DocuWare

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Gestión de contenido empresarial profesional

DocuWare es un software de sistema de gestión documental con tecnología avanzada para la gestión

de contenido empresarial profesional. Al poder acceder a la información valiosa que contienen los

documentos, en el lugar y el momento exacto en que lo necesita, puede optimizar sus prácticas

empresariales.

Características principales deDocuWare

Interfaz fácil de usar

Administración sencilla

Integración rápida

Seguridad absoluta de los datos

Escalabilidad flexible

Seguridad para el futuro

DocuWare archiva automáticamente los documentossegún los criterios que fije, independientemente de sufuente o su formato. Esto significa que puede archivar,compartir y gestionar documentos, tanto en papel comoelectrónicos, como correspondencia, registros, mensajesde correo electrónico, CAD o archivos de cola de formafácil y segura, desde un archivador de documentoscentral.

DocuWare reúne todos los requisitos para la integraciónen un entorno de TI que ya exista, y es compatible conlas normas y los procedimientos de los sistemas deempresas y oficinas.

Las funciones de gestión de registros adicionalesgarantizan que el acceso a los documentos es seguro yestá controlado y registrado en todo momento. DocuWare cuenta con funciones de flujo de trabajo, de acceso weby de integración universal mejoradas, y ofrece todas las herramientas que necesita para una gestión eficaz delcontenido empresarial.

Los usuarios avanzados valoran las posibilidades que ofrece, y los administradores que es asequible y fácil de usar.

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1. Importación de documentos

Orientado a ofrecer soluciones: trabaje de forma

productiva con el valioso contenido de sus

documentos a través de métodos eficaces y

mejorados, independientemente del volumen.

Trabaje directamente desde sunavegador

El Web Client de DocuWare proporciona todaslas herramientas necesarias para utilizar losdocumentos de forma directa y productivadesde su navegador.

El Windows Explorer Client ofrece lasconocidas opciones de gestión de archivos deWindows para acceder a los archivadores deDocuWare. Aparecen como carpetasseparadas en el sistema de archivos deMicrosoft. Arrastre archivos y colóquelos enlos directorios de archivadores desde ahí oarchívelos en una carpeta de archivadordesde cualquier aplicación mediante elcomando "Guardar como".

El principio básico de DocuWare se basa en el entornode oficina normal y sus procedimientos establecidos. Losdocumentos llegan inicialmente a bandejas electrónicasidénticas a la bandeja de su escritorio, y se trabaja conellos como lo haría normalmente: ordenarlos en labandeja, graparlos o asociarlos, o añadir notas,comentarios, firmas y sellos.

En las bandejas, los documentos se guardan enarchivadores digitales, que constituyen el "archivador dedocumentos". Puede decidir cuántos archivadores deseatener, o cómo se organizan, lo que resulte más útil parasu empresa. Gracias a las potentes funciones deindexación de DocuWare, todos los tipos de documentosse archivan en el lugar adecuado.

Documentos en papel Pueden importarse cartas, facturas, informes, dibujos,notas y otros documentos en papel o manuscritosprácticamente con cualquier tipo de escáner. DocuWareintegra una amplia gama de cómodas funciones decontrol, desde dispositivos de estación de trabajosencillos hasta escáneres de alto rendimiento. De modosimilar, los escáneres de red y copiadoras multifunción sepueden integrar directamente en el sistema DocuWaresin necesidad de usar software adicional.

Una vez digitalizados, los documentos se guardan en lasbandejas de DocuWare, para procesarlos posteriormenteo para guardarlos en los archivadores. Una opción esutilizar un módulo adicional para extraer los datosdirectamente de los documentos mediantereconocimiento de texto (OCR) o de código de barrasdurante el proceso de escaneo. A continuación, con estosdatos extraídos, los documentos se categorizan, indexany archivan automáticamente en un archivador.*

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MS Office, CAD, y mucho másDocuWare ofrece varios modos de importar archivos.Puede arrastrarlos y soltarlos en bandejas de DocuWareo utilizar el menú de importación. DocuWare puedesupervisar cualquier carpeta del sistema de archivospara importar automáticamente grandes volúmenes dearchivos en bandejas o archivadores.

El DocuWare Client está disponible en un navegador oen Windows para archivar y procesar los documentos.DocuWare también ofrece una alternativa, un métodocómodo para trabajar con la integración directa en elExplorador de Windows. Con el Windows ExplorerClient, aparece una carpeta de DocuWare en el sistemade archivos de Microsoft. Esta carpeta contiene losarchivadores. Los documentos o incluso todos losdirectorios del Explorador se pueden archivar desde elExplorador de Windows arrastrándolos y soltándolos, ycada archivo se indexa automáticamente, o archivandolos documentos directamente desde cualquieraplicación de Windows con el comando "Guardarcomo".

Puede utilizarse la información del archivo, como eltamaño, la extensión o la fecha del último cambio,para la categorización y la indexación. Puede decidir sidesea archivar los archivos automáticamente omanualmente con información complementaria.También puede añadir fácilmente funciones dealmacenamiento personalizadas con el kit delprogramador de software (SDK) de DocuWare.

DocuWare importa los archivos con su formatooriginal, y los muestra con el visor universal integradode DocuWare o con la aplicación original con que sehayan creado.

Archivado durante la impresión Elija DocuWare Printer desde el diálogo de impresiónde cualquier aplicación para que se genere una réplicaexacta del documento desde la secuencia de datos deimpresión. Se guardará en el archivador de DocuWaremientras se imprime el documento. En el caso de losdocumentos con formato estándar, como las facturassalientes, las propuestas, los presupuestos o losinformes, las palabras clave se extraen directamente deldocumento y se archivan con los documentosautomáticamente.

Documentos múltiples y datos existentesDocuWare se puede integrar en cualquier soluciónempresarial mediante las funciones e interfacesuniversales. DocuWare archiva automáticamente losdocumentos creados internamente, como las facturas,los informes y otras listas. DocuWare importa lasecuencia de datos de impresión del sistema operativoWindows utilizando la función estándar, DocuWarePrinter. Los datos de impresión se archivan comodocumentos individuales, categorizados, indexados yarchivados en el archivador. Además, DocuWaretambién puede superponer formularios y membretes.Esto permite, si se necesita, combinar datos deimpresión en réplicas exactas del documento original.

DocuWare puede importar automáticamente los datosexistentes o los datos que deben conservarse pormotivos legales. Si el sistema original o unaherramienta de análisis necesitan los datosposteriormente, DocuWare los exportará conservando elnombre de archivo y el formato originales.

Correo electrónicoLa documentación de los procesos empresarialestambién incluye el correo electrónico. DocuWare puedeimportar y archivar correo electrónico de losproveedores de correo Microsoft Outlook, Exchange eIMAP como Gmail,* ya sea automáticamente o con laconfirmación o corrección por parte del usuario. Elcorreo electrónico se puede organizar de formaconjunta con otros tipos de documentos con el mismoasunto y por los mismos criterios. DocuWare utiliza elremitente, el destinatario, la fecha, el asunto y otrainformación del correo para la indexación automática,e incluso extrae información personal y de la compañíade las libretas de direcciones y otras bases de datos.

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2. Almacenamiento organizado y seguro

Ahorre tiempo y recursos con laclasificación automática

DocuWare importa automáticamente datos decorreo electrónico, como el emisor, eldestinatario, la fecha y el asunto, que utilizapara la indexación de documentos.

Para sacar el máximo provecho de su contenido

valioso, el acceso a los documentos debe ser

sencillo y deben archivarse en una plataforma

de estructura independiente con garantías de

cara al futuro.

DocuWare agrupa los documentos, independientementede su origen, en un archivador central de documentos(conocido como "archivador") basándose en una serie decriterios estándar definidos por el usuario. Esto esaplicable a documentos empresariales (tanto escaneadoscomo creados en el sistema de procesamiento de datosde la empresa), correspondencia, dibujos e imágenes, asícomo a correo electrónico y archivos de MicrosoftOffice.

Estándares abiertos para documentos y datos deíndice Los archivos de documentos se guardan con su formatooriginal o como archivos PDF/A. Para cada archivo dedocumento se guarda un "metarchivo" en formato XML.Se utiliza para registrar información sobre el documentoy su contenido, e incluye anotaciones, sellos electrónicosy firmas, junto con un duplicado de los datos de índicey categorización del documento. La ubicación dealmacenamiento principal para los índices es una basede datos relacional vinculada con los archivos dedocumentos. De este modo, todos los documentospueden recuperarse fácilmente y complementarse con uníndice de texto completo si se desea.

Archivado automático DocuWare ofrece varios métodos para integrar de formaautomática y semiautomática los datos de índice defuentes externas, como archivos de texto, bases de datosy libretas de direcciones, para garantizar una indexación correcta. Algunos de esos métodos son funciones estándar,mientras que otros requieren módulos adicionales. El módulo DocuWare Import* funciona en segundo plano ysupervisa los archivos de carpetas y directorios, mientras que Intelligent Indexing Service* va un paso más allá yaprende automáticamente a partir de lo que ha hecho y aplica este conocimiento a los próximos documentos quetienen el mismo formato. Los módulos Connect to Outlook y Connect to Mail* importan y archivanautomáticamente el correo electrónico en DocuWare. Los documentos también se pueden indexar con términos debases de datos externas*, p. ej. de sistemas ERP o CRM.

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Procesamiento al instante de losarchivos entrantes

DocuWare Import detecta los archivosentrantes, los archiva automáticamente y losindexa.

Sistemas de almacenamiento sensibles a la demandaLos archivadores de DocuWare archivan documentos ensus diversas fases: en el momento en que se importan ocrean, durante los procesos de edición y procesamiento yhasta el almacenamiento a largo plazo. Se admiten todaslas tecnologías de almacenamiento actuales, desde discosduros o sistemas RAID, CD, DVD y BD en modo manual oautomático, hasta soluciones CAS (Content AddressedStorage) y SAN (Storage Area Network). La gestiónmediante Integrated Hierarchical Storage Management(HSM) asegura la transferencia automática dedocumentos al medio de almacenamiento más apropiadosegún su estado (es decir, teniendo en cuenta factorescomo la frecuencia de acceso o requisitos legales).

Archivadores autónomos e independientes delsistema Pueden guardarse documentos seleccionados oarchivadores completos en CD/DVD/BD, una memoriaUSB o un disco duro externo con DocuWare Request. Losdatos relacionados con el proyecto, como catálogos,listas y dibujos técnicos, se pueden archivar fácilmente.Automáticamente se proporciona un navegador por separado para que los usuarios que no tengan DocuWaretambién puedan buscar los documentos que necesitan y visualizarlos. Los archivadores autónomos son idóneos parael archivado y la copia de seguridad a largo plazo. Se puede acceder al contenido independientemente del sistema.

Garantice la confidencialidad con una asignación de derechos viable

La asignación de derechos sofisticada y

personalizada de DocuWare permite garantizar la

confidencialidad en todo momento y asignar

responsabilidades en el sistema.

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3. Gestión de registros: acceso y almacenamientocontrolados

Security creates confidence: DocuWare provides

the highest security against data loss,

unauthorized access, and system crashes.

DocuWare tiene mecanismos de seguridad para elcontrol interno y acordes con requisitos de auditoría.Estos mecanismos protegen los documentos en todo elflujo de trabajo, desde la importación hasta el archivadoa largo plazo, en sistemas de almacenamiento y demedios de solo lectura. DocuWare facilita elcumplimiento de normativas y leyes, tales como AO,HIPAA, Basel II y Sarbanes-Oxley. Los periodos deretención y eliminación se controlan automáticamente.

Acceso legalizado a datos y documentos DocuWare utiliza funciones de exportación para asegurar la posibilidad de acceso a los datos necesarios pormotivos legales durante el correspondiente periodo de retención establecido según las normas vigentes. Los datosde cola del sistema de impresión que se importaron automáticamente con DocuWare Printer se pueden reproducircomo una réplica exacta en el formato original mediante el archivado de plantillas de formulario.

Derechos de acceso personalizados El acceso a documentos se controla estrictamente según una estructura de autorización detallada compuesta porgrupos, roles y perfiles. De este modo se asegura que empleados, auditores, clientes y proveedores tengan accesoúnicamente a los documentos para los cuales tengan permiso. No es posible acceder directamente a los archivos dedocumento desde el explorador de archivos del sistema operativo. Las funciones de registro permiten ver quién haaccedido a un documento o lo ha modificado, y cuándo, incluso años más tarde.

Firma electrónica Las firmas y marcas de tiempo se integran a la perfección en el sistema DocuWare y están disponibles para losusuarios autorizados. Proporcionan un modo adicional de garantizar la integridad y la autenticidad de losdocumentos.

4. Búsqueda de documentos

Productividad mejorada con la integración de un

botón de búsqueda en sus aplicaciones

empresariales.

El éxito de un sistema de gestión documental dependede la rapidez con que se encuentra la informaciónrequerida. DocuWare permite realizar búsquedas demanera simple y cómoda: los términos de búsqueda sepueden escribir por completo, parcialmente, encombinación o seleccionarse de listas. Es posiblecombinar búsquedas categorizadas y de texto completo.Cualquier método ofrece resultados en cuestión desegundos y los presenta en una lista que el usuario puede organizar como desee. Gracias al visor universal deDocuWare, no es necesario tener instalada la aplicación original en el ordenador para leer los documentos de lalista de resultados.

Búsquedas de texto completo La eficaz función de recuperación de texto completo de DocuWare se puede combinar con todos los sistemas debases de datos compatibles. Esta función extrae texto de cualquier documento escaneado y con la mayoría de losformatos de archivo. La búsqueda de texto completo también permite truncamientos y búsquedas de varias

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palabras. Los casos del texto se resaltan en color en el Visor de DocuWare.

Búsquedas específicas de tarea y perfiles de almacenamiento Los administradores pueden definir diferentes diálogos de búsqueda y almacenamiento centralmente para el mismoarchivador. En dichos diálogos se definen los campos disponibles para la entrada de datos, que están configuradoscon los valores predeterminados. Los diferentes diálogos pueden asignarse a usuarios o roles concretos. Losusuarios trabajan con el diálogo requerido para una tarea determinada, o pueden elegir el que quieren para unarchivador particular, en una lista mostrada en la ventana principal. De este modo, resulta más fácil y eficazacceder a los documentos como contratos o informes a los que se debe acceder con regularidad. Los documentosque están relacionados se pueden vincular para que, cuando se recupere un documento concreto, también sepueda ver la información correspondiente.

Integración sencilla: trabaje con otros programas Para que los flujos de trabajo resulten tan fáciles de diseñar como sea posible, puede acceder a los documentos yverlos directamente desde otras aplicaciones. El módulo Smart Connect* puede capturar palabras clave y términosde búsqueda directamente en la mayoría de las aplicaciones solo tocando un botón. Puede recuperar losdocumentos relativos a un proceso específico sin tener que salir de sus aplicaciones estándar. La configuración esflexible, de modo que no solo la pueden realizar los administradores, sino también los propios usuarios.

Para la integración directa en una aplicación, existe un kit del programador de software (SDK) para las interfacesde C, COM, Java, Web Service y .NET, así como la integración del navegador y una interfaz SAP exclusiva.*Empresas asociadas proporcionan otras interfaces específicas para las soluciones ERP. (www.docuware.com).

Smart Connect: recuperación con un clic

Utilice el botón Smart Connect para recuperardocumentos con un clic.

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5. Edición de documentos

Trabajo con sus herramientas deescritorio habituales

Los métodos son conocidos: añadir notas,comentarios, firmas y sellos a los documentosdel modo habitual. Pueden verse rápidamenteel historial y el estado de la edición, y eldocumento permanece sin cambios.

Gestión de versiones Los documentos archivados en DocuWare siemprepueden editarse con el programa en que se han creado,si se han guardado con su formato original. Según laconfiguración de perfil de usuario, la edición puederealizarse directamente en el archivador o después deextraer el documento. Al extraer bloquea para impedirque la editen otros usuarios, y al volver a consignarlo alarchivador se crea una versión nueva. Las versionesprevias se conservan para fines de auditoría yseguimiento.

Marcas, comentarios y sellos El visor universal de DocuWare ofrece variasherramientas potentes para la edición de documentos. Esposible aplicar notas de texto, comentarios, marcas amano alzada, resaltes y sellos en documentos deprácticamente cualquier formato. Pero los documentospropiamente dichos no se modifican. Todos loselementos se imprimen como una capa superpuesta y searchivan por separado. Es posible crear sellos parabloquear y desbloquear documentos, e integrar firmaselectrónicas. Las firmas y los comentarios manuscritos seintroducen fácilmente y se integran en los dispositivoscompatibles mediante la función de lápiz.

Trabajo con correo electrónico Los mensajes de correo electrónico archivados con DocuWare se marcan automáticamente como correo electrónico.Esto significa que se puede responder a dichos mensajes o se pueden reenviar directamente desde el Web Client deDocuWare con la aplicación de correo electrónico local (p. ej. Outlook).

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6. Flujo de trabajo

Notificación por correo electrónicopara seguir con los procesos

Gracias a la notificación por correoelectrónico de que los documentos están a laespera de ser procesados, los procesos sonrápidos y eficaces, incluso cuando la personaresponsable no se encuentra en la oficina.

Los sellos son un método probado de marcarlos pasos del trabajo y controlar los procesos,por ejemplo, en los procedimientos deaprobación.

DocuWare le ayuda a automatizar los procesosempresariales basados en documentos. Garantiza que losdocumentos siempre lleguen a la persona adecuada, y eluso de sellos integrados y listas de tareas opcionales*facilita la configuración de los procesos. De este modo,es posible incluir a empleados y personas de fuera en losprocesos de flujo de trabajo por Internet, a la vez que seconservan todos los mecanismos de seguridad delsistema DocuWare instaurado.

Control con sellos Los flujos de trabajo se pueden controlar mediante lasimple aprobación y rechazo de sellos o medianteformularios vinculados a los sellos. La colocación de unsello concreto en un documento o la asignación devalores en un sello pueden determinar el paso siguienteen un flujo de trabajo. Por ejemplo, puede definir aquién debe enviarse el documento en cuestión. El uso desellos imita al procesamiento en papel, y hace que laaplicación resulte más fácil de comprender para losusuarios. Asimismo, existen modos de permitir que losprogramas externos influyan en los pasos individualesdel flujo de trabajo.

El módulo Task Manager* permite a los usuarios recibiruna notificación por correo electrónico cuando tienennuevas tareas, por ejemplo si se ha añadido undocumento en su bandeja de entrada que requiere suaprobación. Esto suele acelerar los procesos y, sobretodo, mantiene a los usuarios remotos o móvilesinformados de la llegada de nuevas tareas.

El módulo Workflow Manager* ofrece un potentediseñador gráfico de flujos de trabajo que permite crearflujos de trabajo complejos basados en documentos, conla opción de gestionar las sustituciones y las remisionesa instancias superiores. Gracias a ello, los flujos detrabajo pueden completarse independientemente de siuna persona concreta está presente o no. En el historialdel flujo de trabajo se realiza un seguimiento de loscambios.

Transparencia máxima La principal característica de los flujos de trabajo deDocuWare es la transparencia. Mediante el uso de sellos,se insertan automáticamente la fecha y el nombre deusuario en el documento, y se crea una auditoríacompleta visible (como con el papel). Este proceso resulta comprensible incluso para aquellos que no esténfamiliarizados con el flujo de trabajo. En función de las directrices internas, puede optar por mostrar u ocultar lossellos y otras notas en pantalla y en las copias impresas.

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7. Ubicaciones remotas y usuarios móviles

Acceda, vea y edite documentos esté donde esté.

Information synchronized at alllocations

Una de las ventajas más importantes de la gestióndocumental electrónica con DocuWare es la posibilidadde acceder a los documentos en línea sea cual sea suubicación. DocuWare puede acceder a los archivadores ydocumentos del archivador central por Internet con unaamplia gama de funciones. Así resulta más fácil incluir alos trabajadores móviles con smartphones o tablets sinque ello afecte a los estrictos estándares de seguridad deDocuWare.

Sincronización de archivadores También pueden sincronizarse archivadores de diferentesubicaciones entre sí. Un minucioso conjunto de reglasdetermina qué documentos de un archivador situadodentro del central deben sincronizarse con el archivadorresidente en una ubicación subordinada (y viceversa) enel proceso de sincronización nocturno. Así se garantizaque tanto la sede central como la subordinada trabajancon los mismos documentos, con tiempos de respuestamínimos y sin sobrecargar las redes. Es un métodoóptimo de integración de filiales y sucursales, tantonacionales como internacionales, en el sistema degestión documental.

Procesos de flujo de trabajo en ubicaciones remotas La arquitectura de DocuWare facilita la adaptación deprocesos basados en documentos para permitir el trabajodesde casa o desde otras estaciones de trabajo remotas.Los usuarios móviles se pueden integrar en el procesoelectrónico, y el sistema es más eficaz en comparacióncon los flujos de trabajo basados en papel. Lanotificación opcional por correo electrónico* de lasnuevas tareas acelera los flujos de trabajo de lasubicaciones remotas y los usuarios móviles.

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8. Gestión documental en todo el mundo

Acceso flexible por Internet

Con el Web Client de DocuWare, es posibleacceder a los documentos y procesarlos porInternet con la misma flexibilidad y seguridadque en los sistemas cerrados de unacompañía, y todo desde un navegador webnormal.

El Web Client de DocuWare garantiza el acceso a losdocumentos desde cualquier lugar del mundo y encualquier momento, mediante el uso de navegadores webcomunes. Los flujos de trabajo y funciones se puedenadaptar fácilmente a las necesidades de las distintasorganizaciones y a los diferentes anchos de banda.

Integración flexible y seguridad en la red Las dos principales características de la arquitectura webde DocuWare son su integración extremadamente fácil ysu elevada seguridad. En DocuWare Administrationresulta sencillo establecer cualquier número deconfiguraciones del Web Client y asignarles unadirección URL exclusiva. Esto permite cifrar losdocumentos de forma segura antes de que esténaccesibles para los usuarios individuales. También esposible asignar derechos y niveles de accesoindividualmente y en relación con tareas específicas. Losinicios de sesión se implementan de modo seguro, porejemplo, a través de inicios de sesión automáticos (iniciode sesión única). Mediante el control de suma decomprobación, es posible ver al instante si se hamanipulado un documento.

Archivador de información para empleados, clientes y partners La flexibilidad y la capacidad de integración de la arquitectura web de DocuWare hacen que resulte realmentesencillo proporcionar información específica del usuario a través de Internet. Los clientes pueden abrir sus propiosdocumentos, como facturas y albaranes. Los empleados pueden acceder a sus documentos desde su casa omientras viajan. Esto mejora el servicio al cliente y aumenta la productividad sin que ello afecte a los estrictosestándares de seguridad.

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9. Configuración

La simplicidad significa que los usuarios pueden

utilizar las funciones de forma fácil y productiva.

Los administradores valoran la fácil

configuración y gestión de todo el sistema.

DocuWare siempre se ha caracterizado por la sencillez desu instalación y administración del sistema. Aunque elnúmero de funciones se ha multiplicado en comparacióncon las versiones anteriores, estos atributos siguen siendoel estandarte en cada nueva actualización. La simplicidades el único modo de asegurar que los usuarios empleenlas múltiples funciones de gestión documental.

Arquitectura con garantía de futuro DocuWare tiene una arquitectura de varios niveles que distingue los componentes de cliente, servidor einfraestructura. La comunicación entre los componentes y con el entorno de TI que los envuelve se lleva a cabomediante las interfaces y los protocolos estándares establecidos. El Web Client, basado en tecnología de navegadormoderna y de bajo mantenimiento, y los programas cliente especiales acceden a los módulos de servidor deDocuWare mediante http/https. Por su parte, estos se comunican directamente con los sistemas de almacenamiento,las bases de datos y los directorios de usuarios, lo cual crea las condiciones necesarias para un sistema de máximaseguridad pero fácilmente escalable.

La arquitectura del sistema DocuWare

La arquitectura del sistema DocuWare ofrece modos flexibles de integración en las infraestructuras de TIque ya existen.

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Éxito garantizado

mediante diferentes

formas de

integración y

personalización

conforme a

requisitos especiales.

Administración centralLa configuracióncompleta, desde ladisponibilidad del servidorhasta la administraciónde usuarios yarchivadores o laconfiguración de flujosde trabajo, se lleva acabo desde laadministración web o laadministración central deDocuWare. Incluso los usuarios y los módulos deservidor situados en ubicaciones remotas se gestionandesde ahí. Las avanzadas herramientas de informespermiten crear documentación de sistema exacta eincluso hacer que instalaciones y configuracionescomplejas sean transparentes. Con la versiónENTERPRISE Server, también es posible definir ygestionar varias organizaciones dentro del mismosistema, especialmente cuando se ejecutan variasorganizaciones en centros de datos.

Escalabilidad Si el número de usuarios es muy elevado, es posibledistribuir en varios servidores los módulos de servidorde DocuWare. El balanceo de la carga garantizará unrendimiento óptimo en todas las estaciones de trabajo.DocuWare lo consigue manteniendo el uso de losmismos componentes y funciones, tanto en estacionesde trabajo individuales como en soluciones de grupodistribuidas. Como consecuencia, la administración essencilla y transparente, y no se necesita ningunaformación, ni siquiera cuando se amplía el sistemapara incluir nuevos departamentos y ubicaciones.

Seguridad La arquitectura básica de DocuWare ofrece un altogrado de seguridad contra intentos de acceso noautorizado a los datos. La identificación de usuariosindividuales, mediante el inicio de sesión de DocuWarey el inicio de sesión único, con autenticación deWindows automática, ofrece el nivel de seguridad máselevado. Es posible asignar derechos de acceso afunciones y grupos, hasta el nivel de documento único.Si se utiliza la versión ENTERPRISE Server, hay másfunciones de seguridad disponibles, para proteger elacceso a documentos de importancia crítica, inclusopor parte de los administradores del sistema. Laprotección adicional contra la manipulación se obtienemediante el registro detallado de todos los cambiosproducidos en el sistema.

DocuWare también proporciona una protección óptimacontra la pérdida de datos: todos los índices y decategorización se guardan por duplicado, una versiónen la base de datos y otra en los metarchivos XML delos documentos. Así se facilita el restablecimiento debases de datos. Dependiendo de las condiciones deimplementación, se utilizan las herramientas estándarde copia de seguridad o se duplican los documentoscon las herramientas propias de DocuWare paraobtener la redundancia necesaria.

Módulos adicionalesUn sistema de gestión documental como DocuWaredebe poder integrarse en un entorno de TI que yaexista. Con DocuWare, el intercambio de datos ydocumentos con otros sistemas es óptimo, y las tareasde administración mínimas. Esta integración enentornos de usuario específicos es posible gracias a losnumerosos módulos de expansión opcionales queamplían las ya de por sí numerosas funciones einterfaces estándar que ofrece DocuWare. Estosmódulos permiten personalizar el sistema de acuerdocon prácticamente cualquier requisito. Enwww.docuware.com encontrará una visión general delos módulos adicionales, junto con hojas de datosdetalladas sobre cada módulo.

* Si desea más información, visite nuestro sitio web en www.docuware.com.

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Para obtener más información,visitenuestra página web enwww.docuware.com

LicenciasDocuWare está disponible en tres versiones deservidor:

1. DocuWare BUSINESS Server es una soluciónbásica para empresas pequeñas con un servidor yun sitio de producción que no requieran módulosadicionales ni archivadores de gran tamaño. Lalicencia incluye el Web Client Server; los módulosadicionales no están disponibles.

2. DocuWare PROFESSIONAL Server es unasolución flexible para empresas medianas y ofreceuna organización de usuario final por cada sistemaDocuWare, tamaño de archivador ilimitado ysincronización de archivadores en múltiples sitiosde producción (licencia de servidor adicionalnecesaria para cada ubicación). La licencia incluyeel Web Client Server.

3. DocuWare ENTERPRISE Server es una soluciónampliable para grandes empresas, admite unnúmero ilimitado de organizaciones en el mismosistema DocuWare, además de ofrecer equilibrio decarga, clustering, cifrado de datos de losdocumentos y conexión con soluciones dealmacenamiento externo. La licencia incluye el WebClient Server.

Las licencias de cliente para los usuarios de unsistema se pueden adquirir en el modeloConcurrente (licencias para el número de usuariosque han iniciado sesión en el sistemasimultáneamente) o el modelo Nominal (licenciaspara el número de ordenadores conectados alsistema). Puede convertir una licencia Concurrenteen dos licencias Nominales.

Su proveedor autorizado de DocuWare puede proporcionarle los términos de su licencia actual. Encontraráuna lista de los proveedores locales en www.docuware.com.

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