2014

DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo al uso y costumbres generalizadas a las

disposiciones de la ley.

LUIS GONZALEZ, HELLEN MENDOZA Y EDILBERTO CRESPO

FACTURA

Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.

Importancia: Lo más importante de solicitar una factura cuando realizas una compra, primero, es la responsabilidad del vendedor a garantizar lo que te vende, ante un desperfecto o falla del material, Segundo. Te aseguras que el vendedor pague el impuesto correspondiente, el cual ya está incluido en el precio, o sea que ante una compra sin factura, el comerciante se está quedando con esa cantidad de dinero que no le corresponde.

Vigencia: La Administración expedirá una resolución en donde se indique la numeración autorizada, la cual tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la fecha de notificación.

Función: hacer que la persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.

NOTA DE DÉBITO

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Importancia: En el caso del Comprador sirve para saber el registrar del aumento de su deuda, y en el caso del Vendedor, le permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar el importe a su favor.

Vigencia: No existe un plazo para emitir una Nota de Débito, según lo dispuesto en el artículo 57 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.

Función: Notificar haber cargado o debitado a la cuenta una determinada suma o de valor.

NOTA DE CRÉDITOEs el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Importancia: Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.

Vigencia: No existe un plazo para emitir una Nota de Crédito, según lo dispuesto en el artículo 57 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.

Función: Una nota de crédito es básicamente una factura negativa y se utiliza para rectificar errores en cuestiones de facturación cuando ya una factura de venta o recibo se emitió. Si alguien pagó por un artículo o servicio que no han recibido o que no era el adecuado, una nota de crédito reconoce los elementos o servicios adeudados de la persona u organización ya pagados.

PAGARÉLlamase pagaré al documento por el cual una persona se compromete a para a otra, o a quien ésta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.Pagaré El pagaré es una promesa escrita por la cual una persona obliga pagar a otra o a su orden y en fecha determinada, cierta suma de dinero

Importancia: Los pagarés se derivan de la venta de mercancía, de préstamos en efectivo, o de la conversión de una cuenta corriente. La mayor parte de los pagarés llevan intereses el cual se convierte en un gasto para el girador y un ingreso para el beneficiario. Los instrumentos negociables son pagaderos a su vencimiento, de todos modos, a veces que no es posible cobrar un instrumento a su vencimiento, o puede surgir algún obstáculo que requiera acción legal.

Vigencia: La vista, se paga en el momento de ser presentado el documento para su cobro. Tanto días o a tantos meses, la fecha de su vencimiento se cuanta a partir del momento de su emisión. Día fijo o determinado se expresa directamente el día de su vencimiento.

Función: Una nota de crédito es básicamente una factura negativa y se utiliza para rectificar errores en cuestiones de facturación cuando ya una factura de venta o recibo se emitió. Si alguien pagó por un artículo o servicio que no han recibido o que no era el adecuado, una nota de crédito reconoce los elementos o servicios adeudados de la persona u organización ya pagados.

PAGARE

DEBO Y PAGARE INCONDICIONALMENTE A LA ORDEN DEL SR________________________________ EN ESTE LUGAR O EN CUALQUIER OTRO QUE ME SEA REQUERIDO DE PAGO EL DIA _________________ DE ___________ DE ___________, LA CANTIDAD DE ________________________, VALOR RECIBIDO A MI ENTERA SATISFACCION, EN___________, EN EL ENTENDIDO QUE DE NO PAGAR EN LA FECHA DE SU VENCIMIENTO, LA CANTIDAD ADEUDADA CAUSARA UN INTERES MORATORIO A RAZON DEL ______% MENSUAL, PAGADERO JUNTAMENTE CON EL PRINCIPAL.

NOMBRE DEL DEUDOR __________________________ DOMICILIO__________________________________ TEL________________________________________

LUGAR Y FECHA DE EXPEDICION ____________________________________________

______________________________________________ FIRMA

CHEQUE

Se le llama cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto. Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.

Importancia: Para los comerciantes, que manejan importantes suma de dinero, el cheque reviste mayor importancia ya que les permite simplificar su contabilidad, disminuyendo sus gastos de envío de fondos mediante transferencias y aumentando su crédito, ya que el mismo Banco guardo sus depósitos le sirve de referencia comercial.

Vigencia: La acción cambiaria directa y de regreso caduca por no protestar el cheque por falta de pago, no haber presentado el cheque a su cobro dentro de los plazos legales siempre y cuando se demuestre que durante el terminó hubo fondos suficientes para pagarlos.

Función: permite simplificar su contabilidad, disminuyendo sus gastos de envío de fondos mediante transferencias y aumentando su crédito, ya que el mismo Banco guardo sus depósitos le sirve de referencia comercial.

LETRA DE CAMBIOEs "el título de crédito o de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen".

Importancia: El girador quien emite y redacta la letra es quien acepte y pague la obligación. Si el girado no acepta la obligación el girador se convierte en el obligado principal.

El girado es la persona señalada en la letra de cambio para aceptar y pagar la obligación.

Vigencia: El vencimiento determina la oportunidad de pago, pude constar de manera expresa o implícita.

El vencimiento no puede estar sujeto a condición o a término incierto El vencimiento tiene que ser una fecha determinada.

A fecha fija, Cuando se expresa de manera cierta e inequívoca.

Función: La función de la letra de cambio o título valor en este caso para los bancos es retirar una parte de dinero en circulación, el cual es el que ellos reciben de las empresas.

KárdexLas empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un kárdex. El kárdex o fichero de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y los costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico. Cada tarjeta de kárdex constituye un auxiliar de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo.

Importancia: Lo verdaderamente importante del Kardex en los inventarios es que proporcionan información y ayudan al control de los mismos, pero para ello se debe tener un claro concepto de lo que son los inventarios y una buena clasificación de los mismos.

Función: controlar las cantidades y los costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico.

CLASIFICACION ALFABETICAEste sistema sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios.

Ventajas:

La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.