Ejemplo Plan de Gestion de Calidad

Plan de Gestión de Calidad Ejemplo modificado para efectos de presentación en docencia

Plan de Gestión de la Calidad Fecha xxxx Pág. 1 de 12 Versión xxx.xxx

PROYECTO xxx Documentos de Gobierno del Proyecto Capítulo: Plan De Gestión de Calidad Fecha xxxx

TABLA DE CONTENIDO

1 HISTORIA DE MODIFICACIONES AL CAPITULO ..............................................................2

2 OBJETIVOS .........................................................................................................................2

3 ALCANCE ............................................................................................................................2

4 DEFINICIONES ....................................................................................................................3

4.1 DE LA GESTIÓN DE CALIDAD......................................................................................3

4.2 ÍNDICES DE GESTIÓN Y DE LAS MÉTRICAS DE CALIDAD ........................................4

4.2.1 Objetivos de las métricas de calidad ........................................................................4

4.2.2 Determinar las metas y los objetivos primarios de la gerencia del proyecto .............5

4.2.3 Seleccionar las métricas que medirán los conceptos que soportan el logro de los objetivos del proyecto ...........................................................................................................5

4.2.4 Definir el plan de implementación para las métricas definidas..................................6

4.2.5 Ejecutar la implementación de las métricas seleccionadas ......................................6

5 IDENTIFICACIÓN DE POLÍTICAS DE GESTIÓN DE CALIDAD..........................................8

6 PLANEACIÓN DE LA CALIDAD..........................................................................................9

7 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD..................................................................................9

8 CONTROL DE LA CALIDAD..............................................................................................11


Plan de Gestión de la Calidad Fecha xxx Pág. 2 de 12 Versión xx.xxx

1 HISTORIA DE MODIFICACIONES AL CAPITULO

Versión Fecha Elaborado por: Razón de la actualización

1.0 2006 Octubre Comité de Gerentes Líder PMO

Versión Original

2 OBJETIVOS

El propósito de éste documento es definir la metodología, políticas y procedimientos a implantar en el proyecto “XXX” en la Gestión de la Calidad, así como los indicadores que serán utilizados con el fin de medir el desempeño del proyecto en sus dimensiones de alcance, tiempo, costo y calidad.

Así mismo, el objetivo de este documento es presentar:

1. Los entregables producto del Proyecto o la definición del documento o lugar donde se encuentren definidos.

2. Los criterios de aceptación establecidos para cada uno de los entregables y aquellos de aplicación general para todos los entregables

3. Los procedimientos de aceptación a seguir con el fin de validar el cumplimiento de los criterios de aceptación

4. Los roles y responsabilidades de cada una de las partes, tanto de la que entrega como de la que recibe, dentro del procedimiento de aceptación

3 ALCANCE

En este documento se definen en forma general para todo el ciclo de vida del proyecto:

1. Las políticas para la aplicación del Plan de Calidad

2. Los índices generales del proyecto, con su respectiva ficha técnica para medición de su desempeño

3. Los entregables, criterios y procedimientos de aceptación, y los roles y responsabilidades para su recepción, revisión, aceptación o rechazo

4. Los tipos de revisiones de aseguramiento de calidad a realizar para medir el desempeño del proyecto, la aplicación de los procedimientos establecidos en el Gobierno y Formulación del Proyecto acordado y, la calidad de los productos generados en él.

Las bases sobre las cuales se comparan las mediciones tomadas en el Proyecto para determinar si existe una desviación de calidad o un problema de desempeño en el proyecto, son las establecidas en los documentos vigentes de la Línea Base del proyecto, Anexo xxx – Especificaciones Técnicas del Proyecto, y demás documentos que conforman el Gobierno del Proyecto donde se encuentren



especificaciones de tiempo, costos, alcance y calidad. Igualmente en lo establecido en los contratos vigentes para el Proyecto.

Este Plan de Gestión de la Calidad incluye únicamente las actividades y principios de calidad identificados de común acuerdo entre las “Organizaciones Ejecutantes” como requeridas para planear, medir y controlar el desempeño y la calidad de los entregables del proyecto para el logro de los objetivos del Proyecto mismo.

4 DEFINICIONES

4.1 DE LA GESTIÓN DE CALIDAD

Se define la calidad como una medida de clase, excelencia y normas estándar que reflejan las necesidades definidas y las expectativas hacia el Proyecto. La gestión de calidad determina y lleva a cabo la Política de Calidad a lo largo del ciclo de vida de proyecto e integra los conceptos de Aseguramiento y Control de Calidad.

• Planeación de Calidad: La planeación de la calidad es el proceso requerido para asegurar que el proyecto llegará a satisfacer las necesidades para las cuales fue establecido. Se refiere a las actividades relacionadas con la identificación de los elementos e índices de calidad que son relevantes para el proyecto y con la definición de procedimientos y políticas que determinar la forma como serán evaluados.

La planeación de la calidad permite establecer la forma como será evaluado el desempeño del proyecto en relación con su línea base, permitiendo validar el trabajo y producción de los resultados a entregar, en el tiempo definido y con un riesgo conocido.

• Aseguramiento de la Calidad: El proceso de aseguramiento de la Calidad se refiere a la implementación de las acciones y procedimientos periódicos requeridos para evaluar el desempeño del proyecto que permitirá que el producto o servicio resultado de las diferentes etapas o fases del proyecto cumpla con los requerimientos establecidos y acordados el la línea base del proyecto para las dimensiones de alcance, tiempo, costo y calidad.

• Control de Calidad: Se refiere a la inspección interna y final de los entregables de acuerdo con los criterios definidos para su aceptación. El foco del control de calidad es evaluar el resultado contra sus requerimientos, monitoreándolos para determinar si están cumpliendo con los estándares de calidad e identificando las formas de eliminar las causas de los resultados no satisfactorios.



La ejecución de este Plan de Calidad en las diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto se representa en la siguiente gráfica:

4.2 ÍNDICES DE GESTIÓN Y DE LAS MÉTRICAS DE CALIDAD

4.2.1 Objetivos de las métricas de calidad

Los índices de gestión serán fundamentales para:

• Identificar necesidades específicas que requieren ser medidas y controladas, es decir, requerimientos de medición de desempeño

• Medir en forma consistente y periódica el desempeño del proyecto para visualizar el estado del mismo en el elemento evaluado. Esto aplica para cualquiera de las dimensiones de alcance, tiempo, costo y calidad

• Analizar el desempeño del proyecto de acuerdo con los datos obtenidos de la medición, así como analizar las tendencias

• Identificar riesgos o issues, así como determinar los planes de acción correctivas requeridos.

• Iniciar el ciclo nuevamente, teniendo en cuenta los resultados obtenidos

Requerimientos de Calidad

Planeación de la Calidad

Aseguramiento de la Calidad

Control de la Calidad

Mejoramiento continuo

Ciclo de vida del proyecto

Planeación

Ejecución

Control

Cierre Iniciación



La siguiente gráfica ilustra las actividades requeridas para la planeación e implementación de las métricas o índices de gestión en un proyecto:

4.2.2 Determinar las metas y los objetivos primarios de la gerencia del proyecto

El primer paso en el proceso de seleccionar las métricas del proyecto es identificar las metas y los objetivos finales del proyecto. Con base en éstos se diseña un conjunto de métricas que permitirá soportarlos.

4.2.3 Seleccionar las métricas que medirán los conceptos que soportan el logro de los objetivos del proyecto

Una vez se hayan identificado las metas y los objetivos, el paso siguiente es seleccionar métricas candidatas. Es importante tener presente que una métrica no es significativa a menos que: a) Pueda ser medida, y b) Produzca resultados de tal manera que los cambios en los resultados se reflejen claramente en mejoras en el alcance de los objetivos.

Las métricas se pueden definir con base en:

• Un catálogo de métricas de una metodología específica

• Métricas definidas por el negocio

• Métricas definidas y validadas en la industria

Recolección de

Datos

Cálculos

y Análisis

Presentación e

Interpretación

Identificar Acciones

Correctivas

Implementar

Acciones Correctivas

Determinar

Metas y Objetivos

Seleccionar Métricas

Actividades del

Proyecto Desarrollar el Plan de

Métricas

Planes del

Proyecto

Repositorio del Proyecto

Ejecución del plan de métricas



Una buena métrica debe tener los siguientes atributos:

• Indica cómo las metas y objetivos del proyecto han sido obtenidos a través de los procesos y tareas ejecutadas

• Es simple, entendible, lógica y repetible

• Muestra una tendencia más que un estado

• Está claramente definida

• Sus datos son económicos de recolectar

• La recolección, el análisis y los reportes de su información es oportuna, permitiendo una rápida respuesta

• La métrica provee al proyecto y/o a sus actividades la conducción de acciones apropiadas

4.2.4 Definir el plan de implementación para las métricas definidas La implementación de la(s) métrica(s) debe estar integrada a los planes del proyecto, y es una parte integral de los controles e informes del proyecto.

Durante la implementación de la métrica se debe asegurar que:

• Los datos se registran de una manera y con un formato establecido

• Las medidas se toman de la misma manera cada vez

• Los datos son registrados sobre una base periódica

• Se han asignado las responsabilidades por la recolección de los datos requeridos y el análisis subsecuente

4.2.5 Ejecutar la implementación de las métricas seleccionadas Las acciones requeridas para iniciar la implantación de una métrica son:

• Asignar a personas las tareas específicas de las métricas. Se definen roles y responsabilidades a los miembros del equipo. Las tareas que conlleva la métrica, son usualmente repetitivas de manera periódica

• Utilizar herramientas específicas (ej. Hojas de Excel), gráficas para representación, ente otros

• Conducir sesiones de entrenamiento, lo cual dependerá del conocimiento del recurso que tendrá bajo su responsabilidad la métrica

• La frecuencia de recolección y generación de resultados puede variar, así como los miembros involucrados en la métrica. Cada métrica tiene su propio “ciclo de vida” en términos de cuándo sus tareas son desempeñadas

• Las actividades que se ejecutan durante la implantación de la métrica son:

a) Recolección de datos: La recolección de los datos para la métrica involucra dos tipos de datos:

o La Línea Base del Proyecto y el perfil del mismo. La recolección de estos datos se inicia desde el inicio del Proyecto y no necesita ser recolectada a menos que la Línea base cambie



o Datos brutos, que se recolectan de la forma como sea definida para cada métrica en particular

b) Análisis: Después de que los datos han sido recolectados y revisados, los cálculos requeridos se deben realizar antes de comenzar el análisis de la información y de los datos calculados. Todos los datos necesitan ser revisados y analizados para asegurar que el proceso de recolección se ha desarrollado correctamente y que la métrica es apropiada para el tiempo o para el objetivo que se está midiendo. En el caso de presentarse alguna desviación que no permita tomar decisiones de mejora, es necesario ajustar el procedimiento de recolección para corregir los problemas que se puedan presentar.

c) Presentación e Interpretación: Los informes, a menudo gráficos, que muestran tendencias son preparados para revisión y distribución después de que se hayan verificado los datos iniciales. En algunos casos, el informe o los datos del informe métrico individual puede necesitar ser consolidado en informes gerenciales tales como los informes de estado del proyecto definidos

d) Identificación de Acciones Correctivas: Las acciones correctivas identificadas pueden se de una de las tres siguientes categorías:

� La primera categoría es cuando la métrica ha indicado variación en la realización de un objetivo del Proyecto. En esta categoría, el Gerente del Proyecto necesitará identificar acciones para poner el desempeño del proyecto nuevamente dentro de la meta para cumplir el objetivo. En algunos casos sin embargo, los resultados pueden hacer que se revise el objetivo que se está midiendo

� La segunda categoría es cuando los datos indican un defecto en un proceso que participa en el logro del objetivo. En este caso, el proceso debe ser revisado y ajustado y los resultados deben confirmar las mejoras que proporciona la medida

� La tercera categoría es cuando la métrica debe ser ajustada (frecuencia de recolección, tolerancias o aún utilizar una métrica diferente) para mejorar la medida del objetivo

e) Implementación de las acciones correctivas: El Gerente de Proyecto con el Comité de Gerentes aprueba las acciones correctivas identificadas o determina si la aprobación la debe dar el Comité Directivo. Una vez aprobada la Acción Correctiva, asigna la responsabilidad de su implantación y verifica para asegurarse de que los cambios se han ejecutado. Los efectos de estos cambios son monitoreados en el siguiente ciclo de revisión de la métrica. Dependiendo del impacto del problema evidenciado, puede requerirse realizar un ciclo de revisión más corto



5 IDENTIFICACIÓN DE POLÍTICAS DE GESTIÓN DE CALIDAD

1. La responsabilidad del cumplimiento del Plan de Gestión de la Calidad en el proyecto será del Gerente de Proyecto, apoyado por el Comité de Gerentes

2. La responsabilidad de la aplicación del Plan de Gestión de la Calidad en el proyecto será de todos los participantes en el proyecto

3. El Gerente del Proyecto presentará en cada reunión del Comité Directivo el estado de cada uno de los indicadores definidos en el Gobierno del Proyecto que apliquen para la totalidad del mismo y para las etapas o fases en ejecución.

4. Es responsabilidad del Comité Directivo aprobar la asignación los recursos necesarios para el adecuado seguimiento a la calidad del proyecto e identificar acciones de prevención, mejora o corrección que se puedan presentar según el estado de las métricas presentadas en el Comité e issues asociados al Plan de Gestión de Calidad.

5. El Gerente de Proyecto, apoyado por el Líder de PMO y el Comité de Gerentes es responsable de revisar permanentemente el Plan de Gestión de Calidad, con el objetivo de actualizarlo según las necesidades del proyecto y de la Fase o Etapa en ejecución

6. La medición de los indicadores, los reportes de estado, y la implementación de los procedimientos definidos en este plan son responsabilidad del Gerente de Proyecto con el apoyo del Líder de PMO y el Comité de Gerentes.

7. La verificación del cumplimiento de los criterios de aceptación de todos los entregables es responsabilidad del Comité de Gerentes. Excepto cuando se definan otros responsables para algún tipo de entregable.

8. Todos los miembros del equipo de proyecto podrán enviar solicitudes frente a riesgos o issues relacionadas con el cumplimiento de Plan de Gestión de Calidad, en los respectivos formatos de acciones correctivas al Gerente de Proyecto respectivo de cada “ORGANIZACIÓN EJECUTANTE”, los cuales seguirán los procedimientos definidos. las validarán y entregarán al Gerente de Proyecto para su aprobación en el Comité de Gerentes o Comité Directivo según el impacto de la acción a tomar.

9. Se propenderá por parte del Comité de Gerentes que cuando exista un proveedor técnico se establezcan y acuerden formalmente de común acuerdo con el Comité de Gerentes su metodologías de Aseguramiento de Calidad, Control de Calidad y acuerdos de servicio para entregables específicos, los cuales podrán basarse y/o complementarse con los indicadores y guías específicas definidas para el Proyecto en este documento de Gobierno

10. Las “ORGANIZACIONES EJECUTANTES” tendrán la autonomía para definir un Plan de Gestión de Calidad a su interior para mejorar el desempeño de sus actividades en el proyecto, y podrán informar de estas actividades o no al Gerente de Proyecto.

11. La Oficina del Proyecto llevará un control detallado de cada uno de los indicadores identificados a lo largo del Proyecto y preparará el tablero de control y los reportes del mismo.. De igual manera tendrá la responsabilidad de reportar oportuna cualquier desviación que se presente



12. La Oficina del Proyecto realizará al inicio y durante la ejecución del Proyecto dos auditorias de calidad basadas en la metodología xxx que tendrán como objetivo la validación del adecuado seguimiento y control del proyecto y el cumplimiento de la Línea Base en sus dimensiones de tiempo, alcance, costos y calidad.

13. El Gerente de Proyecto deberá garantizar de manera oportuna la elaboración del anexo 4 – Especificaciones técnicas del proyecto con base en este Plan y como complemento del mismo.

14. El Comité de Gerentes deberá desarrollar en forma puntual para cada fase o etapa, previo a su inicio o cuando el estado del proyecto lo requiera:

• La revisión, modificación o definición de las políticas de Calidad propias de cada etapa o fase, si aplican

• La aprobación del Anexo 4 para las siguientes fases. Los índices propios de la etapa o fase, con su respectiva ficha técnica para medición de su desempeño

• El establecimiento de revisiones de aseguramiento de calidad según el objetivo de la fase o la necesidad del proyecto y sus entregables.

• Los tipos de revisiones de aseguramiento de calidad a realizar para medir el desempeño de la tarea o fase específica, la aplicación de los procedimientos establecidos en el Documento de Gobierno acordado, y la calidad de los productos generados en éstas, si se requiere.

6 PLANEACIÓN DE LA CALIDAD

En el Anexo 1 de este Plan de Gestión de Calidad se presentan las métricas definidas para medir el desempeño del proyecto en general para todas sus etapas, en un formato denominado “Ficha Técnica de Métricas para el Proyecto “XXX””

Ficha Tecnica de Metricas del Proyecto SCOPE.xls

7 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Para las actividades de Aseguramiento de la Calidad, se definirán los siguientes tipos de revisiones que se realizarán en el proyecto según sus etapas y los requerimientos específicos del mismo, así como su estado presentado en el Tablero de Control del Proyecto.

Para las revisiones de aseguramiento de calidad relacionadas con el Gobierno y Formulación del Proyecto se utilizará la metodología xxx, la cual permitirá evaluar el estado del proyecto en cuanto al cumplimiento de los planes establecidos.

Las revisiones técnicas se programarán en forma específica según el avance del proyecto, la etapa en la cual se encuentre y los objetivos relacionados con la producción de entregables específicos.

A continuación se relacionan y explican las revisiones enunciadas en este numeral.


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NOMBRE REVISION

OBJETIVO QUE SE REVISA TECNICAS A APLICAR

PARTICIPANTES REVISORES FRECUENCIA

RESULTADOS

Revisión de Estado General de Proyecto

Evaluar el estado general del proyecto, involucrando todas sus dimensiones: Alcance, tiempo, costos y calidad.

La base de evaluación serán todos los capítulos que componen el Gobierno y Formulación del proyecto

• Documentos contractuales

• Documento de Gobierno y Formulación del Proyecto

• Informes de estado del Proyecto de los periodos que se requieran

• Tablero de Control del Proyecto

• Reuniones

• Revisiones o inspecciones

• Gerente del Proyecto

• Líder de PMO

• Comité de Gerentes

• Quien a solicitud haya requerido realizar esta revisión y haya sido aprobada por el Comité de Gerentes

• Comité de Gerentes, como mecanismo normal de medición de desempeño

• Comité Directivo, cuando así lo solicite

Mensual • Informe de estado del Proyecto actualizado

• Tablero de Control del Proyecto actualizado

• Lista de Riesgos

• Lista de Issues

• Acciones correctivas

Revisión Técnica Evaluar técnicamente la solución de acuerdo con la etapa del ciclo de vida en la cual se encuentre el proceso de producción de los entregables del proyecto.

• Documentos de Especificaciones funcionales y no funcionales, Estándares, Diseños, Procedimientos, etc.

• Código

• Errores

• Tiempos de respuesta, tolerancia a fallas, recuperación, disponibilidad, carga, concurrencia, volumen

• Herramientas utilizadas

• Proceso de pruebas y resultados

• Arquitectura Técnica

• Walkthrougths

• Inspecciones

• Revisiones

• Pruebas

• Comité Funcional

• Comité Técnico

• Comité Técnico-Funcional

• Comité de Procesos

• Otros comités de Proyecto

• Funcionarios expertos funcionales y técnicos, internos o externos al proyecto

A solicitud • Reporte resumen de la revisión

• Conclusiones

• Lista de acciones a seguir

• Lista de riesgos

• Lista de issues


• Entradas para el informe de estado general del Proyecto

Revisión de Aseguramiento de Calidad (Q/A)

Evaluar la calidad de los productos y procesos a través del ciclo de vida del Proyecto

• Planes de Proyecto,y estado actual

• Project Status Report

• Resultados de otras revisiones

• Entregables

• Reuniones

• Revisiones

• Inspecciones

• Comité Directivo

• Gerente del Proyecto

• Comité de Gerentes

• Revisor Independiente designado

• Consultor experto en temas de Q/A

• Otros según se requiera

• Mínimo cada 3 meses

• Depende del estado del proyecto

• Reporte de aseguramiento de la calidad

• Conclusiones

• Lista de acciones a seguir

• Lista de riesgos

• Lista de issues


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8 CONTROL DE LA CALIDAD

Las actividades de Control de Calidad se refieren a las relacionadas con la supervisión de los resultados específicos del proyecto, para determinar si cumplen con los estándares de calidad relevantes e identificar las causas de un rendimiento insatisfactorio.

Las actividades de control de calidad se basarán en la medición, análisis e interpretación de los resultados obtenidos de la aplicación de las métricas establecidas para el proyecto, así como las relacionadas con la verificación del cumplimiento de los criterios de aceptación de los entregables.

Como resultado del proceso de Control de Calidad se definirán las acciones correctivas requeridas para mantener los procesos bajo los parámetros de control establecidos en este plan.

A continuación se relacionan los Entregables, Criterios y Procedimientos de Aceptación, así como los responsables de la aplicación de los procedimientos.

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Entregable Criterio de Aceptación Procedimiento de Aceptación

Responsabilidades de la organización que entrega

Responsabilidades de la organización que recibe y

evalúa el criterio de aceptación

Documento de Gobierno y Formulación del Proyecto

Actas de inicio del Proyecto y de la Fase

Anexo 4 del contrato con “YYY” para la Fase 1

Entrega del Documento correspondiente al entregable enunciado, que cumpla con el contenido acordado en conjunto con el Comité de Gerentes, y el cual sea completo, con el nivel de profundidad, estandarización y organización de los temas acorde con la necesidad y alcance del proyecto y la metodología de “YYY”.

El criterio de aceptación será en primera instancia evaluado por el Comité de Gerentes y en segunda instancia por el Comité Directivo.

• Cada documento y sus capítulos se revisarán y modificarán en conjunto con el Comité de Gerentes

• Una vez acordadas las modificaciones e incluidas en cada documento, éste se dará por aprobado

• Para el Documento de Gobierno y Formulación del Proyecto, éste se dará por aceptado con el 100% de los capítulos aceptados por el Comité de Gerentes

• El período de aceptación está definido en el plan del proyecto. Si no se reciben comentarios para ajustes en el período indicado, el entregable se dará por aceptado

• Se firmará un Acta de Aceptación del entregable

• Estos entregables son responsabilidad del Consultor

• Cada Documento será elaborado por el Consultor y se llevará al Comité de Gerentes para seguir el procedimiento de aceptación

• El Consultor hará los ajustes que se acuerden en el Comité de Gerentes

• El Comité de Gerentes es el responsable de la aceptación de este entregable

• El Comité de Gerentes aportará sus observaciones para construir el entregable según sus criterios y requisitos individuales

• El Comité de Gerentes aceptará el entregable siguiendo el procedimiento de aceptación establecido

Capacitación en los procedimientos de administración de proyectos

Entrega de la capacitación con el contenido acordado y en el tiempo de ejecución del entrenamiento definido

• El período de aceptación transcurre durante la ejecución de la capacitación

• Una vez finalizada ésta se dará por aceptada

• Se firmará un Acta de Aceptación de la Capacitación

• El Consultor preparará el material según su metodología de Gerencia y Gobierno de Proyectos

• El Consultor dictará esta capacitación según el tiempo previsto en el plan del proyecto

• Si existen ajustes a la capacitación, deberán solicitarse una vez finalice ésta

• El Comité de Gerentes es el receptor principal de esta capacitación y por consiguiente es el responsable de la aceptación de este entregable

• El Comité de Gerentes aceptará el entregable siguiendo el procedimiento de aceptación establecido

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