ERP SAP / Módulo Control de Costos

Planificación de

Recursos de la Empresa

(ERP)

Enterprise Resource

Planning)

Integra todas las facetas

del negocio, incluidas

planificación,

manufactura, ventas y

finanzas.

¿ Que hace

un ERP ?

Módulos

Finanzas

Costos y

Control

Gestión de

Materiales

Logística

Ventas y

Distribución

Ejecución de logística

Producción

Recursos Humanos

Módulo de

Costos y

Control

Sub-módulos

Planificación de Recursos de la

Empresa (ERP)

(Enterprise Resource Planning)

Contabilidad por

Centros de Costo

Contabilidad Presupuestaria

Control de Costos de

Producto

Análisis de

Rentabilidad

Ordenes Internas

Costos Basados en

Actividades

MANUAL

CONTABLE

Explica el

concepto

y significado de

cada cuenta, los

motivos de sus

débitos y de sus

créditos, qué

representa su

saldo, y otros

datos.

PLAN DE

CUENTAS

CONTABLES

Medio auxiliar del

sistema de

información conta

ble del ente que

indica las cuentas

que serán

utilizadas

en el proceso de

registro de las

variaciones

patrimoniales..

Ejecutado Vs

Planificado

MD Estructura de Producción

Total Cantidad Consumida

Tipo de Consumo

Asignación para actividades

Listado de capacidades disponibles con referencia

a recursos

Listado de actividades con data para setup

Listado de modos con data para la duración y

asignación de actividades

Relaciones.

Diferencia básica entre Contabilidad de Costos y

Contabilidad Financiera

Contabilidad de

Costos

Valoriza los inventarios

de Materias Primas,

Productos en Proceso y

los Terminados

Contabilidad Financiera

Genera la información

sobre la Situación

Financiera de una

Empresa

Flujograma de trabajo

Finanzas

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Pagar

Costos y

Control

Gestión de Materiales

Compras

Inventarios

Logística

Ejecución de Logística

Gestión de

Transporte y

Almacenes

Ventas y Distribución

Producción

Recursos

Humanos

Técnicas

Adaptabilidad a la estructura instalada

en el cliente: Evaluar hasta qué punto es

posible montar el ERP en el hardware

disponible en la empresa, o en caso

contrario, la inversión en infraestructura

necesaria para albergar el ERP.

Multiplataforma: Comprobar si el ERP

depende de una plataforma determinada

(como Windows), o es posible elegir

entre varias alternativas.

Base de datos: Determinar las bases de

datos sobre las que puede trabajar el

ERP.

Licencias: Evaluar la necesidad de

compra de otras licencias necesarias

para el funcionamiento del nuevo

sistema.

Instalación o actualización remota:

Posibilidad de que el sistema permite la

Instalación y desarrollo de labores de

mantenimiento de forma remota.

Funcionales

Áreas soportadas: Comprobar que el ERP da soporte a

todas las áreas de la empresa que lo requieran. Se

deben valorar los diferentes módulos que se deben

implantar.

Facilidad de uso: Es importante que el ERP sea fácil de

utilizar para los empleados de la empresa, ya que si no lo

es, se corre el riesgo de que la dificultad de uso conlleve

que se acabe no utilizando.

Adaptabilidad y flexibilidad: Evaluar hasta qué punto

las necesidades de la empresa vienen comprendidas en

el estándar, y qué partes se deben desarrollar fuera de

este estándar, si esto es posible.

Facilidad de parametrización: Evaluar hasta qué punto

la incorporación de un cambio es fácil de llevar a cabo.

Esquematización de la estructura de la empresa: El

sistema debe disponer de unas estructuras de datos

flexibles, con el fin de poder adaptarlas a la estructura

organizativa de la empresa.

Interacción con otros sistemas: Facilidad para la

comunicación con otros sistemas.

Facilidad en la elaboración de informes: Evaluar si la

aplicación dispone de herramientas que le permitan al

usuario editar sus propios informes en base a sus

necesidades.

Seguridad: Posibilidad de definir perfiles de usuario por

transacciones y objetos de datos.

Consideraciones Técnicas y funcionales para la implantación de un ERP en una

Empresa:

Determinar el equipo de proyecto para la implantación del ERP

Se debe nombrar a los responsables del proyecto. Es importante que el proyecto este respaldado 100% por la dirección para llegar al éxito, pero no será la dirección los que trabajen con dedicación completa al mismo. En esta etapa se deben determinar las personas involucradas en la selección y definir sus funciones y responsabilidades.

Personal involucrado en el Proyecto

• Dirección: Responsables de la gestión de la empresa, cuyo objetivo es tomar la

decisión final en base al trabajo presentado por el equipo de proyecto.

• Gerente del proyecto: directivo de alto nivel o responsable de sistemas. Es la

persona encargada de coordinar el proyecto y las actividades del proceso de

selección.

• Equipo de proyecto: personal de sistemas que trabaja tiempo completo en el

proyecto. En este proceso de selección realiza las tareas de recopilar información,

prepararla, ayuda en la toma de decisiones, organización de reuniones y armado de

cuestionarios. Trabajarán en la implementación del sistema seleccionado.

• Grupo de usuarios: formado por distintos usuarios de alto nivel de las áreas

impactadas por el ERP. En el proceso de selección serán los encargados de evaluar

los ERP seleccionados según sus conocimientos del negocio. –

• Grupo de calidad: dependiendo del tamaño de la implementación y la organización,

ésta contará con personal con conocimientos en metodologías de planificación y

desarrollo de sistemas, en tal caso ellos también participarán en el proyecto.

• Consultor externo: Si se tiene en cuenta que las empresas no implementan con

frecuencia sistemas ERP es normal no encontrar un experto en selección de ERP

dentro de las mismas, es por ello que se recomienda incluir consultaría externa

en el equipo de proyecto. Preferentemente el consultor debe ser neutral en

relación al producto a elegir y no tiene porque ser el que luego hará la

implementación del producto.

Costos ocultos en la implantación de un ERP

• 1. Consumo de recursos internos para atender el diseño y ejecución

del proyecto: Cuando una consultora plantea una oferta para un

proyecto, sólo conocemos la mitad del coste del proyecto. Para conocer

la otra mitad debemos hacer un profundo análisis del plan de

implantación aportado y de las tareas a realizar por nuestra propia

empresa.

• 2. Costes de reporting: Una de las tareas que más recursos consumen

durante el ciclo de vida de un ERP es la elaboración de reports o

informes. En casi todas las empresas la necesidad de nuevas vistas

de la información es constante.

• 3. Funcionalidad requeridad no considerada: En estos tiempos tan

efímeros, nada es eterno y mucho menos la funcionalidad que esperamos

de una herramienta informática. Es inevitable el que cambios en nuestra

empresa o mercados nos hagan solicitar modificaciones para adaptar la

solución a nuestra forma de trabajar o a los cambios en el entorno

• 4. Coste de soporte adicional: Existen ciertos factores como la rotación

de personal, que tienden a aumentar los costes de soporte tanto interno

como externo. Las consultoras además, suelen ofrecer un panorama

demasiado optimista en cuanto a las necesidades posteriores al arranque.

• 5.Coste actualizaciones y migración a nuevas

versiones: Las soluciones con un alta nivel parametrización tienen un

cambio de actualización menor frente aquellas cuya modificación depende

más de la realización de desarrollos

• 6. Sobrecostes de formación: Van muy ligados a la rotación de personal,

ampliaciones de plantilla o la instalación de algún nuevo módulo.

• 7. Adaptación a los cambios: Los cambios en impuestos, legislaciones,

tendencias de mercado o en la propia gestión de la empresa, suelen

suponer un coste no previsto.

Costos ocultos en la implantación de un ERP