Escuela Nacional de Formación Electoral y del Estado Civil

(EFEC) Junta Central Electoral

Coordinación de Formación del Estado Civil

(CFEC)

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL DE LAS OFICIALÍAS DEL ESTADO CIVIL

Justificación:

Debido a las tareas que desempeña el personal de las Oficialías del Estado

Civil, en cuanto se refiere a la trascripción e instrumentación de las actas del

Estado Civil, su relación con el público que acude en busca de algún documento

o servicio a estas Oficinas, el cuidado y conservación de los documentos que

respaldan los actos de las personas, justifican imperativamente la ejecución de

un Programa de formación y capacitación que habilite este personal para la

transformación a la que se aboca el sistema de Registro del Estado Civil.

El precitado programa se concibe de forma que se dirija a todo el personal

permanente de las Oficialías del Estado civil en el territorio Nacional; se procura

con éste que el personal desarrolle nuevas competencias, adquiera destrezas

ocupacionales mediante técnicas específicas que les serán enseñadas; por una

parte se perseguirá la adecuación del comportamiento individual de cada

persona que rinde labor, por otra parte dar los instrumentos de capacitación

adecuados, que especialicen a estos empleados; con la conjugación de estos

elementos habremos de obtener un desempeño de labores con calidad, para

1

satisfacer las demandas al público que se le sirve, objetivo estratégico de la

Junta Central Electoral en este ámbito.

Se hará una ejecución efectiva en la impartición de las asignaturas que

conforman los módulos de este programa logrando el mayor aprovechamiento

de los discentes, así se redundará en la eficiencia y la calidad de los servicios

brindados a la ciudadanía, la garantía de que los actos conservados de parte

del Registro del Estado Civil, están rodeados de la más absoluta confianza y

fidelidad.

El personal de apoyo a las Oficialías no solo mejorará las tareas cotidianas que

como parte de las funciones que se realizan en las Oficialías, sino que

juntamente se logrará un crecimiento individual, lo que sin dudas producirá

modificación sustancial de los comportamientos y conductas de este personal en

su interacción pública.

Todos los programas de formación en el área del Estado Civil están

enmarcados en las pautas y estrategias institucionales, impulsadas a través de

la Escuela Nacional de Formación Electoral y del Estado Civil (EFEC), a partir de

la decisión de la Junta Central Electoral, cuyo objetivo central se enfoca en

lograr la modernización del sistema del Registro del Estado Civil Dominicano,

como una solución a los históricos inconvenientes de que ha adolecido tan

importante servicio esencial de la vida jurídica de las personas.

Objetivo General:

Alcanzar y optimizar, mediante la capacitación, un alto rendimiento de los

empleados de las Oficialías del Estado Civil y modificar favorablemente el

comportamiento de éste; de modo que sus competencias propendan al

desarrollo un desempeño eficaz de las tareas puestas a su cargo, las que

2

forman parte del engranaje que mueve todo el sistema del Registro del Estado

Civil Dominicano.

Objetivos Específicos:

Específicamente se persigue, entre otras aspiraciones las siguientes:

1.- Adiestrar al personal de las Oficialías del Estado Civil en cómo redactar

adecuadamente las Actas del Estado Civil y otros documentos correlativos.

2.- Desarrollar en este personal el sentido de trabajo en equipo, como elemento

relevante para el logro de los objetivos estratégicos en el Sistema del Registro

del Estado Civil Nacional.

3.- Cambiar positivamente los métodos y hábitos de trabajo en este personal,

logrando robustecer la imagen institucional de las Oficialías del Estado Civil.

4.- Lograr que el personal de las Oficialías del Estado Civil adquiera

conocimientos y destrezas, las cuales puedan serles útiles en sus roles de

servidores del Estado.

5.- Interiorizar valores éticos y morales a dichos empleados; los mismos deben

ser parte del comportamiento cotidiano y de desempeño laboral de cualquier

servidor del Estado Dominicano, en el caso de los empleados de las Oficialías

del Estado Civil se hace apremiante fijar éstos.

6.- Conjurar las indebidas prácticas en el tratamiento de los Actos del Estado

Civil que ocasionan la cantidad de errores de todo género en la instrumentación

de las actas.

7.- Conseguir que este personal pueda adecuarse eficientemente a los procesos

tecnológicos que se implantan en el Registro del Estado Civil.

3

8.- lograr que este personal pueda asumir la nueva forma de gestionar las bases

del Sistema del Registro del Estado Civil, las Oficialías. Esto lleva implícito

asumir los paradigmas congruentes a tal aspiración.

Perfil de los destinatarios.

El perfil de los cursantes de este programa está compuesto por todo el personal

que trabaja en las Oficialías del Estado Civil, de carácter permanente; incluye los

pertenecientes a las delegaciones de Oficialías del Estado Civil.

Desde el punto de vista educativo, en general, este personal tiene un nivel

medio; algunos son universitarios y poseen estudios primarios. En todo caso, su

desempeño y ubicación en estructura organizacional las Oficialías no

obedecen a un criterio basado en su capacidad o formación, sino a una

valoración personal coyuntural, basada en los criterios del incumbente de

ocasión.

Cantidad de Participantes. El público meta de este programa lo conforma, como se ha indicado

precedentemente, el universo de empleados que apoyan el desempeño de las

Oficialías del Estado Civil. El número estimado, según datos suministrados por la

Dirección Nacional de Registro del Estado Civil, es de Mil Ochocientos Cuatro

(1804), empleados fijos y por servicios prestados, todos permanentes.

Duración. El programa que se describe será ejecutado en cuatro (4) módulos, con un

total de quince (15) asignaturas, para una cantidad de ciento veintidós (122)

horas educativas de aprendizaje efectivo.

4

Metodología a utilizar.

Desde el punto de vista metodológico, el programa de capitación y actualización

al personal de las Oficialías del Estado Civil, se desarrollará de forma presencial,

en las aulas de la EFEC u otros locales seleccionados por ésta, siempre que

faciliten el acceso y traslado de los participantes.

Concretamente el método educativo incluirá la inducción al Sistema del Registro

del Estado Civil. La metodología enfatizará fundamentalmente en los aspectos

prácticos, tomando en cuenta que el público a formar es básicamente de tercera

edad, lo que implica que los docentes asumirán un papel de facilitadores. Las

docencias serán impartidas teóricas/prácticas, de forma que ambos segmentos

guarden estricta relación entre sí.

Se formarán grupos a los cuales se les asignarán tareas y trabajos prácticos;

se evaluará en este caso el trabajo grupal, igualmente tendrán encomiendas

individuales para medir el aprovechamiento de cada uno. La metodología

tendrá como finalidad que los cursantes mismos fructifiquen al máximo las

docencias impartidas, luego se medirá el nivel de aprehensión alcanzado.

Recursos necesarios.

Para desarrollar este programa será necesario la utilización de recursos

tecnológicos, documentos de apoyo, pizarras, bibliografías, libretas de apuntes,

cartulinas etc.

Además, los recursos económicos que en su momento serían cuantificados y

que deberán ser cubiertos en su totalidad por la EFEC; entre los cuales se

pueden mencionar: pago de transporte, viáticos, contratación de docentes y

compra de materiales, etc.

5

Contenido de programa. Módulo I: La motivación en las Oficialías del Estado Civil.

Distribución Asignaturas: Duración: H. Teóricas H. Prácticas 1. Inducción al Sistema Electoral

Dominicano 4 horas 2 horas 2 horas

2. Valores y Competencias 8 horas 4 horas 4 horas

3. Atención al cliente y relaciones

humanas 8 horas 4 horas 4 horas

4. Manejo adecuado de conflictos 8 horas 4 horas 4 horas

Total horas 28 horas 14 horas 14 horas

Justificación: La formulación de este primer módulo relativo a los valores, competencias,

atención al cliente, relaciones humanas y manejo adecuado de conflictos,

procura entre otras cosas, operar cambios en los paradigmas y procedimientos

que hasta la fecha han estado presentes en el accionar de la gran mayoría de

los empleados de las Oficialías del Estado Civil y que han sido factores

explicativos de muchos de los inconvenientes que impelen en estas oficinas

publicas; asimismo procura hacer una introducción a los empleados de las

Oficialías del Estado Civil de los diferentes órganos y dependencias que

componen el Sistema Electoral, presidido por la Junta Central Electoral.

Se define como una prioridad institucional capacitar y formar este personal en

lo que se refiere al desarrollo de competencias en los ámbitos de la

comunicación efectiva y buenas relaciones humanas que propendan a una

atención adecuada como lo merecen los usuarios, vistos en sus roles de

clientes, a lo cuales por demás les asisten derechos de ser servidos con

diligencias e idoneidad, so pena de no cumplir con las responsabilidades

puestas a cargo de este personal público.

6

Asimismo, este módulo persigue dotar de destrezas y habilidades para manejar

adecuadamente situaciones conflictivas o controversiales que diariamente se

suscitan en las Oficialías, en ocasión de reclamos y exigencias de parte del

público o personas interesadas.

Módulo II: Herramientas para la redacción de los Actos del Estado Civil.

Distribución Asignaturas: Duración: H. Teóricas H. Prácticas

1. Elementos gramaticales y ortografía 12 horas 5 horas 7 horas

2. Técnicas de redacción de las Actas

del Estado Civil. 12 horas 5 horas 7 horas

3. Técnicas para la creación y

administración, conservación 8 horas 3 horas 5 horas

de archivos.

4. Técnicas de oficina 8 horas 4 horas 4 horas

Total horas 40 horas 17 horas 23 horas

Justificación:

Partiendo del hecho comprobado de dominio público de que en las Oficialías del

Estado Civil en general existen deficiencias en cuanto se refiere a los

conocimientos apropiados para la redacción de los documentos, en general y

particularmente lo que se contrae a las Actas del Estado Civil, se precisa

capacitar y actualizar su personal, a los fines de lograr elevar el nivel de

destrezas en aspectos gramaticales, enfatizando en la ortografía y otros

elementos básicos de esta asignatura, así se logrará la mejor calidad en el

Registro de los Actos del Estado Civil.

En lo que respecta a la redacción de las Actas del Estado Civil se subrayará en

que las mismas sean realizadas obedeciendo a un criterio único; basado en las

disposiciones legales vigentes e instrucciones dictadas por la Junta Central

7

Electoral y los demás órganos que conforman el Sistema del Registro del Estado

Civil Dominicano.

Los libros registros que se llevan en las Oficialías del Estado Civil adolecen de

de incontables errores materiales, causándoles consecuencialmente

inconvenientes, de todo tipo a los titulares de los registros; es obvio que en la

mayoría de las veces dichos errores son el producto del descuido o impericia del

personal de apoyo de estas Oficinas, en el cual descansa de manera

preponderante las labores a cargo del Oficial del Estado Civil, responsable

principal de los Actos de las personas.

Por otra parte, dado el volumen de documentos que respaldan los Actos

relativos a las personas, que se manejan en estas Oficialías y que es mandatario

su conservación y expedita administración se hace necesario la implementación

de un sistema de archivo físico moderno; por demás para lograr el objetivo

perseguido en este sentido es menester la formación del personal en las

técnicas correspondientes, de modo que se pueda instalar y manejar un

procedimiento de archivo único a nivel nacional, el cual garantice los

documentos que son partes de la vida jurídica de las personas.

Módulo III: Técnicas de examen físico - documental

Distribución Asignaturas: Duración: H. Teóricas H. Prácticas 1. Técnicas para el manejo de

Documentos y alteraciones 8 horas 3 horas 5 horas

2. Pautas para realizar entrevistas 6 horas 2 horas 4 horas

3. Determinación e identificación

faciales 4 horas 2 horas 2 horas

Total horas 18 horas 7 horas 11 horas

Justificación:

8

Estas asignaturas persiguen suplir de conocimientos a los participantes, a los

fines de poder analizar a la luz de las técnicas modernas los documentos que

diariamente tienen que manejar y que son presentados a este personal para

instrumentar las actas correspondientes; en muchas ocasiones es preciso

examinar con determinada agudeza los mismos, para determinar si los mismos

reúnen las condiciones de fehacientes tal como lo exige la ley y el sentido de

responsabilidad como servidor público.

Otro renglón a cubrir en este módulo es el que se refiere a las herramientas para

obtener las informaciones correctas en un proceso de investigación o de

indagación sobre un caso en particular; muchas veces se hace necesario,

cuando se quiere obrar con responsabilidad, entrevistar personas, consultar

documentos, hacer procesos verbales, examinar objetos, etc., con el fin de

auscultar un resultado, por cuanto es necesario que este personal conozca

técnicas sobre el particular. Un objetivo complementario de este módulo es

dotar de conocimientos a los empleados de las Oficialías del Estado Civil para

identificar, prima-face, personas a partir de los rasgos faciales pudiendo

también para diferenciar personas mayores de edad de las menores.

Módulo IV: Elementos del proceso administrativo en las Oficialías del Estado Civil.

Distribución Asignaturas: Duración: H. Teóricas H. Prácticas 1. Elementos de ofimática 8 horas 3 horas 5 horas

2. Manejo del sistema automatizado

del Registro del Estado Civil y

elementos del proc. Administrativo 8 horas 4 horas 4 horas

3. Mecanismos de expedición de

Actas, Certificaciones y otros

documentos. 8 horas 3 horas 5 horas

4. Tratamiento e interpretación de

notas marginales. 8 horas 4 horas 4 horas

5. Técnicas de recolección y

9

presentación de datos Estadísticos 4 horas 2 horas 2 horas

Total horas 36 horas 16 horas 20 horas

Justificación: Las asignaturas de este módulo se proponen el adiestramiento, para la

actualización del personal de soporte de las Oficialías del Estado Civil en

elementos primordiales en el área tecnológicas, lo cuales se vinculan con el

desarrollo de una oficina de atención a la ciudadanía; asimismo se augura hacer

más efectivo los mecanismos de administración de las diversas notas

marginales que se insertan en los en los libros registros del Estado Civil y

además, hacer más idóneo el proceso de expedición de todo tipo de actas,

certificaciones y demás documentos que producen en dichas oficinas en su

interacción con la ciudadanía y entidades públicas o privadas.

Otro aspecto no menos relevante se contrae a la importancia que tiene la

recolección, preparación de los datos que se producen en las Oficialías los

cuales constituyen importantes informaciones de interés general, por lo cual se

justifica capacitar al personal en esta plano del saber.

Bibliografía 1. Ley 659 y sus modificaciones sobre los Actos del Estado Civil, de fecha

17 de julio de 1944.

2. Ley 136-03 sobre protección de niños, niñas y adolescentes.

3. Zúñiga Lozano, Alicia y Peña Nina, Domingo. Lengua Española.

Estructura y Funciones Básicas. Impresora Soto Castillo, Santo Domingo,

D.N., 2001. 4ta Edición.

10

4. Zúñiga Lozano, Alicia y Peña Nina, Domingo. Lengua Española.

Elementos Básicos de Redacción Dinámica. Impresora Soto Castillo.

Santo Domingo, D.N., 2006. 5ta Edición.

11