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REVISIÓN GENERAL PARA CONSOLIDAR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS NORMATVOS: DIC-084-P01, DIC-084-Q01-A, DIC-084-P02, DIC-084-P03, DIC-084-Q03-A, DIC-084-P04, DIC-084-Q04-A, DIC-084-P05, DIC-084-Q05-A.

N. VILLALOBOS V. BERMUDEZ F. FUENTES E. GARCIA

1 02/02/99 REVISION GENERAL V. BERMUDEZ F. LODEIRO F. LODEIRO E. GARCIA

0 30/11/95 EMISION ORIGINAL V. BERMUDEZ F. FUENTES F. FUENTES E. RIVODO

REV. FECHA DESCRIPCIÓN PREPARADO REVISADO APROBADO GSC

ACEPTACIÓN COMO DOCUMENTO DE LA

EMPRESA

VICEPRESIDENTE COMERCIAL

FRANCISCO FUENTES

FIRMA: FECHA: / /

ÍNDICE

DESCRIPCIÓN PÁGINA 1. ... OBJETIVO Y ALCANCE ................................................................................................. 1 2. ... DOCUMENTOS DE REFERENCIA................................................................................ 2 3. ... DOCUMENTOS ASOCIADOS ....................................................................................... 2 4. ... DEFINICIONES .............................................................................................................. 2 5. ... METODOLOGÍA ............................................................................................................. 3

5.1 Estructura ............................................................................................................. 4 5.2 Etapas en la Elaboración del Estimado de Costos .............................................. 5

6. ... RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES .................................................................... 6 7. ... REGISTROS ................................................................................................................... 7

1. 1. OBJETIVO Y ALCANCE Este documento tiene como finalidad establecer los criterios a seguir en la elaboración de los Estimados de Costos, los cuales se utilizan con el propósito descritos a continuación: CLASE V: para respaldar la toma de decisiones, estudios de

factibilidad y/o solicitud de fondos para el desarrollo de la Ingeniería Conceptual.

CLASE IV: para respaldar la toma de decisión entre opciones viables conceptuales, para determinar la continuación del desarrollo del proyecto y/o para solicitar fondos que se aplicarán a la Ingeniería Básica.

CLASE III: para someter propuestas tentativas al presupuesto de inversiones, compras de equipos, materiales con largo plazo de entrega, etc. y/o para solicitar fondos que se aplicarán a la Ingeniería de Detalle.

CLASE II: para solicitar fondos en el presupuesto de

inversiones, para establecer el flujo de caja y evaluación de la inversión y/o para utilizarlo como presupuesto de control en la

ejecución del proyecto. CLASE I: para utilizarlo como base de comparación en la

licitación de ejecución de obras, servicios y procura de equipos y materiales y/o control de los desembolsos de los contratos en ejecución

Este procedimiento ha sido desarrollado para ser usado en la elaboración de Estimados de Costos Clase I a V, en ofertas y proyectos de VEPICA.

2. 2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PDVSA Guías de Gerencia para Proyecto de Inversión de Capital (GGPIC)

3. 3. DOCUMENTOS ASOCIADOS DIC-081-Q01-A Elaboración de Estimados de Costos Clase V y IV. DIC-081-Q01-B Elaboración de Estimados de Costos Clase III. DIC-081-Q01-C Elaboración de Estimados de Costos Clase II. DIC-081-Q01-D Elaboración de Estimados de Costos Clase I

4. 4. DEFINICIONES Estimado de Costos Es un pronóstico de los costos de los diferentes elementos que integran un Proyecto o programa de alcance definido y el cual respalda la toma de decisiones de cada una de las etapas de dicho Proyecto. Un estimado es una precisión de los costos en que incurrirá en la ejecución de un Proyecto incluyendo el diseño, la procura y el plan de construcción. La finalidad de un estimado en un Proyecto, es transformar la información de ingeniería en un costo de ejecución según el cronograma de trabajo previsto. Sirve además, para definir el más probable costo total instalado de un Proyecto, y establecer un presupuesto comparativo para ser usado posteriormente como un control de costos del mismo. Estimado de Costo Clase V Es una estimación basada en una definición a "GROSSO MODO" de un Proyecto y de sus unidades de proceso (también llamado Estimado Conceptual, u Orden de Magnitud, utilizado para fines de planificación de Proyectos), donde la información disponible se limita esencialmente al tamaño, capacidad, ubicación geográfica, especificación preliminar de los insumos y productos, fechas estimadas de inicio y finalización. Este tipo de estimado se prepara cuando se ha determinado la necesidad de un bien o servicio y/o se ha iniciado su conceptualización de forma que virtualmente no se ha iniciado la ingeniería de un Proyecto, por lo tanto son de gran importancia tanto el juicio como la experiencia del estimador. Su precisión y confiabilidad dependen de la pericia con que se evalué, factorice o escale la información de costos históricos o estadísticos de Proyectos similares, por lo tanto la responsabilidad de su exactitud dependen del criterio y juicio apropiado del estimador al evaluar el riesgo de sobrepasarse. La probabilidad de que los costos finales resulten dentro de mas o menos un 10% del estimado es de un 15%. Estimado de Costo Clase IV

Un Estimado de Costos Clase IV o estimado de costos para fines de selección del Proyecto, es un pronóstico realizado antes de finalizar "la base de diseño" basado solamente en la definición de unidades de procesamiento principales o de secciones importantes de unidades de procesamiento. Una vez que la ingeniería conceptual ha sido completada y se ha avanzado en las especificaciones de diseño básico, se han concluido los estudios para preseleccionar el tipo y tamaño de los equipos mayores y se han preparado los diagramas principales de flujo, se puede proceder a la elaboración de un estimado clase IV. La probabilidad de que los costos finales resulten dentro de mas o menos un 10% del estimado es de un 30%. Estimado de Costo Clase III El Estimado de Costos Clase III es un pronóstico realizado después de que la "base de diseño" del Proyecto se ha finalizado. Se han concluido también los estudios para seleccionar el tipo, tamaño y parámetro de diseño para las plantas de procesamiento y otras unidades y se ha comenzado el trabajo de diseño de equipos básicos incluyendo las especificaciones de diseño. La ingeniería básica se ha completado en un 60% y la restante se encuentra en ejecución. La probabilidad de que los costos finales resulten, dentro de más o menos 10% del estimado, es del 60%. Estimado de Costo Clase II El Estimado de Costos Clase II es un pronóstico realizado después de que la "base de diseño" del Proyecto se ha finalizado. Se han concluido también los estudios para seleccionar el tipo, tamaño y parámetro de diseño para las plantas de procesamiento y otras unidades y se ha comenzado el trabajo de diseño de equipos básicos incluyendo las especificaciones de diseño. La ingeniería básica se ha completado en un 100%. La probabilidad de que los costos finales resulten, dentro de más o menos 10% del estimado, es del 80%. Estimado de Costo Clase I El Estimado de Costo Clase I o Estimado para contratación de Obras y/o Servicios es un pronóstico realizado cuando el avance de la ingeniería de detalle desarrollada en mas de un 90% y es tal que se dispone del diseño completo de fundaciones, estructuras, despliegues de líneas y tuberías y se conocen los cómputos métricos de los materiales de construcción. Se han colocado las órdenes de compra de la mayor parte de los equipos críticos y principales o se tienen cotizaciones firmes de los mismos. La probabilidad de que los casos finales resulten dentro de más o menos de 10% del estimado es del 90%.

5. 5. METODOLOGÍA El Estimado de Costos de un Proyecto puede ser elaborado utilizando diferentes métodos, la utilización de un método en particular, depende de la información disponible así como del objetivo del estimado.

CARACTERÍSTICAS Y MÉTODOS DE ESTIMACIONES

V IV III II I

Bases de Ingeniería

Ingeniería Conceptual

(fase de visión)

Ingeniería Conceptual

(selección de alternativa) 100%

Ingeniería Básica 60% avance

Ingeniería Básica 100% avance

Ingeniería de Detalle 100%

avance

Bases Generales, alcance del proyecto

Definición global a Grosso Modo del Proyecto, definición de tamaño y capacidad

IDEM V, lista preliminar de equipos mayores. Tecnología, tamaño y parámetro de diseño claves, ubicación geográfica, definición de requerimientos de servicios

Especificaciones de diseño de los equipos y materiales críticos, plano de implantación de equipos, diagramas de flujo, instrumentación y control, edificios, requerimientos de servicios y protección. Estrategia de ejecución

Especificaciones de procesos y diseño de los equipos y materiales críticos, plano de implantación de equipos, diagramas de flujo, instrumentación y control, edificios, requerimientos de servicios y protección, requerimientos de almacenaje, Estrategia de ejecución y contratación

Planos detallados Cómputos Métricos y take-off de materiales. Cotizaciones firmes de equipos mayores

Confiabilidad 15% para la precisión del 10%

30% para la precisión del 10%

60% para la precisión del 10%

80% para la precisión del 10%

90% para la precisión del 10%

Fuente de precios

Datos referenciales e históricos, curvas costo-capacidad

IDEM V Datos referenciales de proyectos anteriores, consulta a proveedores, contrato colectivo, etc.

Ídem a III, cotizaciones de equipos mayores, etc.

Ídem a III, cotizaciones de equipos mayores, etc.

Método de estimación utilizado

Datos históricos, curvas de costos, factores de ubicación, Seis décimos, y/o combinación de ambos

IDEM A V Prorrateo o factorizacion

Factorizado de semi detallado, cotizaciones de equipos y materiales criticos

Mayormente detallado, poca factorizacion, cotizaciones firmes de los equipos críticos

Detallado, precios unitarios de partidas normalizadas, cotizaciones firmes de equipos críticos, cotizaciones de material a granel, Análisis de Precios Unitarios o tarifa horas hombre

Para la elaboración del Estimado de Costos Clase V se deben considerar los siguientes aspectos: 5.1 5.1 Estructura

Los Estimados de Costos se estructuran:

Clase V ó IV Clase III, II ó I

Tomando como base la lista equipos mayores y las principales áreas de proceso y las fases más relevantes Todos los gastos imputables al proyecto para la fecha y los previstos El informe incluye: Descripción general del proyecto Bases del estimado Resumen de costos

Tomando como base la estructura analítica de trabajo (EAT). Todos los gastos imputables al proyecto para la fecha y los previstos El informe incluye: Descripción general del proyecto Bases del estimado Resumen de costos Adicionalmente puede incluir: Soportes del estimado Plan maestro Inflación Cronograma de desembolsos

5.2 5.2 Etapas en la Elaboración del Estimado de Costos

Las principales actividades que constituyen el procedimiento para la elaboración de los Estimados de Costos son: Etapa de planificación

Solicitud de la Gerencia del Proyecto para su elaboración. Establecimiento del plan de trabajo y asignación del coordinador. Establecimiento del código de cuentas en función de la Estructura Analítica de Trabajo u otra partición en acuerdo con El Cliente. Definición de responsabilidades de los integrantes en la ejecución del proyecto

Etapa de implantación Controlar la información generada por las disciplinas que integran el proyecto; la cual será desarrollada en función del código de cuentas establecido. Recabar la información que se requiere de acuerdo a calidad o clase del estimado. Elaborar el estimado en función de los métodos antes mencionados y de las especificaciones y cómputos provistas por las disciplinas que integran el proyecto.

Etapa de ensamblaje del estimado Reflejar los costos (directos y/o indirectos), estimar y calcular, según su clasificación, la contingencia y escalación o cualquier variable o parámetro que incida apreciablemente en el estimado. Ensamblar el estimado según los renglones que componen su estructura.

Etapa de revisión y aprobación Emitir para revisión y aprobación el informe final; Previamente revisado por la Gerencia Departamental de Estimación de Costos.

6. 6. RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES En la elaboración de un estimado la responsabilidad es compartida con la Gerencia del Proyecto. El éxito es función del trabajo en equipo de todos los miembros que integran un proyecto. Las actividades de Estimación de Costos dentro de Vepica sólo serán ejecutadas por la Gerencia Departamental de Estimación de Costos.

RESPONSABLE ACTIVIDAD

Gerente de Proyecto

a. a. Solicitar la elaboración del estimado a la Gerencia Departamental de Estimación de Costos.

b. b. Suministrar alcance e información requerida sobre el proyecto al Coordinador del Estimado.

c. c. Hacer participe al Coordinador del Estimado en las reuniones de arranque y regulares del proyecto.

d. d. Informar a tiempo sobre los cambios de alcance que afecten el Estimado.

e. e. Aprobar los documentos del Estimado relativo a cómputos, especificaciones u otras premisas del estimado..

f. f. Entregar el Estimado e Informe Final a El Cliente

Gerente Departamental de Estimación de Costos

a. a. Asignar al Coordinador del Estimado.

b. b. Establecer los criterios y premisas que se utilizarán en el estimado.

c. c. Revisar las bases de cálculo del estimado.

d. d. Determinar la confiabilidad de la información utilizada.

e. e. Aprobar el Informe Final del Estimado.

f. f. Emitir comentarios sobre los Informes Preliminares.

g. g. Velar que la información sobre el Estimado sea generada solo por el Gerente del Proyecto y de esta forma preservar confidencialidad del mismo.

Gerente Departamental de Estimación de Costos

h. h. Revisar los documentos emitidos en el Estimado, relativo a cómputos, especificaciones u otras premisas del estimado.

RESPONSABLE ACTIVIDAD

Estimador de Costos a. a. Asistir a las reuniones de arranque y regulares del proyecto.

b. b. Elaborar las bases generales y de cálculo del estimado y someterlas a aprobación del Gerente Departamental de Estimación de Costos.

c. c. Emitir la información recibida para la elaboración del Estimado al Estimador.

a. a. Elaborar el Estimado en conjunto con el grupo de estimadores.

b. b. Informar al Gerente del Proyecto y Gerente Departamental de Estimación de Costos sobre el avance de la elaboración del estimado.

c. c. Mantener contacto directo con las disciplinas del proyecto para asegurar que recibe la información necesaria para la elaboración del Estimado.

d. d. Revisar cualquier documento emitido por los estimadores de Costo sea esta en entregas parciales ó finales.

e. e. Archivar y respaldar la información que genere la elaboración y sirva de soporte del estimado.

7. 7. REGISTROS El Informe del Estimado de Costo.