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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA “ANTONIO JOSE DE SUCRE”

EXTENSIÓN MÉRIDA

El Control presupuestario y Mapa Conceptual

Autora: Katiusca Zambrano

Mérida, Junio 2014

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ÍNDICE

PP. ¿Qué es un Presupuesto 1 1. El Control Presupuestario 2

1.1 Encargados del Control Presupuestario 2 1.2 Las funciones más resaltantes del contralor 3 1.3Fases del proceso de control presupuestario 4

2. Presupuesto de ventas o Ingresos 5 2.1 Importancia del Presupuesto de Ventas 5 2.2 Ejemplo de un Presupuesto de Ventas 6 2.3 Pronóstico de Ventas o Ingresos. 6

3. Presupuesto de Gastos o Egresos 7 3.1 Elementos del Presupuesto de Gastos 7 3.2 características del Presupuesto de Gastos 7

4 Mapa Conceptual 9 4.1 Componentes del Mapa Conceptual 9 4.2 Cómo se elabora un Mapa Conceptual 9

Bibliografía 11

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Para conocer el presupuesto como una herramienta de control gerencial, es necesario realizar una breve definición de lo que es verdaderamente un presupuesto y mencionar algunas de sus funciones más resaltantes por tanto.

¿Qué es un presupuesto?

El presupuesto se considera como un plan de acción sistemático que determina la operatividad administrativa de las condiciones y resultados financieros que se pueden obtener ante un organismo empresarial bien sea privado o público, el cual se estima para en un tiempo determinado.

Éste viene siendo el norte que necesita toda organización para alcanzar las metas y objetivos propuestos expresados en una forma cuantitativa, accionados a través de estrategias creadas con la única finalidad de mantener un control y una coordinación para las mismas.

Por lo tanto si se mencionan algunas funciones más resaltantes del presupuesto, entre ellas se puede indicar que la principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización debido a que las diferentes responsabilidades que

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poseen los directivos de las empresas no pueden mantener un control pleno de las mismas, para así conocer su crecimiento y/o evolución.

Por tal caso es pertinente acudir a herramientas que den una información objetiva del accionar administrativo para poder determinar las diferentes estrategias y planes a seguir, ya que, el control presupuestario permite que las actividades en la empresa sean planificadas con antelación y referidas a un periodo de tiempo determinado.

Otra función que caracteriza el control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. También se puede decir que los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización, desde este punto de vista se puede mencionar que este elemento, es una herramienta que mantiene bajo un constante control y una organización financiera permanente a las empresas e instituciones públicas como tal.

1. Es la etapa del proceso del presupuesto que El Control Presupuestario: consiste en el registro de operaciones realizadas durante el ejercicio presupuestario, a fin de verificar y valorar las acciones emprendidas y apreciar el cumplimiento de los propósitos y políticas fijadas previamente, a fin de identificar desviaciones y determinar reacciones correctivas. El control presupuestario se realiza en uno (1) o dos (2) ejercicios fiscales lo que corresponde a doce (12) o veinticuatro (24) meses.

1.1 El control presupuestario debe ser realizado por personas específicas dentro de la empresa

El director del presupuesto es la persona sobre quien recae la responsabilidad de la elaboración del mismo, para cumplir su cometido, necesita de la colaboración de todo el personal de la compañía, para lo cual es conveniente que los ejecutivos tengan bajo su cargo las principales funciones, como sigue:

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Director o Gerente general: Políticas generales (cambios de diseños y productos, mercados, tendencias administrativas, etc.) proyección a futuro.

Director de Finanzas o Contralor: Aspectos financieros y de control (Presupuesto financiero, que incluye el de caja, cuentas por cobrar y por pagar, gastos generales, nominas, etc.) estadísticas, costos, impuestos, sistemas y procedimientos(organización),relaciones con auditorias interna y externa, análisis de operaciones futuras y presentes, estudios económicos, protección de los derechos (Activos),y Obligaciones(con los Acreedores y con los Accionistas); análisis, interpretación, evaluación, deliberación e información oportuna sobre todo lo anterior, interna y externamente solo conducente.

Cuando el contralor es igualmente el director de finanzas, tiene también funciones de: Obtención de capital, relaciones con inversionistas, captación de financiamiento, banca y custodias, créditos y cobranza e inversiones, básicamente.

Gerente de Ventas y Mercadotecnia: Ventas, Publicidad, propaganda, expansión o contratación del mercado, colocación de nuevos productos, etcétera.

Gerente de Producción o Superintendente: Control de almacén de materiales, de producción, mantenimiento, etcétera.

Las cuatro forman el Comité de Presupuestos, quien además puede incluir jefes de importancia como: el de personal y el de compras, en forma esporádica o complementaria, una vez mencionado las personas que pueden ejercer el papel de contralor en la empresa se deben mencionar sus funciones, para así reafirmar la importancia del presupuesto como elemento de control en la empresa.

1.2 Las funciones más resaltantes del contralor Formular el presupuesto general, así como preparar estados proforma y

presupuestados. Analizar y estudiar las variaciones o desviaciones, e investigar sus causas. Coordinar y supervisar los presupuestos parciales. Aprobar el diseño de las formas que se utilizaran. Elaborar manuales o instructivos claros, precisos, y suficientemente amplios.

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Prevision

•Apreciar y tener anticipadamente todo lo necesario para el cumplimiento expedito de las fases del Control Presupuestal.

Planificación

•Se planifica todo lo refente al presupuesto involucrando al personal que trabajará en él

Formulación

•Esta fase integra la elaboración de los presupuestos parciales y globales en forma analítica

Aprobación

•Es la Dirección General o Gerencia de la entidad, después del comité, quien sanciona los presupuestos hasta el resultante del paso anterior, con la finalidad de aprobarlos o no.

Ejecución y Coordinación

•En esta fase se pone en práctica el presupuesto como tal, contando con la participación de todo el personal que labora en la institución

Control

•Esta fase corresponde a la vigilancia y observación de todo el curso presupuestario

Evaluación

•Con base en los resultados obtenidos y sus costos, se hace la evaluación mediante la comparación, el análisis, la revisión y la interpretación de ellos, para formular un juicio y determinar si se está procediendo correctamente, o de lo contrario, tomar las decisiones necesarias

Comparar continuamente lo presupuestado con lo realizado, hacer las correcciones pertenecientes, y a tiempo.

Informar oportunamente a sus superiores y al comité de presupuestos. Centrar sobre él las aclaraciones o soluciones importantes presupuestales.

1.3 Fases del proceso de control presupuestario

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2. Presupuesto de ventas o Ingresos

El presupuesto de ventas corresponde al de ingresos, siendo responsable de su planeación y control la persona cabeza del área. Éste es de gran importancia ya que en él descansan todos los objetivos que condicionan las decisiones que afectan la situación financiera de la empresa. El presupuesto de ventas “ingresos”, comprende todas las actividades del área de mercadeo, por lo tanto, se puede definir como una estimación anticipada de los ingresos y egresos ocasionados por dicha actividad.

2.1 Importancia del Presupuesto de Ventas

El presupuesto de ventas, posee gran importancia por el hecho de ser el primero que se realiza para un plan global, este representa la base de todo el programa presupuestal, ya que las ventas constituyen la principal fuente de fondos de una empresa. Este tipo de presupuestos deben soportar los Costos y Gastos calculados en un tiempo previsto.

El presupuesto de ventas debe ser realista y objetivo para poder asegurar el curso del mismo ya que si este llegara a ser hecho de una forma improvisada, el mismo no garantizaría los resultados que se esperan. En otras palabras se puede decir que este presupuesto es el más importante que posee una organización bien sea pública o privada.

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2.2 Ejemplo de un Presupuesto de Ventas

Presupuesto de Ventas Formula: PV=VR (1+TFY)(1+TFE) (1+TFA) DONDE: · PV : Presupuesto de Ventas · VR : Ventas Reales · TFV : Tasa de factores de venta · TFE : Tasa de factores económicos · TFA : Tasa de factores administrativos La Compañía Pro mercadeo, vendió Bs. 5.000.000 ¿Cuál será el PV SUMARIO para el siguiente año si se espera una TFV DEL 25% + Comisiones y Publicidad, una TFE DEL 15% por efectos de devaluación de Moneda y una TFA DEL 5% por cambio de política de Mercado?

Formula:PV=VR(1+TFV)(1+TFE)(1+TFA) DATOS: VR: Bs. 5000000 TFV: 25%/100 = 0.25 TFE: 15%/100 = 0.15 TFA: 05%/100 = 0.05 PV=5000000(1+0.25)(1+0.15)(1+0.05) PV = 5000000 (1.25) (1.15) (1.05) = 5000000 (1.25) = 6250000 = 6250000 (1.15) = 7187500 = 7187500 (1.05) = 7546875 PV = 7546875.

Cuadro del Presupuesto Sumario de Ventas Ventas reales del año anterior ------ Bs. 5000000 + FV, publicidad y comisiones Bs. 5000000 * 0.25 ------------- 1250000 = PRESUPUESTO CON FV.---------Bs. 6250000 + FE, por inflación y devaluación monetaria Bs. 6250000 * 0.15 ------------937500 = PRESUPUESTO CON FE.--------Bs. 7187500 + FA, por nueva política de mercado Bs. 7187500 * 0.05 ---359 375 = PRESUPUESTO SUMARIO DE VENTAS ------- Bs. 7187500

2.3 Pronóstico de Ventas o Ingresos.

Los pronósticos de ventas representan el comienzo del proceso presupuestado de la empresa cuantitativamente hablando. Kotler (2000) define el pronóstico como “una estimación o nivel esperado de ventas de una empresa, línea de productos o marca de producto, que abarca un periodo de tiempo determinado y un mercado específico". Continúa diciendo "Un pronóstico se convierte en un plan de ventas cuando la administración incorpora en él juicios, estrategias planeadas, compromiso de recursos y la dedicación administrativa a las acciones agresivas para lograr las metas de ventas".

Medina menciona que la diferencia existente entre un pronóstico y un presupuesto o plan de ventas es mostrar el pronóstico como solo un paso necesario en la presupuestación de las ventas. Un pronóstico nunca se puede considerar por si solo como un presupuesto de ventas, sin embargo es de suma importancia en la elaboración de los planes de ventas.

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De la misma manera Medina dice que para los pronósticos de ventas se emplean numerosos análisis tales como modelos matemáticos, técnicas de investigación de operaciones, ajustes de tendencia, análisis de correlación, suavización exponencial y otros. Hoy en día se hace más fácil ésta tarea debido a la amplia aplicación de los computadores para suministrar los más variados y sofisticados análisis.

Los pasos a seguir en la proyección de la demanda son tres:

Recolección de Datos e información. Análisis de los datos recolectados. Utilización de los métodos para proyectar la demanda.

3. Presupuesto de Gastos o Egresos

Sullivan y Steven (2003) dicen del Presupuesto de Gastos o egresos que es un plan de acción que controla la asignación y ejecución de los recursos financieros en función de las políticas de desarrollo y operatividad de las actividades empresariales bien sea sectores, programas, sub-programas, proyectos, actividades comunes, centrales y específicas, entre otros elementos que requieran de la asignación de un recurso en particular.

3.1 Dentro del Presupuesto de Gastos se distinguen 2 elementos:

Aquellos componentes que son motivos de discusión, sanción y control legal y los detalles necesarios para transformar el presupuesto en un instrumento de administración que deben manejar los responsables de las Categorías Programáticas. 3.2 Sullivan y Steven (2003) mencionan las siguientes características para el presupuesto de egresos: El presupuesto de gastos es considerado como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo.

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Son estimados que cubren la necesidad inmediata de la empresa. El presupuesto de gastos busca darle operatividad al sistema. Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa. Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa.

Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos) Presupuesto de egresos (para determinar el líquido o neto) Flujo neto (diferencia entre ingreso y egresos) Caja final. Caja inicial. Caja mínima.

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4 Mapa Conceptual

Es una herramienta gráfica de estudio, que se utiliza para representar el conocimiento a través de significados conceptuales, con la finalidad de aprender de una forma más didáctica.

Un mapa conceptual está compuesto por elementos estructurales 4.1 Componentes: de fondo y elementos estructurales gráficos.

Los elementos estructurales de fondo: son conceptos, proposiciones y palabras- enlace.

son los que le dan la forma aparente al mapa Los elementos estructurales de gráfico:conceptual, estas son las elipses, rectángulos, círculos, nubes y las líneas.

4.2 Cómo se elabora un Mapa Conceptual

a) Se elige un tema específico, se lee detenidamente para identificar las ideas principales y secundarias con la finalidad de comprender el tema objeto de estudio. Para este caso tomaremos como ejemplo “ El Presupuesto”

b) Se elabora una lista de conceptos y posteriormente se seleccionan de acuerdo a la importancia que representan para definir el tema que se está estudiando, como también, si se derivan unos de otros Ejemplo:

a. El Presupuesto b. Finalidad c. Importancia

i. Importancia desde el Punto de Vista Fiscal ii. Importancia desde el Punto de Vista Gerencial

Elipses

Líneas

Nubes Rectángulo

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c) Cada concepto es introducido en elementos estructurales de gráfico como por ejemplo las elipses o nubes y luego cada uno de estos conceptos es conectado con líneas como por ejemplo:

d) Se debe tomar en cuenta el uso de varios colores para hacer más llamativo el mapa conceptual

Por la información antes mencionada se puede decir que el mapa conceptual, es una herramienta sencilla pero llamativa, que debe ser puesta en práctica para facilitar el proceso de aprendizaje de las personas, A la hora de desarrollar cualquier mapa conceptual es fundamental que se sigan una serie de pasos para lograr que aquel cumpla el objetivo de mostrar una temática o un hecho de una manera clara, sencilla y comprensible.

El Presupuesto

Importancia

Finalidad

Importancia desde el punto de vista gerencial

Importancia

Importancia desde el punto de vista fiscal

Importancia

Tipos de Presupuestos

Rigidos

Flexibles

A Corto Plazo

A Largo PLazo

De Operación o Económicos

Existen Varios Tipos

De Acuerdo al Ambiente donde se desarrolle

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Bibliografía

Burbano, E. Presupuestos: enfoque de gestión, planeación y control de recursos. 3edición Bogotá Colombia CO: editorial NOMOS, 2005 Cárdenas y Nápoles, Raúl (2002) Presupuestos. Teoría y práctica. México, McGraw Hill (capítulo 1, “Conceptos y clases de presupuestos”, pp. 1-7.revistavertice.uson.mx/revistas/árticulospdf/32-4.pdf Del Río, C. (2000) El Presupuesto. Novena edición. México: Ediciones Contables, Administrativas y Fiscales,. Guía de presupuesto Prof. Milagros Rodríguez Humberto, R. (2008) Presupuesto de Ventas. Maracaibo /árticulospdf/ KOTLER, Philip. (2000). Administración de Marketing. México: 10º ed. Editorial: Pearson Education. Sullivan, A; Steven, S. (2003). Pearson Prentice Hall, ed. Economics: Principles in action. Upper Saddle River, New Jersey 07458. p. 502 Welsch, Glenn A. Presupuestos: Planificación y control de utilidades. Madrid: Editorial Dossat S. A. para Prentice/Hall Internacional Inc.