizados: En Colombia, el proceso de reintegración se ha
fortalecido, en buena medida, debido al creciente número de desmovilizados (55.000
personas, según referenció el Director de la Agencia Colombiana para la Reintegración
25
(ACR) recientemente en entrevista con un diario de circulación nacional que hay que atender,
a través de prácticas sostenibles, que eviten que ellos reincidan en la ilegalidad, en un
contexto en el que la falta de empleo y el rechazo de la sociedad son los mayores
inconvenientes para la reintegración de los desmovilizados. Actualmente, la política de
reintegración en el país se convierte en punto de referencia como experiencia a ser
considerada en países donde se quiere iniciar el proceso; pero de igual manera la experiencia
colombiana se ha nutrido, en los últimos años, de la experiencia internacional para su
fortalecimiento. (ARG Agencia para la Reconciliación y la Normalización, 2017)
Desastres Naturales: Conforme a los registros de los sistemas de información disponibles
en el IDIGER, las localidades donde se han presentado inundaciones con mayores
afectaciones a la población y/o a la infraestructura urbana son: Tunjuelito, Bosa y Kennedy y,
por encharcamientos: Tunjuelito, Bosa, Fontibón, Engativá, Barrios Unidos, Usaquén, Usme
y Mártires. Los mayores eventos de inundación que se han presentado en la capital han
generado el desarrollo de grandes proyectos de prevención tales como: La adecuación del
cauce del rio Bogotá para permitir que el sistema de drenaje de la ciudad tenga un tránsito
holgado y la construcción del embalse seco de Cantarrana en el Río Tunjuelito, para la
contención de las grandes avenidas procedentes de la cuenca alta. (IDIGER, 2017)
La capacidad de estas entidades para solucionar problemas se pone a prueba cada día con
el desarrollo de los programas que cada una desarrolla por ello vemos que el presupuesto
asignado a la localidad es de casi 97 mil millones de pesos, 50% de este rubro destinado al
desarrollo de la malla vial local y a atender zonas con alto riesgo de deslizamientos, Los
demás recursos atienden temas de educación, salud, cultura, deporte, ambiente, acueductos,
espacio público, memoria, poblaciones, participación, entre otros.
26
Ilustración 2 2Porcentaje de avance acumulado por programa del plan de Desarrollo Local de Ciudad Bolívar según lo contratado 2013-2016
De los 19 programas abordados en el Plan de Desarrollo Local, 12 programas están iguales
o por encima del 50% de avance. El programa que mayores recursos comprometió en la
vigencia 2016 fue Movilidad Humana con $26.249 millones y un nivel de avance del 46%.
3.4 Simbólico Culturales
Emprendimientos Sociales y Culturales
Los niños de los colegios distritales de ciudad bolívar ya tienen su clan “centro local de
artes para la niñez y la juventud”. El Festival "Arte Presente Bogotá Futura, Súbete a la
Escena" es el espacio en que todos los participantes de esta línea de atención del Programa
CLAN, se suben, literalmente, a la escena del arte como integrantes de diversos colectivos
artísticos conformados a partir de la experiencia de reunirse semanalmente a estudiar, a crear,
a trabajar en conjunto con total compromiso, de forma voluntaria.
27
Organizaciones Solidarias
Casa de la cultura: La corporación casa de la cultura se enfoca en desarrollar proyectos
de fortalecimiento de expresiones artísticas de las organizaciones sociales de la localidad.
Fundación Sentires: Brinda acompañamiento pedagógico, psicológico, lúdico y
nutricional a niños y niñas de escasos recursos de la Localidad de Ciudad Bolívar.
Fundación Redes - Escuelas para el tiempo libre: su principal iniciativa es brindar
apoyo a los niños que se encuentran en situación de vulnerabilidad, por medio de acciones
que promuevan el aprovechamiento del tiempo libre.
Eventos que unifican a la comunidad
Proyecto del plan aéreo, mejorará las condiciones de movilidad en la comunidad generará
un cambio urbanístico en la localidad.
El Jardín Nocturno “Noches de Cartagena”, dirigido a madres cabeza de hogar que
realizan trabajos o estudios nocturnos y que necesitan de estos espacios para garantizar los
derechos de sus hijos y familias
La Alcaldía Mayor de Bogotá con su programa "Habitando Cultura en
comunidad", trabaja en la activación de estos espacios que, antes de ser intervenidos con
procesos artísticos, culturales y deportivos, eran vistos por los ciudadanos como lugares
28
abandonados o poco concurridos que no cumplían su objetivo de convertirse en escenario
para los encuentros barriales (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2017)
4. Análisis DOFA
30
4.1 Conclusiones DOFA
• Es fundamental para la Fundación conseguir el apoyo económico de los sectores
privados, ya que con ello podrían incrementar los beneficios que le ofrecen a la comunidad
que impactan con sus acciones.
• Evaluar la forma más acorde para dar a conocer las actividades que realizan en la
Fundación, para que su impacto en la comunidad sea cada vez mejor y puedan mostrar
resultados positivos mucho mejores a los actuales.
• Muy importante no perder el apoyo del Banco de Alimentos ya que este es el eje
central de su programa de mercados a la comunidad que impacta muy positivamente a la
población objetivo de la Fundación.
• Fortalecer y ampliar de ser posible los acuerdos con las diferentes universidades que
les prestan apoyo, ya que con ello podrían fortalecer sus procesos administrativos y
contables.
• Se deben alinear a las normas y leyes vigentes que le apliquen a la Fundación, si bien
se ha venido operando de una manera informal se debe procurar realizar esta alineación para
así poder acceder a beneficios y apoyos de diferentes entidades más fácilmente.
• Fortalecer la fidelidad de las familias inscritas en sus programas con el fin de que
estas a través del vos a voz logren promover el crecimiento de la Fundación.
31
5. Trabajo de campo
Nuestro trabajo de campo consintió en tres etapas las cuales se explicarán a continuación:
5.1 Etapa diagnóstica y reconocimiento
Conociendo la Fundación
Se realizó un reconocimiento inicial a las instalaciones de la Fundación
CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL entidad sin ánimo de lucro,
ubicada en la carrera 20 F N° 62-67 sur Barrio San Francisco Localidad Ciudad Bolívar. El
barrio en donde está ubicada la Fundación es a primera vista tranquilo o por lo menos eso se
percibe durante nuestras visitas, tal vez porque en dicho sector operan varios negocios
familiares, un taller de carpintería, un taller de ornamentación, una panadería y una lava
autos, dichos negocios hacen que esa cuadra genere esta impresión. Sin embargo, hablando
con los voluntarios de la Fundación nos cuentan que cuadras más arriba el tema no es tan
seguro ya que hay barrios en donde ni la fuerza policial puede ingresar por la fisionomía del
territorio. Los barrios están construidos sobre las faldas de las montañas y esto facilita el
accionar de la delincuencia.
La instalación cuenta con una casa de dos plantas y terraza por la cual pagan un canon de
arrendamiento por el segundo piso y la terraza. En el segundo piso cuentan con tres
habitaciones las cuales dos funcionan como oficinas y la tercera como almacén, dos baños,
una cocina y la sala comedor que es utilizada para todos los eventos que se realizan en la
Fundación (reuniones con las madres cabeza de hogar, talleres de manualidades con los niños
32
y la entrega de mercados a las familias que están inscritas en el programa que ellos tienen con
el apoyo del Banco de Alimentos). Cuenta con los servicios públicos básicos como son
Acueducto y alcantarillado, Energía, Teléfono e Internet.
Sus principales vías de acceso son La Autopista Sur, Avenida Villavicencio, Avenida
Boyacá (Principal acceso a los barrios Montañosos) y la Avenida Jorge Gaitán Cortes,
también cuenta con el servicio de transporte público Transmilenio desde el portal del Tunal y
desde el portal del Sur.
Después de que se realizó el reconocimiento a las instalaciones de la Fundación
CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL y establecer un dialogo con la
Señora Nury Yasmin Muñoz, coordinadora del proyecto, quien nos cuenta las actividades que
realizan con la comunidad relacionadas con el medio ambiente y el fortalecimiento del
desarrollo integral y buen vivir de la comunidad, a través de actividades lúdicas donde
vinculan a personas de distintas edades, en las cuales se busca concientizar a las personas
sobre la importancia de cuidar y proteger los recursos naturales, también a mejorar la calidad
de vida, mediante talleres de nutrición y salud, seguridad alimentaria, medicina alternativa
como lo es la homeopatía y la acupuntura, además de esto se ofrece también talleres para los
jóvenes, sobre expresión corporal, taller de tejido, taller de tecnologías alternativas, taller de
fomi, entre otras. (Ver tabla 2)
La Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL, cuenta con el
apoyo del Banco de Alimentos, desde el año 2000, vinculado en el programa de soberanía y
seguridad alimentaria que beneficia a las comunidades en situación de vulnerabilidad, la
Fundación tiene inscritas 50 familias.
34
Manual de Procedimiento Contable y administrativo
Caja menor
Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal
5.2 Identificación temas Contables y Administrativos
Durante el acompañamiento realizado a la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL
PLANETA CRISTAL, evidenciamos que una de sus principales actividades tiene que ver
con los productos adquiridos en el Banco de alimentos, y donde encontramos que existen
fallas en el control de estos productos por lo cual diseñamos los siguientes manuales de
procedimientos contables y administrativos para ejercer un mayor control en los procesos.
5.3 Manual de procedimientos contable y administrativo
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento de creación, control y utilización de los fondos de caja menor
existente en la Fundación. Así como, definir los lineamientos generales para el adecuado uso
del efectivo de este fondo.
2. ALCANCE:
La administradora de la Fundación o a quien ella delegue según los requerimientos de las
diferentes actividades desarrolladas y para las cuales se autorice el uso del fondo de caja
menor.
3. RESPONSABLES:
A. Custodio Asignado: La administradora de la Fundación
4. DESARROLLO:
A. Establecer un monto fijo según las necesidades establecidas por la Fundación.
35
El monto asignado: Es de $ 500.000 pesos Mcte.
Periodicidad de Reembolso: Cada vez que se haya gastado el 50% del fondo.
Restricciones:
• Un gasto o recibo no debe exceder el 20% del valor de fondo.
• No se debe utilizar para pago a proveedores de servicios de la Fundación.
B. Asignar un responsable de dicho fondo para que sea este quien custodie y administre
dicho fondo.
C. Validar con las directivas de la Fundación cuáles serán los montos autorizados y los
tipos de compras que se podrán realizar a través de este medio.
D. Diligenciar el formato para realizar los reembolsos de la caja menor y así poder tener
un control y la trazabilidad de los gastos realizados por este concepto.
E. Conservar los documentos soporte de los reembolsos por un periodo fiscal.
Ilustración 3Formato de Reembolso de Caja Menor Fuente elaboración propia
36
Manual de Procedimiento Contable y administrativo
Ventas
Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal
5.4 Manual de procedimientos contable y administrativo de ventas
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento de control de las ventas de la Fundación y definir los
lineamientos para registrar dichas ventas como medida de control interno.
2. ALCANCE:
La administradora de la Fundación o a quien ella delegue para ejercer el control de las
ventas de la Fundación.
3. RESPONSABLES:
A. La administradora de la Fundación: Verificara o validara que la persona que ella
designe cumpla con lo establecido en este procedimiento.
B. Responsable Asignado: Responde por las transacciones realizadas propias de la
operación de la Fundación y se encarga de que cada venta realizada por las auxiliares de la
Fundación tenga un documento soporte.
4. DESARROLLO:
A. Asignar un responsable de las notas de venta.
Diligenciar la nota de venta por cada cliente de la Fundación.
C. El responsable asignado por la administración de la Fundación debe entregar el informe
de ventas diarias con sus respectivos soportes.
37
D. Diligenciar el formato de consolidación de ventas diarias con las respectivas notas de
venta soporte.
E. Realizar el cuadre de efectivo con el formato de informe de ventas diarias.
Ilustración 4 Formato Nota de Venta Fuente elaboración propia
5.5 Sistema De Inventarios
Objetivo
Establecer los parámetros para identificar, registrar y controlar los inventarios de
alimentos de la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL, se
opto utilizar en sistema de inventarios periódico, porque permite tener acceso directo y en
tiempo real de los inventarios, a través del conteo físico.
38
Alcance
Este procedimiento es de aplicación obligatoria para todas las personas de la Fundación
que administren el inventario.
Responsables
La persona que tenga a cargo el Almacén será la responsable del cumplimiento del
instructivo de inventario anexo a este procedimiento y de asegurar la adecuada organización
de la bodega, la rotación de los inventarios a cargo y la actualización del kárdex.
Desarrollo
Instructivo
Los inventarios deben ser registrados en los sistemas de control de inventario (manuales o
automáticos) al costo de adquisición.
El administrador o responsable de la Fundación tendrá a cargo la programación y
supervisión de una toma física mensual sobre el 100% de los ítems que integran el inventario
al cierre del mes.
Antes de iniciar se debe generar un listado de los artículos del almacén, los cuales tengan
en blanco las cantidades teóricas. Este listado se entregará a las personas que ejecutarán el
conteo para el registro a mano alzada de las existencias al momento del primer y segundo
conteo.
39
Los responsables del conteo debieron registrar en el listado generado, las unidades físicas
encontradas para cada ítem según la unidad de medida. Además, debe consignar
manualmente los productos que se observen físicamente y que no se encuentren reportadas
dentro del listado. Este ejercicio se denomina inventario a mano alzada. Las cifras registradas
no deberán tener enmendaduras y en caso de error deberá colocarse el valor errado entre
paréntesis y a mano derecha el número correcto. Los números definitivos deberán protegerse
colocando una cinta en la columna respectiva.
Los responsables que registraron la información deberán resaltar en el listado los ítems
que presentaron diferencias y validar si los compañeros utilizaron la misma unidad de medida
para el conteo y existe algún movimiento de inventarios no registrado. En caso de
permanecer la diferencia, se debe entregar el reporte al administrador de la Fundación, para
que se registre el resultado del nuevo conteo de dichos productos. Los soportes de los conteos
a mano alzada deberán conservarse en la Fundación indicando de la fecha de ejecución y la
firma del responsable del conteo físico y del responsable del registro de los datos en el
sistema o en Excel, quienes preferiblemente, deben ser personas diferentes.
Una vez se ingresaron los datos al sistema o al inventario físico de Excel se emitió el
listado final de inventario del periodo, donde se obtuvo información para realizar el cierre del
mes.
Conservación de los Soportes de Inventarios
Los inventarios a mano alzada deberán conservarse en la Fundación por un lapso de 6
meses, para efectos de auditoría y control.
40
Documento Vinculado: Formato control de inventarios
Ilustración 5Formato control de inventarios elaboración propia
Este documento se debió diligenciar cuando se realizan las compras de mercado, para
tener control de los productos que entran y salen de la Fundación, este formato se diligenció
de la siguiente manera:
Artículo: Nombre del producto
Nº de factura: Código de factura ó número de remisión
Recibido
Fecha: Día que se realizó la compra
Cantidad: Número de stock comprada
Pendiente: Número de stock en Bodega
Vendido
Fecha entrega: Fecha que se entregó el producto al consumidor final.
Cantidad: Número de stock vendida
Saldo: Número real de stock en bodega
41
Comentario: Observación del producto
El Siguiente formato de inventario físico valorizado, se diligenció mensualmente, con el
fin de verificar que productos no se están moviendo
Documento Vinculado:
Formato inventario físico valorizado
Objetivo:
Determinar que mercancía está pendiente en la bodega, con el fin de buscar una salida
apropiada del producto.
Ilustración 6 Control inventario valorizado fuente elaboración propia
Este formato se diligenció de la siguiente manera:
42
Mes: Mes que se va a hacer el control de inventario.
Productos: Nombre del producto.
Unidad de medida: Kilo, gramos, litro etc.
Cantidad de inventario físico: Número de stock en bodega.
Valor unitario: Valor de cada producto.
Valor total inventariado: Arroja el valor total del producto en bodega
6. Propuesta estructura contable
Después de hacer un análisis de la situación actual de la Fundación, nos dispusimos a
realizar una propuesta de una estructura contable básica, es por esto que nos apoyamos de una
página gratuita que permite llevar la contabilidad de manera ordenada, la dirección de la
página Web utilizada fue https://aplicaexcelcontable.com/blog/descarga-gratis-tu-sistema-
contable-en-excel.html.
Ilustración 7 Página principal programa contable fuente https://aplicaexcelcontable.com/blog/descarga-gratis-tu-sistema-contable-en-excel.html
.
43
6.1 Asiento contable
El programa permite contabilizar cada una de las transacciones que se realicen
diariamente, es por esto que se recolecto toda la información de las transacciones de compra
de mercados que realizaron los integrantes de la Fundación, ya con la información
recolectada podemos generar los informes correspondientes.
Ilustración 8 Comprobante de asiento contable fuente https://aplicaexcelcontable.com/blog/descarga-gratis-tu-sistema-contable-en-excel.html.
44
6.2 Libro diario
Ilustración 9 libro diario fuentehttps://aplicaexcelcontable.com/blog/descarga-gratis-tu-sistema-contable-en-excel.html
7. Creación página Web|
La Fundación no contaba con un sitio Web, es importante darse conocer de una manera
masiva y sencilla, por esta razón se decidió trabajar el diseño de la página en la plataforma
para el desarrollo web llamada WIX.com, se utilizó esta herramienta porque es gratis y de
fácil manejo.
En esta página se encuentra información acerca de las actividades que se van a realizar, de
avisos importantes de la Fundación, también se encuentra información acerca de las
diferentes áreas de trabajo y una sección de galería de fotos de los eventos realizados. URL:
https://corpoambientalplan.wixsite.com/planetaazul
45
Ilustración 10 Página principal página WEB fuente elaboración propia
Ilustración 11 Pestaña áreas de trabajo página WEB creación propia
46
Ilustración 12 Galería de fotos integración familias página WEB elaboración propia
8. Metodología
El tipo de metodología que se implementó en la Fundación CORPORACIÓN
AMBIENTAL PLANETA CRISTAL, fue investigación Acción Participativa (IAP) “más
que una actividad investigativa es un proceso eminentemente educativo de autoformación y
autoconocimiento de la realidad, en el cual las personas que pertenecen a esta metodología de
la investigación la comunidad, o al grupo, sobre quienes recae el estudio, tienen una
participación directa en el proceso”(BERNAL, 2010)
47
Decidimos utilizar la IAP dado que por el objeto de la investigación es la más apropiada,
nos involucramos de lleno con todos los procesos, integrantes y actividades de la Fundación.
Con ello logramos una extracción de la información de primera mano para poder desarrollar
de una mejor manera adecuada el análisis de las oportunidades de la Fundación y así se pudo
realizar unas sugerencias acordes a las necesidades que se requerían.
Además, la dinámica de esta metodología nos permite interrelacionar la investigación, con
las acciones de la Fundación y también con los actores principales del proceso, en este caso el
personal de la Fundación como pieza clave para obtener toda la información de esta.
8.1 Grupo Colectivo Para Investigar
Corresponde a los integrantes de la Fundación, según la metodología debíamos involucrar
a todo el personal para obtener de primera mano la información acerca de la manera como
esta desarrolla todos sus procesos.
Esto no quiere decir que evaluamos a las personas, es lo que ellos manifestaron y pudimos
observar sobre todo los relacionado con la forma de operar de la Fundación quien es nuestro
objeto de investigación.
8.2 Personal Técnico de Investigación
Para el caso nosotros como estudiantes desarrollamos las actividades de interacción,
acción propia de esta metodología, para ello buscamos que todos los trabajadores de la
Fundación se involucraran en la investigación con sus experiencias, combinadas con nuestros
conocimientos pudimos ofrecerles soluciones adecuadas para la Fundación.
48
Para este trabajo utilizamos la herramienta de diagnóstico administrativo DOFA, dicho
análisis lo realizamos a través de la observación sistemática, integral y periódica de todas las
actividades que realiza la Fundación, con ello pudimos obtener la información de primera
mano para alimentar dicha matriz, también realizamos entrevistas con la administradora y
todos los integrantes activos de la Fundación en todos sus procesos, con los cuales pudimos
comparar las observaciones realizadas por nosotros con la información suministrada por
dichos funcionarios.
Con dicho análisis pudimos construir la matriz y con nuestro análisis pudimos identificar
las oportunidades y sugerir las mejores estrategias a implementar para suplir las necesidades
de adaptación de la Fundación hacia el futuro, nos basamos en la teoría organizacional básica
y los fundamentos de contabilidad básica, no sugerimos nada complicado, ya que entendemos
que la Fundación es una entidad que está iniciando y que sus funcionarios trabajan con el
corazón, esperamos que lo que aquí sugerimos sea de gran ayuda para ellos y que fortalezca
las bases de la Fundación para que continúe con la linda labor que allí realizan por las
personas beneficiarias de dichas acciones.
9. Resultados Obtenidos
Gracias a esta metodología pudimos interactuar con todos los colaboradores de la
Fundación y establecer que puntos de sus procesos eran más relevantes para implementar,
dado que no contaban con ningún procedimiento establecido, propusimos desarrollar las
siguientes alternativas de procesos administrativos y contables mínimos para el correcto
funcionamiento de la Fundación, además de implementar dichos procedimientos para mejorar
su funcionamiento, a continuación los relacionamos:
49
• Se diseño el procedimiento para el control de los inventarios.
• Se diseñaron, se entregaron y socializaron con el personal operativo de la
Fundación los formatos asociados al procedimiento de control de inventarios.
• Se diseño el procedimiento para el manejo de la caja menor.
• Se crearon los formatos para el control y manejo de la caja menor.
• Se diseño el manual de procedimiento para el control de las ventas.
• Se diseñaron, entregaron y socializaron los formatos asociados a este
procedimiento para implementación inmediata, dado que son bastante sencillos de
utilizar.
• Se diseño, se creó y se entrego una página WEB de la Fundación para que se
puedan divulgar por este medio todos los eventos e información relevante de la
Fundación.
10. Conclusiones
Gracias a la construcción de la matriz DOFA, con información de primera mano y al
acompañamiento realizado con los colaboradores de la Fundación pudimos obtener, entender
50
y plasmar la información más relevante, que permitió hacer un análisis enfocado en encontrar
las mejores alternativas de mejoras que aquí plasmamos, por lo anterior podemos concluir lo
siguiente.
Se asesoró a los colaboradores de la Fundación en temas contables y administrativos, con
el fin de que entendieran la importancia de llevar esta información actualizada y al día para el
correcto funcionamiento de la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA
CRISTAL. Se definió una metodología didáctica para realizar la capacitación al personal en
el manejo de los manuales de procedimientos contables y administrativos, por medio del uso
de tecnología, para ello se dispuso de 2 sesiones en la cual estaban presentes la
administradora y sus colaboradores, se explicó paso a paso la elaboración de cada formato, se
resolvieron las dudas e inquietudes y se retroalimentaron nuevamente los temas expuestos.
Es por esto que para nosotros es muy importante que la Fundación implemente los
procesos administrativos y contables básicos para formalizar su funcionamiento, así poder
controlar mejor algunas de sus actividades principales que tienen que ver o involucran
activos, dinero, procesos de venta y de compras. Con el formato en Excel de control de los
inventarios podrán tener una visión más clara de que es lo que tienen para ofrecer a sus
beneficiarios y cuánto cuesta lo que tienen en sus estantes para así poder validar que
estrategias implementan para no perder dichas mercancías o no tener un sobre stock ya que
algunos productos son perecederos.
Con el formato en Excel, control de ventas lo que queremos es que las personas que
realizan esta labor puedan tener un mejor control de las salidas de mercancía vendida y que al
final del día o de las ventas puedan tener documentos claros y con información precisa y
51
relevante para realizar un consolidado de ventas y poder controlar que se vendió en un día de
actividades.
El proceso de caja menor lo sugerimos ya que evidenciamos y nos contaron que a veces se
realizan compras de pequeños elementos sin ningún control oficial y pues definitivamente es
un mal proceder ya que a pesar de que los montos no son muy altos sumándolos si pueden
llegar a generar impacto en un periodo fiscal o de tiempo. También es importante mantener el
apoyo de los aportantes para la Fundación en especial el del Banco de Alimentos ya que de
este dependen más de 50 familias de la localidad, por ello es muy importante que el Banco
vea que las asesorías o acompañamientos que realizamos los estudiantes se materializan en
cosas positivas y que generan valor a las Fundaciones, esto fortalecerá las relaciones
comerciales o de ayuda que se tengan con el Banco de Alimentos.
11. Recomendaciones
Durante el desarrollo de este proyecto en la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL
PLANETA CRISTAL, ofrecemos las siguientes recomendaciones que serán de gran utilidad
para llevar un mayor control en sus actividades diarias:
• Sugerimos la contratación de un Contador Público, para que mantenga la
contabilidad al día y esté al tanto de los temas tributarios.
• Llevar de forma ordenada la documentación contable y administrativa, para evitar
sanciones.
• Implementar los manuales de procedimientos que en este trabajo les sugerimos con
el fin de que puedan fortalecer su estructura administrativa y contable.
52
• Ser rigurosos con el uso de los formatos que aquí sugerimos, son bastante sencillos
y les darán bases para iniciar el control de la información de manera adecuada.
• Se sugiere mantener los procesos implementados en el tiempo para que se vuelvan
institucionales con ello muy seguramente van a poder tener información valiosa en
temas financieros, principalmente para poder ampliar sus planes de ayuda a la
comunidad o proyectarse para futuros planes que se trace la Fundación.
• Se sugiere realizar contratos por prestación de servicios.
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13. Documentos anexos
Anexo 1 Registro Único Tributario Fundación (RUT) Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal
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Anexo 3 Carta aceptación por parte del Banco de Alimentos a la Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal
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14. Fotografías de las instalaciones y eventos de la Fundación Corporación
Ambiental Planeta Cristal
Ilustración 13 Fotografía del área de bodega de mercado
Ilustración 1410 Fotografía Área de entrega mercados a las familias
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Ilustración 115 Fotografía Zona terraza- cultivos de hierbas aromáticas
Ilustración 16 Fotografía Zona terraza- Abono utilizado para el cultivo
76
Ilustración 18 Fotografía Zona terraza- Cultivo de Lombricultura para producción de abono natural
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Ilustración 20 Fotografía evento de integración día del niño 31 de octubre 2017
Ilustración 131 Fotografía del concurso de baile día del niño 31 de octubre 2017