EL ANALISIS DE COSTOS

Es la recopilación, clasificación, comparación y estudio de los datos de costos de la empresa

cuando se relacionan con la contribución de la función de ventas a las utilidades.

EL PROCESO DEL ANALISIS DE COSTOS

El proceso del análisis de costos de 4 pasos:

1. Conversión de los cotos naturales en costos funcionales

2. Distribución de los costos funcionales en unidades de ventas

3. Determinación de la eficiencia y la rentabilidad de cada unidad de ventas.

4. Determinación de la acción apropiada

CLASISIFCACION DE LOS COSTOS

Los costos de distribución pueden ser agrupados en dos categorías principales:

1. Costos de obtención de pedidos: que comprenden todos los costos involucrados en

las funciones para obtener un pedido. Se incluyen los costos delos vendedores, las

comisiones y la publicidad.

- Costos indirectos de ventas: no son claramente asignables a las unidades que se

desean identificar, pero si asignables a la organización de ventas en general.

Es preciso efectuar la asignación de los gastos indirectos entre las unidades que se

desea evaluar para poder calcular posteriormente la rentabilidad. Es sin embargo, a

veces imposible llevar acabo esta asignación rubros, si se pretende calcular la parte

exacta que le corresponde a cada unidad. Como por ejemplo de estas dificultades son

las interrogantes que nos planteamos: ¿Cómo hacer para distribuir el gasto de

facturación entre los diferentes territorios existentes? ¿Cómo distribuir el costo del

personal administrativo (gerentes, secretarias, oficinistas) entre los territorios?, lo que

se hace en estos casos es seguir métodos indirectos. Una solución sería hacer una

distribución de estos gastos entre los territorios, asignándoles una cantidad igual a

cada uno.

- Costos logísticos: los costos logísticos generados en las ventas y servicios al cliente

ocurren por la ineficiencia e ineficacia alcanzada en este sector, ello puede haber

ocurrido porque: hay una mala atención a los clientes; existen muchos reclamos; hay

demasiadas concesiones y rebajas de precios por causa de la calidad; existe perdidas

de ventas por devoluciones.

2. Por la asignación de los gastos a las unidades de ventas:

- Costos directos: son aquellos que se pueden asignar claramente a un área o unidad

específica dentro de la organización de ventas (por vendedor, por territorio, por

familia de productos, etc.)

3. Por la sensibilidad del comportamiento de los costos:

- Costos variables: Son aquellos que evolucionan en paralelo con el volumen de

actividad de la compañía. De hecho, si la actividad fuera nula, estos costes serían

prácticamente cero.

Ejemplos: En un bar el coste de las bebidas depende del número de bebidas servidas.

En una empresa constructora, el coste de los ladrillos depende del volumen de obra,

etc.

- Costos fijos: Son aquellos que no dependen del nivel de actividad de la empresa, sino

que son una cantidad determinada, independiente del volumen de negocio.

Ejemplo: el alquiler de las oficinas. La empresa tendrá que pagar todos los meses el

mismo alquiler con independencia del comportamiento de sus ventas.

Otros costes fijos: el sueldo de la secretaria del Presidente, el coste de financiación de

los equipos informáticos, la minuta anual del abogado, la retribución del asesor fiscal,

etc.

RETORNO SOBRE LA INVERSION (ROI):

Es la medida que se utiliza para encontrar la eficiencia y rentabilidad de una unidad de

ventas, se calcula mediante la siguiente formula:

ROI=UTILIDAD NETAVENTAS

XVENTAS

ACTIVOS EMPLEADOS

Por ejemplo, la Compañía ABC invirtió  S/. 100.000 en una campaña publicitaria

para promover un nuevo servicio. La Compañía ABC recibió 150 llamadas telefónicas

de la campaña y 50 de las personas que llaman han comprado el nuevo servicio. El

volumen de negocios nuevos vendidos ascendió a  S/. 500.000. La ecuación

para calcular el ROI es: ROI = (retorno de la inversión - inversión inicial) / * la

inversión (100)

La primera información que hay que tener para calcular el ROI es el retorno de la

inversión. En este ejemplo, es de S/. 500.000.

Después, usted necesita saber cuál fue la inversión inicial. En este escenario, la

Compañía ABC invirtió S/. 100.000 en la campaña de marketing.

Ahora es el momento de establecer la ecuación. ROI = (S/. 500.000 – S/. 100.000)

dividido en S/.100.000, multiplicado por 100.

Una vez que la ecuación está configurada, se puede calcular el ROI. En este caso, la

respuesta es 400 por ciento, lo que significa que la empresa ABC tiene un retorno del

400 por ciento de su inversión.

RETORNO SOBRE LOS ACTIVOS ADMINISTRATIVOS (ROAM):

El retorno sobre los activos administrativos de un territorio de ventas, se determina

mediante la siguiente formula:

ROAM= MARGEN DECONTRIBUCIONVENTAS

XVENTAS

ACTIVOS ADMINISTRATIVOS

Donde los activos administrativos están formados por el promedio de cuentas por

cobrar y los inventarios que se necesitan para servir de manera adecuada al territorio

de ventas considerado.

Ejemplo:

UNDI / Total de Activos = 320 / 3.300 = 9,7%.

COSTO DE BIENES VENDIDOS:

Materiales directos y mano de obra directa que se emplean en la fabricación de los

bienes.

Los cálculos de los costos de bienes vendidos comienzan con el costo de los bienes

disponibles para la venta, es decir, la suma del inventario inicial del periodo más las

compras efectuadas durante ese periodo.

Ejemplo:

Determina el costo de los bienes disponibles sumando el inventario inicial a las

compras del período. Por ejemplo, si el inventario inicial de la Firma A es de

S/.30.000 y compra S/.70.000 de inventario, entonces S/.30.000 más S/.70.000 es

igual a S/.100.000 en costo de bienes disponibles.

Multiplica el porcentaje de ganancia bruta por ventas para calcular la ganancia

bruta. Por ejemplo, si la Firma A tenía un porcentaje de ganancia bruta de 90% y

ventas por S/.200.000, entonces su ganancia bruta es S/.200.000 por 90%, lo cual

da como resultado S/.180.000

Sustrae la ganancia bruta de las ventas para calcular el costo de los bienes

vendidos. En el ejemplo, S/.200.000 menos S/.180.000 es igual a S/.20.000 en

costos de bienes vendidos.

Sustrae el costo de los bienes vendidos al costo de los bienes disponibles para

determinar el inventario final. En el ejemplo, S/.100.000 menos S/.20.000 es igual

a S/.80.000 de inventario final.

ANALISIS DE RENTABILIDAD

Es un instrumento que ayuda a los gerentes de ventas a determinar por qué cambian

las utilidades de un periodo a otro.

Ejemplo 1.

Conocemos los siguientes datos de una empresa: 

• Activo total: S/. 100.000

• Financiación propia: 70% del activo.

• Ventas y otros ingresos de explotación: S/.60.000

• Compras y otros gastos de explotación: S/.43.000

Si el tipo de interés anual de la financiación ajena es del 6% y el tipo impositivo

del impuesto de sociedades es del 25%, calcular: 

a) El beneficio antes de intereses e impuestos (BAIT) o beneficio bruto.

b) El beneficio neto.

c) La rentabilidad económica 

d) La rentabilidad financiera 

Solución:  

a) Beneficio antes de intereses e impuestos = S/.60.000 - S/.43.000 = S/.17.000 

b) Para calcular el beneficio neto, necesitamos conocer los intereses anuales y

los impuestos que tendrá que satisfacer esta empresa.

Financiación propia: 0,7 x S/.100.000 = S/.70.000

Financiación ajena: 0,3 x S/.100.000 = S/.30.000

Intereses anuales correspondientes a la financiación ajena: 0,06 x S/.30.000= S/.1.800

Impuestos: 0,25 x (S/.17.000 - S/.1.800) = S/.3.800 (los impuestos se calculan sobre

el beneficio bruto menos los intereses).Beneficio neto = Beneficio bruto – intereses –

impuestos = S/.17.000 - S/.1.800 - S/.3.800 = S/.11.400 

c)  Rentabilidad econó m i c a = Beneficio bruto/Activo total x 1 0 0 = 17.000 /

100.000 x 1 0 0 = 1 7 %

 

Por cada S/.100 invertidos en el activo de la empresa, se obtienen S/.17 de beneficio

bruto 

3 

d) Rentabilidad f i nanc i e r a= Beneficio neto / Fondos propios

x 1 0 0 = 11.400/70.000x 1 0 0 = 1 6 , 2 9 %

 

Por cada S/.100 aportados por los propietarios a la empresa, se obtienen S/.16,29 de

beneficio neto.

Ejemplo 2.

La empresa RENTABLESA presenta la siguiente información (en euros)

correspondiente al pasado ejercicio:

Capital 150.000

Ingresos de explotación 250.000

Reservas 130.000

Gastos de explotación 150.000

Fondos ajenos 220.000

Intereses de las deudas 2.000

Activo no corriente 300.000

Impuestos 28.000

Activo corriente 200.000

Determine la rentabilidad económica y financiera que obtuvo la empresa

SOLUCIÓN:

RE= BAIT/AT

RF= BN/FP

Para calcular la rentabilidad económica y la financiera necesitamos conocer tanto la

composición del balance como de la cuenta de Resultados.

La composición del Balance es:

Activo Fijo (Activo No Corriente)…………………………………. 300.000 

Activo Circulante (Activo Corriente)………………………………. 200.000

TOTAL

ACTIVO……………………………………………………………….500.000

 

Capital………………………………………………150.000

Reservas……………………………………………130.000

Total Fondos Propios………………………………………………...280.000

Fondos Ajenos (Pasivo Corriente y Pasivo No Corriente)……… 220.000

TOTAL PASIVO...……………………….…………………………….500.000

El Total Pasivo coincide con el Total Activo

La composición de la Cuenta de Resultados es:

 

Ingresos de Explotación…………………………250.000

Gastos de Explotación.……………………….. (150.000)

BAIT…………………………………………………… 100.000

  Intereses de las deudas…………………………. (2.000)

BAT…………………………………………………………98.000

Impuestos…………………………………………(28.000)

BN…………………………………………………………..70.000

 

Conociendo la composición del balance y de la cuenta de Resultados podemos ya conocer tanto la

rentabilidad económica como la financiera:

RE= BAIT/AT = 100.000/500.000 = 0.2.

La rentabilidad económica, nos mide la rentabilidad de la inversión en el Activo de la

empresa, que es de un 20% (0.2 x 100), es decir, los beneficios que se han obtenido

han supuesto un 20% del total de la inversión en el activo de la empresa.

RF=BN/FP = 70.000/280.000 = 0.25

La rentabilidad financiera, nos mide la rentabilidad de los Fondos Propios, que es de

un 25% (0.25x 100), es decir, los beneficios que se han obtenido han supuesto un 25%

del total de los Fondos Propios que tiene la empresa

 

Ejemplo 3.

La empresa C presenta la siguiente información contable:

ACTIVO y PASIVO

Inmovilizado 7.402.000

Capitales propios 101.625.000

Existencias 114.625.000

Exigible a corto 158.300.000

Realizable 126.181.000

Disponible 11.717.000

TOTAL ACTIVO 259.925.000

TOTAL PASIVO 259.925.000

CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

Ventas 694.800.000

Costes materiales 508.200.000

Gastos generales 120.000.000

Amortizaciones 1.100.000

Intereses 20.800.000

Impuestos sobre bfos. 15.645.000

Se pide:

a) Calcular el rendimiento del activo de la empresa (rentabilidad económica)

b) Calcular la rentabilidad del capital de la empresa (rentabilidad financiera)

SOLUCIÓN:

RE= BAIT/AT

RF= BN/FP

Para calcular la rentabilidad económica y la financiera necesitamos conocer tanto la

composición del balance como de la cuenta de Resultados.

La composición del balance:

En este ejercicio conocemos la composición del balance. Para poder conocer las

rentabilidades únicamente necesitamos conocer el total del activo (que es un dato que

nos da el ejercicio: total activo=259.925.000) y de los Fondos Propios (Coincide con

el importe de los Capitales Propios = 101.625.000)

NOTA ACLARATORIA: Los datos que figuran en el balance se corresponden con las

siguientes partidas:

- Realizable: Deudores comerciales + Inversiones Financieras a c/p

- Disponible: Efectivo y otros activos líquidos

- Exigible a c/p: Pasivo No Corriente

Ventas (ingresos)………………………………………...694.800.000

Gastos de Explotación.…………………… …………. (629.300.000)

Costes Materiales 508.200.000

Gastos generales 120.000.000 

Amortizaciones… 1.100.000

  BAIT……………………………………………………………….65.500.000

  Intereses…………..………………………….(20.800.000)

BAT……………………………………………………………….. 44.700.000

Impuestos sobre beneficios………………… (15.645.000)

BN………………………………………………………………… 29.055.000

 

NOTA ACLARATORIA: Los Gastos de Explotación tienen, en este caso, tres

componentes: Los costes de materiales, los gastos generales y los de amortización.

Conociendo la composición del balance y de la cuenta de Resultados podemos ya conocer tanto la

rentabilidad económica como la financiera:

RE= BAIT/AT = 65.500.000/259.925.000 = 0.25.

La rentabilidad económica, nos mide la rentabilidad de la inversión en el Activo de la

empresa, que es de un 25% (0.25 x100), es decir, los beneficios que se han obtenido

han supuesto un 25% del total de la inversión en el activo de la empresa.

RF=BN/FP = 29.055.000/101.625.000= 0.29

La rentabilidad financiera, nos mide la rentabilidad de los Fondos Propios, que es de

un 29% (0.29x 100), es decir, los beneficios que se han obtenido han supuesto un 29%

del total de los Fondos Propios que tiene la empresa.

MARGEN DE CONTRIBUCION

Contribución de la unidad e ventas a los costos fijos y a la utilidad que se encuentra al

deducir el costo de los bienes vendidos y los gastos directos relacionados con las

ventas; a partir del margen bruto o utilidad bruta.

El margen de contribución se encuentra de la siguiente manera:

VENTAS BRUTAS XXX

(-) AJUSTES, REBAJAS, DEVOLUCIONES, DESCUENTOS XXX

= INGRESOS NETOS POR VENTAS XXX

(-)COSTO DE BIENES VENCIDOS XXX

= MARGEN BRUTO O UTILIDAD BRUTA XXX

(-) GASTOS RELACIONADOS CON LAS VENTAS DIRECTAS XXX

= MARGEN DE CONTRIBUCION XXX

Ejemplo:

Por ejemplo, si el precio de venta unitario de la compañía Fusión, Inc. es $20 y el

costo variable unitario es $12, el margen de contribución unitario es $8 ($20 - $12).  

            El porcentaje de margen de contribución es más útil cuando el incremento o

reducción en el volumen de ventas es medido en unidades vendidas (cantidades). Para

ejemplificar lo anterior, asuma que la compañía Fusión, Inc. vendió 50,000 unidades.

Su ingreso de operaciones es $100,000, como se muestra en el estado de resultados y

margen de contribución siguiente:

Ventas (50,000 u's X $20) $1,000,000

(-) Costos Variables  

(50,000 X $12)     600,000

Margen de Contribución (50,000) X $8 $   400,000

(-) Costos Fijos      300,000

Ingreso de Operaciones $   100,000

           

Si las ventas de la compañía Fusión, Inc. hubieran sido incrementadas por 15,000

unidades, de 50,000 a 65,000 unidades, su ingreso de operación se habría

incrementado por $120,000 (15,000 u's X $8), como se muestra abajo:

Ventas (65,000 u's X $20) $1,300,000

(-)Costos Variables  

(65,000 u's X $12)     780,000

Margen de contribución (65,000 X $8) $   520,000

(-)Costos Fijos      300,000

Ingreso de Operaciones $   220,000

LA VARIANZA DE PRECIO

Se encuentra de la siguiente manera:

UNIDADES DEL AÑO 2012 VENDIDAS AL PRECIO DEL AÑO 2012 XXX

(-)UNIDADES DEL AÑO 2012 VENDIDAS AL RECIO DEL AÑO

2011

XXX

= VARIANZA DE PRECIO (POSITIVO O NEGATIVO) XXX

LA VARIANZA DE VOLUMEN

Se encuentra de la siguiente manera:

UNIDADES DEL AÑO 2012 VENDIDAS AL PRECIO DEL AÑO 2011 XXX

(-)UNIDADES DEL AÑO 2011 VENDIDAS AL PRECIO DEL AÑO

2011

XXX

= VARIANZA DE VOLUMEN XXX

LA VARIANZA COSTO-PRECIO

Se encuentra de la siguiente manera:

UNIDADES DEL AÑO 2012 VENDIDAS AL COSTO DEL AÑO 2012 XXX

(-)UNIDADES DEL AÑO 2012 VENDIDAS AL COSTO DEL AÑO 2011 XXX

= VARIANZA DE COSTO-PRECIO (FAVORABLE O DESFAVORABLE) XXX

LA VARIANZA COSTO-VOLUMEN

Se encuentra de la siguiente manera:

UNIDADES DEL AÑO 2012 VENDIDAS AL COSTO DEL AÑO 2011 XXX

(-)UNIDADES DEL AÑO 2011 VENDIDAS AL COSTO DEL AÑO 2011 XXX

= VARIANZA DE COSTO-VOLUMEN (FAVORABLE O

DESFAVORABLE)

XXX

 Ejemplo:

Asuma que nuestra chaqueta de piel contiene un promedio de 2 metros de piel con un

costo de $16.00 por metro, un zipper con un costo de $5.00 por metro y dos botones

con un costo de $0.50 cada uno. Basándonos en un estudio de tiempo hecho

recientemente por la administración, una chaqueta requiere un promedio de 5 horas de

tiempo dedicado de un empleado para producirse. A los trabajadores de producción se

les paga en promedio a $10 la hora de trabajo, incluyendo los beneficios. El costo

estándar para los costos directos será el siguiente: 

     Cantidad   X   Precio              =                 Costo Estándar

Materiales:

      Piel 2 metros   X  $16.00 $32.00

      Zipper 1 zipper  X  $5.00 $5.00

      Botones 2 botones  X  $0.50 $1.00

Costo Total de Material $38.00

Costo de Mano de Obra 5 horas  X  $10.00 $50.00

COSTO DIRECTO TOTAL $88.00

A lo largo del año, nuestra compañía de chaquetas de piel comprara piel, zippers y

botones, y también contratara y les pagara a los empleados de producción. Pero que

pasaría:

1) si la compañía encontrara piel a un precio más barato con un nuevo proveedor, el

cual le está ofreciendo un descuento;

2) una maquina nueva ha sido adquirida por la compañía para minimizar la cantidad

de material requerida por cada chaqueta reduciendo el scrap del material;

3) debido a una orden muy especial, la compañía tuvo que pedir a sus trabajadores que

la produjeran en horas extra, las cuales deben ser pagadas a tiempo y medio de la

tarifa normal, es decir al 150%; 4) la nueva máquina mejoro la productividad, y ahora

se usan solo 4.8 horas para producir una chaqueta. Dichas diferencias darán lugar a

variaciones entre el costo actual y los costos estándar presupuestados de la siguiente

forma:  

 

Cantidad   X   Precio              =                 Costo Estándar

Materiales:

      Piel 1.5 metros   X  $12.00 $18.00

      Zipper 1 zipper  X  $5.00 $5.00

      Botones 2 botones  X  $0.50 $1.00

Costo Total de Material $24.00

Costo de Mano de Obra 4.6 horas  X  $15.00 $69.00

COSTO DIRECTO TOTAL $93.00

Ahora es fácil ver como ahora las chaquetas costaron $5.00 más que lo que se había

presupuestado. Para entender una varianza o variación, esta debe ser analizada y

quebrada en sus partes que la componen. El análisis de una varianza en materiales

seria: 

Materiales      Cantidad   X   Precio              =                        Total

Piel:

      Presupuesto 2 metros  X  $16.00 $32.00

      Actual 1.5 metros  X  $12.00 $18.00

  Varianza en material $14.00 Favorable

       Varianza en precio ($16.00 - $12.00)  X  1.5 metros $6.00 Favorable

       Varianza en cantidad (2.0 - 1.5) X $16.00 $8.00 Favorable

   Varianza en material $14.00 Favorable

 El análisis de una varianza en mano de obra seria el siguiente:

 

Mano de Obra      Cantidad   X   Precio              =                        Total

M.O.:

      Presupuesto 5 horas  X  $10.00 $50.00

      Actual 4.6 metros  X  $15.00 $69.00

  Varianza en M.O. $19.00 Desfavorable

       Varianza en precio ($10.00 - $15.00)  X  4.6 metros $23.00 Desfavorable

       Varianza en cantidad (5.0 - 4.6)  X  $10.00 $4.00 Favorable

   Varianza en M.O. $19.00 Desfavorable

La varianza total es sumada de la siguiente forma: 

Costo Estándar $88.00

Costo Actual $93.00

     Varianza Total $5.00 Desfavorable

Varianza en materiales $14.00 Favorable

Varianza en M.O. $19.00 Desfavorable

     Varianza Total $5.00 Desfavorable

 Las fórmulas para analizar varianzas pueden ser expresadas de la siguiente forma: 

 

Varianza en precio (PE - PA)  X  CA

Varianza en cantidad (CS - CA)  X  PE

Varianza Total (PE  X  CE) - (PA  X  CA)

      Donde:

           PE = Precio Estándar

           PA = Precio Actual

           CE = Cantidad Estándar

           CA = Cantidad Actual

BIBLIOGRAFIA:

KOTLER, Philip. "Dirección de Mercadotecnia". 8va edición. Prentice Hall. 1996.

Introducción a la contabilidad financiera, 7° Edición, Charles T. Horngren, 2000.

http://www.mapfre.com