ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO.LA FUNCIN DE LA CONTRALORA26 DE NOVIEMBRE DE 2014

EL CONTROL INTERNODEFINICION DE CONCEPTOSESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNOOBJETIVOS BASICOS OBJETIVOS GENERALESELEMENTOS DEL CI ADMINISTRATIVOELEMENTOS DEL CI CONTABLE Y OPERATIVO.

SistemaConjunto organizado de las partes que integran una estructura, regularmente interactuantes e interdependientes, que se concatenan (enlazan) para la consecucin de un propsito u objetivo determinado.

1.1 DEFINICIN DE CONCEPTOS

Control

ControlFase del proceso administrativo que tiene como propsito coadyuvar al logro de los objetivos de las otras cuatro fases que lo componen:Estas se armonizan de tal manera que todas participan en el logro de la misin y objetivos de la entidad.

1.1 DEFINICIN DE CONCEPTOS

Control Interno

Control InternoComprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada son adoptados por una entidad para:Salvaguardar ActivosVerificar Informacin Financiera Administrativa OperacionalPromover Eficiencia OperativaEstimular Adhesin Polticas Admtvas

1.1 DEFINICIN DE CONCEPTOS

Sistema de Control Interno

Sistema de Control InternoConjuntoObjetivos del control internoordenado, concatenado interactuante.MisinObjetivos de la empresa

1.1 DEFINICIN DE CONCEPTOS

Responsable del Control Interno

Responsable del Control Interno.La ms alta autoridad de la organizacin

1.2 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNOConsiste en las polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos de la entidad.Elementos:

El ambiente de controlLa evaluacin de riesgosLos sistemas de informacin Y comunicacin.Los procedimientos de control La vigilancia

El ambiente de controlCombinacin de factores:Actitud de la administracinEstructura de la organizacinFuncionamiento del consejo de administracin Mtodos para asignar autoridad y responsabilidadPolticas: prcticas de negocios, conflictos de inters, cdigos de conductaMetas y objetivos de la organizacin, funciones operativas y requisitos legalesDescripcin de puestos, funciones, jerarquas y restricciones.Uso de documentacin, autorizaciones y cambios.

El ambiente de controlMtodos de supervisin y seguimiento de polticas y procedimientos (incluye auditoria interna)Establecimiento de sistemas de planeacin y reportes de informacin: planeacin estratgica, presupuestos, pronsticos, planeacin de utilidades, y contabilidad por reas de responsabilidad.Mtodos de desempeo y comunicacinMtodo de investigacin de desviaciones.Vigilancia de polticas.Desarrollo, modificacin y uso de programas de cmputo

El ambiente de controlPolticas y prcticas del personalContratacinCapacitacinPromocinCompensacinCdigos de tica.Influencias externas que afectan las operaciones y prcticas de la entidad.ClientesProveedoresotros

La evaluacin de riesgosIdentificacin, anlisis y administracin de riesgos relevantes en la preparacin de estados financieros.Riesgos relevantes: afecten el registro de la informacin.

Circunstancias que pueden dar lugar a riesgosCambios en el ambiente operativoNuevo personalSistemas de informacin nuevosCrecimientos aceleradosNuevas tecnologasNuevas lneas de productosReestructuraciones corporativasCambio en los pronunciamientos contablesPersonal con mucha antigedad.Operaciones en el extranjero.La evaluacin de riesgos

Sistemas de informacin y comunicacinConsiste en los mtodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir informacin cuantitativa de las operaciones que realizan una entidad econmica.Para que un sistema contable sea til y confiable, debe contar con mtodos y registros que:Identifiquen y registren nicamente las transacciones reales.Describan oportunamente todas las transacciones.Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.

Los procedimientos de control Administracin de la empresa.Los procesos y polticasObjetivos de la entidadSeguridad razonable

Los procedimientos de controlAPLICACIONprocedimientos de controlNIVELES

DE

ORGANIZACIONprocesamiento de las transacciones.

Los procedimientos de controlson establecidosProcesamientos de carcter preventivopara evitar errores durante el desarrollo de las transacciones.

Los procedimientos de control tienen como finalidadLos procesamientos de control de carcter detectivodetectar los errores o las desviaciones durante el desarrollo de las transacciones

Objetivos para cumplir con los procedimientos de control Autorizacin.Segregacin de funciones.Diseo y uso de documentos y registros apropiados.Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan activos.Verificaciones independientes.Los procedimientos de control

VigilanciaEs un proceso que asegura la eficiencia del control interno a travs del tiempo y tiene por objeto identificar si operan bien o si necesitan ser modificado.La existencia de un departamento de auditoria interna o se constituye en forma significativa en el proceso de vigilancia

Control interno en entidades pequeasPaletera El Negrito Tamales El Rey

DINMICA

Control interno en entidades pequeasEl ambiente de control: enfatizando la importancia de la integridad y el comportamiento tico a travs de comunicaciones orales constantes y el ejemplo.La evaluacin de riesgos: este proceso tiende a ser menos formal y estructurado.Los sistemas de informacin y comunicacin: su importancia no se debe minimizar.Los procedimientos de control: la formalidad de los mismos varia.La vigilancia: es tpicamente desarrollada como parte de la participacin que la administracin tiene en la operacin diaria.

1.3 OBJETIVOS BSICOS DEL CONTROL INTERNOObjetivo 1: fomentar y asegurar el pleno respeto , apego, observancia y adhesin a las polticas prescritas o establecidas por la administracin de la entidad.Objetivo 2: promover eficiencia operativa.Objetivo 3: asegurar razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la informacin financiera y la complementaria administrativa y operacional que se genera en la entidad.Objetivo 4: proteccin de los activos de la entidad.

1.4 OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNOObjetivos de autorizacinObjetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones.Objetivos de verificacin y evaluacin.Objetivos de salvaguarda fisica.

1.5 ELEMENTOS EN EL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOOrganizacin:Direccin.Coordinacin.Divisin de funciones.Asignacin de responsabilidades.Procesamiento:Planeacin y sistematizacin.Registro y formasInformes.Personal:Reclutamiento y seleccin.Entrenamiento.Eficiencia.Moralidad.Retribucin.Supervisin.

1.6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Y OPERATIVOCatlogo de cuentas: es una relacin ordenada y personalizada de las cuentas contables necesarias para registrar las transacciones financieras realizadas por una entidad econmica.Instructivo para el manejo de las cuentas: se entiende como a la descripcin de los movimientos de cargo y abono de cada operacin y su registro contable inherente: adems, lo que representa el saldo de cada cuenta que forma parte del catlogo.Tcnicas de control aplicables a las operaciones que se registran en cada cuenta contable:

ACTIVOS: CIRCULANTES Y NO CIRCULANTES ( PAG 21-50)PASIVOS: A CORTO Y A LARGO PLAZO ( PAG 50-58)CAPITAL (PAG 58-61)CUENTAS DE RESULTADOS (PAG 61-75)

1.6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Y OPERATIVOGua de Contabilizacin: se entender el documento que consigna el procedimiento de registro contable de un conjunto integrado de operaciones interrelacionadas. Pag 77Paquete de estados financieros: se debe entender el conjunto de documentos que muestran la situacin financiera de la entidad o una fecha dada y los resultados de operacin por un periodo determinado (con su correspondiente comparacin con el presupuesto de operacin), complementados con las notas a los estados financieros y los anexos que sean necesarios para proporcionar el conjunto informativo base para conocer cmo se encuentra la entidad y para la toma de decisiones.Catlogo de formas que inciden en el sistema contable: refirese a las formas o formatos que se utilizan como soporte y para dar efecto al proceso contable, operativo y administrativo en su conjunto.

EJERCICIO

Un consultor se encuentra evaluando el sistema de control interno de una empresa y, en ese marco, mantiene una entrevista con uno de sus Directores, quien:a) Le informa que la responsabilidad por el diseo, implantacin y mantenimiento del sistema de control interno ha sido asignada al Departamento de Organizacin y Mtodos y que, por ende, no est en condiciones de informarle sobre el tema.b) Le plantea que, luego de implementar las recomendaciones que resulten de la evaluacin en curso, quisiera que el sistema de control interno asegure el logro de los objetivos de la organizacin.

EJERCICIO

c) Le indica que entiende innecesario incluir en la evaluacin el ambiente de control, ya que l recorre instalaciones y oficinas de la empresa frecuentemente y comprueba personalmente que todo el personal trabaja con ahnco en sus tareas.d) Le manifiesta su preocupacin sobre las herramientas que la empresa utiliza para efectuar el planeamiento estratgico y el desarrollo de los planes anuales, a las que considera inadecuadas.

EJERCICIO

SE PIDE:Analice crticamente las manifestaciones del Director teniendo como referencia los conceptos sobre control interno para el ambiente de control.

EJERCICIO ENTORNO S.C. es una empresa familiar, actualmente propiedad de dos hermanos, quienes ejercen la Direccin de la entidad distribuyndose las funciones de Gerente Comercial y Administrativo-Operativo respectivamente.Cuenta con unos 50 empleados, que en su mayora fueron contratados por ser amigos o familiares de los socios o a partir de recomendaciones realizadas por otros empleados.Al ingresar, cada funcionario es asignado al rea para la que fue contratado y sus compaeros y jefes directos son quienes les comunican oralmente las polticas de trabajo, sus responsabilidades y que es lo que se espera de ellos.La empresa, que histricamente generaba leves resultados positivos, ha logrado importantes ganancias en los ltimos dos ejercicios, lo que los socios atribuyen a:i) la presin ejercida con los vendedores en el logro de los objetivos de venta,

ii) la poltica de incentivos implementada con stos en ese perodo (se retribuye en funcin de los niveles de venta logrados),iii) el ahorro de gastos en remuneraciones y asesores, producto de las medidas que se detallan a continuacin:el despido del Gerente de Contadura - que ocupaba el cargo desde haca 10 aos y era responsable tambin de la planificacin y el presupuesto- el que fue sustituido por el hijo de uno de los socios, estudiante de tercer ao de Facultad de Ciencias Econmicas.el despido del Encargado del Centro de Cmputos, sustituido por el sobrino del otro socio.la eliminacin del departamento de Auditora Interna, que haba sido creado ocho aos atrs por el padre de los socios hoy alejado de la conduccin de la entidad- y estaba compuesto por una Contadora y un estudiante avanzado de Ciencias Econmicas,el cambio de asesores fiscales, decidido debido a que a los socios consideraban que los anteriores cobraban honorarios muy altos y eran excesivamente estrictos en el cumplimiento de las normas tributarias.

Adems del ahorro resultante, las medidas antes mencionadas produjeron los siguientes efectos:El nuevo Gerente de Contadura dej de elaborar el presupuesto, debido a que insuma un tiempo considerable. Por su parte, el nuevo Encargado del Centro de Cmputo modific procesos, eliminando controles que calific de burocrticos y dej de emitir informes que los socios no utilizaban (en la actualidad pas a proporcionrseles exclusivamente un informe trimestral de situacin y resultados). Ambas medidas fueron bien vistas por los socios, dado que en realidad no utilizaban esos elementos para dirigir la empresa ni para controlar su gestin en virtud de su gran conocimiento histrico del negocio y de la existencia de informacin propia que reciben directa e informalmente del personal de su confianza.El nuevo Gerente de Contadura introdujo cambios en la aplicacin de polticas contables, adoptando criterios menos conservadores que su antecesor para la valuacin de activos y el reconocimiento de ingresos.

SE PIDE:a) Defina el concepto de Ambiente de Control y enumere los factores que lo favorecen o perjudican Para la empresa ENTORNO S.C.i. Estableciendo los supuestos que estime necesarios, Qu consideraciones le merecen las medidas adoptadas para con los vendedores en lo referente a sus efectos sobre el ambiente de control?ii. Considerando los factores por Ud. enumerados en el punto a), relacione la informacin que posee de la empresa con cada uno de ellos, fundamentando su respuesta.iii. Indique cul sera su opinin global respecto del Ambiente de Control en la empresa.