ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES

De acuerdo con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, la comunicación tiene como propósito garantizar un adecuado como la información externa, esto es, aquella que le permite una interacción con los ciudadanos, lo que requiere contar con canales de comunicación acordes con las capacidades organizacionales y con lo previsto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información. El ejercicio de esta comunicación asegura el derecho ciudadano a estar informado sobre las actuaciones de las entidades públicas, apoya la construcción de visión compartida, mejora las relaciones de una entidad con sus grupos de interés y facilita el cumplimiento de sus objetivos institucionales. Asimismo, contribuye a la generación de espacios de participación que permiten a los ciudadanos el acceso a los bienes y servicios públicos, a la información, comunicación y a la gestión realizada por las entidades del Estado.

El Instituto Geográfico Agustín Codazzi requiere una gestión estratégica de sus comunicaciones orientadas a posicionarlo como una institución que genera valor constante y que contribuye al desarrollo del país. Esto demanda una gestión proactiva que le permita a la entidad ser oportuna y asertiva en sus comunicaciones. Para la entidad, la comunicación es un medio para que los colaboradores encaminen sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos institucionales La Estrategia de Comunicaciones que a continuación se presenta, establece las reglas de juego que en esta materia regirán a todos los colaboradores y es el referente para el manejo de las comunicaciones externas e internas con base en lo estipulado en el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, pacto por la equidad” y en el Plan Estratégico Institucional del IGAC 2019-2022.

1. Objetivo general: Difundir y socializar entre todos los grupos de interés del IGAC, la gestión desarrollada por la entidad, en el marco de lo establecido en el

Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 y en lo relacionado con sus funciones, misión y gestión institucional.

1.2 Objetivos específicos: 1. Construir e implementar una estrategia

de comunicación y reputación dirigida a fortalecer la gestión del IGAC ante sus principales grupos de interés, como la autoridad catastral, geográfica, cartográfica y agrológica del país; al igual que promover y legitimar aún más sus acciones como una institución viable, sostenible, transparente, comprometida y de la mayor importancia para el país.

2. Divulgar y sensibilizar a los medios de comunicación y demás grupos de interés sobre la necesidad, bondades y beneficios que representa para el país la misión y gestiones de una entidad como el IGAC.

3. Elevar el perfil mediático de la entidad en los órdenes nacional, regional y local a partir de ante los medios comunicación.

4. Mitigar los riesgos reputacionales derivados de las campañas informativas en contra de la institución, actuando de forma proactiva para evitar que se atenten, vulneren o afecten los intereses, compromisos y desarrollo de la misión de la entidad.

5. Proponer acciones, en materia comunicacional y de relacionamiento, que permitan enfrentar y superar situaciones de riesgo o crisis que atenten contra el normal desarrollo de la misión de la entidad.

6. Fortalecer lazos con los medios de comunicación a través de una relación cercana y fluida propiciando información de calidad.

7. Crear actividades de relacionamiento académico las cuales generen un valor agregado a los periodistas, con el fin de que estos se fidelicen a través de un compromiso sólido con el IGAC.

8. Trabajar en equipo con aliados estratégicos y terceros validadores que permitan legitimar ante la opinión pública nacional los mensajes estratégicos de la entidad.

9. Desarrollar actividades de posicionamiento a través de las redes sociales y monitorear posibles escenarios de riesgo reputacional.

2. Público objetivo

Medios de Comunicación

Academia – Universidades –Organismos internacionales

Órganos de vigilancia y control

Congreso de la República - Cortes

Gobiernos nacional y localesentidades comprometidas

Funcionarios IGAC

Comunidad. Gremios. AsociacionesLíderes de Opinión - Validadores

1) CONSTRUCCIÓN DE LA ESTRATEGIA

3) RELACIONAMIENTO Y PEDAGOGÍACONMEDIOS Y GRUPOS DE INTERÉS.

COMUNICACIÓN INTERNA4) SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS

2) FORMACIÓN Y ENTRENAMIENTODE VOCEROS

5) ESTRATEGIA REDES SOCIALES

3. Mapa Estratégico de Gestión

3.1. Construcción de la estrategia

En esta fase de diseño de estrategia y definición de mensajes el líder de comunicaciones y los directivos del IGAC realizarán una sesión estratégica para identificar y definir el foco de la estrategia de comunicación, sensibilización y posicionamiento. Se ejecutará mediante la metodología de construcción en equipo por variables y atributos de reputación. Se identificarán y visualizarán los escenarios de riesgo 2019 -2022 que pueden afectar la reputación del IGAC como las Intervenciones de los gobiernos nacional y local sobre la misión y gestiones del IGAC; la coyuntura política; proyectos de ley y debates de control políticos realizados en el Congreso de la República; las acciones de compañía de seguridad extranjeras; y las críticas de medios al IGAC o al sector. El líder junto con el equipo de comunicaciones construirá, con base en la información que se consolide, los mensajes y la estrategia a ejecutar de acuerdo con la prioridad temática. Este material será sometido a la validación de la Dirección General y demás directivos designados. El líder propondrá a la Dirección General y a su grupo directivo la construcción y posicionamiento de los mensajes clave con los cuales se buscará generar sinergia informativa entre los grupos de interés sobre

los impactos de temas sensibles que garanticen o comprometan el éxito de la gestión. 3.2. Formación y entrenamiento de voceros

Es una capacitación fundamental para entender el manejo que los medios de comunicación le dan a la información relacionada con el IGAC, los intereses de los medios y periodistas, entre otros temas. Sirve para saber entregar de una manera clara y concisa los mensajes clave que queremos posicionar en la mente de nuestros grupos de interés, teniendo en cuenta los medios utilizados. Es clave que los voceros y el grupo directivo de la entidad puedan tener un desempeño idóneo y asertivo ante la prensa y los grupos de interés, en especial cuando se trate de posicionar mensajes clave, promover o defender la entidad. Objetivos

1. Identificar las fortalezas y oportunidades de los voceros.

2. Entrenar a los voceros para que tengan un buen desempeño en la comunicación de los mensajes clave ante la prensa, radio, televisión, Internet y otros grupos de interés.

3. Entrenar cada vez que se requiera a los voceros en el manejo de temas de crisis o previo a presentaciones ante los medios de comunicación.

4. Generar habilidades de comunicación mediática con técnicas efectivas que faciliten la relación con los medios locales, regionales y líderes de opinión.

3.3. relacionamiento y pedagogía con medios y grupos de interés.

Aunque el IGAC tenga relación con algunos medios de comunicación, es importante ampliar y fortalecer esta relación a partir de la formación académica y la información valiosa que esperan los medios.

Es una actividad que puede desarrollarse a nivel nacional o regional para generar información que contenga un valor agregado para la prensa.

Objetivos

a. Brindar, transferir conocimiento y formar a los periodistas que cubren el IGAC sobre la misión, acciones y principales gestiones del IGAC: catastro, agrología, geografía, cartografía, geodesia, sistemas de información geográfica y análisis espacial, entre otras. Acciones orientadas a generar sinergia informativa y que los periodistas se fidelicen a través de un compromiso sólido.

b. Generar una presencia pro-activa de los voceros en los medios de comunicación a partir de mensajes positivos de gestión sobre las características positivas y beneficios que para el país y los colombianos significa la existencia y gestiones del IGAC.

c. Fortalecer lazos con los medios de comunicación a través de una relación

cercana y fluida propiciando información que sea útil para el trabajo mediático. 3.3.1 Comunicación interna

Objetivos

a. Promover y consolidar una Comunicación Interna 2.0 que permita brindar y asegurar un amplio intercambio y acceso a la información a todos los colaboradores sobre la misión, situación real y gestiones de la entidad.

b. Estimular y facilitar a los colaboradores de la entidad la generación y divulgación de contenidos.

c. Reconocer y promover el conocimiento de los funcionarios, su trayectoria y experiencia al servicio de la institución.

d. Apoyar la divulgación de buenas prácticas, responsabilidad organizacional, lucha contra la corrupción y el fortalecimiento de la identidad institucional.

e. Promover y fortalecer el trabajo colaborativo a través de las diferentes herramientas y canales de comunicación existentes en la entidad.

f. Elaborar campañas, mensajes, discursos y noticias enfocadas en los servidores públicos del IGAC.

g. Apoyar las actividades del Plan de Bienestar de la Entidad.

3.4. SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS

MONITOREO DIARIO DE MEDIOS

Para evaluar la presencia de noticias sobre el IGAC en los medios se adopta el monitoreo, importante herramienta de análisis que se presenta en informes mensuales y extraordinarios, cuando así se requiera.

Este monitoreo cumple las siguientes funciones:

• Tener un sistema de evaluación del flujo de información publicada (no publicitaria) difundida por el IGAC o medios de comunicación, que permite cifrar de forma objetiva los resultados de las acciones de comunicación con medios.

• Realizar un seguimiento diario de la información publicada para analizar de forma cuantitativa y cualitativa las publicaciones en los medios de comunicación. Incluye: prensa, medios electrónicos, radio, televisión, alternativos y especializados.

3.5. Estrategia de redes

Objetivos

a. Conectar, interactuar y generar un vínculo de cercanía con los grupos de interés que hacen uso de estos canales.

b. Planear, diseñar e implementar iniciativas de posicionamiento en medios digitales como: Internet, Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, YouTube y blogs, entre otros.

c. Estructurar un plan de acción virtual que permita un posicionamiento de los atributos de reputación.

d. Determinar los flujos de comunicación que permitan identificar oportunidades de posicionar de manera positiva en las redes sociales a la entidad a partir de iniciativas de campaña.

e. Desarrollo de contenidos de impacto que apalanquen la reputación del IGAC en Internet.

f. Generar flujos de comunicación viral en las redes sociales objetivo.

Concepto como estrategia clave en redes sociales

Es necesario crear un concepto general de forma alineada con la estrategia de comunicaciones de la entidad, con el que se trabajará durante un periodo determinado de tiempo. A partir de este concepto, se desarrollarán mensajes y contenidos multimedia de manera frecuente aprovechando coyunturas o situaciones.

De manera alterna con los mensajes del concepto, se podrán compartir contenidos informativos de la entidad como convocatorias laborales, concursos de méritos, normas, entre otros.

ComunidadUsuarios

Medios de comunicación

FuncionariosIGAC

Congreso de la República - Cortes

AcademiaUniversidades

Órganos de vigilancia y control

GremiosAsociaciones

Gobiernos nacional y localesentidades comprometidas

Organismos internacionales

Gráfico No 1. Estrategia de comunicación en redes sociales

Fuente: Proceso Gestión de Comunicaciones y Mercadeo. IGAC, 2019.

La estrategia de redes sociales debe ser dirigida principalmente a la comunidad y sus usuarios. La razón es que plataformas como Facebook y Twitter fueron diseñadas para transmitir mensajes a grandes masas a las que la entidad se debe.

Branding: Dar a conocer la actualidad del IGAC mendiante todas las acciones online y la planificación de publicidad de las publicaciones en redes sociales.

Aumentar comunidad online: Ofrecer contenido de interés y valor para incrementar la comunidad de seguidores en redes sociales.

- Nuevas publicaciones físicas o digitales

- Acciones de carácter nacional.

Vender a través RRSS: Promocionar los productos o servicios de la marca para convertir fans en seguidores y consumidores.

3.6 Seguimiento de la Estrategia de Comunicaciones

• Presentar de forma periódica un informe escrito sobre la forma como se están ejecutando las acciones: documentos construidos para la gestión, análisis cualitativos sobre la estrategia, el relacionamiento con los medios de comunicación, indicadores de gestión y evaluación de la implementación de los mensajes estratégicos.

3.6.1 Indicadores

PRODUCTO FORMULA INDICADOR

1. Estrategia de Comunicaciones implementada.

Documento estrategia de comunicaciones

2. Campañas de comunicación realizadas.

Número de interacciones de usuarios / número de campañas realizadas (X100)

3. Aparición en medios de comunicación nacionales y locales

Número de apariciones en medios / número de comunicados divulgados (X100)

4. Actividades de comunicación interna realizadas.

Número de participación de funcionarios y contratistas / número de actividades de comunicación realizadas (X100)