ANALISIS DE SISTEMAS

Fase 2 Individual

LUIS HERNANDO BENITEZ CRIOLLO

Código 1’113.673.589

Tutor: Luis Enrique Camargo Camargo

Grupo 301308_26

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS BASICAS, TECNOLOGIA E INGENIERIA

INGENIERIA DE SISTEMAS

PALMIRA, VALLE

Marzo de 2015

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Tabla de contenido

Introducción .................................................................................................................................... 2

Objetivos ......................................................................................................................................... 3

Objetivo General. ........................................................................................................................ 3

Objetivos Específicos. ................................................................................................................. 3

1. Planteamiento Del Problema A Solucionar. ............................................................................... 4

1.1 Definición del Problema........................................................................................................ 4

1.2 Descripción del Problema. .................................................................................................... 4

1.3 Causas de la Problemática ..................................................................................................... 5

1.4 Consecuencias de la problemática......................................................................................... 6

2. Alternativas de Solución. ............................................................................................................ 7

2.1 Justificación. .......................................................................................................................... 8

2.2 Delimitaciones ..................................................................................................................... 10

Conclusiones. ................................................................................................................................ 12

Referencias .................................................................................................................................... 13

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Introducción

El presente trabajo escrito desarrolla las temáticas de estudio consignadas a lo largo de la

primera y segunda unidad del curso de Análisis de sistemas, entre ellos la identificación de

problemas y las oportunidades a encontrar para implementar un sistema de información

corporativo.

Teniendo en cuenta un trabajo de análisis previo se busca profundizar en la temática

definiendo las limitaciones, la justificación y las consecuencias que actualmente sufre la empresa

por la falta de las soluciones que se recomendaran.

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Objetivos

Objetivo General.

Aplicar los conocimientos y competencias adquiridas en el estudio de la primera y segunda

unidad.

Objetivos Específicos.

Indagar a fondo en el problema que presenta la empresa del caso en estudio

Identificar 3 oportunidades de mejora al implementar un nuevo sistema informático.

Justificar el porqué de las soluciones elegidas y sus beneficios al implementarlas.

Especificar las delimitaciones de las soluciones planteadas.

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1. Planteamiento Del Problema A Solucionar.

1.1 Definición del Problema.

En la empresa hotelera actualmente se utiliza un sistema para la reservación de hoteles, el cual

realiza procedimientos que ya se encuentran desactualizados o en desuso y que tienen una

cantidad límite, no suficiente para el registro de estas reservaciones, el sistema actual no permite

gestionar el total de hoteles que requiere la compañía, esto causa varios problemas:

No se puede ofrecer todo el portafolio de servicios de la cadena de hoteles a los clientes.

No existe una comunicación efectiva entre toda la red de hoteles, los agentes de

reservaciones no pueden informar sobre otras sedes a los clientes.

No se pueden registrar las reservaciones con varios años de anticipación.

No hay suficiente información valiosa de datos de contacto y preferencias de los clientes

para ser utilizados en la toma de decisiones y creación de nuevos productos en la cadena

hotelera.

Los clientes no pueden realizar sus reservaciones o consultar sus cuentas por internet.

1.2 Descripción del Problema.

En el departamento de reservaciones se realizan las operaciones de consulta de toda la red de

hoteles, se agregan nuevas reservaciones y/u se cancelan las reservas por orden de los clientes,

esta área es la encargada de la recopilación y actualización de los datos de todos los clientes. Es

además el primer departamento con que un cliente establece contacto ya sea para solicitar un

servicio, información o hacer reclamaciones.

Hay varias situaciones en las cuales se presenta una problemática y se deja ver una oportunidad

de mejora:

1. Cuando un cliente llama para solicitar información sobre su cuenta y reservaciones a

algún hotel de la misma red corporativa que maneja las marcas de hoteles y esta sede u

hotel es diferente a aquel en el que se encuentra hospedado o planea hospedarse la

información no se le puede brindar.

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2. Cuando el agente de reservaciones requiere registrar una nueva reserva con varios años

de anticipación el sistema actual lo impide, el cliente debe buscar otra alternativa.

3. Los ejecutivos de la corporación necesita información suficiente de clientes para realizar

estudios de viabilidad de incursión en nuevos proyectos, requiere realizar campañas de

marketing más efectivas, acordes con los tiempos de internet. Sin embargo los datos que

se recogen actualmente no son suficiente para este propósito.

4. Los clientes están cambiando las formas de interactuar con los productos y servicios,

ahora les gusta hacer sus reservas por internet, esto les permite ser más agiles pero la

empresa hotelera no ofrece esa posibilidad actualmente. A los clientes no les gusta llamar

al servicio de reservas para hacer su solicitud.

5. La cadena hotelera cuenta con un gran portafolio de opciones para hospedarse pero se ve

limitado a ofrecer solo unas cuantas a los usuarios dada la falta de una red de

comunicación con toda la cadena y sus servicios en conjunto.

1.3 Causas de la Problemática

La principal causa de las problemáticas presentadas se concentra en la desactualización del

sistema actual y los límites impuestos por este, veamos en detalle las causas:

1. Los agentes de reservaciones no pueden brindar información de otras sedes u hoteles

pertenecientes a la corporación debido a la falta de una red de comunicación vía internet

entre todos los hoteles, no existe una base de datos distribuida ni un programa

informático o aplicación que provea una interfaz de usuario adecuada y clara que permita

a los agentes de reservaciones consultar, conocer y poder informar sobre los servicios de

todos los hoteles.

2. No se pueden realizar reservaciones con varios años de anticipación debido a los limites

impuesto por el sistema informático que se utiliza actualmente, el código fuente del

programa actual debe estar imponiendo un límite de tiempo a futuro para registrar las

reservaciones, sin posibilidad de ser ampliado por el agente de reservaciones a través de

la interfaz de usuario.

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3. No hay información suficiente sobre los clientes que ayuden en la toma de decisiones

debido a las actuales bases de datos, estas no contienen campos de datos que puedan ser

convertidos en información valiosa, por ejemplo pueden carecer de campos como el

correo electrónico, teléfono celular, historial de habitaciones, historial de hoteles

visitados, historial de servicios, historial de numero de acompañantes.

4. Los usuarios no pueden realizar ellos mismos sus reservas debido a la inexistencia de un

servicio web accesible a través de internet y aplicaciones móviles que les permita realizar

sus solicitudes de reserva de forma rápida, el sistema que se usa actualmente no se

desarrolló teniendo en cuenta el boom de las aplicaciones y la internet, el mercado

cambio pero el sistema no fue previsto para ello. [valor agregado]

1.4 Consecuencias de la problemática

Esta serie de problemas que se presentan actualmente en la cadena hotelera disminuyen los flujos

de información, la productividad y las ganancias económicas, miremos las consecuencias a

continuación:

Los empleados son menos productivos al tener que atender telefónica o presencialmente

las solicitudes de reserva. Menos clientes atendidos es igual a menos ingresos

económicos por concepto de servicios.

Los clientes se disgustan o adquieren una mala imagen de la empresa, debido a que no les

puede brindar información completa de sus cuentas en otras sedes de la misma cadena,

esto afecta de manera negativa su nombre en la población e ingresos económicos.

No hay venta sugestiva de servicios, se pierde la oportunidad de una nueva venta al no

poder ofrecer servicios de la misma cadena de hoteles al cliente.

Se pierden ingresos económicos considerables al no poder procesar reservaciones con

varios años de anticipación.

No se puede incursionar en nuevos mercados sin la información suficiente del nicho de

clientes de la empresa, no se puede hacer una estrategia de marketing más efectiva que

atraiga más clientes y más ingresos a la corporación hotelera.

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Se pierde un nicho de mercado y nuevas oportunidades de crecimiento por la falta de

servicios web accesibles para todos los clientes.

La cadena hotelera no tiene un efectivo control de toda su red de hoteles, no puede hacer

análisis de mercado ni evaluar el desempeño de las diferentes sedes u hoteles aliados.

2. Alternativas de Solución.

El sistema que se utiliza actualmente requiere ser reemplazado por uno totalmente nuevo, con

mejores recursos de hardware, un software que permita la escalabilidad y un ajuste en las

entidades y atributos de las bases de datos actuales:

1. Como primera medida es necesario implementar un sistema de información gerencial

(MIS) que por su puesto incluya a su vez un completo sistema de procesamiento de

transacciones (TPS) que se encargara de las operaciones matutinas, entre ellas las

reservas. Desde la interfaz del mismo los agentes de reservaciones podrán contar con

acceso a la información de otros hoteles para informarle a los clientes.

2. Se debe adquirir un servicio de computación en la nube, preferiblemente Microsoft

Windows Azure con el fin implementar una base de datos relacional en la nube, donde se

almacenen los datos de reservas de toda la red de hoteles y de los usuarios; esta base de

datos puede ser accesible por el sistema TPS y los aplicativos web de todas las sedes y

aliados de la empresa hotelera a través de internet con la tecnología de MySQL , esto

permite además contar con un servicio de correo interno, software y aplicaciones

adicionales para el control y análisis de la información; tendríamos entonces en un primer

análisis las entidades de:

a) CLIENTES, con los atributos de: id_cliente, nombre_clien, direcion_clien, mail_clien,

telefono_clien, celular_clien, suite_preferida

b) RESERVAS, con los atributos id_reserva, dias_estadia, num_habitacion, couta_dia

c) HOTELES, con los atributos id_hotel, nombre

d) PAISES, id_pais, nombre_pais

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e) ESTADO, id_estado, nomb_estado

f) CIUDAD, id_ciud, nomb_ciudad

g) HISTORIAL_CLIENTE, habitacion_visitada, fecha_de_visita, servicios_extra, fecha_fin

h) FACTURACION consecutivo_factura, hora_factura, fecha_factura

i) SERVICIOS id_servicio, nombre_servicio.

Los permisos de acceso se definen así:

Administrador (acceso completo)

Agente de reservación (puede crear y eliminar reservaciones en nombre de un cliente,

puede consultar otros hoteles pero no modificar)

Huésped o cliente (realiza, consulta y modifica reservaciones solo en su nombre).

3. Desarrollar una aplicación web, adaptable a cualquier dispositivo, para que tanto los

clientes como los agentes de reservación hagan sus reservas y consultas (dependiendo de

sus roles), esto se codifica por medio de los lenguajes HTML5, CSS3 y Javascript,

logrando conectar al servicio de computación en la nube contratado y a las bases de datos

con Django.

4. Desarrollar una app móvil compatible con los sistemas operativos más utilizados, que

permita a los usuarios acceder con rapidez a los detalles de su cuenta, reservar nuevas

habitaciones y acceder a servicios como alquiler de vehículos y reserva de cruceros y

vuelos, esto representaría un nuevo nicho de mercado para la cadena de Hoteles.

2.1 Justificación.

Cada una de las alternativas de solución propuestas otorga beneficios y ventajas competitivas

para la empresa hotelera, veamos algunos de sus puntos más destacables:

1. Un TPS es muy recomendable para controlar y registrar todos los procesos de reservas, los

pagos por medios electrónicos o efectivos y las múltiples solicitudes que se hagan al mismo

tiempo desde distintos ordenadores. Este sistema de procesamiento de transacciones garantiza

que los datos obtenidos sean consistentes, permite monitorizar las aplicaciones transaccionales

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de la empresa hotelera garantizando el margen mínimo de errores o fallos. Por ejemplo si un

agente de reservas está registrado una nueva reservación en determinada habitación, los datos de

esta deben ser bloqueados en la aplicación hasta que se complete la reserva, para que ningún otro

agente interfiera en la tarea y se corrompan los datos. El TPS se asegurara de que el monto

descontado de las tarjetas de crédito sea igual al monto ingresado por concepto de reservaciones

al sistema.

Un Sistema de información gerencial (MIS) permite apoyar las decisiones tomadas por

los miembros administrativos de la empresa, este sistema analiza grandes cantidades de datos y

permite tener un detalle, fiel reflejo de la realidad actual de la información que realmente

importa, relevante y suficiente que permite aplicar correctivos o apoyar en las decisiones

tomadas por los gerentes. Este por ejemplo puede analizar los periodos donde más reservas se

realizan, los lugares más solicitados o los detalles de ingresos económicos, información valiosa

para aplicar nuevos planes de marketing, promociones o definición de precios.

2. Un sistema de computación en la nube ahorra muchos costos por concepto de nuevas

infraestructuras de tecnología para la empresa, no es necesario comprar nuevo hardware, este

servicio es escalable y no causa sobrecostos. En este servicio se hospeda la aplicación web para

las reservaciones, se mantienen las bases de datos SQL que conectan a toda la red de hoteles a

través de internet de manera segura, auto administrada y con copias de seguridad efectivas, lo

que evita costos en mantenimiento o restauración de los datos. Permite además analizar los datos

en tiempo real y crea redes de comunicación virtuales privadas y seguras para toda la

organización.

3. Las compras online han aumentado considerablemente desde el año 2011 y representan $2500

millones de dólares en la actualidad solo en Colombia, en esta nueva era es imprescindible contar

con servicios de ventas online. Los clientes lo prefieren por su facilidad. Crear una aplicación

web acompañada de un portal que oferte los productos y servicios posiciona la empresa en el

mapa mundial. Los clientes buscan información sobre servicios de hotelería y viajes en internet y

la empresa hotelera puede aprovechar esto con un sitio web bien posicionado. Esto permite

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incrementar las ventas y llegar a nuevos clientes alrededor del mundo, además descongestiona

los canales de atención telefónica e incluso presencial de la red hotelera.

4. El desarrollo de una aplicación móvil es relativamente económico y con esta se pretende abrir

paso a un nuevo nicho de mercado a través de las opciones de alquiler de vehículos y reservas de

vuelos. Los usuarios siempre llevan su teléfono consigo y se ha convertido en el medio más

importante para la consulta de información. Una app le ofrece al usuario facilidad y ahorro de

tiempo, preferirá usar una app que cuente con todos los servicios que necesita en sus viajes antes

que realizar búsquedas de cada servicio de manera independiente.

2.2 Delimitaciones

Las soluciones propuestas anteriormente tienen las siguientes delimitaciones:

1. El sistema TPS se encargara de las transacciones por medios físicos o electrónicos a través de

tarjetas de crédito por cualquier concepto, vigilara y asegurara los datos de las reservas

efectuados a través de la aplicación. Este sistema no vigilara otros procesos relacionados con la

nómina y los gastos operacionales de los diferentes hoteles. Este TPS es instalado en los equipos

de los agentes de reservas y el administrador, desde él se realiza las reservaciones, se genera el

detalle de las solicitudes con su respectiva facturación y se visualiza información de los usuarios

y el resto de hoteles pero sin permisos de modificación.

El Sistema de Información Gerencial apoyara las decisiones basándose en las bases de

datos de las reservaciones y los datos de clientes, sedes, habitaciones, estadía y cuotas de pago.

Este no tendrá en cuenta otros datos como pagos a empleados o costos operacionales. Sus

análisis servirán para definir planes de marketing, conocer los días, hoteles y temporadas con

más clientes, los servicios más demandados y las suites preferidas por cada tipo de cliente y en

cada zona. Ayudará a identificar las preferencias de los usuarios y a identificar nuevos nichos de

mercado. Este no podrá desarrollar un completo análisis del estado económico de toda la red

hotelera.

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2. El servicio de computación en la nube servirá para implementar las bases de datos SQL que

requiera la empresa, cuantas desee incluso NoSQL si lo requiere. La empresa puede implementar

los sitios web o subdominios de carácter público o privado que deseen. Puede acceder a los

servicios de análisis de datos de Azure, la empresa puede elegir la capacidad de RAM,

almacenamiento y procesamiento de sus servidores dedicados. Esto mientras se mantenga la

suscripción anual por los servicios. Si lo prefiere puede acceder a la opción de pago por minutos

o solo por los servicios solicitados (Bases de datos SQL a partir de $4.99 el mes) si se cancela la

suscripción se rompe la cadena de comunicación con el resto de hoteles y se debe pensar en otras

soluciones (previa copia de seguridad), el hosting del sitio web y la aplicación también será

cancelado.

3. La aplicación web será de carácter público, previo registro por parte de los clientes, su diseño

es adaptable a cualquier tipo de pantalla o dispositivo, permitirá a los clientes hacer sus propias

reservaciones y consultas (la reservación tiene un costo que se debe pagar a través de medios

electrónicos). Los agentes de reservación también pueden acceder a través de su usuario y

contraseña previamente asignados por la empresa y seguirán los paramentos de permisos de

usuario previamente definidos (es recomendable que los agentes cuenten con un pc de escritorio

o portátil para obtener mejor usabilidad) a través de esta aplicación no se podrá consultar por

parte de los agentes de reserva la situación de otros hoteles, para ello está el TPS.

4. La aplicación móvil solo puede ser usada por los clientes previamente registrados, una sola

cuenta a la vez, el único medio de pago permitido será a través de tarjeta de crédito o cuentas

Paypal, excepto el servicio de alquiler de vehículos que puede ser pagado al momento finalizar el

viaje a través de efectivo o medios virtuales de pago.

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Conclusiones.

Las delimitaciones de la solución planteada definen hasta donde puede llegar a ser útil la

solución y aquellas tareas que no puede realizar.

La identificación del problema requiere de un análisis del actual estado de la empresa y los

requisitos que desean cumplir.

La mayoría de los problemas presentados por la cadena hotelera se deben a las limitaciones del

sistema actual y a su poca escalabilidad.

Los planes y estrategias definidos por la empresa para su crecimiento requieren la

implementación de nuevas herramientas como un sitio web o aplicaciones móviles.

La información es muy importante para una empresa, es clave obtener la mayor cantidad de

datos útiles posibles y saber utilizarlos para tomar decisiones a través de un sistema MIS

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Referencias

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http://go.galegroup.com/ps/i.do?id=GALE|CX3004200068&v=2.1&u=unad&it=r&p=G

VRL&sw=w&asid=cf790e5a00ab5542fdc4bdca10d0d175

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http://campus03.unad.edu.co/ecbti02/pluginfile.php/1280/mod_resource/content/1/30130

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Kendall, K. E., & Kendall, J. E. (2011). Analisis Y Diseño de Sistemas. Mexico: PRENTICE

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Microsoft. (s.f.). Microsoft Azure. Recuperado el 16 de marzo de 20015, de La nube de la nueva

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http://campus03.unad.edu.co/ecbti02/mod/lesson/view.php?id=1074&pageid=84

Wikipedia. (15 de Diciembre de 2014). Sistema De Informacion Gerencial. Obtenido de La

Enciclopedia Libre:

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n_gerencial

Wikipedia. (28 de Febrero de 2015). Sistema de procesamiento de transacciones. Obtenido de La

Enciclopedia Libre:

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_procesamiento_de_transacciones