“ANALISIS Y PROPUESTA PARA UN DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN DE

INVENTARIOS A LA EMPRESA FERPLASTICOS S.A.”

ANTEPROYECTO DE TRABAJO DE GRADO

Profesor : JIMMY GILBERTO DAVILA

ANDRES PEÑA

CRISTHIAN HERNANDEZ

24/MAY/2010

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UNIVERSIDAD DEL VALLE – SEDE PALMIRAFACULTAD DE INGENIERÍA

ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y ESTADÍSTICA

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN............................................................................3

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.......................................6

2. OBJETIVOS..............................................................................8

2.1 OBJETIVO GENERAL.....................................................8

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS............................................8

3. JUSTIFICACIÓN.....................................................................10

4. MARCO TEORICO.................................................................12

5. ESTADO DEL ARTE................................................................15

6. METODOLOGIA.......................................................................17

7. CRONOGRAMA.....................................................................20

8. BIBLIOGRAFÍA.......................................................................22

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INTRODUCCIÓN

A raíz de la competitividad y la productividad mundial, de las cambiantes

exigencias de los distintos clientes, de los diferentes proveedores de una

empresa y su diferente localización, ha trascendido la importancia de una

buena definición, integración y gestión la cadena de abastecimiento de las

empresas y de la logística de las mismas; es más, existe un ánimo constante

por hacer de este conjunto de actividades secuenciales, una serie de

procesos que se articulen técnica y económicamente desde que se inicia con

la entrada de insumos de los proveedores, el proceso de producción de un

producto hasta que se comercializa, haciendo que en ella intervengan no

solo el flujo de bienes y servicios sino el flujo de información relacionada con

cada uno de los agentes que intervienen en el proceso.

Es así como la logística al interior de una empresa debe preocuparse por

crear un nexo entre los componentes de la cadena de abastecimiento,

primordialmente con los proveedores y clientes de la compañía. Para

satisfacer las necesidades, tanto de la planta de producción como de los

clientes, es necesario tener en cuenta variables como un buen sistema de

inventarios, donde se involucren inventarios de seguridad y sobre todo

buenas condiciones de almacenamiento (centro de distribución), es decir, el

espacio necesario para mantener inventarios en las mejores condiciones,

que mantengan la calidad del producto. Tener un buen programa de

almacenamiento conlleva a obtener una reducción en los costos, un ahorro

de tiempo y una consiguiente mejora en el servicio.

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Para entrar a indagar este problema en una empresa real, con datos reales

se ha escogido una empresa ubicada en la ciudad de Yumbo denominada

FERPLASTICOS S.A., empresa encargada de la fabricación y distribución de

empaques flexibles. En esta mediana empresa del sector, se encontró que el

proceso de inventarios y las actividades de recepción y almacenamiento,

estaban dictaminadas por el razonamiento y experiencia de cada uno de los

trabajadores, sin estudiarse mejoras o normalizaciones en los sistemas de

inventarios para la materia prima. Al no tener en cuenta el anterior aspecto,

se está incurriendo en altos costos de almacenamiento y mala utilización del

espacio físico al interior de la planta incidiendo de manera negativa en las

ganancias y utilidades de la compañía FERPLASTICOS S.A.

De esta manera se pretende dar una propuesta de solución a la empresa

citada con anterioridad, para que encuentre una mejor Política de inventarios

y una mejor forma de almacenamiento al interior de la planta. Todo esto a

través de una metodología de identificación, recolección y análisis de

información en la empresa, por medio de visitas constantes en donde se

entrevistará a diversos empleados de la compañía, con el fin de recoger toda

la información que permita el desarrollo de un modelo de simulación de

inventarios y el manejo de sus insumos, ambos de una manera adecuada,

para luego determinar una óptima política de inventarios, que podrá ser

evaluada para demostrar los beneficios que podrá obtener dicha empresa de

la propuesta de mejora.

El trabajo realizado es un proyecto de investigación industrial aplicado,

titulado: “Diseño de un modelo de gestión de inventarios para la organización

FERPLASTICOS S.A.”. El objetivo principal de esta investigación se centra

en el diseño de una mejor política de inventario de insumos que permita

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mejorar las condiciones actuales de administración de inventarios,

estableciendo las cantidades de los productos que deben mantenerse en

stock, minimizando los costos totales y permitiendo aumentar la rentabilidad

de la empresa, satisfaciendo a su vez, las necesidades del cliente.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad muchas empresas no tienen una caracterización detallada

de la cadena de abastecimiento y en las que existe cierto grado de definición,

se puede encontrar gran variedad de contrariedades que conllevan a

diferentes problemas como sobrecostos, inconformidad y pérdida de clientes

y bajos niveles de utilidad. Esta situación se puede ver reflejada con mayor

frecuencia en empresas medianas y pequeñas en donde existe la creencia

que sólo las empresas con grandes volúmenes de producción son las que

deben “formalizar” esta situación.

Esta falta de definición y problemática de sistemas de inventarios y de

almacenamiento se puede encontrar en una mediana empresa de tradición

en la ciudad, denominada FERPLASTICOS S.A., ésta empresa distribuye

sus productos a diferentes municipios del Valle y a nivel nacional. Además de

realizar el proceso de importación de su materia prima.

La falta de un adecuado sistema de inventarios hace que la empresa en

mención tenga diversas dificultades, que tienen una repercusión directa en

sus procesos, su aprovisionamiento, su almacenamiento, elevaciones de sus

costos de operación, todo esto conlleva a que sus utilidades indistintamente

se vean afectadas.

Para profundizar en las causas y efectos que generan el problema de un

inadecuado sistema de inventarios, se debe mencionar las cuatro causas

principales que son:

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Inadecuada distribución del producto en proceso y producto

terminado: Sus efectos se ven reflejados en una inadecuada

utilización del espacio físico de la bodega y los elevados costos de

almacenamiento en que se pueden incurrir.

Inexistencia de programación en los trabajos: Genera efectos como,

fallas en la sincronía entre el departamento de producción y el de

despacho; y por último retrasos en la entrega al cliente que se ve

reflejado en los indicadores de quejas y reclamos e incumplimientos.

Falta de gestiones estratégicas que tienen como efecto directo la

inexistencia de directrices apropiadas que lideren todas las

actividades de la empresa, inexistente control de inventarios y poco

uso de sistemas y herramientas cuantitativas.

Todos estos elementos mencionados hacen necesario que se dé un

adecuado “DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS EN

LA EMPRESA FERPLASTICOS S.A.” tema a desarrollar en la continuación

de este trabajo.

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2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Realizar una revisión y diseñar una propuesta de mejora a la Política de

inventarios de materia prima, que permita establecer las cantidades óptimas

de los productos que deben mantenerse en stock, minimizando los costos

totales y permitiendo aumentar la rentabilidad de la empresa, satisfaciendo a

su vez, las necesidades del cliente.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

A partir de la estipulación de un método de pronostico,

identificar los patrones de demanda que permita plantear una

posible política de pedido.

Diseñar un esquema de la cadena de suministro de la empresa,

que permita observar el flujo de bienes y de información.

Analizar las posibles causas por las cuales no se ha estipulado

una política de inventarios (costo, tiempo, capacitación del

personal, resistencia al cambio)

Definir cuantitativamente la política actual de pedidos.

Identificar cuáles son los factores críticos para llevar a cabo el

diseño de la política de inventarios.

Diseñar un sistema de gestión de inventario: Proponer

cantidades de inventario, tiempo de almacenamiento, tiempo

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entre pedidos y costos de mantener inventario óptimo, para la

empresa.

Plantear adecuadas políticas de inventario y de gestión de

materias primas dentro del almacén

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3. JUSTIFICACIÓN

El diseño de un sistema de gestión de inventarios para la empresa

FERPLASTICOS S.A., se escuda en la ausencia de control y manejo eficaz

de la materia prima, de tal forma, que el desarrollo de esta investigación

contribuirá a la reducción de los costos que tienen mayor relevancia en una

política de inventarios.

Por tanto, con este estudio se logrará diseñar un sistema de gestión para dar

solución a los problemas anteriormente mencionados, bajo la

responsabilidad de la empresa FERPLASTICOS, lo cual permitirá entre otras

cosas, un mejor aprovechamiento del espacio disponible en la bodega, que

conlleva a tener disponibilidad para inventarios de seguridad, también lograr

minimizar costos de almacenamiento y con lo anterior brindar un servicio

más eficaz a los clientes.

Además de esto se verán beneficiados otros departamentos de la compañía

como son ventas, debido a que al tener un control y registro de los

inventarios se podrá tener acceso más fácil a la información que este

departamento necesite.

No solo la compañía FERPLASTICOS S.A. se verá beneficiada con este

trabajo, los autores del mismo estarán dentro del grupo de elementos que

puede beneficiar dicho proyecto. Para ellos la realización de este trabajo es

de gran relevancia, debido a que le permitirá aplicar las nociones adquiridas

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durante sus años de formación académica en el área laboral y así poder

emplear los conocimientos teóricos en la solución de un problema práctico.

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4. MARCO TEORICO

La Cadena de Suministro se refiere, según Gaither y Frazier (2002), al modo

en que los materiales fluyen a través de diferentes actividades. Este flujo

empieza desde la llegada de la Materia Prima y concluye cuando el producto

terminado es entregado al cliente. Este tema es de gran utilidad ya que

permite conocer entre otras la relación que existe entre la planta de

producción, el centro de distribución y los clientes de la empresa; lo cual

permite la obtención de información.

Según Tompkins y Smith (1998) la logística es la parte del proceso de la

cadena de abastecimiento encargada de planear, implementar y controlar de

manera efectiva y eficiente el flujo y almacenamiento de bienes, servicios y la

información entre el punto de origen y de consumo para conocer los

requerimientos de los clientes.

El almacenamiento es la parte de la logística que tiene como función proveer

el espacio adecuado para el alojamiento seguro y ordenado de los bienes, a

través de un sistema para coordinar económicamente las actividades,

instalaciones y mano de obra necesarias para el control total de la operación

(Tompkins y Smith, 1998).

Un buen proceso de almacenamiento según Fletcher y Claske (1996) se

justifica, entre otras por la siguiente razón:

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Necesidad de garantizar el abastecimiento a los clientes. Cuanto

mayor sea el stock de productos menor será el riesgo de

desabastecimiento. Sin embargo a mayor stock, mayor será el costo

derivado de su mantenimiento.

En cuanto a la distribución de un almacén se tiene que es el proceso de

ordenación física de los elementos industriales de modo que constituyan un

sistema productivo capaz de alcanzar los objetivos fijados de la forma más

adecuada y eficiente posible. Esta ordenación ya practicada o en proyecto,

incluye tanto los espacios necesarios para el movimiento de material,

almacenamiento, trabajadores indirectos y todas las otras actividades o

servicios, como el equipo de trabajo y el personal de producción.

Entre los objetivos señalados por Tompkins (1996) acerca de la planeación

de la distribución de un almacén se encuentran:

Usar un espacio eficiente.

Permitir el manejo de materiales más eficiente.

Hacer del almacén un modelo de buen mantenimiento.

Uno de los procesos o actividades claves de la Logística dentro de la cadena

de abastecimiento y tenido en cuenta dentro de la distribución de un almacén

es el manejo de inventarios, para George Plossl (1985) existen tres objetivos

principales de la mayoría de las empresas dirigidas a la obtención de

utilidades:

Máximo servicio al cliente

Mínima y eficaz inversión de inventarios

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Operación eficiente de la planta

El control de inventarios es una actividad realmente compleja, debido que

para su planeación y ejecución requiere la participación de todas las áreas

de la empresa. Según Gould (1992) se debe mantener inventario por las

siguientes razones:

Los inventarios minimizan el tiempo entre la oferta y la demanda.

La posibilidad de almacenar inventarios contribuye con frecuencia a

bajar costos de producción, pues es más económico producir algunos

artículos en grandes lotes aún cuando no haya pedidos inmediatos

para ellos.

Los inventarios proporcionan una forma disfrazada de almacenar

trabajo.

El inventario es la forma de proporcionar al consumidor un servicio

oportuno del artículo que se necesita.

Winston (1994) menciona que la teoría de inventarios surge con la finalidad

de determinar las reglas que la gerencia pueda aplicar para reducir al mínimo

los costos relacionados con el mantenimiento de existencias y cumplir con la

demanda del consumidor. En el capítulo siguiente se escogerá y justificará

cual modelo de inventario es el adecuado para el manejo de materiales y

productos en la empresa.

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5. ESTADO DEL ARTE

En cuanto a la gestión de inventarios en la industria colombiana en “el

diagnostico regional de gestión de inventarios en la industria de producción y

distribución de bienes”1 realizado por Elena Valentina Gutiérrez y Luisa

Fernanda Rodríguez a las empresas medianas del Valle de Aburrá, en los

sectores de alimentos, fármacos, plásticos y textiles, se indagó sobre la

gestión de inventarios de producto terminado, producto en proceso y

materias primas.

En las empresas de alimentos participantes se evidenció la complejidad de la

gestión del inventario de materias primas y componentes debido a la

variedad y cantidad de proveedores y de materiales requeridos en su

proceso de producción. Las empresas de este sector y además del sector de

los fármacos manifestaron que debido a la estacionalidad de la demanda de

sus productos, se incurre en faltantes de producto terminado.

En el diagnostico se evidenció que la mayoría de las empresas llevan la

gestión de sus inventarios de acuerdo a la experiencia y a modelos de

gestión ayudados por técnicas cualitativas y no cuantitativas; también existe

un desbalance en los inventarios de producto en proceso, producto

terminado y materias primas; en resumen sus políticas de inventarios son

basadas en la experiencia y no en métodos cuantitativos.

1Grupo de Investigación en Cadenas de Abastecimiento - Universidad del Valle - Georgia Institute of Technology:Artículos publicados en revistas científicas: Diagnostico regional de gestión de inventarios en la industria de producción y distribución de bienesColombia, Revista Facultad De Ingeniería Universidad De Antioquia ISSN: 0120-6230, 2008 vol:42 fasc.: págs.: 157 – 171Autores: ELENA VALENTINA GUTIERREZ GUTIERREZ, LUISA FERNANDA RODRIGUEZ,

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En la determinación de la gestión de inventarios que involucre buenas

políticas de los mismos, se encontró una tesis titulada “Control de Inventario

con Análisis de la Demanda, para la Empresa Sport B”2, en la cual se diseñó

e implementó un modelo para el control de existencias en dicha empresa. Al

finalizar este trabajo y al ser evaluada la implementación en la empresa

mencionada, se constató que es necesaria una adecuada gestión de

inventarios, lo que proporciona una reducción en la pérdida de ventas y en

los costos de almacenamiento de la compañía.

Otras dos tesis encontradas, la primera titulada “Control de inventarios de

una empresa constructora de equipo ferroviario”3; y la segunda “Manejo De

Inventarios Para Empresas De Servicios Y Su Aplicación Práctica En La

Empresa De Transporte Y Aseguramiento Del Sistema Empresarial (Etase),

Perteneciente Al Ministerio Del Interior Y Ubicada En Calle 240 E/82 Y 84,

Reparto Bello 26, La Lisa Ciudad De La Habana, Teoría Que Se Enmarca

Dentro De La Administración De Operaciones”4, también corroboran lo dicho

anteriormente. En estas se ha logrado determinar las cantidades necesarias

a comprar y a almacenar en las empresas mencionadas.

2 Tesis: Control de Inventario con Análisis de la Demanda, para la Empresa “Sport B”. Martínez Robles, Agnessy Yerina.

3 Tesis: Control de inventarios de una empresa constructora de equipo ferroviario. Saldaña Silis, Agustín.

4 Tesis: Manejo De Inventarios Para Empresas De Servicios Y Su Aplicación Práctica En La Empresa De Transporte Y Aseguramiento Del Sistema Empresarial (Etase), Perteneciente Al Ministerio Del Interior Y Ubicada En Calle 240 E/82 Y 84, Reparto Bello 26, La Lisa Ciudad De La Habana, Teoría Que Se Enmarca Dentro De La Administración De Operaciones.

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http://www.cybertesis.cl/tesis/uchile/2008/toral_jc/html/index-

Esta tesis encontrada en la web, realiza un análisis de los distintos

procesos de la administración de inventarios que se desarrollan en las

bodegas de materia prima y producto terminado.

Así mismo se destaca el afán por revisar las políticas de inventario y

mejorar la administración del actual sistema para controlar mejor la

inversión, mejorar el flujo del dinero y aumentar el rendimiento sobre la

inversión.

Por esta razón se considera importante realizar un estudio del actual

proceso de reaprovisionamiento de materiales para encontrar las causas

que ocasionan los altos niveles de stock del inventario, así como lo que

ocasiona altos costos sin agregar valor al sistema. Este estudio incluye:

análisis de espacio en bodegas de materiales, análisis de niveles de

inventario y stock de seguridad de materiales de rápido

aprovisionamiento, revisión de políticas de inventario y de clasificación

ABC.

http://www.dspace.espol.edu.ec/bitstream/123456789/5598/3/TESIS

%20Corregidaromanos1.doces.html

Esta es una tesis acerca de una política de inventarios con pronósticos de

demanda para una empresa de venta de neumáticos donde el objetivo

central del estudio fue diseñar y evaluar un prototipo de modelo de

administración de inventarios que buscaba disminuir su nivel en bodega,

sujeto a un nivel de servicio dado para un subconjunto de producto.

El modelo de administración de inventario se baso en el modelo de

revisión periódica debido a la restricción de los proveedores que solo

aceptan pedidos en una ventana de tiempo especifica y periódica

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6. METODOLOGIA

En este anteproyecto se utilizará un diseño de tipo exploratorio y descriptivo

que medirá tanto la situación actual de la empresa como la mejor forma de

solucionar el problema presente en la compañía FERPLASTICOS S.A.

Como la actividad bajo estudio es el sistema de control de inventarios, el

estudio utilizará fuentes primarias y secundarias de información basadas en

entrevistas con empleados, jefes, internet, tesis similares, y demás libros

relacionados con la administración de este sistema.

El estudio alcanza, dentro de la cadena de suministro y específicamente

dentro del aprovisionamiento, a las actividades de selección y estudio de las

fuentes de suministro, la negociación y contratación, actividades que definen

al sistema de compras, las políticas de gestión de stocks, y un adecuado

manejo del almacenamiento de los productos dentro del centro de acopio.

Todo esto a través de una metodología de identificación, recolección y

análisis de información en la empresa, por medio de visitas constantes a la

compañía, el desarrollo de un modelo de gestión de inventarios y el manejo

de sus insumos, la determinación de una óptima política de inventarios, que

podrá ser evaluada para demostrar los beneficios que podrá obtener dicha

organización de la propuesta de mejora.

Los pasos a seguir como metodología serán los siguientes:

Primera Fase: Identificación de la operación de la empresa

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Conocer el programa general de operación de la empresa y realizar la

caracterización de la cadena de suministro de la misma.

Segunda Fase: Identificación de áreas de almacenamiento y registro de

inventarios manejados en la empresa.

Identificar las áreas de almacenamiento existentes en la empresa.

Inventario inicial

Realizar un inventario total en todas las áreas de

almacenamiento.

Determinar cuales mercancías se encuentran en transito.

Realizar un registro de datos en un sistema informático

(tabla de datos Excel).

Tercera Fase: Descripción del manejo actual de los inventarios de la

empresa

Estructura orgánica y funciones de control de inventarios actuales.

Estructura orgánica y función de bodega actual.

Determinar necesidades reales.

Cuarta Fase: Procesamiento de datos y planteamiento de las nuevas

políticas de inventario

Depuración de existencias.

Realizar una proyección de la demanda.

Asignar inventarios de seguridad.

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Aplicar el modelo de inventarios.

Quinta Fase: Logística Reordenamiento de la bodega

Realizar un diagnostico inicial de la distribución de la bodega.

Realizar una nueva distribución a la bodega de la empresa.

Sexta Fase: Evaluación de la solución dada

Determinar diferentes indicadores de gestión.

Realizar evaluación de viabilidad del proyecto, haciendo

comparaciones con patrones ya establecidos.

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7. CRONOGRAMA

Las actividades mencionadas anteriormente serán representadas en el

siguiente diagrama de Gantt con el fin de establecer las fechas de inicio y

final de cada fase y así implantar un control sobre las mismas.

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SEMANA

FASEFASE 1FASE 2FASE 3FASE 4FASE 5FASE 6

MARZO

2 3 4 1 2 3

FEBREROENERO

4 1 2 3 42 3 4 1

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2010-2011MESES 2011

4 1 2 3 4 12 3 4 1 34 1 2 3 4 1

MESES 2010

3214321

JULIOJUNIO SEPTIEMBREAGOSTO DICIEMBRENOVIEMBREOCTUBRE

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8. BIBLIOGRAFÍA

Elementos para elaborar el Trabajo de Grado. Carlos Osorio M. Universidad del

Valle. Facultad de Ingeniería, Escuela de Ingeniería Industrial y estadística.

Unidad de Gestión Tecnológica. Santiago de Cali. Enero de 2004.

Tesis: Manejo De Inventarios Para Empresas De Servicios Y Su Aplicación

Práctica En La Empresa De Transporte Y Aseguramiento Del Sistema

Empresarial (Etase), Perteneciente Al Ministerio Del Interior Y Ubicada En Calle

240 E/82 Y 84, Reparto Bello 26, La Lisa Ciudad De La Habana, Teoría Que Se

Enmarca Dentro De La Administración De Operaciones.

Tesis: Control de Inventario con Análisis de la Demanda, para la Empresa “Sport

B”. Martínez Robles, Agnessy Yerina.

Tesis: Control de inventarios de una empresa constructora de equipo ferroviario.

Saldaña Silis, Agustín.

Grupo de Investigación en Cadenas de Abastecimiento - Universidad del Valle -

Georgia Institute of Technology: Artículos publicados en revistas científicas:

Diagnostico regional de gestión de inventarios en la industria de producción y

distribución de bienes. Colombia, Revista Facultad De Ingeniería Universidad De

Antioquia ISSN: 0120-6230, 2008 vol:42 fasc.: págs.: 157 – 171. Autores:

ELENA VALENTINA GUTIERREZ GUTIERREZ, LUISA FERNANDA

RODRIGUEZ.

Ballou, Ronald H: “Logística Empresarial. Control y Planificación”. Pág. 8, 10,

Ediciones Díaz Santos, S.A., 1991, Madrid, España.

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