ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

ESTUDIAR PARA PREVERY PREVER PARA ACTUAR

Instituto Tecnológico de Colima

Dirección General de Educación Superior Tecnológica

Institutos TecnológicosSEP

R

P R E M I OINTRAGOB

2006

a la

06

RSGC - 617INICIO: 2012.09.28

TERMINO: 2015.09.28

ISO 9001:2008

PROCESO EDUCATIVO

S G C

S N E S T

IMNC-RSGC-617

IMNC-RSGC-617IMNC-RSGC-617

CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008

CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008

VILLA DE ÁLVAREZ, COL., ABRIL DE 2014

ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

OPCIÓN X

MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE

LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN

PRESENTA

BRIANDA ANGÉLICA OLIVERA PEREDIA

ASESOR

L.A.E. AARÓN SERGIO VERJÁN CONTRERAS


JUNIO DEL 2013

2

Contenido

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 5

JUSTIFICACION ....................................................................................................................... 8

OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................. 9

OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................. 9

CARACTERISTICA DEL AREA DONDE SE PARTICIPO ............................................. 11

PROBLEMAS A RESOLVER ................................................................................................. 13

ALCANCES Y LIMITACIONES ............................................................................................ 14

FUNDAMENTO TEORICO .................................................................................................... 15

1. DEFINICIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... 15

1.1. Elementos que conforman la empresa ..................................................... 15

1.2. Fines de la Empresas ...................................................................................... 15

2.0 Clasificación de las empresas .............................................................................. 16

2.1. Por su capital ............................................................................................................ 16

2.1.2 Por su giro ............................................................................................................... 16

2.1.3 Por su tamaño y número de empleados ...................................................... 16

2.1.4 Por su lugar de Origen ........................................................................................ 17

2.2 Características de las pequeñas empresas ..................................................... 17

2.3 Antecedentes de la Administración.................................................................... 17

2.4 Definición de la Administración ........................................................................... 18

2.4.1 Objeto de la Administración ............................................................................. 18

2.4.2 Finalidad de la Administración ......................................................................... 19

2.4.3 Características de la Administración ............................................................. 19

2.4.4 Importancia de la Administración .................................................................. 20

2.5 Proceso Administrativo ........................................................................................... 20

2.5.1 Planeación ............................................................................................................... 21

2.5.2 Organización ........................................................................................................... 23

2.5.3 Integración .............................................................................................................. 25

2.5.4 Dirección .................................................................................................................. 26

2.5.5 Control ...................................................................................................................... 26

3.0 AUDITORIA ADMINISTRATIVA ............................................................................ 27

3.1 Definición de Auditoria Administrativa (Diferentes Autores) ................... 27


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3

3.2 Antecedentes de la Auditoria administrativa ................................................. 29

3.3. Objetivos de la Auditoria Administrativa ........................................................ 30

3.4. Principios de la Auditoria Administrativa ....................................................... 32

3.4.1 Sentido de la Evaluación .................................................................................... 32

3.4.2 Importancia del Proceso de Verificación ...................................................... 32

3.5. Alcance ....................................................................................................................... 32

3.6. Campo de Aplicación .............................................................................................. 33

3.7 Tipos de Auditoría Interna. .................................................................................. 36

3.8 Diferencias entre Auditoría Interna y Externa. ............................................. 37

3.9 Estructura de la Auditoría Administrativa. ...................................................... 39

MARCO LEGAL ........................................................................................................................ 41

Ley de Ahorro y Crédito Popular (LACP) ................................................................. 41

Ley Para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de

Ahorro y Préstamo. (LRASCAP) .................................................................................. 42

CAPITULO I ......................................................................................................................... 44

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 44

1.2 PROPOSITO DE LA AUDITORIA ....................................................................... 45

CAPITULO II ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ........................................................ 51

2.1 Historia de la Empresa ........................................................................................... 51

2.2 ANTECEDENTES DE LA CAJA SOLIDARIA ...................................................... 52

2.3 Objeto social ............................................................................................................. 54

2.4 Misión ............................................................................................................................ 55

2.5 Visión ............................................................................................................................. 55

2.6 Valores ......................................................................................................................... 56

2.7 Estructura orgánica de caja solidaria ................................................................ 57

Capítulo III Métodos para realizar el Proceso de Auditoría Administrativa

Interna ...................................................................................................................................... 58

CAPITULO IV PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

REALIZADAS ........................................................................................................................... 76

Diagnostico Preliminar .................................................................................................... 78

RESULTADOS ..................................................................................................................... 80

Propuestas de Solución .................................................................................................. 82

Otras propuestas de mejora......................................................................................... 82


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4

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................................... 84

Conclusión ........................................................................................................................... 84

Recomendaciones ............................................................................................................. 86

BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................................... 87

TABLAS ..................................................................................................................................... 89

Tabla 2 Requerimiento/Costo ...................................................................................... 90

Tabla 3 Requerimiento/Descripción ........................................................................... 92

CEDULAS .............................................................................................................................. 93

Cedula 1 Formato del Programa de Auditoria para CSV ................................... 93

Cedula 2 Aplicación de Auditoria a Planeación ................................................... 94

Cedula 3 Aplicación de Auditoria a Control .......................................................... 95

Cedula 4 Formatos de Control de Auditoria para CSV ....................................... 96

Cedula 5 Informe de resultados Auditoria CSVA .................................................. 97


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INTRODUCCIÓN

En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los cuales ocurren a

una velocidad vertiginosa, aunado a este siglo en donde la

globalización impera y en consecuencia donde las empresas están

cada vez más inmersas en un ambiente de mercados abiertos,

implicando para ellas, la necesidad de ser cada día más competitivas.

La administración es el eje central sobre el cual gira la empresa, por

lo que resulta importante el revisar y hacer un diagnóstico de la

misma, con el propósito de detectar problemas y solucionarlos.

Para ello el presente documento está elaborado basado en un

proyecto educativo, siendo la Residencia Profesional un paso más

para el termino de mis estudios profesionales este con la finalidad de

aplicar los conocimientos adquiridos durante mi estancia en el

Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos De Colima,

específicamente en el Departamento Económico-Administrativo en la

Licenciatura En Administración Con Especialidad en Turismo, dicho

proyecto se lleva a cabo en una dependencia de carácter

gubernamental o privado misma a la que el alumno próximo a

egresar propondrá un proyecto donde analizara y definirá la

problemática de dicha organización proporcionándole una solución

viable.

Para ello determiné aplicar mis conocimientos adquiridos en una

elaboración de Auditoria Interna de Procesos Administrativos para la

empresa “Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC DE AP DE RL CV” la

cual una vez de haber concluido mis estudios profesionales me da la


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oportunidad de aplicar mis conocimientos adquiridos durante mi

estancia en mi carrera profesional.

Una de los razones que me motivaron a realizar esta auditoría interna

de procesos administrativos, es el laborar para dicha empresa misma

que me da la facilidad de aplicarla para beneficio de ambas partes.

Dicho proyecto aplicado al Sistema Financiero visto como el conjunto

de reglas y principios pertenecientes a la banca (en proceso de

autorización), la secretaria de hacienda y crédito público han

contribuido en la sociedad mexicana en mejorar nuestra calidad de

vida, conceptos como ahorros, préstamos, inversiones, tasas de

interés activas, tasa de interés pasivas, seguridad financiera, poder

adquisitivo, entre otros; han permitido que hoy por hoy tengamos

nuevos horizontes que nos llevan hacia nuevos y mejores estilos de

vida para todos al tener un fácil acceso a estos servicios.

Es por ello que las instituciones del sistema financiero, al entender lo

importante de este factor de desarrollo, han establecido estrategias

de competencia que les permite ser competitivos, actualizados,

flexibles, modernos y confiables.

Dentro del marco señalado, la Auditoría de Procesos administrativos

es el examen integral y constructivo que permite a las personas tanto

internas como externas, cualquiera que fuere su denominación, a

organizarse y evaluar su desempeño administrativo a través de la

medición de sus niveles de eficiencia, eficacia, economía y ética; esto

permitirá en todo momento conocer en qué etapa del cumplimiento

de los objetivos generales y específicos de dicha empresa evaluada.


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7

Así la Auditoría de los Procesos Administrativos es la herramienta que

los administradores usan para corregir errores en su trabajo, en el

desempeño de los directivos y el de los empleados, con la única

finalidad de brindar cada día un mejor servicio al cliente y al usuario

interno.

La Cooperativa de Ahorro y Préstamo “CAJA SOLIDARIA VILLA DE

ALVAREZ ’97 SC DE AP DE RL DE CV”, tiene por objeto fomentar el

ahorro entre sus socios así como atender las necesidades financieras

del sector rural apoyando principalmente a la agricultura, el comercio

así como bienes y servicios de consumo, con el objetivo de innovar

los servicios financieros que se prestan a estas zonas, para lo cual

debe medir los niveles de eficiencia, eficacia, economía y ética en sus

procesos, mediante la aplicación de una Auditoría direccionada a los

procesos administrativos.

Básicamente esta Auditoría permitirá identificar los problemas que

impiden el buen desempeño de la Cooperativa y la definición de

recomendaciones, cuyo beneficio se evidenciará en el

perfeccionamiento y los resultados se demostrarán en un adecuado

cumplimiento de objetivos y manuales de procesos, así como la

rapidez de elaboración y el desarrollo de información, ayudando a la

Gerencia en la toma de decisiones, a los empleados para conocer sus

deficiencias y sobre todo al cliente, que recibirá un mejor servicio.


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8

JUSTIFICACION

La importancia de la Auditoría Administrativa es reconocida desde

tiempos más remotos, el factor tiempo obliga a cambiar muchas

cosas, la industria, el comercio, los servicios, entre otros. Lo que

realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad

de examinar y evaluar los factores internos de la organización y ello

debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la

misma.

En la actualidad es trascendental un cambio de cultura organizacional

que permita el conocimiento y aplicación de herramientas

complementarias a las tradicionalmente utilizadas, ya que en

ocasiones las compañías funcionan sin saber qué obstáculos puedan

surgir durante la continuidad de la operación. A través de un

adecuado Proceso de Auditoría Administrativa Interna, se estará en

posibilidad de detectar a tiempo sucesos futuros que puedan llegar a

impactar de manera negativa los resultados de la organización.

Auditoria interna se realiza por el personal adscrito a la propia

dependencia o entidad, por lo que su importancia radica en que se

constituye como el instrumento del control interno que revisa,

analiza diagnostica y evalúa el funcionamiento de los controles,

proporcionando a los responsables de la dirección y operación,

información coadyuvante sobre el resultado de su gestión y,

propiciando en su caso la adopción de medidas que tiendan a mejorar

la eficiencia de los recursos, así como la eficiencia en la

administración de los recursos, así como la eficacia en el logro de

objetivos asignados.


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9

Por lo que se pretende que el proceso administrativo sea efectivo en

la empresa y aumentar su productividad y disminuir las mermas

basadas en ejecuciones de las propuestas obtenidas en la aplicación

de la auditoria de procesos administrativos

Proporcionar en calidad de consejo profesional e independiente que

abarque desde un departamento u área a hasta toda la organización.

OBJETIVO GENERAL

Elaboración de una auditoria de procesos administrativos en Caja

Solidaria Villa de Álvarez 97’ S.C. de A.P. de R.L de C.V

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Determinar si los sistemas y procedimientos establecidos

son efectivos.

Verificar continuamente la efectividad de los controles

establecidos.

Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos para

eliminar los problemas que puedan surgir.

Revisar y evaluar los resultados deseados.

Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos.

Ayudar a la adecuada realización de actividades y evitar

duplicidades (conocer con qué frecuencia se realizan las

actividades).

Generar un histórico que documente los cambios en los

procesos.


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Detectar si existen nuevos procedimientos para realizar las

actividades.

Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el

mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.


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CARACTERISTICA DEL AREA DONDE SE

PARTICIPO

El proyecto de residencia se llevó a cabo dentro de la entidad de

crédito y ahorro popular y/o solidario Caja Solidaria Villa de Álvarez

97’ SC de AP de RL de CV, contando a un cien por ciento la

disposición y apoyo del personal que labora para dicha sociedad.

Al ser un empleado más de esta sociedad no me fue difícil adquirir

información por lo que interactúe con toda la sociedad para

involucrarme aún más en la función que requiere cada uno de los

puestos que conforman a la misma.

Al iniciar el proyecto de residencia, se contó con todo el apoyo de los

directivos y empleados, dando muestra una vez más a la excelente

comunicación que existe entre dichos miembros de la sociedad, por lo

que se encuentran en constante comunicación siendo un equipo muy

unido y coordinado, lo que hiso más viable y factible la aplicación de

investigación.

La C.P. Martha Ramírez Santana (asesora externa) mostro total interés al

proyecto por lo que en todo momento se mostró muy interesada,

proporcionando siempre la información necesaria para dicho proyecto

De igual manera el LAE Aarón Sergio Verjan Contreras, apoyo y

brindo asesoría a la aplicación de dicho proyecto, estando siempre

interesado ante cualquier situación que surgiera en la aplicación de

dicho proyecto que pudiese ayudar a lograr la meta propuesta.


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12


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PROBLEMAS A RESOLVER

Con la elaboración del Proceso de Auditoría Administrativa Interna

se pretende resolver los siguientes problemas:

Pérdidas económicas a la empresa por el retraso de las

actividades

Pérdida de tiempo al realizar la duplicidad de funciones.

No se realizan los procedimientos con la frecuencia indicada.

No se cuenta con la base para aplicar una auditoría interna de

políticas, procedimientos y controles para el logro de metas y

objetivos.

Identificación de desviaciones e ineficiencias de las funciones de

cada puesto

Eliminación de procesos de trabajo, obsoletos o inadecuados.

Identificación de riesgos de cada puesto de trabajo


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ALCANCES Y LIMITACIONES

La auditoría administrativa puede abarcar una función específica; o

bien, se le puede dar un enfoque de sistema y puede abarcar una

unidad o grupo de unidades que formen un organismo social

El alcance de la auditoria administrativa interna debe cubrir la

adecuación y eficiencia del control de métodos, sistemas y

procedimientos de la organización, así como la calidad de ejecución

en el desempeño de las responsabilidades asignadas.

Mientras que las limitaciones que se dieron en el procesos de la

auditoria fueron el tiempo que se le dedicaba a cada área por lo que

no se podía cubrir a un 100 % la expectativa de la aplicación de la

misma.


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FUNDAMENTO TEORICO

1. DEFINICIÓN DE LA EMPRESA

Es una unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer un

mercado. (Reyes Ponce 1995, pág. 74)

1.1. Elementos que conforman la empresa

Las empresas estan formadas esencialmente por tres clases de

elementos:

A)Bienes Materiales: Considerando que integran a las empresas

sus edificios e instalaciones donde realizan sus actividades.

B)Hombres: son un elemento eminentemente activo de la

empresa, son todas las personas que colaboran en la

participacion de los procesos productivos y administrativos con

la finalidad de la obtencion de resultados eficientes y eficaces.

C) Sistemas: son las relaciones estables en que deben

coordinarse las diversas cosas, personas es decir son los bienes

no materiales que tiene la empresa como lo son sistemas de

produccion, ventas administrativos etc. 1

1.2. Fines de la Empresas

El fin inmediato que persigue toda empresa es la producción de

bienes y servicios de un mercado.2

1Ibídem 1996 págs. 72,73

2 Ibídem 1995 págs. 83


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2.0 Clasificación de las empresas

2.1. Por su capital

A) Empresa Privada: Busca la obtención de un beneficio económico

mediante la satisfacción de alguna necesidad de orden general o

social.

B) Empresa Pública: tiene como fin satisfacer una necesidad de

carácter general o social pudiendo obtener o no beneficios

(utilidades).

2.1.2 Por su giro

A) Empresas de Transformación: son aquellas que se dedican a

la producción de bienes y servicios.

B) Empresas de Servicios: se dedican a prestar servicios a la

comunidad

C) Empresas de Comercialización: este tipo de empresas

compra los bienes que una empresa de transformación produce

para luego venderlos a sus propios clientes con lo cual presta

un servicio a la comunidad y obtiene una ganancia. 3

2.1.3 Por su tamaño y número de empleados

A) Microempresa: de 1 a 15 Empleados

B) Pequeña: de 16 a 100 Empleados

C) Mediana: de 101 a 250 Empleados

D) Grande: de 251 empleados en adelante

3 Srvulo , 1995, pág. 19


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2.1.4 Por su lugar de Origen

A) Nacional: sus operaciones se realizan en su país de origen

B) Internacional: Empresas que tienen actividades en un solo país

c) Transnacional: Empresas que tiene actividades en un solo

continente

2.2 Características de las pequeñas empresas

En las pequeñas empresas, el dueño o gerente conoce o puede

conocer a todos sus empleados, tiene la posibilidad de identificarlo, lo

tratan con frecuencia y podrían calificar su desempeño en la empresa.

Los problemas técnicos de producción, finanzas son elementales y

pequeños por lo que el propio dueño puede solucionarlos.

El dueño toma las decisiones que mejor le convengan sin someterlas

a discusión.

2.3 Antecedentes de la Administración

La administración como disciplina y con carácter profesional y

científico apareció en las empresas a fines del siglo antepasado y

principios del pasado siendo sus pioneros Taylor y Fayol, en esta

época cuando el crecimiento y mayor complejidad de dichas

empresas exigen su aplicación en ellas. Las empresas de las épocas

anteriores al nacimiento de la administración profesional eran

demasiado pequeñas y poco complejas, por lo que se puede decir que

bastaba solo con el sentido común para su administración.


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18

La administración es aplicable a toda clase de instituciones ya sean

políticas, religiosas militares, servicios etc. La administración ligada a

una mayor eficacia de la coordinación, se impone en el momento en

que aparece la empresa competitiva, pues esta necesita

perfeccionarse hasta conseguir poder dar precios más baratos, mayor

calidad de producción, mejores servicios etc., que sus competidores.4

2.4 Definición de la Administración

La palabra administración se forma del prefijo “ad” que significa hacia

y “minister” vocablo compuesto de “minus”, comparativo de

inferioridad y del sufijo “ter” que funge como termino de

comparación. La etimología de la administración de la idea de que

esta se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro,

de un servicio que presta. 5

Por lo que se puede decir que es “la dirección de un organismo socia,

y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de

conducir a sus integrantes”6

2.4.1 Objeto de la Administración

Es indiscutible que quien realiza por si mismo una función no merece

ser llamado administrador, pero desde el momento en que delega a

otras determinadas funciones, siempre que estas se realicen en un

organismo social, dirigiendo y coordinando lo que los demás realizan,

comienzan a recibir el nombre de administrador. La sociedad es la

“unión moral de hombres que en forma sistémica coordinan sus

medios para lograr un bien común”, es por lo tanto el objeto sobre el

que recae la administración.

4 Paráfrasis Reyes Ponce, 1992 págs. 69 70

5 Ibidem,1992 pág. 2

6 Koontz y O’Donnell pág. 4


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19

2.4.2 Finalidad de la Administración

La administración busca de forma directa precisamente la obtención

de resultados de máxima eficiencia en la coordinación y solo a través

de ella, se refiere a la máxima eficiencia o aprovechamiento de los

recursos materiales, tales como capital materia prima, personal etc.

2.4.3 Características de la Administración

A) Su Universalidad: el fenómeno administrativo se da donde quiera

que existe un organismo social, porque en él tiene que existir la

coordinación sistémica de medios.

B) Su Especialidad: aunque la administración va siempre acompañada

de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es

específico y distinto a los que acompaña.

C) Su unidad temporal: aunque se distingan etapas, fases y

elementos del fenómeno administrativo, este es único y por lo mismo

en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en

mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos

administrativos.


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D) Por su Unidad Jerárquica: todos cuanto tienen carácter de jefe en

una organización, participan en distintos grados y modalidades, de la

misma administración. (Ibídem 1992, págs. 15-16)7

2.4.4 Importancia de la Administración

1.- la administración se da en todos lugares en donde existe un

organismo social entre mayor sea más compleja será su

administración.

2.- El éxito de un organismo social depende directa e indirectamente

de su buena administración.

3.- Para las empresas es indiscutible y obviamente esencial la

administración.

4.- La elevación de la productividad depende de la adecuada

administración en cada una de las partes de la empresa.

2.5 Proceso Administrativo

Se define como el acto de administrar como: “planear, organizar,

integrar, dirigir y controlar”

Los puntos anteriores constituyen el proceso administrativo que es un

medio de integrar diferentes actividades para poner en marcha la

estrategia empresarial teniendo claramente bien definidos los fines y

7 Ibídem 1992, págs. 15-16


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buscando ventajas en todos los recursos que poseen, asegurando el

funcionamiento de dicho proceso.

2.5.1 Planeación

Parte inicial del proceso administrativo es en la que se seleccionan

misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos, requiere tomar

decisiones, es decir seleccionar entre diversos cursos de acción

futuros.

Tipos de Planes

A) Propósitos o Misiones: identifica las funciones o tareas básicas de

una empresa o agencia o cualquier parte de ella.

B) Objetivos o Metas: Son los fines hacia los cuales se dirige una

actividad.

C) Estrategias: Son la determinación de los objetivos básicos a largo

plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y

asignación de los recursos necesarios para alcanzarlos.

D) Políticas: son de declaración o interpretaciones generales que

guían o encauzan el pensamiento para la toma de decisiones.

E) Procedimientos: son los planes que establecen un método

obligatorio para realizar actividades futuras. Son series cronológicas

de acciones requeridas, son pautas de acción que detallan la forma

exacta en que se deben realizar determinadas acciones.

F) Reglas: Normas que determinan que tipo de acciones se deben

realizar.

G) Programa: son el conjunto de metas políticas, procedimientos,

reglas, asignación de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y

otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción.


JUNIO DEL 2013

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H) Presupuesto: es una declaración de los resultados esperados

expresados en términos numéricos. (Ibídem 1996 pág. 121 -128)8

Pasos en la Planeación

1.- Detección de las oportunidades: es hacer el examen preliminar de

las posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y de manera

completa, saber dónde se encuentran de acuerdo con el mercado, la

competencia, con los clientes nuestras fuerzas y debilidades.

2.- Establecimiento de Objetivos: Consiste en establecer objetivos

para toda la empresa y después para cada una de las unidades de

trabajo subordinada, lo cual debe realizarse para el largo como para

el corto plazo.

3.- Desarrollo de premisas: Es establecer, difundir y obtener

consenso para utilizar premisas criticas de planeación tales como los

pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentes de la

compañía.

4.- Determinación de los cursos de acción: consiste en buscar y

examinar cursos alternativos de acción, en particular aquellos que no

resultan inmediatamente evidentes. Estas alternativas son las más

prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.

5.- Evaluación de cursos de alternativas de acción: evaluar las

alternativas que proporcionan la mejor posibilidad para cumplir las

metas con el costo más bajo y las mayores utilidades

6.- Selección de un curso de acción: es la selección del curso de

acción a seguir aquí es el punto real de la toma de decisiones.

7.- Formulación de los planes derivados.- planes derivados para

respaldar el plan básico.

8 Ibídem 1996 pág. 121-128


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8.- Expresión numérica de los planes a través del presupuesto: es

darle una expresión numérica convirtiéndolos en presupuestos, de

manera que representen la suma total de ingresos y gastos, con las

utilidades o superávit resultantes. (Ibídem 1996, pág. 129 133)9

2.5.2 Organización

Es la etapa en que se determinan y clasifican las actividades, así

como la asignación de estas para lograr las metas que se han

planificado en la empresa. (Koontz, 1996, pág. 129-133)10

Tipos de Organización

Existen dos tipos de organización la formal e informal.

A. Formal.- significa por lo regular la existencia de una estructura

intencional de papeles pero sin confundir con cierta flexibilidad

y limitantes obvios dentro de la organización.

B. Informal.- cualquier actividad personal conjunta sin un

propósito colectivo consciente, requerido por la organización

formal que son el resultado de la convivencia interpersonal y

pueden ayudar al logro de los objetivos. (ibídem, 1996 245 a

246).11

División del Trabajo

Consiste en la especialización de las actividades organizacionales,

esto debido a que ninguna persona capaz de desarrollar en su

totalidad las actividades, de este modo se pueden aprender y

9 Ibídem 1996 págs. 129-133

10 Koontz, 1996 págs. 129-133

11 Ibídem 1996 pags 245-246


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ejecutar de un modo más simple, lo que nos permite adecuar a la

actividad con la persona, según las características de ambas.

Línea de Mando

Está relacionada con la complejidad para comunicar de manera verbal

la estructura organizacional y esta la encontramos en los

organigramas.

Dentro de los organigramas. Los cuadros individuales representan la

división del trabajo y la manera en la que esta departamentalización

y las líneas que conectan estos cuadros representan la cadena de

mando.

Organigramas

Conocidos también como graficas de organización o cartas de

organización, los organigramas son representaciones graficas de la

estructura formal de una organización que muestran las

interrelaciones, las funciones los niveles jerárquicos, las obligaciones

y la autoridad, existentes dentro de ella.

Los organigramas se pueden clasificar por:

A. Su objeto.- estructural, funcional y especial.

B. Por su área.- generales y departamentales

C. Por su contenido.- esquemáticos y analíticos.

Existen diversas formas de representar los organigramas

1. Vertical.- los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba

hacia abajo.


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25

2. Horizontal.- los niveles jerárquicos se encuentran de izquierda a

derecha.

3. Mixto.- se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal

como el vertical.

4. Circular.- donde los niveles jerárquicos quedan determinados

desde el centro hacia la periferia. (Munch Galindo y Gracia

Martínez, 1995, pág. 133).12

Departamento

Indica un área, división o sucursal definida en una organización obre

la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de

actividades específicas.13

Departamentalización

Es el agrupamiento de actividades y personas en departamentos que

permite ampliar las organizaciones hasta un grado indefinido.

2.5.3 Integración

Es la tercera parte del proceso administrativo la cual integración se

define como cubrir o mantener cubiertos los puestos de la estructura

organizacional. Este objetivo se cumple al identificar los

requerimientos de la fuerza de trabajo, realizar un inventario de

personal disponible y reclutar, seleccionar, ascender, evaluar, planear

las carreras, remunerar y capacitar o desarrollar en alguna otra forma

12

Munch Galindo y García Martinez 1995 pag. 133 13

Koontz, 1996 pág. 246


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26

tanto a los candidatos como al os titulares de los puestos para que

puedan cumplir con sus tareas de un modo eficaz y eficiente 14

Reclutamiento

Implica atraer candidatos para llenar los puestos en la estructura

organizacional. Antes de empezar el proceso de reclutamiento se

deben determinar con claridad los requerimientos del puesto, los

cuales deben estar relacionados directamente con las tareas, esto

facilita el reclutamiento de los candidatos del exterior.

2.5.4 Dirección

Se define como el proceso de influir sobre las personas para lograr

que contribuyan a las metas de la organización y del grupo.15 (ibídem

1996 pag 460)

2.5.5 Control

La función administrativa del control es medición y la corrección del

desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la

empresa y los planes diseñados para alcanzarlos.

Establecimientos de Estándares

Un estándar puede ser definido como una unidad de media que sirve

como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de

hecho no son más que los objetivos definidos de la organización.

14

ibídem, 1996 pág., 356 15

Ibídem 1996 pág. 460


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3.0 AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.1 Definición de Auditoria Administrativa (Diferentes

Autores)

Es la revisión sistemática con fines evaluatorios de una dependencia o

entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de

determinar si la organización está operando eficientemente para

cumplir con los objetivos que tiene encomendados dentro de la

Administración Pública Federal. Constituye una búsqueda para

localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la

organización. La auditoría administrativa abarca una revisión de los

objetivos, planes y programas de la dependencia o entidad; su

estructura orgánica, nivel jerárquico y calidad de los recursos

humanos y materiales; programas de capacitación y adiestramiento;

división de actividades y supervisión; existencia y aplicación de

manuales de organización; desconcentración y simplificación

administrativa; mecanismos de autoevaluación; Funciones, sistemas,

procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se

desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los

costos. El resultado de la auditoría administrativa es una opinión

sobre la eficiencia administrativa de toda la dependencia o entidad o

parte de ella.16

1) Auditoria Administrativa:

Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral

o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel

de desempeño y oportunidades de mejora.17

16 Fuente: http://www.definicion.org/auditoria-administrativa

17

http://www.eumed.net/libros/2010e/804/Concepto%20de%20Auditoria%20Administrativa.htm

http://www.eumed.net/libros/2010e/804/Concepto%20de%20Auditoria%20Administrativa.htm


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2) Auditoria Administrativa:

El Objetivo primordial de la auditoria administrativa consiste en

descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la

empresa examinadas y apuntar sus probables soluciones. La

finalidad es ayudar a la dirección a lograr una administración más

eficaz. Su intención es examinar y valorar los métodos y desempeño

en todas las áreas. Los factores de la evaluación abarcan el panorama

económico, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia

de políticas y procedimientos, la exactitud y la confiabilidad de los

controles, los métodos protectores adecuados, las causas de

variaciones, la adecuada utilización de personal y equipo y los

sistemas de funcionamiento satisfactorios.18

3) Auditoria Administrativa

En términos generales, la auditoría administrativa nos proporciona

tina evaluación cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad

administrativa de la empresa desarrolla las diferentes etapas del

proceso administrativo; en otras palabras, nos proporciona un

panorama administrativo general de la empresa que estamos

auditando, y señala el grado de efectividad con el que opera cada una

de las funciones que la integran; por consecuencia, señala aquellas

áreas cuyos problemas exigen una mayor atención por parte de la

dirección de la empresa.19

4) Auditoria Administrativa

Auditoria, en su acepción más amplia significa verificar la información

financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable,

veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y

18

http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-la-auditoria-administrativa-950760.html 19

http://www.proyectosfindecarrera.com/auditoria-financiera-administrativa.htm


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operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las

políticas y lineamientos establecidos han sido observados y

respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y

reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y

opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.20

3.2 Antecedentes de la Auditoria administrativa

Los investigadores ingleses James Watt y Mathew Bolton

desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir

procedimientos de operación; una propuesta que incluía una reseña

específica acerca de la conveniencia de utilizar la auditoría como

mecanismo de evaluación. Con el nacimiento de la escuela del

“Pensamiento Administrativo” en 1916, la auditoría adquiere una

relevancia singular para realizar el estudio de las funciones de una

empresa, en particular del control. Prueba de esto es la mención que

en 1933 Lyndall F. Urwick hacía de la importancia de los controles

para estimular la productividad de las empresas.

Dos años después, en 1935, James O. McKinsey sentó las bases para

lo que él llamó “auditoría administrativa”; la cual consistía en “una

evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su

ambiente presente y futuro probable”.

En 1949, Billy E.Goetz declaraba que la auditoría administrativa “Es la

más comprensiva ypoderosa de estas técnicas buscadoras de

problemas, porque busca, en una forma general, descubrir y corregir

errores de administración.”

En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar una

organización a través de una auditoría. Es importante señalar que

Terry propone cuatro procedimientos para llevar a cabo esta

evaluación: 20 http://www.mitecnologico.com/Main/ConceptosObjetivosImportanciaAuditoriaAdministrativa


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30

1) Apreciación en conjunto: Análisis de la estructura para

determinar si cumple con las condiciones de eficacia requeridas.

2) Apreciación informal: Efectuar preguntas para descubrir

posibilidades de mejoramiento.

3) Apreciación por comparación: Comparar la estructura orgánica

de la empresa con las de otras similares o competidoras.

(Benchmarking o Controles generales y auditorías

administrativas).

4) Enfoque ideal: Imaginar una estructura ideal, y compararla con

la estructura bajo revisión, anotando las mejoras que pueden

hacerse.

Los trabajos sobre auditoría en sus diferentes acepciones son tantos y

tan variados que sólo se ha consignado los más significativos y

algunos de los más difundidos, para establecer un punto de partida.

Es innegable la importancia del tema y la preocupación por abordarla

con diferentes enfoques, por lo cual, podemos esperar que la

generación de obras en torno a la auditoría continuará

acrecentándose día con día.

3.3. Objetivos de la Auditoria Administrativa

Por sus características, la auditoria administrativa constituye una

herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las

organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se

requiere un estudio más profundo, que acciones se pueden tomar

para subsanar deficiencias, como superar obstáculos, como imprimir

mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y, sobre todo,

realizar un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los

hechos con las ideas.

Entre los objetivos prioritarios para instrumentar la auditoria

administrativa de manera consistente se encuentran los siguientes:


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1. De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y

poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con

estándares preestablecidos.

2. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el

aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica

administrativa instituida por la organización.

3. De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de

la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo

efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

4. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar

que la organización está inmersa en un proceso que la vincula

cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de

sus clientes.

5. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación

de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que

produzca bienes y servicios altamente competitivos.

6. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más

permeable y receptiva a la organización.

7. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de

aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus

experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de

mejora.

8. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y

resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión

de la organización.


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3.4. Principios de la Auditoria Administrativa

3.4.1 Sentido de la Evaluación

La auditoría lleva acabo un examen y evaluación de la calidad tanto

individual como colectiva, de los gerentes, es decir personal

responsable de la administración de funciones operacionales que

aseguren que la calidad del trabajo es de acuerdo con las normas

establecidas, los objetivos y planes se cumplan y los recursos se

apliquen en forma económica.

3.4.2 Importancia del Proceso de Verificación

Los procedimientos de la auditoria administrativa respaldan

técnicamente la comprobación en la observación directa, la

verificación de la información de terrenos el análisis y confirmación de

datos los cuales son necesarios e imprescindibles.

Habilidad para pensar en términos Administrativos

El auditor administrativo debe ubicarse en la posición de un

administrador a quien se le responsabilice de una función operacional

y pensar cómo debe hacerlo.

3.5. Alcance

El área de influencia que abarca una auditoria administrativa

comprende la totalidad de una organización en lo que corresponde a

estructura, niveles, relaciones y formas de actuación incluye aspectos

como:

Naturaleza jurídica

Criterios de funcionamiento

Estilo de administración

Proceso administrativo

Sector actividad

Ámbito de operación


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Número de empleados

Relaciones de coordinación

Desarrollo tecnológico

Sistemas de comunicación e información

Nivel de desempeño

Trato a clientes (internos y externos)

Entorno

Productos y/o servicios

Sistemas de calidad21

3.6. Campo de Aplicación

En cuanto a su campo, la auditoria administrativa puede

instrumentarse en todo tipo de organización, sea ésta pública,

privada o social.

Sector Público

En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica,

atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de

coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.

Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican

en:

Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado)

Entidad Paraestatal

Organismos Autónomos

Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)

Comisiones Intersecretariales

Mecanismos Especiales

Sector Privado

21

ibídem, 2000 pág. 14


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34

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica,

objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación

comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes

características:

Tamaño de la empresa

Sector de actividad

Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en:

Microempresa

Empresa pequeña

Empresa mediana

Empresa grande

Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo específico

de la empresa, el cual puede quedar enmarcado básicamente en:

1.-

Telecomunicaciones

11.- Maquiladora 21.- Química

2.- Transportes 12.- Electrónica 22.- Forestal

3.- Energía 13.- Automotriz 23.- Farmacéutica

4.- Servicios 14.- Editorial 24.- Alimentos Y

Bebidas

5.- Construcción 15.- Arte Grafico 25.- Informática

6.- Petroquímica 16.- Manufactura 26.- Siderurgia

7.- Cinematografía 17.- Autocartera 27.- Publicidad


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8.- Banca 18.- Textil 28.- Comercio

9.- Turismo 19.- Agrícola

10.- Seguros 20.- Pesquera

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden

agruparse en:

Nacionales

Internacionales

Mixtas

También tomando en cuenta las modalidades de:

Exportación

Acuerdo de Licencia

Contratos de Administración

Sociedades en Participación y Alianzas Estratégicas

Subsidiarias

Sector Social

Tipo de organización

Naturaleza de su función

Por su tipo de organización son:

Fundaciones

Agrupaciones

Asociaciones

Sociedades

Fondos

Empresas de solidaridad

Programas

Proyectos


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Comisiones

Colegios

Por la naturaleza de su función se les ubica en las siguientes áreas:

Educación

Cultura

Salud y seguridad social

Política

Obrero

Campesino

Popular

Empleo

Alimentación

Derechos humanos

Apoyo a marginados y discapacitados

3.7 Tipos de Auditoría Interna.

La auditoría interna que está especializada en evaluar la obtención de

la fiabilidad de los estados financieros puede considerarse como

auditoría administrativa. Dentro de ésta encontramos a la auditoría

de los sistemas de información, recordando que un sistema de

información no necesariamente debe de estar soportado

informáticamente, ya que la auditoría que evalúa el soporte

informático se llama: AUDITORIA INFORMÁTICA.

Existen auditorías que están dirigidas al cumplimiento de normas que

la empresa está obligada a cumplir tanto en sentido específico como

en sentido genérico.

En sentido específico podemos hablar de las auditorías de calidad

destinadas a salvaguardar que se cumplan las normas ISO.


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37

Entre los auditores destinados a cumplir objetivos genéricos puede

citarse la auditoría fiscal o tributaria.

La auditoría interna comprende estos tipos:

1. Auditoría realizada por el presidente.

2. Auditoría realizada por el jefe de unidad.

3. Auditoría realizada por el personal de control de calidad.

4. Auditoría mutua de control de calidad.

3.8 Diferencias entre Auditoría Interna y Externa.

Auditoría Externa

Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría

Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema

de información de una unidad económica, realizado por un auditor sin

vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y

con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma

como opera el sistema, el control interno del mismo y formular

sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión

independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena

validez a la información generada por el sistema ya que se produce

bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena

credibilidad en la información examinada.

Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de

capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser

capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a

cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su

opinión ha de acompañar el informe presentado al término del

examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada


JUNIO DEL 2013

38

evidencias y en que no se imponga restricciones al auditor en su

trabajo de investigación.

Auditoría Interna

La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de

un sistema de información de una unidad económica, realizado por un

profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas

determinadas y con el objeto de emitir informes y formular

sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son

de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues

no se producen bajo la figura de la Fe Publica.

Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un

auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control

de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el

mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno

que redunden en una operación más eficiente y eficaz. La

imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso

del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente

de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una

actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada

ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor

no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener

la confianza del Público.

La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la

dirección de la organización y tiene características de función asesora

de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre

ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman


JUNIO DEL 2013

39

parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo

alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los

sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los

mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para

su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las

operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las

operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus

servicios, pues como se dijo es una función asesora.

Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la

Auditoría Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:

En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor

y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación

es de tipo civil.

En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, está

destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa

este dictamen se destina generalmente para terceras personas

o sea ajena a la empresa.

La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública,

debido a su vinculación contractual laboral, mientras la

Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.

3.9 Estructura de la Auditoría Administrativa.

Una unidad de auditoria administrativa se estructura de la manera

siguiente:


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1.- Auditor supervisor. Es la persona que tiene la responsabilidad

propiamente dicha de la auditoria administrativa y está encargado de

elaborar el "plan de auditoria", y de autorizar los procedimientos y

programas de revisión. Es indispensable que el auditor supervisor sea

un profesionista de la administración, con suficiente experiencia y

capacidad.

2.- Auditor por áreas. Es aquel profesional a quien después de

dominar las técnicas de la auditoria administrativa, se le clasifica y se

le especializa por áreas de trabajo, se le puede clasificar de la manera

siguiente:

Auditor de alta gerencia.

Auditor de asesoría.

Auditor de personal.

Auditor de producción.

Etc.

Auditor ayudante. Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor

supervisor y al de áreas en la recopilación de información y cuando se

trata de empresas pequeñas puede coordinar actividades.

Auditor principiante. Al encargado de este puesto generalmente se

le asignan trabajos de rutinas, en la práctica a esta persona se le guía

y supervisa en el desarrollo de su trabajo.

El grupo de auditoria administrativa debe figurar en el nivel

jerárquico de la empresa de donde pueda operar en forma debida,

además puede formar parte de las actividades de la gerencia general,

contraloría, control administrativo, planeación, etc.


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MARCO LEGAL

Ley de Ahorro y Crédito Popular (LACP)

En el año 2001, se expide la Ley de Ahorro y Crédito Popular (LACP),

la que tuvo como finalidad regular a las sociedades que captaban

ahorro, dentro del sector de finanzas populares.

A los más de siete años de vigencia y con diversas reformas, para la

aplicación su aplicación a las cajas creadas previamente a la entrada

en vigor de la ley, dando de inicio dos años, posteriormente se

otorgaron otros 2 años y finalmente las denominadas prorrogas:

condicionada (2005) y excepcional (2007).

Para algunos sectores, se concluyó que la LACP regulaba de manera

inconveniente a organismos, que si bien realizan las mismas

actividades tienen naturaleza jurídica, fines y objetivos distintos, pues

las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo (SOCAP’s), son

organizaciones integrantes del sector social de la economía y por el

otro, las Sociedades Financieras Populares (SOFIPO), pertenecen al

sector privado.

Se determinó que la LACP planteaba una doble regulación con

respecto a la LGSC en materia de constitución de las SOCAP’s, así

como, de los organismos en los que voluntariamente y para su

representación se agrupan y que son la Confederación y las

Federaciones.


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Se observó la necesidad de crear un marco jurídico que regule de

manera exclusiva a las SOCAP’s; que reconozca y respete de forma

adecuada su naturaleza social; que no las considere como

intermediarios financieros con fines de lucro; y que favorezca el

cumplimiento de su finalidad solidaria y distributiva de la riqueza con

criterios de equidad y ayuda mutua.

Ley Para Regular las Actividades de las Sociedades

Cooperativas de Ahorro y Préstamo. (LRASCAP)

El 13 de agosto de 2009, se promulga el decreto de la Ley para

Regular las actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y

Préstamo (LRASCAP), así como diversas reformas a la Ley de Ahorro

y Crédito Popular, la Ley Orgánica de la Comisión Nacional Bancaria y

de Valores, la Ley General de Sociedades Cooperativas de Ahorro y

Préstamo y la Ley de Instituciones de Crédito.

La entrada en vigor de la citada norma es al día siguiente de su

publicación

De acuerdo a lo indicado por la citada norma todas las sociedades

que pretendan captar ahorro como sociedad cooperativa tienen que

apegarse a la citada norma en plazos que van de los 180 a los 540

días, dependiendo de su situación legal.

La ley está conformada por 7 títulos , cada uno conformado por

diversos capítulos, dentro de los que debemos destacar, para efectos

de la presente reunión:


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Objeto de la Ley

Niveles de las SCAP

Registro de SCAP

Supervisión de las SCAP

Organismos Cooperativos

Actualmente seguimos operando bajo los lineamientos de la

LRASCAP, por lo que nos apegamos a lo que rige la mima por lo que

dicho proyecto se aplicó en base a ella.


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CAPITULO I

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Hoy en día es de vital importancia la evaluación a las funciones de

una organización debido a que estas enfrentan problemas que en

ocasiones no se distinguen, con el propósito de detectar y superar

dichas deficiencias surge la auditoria administrativa. “Caja Solidaria

Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV”, será el objeto de estudio

de este proyecto de residencia profesional, con el fin de determinar

hasta qué grado han cumplido sus objetivos y desempeñando

correctamente las funciones gerenciales de planeación, organización,

dirección y control incluyendo en este la toma de decisiones.

La auditoría de procesos administrativos nos ayuda a definir los

problemas fundamentales y proponer soluciones viables, las cuales no

solo buscan el aumento de la productividad, sino que también la

eficiencia de cada uno de sus procesos. Para esto es necesario un

estudio y análisis periódico de todas las partes que constituyen a la

sociedad.

Por esta razón se pretende aprovechar la aplicación de la auditoria

interna de procesos administrativos en la sociedad cooperativa “Caja

Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV”, con el fin de

encontrar problemas que pudiesen afectar el buen funcionamiento de

la sociedad y así con ello poder brindar soluciones viables que

permitan dar buenos beneficios en su operación y por consiguiente

seguir aplicando se administración de una manera correcta.


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1.2 PROPOSITO DE LA AUDITORIA

El evaluar la actualización de la sociedad por medio de los

procedimientos de la auditoria de procesos administrativos, con la

finalidad de presentar soluciones viables para elevar el nivel

administrativo así como la eficiencia de las operaciones organizativas

y de servicio que favorezcan el cumplimiento de las metas de la

organización.

La importancia de la auditoria de procesos administrativos en la

sociedad radica en la necesidad de detectar y superar las deficiencias

administrativas existentes, evaluando la manera en que la gerencia

cumple con los objetivos inicialmente trazados por la sociedad y su

efectividad en la planeación, organización, integración dirección y

control.

HIPOTESIS

Caja Solidaria Villa DE Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV, cumple sus

objetivos cabalmente mediante la supervisión Y asesoría de la FEDERACION

NACIONAL DE CAJAS SOLIDARIAS AC, y evaluación por parte del FOCOP y

así como el seguimiento a la Ley de crédito y ahorro popular.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Todo proyecto requiere de un análisis para determinar qué tan viable

es su aplicación por lo que antes de llevar a cabo el proceso de

auditoría interna para CAJA SOLIDARIA VILLA DE ALVAREZ `97 SC

DE AP DE RL DE CV, se realizara el mismo con el fin de determinar la

factibilidad operativa, técnica , económica y legal de dicho proceso.

FACTIBILIDAD ECONOMICA


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El estudio de factibilidad económica es un paso más antes de llevar a

cabo el proceso de auditoría interna a “CAJA SOLIDARIA VILLA DE

ALVAREZ `97 SC DE AP DE RL DE CV”, por lo que al cumplirse el

estudio antes mencionado se determinó que existe toda la

disponibilidad por parte de la empresa, por lo cual este proyecto no

tendrá un costo elevado para el alumno, ya que este es realizado

para un requisito escolar.

FACTIBILIDAD TECNICA

Es un proyecto técnicamente viable debido a que se cuenta con las

herramientas, conocimientos, habilidades necesarias así como la

asesoría tanto interna por parte del ITC, como asesoría externa por

parte de la empresa, todo ello con el fin de brindar una excelente

cobertura dicho proyecto.

FACTIBILIDAD OPERATIVA

La factibilidad operativa que se demostró en este proyecto se

determinó a través de la disponibilidad que los empleados me

brindaron, al ser una empresa de mi mayor conocimiento, debido a

que laboro para la misma desde 15 de Febrero de 2011 a la fecha no

se me presento problema alguno al aplicar las observaciones

pertinentes a cada área o puesto de trabajo desde mandos medios,

mandos altos y por su puesto todo ello con la autorización de la

Gerente General C.P. Martha Ramírez Santana, por lo que me fue

fácil complementar la información debido a que tengo acceso a la

información dentro de la organización y el apoyo suficiente por parte

de la empresa.

FACTIBILIDAD LEGAL

Al ser una sociedad cooperativa de ahorro y préstamo debe

encontrarse bajo supervisión de su operación para aplicar ciertos

lineamientos de instituciones reguladoras para instituciones


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47

financieras como lo son el FOCOP Y CNBV, por lo que dicho proyecto

debe apegarse a ciertas leyes que son accesibles para la operación de

dicha institución y por lo tanto es fácil acceso a ellas y se determina

que legalmente si es viable su aplicación para la revisión de sus

controles de operación.

Basado en los estudios anteriores se puede observar que las

condiciones óptimas y necesarias para dar cumplimiento y buen

funcionamiento en la operación del proyecto. (Vease Tabla No. 1)


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ANALISIS COSTO-BENEFICIO

La empresa CAJA SOLIDARIA VILLA DE ALVAREZ ’97 SC DE AP DE

RL DE CV, se verá beneficiada en este proyecto por lo que la empresa

no incurrirá en gastos al no tener que contratar a un grupo de

auditores, por lo que el proyecto se realiza de forma gratuita.

Si dicho proyecto fuese realizado por una empresa externa o valla

por la misma FEDERACION a la que pertenece designara asesores

externos los costos se elevarían bastante por lo que la caja tendría

que cubrir esos gastos, al ser el auditor no solo un alumno del

INSTITUTO TECNOLOGICO DE COLIMA si no un Empleado más de

dicha empresa no generaría gasto alguno ya que en cuestión de

sueldos o algún otro tipo de apoyo económico se encuentran

contemplados dentro de los gastos

El beneficio para el alumno será el ampliar los conocimientos en el

ámbito laboral y social con la empresa, teniendo en cuenta el

cumplimiento del proyecto para la culminación de la carrera. (Vease

Tabla No. 2)

Respecto a los resultados obtenidos de los datos de la tabla

anteriormente expuesta, se concluye que los costos del proyecto no

se desfasaran por lo que no hay cambios perceptibles en los gastos

que actualmente se generan en Caja Solidaria Villa de Alvarez ’97 SC

DE AP DE RL DE CV, por la operación diaria. Por su consecuente el

beneficio obtenido será el poder determinar si requiere agregar o

eliminar procedimientos, así como la incrementación y adecuación de

controles para el óptimo funcionamiento de las actividades que

comprende cada proceso, además de ello verificar si existen

procedimientos obsoletos que compliquen o entorpezcan la operación,

si es necesario una reorganización de la actividades de cada puesto,

así como la evaluación al Recurso Humano si es el necesario


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49

(excedente o insuficiente), recayendo de cierta manera en ahorros de

sueldos e impuestos, etc.

PROPUESTAS DE SOLUCION

Con base en las observaciones realizadas con anterioridad, algunas

alternativas para solucionar la problemática planteada; tomando en

cuenta que no existe éste proceso en la empresa; la solución de esto

sería:

Proceso de Auditoría Administrativa Interna: Que funcionará para

determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son

efectivos, además permite verificar continuamente la efectividad de

los controles establecidos y es la principal herramienta para la

revisión y evaluación de los resultados logrados.

El punto más importante de este proyecto será el proceso de

auditoría interna, ya que la empresa no cuenta con el mismo.

ANALISIS DE LOS REQUERIMIENTOS

Para que dicho proyecto se lleve cabo de una forma adecuada es

necesario e indispensable el siguiente listado de material. (Vease

Tabla No. 3).

ANALISIS DE ALTERNATIVAS

La sociedad Cooperativa cuenta con la alternativa de seguir

avanzando en su operación como se ha venido realizando hasta el

momento de una forma muy rustica sin contar con un proceso

formalmente estructurado, y que las actividades que se desempeñan

se sigan realizando de manera empírica y sin orden lo cual genera

una gran cantidad de tiempos muertos, deficiencias administrativas y

operativas por el incumplimiento de los procesos establecidos.


JUNIO DEL 2013

50

Por otra parte, la empresa podría contratar a un servicio de auditores

o pedir una auditoria por parte de la federación Nacional de Cajas

Solidarias A.C., en lugar de la elaboración de este proyecto, con

costos realmente exagerados. O puede contratar a un auditor interno

por tiempo indefinido para que forme parte de su plantilla laboral.

Es probable que se pueda considerar que la elaboración de un

Proceso de Auditoría interna implique un gran esfuerzo, pero no difícil

de lograr.

VENTAJAS COMPETITIVAS

Algunas ventajas que el proceso de Auditoría Administrativa Interna

proporcionará a la empresa son:

- Evitar deficiencias administrativas y operativas.

- Evitar pérdidas económicas.

- Conocer con qué frecuencia se realiza cada procedimiento.

- Conocer si se realizan los formatos autorizados y si la

información se está archivando adecuadamente.

- Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos.

- Aumentar la productividad operativa

- Satisfacción al Socio

Sin embargo, se debe tener cuidado especial de no llegar a un exceso

de reglamentación que complique y confunda el funcionamiento de la

organización, lo cual se podría traducir en una dualidad de deberes y

un aumento innecesario de personal.


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51

CAPITULO II ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

2.1 Historia de la Empresa

“Las cajas solidarias son entidades financieras que atienden a la

población de escasos recursos del campo y de la ciudad, están

formadas por socios que ahorran de manera cooperativa y pueden

otorgar créditos a sus socios acordes a sus necesidades”

Caja solidaria Villa de Álvarez 97´ SC de AP de RL de CV., Es una

sociedad cooperativa anteriormente una sociedad civil sin fines de

lucro, constituida ante el notario público por los miembros fundadores

miembros fundadores de la caja de los municipios de manzanillo, del

estado de colima, organizada de conformidad con las disposiciones

del código civil del estado.

Es una sociedad cooperativa anteriormente una sociedad civil

legalmente constituida conforme a las leyes de la República

Mexicana, según consta en Escritura Pública número 8,730 de fecha

19 de Marzo de 1998 otorgada bajo la fe del Notario Público número

2, en legal ejercicio en Colima, Col. e inscrita en el Registro Público

de la Propiedad y del Comercio con fecha 03 de Junio de 1998, bajo

el folio real número 124799 del Registro Público de Personas Morales,

bajo la denominación de Caja Solidaria Villa de Álvarez 97’, S.C.

Las facultades con las que actúan no les han sido revocadas ni

restringidas, por lo que comparecen en pleno ejercicio de facultades

delegadas, según consta en la Escritura Pública número 15,781, de

fecha 28 de Noviembre del 2005, otorgada bajo la fe del Notario

Público número 2, en legal ejercicio en la Ciudad de Colima, Colima,

inscrita en el Registro Público de Comercio de la ciudad de Colima,


JUNIO DEL 2013

52

bajo folio real número 124799-1, con fecha 01 de Diciembre del

2005.

2.2 ANTECEDENTES DE LA CAJA SOLIDARIA

El ahorro social en el estado de Colima se ha venido promoviendo

fuertemente en los últimos años por diversos agentes; siendo el

gobierno federal y el gobierno estatal, los principales promotores de

este importante movimiento de auto gestión financiera, orientada

principalmente hacia el sector más desprotegido, que es el sector

social, el cual, difícilmente tiene acceso al crédito institucional.

La caja solidaria se constituyó a partir del año de 1998 por la

necesidad que había de administrar los recursos recuperados de

programas federales de apoyo como el denominado “Crédito a la

Palabra”.

DE DONDE PROVIENEN LOS RECURSOS DE LA CAJA

SOLIDARIA:

Originalmente Fonaes (Fondo Nacional de Empresas en Solidaridad),

cuando esta dependencia, pertenecía a la Secretaria de Desarrollo

Social (Sedesol), canalizaba recursos económicos a productores de

bajos ingresos para apoyar parcialmente, la siembra y cultivo de

granos básicos, principalmente para auto consumo, y los beneficiados

eran productores del sector social enclavados en zonas de alta

siniestralidad, razón por la que no podían ser sujetos de crédito de

banrural.- Estas personas beneficiadas tenían la obligación de

devolver estos recursos, realizando obras de beneficio para su

comunidad, tales como la construcción de machuelos, banquetas, y la

construcción, reparación y mantenimiento de canchas y casas de usos

múltiples, etc.


JUNIO DEL 2013

53

Esta “devolución de recursos”, consistente en la realización de obras

de beneficio común, no se llevó a cabo de forma transparente, por lo

que el gobierno federal pensó en una mejor alternativa para el mejor

aprovechamiento de estos recursos.

La caja solidaria se constituye legalmente como sociedad civil, con los

recursos recuperados de programas federales de apoyo, como el

denominado “Crédito a la Palabra”.

Estos recursos ingresan como patrimonio individual de cada uno de

los beneficiados, y en su conjunto constituyen el patrimonio de la

caja solidaria.

Este patrimonio sirve como base o garantía, para el otorgamiento de

créditos, además, se fomenta el ahorro y la inversión entre los socios

y sus familias.

Actualmente la caja cuenta con recursos propios y se maneja como

una sociedad cooperativa debido al cambio que se dio en ___

La constitución constó de 8 cajas locales (Agua Dulce, Julupan,

Mixcoate, Gral. Manuel Álvarez, Joyitas, Nuevo Naranjal, Pastores,

Pueblo Nuevo) con un total de 280 socios, con un activo fijo de

$300,000 00/100 MN.


JUNIO DEL 2013

54

Operación a través del tiempo

Año 1998 en sus primeros tres meses inicia operación, en AV J

Merced Cabrera En oficinas del H. ayuntamiento de Villa de

Álvarez col.

De marzo de 1998 a 1999 se traslada a realizar operaciones en

oficinas prestadas de la CNC del municipio de Villa de Álvarez.

Del año 2000 al 2005 se independiza de involucraciones

políticas, por lo que renta oficinas en la Asociación Ganadera de

Villa de Álvarez.

En 2005 se recibe a modo de donación por parte del H.

Ayuntamiento de Villa de Álvarez un terreno, el cual se edifica

hasta el año 2008.

Por lo que en el año 2008 al terminarse la edificación se

traslada las oficinas a su nuevo y propio edificio ubicadas en AV

Enrique Corona Morfin No 489 Col. Burócratas del Estado en

Villa de Álvarez colima., hasta esta fecha la caja solidaria sigue

fungiendo como una sociedad civil.

En el año 2009 se inicia el proceso de transformación de una

sociedad civil a una sociedad cooperativa.

Por lo que respeta a la ley de las sociedades cooperativas en el

año 2010, 2011, 2012 y 2013, se encuentra bajo un proceso de

regulación y adecuación a los mismos requerimientos que emite

esta ley con el fin de obtener a un futuro la autorización por la

CNBV.

2.3 Objeto social

Fomentar y estimular el ahorro entre sus socios.

Otorgar préstamos oportunos y accesibles a sus socios con

garantías flexibles.


JUNIO DEL 2013

55

Aumentar el nivel de vida de los socios de la caja.

Cooperar con la comunidad, para apoyar propuestas

comunitarias de beneficio social, a fin de mejorar el nivel de

vida.

Formar parte de otras Sociedades o Asociaciones que agrupen

a nivel Estatal, Regional y Nacional a las propias Cajas

Solidarias, colaborando a su sostenimiento económico y el de

sus futuros organismos técnicos.

Recibir créditos de Fuentes Externas para otorgar mayores

créditos, beneficiando así a los socios de esta Caja Solidaria.

2.4 Misión

“Desarrollar la actividad económica de los sectores productivos rural

y urbano del estado de colima, mediante servicios de ahorro,

inversión y financiamiento con calidad; logrando la superación

personal, económica y profesional de sus colaboradores; obteniendo

permanencia y rentabilidad financiera para los socios”.

2.5 Visión

“Alcanzar para el año 2020 ser una entidad de ahorro y crédito que

innove productos y servicios para cubrir las necesidades de nuestros


JUNIO DEL 2013

56

socios, tener mayor territorio de influencia demostrándolo con diez

sucursales, capaz de poseer cajeros automáticos, todo lo anterior,

como propósito en conseguir la satisfacción de nuestros integrantes”.

2.6 Valores

SOLIDARIDAD Y COOPERATIVISMO: Brindarse ayuda mutua y

cooperación para lograr fines comunes.22

CALIDAD TOTAL: Cumplir los requerimientos de los clientes con

calidez en el servicio y atención personalizada.

MEJORA CONTINUA: Siempre hay una mejor manera de hacer

las cosas.

PROFESIONALISMO: Proporcionar una asesoría de acuerdo a las

necesidades de cada cliente.

CONFIABILIDAD: El profesionalismo y la estructura

administrativa garantizan nuestros servicios.

TRABAJO EN EQUIPO: Unión de esfuerzos, capital para el

desarrollo (solos no podemos).

DEMOCRACIA: El poder radica en los Clientes-Socios.

EQUIDAD: Proporcionar servicios sin distinción de partidos,

religión ni raza.

HONESTIDAD: Transparencia en el manejo de los recursos y en

la prestación de los servicios.

22

Fuente proporcionada por la empresa


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57

2.7 Estructura orgánica de caja solidaria

ORGANO SUPREMO

ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS

CONSEJO DE ADMINISTRACIONPRESIDENTE: J. TRINIDAD GUIZAR

OLIVERA

SECRETARIO: NICOLAS MANUEL

LARIOS CAMPOS

TESORESO: MIGUEL CONTRERAS

CASTILLO

CONSEJO DE VIGILANCIAPRESIDENTE: SIMAD MEJIA

MENDOZA

SECRETARIO: ADAN BEJARANO

RAMIREZ

COMITÉ DE CREDITO CENTRALPRESIDENTE: SIMBAAD MEJIA

MENDOZA

SECRETARIO: MARIO

BRACAMONTES MARAVELES

TESORERO: J. TRINIDAD GUIZAR

OLIVERA

GERENTE GENERALC.P. MARTHA RAMIREZ SANTANA

CREDITO Y COBRANZA

C.P. MA GUADALUPELUIS

MORFIN

ATENCION A CLIENTES/SOCIOS

C.P. MA. GUADALUPE LUIS MORFIN

C. BRIANDA OLIVERA

ADMINISTRATIVO

C.P MARTHA RAMIREZ

SANTANA

FEDERACION

NACIONAL DE CAJAS

SOLIDARIAS A.C.

RECURSOS

HUMANOS

C.P MARTHA

RAMIREZ

ARCHIVO

C. BRIANDA

ANGELICA

OLIVERA PEREDIA

CONTABILIDAD Y

FINANZAS

C.P. MARTHA

RAMIREZ

COMPRAS

C.P. MARTHA

RAMIREZ

AUXILIAR

ADMITIVO C.

BRIANDA OLIVERA

OFICIAL DE CREDITO

Y COBRANZA

C.P. MA GUADALUPE

LUIS MORFIN

GESTOR DE

COBRANZA INTERNA

C.P. MA GUDALUPE

LUIS MORFIN

COBRANZA

LEGAL


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58

Capítulo III Métodos para realizar el Proceso

de Auditoría Administrativa Interna

La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de

servir como marco de actuación para que las acciones en sus

diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y

sistemática, unifiquen criterios y delimiten la profundidad con que se

revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para

garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

También cumple con la función de facilitar al auditor la

identificación y ordenamiento de la información correspondiente al

registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones,

argumentos y observaciones, para su examen, informe y

seguimiento.

Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido por

etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y

lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden

correspondencia con los planes.

De conformidad con lo anotado, las etapas que integran la

metodología son:

1) Planeación:

Refiere los lineamientos de carácter general que norman la

aplicación de la auditoría administrativa, para garantizar que la

cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la

investigación preliminar, el proyecto de auditoría y el diagnóstico

preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes.

Objetivos: Determinar las acciones que se deben realizar para

instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada, tomando


JUNIO DEL 2013

59

en cuenta o las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar

en tiempo y lugar los objetivos establecidos.

Investigación preliminar: Definida la dirección y los factores a

auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un

“reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la

situación administrativa de la organización.

Esto conlleva a la necesidad de revisar la literatura técnica y legal,

información del campo de trabajo, y toda clase de documentos

relacionados con los factores predeterminados, así como el primer

contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulación de

los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución.

Asimismo, perfilar alguno de los problemas que podrían surgir y

brindar otra perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda de mucha

precisión, ya que la información tiene que analizarse con el mayor

cuidado posible para no propiciar confusión en la interpretación de su

contenido. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente

tomar en cuenta los siguientes criterios:

Determinación de las necesidades específicas.

Identificación de los factores que requieren de atención.

Definición de estrategias de acción.

Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue.

Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los

factores.

Especificación del perfil del auditor.

Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con

el objetivo definido.

Recabada la información preliminar, se debe proceder a

seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoría, la cual incluye

dos apartados: la propuesta técnica y el programa de trabajo.


JUNIO DEL 2013

60

Asignación de la responsabilidad: Para iniciar formalmente el

estudio, la organización designará al auditor o equipo de auditores

que estime conveniente, atendiendo a la magnitud o grado de

complejidad de la auditoría.

La designación como responsable puede recaer en el titular del

órgano de control interno, en el encargado de alguna unidad de

apoyo técnico o en un directivo de línea de alguna de las áreas de la

organización, partiendo de la base de que tenga los conocimientos y

experiencia necesarios en la realización de auditorías administrativas.

La organización puede optar también por la contratación de servicio

externo especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad

de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la

organización como personal externo.

Diagnóstico preliminar: El diagnóstico, en esta fase, debe precisar

claramente los fines susceptibles de alcanzar, los factores que se van

a examinar, las técnicas a emplear y la programación que va orientar

el curso de acción de la auditoría.

Con esta perspectiva, el auditor está obligado a prever la

realización de los siguientes pasos:

1) Enriquecer la documentación de antecedentes y justificación de

la auditoría.

2) Afinar el objetivo general.

3) Definir objetivos tentativos específicos por área.

4) Complementar la estrategia global.

5) Ajustar y concretar el proyecto de auditoría.

6) Determinar las acciones a seguir.

7) Delimitar claramente el universo a examinar.

8) Proponer técnicas para la captación y en análisis de la

información.

9) Plantear alternativas de medición.


JUNIO DEL 2013

61

10) Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo

y evidencias.

11) Coadyuvar en el diseño y aplicación del examen.

12) Contribuir en la elaboración del informe.

13) Proponer mecanismos de seguimiento.

2) Instrumentación:

Es la etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las

técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con

las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se

empleará, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como

la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.

Recopilación de información: esta tarea debe enfocarse al registro de

todo tipo de hallazgo y evidencias que haga posible su examen

objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de

interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la

información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla.

Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación,

teniendo siempre presente el objetivo de estudio, y proceder

continuamente a su revisión y evaluación, para mantener una línea

de acción uniforme.

Técnicas de recolección: Para recabar la información requerida en

forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación,

de las siguientes técnicas:

Investigación documental.

Observación directa.

Acceso a redes de información.

Entrevista.

Cuestionarios.


JUNIO DEL 2013

62

Cédulas.

En el caso de la elaboración del Proceso de Auditoría Interna de

Caja Solidaria Villa de Álvarez 97’sc de AP de RL de C.V. se utilizará

la Investigación documental, acceso a redes de información y Cédulas

o Formatos. Y para la realización de la auditoría como ejemplo

(evidencia) se utilizará la observación directa y la entrevista, ya que

son los medios que más se facilitan para su realización.

Evidencia: La evidencia representa la comprobación fehaciente de

los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye

un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones

que formula el auditor.

Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo,

incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el grado

de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en

consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo

momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y

a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo.

La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:

Física. Se obtiene mediante inspección y observación directa de las

actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas,

fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales.

Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y

está contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas,

facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del

trabajo.

Testimonial. Se consigue de toda persona que realiza

declaraciones durante la aplicación de la auditoría.


JUNIO DEL 2013

63

Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y

desagregación de la información por áreas, apartados o

componentes.

En el caso del presente trabajo las evidencias que se tienen son los

formatos utilizados en la aplicación de la auditoría.

Para que la evidencia sea útil y válida, debe cubrir los siguientes

requisitos:

Suficiente. Si es la necesaria para sustentar los hallazgos,

conclusiones y recomendaciones del auditor.

Competente. Si cumple con ser consistente, convincente,

confiable, y ha sido validada.

Relevante. Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o

refutar un hecho en forma lógica y patente.

Pertinente. Cuando existe congruencia entre las observaciones,

conclusiones y recomendaciones de la auditoría.

Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable

de la unidad de control interno, al titular de la organización y al líder

del proyecto de las siguientes situaciones:

1) Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de

registros incorrectos, operaciones no registradas, archivos

incompletos y documentación inadecuada o alterada.

2) Transacciones realizadas fuera del curso normal.

3) Limitaciones para acceder a los sistemas de información.

4) Registros incongruentes con las operaciones realizadas.

5) Condiciones de las áreas para suministrar evidencias.

En todas las oportunidades, el auditor deberá proceder con

prudencia, preservando su integridad profesional y conservando los

registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de

las inconsistencias detectadas.


JUNIO DEL 2013

64

3) Supervisión del trabajo:

Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa

aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobe el

trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre quien

posea experiencia, conocimiento y capacidad.

De esta manera, a medida que descienda el nivel de

responsabilidad, el auditor que encabece una tarea, tendrá siempre la

certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de decisión

para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función de los

objetivos e la auditoría.

La supervisión, en las diferentes fases de ejecución de la auditoría,

comprende:

Revisión del programa de trabajo.

Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores.

Aclaración oportuna de dudas.

Control del tiempo invertido en función del estimado.

Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo.

Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para

cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito.

Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y

homogénea, es conveniente observar los siguientes criterios:

Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas

fundamentales de investigación en todo el equipo de auditores.

Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para

atender cualquier duda o aclaración.

Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y

ajustes pertinentes.


JUNIO DEL 2013

65

Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan

actitudes negativas o no se apliquen las líneas de investigación

definidas.

Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizados

a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeño.

Asimismo, es de vital importancia que la supervisión del

trabajo contemple:

Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la

firma de revisión del auditor responsable.

Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean

sometidos a revisión y no se aprueben en tanto no lo autorice

el auditor responsable.

Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor

líder del equipo, para garantizar el contenido de las

conclusiones.

Llevar una bitácora en donde se describa el comportamiento

de los auditores.

Preparar un informe que comprenda los logros y obstáculos

encontrados a lo largo de la auditoría.

Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las

contribuciones esenciales detectadas y el camino para

instrumentarlas.

4) Examen:

El examen de los factores de la auditoría consiste en dividir o

separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las

características y el origen de su comportamiento, sin perder de vista

la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con

el todo, y de éstas con su contexto.


JUNIO DEL 2013

66

Propósito: Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr

los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que

requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias específicas

del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.

Procedimiento: El examen provee de una clasificación e

interpretación de hechos, diagnóstico de problemas, así como de los

elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.

El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:

Conocer el hecho que se analiza.

Describir ese hecho.

Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles.

Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento.

Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación

seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o

discrepancias.

Definir las relaciones que operan entre cada elemento,

considerando individualmente y en conjunto.

Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender las

causas que lo originaron y el camino para su atención.

Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en

adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática

seis cuestionamientos:

¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se

realizan.

¿Para qué se hace? Propósitos que se pretenden alcanzar.

¿Quién lo hace? Personal que interviene.

¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican.

¿Con qué se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan.


JUNIO DEL 2013

67

¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos

requeridos.

Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de

las preguntas anteriores, éstas deben someterse, a su vez, a un

nuevo interrogatorio, planteando la pregunta ¿Por qué? Hasta en

cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de este momento, el

examen se torna más crítico, y permite que las nuevas respuestas

vayan abriendo una perspectiva cada vez más profunda en cuanto a

las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor.

Técnicas de análisis administrativo: Constituyen los instrumentos

en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones, y

le posibilitan:

Comprobar cómo se están ejecutando las etapas del proceso

administrativo.

Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores

establecidos.

Examinar los resultados que está obteniendo la organización.

Revisar las circunstancias que inciden en los resultados.

Verificar los niveles de efectividad.

Conocer el uso de los recursos.

Determinar la medida de consistencia en procesos específicos.

Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que

representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran las

siguientes:

Organizacionales

Administración

Por Objetivos

Árbol de

decisiones

Empowerment.


JUNIO DEL 2013

68

Análisis de

Sistemas

Autoevaluación Ergonomía

Análisis Costo-

Beneficio

Benchmarking Estudio de

factibilidad

Análisis de

Estructura

Control total de

calidad

Estudio de

viabilidad

Análisis de

Criterio Múltiple

Desarrollo

organizacional

Inteligencia

emocional

Análisis Factorial Diagrama de

Afinidad

Reingeniería

organizacional

Análisis FORD Diagrama de

Causa-Efecto

Reorganización

Delphi

Análisis Marginal Diagrama Pareto Teoría de las

restricciones

Análisis de

Decisiones

Diagrama de

Relaciones

Teoría de la

atribución

Cuantitativas

Análisis de

serie de

tiempos

Muestreo Teoría de

colas o de

líneas de

espera

Cadena de

eventos

Números índices Teoría de los

grafos

Correlación Programación

dinámica

Teoría de las

decisiones

Modelos de Programación Teoría de los


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69

inventario lineal juegos

Modelos

integrados a la

producción

Simulación

5) Informe:

Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar

un informe, en el cual se consignen los resultados de la

auditoría; identificando claramente el área, sistema, programa,

proyecto, etcétera, auditado, el objetivo de la revisión, la

duración, alcance, recursos y métodos empleados.

En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos,

así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoría, es

indispensable que se brinde suficiente información respecto a la

magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan,

dependiendo del número de casos o transacciones revisadas en

función de las operaciones que realiza la organización.

Asimismo, es importante que tanto los hallazgos como las

recomendaciones estén sustentados por evidencia competente

y relevante, debidamente documentada en los papeles del

trabajo del auditor.

El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita

conocer si los instrumentos y criterios contemplados fueron acordes

con las necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su

presentación previa al titular de la organización para determinar los

logros obtenidos; particularmente cuando se requieren elementos

probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicación de la

auditoría. Asimismo, permite establecer las condiciones necesarias


JUNIO DEL 2013

70

para su presentación e instrumentación. En caso de una modificación

significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendrá que

ajustarse.

Propuesta de implantación: La implantación de las recomendaciones

constituye un paso clave para impactar en forma efectiva a la

organización, ya que constituye el momento de transformar las

propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la

auditoría

La implantación se efectúa en tres faces

1) Preparación del programa

Determinar las actividades que deben de efectuarse y la secuencia para su

realización.

Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total para la

implantación.

Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo.

Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su

ejecución

Métodos de implantación: Los métodos de implantación aceptados

para traducir las recomendaciones en acciones específicas son:

1. Instantáneo

2. Proyecto piloto

3. Implantación en paralelo

4. Implantación por aproximaciones sucesivas

5. Combinación de métodos

2) Integración de recursos

Una vez que se encuentre estructurado el programa de implantación,

se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha.


JUNIO DEL 2013

71

Después, se tiene que desarrollar toda la base documental para

fundamentar técnica y normativamente la implantación y, en su caso,

el acondicionamiento físico de las instalaciones

Por consecuente, de acuerdo con los requerimientos de la auditoría y

con el programa de implantación, se lleva a cabo la selección y

capacitación del personal que va a colaborar en su ejecución.

3) Ejecución del programa

Una vez que se ha cumplido con los puntos anteriores se procede a

implantar el estudio implementando el método seleccionado y

realizando las actividades programadas.

El personal que participara en dicho proceso de la implantación de la

auditoria, deberá estar informado y orientado para interactuar de

manera óptima.

Presentación del informe

Al encontrarse debidamente estructurado el informe siendo este por

escrito para dar constancia a la labor del auditor, dada la importancia

que reviste el mismo puesto que en el se incluye el resultado de

trabajos efectuados, requiere que su presentación cause impacto y

profesionalismo, calidad y confianza.

Por lo que el responsable de la auditoria convencerá al grupo auditor

para efectuar una revisión de su contenido; en caso de detectar algún

aspecto susceptible de enriquecer o clarificar.


JUNIO DEL 2013

72

Una vez que ya se encuentre terminado el reporte final se procederá

a su entrega a los siguientes órganos.

Titular de la Organización

Niveles directivos

Mandos medios y nivel operativo

Órgano de gobierno

Dependencia globalizadora (en caso de instituciones públicas).

Atendiendo a las normas de funcionamiento, convenios de

coordinación, convención sectorial, estrategia y relaciones con el

entorno, el informe se puede hacer extensivo a las instituciones con

las que interactúa la organización, con el objetivo de fortalecer o

reconsiderar los criterios para el desarrollo del trabajo en conjunto.

La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de

equipos de cómputo, láminas o material audiovisual.

6) Seguimiento

Las observaciones que se producen como resultado de la auditoría

deben de sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no sólo se

orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su

recurrencia.

En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinación de

observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento

a la organización, lo que hace posible.

Verificar que las acciones realizadas como resultado de las

observaciones, se lleven a la práctica en los términos y fechas

establecidos conjuntamente con el responsable del área, función,


JUNIO DEL 2013

73

proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar

los resultados esperados.

Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones.

Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar

las recomendaciones, y al finalizar la revisión, rendir un nuevo

informe referente al grado y forma como éstas se atendieron.

Cedulas y Gráficos

El uso de cédulas y gráficos durante las auditorías administrativas,

fortalece en gran medida las alternativas para recopilar información,

ordenar las acciones y representar en forma objetiva y concentrada

tanto los avances obtenidos como la interrelación entre los

instrumentos empleados y resultados alcanzados.

En el caso de las cédulas, la captación de información se amplía, al

abrir el rango de respuesta para integrar referencias documentales,

hallazgos, evidencias, aspectos percibidos, comentarios, el análisis

comparativo de actividades y la evaluación del proceso administrativo

y elementos complementarios.

Por su parte los gráficos facilitan enormemente la visualización de la

información, al mostrarla de manera condensada en formas y

cuadros, lo que permite el seguimiento y presentación de resultados

de manera ágil y accesible.

El empleo de estos dos instrumentos, aunado a los cuestionarios, con

base en los parámetros definidos y las escalas seleccionadas, hacen

posible que la información se agrupe de manera natural y fluida, para

que el auditor consigne en forma comprensible y lógica sus registros.


JUNIO DEL 2013

74

Elementos de diseño: Para definir la estructura de una cédula, es

necesario precisar con claridad el objetivo que debe cumplir, el área a

la cual está dirigida, el tipo de información que debe contener, la

forma de llenado, el procedimiento para aplicarla y los resultados que

se esperan obtener.

Por sus características, la cédula facilita el enriquecimiento de la

información que se recaba al asociar las variables conceptuales con

las prácticas, las variables generales con las particulares y relacionar

los avances con los objetivos de la auditoría.

Para que las cédulas logren el efecto esperado, en su diseño, deben

observar los criterios siguientes:

1) Destinar un espacio en la parte superior para datos de

identificación de la organización, título, fecha y número de

página.

2) De preferencia, dividir la cédula en forma modular, para

ordenar y estandarizar la información.

3) Reunir y jerarquizar la información de acuerdo con su

importancia y utilidad.

4) El diseño debe prever el tamaño de los espacios para no limitar

la extensión del contenido, así como la secuencia y movimiento

necesarios para su llenado.

5) Incluir un espacio en la parte inferior para las observaciones,

anotaciones diversas y datos de la persona responsable de su

aplicación, de quien la revisa y de quien la autoriza.

6) Las cédulas que se utilizan para agrupar información

evaluatoria deben prepararse de acuerdo con los

requerimientos específicos de su objetivo.


JUNIO DEL 2013

75

Por su parte, el diseño de gráficos debe desarrollarse en función

de las necesidades de la auditoría, de forma que simplifique el

registro de la información y las alternativas para integrar los

resultados.

La periodicidad con que se utilicen las cédulas y los gráficos está

sujeta a las condiciones particulares de la auditoría y a la decisión de

realizar auditorías de seguimiento.


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76

CAPITULO IV PROCEDIMIENTO Y

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

REALIZADAS

Descripción de las actividades.-

1. Se elaboraron los formatos necesarios para que la cooperativa Caja

Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV. Pueda realizar su

Proceso de Auditoría Administrativa interna, los cuales son:

Planeación de Actividades de Auditoría, Aplicación de Auditoría,

Control de Auditorías e Informe de Resultados, los cuales se

describen a continuación:

a. Formato de Plan de Actividades o programa de trabajo, el

cual sirve para planear con anticipación las áreas susceptibles a

evaluar y así poder llevar un control sobre las mismas. El formato

mencionado contiene los siguientes datos: Nombre del proceso,

procedimiento al que pertenece, área responsable, responsable de

auditoría, folio de la auditoría, procedimientos a auditar (clave),

lugar de la auditoría, tipo de verificación (observación o

entrevista), participantes a observar o entrevistar, fecha de inicio

y fecha de terminación. (Véase Cedula No. 1)

b. Formato de Aplicación de Auditoría (Proceso de Auditoría

Administrativa Interna), es el formato que la empresa utilizará

para realizar sus auditorías y además para determinar hallazgos y

sugerencias de mejora continua y observaciones generales de la

auditoría. Este formato contiene los siguientes datos: Nombre de

la auditoría, proceso auditado (nombre y clave), procedimiento

auditado (nombre y clave), área propietaria, responsable de


JUNIO DEL 2013

77

auditoría, número de revisión auditada, folio de auditoría; en la

parte de los datos. En el contenido, se observa lo siguiente:

Frecuencia (se cumple o no se cumple), responsable específico (se

cumple o no se cumple), actividad a realizar (se realiza o no se

realiza), documentos y/o formatos (se utilizan o no se utilizan, se

archivan o no se archivan), procesos relacionados (se relacionan o

no se relacionan). En la parte de hallazgos y sugerencias de

mejora continua se enlista lo siguiente: Hallazgos de acuerdo a

(frecuencia, responsable, actividades, documentos y/o formatos,

procedimientos relacionados), actividades relacionadas,

descripción. Al final del formato se llenan los datos de la persona

que lo elaboró y que revisó la auditoría. (Véase cedula No. 2)

c. Formato de Control de auditorías. Este formato sirve para llevar un

control de las auditorías que se han realizado. Sirve para poder

capturarlo en el sistema y tener un registro de los mismos.

Contiene los siguientes datos: Área propietaria, proceso auditado,

procedimiento auditado, folio de auditoría, N° re revisión auditada,

a de auditoría y nombre del responsable. (véase cedula No. 3)

d. Formato de informe de resultados. Es el último formato que se

utiliza en el proceso de auditoría, pues son los datos que ésta

arrojó. El formato contiene los siguientes datos: Nombre del

auditor, zona auditada, área auditada, proceso o procedimiento,

hallazgo, consecuencia y propuesta de mejora. (véase cedula No.

4)

2. Al tener los formatos terminados, se realizó una prueba piloto en

la caja solidaria, con el fin de determinar su eficacia y poder

hacerles los ajustes necesarios para su fácil uso.


JUNIO DEL 2013

78

Después de realizar las correcciones necesarias a los formatos se

inició con el proceso de la auditoria.

Diagnostico Preliminar

Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de CV

Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV

Narrativa de la Entrevista

Del 29 de Enero al 31 de Mayo de 2013

Entrevistado (a) C.P. Martha Ramírez Santana

Cargo: Gerente General

El día 29 de enero del año 2013, siendo las 9:30 Hrs. De la mañana atendí

a una reunión con la gerente general C.P. Martha Ramírez Santana, en

las oficinas de la sociedad ubicadas en AV Enrique Corona Morfin No 489

Villa de Álvarez Col., para realizar una entrevista con el objetivo de

obtener información pertinentes e indispensable del proceso administrativo

de la sociedad en general que será analizada, estudiada y auditada, para

lo cual se logró acceder a información verbal muy importante para la

aplicación del proyecto.

Las personas que intervienen en la operación de la caja solidaria es de 3

empleadas (Gerente General, Oficial de Crédito y Cobranza y Auxiliar

Administrativo)

Es Indispensable mencionar que la caja solidaria ha sufrido cambios en

los últimos años por requerimientos de las leyes que rigen a las SCAP’s

CSV-01


JUNIO DEL 2013

79

El desarrollo de la operación de la caja solidaria está basado en el manual

de procesos, el cual cuenta con objetivos, políticas, indicadores de control

y la normatividad que se debe aplicar a cada proceso de lo administrativo.

Las funciones que debe cumplir los empleados ante mencionados se dan

conforme a la operación ya que no existe un manual de funciones

específicas, otras reglas implantadas por la sociedad para su buen

funcionamiento en los procesos administrativos son:

Políticas Internas

Manual de Procedimientos

Reglamento

Además de ello comentamos que para el adecuado desarrollo del proceso

administrativo se debe aplicar la normatividad emitida por los organismos

reguladores del sector financiero y las ECAP’S (Entidades de Crédito y

Ahorro Popular y/o Solidario), tal es el caso de la Comisión Nacional

Bancaria y de Valores, LCAP y la LRSCAP etc.

El motivo de realizar la Auditoría de procesos administrativos, es para

conocer aquellas deficiencias que impiden el buen cumplimiento del

proceso definido y las leyes que se deben observar, además que es un

examen constructivo, que ayuda a definir aquellas herramientas y

Componentes que no posee la sociedad.

Dentro de la entrevista comentamos que la información de los manuales

se encuentra desactualizada por lo que lo tomo como un antecedente de

que puedan surgir más hallazgos en la aplicación de la auditoria.

Véase las Cedulas anexa


JUNIO DEL 2013

80

RESULTADOS

Enseguida se presenta un cuadro con los resultados de la aplicación

del Proceso de Auditoría Administrativa Interna



Informé de Auditoria interna


Área Administrativa

Proceso No 1

PLANEACION

Hallazgos Consecuencia Propuesta de

Mejora

MANUALES

ORGANIZACIONALES

No se

encuentran

actualizados

Errores en

operaciones

por falta de

información

Actualizar e

implementar

manuales

Organizacionales

Políticas No existe

manual de

politicas

No se

conocen por

el personal

Elaborar manual

de politicas

Organigramas No actualizado Actualizar y

describir

organigrama

Proyecciones ninguna No aplica No aplica

Elaborado Por:

D. Brianda Angélica Olivera Peredia

Fecha

CSV-01


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81

Al realizar el proceso de auditoria en caja solidaria se obtuvo la

información que arrojo según las aplicaciones de formatos y cedulas.

Se halló que efectivamente los manuales de organización de la caja

no están actualizados por lo que esto ha venido generando una serie

de errores en la operación por consecuente se dan las pérdidas

económicas.

Uno de los factores que ha influenciado en ello es la transformación

de una sociedad civil a una sociedad cooperativa por lo que no se ha

actualizado en su totalidad la papelería y documentos como lo es en

su caso los manuales de organización.

Otras de las cosas que se detectaron es que el personal no cuenta

con una capacitación adecuada, así como la falta de contratos

laborales en los mismos.

De cierta manera no se da de forma adecuada la comunicación entre

los empleados lo que genera duplicidad de funciones pérdida de

tiempo, dinero etc.


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82

Propuestas de Solución

Mantener actualizados lo manuales tanto organizacionales, políticas etc.

Con el fin de evitar confusión entre los empleados de la sociedad y asi

poder evitar pérdidas económicas, etre otras.

Verificar si es posible o no que se cambie la frecuencia de los

procedimiento.

Dar a conocer la importancia de que el procedimiento se realice

con la frecuencia indicada, el responsable indicado y

correctamente.

Brindar la información necesaria al comisionista y al equipo

para que conozca la importancia que tiene realizar

completamente las actividades.

Brindar la información necesaria para que sepa que los

formatos indicados se integren en el armado de documentos

para dar resultados correctos.

Proporcionar los formatos necesarios y la importancia de utilizar

os formalmente.

Otras propuestas de mejora

Llevar a cabo cursos de inducción al personal de , para que los

trabajadores conozcan las líneas de mando, sus actividades,

responsabilidades, derechos y obligaciones, ya que en el estudio

realizado con anterioridad se detectó que los empleados realizaban

actividades que no les correspondían, ya que no existe personal para

realizarlas y ellos tenían que hacerlas.


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83

Realizar cursos de motivación personal, para con ello lograr un mejor

desempeño laboral en cada uno de los empleados, y estos no sientan

que realizan más actividades de las que no les corresponden, sino al

contrario hacerlos sentir que sin su esfuerzo la compañía no sería lo

que es en la actualidad.

Proporcionar manuales de procedimientos, manuales de políticas

manuales de calidad para facilitar las tareas al personal, ya que no

conocen correctamente los procedimientos y políticas que se realizan

dentro de la compañía, se recomienda que se realicen este tipo de

manuales ya que estos son para culturizar a todo el personal, con

respecto a las actividades que desempeña dentro de la compañía,

mejorando la satisfacción del personal y la calidad de vida en el

trabajo, para conocer por medio de éstos cuáles son sus obligaciones,

derechos, evitando así duplicidad de actividades.

Evaluar el desempeño laboral de cada empleado, analizando así

tiempos y movimientos de cada actividad y contratar más personal o

al personal correcto si así lo creyera conveniente la empresa.

Realizar programas de capacitación, que incluyan de manera

detallada los procedimientos realizados para cada puesto, esto con la

finalidad de que cada puesto esté enterado de sus funciones y

labores, y no entorpezca las funciones que realmente son

importantes.


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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusión

La Auditoría Administrativa, es el proceso de acumular y evaluar evidencia

acerca de la información cuantificable de una entidad económica específica,

con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia

existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose

conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización

sumeria.

El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los

servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se

hace más complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el

control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y

responsabilidades de los funcionarios.

Debido a todos los problemas administrativos se han presentado con

un avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento

administrativo. Una de estas dimensiones es la Auditoría

Administrativa la cual es un examen de la administración de un

organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es

una nueva herramienta de control y evaluación considerada como un

servicio profesional para examinar integralmente un organismo social

con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su

administración.


JUNIO DEL 2013

85

Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, se

puede concluir que la auditoría es dinámica, la cual debe aplicarse

formalmente en todas las áreas de la empresa, independientemente

de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se

llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial

constatada para lograr eficiencia, siendo así el resultado de este

trabajo la elaboración del proceso de auditoría administrativa interna

, ya que en la mayoría de sus tiendas se detectó que los

procedimientos que se tienen estructurados no se realizan

completamente o que algunos pasos ya están obsoletos y por tal

motivo es necesario reestructurar los procedimientos

Considerando la importancia de la auditoria para Caja Solidaria Villa

de Álvarez es muy grato haber realizado este examen dinámico por lo

que una vez más se pudo comprobar que la sociedad no se encuentra

tan mal solo es cuestión de afinar algunos detalles administrativos

para que siga su operación como se ha venido dando en estos últimos

años y que la llegado a posicionarse donde se encuentra


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Recomendaciones

Al Gerente General

Exigir a la federación nacional de cajas solidarias la actualización de

manuales administrativos apegados a las normas aplicables según la

LRASCAP.

Dar seguimiento a las actividades de propuesta o mejora para el buen

funcionamiento de la sociedad.

Al consejo de Administración

Aprobar los requerimientos necesarios para el seguimiento de las

actividades propuestas.


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BIBLIOGRAFIA

LIBROS

La Auditoría Administrativa (Texto Básico), José Antonio Fernández

Arena, Segunda Edición, Febrero de 1992, 3ª. Impresión, Julio de

1994, México D.F., ED Diana.

Sinopsis de Auditoria Administrativa. Rodríguez Valencia, Joaquín.

Editorial Trillas.

Auditoria Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, Thierauf

Robert J. Editorial Limusa

Guía Práctica De Auditoria Administrativa. Rubio Ragazzoni Víctor M y

Hernández Fuentes Jorge 3ª Edición Actualizada, Editorial PAC.

REVISTAS

FUENTES DE INTERNET

http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-la-auditoria-

administrativa-950760.html

http://www.proyectosfindecarrera.com/auditoria-financiera-

administrativa.htm

ASESORIA PERSONAL CON LA GERENTE GENERAL

C.P. Martha Ramírez Santana




JUNIO DEL 2013

88


JUNIO DEL 2013

89

TABLAS

Tabla No 1 Requerimientos/Disponibilidad

Requerimientos Disponibilidad

Computadora Cuento con mi equipo personal

además de que tengo acceso a las

diferentes equipos de cómputo de

la empresa y por su puesto mi

equipo de oficina

Paquete de Office (Word, Excel,

etc.)

Los sistemas instalados en ambos

equipos de cómputo cuentan con

los paquetes de office necesarios

para la operación del proyecto.

Impresora La empresa cuenta con varios

equipos de impresión los a los

cuales tengo acceso sin ningún

problema

Consumibles (Tóner, Hojas

Blancas, Lapicera s, lápices, etc.

En cuestión de este punto no

existe problema alguno ya que la

empresa cuenta con el suministro

suficiente para la operación del

proyecto.

Copiadora La empresa cuenta con un

multifuncional en el cual se puede

tener total acceso en caso de

requerir las copias necesarias para


JUNIO DEL 2013

90

la operación.

Internet Se tiene acceso a Redes y

sistemas de la empresa sin algún

problema

Disponibilidad de Personal No existe problema alguno ya que

se autorizó que el personal

participe y brinde la información

necesaria para la operación de la

auditoria en cuestión.

Tabla 2 Requerimiento/Costo

Requerimientos Costo

Equipo de Computo Al contar con equipo de cómputo

disponible para la operación del

proyecto no será necesario

adquirir uno por lo que no genera

ningún costo para la empresa

Impresora

Consumibles (Tóner, Hojas

Blancas, Lapicera s, lápices, etc.)

La empresa cuenta con los

suficientes suministros de

Consumibles para las

requisiciones necesarias por lo

que ya se tienen contempladas

dichas peticiones por lo que no se

generara un aumento en costo

por compra de consumibles

Copiadora En la empresa se encuentra un


JUNIO DEL 2013

91

multifuncional por lo que se

puede usar las veces que sean

necesarias para dicha operación

del proyecto, lo cual no generara

costo alguno.

Conexión a internet El acceso a internet puede ser

ilimitado sin generar costo alguno

para el auditor en cuanto a

aumentos en costos para la

empresa no se desfasaran por lo

que se tiene un promedio de

pago considerado.

Electricidad No se desfasaran las cantidades

consumidas en electricidad por lo

que no generara costos mayor

Proceso de Auditoria

Administrativa

No genera costo alguno al

tratarse de un proyecto

profesional para la culminación

de mi residencia profesional,

aclarando también que al ser

empleada de esta empresa se

desembolsa un pago nominativo,

mismo que ya se encuentra

contemplado dentro de los gastos

de la organización por lo que no

se verán desfasados dichos

gastos.


JUNIO DEL 2013

92

Tabla 3 Requerimiento/Descripción

Requerimientos Descripción

Equipo de Computo Es indispensable contar con la

herramienta de computo

necesaria para dicha operación

del proyecto

Informativos (archivos

documentos etc.)

Información y documentación

necesaria por parte de la

cooperativa así como de la

institución

Recursos Materiales Todo lo relacionado con

consumibles, papelería y útiles

etc. Para dicha operación del

proyecto

Recursos Económicos En caso de necesitar algún

imprevisto para dicha operación

del proyecto (traslado etc.)


JUNIO DEL 2013

93

CEDULAS



Programa de Auditoria

Departamento Administrativo


N

o

Actividades

a Realizarse

Hrs

Plan

Has

Rea

Dif Clave

Ref.

Elaborad

o Por

observacio

nes

Conocimiento

preliminar

1

2

3

Elaborado Por (auditor) : C. Brianda Angelica Olivera Peredia

Fecha:

Cedula 1 Formato del Programa de Auditoria para

CSV


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Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de

CV





Proceso No 1 planeacion Hallazgos

Se analizó lo referente a los manuales

organizativos

Deficiencia de

informacion, no

están atualizados

Programa de trabajo es el adecuado se apega

mucho a la realidad

Ninguno

Elaborado Por:

C.Brianda Angélica Olivera Peredia

Fecha

Cedula 2 Aplicación de Auditoria a Planeación

CSV-04


JUNIO DEL 2013

95

Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de

CV





Proceso No 2 Control Hallazgos

Se analizaron los controles de registro de

personal en los cuales pudimos observar que

si existen.

No se encuentra al

dia

Control de formatearía es bueno ya que este

va foliado y haci se puede tener un mejor

control sobre el

Elaborado Por:

C.Brianda Angélica Olivera Peredia

Fecha

Cedula 3 Aplicación de Auditoria a Control

CSV-045


JUNIO DEL 2013

96

Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL

de CV


Control de Auditoria interna

Área Proceso Procedimiento No de

revisión

Elaborada Por Fecha

Cedula 4 Formatos de Control de Auditoria para CSV

Folio de auditoria


JUNIO DEL 2013

97






Proceso No Hallazgos Consecuencia Propuesta de

Mejora

Elaborado Por: Fecha

Cedula 5 Informe de resultados Auditoria CSVA

Folio de auditoria

ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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