Presentacin de PowerPoint

Las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesosTodos los Procesos son mejorablesLas Mejoras las realizanlas personasEn el mbito de la Gestinde ValorProceso

Conjunto de actividades que se ejecutan coordinadamente para alcanzar un objetivo. AUSENTISMOMOROSIDADTECNOLOGIAINFORMACIONINVENTARIOSFALTA DECALIFICACIONTAMAOLOCALIZACIONFINANZASCOSTOSEFICIENCIAResultado OrganizacionalDISEODISEOTipos de procesos

Segn el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en:

1.- Clave: Son aquellos que afectan de modo directo la prestacin de un servicio y por lo tanto a la satisfaccin del cliente . Ejemplos: procesos relacionados con la enseanza-aprendizaje.

2.- Estratgicos: Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una institucin. Ejemplo: procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad.

3.- Soporte: Son aquellos que permiten la operacin de la institucin. Ejemplo: procesos administrativos, pagar nmina.Caractersticas de los Procesos:

Es definido por un verbo de accin en infinitivo que denota la cualidad de imperativo (terminaciones ar, er, ir).

Ejemplo: Nmina no es un proceso, elaborar la nmina s.

Tiene un principio y un fin (lmites).La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio.Existen para satisfacer la necesidad de un cliente.Todo proceso tiene un dueo.Transforma o complementan las entradas (valor agregado).Se representan en un diagrama.Debe ser evaluado.Debe ser mejorado.La identificacin y secuencia de los procesos: El Mapa de ProcesosEs la representacin grfica de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestin.Para su elaboracin se debe:1.Identificar los procesos clave de la organizacin.2. Agrupar los procesos identificados.3. Establecer interrelaciones entre los procesos.

Grfica de Proceso Ejemplo: Ficha de proceso

Es una planificacin que consiste en un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas para alcanzar objetivos especficos dentro de los limites que imponen un presupuesto, de calidad y en un lapso de tiempo definido.QUE ES UN PROYECTO:

Contiene las respuestas a: quienes somos?, en donde estamos? y hacia donde vamos?

Establece nuestra contribucin al logro de la visin.

De manera regular define los valores de la organizacin.La Misin

La visin de una organizacin consiste en la imagen positiva de la realizacin de su misin en un plazo de tiempo dado.Es la imagen deseada o la imagen de futuro de la organizacin en un corte de tiempo determinado ( por lo general de 25 a 30 aos).Incluye la ventaja competitiva o la superioridad de calidad que se quiere obtener.La VisinAnlisis de EscenariosOportunidades y amenazas (se refiere a los factores externos que de manera relevante afectan positiva o negativamente a una organizacin en la realizacin del largo plazo de su misin/visin.

Debilidades y Fortalezas (se refiere a la situacin que guardan sus factores internos fundamentales):Estructura Orgnica, Normatividad, Cultura, Activos, Personal, Habilidades, Competencias, etc.(internos)(entornos)

Anlisis FODAConsiste en relacionar lo interno con el Entorno, en lo que concierne a la realizacin de la misin/visin, y su propsito es determinar la probabilidad de realizarla exitosamente.EL MARCO LGICOEs una herramienta analtica para la planificacin de la gestin de proyectos.

Permite fortalecer la preparacin y la ejecucin de programas y proyectos.

Resume los principales resultados de la preparacin del programa o proyecto.

Sirve de base para la programacin de la ejecucin.

Facilita el seguimiento y la evaluacin de resultados e impactos.

3Programas2ABCDE

1InvolucradosPercepcin de la Problemtica1---------------------------------------------------------------------------------------2---------------------------------------------------------------------------------------3---------------------------------------------------------------------------------------Metodologa de Marco Lgico15LA MATRIZ DE MARCO LGICO

ObjetivosIndicadoresMedios deverificacin

FinPropsitoComponentesActividadesObjetivosFinPropsitoCompo-nentesActivi-dadesA que objetivo estratgico contribuye el programa? Indica cmo el proyecto o el programa contribuira solucionar un problema de desarrollo.Qu se espera lograr con el programa?Describe el impacto directo o resultado directoobtenido de la utilizacin de los Componentes.Qu bienes o servicios se requiere producir?Son los bienes y servicios que debe producir el ejecutor del proyecto para poder lograr el Propsito.Cmo se producirn los Componentes?Actividades principales que implican uso de recursos, que el ejecutor debe llevar a cabo para producir cada Componente. Se colocan, para cada Componente, en orden cronolgico.Si el proyecto est bien diseado se pueden examinar los vnculos causales de abajo hacia arriba:Las SISIPropsitoCompo-nentesActivi-dadesFinEl Fin es una respuesta a un problema importante en el sector o regin.Si se logra el propsito del proyecto contribuir al logro del fin.Cada componente es necesario para lograr un propsito.Las actividades son necesarias y suficientes para Producir un componente.RBOL DE PROBLEMAS Y RBOL DE OBJETIVOSSe utiliza en la preparacin de proyectos o programas.Ayuda a estructurar el programa o proyecto de modo de que exista la lgica vertical.Facilita la elaboracin del resumen narrativo.Ayuda a la definicin de indicadores

NALISIS DEL PROBLEMAPASOS A SEGUIR:Identificar el problemaExaminar los efectos que provoca el problemaIdentificar las causas del problemaEstablecer la situacin deseada (objetivo)Identificar medios para la solucin del problemaDefinir acciones y configurar alternativas de proyecto

Construccin del rbol de EfectosSe representa grficamente el problema

Alta tasa de Accidentes en la InterseccinSe colocan sobre el problema los efectos directos o inmediatos, unidos con flechasAlta tasa de Accidentes en la InterseccinAltamortalidadGran nmero de heridosGrandes daos a la propiedad Descontento con la autoridad comunal Alta tasa de Accidentes en la InterseccinAltamortalidadGran nmero de heridosGrandes daos a la propiedad Descontento con la autoridad comunal Estudiar, para cada efecto de primer nivel, si hay otros efectos derivados de l. Colocarlos en un segundo nivel, unidos por flechas a el o los efectos de primer nivel que los provocan.Altos costos de atencin de salud Alta inasistencia laboral Altos costos reparaciones Prdida de votos Continuar as hasta llegar a un nivel que se considere superior dentro de la rbita de competenciaAlta tasa de Accidentes en la InterseccinAltamortalidadGran nmero de heridosGrandes daos a la propiedad Descontento con la autoridad comunal Altos costos de atencin de salud Alta inasistencia laboral Altos costos reparaciones Prdida de votos Menor calidad de vidaPrdida de productividadrbol de EfectosSI APARECEN EFECTOS IMPORTANTES, EL PROBLEMA AMERITA SOLUCIN

PROCEDER ENTONCES AL ANLISIS DE LAS CAUSAS

rbol de CausasSe identifican las causas posibles del problema y se representan bajo ste.Alta tasa de Accidentes en la InterseccinExceso de velocidad de los vehculos Gran nmero de peatones cruzandoVisibilidad limitada Falta de sealizacinrbol del ProblemaEfectos.Alta tasa de Accidentes en la InterseccinExceso de velocidad de los vehculos Gran nmero de peatones cruzandoVisibilidad limitada Falta de sealizacinGran distancia a semforos aguas arriba y abajoInexistencia de un puente peatonal Hay vehculos estacionados No hay semforo Imprudencia de los conductoresImprudencia de los peatonesNo hay seal de prioridad Alta tasa de Accidentes en la InterseccinAltamortalidadGran nmero de heridosGrandes daos a la propiedad Descontento con la autoridad comunal Altos costos de atencin de salud Alta inasistencia laboral Altos costos reparaciones Prdida de votos Menor calidad de vidaPrdida de productividadProblema.Causas.rbol de CausasSe identifican las causas posibles del problema y se representan bajo ste.Alta tasa de Accidentes en la InterseccinExceso de velocidad de los vehculos Gran nmero de peatones cruzandoVisibilidad limitada Falta de sealizacinGran distancia a semforos aguas arriba y abajoInexistencia de un puente peatonal Hay vehculos estacionados No hay semforo Imprudencia de los conductoresImprudencia de los peatonesNo hay seal de prioridad

AltamortalidadGrandes daos a la propiedad Gran nmero de heridosAltos costos reparaciones Prdida de votos Altos costos de atencin de salud Alta inasistencia laboral Prdida de productividadAlta tasa de accidentes en la interseccinGran nmero de peatones cruzandoVisibilidad limitada Falta de sealizacinImprudencia de los conductoresInexistencia de un puente peatonal Imprudencia de los peatonesGran distancia a semforos aguas arriba y abajoNo hay seal de prioridad No hay semforo BajamortalidadMenores daos a la propiedad Satisfaccin con la autoridad comunal PocosheridosMenores costos de atencin de salud Bajos costos de reparaciones Se mantiene apoyo electoral Menor inasistencia laboral Mejor calidad de vidaBuena productividadBaja tasa de accidentes en la interseccinBajo nmero de peatones cruzandoBuena visibilidad ExistesealizacinAdecuada velocidad de los vehculos Menor distancia a semforos aguas arriba y abajoPrudencia de los conductoresPrudencia de los peatonesHay seal de prioridad Existe un puente peatonal No hay vehculos estacionados Haysemforo rbol de ObjetivosFines.Situacindeseada.Medios.Menor distancia a semforos aguas arriba y abajoPara cada base del rbol de objetivos se busca creativamente al menos una accin que permita lograr el medio.Prudencia de los peatones

Prudencia de los conductores

Existe un puente peatonal No hay vehculos estacionados Hay seal de prioridad Colocacin de semforos Difusin reglamento de trnsitoConstruccin de un puente peatonalCampaa de educacin vial a peatonesColocacin de seales de prioridad en crucerosColocacin de semforos en el cruceroCampaa de programa uno en uno a conductoresIdentificacin de AccionesHay semforoSe retiran vehculos estacionados cerca de esquinas30Para ello es necesario estudiar los distintos medios anotados en el rbol de objetivos, concentrndonos en los de nivel inferior (positivo de las causas ltimas).Para cada una de stos deberemos considerar una accin ( o ms de una) que sea factible realizar para contar efectivamente con dicho medio. Por ejemplo, si el medio fuese pupitres en buenas condiciones, la accin podra ser reparacin de pupitres.Una vez identificadas las acciones, es conveniente analizar, en forma preliminar y muy genrica, la viabilidad de realizar cada una de ellas. Ello puede llevar a descartar ciertas acciones que claramente no ser posible realizar (por ejemplo, en un proyecto de disposicin de residuos slidos domiciliarios, el enviar estos al sol para que sean quemados).AltamortalidadGrandes daos a la propiedad Gran nmero de heridosAltos costos reparaciones Prdida de votos Altos costos de atencin de salud Alta inasistencia laboral Prdida de productividadAlta tasa de accidentes en la interseccinGran nmero de peatones cruzandoVisibilidad limitada Falta de sealizacinImprudencia de los conductoresInexistencia de un puente peatonal Imprudencia de los peatonesGran distancia a semforos aguas arriba y abajoNo hay seal de prioridad No hay semforo BajamortalidadMenores daos a la propiedad Satisfaccin con la autoridad comunal PocosheridosMenores costos de atencin de salud Bajos costos de reparaciones Se mantiene apoyo electoral Menor inasistencia laboral Mejor calidad de vidaBuena productividadBaja tasa de accidentes en la interseccinBajo nmero de peatones cruzandoBuena visibilidad ExistesealizacinAdecuada velocidad de los vehculos Menor distancia a semforos aguas arriba y abajoPrudencia de los conductoresPrudencia de los peatonesHay seal de prioridad Existe un puente peatonal No hay vehculos estacionados Haysemforo Elementos del Resumen NarrativoFinPropsitoCompo-nentesActivi-dadesCampaa de educacin vialProyecto de semaforizacinConstruccin de un puente peatonalAlternativa 1

Colocacin de semforos + campaa de educacin vial a peatonesAlternativa 2

Construccin de un puente peatonal + Programa uno en uno a conductores

Configurar alternativas del proyecto32Una vez definidas las alternativas de solucin, se deber analizar en forma preliminar la factibilidad de cada una. Para ello es conveniente discutir en el equipo del proyecto cada alternativa considerando los siguientes aspectos:Viabilidad tcnica de construirla o implementarlaAceptabilidad de la alternativa por la comunidadFinanciamiento requerido versus disponibleCapacidad institucional para ejecutar y administrarlaImpacto ambiental Este primer anlisis permitira descartar rpidamenta aquellas alternativas que por uno u otro motivo sean claramente no viables. Ello ahorrar trabajo al equipo cunado las distintas alternativas de proyecto deban ser analizadas en detalle. Fases y EtapasPre-inversinInversinOperacionIdeaPerfilPrefacti-bilidadFactibilidadDiseoEjecucinPuesta en marchaOperacion plena

En el Ciclo de Vida de los ProyectosIdentificacin del problemaDiagnstico de la situacin actualAnlisis de alternativasEvaluacinLa Pre-inversin:Proceso de adquisicin de certidumbreIdeaPerfilPrefactibilidadFactibilidadIncertidumbre100%0%CostoBajoAltoEsfuerzo de planificaciny cumplimiento de metas

Fuente: Construction Industry InstituteEsfuerzo deplanificacin CostosAtrasosAlto - 4 % - 13 %Mediano - 2 % + 8 %Bajo + 16 % + 26 %Los mayores esfuerzos en la planificacin del proyecto se recuperan con creces.

Proceso de Programacin Operativa Multianualrea Tcnicarea AdministrativaEstimaciones decostoPolticas de gasto pblico Listado de requerimientos:ArtculosServiciosBienesPersonalCuantificacin y CalendarizacinDesglose de actividadesRuta crticaCalendarizacinProyecto o ProcesoPrioridades de Gobierno PlaneacinOperativaProgramacin

Presentacin de Proyectos y ProcesosEs la expresin presupuestal de las acciones a realizarse durante el ejercicio fiscal siguiente a travs de proyectos de inversin, de operacin y de innovacin.Formulacin de ProyectosLas acciones determinadas en la Programacin Operativa Multianual debern ser priorizadas con el propsito de establecer cuales sern las que se ejecutarn en el ejercicio fiscal siguiente y que debern ser presentadas en proyectos que integrarn el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos de la Dependencia o Entidad.1- Determinar el tipo de proyecto: Inversin: Obra Pblica eInversiones ProductivasInnovacin: Modernizacin, Ampliacin, Calidad.Operacin: Procesos Sustantivosy Actividades de Apoyo Admvo.37Formulacin de Proyectos2- Descripcin del Proyecto: Nombre del ProyectoObjetivo del ProyectoJustificacin del ProyectoMeta del ProyectoIndicador del Cumplimientode la Meta o Medios deVerificacin de ResultadosFormulacin de Proyectos3- Elaboracin del Diagrama de Gantt: Descripcin de Actividades Del Proyecto(secuencia lgica)Calendarizacin de Actividades(fecha de inicio y trmino)Expresin Grafica del Proceso(Diagrama de Gantt)INTENSA

REVISION DE REQUISITOS DEL PRODUCTO

FP - 722

Proceso: Revisin de los requisitos del producto

Propietario: Director Comercial

MISION: Asegurar que los requisitos aplicables a los productos para los clientes estn correctamente definidos en ofertas, pedidos y contratos, aclarados y que se tiene capacidad para cumplirlos.

DOCUMENTACION PC - 722

ALCANCEEmpieza: Cuando comenzamos cualquier relacin laboral.Incluye: Ofertas, pedidos y contratos. Recogida de informacin para asegurar la capacidad.Termina: Con la elaboracin de una oferta, aceptacin de un pedido o modificacin del mismo.

ENTRADAS: Necesidades del cliente. Informacin sobre capacidad de produccin y stock.PROVEEDORES: Clientes. Produccin. Logstica.

SALIDAS: Ofertas. Pedidos aceptados. Contratos firmados. Modificaciones a los anteriores.CLIENTES: Cliente externo.

INSPECCIONES:Inspeccin mensual de las ofertas y pedidos.

REGISTROS: Reclamaciones, devoluciones, FORM 722.1

VARIABLES DE CONTROL:Inmovilizado de producto final.Capacidad de produccin.Plazo de entrega estndar.Catlogo de productos.Poltica comercial.

INDICADORES:

722.1 = % de ofertas aceptadas722.2 = % ofertas/pedidos/contratos no conformes722.3 = % modificaciones de requisitos por causa propia

Revisin: 02Fecha:2007/07/30