Elda Angélica Barahona Álvarez - Universidad de San...
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Elda Angélica Barahona Álvarez Diseño del Modelo de Gestión de la Unidad de Información y Gestión de la Facultad de Humanidades Dirigido a: Autoridades Administrativas de la Facultad Asesor: Dr. Carlos Alberto Granados Posadas Facultad de Humanidades Departamento de Pedagogía Guatemala, octubre de 2012
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Elda Angélica Barahona Álvarez
Diseño del Modelo de Gestión de la
Unidad de Información y Gestión
de la Facultad de Humanidades
Dirigido a: Autoridades Administrativas de la Facultad
Asesor: Dr. Carlos Alberto Granados Posadas
Facultad de Humanidades
Departamento de Pedagogía
Guatemala, octubre de 2012
INTRODUCCION
Este documento contiene el trabajo de Ejercicio Profesional Supervisado, de la carrera de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa, realizado en la Facultad de Humanidades, Sede Central, de la Universidad de San Carlos de Guatemala. El desarrollo del EPS se llevó a cabo por medio de cuatro etapas el Diagnóstico Institucional, Perfil del Proyecto, Proceso de Ejecución del Proyecto y Proceso de Evaluación del Proyecto. El Diagnóstico Institucional se realizó posterior a un proceso de investigación y por medio de la aplicación de la matriz de los 8 sectores, dicha técnica aplicada dio la visualización para la identificación de un posible problema y posterior a la realización del cuadro de priorización se definió el problema el cual dio como solución la fundamentación de bases teóricas por medio de un Diseño de la Unidad de Información Gestión, el cual cumple con los requerimientos administrativos y apoya de esta forma el proceso de Información dentro de la Facultad. El Perfil del Proyecto se realizó incluyendo los elementos requeridos para dar una descripción acertada del qué se iba a realizar, el cómo se realizaría, cuándo se realizaría y la persona encargada de realizar las actividades mencionadas en el cronograma. Asimismo, por medio de éste plantear los objetivos para realizar este proyecto, analizar la viabilidad y factibilidad para el desarrollo del mismo y finalmente describir qué producto se iba a hacer por medio del EPS. Proceso de Ejecución del Proyecto, se realizó por medio de la elaboración del instrumento del cronograma de actividades paralelo a una segunda columna indicando la persona encargada de realizar las actividades allí descritas así como la estimación de tiempo para realizar dichas actividades. Por medio de un segundo instrumento, una lista de cotejo se fue chequeando el avance y desarrollo de dichas actividades. Proceso de Evaluación del Proyecto, la evaluación del proyecto se realizó por medio de listas de cotejo, las cuales se utilizaron como instrumentos de apoyo para evaluar el desarrollo y cumplimento de objetivos, actividades, los logros alcanzados y los resultad obtenidos en general, posterior a la ejecución de este proyecto de investigación. Durante el proceso y desarrollo de este Ejercicio Profesional Supervisado el epesista se enfocó en la búsqueda de alcanzar los objetivos planteados en el Perfil del Proyecto y contribuir por medio de bases teóricas y aplicaciones prácticas al proceso de información dentro de la Facultad de Humanidades y brindar un servicio de calidad a los usuarios que así lo requieran.
ÍNDICE
Introducción i
CAPÍTULO I
DIAGNÓSTICO
1.1 Datos generales de la institución 1
1.1.1 Nombre de la institución 1
1.1.2 Tipo de institución 1
1.1.3 Ubicación geográfica 1
1.1.4 Visión 1
1.1.5 Misión 1
1.1.6 Objetivos 2
1.1.7 Metas 3
1.1.8 Estructura organización 4
1.1.9 Recursos 5
1.2 Técnicas utilizadas en el diagnóstico 6
1.3 Lista de carencias 7
1.4 Cuadro de análisis de problemas y priorización 7
1.5 Análisis de viabilidad y factibilidad 8
1.6 Problema seleccionado 9
1.7 Solución viable y factible 10
1.8 Cronograma de Actividades 11
CAPÍTULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2.1 Aspectos generals 11
2.1.1 Nombre del proyecto 11
2.1.2 Problema 11
2.1.3 Localización 12
2.1.4 Unidad ejecutora 12
2.1.5 Tipo de proyecto 12
2.2 Descripción del proyecto 12
2.3 Justificación 13
2.4 Objetivos 15
2.5 Metas 16
2.6 Beneficiarios 16
2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto 17
2.8 Cronograma de actividades 17
2.9 Recursos 18
CAPÍTULO III
PROCESO DEL EJECUCIÓN DEL PROYECTO
3.1 Actividades y resultados 19
3.2 Productos y logros 22
CAPÍTULO IV
PROCESO DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO
4.1 Evaluación del diagnostic 41
4.2 Evaluación del perfil 42
4.3 Evaluación de la ejecución 42
4.4 Evaluación final 43
Conclusiones 45
Recomendaciones 47
Bibliografía 49
Apéndice
Matriz de los ocho sectores
Listas de Cotejo
Cuestionarios
Anexos
Organigrama Institucional
CAPITULO I
PLAN DE DIAGNÓSTICO
1.1 Datos Generales de la institución:
1.1.1 Nombre de la institución: Facultad de Humanidades de la
Universidad de San Carlos de Guatemala
1.1.2 Tipo de institución: Autónoma
1.1.3 Ubicación Geográfica: Ciudad Universitaria zona 12, Edificio S-4,
Guatemala, Guatemala
1.1.4 Visión
Ser la entidad rectora en la formación de profesionales humanistas, con
base científica y tecnológica de acuerdo con el momento
socioeconómico, cultural, geopolítico y educativo, con impacto en las
políticas de desarrollo nacional, regional e internacional.
1.1.5 Misión
La Facultad de Humanidades, es la Unidad Académica de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, especializada en la
formación de profesionales con excelencia académica en las
distintas áreas humanísticas, que incide en la solución de los
problemas de la realidad nacional.
1.1.6 Objetivos
1.1.6.1 Objetivo General
1.1.6.1.1 Identificar un problema institucional mediante la
realización de un Diagnóstico Institucional de la Facultad
de Humanidades Sede Central, del departamento de
Guatemala haciendo uso de técnicas e instrumentos de
investigación científica.
1.1.6.2 Objetivos Específicos
1.1.6.2.1 Identificar una solución viable y factible.
1.1.6.2.2 Identificar las características geográficas e históricas de
la Facultad de Humanidades, Sede Central.
1.1.6.2.3 Definir el sistema de administración de la Facultad de
Humanidades, Sede Central.
1.1.6.2.4 Listar el recurso humano que labora en la Facultad de
Humanidades.
1.1.6.2.5 Describir las principales actividades administrativas que
se realizan en la institución.
1.1.6.2.6 Valorar la filosofía institucional, las políticas y estrategias
que orientan la labor administrativa y los aspectos
legales que regulan su funcionamiento.
1.1.6.2.7 Listar y analizar los problemas que afectan a la
institución.
1.1.6.2.8 Definir el problema priorizado.
1.1.6.2.9 Definir la alternativa de solución más viable y factible.
1.1.7 Metas
1.1.7.1 Realizar una investigación bibliográfica y de campo.
1.1.7.2 Elaborar dos cuestionarios.
1.1.7.3 Aplicar los dos cuestionarios.
1.1.7.4 Elaborar una lista de carencias
1.1.7.5 Elaborar un cuadro de análisis y priorización de problemas
1.1.7.6 Elaborar un cuadro de viabilidad y factibilidad
1.1.7.7 Elegir un problema y proponer una solución viable y factible
1.1.8 Estructura organizacional
La Facultad de Humanidades es el órgano rector encargado de la
educación superior.
Para su mejor funcionamiento y de conformidad con las leyes y
estatutos de la Universidad de San Carlos de Guatemala, está
conformada por diferentes dependencias de índole administrativa,
académica, extensión y servicio.
En primera instancia cuenta con Junta Directiva, integrada por el
Decano quien la preside, la Secretaria Académica y cinco vocales
de los cuales dos son profesores titulares, un profesional
representante del Colegio de Humanidades y dos estudiantes.
Todas las vocalías son electas para un período de cuatro años,
exceptuando las estudiantiles que son anuales.
El Decanato es la instancia ejecutiva de la Facultad ejercida por el
Decano (profesor titular II-X), quien la representa en actos
administrativos y académicos nacionales e internacionales. Es
electo tanto por estudiantes como por profesores titulares, para un
período de cuatro años prorrogable, con base en el Estatuto
Universitario, parte Académica.
Del Decano dependen todas las demás instancias así: Consejo de
Directores, ente asesor del Decanato que reúne a los Directores de
los ocho Departamentos Arte, Bibliotecología, Extensión, Filosofía,
Letras, Pedagogía, Post-grado y Departamento de Investigación
Humanística. 1
1.1.9 Recursos
1 Manual de Organización de Funciones Facultad de Humanidades, USAC, 2006
1.1.9.1 Humanos
Un epesista
Personal Técnico administrativo de la Facultad.
1.1.9.2 Recurso Financiero
El Diagnóstico Institucional tendrá un costo de Q 267.50.
Los gastos se detallan en el cuadro de presupuesto.
1.1.9.3 Presupuesto
No. DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR UNITARIO
SUB-TOTALES
1. Hojas de papel bond 100 0.10 10.00
2. Impresiones 60 0.25 25.00
3. Lapiceros 2 1.25 2.50
4. Fotocopias 150 0.20 30.00
5. Internet 40 horas 5.00 200.00
TOTAL 267.50
1.2 Técnicas (utilizadas para efectuar el diagnóstico)
Para la realización del diagnóstico institucional se utilizará la investigación
documental y de campo.
La investigación documental será Informativa (expositiva) ya que es
básicamente una panorámica acerca de la información relevante de
diversas fuentes confiables sobre un tema específico, sin tratar de
aprobar u objetar alguna idea o postura. Toda la información presentada
se basa en lo que se ha encontrado en las fuentes bibliográficas y
electrónicas.2
La investigación de campo es la que se realiza directamente en el medio
donde se presenta el fenómeno de estudio. Entre las herramientas de
apoyo para este tipo de investigación se utilizará el cuestionario, la
entrevista abierta y lista de cotejo con opción de “si y no”.
1.3 Lista de carencias
No. CARENCIAS
1.
Inseguridad en caso de emergencia.
2. Deficiente proceso de formación académica para alumnos
3. Saturación de estudiantes en salones de clases
4. Insuficiente personal en el área de servicio
5. Desigualdad de trato entre personal docente
6. Encierro en aulas
7. Lentitud en los trámites de documentación internos
8. Educación a Distancia
9. Relaciones humanas e incomunicación tanto interna como externa hacia otras entidades y usuarios
10.
Desinformación a estudiantes y público en general.
2 Saxo. (08 de 08 de 2010). Buenas tareas.com. Recuperado el 15 de 02 de 2011, de
http://www.buenastareas.com/ensayos/Investigaci%C3%B3n-Documental-y-De-
Campo/632226.html
1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas
No.
Carencia,
Necesidad o Problema
Causas que lo
Originan
Opción de Solución
1.
Inseguridad en caso de emergencia.
Ausencia de señalización.
Señalización de salidas de emergencia.
2. Deficiente proceso de formación académica para alumnos
Indiferencia de alumnos para participar y aprender
Promover participación aula y extra – aula
3. Saturación de estudiantes en salones de clases
Escasez de salones de clases
Adecuación de horarios
4. Insuficiente personal en el área de servicio
Aumento de trabajo por apertura de jornadas
Redistribución del presupuesto
5. Desigualdad de trato entre personal docente
Inaccesibilidad de cubículos para el personal interino y por contrato
Establecer oficina específica para docentes interinos y por contrato
6. Encierro en aulas Pobre ventilación en salones
Instalación de aire acondicionado / ventiladores
7. Lentitud en los trámites de documentación internos
Exceso de procedimientos para la obtención de documentos estudiantiles
Depuración de requisitos para la elaboración de un formulario único de trámite
8. Educación a Distancia
Inexistencia de un Programa a Distancia e insuficiencia de recursos humanos, materiales y financieros.
Elaboración de un texto guía para la enseñanza a distancia.
9. Relaciones humanas e incomunicación tanto interna como externa h
No hay canales adecuados de comunicación
Organización de sistemas de información institucional.
10.
Desinformación a estudiantes y a público en general.
Ausencia de un centro de información.
Implementación de una Unidad de Información y Gestión.
1.5 Análisis de viabilidad y factibilidad No. Descripción SI NO
1. Se cuenta con recursos financieros. X
2. Se cuenta con financiamiento institucional. X
3. El proyecto se ejecutará con recursos propios. X
4. Se tiene autorización legal para realizar el proyecto. X
5. Se tienen las instalaciones adecuadas para el proyecto. X
6. Se tienen los insumos necesarios para el proyecto. X
7. El tiempo programado es suficiente para ejecutar el proyecto.
X
8. Se han definido claramente las metas. X
9. Se tiene la tecnología apropiada para el proyecto. X
10. El proyecto tiene aceptación de la población. X
11. Se cuenta con los canales de distribución adecuados. X
12. El proyecto es accesible a la población en general. X
13. Existen proyectos similares en el medio. X
14. Se cuenta con personal capacitado para la ejecución del proyecto.
X
15. El proyecto violenta las tradiciones culturales de la región. X
16. El proyecto responde a las expectativas de la población. X
17. El proyecto beneficia a un grupo social específico. X
18. El proyecto favorece la conservación del medio ambiente. X
19. Existen riesgos naturales. X
20. Se ha establecido el costo del proyecto. X
1.6 Problema seleccionado
Desinformación a los estudiantes y público en general que asisten a
la Facultad de Humanidades.
1.7 Solución propuesta como viable y factible
Creación de bases teóricas para la Unidad de Información y Gestión dentro de
la Facultad de Humanidades por medio de un Modelo de Gestión con el fin de
apoyar por medio de un documento escrito, actividades educativas, culturales y
deportivas en dicha facultad; este servicio beneficiará a los estudiantes de
primer ingreso, estudiantes activos, personal administrativo, visitas externas y
todo aquel que lo requiera.
Se presenta una propuesta escrita, la cual indica el valor de construcción para
la implementación física a futuro de un kiosco de información gestión para
aplicar este documento.
1.8 Cronograma de actividades
CAPÍTULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2.1 Aspectos Generales
2.1.1 Nombre del Proyecto: Creación de Bases Teóricas por Medio de un
Diseño del Modelo de Gestión de la Unidad de Información Gestión de la
Facultad de Humanidades
2.1.2 Problema: Desinformación a los estudiantes y público en general
que asisten a la Facultad de Humanidades.
FEBRERO
No. Actividades 7 8 9 10 11 13 14 15 16 17 18 20 21 22 23 24 25 27 28 29
1 Preparación de condiciones.
2 Investigación bibliográfica.
3 Elaboración de instrumentos.
4 Aplicación de documentos.
5 Análisis de la información.
6 Clasificación de la información.
7 Identificación de problemas.
8 Priorización y definición de problemas.
9 Identificación de alternativas de solución.
10 Selección de un problema.
11 Análisis de viabilidad y factibilidad del problema seleccionado.
12 Transcripción de datos / informe
2.1.3 Localización: Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de
Humanidades, Ciudad Universitaria, Zona 12
2.1.4 Unidad Ejecutora: Facultad de Humanidades, USAC
2.1.5 Tipo de proyecto: Administrativo
2.1.6 Responsables: Epesista de la Licenciatura en Pedagogía y
Administración Educativa y autoridades de la Facultad de Humanidades
2.2 Descripción del Proyecto:
Cumpliendo con el proceso de comunicación y atención al cliente se crearán las
bases teóricas por medio de un Diseño del Modelo de Gestión de la Unidad de
Información Gestión de la Facultad de Humanidades la cual proporcionará un
servicio de información de calidad por medio de un trato cordial, educado,
resolutivo, eficiente, rápido y personalizado a quien se aboque a la misma.
La Unidad de Información y Gestión brindará información en referencia a las
actividades tanto educativas como culturales y deportivas en la Facultad de
Humanidades; este servicio beneficiará a los estudiantes de primer ingreso,
estudiantes activos, personal administrativo, visitas externas y todo aquel que lo
requiera.
Características de la unidad:
Servicio de calidad.
Información acertada y actualizada.
Orientación para cumplir con las gestiones necesarias.
Información de fechas importantes tales como: fechas de asignaciones de
cursos, exámenes básicos y específicos, exámenes parciales,
inscripciones, jornadas.
Información sobre las carreras técnicas, licenciaturas, postgrado y
especialidades que ofrece la Facultad de Humanidades.
2.3 JUSTIFICACIÓN
Toda institución u organización debe tener claro que la orientación de sus
estrategias, de sus acciones y objetivos debe de ir encaminada totalmente hacia
el cliente (focus costumer). Es su bien más preciado ya que se debe a ellos. Por
tanto, deben tener claro cuál debe ser su foco o centro de atención; en el caso
de una institución educativa se refiere a los estudiantes, personal y público en
general.
Cualquier empresa tiene éxito o fracasa según la demanda de sus clientes.
Debemos de saber de antemano qué necesidades tienen, qué es lo que buscan,
qué les satisface y luchar por alcanzar la excelencia. Una excelencia que
perciban los protagonistas principales del proceso: los clientes y que debe de ser
integral. Excelentes en nuestro servicio, excelentes en nuestro proceso de
información, y excelentes en la atención al cliente.
En definitiva, es muy importante que en una organización se planifiquen
cuidadosamente aquellas tareas que tengan que ver con el contacto directo con
el cliente. Un trato cordial, educado, resolutivo, eficiente, rápido y personalizado.
Cuánto más profesional y más excelente sea este servicio, inmensamente mayor
será la posibilidad de que tanto estudiantes y público en general estén
informados y lleven a cabo sus gestiones necesarias dentro de la institución
satisfactoria y eficientemente. Por tanto, cualquier inversión en integrar esta
cultura en la organización será, sin duda, un acierto.3
Tomando en cuenta la importancia de la buena atención al cliente y las ventajas
de contar con una unidad de información dentro de una institución se optó a la
realización de un Diseño del Modelo de Gestión para la Facultad de
Humanidades debido a que al observar las instalaciones de dicha institución y al
realizar el diagnóstico institucional se evidenció la ausencia de bases teóricas
que apoyen el proceso de atención e información tanto para los alumnos como
para el público en general que desea información referente a los servicios que
brinda esta unidad académica y para llevar a cabo gestiones dentro de la misma
institución; contribuyendo así al desarrollo y prestigio institucional.
3 PYMES, A. a. (06 de 07 de 2011). El blog de yo respondo. Recuperado el 20 de mayo de 2011,
de http://telesecretaria.wordpress.com/2011/06/07/la-importancia-de-una-buena-atencion-al-
cliente/
2.4 Objetivos
2.4.1 Objetivo General
2.4.1.1 Fortalecer el proceso de información y gestión en la Facultad de
Humanidades a través de un Diseño del Modelo de Información
Gestión.
2.4.2 Objetivos Específicos
2.4.2.1 Dejar una propuesta con diseño y cotización por un valor menor a Q
11,000.00 para la construcción física del kiosco para la Unidad de
Información Gestión dentro de la Facultad de Humanidades.
2.4.2.2 Elaborar un Diseño del Modelo de Gestión de la Unidad de
Información Gestión, que cumpla con los requerimientos
administrativos para el apoyo de orientación y atención al usuario.
2.4.2.3 Gestionar la autorización del Diseño del Modelo de Gestión de la
Unidad de Información Gestión, de la Unidad de Información y Gestión
ante la Junta Directiva de la Facultad de Humanidades.
2.4.2.4 Recopilación de información de actividades educativas y servicios que
cubra la demanda del estudiante humanista por medio de recurso
electrónico.
2.4.2.5 Centralizar y facilitar la información.
2.5 Metas
2.5.1 Elaborar un Diseño del Modelo de Gestión para la Unidad de Información
y Gestión.
2.5.2 Obtener tres cotizaciones y diseños de diferentes empresas
proveedoras para la construcción del kiosco de información.
2.5.3 Recolectar trifoliares que contenga información general de la Facultad
de Humanidades y sus servicios. Así como datos generales de los
departamentos educativos y de las secciones departamentales.
2.6 Beneficiarios
Directos: los estudiantes propiamente de la Facultad de Humanidades de
todas las jornadas, estudiantes de otras facultades y público en
general.
Indirectos: la administración de la Facultad de Humanidades así como el
cliente interno.
2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto:
2.7.1 El proyecto se llevará a cabo a través de un autofinanciamiento de
parte del e pesista. Para lo cual se presenta el presente presupuesto
con la estimación de gastos a realizar.
2.7.2 Presupuesto
No. DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR UNITARIO
SUB-TOTALES
1. Hojas de papel bond 400 0.10 40.00
2. Impresiones 400 0.25 100.00
3. Lapiceros y útiles de oficina 30.00
4. Fotocopias 100 0.20 20.00
5. Internet 25 horas 5.00 125.00
6. Empastado 5 40.00 200.00
7. Memoria USB 1 120.00 120.00
8. Teléfono 300 minutos 1.00 300.00
9. CDS 5 5.00 25.00
TOTAL 960.00
2.8 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
No. Actividades MRZ. ABR. MAY. JUN. JUL. AGOST. SEP. OCT.
1 Elaboración un Manual de Funciones
2 Obtención de diseños y cotizaciones
3 Recolección de trifoliares
4 Gestión Administrativa para la aprobación del Manual de Funciones
5 Elaboración de propuesta para la implementación física del kiosco de la unidad
6 Elaboración de Informe
2.9 Recursos
a) Humanos
Epesistas
Autoridades de la Facultad de Humanidades
Jefe Inmediato
Asesor
Arquitecto
b) Tecnológicos
Computadora
Impresora
Internet
c) Materiales
Hojas de papel bond
Impresiones
Lapiceros y útiles de oficina
Fotocopias
Internet
Empastado
Memoria USB
Teléfono
CD’S
d) Financieros
El desarrollo del proyecto tendrá un costo de Q. 960.00 ( NOVECIENTOS
SESENTA QUETZALES EXACTOS).
CAPITULO III PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
3.1 Actividades
Se realizaron las actividades programadas conforme a lo programado en el
cronograma de actividades.
3.1.1 Elaboración de Diseño del Modelo de Gestión.
Se elaboró un Diseño del Modelo de Gestión para la unidad, se realizó
trabajo de investigación y fundamentación teórica para la elaboración de
este diseño y así lograr que éste cumpla con los requerimientos
administrativos y contribuya a la planificación y administración para el
buen desarrollo de la unidad.
3.1.2 Obtención de diseños y cotizaciones.
Por medio de actividades administrativas se obtuvieron tres cotizaciones
con diseños de construcción, las cuales cumplen con los requerimientos
específicos para la unidad.
3.1.3 Se recolectaron trifoliares.
Por medio de solicitudes verbales se obtuvo trifoliares con información
general de la unidad o sección, la cual es útil para el usuario del kiosco de
información gestión.
3.1.4 Gestión Administrativa para aprobación del Diseño de Modelo de Gestión
Ante Junta Directiva de la Facultad de Humanidades.
Se realizó la solicitud formal por escrito ante Junta Directiva para la
aprobación del Diseño del Modelo de Gestión. Para lo cual Junta Directiva
respondió formalmente dando un veredicto favorable ante la propuesta.
3.1.5 Elaboración de Informe Final
Se procedió a la elaboración del informe final para ser presentado para la
primera revisión con el apoyo del asesor de EPS.
3.2 Productos y Logros
3.2.1 Productos:
3.2.2 El producto final de este proyecto de investigación es un Diseño del
Modelo de Gestión para la Unidad de información Gestión de la Facultad
Humanidades, aprobado por Junta Directiva.
3.3 Logros:
3.3.1 Se logró la implementación de las bases teóricas para la Unidad de
Información Gestión.
3.3.2 Se logró contribuir al funcionamiento de la Unidad de información por
medio de un diseño con un enfoque proactivo que busca la innovación y
que ayuda a los clientes a llevar a cabo gestiones educativas dentro de la
facultad.
3.3.3 Se logró obtener una cotización que incluye un diseño de construcción
que se apega al valor presupuestado.
3.3.4 Se logró la gestión para la elaboración y diseño de trifoliares a través del
Departamento de Relaciones Públicas.
3.3.5 Se obtuvo un levantado físico del Informe Final el cual incluye el producto
final del proyecto del trabajo de investigación.
FACULTAD DE HUMANIDADES
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
Diseño del modelo de gestión
de la Facultad de Humanidades
Universidad de San Carlos de Guatemala
DIRECTORIO
M.A. Walter Ramiro Mazariegos Biolis Decano
Dra. María Ileana Cardona de Chavac Secretaria Académica
Licda. Mayra Solares Secretaria Adjunta
Dr. Carlos Enrique Granados Director de la Unidad de Información y Gestión
ÍNDICE
1 Presentación 1
2 Antecedentes 2
3 Planteamiento del Problema 2
4 Situación Actual 2
5 Objetivos 3
6 Justificación 4
7 Marco Conceptual 4
8 Base Legal 10
9 Metodología 10
10 Evaluación 10
11 Diseño e Implementación 13
Bibliografía 18
DISEÑO DEL MODELO DE GESTIÓN DE LA
FACULTAD DE HUMANIDADES,
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
1. PRESENTACIÓN
El modelo de gestión de la Facultad de Humanidades se enfoca en
proporcionar información acertada para que el cliente interno y externo realice
gestiones dentro de esta facultad.
Un modelo de gestión es un esquema o marco de referencia para la
administración de una entidad. Los modelos de gestión pueden ser aplicados tanto en las empresas y negocios privados, administración pública o instituciones educativas.
Este modelo cumple con los requerimientos administrativos y contribuye a la
planificación y gestión para el buen desarrollo de esta Unidad de Información Gestión.
La organización y planificación necesitan información y la toma de decisiones
se convierte en indispensable para cualquier actividad administrativa y organizativa. Para este objetivo la información tiene que tener algunas características; la información tiene que ser concreta, precisa, coherente y adaptada a las necesidades de los usuarios.
La información como un soporte de transmisión de conocimientos se
convierte en un elemento vital, cuyos principales intereses son las de desarrollar necesidades a futuro; la información no se encuentra aislada ya que siempre se encuentra ligada a un entorno social y cultural.
Es necesario exigirle a la información determinadas características que le den el lugar importante inherente de informar. Tales características deben ser: precisión, oportunidad, plenitud, significado e integridad.
Una forma de gestionar la calidad de los productos que se ofrecen, incluyendo los servicios de educación, es a través de normas que pretenden garantizar el feliz cumplimiento de especificaciones mínimas que se deben de establecer, a través de guías, manuales o diseños a seguir para lograr los objetivos de la institución.
1
El siguiente diseño contiene un marco organizativo que consta de: antecedentes, planteamiento del problema, situación actual, objetivos, marco conceptual, base legal, metodología, evaluación diseño e implementación que a su vez contiene flujogramas de procesos.
2. ANTECEDENTES
La Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de
Guatemala, ha contado con una oficina de Información la cual tiene a su
cargo no sólo informar al cliente interno y externo sino también tiene
asignadas diferentes tareas administrativas tales como recibir, sellar y
entregar papelería que ingresa por medio de esta oficina, atender llamadas
telefónicas, atención al público entre otras, razón por la cual no es posible
enfocarse únicamente a la tarea de información.
Por lo cual un grupo de profesores de carácter entusiasta con la idea de
sistematizar la información y prestar un servicio de información de calidad a
quién así lo requiera, surge la implementación de una unidad de información
y gestión.
La implementación se llevó a cabo en el año 2011; reflejándose la misma
en el Organigrama General de la Facultad modificado en Punto Décimo del
Acta 26-2011 del 27 de octubre del 2011, por Junta Directiva de la Facultad
de Humanidades.
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3.1. Falta de información adecuada y pertinente que oriente a los estudiantes
de la Facultad de Humanidades, y todo aquel que la requiera.
4. SITUACIÓN ACTUAL
En base a cuestionarios realizados al Jefe de la Unidad de Planificación,
Directora del Departamento de Relaciones Públicas, Secretaria del
Departamento de Relaciones Públicas, Secretaria Adjunta, Secretaria de
Información Jornada Matutina de la Facultad de Humanidades, se identifica la
falta de información adecuada para la orientación de estudiantes y público en
general debido a la ausencia de una unidad específica de información.
2
En la actualidad las personas que requieren este servicio tienden a
confundir la oficina de información con el Departamento de Relaciones
Públicas por lo que al existir una unidad específica se orientará de una mejor
manera a quien así lo requiera.
El perfil del visitante a la Facultad de Humanidades varía entre
personalidades introvertidas, extrovertidas, poco expresivas y en su mayoría
no tienen clara la idea de qué es lo que necesitan, o muestran cierta
dificultad y confusión al presentar su requerimiento.
Dentro de la información requerida frecuentemente en la oficina de
información que opera en la actualidad están los trámites de cierre de
pensum, exámenes especiales, tesis, horarios de ingresos, inscripciones,
reingreso de carreras y requisitos para diferentes gestiones que los
estudiantes y público en general necesiten.
Debido a la variedad de actividades designadas a la persona encargada
de esta oficina se ha perdido el enfoque de ofrecer un buen servicio tanto al
cliente interno como externo, por lo que con la implementación de la Unidad
de Información y Gestión se espera un mínimo de cambio positivo y
principalmente ofrecer el mejor servicio de información y orientación en la
Facultad de Humanidades.
5. OBJETIVOS
5.1. OBJETIVO GENERAL
5.1.1. Contribuir al funcionamiento de la unidad de información y gestión
por medio de un diseño con un enfoque proactivo que busque la
innovación y que ayude a los clientes a llevar a cabo gestiones
dentro de la facultad.
5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
5.2.1. Determinar los procesos que se llevan a cabo en la Unidad de
Información y Gestión por medio de flujogramas.
3
5.2.2. Representar el recorrido de formas y materiales en donde se
muestran los procedimientos detallados en cada operación realizada
en la unidad de información.
5.2.3. Estandarizar la atención para clientes internos y externos.
5.2.4. Conceptualizar el modelo de gestión para enfatizar la importancia
del buen funcionamiento de la unidad de información.
5.2.5. Ser una guía para prestar un servicio eficiente de atención al
cliente.
5.2.6. Establecer un proceso de evaluación del desempeño proyectivo
que se mantenga alimentado periódicamente.
6. JUSTIFICACIÓN
La gestión de la información es un proceso que se encarga de suministrar
los recursos necesarios para la toma de decisiones; así como para mejorar
los procesos, productos y servicios de una institución.
La información es un elemento fundamental en el proceso de
comunicación ya que tiene un significado para quien la recibe. Cuando se
habla de organización es casi imposible no hablar de información, sin
información no hay organización ni institución. Se considera que el desarrollo
organizacional de una institución depende cada vez más de la información y
de la gestión.
Por tal razón consientes de esta necesidad dentro de la Facultad de
Humanidades y con el mayor deseo de alcanzar soluciones al problema
expuesto; este diseño de gestión pretende sistematizar los procesos de la
información para la gestión que se lleven a cabo en la Unidad de Información
y Gestión de esta unidad académica.
7. MARCO CONCEPTUAL
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7.1. Información
7.1.1. Concepto
En términos generales información es un conjunto de datos que están organizados y que tienen un significado. De esta manera, si se toman datos por separado no tendrían un significado mientras que si se agrupan en forma organizada, si.
7.1.2. Atributos
Finalidad: La información debe tener una finalidad en el momento de ser transmitida. El propósito básico es informar, evaluar, convencer u organizar la información.
Modo y formato: Los modos de comunicar información al ser humano son sensoriales. El hombre recibe la mayor parte de la información en formatos de material verbal o documentos.
Redundancia/eficiencia: La redundancia es el exceso de información transmitida por unidad de datos. Constituye una medida de seguridad en contra de los errores en el proceso de comunicación. La eficiencia del lenguaje de datos es el complemento de la redundancia.
Velocidad: La velocidad de transmisión o recepción de información es el tiempo que uno se tarda en entender un problema en particular.
Frecuencia: La frecuencia con que se transmite o recibe información repercute en su valor. La información que aparece con excesiva frecuencia tiende a producir interferencia, ruido o distracción.
Exactitud: Mide la aproximación de un número a lo que verdaderamente debería ser.
Validez: Es una medida del grado en que la información representa lo que pretende representar.
Actualidad: Designa la antigüedad de la información.
7.1.3. Importancia
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La creciente importancia que ha adquirido la información en las organizaciones requiere, por tanto, que se le apliquen determinadas herramientas que optimicen su gestión y de un enfoque de dirección que garantice su planificación, organización y control a todos los niveles, teniendo en cuenta que la tenencia en tiempo y forma de la misma puede marcar la diferencia entre una organización exitosa y otra que no lo es.
En la actualidad, no se puede pensar en el desarrollo armonioso de una organización sin tener en cuenta la tenencia de información en tiempo y forma, tanto la proveniente del entorno interno como externo. Toda estrategia de desarrollo organizacional debe reflejar acciones para el desarrollo de la actividad de información.
Por lo antes expuesto, es importante que todas las organizaciones cuenten con personal capacitado en gestionar y manejar adecuadamente la información que contribuya a dotar a sus usuarios de la información requerida en tiempo y forma para asumir los retos del desarrollo.
7.2. Gestión
7.2.1. Concepto
Del latín gestĭo, el concepto de gestión hace referencia a la acción y al
efecto de gestionar o de administrar. Gestionar es realizar diligencias
conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. Gestionar,
por lo tanto, implica al conjunto de trámites que se llevan a cabo para
resolver un asunto o concretar un proyecto.
Existen varios tipos de Gestión por ejemplo, consiste en la construcción
de diversos espacios para la interacción social.
La gestión de información es aquel proceso que se encarga de gestionar la
información necesaria para la toma de decisiones y un mejor funcionamiento
de los procesos, productos y servicios de la organización.
7.2.2. Gestión de la Información
La información es un mensaje significativo que se transmite de la fuente a los usuarios, es la expresión material del conocimiento con fines de uso. La información está destinada a resolver determinados problemas. Debe estar,
6
entonces, disponible públicamente y servir para el desarrollo individual y corporativo. Su utilidad se ubica en función de su aporte al proceso de toma de decisiones, creación de productos y solución de problemas, entro otros aspectos.
La información para que pueda utilizarse y genere ventajas competitivas debe tener tres características básicas: completa, confiable y oportuna. Además, debe emplearse para establecer relaciones con clientes, colaboradores, distribuidores; realizar procesos en la organización, crear productos/servicios con un alto grado de valor que le proporcionen a la organización una ventaja competitiva y es sobre la base de esto que la gestión de información (GI), es decir, la obtención de la información adecuada.
7.3. Información para la Gestión y Gestión para la Información
La información para la gestión y la gestión de la información son dos conceptos diferentes; la información para la gestión es un tipo de información (los datos); la gestión de la información es un tipo de gestión (el sistema).
La gestión de la información es el proceso de analizar y utilizar la información que se ha recabado y registrado para permitir a los administradores (de todos los niveles) tomar decisiones documentadas. La información para la gestión es la información necesaria para tomar decisiones de gestión.
La información para la gestión es importante para:
Tomar las decisiones necesarias para mejorar la gestión de prestaciones y servicios.
Poner en práctica la planificación, implementación, supervisión y evaluación participativas.
Para poder utilizar la información para tomar decisiones de gestión, debe gestionarse la información (recabar, registrar y analizar). Aunque la gestión de la información (el proceso de recabar y guardar la información) y la información para la gestión (la información necesaria para tomar decisiones bien documentadas) son diferentes, se refuerzan entre sí y no pueden separarse en las operaciones cotidianas.
Por lo tanto, la gestión de la información implica:
determinar la información que se precisa recoger y analizar la información
7
registrarla y recuperarla cuando sea necesaria utilizarla divulgarla
Determinar la información necesaria para la gestión: Durante la planificación y gestión se genera mucha información. Parte de ella es necesaria para tomar decisiones de gestión inmediatas, parte para decisiones de gestión posteriores.
Un buen sistema de gestión de la información debe, por lo tanto, ayudar a los encargados a saber qué información necesitan recabar para su divulgación.
Obtener y analizar la información para gestionarla: La información puede conseguirse de informes de técnicos, libros de registro, formularios de los diferentes ejecutantes, reuniones, entrevistas, etc.
Registro de la información: Es importante guardar la información para futuras referencias. Puede guardarse en libros de registro locales, informes de progreso, formularios o incluso en la cabeza. El principio más importante del registro de informaciones es la facilidad con la que pueden recuperarse.
Empleo de la información: Se puede utilizar para solucionar problemas, determinar recursos (cantidad y naturaleza), solicitar apoyos y planear futuros proyectos.
Divulgación o flujo de información: Para que la información tenga un uso adecuado tiene que compartirse con los demás interesados o usuarios. Esta información puede ayudarles en sus decisiones de gestión y también puede ayudar al que la recoge a encontrar significados o usos relacionados con la gestión.
7.4. Unidad de Información
7.4.1. Definición
Es una unidad organizada que tiene por objeto la producción, análisis, conservación y difusión de la documentación.
Atendidas por especialistas en información.
Sirven productos y/o servicios de información a las organizaciones donde se ubican.
Se encarga del sistema de información de las organizaciones: documentalista-gestor.
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7.4.2. Servicios
Dos grupos:
Servicios sobre demandas o de respuesta a demandas pre formuladas
- Servicio de información referencial:
Información general relacionada con la organización.
Información factual de respuesta rápida a preguntas concretas (fechas, ubicaciones, actividades, asignaciones, procesos, etc.).
Información sobre organismos e instituciones.
Servicios de difusión de la información (generadores de demanda)
- Servicio de difusión de la información de interés general para todos los usuarios
Trifoliares
Afiches
Boletín de novedades
Elaboración de sumarios
Página web
7.5. Flujograma
Los diagramas son aquellos documentos que representan en forma
esquemática y simplificada algún proceso administrativo, o de organización
representando de forma gráfica un hecho, una situación, un movimiento, una
relación o un fenómeno cualquiera.
También representan el recorrido de formas o materiales, en donde se
muestran las unidades administrativas procedimiento general o
procedimiento detallado en cada operación realizada en la unidad de
información.
Los diagramas representan en forma sencilla y accesible una descripción
clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión, también permiten
presentar en un limitado espacio, la información referente a una operación o
9
proceso, muestran las relaciones de las operaciones entre sí, las diferentes
fases y otros factores, como distancia recorrida, operaciones o actividades
efectuadas, tiempos de trabajo e inactividad. Además permiten ver
rápidamente un problema, de tal forma que puede realizarse
sistemáticamente su perfeccionamiento con orden lógico de sucesión.
8. BASE LEGAL
Según modificaciones del Organigrama General de la Facultad de
Humanidades se implementó a dicha estructura organizacional la unidad de
información y gestión de acuerdo a una modificación en Punto Décimo del
Acta 26-2011 del 27 de octubre del 2011, por Junta Directiva de la Facultad
de Humanidades, Universidad de San Carlos de Guatemala.
9. METODOLOGÍA
Para la creación de este Diseño de Gestión se aplicó el método científico en
su fase indagadora a través de los procesos de recolección de información
directamente de las fuentes primarias (cuestionarios) y secundarias (libros y
textos). En su fase expositiva utilizando los procesos de conceptualización y
generalización que se exponen en este diseño.
10. EVALUACIÓN
10.1. Evaluación del Desempeño
El desempeño son aquellas acciones o comportamientos observados en
los empleados que son relevantes para alcanzar los objetivos de la
organización, y pueden ser medidos en términos de competencias de cada
individuo y su nivel de contribución a la institución.
La administración del desempeño es definida como el proceso mediante
el cual la institución asegura que el empleado trabaja alineado con las metas
de la organización, así como las prácticas a través de las cuales el trabajo es
definido y revisado, las capacidad son desarrolladas y las recompensas son
distribuidas en las organizaciones.
10
00
La evaluación del desempeño es un sistema que sirve para medir, evaluar
e influir en los atributos conductas y resultados relacionados con el trabajo
del empleado. El enfoque está en descubrir lo productivo que es un
empleado y si puede desempeñarse con la misma eficiencia o más en el
futuro.
La evaluación del desempeño no es un fin que deba alcanzarse, si no un
medio para llegar a un futuro más productivo, por lo cual debe ser un proceso
continuo.
10.2. Formato de Evaluación del Desempeño
El siguiente formato está diseñado para medir el desempeño de la persona
encargada de una Unidad de Información Gestión de la Facultad de
Humanidades.
La medición debe llevarse a cabo entre un rango mínimo de dos puntos que
equivale a: necesita mejorar, y un rango máximo de diez puntos que equivale
a: Excelente.
Los aspectos a medir son atención al cliente, eficiencia, eficacia, efectividad,
iniciativa, liderazgo, cooperación, asistencia, fiabilidad, habilidad del puesto.
11
00
1
ATENCION AL CLIENTE: Brinda un servicio cordial y amable.
2 4 6 8 10
Necesita
mejorar
Regular Bueno Muy bueno Excelente
Calificación
2
EFICIENCIA: Capacidad de hacer correctamente las cosas logrando resultados.
2 4 6 8 10
Necesita
mejorar
Regular Bueno Muy bueno Excelente
Calificación
3
EFICACIA: Impacto del trabajo realizado y del servicio que presta.
2 4 6 8 10
Necesita
mejorar
Regular Bueno Muy bueno Excelente
Calificación
3
EFECTIVIDAD: Grado del cumplimiento de los objetivos planificados.
2 4 6 8 10
Necesita
mejorar
Regular Bueno Muy bueno Excelente
Calificación
5
INICIATIVA: Capacidad de iniciar y llevar a la práctica acciones efectivas.
2 4 6 8 10
Necesita
mejorar
Regular Bueno Muy bueno Excelente
Calificación
6
LIDERAZGO: Capacidad de aconsejar e influir positivamente en el equipo de trabajo.
2 4 6 8 10
Necesita
mejorar
Regular Bueno Muy bueno Excelente
Calificación
UNIDAD DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN
FORMATO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Nombre :
Puesto:
Fecha de Evaluación:
Evaluador: Visto bueno y firma del evaluador:
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00
7
COOPERACION: Actitud hacia el trabajo y capacidad de interactuar positivamente .
2 4 6 8 10
Necesita
mejorar
Regular Bueno Muy bueno Excelente
Calificación
8
ASISTENCIA: Presencia y puntualidad en el horario de trabajo.
2 4 6 8 10
Necesita
mejorar
Regular Bueno Muy bueno Excelente
Calificación
9
FIABILIDAD: Capacidad del empleado para realizar las tareas de forma regular y efectiva.
2 4 6 8 10
Necesita
mejorar
Regular Bueno Muy bueno Excelente
Calificación
10
HABILIDAD DEL PUESTO: Conocimiento del puesto y habilidades para desempeñar el cargo y
presentar trabajos a tiempo.
2 4 6 8 10
Necesita
mejorar
Regular Bueno Muy bueno Excelente
Calificación
11. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN:
Entre las funciones y actividades principales a desarrollar en la Unidad de
Información y Gestión de la Facultad de Humanidades, está proporcionar sin
distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las
unidades administrativas y académicas de esta facultad.
Asimismo, brindar un servicio de calidad y orientar a los usuarios para que
cumplan con las gestiones que necesitan.
Para estandarizar los procesos del servicio de atención al cliente específico de
esta unidad y para que sirvan de guía a las personas involucradas en este
proceso de atención y servicio se establecen los siguientes flujogramas.
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00
11.1. Nombre del Proceso: Gestión de la Información
14
00
11.2. Nombre del Proceso: Atención Personal
15
00
11.3. Nombre del Proceso: Atención Telefónica
16
00
11.4. Nombre del Proceso: Correo Electrónico
17
00
Bibliografía
Werther William B, Davis Keith Administración de Personal y Recursos Humanos
Quinta Edición, McGraw-Hill
Chiavenato, Idalberto, Administración proceso administrativo, 3ª. Edición,
Colombia: Editorial McGraw-Hill, 2000
Hall R., Organizaciones, estructura, procesos y resultados, 2ª edición,
México, Editorial Prentice Hall, 1996
Figueroa Alcántara, Hugo Alberto, Ramírez Velásquez, César Augusto,
Administración de Servicios de Información
González Castañeda, Luis Gerardo, Tesis: Reorganización de la Unidad de
Difusión e Información académica de la Facultad de Ingeniería de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, Ciudad de Guatemala, 2005
egrafía
http://ministeriopublico.poder-
http://:judicial.go.cr/biblioteca/libros/juzgado%20violencia%20domestica/27-
Flujogramas%20del%20Proceso.pdf
http://dieumsnh.qfb.umich.mx/gesinfo/#Primera_etapa_GI
http://cec.vcn.bc.ca/mpfc/modules/mon-miss.htm
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos
http://definicion.de/gestion/
www.fahusac.com.gt
18
00
CAPITULO IV EVALUACION DEL PROYECTO
4 Evaluación
4.1 Evaluación del Diagnóstico
Para la evaluación del Diagnóstico Institucional de la Universidad de San
Carlos de Guatemala, Facultad de Humanidades se aplicó la técnica de lista
de cotejo evaluando objetivos y actividades planificadas y ejecutadas de
acuerdo al Plan de Diagnóstico.
Para determinar el mismo se utilizó el cronograma de actividades y una lista
de cotejo, los cuales se detallan a continuación:
El cronograma de actividades: permitió verificar que cada una de las
actividades planificadas fueron ejecutadas en el tiempo específico. Al analizar
los resultados se pudo determinar que la etapa de diagnóstico utilizó una
semana más del tiempo programado.
Lista de cotejo: este instrumento permitió comprobar la eficiencia y las
características técnicas con que se realizó el diagnóstico, para la cual se
utilizaron 13 criterios, basados en indicadores como logros, diseño de
herramientas técnicas, veracidad de información, procedimientos técnicos
utilizados, tiempo, metodología y producto.
Además se evaluó la viabilidad y factibilidad de la alternativa de solución
seleccionada con base a los resultados obtenidos de estas técnicas
aplicadas al final de la fase del diagnóstico. De acuerdo a los resultados
obtenidos de esta herramienta se pudo establecer que el diagnóstico fue
realizado de forma técnica y eficiente.
4.2 Evaluación del Perfil
La evaluación del Perfil del Proyecto se llevó a cabo por medio de una lista
de cotejo tomando en cuenta todos los aspectos necesarios que un perfil
debe de llevar. De acuerdo a los resultados de la evaluación se pudo
verificar que dicho perfil contaba con todos los aspectos claramente definidos
así como
el nombre del proyecto claramente expresando lo que se debe realizar y las
razones por las cuales es necesario elaborar la propuesta y se define
claramente en qué consiste el proyecto.
Por medio de la evaluación también se verificó que los objetivos expresan
claramente lo que se desea alcanzar con la ejecución del proyecto con metas
y actividades claramente establecidas en un cronograma de actividades.
En base a los resultados obtenidos en la evaluación del perfil se constató
que el mismo cumplió su objetivo de manera satisfactoria.
Evaluación de la Ejecución del Proyecto
La Ejecución del proyecto se realizó con el fin de medir el alcance de los
objetivos planteados para la ejecución del mismo. Utilizando una lista de
cotejo para realizar una evaluación objetiva.
Por medio de esta evaluación se comprobó que durante la etapa de
ejecución se trabajó en busca de la solución del problema planteado
mediante gestiones y recopilación de información necesaria y que el
producto obtenido se elaboró expresando claramente las razones de su
importancia conforme a lo planteado en los objetivos.
Esta evaluación permitió verificar que el cumplimiento de las actividades
planificadas se realizó eficientemente y que el producto elaborado es
importante, necesario y de interés para la institución.
4.3 Evaluación Final
Después de evaluar cada una de las áreas del proceso del Ejercicio
Profesional Supervisado se llevó a cabo una evaluación general y final de
todo el proyecto utilizando una lista de cotejo como instrumento guía; con
éste se constató que la epesita aplicó los conocimientos adquiridos en la
carrera de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa de forma
eficiente tomando como guía el plan general de actividades para la ejecución
del EPS, cumpliendo así con los objetivos planteados y con las fases
consideradas en el EPS utilizando una metodología participativa en cada una
de las fases.
El proyecto formulado en el EPS fue aceptado satisfactoriamente por
autoridades de la institución y las conclusiones dan respuesta acertada a los
objetivos planteados en el plan general de trabajo.
Con base a los resultados obtenidos mediante la aplicación de esta
evaluación se puede determinar que el Ejercicio Profesional Supervisado de
la carrera de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa fue
realizado por el estudiante de forma técnica y eficiente.
CONCLUSIONES
1. Se fortaleció el área de Información mediante la ejecución del proyecto de
investigación y un Diseño de Gestión de la Unidad de Información y Gestión
de la Facultad de Humanidades Sede Central.
2. Se obtuvo tres cotizaciones para la construcción física del kiosco para la
Unidad e Información y Gestión, y tomando como primera opción la más
económica y que cumple con los requerimientos y necesidades de la unidad.
3. Se obtuvo trifoliares de la los Departamentos de Arte, Bibliotecología,
Filosofía, Letras, Sección de Idiomas, Pedagogía y de la Escuela de Estudios
de Postgrado para la distribución según lo requieran.
4. El Diseño del Modelo de Gestión de la Información fue aprobado por Junta
Directiva, cumpliendo éste con los requerimientos administrativos necesarios
y fundamentación de bases teóricas; por medio de este se contribuyó al
proceso de información dentro de la Facultad de Humanidades.
5. La información recopilada para la elaboración de documentos es válida e
importante ya que orienta y ayuda a la institución a alcanzar uno de sus
objetivos de brindar un servicio de calidad a todos sus estudiantes y público
en general.
6. El proyecto se realizó bajo todos los términos establecidos por el Ejercicio
Profesional Supervisado satisfactoriamente.
RECOMENDACIONES
1. Que las autoridades de la Facultad de Humanidades, fortalezcan el proceso
de divulgación de la información, por medio de la evaluación constante de la
persona encargada de este kiosco de Información Gestión. Paralelamente
con capacitaciones para el crecimiento profesional de la persona encargada
de esta unidad.
2. Que las autoridades de la Facultad de Humanidades utilicen las bases
teóricas de la Unidad de Información y Gestión para su implementación
física para que alcanzar el objetivo planteado.
3. Que el personal docente y administrativo sienta la libertad de poder dar
sugerencias y comentarios constructivos para el mejoramiento de esta
unidad.
4. Que la persona encargada de esta unidad sea el ente promotor para que
además de utilizar los trifoliares y documentación por escrito, utilice el sitio
web http://www.fahusac.edu.gt/es como fuente primordial de información y
transmitirla de forma certera.
5. Que el Jefe Inmediato de esta unidad se encargue de informar a la persona a
laborar en el kiosco cuáles son las atribuciones y responsabilidades a
realizar.
6. Se recomienda utilizar los documentos elaborados como una guía básica
para el desarrollo de la Unidad de Información y Gestión para lograr el éxito
de la misma en un alto porcentaje.
