Bogotá D.C., Junio 24 de 2016

ESTIMADOS CLIENTES

REF.: Presentación Aplicación presentación VGM – NYK Line.

Apreciados clientes, La Organización Internacional Maritima (OMI) adopto la enmienda para la Seguridad de la Vida en el Mar, Safety of Life at Sea (SOLAS), Capítulo VI Regulación 2 – Información de la carga respecto a la verificación obligatoria del peso bruto de un contenedor con carga, así como de los lineamientos asociados publicados en MSC.1 / Circ. 1475. A partir del 1ro. de Julio de 2016, se requiere que todos los contenedores embarcados, tengan el peso bruto verificado (VGM) declarado por los exportadores (Shippers).

¿Qué significa proporcionar el peso bruto verificado de un contenedor(VGM)? El VGM es el peso bruto de la carga certificada (incluyendo el peso de todo el material de embalaje y material de relleno) más la tara del contenedor. Hay dos métodos para que el exportador calcule el VGM: Método 1: Se pesa el contenedor lleno y sellado en una báscula certificada. Método 2: Cálculo de la VGM mediante el uso del peso de la carga verificado (Báscula certificada) incluyendo los materiales de embalaje más la tara del contenedor.

¿Quién es el responsable de suministrar el VGM? La regulación SOLAS estipula que el exportador es el responsable de suministrar el VGM a las partes involucradas en el embarque (Terminal y Línea Naviera). No hay requerimiento alguno pata que el terminal o la línea naviera, verifiquen o certifiquen el VGM de la carga. La línea naviera no es responsable de verificar el método correcto de certificación del VGM suministrado por el exportador. Bajo la regulación SOLAS el exportador nombrado en el conocimiento de embarque (B/L) es la parte responsable de suministrar el VGM al terminal y la línea naviera.

NYK no aceptará ningún costo relacionado con el pesaje de los contenedores o la carga, a no ser que sea expresamente solicitado por NYK.

¿Qué información se requiere por parte del exportador? Para suscribir la información del VGM a la Línea Naviera NYK, se requiere de la siguiente información como mínimo: Numero de booking, número de contenedor, VGM (Peso verificado), Fecha, Nombre (Persona autorizada por el exportado para suministrar la información)

¿Cuál es la fecha de implementación? La información del VGM es requerido para todas las cargas embarcadas a partir del 1ro. de Julio de 2016. La reciente circular de la OMI aclaró como se debe manejar las cargas de transbordo así:

i. Para carga de transbordo embarcada en puerto de origen antes del 1ro. de Julio no se requiere el VGM.

ii. Para carga de transbordo embarcada en puerto de origen después del 1ro. de Julio si se requiere el VGM.

La circular de la OMI también advierte que las autoridades nacionales deben adoptar, un enfoque práctico y pragmático cuando se verifique el cumplimiento durante los primeros 3 meses, permitiendo a los involucrados en el proceso, afinar sus procedimientos si es necesario para documentar, comunicar y compartir la información relacionada con la implementación del VGM. Como tal las nuevas regulaciones entran en vigor el 1ro. de Julio de 2016, NYK tiene la intención de trabajar en la implementación a partir del 1ro. de Julio.

¿Cuándo es requerido el VGM? El VGM es requerido antes de cualquier embarque de contenedores. No se realizará el embarque de carga en el buque si no se ha suministrado el certificado del VGM. El cut off para el caso de Colombia es el cierre documental de cada servicio por puerto (CTG / BUN / SMR)

¿Cómo obtiene el exportador la información de la Tara del Contenedor por parte de NYK?

NYK Line ha creado la solución eComm en su web site, en donde los clientes podrían obtener la información de la tara del contenedor.

¿Cómo suministra el exportador el VGM a NYK? A través de la solución eComm el cliente podrá ingresar / crear un usuario para su ingreso al portal, en donde podrán contar con herramientas como la interface de la información masiva a través de Excel. Esta herramienta estará disponible a partir de la 3ra. Semana de Junio de 2016. NYK también está revisando la suscripción del VGM a través de portales como INTTRA, CargoSmart y GTNexus.

¿Cómo suministra NYK la información del VGM a los Terminales y los Operadores del Buque?

Una vez el exportador ingresa la información del VGM a nuestro portal eComm, la información será procesada y enviada al Terminal para la planeación del buque. En el caso de SPRBUN y Tcbuen, NYK transmitirá la información via interfase al Terminal. En el caso de SPRCTG y Contecar, el Terminal enviará la información del VGM suministrado por sus básculas, vía interface al sistema de NYK. En cualquiera de los dos casos, una vez sea canalizada la información del VGM en nuestro portal eComm, estos datos se reflejarán en nuestro sistema de documentación para la elaboración del B /L.

¿Por qué es necesario el VGM? Es una regulación global por parte de la OMI, en donde se pretende evitar accidentes por mal estiba del buque. El VGM es utilizado para planear una estiba segura del buque.

¿Qué pasa si el VGM no es suministrado? La carga no será embarcada. Es posible que algunos terminales no acepten el ingreso de la carga sin el VGM. Todos los costos asociados con el repesaje serán por cuenta del exportador. Los procesos internos de NYK estarán fijados para configurar la suscripción del VGM en nuestro portal eComm. Se realizará una verificación antes de la transmisión al terminal. Si el VGM no es suministrado antes de la interface, el sistema alertará al Terminal de no embarcar la carga hasta que se tenga confirmación del VGM. En muchos casos el terminal no embarcara la carga al buque si el VGM no ha sido suministrado.

Presentación eComm (VGM)

1.1 Antecedentes

A partir del 1ro. de julio de 2016, se requiere que todos los contenedores

cargados tengan la Verificación del Peso Bruto (VGM = Verified Gross Mass)

declarada por los exportadores. VGM se requiere antes de cualquier envío

embarque de contenedores. La carga no será embarcada en el buque a menos

que la VGM certificada haya sido facilitada por el exportador. Sin VGM = sin

embarque!

NYK ha creado una función en la página web, en donde los exportadores podrán

iniciar sesión y enviar el VGM.

Los exportadores pueden presentar ya el VGM (Método 1), o a través de la

verificación del peso de la carga (que incluye los materiales de embalaje)

(Método 2) para que el sistema calcule la VGM mediante la adición de tara del

contenedor.

Para acceder a esta función, los exportadores deberán iniciar sesión en http://www.nykline.com con un ID de usuario y la contraseña existente. Si el exportador no tiene un ID de usuario y contraseña, debe registrarse a través de la opción SIGN UP.

1.2 Introducción de Número de VGM

“VGM Number Input” permite a los exportadores, verificar la Tara, el peso máximo de carga, y el cut-off para presentar el VGM, en caso de ser un número válido de contenedor o al ingresar un número de booking.

Tara = Peso del contenedor vacío.

Máximo peso = Máximo peso de la carga permitida dentro del contenedor.

Un mensaje de dialogo se abrirá para informarle si se ha ingresado un número de contenedor válido ó un numero de booking.

Sobre la base de tener un contenedor o número de booking correcto, el exportador podrá

ingresar el VGM o el peso de la carga usando el método 1 o el método 2

1.2.1 Método 1

Si el exportador usa el método 1 – Pesaje el contenedor lleno y sellado en una báscula

camionera certificada. Se debe seleccionar el VGM en la columna del tipo de pesaje y

seleccione en la opción de Peso (Weight) de KGS or LBS como la unidad de medida. Si

es seleccionada la opción de libras, el sistema automáticamente convertirá la

información en KGS para la opción de peso y se cargará en nuestro sistema.

Es importante ingresar en letras mayúsculas (Hasta 50 letras), el nombre de la persona

responsable por parte del exportador para la emisión del VGM. Se debe seleccionar la casilla

de Subsc. y en la casilla de eMail Notification se debe ingresar su correo electrónico, en

caso de que usted requiera recibir el conocimiento de esta información a través de email

después de haber suscrito el VGM.

Una vez esté listo para inscribir el VGM, es importante hacer click en el botón SAVE después de hacer click, en el botón CONFIRM.

Si no es ingresado el VGM / Cargo Weight, se desplegarán unos mensajes indicando que la información es mandatoria.

Un cuadro de dialogo se abrirá si el VGM que usted ha ingresado, excede el peso de la Tara y el Máximo Peso permitido (Max Payload)

Si el VGM <= Peso Tara + Máximo Peso (Max Payload), entonces el VGM puede ser presentado.

Si el VGM > Peso Tara + Máximo Peso (Max Payload), entonces el VGM no podrá ser presentado.

1.2.2 Método 2

Si el exportador utiliza el Método 2 – Se debe seleccionar el peso de la carga (Cargo

Weight) en la opción de Weight Type, se debe seleccionar el tipo de Unidad (KGS –

LBS) y finalmente se debe ingresar el Peso verificado de la carga (incluyendo materiales

de empaque). Si es seleccionada la opción de libras, el sistema automáticamente

convertirá la información en KGS para la opción de peso y se cargará en nuestro

sistema.

El VGM será calculado adicionando el peso de la tara del contenedor.

Es importante ingresar en letras mayúsculas (Hasta 50 letras), el nombre de la persona

responsable por parte del exportador para la emisión del VGM. Se debe seleccionar la casilla

de Subsc. y en la casilla de eMail Notification se debe ingresar su correo electrónico, en

caso de que usted requiera recibir el conocimiento de esta información a través de email

después de haber suscrito el VGM.

Una vez esté listo para inscribir el VGM, es importante hacer click en el botón SAVE después

de hacer click, en el botón CONFIRM.

Si no es ingresado el VGM / Cargo Weight, se desplegarán unos mensajes indicando que la información es mandatoria.

Un cuadro de dialogo se abrirá si el Peso de la Carga que usted ha ingresado, excede el Máximo Peso permitido (Max Payload)

Si el Peso de la Carga <= Máximo Peso (Max Payload), entonces puede ser suscrito en el sistema y el sistema calculará el VGM adicionando el Peso de la Tara.

Si el Peso de la Carga > Máximo Peso (Max Payload), entonces no podrá ser suscrito y no se calculará el VGM.

1.2.3 Uso de Excel para suscripción masiva de información.

“VGM Number Input” permite a los exportadores ingresar el VGM de múltiples contenedores ó bookings usando excel.

1) Hacer click en el botón Download button para descargar la plantilla en Excel.

2) Diligencie los números de contenedor, números de bookings tipo de VGM (Método), Peso, y Firma de la persona designada por el exportador y guarde el archivo en su disco duro. Por favor asegúrese de mantener los títulos visibles y no corrija, elimine o agregue columnas, de lo contrario el proceso de cargue de información no resultará.

3) Hacer click en el botón Upload, para cargar el archivo guardado en el Disco Duro

buscando el archivo a través del botón Find. Seleccione el archivo en su Disco Duro y hacer click en Ok.

1.3 Búsqueda del VGM

La opción de búsqueda del VGM le permite buscar el historial de los VGMs suscritos

ingresando el número de contenedor o número de booking. Si el número de booking es

señalado aparecerán los contenedores asignados a la reserva en caso de ser múltiples

unidades.

Para ver los detalles del número de contenedor o el número del bookings por favor realice los siguiente:

1) Resalte el elemento de la fila haciendo clic en él.

2) Hacer click en el botón History.

La información histórica de VGM´s se muestra con números de secuencia ascendente.

Ejemplo: Sec 1 a SEQ 6.

Sec 1 muestra la transacción histórica más temprana mientras que la última transacción es ss 6.

Action = I se refiere a la entrada de VGM / peso de la carga

Action = R se refiere a la recuperación de la VGM / peso de la carga introducido previamente

Ejemplo: Sec 1 se completó el 06/06/2016 15:15 por SGTANGE1 ID de usuario. Usuario presentó VGM (Método 1) con un peso de 30,000KGS número de contenedor para TCNU6453822 y firmado por FREDDYFOK.

Sin embargo, en 06/06/2016 15:16, un minuto más tarde, en función de una mayor secuencia (Sec 2) muestra que el firmante FREDDYFOK, SGTANGE1 ID de usuario, cambió la presentación del VGM (Método 1) a la opción de Peso de la carga (Método 2) con un peso de 28,690KGS.

1.4 Recuperación del Peso de la Tara

Los exportadores podrán obtener el peso de tara, mediante la consulta en línea a través http://www.nykline.com directamente sin la necesidad de iniciar sesión. Alternativamente, el peso de tara se puede encontrar en la puerta del contenedor. Vamos a proporcionar más información sobre la consulta de la tara del contenedor en nuestra próxima versión online.

Cordialmente

Camilo Andrés González Bejarano Supervisor de Operaciones Transportes Navieros de Colombia Ltda. Como Agentes Comerciales de NYK LINE