Sin ttulo de diapositiva

TcnicadeEntrevistasAnlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: Para qu nos sirven?Las entrevistas constituyen el medioobtener informacin sobre:- Requerimientos de usuariode----Funcionamiento del sistema actualOrganizacin de la UnidadResponsables y funciones de los usuarios.Permiten centrar las bases sobre lascuales se desarrollar el futuro sistema

Se utilizan en todas las actividades de la Fase 0: Plan de Sistemas de Informacin y dentro de la Fase 1: Anlisis del SistemaAnlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: Introduccin y objetivos

Una entrevista es una reunin "cara a cara" entre el o los analista/s y una o ms persones: usuarios o implicados en el sistema (stakeholders), gestores, auditores, programadores, etc...

Da la oportunidad de tratar al usuario y ayuda a disminuir su natural resistencia a las preguntas.

La entrevista puede ser individual o en grupo.

La informacin se obtiene de manera verbal, ayuda a descubrir errores de entendimiento, falsas expectativas, resistencia hacia el nuevo proyecto...Es una forma de conversacin, no slo de interrogacin Es idealpararecogeropiniones,comentarios,ideas,sugerencias.--

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-Anlisis y Diseo de SistemasEntrevistas:Introduccin yobjetivosJAD (Joint Application Development): Es un proceso derecoleccin de datos acelerado, en el cual los usuarios y analistas se renen en una nica e intensa reunin, quepuededefinirdurar de un da a una semana, con el objetivo delos requerimientos de los usuariosExisteunagrandiferenciaentreentrevistasqueseproducen en mbitos de lasociedad (cuando buscamosuntrabajo,examenoral,juicio,etc...)ylasqueseproduceneneldesarrollodesistemasdeinformacin.Enesteentornolarelacinentreelentrevistadoryelusuario es cooperativa, no de adversarios .Anlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: Porqu prepararlas?--Las apariencias engaanLas entrevistas pueden tener un contenido muy densoEvitar la posibilidad de ambigedad Evitar malas interpretaciones o falta comunicacinEvitar frases del cliente del tipo:--de-S que cree que entendi lo quepiensa que dije, pero no estoy seguro de que se de cuenta de que lo que escuch no es lo que yo quise decirAnlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: Nuestro ObjetivoEl objetivo es descubrir tantosrequerimientos de usuario para el nuevo sistema como sea posible,existen tres puntos principales, loscuales hay que explotar :

Qu hace cada usuario?. Para obtener una lista completa de las tareas que realiza el usuario

Cmo lo hace?.

Qu cosas necesita para hacerlo?. Qu datos,--

-quetc...material,quordenes,qucondiciones,Anlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: Tipos de entrevista

Sin estructura - Tormenta de Ideas (Brain-Storming):--Preguntas y respuestas libresAtmsfera abierta: ideal para estudiar ideas creencias del entrevistadoIdeal para obtener informacin generaly-Ventajas : Explotar temas que surgenespontneamente, se puede producirinformacin sobre temasa los que no seles haba dado importancia

Inconvenientes: Se puede perder mucho tiempo, anlisis e interpretacin laboriosaAnlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: Tipos de entrevistaEstructurada-Ideal para la adquisicin de informacin concreta delsistemaAlta credibilidad de las respuestas Clasificacin dependiendo de la pregunta :-

-Abierta:permiteresponderconpalabraspropias.Considerar siempre el preguntar: Quiere aadir algunacuestin ms?

Cerrada: el entrevistado ha de responder la preguntaentreunascuantasposibles(QuiereunaimpresoraLser?)Ventajas : Preguntas para todos los entrevistados Inconvenientes : No es adecuada para todas las situaciones, un exceso de estructura reduce larespuesta espontnea.Anlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: A los responsables dePuntos Generalesreas.1.2.Funciones que realiza su departamento o grupo.Sistemas de Informacin actuales-Entradas, salidas, funcionalidad (ya sean automticos o manuales)Relaciones o salidas a otros sistemas (Medios empleados, frecuencia)Nivel de satisfaccin tcnica con el sistema de informacin actual. Evaluacin global de :3.4.---Disponibilidad de los sistemas de InformacinTiempo de respuesta Facilidad de uso5.Identificar el resto de los usuarios deldepartamento o grupo que debern participar en las futuras entrevistas.Anlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: Al resto dePuntos Generalesusuarios.1.Situacin actualEntorno fsico/lgico existenteTipo de entradas (origen, datos involucrados,soporte utilizado, frecuencia)Procesos y funciones realizados por dichos sistemasTipos de salidas (destino, datos involucrados, soporte y frecuencia)Volumen de la informacin manipuladaPara cada SI: Sistemas de almacenamiento, tipo de datos implicadosPrincipales ventajas e inconvenientesNivel de satisfaccin tcnica (Disponibilidad de los sistemas de Informacin, Tiempo de respuesta, Facilidad de uso)Tiempo de espera si piden modificacionesAnlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: Al resto dePuntos generalesusuarios.2.Requisitos del nuevo sistemaNuevos procesos/funciones a realizar por el nuevoPrioridades de estos procesos/funciones Nuevas consultas deseadassistema(datos involucrados, origen y destino de los datos y frecuencia)Nuevos informes deseadosNecesidad de seguridad sobreFactores crticos de xitolos datosAnlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: ConsideracionesLo expuesto anteriormente es slo una visin general deaspectos ms relevantes,losPara cada proyecto se deber confeccionar un guindependiendo del tipo de proyecto, del usuario entrevistado, de la experiencia del entrevistador y su conocimiento con el sistema analizadoImprescindible enviar al usuario a entrevistar unprevio sobre los puntos a tratarElaborara el guin atendiendo al perfil y a las responsabilidades del usuario a entrevistarguinAnlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: Puntos importantes a tratarDirectivo

Polticas, estrategias y objetivos generales en les direcciones futuras de la organizacin

Involucrar a la direccin en el control del proyecto

Limitaciones globales relativas a los presupuestos, recursos humanos y calendario de trabajoEjecutivo

Objetivos departamentales, organizacin, procedimientos, requerimientos de informacin, problemas, limitaciones laborales

Sugerencias para mejorar la eficiencia de los responsables

Saber como se pueden determinar los hechos y qu mtodos se han de utilizar, a quien hay que entrevistar y cuandoOperativoFunciones que se realizan actualmente, - Modelos utilizadosEvaluacin de la satisfaccin en el trabajo- Sugerencias para la mejora de los procedimientos y de los modelos.Anlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: Postura del entrevistadorPrimero escuchar, despus hablar. El analista no da informacin.No interrumpir al entrevistado

Empleando diferentes palabras: A ver si lo he entendido bien, usted quiere decir que

No influenciar. No tendencia a resaltar la opcin que ms nos gusta

Evitar que se puede interpretar la entrevista del analista como una indicacin de que el entrevistado no est haciendo su trabajo bien y sentirse herido

La actitud y habilidad del analista son determinantes de cara a su xito o fracaso. La entrevista es un arte que requiere cierto grado de habilidad en el trato, momento oportuno y sentido del humorAnlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: Postura del entrevistador-Si el entrevistador tiene experiencia, tiene tendencia aevaluar enseguida y con poco rigor. La experiencia ha de servir para no hacer falsas o prematuras impresiones, y para evaluar las cosas una vez concluida la recopilacin de datos-No utilizar palabras difciles de entender. Repetirnecesario.en si es-No tratary formalalentrevistadodeformaamigable,perosisencillaAnlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: Errores tpicos a evitarEntrevistar a la gente inadecuada en el momento inadecuado

Hacer preguntas inadecuadas y recibir respuestas errneas

Usuarios y analistas hablan lenguajes diferentes y son especialistas en temas diferentes

Pedir cosas con asociacin directa a cargos y salarios. Comparacin entre personas.

Crear malas relaciones entre las partes- Puede ser que el entrevistadoCUIDADO. Ir con tacto.

Ausencia de privacidadnoacepteelnuevosistema.Anlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: Posturas negativas del entrevistado

Me haces perder demasiado tiempo"

Puntualidad

Mantener la entrevista dentro del tema previsto

Preguntarle al entrevistado si dejara que un arquitecto le construyera una casa sin hacerle un conjunto de entrevistas previas de cmo quiere la casa.

Est en peligro mi puesto de trabajo"

No soy la persona adecuada para asegurale lo contrario

Hacer saber el temor de los entrevistados a su superior

"Tu no conoces el negocio, entonces, Cmo nos puedes decir como ha de ser el nuevo sistema?"

Efectivamente!!!! Realizamos las entrevistas para descubrir las como necesita el usuario que sea el nuevo sistemaAnlisis y Diseo de SistemasEntrevistas: xito de una entrevista

En resumen, el xito de una entrevista depende:-

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-Actitud del analistaLos conocimientos tcnicos del analista La claridad del objetivo de la entrevista La preparacin de la entrevistaPasos

1.

2.

3.

4.paraasegurar el xito de una entrevista:Concertar la entrevista por adelantado Informarnos y preparar el tema de la entrevista Comenzar la entrevista introduciendo el tema

De preguntas generales a preguntas con ms detalleAnlisis y Diseo de Sistemas