ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

I. PARTES DEL ENCABEZAMIENTODamos el nombre de encabezamiento al extremo superior del documento y comprende las siguientes partes:1.1. MEMBRETEEs la inscripcin que identifica a la institucin, organismo, entidad o empresa Pblica o Privada que remite el documento. Comprende los siguientes elementos:a. El gran sello del estado (escudo nacional con la inscripcin circular REPBLICA DEL PER).b. El nombre del Ministerio.c. Se imprime en la parte superior izquierda de los papeles y sobres, a un centmetro y medio de sus bordes.d. Se utiliza papel membretado para redactar documentos oficiales.

1.2. NOMBRE DEL AOEs la denominacin que da el gobierno a cada ao calendario, mediante ley o decreto supremo, que en toda comunicacin escrita de carcter oficial debe figurar, en la parte cntrica superior de la hoja con maysculas y entre comillas.AO DE LA CONSOLIDACIN DEMOCRTICA

1.3. LUGAR Y FECHAEs la parte que indica dnde y cundo se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad, da, mes y el ao de su elaboracin. Huancayo, 11 de julio de 2015 11 jul. 15 (en las dependencias de la PNP)

1.4. CDIGOEl cdigo es la parte que individualiza al documento e identifica a la institucin y/o dependencia remitente. Se codifican los documentos por medidas de control y seguridad. Las copias de dichos documentos se archivan en orden cronolgico y en forma correlativa para que cualquier aadido, sustraccin, cambio u otra irregularidad sea descubierta fcilmente. El cdigo est compuesto por: a. El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra nmero, todo con maysculas.b. El nmero correlativo asignado al documento, integrado por tres dgitos, que se renuevan anualmente.c. Las dos ltimas cifras del ao calendario en el cual se redacta el documento, entre guiones.d. Las siglas de la institucin, empresa y/o dependencia que elabora el documento, separadas por guin o barra oblicua.e. Todo el cdigo se subraya.

OFICIO N 018-15-FMH/UPLA/C.C MEMORANDO N 018-15- FMH/UPLA/C.COFICIO MLT. N 018-15- FMH/UPLA/C.CMEMORANDO MLT, N 018-15- FMH/UPLA/C.C

1.5. DESTINATARIOEl destinatario es la parte que identifica a la persona, dependencia, institucin o empresa a quien se remite el documento.SEOR:COORDINADOR GENERAL DE CONTABILIDADPRESENTE

SEOR: Lic. Hugo Pacheco PorrasCOORDINADOR GENERAL DE CONTABILIDADCIUDAD

1.6. ASUNTOEs el resumen o la sntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen. Debe redactarse en forma clara y prctica, con el menor nmero posible de palabras. Sirve para conocer de manera rpida el tema o motivo de la comunicacin sin prdida de tiempo o esfuerzo. Comprende lo siguiente:a. La palabra asunto seguido de dos puntos.b. Sntesis del contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa.c. Todos los nominales (sustantivos y adjetivos) con inicial mayscula.Asunto: Invitacin a Concurso de Danzas.

1.7. REFERENCIAEs la parte que hace mencin a los antecedentes del documento que se elabora. Es complementaria porque su uso no es necesario en todas las comunicaciones ni en todos los casos. La llevan obligatoriamente nicamente las comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores. Comprende:a. El trmino referencia (completo o abreviado) seguido de dos puntos.b. El cdigo y la fecha simplificados o abreviados del documento que sirve de antecedentes.c. Se ubica debajo de la palabra asunto.Ref.: Of. N 027-15-FMH/UPLA de 11-07-15

II. TEXTODenominamos texto a la parte central y principal de todo documento, comprende el desarrollo del mensaje. Las partes del texto reciben el nombre de secciones, cuya cantidad y denominacin depende de cada clase o tipo de documento. Se considera las siguientes caractersticas:2.1. FRMULA DE APERTURAEncabeza la redaccin del texto.2.2. EXPOSICINDesarrolla el asunto en forma clara, directa y lo ms breve posible.2.3. PRRAFO DE CIERRESe utiliza al finalizar el texto.

III. PARTES DEL TRMINO

3.1. ANTEFIRMAEs la palabra o frase de cortesa que se emplea cuando se ha concluido la redaccin del texto de un documento administrativo.Atentamente,

3.2. FIRMAComprende la rbrica estilizada de la persona que se responsabiliza del documento.

3.3. POSTFIRMAEs la parte que identifica al responsable de la comunicacin. Est compuesta por:a. Profesin o grado acadmico en forma abreviada.b. Nombre (s) y apellidos, del mismo cuyas iniciales en maysculas.c. Cargo el mismo que desempea se escribe las iniciales con mayscula.Ing. Hugo Pacheco PorrasCoordinador General de Contabilidad

3.4. SELLO REDONDO El sello es el instrumento que autentica o legaliza al documento que se enva. Refrenda la firma del responsable de la comunicacin. Lo usan los funcionarios con responsabilidad directiva.

3.5. ANEXOEl anexo es una parte opcional. Se emplea nicamente cuando el documento que remitimos tiene la necesidad de acompaar objetos u otros documentos. Est integrada por:a. La palabra anexo (todo con letras maysculas o slo la letra inicial) subrayada y seguida de dos puntos.b. El ttulo del documento que se acompaa.

ANEXO:- 01 Partida de Matrimonio- 02 Certificados de Salud

3.6. CON COPIAEs la parte que identifica o hace mencin a las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envan copias del documento que se redacta. Se usa en todas las comunicaciones a excepcin del oficio y memorando mltiple, directiva y resolucin. Recuerda que todo documento se deber redactar por lo menos con una copia. c.c Oficina de Bienestar Social Archivo

3.7. DISTRIBUCINEs la parte que se emplea en lugar de la con copia en el oficio y memorando mltiple. Integrada por la palabra distribucin en maysculas y subrayada seguida de dos puntos, la relacin de la dependencia y las personas destinatarias de mayor a menor jerarqua. El nmero de las mismas se especifica y al finalizar la nmina se coloca la palabra archivo.DISTRIBUCIN:- Oficina de Bienestar Social (19)- Direccin Regional de Salud- Jefatura de Personal (20)- Archivo

3.8. PIE DE PGINAa. Es la parte que identifica a los responsables de la elaboracin del documento. b. Comprende las iniciales del nombre o nombres y apellidos de las personas que intervienen en ella.c. Se colocan al culminar la redaccin del documento en el lado izquierdo inferior de la hoja separadas por una barra oblicua.d. Con maysculas las iniciales de la persona cuyo nombre y apellidos figura en la postfirma.e. Con minscula de la persona encargada de digitar o mecanografiar el documento.GGR/jhm NOTA IMPORTANTE SOBRE EL VOCATIVO

Es una palabra o frase que se utilizaba antes de empezar la redaccin del texto. En la actualidad, los manuales de correspondencia moderna y las normas internas de los organismos del sector Pblico no consideran al vocativo parte de un documento administrativo, y por tanto, ya no lo usan. CARACTERSTICAS: El texto de todo documento administrativo debe reunir las siguientes caractersticas:

a. CLARIDAD.- Todo documento debe ser claro, legible, de fcil comprensin.Se debe buscar que las ideas expuestas lleguen al entorno con suma facilidad.

b. INTEGRIDAD.- Toda comunicacin debe contener y desarrollar todas las ideas referidas al tema o asunto que se transmite; la misma que al ser leda no debe presentar vacos, dudas ni ambigedades. O sea que la informacin que se proporcione debe ser completa y coherente.c. BREVEDAD.- Todo documento debe ser breve y gil, sin palabras y frases innecesarias. Las ideas deben ser expresadas sin rodeos, en forma directa y precisa.

d. CORTESA.- Es decir, el tono de la redaccin debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir positivamente al lector.

e. CORRECCIN.-Al redactar documentos, no debemos cometer errores gramaticales, ni ortogrficos. Debemos escribir las palabras con las letras o grafas que le corresponda; no abusar de las maysculas ni descuidarnos de ellas colocar debidamente las tildes y los signos de puntuacin, usar con propiedad las proposiciones, conjunciones, adverbios y otras palabras.

ETAPAS DE LA ELABORACIN DE TEXTO

CONCEPCIN.- La concepcin es la etapa inicial en la elaboracin del texto. Se realiza en forma mental, y permite formarnos una idea la ms aproximada posible de lo que ser nuestro texto. Ms o menos nos da una pauta de lo que tendremos que hacer. RECOLECCIN DE DATOS.- Una vez que se tiene la idea del documento a redactar, se procede a reunir todo el material y la informacin innecesaria. En la recoleccin de datos la informacin que se rena debe proceder de fuentes confiables.BOSQUEJO SINTTICO DE IDEAS.- Se hace anotaciones cortas, tipo telegrama, de las principales ideas que contendr el documento. Estas ideas se anotan agrupadas unas a continuacin de otras en orden lgico.ELABORACIN DEL BORRADOR.- Una vez que las ideas han sido bosquejadas, se empieza la elaboracin del borrador, que no viene a ser ms que el desarrollo de dichas ideas, este desarrollo requiere de toda nuestra experiencia, capacidad, conocimiento y creatividad para crear el texto que deseamos. Las ideas se desarrollan preferentemente en base a oraciones cortas, formando prrafos tambin de corta extensin, se recomienda que cada prrafo contenga slo el desarrollo de una idea, igualmente, que los prrafos no excedan de seis u ocho lneas parra facilitar la lectura y la comprensin de los textos.EVALUACIN DEL BORRADOR a) En primer lugar, el borrador es sometido a varias preguntas para verificar si el texto que acabamos de elaborar rene las caractersticas vitales de claridad.b) En segundo lugar, el texto es sometido ntegramente a una lectura atenta en voz alta y de corrido. PASADO EN LIMPIO DEL BORRADOR.- El borrador, una vez evaluado con seriedad, es pasado en limpio, o sea, transferido a otra hoja. Pero esta accin debe realizarse con sumo cuidado, porque hay quienes que en esta etapa vuelven a cometer errores, por ltimo la persona que firmar el documento, deber leerlo una vez ms, con mucha atencin y concentracin, para estar plenamente seguro que lo que va a firmar y no tener errores que podran daar su prestigio.

Lic. Gladys Gutirrez Ramos Esp. Espaol y Literatura