¿Es necesario que el cuaderno de obras que se ejecutan por administración directa sean legalizado notarialmente?

Fecha: 22-sep-08 (Tenga en cuenta esta fecha para verificar la vigencia de la base legal de la información presentada a continuación)

Respuesta

En el caso de ejecución por administración directa el cuaderno de obra es obligatoria su legalización por un notario o juez de paz.

Explicación

El cuaderno de obra en la ejecución de obras por Administración Directa o Encargo debe constar de una hoja original con dos (02) copias desglosables, correspondiendo una de estas a la Entidad y la otra para el Residente o Coordinador. El original de dicho cuaderno de obra debe permanecer en la obra hasta su conclusión y al término de la misma, dicha hoja original quedará en poder de la Entidad.

Toda obra deberá contar con su respectivo cuaderno de obra, el cual deberá estar debidamente legalizado cuando se trate de obras bajo la modalidad de Administración Directa o por encargo; cuando se trate de Obras por Contrata, el cuaderno de Obra será firmado en toda sus partes por el Inspector o Supervisor como representantes de la Municipalidad y por el Residente como representante del Contratista o Empresa Constructora.

Es obligatoria la legalización por un notario o juez de paz cuando la obra es ejecutada por administración directa. 

Base legal

Artículo 193 y 194 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Artículo 1 numeral 5 de la Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG

Recomendación de buenas prácticas

El cuaderno de Obra en las Obras por Contrata, debe constar de una hoja original con tres (03) copias desglosables, correspondiendo una de estas a la Entidad, otra al Contratista y la tercera al Inspector o Supervisor. El original de dicho cuaderno debe permanecer en la obra hasta su conclusión, no pudiendo ser retenido por ninguna de las partes y al término de la misma, esta hoja original del cuaderno quedará en poder de la Entidad.

Como es un cuaderno único por obra, el número de folio debe iniciar con el número 001.

En el caso de obras por contrata, el primer folio del cuaderno de obra debe utilizarse para transmitir el acta de entrega del terreno y otros datos básicos, tales como:

- Nombre de la Empresa constructora o contratista.- Valor referencial de la obra contratada.- Plazo de ejecución de la obra.

En el caso de obras por Administración Directa y Encargo, el primer folio le corresponderá para la legalización del cuaderno de obra, el segundo folio para transcribir el Acta de entrega del terreno y otros datos básicos de

la obra.

En una obra por Contrata, las principales anotaciones que deben realizarse en el cuaderno de obra, son las siguientes:a) Fecha de entrega del adelanto directo y/o materiales, asimismo si el contratista ha cumplido con presentar su Plan de utilización del adelanto por materiales.b) Fecha de inicio del plazo contractual y fechas de aprobación y cancelación de las valorizaciones de obra.c) Proyectos de modificaciones de la obra, debidamente sustentadas, precisando sus causales, así como el número y fecha de resoluciones que aprueban dichas modificaciones.d) Causales de adicionales y/o deductivos de obra, incluyendo número y fecha de las resoluciones que los aprueben.e) Cambios de Inspectores, Supervisores y Residentes deObra; indicando los documentos oficiales de designación.f) Avance físico semanal de cada una de las partidas que se ejecutan en la obra, con un análisis comparativo relacionado con el Calendario Valorizado de Obra.g) Resultado de pruebas efectuadas para realizar los controles de calidad de ejecución de la obra. De existir observaciones se requiere de su inmediata subsanación y luego de ejecutada la misma, se dejará constancia de ello.h) Posibles ampliaciones de plazo, sustentando sus causales y en los casos de concretarse, se indica el número y fecha de las resoluciones que aprueban dichas ampliaciones.i) Paralizaciones parciales y/o totales de obra, indicando sus causales e informando si fuera quien decidirá sobre la intervención económica o resolución (rescisión) del contrato.j) Incumplimiento de los avances parciales de la obra, establecidos en los Calendarios Valorizados de Avances de Obra, precisando sus causales y solicitando al contratista la presentación de Nuevos Calendarios que permitan la aceleración de los trabajos, a fin de garantizar el cumplimiento de la obra, dentro del plazo establecido.k) Fecha de término de ejecución de la obra, debiendo el Inspector informar sobre esta fecha a la Entidad, en el lapso de cinco (05) días naturales.l) Resolución de conformación de la Comisión de Recepción de la Obra.m) Trascripción del Acta de Recepción de Obra o del Acta de Observaciones de la Obra, si la hubiera.n) Levantamiento de Observaciones con su Acta respectiva o de incumplimiento de las mismas, por parte del Contratista.

En una obra por Administración Directa o Encargo, las anotaciones en el Cuaderno de Obra son similares, debiendo considerarse básicamente las siguientes:

- Fecha de Resolución de aprobación del expediente técnico y/o fecha de la firma del Convenio para la ejecución de la Obra.- Resolución de designación del Residente o Coordinador.- Fecha de Entrega del Terreno al Residente o Coordinador- Fecha de Inicio de Obra y plazo de ejecución de la Obra- Informes Técnicos de Requerimientos de personal, materiales y servicios de maquinaria y equipos, entre otros- Los cambios de profesionales pueden ser de Residentes y/o Coordinadores de Obra, oficializados estos cambios mediante las Resoluciones respectivas.- Fechas de aprobación de los Presupuestos Analíticos y de sus respectivas reestructuraciones, si las hubiera.- Informes semanales, quincenales o mensuales de avance físico y financiero de la Obra; dependiendo del plazo de ejecución de la misma.- En forma similar deben registrarse las pruebas de control de calidad en la ejecución de la obra, tales como Análisis de Suelos y Concretos, etc.- Paralizaciones de obra y posibles ampliaciones del plazo de ejecución de la misma.- Fecha de término de la obra, debiendo solicitar el Residente o Coordinador en forma oficial mediante Informe, la recepción de la misma- Resolución de conformación de la Comisión de Recepción de la Obra.- Trascripción del Acta de Recepción de la obra o Acta de Observaciones de la misma.- Levantamiento de Observaciones con su Acta respectiva o de incumplimiento de las mismas