ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA · Ademarc de México, S.A. de C.V., es sin...
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA LOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS COMO PARTE DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN, GUARDA Y CUSTODIA DOCUMENTAL QUE BRINDA ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL Y ARCHIVÍSTICA DE MÉXICO, S.A. DE C.V. A ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C. INFORME QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA PRESENTA: ROBERTO GARCÍA MUNGUÍA ASESOR: Lic. Daniel Martínez Bonilla MÉXICO, D. F. 2008
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
L O S P R O C E S O S T É C N I C O S A R C H I V Í S T I C O S C O M O
P A R T E D E L S E R V I C I O D E A D M I N I S T R A C I Ó N , G U A R D A Y
C U S T O D I A D O C U M E N T A L Q U E B R I N D A
A D M I N I S T R A C I Ó N E M P R E S A R I A L Y A R C H I V Í S T I C A D E
M É X I C O , S . A . D E C . V . A E N L A C E I N T E R L O G Í S T I C O , S . C .
I N F O R M E
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
R O B E R T O G A R C Í A M U N G U Í A
A S E S O R : L ic. Daniel Martínez Bonilla
MÉXICO, D. F. 2008
I
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
Prefacio III
Introducción V
CAPÍTULO 1 ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL Y ARCHIVÍSTICA DE MÉXICO, S.A. DE C.V.
1.1 Antecedentes 1
1.1.1 Misión, visión y objetivo 4
1.1.2 Organigrama estructural de Ademarc de México, S.A. de C.V. 5
1.2 Servicios y características que proporciona Ademarc de
México, S.A. de C.V. 6
1.2.1 Características del servicio de Administración, Guarda y
Custodia Documental 13
1.3 Necesidades de las instituciones que demandan el servicio de
Administración, Guarda y Custodia Documental 18
1.4 Beneficios del servicio de Administración, Guarda y Custodia
Documental . 21
CAPÍTULO 2 LA ADMINISTRACIÓN Y LOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS COMO PARTE DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN, GUARDA Y CUSTODIA DOCUMENTAL
2.1 La Administración, aplicada en el servicio de Administración,
Guarda y Custodia Documental 27
II
2.1.1 El Archivo y su necesidad en las instituciones 31
2.2 Los procesos técnicos archivísticos aplicados en la Administración,
Guarda y Custodia Documental 34
2.2.1 La organización documental 40
2.2.2 Clasificación documental 42
2.2.3 La descripción documental y el inventario 43
2.3 Préstamo y consulta 53
2.4 El contrato en la Administración, Guarda y Custodia Documental 56
CAPÍTULO 3 LOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS APLICADOS A ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
3.1 Problemática archivística de Enlace Interlogístico, S.C. 59
3.1.1 Organigrama estructural de Enlace Interlogístico, S.C. 63
3.2 Procesos técnicos archivísticos desarrollados para
Enlace Interlogístico, S.C. 64
3.3 Derechos y obligaciones adquiridos en la Administración,
Guarda y Custodia Documental. 69
3.4 Servicios proporcionados actualmente a Enlace Interlogístico, S.C. 71
Conclusiones 74
Bibliografía 76
Anexo
1. Formato Vale de Préstamo 80
2. Formato Marbete de Cajas 81
3. Formato Carátula de Expediente 84
4. Formato Clasificación Cromática 85
5. Formato de Inventario 86
III
PREFACIO
El presente trabajo de investigación y análisis representa para un servidor el
resultado de quince años de experiencia archivonómica en la búsqueda de
plasmar el desarrollo y evolución de uno de los varios servicios archivísticos que
aprendí al egresar de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, con
aquella inquietud del estudiante que busca poner en práctica todos los
conocimientos aprendidos durante cuatro años entre las aulas de esta grandiosa
institución, a la cual le agradezco el haberme dado la formación académica.
Primero como profesional de la licenciatura en Archivonomía de la cual aprendí a
organizar, resguardar y conservar los Archivos de Trámite, Concentración e
Histórico tan importantes e indispensables en la vida cotidiana de las Instituciones
públicas y privadas, las cuales poco a poco toman conciencia de la importancia de
contar con una cultura archivística que se refleja en la satisfacción de sus usuarios
y clientes.
Segundo por permitirme creer en un proyecto de ilusiones, desarrollado en una de
sus tantas materias impartidas en esta institución, la cual se realizó al egresar de
esta en la creación de la primera empresa archivística, en brindar servicios en
archivonomía (Asesores Especializados en Archivonomía, S.C.), creada en el año
de 1991 la cual tuvo éxito en su momento.
Tercero por permitirme poner en práctica mis conocimientos archivísticos en varios
Estados de la República Mexicana, permitiéndome conocer diferentes
Instituciones en las cuales hemos sembrado la inquietud por conocer más a través
de cursos de capacitación, organización de archivos, implementación de normas y
políticas, etc.
IV
Por lo que en el presente trabajo doy a conocer uno de los servicios archivísticos
(Administración Guarda y Custodia Documental), que se proporciona a cualquier
organismo público o privado, el cual hoy en día tiene una demanda considerable.
Este servicio requiere del desarrollo y aplicación de los procesos técnicos
archivísticos y administrativos que solucionen y beneficien a quienes soliciten este
servicio externo conocido también como outsourcing.
Por lo que recurrí al apoyo y colaboración de dos empresas una de ellas
Administración Empresarial y Archivística de México, S.A. de C.V., quien
proporciona el servicio de Administración, Guarda y Custodia Documental y la
segunda Enlace Interlogístico, S.C., contratante de este servicio externo, a
quienes agradezco el haberme permitido plasmar en este trabajo la experiencia
adquirida.
Durante el desarrollo de este trabajo reflejado en un servicio conoceremos la
importancia de tener un Archivo de Trámite y Concentración que cuente con los
recursos suficientes y necesarios, así como el costo beneficio de contratar el
servicio de Administración Guarda y Custodia Documental, el cual proporcione
confianza y seguridad, solucionando problemas archivonómicos y administrativos
que se reflejen en la satisfacción plena de sus usuarios y clientes al contar con la
información documental de forma rápida, veráz y oportuna.
V
INTRODUCCIÓN El presente trabajo habla de uno de los servicios archivísticos que se proporcionan
a las Instituciones Públicas y Privadas que requieren organizar o reorganizar su
archivo sobre todo el Archivo de Concentración.
Por lo que es importante conjugar conocimientos y experiencia que permitan
brindar satisfacción y calidad a la Institución que requiera del servicio de
Administración, Guarda y Custodia Documental.
Hoy en día existen seudo empresas que ofrecen este servicio, algunas cuentan
con la infraestructura adecuada para resguardar y custodiar los Archivos pero
carecen del profesionalismo Archivístico que se requiere para llevar a cabo la
metodología adecuada. Lo que ocasiona la falta de confianza en las empresas
profesionales archivísticas que brindan este servicio, que solucione en lo presente
y futuro, las necesidades archivísticas que se requieren para el buen
funcionamiento de cualquier Institución.
Es importante señalar que para llevar a cabo el presente trabajo requerí del
consentimiento de las empresas Administración Empresarial y Archivística de
México, S.A. de C.V., y Enlace Interlogístico, S.C., la primera como proveedor del
servicio de Administración, Guarda y Custodia Documental y la última como el
contratante.
Es por ello que el trabajo esta dividido en tres capítulos abordando la problemática
Archivística que en su momento tuvo, la segunda mencionada y que se refleja en
muchas otras.
En el primer capítulo doy a conocer la historia de Ademarc de México, S.A. de
C.V.; a su Director Lic. Oscar Eduardo García Hernández su filosofía a través de la
VI
Misión, Visión y Objetivo, la estructura orgánica y por último los servicios y
características profesionales que en archivonomía se proporcionan.
En el segundo capítulo se habla del aspecto teórico, por una parte el Archivístico y
por otro el Administrativo, por lo que se aborda una serie de conceptos que se
aplican en la Administración, Guarda y Custodia Documental; y resulta interesante
la combinación de ambas materias en beneficio de las Instituciones, se mencionan
definiciones de archivo, los procesos técnicos, métodos de ordenación, inventario,
préstamo y consulta de la información la aplicación de la administración con los
procesos de planeación, organización, dirección y control, los recursos humanos,
materiales y económicos que permitieron dar solución a la problemática
archivística de Enlace Interlogístico, S.C.
Cabe mencionar que también se hace énfasis en la parte normativa en este caso a
través del contrato de servicios en el cual se establecen derechos y obligaciones
por ambas partes.
Por último, el tercer capítulo en donde se aborda la problemática y solución
aplicada en particular a Enlace Interlogístico, S.C., ya que los diferentes acervos
documentales de cada una de sus áreas, requirieron del recurso técnico
archivístico y el servicio acordado mediante un contrato, permitiendo controlar,
homogeneizar y sistematizar un buen funcionamiento, brindando una respuesta
satisfactoria a sus usuarios internos, pero sobre todo a sus clientes, beneficiando
en el crecimiento de la empresa.
En estos tres capítulos, presento la problemática Archivística que se vivió en cierto
momento y la solución a ésta, por lo que sólo me resta agradecer a ambas
empresas Administración Empresarial y Archivística de México, S.A. de C.V., y
Enlace Interlogístico, S.C., el haberme permitido exponer el presente trabajo, con
el objeto de obtener el título de licenciado en archivonomía.
1
CAPÍTULO 1 ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL Y ARCHIVÍSTICA DE MÉXICO, S.A. DE C.V. Este primer capítulo refiere la historia de la empresa, su Misión, Visión y Objetivos,
así como de los servicios archivísticos que brinda y proporciona a instituciones
públicas y privadas que requieran de alguno de los servicios que se mencionan
como es el caso de la Administración, Guarda y Custodia Documental.
1.1 Antecedentes
Administración Empresarial y Archivística de México, S.A. de C.V., (en adelante
Ademarc, de México, S.A. de C.V.), es una empresa que proporciona servicios
especializados en archivonomía y administración a las instituciones que así lo
requieran con el propósito de mejorar su funcionamiento.
Ademarc de México, S.A. de C.V., se encuentra conformada por personal experto
y profesional en materia de archivonomía y administración, la amplia experiencia
en el mercado, es avalada por instituciones a quienes les ha proporcionado y
proporciona sus servicios, permitiendo garantizar los resultados de manera
satisfactoria.
Su fundador el Lic. Oscar Eduardo García Hernández, es egresado de la Escuela
Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, donde obtiene el título de Licenciado
en Archivonomía, y su preocupación principal es el engrandecimiento y el
reconocimiento de la profesión en el sector público y privado, así como de los
Archivistas Profesionales. En sus inicios uno de los objetivos principales de esta
empresa fue el coadyuvar en la formación práctica de los futuros Licenciados en
Archivonomía, dándoles un espacio en el cual pudieran experimentar en forma
real con los archivos, y de esta manera le perderían el miedo al enfrentarse con
los documentos en el ámbito laboral.
2
La problemática a la que se enfrentan los Archivistas al término de su formación
académica profesional, es principalmente la experiencia; y cuando llegan a ofrecer
sus servicios a una empresa, en ocasiones son rechazados por esa falta de
conocimientos prácticos por lo cual los sueldos ofrecidos son muy bajos.
Otro problema que presentan los alumnos de la E.N.B.A., son los horarios de
trabajo, los cuales en su mayoría son de tiempo completo, y esto provoca una alta
deserción en la carrera.
El Lic. Oscar Eduardo García Hernández, sabedor de todos estos padecimientos a
los cuales tuvo que enfrentarse él en su etapa como estudiante, por lo que se
propuso ayudar a las futuras generaciones de estudiantes de la E.N.B.A., tanto en
la formación académica, como docente, así de igual forma en su formación
práctica.
Por lo anterior Ademarc de México, S.A. de C.V, ha marcado un parte aguas en la
Archivística nacional, proponiendo un giro a la Profesión de los Archivónomos, a
quienes inicialmente se les formaba con la visión de lograr la gerencia de un
Archivo en una empresa del sector privado ó público; en la actualidad el panorama
de los Archivistas ha cambiado, conjuntamente con la mentalidad de los nuevos
Licenciados en Archivonomía, quienes saben que pueden llegar a ser
empresarios, y no sólo jefes de Archivos como anteriormente se pensaba.
Ademarc de México, S.A. de C.V., es sin duda una de las empresas pioneras en el
mercado de la Archivística en México, y ha logrado su permanencia a través de los
años con esfuerzo, dedicación, responsabilidad y honradez de su capital humano,
sin duda lo más valioso que tiene.
La Archivonomía, al igual que otras ciencias, esta en constante evolución y esto le
hace todavía más interesante, ya que los cambios favorecen y simplifican la
administración documental y para los sectores empresariales esto es vital, debido
3
a que la información la obtienen cada día más rápidamente y con una
organización tal, que la toma de decisiones será más acertada.
En la Archivonomía actual, para poder incursionar de manera exitosa es necesario
aplicar las técnicas administrativas e incluso fue determinante para que el giro
archivístico enfocado desde el punto de vista empresarial tuviera éxito. Es así
como Ademarc de México, S.A. de C.V., decide incursionar en ambas profesiones
(Archivonomía y Administración de Empresas), combinándolas de forma por
demás brillante, ya que si partimos que para que tengamos una buena
administración es necesario contar con un Archivo organizado, y para que exista
un Archivo organizado y sistematizado debemos contar con una buena
administración, por lo cual ambas profesiones van de la mano y son
complementarias.
Ademarc de México, S.A. de C.V., se ha consolidado en el mercado de la
Archivística como una empresa líder, debido a la formación de capital humano de
calidad probada y a sus innovadas técnicas, las cuales actualmente se encuentra
en el mercado y permiten un mejor aprovechamiento de los recursos en los
Archivos de las instituciones.
4
1.1.1 Misión, Visión y Objetivo
“Misión: Proporcionar los servicios administrativos y/o Archivísticos profesionales
a todas aquellas personas físicas o morales que lo requieran, coadyuvando así a
la optimización de recursos (humanos, materiales, técnicos y financieros), en pro
de la excelencia institucional.
Visión: Consolidarnos en el mercado como la empresa líder en los servicios
administrativos y/o Archivísticos, proyectando una imagen de excelencia
(sabiduría, calidad y profesionalismo).
Objetivo: Lograr un óptimo funcionamiento empresarial en materia de
administración y Archivonomía, obteniendo la satisfacción de nuestros clientes,
conjugando la eficiencia y la eficacia en pro de la excelencia institucional.”1
1 ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL Y ARCHIVÍSTICA DE MÉXICO, S.A. DE C.V. Filosofía Institucional. 2005, p. 1
5
1.1.2 Organigrama estructural de Ademarc de México, S.A. de C.V.
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
DIRECCIÓN DE MERCADOTÉCNIA
CONTABILIDADCOORDINACIÓN DE PROYECTOS
LOCALESMARKETING
RECURSOS HUMANOS
COORDINACIÓN DE PROYECTOS
FORÁNEOSVENTAS
RECURSOS MATERIALES
COORDINACIÓN DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
RELACIONES PÚBLICAS Y
DIFUSIÓN
SISTEMAS
Fuente: ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL Y ARCHIVÍSTICA DE MÉXICO, S.A. DE C.V. Filosofía Institucional. 2005, p. 1
6
El organigrama de Ademarc de México, S.A. de C.V., presenta la forma en que se
enlazan cada una de las áreas a lo largo de las principales líneas de jerarquía,
Koontz y Weihrich dicen: “toda estructura organizacional, por elemental que sea,
puede diagramarse ya que un organigrama indica las relaciones entre sí de los
distintos departamentos a lo largo de las principales líneas de autoridad. Resulta
un tanto asombroso, en consecuencia, que haya administradores de alto nivel que
se enorgullezcan de que su empresa carece de organigrama o que, en caso de
que éste exista, piensan que es conveniente mantenerlo en secreto.”2, De esta
misma forma lo hace Ademarc de México, S.A. de C.V., para el adecuado
funcionamiento operacional.
1.2 Servicios y características que proporciona Ademarc de México, S.A. de C.V.
Los servicios externos llamados de Outsourcing, constituyen una práctica actual
entre las empresas públicas y privadas para la organización de los Archivos, estos
servicios, se dan en diversas áreas, como despachos contables, de abogados,
vigilancia, limpieza, etc.
El outsourcing se define como “la actividad identificable y tangible que es el objeto
principal de una transacción encaminada a satisfacer las necesidades de los
clientes.”3
Como parte de estos servicios Ademarc de México, S.A. de C.V., se amolda a la
organización y custodia de archivos, como una alternativa a la problemática
general de las empresas, sin embargo es necesario analizar con detenimiento sus
operaciones para determinar las características especiales aplicadas a las
necesidades de servicio en las empresas que requieran de este. “Las
organizaciones son cada vez más consientes de que hoy en día una eficiente 2 KOONTZ, Harold. y WEIHRICH, Heinz. Administración, Una Perspectiva Global, Ed. McGraw-Hill, México, 2004. p. 328 3 STANTON J, William, et. al. Fundamentos de Marketing. Ed. McGraw-Hill, México, 2000, p. G 19
7
gestión documental es una tarea esencial para aumentar la eficiencia, reducir
costos, aumentar la productividad, mejorar el servicio a clientes, acortar los
circuitos financieros y, en suma, hacer la organización más competitiva.”4
En la archivonomía existen diferentes servicios que requieren las empresas
públicas y privadas, los cuales se aplican de acuerdo al requerimiento y necesidad
de estas, dándo la oportunidad de mostrar la importancia y aplicación de cada uno
de estos, los cuales se describen de forma general a continuación.
Como empresa Ademarc de México, S.A. de C.V., proporciona dos tipos de
servicios en outsourcing: El primero se puede considerar como básico o por
proyecto definido, el cual es contratado por las empresas por tiempo determinado,
ejecutado en sus mismas instalaciones. El segundo servicio se aplica con la
Administración Guarda y Custodia Documental de los Archivos en las
instalaciones de Ademarc de México, S.A. de C.V.
4 CORDÓN ARROYO, Ana Maria. Empresas documentales de gestión de archivos: Estudio, análisis y descripción de servicios, Ed. Trea, S.L,. España, 2004, p. 72
8
De acuerdo con lo anterior los servicios Archivísticos Profesionales que se brindan
a las empresas públicas y privadas.
I Servicios Generales
1) Asesoría Archivística
2) Auditoria Archivística
3) Automatización de Archivos
4) Capacitación en Archivonomía
5) Depuración de Archivos
SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
6) Elaboración de Instrumentos de control
PROFESIONALES
7) Fumigación de Acervos Documentales
8) Mantenimiento de Archivos con Personal
9) Organización y Sistematización de
Archivos
II Servicio Específico
1) Administración, Guarda y Custodia
Documental
9
I Servicios Generales 1) Servicio de Asesoría Archivística Personal profesional acude a las instalaciones de la empresa con la finalidad de
implementar mecanismos archivísticos acorde a sus necesidades.
• Personal profesional y experto
Se establecen objetivos a corto, mediano y largo plazo mediante un plan de
trabajo señalando a través de un cronograma de actividades las metas a alcanzar,
desarrollando los procesos archivísticos, a través de asesorias y seguimiento a la
institución contratante.
2) Servicio de Auditoria Archivística En este se evalúa y si es necesario se plantean una serie de recomendaciones
para solucionar y optimizar el funcionamiento del archivo tales como:
• Procesos Técnicos Archivísticos y/o Administrativos
• Instrumentos de Descripción
Inventario, Catálogo, Índice, Guía
• Instrumentos de Control
Normas: Reglamento Interno, Catálogo de Vigencia Documental
Políticas: Manuales de Organización y Procedimientos.
• Automatización de Archivos
Digitalización, Base de Datos y/o Microfilm
• Planeación Estructural:
Instalaciones, Eléctricas, Sanitarias, e Hidráulicas
Equipo y Mobiliario Archivístico
Espacio Físico Adecuado
10
Proporcionando al cliente un trabajo de investigación y análisis tanto de la
situación por la que atraviesan sus archivos así como cada una de las alternativas
de solución a su problemática.
3) Servicios de Automatización de Archivos
Se brinda a la empresa a través de la disponibilidad y acceso de forma inmediata
a su acervo documental.
• Bases de datos
• Microfilmación
• Digitalización
• Sistema Híbrido (Microfilmación y Digitalización)
4) Capacitación en Archivonomía
Los cursos se brindan con la finalidad de concientizar a los usuarios y crear poco a
poco una cultura archivística, en las empresas y los temas son de acuerdo a sus
necesidades.
• Básico (Introducción a la Archivonomía)
• Archivo de Trámite
• Archivo de Concentración
• Archivo Histórico
• Automatización de Archivos (Microfilm y Digitalización)
• Ejecutivo (Jefes de Archivo) Estos últimos aquellos que son responsables ó se encuentran al frente de un
archivo y requieren de capacitación que les auxilie para implementar mecanismos
de control que les permitan planear e implementar objetivos a corto, mediano y
plazo en beneficio y satisfacción de su institución.
11
5) Depuración de Archivos Se aplica por lo común en los archivos de concentración, con el propósito de crear
los espacios suficientes y necesarios para resguardar la documentación con
valores, que se transfiere del Archivo de Trámite.
• Baja documental y/o término de vigencia documental
• Eliminación y,
• Destrucción.
6) Elaboración Instrumentos de Control.
6.1) Normas y Políticas
• Normas: Catálogo de Vigencia Documental y Reglamento Interno
• Manuales: Manual de Procedimientos y Manual de Organización
Estos últimos se realizan con la finalidad de tener en documentos textuales las
normas y manuales en donde se especifican las actividades que se realizan a
diario en el Archivo, los cuales se deberán actualizar conforme a la evolución,
crecimiento y necesidad de la empresa.
6.2) Cuadros de Clasificación
• Orgánico: Corresponde a la estructura orgánica de la institución
fundamental para la identificación y ubicación de sus acervos
documentales.
• Funcional: Se identifican las funciones realizadas en la institución por cada
área.
• Mixto: Es la combinación de los sistemas antes mencionados facilitando la
clasificación de los acervos que conforman la empresa.
12
7) Servicio de Fumigación en Acervos Documentales.
Se realiza con productos químicos como la fosfamina de nombre comercial “Quick
Phos”, altamente tóxico por la concentración en sulfato de aluminio y efectiva para
combatir insectos, roedores y microorganismos. Se deben considerar altas
medidas de seguridad.
8) Servicio Mantenimiento de archivos con Personal. Las empresas requieren de la organización de sus Archivos en sus propias
instalaciones que les eviten problemas a futuro, para ello Ademarc de México, S.A.
de C.V., realiza un diagnóstico archivístico y una vez aprobado, envía personal
especializado (coordinador, supervisores y técnicos archivistas), a desarrollar e
implementar los Procesos Técnicos Archivísticos encaminados al
aprovechamiento y beneficio de la empresa contratante, los cuales son:
• Personal Profesional (licenciatura)
• Personal Técnico (bachillerato)
• Personal Capacitado
9) Servicio de Organización y Sistematización de Archivos.
Otro de los servicios que se proporcionan están vinculados a la ordenación de sus
Archivos de manera directa.
• Procesos Técnicos Archivísticos: Recepción, clasificación, expedientación,
glosa, archivación, expurgo, depuración, rotulación, etc.
• Instrumentos Descriptivos: Guías, catálogos, inventarios, índices.
• Métodos de Ordenación Directo e Indirecto:
Método directo: Alfabético, onomástico, asunto ó tema.
13
Método Indirecto: Numérico, cronológico, cromático, topográfico,
decimal.
Los servicios se implementan y se llevan a cabo a través de procedimientos
técnicos archivísticos con la finalidad de organizar el archivo, proporcionando un
servicio rápido veraz y oportuno para la toma de decisiones.
Como se observa, estos servicios son la carta presentación de un profesional de la
archivonomía, quien será capaz de desarrollar y realizar los servicios con todos y
cada uno de sus sistemas, procesos y métodos que se requieren para llevar a
cabo la aplicación de los puntos supramencionados, por lo que Ademarc de
México, los presenta a sus clientes como un conjunto de diferentes actividades,
que llevan como principal objetivo proporcionar la solución acorde a las
necesidades de cada empresa que requiera de estos servicios.
II Servicio Específico 1) Administración, Guarda y Custodia Documental, se realizan en las
Instalaciones de Ademarc de México, S.A. de C.V., Por lo que es importante el
mencionar y desarrollar sus características además de su funcionamiento,
mostrando el servicio profesional que se debe brindar a la empresa contratante,
tomando en cuenta los conocimientos teóricos archivísticos.
1.2.1 Características del servicio de Administración, Guarda y Custodia Documental.
Se presentan con la metodología y actividades a desarrollar, el propósito es
brindar inmediatamente el servicio.
Las características generales que desarrolla Ademarc de México, S.A. de C.V., y
proporciona son las siguientes:
14
a) Recolección, organización, entrega y consulta de información
b) Destrucción programada de documentos
c) Reportes informativos de sus archivos
d) Automatización de archivos
a) Recolección, organización, entrega y consulta de la información
Recolección: previo acuerdo entre ambas instituciones se establece la fecha y
hora para recoger el acervo documental, acudiendo con el transporte y personal
necesario.
El personal levanta el inventario de forma general ó especifico conocidos como
somero y analítico, se depositan en cajas los expedientes y comprueba los envíos
de documentación que se han de efectuar a las instalaciones de Ademarc de
México, S.A. de C.V., el servicio conlleva, además de la custodia y la
conservación, la ubicación de sus expedientes, carpetas tipo leffort, engargolados,
empastados, etc., en anaqueles, estantes o racks.
Organización: se realizan los procesos de recepción, clasificación, registro y
descripción de los archivos. Esta organización se basa en el organigrama
estructural de la empresa, es decir por área, asunto documental, ó método de
ordenación, lo que permitirá identificar las características y valores primarios de
los documentos (fiscal, contable, jurídico, y administrativo), lo cual agilizará y
establecerá los mecanismos a seguir, “el proceso de organización conlleva a un
conjunto de actividades intelectuales y físicas que se desarrollan conjuntamente,
dicho proceso esta encaminado a conseguir una correcta clasificación y
ordenación de las series documentales, partiendo siempre del principio de
procedencia archivística.”5 5 MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación Administrativa, Ed. Anabad, Guadalajara Castilla-La Mancha, 1996, p. 138
15
El servicio se realiza revisando de forma genérica cada una de las cajas, paquetes
y expedientes enviados por la empresa, verificando su contenido. Estableciendo
para ello el método archivístico de ordenación (numérico, alfabético, cronológico y
asunto), que más convenga a la empresa contratante.
Una vez organizada la documentación se realiza el inventario de cada una de las
cajas, expedientes, carpetas, engargolados, empastados, de acuerdo a la
descripción de la ceja del expediente ó lomo de la carpeta, con esta identificación
las áreas se localizan inmediatamente.
El inventario se captura y se complementa con el método topográfico para la
pronta localización y ubicación del acervo documental como se observa en los
anexos 3 y 5
Eduardo Núñez señala: “La interrelación de la naturaleza de la organización y la
descripción de archivos es de tal calibre, que incluso estas tareas se realizan
durante el proceso de tratamiento documental de modo simultáneo. La
organización comienza con la reconstrucción de los expedientes y su agrupación
en series lo cual, junto con el conocimiento de la institución nos permitirá construir
el cuadro de clasificación para efectuar la clasificación y ordenación de
documentos, pero ya en ese mismo momento, con el doble fin de recabar datos
para la construcción del cuadro y poder ir sirviendo los documentos, se realiza un
inventario provisional.”6
Entrega: Una vez organizada su información se brinda el préstamo de sus
archivos, para ello se establecen horarios de oficina, en plazos máximo de 24
horas, urgente de 1 a 2 horas y en días festivos, esto en base a un registro del
personal autorizado a solicitar el préstamo de la documentación.
6 NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos, Ed. Trea, S.L,. España 1999, p. 587
16
Consulta de la información: esta se proporciona en la sala de Ademarc de
México, S.A. de C.V., bajo medidas de seguridad previa autorización e
identificación del usuario o bien a través de medios electrónicos como, disco
compacto, microfilm, e-mail y en su caso se proporcionan datos e información vía
telefónica.
b) Destrucción programada de documentos
Este servicio se realiza brindando a la empresa contratante la seguridad de
eliminar, triturar ó destruir toda aquella documentación innecesaria de resguardar,
seleccionando expedientes ó series documentales.
La documentación se depura una vez que es obsoleta, es decir sin ningún valor de
acuerdo a la legislación vigente ó bien en base a controles internos de la empresa
contratante.
Para ello se envía previo aviso, el inventario en disco compacto de todo el acervo
documental a destruir, para su autorización correspondiente y mediante actas de
baja documental, con el visto bueno de los responsables del archivo.
En ocasiones se realiza el catálogo de vigencia documental del archivo, autorizado
por la empresa contratante, con la finalidad de depurar de forma periódica toda
aquella documentación obsoleta de resguardar.
Al realizar este servicio se evita el hacer mal uso de la información, procediendo a
destruir en el acto, documentos membretados originales con firmas autógrafas,
sellos, huellas y datos confidenciales de la empresa.
17
c) Reportes informativos de sus archivos
Se realiza y entrega a la empresa contratante, con la finalidad de informar acerca
de los movimientos que tiene el acervo documental.
• Guarda y custodia por caja
• Registro (captura) de inventario
• Localización de documento, expediente ó caja solicitada
• Localización urgente de documento, expediente ó caja solicitada
• Localización y glosa de documentos, expediente ó caja devuelta
• Asignación física de nuevo documento, expediente ó caja
• Entrega (mensajería), normal de documento, expediente ó caja.
• Entrega (mensajería), urgente de documento, expediente ó caja
• Búsqueda infructuosa de documento, expediente ó caja
• Envío de información (mensajería. fax, e-mail, disco compacto, microfilm,
teléfono)
• Depuración de documento, expediente ó caja
• Digitalización de documento, expediente ó caja
• Uso de sala de consulta
• Entrega de fotocopia del documento, expediente ó caja
• Recolección de documento, expediente ó caja devuelta
Como se observa al adquirir este servicio se tiene una absoluta administración de
todos y cada uno de los movimientos que se realizan con su acervo documental.
d) Automatización de Archivos
Se realiza con las herramientas de tecnología dando inicio con una base de datos.
Cuando los archivos son trasladados a las instalaciones de Ademarc de México,
S.A. de C.V., para el servicio de Administración, Guarda y Custodia Documental
después de organizar e identificar sus acervos documentales, estos son
18
capturados en una base de datos colocando en cada una de las cajas un código
de barras único para su pronta localización.
Microfilmación Es un medio de consulta seguro, no requiere gran espacio, es de fácil manejo y se
consulta de forma inmediata.
Cabe mencionar que el código fiscal establece que dicha herramienta servirá de
testimonio contable y fiscal en caso de requerirse información a través de este
medio
Digitalización Se digitaliza (escanea), aquella documentación requerida y autorizada por la
empresa contratante siendo este medio el más requerido hoy en día por las
ventajas de consulta que esta facilita.
Sistema híbrido Es la conjunción del microfilm y la digitalización el cual asegura la perdurabilidad
en ambos medios, al tiempo de resguardar la información para en un futuro
emigrar a nuevos medios tecnológicos cada uno de los documentos procesados
en este sistema.
1.3 Necesidades de las instituciones que demandan el servicio de Administración Guarda y Custodia Documental.
El servicio externo de Administración, Guarda y Custodia Documental está dirigido
a quienes requieren la preservación de su documentación y no cuentan con
Recursos humanos, espacios apropiados, ni seguridad suficiente para la
recuperación ágil de los documentos. Se encuentra, por tanto, orientado a
instituciones públicas ó empresas particulares; principalmente para resolver los
19
problemas de espacio y llevar a cabo los procesos técnicos que permitan la
homologación de los sistemas archivísticos necesarios.
Cada vez son más las instituciones de la administración pública como del sector
privado, que optan por contratar servicios los cuales van desde la limpieza,
vigilancia, servicios contables, etc., y desde luego empresas especializadas en el
tratamiento de la información y la documentación, entender las necesidades,
deseos y demandas de los clientes de forma detallada es un primer paso muy
importante para ofrecer la Administración Guarda y Custodia Documental como el
servicio acorde a sus requerimientos.
Por lo cual, “La satisfacción de los clientes está íntimamente relacionada con la
calidad, lo que ha llevado a muchas empresas a adoptar prácticas de
administración de la calidad total (TQM). Se lleva a cabo marketing cuando las
personas satisfacen sus necesidades, deseos y demandas mediante el
intercambio. Más allá de crear intercambios a corto plazo, los comerciantes
necesitan forjar relaciones a largo plazo con sus clientes, distribuidores,
concesionarios y proveedores valiosos.”7
En general, es posible afirmar que los sistemas de gestión de archivos son
demandados por todo tipo de instituciones, tanto del sector público como del
sector privado; sea cual sea la actividad desempeñada en cualquier empresa, se
genera gran cantidad de documentación que, por motivos diversos, es preciso
guardar y organizar correctamente.
Esta obligación de conservar el archivo conlleva la mayoría de las veces,
problemas de diversa índole tales como disponer del personal necesario para la
correcta gestión del archivo, tener suficiente espacio de almacenamiento o bien el
equipo y mobiliario necesario para desarrollar de forma eficiente esta actividad.
7 KOTLER, Philip y ARMSTRONG, Gary. Marketing. Pearson Education, México, 2001, p. 25
20
El crecimiento natural de los archivos de trámite y concentración en las institución,
ocasiona, la inversión de más recursos, de esta forma el exceso de
documentación administrativa, jurídica, contable y fiscal, repercute en primer lugar
en la falta de organización documental y cada vez más en la necesidad de
disponer del espacio físico adecuado y suficiente, para custodiar el volumen
producido y recibido por esta.
La falta de recursos motiva a las instituciones a recurrir a empresas que les
brinden en Outsourcing, la Administración, Guarda y Custodia Documental, que
les proporcionen y brinden beneficios que les permitan resolver su problema
archivístico, desarrollando las actividades propias de su empresa, por lo que
buscan que este servicio les brinde lo siguiente:
• Reducción de costos
• Mejor utilización de espacio
• Eliminación de documentos innecesarios de conservar
• Mobiliario y equipo acorde a sus necesidades (anaqueles, cajas,
computadoras personales, equipo para digitalizar)
• Eliminación de documentos duplicados
• Localización inmediata de documentos
• Préstamo de expedientes
• Consulta de expediente rápido y veraz (e-mail, teléfono, fax y mensajería),
vigilancia las 24 horas del día.
• Equipo y seguridad adecuado
• Reproducción y distribución a bajo costo
• Archivación correcta de expedientes
• Mantenimiento de sus archivos
• Glosa de documentos en el expediente correcto
• Personal adecuado y discrecional
• Costo bajo en la adquisición de cajas, fólderes, carpetas para la custodia de
documentos en gran volumen etc.
21
Las necesidades como se observan son bastantes y considerables por lo que el
cliente al contratar este servicio debe evitarse problemas innecesarios en la
administración de su empresa dejando en manos de la Administración, Guarda y
Custodia Documental la solución a su organización documental y disponibilidad de
la información.
1.4 Beneficios del servicio de Administración, Guarda y Custodia Documental
Las empresas que contratan este servicio demandan beneficios.
“Los beneficios tratan de brindar ventajas a la organización y al empleado, así
como extenderse a la comunidad”8 por lo que “cualquier actividad o beneficio que
una parte puede ofrecer a otra y que es básicamente intangible y no tiene como
resultado la propiedad de algo”9 las empresas buscan ventajas y beneficios que
les reditúen en todo sentido tales como:
• Ahorro de espacio
• Personal especializado
• Vigilancia y seguridad
• Mantenimiento y organización documental
• Guarda y custodia documental
• Reducción de gastos y costos competitivos
Los beneficios mencionados son de suma importancia por lo que se describen a
continuación:
Ahorro de Espacio:
8 IDALBERTO, Chiavenato. Administración de Recursos Humanos, Ed. McGraw-Hill, México, 2000, p. 6 9 KLOTLER, Philip. Op. Cit., p. 6
22
El espacio físico requiere de instalaciones (eléctricas, sanitarias e hidráulicas), así
como equipo de cómputo, accesorios y herramientas de trabajo, para custodiar
sus archivos en cajas, archiveros y anaqueles por lo que se requiere un área
apropiada y en condiciones óptimas.
Personal Especializado: Aplican los procesos técnicos archivísticos, elaboran instrumentos de control
(normas y manuales), instrumentos descriptivos y todos aquellos mecanismos que
se requieran para controlar el archivo, por lo que es necesario contar con personal
experto y especializado en archivonomía.
Vigilancia y Seguridad En las instalaciones de Ademarc de México, S.A. de C.V., se cuenta con el equipo
necesario para resguardar y custodiar los acervos documentales de cualquier
empresa que requiera de este servicio; por lo que se cuenta con:
• Vigilancia personal (policía)
• Circuito cerrado de cámaras de vigilancia
• Detectores de humo
• Extintores de polvo químico y gas inerte, FM200
• Señalamientos de seguridad (no fumar, zona de seguridad, salida de
emergencia etc.)
• Préstamo y consulta de documentos con la autorización correspondiente
(catálogo de firmas)
Cabe señalar que una medida de seguridad aparte de las ya mencionadas es que
se aseguran los acervos a través de una póliza contra siniestros naturales
(inundación, sismo e incendio), por un monto económico, pero si la institución
contratante desea incrementar o elevar esta póliza será su decisión, el absorber el
costo de lo deseado en la póliza.
23
Así, como personal que manejará sus acervos con absoluta confidencialidad,
dando a la empresa contratante la confianza y seguridad de que sus documentos
contaran con un servicio archivístico profesional.
Mantenimiento y Organización Documental El personal de Ademarc de México, S.A. de C.V., se encarga de mantener
organizado y sistematizado el acervo documental una vez resguardado y
custodiado en las instalaciones de ésta, es decir si la empresa contratante, solicita
cajas, expedientes o documentos en préstamo o bien requiere de enviar acervos
documentales para su resguardo, estas actividades de organización y préstamo se
realizarán con la finalidad de tener el control absoluto de cada uno de los acervos
documentales por parte de Ademarc de México, S.A. de C.V.
Guarda y Custodia Documental Ademarc de México, S.A. de C.V., en sus instalaciones cuenta con el mobiliario y
equipo (anaqueles, cajas, carpetas, fólderes, equipo de computo, de
microfilmación, digitalización, fotocopiadora etc.), suficiente y necesario para
resguardar los acervos documentales de cualquiera empresa que lo requiera;
haciendo uso de su infraestructura, a la fecha tiene satisfechos a sus clientes.
A estos beneficios que van dirigidos a las empresas habría que agregar los
recursos, al respecto dice Idalberto Chiavenato. “…la organización es un proyecto
social que reúne varios recursos para alcanzar determinados objetivos. Sin
recursos no pueden lograrse los objetivos. Los recursos son medios que las
organizaciones poseen para realizar sus tareas y lograr sus objetivos: son bienes
o servicios utilizados en la ejecución de las labores organizacionales. Puede
pensarse que los insumos son necesarios para elaborar el producto final o el
servicio prestado por la organización. Por lo general, cuando se habla de recursos,
se piensa simplemente en dinero, equipo, materiales, personal. Sin embargo, los
recursos son en extremo complejos y diversificados.”10
10 IDALBERTO, Chiavenato. Op. Cit., p. 127
24
Los recursos se clasifican en cinco categorías físicos o materiales, financieros,
humanos, mercadológicos y técnico - administrativos. En Ademarc de México, S.A.
de C.V., se aplican los recursos archivísticos que brinden un funcionamiento y
beneficio acorde a las necesidades de la empresa contratante, los cuales se
describen el siguiente capítulo.
Las instituciones, esperan adquirir con la contratación de este servicio los
beneficios antes mencionados, esperando que esto se reflejen en lo económico,
pero sobre todo en la satisfacción plena de sus clientes y usuarios contando con
un servicio eficiente y eficaz para la toma de decisiones en el momento requerido.
Reducción de gastos y costos competitivos.
Se reducen gastos en virtud de pago de impuestos, salarios, aguinaldos,
vacaciones etc., y se obtiene además servicios en calidad suficiente y precios que
en ocasiones las empresas teniendo contratado el personal, espacios y equipos,
no puede pagar fácilmente.
25
CAPÍTULO 2 LA ADMINISTRACIÓN Y LOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS COMO PARTE DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN, GUARDA Y CUSTODIA DOCUMENTAL
Toda empresa nace para atender las necesidades de la sociedad, creando
satisfactores a cambio de una retribución que compense el riesgo, los esfuerzos y
las inversiones realizadas. En la vida de éstas, el factor humano es decisivo ya
que alcanza la categoría de ente social con características y vida propia, por lo
que favorece el progreso humano como finalidad principal al permitir la
autorrealización de sus integrantes e influir directa e indirectamente en el avance
económico de un país.
Las empresas se enfrentan constantemente al reto de mejorar la calidad del
trabajo al menor costo posible, ello implica que cada componente deba ser
utilizado con máxima eficiencia. No obstante, los sistemas siempre son
susceptibles de mejorarse, para ello es esencial que se hagan estudios y
revisiones periódicas para determinar si las actividades están siendo realizadas de
la manera en que se aprobaron o si se pueden hacer mejoras. Dado que ni las
empresas, ni las condiciones económicas permanecen estáticas; las políticas, el
sistema de organización y/o los sistemas y procedimientos que se ejecutaron y
resultaron satisfactorios en su momento, pueden convertirse en obsoletos e
ineficientes debido a rápidos cambios y tendencias imprevistas.
Los procesos técnicos archivísticos son herramientas indispensables en la
organización documental ya que la inserción de cada uno de estos en el momento
indicado es fundamental.
Su correcta aplicación con personal experto y especializado en archivonomía es
importante como parte del servicio de Administración, Guarda y Custodia
Documental. Durante el desarrollo de la organización documental de cualquier
26
empresa, los procesos archivísticos son la base para contar al final con la pronta
respuesta de la información requerida por el usuario y en su momento por el
cliente, por ello es importante la aplicación y desarrollo de estos.
El servicio externo archivístico (Outsourcing), de Administración, Guarda y
Custodia Documental esta dirigido a empresas que requieren preservar, conservar
y recuperar su documentación, pero al no contar con espacios adecuados,
seguridad suficiente, personal especializado, para una recuperación ágil de sus
documentos, acuden a estos servicios que proporcionan un servicio acorde a las
necesidades de cada empresa por lo general requieren de recursos archivísticos
específicos.
La actividad archivística contempla dos aspectos básicos. Servicios de información
y Manejo documental.
Ambos pueden englobarse en un sistema de administración de documentos.
Desde la perspectiva del contexto y enfoque funcional de la administración lo que
implica que el sistema debe ser planeado y organizado, dotándolo de los recursos
suficientes y necesarios ejerciendo un control total al respecto.
La meta del sistema de administración de documentos es lograr proveer la
información correcta, a la persona indicada, en el momento apropiado y al menor
costo posible.
27
2.1 La administración aplicada en el servicio de Administración Guarda y Custodia Documental.
La administración establece los fundamentos para lograr armonizar los numerosos
y en ocasiones divergentes intereses de los miembros de una empresa:
accionistas, directivos, trabajadores y también consumidores, la cual produce
bienes y/o servicios para satisfacer diversas necesidades de la sociedad.
La administración en sí, conlleva varios procesos los cuales varían un poco en
cuanto a su concepción, es por ello que a continuación se desarrollan versiones
de autores, los cuales describen lo siguiente.
De acuerdo con George Terry; “La administración es un proceso muy particular
consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control,
desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de
seres humanos y otros recursos.”11
Constituye un proceso de diseño y mantenimiento de ambiente en el que los
individuos, estén trabajando en grupos de manera eficiente y alcancen objetivos
seleccionados.
La administración para el autor Harol Koontz, consiste en desarrollar cada uno de
los conceptos que integran a esta, iniciando con la planeación,… “esta estiba en
elegir misiones y objetivos y las acciones para llevar a cabo aquéllas y alcanzar
estos, y requiere que se tomen decisiones.
- La organización supone el establecimiento de una estructura intencionada de
los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa.
11 TERRY, PH. D. George R. Principios de Administración, Ed. Continental, México, p. 22
28
- La integración de personal consiste en ocupar con personas los puestos de la
estructura de la organización y en mantener esos puestos ocupados.
- Dirigir es influir en las personas para que contribuyan a la organización y a las
metas de grupo.
- Control es la función de medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes.”12
James A. Stoner F. y Charles Wankel nos comentan que “La administración es el
proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de
la organización, y de aplicar los de más recursos de ellas para alcanzar las metas
establecidas
- La planeación implica que los administradores proyectan de antemano sus
metas y acciones. Sus acciones pueden basarse en algún método, plan o lógica y
no en una simple corazonada.
- La organización significa que los administradores coordinan los recursos
materiales y humanos de la organización. La eficacia de una organización
depende de su capacidad de ordenar los recursos para lograr las metas. Es obvio
que, cuando más integrado y coordinado este el trabajo de una administración,
más eficaz será la organización Obtener esa coordinación forma parte del trabajo
del administrador
La dirección describe como los administradores dirigen e influencian a sus
subordinarnos, haciendo que otros efectúen las tareas esenciales. Crean la
atmósfera adecuada y de este modo ayudan a los subordinados a dar su mejor
esfuerzo. 12 KOONTZ, Harold. y WEIHRICH, Heinz. Op. Cit., p. 31
29
El control significa que los administradores tratan de asegurase de que la
organización siga la dirección correcta en la obtención de sus metas. Si alguna
parte de la organización se ha desviado del camino, los administradores tratan de
averiguar por que y arreglan las cosas.”13
Aunado a esto se implementan y desarrollan los siguientes recursos:
Los componentes básicos de una empresa son sus recursos humanos, técnicos,
materiales y financieros; la forma en que estos sean administrados determinará el
éxito o fracaso de la misma.
“Por recursos debemos entender todos aquellos elementos que se requieren para
llevar a cabo la acción en la planeación.
En la planeación de recursos se requiere determinar cuáles serán las necesidades
en cantidad y calidad de cada tipo de recursos, y su distribución para cada
período.”14
Recursos humanos “La planeación de recursos humanos debe llevarse a cabo de manera que al
determinar la calidad y el numero de personas necesarias para desarrollar el plan
y el momento en que deben reclutarse, pueda determinarse también el incremento
en los ingresos que se obtendrán al contratar a cada nuevo empleado y, desde
luego, el que este reclutamiento tenga en los costos.”15
13 STONER F., James A., y WANKEL, Charles, Administración, Ed. Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. México, 2003, p. 4 14 GÓMEZ CEJA, Guillermo. Planeación y Organización de Empresas: Guía Técnica para Planear y Estructurar un Negocio. México, p. 39 15 GÓMEZ CEJA, Guillermo. Planeación y Organización de Empresas. Facultad de Contaduría y Administración, UNAM Ed. McGraw-Hill, México, 1994, p. 43 y 45
30
Recursos técnicos “A esta clase de recursos actualmente se le está dando su debida importancia, ya
que se observa que las dimensiones de la empresa mexicana ha sufrido en los
últimos años cambios considerables en su estructura, lo cual se debe,
principalmente, a la realización de una mayor diversificación de productos y
servicios nacionales.”16
Un ejemplo es el archivista profesional o técnico con conocimientos específicos
que debe aplicar en cada uno de los archivos de acuerdo al ciclo vital del
documento, a diferencia de un archivista empírico que solo desarrolla sus
actividades conforme a su criterio, sin tener en cuenta las necesidades de la
empresa.
Recursos materiales “La planeación de recursos materiales en una empresa es aquella que establece
los objetivos y determina un curso de acción a seguir, de los siguientes elementos.
1. Instalaciones: edificios, predios, plantas de fabricación, etc.
2. Equipo: maquinaria, herramienta, medios de transporte, etc.
3. Materiales de producción: materias primas, materiales directos e indirectos.
El objetivo de la planeación de los recursos materiales es la utilización óptima de
éstos para la obtención de una eficaz rentabilidad económica.”17
En la archivonomía los recursos materiales son de suma importancia ya que se
contemplan:
Inmueble (espacio físico que ocuparan los archivos)
Instalaciones (eléctricas, sanitarias e hidráulicas). 16 GÓMEZ CEJA, Guillermo. Op. Cit., p. 49 17 Ibid., p. 46
31
Equipo (fotocopiadora, PC, impresoras, fax, teléfono, guillotina, microfilm, etc.)
Mobiliario (anaqueles, mesas de trabajo, sillas, archiveros, etc.)
Papelería en general.
Con la finalidad de hacer un buen uso, aprovechando al máximo la utilización a
través de la administración de los recursos.
Recursos financieros “Son los recursos de carácter económico y monetario que la empresa necesita
para el desarrollo de sus actividades. En la planeación de recursos financieros se
requiere determinar: las necesidades financieras de la empresa, definir cómo se
originan (o adquieren) y cuál será la asignación (o aplicación) de tales recursos.”18
Como se puede observar el servicio de Administración Guarda y Custodia
Documental no solo contempla el rescatar, organizar y controlar los acervos
documentales de una empresa, sino que le ahorra y evita, el ser responsable
directa de una serie de actividades y problemas administrativos que pasan a ser
competencia única y exclusivamente de la empresa de Outsourcing.
2.1.1 El Archivo y su necesidad en las instituciones
En el ámbito archivístico conocemos varias definiciones de la palabra archivo una
de ellas es la que se origina del vocablo griego arje, el cual significa principio,
magistrado o autoridad del cual se deriva arjeión o archeion, nombre que recibió
en Atenas, sede de la magistratura es decir el palacio donde se ejercitaba la
autoridad y se conservan los documentos que tenían que ver con tal actividad, es
decir la palabra que da origen al término archivo en la mayoría de los idiomas es
Archetion, la cual al pasar al latín se convirtió en el término Archivum.
18 GÓMEZ CEJA, Guillermo. Op. Cit., p. 40
32
En el archivo se conservan y consultan documentos. Es considerado como el lugar
donde se reúnen, ordena y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para
la administración, investigación y cultura. Como se puede observar, resalta que es
un lugar en el cual se deben conservar de manera óptima todos los documentos
que son la memoria de toda institución o empresa y se le debe dar la atención que
requiere.
De acuerdo con diversos autores definen al archivo de la siguiente forma:
“a) sitio donde se coleccionan y conservan documentos b) Fuente de
información para la toma de decisiones y c) así se denomina al conjunto
debidamente ordenado y clasificado de documentos que constituyen la historia de
una institución o empresa.”19
La autora Alicia Barnard, nos dice que el archivo es el “conjunto organizado de
documentos en cualquier soporte, producido y recibido en el ejercicio de funciones
o actividades por personas físicas o morales, públicas o privadas.”20
La autora Antonia Heredia menciona que es “uno ó más conjuntos de documentos,
sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su
gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e
información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o
para servir de fuente de historia.”21
Nos comenta María Estela Islas Pérez que el archivo es un “Conjunto de
documentos producidos por una persona física o jurídica (o bien por un grupo de
oficinas u órganos de esta última), en el transcurso de su actividad y, por lo tanto,
19 RUIZ CORTES, Enrique y CALETTI RUIZ, Roberto. Glosario de Terminología Archivística y de ciertas expresiones de Administración. México: SEP. DGB. ENBA. 1980, p. 14 20 BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia. Guía para la Organización y Control del Expediente de Archivo, AGN. Talleres gráficos de México, p. 11 21 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. 4° ed. Diputación Provincial de Sevilla, 1986, p. 59
33
ligados entre sí por un vinculo necesario, los cuales una vez perdido todo interés
para el desarrollo de la actividad de aquella persona física o jurídica, han sido
seleccionados para su conservación permanente como bienes culturales.”22
Para Theodore Schellenberg define al archivo como: “Los libros, papeles, mapas,
fotografías u otros materiales documentales, sin consideración de sus
características o formas físicas, hechos o recibidos por cualquier institución
pública o privada en consecuencia de sus obligaciones legales o en conexión con
la transacción de sus propios asuntos y preservados o apropiados para su
conservación por esa institución o sus legítimos sucesores, como evidencia de sus
funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades,
o por el valor informativo de los datos que contengan.”23
Antonio Ángel Ruiz quien menciona que el archivo es “el conjunto de documentos,
sea cual sea su fecha, su forma y el soporte material, producidos o recibidos por
cualquier persona, física o moral, o por cualquier organismo público o privado en
el ejercicio de su actividad, conservados por sus creadores o sucesores para sus
propias necesidades o transmitidos a instituciones de archivo.”24
Cada uno de estos conceptos tienen cierta similitud entre ellos, pero es importante
y fundamental que se visualice la importancia y función primordial de tener y
contar con un archivo el cual desarrolle cada una de sus actividades con la
finalidad de tener un sistema que permita recuperar la información, la cual a futuro
será la memoria de cualquier institución pública ó privada.
En mi opinión el archivo es el conjunto de documentos en donde se encuentra la
información (independientemente de su soporte), debidamente organizada y
sistematizada para ser consultada en el momento en que esta sea requerida de
22 ISLAS PÉREZ, Maria Estela. La Archivística en México. Litografía Magno Graf, S.A..de C.V., Puebla. 2003, p. 53 23 SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos Principios y Técnicas, Traducción y Edición Dr. Manuel Carrera Estampa, 2a ed. AGN 1987, p. 43 24 RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel. Manual de Archivística. Ed. Síntesis, S.A., Vallehermoso. Madrid España. 1995, p. 32
34
forma rápida veráz y oportuna. Englobando al lugar o área destinada para su
conservación, así como los recursos necesarios para hacer posible su utilidad.
En la Archivonomía existen tres tipos de unidades de archivo los cuales forman en
su momento lo que conocemos como el ciclo vital del documento.
• Archivo de Trámite
• Archivo de Concentración
• Archivo Histórico
Por lo general cuando se contrata el servicio de Administración, Guarda y
Custodia Documental se organizan y ordenan Acervos documentales que
formarán parte de lo que será el archivo de concentración.
La mayoría de las empresas carecen de métodos de ordenación los cuales se
deben desarrollar y aplicar en cada una de las áreas de la institución, una vez que
llegan a Ademarc de México, S.A. de C.V., se implementan los procesos técnicos
archivísticos que les permitan homogeneizar todo un sistema de trabajo facilitando
así la pronta localización y consulta de sus expedientes, documentos e
información.
Por lo que a continuación se describe cada uno de los procesos que se aplican y
desarrollan al proporcionar el servicio de Administración, Guarda y Custodia
Documental.
2.2 Los procesos técnicos archivísticos aplicados en la Administración, Guarda y Custodia Documental.
Se refiere a los procedimientos básicos que se desarrollan y practican en todo
archivo para que la documentación esté organizada, para su fácil acceso, y que
sea consultada por los diferentes usuarios, por lo que es importante el describir
35
de inicio el concepto de la palabra procedimiento la cual nos dice que “es la guía
detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o más personas
realizan un trabajo.”25
Otra definición de procedimiento nos indica que:
“a) Es la sucesión cronológica de una serie de operaciones interrelacionadas entre
sí, dependientes una de otra, y que mediante un método determinado de ejecución
permite obtener un producto, prestar un servicio o alcanzar un fin.
b) Es un conjunto de instrucciones resultantes del ordenamiento lógico y
secuencial de los elementos que resuelven un problema, o que integran una
actividad.”26
Todo procedimiento “involucra actividades y tareas del personal, la determinación
de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos, la
aplicación de métodos de trabajo y, de control para el oportuno y eficiente
desarrollo de las operaciones.”27
Es importante que cada uno de los procesos que se apliquen, estén concatenados
durante el desarrollo de la organización de cualquier archivo, ya sea para
implantarlos, mejorarlos o sustituirlos es necesario como primer paso, establecer
de forma clara y precisa los objetivos que se desean alcanzar con su estudio, a fin
de que posteriormente se propongan y analicen las alternativas de acción más
viables y que presenten mayores facilidades para su ejecución.
Con ello se estará en posibilidad de planear la estrategia general a seguir en la
recopilación de la documentación.
25 ALVAREZ TORREZ, Martín G. Manual para Elaborar Manuales de políticas y Procedimientos, México. Editorial Panorama, S.A. DE C.V., 2000, p. 35 26 RUIZ CORTES, Enrique y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit., p. 101 27 COMISIÓN DEL AGUA. Guía técnica para la Elaboración de Manuales Administrativos. México, 1998, p. 27
36
Los procesos técnicos para ejecutar la recopilación son las siguientes:
Recepción Proceso fundamental que consiste en recibir cada una de las cajas, expedientes y
documentos que forman cada uno de los acervos documentales de las áreas de la
institución pública o privada.
Para cumplir de manera eficaz, resulta necesario efectuar diversas actividades
como la revisión, registro y control de los acervos documentales recibidos.
La recepción es “la operación que conforme a los procedimientos implantados,
consiste en recibir piezas o documentos provenientes de diversas fuentes, a
través de varios canales en una unidad de correspondencia de archivo.” 28
Durante este proceso el responsable verificará:
-Fecha y hora de envió
-Volumen documental recibido:
1) Total de cajas por área
2) Total de expedientes
3) Total de carpetas leffortt 4) Total de empastados, libros engargolados etc.
-Revisión de inventarios (solo si existen)
-Firma de archivo recibido
Una vez, que se recibió el archivo el paso a seguir es su organización,
clasificación y registro, ordenando en primera instancia así el archivo de la
empresa solicitante.
28 RUIZ CORTES, Enrique y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit., p. 101
37
Registro y Captura Se lleva a cabo el registro, que significa asentar en un instrumento de control
(Inventario), los datos importantes de los acervos documentales enviados para su
guarda y custodia.
Una definición del registro de expedientes y documentos nos dice que es “…el
conjunto de elementos (carpetas, cedulas de catálogos, de préstamo, relaciones
de concentración, etc.) en los que se asientan datos que identifican los
expedientes existentes en un archivo y que sirven para su control y fácil
localización.”29
El registro de datos de un expediente de forma general es el siguiente:
• Nombre de la Institución
• Nombre del área
• No. de caja
• No. de expediente
• Asunto o tema
• Fecha
• Observaciones
Hoy en día este registro se realiza con el levantamiento de datos (Inventario), en
borrador para proceder a su captura electrónica. La cual permite que la búsqueda,
localización y consulta de la información resulte ágil y eficiente.
El proceso de captura va de la mano con la calidad de servicio, ya que se entrega
al cliente el original en disco compacto y en listado para su consulta auxiliando a
este al momento de requerir un expediente o caja en préstamo.
29 RUIZ CORTES, Enrique y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit., p. 103
38
La captura se lleva a cabo en Excel, Access, etc., facilitando la búsqueda y
consulta al usuario de la información, para ello se da una breve explicación del
funcionamiento de este programa.
Expedientar Se realiza en escasas ocasiones durante el desarrollo del servicio de
Administración, Guarda y Custodia Documental, ya que la mayoría de los clientes
envían sus expedientes que han concluido la fase activa.
Como concepto expedientar es “la operación que consiste en agrupar los
documentos que tratan de un mismo asunto, siguiendo un orden determinado para
formar, identificar y controlar un expediente, al elaborar sus cubiertas y registros
correspondientes.”30 El proceso se realiza por lo general en el archivo de trámite,
ya que el servicio de Administración, Guarda y Custodia Documental resguarda los
expedientes que han concluido su trámite o bien son de poca consulta pero es
necesaria su conservación para futuras aclaraciones.
Glosa y Archivación En ambos procedimientos el archivista debe recibir los documentos ó expedientes
para integrarlos al archivo, asegurándose de que se encuentren debidamente
glosados, completos y en buenas condiciones procediendo a localizar el lugar
exacto que le corresponde de acuerdo con su clasificación.
La glosa documental “consiste en archivar ordenadamente los documentos dentro
de sus respectivos expedientes, previa verificación.”31 Como se observa ambos
procesos realizan la función de guarda la cual se define como la “Archivación de
documentos dentro de sus expedientes y estos en los archiveros.”32
30 RUIZ CORTES, Enrique y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit., p. 67 31 Ibid., p. 69 32 Ibid., p. 69
39
Archivación: Como definición es la “a) Acción de colocar ordenadamente en un expediente de
acuerdo con el método implantado, los documentos que lo forman b) guarda de
expedientes en los muebles archivadores.”33 La glosa consiste en integrar los
documentos sueltos a expedientes ya existentes, asegurando que los diferentes
asuntos se encuentren compilados en un solo expediente respectivamente, a
efecto que su control y seguimiento resulte eficiente, procurando que su desahogo
sea en tiempo y forma.
Por ello la importancia de ambos procesos archivar y glosar adecuadamente
cajas, expedientes, carpetas y documentos ya que es un compromiso y obligación
ante la institución que lo genero y ante los ciudadanos que requieren de la
información.
Expurgo y Depuración Antonia Heredia, menciona: “ … expurgo no es otra cosa que la operación por la
que se seleccionan los documentos, a fin de que sólo aquéllos que reúnen las
mejores condiciones del testimonio e información alcance la tercera edad, es
decir, pasen a los archivos históricos para su conservación perpetua en ellos,
como piezas valiosas del patrimonio documental.”34 La depuración documental es
la eliminación de documentos o expedientes que con base en sus características,
se efectúa para separar del archivo aquellos expedientes que por haber superado
todas sus etapas quedan a disposición para darse de baja, además son carentes
de valores primarios y los que no son considerados históricos.
El glosario de terminología archivística nos dice que expurgar es la acción de
“depurar un archivo de trámite separando los expedientes de asuntos terminados.
33 RUIZ CORTES, Enrique y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit., p. 12 y 13 34 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. Op. Cit., p. 123
40
Eliminar de un archivo central para su baja, los expedientes o piezas de archivo
cuyo plazo de permanencia haya concluido.”35
“Es la operación que consiste en sustraer de los archivos de trámite, o de los de
transferencia y concentración los expedientes cuyo término de conservación ha
prescrito, a fin de darlos de baja definitivamente o pasarlos a su conservación
indefinida o histórica, según el caso.”36
Los procesos de organización y clasificación serán abordados en los siguientes
puntos a tratar, ya que estos al igual que los supramencionados tienen actividades
importantes, pero en estos recae la importancia de entregar al cliente un servicio
profesional acorde a sus necesidades de organización documental, conforme a su
estructura organizacional.
2.2.1 La organización documental
Debemos tomar en cuenta que la mayoría de las veces las instituciones que
requieren este servicio no aplican los procesos técnicos como se debiera, e
incluso ponen en nuestras manos el empezar a implementar un sistema que se
adapte a sus necesidades de recuperación de la información, el cual de ser
posible se exporte a sus archivos de tramite, capacitando al responsable de cada
una de las áreas de la propia institución, por ello resulta importante el proceso.
Los pasos para organizar un archivo no siempre son los mismos. Estos dependen
de la situación en que se encuentre.
Para organizar un archivo es importante basarse en los resultados obtenidos del
diagnóstico archivístico antes aplicado, del cual se tendrá la visión general de la
institución, analizando para ello las actividades técnicas archivísticas que se
llevaran a cabo. 35 RUIZ CORTES, Enrique y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit., p. 63 36 Ibid., p. 52
41
“La organización es un producto humano y, como tal, nunca será perfecta, pero si
perfectible: es decir, susceptible de perfeccionarse. Toda organización debe estar
encaminada a un fin. La palabra organización proviene del griego “Organon” que
significa instrumento.”37 La organización archivística se realiza a través de la
planeación, organización, integración, dirección y control de los programas
establecidos.
Algunos autores como Lodolini y Francisco Bonaini basan la organización de los
archivos en el principio de procedencia argumentando lo siguiente.
“Afirma Lodolini que el principio de procedencia fue aplicado por primera vez en
Dinamarca en 1971, con la instrucción de la Comisión para la ordenación de los
archivos.”38
En 1827 Francisco Bonaini denominó al principio de procedencia como un método
histórico, en virtud de que la organización de los archivos considerando el orden
original de la documentación se basa en la historia de la institución “Este principio
es definido como: aquel según el cual cada documento debe estar situado en un
fondo documental del que procede, y en este fondo en su lugar de origen.”39
La organización de cualquier archivo requiere de “la adaptación física del acervo
a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de
identificación. Incluyendo las fases de clasificación y ordenación.”40
La organización es “la acción de organizar y ordenar métodos o sistemas
sujetándolos a reglas en número, orden, armonía y dependencias de las partes
que componen un sistemas, método, operación etc.”41
37 GÓMEZ CEJA, Guillermo. Planeación y Organización de Empresas: Guía Técnica para Planear y Estructurar un Negocio. Op. Cit., p. 197 38 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. Op. Cit., p. 15 39 Ibid., p. 18 40 GARCÍA HERNÁNDEZ, Oscar Eduardo. Organización de Archivos I. Guía de autoaprendizaje. México, ENBA, 2000, p. 83 41 RUIZ CORTES, Enrique y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit., p. 94
42
Como parte del proceso administrativo de la organización comenta Henry Fayol, lo
siguiente:
“Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es útil para su
funcionamiento: materias, herramientas, capital y personal. (Puede hacerse en
este conjunto dos grandes divisiones: el organismo material y el organismo social).
Por su parte Money y Riley:
Nos dice que Organización en el sentido formal, “...significa orden, y su corolario,
un procedimiento ordenado y organizado…
Koontz y C. O´Donnell:
La organización se considera aquí como un establecimiento de relaciones de
autoridad con medidas encaminadas a logar una coordinación estructural, tanto
vertical como horizontal entre los cargos a quienes se han asignado tareas
especializadas para la consecución de los objetivos de la empresa. Así pues,
consiste en las relaciones estructurales por medio de las cuales la empresa llega a
tener la cohesión y el armazón en el que se coordina el esfuerzo individual.”42
Es por ello que la organización de un archivo requiere del análisis, sistema y
método a establecer contemplando todos y cada uno de los acervos a ordenar.
2.2.2 Clasificación documental
Cabe señalar que para los archivos existen diferentes métodos de ordenación,
“dependiendo del criterio establecido: pueden ser letras del abecedario
(alfabético), las fechas de los documentos (cronológico), la secuencia de los
42 GÓMEZ CEJA, Guillermo. Planeación y Organización de Empresas: Guía Técnica para Planear y Estructurar un Negocio. Op. Cit. p. 199
43
números (numérico), la combinación de varios de ellos (por ejemplo
alfanumérico).”43
Por clasificar se entiende la segmentación de un archivo, en fondos, secciones y
series documentales, lo cual se traduce en la asignación de números, letras u
otros símbolos según un método establecido que nos permite distinguir las
categorías a las que cada grupo de documentos puede pertenecer.
La clasificación se define como el “acto de agrupar documentos por su
semejanzas, separándolos por sus diferencias.”44
“Etimológicamente clasificar procede del latín classis facere. Hacer clases pero
desde la perspectiva archivística posee un sentido matizado. Clasificar consiste en
agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o
clases, desde los más amplios hasta los más específicos, de acuerdo con los
principios de procedencia y orden original.”45
Otra definición indica que “Clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos
estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden
integrados formando parte de estructura de un todo. Cada grupo o clase es único
y distinto de los demás, con sus características propias que los diferencia de los
otros, pero insisto, formando parte de una estructura general; cada grupo a su vez
es susceptible de subdivisiones.”46
2.2.3 La descripción documental y el inventario
En la archivonomía para lograr los objetivos deseados se cuenta con varios
instrumentos descriptivos entre ellos los siguientes.
43 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. 2ª ed. Fundación Germán Sánchez Ruipérez, Madrid 1996, p. 250 44 RUIZ CORTES, Enrique y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit., p. 37 45 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. Op. Cit. p. 26 46 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. Op. Cit., p. 186
44
Principales: Inventario, Catálogo y Guía.
Secundarios: Índice, Tesauro, Censos y Registros.
En adelante nos referiremos al inventario, el cual es un instrumento básico y
fundamental al proporcionar la información deseada y solicitada por el usuario de
forma rápida y precisa a través de e-mail, teléfono, discos compactos o bien vía
mensajería, que solucionan en un tiempo mínimo el requerimiento de este.
Cuando se elabora un inventario, se obtiene un instrumento de descripción el cual
nos provee información oportuna para realizar una consulta eficiente.
Al inventario se le define como “…relación ordenada de los bienes y demás cosas
pertenecientes a una persona o entidad, documento en que constan dichas
cosas.”47
En contabilidad el termino se refiere a “…el rubro de inventarios lo constituyen los
bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior
venta, tales como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y
otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las
refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de
operaciones.”48
El glosario de terminología archivística nos dice que es la “…relación de
expedientes de asuntos terminados controlados con serie numérica progresiva
que concentran las unidades de archivo al central de cada dependencia. Así se
denomina a un catálogo. Listado de documentos o expedientes ordenados
alfabéticamente o por numeración progresiva.”49
47 GRAN DICCIONARIO ENCICLOPEDICO ILUSTRADO, México: Selecciones del Raeader’s Digest. 4ª ed. 1988, p. 1961 48 INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS, A.C. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. México: 8ª ed. 1992, p. 256-257 49 RUIZ CORTES, Enrique y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit., p. 75
45
María del Carmen pescador del Hoyo, menciona que el inventario consiste en
“…la numeración de todos los fondos y cada uno de los elementos que forman un
conjunto de documentación sobre la que se ha de trabajar siguiendo su orden de
colocación en el depósito en cuya característica están todos de acuerdo.”50
Los autores Jean Yves Rousseau y Carol Counture plantean que “…el inventario
es el instrumento que más se extiende en la descripción de un fondo de archivos,
ya que su unidad de descripción es la pieza.”51
Es por ello que el inventario se convierte en un instrumento confiable y exacto, al
momento de ser requerido para su consulta.
En mi opinión definiría al inventario como un instrumento archivístico que abarca
de manera específica un acervo documental (expediente o documento), con la
finalidad de controlar, localizar y orientar al usuario que requiera de cierta
información.
Objetivos del Inventario
Los autores Jean Yves Rousseau y Carol Counture mencionan que “…para
alcanzar plenamente el objetivo deseado se debe:
• Conocer bien al organismo, la naturaleza de sus actividades, su misión,
objetivos, componentes y operaciones.
• Sensibilizar al personal del organismo sobre el tratamiento de los
documentos. Esta misma puede efectuarse de manera formal o informal;
• Conocer con precisión el contenido de los archivos, es decir, las series de
documentos y las actividades a que corresponden;
• Inventariar los contenidos (archivos, anaqueles, cajas);
50 PESCADOR DEL HOYO, María del Carmen. El Archivo. Instrumentos de trabajo. España: Norma. 1986, p. 16 51 ROUSSEAU, Jean Yves y COUTURE, Carol. Los Archivos en el siglo XX. Francia 1982, p. 248
46
• Conocer con precisión el contenido de los archivos, es decir, las series de
documentos y las actividades a que corresponden;
• Inventariar los contenidos (archivos, anaqueles, cajas);
• Reconciliar el contenedor con el contenido, es decir conocer lo que existe
como documentación y precisar su localización.
• Conocer la cantidad de documentos.
• Conocer, si es posible, el numero de ejemplares, trátese de principales o
secundarios;
• Conocer las fechas extremas de los documentos;
• Conocer la frecuencia de consulta;
• Elaborar un listado de los formularios utilizados y conseguir un ejemplar;
• Elaborar un listado de los instrumentos de trabajo existentes y conseguir un
ejemplar o una descripción;
• Identificar al personal consagrado parcial o totalmente al tratamiento de
documentos;
• Identificar los elementos del programa de tratamiento de documentos que
quizás ya están aplicados en ciertos sectores del organismo.”52
Estos objetivos son importantes para el cliente, ya que le proporcionan información
primordial en cuanto al contenido de su acervo documental, así como elementos
administrativos que le auxiliaran a futuro en el crecimiento de su empresa
Finalidad del Inventario
Para los autores Cruz Mundet y Mikelarena Peña, la finalidad de los inventarios es
la de “…conocer que es lo que se tiene y como esta organizado, de una parte, e
informar con precisión acerca de su contenido y localización, de la otra, de modo
que ante cualquier búsqueda documental ofrezca siempre una respuesta
pertinente y rápida. Lograr la mejor relación costos-beneficios que permita
52 ROUSSEAU, Jean Yves y COUTURE, Carol. Op. Cit., p. 65-66
47
describir uniformemente los fondos y proporcionar unos niveles de información
satisfactorios para los usuarios.”53
Es decir tener el control del acervo documental y proporcionar información que
permita agilizar la consulta de algún fondo en particular por parte del archivista, y
finalmente lo más esencial, brindar un servicio rápido veras y eficaz en el
momento que el expediente sea requerido.
Elementos del Inventario
Como instrumento de descripción el inventario posee características propias que
deben tomarse en cuenta para su correcto funcionamiento, tal como lo mencionan
los autores Cruz Mundet y Mikelarena Peña “El inventario se compone de una
serie de datos obligatorios, que se consignarán en todos los casos, y otros
optativos, que se incluirán según lo señale la conveniencia.”54
El autor Antonio Ángel Ruiz plantea los siguientes elementos a considerar al llevar
a cabo el inventario.
• “fondo;
• Dígitos del cuadro de clasificación (sección, subsección);
• Signatura: No. de caja y No. de documentos dentro de la misma.
• Tipología de la serie;
• Data: fecha, lugar;
• Resumen: Comenzando siempre por la tipología del documento y
señalando los datos básicos para recuperar la información, de tal modo que
el usuario no tenga que acudir al documento original para consultar.”55
53 CRUZ MUNDET, José Ramón y MIKELARENA PEÑA, Fernando. Información y Documentación Administrativa. España: Tecnos. 1998, p. 233 54 Ibid., p. 235 55 RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel. Op. Cit., p. 53
48
La norma internacional ISAD (G), nos menciona que en la organización,
descripción y conservación de archivos a nivel nacional e internacional, puede
aplicarse con independencia al tipo documental o soporte físico de los documentos
de archivo por lo que deben tomarse en cuenta las siete áreas y veintiséis
elementos que deberán aplicarse para la información descriptiva de archivos.
1.- Área de Identificación.
• Signatura/Código de Referencia
• Título
• Fecha
• Nivel de Descripción
• Volumen y Soporte
2.- Área de Contexto.
• 6. Nombre del o de los Productores (Procedencia)
• 7. Historia Institucional / Reseña Biográfica
• 8. Historia Archivística
• 9. Forma de Ingreso
3.- Área de Contenido y Estructura
• 10. Alcance y Contenido
• 11. Valoración, Selección y Eliminación
• 12. Nuevos Ingresos
• 13. Organización
4.- Área de Condiciones de Acceso y Uso
• 14. Condiciones de Acceso
• 15. Condiciones de Reproducción
• 16. Lengua / Escritura de la Documentación
• 17. Características Físicas y Requisitos Técnicos
• 18. Instrumentos de Descripción (Consulta)
49
5.- Área de Documentación Asociada
• 19. Existencia y Localización de los Originales
• 20. Existencia y Localización de Copias
• 21. Unidades de Descripción Relacionadas
• 22. Nota de Publicaciones
6.- Área de Notas
• 23. Notas
7. Área de Control de la Descripción
• 24. Nota del Archivista
• 25. Reglas o Normas
• 26. Fecha de la Descripción
Tipos de Inventarios
Existen diferentes tipos de inventarios entre ellos los siguientes: Sumario,
analítico, índice, físico, somero, descriptivo, base temática, mixto, topográfico y
especial.
Los cuales son de suma importancia al momento de describir los acervos
documentales que pertenecen a una institución ya sea pública o privada, a
continuación abordamos cada uno de estos.
Cabe mencionar que Ademarc de México, S.A. de C.V., aplicó para la descripción
documental de este archivo el inventario mixto.
Inventario Sumario Los autores Jean Yves Rousseau y Carol Counture comentan que “Este
instrumento de investigación describe cada pieza presentando los siguientes
elementos: clave, fecha precisa, naturaleza del documento, título, personas
50
involucradas, pero si este dato es inmediatamente accesible la naturaleza del
soporte documental, número de paginas o paginación y distinción entre copias y
originales. El inventario sumario de fondo se debe hacer comprendiendo
necesariamente un historial del organismo o una bibliografía del individuo que
constituyo el fondo, así como una corta introducción describiendo, al menos, el
contenido general del fondo y sus intereses para la investigación. Será igualmente
útil indicar, si existen, las condiciones y restricciones en la comunicación de las
piezas. Deberán acompañar al instrumento una tabla de materias y un índice.”56
Inventario Analítico Para la autora María del Carmen Pescador del Hoyo; este inventario debe
contener los siguientes datos, “En él no solamente debe cuidarse al máximo que la
descripción sea completa e independiente para cada unidad documental, sino que
la fecha y resumen del contenido puede añadirse la descripción externa, que muy
raramente hemos visto figurar en los anteriores.”57
Inventario Índice Para los autores Jean Yves Rousseau y Carol Counture lo describen “como lo
hace el repertorio-índice a nivel de los artículos indica nombres y materias del
fondo, presentándolos en orden alfabético, Solo deberían ser realizados para los
fondos del archivo de interés histórico mayor, dado el considerable trabajo y el
tiempo que requiere.”58
Inventario Físico Este inventario “comprende tres partes: la localización de los documentos, el
equipo y el espacio utilizado por estos y su descripción.”59 De acuerdo a los
autores Rousseau Jean Yves y Counture Carol.
56 ROUSSEAU, Jean Yves y COUTURE, Carol. Op. Cit., p. 53 57 PESCADOR DEL HOYO, María del Carmen. Op. Cit., p. 24 58 ROUSSEAU, Jean Yves y COUTURE, Carol. Op. Cit., p. 250 59 Ibid., p. 71
51
Inventario Somero Nos dice Ma. del Carmen Pescador que “…si apenas conocemos el fondo
documental y es muy numeroso deberemos empezar por hacer fichas en que se
engloben bajo un solo epígrafe indicativo el grupo de unidades de conservación
que guardan documentos semejantes correspondientes a ese epígrafe. Con ello
habremos dado el primer paso para redactar un inventario somero.”60
Inventario Descriptivo Siguiendo con la misma autora comenta que “…el segundo paso a realizar puede
ser un inventario descriptivo de aquellos fondos que estimemos lo merecen por su
interés o utilidad, describiendo el contenido de cada unidad de conservación
proporcionando un conocimiento bastante detallado y casi siempre son suficientes
para el investigador.”61
Inventario Base Temática La autora antes citada menciona “si tomamos por base para nuestro inventario no
un fondo o grupo de fondos sino una determinada característica o tema.
Procederemos de la misma manera que hemos venido indicando pero recogiendo
solamente los datos de los documentos referentes a esas características o
tema.”62
Inventario Mixto Este tipo de inventario mixto lo estudia y analiza la autora María del Carmen
Pescador del Hoyo la cual nos refiere “si estamos trabajando ocasionalmente
sobre un fondo para cuyo trabajo de inventariado hemos sido requeridos en un
tiempo limitado y después de nuestra labor tenemos la casi absoluta certeza de
que no se va a hacer nada más debemos fichar la documentación conforme sea el
interés que cada unidad requiera los documentos muy importantes, que
merezcan especial mención, deberán ser descritos a nivel de inventario analítico,
es decir, con todo genero de detalle, mientras que otros de valor global, que
60 PESCADOR DEL HOYO, María del Carmen. Op. Cit., p. 20 61 Ibid., p. 21 62 Ibid., p. 23
52
pueden formar grupo por su contenido, pueden ir descritos a nivel de inventario
descriptivo o incluso somero.”63
Inventario Topográfico Antonia Heredia Herrera dice que el inventario “en cuanto que su orden es el
numérico o de ingreso en el depósito y que en realidad es solo un registro de
entrada para control de remesas.”64
Inventario Especial En este se consideran aspectos de interés y utilidad como lo detalla María del
Carmen Pescador del Hoyo “llamamos así a los que pueden realizarse sobre
alguna de las particularidades con suficiente personalidad de los documentos
convencionales tales como sellos, encuadernaciones, o miniaturas y dibujos.
Generalmente, estos elementos no se tienen en cuenta más que cuando se llega a
la descripción total de los documentos al confeccionar un catálogo, en cuya ficha
se menciona su existencia con una breve indicación sobre su naturaleza.”65
Antonia Heredia Herrera no esta de acuerdo con los autores anteriores citados,
porque para ella: “solo hay un inventario, con unas características especificas y
determinadas. Ni la finalidad de control para el archivero, ni la de orientación para
el archivero, ni la de orientación para el investigador; ni el origen, ni la elaboración,
sea en casos de archivos administrativos o vigentes y en formación, sea en casos
de archivos históricos con series cerradas; ni el soporte físico del inventario:
fichas, hojas, cuadernos impresos, atañen a la esencia del inventario que no es
otra que la descripción de series documentales frente a la descripción de piezas
documentales que lleva a cabo el catálogo.”66
63 PESCADOR DEL HOYO, María del Carmen. Op. Cit., p. 21 64 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. Op. Cit., p. 259 65 PESCADOR DEL HOYO, María del Carmen. Op. Cit., p. 25 66 HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripción documental. España. Diputación provincial de Sevilla. 1982, p. 38
53
Por último la aportación de la autora Merizanda María del Carmen Ramírez
Aceves detalla que el inventario sea cual sea su tipología adquiere una doble
dimensión “por un lado, es un instrumento de control para el archivista, ya que en
el quedan registrados todos los expedientes de un grupo documental respetando
su estructura y ordenación; y por el otro, esta mismo inventario se convierte en un
instrumento de información y consulta para los investigadores.”67
Cabe señalar que independientemente del tipo de inventario que se adapte a las
necesidades de la empresa lo relevante será el describir el contenido del acervo
documental a resguardar y custodiar para una pronta respuesta de la información
que se llegue a solicitar.
2.3 Préstamo y consulta
Un servicio importante que brinda el archivo es el préstamo, gracias a esta
actividad, los usuarios pueden consultar los expedientes para obtener
información.
En primera instancia el archivista efectúa las certificaciones correspondientes a
través de:
- Catálogo de firmas autorizadas
- Identificación personal gafete de la empresa
- Vigencia laboral reciente
- Autorización vía telefónica ó bien previo aviso por parte de la empresa.
Una vez realizado este proceso, y recabados los elementos de autorización se
entrega el expediente requerido al solicitante para su consulta, previa requisición
67 RAMÍREZ ACEVES, Merizanda María del Carmen. Inventario de la sección documental del Juzgado Penal del Distrito de Toluca 1800-1867. México: Tesis. 1998, p. 24
54
del vale de préstamo, de esta manera se lleva un control de entrada y salida de los
expedientes evitando perdidas.
Para que el archivista realice esta actividad debe conocer que el préstamo es la
“operación por la cual los archivos proporcionan documentos a las personas
autorizadas e interesadas en su consulta. Es la función primordial del archivo y la
rapidez y eficiencia con que se efectué evidenciará su buena organización.”68
El préstamo es la “acción que implica la salida temporal de documentos de un
archivo con fines administrativas o de difusión cultural. La devolución suele quedar
consignada en un documento denominado acta de devolución.”69
“Las funciones en relación al préstamo son:
• Proporcionar el servicio de préstamo de documentos o expedientes a las
personas autorizadas para consultarlos mediante normas establecidas.
• Respetar las normas que garanticen el control y recuperación de la
documentación, según las políticas vigentes.
• Llevar un registro de control de las personas que solicitan el servicio de
préstamo y reproducción documental.
• Prestar los servicios de reproducción documental.
• Tomar en cuenta los comentarios de los usuarios para mejorar en la
prestación del servicio.”70
“Para el préstamo de expedientes o piezas de archivo se exigirá el otorgamiento
de un vale con la firma del empleado que recibe, autorizado por el jefe de la
dependencia o persona en quien se delegue esa facultad.
68 RUIZ CORTES, Enrique y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit., p. 98 69 MINISTERIO DE CULTURA, Diccionario de Terminología Archivística Normas técnicas de la subdirección General de los Archivos Estatales 1. Subdirección General, Madrid, 1995, p. 46 70 GARCÍA HERNÁNDEZ, Oscar Eduardo. Op. Cit., p. 18
55
Antes de proporcionar un expediente se revisará para cerciorarse de que está
correctamente archivada y actualizada su documentación.
En catálogo especifico según el sistema implantado, deben conservarse los vales
o cédulas de préstamo ordenados.
Como medida de control y para estar pendientes del vencimiento de los plazos de
devolución de los expedientes, debe establecerse un catálogo recordatorio de
fechas. Además de un vale de préstamo (anexo 1)
No deben proporcionarse documentos sueltos para consulta, invariablemente se
facilitará el expediente completo.
Se requiere acuerdo superior escrito para desglosar documentos de los
expedientes, en cuyo caso se sacará copia certificada o fotocopia de los
documentos desglosados que se colocarán en el lugar que ocupa el documento
original, o desglose.
No deberán proporcionarse informes sobre el trámite de los asuntos, o copias de
documentos a personas que carezcan de autorización superior.”71
A los usuarios se les facilita la información para su consulta, por medio de
instrumentos descriptivos para su investigación, ya que una de las funciones de
los archivos es poner los documentos a disposición de los usuarios, respetando
sus lineamientos.
La consulta es importante para el acceso a la documentación con el fin de
conocer la información que contienen.
71 RUIZ CORTES, Enrique y CALETTI RUIZ, Roberto. Op. Cit., p. 98 y 99
56
Como se observa es interesante e importante la combinación que se da entre la
administración y los procesos técnicos archivísticos, ya que los conceptos que se
manejan en una y otra benefician el servicio de Administración, Guarda y Custodia
Documental, brindando a la empresa contratante la seguridad y confiabilidad de
proporcionarle un servicio profesional con la metodología adecuada a las
necesidades de su archivo.
2.4. El contrato en la Administración, Guarda y Custodia Documental. Al contratar este servicio es recomendable elaborar el contrato mediante el cual se
establezcan los derechos y obligaciones que den como resultado el beneficio y
satisfacción de ambas partes.
Por lo que en seguida veremos definiciones de contrato convenio y depósito por la
similitud de terminología que concierne a estos conceptos ya que en la materia de
derecho se comenta que son sinónimos que establecen una relación legal entre
cliente y proveedor.
“Contrato es un convenio por el que dos o más personas se transfieren algún
derecho o contraen alguna obligación.”72
“Contrato es el acuerdo en cuya virtud dos o más personas transfieren entre sí
algún derecho o se sujetan a alguna obligación.” Coincide, en esencia, con el
artículo 1101 del Código Napoleón, según el cual, “El contrato es un convenio por
el cual una o varias personas se obligan hacia una o varias otras a dar, a hacer o
no hacer alguna cosa.”73
“El artículo 1101 parece distinguir el contrato del convenio, hacer de éste el género
y de aquél la especie. Se reserva algunas veces, en efecto, el nombre de contrato
a los convenios que tienen por objeto hacer nacer o transmitirán derecho, derecho 72 BORJA SORIANO, Manuel. Teoría General de las Obligaciones, Ed. Porrúa, México. 1997, p. 111 73 BORJA SORIANO, Manuel. Op. Cit., p. 112
57
de crédito o derecho real… Pero esta distinción entre los contratos y los convenios
no tiene sino un interés de terminología; las mismas reglas generales se aplican a
los unos y a los otros.”74
Ahora bien veamos algunos conceptos del convenio para dejar en claro lo que
distingue a uno de otro o solo se trata de un sinónimo en materia de derecho y en
nuestra legislación código civil.
El Convenio
Convenio es el acuerdo entre dos o más personas para crear, transferir, modificar
o extinguir obligaciones.
Los convenios que producen o transfieren las obligaciones y derechos toman el
nombre de contratos.
“Un convenio, cuyo término sinónimo es pacto, es el consentimiento de dos o
varias personas, habido para formar entre ellas alguna obligación o para destruir
una precedente o para modificarla.”75
El Depósito
“El depósito es un contrato en virtud del cual, el depositario mediante una
retribución, se obliga hacia el depositante a recibir una cosa mueble o inmueble y
a guardarla para restituirla cuando éste lo solicite.”76
Por ser el depósito un contrato constitutivo de personas, el depositario no puede
encargar a un tercero el depósito, sin autorización expresa del depositante.
74 Ibid., p. 111 75 Ibid., p.112 76 PÉREZ FERNÁNDEZ DEL CASTILLO, Bernardo. Contratos Civiles 7° ed. Ed. Porrúa, México, 2000, p. 219
58
“El depósito es un contrato por el cual el depositario se obliga hacia el depositante
a recibir una cosa, mueble o inmueble, que aquél le confía, y a guardarla para
restituirla cuando la pida el depositante.”77
“El depositario está obligado a conservar la cosa objeto del depósito según la
reciba, y a devolverla cuando el depositante se la pida, aunque al constituirse el
depósito se hubiere fijado plazo y éste no hubiere llegado.
En la conservación del depósito responderá el depositario de los menos daños y
perjuicios que las cosas depositadas sufrieren por su malicia o negligencia.”78
“Artículo 2529. El depositario puede, por justa causa, devolverla cosa antes del
plazo convenido.
Artículo 2532. El depositante está obligado a indemnizar al depositario de todos
los gastos que haya hecho en la conservación del depósito y de los perjuicios que
por él haya sufrido.”79
Como se observa el contrato en la Administración, Guarda y Custodia Documental
es importante al momento de establecer las condiciones de servicio de acuerdo a
lo acordado por ambas empresas.
77 CODIGO CIVIL FEDERAL, Ed. SISTA, S.A. DE C.V.. México, 1994, p. 351 78 Ibid., p. 352 79 Ibid., p. 353
59
CAPÍTULO 3 LOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS APLICADOS A ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C.
En este capítulo se presenta la problemática y propuesta de solución archivística
al contratar el Servicio de Administración, Guarda y Custodia Documental,
teniendo como resultado una consulta rápida, veráz y oportuna de la información,
pero sobre todo la satisfacción de los clientes de Enlace Interlogistico, S.C.
3.1 Problemática Archivística de Enlace Interlogístico, S.C.
La problemática archivística que presentó en su momento Enlace Interlogístico es
por lo general la que presentan la mayoría de las empresas que requieren
organizar ó reorganizar su archivo.
Por lo que en primera instancia se solicitó visitar a esta empresa con la finalidad
de enterarnos de su problemática. Al acudir nos percatamos de la falta de
recursos técnicos, materiales y humanos. En este caso no del recurso financiero
ya que al igual que las empresas que requieren sistematizar y homogenizar sus
funciones, así como sus diferentes actividades esta cuenta con el recurso pero
requieren de un servicio profesional y experto que les proporcione la solución a su
problemática archivística, conforme a sus necesidades actuales.
Dos días después de la entrevista se presentó un diagnóstico archivístico por cada
uno de los recursos que requería para contar con un archivo a futuro organizado.
El personal ejecutivo de Enlace Interlogístico, S.C., una vez enterados de esta
situación así como de las diferentes alternativas de solución a su problemática,
decidieron contratar al servicio de Administración Guarda y Custodia Documental
ya que observaron las ventajas y beneficios que les proporcionaría el adquirir este
servicio.
60
Problemática Archivística
Enlace Interlogístico, S.C., es una empresa consultora dedicada al servicio de
mejoras administrativas de las Instituciones, esta se conforma de personal
profesional y técnico en su mayoría ya que su objetivo principal es brindar un
servicio de calidad.
Se conforma hasta este momento de las siguientes áreas:
Dirección General
Dirección de Relaciones Internacionales
Departamento de Importaciones
Departamento de Exportaciones
Dirección de Informática
Departamento de Desarrollo de Software
Departamento de Soporte Técnico
Dirección de Operaciones
Departamento de Recursos Humanos
Departamento de Servicios Generales
Departamento de Contabilidad
El organigrama de esta empresa es importante ya que nos indica su estructura las
áreas que la conforman hasta hoy en día, durante la organización, clasificación y
archivación del acervo.
Cabe mencionar que Enlace Interlogístico, S.C., almacenó su documentación en
una bodega ubicada en sus instalaciones.
Dicha documentación se encontró en cajas, anaqueles, archiveros, atados,
folders, carpetas leffortt, la mayoría de diferentes dimensiones.
61
Las instalaciones eléctricas e hidráulicas de esta bodega no eran las adecuadas
para realizar las actividades correspondientes a un archivo ya que las condiciones
eléctricas presentaban deficiencias y la visibilidad era mínima, los contactos
estaban muy cerca de la documentación e incluso muchos de ellos eran
innecesarios, los cuales podrían provocar un siniestro de incendio en este local.
En cuanto a las instalaciones hidráulicas, la tubería era visible, con oxidación y
residuos de posible humedad, provocando con esto a futuro la transmisión de esa
humedad a los expedientes además con el riesgo de inundación en determinado
momento por falta de mantenimiento de las conexiones.
Se carecía de personal que se hiciera cargo de los acervos, en cuanto a su control
y además de un espacio suficiente que pudiera albergar los documentos con su
tratamiento necesario.
Rescate Documental
Enlace Interlogistico, S.C., comunica a todas y cada una de sus áreas la decisión
tomada al contratar el servicio de Administración, Guarda y Custodia documental.
Procediendo las gerencias y departamentos a enviar la documentación
almacenada conveniente.
Ademarc de México, S.A. de C.V., acordó con Enlace Interlogístico, S.C., enviar a
personal experto y especializado a rescatar y recoger para su envío a las
instalaciones de este primero los diferentes acervos documentales localizados en
esta bodega y cada una de sus áreas.
La documentación que se localizó suelta o complemento de los expedientes se
resguardo en cajas para ser glosada en su lugar correspondiente o bien si no
tenían antecedentes, abrir su expediente.
62
Realizando dos transferencias con un total de 203 cajas y 50 cajas de
documentación diversa que se tenía que glosar o expedientar.
La cantidad por áreas fue la siguiente:
- Dirección General 5 cajas
- Gerencia de Relaciones Internacionales 18 cajas
- Gerencia de Informática 10 cajas
- Gerencia de Operaciones 18 cajas
- Departamento de Importaciones 18 cajas
- Departamento de Exportaciones 20 cajas
- Departamento de Desarrollo de Software 12 cajas
- Departamento de Soporte Técnico 10 cajas
- Departamento de Recursos Humanos 30 cajas
- Departamento de Servicios Generales 20 cajas
- Departamento de Contabilidad 42 cajas y 50 cajas de documentación suelta.
Cabe señalar que a pesar de encontrase así este archivo no se dejo de prestar
expedientes que se localizarán plenamente identificables.
63
3.1.1 Organigrama Estructural de Enlace Interlogístico, S.C.
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECCIÓN DE RELACIONES
INTERNACIONALES
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
DEPARTAMENTO DE IMPORTACIONES
DEPARTAMENTO DESARROLLO DE
SOFTWARE
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
DEPARTAMENTO DE EXPORTACIONES
DEPARTAMENTO DE SOPORTE
TÉCNICO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Fuente: Enlace Interlogístico, S.C. Filosofía Institucional. 2003, p. 1
64
3.2 Procesos técnicos archivísticos desarrollados para Enlace Interlogístico, S.C.
Al llegar el archivo de Enlace Interlogístico, S.C., a las instalaciones de
Ademarc de México, S.A. de C.V. se procedió a identificar la documentación
conforme a cada una de las áreas de acuerdo a su organigrama estructural el
cual a la fecha no ha sufrido modificación alguna.
Colocando en las diferentes mesas de trabajo cada uno de los archivos por
Dirección General, Gerencias y estas con cada uno de sus Departamentos
quedando organizados estos en su primera etapa.
Una vez clasificada y separada la documentación por cada una de las áreas se
procedió a ordenar los expedientes atados, carpetas leffortt, cajas y
documentación suelta empleando para ello los métodos de ordenación.
Los archivos de Enlace Interlogistico, S.C., fueron resguardados en cajas
tamaño oficio corto de 50 cm. de largo por 35 cm. de ancho y 25 cm. de altura
estandarizando así el tamaño de cajas.
En la Dirección General se procedió a utilizar el método alfabético y cronológico
iniciando, día, mes y año empleando para su localización los métodos cromático
(azul claro), numérico y topográfico.
En la Dirección de Relaciones Internacionales se procedió a ordenar la
documentación de forma alfabética y cronológica, empleando para su
localización el método cromático (amarillo), numérico y topográfico.
En los Departamentos de Importaciones y Exportaciones se procedió a utilizar
el método alfabético y cronológico por fecha día mes y año empleando para su
localización el método cromático (Importaciones verde claro, Exportaciones
rosa), numérico y topográfico.
65
La Dirección de Informática se procedió a utilizar el método alfabético y
cronológico por fecha día mes y año empleando para su localización los
métodos cromático (anaranjado), numérico y topográfico.
Los Departamento de Desarrollo de Software y Soporte Técnico se ordenó la
documentación de forma alfabética de la A–Z y cronológico por fecha día mes y
año empleando para su localización los métodos cromático (Software; morado,
Soporte Técnico; café), numérico y topográfico.
En la Dirección de Operaciones se procedió a ordenar la documentación de
forma alfabética cronológico por fecha día mes y año empleando para su
localización los métodos cromático (rojo), numérico y topográfico.
Los Departamentos de Recursos Humanos y Servicios Generales se
procedieron a utilizar el método alfabético y cronológico por fecha día mes y
año empleando para su localización el método cromático (Recursos. Humanos.
Gris, Servicios. Generales. Verde bandera), numérico y topográfico.
El Departamento de Contabilidad se procedió a ordenar la documentación de
forma numérica progresiva de acuerdo a las pólizas de ingresos, egresos y
tipología documental, cronológica por fecha día mes y año empleando para su
localización el método cromático(blanco), numérico y topográfico.
A continuación se muestra el formato que se empleo para llevar a cabo la
organización de este acervo documental.
66
Área Tipología Documental Organización Documental
Método de localización
Dirección General Escrituras, contratos, convenios, actas
de consejo, informes, reportes, etc.
Alfabética,
Cronológica
Cromático,
Numérico y
Topográfico
Dirección de
Relaciones
Internacionales
Contratos, Invitaciones, Revistas,
Promociones, etc.
Alfabética,
Cronológica
Cromático,
Numérico y
Topográfico
Departamento de
Importaciones
Asesoría de Importaciones con la
Comunidad Europea
Alfabética,
Cronológica
Cromático,
Numérico y
Topográfico
Departamento de
Exportaciones
Formatos ISP, Requerimientos,
Solicitudes, etc.
Alfabética,
Cronológica
Cromático,
Numérico y
Topográfico
Dirección de
Informática
Contratos, Manuales Cursos, etc. Alfabética,
Cronológica
Cromático,
Numérico y
Topográfico
Departamento
Desarrollo de
Software
Manuales, Guías, Instructivos, Pólizas,
Folletos, etc.
Alfabética,
Cronológica
Cromático,
Numérico y
Topográfico
Departamento de
Soporte Técnico
Manuales, Guías, Instructivos, Pólizas,
Folletos, etc.
Alfabética,
Cronológica
Cromático,
Numérico y
Topográfico
Dirección de
Operaciones
Contratos, Convenios etc. Alfabética,
Cronológica
Cromático,
Numérico y
Topográfico
Departamento de
Recursos Humanos
Contratos, altas IMSS, permisos,
vacaciones, seguros de vida, currículo,
recibos de nomina etc.
Alfabética,
Cronológica
Cromático,
Numérico y
Topográfico
Departamento de
Servicios
Generales
Cotizaciones, solicitudes de
mensajería, reportes de mantenimiento
etc.
Alfabética,
Cronológica
Cromático,
Numérico y
Topográfico
Departamento de
Contabilidad
Pagos fiscales, pólizas de ingresos y
egresos, cierres fiscales, concentrados
de cierre
Cronológica,
Numérica
Cromático,
Numérico y
Topográfico
67
Es importante mencionar que se conservaron instructivos, manuales, libros,
diario oficial y otros, que no son considerados documentos de archivo, sin
embargo son útiles para la Empresa en el desarrollo de sus funciones.
Así mismo, si no aparece como tal un cuadro de clasificación, la Empresa tiene
bien definidos sus asuntos y la generación de documentos, lo cual se simplificó
para que se considerará como orgánico-funcional y de la nomenclatura para los
documentos, estos ya venían clasificados, aunque para fines de control se le
asignaron otros datos, que se comentan más adelante.
Los anaqueles donde se localiza el archivo de Enlace Interlogístico, S.C., se
identifica por el rótulo colocado al frente de cada una de sus cajas y cada área
con un color diferente (ver anexos 2 y 4), el cual a simple vista ubica al
archivista al momento de prestar un expediente, los datos son los siguientes.
Nombre de la Empresa: Enlace Interlogístico, S.C.
Área Administrativa: Dirección General
Número de Caja: 0001
Número de expediente: 0001 Al 0100 o bien de la letra A–Z
Fecha: día, mes y año (en ocasiones solo el año)
Así mismo cada uno de los expedientes pertenecientes a Enlace Interlogístico,
S.C., es rotulado con los siguientes datos.
Nombre de la empresa: Enlace Interlogístico, S.C.,
Área Administrativa: Dirección General.
Número de Expediente: 0001
Número de caja: 0001
Ubicación Topográfica: B.1/A.1/E-A.(Batería 1/Anaquel 1/Entrepaño – A.)
Fecha: día, mes y año (en ocasiones solo el año)
68
Cuando el usuario solicita expedientes o cajas en préstamo se requisita el vale
correspondiente (anexo 1), anotando en este el asunto o título del expediente
numero de expediente y caja.
Capturando estos en la base de datos de Ademarc de México, S.A. de C.V.,
esta actividad se realiza con dos objetivos uno tener el control del préstamo
de expedientes y el otro facilitar para archivar los expedientes o cajas en
préstamo en su lugar correspondiente de acuerdo a su ubicación topográfica.
Cabe mencionar que se rotularon los expedientes y carpetas leffortt que lo
ameritaban y se abrieron los expedientes necesarios con la documentación
suelta archivando esta en la caja correspondiente.
Una vez realizados los procesos técnicos antes mencionados se procede a
levantar el inventario mixto (analítico, descriptivo y somero), el cual describe
el contenido documental por área y cada uno de los expedientes y carpetas
leffortt resguardados y custodiados en las instalaciones de Ademarc de México,
S.A. de C.V., a continuación se describen los datos que contiene este inventario
(anexo).
Nombre de la Empresa: Enlace Interlogístico, S.C.
Área Administrativa: Dirección General
Numero de caja: 0001
Numero de expediente: 0001
Asunto o Titulo del Expediente: Convenios.
Fecha: día, mes y año
Ubicación Topográfica: Batería, Anaquel y Entrepaño
Observaciones: las correspondientes
Este inventario es entregado a la Dirección General y cada una de las
Direcciones y Departamentos para su consulta y en caso de requerir de un
expediente o caja se apoye en este para su requerimiento.
69
Concluyendo así con la organización documental de este archivo y procediendo
a dejar establecido a través de un contrato las obligaciones y derechos del
proveedor y el contratante por lo que en seguida hablaremos de la importancia
del contrato al proporcionar el servicio de Administración, Guarda y Custodia
Documental.
3.3. Derechos y Obligaciones Adquiridos en la Administración, Guarda y Custodia Documental.
El contrato que se llevo a cabo entre Ademarc de México, S.A. de C.V. y Enlace
Interlogistico, S.C., al proporcionar el servicio de Administración, Guarda y
Custodia Documental, contiene derechos y obligaciones los cuales se
comprometen a cumplir.
El depósito es un contrato en virtud del cual, Enlace Interlogistico, S.C.,
(depositante) mediante una retribución, se obliga hacia Ademarc de México,
S.A. de C.V., (depositario), a recibir sus acervos documentales y a guardarla
para restituirla cuando ha éste se lo soliciten.
No tiene el depositante Enlace Interlogistico, S.C.; la obligación de respetar el
plazo fijado para exigir la devolución de sus acervos, ya que aún antes del
vencimiento de ese plazo, puede el depositante exigir la devolución del
depósito o si el depositario Ademarc de México, S.A. de C.V.; tiene causa
suficiente para devolver el depósito antes del vencimiento del plazo pactado,
debe avisarle esa devolución con anticipación al depositante
Ademarc de México, S.A. DE C.V, contrae la obligación de recibir el acervo,
resguardarlo y restituirlo a su tiempo, sin ninguna facultad o derecho de usarlo
ni aprovechase en este caso de la documentación ni de la información. La
recepción de los acervos por parte del depositario es un elemento de formación
de contrato.
70
Cuidar o conservar el archivo implica la custodia material, para conservar la
integridad física de los acervos documentales y la custodia jurídica, consistente
en la realización de actos conservatorios.
Si hay necesidad de hacer gastos para la conservación de los acervos
documentales, el depositario Ademarc de México, S.A. de C.V.; debe avisar al
depositante.
Así mismo si Enlace Interlogístico, S.C., tiene la obligación de indemnizar a
Ademarc de México, S.A. DE C.V, de todos los gastos necesarios que hubiera
tenido que erogar en la conservación del acervo, pero antes de hacer dichos
gastos, debe avisarlo al depositante para que lo provea de fondos si lo desea
que se hagan, a menos que se trate de gastos urgentes que no permitan previo
aviso, en cuyo supuesto debe erogarlos el depositario, sin perjuicio de que
después se le reembolse su importe. También responde de los perjuicios que el
depositario haya sufrido por el depósito, entendiéndose aquí por “perjuicios”,
como sinónimos de daños y no como algo diferente que se tiene para otros
efectos.
El contrato puede ser inválido por:
1. Incapacidad legal de las partes o de una de ellas;
2. Por vicios del consentimiento;
3. Porque su objeto, o su motivo o fin sea ilícito;
4. Porque el consentimiento no se haya manifestado en la forma que la ley
establece.
Como se observa el tener asentado en el contrato la duración de este, los
servicios que incluyen la Administración, Guarda y Custodia, Documental, así
como los costos de este servicio por parte del depositario, e incluir el derecho
de recibir en tiempo y forma la información solicitada, contar con los inventarios
de cada una de sus áreas en el tiempo estipulado, contar con los reportes de
movimiento documental mensual de su información por parte del cliente
(depositante), son de suma importancia para ambas partes.
71
3.4 Servicios proporcionados actualmente a Enlace Interlogístico, S.C.
Hoy en día se prestan varios servicios a Enlace Interlogístico, S.C., tales como:
Organización documental
Se reciben los documentos, expedientes y cajas para ser resguardados y
custodiados en Ademarc de México, S.A. de C.V., para ello se clasifica el
acervo documental por cada una de sus Direcciones y/o Departamentos,
procediendo a registrar la información de nuevo ingreso, en caso de ser
necesario se abre un nuevo expediente rotulando este con los datos para su
pronta localización.
En caso de que la información recibida se haya prestado con anterioridad se
procede a archivar el expediente en el lugar correspondiente de acuerdo a los
datos registrados en la carátula del fólder.
Si la información requiere de un nuevo espacio físico se le asigna empleando el
método de localización topográfico, en caso de glosar nuevos documentos se
utiliza el método cronológico ó bien conforme a las indicaciones de la empresa
contratante.
Inventario
Se procede a capturar los expedientes y cajas de nuevo ingreso para su
préstamo (en casos de forma inmediata), proporcionado al cliente este
inventario lo antes posible para su consulta.
La entrega de este inventario se realiza a través de CD y/o USB en original y
copia actualizando los acervos documentales ya existentes con los de recién
ingreso.
72
Reporte de movimientos de su archivo
Se notifica a Enlace Interlogístico, S.C., de común acuerdo cada principio de
mes, los movimientos que ha tenido su archivo en custodia informándole a
través de este lo siguiente:
• Volumen documental actual (expedientes y/o cajas)
• Expedientes de nueva apertura
• Archivación de expedientes y/o cajas
• Glosa de documentos
• Información proporcionada vía fax, E-mail (escáner) o teléfono
• Organización documental por dirección y departamento
• Actualización de inventario
• Préstamo de expedientes y/o cajas
• Devolución de expedientes y/o cajas
• Consulta de expedientes (Sala de Ademarc de México, S.A. de C.V.)
• Fotocopias obtenidas de expedientes
• Rotulación de expedientes y/o cajas
• Espacio físico ocupado (Batería. anaquel, entrepaño)
• Reporte de áreas con mayor consulta etc.
Esto se proporciona con la finalidad de controlar el archivo, al tiempo de
entregar la factura correspondiente por el servicio de Administración, Guarda y
Custodia Documental.
Préstamo y Consulta
Este se realiza por medio de vale de préstamo en ocasiones debido a la
urgencia del usuario se agiliza este servicio proporcionándolo como ya se
menciono anteriormente a través del fax, teléfono o E-mail (escáner).
Se cuenta con un catálogo de firmas de autorización en el cual viene el nombre
y departamento de las personas que pueden consultar el archivo.
73
En caso de no estar registrada, se llama vía telefónica al responsable del
archivo de Enlace Interlogistico, S.C., solicitando su consentimiento para brindar
este servicio.
Para los expedientes que se prestan se requisita vale de préstamo con los
datos correspondientes, los cuales son capturados en la base de datos de
Ademarc de México, S.A. de C.V., esta actividad se lleva a cabo con los
expedientes que son devueltos por los usuarios, registrando así los
movimientos de préstamo y devolución de expedientes.
74
CONCLUSIONES
Considero que dichos servicios deberían ser temas de una materia en
archivonomía proporcionando al alumno nuevos conocimientos así como un
campo de trabajo en beneficio de estos mismos y la propia E.N.B.A., ya que es
conocido que las empresas hoy en día requieren de este tipo de servicios al
tiempo de exigirnos profesionalismo, calidad y cumplimiento en cualquiera de
los servicios mencionados en este primer capítulo.
Es importante que las empresas aun y cuando son pocas empiecen a tomar
conciencia de la importancia de tener organizado su archivo. Pero sobre todo el
contar con la empresa o empleado profesional en archivonomía que le garantice
un servicio acorde a sus necesidades, que le proporcione beneficios y le evite
problemas administrativos, fiscales y legal por la falta de organización
documental en su archivo.
Con respecto al presente trabajo me es muy grato el haber intervenido de inicio
en la elaboración del diagnostico archivístico en donde se presento la
problemática y la solución a su requerimiento, el estar presente en la
contratación del servicio de Administración, Guarda y Custodia Documental, así
como en el desarrollo de todos y cada uno de los procesos archivísticos
desarrollados y aplicados en este archivo.
Se demuestra que un archivo organizado beneficia a la empresa, usuarios
internos y externos, teniendo acceso a su información de forma rápida, veráz y
oportuna, pero sobre todo al cliente quien es finalmente el que abre las puertas
a futuros clientes.
El lector observará la diferencia entre los servicios archivìsticos que se ofertan a
instituciones públicas y privadas, las cuales tendrán a su alcance servicios que
le beneficien en la mejora de su archivo.
75
Para finalizar el trabajo, se comprueba que teniendo los recursos necesarios las
empresas tanto proveedor como cliente se benefician en todo sentido pero
sobre todo se logra el objetivo principal de asentar que la archivonomía es
importante en el desarrollo social económico de las instituciones del país.
76
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19. KOONTZ, Harold. y WEIHRICH, Heinz. Administración, Una Perspectiva
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21. MINISTERIO DE CULTURA, Diccionario de Terminología Archivística
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22. MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria. Técnicas de
Archivo y Tratamiento de la Documentación Administrativa, Ed. Anabad,
Guadalajara Castilla-La Mancha, 1996. 216 p. ISBN 84-930900-4-2
23. NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos, Ed.
Trea, S.L,. España 1999. 620 p. ISBN 84-95178-370
24. PÉREZ FERNÁNDEZ DEL CASTILLO, Bernardo. Contratos Civiles 7° ed.
Ed. Porrúa, México, 2000. 403 p.
25. PESCADOR DEL HOYO, María del Carmen. El Archivo. Instrumentos de
trabajo. España: Norma. 1986. 229 p.
26. RAMÍREZ ACEVES, Merizanda María del Carmen. Inventario de la sección
documental del Juzgado Penal del Distrito de Toluca 1800-1867. México: Tesis.
1998. 315 p.
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28. RUIZ CORTES, Enrique y CALETTI RUIZ, Roberto. Glosario de
Terminología Archivística y de ciertas expresiones de Administración. México:
SEP. DGB. ENBA. 1980. 121 p.
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30. SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos Principios y Técnicas,
Traducción y Edición Dr. Manuel Carrera Estampa, 2a ed. AGN 1987. 198 p.
31. STANTON J, William, et. al. Fundamentos de Marketing Ed. McGraw-Hill,
México, 2000. 707 p.
32. STONER F., James A., y WANKEL, Charles, Administración, Ed. Prentice-
Hall Hispanoamericana, S.A. México, 2003. 822 p.
33. TERRY, PH. D. George R. Principios de Administración, Ed. Continental,
México. 747 p.
80
ANEXO 1 Formato Vale de Préstamo.
ADEMARC DE MÉXICO, S.A. DE C.V.
VALE DE PRÉSTAMO ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C. FECHA DE PRÉSTAMO FECHA DE DEVOLUCIÓN ____________________________ ____________________________ EXPEDIENTE (S) SOLICITADO (S) ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE DE QUIEN ATIENDE _____________________________________ ______________________________________ ORIGINAL
ADEMARC DE MÉXICO, S.A. DE C.V.
VALE DE PRÉSTAMO ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C. FECHA DE PRÉSTAMO FECHA DE DEVOLUCIÓN ____________________________ ____________________________ EXPEDIENTE (S) SOLICITADO (S) ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE DE QUIEN ATIENDE _____________________________________ ____________________________________
COPIA
81
ANEXO 2 Formato Marbete de Cajas
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
ÁREA: DIRECCIÓN GENERAL
CAJA No. 0001
EXPEDIENTE: 0001 AL 0040
>AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
ÁREA: DIRECCIÓN GENERAL
CAJA No. 0001
LETRA: A - B
FECHA: 01 ENE 07 A 01 AGO 07
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
DIRECCIÓN DE : RELACIONES INTERNACIONALES
CAJA No. 0001
EXPEDIENTE: 0001 AL 0040
AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
DIRECCIÓN DE: INFORMÁTICA
CAJA No. 0001
EXPEDIENTE: 0001 AL 0040
AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
DIRECCIÓN DE: OPERACIONES
CAJA No. 0001
EXPEDIENTE: 0001 AL 0040
AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
DEPTO: IMPORTACIONES
CAJA No. 0001
EXPEDIENTE: 0001 AL 0040
AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
DEPTO: DESARROLLO DE SOFTWARE
CAJA No. 0001
EXPEDIENTE: 0001 AL 0040
AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
DEPTO: EXPORTACIONES
CAJA No. 0001
EXPEDIENTE: 0001 AL 0040
AÑO: 2007
82
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
DEPTO: SOPORTE TÉCNICO
CAJA No. 0001
EXPEDIENTE: 0001 AL 0040
AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
DEPTO: RECURSOS HUMANOS
CAJA No. 0001
EXPEDIENTE: 0001 AL 0040
AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
DEPTO: RECURSOS HUMANOS
CAJA No. 0001
LETRA (S): A - A
FECHA: 01 ENE 2000 A 01ENE 2001
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
DEPTO: SERVICIOS GENERALES
CAJA No. 0001
EXPEDIENTE: 0001 AL 0040
AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
DEPTO: CONTABILIDAD
CAJA No. 0001
EXPEDIENTE: 0001 AL 0040
AÑO: 2007
83
Ejemplo de Cajas con Marbete
ENLACE INTERLOGISTCO,
S.C.
DEPTO: CONTABILIDAD
ENLACE INTERLOGISTCO,
S.C.
DEPTO: CONTABILIDAD
ENLACE INTERLOGISTCO,
S.C.
DEPTO: CONTABILIDAD
ENLACE INTERLOGISTCO,
S.C.
DEPTO: CONTABILIDAD
ENLACE INTERLOGISTCO,
S.C.
DEPTO: CONTABILIDAD
ENLACE INTERLOGISTCO,
S.C.
DEPTO: CONTABILIDAD
ENLACE INTERLOGISTCO,
S.C.
DEPTO: CONTABILIDAD
ENLACE INTERLOGISTCO,
S.C.
DEPTO: CONTABILIDAD
ENLACE INTERLOGISTCO,
S.C.
DEPTO: CONTABILIDAD
ENLACE INTERLOGISTCO,
S.C.
DEPTO: CONTABILIDAD
ENLACE INTERLOGISTCO,
S.C.
DEPTO: CONTABILIDAD
ENLACE INTERLOGISTCO,
S.C.
DEPTO: CONTABILIDAD
84
ANEXO 3 Formato Carátula del Expediente
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C.
DIRECCIÓN GENERAL EXP. No. 0001
CAJA No. 0001 B.1/A.1/E-A AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C. DIR. RELACIONES
INTERNACIONALES EXP. No. 0001
CAJA No. 0001 B.1/A.1/E-A AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C. DIR. OPERACIONES
EXP. No. 0001 CAJA No. 0001
B.1/A.1/E-A AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C. DEPTO. IMPORTACIONES
EXP. No. 0001 CAJA No. 0001
B.1/A.1/E-A AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C. DEPTO. DESARROLLO DE
SOFTWARE EXP. No. 0001
CAJA No. 0001 B.1/A.1/E-A AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C. DIR. INFORMÁTICA
EXP. No. 0001 CAJA No. 0001
B.1/A.1/E-A AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C. DEPTO. RECURSOS HUMANOS
EXP. No. 0001 CAJA No. 0001
B.1/A.1/E-A AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C. DEPTO. SERVICIOS GENERALES
EXP. No. 0001 CAJA No. 0001
B.1/A.1/E-A AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C. DEPTO. CONTABILIDAD
EXP. No. 0001 CAJA No. 0001
B.1/A.1/E-A AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C. DEPTO. EXPORTACIONES
EXP. No. 0001 CAJA No. 0001
B.1/A.1/E-A AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C. DIRECCIÓN GENERAL
EXP. No. 0001 CAJA No. 0001
B.1/A.1/E-A AÑO: 2007
ENLACE INTERLOGISTICO, S.C. DEPTO. SOPORTE TÉCNICO
EXP. No. 0001 CAJA No. 0001
B.1/A.1/E-A AÑO: 2007
85
ANEXO 4 Formato Clasificación Cromática por área
ÁREA COLOR DE MARBETE DIRECCIÓN GENERAL
AZUL CLARO
DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONALES
AMARILLO
DEPTO. DE IMPORTACIONES
VERDE CLARO
DEPTO. DE EXPORTACIONES
ROSA
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA
ANARANJADO
DEPTO. DE DESARROLLO DE SOFTWARE
MORADO
DEPTO. SOPORTE TÉCNICO
CAFÉ
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
ROJO
DEPTO. RECURSOS HUMANOS
GRIS
DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES
VERDE BANDERA
DEPTO. DE CONTABILIDAD
BLANCO
86
ANEXO 5 Formato de Inventario ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C.
INVENTARIO DOCUMENTAL
ÁREA: DIRECCIÓN GENERAL
No. DE CAJA
No. DE EXPTE.
ASUNTO Ó TÍTULO FECHA Ó AÑO
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
OBSERVACIONES
0001
0001
ACTA CONSTITUTIVA
14 AGO 07
B.1/A.1/E-A
ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C.
INVENTARIO DOCUMENTAL
ÁREA: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONALES
No. DE CAJA
No. DE EXPTE. ASUNTO Ó TÍTULO FECHA Ó AÑO
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
OBSERVACIONES
0001
0001
INFORME MENSUAL DE SAN MIGUEL LA BARCA
2007
B.1/A.1/E-B
87
ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C.
INVENTARIO DOCUMENTAL ÁREA: DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA
No. DE CAJA No. DE EXPTE. ASUNTO Ó TÍTULO FECHA Ó AÑO UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
OBSERVACIONES
0001
0001
MANUALES DE EQUIPOS DE PC.
14 AGO 07
B.1/A.1/E-C
ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C.
INVENTARIO DOCUMENTAL ÁREA: DIRECCIÓN DE OPERACIONES
No. DE CAJA No. DE EXPTE. ASUNTO Ó TÍTULO FECHA Ó AÑO UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
OBSERVACIONES
0001
0001
CONTROL DE EMBARQUES VERACRUZ
14 AGO 07
B.1/A.1/E-CH
88
ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C.
INVENTARIO DOCUMENTAL ÁREA: DEPTO. DE IMPORTACIONES
No. DE CAJA No. DE EXPTE. ASUNTO Ó TÍTULO FECHA Ó AÑO UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
OBSERVACIONES
0001
0001
TECLADOS PEOPLE
14 AGO 07
B.1/A.1/E-D
ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C.
INVENTARIO DOCUMENTAL ÁREA: DEPTO. EXPORTACIONES
No. DE CAJA No. DE EXPTE. ASUNTO Ó TÍTULO FECHA Ó AÑO UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
OBSERVACIONES
0001
0001
PACAS DE MEZCLILLA MTY.
14 AGO 07
B.1/A.1/E-E
89
ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C.
INVENTARIO DOCUMENTAL ÁREA: DEPTO. DESARROLLO DE SOFTWARE
No. DE CAJA
No. DE EXPTE.
ASUNTO Ó TÍTULO FECHA Ó AÑO
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
OBSERVACIONES
0001
0001
MANUALES DE PROGRAMACIÓN
14 AGO 07
B.2/A.1/E-A
ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C.
INVENTARIO DOCUMENTAL ÁREA: DEPTO. DE SOPORTE TÉCNICO
No. DE CAJA
No. DE EXPTE.
ASUNTO Ó TÍTULO FECHA Ó AÑO
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
OBSERVACIONES
0001
0001
SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO
14 AGO 07
B.3/A.1/E-A
90
ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C.
INVENTARIO DOCUMENTAL ÁREA: DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS
No. DE CAJA
No. DE EXPTE.
ASUNTO Ó TÍTULO FECHA Ó AÑO
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
OBSERVACIONES
0001
0001
RECIBOS DE NOMINA
14 AGO 07
B.4/A.1/E-A
ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C.
INVENTARIO DOCUMENTAL ÁREA: DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES
No. DE CAJA
No. DE EXPTE.
ASUNTO Ó TÍTULO FECHA Ó AÑO
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
OBSERVACIONES
0001
0001
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES ELÉCTRICAS ENE 07
14 AGO 07
B.5/A.1/E-A
91
ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C.
INVENTARIO DOCUMENTAL ÁREA: DEPTO. CONTABILIDAD
No. DE CAJA
No. DE EXPTE.
ASUNTO O TÍTULO FECHA Ó AÑO
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
OBSERVACIONES
0001
0001
POLIZAS DE INGRESOS ENERO 2003
ENE 2003
B.1/A.2/E-A
ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C.
INVENTARIO DOCUMENTAL ÁREA: DIRECCIÓN GENERAL
No. DE CAJA
No. DE EXPTE.
ASUNTO O TÍTULO FECHA Ó AÑO
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
OBSERVACIONES
0001
0001
ACTA CONSTITUTIVA
14 AGO 07
B.1/A.1/E-A
92
ENLACE INTERLOGÍSTICO, S.C.
INVENTARIO DOCUMENTAL
ÁREA ADMINISTRATIVA: _____________________________
No. DE CAJA
No. DE EXP. ASUNTO Ó TÍTULO FECHA Ó AÑO UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
OBSERVACIONES
0001
0001
ACTA CONSTITUTIVA
14 AGO 07
B.1/A.1/E-A
93
