SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE

EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE

BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

LA ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA PROPAGANDA

POLÍTICA DEL PARTIDO ACCIÓN NACIONAL (PAN)

1944-1988

M E M O R I A

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A :

MARÍA DEL SOCORRO ESCORCIA GARCÍA

ASESOR: Lic. Georgina Flores Padilla

MÉXICO, D. F. 2008

I

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

Prefacio III

Introducción IV

Capítulo 1. EL CENTRO DE ESTUDIOS, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN

mSOBRE EL PARTIDO ACCIÓN NACIONAL (CEDISPAN)

1

1.1. Bosquejo del Partido Acción Nacional 1

1.2. Estructura base del Partido Acción Nacional 8

1.3. Antecedentes del CEDISPAN 10

1.4. Estructura orgánica del CEDISPAN 15

1.5. Misión, visión y objetivo 16

1.6. El Archivo y sus locales 16

1.7. Funciones 20

1.8. Contenido documental del Archivo 21

1.9. Servicios que ofrece 23

Capítulo 2. ARCHIVO HISTÓRICO Y SU ORGANIZACIÓN ARCHIVISTICA

24

2.1. El ciclo vital del documento 24

2.2. Definición de archivo histórico 31

2.2.1. Funciones 32

2.2.2. El acervo documental de los archivos históricos 33

2.3. Identificación 34

2.4. La organización archivística 38

2.4.1. Clasificación 39

2.4.2. Ordenación 42

2.5. Descripción 45

II

Capítulo 3. ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA PROPAGANDA POLITICA

DEL PARTIDO ACCIÓN NACIONAL

50

3.1. Definición de propaganda 50

3.2. Tipos de propaganda 51

3.3. Utilización e importancia 53

3.4. Identificación 54

3.5. La organización archivística 57

3.5.1. Clasificación 58

3.5.2. Ordenación 60

3.5.3. Descripción 63

Conclusiones 68

Bibliografía 70

1

CAPÍTULO 1 EL CENTRO DE ESTUDIOS, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN SOBRE EL PARTIDO

ACCIÓN NACIONAL (CEDISPAN)

1.1. Bosquejo del Partido Acción Nacional

Antes de comenzar con los antecedentes del CEDISPAN, es importante mencionar algunos

antecedentes del Partido Acción Nacional. Su historia se encuentra registrada en varios textos

especializados en la materia, pero para el presente trabajo, solo retomaré algunos acontecimientos

que caracterizan a cada uno de los periodos, en los que ha contendido el PAN, para elecciones

federales, postulando a sus candidatos presidenciales en 1952, 1958, 1964, 1970, 1982, y 1988.

Mucho se ha dicho sobre la verdadera razón del surgimiento de Acción Nacional, sobre si fue una

respuesta opositora a las políticas de gobierno del general Lázaro Cárdenas, debido a que una

parte de la población sentía afectados sus intereses, a causa del reparto agrario o a la separación

de la educación y la religión para convertirla en laica. Frente a estos acontecimientos se

encontraban en total desacuerdo y se unieron para hacer frente a la situación, otra hipótesis es la

necesidad de formar ciudadanos para luchar por un México mejor, a partir de una oposición que

representara a la sociedad con capacidad de influir en las decisiones del gobierno.

Cualquiera que haya sido la razón de su surgimiento, el nacimiento de Acción Nacional fue a

partir de que un grupo de hombres, universitarios en su mayoría, deciden unirse para luchar por

un cambio que beneficie a la sociedad, basado en una lucha ideológica y la postulación de una

doctrina social: Manuel Gómez Morin, Juan Landerreche Obregón, Roberto Cossío y Cosío,

Manuel Ulloa Ortiz, Virgilio M. Galindo, Enrique M. Loaeza, Clicerio Cardoso Eguiluz, Carlos

Ramírez Zetina, Ernesto Robles León, Daniel Kuri Breña, Luis de Garay, José Castillo Miranda,

Juan José Páramo, Armando Chávez Camacho, Juan Sánchez Navarro, Enrique de la Mora,

Francisco Fernández Cueto y Bernardo Ponce, constituyen el Comité Organizador en la ciudad

de México en el mes de febrero de 1939. 1

_______________________________

(1) (1939, México D.F.) Acta de sesión de La Asamblea Constitutiva del PAN, Archivo del CEDISPAN, PAN, Asamblea Nacional, Actas, c - 1

exp.1.

2

El comité se dividió en comisiones de estudios encargadas de diferentes temas que más tarde

serían sus principios de doctrina y sus estatutos, después se encargarían de establecer

comunicación con algunas personas de varios estados de la república, invitándolas a trabajar para

una nueva propuesta política. Posteriormente, el 4 de marzo de 1939 se funda el Comité

Organizador en Jalisco, con la colaboración de Efraín González Luna que fue uno de los

fundadores más influyentes en la formación de los principios de doctrina del Partido.

Al ser un grupo en el que sus miembros tenían diferentes perfiles profesionales, (abogados,

académicos, empresarios y científicos), entre los que se encontraban católicos, hombres con alta

fe en la patria y hombres con pensamientos filosóficos, surgieron ideas que se complementaron

para redactar los principios de doctrina, basada en la persona humana y en el bien común. Una

vez que elaboraron las bases ideológicas, sobre las que se cimentaría la razón de ser del Partido,

se convocó a la asamblea constituyente realizada del 14 al 17 de septiembre de 1939, con la

presencia de 21 delegaciones de diferentes estados de la República, 236 miembros en total, entre

los que se encontraban cuatro ex - rectores de la Universidad Nacional Autónoma de México,

Ezequiel A. Chávez, Fernando Ocaranza, Manuel Gómez Morin y Valentín Gama. En la

asamblea se presentó el esquema de organización del partido y la formulación de los principios

de doctrina, compuesta de temas sobre la persona, la nación, el estado, el orden, la libertad, la

enseñanza, el trabajo, la propiedad, el campo, la economía, el municipio y en la que explican la

idea que tienen de cada uno de estos temas y el cómo deben llevarse cabo para lograr un sistema

en beneficio de México.

3

El 3 de diciembre del mismo año se constituye el Consejo Nacional con 80 miembros, y para el

día 22 del mismo mes, designan al primer Comité Directivo Nacional. Realizan su primera sesión

el 3 de diciembre de 1940, en donde definen su estructura, funciones y los nombres de quienes

ocuparían los cargos, quedando de la siguiente forma:

Cargo Nombre

Presidente Manuel Gómez Morin

Secretario General Lic. Juan Landerreche

Comisión de estudios Trinidad García y José S. Gallastegui

Comisión de propaganda Juan Duran y Casahonda

Comisión de organización Lic. José María Gurría Urgell

Comisión de relaciones Lic. Gustavo Molina Font

Comisión de tesorería Lic. Virgilio M. Galindo

Fuente: Acta de la sesión del Comité Ejecutivo Nacional, 3 de diciembre de 1940.

Posteriormente se fueron añadiendo otras áreas como la sección femenina en 1940 y con el paso

de los años fue creciendo su estructura tanto interna (Comité Ejecutivo Nacional), como a nivel

federal a través de sus comités regionales que para 1986 cambian su denominación a comités

estatales.

Los consejos y comités regionales surgen en cadena. Para finales de 1940 ya estaban trabajando

en Chihuahua, Coahuila (Saltillo y Torreón), Durango, Guerrero, Michoacán, Hidalgo, Nuevo

León, Hidalgo, Oaxaca (Oaxaca y Huajuapan de León), Puebla, Querétaro, Guanajuato, Luis

Potosí, Tampico, Tamaulipas, Orizaba, Veracruz y Yucatán y el comité local de Ayuquililla.

El PAN fue tomando presencia en la sociedad poco a poco, ya que además de grupos

universitarios y profesionistas de diversas partes del país, se fueron agregando burócratas,

campesinos, y empleados que escuchaban a miembros del PAN en las plazas públicas, hablando

sobre la justa distribución de la riqueza, la libertad de enseñanza y otros temas que buscaban

mejorar su situación laboral, económica y social, lo cual los convenció de que era el camino

correcto por lo que se afiliaban al partido. En algunos lugares como en Huajuapan de León

4

Oaxaca, los campesinos se unieron debido a que el fundador del comité regional del PAN,

Manuel Aguilar y Salazar, siguiendo los consejos de Gómez Morin de hacer una lucha cívica

formando ciudadanos, les ofrece su militancia en el partido a cambio de enseñarles a leer y

escribir. En otras regiones los inicios del partido estuvieron ligados a las características propias

del estado, como es el caso de Nuevo León en que se formó con los rancheros adinerados; en

otros estados tuvo mucha influencia la religión en la afinidad con el partido.

En lo que se refiere a la actividad electoral, en el año de 1939, Acción Nacional decide no

postular un candidato propio para contender en las elecciones presidenciales, ya que como lo

externó José Vasconcelos en su carta dirigida a los directivos de Acción Nacional el 14 de

septiembre de 1939, no era conveniente presentar un candidato propio y mucho menos lanzar a

uno externo, ya que esto desprestigiaría al partido y peor aún considerando que era un partido

naciente, por lo que debían esperar. Esta carta fue leída a los miembros de Acción Nacional

quienes después de reflexionarlo deciden no participar aunque aquellos miembros que por cuenta

propia, así lo decidieran, tendrían la libertad de apoyar al General Juan Andrew Almazán.

En la tercera Convención Nacional, celebrada el 9 de mayo de 1943, el partido decide participar

por primera vez con candidatos propios para la renovación de diputados federales, aunque no

consiguió ningún triunfo.

En 1946 el PAN propuso para la candidatura presidencial a Luis Cabrera, quien contaba con una

reconocida trayectoria política, y que por motivos de salud declinó. Esta elección se caracterizó

por las múltiples protestas contra los atropellos electorales, y por la presión de los caciques sobre

la población para que votaran a favor del partido oficial pues si eran desobedecidas sus órdenes,

las personas eran castigadas y en ocasiones hasta asesinadas. En cuanto a los trabajadores

sindicalizados que pretendieran ser candidatos del PAN, eran expulsados de su trabajo, si se

trataba de comerciantes, de inmediato le caían los inspectores. Aún y con esas adversidades el

partido logra 4 curules, durante el proceso electoral.

5

Campaña presidencial 1952

El Partido Acción Nacional postula a su primer candidato presidencial que fue el Lic. Efraín

González Luna, quien llevó su campaña por toda la República dando a conocer las propuestas de

Acción Nacional. El partido formuló una plataforma política y social en la que se pronunciaba

contra la miseria y el desamparo como en que se tenía a varios sectores de la población, y a favor

del equilibrio de la economía interna como posible solución al problema del campo además de

exigir un sistema electoral imparcial. En ese año se ganan 5 curules.

Campaña presidencial 1958

En 1958 se postula a Luis Héctor Álvarez Álvarez como candidato presidencial quien hace una

campaña electora pronunciándose contra los cacicazgos regionales que aquejaban principalmente

a los estados de San Luis Potosí e Hidalgo. Acción Nacional denunciaba los conflictos internos

de los sindicatos.

Pese a que los medios de comunicación no cubrían la campaña del PAN, sus mítines eran

numerosos, destacándose en ellos la presencia de mujeres y jóvenes. Debido a los constantes

atropellos que sufrió el PAN y que culminó en fraude, el partido tomó la decisión de renunciar a

las cinco curules para diputados que ya habían ganado y que se habían reconocido, ello como una

forma de protesta.

Campaña presidencial 1964

El candidato presidencial fue el Lic. José González Torres, quien en su campaña además de

ratificar los principios, demandó la creación de un estado representativo y democrático y el

acceso a la enseñanza, no solo en niveles básicos sino también superiores; además ofrecía

facilidades de vivienda para todas las familias.

Como resultado de esta campaña electoral se le reconocieron a Acción Nacional veinte

diputaciones.

6

Campaña presidencial 1970

El candidato abanderado del PAN fue Efraín González Morfin, hijo del fundador Efraín González

Luna; su campaña se caracterizó porque adquirió popularidad gracias a encuentros realizados con

jóvenes. En la plataforma de campaña, proclamó la independencia del Congreso de la Unión y la

soberanía de los estados, exigió las garantías para el derecho a la información y pidió la supresión

del control gubernamental de los medios de difusión; propuso reformas legales para que los

trabajadores tuvieran acceso a la propiedad de bienes de producción. El PAN mantiene sus 20

curules en la cámara de diputados.

Campaña presidencial 1976

En esta ocasión Acción Nacional no postuló candidato presidencial por no haber cumplido con el

requisito que marcan sus estatutos, de obtener el 80% de la votación de los delegados para poder

ser candidato. Los pre - candidatos que contendieron fueron Salvador Rosas Magallón, Pablo E.

Madero y David Alarcón Zaragoza, finalmente acordaron que era mejor la abstención,

consideraron que esto le causaría más daño al sistema pues el partido no legitimaría un proceso

antidemocrático. Esta decisión provocó una división en el partido. En lo que se refiere a la

cámara de diputados se obtuvieron 20 curules.

Campaña presidencial 1982

El PAN postuló como candidato presidencial al ingeniero Pablo Emilio Madero Belden, quien ya

contaba con una trayectoria política. En su campaña se pronunció en contra del nepotismo y la

corrupción del gobierno en el poder. A pesar de perder la presidencia tuvo un pequeño avance,

pues los medios cubrieron parte de su campaña, gracias a lo cual Acción Nacional adquiere

presencia en algunas regiones. El partido logra obtener 51 curules en la cámara de diputados.

7

Campaña presidencial 1988

La candidatura a la presidencia por el PAN recayó en la persona del Ingeniero Manuel de Jesús

Clouthier del Rincón, quien hizo una impresionante campaña debido a su gran carisma y su poder

de convocatoria, lo que atraía a gente de todas las edades, incluso a niños que le escribían y

enviaban saludos, mujeres que le enviaban bendiciones y le deseaban suerte para las elecciones.

Fue una persona apoyada por varios sectores de la sociedad, aunque no ocurrió lo mismo con los

medios de comunicación, pues estos se negaron a cubrir su campaña, incluso a sacar publicidad.

Esta campaña se caracterizó porque su candidato siempre respondía a injusticias con protestas,

marchas y acciones de resistencia civil en contra de los medios de comunicación y del sistema.

Después del fraude electoral, recordado por la caída del sistema, el presidente saliente Miguel de

la Madrid Hurtado impone a Carlos Salinas de Gortari y se solidarizan los candidatos Manuel

Clouthier, Rosario Ibarra de Piedra y Cuauhtémoc Cárdenas quienes hacen público su repudio al

fraude electoral. En la cámara de diputados el PAN obtiene 101 curules.

Clouthier asiste a la cámara de diputados en donde pide la anulación de las elecciones

presidenciales y que se convoque a nuevos comicios, al no obtener respuesta inicia una huelga de

hambre en el Ángel de la Independencia que finalmente afecta su salud por lo que levanta su

huelga, después de un tiempo inicia sus actividades políticas, respaldando la candidatura de

Ernesto Ruffo a la gubernatura de Baja California.

8

1.2. La Estructura base del Partido Acción Nacional

De acuerdo a sus estatutos, está formada de la siguiente manera:

Asamblea Nacional (autoridad suprema de Acción Nacional)

* Ordinaria: se reúne por lo menos cada tres años y sus funciones son:

- Nombrar y revocar nombramientos a miembros del Consejo Nacional

- Analizar el informe del Comité Ejecutivo Nacional o del Consejo Nacional, acerca de sus

actividades

- Decidir sobre el patrimonio de Acción Nacional

* Extraordinaria: se reúne cada vez que el Comité Ejecutivo Nacional o el Consejo Nacional la

convoque, y sus funciones son:

- Modificar o reformar los estatutos

- Transformar al PAN o su fusión con otra agrupación

Convención Nacional

Es el órgano competente para decidir acerca de la política general y de las actividades políticas de

Acción Nacional, se reunirá por lo menos una vez cada tres años y sus funciones son:

- Decidir sobre la participación de Acción Nacional en las elecciones de poderes federales,

y en su caso, aprobar la plataforma relativa, sustentada en los principios de doctrina y en

el programa básico de acción política del Partido

- Elegir al candidato a la Presidencia de la República

- Establecer las bases para la participación con candidatos a Presidentes de la República,

senadores y diputados federales

9

Consejo Nacional

Se reunirá en sesión ordinaria cuando menos una vez al año, y se reunirá en sesión extraordinaria

cuando el Presidente del Comité Ejecutivo Nacional lo estime necesario.

Sus funciones son:

- Elegir al presidente nacional y a los miembros del Comité Ejecutivo Nacional

- Designar a las comisiones que estime necesarias para fines específicos

- Aprobar el presupuesto anual de ingresos y egresos

Comité Ejecutivo Nacional

Lo integran miembros activos del Partido durante tres años y sus facultades son:

- Ejercer por medio de su presidente o persona que designe, la representación legal de

Acción Nacional

- Vigilar la observancia de los estatutos y reglamentos internos

- Constituir cuantas secretarías y comisiones estime convenientes

Acción Nacional a través de su historia, ha tenido cambios estructurales pasando por fusiones,

desaparición y surgimiento de áreas, de acuerdo a las disposiciones del Comité Ejecutivo

Nacional.

El Partido cuenta con fundaciones: La Fundación Rafael Preciado Hernández, La Fundación

Miguel Estrada, y La Fundación Christlieb, las cuales se dedican a la investigación y capacitación

política, aunque cada una tiene funciones propias encaminadas a apoyar al Partido.

En los estados de la república, el Partido Acción Nacional cuenta con representación a través de

sus comités estatales, comités municipales, y comités locales, que presentan una estructura propia

y que tiene cierta independencia administrativa, aunque son coordinados por el Comité Ejecutivo

Nacional del PAN en cuanto a propósitos políticos.

10

1.3. Antecedentes del CEDISPAN

El 24 de marzo de 1976 nace el Centro de Información y Documentación (CID), dentro de sus

funciones tenía a su cargo la biblioteca del Comité Ejecutivo Nacional, que contaba con la revista

La Nación que es el órgano de difusión del PAN desde octubre de 1941, y con 1,153 obras

básicas. Prestaba también servicios de hemeroteca, fotocopiado y grabaciones. Como los

documentos no estaban contemplados en tan importante Centro, se iban acumulando en una

oficina que permaneció cerrada por varios años, ocasionando el abandono y la pérdida de algunos

materiales, tanto por negligencia como por inundaciones de las que fue objeto. En la década de

los ochenta, en el CID se introdujeron sistemas informáticos por lo que su función principal fue la

de realizar estadísticas sobre porcentajes de votación, por lo que se convierte en un área

informática y estadística.

Unos meses antes de que el PAN celebrara su 50 aniversario (1989), algunos periódicos

publicaban notas sobre los sucesos electorales y la actuación de panistas, que llamaron

concertacesiones. Hay que recordar que después de la elección presidencial de 1988, el PAN

comienza a tener una presencia política muy importante en el País, en varios municipios y en la

Cámara de Diputados. En 1989 el PAN gobierna Baja California, con Ernesto Ruffo. Según

algunos panistas estos sucesos pudieran crear confusión y errores de apreciación sobre sus actos,

por lo que era necesario dar a conocer la verdad de la historia del partido, sus orígenes y su larga

lucha para llegar al punto donde se encontraban; pero para respaldar su trayectoria necesitaban

de algo sumamente importante, un archivo, ya que solo a través de los documentos podrían

rescatar su historia, y así convencidos de la necesidad de contar con un área para la investigación,

tanto para miembros del Partido como para toda persona que se interesara por realizar

investigaciones sobre Acción Nacional, por lo que designaron al maestro Gustavo Vicencio

Acevedo, para llevar a cabo un proyecto que pudiera ser aplicable y útil para cubrir estas

necesidades, en ese momento imperantes.

El proyecto del CEDISPAN fue elaborado con base en sugerencias hecha por varios panistas a

través de un cuestionario, en el que vertieron sus necesidades de información para el desempeño

de sus tareas.

11

Después de meses de trabajo el 20 de enero de 1989 el maestro Acevedo presentar el proyecto de

creación del CEDISPAN, en una sesión del Comité Ejecutivo Nacional, pero es hasta el 23 de

febrero de 1989 que se ratifica su aprobación, finalmente se inaugura formalmente el 21 de

febrero de 1990.

El proyecto plantea la necesidad de contar con un área de servicio en donde, además de

concentrar toda la documentación generada o recibida por las secretarías del Comité Ejecutivo

Nacional, se organice, custodie y brinde información a miembros y empleados del PAN, además

de investigadores y público en general que lo solicite.

Como parte final del proyecto se contemplaba la microfilmación de los documentos, como

medida de conservación además de proporcionar este servicio a las áreas del Comité Ejecutivo

que lo solicitaran.

El proyecto del Centro de Documentación presentaba en su organigrama una dirección, el área de

archivo (de concentración e histórico) y el área de documentación que estaría formado por la

biblioteca, la hemeroteca y colecciones audiovisuales. Mencionaba sus respectivas funciones, y

los formatos para ficha catalográfica, ficha hemerográfica, y préstamo de material, además del

reglamento en donde se contemplaban las obligaciones y derechos que tendrían las dependencias

del Comité Ejecutivo Nacional que enviaran su material bibliográfico y sus documentos. Así

mismo contemplaba también la necesidad de que el personal recibiera cursos de capacitación y

por último el presupuesto que se requería para llevarlo a cabo.

El proyecto era bueno, porque se tenía una idea clara de lo que se quería, además que dependería

directamente de la Secretaría General del Comité Ejecutivo Nacional, lo que podría traer

beneficios para el buen desempeño de sus actividades. Sin embargo en el proyecto, considero que

no se tomaron en cuenta dos cosas muy importantes: una, que se requería de personal

especializado para las áreas de archivo y biblioteca y otra, no solicitar un área específica para el

CEDISPAN que reuniera las condiciones necesarias para su funcionamiento, y contemplara el

espacio suficiente para el crecimiento de su acervo.

12

En ese momento la estructura del partido había crecido considerablemente, y todas las áreas que

formaban el Comité Ejecutivo Nacional se encontraban distribuidas en siete casas acondicionadas

para funcionar como oficinas, ya que no se contaba con un local propio donde pudiese estar todo

el equipo de trabajo. No se cuenta con información para saber si el CEDISPAN dependió de la

Secretaría General como lo apunta el proyecto, pero aparecen documentos fechados en 1989

donde se observa que depende de la Secretaría de Estudios, que es el área responsable de la

elaboración de estudios, análisis e investigaciones políticas, económicas y sociales, y de asesorar

al Partido en toda su estructura, en la redacción de programas de acción, plataformas electorales y

posicionamientos políticos.

En julio de 2002, se inaugura el actual edificio sede del PAN ubicado en Coyoacán # 615 colonia

del Valle; al principio se escuchaba el rumor de que el CEDISPAN se trasladaría ahí pero no se

aprobó debido a que desde 1998 dependía de la Fundación Rafael Preciado por lo tanto debía de

permanecer en la misma sede.

La Fundación Rafael Preciado Hernández es una asociación civil que se constituyó el 26 de

agosto de 1993 como una Institución académica que tiene como objetivos fundamentales la

generación de ideas que encuentren aplicación en la solución de problemas de la sociedad

mexicana así como apoyar a la capacitación y elaboración de propuestas en la agenda pública.

También se encarga de difundir el conocimiento por lo que edita y produce libros relacionados

con la historia política y social del país y publica mensualmente la revista titulada Bien Común.

También tiene bajo su responsabilidad el CEDISPAN que es el área encargada de la

administración y búsqueda de información tanto documental como bibliográfica, referentes a la

trayectoria política del Partido.

13

La Fundación Rafael Preciado Hernández (*), cuenta con una estructura estatuaria conformada

por una Asamblea, un tesorero y cinco vocales, quienes junto con el director determinan y llevan

a cabo las investigaciones, publicaciones, seminarios y en general los trabajos que son objeto de

la Asociación Civil.

Entre los miembros fundadores de la Asociación destacan Abel Vicencio Tovar, Luis H. Álvarez,

Felipe Calderón, entre otros. Los presidentes de la Fundación Preciado han sido igualmente

presidentes del PAN.

* Debe su nombre al jurista que fuera director del doctorado en filosofía del derecho de la UNAM, fundador del PAN, parlamentario y

representante del partido ante la Comisión Federal Electoral)

14

Organigrama de la Fundación Rafael Preciado Hernández en la administración 2003 – 2006

Fuente: Informe de trabajo de la Fundación Rafael Preciado, presentado durante una reunión en 2004

ASAMBLEA

CONSEJO DIRECTIVO

PRESIDENTE

CONSEJO DIRECTIVO COMISIÓN EDITORAL

SECRETARIO TÉCNICO ADMINISTRADOR

DIRECTOR DEL

CEDISPAN CONSEJO EDITORIAL

BIEN COMÚN

DIRECTOR ACADÉMICO

CONSEJO EDITORIAL

PROPUESTA

BIEN COMÚN ESTUDIOS POLITICOS ESTUDIOS

ECONÓMICOS POLITICAS PÚBLICAS

INVESTIGADORES INVESTIGADORES

15

1.4. Estructura orgánica del CEDISPAN

En el proyecto de creación del CEDISPAN su organigrama era el siguiente:

No existe registro del año en que dejo de operar esta estructura, aproximadamente desde 1997 el

CEDISPAN esta conformado por tres áreas: Dirección, biblioteca y archivo.

SECRETARÍA GENERAL

DEL CEN DEL PAN

DIRECTOR

JEFE DE ÁREA DE

ARCHIVO

BIBLIOTECA

HEMEROTECA

AUDIOVISUALES

HISTÓRICO

TRANSICIÓN

JEFE DE ÁREA DE

DOCUMENTACIÓN

COORDINADOR

OPERATIVO

INDICES TEMATICOS

16

1.5. Misión, visión y objetivo

La misión es servir como un órgano encargado de la concentración, organización, custodia,

conservación y difusión de la historia del Partido Acción Nacional; pretende llegar a ser la

memoria institucional del PAN además de ser un instrumento al servicio de México, y que por

medio de la investigación se integren al Partido.

Visión: Ser el centro de documentación más importante del país

Objetivo: Organizar y tener en las mejores condiciones posibles el acervo y hacer eficiente el

servicio de consulta.

1.6. El archivo y sus locales

En 1989 después de ser aprobado el proyecto del CEDISPAN, comienzan las labores de

organización de la biblioteca y el archivo, al mismo tiempo ingresa material por lo que se satura

el espacio que medía 18 m.2, por lo mismo el director solicita le sean asignadas otras oficinas.

En 1990 al inaugurarse formalmente el CEDISPAN le asignan un local ubicado en cerrada de

Eugenia # 27 en la colonia del Valle, donde ocupaba oficinas y una cochera. En este lugar ocupan

dos locales por lo que en pocos años sus instalaciones se vieron saturadas, el archivo ocupaba

25.9 m.2

y 31.3 m.2 se ocupaban para oficinas, por lo que solicitaron un espacio que midiera 100

m.2

En 1993, el local del CEDISPAN se ubicaba en Barranca del muerto # 23 Col. Florida. En 1997

se podía observar que el archivo y la biblioteca se encontraban en un sótano, donde además de

que no contaban con espacio suficiente para el acervo, el área que le correspondía al archivo no

tenía mobiliario suficiente ni adecuado, ya que solo tenía 2 anaqueles y un mueble de madera

empotrado en la pared. El espacio estaba totalmente saturado, los documentos se encontraban en

los dos anaqueles sencillos, en el piso, en el escritorio, en cajas de diferentes medidas y en todo

lugar donde hubiera un espacio; era un total desorden, algunas cajas señalaban los asuntos de los

17

expedientes que contenían, pero al revisarlas con detenimiento se veía que no había coincidencia

del asunto con el contenido de los expedientes, también había muchos documentos sueltos. Así se

comenzó a organizar la documentación en el mes de junio del año 1997, pero para agosto se

interrumpe el trabajo debido a que sufre una gran inundación de aguas negras. Al parecer era la

tercera vez que sucedía y que se veía gravemente afectado el archivo perdiendo muchos

documentos, algunos en su totalidad y otros, aunque se lavaron y secaron, pronto se infectaron de

hongos, debido a que no se fumigó de inmediato. Por esta razón se realizo un nuevo cambio de

local, que coincide con un cambio de adscripción.

En 1998 como parte de la reorganización del partido, se reunieron los esfuerzos de investigación

en una sola instancia y se decide fortalecer a la Fundación Rafael Preciado que absorbe las

funciones de la Secretaria de Estudios. Por lo tanto el CEDISPAN a partir de ese año, pasa a

depender de la mencionada Fundación. En ese periodo se ocuparon las instalaciones de la casa

ubicada en cerrada de Eugenia # 27, colonia del Valle, solo que ahora con más espacio ya que se

les asignó una casa en donde la planta baja estaba destinada para biblioteca y el primer piso para

el archivo. Se compraron anaqueles que nunca se armaron, debido a que según las autoridades, el

piso no aguantaría el peso. Como no había mobiliario, algunos documentos se encontraba en

cajas grandes modelo A-7000, apiladas en el piso y otros se en cajas pequeñas AG-12 que se

guardaban en un mueble de madera tipo armario.

En el año 2002 la Fundación Rafael Preciado traslada sus oficinas a su actual sede en Ángel

Urraza # 812, Colonia del Valle, por lo que nuevamente el CEDISPAN cambia su domicilio; éste

parece ser el mejor local que había tenido ya que se le asigna un local en donde la planta baja era

para la biblioteca y el primer piso para el archivo que media aproximadamente 25 m.2 y en el

segundo se abrieron las oficinas. Las autoridades mandaron a hacer los anaqueles de una lámina

muy gruesa, fueron 23 anaqueles entre sencillos y dobles, empotrados de piso a techo, de acuerdo

a la medida de las cajas AG-12. Se dejaron pasillos de diferentes medidas, todos ellos accesibles,

y con espacio disponible para nuevas transferencias. Una vez uniformado el tamaño y

acomodadas las cajas se daba una buena imagen. Los espacios permitían trabajar aunque no eran

los idóneos, pues había algunos detalles que no se tomaron en cuenta como los espacios entre las

charolas ya que la primera estaba a dos centímetros del piso lo cual dificultaba la limpieza y

18

ponía en riesgo los documentos en caso de que entrara agua por la puerta o por las ventanas; la

última charola estaba muy alta y al poner las cajas quedaban muy cerca de la lámpara; lo que

podía provocar un incendio, por lo que al bajar una caja debía ladearse con mucho cuidado para

evitar pegarle a la lámpara; el fondo de las charolas no fueron bien medidas y en los anaqueles

dobles, de un lado, las cajas quedaban volando, casi dos centímetros.

En el año 2003 se decide desmontar las oficinas metálicas que ocupaba el CEDISPAN, pero no se

quita el piso de vinil, lo que trajo graves problemas porque cuando llovía se encharcaba el agua

en el techo del archivo y aunque a veces se barría, el plástico retenía agua y una de las paredes

del archivo quedó sin la protección que le proporcionaba el techo metálico, al tener un volado que

le servía para desviar el agua de lluvia, evitando que mojara directamente sobre la pared. Tres

años después, debido a las fuertes lluvias, el local que ocupaba el archivo se empezó a afectar

debido a que se estaba humedeciendo una de las paredes que colindaban con otra propiedad por

falta de repellado. Pasó el tiempo y en lo que las autoridades decidían que se iba a hacer, la

humedad avanzó rápidamente hacia la otra pared, por lo que se procedió a fumigar y se cambió

de lugar toda la documentación, se acomodo en el edificio principal de la Fundación, en una sala

de juntas (en el piso y otras sobre varias mesas), adentro de un mueble tipo librero, en pasillos y

donde hubiera espacio.

La biblioteca no se salvó de enfrentar otro tipo de problemas, pues entre ellos y debido a la

cercanía que tenía su entrada con un registro, en época de lluvias se inundó. Este problema lo

quisieron solucionar poniendo un gran escalón, que solucionó parcialmente, pues se seguía

encharcándose la entrada y para no que no se trasminara la humedad del local que ocupaba el

archivo, se decidió tirar el edificio y construir otro que presentara mejores condiciones para los

acervos. En el proyecto de elaboración de planos, se trabajó en equipo entre directores y personal

del archivo y la biblioteca quienes entregamos sugerencias al arquitecto, como las medidas de

seguridad para la conservación del acervo: control de temperatura y humedad (18° a 20° C y

45% a 55% HR, respectivamente) instalaciones eléctricas e hidráulicas seguras, buena

ventilación, protección contra los rayos directos del sol, mobiliario adecuado, espacios suficientes

para el acervo, la consulta, de espacio para los procesos técnicos, recepción de material, una sala

19

para usos múltiples y las oficinas para el personal. Las autoridades dieron su visto bueno y

acordaron sobre la compañía que se encargaría de la construcción.

El penúltimo cambio, se realizó durante los días 15 y 16 de febrero del año 2007, cuando el

archivo y biblioteca fueron trasladados a San Borja # 628, donde ocuparían temporalmente un

departamento en el cual debido a que no se contaba con mobiliario las cajas permanecieron

apiladas, dejando espacio entre ellas para cuando se necesitara algún material pues el servicio de

consulta no se podía ni debía suspender. El 29 de noviembre se pre-inaugura el edificio sede del

CEDISPAN.

20

1.7. Funciones

Las funciones del archivo son:

Recibir la documentación generada por algunas áreas del Partido Acción Nacional que han

concluido su etapa administrativa; revisar si trae algún listado sobre su contenido, o en su

caso elaborarlo.

Elaborar el cuadro de clasificación

Organizar la documentación

Elaborar los instrumentos de consulta

Custodiar y conservar los documentos

Elaborar informes de actividades anuales o cuando sean requeridos

Dar seguimiento a los calendarios de caducidad, y en cuanto se venza el plazo de vigencia,

informar a las áreas generadoras para definir su destino final.

Proporcionar consulta de los documentos del archivo.

Apoyar en la obtención de información para la elaboración del prontuario del Partido Acción

Nacional.

21

1.8. Contenido documental del archivo

El archivo cuenta con 200 metros lineales de documentación que datan de 1939 a 2002,

generados por el Partido Acción Nacional en el ejercicio de sus funciones, entre los que se

cuentan:

Documentos que generan algunas áreas del Comité Ejecutivo Nacional como son:

Presidencia, Secretaría General, Dirección Jurídica, Secretaría Nacional de Asuntos

Electorales, Secretaría de Comunicación, Promoción Política de la Mujer, Secretaría

Nacional de Acción Juvenil entre otras.

Documentos de los Comités Estatales, Comités Municipales, y Comités Regionales. Se

trata principalmente de correspondencia e informes de sus actividades que envían al CEN.

Fotografías del Partido Acción Nacional (sobre personajes y eventos).

Colección de la propaganda de campañas electorales realizadas por el PAN: carteles,

volantes, dípticos, trípticos, gallardetes y engomados de:

Campañas Federales, que se realizan cada tres y seis años, en donde contienden para

cargos de diputados federales, senadores y para presidente de la república.

Campañas locales, que se realizan cada tres años, en donde contienden para diputados

locales, presidentes municipales, síndicos, regidores y cada 6 años para gobernadores.

Boletines del Partido Acción Nacional (emitidos por el CEN, Comités Estatales y

Municipales)

22

Colección documental Rafael Preciado Hernández

Esta colección tiene 8.75 metros lineales y data de 1905-1973; el acervo se forma con

documentación personal, documentos relacionados con sus actividades en la Cámara de

Diputados, en el Partido Acción Nacional, en La Comisión Federal Electoral, Asuntos Jurídicos y

sus actividades como docente en la Universidad Nacional Autónoma de México.

En cuanto a la organización del acervo, aún no se concluye, se han trabajado algunas secciones

que ya cuentan con inventario, otra parte se encuentra desorganizada, aunque se puede localizar

la información con la relación que algunas áreas envían.

Para la captura de información se ha trabajado con diferentes bases de datos desde dbase III plus,

Micro Isis y Access con la que se trabaja actualmente.

Personal

El CEDISPAN ha podido seguir trabajando aún con varios recortes de personal, actualmente solo

se cuenta con tres personas, una por área (Dirección, archivo y biblioteca), los dos últimos

pasantes de Archivonomía y Biblioteconomía respectivamente que además del manejo de la

información, en algunas ocasiones debemos apoyar a la Fundación en las tareas que nos soliciten.

23

1.9. Servicios que ofrece

El Centro de Documentación ofrece a los investigadores tanto internos (miembros del partido y

empleados) como externos (público en general), apoyo en la búsqueda y recuperación de

información tanto en la biblioteca como en el archivo; después de interrogar al usuario sobre la

información que solicita se le proporciona y además se le sugieren otros materiales que pudieran

complementar su investigación.

Anteriormente la biblioteca y el archivo trabajaban por separado en cuanto a los servicios de

consulta que ofrecen a sus usuarios, pero actualmente se trata de ofrecer un servicio integral

(libros y documentos), y así también se enriquece la información que se proporciona y se

promueven ambos acervos, pues la mayoría de los investigadores que llegan se remiten a fuentes

secundarias, y no saben que en el archivo pueden encontrar información útil para su

investigación. En el archivo se ha hecho más fácil el acceso, quitando algunas restricciones que

consistían en que todo usuario tanto (interno como externo) debía solicitar la información al

director, para que éste a su vez solicitara el material al personal, ahora los usuarios pueden llegar

directamente al archivo a solicitar la información y de esta forma evitarse la pérdida de tiempo.

Los investigadores que llegan a consultar el acervo lo hacen por diversas formas, algunos ya

conocen el CEDISPAN puesto que han realizado investigaciones anteriormente, otros son

remitidos por medio de la Secretaría de Comunicación del Comité Ejecutivo del PAN, que

cuenta con una área de atención ciudadana, y si ellos no tienen la información que solicitan, los

remiten al CEDISPAN, otros investigadores solicitan información por medio de oficio dirigido al

director o hacen su solicitud por teléfono.

24

CAPÍTULO 2

ARCHIVO HISTÓRICO Y SU ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA

2.1. El ciclo vital del documento

La unidad archivística más pequeña es el documento, que se define como: “todo registro de

información independiente de su soporte físico” 2

La ley federal de transparencia y acceso a la información pública gubernamental, en su artículo

3 inciso II, define documentos como:

“Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos,

directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos,

estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la

actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de

elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso sonoro,

visual, electrónico, informático u holográfico.” 3

Así el documento de archivo es definido como: “el testimonio y prueba de acciones / actos

registrados en un soporte perdurable.” 4

_______________________

2 HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística General: Teoría y práctica, 5ª. ed., Madrid, Servicio de publicaciones de la

Diputación de Sevilla, 1991, p.121. 3 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN: Ley Federal de Transparencia y Acceso a La Información Pública Gubernamental,

México, 12 de junio de 2002. 4 HEREDIA HERRERA, Antonia: ¿Qué es un archivo? Madrid, Trea, 2007, p. 98.

25

En suma un documento de archivo es todo registro que testimonia un hecho o suceso, plasmado

en un soporte, que es generado o recibido como producto de las funciones o actividades, de una

institución o persona, y que posee ciertas características esenciales que lo diferencian de

cualquier otro material, como son:

Su condición de único (otros materiales como los libros son múltiples)

Su carácter de seriado (se generan uno a uno, por lo tanto guardan una relación y

secuencia que mientras sean del mismo asunto, con el tiempo formarán series)

Su origen (está ligado a un productor, a sus funciones y actividades; un documento es

generado bajo la dualidad funcional - orgánico, primero por ser producto de una

atribución que se respalda en documentos normativos de una institución y segundo por ser

un área que depende de una estructura institucional).

Su autenticidad

Antonia Heredia 5, agrega una más que es la integridad, y que se refiere a que el documento debe

estar completo, no le debe faltar ninguna de sus partes (caracteres internos y externos)

Como se puede notar, ni el libro ni la colección reúnen las características antes mencionadas. El

libro es producto de la imaginación o resultado de una investigación sobre un tema especifico y la

colección aunque puede estar integrada por documentos ha sido producto de diversas

procedencias además de estar agrupado con base a algún criterio.

Cuando se genera un documento de archivo, éste no será una pieza aislada, tendrá relación con

otros y poco a poco formará agrupaciones, que a su vez formaran archivos.

Antonia Heredia define un archivo como:

“Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso

de su gestión, conservados, respetando aquel orden (original), para servir como testimonio e

información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de

fuentes de historia.” 6

_______________________

5 Ibid. p.100. 6 HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística…, Op. Cit., p.89.

26

Finalmente reduce el término archivo, y lo esquematiza en tres elementos básicos

ARCHIVO = DOCUMENTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO

Existen otras definiciones de archivo, en donde además se toma en cuenta el local, en el que se

resguardan los documentos, y aunque es una parte muy importante, resulta complementario para

su guarda y conservación, sobre todo si reúne las condiciones necesarias, ya que un local por

estético que luzca si no cuenta con documentación organizada no podrá dar servicio y tampoco se

le podrá denominar archivo.

Pérez Herrero, “menciona otro elemento que es también muy importante, y es el personal que

labora en él. Define archivo como “un lugar donde con esmero se tratan cuidan y custodian los

documentos públicos y particulares con personal especializado” 7

Un archivo como cualquier área dentro de una institución debe tener funciones establecidas

dentro de la normatividad institucional, ya que se trata nada menos que de la memoria de una

institución, el reflejo de sus actividades diarias, aunque no todas las instituciones lo aprecian así,

pues de hecho no aparece en su organigrama como un área independiente, sino que casi siempre

depende de otra, como auxiliar. Al archivo, aún no se le da la importancia ni el lugar que merece

al igual que a su personal, a pesar de esto ha habido avances.

Existen varias definiciones de archivo, por lo que Antonia Heredia en su reciente libro ¿Qué es

un archivo? 8

hace un análisis de algunas, en donde propone dos definiciones de lo que parecería

una misma palabra, denomina archivo y Archivo; en minúscula lo relaciona directamente con el

contenido documental (gestión de documentos) y con mayúscula como institución

(administración de archivos) en donde está reconocido como servicio o unidad administrativa de

cualquier institución.

_______________________ 7 HERRERO PÉREZ, Enrique: El archivo y el archivero: sus técnicas y utilidad para el patrimonio documental Canario, Islas

Canarias: Viceconsejeria de cultura y deportes, 1997, p.39. 8 HEREDIA HERRERA, Antonia: ¿Qué es..., Op. Cit., p.135.

27

Retomando el tema de documento de archivo, se dice que tiene vida y que se puede comparar con

la vida de un ser humano, en donde nada es estático y mucho menos al pasar el tiempo, ya que

nace, crece (al formarse un expediente y estar en constante uso), decrece (al perder valor, es

susceptible de ser eliminado o su valor se incrementa y forma parte de su historia). Esto es la

teoría del ciclo vital del documento, que surge como solución a la problemática del crecimiento

excesivo de la documentación que se genera día a día de manera exponencial, por lo que no se

podrían guardar todos los documentos; los locales serían insuficientes, y esto traería

consecuencias al requerir de más recursos para mantenerlo funcionando. Con el ciclo vital se

busca optimizar las actividades en los archivos, además de proporcionar un cuidado y

almacenamiento más funcional.

El ciclo vital del documento, se define como: “Sucesión de fases en que se divide la existencia de

los documentos en una institución hasta su destino final. Técnicamente se divide en tres fases:

activa, semiactiva e inactiva de los documentos y de acuerdo a sus valores en primarios y

secundarios” 9

Los beneficios del ciclo vital son:

- Reducción del volumen documental (por medio de la selección, valoración y eliminación)

- Limitar la conservación, solo de documentos útiles

- Agilización de trámites

- Procedimientos regulados en los archivos (seguimiento)

- Mayor control de lo que se tiene

- Reducción de costos de mantenimiento y espacio

- Optimizar las actividades en los archivos

- Proporcionar un cuidado y almacenamiento funcional.

_______________

9 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Glosario Archivístico, México, AGN, 1999, p.5.

28

El ciclo vital del documento fundamenta la creación de un sistema de archivo, ya que de acuerdo

con la edad del documento requiere un tratamiento diferente y de esta manera no solo se

coordinan los procesos sino que se les da el seguimiento que se requiere.

El ciclo vital del documento, recorre las diferentes categorías de archivo (archivo de trámite,

archivo de concentración y archivo histórico), por lo tanto se encuentra en diferentes fases

(activo, semiactivo e inactivo). El pasar de una fase a otra, no es algo simple o automático; para

que pueda ser transferido de un archivo a otro, se realiza una selección documental,

posteriormente se somete a una valoración documental y el resultado del dictamen será la

transferencia o la eliminación.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO EDAD VALOR LOCAL

Etapa

prearchivistica

Gestión o

de oficina

Primera

edad

Fase activa

Primario Oficina de gestión

Etapa

Archivística

Intermedio Segunda

edad

Fase

semiactiva

I primario

permanente

II primario

secundario

Archivo central de la

institución

Archivo fuera de la

institución

Histórico Tercera

edad

Fase

inactiva

secundario Archivo histórico de la

institución

Archivo Histórico general

fuera de la Institución

Fuente: Antonia Heredia Herrera: Archivística General…, Op. Cit., p.175.

29

El cuadro anterior esta tomado de lo que plantea la corriente española, en donde muestra como se

relaciona la edad, el valor y el local en donde deben estar los documentos, mientras que los

italianos dividen al ciclo vital del documento en 4 fases que denominan archivo corriente, archivo

de depósito, archivo intermedio y archivo histórico. Para los franceses el ciclo vital del

documento, igual que en la corriente española, propone la existencia de tres archivos: corriente,

en formación y archivos históricos.

Estas fases y archivos solo se tienen cuando existe un sistema de archivos dentro de la institución.

En las instituciones muy frecuentemente comparte local el archivo de trámite con el archivo de

concentración, o con el archivo histórico. A veces solo se cuenta con un archivo general, aunque

esto no debería ser obstáculo para delimitar las funciones, aunque si se llega a limitar por el

espacio con el que cuentan.

Como lo mencioné anteriormente, el documento para ser transferido deberá ser valorado. La

valoración documental es un proceso de análisis para determinar los valores primarios y

secundarios de las series documentales, con el fin de establecer las transferencias, los periodos de

conservación y la eliminación si se requiere.

Los documentos poseen valores primarios y secundarios:

Valores primarios: son importantes para la institución, ya que trae implícita la razón de su

origen y tiene una vigencia prescrita que varía según el tipo documental, se dividen en:

1) Administrativo: son producto de las actividades rutinarias de la institución. Ejemplos: cartas,

circulares, oficios, memorándum, reportes.

2) Legal: son pruebas para garantizar los derechos y deberes de las personas morales y físicas.

Ejemplos: leyes, contratos, escrituras, acuerdos.

3) Fiscal: Registro de relaciones con Hacienda, por tanto son de carácter probatorio. Ejemplo:

créditos, nóminas, ventas, impuestos, finanzas.

30

Valores secundarios: son importantes para la cultura y la investigación pues a medida que pasa

el tiempo el documento va perdiendo su valor primario y algunos adquieren un valor

secundario que representa un testimonio para la historia y son:

1) Evidencial: muestran la existencia y funciones que realiza una dependencia, su origen,

organización y desarrollo. Ejemplos: normas, programas, procedimientos, directorios internos,

reglamentos.

2) Testimonial: testifican la evolución y cambios más trascendentes que sufre la institución desde

el punto de vista legal. Ejemplos: programas y proyectos.

3) Informativos: revelan fenómenos particulares y/o institucionales, relativos a personas, cosas o

fenómenos. Ejemplo: expedientes de funcionarios, organigramas, correspondencia de relevantes

decisiones de acuerdos legales y operativos.

Un elemento importante dentro de la valoración, es la vigencia o sea el tiempo en que un

documento es sujeto de una obligación, de acuerdo a la información que expresa, un ejemplo son

los contratos que citan la fecha en que se vencerá o las cláusulas por las cuales se anula. También

se da el caso de documentos que anulan al documento anterior, como son el acta de divorcio que

anula al acta de matrimonio, un segundo testamento o una actualización de datos, entre otros. La

vigencia documental se rige primeramente por los valores que posee el documento.

Los tiempos de vigencia documental se fijan de acuerdo al tipo de información que contengan los

documentos. Se deberán analizar las bases legales y jurídicas a que se deban sujetar para su

conservación y serán plasmados en un instrumento regulador llamado catálogo de vigencias

(conjunto de políticas y tareas que nos permiten planear, dirigir y controlar el retiro y tránsito

documental), que nos informará cuando un documento ya haya alcanzado el tiempo de guarda en

un archivo, por lo que estará disponible para someterlo a una valoración.

31

Existen documentos que desde el momento en que se generan se puede detectar que serán

históricos, como son las actas constitutivas de una institución; en el caso de una persona, el acta

de nacimiento que lo acompaña durante toda su vida y en algunos casos llega a ser testimonio de

un personaje relevante dentro de alguna esfera de la sociedad, aunque no por esto pasan

automáticamente al archivo histórico, de hecho algunos no llegan a conservarse en los archivos,

ya que en algunas instituciones, deciden guardar los documentos que consideran muy importantes

en la caja fuerte.

2.2. Definición de archivo histórico

Este archivo es el depositario de documentos que han perdido su valor primario (administrativo,

legal, fiscal y contable) y su utilidad para las funciones cotidianas de las áreas generadoras, una

vez concluida se guarda precaucional en el archivo de concentración.

El archivo histórico “Es aquel al que se ha de transferir desde el archivo intermedio la

documentación que deba conservarse permanentemente” 10

Archivo histórico “Es aquel que conserva los documentos que después de haber cumplido la

etapa de concentración son analizados y en función de su significación histórica se conservan

permanentemente” 11

En este archivo se conservan los documentos de forma permanente, ya que al adquirir el valor de

históricos, se convierten en el tesoro de la institución o persona que los produjo. También es el

área donde se comparte el conocimiento con las personas que lo soliciten, o bien se dan a conocer

por medio de exposiciones. Los documentos de este archivo son la materia prima (fuentes

primarias) de futuras investigaciones y/o publicaciones.

______________________

10 MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria: Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación

administrativa, Castilla – La Mancha, ANABAD, 1996, p.53. 11 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Glosario…, Op. Cit., p.1.

32

2.2.1. Funciones

Recibir documentos por medio de transferencias, del archivo de concentración (programadas),

que ya hayan sido valorados, aunque también se podrán ingresar por medio de la donación o

compra.

Identificación: aunque sea una función que desempeñan los archivos de gestión, al llegar al

archivo histórico se debe revisar que este completo el proceso, si es así solo se limitará a

reconocer las series, de lo contrario deberá hacerse la identificación.

Organización de la documentación: Es el proceso mediante el cual se reconstruye la estructura

orgánica de la institución o persona que generó los documentos, por medio de la clasificación y la

ordenación.

Descripción: se elaborarán instrumentos de descripción lo más exactos posibles ya que serán

básicos para el investigador. Estos instrumentos pueden ser automatizados, utilizando bases de

datos.

Difusión: Promover la difusión, ya que es unas de las funciones principales de este archivo, pues

estará abierto a la sociedad, por lo que se hará público su contenido informativo. De esta forma

atraerá el interés de nuevos investigadores, a través de visitas guiadas, publicaciones,

conferencias y exposiciones.

Servicio: Orientar a usuarios/investigadores sobre la localización de fuentes adecuadas para su

investigación; a fin de proporcionarle otras opciones en la búsqueda de información.

Dentro de las funciones principales se encuentran las siguientes actividades:

Llevar un control de todas las transferencias

Implantar programas de conservación de documentos

Actualizar el inventario del acervo que contiene el archivo

33

Planificación de espacios

Llevar el control de préstamo de documentos (en caso que la institución lo permita), al

igual que de los servicios de consulta que se proporcione a investigadores

Estas funciones son las que corresponde a este archivo, aunque no nos podemos limitar cuando

detectamos problemas, como suele suceder en varias instituciones. Si recibimos documentación

sin organizar se deberá organizar siempre de acuerdo al principio de procedencia orden original y

bajo las categorías de fondo, sección y serie.

2.2.2. El acervo documental de los archivos históricos

Los archivos históricos están formados por agrupaciones documentales que se dividen en

naturales y artificiales, las primeras se pueden citar jerárquicamente de acuerdo a sus

características, la agrupación más grande recibe el nombre de fondo al cual lo forman “la

totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona” 12

el nombre

de este fondo puede coincidir con el de la institución aunque existen archivos que conservan

varios fondos, posteriormente siguen las secciones que es la subdivisión del fondo situándola en

un organigrama o el funciones se ubica en las áreas administrativas de alto nivel o las funciones

sustantivas, el siguiente nivel lo ocupan las series que es el resultado de una actividad que más

adelante se verá con mayor detenimiento y la última recibe el nombre de unidad archivística que

la forman los documentos singulares (pieza) o compuestos (expedientes).

En cuanto a las agrupaciones artificiales se dividen en: secciones facticias y colecciones

documentales, las primeras han sido separadas de su origen por cuestiones de conservación, sin

embargo las colecciones son documentos que han sido reunidos por un interés personal en otro

lugar, anulando de esta forma el principio de procedencia y su relación se hace de acuerdo a un

tema o asunto.

_____________________________________________________________________

12 HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística…, Op. Cit., p.142.

34

2.3. Identificación

La identificación permite ubicar a los documentos en tiempo y espacio, para posteriormente

organizarlos.

La identificación se define como: “Fase del tratamiento archivístico que consiste en la

investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta

la estructura de un fondo” 13

Este análisis se deberá elaborar en los archivos de trámite, aunque no siempre es así por lo que se

deber revisar, corregir o si es necesario a falta de este hacerlo.

FASES DEL TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO

IDENTIFICACIÓN

ORGANIZACIÓN

CLASIFICACIÓN + ORDENACIÓN

VALORACIÓN

SELECCIÓN Y ACCESO

DESCRIPCIÓN

Fuente: Juana Molina Nortes y Victoria Leyva Palma, Técnicas…, op. cit., p. 71.

_____________________________________________________________________

13 FERNÁNDEZ GIL, Paloma: Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales. 2 a. ed., Granada,

CEMCI, 1999, p.210.

35

La identificación es el primer paso de la metodología archivística, es una función archivística,

prácticamente nueva, Antonia Heredia menciona que hasta 1992, no existía una definición en la

terminología archivística, aunque si se aplicaba como etapa previa a la clasificación. La

identificación consiste en el estudio de todos los datos que nos muestren los antecedentes

históricos – administrativos de la institución, la familia o personaje que género la documentación,

que deberá reflejar el origen, desarrollo, funcionamiento y competencias administrativas para

determinar su tipología. En caso de un personaje su vida académica, laboral, familiar y sus

actividades, con la finalidad de reconocer las series documentales que contiene un fondo o una

colección. Debemos conocer el volumen, los soportes, fechas extremas, su organización y

descripción archivística, instrumentos de consulta, además de una historia detallada del acervo.

Todo lo anterior se hará tomando como base el principio de procedencia y el principio de orden

original. La finalidad es enumerar las series documentales, este análisis será necesario para

organizar y describir los documentos.

Una serie está constituida por tres elementos que son:

1. Sujeto u organismo productor: generador de la documentación en el ejercicio de sus funciones

2. Función: competencias

3. Tipo documental: Unidad documental tanto simple como compuesta, serán tantos como las

actividades de la institución o persona.

Para identificar el primer elemento, dependiendo del tipo de documentación que se este tratando,

se deben consultar las leyes, boletines oficiales, boletines internos, organigramas, y todo aquel

documento que sirva para conocer sus antecedentes.

Para el segundo elemento se deberán identificar las normas que regulen sus competencias,

diferenciando las funciones en sus tres niveles, sustantivas (las más grandes que forman la

estructura), facilitativas (órganos) y de apoyo (participará en la formación de la serie).

Para el tercer elemento se investigan competencias y funciones de cada organismo y los

caracteres internos y externos del documento.

36

Los tres elementos deben ser estar perfectamente relacionados entre si de tal manera que si

cambia alguno cambiará el nombre de la serie.

La diferencia entre tipo documental y serie las dan las siguientes características:

TIPO DOCUMENTAL SERIE

El tipo de una unidad documental La serie es un conjunto de documentos

El tipo es producido por una actividad

concreta

La serie se forma partiendo de una actividad

administrativa

Producido por una misma norma Producido por una misma norma

Formatos, contenido informativo y soporte

homogéneo

Ni el formato, ni el contenido ni el soporte

tienen por qué ser homogéneos

Fuente: Fernández Gil, Paloma: Manual de…, Op. Cit., p.82.

Características para reconocer una serie:

- El productor del fondo al que pertenece y él o los sujetos productores que desempeñan la

actividad, por lo que se debe tener cuidado cuando se trate de documentos que han sido

heredados a un archivo ajeno al que los conserva, para evitar confusiones.

- Actividad administrativa de la que es testimonio

- Las reglas o procedimientos que regulan la actividad

- La sucesión de las unidades documentales

- La similitud de la tipología documental de las unidades documentales que lo integran

37

La identificación nos será útil para establecer la estructura del fondo, sección y series que se van

a establecer para organizar los documentos.

María del Carmen Mastropierro recomienda hacer tantas fichas como sea el número de series, al

tener identificadas las series funciones y organigramas, se puede elaborar un cuadro de

clasificación que no será el definitivo ya que se irá modificando en la medida que trabajemos los

documentos, ya que los documentos no se adaptarán al cuadro sino a la inversa, los documentos

reforzarán la elaboración del cuadro definitivo.

Fuente: María del Carmen Matropierro: Archivos privados: análisis y gestión. Buenos Aires: Alfagrama, 2006, p. 100.

ELEMENTOS PARA LA FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE SERIES

Denominación de la serie

Unidad productora

Contenido y tipología

Procedimiento o circuito documental

(indicando las unidades administrativas que intervienen)

Series duplicadas o con la misma información

Clase de ordenación que requiere la serie

Fechas extremas

Plazos de permanencia y/o eliminación

Características externas

38

2.4. La organización archivística

La organización es un proceso por medio del cual se reconstruye la estructura orgánica de un

archivo, la cual debe asegurar la disponibilidad, localización, integridad y conservación de los

documentos de archivo y se define como: “Operación intelectual y mecánica por la que las

diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o

funcionales para revelar su contenido e información.” 14

Ana Duplá menciona que la “organización de fondos se divide en dos operaciones que son la

identificación y la clasificación y tres tareas que son la ordenación, descripción e instalación.” 15

Otra definición de organización la menciona como: “Metodología empleada para clasificación y

ordenación de los documentos, tomando como base el principio de procedencia y el orden

original.” 16

El punto de partida de la organización, es la aplicación de los dos principios de la archivística,

que son el principio de procedencia y el principio de orden original (natural). En cualquier fondo,

el primero consiste en no mezclar unos documentos con otros, respetando sus fondos, Duplá

señala que deberán ordenarse según la entidad o sujeto generador y según la actividad que dio

origen a su producción; la aplicación de este principio determina su clasificación, su ordenación y

su descripción. Por su parte, el principio de orden original, es el respeto a su creación, es decir

manteniendo el orden en que fueron recibidos o generados los documentos.

La organización se compone de dos tareas que son la clasificación y la ordenación, anterior a

estas se debe realizar una identificación de los documentos a organizar.

________________________

14 HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística…, Op. Cit., p.252.

15 DUPLÁ DEL MORAL, Ana: Manual de archivos de oficina para gestores, Madrid, Comunidad de Madrid-Marcial Pons,

1997, p. 35. 16 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Glosario…, Op. Cit., p.8.

39

2.4.1. Clasificación

La clasificación se podrá lograr mediante el conocimiento de la institución productora, sus

funciones, órganos y actividades, a fin de unificar las series y su correspondiente tipología.

“Clasificar es dividir, separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de

tal manera que dichos grupos queden integrados, formando parte de la estructura de un todo.

Cada grupo o clase es único y distintos de los demás, con sus características propias que lo

diferencian de otros, formando parte de una estructura jerárquica; cada grupo a su vez es

susceptible de divisiones” 17

Por lo tanto clasificar es una operación en la cual se trata de agrupar los documentos (relativos a

un mismo asunto o tema), a fin de que queden relacionados entre sí.

Operaciones de la clasificación (intelectuales y materiales)

La clasificación intelectual, consiste en elaborar un cuadro de clasificación, estableciendo grupos

de la misma naturaleza, de preferencia tomando como base las grandes funciones de la

institución. Las funciones son más estables que los organigramas de la institución.

Clasificación material: es la que se aplica directamente a las unidades documentales de acuerdo al

cuadro de clasificación.

Se debe tratar de establecer un cuadro de clasificación de acuerdo a la situación que presente el

fondo (si está clasificado o en desorden). Así mismo, asignar claves que formarán el sistema de

codificación de documentos, el cual debe ser flexible para los casos de agregación, aunque para

los archivos históricos deberá ser estable.

________________________

17 HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística…, Op. Cit., p. 266.

40

Para elaborar el cuadro de clasificación, se deben tomar en cuenta los siguientes puntos:

El cuadro de clasificación es “un instrumento de consulta que refleja la organización del fondo

documental, y aporta los datos esenciales de su estructura” 18

que debe asegurar la organización

del archivo y ubicación correcta de los documentos que nos permita su consulta.

En los archivos históricos cuando llegan a faltar organigramas, se debe reconstruir la estructura

orgánica a partir de los documentos.

El cuadro de clasificación se divide por niveles o categorías en fondo, secciones, subsecciones y

series. Divisiones que corresponden a las funciones órganos y actividades de la institución de

acuerdo a la complejidad de órganos y funciones de la institución, independientemente del tipo de

cuadro que se elabore no se deben colocar en un mismo nivel las funciones con las actividades.

Existen tres tipos de clasificación que son la orgánica, la funcional y por asuntos o materias

Orgánica: se diseña de acuerdo a los órganos. La base es el organigrama. Las secciones y

subsecciones se forman de acuerdo a las áreas que dependen de la institución.

Representa una forma fácil, pero tiene la desventaja de ser rígido al no permitir los cambios

orgánicos. Es más aplicable a organizaciones pequeñas y estables.

Funcional: el diseño del cuadro de clasificación se hace de acuerdo a las funciones. Para el diseño

de este cuadro se requiere de un conocimiento sobre la institución.

Asuntos o materias: La base de este sistema son los temas, por lo que puede ser aplicable para las

colecciones documentales.

________________________

18 FERNÁNDEZ GIL, Paloma: Manual…, Op. Cit., p. 88.

41

También se puede aplicar sistemas combinados llamados orgánico – funcional o mixto, este se

realiza en la medida que se conoce la evolución de las oficinas administrativas. Se deberá tomar

en cuenta el principio de procedencia y las divisiones que se establezcan se identificarán con

órganos (subsecciones) o con funciones (sección), y las actividades constituirán las series

documentales.

En los archivos históricos casi siempre la clasificación viene dada en los documentos que se

transfieren, aunque si esa clasificación tiene defectos se debe reclasificar en un cuadro aparte

(previo análisis de las funciones de la institución), sin alterar la ordenación numérica con que

vengan las unidades de instalación, ya que esto representaría un problema cuando soliciten un

documento bajo la clasificación anterior. Por esto se recomienda un cuadro de clasificación a

nivel intelectual.

Al elaborar el cuadro de clasificación se debe tomar en cuenta que debe ser lógico, en la medida

que no se debe inventar ya que los mismos documentos muestran su origen y procedencia,

flexible al grado que permita se puedan agregar nuevas secciones o series y sencillo que refleje

claramente las funciones y actividades de la institución.

En el cuadro de clasificación se deben respetar las jerarquías (secciones y subsecciones), y tener

cuidado al denominar el titulo de las secciones o subsecciones, ya que debe reflejar el contenido

de los documentos.

Otro elemento a considerar dentro de los cuadros de clasificación es la codificación o sea una

combinación escritural que forma una clave, que representa cada nivel jerárquico del cuadro.

Existen varias clases que son el alfabético (representando una o hasta tres letras), numérico

(representado por un número) y el alfanumérico (combinación de las dos, anteriores) se debe

tratar que la codificación sea representativa para que facilite su localización.

42

2.4.2. Ordenación

La ordenación es la operación mecánica posterior a la clasificación, dentro del proceso de la

organización, debe aplicarse independiente a cada serie y directamente a los documentos.

Ordenar es unir todos los elementos de cada grupo estableciendo una unidad.

Así la ordenación, “es una tarea material que consiste en relacionar unos elementos con otros de

acuerdo con un criterio establecido, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, o números.” 19

Se realiza en dos pasos:

1) Se debe hacer un análisis de la relación entre los documentos para elegir el método a utilizar.

2) Ordenar los documentos físicamente, dentro de sus unidades de instalación

La ordenación es una parte muy importante dentro de la organización y se puede realizar de

diferentes formas dependiendo el método elegido.

Ordenación cronológica: se toma como base la fecha siguiendo el orden de año, mes y día,

comenzando por el año más antiguo. Cuando el documento no tenga registrado el día, se debe

colocar al final del mes que se esta ordenando. Lo mismo aplica para los meses y años. En el caso

de que no se presente la fecha y que se pueda aproximar, ya sea por los personajes o por algún

indicio dentro de su contenido, la fecha deberá ir entre corchetes.

Ordenación alfabética: Como su nombre lo indica se toman como base las letras del abecedarios,

en este método se encuentran variables que son:

- Onomástica: se hace a partir del nombre de las personas, empezando por los apellidos

después el o los nombres.

- Geográfica: para ordenar lugares, jerarquizando primero por el nombre del país, nombre

del estado, nombre del municipio, o nombre de la ciudad.

___________________________________

19 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística, 4ª ed., Madrid: Fundación Germán Ruipérez, 2001, p. 248.

43

- Numérica: aplicable a documentos que vayan numerados, como es el caso de los

documentos contables

- Alfanumérica: es una combinación de letras y números

No todas las series se deben ordenar de igual forma, puede ser diferentes dependiendo de las

características de cada serie. Al término de esta operación “la ordenación involucrará la

preparación de las unidades documentales (con signaturado, sellado, foliación) para determinar el

espacio necesario en el depósito y la formación de unidades de instalación (cajas, carpetas,

legajos)” 20

Tanto las unidades archivísticas como la instalación, deberán contener los datos que le permitan

su localización.

De acuerdo a las guardas que se utilicen las carpetas o cajas deben mostrar el nombre del fondo,

la sección, la serie, el número de expedientes que contiene, fechas extremas, y el número

continuo de la unidad.

___________________________________

20 MASTROPIERRO, María del Carmen: Archivos privados: análisis y gestión, Buenos Aires, Alfagrama, 2006, p. 106.

44

Los expedientes, también deberán contener en su portada:

I. Unidad administrativa

II. Fondo

III. Sección

IV. Serie

V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie

documental identifica a cada uno de los expedientes

VI. Fecha de apertura y cierre

VII. Asunto (resumen o descripción del expediente)

VIII. Valores documentales

IX. Vigencia documental

X. Número de fojas útiles al cierre del expediente

En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la nomenclatura

asignada en los incisos III, IV y V. 21

Además agregar la signatura o sea la anotación que va en un lugar determinado del documento,

(casi siempre en el reverso superior izquierdo y con lápiz). Para identificar cada pieza deberán ir

las siglas del fondo, número de caja, número de expediente y número de documento.

Foliación: es el nombre que recibe la acción de asignar un número a cada foja y de manera

progresiva, aunque debido a que es una tarea laboriosa y a falta de personal en los archivos es

recomendable que se realice solo cuando el documento salga del archivo.

El sellado: se hace en alguna de las fojas siempre y cuando no tape el texto, anteriormente se

llevaba a cabo en varios archivos, aunque no es recomendable, ya que la tinta daña el papel.

______________________

21 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las

dependencias y entidades de la administración pública federal. Artículo decimoquinto, 2002

45

2.5. Descripción

La descripción es un proceso que consiste en elaborar un resumen del contenido de los

documentos, identificando y explicando su contexto. Su finalidad es la de dar a conocer a los

investigadores la información que contienen los documentos y que puedan acceder rápidamente,

además servir de control para el archivista.

Una vez que los documentos se encuentran identificados, clasificados y valorados hay que

describirlos por medio de instrumentos de descripción, para que los investigadores conozcan los

contenidos informativos y puedan acceder a ellos.

Los documentos se reúnen en agrupaciones naturales que de forma jerárquica tiene el fondo, la

sección, la serie, y la pieza o unidad archivística, para lo cual existen instrumentos de consulta

que son aplicables a:

INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN APLICABLE A:

GUÍA FONDOS Y SECCIONES

INVENTARIO SERIES

CATALOGO UNIDADES DOCUMENTALES SIMPLES O

UNIDADES DOCUMENTALES COMPUESTAS

Fuente: María del Carmen Mastropierro: Archivos…,Op.Cit. p. 111.

Los documentos se deben describir con relación a su origen, procedencia y funciones

administrativas, ya que no se puede describir como una pieza aislada. Esta operación se encuentra

regulada bajo la Norma General Internacional de Descripción Archivística ISAD (G), que

pretende una uniformidad en la descripción documental. Está formada por un conjunto de 26

elementos divididos en 7 áreas que son:

1. Identificación

2. Contexto

3. Contenido y estructura

46

4. Acceso y utilización

5. Documentación asociada

6. Notas

7. Control de la descripción

Solo seis elementos se consideran esenciales y son: el código de identificación, la fecha, el

nombre de los documentos, el nivel de descripción, el soporte y el volumen.

Antes de describir se debe identificar la unidad documental, después enumerar sus propiedades o

característica, esto es determinar el nivel de descripción adecuado al fondo, para elaborar el

instrumento correspondiente.

Para describir se deben identificar los caracteres internos y externos de los documentos.

Shellenberg 22

los menciona de la siguiente forma:

Caracteres externos:

1. Clase (textual, sonoro, cartográfico, audiovisual y gráfico) y tipo (carta, informe, acta, lista),

aunque son innumerables dependiendo de las actividades por los que fueron creados

2. Formato: manera en que se presentan o reúnen los documentos (volumen, legajo, expediente)

3. Cantidad: se puede expresar en volúmenes, piezas o metros lineales que es la forma más

común en archivos

4. Forma: Original y copias (se debe especificar que tipo de copia es si es al carbón, fotocopia o

mecanografiada.

____________________

22 SHELLENBERG, Theodore R. Técnicas Descriptivas de Archivos, Argentina, Universidad de Córdoba, 1961, p. 20.

47

Caracteres internos:

1. Entidad productora: es la institución o persona que genero o recibió el documento

2. Orígenes funcionales: Acciones que ejecuta una institución o persona de acuerdo a sus

funciones o actividades

3. Fecha y lugar: donde fue generado el documento

4. Contenido: notan la procedencia de los documentos, sus fines u objetivos

Mientras que Antonia Heredia23

los menciona como:

Carácter interno: referencia a la lengua empleada, autor, destinatario, formulario

Carácter externo: soporte, medio para fijar el contenido, formato, signos especiales visibles

Instrumentos de descripción:

De acuerdo al nivel que se vaya a describir corresponde un instrumento y el contenido estará

determinado de acuerdo a la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD (G).

La guía: es una herramienta que permite dar a conocer de forma general el acervo con el que

cuenta un archivo, hace mención de la historia institucional, la forma en cómo fueron adquiridos

sus documentos, la historia del archivo, y una descripción general de la documentación, el

volumen documental, su cuadro de clasificación, su organización, los servicios y horario del

archivo, requisitos para consultarlos.

____________________

23 HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística…, Op. Cit., p.134-135.

48

Existen dos tipos de guías dependiendo la extensión de la descripción, ya que puede ser para

describir un fondo, varios fondos o para los fondos de varios archivos, si se requiere se puede

publicar para ofrecer un mejor servicio a los investigadores.

Guía generales: Proporcionan información de carácter general sobre el fondo o fondos

Guía específica: La información que brinda es sobre la sección o serie

Inventario: Es un instrumento que describe las series documentales

Antonia Heredia, 24

después de analizar los conceptos de diversos inventarios, afirma que solo

hay un tipo de inventario 25

y que los elementos indispensables para su elaboración, son:

- Signatura de la unidad de instalación (legajo, libro, expediente, carpeta)

- Entrada descriptiva (tipología y tradición documental, autor, destinatario y materias si es

posible)

- Fechas límites

Estos elementos deberán enunciarse posteriormente de algunos elementos de descripción en

donde se explique quien es el productor (institución o persona) las funciones, historia

administrativa o biografía de manera que permita situar la sección y la serie dentro del contexto

al que pertenece.

También se mencionará su volumen y cuadro de clasificación, estos datos se pueden presentar a

manera de introducción de este instrumento de descripción.

A este instrumento se le debe dotar de índices onomástico, toponímicos y de asuntos, para

auxiliar al usuario.

_______________________

24 HEREDIA HERRERA, Antonia: Manual de instrumentos de descripción documental. Sevilla, publicaciones de la Excma.

Diputación Provincial de Sevilla, 1982, p. 29. 25 HEREDIA HERRERA, Antonia: Manual…, Op. Cit., p. 38.

49

El Catálogo: es un instrumento para describir unidades documentales simples (cartas, planos) o

compuestas (expedientes) y pueden diseñarse para una serie o una parte de ella.

Lo mejor y más recomendable es que se elaboren en hojas, ya que hay documentos que al

describirlos necesitan más espacio.

Cuando se cuentan con bases de datos, pueden suplir las fichas catalográficas de cartón.

Una vez elaborado algún instrumento de descripción, se puede anexar un auxiliar descriptivo,

como son: el Censo documental, el Índice, la lista y el registro.

50

CAPÍTULO 3

ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA PROPAGANDA POLÍTICA DEL PARTIDO ACCIÓN

NACIONAL

3.1. Definición de propaganda

Para la mercadotecnia la propaganda es un conjunto de técnicas dirigidas a la sociedad para dar a

conocer el perfil de un candidato o las ventajas que ofrece un partido político.

Mediante la propaganda se difunde entre la ciudadanía, el perfil de los candidatos que contienden

por un puesto de elección popular y que son abanderados por un partido político, ofreciendo

propuestas para solucionar los problemas económicos y sociales que aquejan a los ciudadanos de

cierta demarcación; delimitadas por distrito, por este medio buscan el voto favorable de la gente

en las urnas.

El objetivo de la propaganda es que de un solo golpe de vista se capte el mensaje, es decir que

una persona no necesite mucho tiempo de observación o lectura, para que se entere del mensaje,

el cual tiene como finalidad incidir o influir en la decisión del elector.

Actualmente toda campaña política se apoya en la mercadotecnia, anteriormente era empleada

solo para la publicidad comercial pero, aplicada a los partidos políticos, el producto es el

candidato, la oferta son las propuestas y la finalidad: ganar la elección. Estas técnicas

mercadológicas puestas al servicio de una campaña electoral comienzan con la realización de un

estudio sobre una población específica, en donde por medio de encuestas se identifican sus

características, como son: las preferencias electorales, el grado educativo de la población, la

problemática social y económica y a veces hasta los anhelos.

A partir de los resultados de dicho estudio, se definen las estrategias para realizar la campaña en

esa población, en donde se contemplan una serie de elementos, que van desde el diseño de la

propaganda, la forma de cómo el candidato debe dirigirse hacia diferentes sectores de la

sociedad, así como el lenguaje y la vestimenta que empleará durante su campaña.

51

El diseño de la propaganda debe tener ciertas características para cumplir con su finalidad, como

son: que las imágenes sean atractivas, las leyendas o mensajes cortos y los colores vistosos, para

que logre el impacto que se requiere en la sociedad, para lo cual además de la propaganda en

soporte de tela, papel y plástico, se han agregado los promocionales que son las gorras, playeras,

tazas, bolígrafos, llaveros entre otros.

3.2. Tipos de propaganda

Existe una gran variedad de propaganda que emplean los partidos políticos en sus campañas

electorales como lo señalé anteriormente, también hay varias definiciones por lo que a

continuación describo cada una:

Cartel

Es un documento impreso en una sola cara en soporte de papel, de formato variable (que va de

50 x 70 cm. de ancho por 60 cm. a 1 m. de largo), por lo general sirve para fijarse en un lugar

público.

Gallardete

Documento impreso en soporte de plástico y al igual que el cartel varía en su formato y también

sirve para fijarse en un lugar público.

Engomado

Es un documento impreso en una sola cara de tamaño y forma variable, casi siempre de forma

rectangular que al reverso contiene adhesivo, cubierto con papel encerado que al desprenderse se

puede pegar sobre una superficie plana, y es utilizado principalmente en automóviles.

Folleto

52

Es una publicación unitaria de tamaño variable que por sus características no llega a la

denominación de libro, pueden constar 4 páginas como mínimo a 50 páginas como máximo.

Díptico

Documento impreso en una hoja de papel que contiene información en ambas caras y que se

dobla por la mitad (también llamado folleto de cuatro caras)

Tríptico

Documento impreso en papel tamaño carta u oficio que contiene información por ambos lados y

que se encuentran divididos o doblados en tres (folletos de seis caras)

El díptico y el tríptico aunque son folletos de varias caras, se denominaron por el número de sus

dobleces, para establecer una diferencia entre ellos y del folleto común.

Volante

Documento impreso en papel por una o ambas caras de tamaño carta o menor, su finalidad es el

de ser entregado en mano propia.

53

3.3. Utilización e importancia

Durante las campañas electorales, la propaganda política juega un papel muy importante ya que

por medio de ella se difunden ideas encaminadas a la conquista del poder, por lo que se busca

persuadir a la sociedad provocando una conducta positiva a su favor, proporcionándoles

información que consideran suficiente y verídica la cual les permita decidir a quien le otorgarán

su confianza a través del voto.

Los partidos recurren a la pinta de bardas, spot en los medios de comunicación (radio, televisión,

internet), visitas domiciliarias, llamadas telefónicas, verbenas, mítines, eventos o reuniones,

entrevistas, notas pagadas en diarios, anuncios en el transporte publico, además de la propaganda

impresa (cartel, volante, gallardete, díptico y tríptico) que resulta un elemento que refuerza toda

campaña electoral, gran parte del éxito lo centran en ella, al permanecer temporalmente en un

sitio fijo o al ser repartida entre las multitudes.

La propaganda es una muestra representativa de la historia del Partido Acción Nacional, al ser

producto de sus actividades electorales, cada pieza documental refleja los cambios en su diseño,

los mensajes utilizados en las diversas campañas, así como las propuestas ofrecidas a la sociedad.

54

3.4. Identificación

Ingreso

El ingreso de la propaganda al archivo ha sido a través de tres medios:

a) Recopilación

b) Transferencia de documentos de los comités regionales a través del Comité Ejecutivo

Nacional del PAN

c) Donación de los mismos investigadores panistas y del personal del PAN

Condiciones de la documentación

La propaganda se encontraba desorganizada dentro de un artefolio que rebasaba el límite de su

capacidad de guarda, por lo mismo algunas piezas documentales se encontraban maltratadas,

presentaban dobleces, roturas en sus bordes y algunas hasta se encuentran mutilados, aunque esto

también se debió al constante traslado de un local a otro, durante mucho tiempo, como también

al abandono en que se encontraban, primero porque estaba en la biblioteca y al pasarlo al archivo

se le dio prioridad a la organización de los documentos y de las fotografías, por lo que la

propaganda fue olvidada por muchos años.

55

Procedencia

Para ubicar la procedencia del material se revisaron los organigramas del Partido Acción

Nacional, y algunos informes de trabajo del Comité Ejecutivo Nacional, de esta forma se conoce

las funciones y la evolución de el área encargada de generar la propaganda, que ha sido la

siguiente:

- 1939 a 1968 Comisión de Propaganda.

- 1969 Secretaría de Propaganda

- 1978 Comisión de propaganda

- 1987 Secretaría de Comunicación.

A pesar de los cambios que ha tenido esta área través de los años, conserva dentro de sus

principales funciones el planear, diseñar y coordinar la propaganda de las campañas electorales

federales, además de auxiliar a comités regionales, municipales y distritales en la elaboración de

temas para su propaganda como carteles, volantes y programas de radio y televisión.

Pero, como se mencionó anteriormente en la identificación, debido a que el ingreso ha sido

variable, solo se tiene la referencia de la propaganda que fue transferida al archivo, ya que al

momento de que se extrajo del expediente por cuestiones de conservación, se anotó la referencia

correspondiente, pero no ocurre lo mismo con la que fue recopilada y donada que representa casi

la totalidad de los documentos.

De acuerdo con estas condiciones se considero que no era válido llamar a esta agrupación serie,

ya que la mayoría fue acumulada de forma arbitraria, y el tratar de relacionar la propaganda con

su respectivo expediente sería una labor muy tardada y además poco confiable, sobre todo para

las campañas realizadas en los estados o municipios, debido a que los expedientes de los comités

estatales (antes regionales), presentan algunas lagunas documentales, si a esto le añadimos

nuevos ingresos por donación sería una combinación de serie-colección, por lo que se decidió

situarla en lo que llamamos una colección documental.

56

Volumen documental

La colección propaganda del Partido Acción Nacional (1944 - 1988) cuenta con un volumen

documental de 1,129 piezas documentales, conformada de la siguiente manera:

TIPOS DE PROPAGANDA CANTIDAD

Carteles 239

Volantes 694

Dípticos 112

Trípticos 58

Engomados 13

Gallardetes 8

Calendario 4

Víscera 1

Cantidad total 1,129

Debido a que la procedencia es variable y que es una colección, se trato de reconstruir lo más

apegado posible a una agrupación documental, por lo que las series documentales, se

establecieron de acuerdo a los tipos de elección electoral.

SERIES

Campañas a presidenciales

Campañas a diputados federales

Campañas a senadores

Campañas a gobernadores

Campañas a presidentes municipales

Campañas a diputados locales

57

3.5. La organización archivística

La organización de documentos obedece a la necesidad de hacer accesible la información de un

archivo. Aplicando el principio de procedencia y orden original se logra la clasificación y

ordenación correctas, permitiendo su pronta localización.

El siguiente paso que se realizó fue la fumigación, que llevo a cabo un especialista en la materia

ya que los químicos que se utilizan deben ser elegidos y tratados con mucho cuidado de acuerdo a

las necesidades del acervo; tomando esta medida nos protegemos de cualquier microorganismo

que a veces no se ve a simple vista y ayudamos a la conservación de los documentos.

Una vez fumigado se procedió a realizar la limpieza de los documentos para retirar el polvo, pero

aún con la aplicación de estas medidas y el control correspondiente, cuando se trabaja

directamente con los documentos se debe utilizar como equipo de seguridad tapa bocas, bata y

guantes.

Después se retiraron clips, grapas y diurex posteriormente se procedió a borrar anotaciones que

presentaban algunos documentos, aunque en contadas ocasiones no fue posible debido a que se

utilizo tinta de bolígrafo por lo que no se pudo borrar.

Debido a la forma en que se habían almacenado varios se encontraban doblados por la mitad o

en alguna de las esquinas se encontraba maltratado, por lo que se desdoblaron y se tuvieron unos

días extendidos bajo libros para tratar de que recuperar en lo posible las marcas que presentaban.

En los engomados también había algunos que se encontraban doblados o con el mismo

pegamento se habían adherido a otro material y había que proceder a despegarlo cuidando que no

se fueran a romper.

Para organizar la colección de la propaganda, se trato de relacionar las piezas documentales de

una forma coherente basadas en los diferentes tipos de campañas electorales.

58

3.5.1. Clasificación

Procedimiento:

Elaboración del cuadro de clasificación para la propaganda

COLECCIÓN: Propaganda del Partido Acción Nacional

CÓDIGO SECCIONES CÓDIGO SERIES

CF

Campañas Federales

PR Campañas Presidenciales

DF Campañas a Diputados Federales

DS Campañas a Senadores

CL

Campañas Locales

GO Campañas a Gobernadores

PM Campañas a Presidentes Municipales

DL Campañas a Diputados Locales

Aplicación del cuadro de clasificación

- Separar por tipo

Esta separación se hizo para determinar el tipo de guarda y la cantidad que se necesitaba de

acuerdo a su soporte y tamaño, que permitiera su conservación y manejo adecuado.

59

- Separar la propaganda por sección y serie

Para clasificar cada pieza documental, se realizó una investigación documental y bibliográfica,

que permitiera obtener los datos sobre el tipo de campaña, el nombre del candidato, la fecha y el

lugar donde se llevó a cabo dicha campaña.

Como punto de partida se tomó como base los datos que presenta cada pieza de la propaganda

como son el texto (mensaje), el logotipo o el nombre del candidato, se consultaron los calendarios

y planillas electorales, además de otros documentos de archivo como son los registros internos de

los candidatos a puestos de elección federal, ya que algunos tienen además del curriculum vitae,

su fotografía. También se recurrió a la revista La Nación (órgano de difusión del PAN), que fue

de gran utilidad ya que en ella publican tanto listas como fotografías de algunos candidatos; otra

estrategia que utilicé fue la de elaborar un listado sobre las frases o mensajes utilizados en las

campañas, así como los colores predominantes que se utilizaron en el diseño de la propaganda en

diferentes campañas, de esta forma también identificaba la cronología, o por lo menos se lograba

una aproximación ya que en los primeros años no se tenía un estándar en cuanto al diseño o las

frases que se utilizaban.

Cualquier dato era importante, ya que de esto dependía el asegurar que se encontraba

correctamente clasificado, pues se daban muchos casos en que los candidatos se postulaban a un

mismo cargo pasado algún tiempo, o las frases de campaña se volvían a retomar, además de que

como en la mayoría de los casos cuando se trabaja con datos personales suelen encontrarse

homónimos.

Posteriormente se procedió a la separación física de acuerdo al cuadro de clasificación en

secciones y series, los gallardetes y carteles se guardaron en artefolios y con los demás tipos de

propaganda se formaron expedientes.

Se utilizo el tipo de clasificación por temas o asuntos, debido a que es una colección documental

en la que no existe una relación orgánica o funcional entre las piezas documentales que la

forman.

60

3.5.2. Ordenación

Para unir cada una de las piezas documentales de la colección y que a su vez permitiera su

relación entre ellas, se determino el orden de cada serie de la siguiente forma:

En la serie de campañas presidenciales, se ordenó la propaganda por medio del método

cronológico el cual se acompaña con el nombre del candidato, tal como lo muestra el cuadro:

CAMPAÑA PRESIDENCIAL NOMBRE DEL CANDIDATO

Campaña Presidencial 1952 Efraín González Luna

Campaña Presidencial 1958 Luis Héctor Álvarez Álvarez

Campaña Presidencial 1964 José González Torres

Campaña Presidencial 1970 Efraín, González Morfin

Campaña Presidencial 1982 Pablo Emilio Madero Belden

Campaña Presidencial 1988 Manuel de Jesús Clouthier del Rincón

Para las series campañas a diputados federales y campañas a senadores se utilizó el mismo

método de ordenación anterior pero aquí tomando como base el número y periodo cronológico

que le corresponde a la legislatura en cuestión, posteriormente de forma geográfica y dentro de

esta alfabética (para el nombre de los candidatos).

61

En cuanto a las series campañas a gobernadores, presidentes municipales y diputados locales se

aplico el método de ordenación alfabética en una de sus variantes llamada geográfica (por

estado), posteriormente se ordenaron de forma cronológica y por último alfabética que

corresponde al nombre del candidato.

Guardas

La guarda se determino de acuerdo al formato, los carteles y gallardetes estarían contenidos en

artefolios, los primeros se colocaron dentro de un sobre grande de papel bond (más grande que el

cartel, para evitar que se dañen), afuera de esta se escribió el nombre de la colección, el nombre

de la sección y de la serie, el número del sobre, la fecha y el nombre del candidato,

posteriormente de colocaron dentro del artefolio esta permitiría que se conservarán de forma

horizontal y con esto se evito que se dañaran más.

Para los volantes, trípticos y dípticos se agruparon en un fólder tamaño oficio formando

expedientes ya que existen campañas en las que se cuenta con diferentes tipos de propaganda o

previendo un nuevo ingreso, posteriormente se colocaron dentro de cajas de cartón AG-12, el

mismo tipo de guarda utilicé para los engomados, aunque estos se encuentran por separado.

Al final quedaron de la siguiente manera:

Carteles (en artefolio)

Gallardetes (en artefolio)

Volantes, folletos, dípticos y trípticos (en cajas AG-12)

Engomados (en cajas AG-12)

62

Las cajas y artefolios se rotularon con los siguientes datos:

Nombre de la colección

Nombre de la sección

Nombre de la serie

Número de expedientes que contiene la caja

Fechas extremas

Número de la caja o artefolio

Datos que contiene el expediente

Nombre de la colección

Nombre de la sección

Número de documentos que contiene el fólder

Fecha

Número del expediente

Número de la caja que lo contiene

Signaturación

Posteriormente se anoto con lápiz, la signatura correspondiente de acuerdo a los códigos

establecidos en el cuadro de clasificación, al reverso de cada una de las unidades documentales,

en la parte inferior izquierda.

63

Para los gallardetes, debido a que su soporte es de plástico, la anotación con lápiz no era la

adecuada, debido a que no se notaba y si lo hacia con plumón o bolígrafo se traspasaría a la cara

principal del documento, por lo que se recurrió a las etiquetas.

Datos de la signatura:

Siglas de la colección sección y serie

Número de caja o artefolio

Número de documento o de expediente

3.5.3. Descripción

La descripción representa la finalidad de los procesos archivísticos, pues a través de la

elaboración de los instrumentos descriptivos, se tiene un mejor control del acervo además de

proporcionar información que será el primer acercamiento que tiene el investigador con el

archivo.

La Norma Internacional de Descripción Archivística, ISAD (G) menciona que los instrumentos

de descripción deben de hacerse jerárquicamente y de lo general a lo particular, aunque para las

colecciones es valido descender directamente al catálogo.

El instrumento que es elaboro para describir la propaganda del Partido Acción Nacional, fue el

catálogo, ya que la propaganda corresponde a una colección. Por otro lado un inventario no se

ajusta a la totalidad de los datos que se requieren para su descripción pues dadas las

características de estos documentos, se deben enumerar de forma individual, es decir por pieza.

CP/CL/G/1-5

64

Para la elaboración del catálogo además de los elementos que enuncia ISAD (G) para

instrumentos generales a para cada ficha catalográfica, se tomaron en cuenta los siguientes datos:

El número de la ficha de manera secuencial

Colección

Sección

Serie

Fecha crónica

Fecha tópica (estado y municipio)

Entrada descriptiva

Señalar el tipo documental

Nombre del candidato (personaje)

Imagen y mensaje o texto que muestra

Observaciones

Anotar el estado de conservación de la propaganda

Medidas en cm. (base por altura)

Si tiene alguna referencia del expediente al que pertenece

65

Ubicación topográfica:

- número de caja o artefolio - número de expediente

- número de documento - fojas

FICHA DE DESCRIPCIÓN

FICHA DE DESCRIPCIÓN DE LA COLECCIÓN DE LA PROPAGANDA

N° FICHA _______

SECCIÓN: _________________________ SERIE: ___________________________________________

FECHA: ______________ LUGAR GEOGRÁFICO (ESTADO/MUNICIPIO): _____________________

ENTRADA DESCRIPTIVA

NOMBRE DEL CANDIDATO: ______________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________

OBSERVACIONES

ESTADO DE CONSERVACIÓN: ______________ MEDIDAS: __________

REFERENCIA: _____________

UBICACIÓN

CAJA: ______ SOBRE: _______ EXP.: ______

66

Ejemplos:

14

Colección de la propaganda del Partido Acción Nacional

Propaganda de campañas locales

Campañas a Presidentes Municipales

1983

Tehuacán, Puebla

Engomado. García Paredes, Edilberto.

Pitufo caminando con una bandera del PAN, en la mano

derecha. Vamos por la democracia

Referencia del expediente de donde se extrajo: CDE Puebla

caja 4 exp.59

En buen estado de conservación. 20 x 19 cm.

Caja 1 exp. 15

234

Colección de la propaganda del Partido Acción

Nacional

Propaganda de campañas locales

Campañas a Presidentes Municipales

1972

Ixtlán del Río, Nayarit

Volante. Rivera García, Joaquín. Muestra la

fotografía del candidato. Por un Municipio

Auténticamente Libre

Presenta perforaciones en la parte superior.

21.5 x 13.9 cm.

Caja 1 exp. 66

67

Estos ejemplos son solo una muestra de cómo se realizo la descripción de la propaganda, que se

organizo en el archivo del Centro de Documentación, Estudios e información sobre el Partido

Acción Nacional (CEDISPAN).

Se diseño una base de datos en Access para la captura de datos del catálogo, lo cual permite

agilizar la búsqueda y recuperación de la información.

No se puede decir que es un trabajo terminado porque pronto ingresará más propaganda al

archivo, que deberá de ser procesada, y algunos datos de su localización se deberán actualizar en

cuanto se determine el lugar que ocuparán en el nuevo local del CEDISPAN, y quizás hasta las

guardas se cambien, aunque después de la organización, este material esta disponible a usuarios

que lo soliciten además de que se tendrá un mejor control del acervo.

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CONCLUSIONES

En los archivos históricos no hay jerarquías entre los documentos, es decir no existen más o

menos importantes. La diferencia la hace la frecuencia de su consulta, sin embargo para los

archivistas todos y cada uno de los documentos que conforman un archivo ocupan un lugar

preponderante dentro del mismo, por lo que a todos se les debe otorgar un tratamiento

archivístico. En el caso de la propaganda, en el archivo histórico del CEDISPAN, se

consideraban como prioridad los documentos llamados textuales, después las fotografías, la

propaganda por su parte era algo olvidado que se trasladaba de un rincón a otro, como si no

formará parte del archivo.

La propaganda es un elemento muy importante en las campañas, aunque no siempre es

considerado como lo que es: un documento histórico, y al terminar el proceso electoral, se

desecha como material de apoyo de uso inmediato. En varias ocasiones no se guarda ninguna

pieza, desapareciendo de esta forma toda evidencia electoral de la contienda en donde ha

participado el Partido Acción Nacional. A pesar de esta situación, entre las transferencias y

donaciones hechas por panistas, se ha formado una colección de gran valor.

Organicé la propaganda archivísticamente, a pesar de ser una colección y con esto, he logrado

que se enriquezca el acervo, pues se pueden ofrecer más opciones de material de investigación

además se recupero parte de la historia gráfica del Partido.

A partir de que se tiene organizada la propaganda es más fácil la recuperación de la información.

En lo que se refiere a los nuevos ingresos bastará con darle seguimiento a lo ya establecido;

además se podrán agregar más secciones y/o series y se podrán hacer pequeñas modificaciones a

la ubicación topográfica, al contar con un lugar estable para la conservación del material

documental. Todo lo anterior es la contribución que mi trabajo ha hecho para que con este acervo

se beneficie a los usuarios del archivo del CEDISPAN.

En cuanto a las condiciones de guarda éstas no han sido las mejores, ya que las carpetas que

contienen los carteles son de papel bond al igual que las cajas (artefolios), que contienen ácidos

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que no son propicios para la conservación de la propaganda; lo mismo sucede con las guardas

que utilicé para los volantes ya que son folders comerciales y cajas de cartón (AG-12) para lo

cual he solicitado un planero metálico, cajas de polipropileno y folder de papel libre de ácido.

Probablemente se autoricen los requerimientos y con esto mejoren las condiciones de

conservación, aunque como archivista no podía quedarme de brazos cruzados, esperando a que

me dieran lo que solicité por lo que tuve que trabajar con lo que se tenía, con las limitaciones o

circunstancias que se presentaron. De esta forma colabore para que el archivo funcionara lo mejor

posible.

Al presentar la utilidad y ventaja que representa el tener la propaganda organizada, se tienen más

posibilidades de que se acepten las solicitudes de mobiliario y material, al crearles la necesidad

de mejorar las condiciones de conservación de estos documentos.

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