Edición electrónica, dictado y transcripción de documentos

Edición electrónica, dictado y transcripción de documentos

Por:Allyson E. Thompson

Pérez

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Objetivos Identificar diferentes métodos electrónicos

para editar documentos.

Describir aspectos para la ediciones electrónica de documentos.

Identificar los usos de la escritura rápida para procesar información en la oficina.

Identificar las fases en el proceso de tomar dictado y transcribir documentos.

Aplicar técnicas correctas al tomar dictado y transcribir de escritura alfabética abreviada o taquigrafía.

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Introducción Las tecnologías que surgen cada día

originan un constante cambio en las tareas que se realizan en la oficina. Aunque aparezcan obsoletas las destrezas para tomar dictado y transcribir todavía son de gran importancia en la oficina.

Las nueva destreza de edición electrónica de documentos es vital en todo profesional de oficina.

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Introducción Las comunicaciones electrónicas hacen

posible el intercambio de información para recibir recomendaciones y así producir documentos finales.

La tecnología de reconocimiento de voz y programas para dictado a través de la computadora, han impactado la oficina moderna para satisfacer la necesidad de generar documentos con rapidez.

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EDICIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS Los documentos generados a través de

un programa de reconocimiento de voz, o dictados o generados directamente a la computadora hacen posibles la creación de un documento digital.

Sin embargo un documento originado así no se considera un documento final hasta que se haya trabajado en él para producir un documento de calidad.

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Edición electrónica de documentos o edición de texto

La destreza de editar electrónicamente documentos (edición de texto) requiere de conocimiento en el uso de diferentes diccionarios, funciones y hasta programas para traducir información.

La función Track Changes de MS Word permite que el autor del documento vea las recomendaciones que recibe del editor y acepte o rechace los mismos.

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Edición electrónica de...

El uso de diccionarios (Speller o Thesaurus) es una de las funciones que todo personal de oficina debe saber.

También debe utilizar la función de división de palabras al terminar cada línea de escritura.

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Edición electrónica de... En la edición electrónica de documentos se

aplican muchos de los aspectos de las destrezas de transcripción de documentos.

La edición de texto en un escrito electrónico implica:

la aportación de ideas

Sugerencias

correcciones de redacción

Sintaxis

ortografía

concordancia

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Recomendaciones para la producción final de documentos generados mediante métodos electrónicos: Abrir una carpeta y asignarle un nombre

apropiado.

Grabar el documento original en esa carpeta.

Activar la función para editar (Track Changes).

Selecciona la forma que desea que aparezcan sus recomendaciones (color de texto, tipo de letra, subrayado, etc.).

Incluir todas las recomendaciones y sugerencias.

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Cont… Grabar el documento con los cambios visibles en

pantalla con otro nombre o identificación.

Enviar el documento al autor en la forma acordada.

Generar un documento final con los cambios incorporados.

Dar el formato final al documento y utilizar la impresión o distribución electrónica acordada.

Otro método electrónico para generar documentos es el dictado a máquina.

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Aún está vigente en algunas oficinas el grabar la información utilizando equipo de grabación.

Hay oficinas en las que el ejecutivo prefiere grabar el dictado en alguna forma magnetofónica o electrónica.

Este método de dictado es el mas económico, ya que utiliza el tiempo de una sola persona.

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La transcripción de dictado requiere que el profesional administrativo posea las siguientes destrezas: Concentración al

escuchar

Rapidez al mecanografiar

Destrezas en el uso de computadoras

Conocimiento del idioma en el se transcribe

Conocimiento del vocabulario especializado de un material en particular (legal, medico)

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Los programas para dictado integrados a las computadoras proveen las instrucciones tanto para grabar como para transcribir.

Cuando el profesional administrativo tiene que transcribir un dictado debe tener en cuenta lo siguiente: Asegurarse de que el programa, la

maquina para transcribir, las bocinas y audífonos estén en buenas condiciones.


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Cont… Escuchar atentamente y concentrarse en

lo que se dicta.

Transcribir los documentos que tengan prioridad.

Escuchar el dictado por frases mientras mantiene un ritmo de transcripción continuo.

Al terminar el documento, escuchar la grabación en forma corrida mientras coteja.


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Cuando el ejecutivo acostumbra dictar a máquina, es responsabilidad del profesional de oficina: Mantener el equipo (grabadora, micrófono)

o programa en buen estado.

Coordinar el mantenimiento adecuado y la ubicación del equipo en el lugar acordado.

Ordenar los materiales que utilice el equipo y mantenerlos en un lugar accesible.

Compartir con el ejecutivo sugerencias para mejorar la calidad del dictado.


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Cont… Acordar el lugar donde ubicará los

documentos que utilizara como referencia para la transcripción.

Compartir con el ejecutivo literatura sobre técnicas de dictado.

Proveer al ejecutivo la literatura del equipo que utiliza para dictar para su referencia.


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El profesional administrativo debe recordar que es su responsabilidad la custodia de todo tipo de información en la oficina.

Dictado directo a la computadora…

Creación directa en la computadora…


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La persona que ha aprendido la destreza de anotar información usando un método de escritura rápida, como la escritura abreviada y la taquigrafía, ofrecen a la empresa un valor agregado (value added).

Es importante que la persona que conoce estas destrezas las practique frecuentemente para no perder la rapidez ni olvidarlas.

Tomar dictado de persona a persona

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La destreza de algún método de escritura rápida permite que el mensaje se tome con rapidez, y esto hace posible que la correspondencia y los asuntos diarios de la oficina se procesen rápidamente.

La escritura alfabética abreviada o la taquigrafía se puede utilizar para tomar:

Tomar dictado de...

Instrucciones

Mensajes telefónicos

Notas en una conferencia

Dictado de correspondencia comercial directamente del ejecutivo.

Minutas en una reunión

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El proceso de tomar dictado de persona a persona en una oficina puede dividirse en tres fases:

Preparación para tomar dictado. El profesional administrativo debe tomar en consideración lo siguiente: Tener listo los materiales que va a utilizar

(libreta, lápices o bolígrafos, bandas elásticas y sujetadores (clips).

Separar cada dictado con una raya en la pagina de la libreta.

Sujetar las págs. de la libreta utilizadas para dictados anteriores con una banda elástica.

Identificar la fecha del dictado.

Tomar dictado de...

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Etapa de tomar dictado. El profesional administrativo debe: Ocupar un lugar frente a la persona que va a

dictar. Escuchar atentamente y concentrarse en lo

que se dicta. Utilizar las interrupciones o pausas del que

dicta para: Leer el documento

Hacer anotaciones (en rojo) sobre preguntas o dudas que hayas surgido.

Antes de reanudar el dictado leer en voz alta la ultima oración que se dicto para saber donde se debe continuar.

Enumerar los diferentes documentos del dictado.

Colocar el material de referencia con el escrito hacia abajo.

Tomar dictado de...

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Etapa de transcripción. Durante esta etapa el profesional administrativo debe: Leer cuidadosamente el dictado, insertas

preguntas, marcar párrafos y buscar en el diccionario cualquier palabra sobre la que tenga duda.

Transcribir los documentos tan pronto como sea posible.

Asegurarse de transcribir oraciones completas.

Verificar los datos que se incluyen en los documentos (fechas, horas, cantidades, nombres).

Transcribir los documentos que tengan prioridad, basándose en la urgencia que refleja el contenido.

Tomar dictado de...

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Localizar y organizar los materiales para transcribir.

Utilizar un atril para colocar la libreta de dictado .

Al transcribir leer por frases para tomar el sentido de lo que se esta transcribiendo.

Trazar una línea diagonal (roja) para indicar la parte del dictado que ya se transcribió.

Al terminar, cotejar las notas con la transcripción para asegurarse que no se omitiera oraciones o párrafos.

Cotejar cuidadosamente en pantalla el documento transcrito antes de imprimirlo.

Tomar dictado de...

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Someter el documento para la firma del ejecutivo.

La correspondencia general puede esperar hasta que se hayan transcrito varios documentos.

Incluir con el documento a ser firmado, el sobre correspondiente y cualquier anexo que acompañará el documento

Orientar al ejecutivo sobre los forma en que se hace las correcciones en los documentos transcritos.

Tomar dictado de...

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La correspondencia comercial no solamente tiene que estar correcta en el contenido, sino que su apariencia debe seguir las normas vigentes en formato y estilo.

La calidad total – la exactitud junto con la rapidez- es un requisito indispensable en todo trabajo que genera el profesional administrativo.

Todo profesional de oficina debe consultar y usar continuamente manuales de referencias y textos para mantenerse al día sobre la producción tipográfica de documentos.

Presentación tipográfica de documentos

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GRACIAS…

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