Eco Minitecas 2014

de 29PROCESO ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS

POLICÍA NACIONAL

CÓDIGO: 2BS-FR-0004

FECHA: 23/12/2013 FORMATO DE DILIGENCIAMIENTO PARA LA ELABORACIÒN DE ESTUDIOS PREVIOSVERSIÓN: 6

CENTRO SOCIAL DE OFICIALES POLICIA NACIONAL

Bogotá, 21 de Febrero de 2014

1. DEFINICIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y ANALISIS DEL SECTOR

1.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL OBJETO

Prestación de Servicios alquiler de Miniteca, incluido equipos de iluminación, audio, video y efectos especiales para el Centro Social de Oficiales.

CLASIFICACIÓN UNSPSC

Segmento Familia Clase Producto

45111800

Equipos y suministros para impresión, fotografía y audiovisuales

Equipos de audio y video para presentación y composición

Equipo de presentación de video y de mezcla de video y sonido hardware y controladores

1.2 VALOR ESTIMADOEl valor estimado para la presente contratación es de OCHENTA MILLONES DE PESOS ($ 80.000.000.oo). M/cte

1.3 CERTIFICADO PLAN DE COMPRAS

ÍTEM RUBRO RECURSO VALOR1 512 16 $80.000.000.oo

El valor establecido en el Plan de Compras para la presente contratación es de Ochenta Millones de Pesos ($80.000.000.oo). M/CTE.

1.4 CLASE DE CONTRATO

Prestación de Servicios.

1.5 PERFIL Y CALIDAD DE LOS PROPONENTES

Persona natural o jurídica cuyo objeto social corresponda al objeto de la presente contrataciónIgualmente podrán participar los oferentes nacionales, extranjeros con representación en Colombia, en forma individual o conjunta (Consorcio, Unión Temporal, promesa de sociedad).De igual forma, debe hacerse mención de la posibilidad de participación de las Mypes y/o Mipymes de conformidad con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013.

1.6 IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y JUSTIFICACIÓN

DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD

Hace parte de la misionalidad del Centro Social de Oficiales brindar a sus afiliados, beneficiaros e invitados el servicio de eventos tanto sociales, empresariales e institucionales que nos generen altos niveles de satisfacción, tranquilidad y bienestar, para ello tiene la necesidad de contratar con una empresa y/o persona natural cuya actividad económica cumpla con el objeto del proceso y que nos preste el servicio de Miniteca con la más alta tecnología en equipos de iluminación, audio, video y efectos especiales de gran impacto con calidad y teniendo en cuenta las necesidades de nuestros clientes.

JUSTIFICACIÓN

En la actualidad el Centro Social de Oficiales de la Policía Nacional, no cuenta con estos equipos, los cuales con los avances tecnológicos que se presentan día a día, hace necesario su modernización y cambio permanente, que nos permita estar a la altura de cualquier requerimiento por parte de nuestros usuarios frente a dicho servicio, motivo por el cual esta Sede Social debe realizar una contratación con una persona natural o jurídica que preste el servicio de Alquiler de Miniteca con la más alta tecnología en equipos de iluminación, audio, video y efectos especiales de gran impacto, con el fin de ofrecerle dicho servicio a todos nuestro afiliados y usuarios, c en los diferentes eventos que se realizan en esta sede social.

2. ANTECEDENTES ADMINISTRATIVOS DEL PROCESO

ENTIDADY UNIDAD

NÚMERO Y FECHA DEL CONTRATO

OBJETO ACIERTOS PROBLEMAS

CLAP ENTERTAINMENT

S. A. S

08-07-082-2012

PRESTACION DE

SERVICIOS

Cumplieron oportunamente con la Prestación de Servicio.

Ninguno

ALFONSO VELEZ ARBELAEZ

08-07-187-2013

PRESTACION DE

SERVICIOS

Cumplieron oportunamente con la Prestación del Servicio

Ninguno

3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

El marco legal del proceso de selección abreviada de menor cuantía y del contrato que se derive de su adjudicación, está conformado por la Constitución Política, las leyes de la República de Colombia y en especial por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2.007, decreto 1510 de 2013, por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, Ley 789 de 2002, Ley 828 de 2003, Ley 816 de 2003, Legislación Aduanera, Estatuto Tributario y demás normas concordantes con la materia, que rijan o lleguen a regir los aspectos del presente proceso de Selección abreviada de menor cuantía y en todo lo demás no regulado expresamente, se aplicarán las normas comerciales y civiles, así como la resolución 2590 de 2012, “Manual de Contratación Policía Nacional”, Resolución de Delegación No.0008 de 2013.

Las normas actualmente vigentes que resulten pertinentes de acuerdo con la Ley colombiana, se presumen conocidas por todos los proponentes.

La modalidad de selección, teniendo en cuenta la Ley 1150 de 2007 y su Decreto No. 1510 del 17 de julio de 2013, es:

3.1. SELECCIÓN ABREVIADA

Contratación de menor cuantía

“De conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007, y artículo 59 del decreto 1510 de 2013, teniendo en cuenta que la necesidad a satisfacer se cuantificó en un valor que se encuentra dentro de la causal de menor cuantía para la contratación, y que el objeto a contratar presenta características verificables y calificables y que cualquier empresa está en condiciones de suministrarlos cumpliendo las especificaciones técnicas requeridas por la Institución; se debe aplicar el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía para la elección del contratista.”

4. CRITERIOS DE SELECCIÓN

El oferente deberá cumplir a cabalidad con las condiciones técnicas, financieras, económicas y jurídicas, que se señalan a continuación, para ello en la oferta deberá precisar y aportar los documentos que se relacionan en los siguientes numerales (requisitos habilitantes).

De conformidad con el artículo 5° de la Ley 1150 DE 2007, EL CENTRO SOCIAL DE Oficiales, para la selección de los proponentes, efectuará una verificación jurídica, técnica y financiera, así como una evaluación económica conforme a los criterios que se fijan en este capítulo. Las condiciones que se tendrán en cuenta son:

a. Jurídicas

b. Técnicas

c. Financieras

4.1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS

El proponente deberá acreditar que los servicios cumplan con las “Especificaciones técnicas” que corresponderán a cada uno de los ítems propuestos exigidas en la descripción contenida en las especificaciones señaladas en el Anexo No. 2, del estudio previo. Para tal efecto, deberá presentar su propuesta de acuerdo con el anexo establecido en el presente estudio previo diligenciando el anexo No. 2.

4.1.1. Experiencia Proponente en producir o comercializar el bien y/o ofrecer el servicio

Con el fin de garantizar la calidad de los bienes o servicios a contratar y evitar incumplimientos en la ejecución del futuro contrato, El Oferente deberá presentar tres o más (03) certificaciones de cumplimiento de contratos cuyo objeto sea igual o similar al objeto de la presente contratación, cuyo valor sea igual o mayor al ciento por ciento (100%) del presupuesto oficial, ejecutados durante los últimos tres (03) años contados a partir de la fecha de cierre; las cuales serán verificadas por el comité técnico del Centro Social de Oficiales, en caso de presentar más se tomaran las más favorables de acuerdo a la foliación de la propuesta.

Las Certificaciones deben contener mínimo la siguiente información:

A. Nombre o razón social del Contratante.B. Nombre o razón social del Contratista.C. Objeto del Contrato.D. Número de Contrato.E. Valor Total del Contrato en pesos.F. Plazo de EjecuciónG. Fecha de Iniciación del contrato.H. Fecha de terminación del contrato.I. Calificación de los Bienes (Excelente, muy bueno, bueno o satisfactorio).

La Administración se reserva el derecho de solicitar aclaración de las certificaciones al potencial oferente. Cuando la certificación sea por contratos realizados bajo la modalidad de Consorcio o de Unión Temporal, el Centro Social de Oficiales tomará para la verificación, el porcentaje (%) de participación en la ejecución del contrato del oferente que haga parte del consorcio o de la Unión Temporal. Por lo anterior el oferente deberá presentar el documento que acreditó la conformación del Consorcio o de la Unión Temporal, donde deberá constar el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes para la ejecución del contrato.

NOTA: En el evento que algún oferente presente más de tres (03) certificaciones, el comité técnico solo tendrá en cuenta las tres (03) primeras en orden de foliación de la oferta.

NOTA: No se aceptan auto certificaciones.

4.1.2. CAPACIDAD OPERATIVA

INFRAESTRUCTURA: El oferente debe contar con el personal requerido para la prestación del servicio del alquiler de mini tecas en el presente estudio para suplir de forma permanente, oportuna y con inmediatez las necesidades, o imprevistos que se puedan presentar y que deban ser solucionados con prontitud.

INFRAESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL: Certificar que cuenta con la infraestructura administrativa y operacional necesaria de una empresa prestadora de servicios en el alquiler de minitecas y así cumplir con el objeto de la presente contratación.Este aspecto se verificara en el Anexo 2 Especificaciones Técnicas Mínimas.

4.1.2. Otras condiciones técnicas verificables

Se deben indicar aquellas condiciones que sean necesarias y que no estén registradas dentro de las condiciones técnicas mínimas.

ITEM

CONDICIONES TECNICAS MINIMAS CUMPLE NO CUMPLE

1 El oferente deberá contar con el transporte necesario para sus equipos y el personal logístico que viene a hacer el respectivo montaje.

2 El vestuario y presentación del personal logístico deberá ser acorde a la altura y calidad de los servicios que presta el CESOF,

3 El oferente deberá contar con los equipos de minitecas necesarios para la presentación que realicen en los eventos

4 El oferente deberá mostrar disposición para las necesidades del CESOF, de acuerdo a los requerimientos del Supervisor del Contrato.

5 El contratista se compromete a suministrar los equipos, instalarlos, operarlos y a retirarlos una vez prestado el servicio. En consecuencia será responsabilidad del contratista la perdida, hurto o destrucción de los bienes.

NOTA: Este numeral se debe diligenciar de igual manera en el Anexo No. 2.

4.1.3. CONDICIONES TÉCNICAS ADICIONALES DE CALIFICACIÓN Y SU JUSTIFICACIÓN:

Para la selección de la propuesta más favorable, la evaluación se efectuará de conformidad con los requisitos, documentos y criterios de evaluación establecidos en el presente capitulo y será adjudicada a la propuesta que cumpla con los requisitos exigidos y obtenga el puntaje más alto asignado en la calificación.

EL CENTRO SOCIAL DE OFICIALES efectuará las evaluaciones sobre una base de 1000 puntos, de acuerdo con los siguientes criterios:

VERIFICACION JURÍDICA HABILITANTEVERIFICACION TECNICA: Mínimos (ANEXO 2), experiencia HABILITANTE

VERIFICACION FINANCIERA (REQUISITOS MINIMOS) HABILITANTEEVALUACION TECNICA 400 puntosSERVICIO SHOW DE HIELO SECO. 200 puntosSERVICIO SHOW DE DJ 200 puntosTOTAL EVALUACION TECNICA 400 PUNTOSEVALUACIÓN ECONÓMICA 600 puntos

PUNTAJE TOTAL 1.000 PUNTOS

Se definió como criterio de ponderación adicional en el presente proceso de contratación el siguiente factor:

ITEM CRITERIO DE PONDERACIÓN PUNTAJE MÁXIMO

1Quien ofrezca para el servicio de 15 años, un show de hielo seco, que incluye iluminación led.

200

2Quien ofrezca show de DJ empleando diversos accesorios como (ascensor y/o pantalla led que genere un ilusión óptica.

200

TOTAL PUNTAJE 400

El proponente que realice los anteriores ofrecimientos los deberá allegar junto a su propuesta, debidamente certificados por parte del Representante Legal.

4.3 EVALUACIÓN ECONÓMICA Y FINANCIERA

4.3.1. Evaluación Económica (600 PUNTOS)

Se evaluará la oferta económica (sumatoria de todos los ítems), quien presente el menor precio se le asignara 600 puntos. Para las demás ofertas se aplicara la siguiente fórmula:

El puntaje máximo que se obtendrá en la evaluación económica será de 600 puntos

Propuesta con el menor precio.Puntaje = __________________________ X 600 Propuesta a evaluar

5. CONDICIONES DEL CONTRATO

5.1. LUGAR DE ENTREGA O LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIOS

El servicio deberá ser prestado en las instalaciones del Centro Social de Oficiales, Avenida Boyacá No.142ª-55 o fuera del Club si así se requiere o cuando se trate de eventos externos de acuerdo con el cronograma estipulado en la orden de servicios estipulada por la Oficina de Eventos

5.2. FORMA DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El contratista deberá cumplir con todos y cada uno de los parámetros establecidos para satisfacer la necesidad expresada en el objeto requerido, para lo cual en este documento se especifican las características generales y particulares del servicio que se debe hacer de manera total de acuerdo a lo descrito en el cuadro de las características técnicas mínimas. Anexo No. 2

5.3. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo para la ejecución del presente contrato será durante doce (12) Meses y/o hasta agotar el presupuesto de este contrato, lo primero que ocurra, contado a partir del perfeccionamiento del contrato, previa aprobación por parte de la Administración de la garantía única y la expedición del Registro Presupuestal.

5.4. FORMA DE PAGO

El Centro Social de Oficiales, pagará al CONTRATISTA en forma parcial de acuerdo a la solicitud de servicios, una vez firmada el acta de recibo a satisfacción y presentación de los documentos requeridos para los respectivos pagos, entregándole los respectivos soportes o anexos, obligación que deberá cumplir el Supervisor del contrato, anexando lo siguiente:

A). Recibo a satisfacción que expida el supervisor designado para este contrato.B). Factura Comercial o cuenta de cobro debidamente diligenciada por el CONTRATISTA. C). Certificación del pago a los aportes de salud y pensión (parafiscales).

PARÁGRAFO PRIMERO. Si los documentos en referencia no se reciben dentro del plazo establecido, o, que recibidos sean devueltos por inconsistencias como la falta de información o mal diligenciamiento de los mismos, el responsable de central de cuentas de CESOF, se Obliga a cancelar la(s) factura(s) al mes siguiente de la

fecha programada, siempre y cuando se hubieren subsanado las observaciones y se haya cumplido con el trámite documental dentro del plazo indicado.

5.5. SUPERVISOR O INTERVENTOR DEL CONTRATO

La Supervisión quedará a cargo de la persona que se encuentre a cargo de la Oficina Eventos o quien haga sus veces asignado por la Administración del Centro Social de Oficiales, quien verificara el cumplimiento de las especificaciones requeridas, de acuerdo a las funciones establecidas en la resolución No. 3256 de 2004 expedida por la Dirección General de la Policía Nacional, sin que la existencia de esta SUPERVISION releve al CONTRATISTA de su responsabilidad

5.6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

Las obligaciones del contratista están descritas en los anexos No. 2 y No. 4 del presente estudio de conveniencia y oportunidad.

5.7. OBLIGACIONES DE LA POLICÍA NACIONAL

Las obligaciones de la Policía Nacional están descritas en el anexo No. 5 del presente estudio de conveniencia y oportunidad.

6. FORMA Y PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN

Contratación de menor cuantía

“De conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007, y artículo 59 del decreto 1510 de 2013, teniendo en cuenta que la necesidad a satisfacer se cuantificó en un valor que se encuentra dentro de la causal de menor cuantía para la contratación, y que el objeto a contratar presenta características verificables y calificables y que cualquier empresa está en condiciones de suministrarlos cumpliendo las especificaciones técnicas requeridas por la Institución; se debe aplicar el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía para la elección del contratista.”

NOTA: EL CENTRO SOCIAL DE Oficiales DE LA POLICIA NACIONAL, podrá adjudicar hasta la totalidad del presupuesto asignado del presente proceso, según las necesidades de la Institución.

7. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN, ASIGNACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE GARANTÍAS. (ANEXO 6)

De conformidad con lo indicado en el “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación (Versión 1)”, publicado por la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente, se debe utilizar la matriz de riesgos indicada en dicho Manual y conforme a los lineamientos y metodologías expuestos en el mismo.

TAP-23 MARIBEL PRIETO BUSTOSJefe de Grupo Eventos del CESOF

Proyectó: TAP-23.MARIBEL PRIETO BUSTOSRevisó: IT. EDISON LOPEZOficina que proyecta: EVENTOSFecha: 21-02-2014

ANEXO No. 1

1. ANÁLISIS DE LA DEMANDA

IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD

Hace parte de la misionalidad del Centro Social de Oficiales brindarle a los afiliados, beneficiaros e invitados el servicio de eventos tanto sociales, empresariales e institucionales que nos generen altos niveles de satisfacción, tranquilidad y bienestar, para ello tiene la necesidad de contratar con una empresa y/o persona natural cuya actividad económica cumpla con el objeto del proceso y que nos preste el servicio de Minitecas con la más alta tecnología en equipos de iluminación, audio, video y efectos especiales de gran impacto con calidad y teniendo en cuenta las necesidades de nuestros clientes.

JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD:

El Centro Social de Oficiales tienen la necesidad de contratar una persona natural o empresa que preste el servicio de Alquiler de Minitecas con la más alta tecnología en equipos de iluminación, audio, video y efectos especiales de gran impacto, con el fin de ofrecer este servicio en los diferentes eventos que se realizan en esta sede social.

Mes en que está proyectado contratarse (Febrero) de acuerdo al plan de compras vigencia 2014

Para el anterior contrato El Centro Social de Oficiales cuenta con el presupuesto para realizar la contratación

2. ANÁLISIS DE LA OFERTA DEL MERCADODESCRIPCION MERCADO:

Las empresas que cotizaron dentro de los parámetros para el centro social de oficiales acreditada para realizar dicho proceso son NEW WAY ENTERTAIMENT, ZEVEN PRODUCCIONES Y SNAP MEGAFIESTAS.

IDENTIFICACION DEL PROVEEDOR:

NEW WAY ENTERTAIMENT 2842060ZEVEN PRODUCCIONES 4754656SNAP MEGAFIESTAS 6206886

PROCEDENCIA Y DISPONIBLIDAD DE LOS BIENES:

Los bienes son de origen internacional y si hay disponibilidad en el mercado nacional.

MONEDA A CONTRATAR: La moneda en la cual se debe presentar la oferta y se celebrará el contrato es pesos colombianos.

FORMA DE PAGO: El Centro Social de Oficiales, pagará al CONTRATISTA de forma parcial en moneda legal colombiana, dentro de los (30) días hábiles siguientes previa satisfacción de los servicios contratados y una vez firmada el acta de recibo a satisfacción y presentación de los documentos requeridos para los respectivos pagos, entregándole los respectivos soportes o anexos, obligación que deberá cumplir el Supervisor del contrato, anexando lo siguiente:

A). Recibo a satisfacción que expida el supervisor designado para este contrato, B). Factura Comercial o cuenta de cobro debidamente diligenciada por el CONTRATISTA, C). Certificación del pago a los aportes de salud y pensión (parafiscales).D). Certificación bancaria PARÁGRAFO PRIMERO. Si los documentos en referencia no se reciben dentro del plazo establecido, ó, que recibidos sean devueltos por

ESTUDIO DE MERCADO

inconsistencias como la falta de información o mal diligenciamiento de los mismos, se obliga a cancelar la(s) factura(s) al mes siguiente de la fecha programada, siempre y cuando se hubieren subsanado las observaciones y se haya cumplido con el trámite documental dentro del plazo indicado.

3. ANALISIS DE PRECIOS

3.1. ANÁLISIS DE PRECIOS HISTÓRICOS

ITEM DESCRIPCIONValor unitario

AÑO 2012Valor unitario Proyectado

Valor unitario AÑO 2013

Valor unitario Proyectado

VALOR HISTÓRICO

PROYECTADO A TOMAR

1

EVENTO TIPO CONCIERTO PARA EVENTOS DE QUINCE AÑOSIluminaciòn: Roboscan Trackspot High End, Dataflash High End, Par Led de 10v, Barras Led,Atomic, Ego luces audio rítmicas, control dataflash, control de luces, montaje en estructuragin elevadora.Audio: Sonido Line array FBT, Bajos Cerwin Vega, Monitores QSC activos K12, Unidad Pionner850, Mixer DJM 850.Efectos: Cañón de Confeti y serpentina profesional, máquina de humo Martin, show laserverde y azul.DJ Profesional y animación especializada

$ 2.300.667 $ 2.300.667 $ 1.856.000 $ 1.856.000 $ 1.856.000

2 EVENTO TIPO PROM PARA EVENTOS DE COLEGIOS, UNIVERSIDADES Y EMPRESARIALESIluminaciòn: Roboscan Trackspot High End, Dataflash High End, Par Led de 10v, Barras Led,Cabezas Móviles griven 575, Luces negras profesionales americanas, Atomic, Ego lucesaudio rítmicas, Control Dataflash, Control Viper, Control de Luces, Consola Griven, montajeen estructura profesional tipo concierto, gin elevadoraAudio: Sonido Line array FBT, Bajos Cerwin Vega, Monitores QSC activos K12,

$ 3.898.889 $ 3.898.889 $ 4.800.000 $ 4.800.000 $ 3.898.889

Unidad Pionner850, Mixer DJM 850.Efectos: Cañón de Confeti y serpentina profesional, máquina de humo Martin, show laserverde y azul, Imagescan, Maquina de efecto de humo colores heisser, DJ elevado, telónnegro de expectativa.Video: Pantalla de video electrónica, Proyector Panasonic, DVD Panasonic, y pantalla devideo ubicada detrás del djDJ Profesional y animación especializada

3

EVENTOS PARA BODASIluminaciòn: Roboscan Trackspot High End, Par Led de 10v, Barras Led,Ego luces audio rítmicas, control de luces, un puentegin elevadora,Audio : Sonido en stacking activo, bajos activos, y medios altos activosUnidad Pionner cdj 850, y Mixer DJM 850Efectos: Cañón de serpentina profesional, máquina de humo Martin, show laserazul, Hielo Seco.DJ Profesional y animación especializada

N/A N/A $1.624.000 $1.624.000 $1.624.000

3.2. ANÁLISIS PRECIOS DE MERCADO

ITEM DESCRIPCIONPRESENT

ACIONEMPRESA 1

EMPRESA 2

EMPRESA 3

MENOR VALOR

1 EVENTO TIPO CONCIERTO PARA EVENTOS DE QUINCE AÑOSIluminaciòn: Roboscan Trackspot High End, Dataflash High End, Par Led de 10v, Barras Led,Atomic, Ego luces audio rítmicas, control dataflash, control de luces, montaje en estructuragin elevadora.Audio: Sonido Line array FBT, Bajos Cerwin Vega, Monitores QSC activos K12, Unidad Pionner850, Mixer DJM 850.Efectos: Cañón de Confeti y serpentina profesional, máquina de humo Martin,

Servicio x 6 horas

2.436.000 2.320.000 1.856.000 1.856.000

show laserverde y azul.DJ Profesional y animación especializada

2

EVENTO TIPO PROM PARA EVENTOS DE COLEGIOS, UNIVERSIDADES Y EMPRESARIALESIluminaciòn: Roboscan Trackspot High End, Dataflash High End, Par Led de 10v, Barras Led,Cabezas Móviles griven 575, Luces negras profesionales americanas, Atomic, Ego lucesaudio rítmicas, Control Dataflash, Control Viper, Control de Luces, Consola Griven, montajeen estructura profesional tipo concierto, gin elevadoraAudio: Sonido Line array FBT, Bajos Cerwin Vega, Monitores QSC activos K12, Unidad Pionner850, Mixer DJM 850.Efectos: Cañón de Confeti y serpentina profesional, máquina de humo Martin, show laserverde y azul, Imagescan, Maquina de efecto de humo colores heisser, DJ elevado, telónnegro de expectativa.Video: Pantalla de video electrónica, Proyector Panasonic, DVD Panasonic, y pantalla devideo ubicada detrás del djDJ Profesional y animación especializada

Servicio x 6 horas 4.060.000 3.944.000 4.800.000 3.944.000

3


Servicio x 6 horas 1.624.000 2.088.000 1.856.000 1.624.000

3.3. ANALISIS DEL VALOR ESTIMADO

ITEM DESCRIPCION PRESENTACION VALOR ESTIMADO

1


Servicio x 6 horas 1.856.000

2



3



3.4. VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACIÓN

ÍTEMRUBRO /

PROYECTORECURSO

UNIDAD DE

DESTINODESCRIPCIÓN CANTIDAD

VALOR UNITARIO ESTIMADO

CON IVA

VALOR TOTAL

ESTIMADO CON IVA

1 CESOF


Servicio x 6 horas

1.856.000

1.856.000

2CESOF

EVENTO TIPO PROM PARA EVENTOS DE COLEGIOS, UNIVERSIDADES Y EMPRESARIALESIluminaciòn: Roboscan Trackspot High End, Dataflash High End, Par Led de 10v, Barras Led,Cabezas Móviles griven 575, Luces negras profesionales americanas, Atomic, Ego lucesaudio rítmicas, Control Dataflash, Control Viper, Control de Luces, Consola Griven, montajeen estructura profesional tipo concierto, gin elevadoraAudio: Sonido Line array FBT, Bajos Cerwin Vega, Monitores QSC activos K12, Unidad Pionner850, Mixer DJM 850.Efectos: Cañón de

Servicio x 6 horas

3.944.000 3.944.000

Confeti y serpentina profesional, máquina de humo Martin, show laserverde y azul, Imagescan, Maquina de efecto de humo colores heisser, DJ elevado, telónnegro de expectativa.Video: Pantalla de video electrónica, Proyector Panasonic, DVD Panasonic, y pantalla devideo ubicada detrás del djDJ Profesional y animación especializada

3CESOF



1.624.000

VALOR TOTAL POR RECURSO $ 80.000.000VALOR TOTAL ESTIMADO $ 80.000.000

ANEXO No 2

CONDICIONES TECNICAS MÍNIMAS HABILITABLES

*Experiencia*Otras condiciones técnicas verificables

ITEM DESCRIPCION DEL PRODUCTOPRESENTACIO

N CUMPLE NO

CUMPLE

1


Servicio x 6 horas

2


Servicio x 6 horas

3


Servicio x 6 horas

CONDICIONES TECNICAS

OTRAS CONDICIONES TÉCNICAS VERIFICABLES

ITEM

CONDICIONES TECNICAS MINIMAS CUMPLE NO CUMPLE

1 El oferente deberá contar con el transporte necesario para sus equipos y el personal logístico que viene a hacer el respectivo montaje.

2 El vestuario y presentación del personal logístico deberá ser acorde a la altura y calidad de los servicios que presta el CESOF,

3 El oferente deberá contar con los equipos de minitecas necesarios para la presentación que realicen en los eventos

4 El oferente deberá mostrar disposición para las necesidades del CESOF, de acuerdo a los requerimientos del Supervisor del Contrato.

5 El contratista se compromete a suministrar los equipos, instalarlos, operarlos y a retirarlos una vez prestado el servicio. En consecuencia será responsabilidad del contratista la perdida, hurto o destrucción de los bienes.

ANEXO No. 3

CERTIFICACION DE LA NECESIDAD

En mí calidad de Responsable de la Oficina de eventos del Centro Social de Oficiales, manifiesto con la suscripción de esta CERTIFICACION que revisando y analizando los perfiles del personal que labora en este centro social, ninguno cumple con el perfil de prestar este servicio y que pueda suplir esta necesidad, por tal razón la única forma de resolver la necesidad es mediante la contratación de la Prestación de este servicio.

Firma_______________________________________MARIBEL PRIETO BUSTOSResponsable Eventos Centro Social de Oficiales

ANEXO No. 4

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1. Cumplir con el objeto contractual.

2. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y trabas.

3. Responder en los plazos que el Centro Social de Oficiales, establezca en cada caso, los requerimientos de aclaración o de información que le formule.

4. Cumplir cabalmente con sus obligaciones, frente al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF), por cuanto el cumplimiento de ésta obligación es requisito indispensable para la realización de cualquier pago.

5. Constituir en debida forma y aportar a la Oficina de contratos y Seguimiento del área Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, la Garantía Única y cancelar los pagos a que hubiere lugar.

6. Guardar la confidencialidad de toda la información que le sea entregada y que se encuentre bajo su custodia o que por cualquier otra circunstancia deba conocer o manipular y responderá civil, penal y disciplinariamente por los perjuicios de su divulgación y/o utilización indebida que por si o por un tercero se cause a la administración o a terceros.

7. No acceder a peticiones o amenazas, de quienes actuando por fuera de la ley pretendan obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, el CONTRATISTA deberá Informar de tal evento al Área Administrativa y Financiera del Centro Social de Oficiales de la Policía y a las autoridades competentes para que se adopte las medidas necesarias.

8. Mantener activa la cuenta corriente o de ahorros reportada para los pagos con el fin de evitar traumatismos en el proceso de ejecución del contrato.

9. Restituir al Centro Social de Oficiales de la Policía los elementos que haya colocado a su disposición para el desarrollo del objeto contractual, cuando se lo requiera o al finalizar el contrato, en caso que se hayan suministrado.

10. Las demás obligaciones del CONTRATISTA contenidas en el artículo 5º de la Ley 80 de 1993, así mismo, será civil y penalmente responsable por sus acciones u omisiones en la actuación contractual.

ANEXO No. 5

OBLIGACIONES DE LA POLICÍA NACIONAL

1. Poner a disposición del CONTRATISTA los bienes y lugares que se requieran para la ejecución y entrega del objeto contratado.

2. Una vez se surta el proceso de contratación estatal, asignar un Supervisor, a través de quien Centro Social de Oficiales de la Policía mantendrá la interlocución permanente y directa con el CONTRATISTA.

3. Para la contratación de servicios personales o profesionales, se suministrará la inducción necesaria en los temas que el contratante considere necesarios para una adecuada prestación del servicio por parte del contratista (ejemplo: aplicativos que requiera utilizar, conocimiento del direccionamiento estratégico, procesos y procedimientos específicos entre otros.), indicando el número de horas de dicha inducción y se dejará constancia. El impacto de dicha inducción se evaluará a través del formato “Informe supervisores seguimiento contractual”, por parte del supervisor.

4. Ejercer el control sobre el cumplimiento del contrato a través del Supervisor designado para el efecto, exigiéndole la ejecución idónea y oportuna del objeto a contratar.

5. Recibir a satisfacción los bienes y/o servicios que sean entregados por el CONTRATISTA, cuando estos cumplan con las condiciones establecidas y en especial las especificaciones u obligaciones técnicas contenidas en el Anexo “ANEXO TÉCNICO”.

6. Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar, para lo cual el Supervisor dará aviso oportuno al Centro Social de Oficiales sobre la ocurrencia de hechos constitutivos de mora o incumplimiento.

7. Pagar al CONTRATISTA en la forma pactada y con sujeción a las disponibilidades presupuestales y de PAC previstas para el efecto.

8. Tramitar diligentemente las apropiaciones presupuestales que requiera para solventar las prestaciones patrimoniales que hayan surgido a su cargo como consecuencia de la suscripción del contrato.

9. Solicitar y recibir información técnica respecto del bien ó servicio y demás del CONTRATISTA en desarrollo del objeto del contractual.

10. Rechazar los bienes y/o servicios cuando no cumpla con los requerimientos técnicos exigidos.

ANEXO No. 6

ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN, ASIGNACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE GARANTÍAS.

En la definición de los parámetros de mecanismos de cobertura de los riesgos deberán efectuarse dentro de los términos definidos en el Titulo III Capítulo I del Decreto 1510 de 2013.

GARANTIAS DEL PROCESO

ETAPA PRECONTRACTUAL

ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN, ASIGNACIÓN DE RIESGOSY DETERMINACIÓN DE GARANTÍAS.

TIPIFICACIÓN ESTIMACIÓN ASIGNACIÓNDenominación Definición

Riesgo Comercial

Es el que corresponde a la actividad comercial propia del contratista y guarda relación con sus proveedores, transportadores, tramitadores, subcontratista, certificadoras, etc.

Debe incluir el cálculo del transporte de los elementos, trámite de licencia y permisos, impuesto, tasas, contribuciones, seguros, fletes y demás elementos que inciden en el precio final de los elementos.

Normalmente corresponde al contratista

Riesgo de operación

Hace relación, entre otros aspectos, al soporte técnico y el mantenimiento y el riesgo se traduce en mayores costos a los esperados, disponibilidad de insumos y repuestos e interrupción en la operación.

Para mitigar sus efectos se recomienda exigir a los futuros contratistas determinados requisitos de experiencia en operación y capacidad técnica.

Este riesgo se asigna al contratista con base en su experiencia yCapacidad técnica.

Riesgos cambiarios

Hace referencia a la variación de los costos en el desarrollo de un contrato cuando se encuentran sujetos al comportamiento de la tasa de cambio con respecto a monedas distintas.

Cuando se va a contratar en monedas distintas al peso colombiano se debe hacer la respectiva estimación para la realización de los pagos pese a la fluctuación que tenga el peso frente a la moneda del contrato.

Este riesgo en asumida por cada parte contractual de acuerdo con sus obligaciones, así: la administración con respecto al pago y el contratista en lo atinente al objeto contractual.

Riesgos de fuerza

Dentro de estos riesgos se han determinado dos categorías: De un lado los de carácter asegurable, como terremotos, inundaciones, incendios, y de otra parte los políticos no asegurables,

Hace relación a eventos que pueden eventualmente suceder con carácterImprevisto, imprevisible e irresistibles que afectarían la ejecución o el cumplimiento contractual.

En el caso de los riesgos de fuerza mayor asegurables en principios deberán ser cubiertos por el contratista hasta tanto no haga entrega efectiva de los bienes a la administración. En

mayor, caso fortuito ohecho de un tercero.

como los que responden a actos de terrorismo o eventos que afecten el orden público.

Cuanto a los de carácter político no asegurables estos son asumidos por las dos partes del contrato, afectando generalmente a la administración al tener que conceder modificaciones en el plazo de ejecución.

Riesgo soberano o político

Se refiere a cambios de ley, de situación política o condiciones macroeconómicas que tengan impacto negativo en la ejecución del contrato

Normalmente será un riesgo sobre el cual no se pueda adoptar previsión o cuantificación alguna.

Normalmente es asumido por el contratista, pero deberá ser analizado en cada caso de alterarse la ecuación económica contractual.

Teniendo en cuenta los riesgos del presente contrato se deben suscribir los siguientes documentos:

GARANTIASETAPA CONTRACTUAL

MECANISMOS DECOBERTURA

TIPIFICACIÓNDEL RIESGO

ESTIMACIÓN DELRIESGO

ASIGNACIÓN DELRIESGO

Garantía Únicacumplimiento del contrato

20% del valor total de contrato, vigente por el plazo del mismo y cuatro meses mas

Contratistacalidad de bien o servicio

30% del valor total del contrato vigente por el plazo del mismo y 2 años mas

No pago de salarios prestaciones e indemnizaciones laborales.

cinco por ciento (5%) del valor del contrato.

Multas cumplimiento parcial

Multa diaria sucesivas del 1.5% valor total de contrato, hasta por 15 días calendario.

Contratista

CLAUSULAS SANCIONATORIAS

MULTARIESGO JURIDICO

LA NO CONSTITUCION DENTRO DEL TERMINO Y EN LA FORMA PREVISTA EN EL CONTRATO O EN ALGUNO DE SUS MODIFICATORIOS LA POLIZA DE GARANTIA UNICA

MULTA CUYO VALOR SE LIQUIDARA CON BASE EN UN CERO PUNTO DOS (0.2%) DEL VALOR DEL CONTRATO

CONTRATISTA

LA MULTA SE APLICARA POR CADA DIA DE RETARDO Y HASTA POR DIEZ(10) DIAS

CUANDO EL CONTRATISTA NO CONSTITUYA DENTRO DEL TERMINO Y EN LA FORMA PREVISTA EN EL CONTRATO O EN ALGUNO DE SUS MODIFICATORIOS, A POLIZA DE GARANTIA UNICA

MULTA RIESGO JURIDICO

INCUMPLIMIENTO PARCIAL

MULTAS CUYO

CONTRATISTA

LA MULTA SE APLICARA POR

AMPARA LA MORA O INCUMPLIMIENTO

VALOR SE LIQUIDARA CON BASE EN UN CERO PUNTO CINCO (0.5%) DEL VALOR DEJADO DE CUMPLIR O ENTREGAR

CADA DIA DE RETARDO HASTA POR UN PLAZO DE QUINCE (15) DIAS CALENDARIO QUE SE DESCONTARA DEL SALDO QUE LE ADEUDE LA ENTIDAD. ESTA SANCION SE IMPONDRA MEDIANTE ACTO ADMINISTRATIVO MOTIVADO EN EL QUE SE EXPRESARA LAS CAUSAS QUE DIERONLUGAR A ELLA

PARCIAL DE ALGUNA OBLIGACION DERIVADA DEL CONTRATO POR CAUSAS IMPUTABLES AL CONTRATISTA

CLAUSULA PENAL PECUNIARIA

RIESGO JURIDICO

INCUMPLIMIENTO TOTAL DECLARATORIA DE CADUCIDAD

VEINTE POR CIENTO (20%) DEL VALOR TOTAL DEL CONTRATO

CONTRATISTA

EL VEINTE POR CIENTO (20%) DEL VALOR TOTAL DEL CONTRATO CUANDO SE TRATE DE INCUMPLIMIENTO TOTAL DEL CONTRATO Y PROPORCIONAL AL INCUMPLIMIENTO PARCIAL DEL CONTRATO

AMPARA EL INCUMPLIMIENTO PARCIAL O DEFINITIVO DEL CONTRATO POR PARTE DEL CONTRATISTA , SE BUSCA EL PAGO PARCIAL Y DEFINITIVO DE LOS PERJUICIOS QUE SE CAUSEN A LA ENTIDAD

ANALISIS DE RIESGO DEL PROCESO

GARANTÍA TÉCNICA

RIESGO OPERATIVO

DAÑOS DE LOS ELEMENTOS Y DESPERFECTOS CON LOS MISMOS

VALOR DESPERFECTOS Y/O COMPONENTES DE LOS ELEMENTOS

CONTRATISTA

VIGENTE POR UN TÉRMINO IGUAL A LAS VIGENCIA DEL CONTRATO UN (1) AÑO LOS BEINES Y CUATRO (4) AÑOS MÁS EN EL SISTEMA MODULAR EN LA PARTES MÓVILES COMO RIELES, CORREDERAS; CHAPAS Y SILLAS UN (1) AÑO. ASÍ MISMO, DEBE OFRECER LA VISITA PREVENTIVA GRATUITA PARA VERIFICACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DE LOS ELEMENTOS, LA CUAL SE PRESTARÁ DENTRO DE LOS TRES MESES SIGUIENTES DEL ACTA DE RECIBO

AMPARA EL CORRECTO

FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS

DESDE EL MOMENTO DE SU ENTREGA Y

HASTA POR EL PERIODO

ESTIPULADO EN LAS ESPECIFICACIONES

TÉCNICAS.

ANALISIS DEL RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO

IDENTIFICAR Y CLASIFICAR LOS RIESGOS

1 NO PRESENTACION DE OFERENTES

2 DESABASTECIMIENTO DE LOS SERVICIOS SOLCITADOS

ANALISIS E IDENTIFICACION DEL RIESGO

NUMERO

CLASEFUEN

TEETAP

A TIPO

DESCRIPCION

CONSECUENCIA DE LA OCURRENCI

A DEL EVENTO

PROBABILIDAD

IMPACTO

CALIFICACION

TOTAL

A QUIEN SE LE

ASIGNA

TRATAMIENTO

CONTROLES A SER

IMPLEMENTADOS

General

Externo

Selección

Operacional

Que no se presente

oferentes al proceso de selección

iniciar un nuevo

proceso de contratación.

No prestación del en el CESOF

3 1 4

CESOF

Evitar el Riesgo

Planeación adecuado

estudio previo, disponibilidad de recursos y

extracto estudio de

mercado y del sector

2Especif

icoExtern

oEjecuci

ónOperaci

onal

Que con ocasión a factores

externos no controlados

por la entidad, se presente un

desabastecimiento de

productos y no se presta

un buen servicio en el

CESOF

No prestación del servicio del CESOF

2 3 5CESO

F

Reducir la probabilidad

de que ocurra el evento

exigir requisitos

requerimientos y

especificaciones en el contrato

ESTIMACION, TIPIFICACION, ASIGNACION DE RIESGOS Y DETERMINACION DE GARANTIAS

MECANISMO DE COBERTURA

CLASE DE RIESGO

TIPIFICACION DE LOS

RIESGOS

ESTIMACION DEL

RIESGO

ASIGNACION DEL

RIESGOVIGENCIA

JUSTIFICACION COBERTURA

/ VIGENCIA

Planeación, adecuado estudio

previo disponibilidad de

recursos y estricto estudio de

mercado y sector

riesgo operacional

la no presentación de

oferentes al proceso de selección

costos económicos y

de imagen por la no

presentación del servicio del CESOF

CESOF

Durante el periodo del

desarrollo del proceso

precontractual

Planeación, adecuado

estudio previo, disponibilidad de

recursos y estricto estudio de mercado y

del sector

que con ocasión a factores

externos no controlados por la

entidad se presente un

desabastecimiento de los servicios

riesgo operacional

que con ocasión a factores externos

no controlados por la entidad se

presente un desabastecimient

o de productos

la no prestación del servicio del CESOF

CESOF

Durante el plazo de

ejecución del contrato

Exigir la inclusión d requisitos,

requerimientos especificaciones y productos del

contrato

CONTROLES IMPLEMENTADOS

NUMERO

CLASE

FUENTE

ETAPA

TIPO

DESCRIPCION

TRATAMIENTO

CONTROLE

S A SER

IMPLEMENTADOS

PROBABILIDAD

IMPACTO

CALIFICACION

CALIFICACION TOTA

L

AFECTA EL

EQUILIBRIO EONOMICO DEL CONTRATO

PERSONA RESPONSABLE POR IMPLEMENTAR EL

TRATAMIENTO

FECHA

ESTIMADA EN QUE SE

INICIA EL TRATAMIENTO

COMO SE

REALIZA EL

MONITOREO

FECHA

ESTIMAD

A QUE SE

COMPLETA EL TRATAMIENTO

COMO SE

REALIZA EL

MONITOREO

PERIOCIDAD

O CUANDO

1General

Externo

Selección

Operacional

Que no se prese

nte oferente al proceso de selección

evitar el

riesgo

Planeación

adecuado

estudio previo disponibilidad

de recurso

s y estricto estudio

de mercado y del sector

3 1 4 4 no

Unidad

dueña de la

necesidad

de acuerdo a

cronología

calidad de

procesos destinos

cronología

indicadores

Periodo de

tiempo

para cada caso

2Especifico

Externo

Ejecución

Operacional

Que con

ocasión a factor

es externos no

controlado por la entidad se prese

nte un

abastecimiento de

productos

reducir la

probabilidad de que

ocurra el

evento

elegir requisit

os requerimiento

s y especificacion

es particulares en

el contrat

o

2 3 5 5 si

Unidad

dueña de la

necesidad

de acuerdo a

cronología

numero de

días sin el servicio

cronología

indicadores,

informes periódicos

de acuerdo al

periodo de

ejecución del contrato

Periodo de

tiempo

para cada caso

ANEXO 7

FORMULARIO PROPUESTA ECONÓMICA

ITEM

DESCRIPCION DEL PRODUCTOPRESENTACIO

N VALOR UNITARI

O

IVA ( )VALOR TOTAL

INCLUIDO IVA

1


Servicio x 6 horas

2


Servicio x 6 horas

3 EVENTOS PARA BODASIluminaciòn: Roboscan Trackspot High End, Par Led de 10v, Barras Led,Ego luces audio rítmicas, control de luces, un puente

Servicio x 6 horas

gin elevadora,Audio : Sonido en stacking activo, bajos activos, y medios altos activosUnidad Pionner cdj 850, y Mixer DJM 850Efectos: Cañón de serpentina profesional, máquina de humo Martin, show laserazul, Hielo Seco.DJ Profesional y animación especializada

VALOR TOTAL PROPUESTA ECONOMICA $

FORMATO No 2

FORMATO PARA SOLICITAR COTIZACIONES

ADVERTENCIA

La cotización emitida por su empresa servirá de base para la elaboración de un estudio de Mercado y por lo tanto, no constituye en sí misma una oferta y consecuentemente NO obligación con las partes, CENTRO SOCIAL DE OFICIALES Y NEW WAY ENTERTAIMENT.

OBJETOPrestación de servicios para el alquiler de minitecas para los eventos del Centro Social de Oficiales de la Policía Nacional

VALIDEZ DE LA COTIZACION

Esta cotización tiene vigencia de 1 mes

CONDICIONES DE CONTRATACION

PLAZO 1 mesOBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

Entregar cumplidamente los servicios solicitados, cumpliendo con las características descritas en el anexo 4

FORMA DE PAGO El Centro Social de Oficiales, pagará al CONTRATISTA de forma mensual en moneda legal colombiana, dentro de los (30) días hábiles siguientes previa satisfacción de los servicios contratados y una vez firmada el acta de recibo a satisfacción y presentación de los documentos requeridos para los respectivos pagos, entregándole los respectivos soportes o anexos, obligación que deberá cumplir el Supervisor del contrato, anexando lo siguiente:

A). Recibo a satisfacción que expida el supervisor designado para este contrato.B). Factura Comercial o cuenta de cobro debidamente diligenciada por el CONTRATISTA. C). Certificación del pago a los aportes de salud y pensión (parafiscales). PARÁGRAFO PRIMERO. Si los documentos en referencia no se reciben dentro del plazo establecido, ó, que recibidos sean devueltos por inconsistencias como la falta de información o mal diligenciamiento de los mismos, el responsable de central de cuentas de CESOF, se Obliga a cancelar la(s) factura(s) al mes siguiente de la fecha programada, siempre y cuando se hubieren subsanado las observaciones y se haya cumplido con el trámite documental dentro del plazo indicado.

RIESGOS DE LA CONTRATACION

Los descritos en el anexo 6

MECANISMOS DE COBERTURA DE LOS RIESGOS


VALOR OFRECIDO ($ 80.000.000.oo). M/ctePLAZO PARA PRESENTAR

LA COTIZACIONEl plazo otorgado para presentar la cotización tendrá una vigencia de 30 días, la cual debe ser enviada al correo electrónico [email protected]

mailto:[email protected]

FORMATO No 2


ADVERTENCIA

La cotización emitida por su empresa servirá de base para la elaboración de un estudio de Mercado y por lo tanto, no constituye en sí misma una oferta y consecuentemente NO obligación con las partes, CENTRO SOCIAL DE OFICIALES Y ZEVEN PRODUCCIONES
















FORMATO No 2


ADVERTENCIA

La cotización emitida por su empresa servirá de base para la elaboración de un estudio de Mercado y por lo tanto, no constituye en sí misma una oferta y consecuentemente NO obligación con las partes, CENTRO SOCIAL DE OFICIALES Y SNAP MEGAFIESTAS.
















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