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Emite tu factura electrónica con ADM

ADM es una nueva aplicación en la nube que administra las principales operaciones de compra-venta de la empresa como: cotizaciones, facturas por computador y electrónicamente, notas decrédito, compras, entre otras de manera fácil, eficiente y segura.

Antes de comenzar la configuración en ADM es necesario que cuentes con la informaciónproporcionada por la DIAN.

Te sugerimos consultar los siguientes tutoriales:

Pasos para la habilitación ADM como software proveedor tecnológico Pasos para obtener los rangos de numeración para la factura electrónica en ADM

Una vez realizado el proceso podrás iniciar la configuración de ADM:

1. Deberás colocar tus datos de acceso ingresando a la página adm.aspel.com.co,

posteriormente da clic en .

Figura 1 Página principal ADM

Configuración de ADM2

Habilitación y rangos de numeración para la factura electrónica1

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2. Despliega la ventana de bienvenida da clic en , con lo que se mostrará elAsistente para configurar ADM, en caso de que no se presente da clic en el botón

Configuración situado en la parte superior derecha de la ventana.

Este proceso se realiza a través de un Asistente que consta de los siguientes pasos:

a) Datos de la empresa:

En esta ventana debes indicar la ruta donde tienes almacenado el archivo correspondienteal logotipo de tu empresa, en caso de que los tengas, así como los datos Fiscales quecorresponden al contribuyente emisor como: Tipo de persona (Persona Jurídica o Natural),tipo de régimen (Ordinario o Simple), responsabilidad fiscal, razón social o nombre segúncorresponda y domicilio fiscal, los datos marcados con un asterisco (*) rojo sonobligatorios.

Al terminar da clic en para continuar.

Muestra la vigencia delregistro, contrata antesde que termine eseperiodo.

Figura 2 Comenzar la configuración de ADM

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b) Documentos e impuestos:

i. Deberás indicar el tipo de comprobante a manejar, para la generación de facturas

electrónica habilita dicha opción.

ii. Se desplegará un mensaje de cambio de tipo de facturación el cual debes dar clic enAceptar

Figura 3 Configuración Datos de la empresa

Figura 4 Tipo de comprobante habilitado Facturación electrónica

Figura 5 Mensaje de cambio de tipo de facturación

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Posteriormente el mensaje “Por cambio de versión es necesario reingresar alsistema”, da clic en Aceptar se mostrará la página principal de ADM coloca tus datos eingresa.

iii. Ingresa nuevamente a la sección Documentos e Impuestos, da clic desplegarála ventana Habilitación como facturador electrónico con ADM.Apóyate de los tutoriales del paso 1 para llevar acabo este proceso.

iv. Ingresa los datos del set de pruebas proporcionados por la DIAN, ADM realizará losmovimientos correspondientes, desplegando el mensaje de evaluación DIAN.

v. Una vez finalizado el proceso con éxito, la opción factura electrónica se mostrará como lasiguiente figura.

Figura 6 Ventana Habilitación como facturador electrónico con ADM

Figura 7 Mensaje evaluación DIAN

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vi. De acuerdo al tipo de Documento que requieras manejar como: Facturas electrónicas oNotas de crédito o Cotizaciones o Compras (Documento equivalente a Factura) o notas

de venta ubica el renglón correspondiente al documento y habilita la casilla paraconfigurar por cada uno: prefijo, número de folio, los impuestos a aplicar (IVA, INC, Ret.IVA, Ret. ICA y Ret. en la fuente) -en caso de manejarlos y si es necesario.

vii. Para la generación de facturas electrónicas deberás indicar: prefijo, folio inicial y final,número de resolución, fecha resolución y vigencia de resolución proporcionados por laDIAN.Apóyate de los tutoriales del paso 1 para llevar a cabo este proceso.

Acepta los cambios y da clic en para continuar.

Figura 8 Tipo de comprobante habilitado Facturación electrónica

Figura 9 Configuración Documentos e impuestos

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c) Formato de emisión y selección de decimales:

Da clic en el ícono para seleccionar de la lista, y elige el formato que se desea tengala representación impresa del comprobante, también podrás configurar hasta 4 decimales

para precios y cantidad. Da clic en para avanzar.

Figura 10 Configuración Documentos e impuestos

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d) Firma de Contrato PST

En la siguiente ventana lee y firma el contrato de prestación de servicios con el ProveedorTecnológico Siesa, en la parte superior encontrarás las opciones de descargar el contrato

en un formato PDF , imprimir ó enviar por correo electrónico.Da clic en para continuar.

Figura 11 Configuración de formatos y decimales

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e) Cuentas por Cobrar:

Si cuentas con la versión Premium, al activar el manejo de cuentas por cobrar, al generaruna factura electrónica se realizará el cargo al cliente para que puedas llevar elseguimiento de lo que te debe.

Figura 12 Firma del contrato con el PST

Figura 13 Configuración Cuentas por cobrar

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Da clic en para concluir. Muestra la ventana que concluiste satisfactoriamentela configuración.

Importante:El asistente muestra la configuración de acuerdo a la selección del tipo defacturación.

Para agilizar la captura de los comprobantes, ADM cuenta con los catálogos de clientes einventarios, mismos que podrán ser utilizados al momento de emitir algún comprobante.

a) Alta de clientes

Selecciona la opción y posteriormente. captura los datos delcliente, datos generales como tipo de persona (Jurídica o Natural), puedes registrar a tucliente mediante el NIT o bien colocar algún otro documento de identificación, por ejemplo:tarjeta de identidad, pasaporte, entre otros, te permite registrar datos comerciales yfiscales colocar su cuenta de correo son muy importantes pues a ese NIT y a esa direcciónelectrónica se le enviará la factura por computador o comprobante. Para grabar los datos

da clic en .

Figura 14 Mensaje de Configuración exitosa

Captura de clientes e inventarios3

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Para consultar el catálogo, se debe ingresar solamente a la opción .

b) Alta de inventario

Selecciona la opción y posteriormente . En la captura deproductos se definen el código, descripción, unidad de medida y datos comerciales comomoneda, precio, precio con IVA y la aplicación de IVA e INC para cada uno, los datostributarios, en la captura de los comprobantes podrás localizar tus productos de maneramás sencilla mediante las categorías dadas de alta.

Para grabar los datos da clic en .

Figura 15 Alta de clientes

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Para consultar el catálogo, se debe ingresar solamente a la opción

Una vez capturada la información correspondiente a clientes y productos, estás listo para capturardocumentos:

i. Selecciona la opción o haz clic en el botón correspondiente al tipo de

comprobante, posteriormente haz clic en .

ii. En el campo “Razón social” elige a alguno de los clientes del catálogo con el ícono . Sino existiera dicho cliente, se podrá agregar desde esta ventana mediante el ícono “Agregar

cliente” y si se desea editar el mismo se podrá hacer mediante la opción “Editar cliente”

.

iii. Para agregar tus productos en los campos de las partidas da clic en el icono elige tuproducto desde el catálogo de productos. Para editar la información de cantidad o precio se

Figura 16 Alta de productos

Emisión de facturas4

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podrá hacer mediante la opción “Editar partida” y si desea eliminar la partida se podrá

hacer mediante la opción “Eliminar partida”

iv. Al finalizar la captura da clic en .

v. Inmediatamente se realiza el firmado de la factura electrónica, al comprobante se le otorgaun Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y podrás observar la vista preliminar de larepresentación impresa del comprobante de acuerdo al formato seleccionado, en la cuallocalizaras información proporcionada por la DIAN.

Figura 17 Ingresando una factura electrónica

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vi. El formato ya contiene los elementos necesarios para considerarse válido y para enviar al

cliente por correo únicamente debes dar clic en el ícono . Si se activa la opción

se enviará una copia a la dirección de correo indicado en el registrodel cliente.

Figura 18 Representación impresa de la factura electrónica

Figura 19 Envío del documento por correo electrónico

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vii. Una vez que tú cliente reciba dicho correo debe indicar si acepta o rechaza dichocomprobante.

Te invitamos a consultar el documento Portal ADM.

viii. En la consulta de facturas encontrarás la opción descarga el cual te permitirádescargar la factura electrónica en su formato XML con el estándar UBL v2.0 y larepresentación impresa de la factura en un formato PDF.

Figura 20 XML con el estándar UBL v2.0 de la factura electrónica

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Desde los portales correspondientes podrás:

Consultar validez de la factura >>aquí<< y

Consulta su factura electrónica >>aquí<<

Así como, directamente desde tú portal DIAN, podrás validar tus documentos generados y estadode cada uno de ellos.

¡Listo!, Haz emitido tu primera factura electrónica con ADM

Te invitamos a consultar más documentos como este en aspel.com.co

Figura 21 Portal DIAN documentos generados y estado

Consulta validez y estado de la factura5