EL CONTROL

INTRODUCCION

Esencialmente, controlar implica la medición y la corrección de las actividades de los subordinados para asegurarse de que se están llevando a cabo los planes para alcanzar los objetivos fijados por la alta gerencia.

Esta definición simple de control muestra que es prácticamente el mismo proceso sin importar que actividad se considere. La esencia de la mayor parte del control es cierta clase de retroalimentación (el principio de un termostato o del regulador de una maquina de vapor). Las principales técnicas de control deben ser clasificadas como tradicionales, en el sentido de que han sido utilizadas durante mucho tiempo por los administradores. De éstas, la mas conocida es el “presupuesto” o “plan de utilidades”. La mayoría de los controles son parciales; se concentran en un aspecto de las operaciones; calidad de producto, flujo de efectivo, costos, o alguna otra área bastante reducida.

En muchas empresas, un problema difícil es la implantación de un control generalizado para que los administradores puedan verificar el progreso de la organización total o de un producto o división territorial integral. Para ello se dan soluciones; como es de esperarse, estos controles generales tienden a expresarse en términos financieros, es probable que usted reconozca que una medida monetaria o financiera es una base natural para el control, puesto que los insumos y los productos de las empresas se expresan con mayor facilidad en términos de dinero. Los controles financieros generales son muy útiles en los negocios y aun en las organizaciones no lucrativas.

Los dispositivos de control general más comunes son los resúmenes de presupuestos, los estados de resultados y la tasa de rendimiento sobre la inversión, aunque la auditoria interna de las empresas proporciona considerables promesas. Dicho lo anterior, el administrador tiene la responsabilidad de diseñar planes sólidos a fin de establecer cuales son las acciones necesarias para alcanzar objetivos, debe estar en posibilidad de seguir con detalle el curso de dichas acciones evitando que se den pasos equivocados que las traumaticen e impidan de cualquier forma el alcance de los objetivos. Esto significa, que para poder cumplir eficientemente los panes propuestos debemos desarrollar métodos de medición y control que nos permitan identificar errores o fallas que ocasionen desviaciones entre lo que se ha planeado y lo que se esta ejecutando e implantar las medidas correctivas que sean necesarias.

CONCEPTO DE CONTROL

Es importante, para comprender mejor el objeto de este trabajo, discutir sobre lo que significa la función de control. Por eso, en este punto se pretende presentar el concepto de control, así como los elementos que integran este concepto.

Se expondrán las formas según las cuales el control puede ser comprendido en sus diferentes perspectivas y sus etapas básicas. Estas consideraciones serán importantes para que sea posible comprender la evolución del concepto, que será expuesto a continuación.

Podemos definir el control como “un proceso administrativo a través del cual los administradores realizan un esfuerzo sistemático orientado a comparar el rendimiento con los estándares establecidos por las organizaciones, y estar en capacidad de determinar si el desempeño es acorde con las normas”. Este proceso incluye, obviamente, asegurarse de que todos los recursos estén siendo utilizados de la manera más efectiva posible siempre en función del logro de los objetivos que la organización ha propuesto.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende del área en que se aplique; puede ser entendida como:

Las políticas, procedimientos, prácticas y estructuras organizacionales diseñadas para garantizar razonablemente que los objetivos del negocio serán alcanzados y que eventos no deseables serán prevenidos o detectados y corregidos.

La función administrativa que hace parte del proceso administrativo, junto con la planeación, organización y dirección y lo que la precede.

Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos.

Hay una imagen popular según la cual la palabra control esta asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e inhibición. Generalmente hablando, controlar es influir en lo que sucede con el fin de obtener el resultado deseado. Existen varios conceptos de control. Algunos interpretan el control como algo que se reduce a verificar. Otros amplían el significado para incluir aspectos preliminares (planificación, programación) como una parte del control.

Finalmente, otros juzgan el control y la dirección como sinónimos, lo que implica dinamizarlo y enmarcarlo como una función del proceso administrativo de la organización. Aun no se comprende a cabalidad la importancia de contar con un eficaz y eficiente sistema de control. Incluso en algunos casos se considera al control como una parte independiente del proceso administrativo, cuando en realidad aquel participa concurrente y permanentemente amalgamado en cada una de las etapas de planeación, organización, dirección y el propio control de una entidad.

Conviene señalar los alcances del término control y el de orden:

Control: Autoridad, mando, manejo, dominio, etc. Persona o automatismo que lo ejerce. En cuanto a calidad, es la comprobación de que un bien de consumo se halla dentro de los márgenes de tolerancia de calidad preestablecidos. En cuanto a gestión, es la verificación del cumplimiento de un programa de gestión empresarial.

Orden: Distribución armónica y simétrica de un conjunto de personas u objetos. Serie sucesiva de elementos según la variedad de afinidades que puede existir entre ellos. Norma a seguir en la consecución de un fin. Mandato que hay que acatar.

Aun cuando hay similitudes significativas, ya intrínsecamente ambos tienen el propósito de minimizar y gobernar problemas y riesgos. De las acepciones anteriores, se puede inferir que el orden tiende a ser mas especifico y propio de un ente, mientras que el control es un sistema que refiere a la conjunción de los elementos para lograr el que se busca. Dado lo anterior, se puede considerar al orden como un elemento que esta dentro de los ámbitos del control, por lo que puede haber orden sin que en el conjunto exista control, pero la situación inversa no se da.

OBJETIVOS

IMPORTANCIA DEL CONTROL

1. Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro.

4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL

Se reconocen una serie de características generales que debe poseer el control, tales como:

• Integral: Asume una perspectiva integral de la organización, contempla a la empresa en su totalidad, es decir, cubre todos los aspectos de las actividades que se desarrollan en la misma.

• Periódico: Sigue un esquema y una secuencia predeterminada.

• Selectivo: Debe centrarse solo en aquellos elementos relevantes para la función u objetivos de cada unidad.

• Creativo: Continúa búsqueda de índices significativos para conocer mejor la realidad de la empresa y encaminarla hacia sus objetivos.

• Efectivo y Eficiente: Busca lograr los objetivos marcados empleando los recursos apropiados.

• Adecuado: El control debe ser acorde con la función controlada, buscando las técnicas y criterios más idóneos.

• Adaptado: A la cultura de la empresa y a las personas que conforman parte de ella.

• Motivador: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado más que a coaccionar.

• Servir de Puente: Entre la estrategia y la acción, como medio de despliegue de la estrategia en la empresa.

• Flexible: Fácilmente modificable con capacidad de cambio.

EL CONTROL COMO UN SISTEMA DE RETROALIMENTACIÓN

El control administrativo es básicamente el mismo proceso elemental en los sistemas físicos, biológicos, y sociales. Muchos sistemas se controlan a si mismos mediante la retroalimentación de la información que muestra desviaciones con respecto a los estándares y da origen a cambios. En otras palabras los sistemas utilizan parte de su energía para retroalimentar la información que comparar el desempeño con un estándar e inicia la acción correctiva.

El control administrativo normalmente se percibe como un sistema de retroalimentación similar al que opera en el tradicional termostato del hogar. Este sistema coloca el control en una luz más compleja y realista que si se considera solamente como un asunto de establecimiento de estándares, medición del desempeño y corrección de las desviaciones.

Los gerentes miden el desempeño real, comparan esta medición con los estándares e identifican y analizan desviaciones. Pero posteriormente, para realizar las correcciones y aplicarlo a fin de llegar al desempeño deseado.

Desempeño deseado

Identificación de las desviaciones

Análisis de las causas

de las desviacion

es

Programa de acción correctiva

Aplicación de

corrección

Desempeño real

Medición del

desempeño real

Comparación del

desempeño real con los estándares

CIRCUITO DE RETROALIMENTACION EN EL CONTROL ADMINISTRATIVO

INFORMACION Y CONTROL DE TIEMPO REAL

Uno de los avances interesantes que surgen del uso de la computadora y la recopilación, transmisión y almacenamiento electrónico de datos es el desarrollo de sistemas de información de tiempo real. Se trata de información sobre lo que sucede en el momento en que ocurre.

Técnicamente es posible obtener, mediante diversos medios, datos de tiempo real sobre muchas operaciones. Un gerente de fábrica puede disponer de un sistema que le comunique en cualquier momento el estado de los programas de producción en términos de cuestiones como el punto de producción al que se ha llegado, las horas de trabajo acumuladas y sin un proyecto está retrasado o a tiempo en el proceso manufactura.

Algunas personas ven la información de tiempo real como un medio para obtener control de tiempo real en áreas de importancia para los gerentes; en otras palabras, un control aplicado en el momento mismo en que la información muestra una desviación con respecto a los planes. Es posible en muchas áreas obtener de tiempo real que midan el desempeño. Podría ser posible también en muchos de estos casos comparar los datos con los estándares e inclusive identificar desviaciones.

Sin embargo, el análisis de las causas de las desviaciones, el desarrollo de programas de corrección y la aplicación de los programas seguramente serán tareas que requieren tiempo.

En el caso de control de calidad, por ejemplo, podría necesitarse mucho tiempo para descubrir que esta provocando los rechazos en la fábrica y más tiempo para aplicar medidas correctivas. Esto no significa que una medición rápida del desempeño no sea importante. Cuanto más pronto sepa el gerente que las

actividades de la que es responsable no avanzan de acuerdo con los planes, más rápido podrá actuar para realizar correcciones.

CONTROL CON CORRECIÓN ANTICIPANTE

El retraso en el proceso de control administrativo muestra que el control debe dirigirse al futuro para que sea eficaz. Ilustra el problema de utilizar sólo la retroalimentación a partir del producto de un sistema y medir este producto de un sistema como medio de control. Lo que los gerentes necesitan para el control eficaz es un sistema que les diga, a tiempo para tomar medidas correctivas, que surgirán problemas si ahora no hacen algo al respecto.

La retroalimentación del producto de un sistema no es lo suficientemente buena para el control. Este tipo de retroalimentación no es mucho más que una especie de autopsia, y no hay quien haya encontrado la manera de cambiar el pasado.

Técnicas del control dirigido al futuro

La poca importancia que se ha da al control dirigido al futuro no significa que nada se haya hecho l respecto. Una manera común en que muchos gerentes lo han practicado son las cuidadosas y repetidas proyecciones que utilizan la información disponible más reciente, comparan lo que se desea con las proyecciones e introducen cambios en el programa para que los pronósticos sean más prometedores. Por ejemplo, una compañía podría realizar un pronóstico de ventas que indique que éstas alcanzarán un nivel más bajo de lo deseado.

En ese momento, los gerentes podrían desarrollar nuevos planes de publicidad, promoción de ventas o introducción de nuevos productos para mejorar el pronóstico de ventas. Una de las mejores técnicas de control dirigido a futuro es la de planeación de redes, ejemplificada por las redes PERT (técnica de evaluación y revisión de programas). Esta técnica de planeación y control permite a los gerentes prever que tendrán problemas en áreas de costos o entrega a tiempo a menos que hagan algo ahora.

Corrección anticipante en ingeniería

En los últimos años, particularmente en los sistemas de procesos químicos y eléctricos, los ingenieros han diseñado sistemas de control con corrección anticipada.

Por ejemplo, se detectó que debido a los incrementos en el uso del agua, el control termostático de la temperatura con mediciones en la llave no era lo

suficientemente bueno para mantener constantes las temperaturas requeridas del agua que se mezclan en ciertos compuestos químicos. Así pues, los ingenieros de proceso diseñaron sistemas mediante los cuales es posible anticipar las necesidades de diversas cantidades de agua a fin de que de antemano se pueda controlar la temperatura en la llave.

Corrección anticipante en los sistemas humanos

Es interesante encontrar muchos ejemplos de este tipo de corrección en los sistemas humanos. El conductor de un auto, por ejemplo, que desea mantener una sola velocidad constante al subir una colina no esperará normalmente a que el velocímetro marque una baja en la velocidad para oprimir el acelerador.

Por el contrario, al saber que la colina es una variable diferente en el sistema, el conductor probablemente haga su corrección oprimiendo el acelerador antes de que descienda la velocidad.

Sistemas de corrección anticipante frente a sistemas de retroalimentación

Los sistemas sencillos de retroalimentación miden los productos de un proceso e introducen en el sistema medidas correctivas para obtener productos deseados. En la mayoría de los problemas gerenciales, debido a los retrasos en el proceso de corrección, esto no es satisfactorio.

Corrección anticipante en la administración

……………….. Información

_ _ _ _ _ _ _ _ Acción correctiva

Entradas SalidasProcesos

Valores deseados de los productos

(estándares)

COMPARACIÓN DE LOS SISTEMAS DE RETROALIMENTACIÓN SIMPLEY CORRECCION ANTICIPANTE

Por otra parte, si el sistema de variables y su impacto sobre un proceso se representan con precisión (y cada empresa debe diseñar su propio sistema apropiado a las realidades de su situación), una desviación de cualquier insumo planeado puede generar un producto no planeado a menos que se haga algo al respecto a tiempo.

El sistema de corrección anticipante podría parecer bastante complejo. Sin embargo, para las principales áreas de problemas por lo menos, no debe ser difícil identificar las variables de entrada del sistema, verlas como un sistema de interacción y computarizar el modelo.

A partir de este punto, será fácil reunir la información sobre los insumos y determinar de manera regular su efecto en el resultado final deseado. Uno de los problemas en todos los sistemas de este tipo de control es la necesidad de observar lo que los ingenieros llaman “perturbaciones”. Se trata de factores que no han sido considerados en el modelo de insumos, pero que podrían tener un impacto en el sistema y los resultados finales deseados.

Requisitos de control en la corrección anticipante

Los requisitos de un sistema de control adecuado con corrección anticipante pueden resumirse de la siguiente manera:

1. Realizar un análisis amplio y cuidadoso del sistema de control y planeación e identificar las variables de entradas más importantes.

2. Desarrollar un modelo de sistema.

3. Procurar mantener actualizado el modelo; en otras palabras, el modelo debe revisarse regularmente para ver si las variables de entradas identificadas y sus interrelaciones siguen representando realidades.

Retroalimentación sencilla

Corrección anticipante

4. Obtener datos sobre las variables de entradas con regularidad e incluirlos en el sistema.

5. Evaluar regularmente las variaciones de los datos de entradas reales con relación a las entradas planeadas y evaluar el impacto sobre los resultados finales esperados.

6. Actuar. Como cualquier otra técnica de planeación y control, lo que puede hacer el sistema mostrar los problemas a las personas; ellas son quienes deben tomar las medidas para resolverlos.

REQUISITOS DE LOS CONTROLES EFICACES

Todos los gerentes alertas desean tener un sistema adecuado y eficaz de controles para que les ayude a asegurarse de que los sucesos responden a los planes. En ocasiones no se advierte que los controles utilizados por los gerentes deben diseñarse para la tarea y persona específicas que buscan servir.

Aunque el proceso básico y los fundamentos del control son universales, el sistema real requiere un diseño especial. En suma, deben adecuarse a los planes puestos, a los gerentes individuales y su personalidad, a las necesidades de eficacia y eficiencia.

Adaptación de los controles a los planes y puestos

Todas las técnicas y sistemas de control deben reflejar los planes para los que fueron diseñados. Cada plan, tipo y fase de una operación tiene características únicas. Lo que los gerentes necesitan es la información que les indique la manera en que avanzan los planes por los que son responsables. Es claro que la información requerida para seguir el progreso de un programa de mercadotecnia será muy diferente de la requerida para verificar un plan de producción. Los controles del departamento de ventas diferirán de los departamentos de finanzas y éstos de los de departamentos de compra. Además, una empresa pequeña necesitará controles diferentes de los de una enorme corporación.

La naturaleza misma del control hace hincapié en el hecho de que, cuantos más controles se diseñen para manejar y reflejar la naturaleza específica y estructura de los planes, más eficazmente responderán a las necesidades gerenciales.

Los controles deben reflejar también la estructura de la organización. Como medio principal para clarificar los papeles de los miembros de una empresa, la estructura organizacional muestra quien es responsable de la ejecución de los planes y cualquier desviación con respecto a ellos. Por lo tanto, los controles deben reflejar la estructura organizacional y, cuanto más cuidadosamente se diseñen para reflejar el lugar en la organización donde está la responsabilidad por la acción, mas probabilidades habrá de que permitan a los gerentes corregir las desviaciones de los planes.

Adaptación de los controles a los gerentes individuales

Los controles deben adaptarse también a los gerentes individuales. Los sistemas e información para el control tienen por objetivo ayudar a que los gerentes individuales desempeñen su función de control.

Si no son de un tipo que un gerente pueda entender, no serán útiles. Lo que se dice sobre adaptar la información para que se entienda, se aplica también a las técnicas de control. Inclusive personas muy inteligentes podrían quedar “al margen” con algunas de las técnicas avanzadas de los expertos.

Las modernas técnicas de planeación y control, como los presupuestos variables o la planeación de red, pueden fallar en la practica simplemente por que los sistemas o no fueron comprensibles para las personas que tenían que utilizarlos o les parecieron demasiados complejos.

Controles que señalan excepciones en puntos críticos

Una de las maneras más importantes de adaptar los controles a las necesidades de eficiencia y eficacia es asegurarse de que estén diseñados para subrayar las excepciones. En otras palabras, al concentrarse en las excepciones del desempeño planeado, los gerentes pueden utilizar los controles basados en el principio de excepción para detectar las áreas donde se requiere su atención.

En consecuencia, el principio de excepción debe ir acompañado en la práctica de principio de control de puntos críticos. No es suficiente ver las excepciones; hay que analizarlas también en los puntos críticos. Es verdad que, cuanto mas se concentren los gerentes sus esfuerzos de control en las excepciones, más eficaz será su control. Sin embargo, este principio debe considerarse a la luz del hecho de que el control eficiente requiere que los gerentes pongan mayor atención a las cosas más importantes.

Objetivo de los controles

La administración necesariamente tiene muchos elementos subjetivos; pero al evaluar el desempeño de un subordinado, lo ideal sería que en ello no hubiera la menor subjetividad. Cuando los controles son subjetivos, la personalidad de un gerente o un subordinado podría influir en los juicios del desempeño y hacerlos menos precisos; sin embargo, a las personas les es difícil restar importancia al control en su desempeño, particularmente si en los estándares y mediciones se mantienen actualizados a través de revisiones periódicas. Este requerimiento podría resumirse al afirmar que el control eficaz implica estándares objetivos, precisos y adecuados.

Flexibilidad de los controles

Los controles deben mantenerse viables frente a los cambios de planes, circunstancias imprevistas o fracasos definitivos. Si se desea que los controles sigan siendo eficaces a pesar del fracaso o cambios inesperados en los planes, deberán ser flexibles.

Adaptación del sistema de control al clima organizacional

Para que sea más eficaz, cualquier técnica o sistema de control debe adecuarse al clima organizacional. Por ejemplo, un estricto sistema de control aplicado en una organización donde las personas tiene considerable libertad y participación podría revertir en forma tal las tendencias imperantes que estaría condenado al fracaso.

Controles económicos

Los controles deben justificar su costo. Aunque este requisito es sencillo, con frecuencia es difícil cumplir con el en la práctica. A un gerente le será difícil determinar cual es el valor o el costo de un sistema de control. La economía es relativa, ya que los beneficios varían con la importancia de la actividad, el tamaño de la operación, el gasto en que se incurriría en ausencia del control y la contribución que puede realizar el sistema.

Las técnicas y sistemas de control son eficientes cuando revelan las causas de las desviaciones reales o potenciales con respecto a los planes y con el mínimo de costos.

Controles que producen medidas correctivas

Un sistema adecuado revelará dónde se producen las fallas y quién es responsable de ellas, garantizando que se adopten medidas correctivas. El control se justifica solamente si las desviaciones de los planes se corrigen mediante una planeación, organización, integración y dirección apropiadas.