ESTRATEGIAS DE MEJORA EN LOS PROCESOS DE MONITOREO ...
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1 ESTRATEGIAS DE MEJORA EN LOS PROCESOS DE MONITOREO, MANTENIMIENTO Y DESARROLLO EN EL ÁREA DE TALENTO HUMANO DE LA CLÍNICA CENTRAL O.H.L. DE LA CIUDAD DE MONTERÍA JEFFERSON MIGUEL SALGADO RANGEL UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRAL MONTERÍA - CÓRDOBA 2020
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ESTRATEGIAS DE MEJORA EN LOS PROCESOS DE MONITOREO,
MANTENIMIENTO Y DESARROLLO EN EL ÁREA DE TALENTO HUMANO
DE LA CLÍNICA CENTRAL O.H.L. DE LA CIUDAD DE MONTERÍA
JEFFERSON MIGUEL SALGADO RANGEL
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRAL
MONTERÍA - CÓRDOBA
2020
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ESTRATEGIAS DE MEJORA EN LOS PROCESOS DE MONITOREO,
MANTENIMIENTO Y DESARROLLO DEL ÁREA DE TALENTO HUMANO DE
LA CLÍNICA CENTRAL O.H.L. DE LA CIUDAD DE MONTERÍA
JEFFERSON MIGUEL SALGADO RANGEL
Práctica profesional como opción de grado para optar el título de ingeniero industrial
TUTOR EMPRESA:
CRISTHIAN MENDOZA SIERRA
TUTOR DOCENTE:
Ing. MARÍA TRINIDAD PLAZA GÓMEZ Ms.C
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRAL
MONTERÍA - CÓRDOBA
2020
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CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 7
2. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA .................................................................. 10
2.1. Razón Social ........................................................................................................ 10
2.2. Reseña Histórica .................................................................................................. 11
2.3. Generalidades De La Empresa ........................................................................... 12
2.3.1. Misión ............................................................................................................... 12
2.3.2. Visión ................................................................................................................ 13
2.3.3. Política De Sistemas Integrados ...................................................................... 13
2.3.4. Política De Calidad .......................................................................................... 14
2.3.5. Objetivos De Sistemas Integrados ................................................................... 14
2.3.6. Valores corporativos y Principios ................................................................... 15
2.4. Organigrama ....................................................................................................... 15
2.5. Mapa De Procesos ............................................................................................... 17
3. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO ........................................................ 20
4. DIAGNÓSTICO ..................................................................................................... 21
5. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................... 25
6. MARCO DE REFERENCIA .................................................................................. 28
6.1. Gestión Administrativa ....................................................................................... 28
6.1.1. Gestión del Talento Humano ........................................................................... 29
7. OBJETIVOS ........................................................................................................... 32
7.1. Objetivo general .................................................................................................. 32
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7.2. Objetivos específicos ............................................................................................ 32
8. ACTIVIDADES PROGRAMADAS ....................................................................... 33
9. ACTIVIDADES DESARROLLADAS ................................................................... 35
9.1. Caracterización del personal y de la Clínica Central O.H.L Ltda. ................... 35
9.2. Identificación de los procesos de monitoreo mediante la revisión de las historias
laborales de los trabajadores. ........................................................................................ 37
9.3. Identificación y análisis del proceso de mantenimiento mediante la
identificación del procedimiento para los trámites de las incapacidades y licencias ... 41
9.4. Retroalimentación del proceso de desarrollo mediante la identificación de las
actividades que hacen parte del programa de capacitaciones. .................................... 45
9.5. Diseño de la lista de chequeo de las hojas de vida de los trabajadores. ............. 48
9.6. Diseño del protocolo para tramitar las incapacidades y licencias de los
trabajadores de la Clínica Central O.H.L LTDA. ........................................................ 52
9.7. Diseño de estrategias para fortalecer el proceso de desarrollo de la Clínica
Central O.H.L LTDA. .................................................................................................... 54
10. APORTES A LA CLINICA CENTRAL O.H.L ................................................. 56
11. CONCLUSIONES ............................................................................................... 58
12. RECOMENDACIONES ..................................................................................... 59
13. REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS ............................................................... 60
14. ANEXOS .............................................................................................................. 64
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LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Actividades planeadas. ...................................................................................... 34
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Logo y eslogan de la Clínica Central O.H.L. LTDA. ........................................ 10
Figura 2. Vista frontal de la Clínica Central O.H.L. LTDA............................................. 12
Figura 3. Área de Talento Humano - Organigrama de la Clínica Central O.H.L LTDA. .. 17
Figura 4. Mapa de procesos de la Clínica Central O.H.L. LTDA. .................................... 18
Figura 5. Proceso Gestión Talento Humano .................................................................... 29
Figura 6. Caracterización empleados Clínica Central O.H.L. Ltda. .................................. 37
Figura 7. Tarjeta profesional para bacteriólogos. ............................................................. 38
Figura 8. Tarjeta profesional para enfermeras. ................................................................. 38
Figura 9. Rethus. ............................................................................................................. 39
Figura 10. Convalidación título medico en Colombia. ..................................................... 40
Figura 11. Incapacidad médica original Salud Total EPS. ................................................ 44
Figura 12. Formato trámite de incapacidades y licencias Sanitas E.P.S. ........................... 45
Figura 13. Evidencia 1 Capacitaciones Clínica Central O.H.L LTDA. ............................. 47
Figura 14. Evidencia 2 Capacitaciones Clínica Central O.H.L LTDA. ............................. 48
Figura 15. Fragmento lista de chequeo historias laborales. .............................................. 51
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1. Evidencias Capacitaciones Clínica Central O.H.L LTDA. ................................. 64
LISTA DE ANEXOS DIGITALES
Anexo digital 1. Organigrama – Clínica Central O.H.L. LTDA ...................................... DG
Anexo digital 2. Mapa de procesos – Clínica Central O.H.L. LTDA ............................... DG
Anexo digital 3. Caracterización empleados. .................................................................. DG
Anexo digital 4. Formato de informe de accidente laboral - Salud Total EPS. ................. DG
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Anexo digital 5. Formato de licencias de incapacidades – Mutualser EPS ...................... DG
Anexo digital 6. Formato de solicitud y notificación de transcripción para incapacidad o
licencia – Nueva EPS ...................................................................................................... DG
Anexo digital 7. Formato radicación de incapacidades y licencias – Cajacopi EPS ......... DG
Anexo digital 8. Formato radicación de incapacidades y licencias – Comparta EPS ........ DG
Anexo digital 9. Formato recepción de incapacidades y licencias – EPS Sanitas ............. DG
Anexo digital 10. Formato recepción de incapacidades y licencias ................................. DG
Anexo digital 11. Lista de chequeo de historias laborales ............................................... DG
Anexo digital 12. Formato Registro de Incapacidades y Licencias .................................. DG
Anexo digital 13. Protocolo trámite de incapacidades y licencias Clínica Central O.H.L
LTDA. ............................................................................................................................ DG
Anexo digital 14. Formato Plan de mejora Capacitaciones 2021. .................................... DG
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1. INTRODUCCIÓN
La gestión del talento humano es uno de los procesos más imprescindibles dentro de las
organizaciones por tal motivo su buen funcionamiento es necesario para el óptimo
desarrollo de la organización.
El talento humano en el sector salud es de gran importancia, debido que constituye un
recurso excepcional por ser el único con capacidad para manifestar preferencias, tomar
decisiones y hacer uso de los demás recursos, de aquí radica que requiera de una adecuada
gestión lo cual conllevaría a un óptimo desempeño de las organizaciones y del sistema de
salud en su conjunto. Dicho de otra manera, debido a este proceso se puede realizar grandes
cambios en las organizaciones, en este caso particularmente se alcanzan los objetivos y las
metas de los sistemas de salud (Molina Marín, Ramírez Gómez, & Ruiz Gutiérrez, 2014).
Dentro del talento humano hay procesos que requieren de estudio, análisis y constante
seguimiento en las organizaciones del sector salud, de aquí radica el tema principal de
dicho informe. Actualmente los procesos desarrollados dentro de la administración de
recursos humanos, gestión del talento humano o gestión humana, como se denomina
actualmente, están jugando un papel importante para las organizaciones y la han orientado a
desarrollarse y definirse como un conjunto de procesos estratégicos, debido que mediante
estos procesos se puede lograr cierta ventaja frente a la competencia, es por esto que el
autor describe a los procesos de Monitoreo, Mantenimiento y Desarrollo como integradores
del área de talento humano. Estos procesos son los protagonistas de este informe, debido
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que serán los que se analizarán y se apoyaran para una mejor gestión (Sastre Castillo &
Aguilar Pastor, 2003).
La gestión del talento humano mediante el proceso de Monitoreo busca llevar un control de
todos los documentos, hojas de vida y personal que entra y sale de la organización. El
proceso de mantenimiento busca velar por los derechos y deberes del personal, incluyendo
con lo que respecta a su bienestar, procedimientos de trámites de prestaciones,
incapacidades y licencias, para mantener dicho personal en óptimas condiciones. De igual
forma, el proceso de desarrollo se encarga de capacitar al personal y aumentar las
habilidades y capacidades de los trabajadores mediante planes de asesoría y capacitaciones
(Ramírez, Espindola, Ruíz, & Hugueth, 2019).
El talento humano requiere de una buena organización y de saber sobrellevar las
situaciones que se presenten en el diario vivir de la empresa, por tal motivo los encargados
de liderar este proceso deben tener la capacidad de discernimiento y resolución de
problemas; de igual manera, tener la suficiente autonomía para crear nuevas estrategias que
ayuden a mejorar dicho proceso.
En la Clínica Central O.H.L el área de talento humano se encuentra bien organizada, con
una estructura bien definida en donde sus procesos se llevan de forma idónea en pro de los
trabajadores y del bienestar de la organización. Con la realización de este informe de
practica se buscó fortalecer los procesos de monitoreo, mantenimiento y desarrollo los
cuales, si bien están bien cimentados, necesitan de una actualización y en el caso del
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proceso de mantenimiento que necesita de la creación del protocolo para el trámite de
incapacidades y licencias.
Durante el desarrollo de este informe de práctica se encuentra una descripción de la
plataforma estratégica de la institución en salud, continuando con un diagnóstico del estado
de los procesos del área de talento humano dentro de la Clínica Central O.H.L, de igual
forma, se plantearon un objetivo general y una serie de objetivos específicos que van a
servir de ruta para alcanzar a desarrollar las actividades programadas y por último se
exponen los aportes que realizados a la empresa con la realización de este informe.
El informe de práctica ayudará a establecer estrategias de mejora en el área de talento
humano de la Clínica Central O.H.L.
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2. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
La Clínica Central O.H.L. Ltda., pertenece al Sector Salud del departamento de Córdoba, se
encarga de brindar los servicios de urgencias, cirugía, hospitalización, UCI adultos y UCI
neonatal a toda la población cordobesa, buscando siempre el bienestar de cada uno de sus
usuarios.
A continuación, se encontrará información general perteneciente a la plataforma estratégica
de la Clínica Central O.H.L. Ltda, tales como lo son la razón social, reseña histórica,
misión, visión, valores corporativos y principios, las diferentes políticas de la empresa,
objetivos de sistema integrados.
2.1. Razón Social
La CLÍNICA CENTRAL O.H.L. LTDA. Se constituye como sociedad limitada,
fundamentada en el Decreto 410 de 1971 (Código de Comercio).
Figura 1. Logo y eslogan de la Clínica Central O.H.L. LTDA.
Fuente: Clínica Central O.H.L. LTDA.
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2.2. Reseña Histórica
De una amena tertulia de amigos y colegas médicos, un día a comienzos del año 1.957
surge la inquietud de crear una clínica que responda a las necesidades de salud de la
Montería de aquel entonces.
Las reuniones siguen, los esfuerzos y recursos se unen, convirtiendo en una realidad la
iniciativa, dando paso al nacimiento de la Clínica Central que empieza a funcionar en la
clásica casona de la calle 28 con carrera 2da. El empuje y entusiasmo profesional de los
socios logran un posicionamiento en la región que convierte a la clínica en el sitio
predilecto para dar a luz a las nuevas generaciones monterianas.
Pero los colegas ya socios tenían nuevos sueños y nuevos destinos alguno falleció, otro
encontró nuevas oportunidades por lo que debió trasladarse, uno más quiso vender su parte
para jubilarse y dedicarle más tiempo a su familia, pero el líder de la iniciativa Doctor
Oscar Haddad Louis seguía con su proyecto adelante; y como único propietario contagió
ese entusiasmo a su familia. Luego de su fallecimiento ocurrido en el año de 1.993 su hijo
José Carlos Haddad García decide continuar la lucha y el sueño de su padre asumiendo la
dirección de la clínica.
Hoy la Clínica se presenta a la comunidad como la mejor opción en los servicios de salud,
con una moderna sede ubicada en la Cra. 6 N° 30-36 que ofrece servicios en los tres niveles
de complejidad en salud, con tecnología de punta y profesionales altamente competentes.
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Figura 2. Vista frontal de la Clínica Central O.H.L. LTDA.
Fuente: Clínica Central O.H.L. LTDA.
2.3. Generalidades De La Empresa
En las generalidades de la empresa se establecerán los lineamientos fundamentales de la
organización que constituyen la plataforma estratégica de la misma, la cual guiará la
conducta organizacional durante un largo periodo de tiempo.
2.3.1. Misión
Ofrecemos servicios de salud de baja, mediana y alta complejidad, apoyados en la mejora
continua de los procesos institucionales bajo unos enfoques científicos, administrativos y
tecnológicos encaminados a la seguridad del paciente, a su trato digno y humanizado;
satisfaciendo las necesidades y expectativas de nuestros usuarios. Contribuimos al
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desarrollo de la comunidad y de nuestro talento humano, siendo una organización auto
sostenible.
2.3.2. Visión
Ser en el 2019 un referente en la Región Caribe en seguridad del paciente, humanización
del servicio, gestión del riesgo y la tecnología en salud, dentro del marco de una atención
integral a los pacientes; lograremos esto con la gestión de recursos, ampliación de nuestros
servicios y un modelo de atención con los más altos estándares de calidad.
2.3.3. Política De Sistemas Integrados
Nos comprometemos a prestar un servicio de salud enfocado en minimizar los riesgos en la
atención, respaldados por un talento humano competente, dispuesto a brindar un trato digno
y respetuoso a todos los actores del sistema.
Buscaremos reducir la ocurrencia de riesgos que afecten a clientes externos, proveedores,
visitantes, contratistas, al medio ambiente y a nuestro talento humano (en todos los centros
de trabajo), promoviendo un ambiente laboral seguro.
Evaluaremos continuamente la satisfacción de los usuarios, así como el cumplimiento de
los requisitos legales, los del cliente y los de la organización, mejorando nuestro sistema de
gestión y asegurando la estabilidad de la organización en el mercado.
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2.3.4. Política De Calidad
Nos comprometemos a ofrecer servicios de salud con altos criterios de calidad humana,
científica, y tecnológica, enfocados a satisfacer los requisitos y expectativas de nuestros
clientes. Con el propósito de hacernos merecedores de su confianza nos comprometemos
también a mantener y perfeccionar continuamente el sistema de gestión de calidad de la
institución, velar por la oportunidad en el servicio, y por la buena atención en el trato con
nuestros clientes.
2.3.5. Objetivos De Sistemas Integrados
A continuación, se dan a conocer los objetivos de sistemas integrados en los cuales se
enmarca la Clínica Central O.H.L. LTDA.
- Prestar un servicio de salud seguro orientado a la reducción de riesgos en la atención.
- Garantizar la satisfacción de los clientes de acuerdo a los servicios prestados y
relaciones con la organización.
- Asegurar sostenibilidad administrativa y financiera de la organización en el mercado.
- Aumentar la competencia del talento humano de la organización.
- Ejecutar actividades de responsabilidad social y ambiental para mitigar el impacto por
la prestación del servicio en salud.
- Asegurar el cumplimiento de actividades para la protección y promoción de la salud de
clientes internos y externos.
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2.3.6. Valores corporativos y Principios
A continuación, se dan a conocer los valores corporativos y principios con los que cuentan
los trabajadores y demás miembros de la Clínica Central O.H.L. LTDA.
- Humanismo.
- Seguridad.
- Honestidad.
- Trabajo en equipo.
- Responsabilidad.
- Confianza.
- Excelente servicio al cliente.
- Liderazgo y autonomía.
- Mejoramiento continuo.
- Seguridad del paciente.
- Trabajo en equipo.
- Calidad humana y científica.
2.4. Organigrama
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o
de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que
guardan entre sí los órganos que la componen (Franklin B. , 2004).
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La Clínica Central O.H.L LTDA tiene un organigrama jerárquico, el cual lo encabeza la
asamblea de socios quien es precedida por la junta directiva y está a su vez por el gerente
quien es el encargo de la dirección y administración directa de la clínica y quien toma las
decisiones en conjunto a los líderes de procesos, los cuales dependen del gerente. En el
organigrama se puede visualizar que la Clínica tiene 4 directores quien están a cargo de los
procesos de; Sistemas Integrados, Talento Humano, Administración y Técnico Científico.
Cabe aclarar que los coordinadores de Infraestructura, Auditoria de Cuentas, Contabilidad,
Contratación, Cartera y Gestión Integral de Limpieza Hospitalaria dependen directamente
del gerente.
Cada uno de estos procesos tiene coordinadores a su cargo. De la dirección de Sistemas
Integrados dependen los coordinadores de Seguridad y Salud en el Trabajo, Calidad y
Sistemas de Información y Atención al Usuario. De la dirección de Talento humano
depende el Asistente de Talento Humano. De la dirección Administrativa dependen el
Coordinador de Tecnologías de la Información y el Jefe de Compras. De la dirección
Técnico Científica dependen el Coordinador de Servicio de Alimentación, Auditor
Concurrente, Coordinador Asistencial, Coordinador de Servicio Farmacéutico, Coordinador
de Enfermería y de igual forma depende la Red de Especialistas.
Finalmente de cada uno de estos coordinadores hay personal a cargo que desempeñan
funciones las cuales son impredecibles para la retroalimentación entre líneas de mando.
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En la Figura 3. Se muestra la posición del área de talento humano dentro del organigrama
de la Clínica Central O.H.L. Ltda. Para observar el organigrama de la Clínica (Ver Anexo
digital 1. Organigrama - Clínica Central O.H.L. LTDA).
Figura 3. Área de Talento Humano - Organigrama de la Clínica Central O.H.L LTDA.
Fuente: Clínica Central O.H.L LTDA.
2.5. Mapa De Procesos
El mapa de procesos es la estructura donde se evidencia la interacción de los procesos que
posee una empresa para la prestación de sus servicios. Con esta herramienta se puede
analizar la cadena de entradas – salidas (Sangeeta, Banwet, & Karunes, 2004). A
continuación, se puede observar en la figura 4, el mapa de procesos de la Clínica Central
O.H.L LTDA (Ver Anexo digital 2. Mapa de procesos – Clínica Central O.H.L. LTDA.)
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Figura 4. Mapa de procesos de la Clínica Central O.H.L. LTDA.
Fuente: Clínica Central O.H.L LTDA.
Cabe resaltar, que la Clínica Central O.H.L LTDA mediante su mapa de procesos señala
como entradas a los usuarios, contratistas y particulares quienes son las partes interesadas y
que se verán beneficiadas y harán parte de todos los procesos originados dentro de la
institución, también señala unas salidas las cuales son producto de los procesos efectuados
en la clínica, estas salidas son usuarios y entidades.
La clínica tiene estructurado sus procesos de la siguiente manera; en primer lugar, establece
los procesos de dirección los cuales son imprescindibles para dirigir toda la operatividad de
la clínica, estos procesos son gestión de calidad, gestión técnico científica y gestión
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humana. También tiene procesos misionales los cuales ayudan a cumplir con la misión y
objetivos en el largo y corto plazo de la clínica, estos procesos son Hospitalización,
Urgencias, UCI Adulto, UCI Neonatal, Cirugía, Imagenología, Soporte Terapéutico,
Nutrición y Dietética.
Finalmente, la clínica cuenta con procesos de apoyo los cuales sin sus aportes fuera difícil
lograr el óptimo desarrollo de los demás procesos, estos procesos de apoyo también ayudan
a fortalecer las áreas de la empresa y ayudan a brindar una mejor experiencia a los
trabajadores y usuarios, estos procesos son Sistema de Información y Atención al Usuario,
Tecnologías de la Información, Gestión de Talento Humano, Gestión Documental, Servicio
Farmacéutico, Infraestructura, Compras, Auditoria Clínica, Admisiones, Facturación,
Auditoria de Cuentas, Contabilidad, Cartera, Tesorería y Lavandería.
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3. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO
La práctica empresarial se desarrolló en funciones del cargo Aprendiz de talento humano,
esta se ejecutó como apoyo al área de talento humano de la Clínica Central O.H.L LTDA.
Para la realización de estas funciones se contó con una oficina la cual llevaba como nombre
Oficina de Archivo área de talento humano.
Dentro de las funciones que se desempeñaron se encuentran:
- Apoyo a los procesos de contratación de la clínica.
- Realización las pruebas de conocimiento a los aspirantes de los diferentes cargos
vacantes.
- Realización de inducción y presentación ante la clínica de los trabajadores entrante.
- Realización de la recepción y transcripción de las incapacidades del personal vinculado
en a la clínica.
- Digitalización de las incapacidades y permisos en el software de la clínica.
- Tramitación y respuesta de las cartas de vacaciones de los empleados.
- Apoyo a los procesos de capacitaciones del área de talento humano.
- Entrega de tortas a los empleados en el día de su cumpleaños.
- Archivo de documentos en las historias laborales de los trabajadores.
- Archivo de los respectivos soportes resultantes del ejercicio de liquidación de nómina y
sus respectivas novedades.
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- Apoyo y direccionamiento a los usuarios suministrando la información que le sea
solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos, garantizando una
adecuada prestación del servicio.
4. DIAGNÓSTICO
La gestión del talento humano se fundamenta en la incorporación de una nueva fuerza
laboral a una empresa, y que además desarrolla y retiene a un talento humano existente. Su
objetivo fundamental es encontrar aquellas personas en este caso llamado “talento” los
cuales poseen características, destrezas, capacidades diferentes a los demás y que
potenciadas mediante una buena gestión administrativa aportarían grandes beneficios a la
organización (Werther, Davis, & Guzmán, 2014); estos beneficios dependen de aspectos
como la cultura de cada organización, la estructura organizacional adoptada, las
características del contexto ambiental, el negocio de la organización, la tecnología utilizada,
los procesos internos y otra infinidad de variables importantes (Werther, Davis, & Guzmán,
2014).
El talento humano, se basa en tres aspectos fundamentales, los cuales radican en: son seres
humanos, por tanto están dotados de personalidad y poseen conocimientos, habilidades,
destrezas y capacidades indispensables para la gestión adecuada de los recursos
organizacionales; son activadores inteligentes de los recursos organizacionales, es decir las
personas son fuente de impulso propio que dinamizan la organización, y no agentes
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pasivos, inertes y estáticos; y por último, deben ser considerados socios de la organización,
en la que invierten esfuerzo, dedicación, responsabilidad, compromiso, riesgos, etc.; con la
esperanza de recibir retornos de estas inversiones ya sea en salarios, incentivos financieros,
crecimiento profesional, carrera, entre otros (Chiavenato, 2012).
En el área de talento humano de la Clínica Central O.H.L cuenta con procesos como
monitoreo, mantenimiento y desarrollo, los cuales necesitan mejorar actividades, formatos
y establecer pautas para su organización. De aquí radica el fundamento de este trabajo el
cual busca ayudar a la Clínica Central O.H.L en primer lugar con el monitoreo y
seguimiento que se le hace a las hojas de vidas del personal que labora, cuyas hojas de vida
no cuentan con una estructura secuencial de orden de la información. Lo cual en muchas
ocasiones no facilita encontrar la información de manera rápida, de igual forma, estas hojas
de vida no cuentan con todos los documentos requeridos por parte del área de talento
humano por tanto se hace pertinente hacer un control a dichas hojas de vida.
Según la Organización Internacional del Trabajo (OIT) el ausentismo se define como: “la
inasistencia al trabajo por parte de un trabajador quedando excluidos los periodos
vacacionales y las huelgas” y propone que la forma de calcular la magnitud del fenómeno
con el fin de comparar estudios de diferentes orígenes es la “Tasa global de ausentismo”
representada en porcentaje entre los días laborales perdidos por ausentismo y los días de
trabajo previsto (OIT, 2018). De igual forma en el campo laboral, las incapacidades se
pueden entender como un pago económico que debe reconocerse ante la imposibilidad del
trabajador de desempeñar sus funciones o labor por un tiempo determinado, y su pago
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corresponde, al empleador, a la Empresa Promotora de Salud, en adelante EPS o a la
Administradora de Riesgos Laborales, en adelante ARL, de acuerdo a la manera y el tiempo
por la que se cause la incapacidad (Marín, Hoyos, Jiménez , Méndez, & Vélez, 2015).
El sector salud es uno de los sectores que presenta más complejidad en cuanto a la gestión
del talento humano debido a los altos porcentajes de ausentismo laboral representados en
solicitudes de incapacidades médicas (Arrieta, Fernández, Sepúlveda, & Vieco, 2019). En
la Clínica Central O.H.L este proceso de mantenimiento del personal laboral mediante la
recepción, procesamiento y cobro de las solicitudes medicas aún no cuenta con un
protocolo que organice y establezca la documentación y pasos que se deben realizar para no
incurrir en devoluciones de la incapacidad por parte de las EPS al momento de hacer el
cobro respectivo. Por tal motivo se hace imprescindible tener un procedimiento claro,
practico acerca de cómo se deben tramitar las incapacidades dentro de la entidad de salud,
dicho procedimiento debe ser asimilado por los trabajadores de la entidad los cuales son los
principales factores de riesgo al momento de suministrar la información necesaria de las
incapacidades.
Los trabajadores de la clínica central al momento de presentar la incapacidad en el área de
gestión del talento humano en ciertas ocasiones solo llevan la historia clínica, omitiendo el
certificado médico en el cual se dispone la información necesaria para ser registrada y
cobrada, motivo por el cual se hace pertinente diseñar un procedimiento e instructivo que le
sirva de herramienta y guía de cómo se deben presentar las incapacidades en el área de
talento humano de la Clínica Central O.H.L Ltda.
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Las incapacidades motivadas por razones de salud y las restricciones médicas constituyen
un tema prioritario para el desarrollo social y la competitividad del país. Lo que este estudio
revela no es un dato menor: La Clínica Central O.H.L Ltda. debe llevar un protocolo sobre
el procedimiento por medio del cual se llegue a un objetivo final como es el de cobrar las
incapacidades, en diversas ocasiones en la clínica se han originados inconvenientes porque
la EPS se niega a cobrarla debido que la persona no presenta el soporte del documento de la
incapacidad medica en la cual se describe la información principal como es el número de
días de incapacidad, fecha inicial de la incapacidad o no el peor de los casos no presenta el
diagnostico dado por el médico, esto último debe contener el código del diagnóstico. Toda
esta información se hace necesaria tenerla el empleador al momento de realizar los trámites
de cobrar las incapacidades.
Cabe resaltar, que dentro de la problemática expuesta se presenta que el trámite para
tramitar las incapacidades es diferente de acuerdo la EPS a la cual este afiliado el trabajador
que solicita la incapacidad, es por esto que se debe tener un instructivo que especifique los
requerimientos de acuerdo la EPS. Y así evitar incurrir en errores de documentación y por
ende se evite la no aprobación y pago de la incapacidad por parte de la EPS.
Finalmente, otro proceso en el cual se origina una necesidad de mejora es en lo
concerniente a desarrollo, en este proceso las capacitaciones necesitan establecer estrategias
que ayuden a llamar la atención e interés por parte del personal, en lo que respecta a las
capacitaciones de no obligatoriedad.
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Teniendo en cuenta lo anterior surge la siguiente pregunta del problema, ¿cuáles son las
estrategias que permitirán dar una mejora a los procesos de monitoreo, mantenimiento y
desarrollo del área de talento humano de la Clínica Central O.H.L. Ltda?
5. JUSTIFICACIÓN
La Clínica Central O.H.L Ltda. se verá beneficiada con la puesta en marcha de este
proyecto, en primer lugar con la mejora del proceso de monitoreo, mediante la creación de
una lista de chequeo general la cual auditara los documentos requeridos por el área de
talento humano, tendrá un orden lógico y cronológico de la información. De igual forma
quedara evidencia de la mejora lo cual servirá como aporte a la mejora en cuanto a la
facilidad y oportunidad de encontrar la información, esto también es mejora en la calidad
de monitoreo de la información.
En consecuencia, teniendo en cuenta la definición de incapacidad medico temporal que nos
estipula la ARL SURA, “Es la que se genera cuando según el cuadro agudo de la
enfermedad o lesión, el trabajador está impedido para desempeñar su capacidad laboral por
un tiempo determinado y tiene como finalidad facilitar la recuperación de los afiliados al
régimen contributivo, otorgando un período de tiempo cuando se encuentren inhabilitados
física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual.
Debe ser expedida conforme a la normatividad y políticas de la EPS solamente a cotizantes
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trabajadores. A los beneficiarios se les puede emitir un certificado de enfermedad.”
(Seguros de Vida Suramericana S.A., 2020). Dicha esta definición nos lleva a decir que la
solicitud que realiza el trabajador ante el empleador de solicitar la incapacidad por
cualquiera sea el motivo es de gran importancia porque serán días en los cuales dicho
trabajador no podrá laborar y por ende serán días que tendrán que ser pagados por la EPS o
por el empleador dependiendo sea el caso.
Cuando en la clínica se presenta una devolución de las incapacidades, se debe volver a
tramitar la incapacidad, es decir, radicar la incapacidad con todos sus soportes ante la EPS,
lo cual requiere más tiempo y en el peor de los casos la EPS pueda que devuelva la
incapacidad, o en caso de que no cumpla con los requerimientos que ellos establecen.
Cuando una incapacidad no es cobrada por parte de la EPS el empleador le toca asumir el
pago de la misma y es aquí cuando se hace importante la realización de la investigación la
cual tendrá como prioridad ayudar a la clínica central a establecer un procedimiento
organizado sobre el trámite de las incapacidades mediante el cual se ayude a escatimar en
tiempo y recursos financieros. De igual forma esta investigación buscara que el empleador
tenga a su disponibilidad los formatos obtenidos de cada actividad realizada en el
procedimiento de tramitar las incapacidades, también se buscara crear una conciencia en el
trabajador de trasmitir al empleador toda la información pertinente.
Tener un procedimiento e instructivo que explique los pasos a seguir en el tratamiento de
las incapacidades que lleguen al área de talento humano ayudara a agilizar los procesos de
cobro de las incapacidades, el empleador se evitara tener que pasar en la tarea de requerir al
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trabajador para solicitarle los documentos y que este se demore en llevarlos. Con un
instructivo solo será seguir el protocolo.
Cuando se realiza una mejora dentro de un área se ayuda a mejorar otras áreas de la
organización, es motivo por el cual se hace necesario realizar una mejora al proceso de
tratamiento de las incapacidades lo cual traerá una mejora para la clínica en áreas como la
de sistemas integrados de gestión, contabilidad, tesorería y por ende en la parte
administrativa.
Es importante resaltar que por medio del diseño del procedimiento que se llevara a cabo
para tratar las incapacidades también se harán mención de cuales incapacidades deben ser
cobradas y por cual entidad según la ley, estas incapacidades de origen común, están
consignadas normativamente en la Ley 100 de 1993, la cual crea el Sistema de Seguridad
Social Integral, la cual está estipulada en el artículo 206, en primer lugar el régimen
contributivo reconocerá las incapacidades generadas en enfermedad general, de
conformidad con las disposiciones legales vigentes. Para el cubrimiento de estos riesgos las
empresas promotoras de salud podrán subcontratar con compañías aseguradoras. Las
incapacidades presentadas por enfermedad laboral y accidente de trabajo serán reconocidas
por las entidades promotoras de salud y se financiarán con cargo a los recursos destinados
para el pago de dichas contingencias en el respectivo régimen, de acuerdo con la
reglamentación que se expida para el efecto (Congreso de la República de Colombia,
1993).
28
Finalmente, mediante la mejora al proceso de desarrollo en el cual se creara un formato de
plan de mejora de capacitaciones para el año 2021, se buscará ayudar y fortalecer el Área
de Talento Humano y otras áreas al momento de incentivar y generar temáticas que ayuden
al personal en el desarrollo de sus funciones en la Clínica Central O.H.L. Ltda.
6. MARCO DE REFERENCIA
6.1. Gestión Administrativa
Las organizaciones están llamadas a gestionar sus procesos de forma práctica, segura, por
lo cual necesita una gestión administrativa optima que vele por alcanzar dicho objetivo.
Esta gestión administrativa consiste en planear y organizar la estructura de órganos y
cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades (Amador, 2003).
Dentro de esta gestión administrativa las organizaciones cuentan con diversos procesos,
uno de ellos es la gestión del talento humano el cual se encarga de gestionar el personal con
el que cuenta la organización, desarrollando y potenciando habilidades y cualidades de
dicho personal para obtener beneficios en cuanto al desempeño de estos. De igual forma la
función de la gestión del talento humano también es la de ocupar de seleccionar, contratar,
formar, emplear y retener a los colaboradores de la organización (Caldera, 2007).
29
6.1.1. Gestión del Talento Humano
El proceso de gestión del talento humano está integrado por varios subprocesos que son
imprescindibles para la efectividad en la ejecución de actividades relacionadas con este
proceso.
Figura 5. Proceso Gestión Talento Humano
Fuente: (Moreno, Matheus, & Pérez, 2015)
La gestión del talento humano ha sido definida como; la gestión estratégica de los recursos
humanos en la cual se haga una administración del recurso humano de la empresa en pro de
la misma, tomando como referencia tanto los factores internos como de contexto a la
organización (Schuler, 1992). También puede ser definida como; el área en la cual
predomina la acción de mando y de toma de decisiones de forma acertadas.
30
De igual modo, el talento humano debe ser tratado dependiendo de algunos aspectos como
la cultura de cada organización, la estructura organizacional adoptada, los caracteres del
contexto ambiental, el negocio de la organización, la tecnología utilizada , los procesos
internos y otra infinidad de variables importantes (Chiavenato I. , 2002).
Por otro lado, la gestión del talento humano la definen como la utilidad que se obtiene de la
óptima utilización del personal a cargo y a su vez del correcto desarrollo de las habilidades
y capacidades de estos trabajadores para lograr así incrementar la sustentabilidad y
rentabilidad de la organización (Jericó, 2008).
La gestión del talento humano se encuentra conformada por varios procesos; como lo son el
de selección, monitoreo, mantenimiento, desarrollo, bienestar social, entre otros, los cuales
integran y ayudan a la organización a tener un talento humano acorde a sus necesidades y
exigencias del mercado. En lo que respecta a los procesos líderes de este informe tenemos;
monitoreo, mantenimiento y desarrollo (Sherman & Bohlander, 1994).
El proceso de monitoreo consiste en una serie de procedimientos para gestionar o dirigir al
recurso humano de una organización, de igual forma establece unas herramientas en la que
los encargados de tomar las decisiones importantes con respecto al personal puedan hacerlo
de una mejor manera, estas herramientas son los formatos, listas de chequeos, bases de
datos, software que son utilizados para llevar un control de los trabajadores y de toda su
documentación suministrada (Sherman & Bohlander, 1994).
31
De igual forma, el proceso de mantenimiento se encarga de velar por los trabajadores en
cuanto a; tramitar los permisos, cobro de incapacidades, pago de prestaciones, sueldo y
demás beneficios consignados en el contrato de trabajo. También este proceso propicia la
creación de condiciones ambientales y psicológicas satisfactorias para las actividades de las
personas. Teniendo en cuenta la administración de la disciplina de higiene, seguridad y
calidad de vida en el trabajo. Por tal razón, el mantenimiento de personas implica crear
condiciones ambientales y psicológicas (Chiavenato I. , 2009).
Finalmente, el proceso de desarrollo desde el área de talento humano se enfoca a descubrir
y fortalecer la planta de trabajadores mediante el fomento y ejecución de capacitaciones y
eventos que traigan consigo una retroalimentación entre el trabajador y el profesional del
tema en estudio. De igual forma otro concepto de este proceso es que se podría entender
como un conjunto de actividades cuyo propósito es mejorar su rendimiento presente o
fututo, aumentando su capacidad a través de la modificación y potenciación de sus
conocimientos, habilidades y actitudes (Dolan & Valle Cabrera, 2007).
De igual modo, no es suficiente que los trabajadores aprendan nuevos conocimientos, sino
que también enseñarle a crear una actitud innovadora, de facilitador para la resolución de
problemas y ante todo capacidad de adaptabilidad al nuevo mercado global en el cual la
tecnología y la interconectividad de las cosas juegan un papel importante a la hora de
resaltar las funciones encargadas por el empleador en la organización (Chiavenato I. ,
2009).
32
7. OBJETIVOS
7.1. Objetivo general
Diseñar estrategias de mejora a los procesos de monitoreo, mantenimiento y desarrollo
mediante la creación de un protocolo y formatos con el fin de actualizar y fortalecer el área
de talento humano de la Clínica Central O.H.L.
7.2. Objetivos específicos
- Analizar el proceso de monitoreo mediante la identificación del procedimiento de
revisión de las historias laborales en los archivos del área de talento humano de la
Clínica Central O.H.L con el fin de establecer los lineamientos para el posterior diseño
de la lista de chequeo.
- Analizar el proceso de mantenimiento mediante la identificación de los trámites de las
incapacidades y licencias por medio de la revisión de los requisitos de cada EPS de la
Cínica Central O.H.L Ltda con el fin de establecer los lineamientos para el diseño del
protocolo para el trámite de incapacidades y licencias.
- Conocer el proceso de desarrollo mediante la identificación de las actividades de
capacitaciones y sus respectivas falencias a través del estudio de los registros en físico
33
de los informes de capacitaciones en la clínica Central O.H.L Ltda. para el diseño de
estrategias que ayuden a la creación del plan de mejora de capacitaciones - 2021.
- Diseñar una herramienta que sirva como guía para hojas de vida de los trabajadores
mediante el diseño de un formato en el cual disponga de los documentos requeridos por
el empleador al trabajador esto para llevar un monitoreo de las historias laborales de los
trabajadores de la Clínica Central O.H.L LTDA.
- Diseñar el protocolo para tramitar las incapacidades y licencias el cual tendrá como fin
apoyar al proceso de mantenimiento del área de talento humano de la Clínica Central
O.H.L LTDA.
- Establecer estrategias que fortalezcan el proceso de desarrollo de la Clínica Central
O.H.L LTDA mediante la creación del plan de mejora de capacitaciones 2021 para así
incentivar al talento humano de la intuición a adquirir nuevos conocimientos y
destrezas.
8. ACTIVIDADES PROGRAMADAS
En el presente informe de práctica, en primer lugar se identificará la forma por la cual está
estructurado el formato de registro de la historia laboral de los trabajadores, posterior a esto
se organizará una alternativa de estructuración del formato de registro mediante una lista de
chequeo y finalmente se ejecutará. Dentro de este proceso se buscará realizar una
34
organización que ayude a las personas encargadas del área de talento humano a extraer la
información necesaria para algún procedimiento en algún momento determinado, de igual
forma se buscará que el nuevo registro contenga toda la información necesaria acerca del
especialista, para evitar solicitudes de información en el futuro.
Por otro lado, Se diseñara de manera clara y practica un protocolo para el trámite de
incapacidades y licencias médicas que mitiguen errores al momento de realizar los trámites
de incapacidades y las licencias desde que le trabajador solicita la incapacidad y licencia
hasta que la EPS recibe la solicitud para ser radicada.
Este procedimiento constará de un objetivo, alcance, definiciones de la terminología a
tratar, un conjunto de actividades de las cuales se desprenderán una serie de formatos para
la organización, dentro de estos formatos encontraremos el instructivo que contendrá la
información principal para que el empleador se le facilite el procesamiento de la
incapacidad.
Tabla 1. Actividades planeadas.
ACTIVIDADES PLANEADAS
1. Caracterización del personal y de la Clínica Central O.H.L Ltda mediante tabulación
en lista de chequeo de historias laborales y protocolo de incapacidades y licencias.
2. Identificar los procesos de monitoreo mediante la identificación de las historias
laborales de los trabajadores.
3. Analizar el proceso de mantenimiento mediante la identificación del procedimiento
para los trámites de las incapacidades y licencias por medio de la revisión de los
requisitos exigidos por las EPS.
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4. Conocer el proceso de desarrollo mediante la identificación de las actividades de
capacitaciones.
5. Diseñar la lista de chequeo de las hojas de vida de los trabajadores mediante un
formato en el cual disponga de los documentos requeridos por el empleador al
trabajador.
6. Crear el procedimiento para tramitar las incapacidades y licencias mediante el diseño
de un protocolo.
7. Diseñar estrategias para fortalecer el proceso de desarrollo de la Clínica Central
O.H.L LTDA mediante la creación del plan de mejora de capacitaciones 2021
9. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Durante el proceso de práctica se realizaron las siguientes actividades las cuales en su
totalidad forman la base de este informe, estas actividades tuvieron componentes
importantes como la retroalimentación, análisis, revisión de literatura y diseño de formatos,
tales actividades fueron imprescindibles para lograr el cumplimiento de los objetivos
establecidos en el presente trabajo.
A continuación se describirán cada una de las actividades:
9.1. Caracterización del personal y de la Clínica Central O.H.L Ltda.
Esta actividad consistió en la creación de una Matriz en donde se encontrarán todos los
trabajadores de la Clínica Central O.H.L LTDA, de igual modo, enunciar en dicha tabla la
36
EPS en la cual están afiliados los trabajadores. Dando como resultado la consolidación de
una caracterización del personal, esta es importante debido que se necesitaba conocer la
totalidad de trabajadores con los que cuenta la clínica y poder tener una idea clara del
alcance de la lista de chequeo y del protocolo de incapacidades y licencias que
posteriormente se describió.
Para la realización de esta caracterización fue necesaria la ayuda del asistente de talento
humano debido que esta información es propia de esta área y su acceso es restringido por lo
que fue necesario pedir autorización para la facilitación de dicha información. Es
importante tener en cuenta, que la Clínica maneja tres tipos de contratación, a término
definido, a término indefinido y por prestación de servicios o también llamada OPS. Los
trabajadores que están por OPS no están en el listado de trabajadores de la clínica debido
que no se encuentran en la nómina y su pago se hace por cheque. Los trabajadores cuyo
contrato es a término definido o indefinido si hacen parte de la nómina de la institución y
por tanto, para efectos de la caracterización se tabularon todos los trabajadores que hacen
parte de la nómina de la Clínica Central O.H.L LTDA.
Esta caracterización fue consignada en una plantilla la cual contiene los ítems que se
pueden observar en la figura 5:
NOMBRES APELLIDOS PROCESO ESTADO EPS
OSCAR ENRIQUE HADDAD GARCIA Infraestructura ACTIVO SALUD TOTAL EPS
HELIODORO ANTONIO KERGUELEN DURANGO Gestión Técnico Científica ACTIVO SALUD TOTAL EPS
SALIM MIGUEL HADDAD GARCIA GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN ACTIVO COOMEVA EPS
ALFREDO RAMON ARGEL PETRO HOSPITALIZACIÓN ACTIVO NUEVA EPS
DANIEL MIGUEL BERNARDO SUAREZ GARCIA Gestión Técnico Científica ACTIVO SALUD TOTAL EPS
WILLIAM RAFAEL MEZA ZURITA SERVICIO FARMACÉUTICO ACTIVO SALUD TOTAL EPS
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Figura 6. Caracterización empleados Clínica Central O.H.L. Ltda.
La caracterización en su totalidad se podrá visualizar en el Anexo digital 3. Caracterización
empleados.
9.2. Identificación de los procesos de monitoreo mediante la revisión de las historias
laborales de los trabajadores.
Con esta actividad se buscó identificar las falencias en el proceso de monitoreo en la
Clínica, en primer lugar en el área de talento humano cuando el trabajador ingresa a laborar
en la institución debe aportar su hoja de vida, para que el encargado de talento humano, en
este caso el Aprendiz haga el proceso de elaboración de la carpeta legajada en donde se
deposita la hoja de vida del trabajador con sus respectivos soportes, esta hoja de vida varia
en su documentación dependiendo el cargo del trabajador. Algunos cargos requieren de
documentos específicos como tarjeta profesional, convalidación de título, cursos, Rethus
(Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud), este último es imprescindible de
su obtención para cualquier trabajador del sector salud. El Rethus es la inscripción, en el
sistema de información definido por el Ministerio de Salud y Protección Social, del talento
humano en salud que cumple con los requisitos establecidos en la Ley 1164 de 2007
(Ministerio de Salud, 2016). Cada uno de los documentos descritos anteriormente son de
carácter obligatorio su actualización. El aprendiz y el asistente realizan la verificación de
los documentos al momento de ingreso del trabajador, en caso de que falte algún
documento de manera inmediata se lo comunican al trabajador.
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A continuación se puede evidenciar estos documentos que se enunciaron anteriormente:
Figura 7. Tarjeta profesional para bacteriólogos.
Fuente: (Colegio Nacional de Bacteriología Colombia, 2017).
Figura 8. Tarjeta profesional para enfermeras.
Fuente: (Organización Colegial de Enfermería., 2020).
39
Figura 9. Rethus.
Fuente: (Ministerio de Salud, 2020).
En vista de que el proceso de verificación de la documentación es importante para el buen
funcionamiento del área de talento humano, debido que, un trabajador con toda su
documentación al día será un trabajador que estará avalado para desempeñar sus funciones
de la mejor manera.
Por otro lado, con este análisis se pudo evidenciar que los cargos de enfermera jefe, auxiliar
de enfermería y médico general requieren de unos documentos que son imprescindibles
para el ejercicio de su profesión y sus funciones dentro de la clínica; documentos como
Curso de soporte vital básico (BLS Y ACLS), Tarjeta Profesional y Resolución para
ejercer, esta resolución es la 3030 de 2014, la cual dispone que todos los profesionales en el
campo de salud deben expedir el certificado donde muestran que cumplen con todos los
40
criterios y lineamientos para poder ejercer su profesión, este certificado es el mencionado
anteriormente Rethus (Ministerio de Salud y Protección Social, 2014).
Figura 10. Convalidación título medico en Colombia.
Fuente: (Ministerio de Educación Superior, 2008).
41
Después de establecer que es necesaria una lista de chequeo que permita verificar si la
historia laboral del trabajador tiene los documentos necesarios se procedió a establecer
todos los ítems que llevará esta lista.
9.3. Identificación y análisis del proceso de mantenimiento mediante la identificación
del procedimiento para los trámites de las incapacidades y licencias
Con la identificación y análisis del proceso de mantenimiento se buscó identificar las
herramientas que hacían falta para mejorar y fortalecer este proceso del área de talento
humano, junto con el tutor de la empresa se analizó las necesidades de este proceso, las
cuales indicaban que la Clínica Central O.H.L LTDA no contaba con un protocolo que
sirviera de guía para recibir, cobrar y archivar las incapacidades y licencias de todo los
trabajadores. Durante este análisis se identificó que los trabajadores muchas veces no
cumplían con los lineamientos que generalmente se siguen para tramitar este tipo de
prestaciones.
Cuando se evidenció la necesidad de diseñar dicho protocolo, se procedió a identificar
cuáles eran los lineamientos para el trámite de incapacidades y licencias por parte de las
EPS, se encontró que estas entidades para el reconocimiento de la incapacidad solicitan la
incapacidad médica del trabajador de forma original, junto a esto, exigen la epicrisis y un
formato que debe ser diligenciado con los datos del trabajador. Cabe aclarar que algunas
EPS no necesitan esta documentación de manera física sino que tienen un portal web el
cual tiene un apartado para el trámite de estas prestaciones por parte del empleador. El tutor
42
de la empresa señalo que las EPS que tiene portal web son Salud Total EPS y Coomeva
EPS, las demás solicitan la documentación en físico. Por tal motivo, se hizo imperativo
contar con un protocolo que describiera paso a paso las actividades para tramitar estas
prestaciones y no incurrir en equivocaciones que causaran el no reconocimiento de las
incapacidades y licencias. Por otro lado, las EPS que reciben la documentación en físico
son; Mutual ser EPS, Cajacopi EPS, EPS Sanitas, Comparta EPS, Nueva EPS.
Todas las EPS facilitan en sus portales los formatos para la radicación de incapacidades y
licencias, estos formatos se pueden evidenciar en los anexos señalados a continuación:
Anexo digital 4. Formato de informe de accidente laboral - Salud Total EPS.
Anexo digital 5. Formato de licencias e incapacidades - Mutualser EPS.
Anexo digital 6. Formato de solicitud y notificación de transcripción para incapacidad o
licencia - Nueva EPS.
Anexo digital 7. Formato radicación de incapacidades y licencias – Cajacopi EPS.
Anexo digital 8. Formato radicación incapacidades y licencias - Comparta EPS.
Anexo digital 9. Formato recepción de incapacidades y licencias – EPS Sanitas.
Durante el análisis del proceso de mantenimiento se tuvo en cuenta, lo establecido en el
(Anexo digital 3. Caracterización empleados), el cual sirvió de ayuda para la identificación
de las EPS con las cual se mantiene contacto para la realización de los posteriores tramites.
Como se puede evidenciar en el anexo (Ver Anexo digital 3. Caracterización empleados),
los trabajadores de la Clínica Central O.H.L LTDA están en su gran mayoría en Salud Total
43
EPS, lo cual significa que el proceso para el trámite del reconocimiento de sus
incapacidades y licencias se debe realizar por portal web, esto en primera instancia indico
que sería de gran ayuda para el encargado la realización de estos trámites debido que se
diligenciarán más rápido en comparación a las EPS que exigen la documentación de forma
física.
Después de evidenciar estos aspectos significativos, se analizó en que faltas incurrían los
trabajadores al momento de presentar la incapacidad en el área de talento humano y cuáles
eran las dificultades que estas traían para el encargado de esta área al momento de realizar
el trámite de reconocimiento de la prestación de forma rápida y óptima. Cuando los
trabajadores se dirigían a esta área en muchas ocasiones presentaban las incapacidades con
la fecha equivocada, o llevaban copia de la incapacidad porque la original la habían perdido
o en el peor de los casos presentaban la epicrisis o historia clínica sin antes haber anexado
lo más importante que era la incapacidad médica. Durante el periodo de 1 mes se evidenció
que estos sucesos eran recurrentes, lo cual indicó que el protocolo para el trámite de
incapacidades y licencias debía ser claro e integral, donde no se dejaran de lado estos
lineamientos, los cuales significaban para la EPS el no reconocimiento. Después de
evidenciar esto surgió la idea de crear un formato en el cual el trabajador diligenciará y
relacionará sus datos personales, documentos presentados al área de talento humano
(Incapacidad original, epicrisis o licencias, entre otros). Este formato ayudará al encargo de
tramitar las incapacidades y licencias a interpretar la información de las incapacidades y
licencias.
44
Este formato se puede evidenciar en el (Anexo digital 10. Formato recepción de
incapacidades y licencias).
A manera de ejemplo se mostraran documentos como incapacidades médicas originales,
formato para el trámite de incapacidades y licencias.
Figura 11. Incapacidad médica original Salud Total EPS.
Fuente: Salud Total EPS.
45
Figura 12. Formato trámite de incapacidades y licencias Sanitas E.P.S.
Fuente: Sanitas E.P.S.
9.4. Retroalimentación del proceso de desarrollo mediante la identificación de las
actividades que hacen parte del programa de capacitaciones.
En esta actividad, se procedió a identificar cuáles eran las capacitaciones que se realizaban
en la clínica y si los trabajadores asistían a ellas, principalmente aquellas que no eran de
carácter obligatorio. Para realizar este sondeo por estos informes de capacitaciones, fue
necesario de la retroalimentación de varios líderes de procesos que estuvieron a cargo de
dichas capacitaciones, estos líderes de procesos de áreas como; Talento Humano, Seguridad
46
y Salud en el Trabajo, Gestión de Sistemas Integrados, Dirección técnico científica. Estos
procesos en su mayoría constituyen gran parte de las capacitaciones que se realizan en la
institución y en donde se tienen gran flujo de asistentes.
Al indagar en los informes y al preguntar a estos líderes de procesos se pudo evidenciar que
los trabajadores a la mayoría de capacitaciones que no son de carácter obligatorio no asisten
debido que se excusan por muchos motivos. De igual forma, se preguntó a los trabajadores
el motivo por el cual presentaban estas excusas en repetidas ocasiones a lo cual
respondieron que al no ser obligatorio la asistencia no veían la necesidad de ir, adicional a
esto también enunciaban que los temas de estas capacitaciones no eran tan atractivos. De
aquí surgió la inquietud y la necesidad de realizar un plan de mejora para las capacitaciones
que se realizarán posteriormente, en específico en el año 2021, debido que por motivos de
la pandemia este año no se contará con capacitaciones presenciales.
De igual forma, también se analizó como es el proceso para definir los temas de estas
capacitaciones en la Clínica, y se evidenció que al inicio de cada año, en el área de talento
humano los líderes de procesos hacen llegar las capacitaciones que planean realizar, con
todos los recursos requeridos para su eventual ejecución, con el visto bueno del área de
talento humano se procede a dar luz verde para su respectiva ejecución en la fecha pactada.
Por tal motivo la creación de este plan de mejora se debió hacer con anterioridad para que
al inicio del aproximo año se tenga en cuenta las estrategias y lineamentos descritos en
dicho plan.
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A continuación, se mostraran evidencias de las capacitaciones realizadas en la institución
en especial aquellas donde no fueron de obligatoriedad la asistencia. Un ejemplo se puede
evidenciar en la figura 12, la cual muestra una capacitación sobre riesgos psicosociales en
la cual no era necesaria la asistencia, en esta asistieron el Coordinador de Infraestructura,
Coordinadora de Gestión Integral de Limpieza Hospitalaria, Auxiliar de Gestión
Documental, Coordinadora de Contabilidad, Auxiliar de Facturación, 6 aprendices y 4
dinamizadoras. Otras evidencias de esta capacitación se pueden observar en el anexo
señalado. (Ver Anexo 1. Evidencias Capacitaciones Clínica Central O.H.L. LTDA., pág.
63)
Figura 13. Evidencia 1 Capacitaciones Clínica Central O.H.L LTDA.
Fuente: Clínica Central O.H.L LTDA.
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Figura 14. Evidencia 2 Capacitaciones Clínica Central O.H.L LTDA.
Fuente: Clínica Central O.H.L LTDA.
9.5. Diseño de la lista de chequeo de las hojas de vida de los trabajadores.
Después que se realizó la caracterización de los trabajadores (Ver Anexo digital 3.
Caracterización empleados), para saber el alcance de esta lista de chequeo se empezó a
identificar los ítems que iba a llevar la lista para esto se le pregunto al asistente de talento
humano, quien brindó su asesoría e informó acerca de la documentación y el orden en la
cual se debía encontrar en la historia laboral. A continuación, se procede a establecer los
ítems que debió llevar esta lista y que fueron avalados por el asistente de talento humano de
la Clínica Central O.H.L LTDA.
49
9.5.1. Requisitos hoja de vida
En este apartado de la lista de chequeo se consignaron la documentación que identifica a la
persona.
- HOJA DE VIDA (Formato Opcional).
- Foto para carnet fondo azul (El encargado del Área de Talento Humano dispone cuantas
fotos debe traer).
- Formato Único Declaración Juramentada de Bienes y Rentas.
- Fotocopia de Cédula ampliada al 150%.
- Fotocopia Libreta Militar ampliada al 150% (Si el cargo lo requiere).
- Consulta de Antecedentes Judiciales, Fiscales y Disciplinarios (Teniendo en cuenta que
ninguna persona está obligada a presentar este documento, la institución debe consultar
en línea dichos antecedentes).
- Registro Único Tributario RUT.
- Carne de vacunas (triple viral, tétano, Hepatitis B).
- Curso de soporte vital básico (BLS Y ACLS).
- Fotocopia de la licencia de conducción legible (cuando haya lugar) - certificación del
SIMIT sin comparendos pendientes cuando haya lugar.
9.5.2. Soportes de educación formal
En este apartado se incluyeron todos los títulos de educación formal realizados y de igual
forma los documentos relacionados con el ejercicio de la profesión.
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- Titulo Bachiller Y/o Acta de Grado.
- Título de Técnico y Acta de grado.
- Título Profesional y Acta de grado.
- Título Especialista y Acta de grado.
- Convalidación de título.
- Homologación de título.
- Tarjeta Profesional.
- Resolución para ejercer.
- Póliza de seguros (Si la tiene vigente).
9.5.3. Soportes de educación no formal
En esta sección de la lista de chequeo conto con la identificación de todos esos cursos y
otros estudios no formales que haya realizado el trabajador.
- Relacionar Cursos / Talleres / Congresos / Diplomados
9.5.4. Soportes de experiencia
En esta sección se mencionaron documentos que le trabajador deberá suministrar los
certificados de experiencia laboral de acuerdo a las siguientes indicaciones.
- Copia de Certificaciones Laborales las cuales deben cumplir los siguientes requisitos.
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Debe registrar su nombre y número de identificación.
Debe describir el cargo desempeñado y funciones realizadas.
Debe especificar tiempo laborado o mínimo registrar fecha de inicio y finalización.
Debe estar debidamente firmada.
Debe registrar nombre del jefe inmediato, teléfonos y dirección de la empresa.
Deben estar organizados del empleo más nuevo al más antiguo.
Por último, la lista de chequeo conto con los apartados para la revisión del área de talento
humano así como también los nombres y cargos de quien revisó y verificó la información
antes relacionada y finalmente se dispuso una caja de observaciones para que el(los)
encargado(s) escriban algún comentario que quieran realizar o vean conveniente.
Figura 15. Fragmento lista de chequeo historias laborales.
La lista de chequeo en su totalidad se podrá observar en el Anexo digital 11. Lista de
chequeo de historias laborales.
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9.6. Diseño del protocolo para tramitar las incapacidades y licencias de los
trabajadores de la Clínica Central O.H.L LTDA.
Después de haber descritos los lineamientos que piden las EPS en el apartado 9.3 se
procedió a realizar el protocolo para el trámite de incapacidades y licencias de la Clínica
Central O.H.L LTDA. Este protocolo tuvo como finalidad brindar un guía, orden lógico y
cronológico del proceso para el trámite de incapacidades y licencias de acuerdo la ley y los
lineamientos de las EPS. Este protocolo tuvo la siguiente estructura:
En primer lugar, se comenzó por establecer el objetivo para el que estaba hecho este
protocolo. Continuando con el alcance que iba a tener el protocolo, a quien iba a beneficiar,
como todo protocolo establecer su alcance es de gran relevancia para entender el impacto y
beneficio que producirá al momento de su implementación. Después de determinar el
alcance se especificaron todas las definiciones que se iban a relacionar en el protocolo, esto
para brindar una correcta interpretación y no incurrir en errores de tipo conceptuales. En
este apartado se encuentran conceptos como; Administradora de riesgos laborales (ARL),
Administradora de fondos de pensiones (AFP), Accidente de trabajo, Ariadna, Auxilio por
incapacidad, Certificado de incapacidad, Enfermedad laboral, EPS, Historia clínica,
Incapacidad, Licencia de maternidad, Licencia de paternidad, Reconocimiento de la
incapacidad, Radicar, Transcripción de la incapacidad.
Después de describir toda la parte de definiciones se continuó con establecer las
condiciones legales, es decir, la parte legal en la cual se basa el protocolo y que debe seguir
53
el encargado. Estas consideraciones legales brindan información acerca de la normatividad
legal que se rige en Colombia para el trámite de incapacidades y licencias, en el protocolo
se describen las siguientes; Normatividad vigente incapacidades y licencias, Incapacidades
por enfermedad general, Incapacidad temporal accidente de trabajo, Incapacidad
permanente parcial laboral, Licencia de maternidad, Licencia paternidad, Documento
válido como incapacidad.
El paso siguiente fue el de establecer y describir las actividades, paso a paso e identificar
los responsables de ellas y los documentos que se relacionaban con cada actividad. Las
actividades que están descritas en el protocolo son; Presentar incapacidad o licencia
original, registrar las incapacidades en el Formato de resgistro de incapacidades y licencias
(Ver Anexo digital 12. Formato Registro de Incapacidades y Licencias) y posteriormente el
registro de las incapacidades y licencias en el software ARIADNA, radicar solicitud ante la
EPS para el respectivo cobro de las incapacidades o reconocimiento de las licencias,
archivar la incapacidad o licencia en la AZ correspondiente, Envío de las incapacidades y
licencias al área de contabilidad.
Finalmente, una vez estructuradas todas las actividades, se señaló en el protocolo los
Anexos que son relacionados en el protocolo y documentos de referencias que se utilizaron
para la elaboración del protocolo. También, se deja los ítems de relación de formatos y
control de cambios para las futuras actualizaciones que se le realicen al protocolo.
54
El protocolo se podrá visualizar en el Anexo digital 13. Protocolo trámite de incapacidades
y licencias Clínica Central O.H.L LTDA.
9.7. Diseño de estrategias para fortalecer el proceso de desarrollo de la Clínica Central
O.H.L LTDA.
En esta última actividad se realizó el diseño del plan de mejora de capacitaciones para el
año 2021, este plan de mejora surgió de las situaciones percibidas y descritas en el apartado
9.4 de este informe, en el cual se evidenció el desinterés de trabajadores por asistir a las
capacitaciones, en especial las que no son obligatorias. Para la realización de este plan de
mejora se indagó con el asistente de talento humano acerca de que estrategias se podrían
tener en cuenta para incluirlas en este plan, después de recibir la retroalimentación se siguió
con el diseño del plan de mejora.
Este plan de mejora se basó en objetivos, los cuales se establecieron teniendo una fecha de
inicio y fecha límite para su ejecución, de igual forma, hay un campo para describir la
situación inicial de ese aspecto tratado en el objetivo, con el fin de contextualizar la
situación y poder mostrar lo que se quiere mejorar. También tiene un ítem de acciones para
poder lograr este objetivo las cuales también tiene una fecha de inicio y responsables que
serán los líderes de procesos. Por último, se tiene un campo de seguimiento, el cual tiene
como finalidad determinar las fechas en las cuales se debe revisar cómo va el objetivo y las
acciones, la parte de comentarios se dispuso para la realización de indicaciones encontradas
o recomendaciones.
55
Cuando se planeó los objetivos que iban a ir incluidos en este plan de mejora se pensó
principalmente en incentivar a los trabajadores para que se interesaran en los temas de las
capacitaciones y ante todo que asistieran. Por tal motivo los objetivos que se enunciaron en
el plan de mejora van encaminados apoyar el área de desarrollo de la clínica. Estos
objetivos fueron:
- Incentivar la asistencia a las capacitaciones de carácter no obligatorio del personal
interesado.
- Desarrollar capacitaciones que ayuden a incrementar el valor agregado en el desempeño
de los trabajadores.
- Realizar capacitaciones mensuales con temáticas acerca del Área de Talento Humano.
Teniendo en cuenta estos 3 objetivos se elaboró el plan de mejora de las capacitaciones y de
los cuales se desprendieron acciones para llegar al cumplimento de los mismos. El plan de
mejora se puede evidenciar en el Anexo digital 14. Formato Plan de mejora Capacitaciones
2021.
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10. APORTES A LA CLINICA CENTRAL O.H.L
Después de haber cumplidos con los objetivos y descrito cada una de las actividades
desarrolladas, se procede a señalar los aportes que se dejaron a la Clínica Central O.H.L
LTDA. Estos aportes se relacionan a continuación:
- Anexo digital 11. Lista de chequeo de historias laborales; con esta lista de chequeo se
ayudó a la revisión minuciosa de la documentación requerida por el área de talento
humano a los trabajadores, dicha documentación es imprescindible que se encuentre en
las historias laborales de cada trabajador y para efectos de auditorías o cualquier otro
tramite debe permanecer en estas historias. Por tal motivo, esta lista de chequeo resultó
ser una herramienta eficiente al momento de constatar la existencia de las mismas.
- Anexo digital 12. Formato recepción de incapacidades y licencias; con este formato se
ayudó a crear una conciencia de orden con respecto a la documentación presentada al
área de talento humano cuando el trabajador llevaba la incapacidad y licencias y los
demás soportes, con este formato se ayudó al encargado de tramitar estas incapacidades
y licencias, debido que, la información la podrá encontrar directamente en el formato
sin necesidad de irse a los demás soportes. De igual forma, este formato ayuda a seguir
con el protocolo de trámites de incapacidad y licencias.
- Anexo digital 13. Protocolo trámite de incapacidades y licencias Clínica Central O.H.L
LTDA; este formato potencializó el proceso de mantenimiento en el área de talento
humano de la clínica, debido que, agilizó el trámite de reconocimiento de las
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incapacidades y licencias de los trabajadores. De igual forma, sirvió para crear en los
trabajadores una cultura de orden y del deber ser al momento de diligenciar y adjuntar
toda la documentación pertinente tal y como lo estipula el protocolo.
- Anexo digital 14. Formato Plan de mejora Capacitaciones 2021; este formato de plan
de mejora significo un base de apoyo para el proceso de desarrollo en el área de talento
humano, debido que, mediante este se tuvieron en cuenta los objetivos y acciones ahí
descritas para la planeación de planes de capacitaciones que se ejecutaran el próximo
año. Este aporte también ayudó a darles más participación a los trabajadores al
momento de recomendar algunos temas de capacitaciones.
Por otro lado, se aportó a la clínica a los procesos de bienestar y desarrollo del área de
talento humano mediante el apoyo y coordinación de capacitaciones junto con otros líderes
de procesos, también se apoyó en diversas actividades de bienestar laboral, como novena
navideña, capacitaciones al personal asistencial y capacitaciones de reinducción al personal
asistencial y administrativo, estos aportes se pueden evidenciar en la parte de Anexos de
este informe (Ver Anexo 1. Evidencias Capacitaciones Clínica Central O.H.L LTDA, Pág.
63).
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11. CONCLUSIONES
Con la realización de este proyecto se buscó en primer lugar estructurar el formato para
registrar las hojas de vidas de los trabajadores para auditar desde el momento que llega la
hoja de vida del trabajador al Área de Talento Humano. Por otro lado reducir las
devoluciones de las incapacidades por parte de la EPS lo cual en muchas oportunidades
representa pérdidas de dinero por parte del empleador, de igual forma reducir los tiempos
de los tramites del cobro de las incapacidades las cuales cuando no presentan los soportes
requeridos por parte de la EPS son devueltas y esto ocasiona disponer de una nueva gestión
al momento de volver a cobrarla, de igual forma tener los soportes correspondientes al
tratamiento que se le da a las incapacidades en la clínica por ende esto ayudara a tener un
respaldo por parte del empleador en caso que se presenten inconvenientes al momento del
cobro de las incapacidades. Todo esto se ha mejorado mediante la creación del protocolo
para el trámite de incapacidades y licencias.
Se logró integrar al procedimiento de cobro de incapacidades, el reconocimiento de
licencias de maternidad y paternidad, mediante este protocolo los trabajadores crearan una
cultura de suministrar toda la información necesaria por parte del empleador al momento de
recibir la solicitud de incapacidad y licencia. Esto ayudara al área de talento humano a dar
una mayor respuesta en cuanto al proceso de la incapacidad y licencia.
Por último se fortaleció al subproceso de capacitaciones por medio de la creación del
formato plan de mejora de capacitaciones 2021, que estipula ciertos lineamientos que
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establecen una ruta para incrementar el interés e incentivar a los trabajadores por las
capacitaciones.
12. RECOMENDACIONES
El área de Talento Humano en la Clínica Central O.H.L ha venido siendo un área
coordinada y con un nivel de liderazgo destacable, a futuro es recomendable que
implemente más actividades de bienestar laboral para fortalecer el clima organizacional, de
igual forma deberá digitalizar información contenida en AZ de años anteriores y que están
ocupando espacio en la oficina de archivo de Talento Humano, de igual forma esta
digitalización facilitara la búsqueda de documentos e historias laboral de una manera más
rápida.
Por otro lado, desde el esta área se debe liderar el proceso de capacitaciones que ayuden a
despertar habilidades nuevas en los trabajadores y de la misma forma ayuden al crecimiento
de la institución, estas capacitaciones deben ser constantes y más seguidas. De igual forma
mediante estas capacitaciones se debe fomentar el conocimiento del entorno familiar del
trabajador para lograr entender situaciones de su accionar en la institución.
De igual forma, esta área puede contribuir a la calidad de vida de las familias de los
empleados; conocer a través de un profesional especializado, el ambiente psicosocial de los
60
empleados y sus familias. De esta forma diseñar estrategias tendientes a contribuir en la
medida de las posibilidades a mejorar las condiciones de vida.
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14. ANEXOS
Anexo 1. Evidencias Capacitaciones Clínica Central O.H.L LTDA.
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![Estrategias Mejora Gestixn Aula j.vaello[1]](https://static.fdocuments.mx/doc/165x107/557201e44979599169a28e7f/estrategias-mejora-gestixn-aula-jvaello1.jpg)
