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El sistema de gestión de documentos y su relación con otros sistemas de gestión

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Jornada: Panorama de la gestión de documentos: respuestas de las normas ISO a los retos actuales, y perspectivas de futuro. Sevilla, 30 de Noviembre de 2012

AENOR

Índice

• AENOR

• La UNE 30301

• Qué es un Sistema de Gestión (SG)

• Modelos ISO de SG

• Estructura de un SG

• Relaciones ISO 30301 con otros SG

• Correspondencia ISO 30301 & 9001

• Qué es una auditoría de calidad

• La certificación

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AENOR

AENOR. Normalización

AENOR elabora normas técnicas españolas, asegurando la participación de todas las partes interesadas, e impulsando la aportación española en la elaboración de las normas europeas e internacionales.

Miembro español de los organismos de normalización Internacionales, Europeos y Americanos

norma española

UNE 147103

Febrero 2001

TÍTULO Planificación y gestión de las áreas y parques de juego al aire

libre

Outdoor playgrounds planning and management.

Planification et management des parcs des jeux à plain air.

CORRESPONDENCIA

OBSERVACIONES

ANTECEDENTES Esta norma ha sido elaborada por el comité técnico AEN/CTN 147 Deportes, Campos

de Juego y otros Equipos de Recreo cuya Secretaría desempeña AENOR.

Editada e impresa por AENOR Depósito legal: M 4524:2011

LAS OBSERVACIONES A ESTE DOCUMENTO HAN DE DIRIGIRSE A:

12 Páginas

AENOR 2011 Reproducción prohibida

C Génova, 6 28004 MADRID-España

Teléfono 91 432 60 00 Fax 91 310 40 32

Grupo 6


AENOR Sevilla30301_Nov2012

• Gestión de la Calidad ISO 9001. • Evaluación del Sello de Excelencia EFQM • Gestión de la Calidad en el Sector de la Automoción. UNE-ISO/TS 16949 • Gestión de la Calidad en el Sector Aeroespacial. UNE-EN 9100 • Gestión de Servicios de Tecnologías de la Información ISO 20000 • Mejora de la calidad de los procesos de desarrollo de software ISO 15504

• Sistema de Gestión de la Calidad para productos sanitarios UNE-EN ISO 13485 • Directrices para la Mejora Continua del desempeño - ISO 9004 (UNE 66174). • Auditorías de calidad de servicio y facturación en el Sector Telecomunicaciones. • Sistemas de Gestión de I+D+I

Calidad

• Gestión Ambiental ISO 14001 • Verificación Medioambiental - EMAS • Ecodiseño. UNE 150301:2003 (ECODISEÑO) • Gestión Forestal Sostenible

Medio Ambiente

• Certificación OHSAS 18001 • Auditoría Reglamentaria de Gestión de Riesgos Laborales. • Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información ISO 27001

Seguridad

• Validación del Informe de Análisis y Evaluación de Riesgos Medioambientales • Validación de Memorias de Sostenibilidad • Accesibilidad Global

Responsabilidad Social

AENOR. Certificación de sistemas …

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AENOR Sevilla30301_Nov2012

• Gestión de la Calidad ISO 9001. • Evaluación del Sello de Excelencia EFQM • Gestión de la Calidad en el Sector de la Automoción. UNE-ISO/TS 16949 • Gestión de la Calidad en el Sector Aeroespacial. UNE-EN 9100 • Gestión de Servicios de Tecnologías de la Información ISO 20000 • Mejora de la calidad de los procesos de desarrollo de software ISO 15504

• Sistema de Gestión de la Calidad para productos sanitarios UNE-EN ISO 13485 • Directrices para la Mejora Continua del desempeño - ISO 9004 (UNE 66174). • Auditorías de calidad de servicio y facturación en el Sector Telecomunicaciones. • Sistemas de Gestión de I+D+I

Calidad

• Gestión Ambiental ISO 14001 • Verificación Medioambiental - EMAS • Ecodiseño. UNE 150301:2003 (ECODISEÑO) • Gestión Forestal Sostenible

Medio Ambiente

• Certificación OHSAS 18001 • Auditoría Reglamentaria de Gestión de Riesgos Laborales. • Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información ISO 27001

Seguridad

• Validación del Informe de Análisis y Evaluación de Riesgos Medioambientales • Validación de Memorias de Sostenibilidad • Accesibilidad Global

Responsabilidad Social

AENOR. Certificación de sistemas …

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AENOR

UNE 30301 aplicable a

Un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD) que,

• se puede establecer en una organización de todo tipo y tamaño o en un conjunto de organizaciones que comparten actividades de negocio.

• Compatible e integrable con otros SG.

“Preparada por ISO/TC 46/SC11 en el marco de las normas de sistemas de gestión para ser compatibles y compartir elementos y metodología con otras de estas normas.”


AENOR

UNE 30301 aplicable para

• Establecer, implementar, mantener y mejorar un SGD como apoyo de sus actividades;

• Asegurarse a sí misma la conformidad con su política de gestión documental; y

• Demostrar conformidad con esta Norma mediante:

– La realización de una auto-evaluación y una auto-declaración (Anexo C), o

– La confirmación de su auto-declaración por una parte externa a la organización, o

– La certificación de su SGD por una organización externa.


AENOR

Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

UNE-ISO30300:

Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en una organización con el fin de establecer políticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos.

El alcance puede incluir a toda la organización, a funciones o secciones específicas e identificadas de la misma, o a una o más funciones transversales de un grupo de organizaciones.

Esta constituida por la estructura de la organización, los roles y las responsabilidades, la planificación, le ejecución, etc.

Puede aplicar a una o varias disciplinas (Q, MA, D, SI, ...)


AENOR

Las normas ISO, modelos de SG

• SG Calidad: UNE-EN ISO 9001 • SG Medio Ambiente: UNE-EN ISO 14001 • SG Seguridad Información: UNE-EN ISO 27001 • SG para los Documentos: UNE-ISO 30301 • … Normas de apoyo • Directrices para la gestión de documentos: UNE-ISO 15489-2

(UNE-ISO 15489-1 Generalidades) • Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de

documentos: UNE-ISO/TR 26122 • Directrices para auditorías de los SG: UNE-EN ISO 19011 • … Para la certificación acreditada • Requisitos para las entidades de certificación de SG: ISO/IEC

17021:2011 • Requisitos para los organismos de acreditación: UNE-EN

ISO/IEC 17011:2004


AENOR

Características de los modelos ISO

• Basados en la experiencia, y establecidos por consenso.

• Reconocimiento internacional. • Enfoque y principios comunes. • Requisitos compartidos de SG. • Basados en ciclo PDCA de mejora continua, y

en procesos.

• Integrables.

• Certificables – entidades acreditadas (Infraestructura para la Calidad y la Seguridad Industrial).


AENOR

Principios de los SG

a) Enfoque al cliente y a otras partes interesadas.

b) Liderazgo y responsabilidad. c) Toma de decisiones basada en hechos

/ evidencias. d) Implicación del personal. e) Enfoque basado en procesos. f) Enfoque de sistema para la gestión. g) Mejora continua. h) Relaciones mutuamente beneficiosas

con el proveedor.


AENOR

Estructura de un SG, de la calidad

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Sevilla30301_Nov2012

AENOR

Estructura de un SG, para los Documentos


AENOR

Relaciones – Gestión y los SG

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SISTEMAS

OBJETIVOS OBJETIVOS

F

V f v

RESULTADOS RESULTADOS

Organización Procedimientos

Procesos Recursos

CALIDAD (ISO 9001, ...)

OBJETIVOS OBJETIVOS

F

V f v

RESULTADOS RESULTADOS

Organización Procedimientos

Procesos Recursos

GESTIÓN DE LA INFORMACION DOCUMENTOS

GESTIÓN DE LA INFORMACION DOCUMENTOS


AENOR

PROCEDIMIENTO

MANUAL DE CALIDAD

Manual del SG Política y Objetivos

Documentación organizativa, Procedimientos

Instrucciones técnicas, especificaciones, guías, manuales de equipos, …

Registros

Estructura documental clásica


AENOR

Relaciones ISO 30301 – con otros SG

Descritas en el Anexo B, para algunos SG


AENOR

Correspondencia ISO 30301 & 9001 ISO 30301 ISO 9001

4.1 Comprensión de la organización y su contexto 4.1 Requisitos generales (Sistema de gestión de la

calidad)

4.2 Requisitos de negocio, legales y de otra índole 7.2.1 y 7.2.2 Determinación y revisión de los

requisitos relacionados con el producto

4.3 Definición del alcance del SGD 1 Objeto y campo de aplicación

4.1 Requisitos generales (Sistema de gestión de la

calidad)

5.1 Compromiso de la Dirección

5.2 Política

5.1 Compromiso de la Dirección

5.2 Enfoque al cliente

5.3 Política de la calidad

5.3 Roles organizativos, responsabilidades y

competencias

7.4 Comunicación

5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación

6.1 Acciones para el tratamiento de riesgos y

oportunidades

7.1 Planificación de la realización del producto

6.2 Objetivos de gestión documental y planes para

alcanzarlos

5.4.1 Objetivos de la calidad

5.4.2 Planificación del SGC Pag. 18 Sevilla30301_Nov2012

AENOR

ISO 30301, correspondencia con ISO 9001

Pag. 19

ISO 30301 ISO 9001

7.1 Recursos

7.2 Capacitación

7.3 Concienciación y formación

6 Gestión de los recursos (provisión, recursos

humanos, infraestructura, ambiente de trabajo)

7.5 Documentación 4.2 Requisitos de la documentación

8 Operación (planificación y control de operaciones;

diseño de los procesos de GD; Implementación de

las aplicaciones de gestión documental)

5.4.2 Planificación del SGC

7 Realización del producto

9.1 Supervisión, medición, análisis y evaluación 8 Medición, análisis y mejora (generalidades,

satisfacción del cliente, procesos, producto

9.4 Análisis de datos

9.2 Sistema de auditoría interna 8.2.2 Auditoria interna

9.3 Revisión por la dirección 5.6 Revisión por la dirección

10.1 Control de las no conformidades y acciones

correctivas

8.3 Control del producto no conforme

8.5.2 Acción correctiva

8.5.3 Acción preventiva

10.2 Mejora continua 8.5.1 Mejora continua


AENOR

Proceso sistemático, independiente y documentado para:

obtener evidencias de la auditoría y

evaluarlas de manera objetiva

con el fin de: determinar la extensión en que se

cumplen los criterios de auditoría.

ISO 9000:2005

¿Qué es una auditoría de la calidad?


AENOR

Auditoría, conceptos (ISO 9000:2005)

Jornada30301_201203 Pag. 21 Sevilla30301_Nov2012

AENOR

Tipos de auditoría, según el auditor

Auditoría Interna o de primera parte: la propia

organización se evalúa a sí misma.

Sirve para evaluar la efectividad del sistema de gestión de la calidad

de la organización.

Con personal propio, o subcontratado

Auditoría Externa: la que realiza otra entidad.

Segunda Parte (evaluación de proveedores), para

establecer una relación contractual.

Tercera Parte), para conceder un certificado

(propósitos legales, reglamentarios, etc).

La entidad encargada de realizarlas no tiene relación alguna ni

con la organización auditada ni con sus clientes: Entidad de

certificación acreditada.


AENOR

ISO 19011:2012 directrices para auditorías


AENOR

Realización de la auditoría

Jornada30301_201203 Pag. 25

Acciones derivadas de las auditorías

Eficacia de las AC

AENOR

La certificación de su SGD

Acto por el que una tercera parte testifica que ha obtenido la adecuada confianza en la conformidad de un determinado producto, proceso o servicio, debidamente identificado, con una norma u otro documento normativo especificado.

Comprobación de que cumple con los requisitos especificados … en ISO 30301

Independencia, credibilidad

Cualificación, competencia

Metodología


AENOR

Ventajas de la certificación

• Apoya enfoque de negocio de la Dirección, y la actividad del Responsable de gestión. Gestión normalizada, alineamiento de políticas, ahorro de costes, control

de riesgos, …

• Demuestra el cumplimiento de los requisitos (legales, negocio, otros).

• Auditores independientes y cualificados.

• Genera confianza / credibilidad interna y externa Clientes, empleados, accionistas / propietarios, administraciones /

jueces, …

• Imagen de empresa, marca y diferenciación. Novedoso.

• Contribuye a la mejora continua.

Otros servicios de AENOR (Revista, Aenornet, formación, publicaciones, normalización, CID, …)


AENOR

El proceso de certificación

AUDITORÍA DEL SISTEMA

FASE II

AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO

(Anuales)

AUDITORÍAS DE RENOVACIÓN

(Cada tres años)

AUDITORÍA EXTRAORDINARIA

CONCESIÓN DEL

CERTIFICADO

PLAN DE ACCIONES CORRECTORAS

1 mes

VISITA PREVIA FASE I

ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN

FASE I

INFORME/s

INFORME

CUESTIONARIO PREVIO Y SOLICITUD

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA


AENOR

Muchas gracias

José Angel Valderrama Antón Gerente Nuevas Tecnologías

[email protected]

AENOR:

C/ Génova, 6. 28004 Madrid - Tel. 914 32 60 00

Parque Tecnológico "Cartuja 93" C/ Leonardo da Vinci 2. 41092 Sevilla – Tel. 95-4468010


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