El rol de finanzas en la economia interconectada.
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El Rol de finanzas en la economíainterconectadaSamuel Aiza
Experiencia inmediataProblema: demasiados grupos de interés• El departamento de abastecimiento necesita una
herramienta, el departamento legal necesita unaherramienta, el departamento de aprovisionamientoquiere una y el departamento de finanzas no quierecambiar la suya
• Los proveedores tienen que registrarse, llaman,necesitan ayuda, soporte, atención y, finalmente,quieren que se les pague.
Problema: demasiados grupos de interés• El departamento de abastecimiento necesita una
herramienta, el departamento legal necesita unaherramienta, el departamento de aprovisionamientoquiere una y el departamento de finanzas no quierecambiar la suya
• Los proveedores tienen que registrarse, llaman,necesitan ayuda, soporte, atención y, finalmente,quieren que se les pague.
¿Qué se debe hacer al¿Qué se debe hacer alrespecto?• Consiga que todo el personal
utilice una única herramienta.Áreas de abastecimiento, legal,aprovisionamiento, finanzas.
• Olvídese de los documentos enpapel, en todas las fases.
• Permita que sus proveedorestambién trabajen con una solaherramienta, incluso para múltiplesclientes.
Esto implica:Silos: cada grupo trabaja por su cuenta y le resultan molestos losprocesos del resto de grupos.Exceso de dependencia del departamento de TI: cada soluciónrequiere mantenimiento, medidas de seguridad, actualizaciones yla creación de perfiles para los usuarios.Pérdidas de dinero: el incumplimiento de las normativas generaabusos.
"La vida es realmente simple, pero insistimos en complicarla."
Confucio
Resumen de Ariba
El caminohacia lafelicidad
Una factura
existe una POcon acuse de recibo
un formulario de precios de su propio catálogo
de sus contratos
múltiples proveedores
algunos nuevos que ni siquiera conocía
sus gastos no estaban diversificados
depurados y reclasificados
se paga porque
en base a
con descuentos
negociados en línea con
entre los que se incluyen
porque
en función de sus datos
Pago No¿Pago
puntual?Descuentos
Penalizaciones
Sí Descuentos segúncondiciones de pago
PAGOPago No
¿Pagopuntual?
Descuentos
Penalizaciones
Sí Descuentos segúncondiciones de pago
PAGO
Los puentes entre sus grupos
Factura en papel
Facturaciónelectrónica
Apertura yarchivado
Escaneo yOCR
Recopilaciónde facturas
Gestión deexcepcionesConciliaciónFACTURA
Automatizada
Factura en papel
Facturaciónelectrónica
Apertura yarchivado
Escaneo yOCR
Recopilaciónde facturas
Gestión deexcepcionesConciliaciónFACTURA
Automatizada
Origen / Contrato Oferta ContratoBase deproveedores
Seguimientode KPI
Publicaciónen catálogos PRECIOOrigen / Contrato Oferta ContratoBase de
proveedoresSeguimiento
de KPIPublicación
en catálogos PRECIO
Búsqueda encatálogoSolicitud yaprobación
Recepción
Inicio de lasolicitud
BúsquedaSeguimiento
demodificaciones
Flujo detrabajo deaprobación Recepción Flujo de
trabajo derecepción
PO GRN
Hojas dehorarios
Artículos
FormulariosServicios
Contrato
Búsqueda encatálogoSolicitud yaprobación
Recepción
Inicio de lasolicitud
BúsquedaSeguimiento
demodificaciones
Flujo detrabajo deaprobación Recepción Flujo de
trabajo derecepción
PO GRN
Hojas dehorarios
Artículos
FormulariosServicios
ContratoContrato
Comercio colaborativo
3) Publicación3) Publicación
Abastecimiento colaborativo
2) Firma del contrato2) Firma del contrato
1) Búsqueda de una oportunidad de negocio1) Búsqueda de una oportunidad de negocio
Visibilidad de losgastos Identificación (gratuito) Abastecimiento colaborativo
Análisis Identificación Registro deproveedores Negociación
Seguimientodel
rendimiento
Contrato Catálogos
Imagíneseque necesitacomprar10.000 sillas
La solución AribaComercio colaborativo
Ariba Network
Envío de ofertas
Negociación y firma decontratos
Recepción de pedidos
Confirmación de pedidos
Envío de avisos de envío
Facturación a partir de PO
Visualización del estado defacturación
Visualización del estado de lospagos
Propuesta de descuentos
Carga de catálogos
Registro de perfiles
Más de 1 millón deproveedores en la red
Aprovisionamiento a demanda
4) Aprovisionamiento4) Aprovisionamiento
Solicitud Aprobación Pedido yrecepción
Finanzas en colaboración
5) Facturación5) Facturación
Facturación
6) Pago6) Pago
Finanzas
Envío de ofertas
Negociación y firma decontratos
Recepción de pedidos
Confirmación de pedidos
Envío de avisos de envío
Facturación a partir de PO
Visualización del estado defacturación
Visualización del estado de lospagos
Propuesta de descuentos
Carga de catálogos
Registro de perfiles
Acerca de la redComercio colaborativo
Ariba Network
Clientes
Clientes
Envío de ofertas
Negociación y firma decontratos
Recepción de pedidos
Confirmación de pedidos
Envío de avisos de envío
Facturación a partir de PO
Visualización del estado defacturación
Visualización del estado de lospagos
Propuesta de descuentos
Carga de catálogos
Registro de perfiles
Más de 1 millón deproveedores en la red
© 2014 SAP AG o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 7
Generación de informes de todos los módulos,datos y actividades, incluidos
usuarios, tareas, flujos de trabajo,proyectos, ahorros,
calidad, riesgos,etc.
Integración completa entre los módulos
Gestor deperfiles deproveedor
Empresa, usuario,banco, riesgo,estado, historial,contactos, etc.
Ofertas ysubastas
Solicitud,información,clasificación,precios, coste totalde propiedad,valoraciones,segundas rondas,etc.
Contratos
Tipos, duración,notificaciones,ampliaciones,biblioteca decláusulas,borradores,condiciones.
Seguimientode KPI
Encuestas, KPImaestros, cuadrosde mandos,revisiones,valoraciones,clasificaciones.
Procesodesde elaprovisio-namientohasta el pago
Procesodesde elaprovisio-namientohasta el pago
Catálogos,descuentos, hitos delas facturas,condiciones, preciosdetallados, etc.
Fuente dedatos externaFuente dedatos externa
Datostransaccionalescomo el valor de lafactura, volumen,días pendientes,fecha de entrega.
Visibilidadde losgastosVisibilidadde losgastos
Análisis,racionalización,clasificación, mejora,cubo de gastos.
Comercio colaborativo
Ariba Network
Envío de ofertasNegociación y firma de
contratos
Recepción de pedidos
Confirmación de pedidos
Envío de avisos de envío
Facturación a partir de POVisualización del estado de
facturaciónVisualización del estado de los
pagos
Propuesta de descuentos
Carga de catálogos
Registro de perfiles
Más de 1 millón deproveedores en la red
Búsqueda de unaoportunidad de
negocioFirma delacuerdo
Compra Pago
Publicación
"En la nube"
Ariba está en la nube
Su ERP Sus proveedores
Significa que no tiene queinstalar nada:
está en Internet
Tres áreas de valor con Ariba
Simplificación1
Trabajo en equipo2
Control3
1: SimplificaciónLas aerolíneas ofrecen billetes electrónicos, los gobiernos ofrecen declaraciones fiscalesen línea, las instituciones financieras ofrecen banca en línea: ¿a qué espera parasimplificar su proceso de aprovisionamiento?Solución en 10 pasos1. Iniciar sesión en una única herramienta2. Revisar los gastos (de toda su ERP)3. Conseguir que sus compradores logren la
mejor negociación4. A continuación, convertirla en un contrato
firmado5. Convertir los precios y descuentos en
catálogos electrónicos6. Permitir que sus empleados accedan a
los mismos para el aprovisionamiento7. Simplificar las aprobaciones en forma de
un simple correo electrónico8. Adoptar y cumplir presupuestos y planes
de contabilidad9. Realizar todos los envíos a sus
proveedores de manera electrónica10.Conciliar automáticamente las facturas
digitalizadas
"Antes de trabajar con Ariba, cuando un proveedor nos enviaba una factura, esta caía en un agujero negro.Con Ariba, ahora tanto nosotros como nuestros proveedores controlamos todo el proceso P2P, desde lasolicitud hasta el pago."
Jeff Phillips, responsable de proyectos P2P, UPS
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Ventajas• Visibilidad, generación de informes y
seguimiento enuna única ubicación para todo
• Un único lugar para las aprobaciones ylos flujos de trabajo para todos susdepartamentos, lo que implica que elaprovisionamiento y la contabilidad deacreedores se gestionan de maneraconjunta.
• Enfoque digitalizado que proporcionaahorro de costes, mejora de la eficaciae iniciativas medioambientales.
RFP Contrato Catálogo Pedido/Factura
2: Trabajo en equipo 1 2 3
Consiga que todo el personal trabaje para alcanzar sus objetivosCuando todo el personal está en la misma sala, tiene la ventaja de lograr su atención y de que todo el mundo estédispuesto a participar. Esto es justamente lo que supone una red de proveedores: permite que todos susproveedores compartan la misma ubicación y estén preparados para colaborar.
• descubrir nuevos proveedores• solicitar ofertas a múltiples proveedores• realizar una comprobación de precios antes de
enviar un pedido
se logra trabajando enequipo para...Mejor precio
• catálogos de proveedores• confirmaciones de entrega vinculadas a los pedidos• contratos que se utilizan para generar facturas
se consiguen cuando eltrabajo en equipoproporciona...
Mejores condiciones
• se publican nuevas listas de precios con solo un clic• las facturas se comprueban previamente con los
pedidos• todos sus usuarios pueden trabajar en la misma
herramienta
es el resultado deltrabajo en equipocuando...
Automatización
3: Control 1 2 3
"Libertad sin elección" es algo que se dijo una vez sobre la aplicación delcontrol. Significa que lo que se suministra proviene de lo que se hagestionado internamente.
...medianteconocimientos• ¿Es hora de actualizar sus
informes?• Sus proveedores clasificados
por números DUNS.• Sus pedidos/facturas
ordenados y clasificados.• Sus gastos comparados con
los de sus empresashomónimas.
• Nuevos planes para lareducción de gastos.
• Todo elloindependientemente delestado de sus datos y decuántos provengan de ERP.
...medianteplantillas• Seguimiento de sus
procesos simplificado.• Interfaz basada en
preguntas para acceder a laplantilla adecuada.
• Reutilización de mejoresprácticas y de proyectos depersonal con experiencia.
• Tareas, hitos, aprobación ysiguientes pasos para todoel proceso.
• Adaptación a cada tipo deusuario en función de susnecesidades.
...mediante flujosde trabajo• Información resumida o
detallada, según susnecesidades.
• Aprobación mediantecorreo electrónico.
• Información sobre quiénhizo qué y cuándo.
• Permitir a los usuariosañadir a otros participantes,como supervisores yresponsables deaprobación.
• Basado en una matriz detemas, como aprobación deimportes, presupuestos,proveedores, productospeligrosos, aprobación decategorías, proveedores,etc.
...mediantecumplimiento denormativas• No más aprovisionamiento
vía "Google": lo que se pidees lo que aparece en elcontrato.
• Es una buena idea dificultarla generación de pedidosfuera de su propio catálogo.
• Los proveedores debenutilizar su pedido paragenerar una factura; si no, nose envía.
Al final del díaTodos sus procesos se pueden vincular dentro de una únicasolución. No habrá más silos.Ariba es una aplicación en la nube, lo que significa que notiene que instalar ni realizar el mantenimiento de ningúnhardware.Usted controla sus gastos, tanto en el contexto de laempresa como de sus proveedores.
Soluciones Ariba
El conocimiento es poder
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PRO
VEEDO
RES
CO
MPR
ADO
RES
Carga de catálogos
Modificación de
catálogosAprobación del
comprador
Facturas
Estado de la factura
Nota de pago directo
Información deproveedor
Certificaciones
Rendimiento
Solicitud
Subastas electrónicas
Datos de losproveedores
Contratos
Negociaciones
Firmas
Pedido
Modificación depedido
Cancelación depedidoConfirmación depedido
PublicidadNotificación de envío
Compras puntuales
Factura
Catálogos
Aprovisionamiento
Gestión de proveedores
Origen
Contratos
La red Ariba__
Más de 1 millón departners comerciales detodos los sectores
Más de 40 millonesde pedidos
Más de 60 millones defacturas
Cerca de 400.000millones en gastos
142 países
72 divisas
40 países que cumplenlas normativas defacturación
El área Experiencia de proveedor
empresarial líder unificada
© 2014 SAP AG o una empresa afiliada de SAP. Reservados todos los derechos. 15
Una potente combinación
Más de190.000
clientes
14.300millones
de ingresos totales de SAP en 2013
63%de los ingresos portransacciones a nivelmundial están relacionadoscon un sistema SAP
34idiomas
Más de5 millones
de usuarios
Más de800.000
empresas en 140 países
Más de500 millonesde dólaresde ingresos en 2012 (est.)
Más de340.000millonesen operaciones comercialesanuales
Clientes propietarios de Ariba