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El Sistema Red de Archivos UACJ LOGROS, RETOS Y PROPUESTAS DINNOVA Subdirección de Servicios...
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El Sistema Red de Archivos UACJ LOGROS, RETOS Y PROPUESTAS DINNOVA Subdirección de Servicios Informativos y Gestión del Conocimiento Archivo General
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El Sistema Red de ArchivosUACJ
LOGROS, RETOS Y PROPUESTAS
DINNOVA
Subdirección de Servicios Informativos y Gestión del Conocimiento
Archivo General
El Sistema Red de ArchivosUACJ
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, publicada en el Periódico Oficial del 15 de octubre del 2005 determina como obligación de los entes públicos:
Establecer las medidas necesarias para la protección de archivos y sistemas de archivo, para evitar su alteración, pérdida, tratamiento, modificación, afectación o acceso no autorizado, ya sea que los riesgos provengan de la acción humana, de hechos de la naturaleza o de medios técnicos utilizados.
Contar con espacios físicos determinados para resguardar sus archivos, siguiendo en todo momento las especificaciones técnicas que el Instituto establezca.
JUSTIFICACIÓN:
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JUSTIFICACIÓN:
La Reforma al artículo 6°. Constitucional en su segundo párrafo, fracción V, obliga a todas las instituciones públicas de la Federación, Estados y Municipios a contar con archivos administrativos organizados y actualizados.
Cualquier institución que pretenda estar en consonancia con el derecho de saber de los ciudadanos debe tomar en serio el papel que juegan los archivos.
Los archivos son una herramienta de la administración y coadyuvan a robustecer el conocimiento de una institución proyectándolo en la perspectiva que hoy en día proponen las sociedades del conocimiento y de la información.
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Establecer los criterios que deberán observarse en todo el proceso documental
de la Universidad, en cumplimiento de la Reforma del Artículo 6° Constitucional,
fracción V, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del
Estado de Chihuahua y su Reglamento.
OBJETIVO:
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MODELO:
Para el cumplimiento de las normas antes citadas, la UACJ ha establecido un modelo para el Sistema Red de Archivos que se describe a continuación:
El sistema está constituido por:
Una coordinación de archivos, enlaces y operadores de archivos de trámite por unidades administrativas,Archivos de trámite, archivos de concentración y archivo histórico,Estructura documental con base a series de expedientes originales,Instrumentos de control y consulta,Manuales de procedimientos.
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ARCHIVO DE TRÁMITE:
Los archivos de trámite son la primera fase de recepción de los documentos que ingresan para un proceso administrativo dentro de la Universidad.
Es el conjunto de documentos integrados en series de expedientes originales por cada unidad administrativa.
Dentro de la Universidad están referenciados a las direcciones generales y a los departamentos y sus subdivisiones que así lo necesiten, pero siempre en relación con su unidad administrativa.
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ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN:
Es el área de recepción de las series de expedientes semiactivos.
El Archivo de Concentración deja de ser una simple bodega receptora de documentos desorganizados para convertirse en un verdadero archivo que recibe expedientes clasificados de los archivo de trámite.
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ARCHIVO HISTÓRICO:
El archivo histórico se constituirá por medio de los documentos valiosos de la Universidad.
Será el repositorio del patrimonio y de la memoria institucional.
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EXPEDIENTES ORIGINALES:
El sistema Red de Archivos de UACJ tiene como núcleo a los expedientes originales que generan las unidades administrativas.
El principio básico en la integración de los expedientes, radica en agrupar los documentos de un mismo asunto o actividad respetando los procedimientos de las unidades administrativas en el orden de integración de los mismos documentos.
El expediente tendrá una misma forma de identificación por medio de una etiqueta.
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INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA:
Servirán de guías para la organización documental (clasificación y ordenación).Servirán de guías para la administración del ciclo vital de los propios documentos. Permitirán estandarizar los procesos archivísticos
Los instrumentos básicos que deberán elaborarse son:
El Cuadro General de Clasificación (CGC), El Catálogo de Disposición Documental,Los Inventarios.
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CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN:
El cuadro de clasificación o mapa documental es la referencia primaria de la organización documental; ayuda a agrupar los expedientes de tal modo de satisfacer las exigencias de trabajo de quien produce y desarrolla las actividades administrativas.
El cuadro de clasificación puntualiza y auxilia en la correcta formación de los expedientes.
Esta herramienta propicia el hallazgo de los documentos de forma funcional respecto a las decisiones asumidas o por asumir.
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CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN:
El cuadro general de clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura del archivo de la Universidad con base en las atribuciones y funciones de las diferentes áreas.
Se estructurará con base a los niveles jerárquicos establecidos por la Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD) G fondo, sección y series.
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CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
El catálogo de disposición documental o tabla de retención es un registro general y sistemático que establece el plazo de conservación de las series documentales.
Se aplica tanto en los archivos de trámite como en el archivo de concentración.
Determina una valoración preliminar del posible destino final de los documentos.
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CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
El objetivo es unificar los criterios en toda la institución sobre los tiempos de retención en las oficinas y en el archivo de concentración para una mejor circulación de los documentos a nivel institucional.
Sirve de instrumento jurídico-administrativo para tener un marco de referencia sobre la retención de los documentos.
El Catálogo es un documento institucional, tiene carácter oficial en las determinaciones relacionadas con el destino final de los documentos.
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INVENTARIO:
Es un instrumento de descripción y de consulta que describe los expedientes uno a uno a través de su vinculación con las series y secciones a las que pertenece y permite su localización.
Los elementos básicos del inventario del Sistema Red de Archivos de UACJ son:
Clasificación multinivel, Asunto, Fechas,
Número de expediente, Número de localización, Clasificación de información
(reservado o confidencial), Valores y vigencia
documental.
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NORMATIVA INTERNA:
Los documentos necesarios donde queden establecidos criterios, políticas y procedimientos de los procesos para operar el sistema Red de archivos se estructuró con base a los siguientes documentos:
Criterios específicos, Manual de procedimientos para los archivos de trámite,Manual de procedimientos para el archivo de concentración,Manual de procedimiento para el archivo histórico,Guía general de criterios para el manejo de documentos electrónicos.
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CRITERIOS ESPECÍFICOS:
Es el documento maestro del sistema en donde se establecen las políticas y normas del Sistema Red de Archivos.
Los criterios específicos tienen como objeto: Disponer las normas propias de acuerdo a la especificidad de la Universidad a las que se sujetarán todas las unidades administrativas.
Auspiciar la modernización integral de los servicios archivísticos.
Garantizar el funcionamiento y eficiencia de los mismos.
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CRITERIOS ESPECÍFICOS:
Este instrumento deberá contemplar:
La estructura del sistema de archivos. Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos y las unidades operativas archivísticas.Los criterios generales en materia de producción y reproducción documental.Lo referente a los documentos electrónicos.La valoración y transferencia documentales.Las medidas de conservación y custodia de los archivos.
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PROGRAMA DE TRABAJO:
Primera etapa
Nombramiento de los enlaces de cada Unidad Administrativa.Aplicación de un cuestionario para recabar información sobre el modo de organización de los archivos de la Universidad para ir elaborando el cuadro general de clasificación y el catálogo de disposición documental.curso de capacitación básico de archivos a los enlaces.Asesoría a las unidades administrativas para la elaboración del cuadro general de clasificación.Consolidación del primer borrador del cuadro general de clasificación y del catálogo de disposición documental.Verificación del cuadro general de clasificación en los archivos de trámite.Versión final del cuadro general de clasificación.Carga a herramienta tecnológica.
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PROGRAMA DE TRABAJO:
Segunda etapa
Nombramiento de los operativos y usuarios del sistema.Curso de capacitación sobre integración e instalación de expedientes.Asesoría a las unidades administrativas.Curso de capacitación sobre uso de herramienta tecnológica.Calendario de captura para elaboración inventario.Constitución del archivo de concentración.
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PROGRAMA DE TRABAJO:
Tercera etapa
Elaboración de criterios, guías y los manuales de procedimientos.Constitución del archivo histórico.Elaboración de políticas de digitalización hacia un E- sistema de archivos combinado.Gestión del conocimiento aplicado a los archivos.Certificación de procesos de gestión archivística (ISO 15489).
