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Pago de Facturas Documento de Construcción

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Pago de Facturas | 1

Tabla de Contenido

Diagrama del Proceso .................................................................................................................. 2

Sub Proceso Devolver Factura Al Proveedor .................................................................... 4

Modelo De Datos ........................................................................................................................... 5

Tablas Paramétricas .................................................................................................................. 6

Construcción De Formas .............................................................................................................. 7

Forma Recibir Factura .............................................................................................................. 7

Forma Validar Factura .............................................................................................................. 8

Reglas De Negocio ....................................................................................................................... 11

Definir Expresiones ................................................................................................................... 11

Acciones de la Actividad ........................................................................................................13

Participantes ................................................................................................................................... 17

Integrar .............................................................................................................................................18



Diagrama del Proceso

A medida que su empresa crece, el alto número de facturas que se deben procesar

diariamente pueden transformarse en una tarea crítica y complicada. Los impactos

generados por falta de disponibilidad o inadecuada atención son cada vez mayores

haciendo que ésta actividad se convierta en un problema: retraso en pagos, pagos

incorrectos, pérdida de descuentos, entre otras cosas.

Por esto Bizagi le ofrece la solución con el proceso de Pago de Facturas.

Pago de Facturas le ayudará a mejorar el proceso de recepción, verificación y

aprobación de una factura, reduciendo tiempos de procesamiento y evitando

información errónea.

Adicionalmente Pago de Facturas le brinda ayuda con otros procesos de su cadena

de abastecimiento, por ejemplo, Pago de Facturas es el complemento perfecto para

el proceso de Solicitud de Compras.



Cuando una solicitud es tramitada, se crea un documento llamado Orden de

Compra el cual se envía al Proveedor y luego, a través del proceso de Pago de

Facturas, éste pueda gestionar el pago de la factura asociada.

El documento lo guiará a través de la construcción del proceso Pago de Facturas.

El proceso empieza cuando se recibe una Factura.

La Factura recibida se asocia con la Orden de Compra que la generó y además se

ingresan los datos propios de ella, como el Número, Fecha de Pago y el Archivo

con la imagen de la factura.

Parte del proceso es evitar el pago de facturas con información errónea, por lo cual

es importante realizar una verificación de la Factura, es decir, revisar que los

productos, precio, impuestos, fechas, etc. concuerden con lo pactado con el

Proveedor en el momento de la compra.

Adicionalmente se puede requerir la aprobación de la persona que solicitó la

compra, ya sea porque él/ella lo instó o porque la persona que realizó la verificación

de la Factura lo considera necesario. Si es el caso, el proceso llega hasta el

solicitante.

Finalmente se realiza la imputación contable de la Factura mediante una interfaz

con el ERP de la compañía.



Sub Proceso Devolver Factura Al Proveedor

Pago de Facturas le ayuda a evitar el pago de facturas incorrectas, razón por la cual,

si en alguno de los pasos la información de la Factura no es correcta o los Productos

o Servicios que fueron facturados no son conformes, se debe devolver la Factura

y/o los productos al proveedor.

La devolución se realiza a través del sub proceso Devolver Factura al Proveedor.



Principales aspectos del Proceso de Construcción

Modelo De Datos

Para el mejor control de la información, Pago de Facturas maneja como entidad

principal Factura, en ella se encuentran sus principales atributos: Productos

Facturados, Costo Total, Impuesto, Número de Factura, Número de Orden (Orden

de compra con la cual está asociada), Centro de Costo, Datos del Proveedor, y los

Datos del Pago, como Forma, Término, Fecha e información referente a Descuentos.

Adicionalmente se utilizan las entidades maestras Orden de Compra (Purchase

Order) y Productos Facturados (Invoice Products).

En el proceso una Factura puede tener varios productos, por eso la entidad Factura

(Invoice) tiene una tabla de Productos Facturados (Invoiced Products) para

representar la relación uno a muchos.

Una Factura solo puede estar asociada a una Orden de Compra.



Tablas Paramétricas

El proceso le permite tener de forma rápida información de uso frecuente utilizando

tablas paramétricas. Por ejemplo, datos del Proveedor, Opción de Pago, Términos

de Pago y Centros de Costos.

Cada una de estas entidades contiene información que le será útil en el proceso,

por ejemplo, en la entidad Proveedor se encuentra la información de los

proveedores de la compañía, como el Nombre, Dirección, Teléfono, E-mail, Forma

de Pago, entre otros. El Proveedor de la Factura debe estar en los valores de la

entidad, sino un Administrador debe ingresar la información correspondiente.

Opciones de Pago y Términos de Pago son las políticas de las Formas y los Términos

de Pago que tiene la compañía. Por ultimo Centro de Costo contiene los Centros de

Costos de la compañía.



Construcción De Formas

Pago de Facturas utiliza varias formas que le ayudarán en el manejo de la

información de su proceso.

Forma Recibir Factura

La forma utilizada para la primera tarea incluye un campo de búsqueda Orden de

Compra.

La forma incluye los criterios por los cuales puede realizar la búsqueda: Número de

Orden, Fecha de la Orden, Proveedor y Cantidad.

Solo las Órdenes de Compra que no han sido facturadas se muestran en la

búsqueda.



Los campos Número de Factura, Fecha de Pago y el archivo de la factura son

obligatorios.

Forma Validar Factura

La forma de la tarea Validar Factura utiliza cuatro grupos:

Información de la Factura: Fecha, Número, Archivo, Fecha y Forma de Pago,

Centro de Costo y la información referente a Descuentos.

Información del Proveedor: Nombre, Id, Forma de Pago.

Información de los Productos Facturados: Cantidad, Precio Unitario y Precio

Total.

Comentarios de Aprobación.

Los datos de esta forma se pueden ingresar de dos formas: la primera, si la factura

está asociada a una Orden de Compra toda la información se carga de forma

automática desde la orden, si no, todos los campos se deben ingresar de forma

manual.



La forma tiene dos pestañas: la primera contiene la información de la Factura, y la

segunda con la información de la Orden de Compra, si la Factura no está asociada

a ninguna orden, la segunda pestaña queda como no visible.

Para realizar el cálculo del Costo Total y del Impuesto, se procede a través de un

botón que ejecuta la siguiente regla.

En caso de tener una base diferente de impuestos se puede modificar, ya que los

campos son editables.



Aprobar productos y/o servicios

La forma de Aprobación tiene la información ingresada en la forma anterior como

no editable. Los campos Aprobación de Productos y Servicios y Comentarios de

Aprobación son obligatorios.



Reglas De Negocio

Definir Expresiones

Buscando la flexibilidad de su proceso, Pago de facturas utiliza varias compuertas

para indicar el camino a seguir.

La primera compuerta decide si la Factura puede continuar en el proceso o si debe

ser regresada al Proveedor. Si los datos de la Factura son correctos, el proceso

continúa con la segunda validación.

La segunda compuerta valida si se necesita la aprobación de los productos o

servicios que están siendo facturados, si esto se presenta, el caso va al Solicitante

de la Compra si no, se continúa con la actualización del ERP de la compañía.

La actividad Aprobación de Productos/Servicios sólo es posible cuando la Factura

está asociada a una Orden de Compra.



La última compuerta utilizada valida si los Productos Facturados deben ser

regresados al proveedor, si no, el caso finaliza.



Acciones de la Actividad

El proceso tiene varias reglas de negocio, las principales son:

Fijar la fecha del día como la Fecha de Recepción de la Factura, esta regla se ejecuta

al entrar a la actividad Recibir Factura.

Asignar la Orden de Compra a la Factura, si el campo de Orden de Compra tiene

información, se relaciona la Factura con la Orden de Compra que la generó y

viceversa. Toda la información referente al Proveedor, Descuentos, Creador de la

Solicitud de Compra y Centro de Costos se ingresa a la Factura de forma automática

desde la orden.

Si la Factura no se relaciona con ninguna Orden de Compra la regla no aplica.

La regla se ejecuta al inicio de la tarea Validar información.



Cuando la Orden de Compra existe, se deben agregar a la Factura los productos

que fueron cotizados y comprados mediante la misma, para eso, se utiliza la

siguiente regla:

La regla valida si se aplica descuento, si hay descuento calcula los costos teniendo

en cuenta el porcentaje de descuento, sino, el cálculo se realiza con los precios

normales.



La última regla utilizada es a la salida de la actividad Justificar Rechazo, y consiste

en notificar que la Orden de Compra ya no está facturada. Es importante que la

Orden de Compra esté disponible para próximas búsquedas.



En la actividad Informar al Proveedor, se envía un correo con la justificación del

rechazo de la factura.



Participantes

Para definir quién debe realizar cada tarea se van a utilizar roles. En el asistente

busque la quinta opción, Participantes. Haga clic en definir participantes.

La primera actividad es realizada por la persona con el Rol de Recepcionista.



Las tareas Validar Factura, Justificar Rechazo y Regresar Productos las realiza la

persona con el Rol de Asistente financiero.

La tarea Aprobación de Productos/Servicios es realizada por la persona que realizó

la solicitud de compra.

Todos los participantes y las reglas de negocio del proceso se pueden configurar

de acuerdo a las necesidades de su compañía.

Integrar

Es necesario configurar la parte de integración. El proceso tiene una tarea

automática Actualización del ERP de la compañía a través de la ayuda de una

interfaz se realiza dicha actualización.

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