El Sistema de Gestión e Información de Archivos del Gobierno de ...

Gobierno del Principado de Asturias

HERRAMIENTASSECTORIALES





SISTEMAS DEGESTIN DEL

REGISTRO

SISTEMAS DEGESTIN DE

PROCEDIMIENTOS


ARCHIVO


RRHH

SISTEMASECONMICO-FINANCIEROS

SISTEMAS DEGESTIN

TRIBUTARIA


COMPONENTES DE GESTIN

INTEGRACIONES

SERVICIOS

SISTEMAS DEGESTIN DEL

REGISTRO


PROCEDIMIENTOS


RRHH

SISTEMASECONMICO-FINANCIEROS

SISTEMA DEGESTIN DEL

REGISTRO

SISTEMA DEGESTIN DE

PROCEDIMIENTOS


ARCHIVO

SISTEMA DEGESTIN DE

ARCHIVO

SISTEMA DEGESTIN DE

RRHH

SISTEMAECONMICO-FINANCIERO

SISTEMAS DEGESTIN

TRIBUTARIA

SISTEMA DEGESTIN

TRIBUTARIA


MODELO CONCEPTUAL DE REFERENCIA

RegistrosGestin Expedientes

Archivo UnificadoEconmico Financiera RRHH

Tramitaciones AdministrativasAreas Verticales

Produccin Administrativa

Produccin Administrativa

Aplicaciones de Gestin

Cuadros de Mando

Anlisis Corporativo y Administrativo

Anlisis Corporativo y AdministrativoInformacin Corporativa

Informacin CorporativaOrganizacin

Terceros

Territorio

Agregacin Datos int/ext

Infraestructuras Corporativas

Canal Presencial Canal Asistido Canal Autoservicio CanalInterOperabilidad

Atencin Multicanal

Registro Telemtico Consulta/

Tramitacin Notificacin Telemtica Pago Electrnico Certificacin Electrnica

Tramitacin Electrnica


SIGIA (Sistema de Gestin e Informacin de Archivos) SIGIA (Sistema de Gestin e Informacin de Archivos)

Descripcin

El Sistema de Gestin e Informacin de Archivos (SIGIA) es uno de los tres componentes del Sistema de Soporte, Produccin, Informacin, Gestin Administrativa y Archivo (SPIGA) que ha sido concebido como un sistema integral de carcter corporativo que soporta el diseo, tratamiento, recuperacin, distribucin y, en su caso, el prstamo de todo tipo de documentos que evidencian acciones, funciones, derechos y obligaciones en el ejercicio de potestades propias del Gobierno del Principado de Asturias y de las personas fsicas y jurdicas que se relacionan con su estructura administrativa.


SIGIA se plante como una red dinmica de gestin de documentos generados desde los sistemas de produccin administrativa que facilita la racionalizacin de recursos, la gestin de la informacin para la toma de decisiones, y la cooperacin, con dos objetivos fundamentales:

Prestar servicios de carcter externo a la ciudadana, facilitando el acceso a los documentos custodiados por la Administracin Directa e Institucional del Principado de Asturias, desde el inters particular o general (antecedentes documentales de personas fsicas o jurdicas y fuente de informacin para la investigacin)

Dar soporte a la propia organizacin del Principado de Asturias en su gestin de documentos administrativos mediante funcionalidades de diseo, transferencia de documentos, consulta, prstamos, seleccin y eliminacin de documentos.

En la actualidad se estn desarrollando nuevas funcionalidades y servicios

web.

SIGIA (Sistema de Gestin e Informacin de Archivos) SIGIA (Sistema de Gestin e Informacin de Archivos)

Descripcin


SITUACIN ESTRATGICA DE SIGIASITUACIN ESTRATGICA DE SIGIA

Gestiona el fondo documental del Gobierno de Asturias, y

los fondos documentales heredados de las instituciones

anteriores a la Comunidad Autnoma.

Posibilita el acceso a los documentos como salvaguarda de

los derechos y deberes de los ciudadanos

Cuenta con profesionales especializados

Tiene un visin global de la Organizacin

Orgnicamente tiene un desarrollo y competencias

transversales


Sistema de informacin y gestin archivstica integrado con las distintos sistemas de produccin administrativa

Soporte interno para las tomas de decisiones de la direccin ygarante de los derechos individuales y colectivos

Asegurar un patrimonio histrico documental racional, estructurado, y fiable, que sirva de sea de identidad de las sucesivas acciones de la organizacin

MISIN DE SIGIAMISIN DE SIGIA


REA DE COORDINACIN GENERAL

Coordinacin del Sistema Integrado de Gestin e Informacin de Archivos

Elaboracin de estrategias y objetivos generales del Sistema

Gestin del personal

Elaboracin y gestin de las polticas de integracin con la Organizacin: Sistemas de gestin documental, herramientas corporativas, desarrollos tecnolgicos, etc.

Cualesquiera otras funciones derivadas de la funcin directiva


ORGANIZACIN Y FUNCIONES DEL SISTEMA DE ARCHIVOORGANIZACIORGANIZACIN Y FUNCIONES DEL SISTEMA DE ARCHIVON Y FUNCIONES DEL SISTEMA DE ARCHIVO

REA DE ADMINISTRACIN FUNCIONAL

Seguimiento: anlisis de la herramienta, propuestas de modificaciones y mejoras

Implantacin: coordinacin de la implantacin de programa de gestin a todo el sistema del Principado de Asturias, tanto en el mbito archivstico como administrativo

Usuarios: Formalizacin de las altas y bajas, asignacin de permisos y niveles de acceso, etc.

Descripcin de depsitos: Incorporacin de nuevos depsitos al sistema o modificacin de los ya existentes

Eliminacin: realizacin del proceso de baja de las unidades documentales del sistema



REA DE NORMALIZACIN DE PROCESOS

Gestin de transferencias:

Autorizacin de previsiones

Autorizacin y supervisin de relaciones de entrega

Coordinacin y auditoria de asistencias tcnicas

Propuestas de estudios de identificacin documental

Normalizacin de la descripcin:

Establecimiento de los criterios generales y particulares de descripcin de expedientes

Interpretacin y adaptacin de la Norma ISAD (G)

Elaboracin de un Manual de Descripcin Normalizada para SIGIA



REA DE COORDINACIN DE SERVICIOS

Gestin de prstamos: autorizacin, entrega y devolucin de documentos a usuarios internos

Peticiones: autorizacin, entrega y devolucin de documentos en sala a usuarios externos. Reserva de documentos en estantera

Peticiones indirectas: gestin de las consultas externas

Reprografa: realizacin de copias

Gestin de sala: asignacin, reserva y reposicin de mesas

Usuarios: temas de consulta, alta de usuarios externos y activacin/desactivacin de cuentas

Bsquedas: realizacin de consultas de apoyo a usuarios internos y externos



REA DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN

Estudios documentales: apertura de anlisis de series documentales de oficio o a propuesta del rea de Normalizacin de procesos

Comisin de Valoracin: coordinacin de los trabajos la Comisin (convocatorias, elaboracin de actas, propuestas de valoraciones documentales, etc.)

Eliminacin: elaboracin de las Actas de eliminacin, planificacin y seguimiento de la destruccin fsica de los documentos (realizada por COGERSA), propuesta de eliminacin de los registros de la base de datos a la Administracin del Sistema

Publicacin: elaboracin de las disposiciones que reglamentariamente deben publicarse dentro del proceso de Identificacin y Valoracin documental



REA DE SERVICIOS CORPORATIVOS

Mantenimiento: a travs de la gestin de puestos, empleados, estructuras orgnicas y ubicaciones

Coordinacin: con las distintas fuentes de informacin sobre las que se sustenta la Base de datos de Organizacin

Integracin: con los sistemas de gestin documental corporativos y especialmente con el archivo

Evolucin tecnolgica: por medio de propuestas de avance y desarrollo de la herramienta de gestin



FUNCIONES DE FORMACIN

Formacin interna:

Se disean, coordinan e imparten cursos de Formacin Especfica y Formacin continua en colaboracin con el IAAP

Se realiza formacin personalizada en el puesto de trabajo



El Gobierno de Asturias se ha dotado de unos sistemas de produccin y gestin documental con carcter corporativo. Esto facilita:

La incorporacin de un soporte de gestin fiable y adecuadopara el desarrollo de sus procesos

El reaprovechamiento de la informacin, tanto desde una perspectiva interna, aumentando el valor estratgico de la misma, como externa, ofreciendo a la ciudadana un valor aadido al tiempo que se cumple lo establecido en la Ley 30/1992

La integracin de toda su actividad administrativa

INTEGRACIN CON LA PRODUCCINADMINISTRATIVAINTEGRACIN CON LA PRODUCCINADMINISTRATIVA


CATLOGO DE PROCEDIMIENTOS

BASE DE DATOS DE ORGANIZACIN

BASE DE DATOS DE TERCEROS

SISTEMAS DE TRAMITACIN

REPOSITORIOS SEGUROS


Infraestructuras corporativas

PROCEDIMIENTOS


Actas Dictmen

Acuerdo Informe

Alegacin Nota Interior

Certificados Recurso

Contrato Resolucin

Convenio Solicitud.

Denuncia Etc


BD TERRITORIO

BD TERCEROS

SIGAP

BD ORGANIZACIN


INTEGRACIN DE SISTEMASINTEGRACIINTEGRACIN DE SISTEMASN DE SISTEMAS

Visualizacin de Unidad Documental

Pendiente

SAC


o d I d e n t i f i c a c i n d e l a S e r i e

G e s t o r / A d m i n i s t r a d o r d e S e r i e s d e A r c h i v o

G e s t o r d e l C a t l o g o d e p r o c e d i m i e n t o s

S i s t e m a a u t o m a t i z a d o

d e G e s t i n

r g a n o P r o d u c t o r

P r o c e d i m i e n t o s

I d e n t i f i c a c i n d e s e r i e

C e r r a r S e r i e S e r i e H i s t r i c a

I n f o r m a c i n d e C a t l o g o d e

S e r v i c i o s

D e f i n i c i n d ep r o c e d i m i e n t o s

S e r i e a n u l a d aA n u l a r S e r i e

M o v e r u n i d a d e s a o t r aS e r i e

S e r i e V i g e n t e

G e s t i n d e S e r i e sd o c u m e n t a l e s

S e r i e e n C u a d r o d e C l a s i f i c a c i n

r g a n o s P r o d u c t o r e s


c d E ntida de s

S e rie

P roc e d im ie ntoV a lora c in

Unida d doc um e nta l de la S e rie

E lim ina c in

Unida d doc um e nta l de la e lim ina c in

rga no P roduc tor

Cua dro de C la s ific a c in

Fondo Cla s ific a c in de Fondos

Ins tituc in P roduc tora

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Infraestructuras corporativas

TERRITORIOORGANIZACIN

PROCEDIMIENTOS

Infraestructura de Gestin Documental


Documentacin Administrativa

Unidades Tramitacin

Impresin Archivo OficinaArchivo OficinaExpedienteFsico

ExpedienteFsico

Docum. producida

ExpedienteElectrnico

ExpedienteElectrnico

Firmaelectrnica

Firmaelectrnica

Digitalizacin

Docum. aportada

TransferenciaArchivo

TransferenciaArchivo

Archivo

Ent

rada

y d

escr

ipci

n

TransferenciaArchivo DigitalTransferenciaArchivo Digital

Archivo

Ent

rada

ConversinFormato

ConversinFormato

Archivo

GESTINARCHIVO

GESTINARCHIVO

Exp.ciudadano

Otros

Organismos

Interope-rabilidad

CIUDADANO

SISTEMA DE GESTIN E INFORMACIN DE ARCHIVO (SIGIA)MODELO FUNCIONAL DE GESTIN DE DOCUMENTOS EN SIGIA


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