BITÁCORA DE OBRAANOTACIONES

Este documento tiene por objeto ser una referencia para los responsables de anotar en las bitácoras de obra a fin de tener notas claras y precisas, y evitar posibles supuestos cuando se presente algún problema de “no era lo que queria decir”, “quise decir esto....” o “era en este lugar”, etc..

El contenido de cada nota lo señala el inciso IV del artículo 94 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, que a la letra dice:

“El contenido de cada nota deberá precisar, según las circunstancias de cada caso: número, clasificación, fecha, descripción del asunto, y en forma adicional ubicación, causa, solución, prevención, consecuencia económica, responsabilidad si la hubiere, y fecha de atención, así como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta”.

Número:Todas las notas deben numerarse en forma seriada consecutivamente, respetando el orden sin excepción. Esta regla tiene por objeto su identificación inequívoca cuando se requiera, por lo que no debe existir una nota sin número.

Clasíficación:A continuación se sugiere una forma de clasificar las notas, primeramente por la fase y en segundo término el tema, esto va a permitir facilitar la búsqueda de una nota en particular.

Fecha:Este dato es muy importante porque es el que va a permitir tomar como referencia cuando se este marcando algún plazo, deberá de ser por cada nota sin excepción.

BITÁCORA DE OBRA CLASIFICACIÓN DE NOTAS

FASE DE OBRA TEMA

• General • Planeación• Arquitectónico• Civil-Estructural• Eléctrica • Instrumentación• Mecánica• Proceso• Seguridad Industrial• Tuberías• Pruebas Hidrostáticas• Pruebas y Arranque• Desarrollo de

Ingeniería

• Inicio de los Trabajos• Generadores de Obra• Estimaciones• Deductivas• Ajuste de Costos• Retención Económica y/o Aplicación de

Penas Convencionales• Reclamaciones• Controversias Técnicas• Suspensión y Reanudación de los

Trabajos• Terminación Anticipada• Ordenes de cambio• Convenios Modificatorios o Adicionales de

Contratos• Precios Unitarios Extraordinarios• Rescisión del Contratos• Avances Físicos-Financieros• Programas de obra• Defectos de la obra• Estado del tiempo• Ordenes o instrucciones a la contratista

• Solicitud de la contratista• Incumplimientos• Recepción de Obras o

Servicios• Control de Obras y Servicios• Accidentes e incidentes• Personal• Obra extraordinaria y/o

adicional• Permisos de trabajo

Descripción del asunto:Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota e iniciarse diciendo “SE INFORMA”, “SE ORDENA” “SE INSTRUYE”, “SE VERIFICA”, “SE CERTIFICA”, “SE AUTORIZA”, “SE CANCELA”, “SE TERMINA”, “SE SOLICITA”, “SE VALIDA”, “SE NOTIFICA”, etc.. y a continuación escribir el asunto que motiva a la nota o el motivo de la orden que se emite, por ejemplo: “SE VERIFICA la pintura de los pisos...”, “SE ORDENA la sustitución del equipo...”, “SE AUTORIZA el acceso a las instalaciones .....”, “SE VALIDA el oficio XYX de fecha xxyyzz”, “SE SOLICITA mediante oficio xyz de fecha xxyyzz permiso para trabajos peligrosos.....”, etc..

Ubicación (física):En este dato se debe procurar precisar el lugar en forma clara, para evitar que se preste a eludir responsabilidades, en el sentido de decir: “es que yo había entendido que era en otro lado”, “pense que era aquí”, etc.., por lo que hay que mencionar la ubicación con datos que sean suficientes para localizar con datos (proceso, coordenadas, área, equipo, plataforma, planos, croquis, etc..) que no dejen lugar a dudas.

Causa:A continuación de la ubicación, en su caso, se debe mencionar las causas del problema o de la observación, en forma breve pero con precisión haciendo referencia a alguna especificación, plano, orden, instrucción que no se observaron o cumplieron, lo que motivó la deficiencia.

Solución:Después de hacer ver las causas del problema, hay que solicitar, proponer u ordenar una solución, por lo que hay que anotar las acciones que se requieren para solventar el problema, con todos los datos que sean necesarios para su corrección, precisando en especificaciones, planos, etc..

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Plazo:Como consecuencia de las acciones que se le indiquen al contratista para dar solución al problema u observación, hay que establecerle un plazo máximo para que las lleve a cabo, considerando uno que sea factible de cumplir, señalando una fecha fija, por ejemplo: ”...........para llevarlo a cabo tendrá un plazo a partir de esta fecha hasta el 25 de noviembre próximo”, evitando no ser precisos como decir “para la semana próxima”.

Prevención:Esta es una parte importante de una nota y en la que de seguro se le presta una menor atención, cuando un buen residente y/o supervisor toma conciencia de la importancia de este asiento es cuando se crece, ya que si se ha encontrado el origen del problema, se saben sus causas y se ha determinado una solución, con toda esta información y experiencia se pueden tomar las medidas preventivas para que no vuelva a presentarse otro caso igual.

Así una bitácora puede ser tomada como base de conocimiento que muy pocas veces es usada para este fin, y que pueda servirle a otros residentes y/o supervisores para tomar las lecciones aprendidas y así todos ir creciendo y aprendiendo de todos.

Consecuencia económica y responsabilidad si la hubiere:Esta puede ser la última parte del texto de una nota, donde se debe señalar el área responsable de cubrir los costos, cuantificando los volúmenes de materiales y de trabajo.

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Fecha de atención:En los casos en que se deje constancia del cumplimiento de algún evento, orden, instrucción, etc.. o se este contestando y cerrando una nota, se debe de anotar la fecha en que se le dio atención, lo que va a permitir tener una referencia de los plazos y tiempos transcurridos, al tener un principo y un final.

Referencia:El residente y/o supervisor debe prestar especial atención en este punto para tener un buen control de las notas, tal y como lo establece el Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, en su inciso XI del artículo 95, que dice:

“Todas las notas deberán quedar cerradas y resueltas, o especificarse que su solución será posterior, debiendo en este último caso, relacionar la nota de resolución con la que le dé origen”.

Por esta razón, de ser el caso se deberá de poner a cada nota una referencia de la nota que le dio origen.

También para cada nota se deberá de referenciar si esta abierta o cerrada.

¿Qué entendemos por nota abierta o cerrada?Una nota abierta es cuando del asunto de que se trate se desprendan acciones posteriores que se deban de verificar y/o cumplir por cualquiera de las partes, como podrían ser instrucciones, ordenes, reclamos, procedimientos, etc.., la que deberá cerrarse con otra nota posteriormente.

Y una nota cerrada es la que no requiere una acción posterior.

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Seguimiento de las notas:Aunque se sabe que como en todas las cosas cada quien tiene su forma de ordenar y controlar sus cosas, y para muchos esto es irrelevante, no está demás dar unos tips para llevar el control manual de las notas abiertas que requieren alguna solución así como del cumplimiento de plazos y fechas que se deben de vigilar, para esto se propone lo siguiente:

Los seguimientos deben de manejarse independientes y fuera de la bitácora, ya sea en una libreta o aprovechando la computadora en la aplicación de excel o cualquier otra, de lo que se trata es llevarlo de la forma que más se le facilite.

En el caso de una libreta del lado izquierdo, primera columna, se va a asentar el número de nota (una por renglón), en la siguiente columna se describirá en forma breve la descripción del asunto o el punto a cumplir, en la tercera columna se anota la fecha en que vence el plazo, esto nos va a permitir verificar todos los días las notas próximas a vencerse con la finalidad de tomar acciones preventivas o simplemente verificar con el contratista su cumplimiento, en la cuarta columna, poner la leyenda de CUMPLIDO o PENDIENTE, según sea el caso, y en la quinta columna el número de nota que la da por cerrada o concluída, y por último en una sexta columna, de ser el caso, el número de nota en que se reclama dicho incumplimiento (ver tabla 1). Con este proceso tan simple podremos estar seguros de llevar un buen control de las notas y evitar olvidos que compliquen los finiquitos de los contratos.

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No. DE NOTA

DESCRIPCIÓN DE LA NOTAFECHA

VENCIMIENTO DE PLAZO

ESTADONOTA(S) DE ATENCION

NOTA(S) DE SEGUIMIENTO

0001 Notificación de anomalía en línea de descarga de 16” 8/Mayo/05 Cumplido 0002

0005 Cambio de maquinaria 24/Mayo/05 Incumplido 0015

0015 Cambio de maquinaria 30/Mayo/05 Cumplido 0020

Tabla 1

Ejemplo 1:

BITÁCORA DE OBRAANOTACIONES

No. de Contrato:

Hoja No. 0001

(Número) Nota: 0001 (Fecha) 04 de Mayo de 2005 (Nota: abierta)

(Clasificación) Fase Tuberías Tema Defectos de la Obra

(Descripción del asunto) Se notifica al Contratista que existen anomalía(s) en la ejecución de los trabajos (En caso de ser por oficio se indicará número y fecha), la(s) cual(es) se describen a continuación:a) Como resultado de la inspección radiográfica existen defectos de falta de

penetración y quemaduras en las soldaduras No. 16A, 16B y 16C, (Ubicación) localizadas en la línea de descarga de 16 pulgadas de diámetro entre las coordenadas 0 + 100 al 0 + 150, del separador horizontal TH-5, localizado en el plano No. TUB-01.

(Causas) Las causas se debieron a defectos del material (varilla de soldar) al contener mucha humedad por no estar almacenados en el horno adecuado.Deberá (Solución) dar solución a esta anomalía realizando las reparaciones de las soldaduras respectivas, utilizando para ello un material de calidad de acuerdo a las especificaciones.Se requiere que termine estas reparaciones a más tardar el (Plazo) 8 de mayo de 2005, para poder iniciar las pruebas hidrostáticas de la línea señalada anteriormente.Como (Prevención) medida preventiva deberá solicitar la inspección del material (varilla de soldadura), antes de dar inicio a cualquier trabajo de soldadura, sin menoscabo de cambiar el horno de almacenamiento del material.Le manifiesto que es necesario evitar al máximo este tipo de situaciones lo cual representa un (Consecuencia económica) costo económico para su empresa y su (Responsabilidad) responsabilidad si las hubiera.

BITÁCORA DE OBRAANOTACIONES

No. de Contrato:

Hoja No. 0002

(Número) Nota: 0002 (Fecha) 07 de Mayo de 2005

(Clasificación) Fase Tuberías Tema Defectos de la Obra

Referencia: Nota 001

Se verificó la(s) reparación de la(s) anomalía(s) comunicada en nota de bitácora No. 0001 (En caso de ser por oficio se indicará número y fecha), relativa a las soldaduras No. 16A, 16B y 16C, ubicadas en la línea de descarga de 16 pulgadas de diámetro entre las coordenadas 0 + 100 al 0 + 150, del separador horizontal TH-5, localizado en el plano No. TUB-01, causadas por defectos del material (varilla de soldadura). (fecha de atención) Las correcciones fueron ejecutadas y atendidas con esta fecha en tiempo y forma por el Contratista.

Con la presente nota queda cerrada la nota No. 0001.

Ejemplo 2: