DOCUMENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LOS SERVICIOS DE ...

DOCUMENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LOS SERVICIOS DE

INTERMEDIACIÓN LABORAL

REMBERTO ALFREDO VÁSQUEZ BALANTA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

DIVISIÓN DE INGENIERÍAS

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI

2002

DOCUMENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LOS SERVICIOS DE

INTERMEDIACIÓN LABORAL

REMBERTO ALFREDO VÁSQUEZ BALANTA

Informe de pasantía para optar el titulo de

Ingeniero Industrial

Director

Economista JOSÉ ALFONSO SANTACRUZ JIMÉNEZ

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

DIVISIÓN DE INGENIERÍAS

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI

2002

Nota de aceptación

Trabajo de grado presentado ante

el comité de grado como requisito

exigido de la Corporación Autónoma

de Occidente para optar el titulo de

Ingeniero Industrial.

Presidente del Jurado

Felipe Alberto Murcia Meza Jurado

Abdul Cañas Velasco Jurado

Santiago de Cali , Abril del 2002

A mis padres Remberto y

Teodosia, Hermanos Pablo y

Jorge y mi prima Rosa Aidee

por todo el cariño, confianza

y entusiasmo que me han

brindado durante todos estos

años.

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 1

1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 3

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 3

1.2 OBJETIVOS 4

1.2.1 Objetivo general 4

1.2.2 Objetivos específ icos 5

1.3 JUSTIFICACIÓN 5

1.4 MARCO DE REFERENCIA 7

1.4.1 Marco Histórico 7

1.4.2 Marco Teórico 9

1.4.3 Marco Conceptual 16

1.4.3.1 Icontec 16

1.4.3.2 Calidad 16

1.4.3.3 Requisito 16

1.4.3.4 Satisfacción al cl iente 16

1.4.3.5 Sistema de gestión 16

1.4.3.6 Política de calidad 17

1.4.3.7 Objetivos de la calidad 17

1.4.3.8 Mejora continua 17

1.4.3.9 Eficacia 17

1.4.3.10 Eficiencia 17

1.4.3.11 Cliente 17

1.4.3.12 Proceso 17

1.4.3.13 Producto 18

1.4.3.14 Proyecto 18

1.4.3.15 Procedimiento 18

1.4.3.16 Trazabil idad 18

1.4.3.17 Conformidad 18

1.4.3.18 Documento 18

1.4.3.19 Registro 18

1.4.3.20 Validación 19

1.4.3.21 Certif icación 19

1.5 METODOLOGÍA 19

1.5.1 Fuentes y técnicas para la recolección de información 19

1.5.1.1 Fuentes secundarias 19

1.5.1.2 Fuentes primarias 20

1.5.2 Tratamiento de la información 20

2. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA 22

2.1 RESEÑA HISTÓRICA 23

2.2 ORGANIGRAMA DEL SENA Y EL CIE 24

2.3 MISIÓN DEL CIE 24

2.4 VISIÓN DEL SENA 25

2.5 VALORES CORPORATIVOS 25

2.6 POLÍTICA DE CALIDAD 27

2.7 OBJETIVOS DE CALIDAD 29

2.8 SERVICIOS 30

2.8.1 Servicios para el empresario 30

2.8.2 Servicios para los desempleados 31

3. DESARROLLO DEL PROYECTO 32

3.1 RECOPILACIÓN DE DOCUMENTACIÓN 32

3.1.1 Documentación existente 32

3.1.1.1 Revisión de archivos físicos 32

3.1.1.2 Revisión de archivos informáticos 33

3.1.2 Aplicabil idad de la documentación existente 33

3.2 DOCUMENTACIÓN SEGÚN EL FLUJO DE PROCESO 34

3.3 VALIDACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 35

3.4 REQUISITOS Y NORMAS PARA EL CONTROL DE LA

DOCUMENTACIÓN

37

3.4.1 Control de los documentos 37

3.4.2 Control de los registros 38

3.5 APROBACIÓN Y EDICIÓN DE LOS DOCUMENTOS 38

3.6 CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 39

3.7 DIVULGACIÓN 40

4. CONCLUSIONES 41

5. RECOMENDACIONES 43

BIBLIOGRAFÍA 44

ANEXOS

LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo A. Cuestionario para diagnostico de la situación

actual.

20, 33

Anexo B. Organigrama general del SENA.

24

Anexo C. Organigrama del Centro de Información para el

Empleo.

24

Anexo D. Plan de acción para la implementación sistema

de calidad ISO 9001: 2000.

33

Anexo E. Diagnostico de principios de gestión de la

cal idad.

36

Anexo F. Manual de Procesos y Procedimientos del CIE.

35

Anexo G. Manual de Formatos.

35

Anexo H. Glosario de términos y definiciones del CIE. 37

RESUMEN

La Empresa donde se realiza la pasantía, esta l levando a cabo un

proyecto encaminado a la implementación de un Sistema de Gestión

de la Calidad de acuerdo a la norma ISO 9000 versión 2000.

Con base en este proyecto y en cumplimiento de los requisitos que la

norma exige para obtener la certif icación que expide el Icontec, se

crea la necesidad de desarrollar un proyecto específ icamente para

llevar un control de la documentación. Es así como nace el proyecto

“Documentación de las actividades de los servicios de Intermediación

Laboral”. En este proyecto se detalla el proceso por el cual se logra

conseguir la documentación de una empresa, actualizada y confiable.

El desarrollo del proyecto se basa en los requisitos de la norma ISO

9000 versión 2000.

INTRODUCCIÓN

Este proyecto se realiza en el Centro de Información para el Empleo

(CIE) del SENA, empresa dedica a la intermediación laboral. El CIE

pretenda alcanzar un nivel más competitivo con respecto a las demás

empresas del entorno y en el mismo SENA, con fines de satisfacer

todas las necesidades del cl iente. Este proyecto que se inicia a

mediados del año 2001 esta encaminado a implementar un Sistema de

Gestión de la Calidad, con fines de obtener la certif icación que expide

el ICONTEC.

El desarrollo del proyecto esta basado en la NTC – ISO 9001: 2000

Sistemas de Gestión de la Calidad.

La pasantía pretende estructurar y organizar la documentación de la

empresa en las secciones que intervienen en el proceso de

intermediación laborar. De acuerdo con la norma ISO 9001: 2000 se

esta dando cumplimiento a numeral 4.2.3 Control de los documentos.

1

En este proyecto de grado se identifican las etapas para conseguir un

sistema documental que cumpla con los parámetros de la norma ISO

9001: 2000. Se detalla cada uno de los procesos y procedimientos

necesarios para los servicios de intermediación laboral, con sus

respectivos formatos, identif icando los parámetros necesarios para

llevar un control de los documentos y para la elaboración de los

mismos.

2

1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Este capitulo resume la información del anteproyecto que contribuye

a la definición de las pautas para la elaboración de la pasantía.

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Todas las empresas proporcionan servicios a sus cl ientes,

independientemente de sí le venden un producto tangible o

intangible.

Un restaurante, una fábrica de coches, un banco, una empresa de

seguros, un abogado o un dentista, ofrecen servicios a sus clientes.

La calidad de estos servicios está reglamentada por la normativa

EN/ISO de la serie 9000.

La norma prevé que un servicio debe estar bien diseñado y debe

contar con elementos capaces de determinar la calidad, por medio de

la valoración y percepción de sus clientes.

3

Una empresa, ya sea pequeña o grande, existe mientras hay clientes,

y en ese sentido las normas ISO proporcionan sistemas para

garantizar la cal idad a los clientes, y al mismo tiempo métodos de

gestión para asegurar la rentabil idad, calidad y continuidad de la

empresa.

Actualmente no existe un sistema que permita l levar un control de

toda la documentación de la empresa. Y dado que la documentación

constituye la base primordial para un Sistema de Gestión de la

Cal idad, el proyecto a desarrollar seguirá los parámetros establecidos

por la norma ISO 9001: 2000 en su numeral 4.2.3 CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS.

1.2 OBJETIVOS

1.2.1. Objetivo general

Diseñar y preparar los procesos y documentación necesaria de las

actividades de los servicios de Intermediación Laboral.

4

1.2.2. Objetivos específicos

� Diseño y elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos

para la intermediación laboral del Servicio Nacional de

Aprendizaje (SENA).

� Validar los Procedimientos, instructivos de trabajo y los

diferentes formatos uti l izados en le Sistema de Información

para el Empleo.

� Validar la Política y los objetivos de Calidad en el Sistema de

Información para el Empleo.

� Entrenar a la organización en ISO 9000:2000.

1.3. JUSTIFICACIÓN

Es preocupante la actitud pasiva de algunos empresarios de los que

estamos rodeados en el medio. Esta actitud pasiva en la cual el

empresario se sitúa al margen y excluye la posibil idad de actuar para

5

beneficio de sí mismo, de su empresa y de su comunidad, es

francamente alarmante.

Para que se produzca el esperado cambio cultural en las empresas

Colombianas, hace falta aún mucha sensibil ización e información y

muchas horas de formación, en particular para los empresarios

autodidactas formados en la práctica, pero que hoy necesitan poseer

unos sólidos conocimientos especializados, técnicos y humanos para

poder afrontar con éxito el futuro. Quien no sepa ver esto a tiempo

no sobrevivirá como empresario más allá del año 2000. Es más, las

empresas que no adopten un sistema de calidad acorde con los

requerimientos internacionales, perjudican a sus trabajadores y al

país, ya que dan una mala imagen.

No es sólo un problema de responsabilidad personal; podríamos

pensar que las empresas que cierran están dentro del juego de la

selección natural, pero el daño que pueden causar subsistiendo

tristemente, dando mal servicio y mala imagen constituye una

verdadera traición a los empresarios serios y responsables que están

apostando por un futuro seguro.

6

Algunas de las expectativas que propiciaron el desarrollo del proyecto

fueron:

� Cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001: 2000 en su

punto 4.2.3 Control de los documentos, con el f in de mejorar la

prestación del servicio.

� Contar con un sistema documental que agil ice la búsqueda y

actualización de los documentos.

� Dar mayor satisfacción a las necesidades del cliente.

� Eliminar los reprocesos.

1.4. MARCO DE REFERENCIA

1.4.1. Marco Histórico. ISO, siglas de International Standards

Organization, Organización Internacional de Normalización, organismo

encargado de coordinar y unificar las normas nacionales. En 1926, 22

países se reunieron para fundar una federación internacional de los

comités nacionales de normalización, la ISA (International

Standardizing Associations). Este organismo fue sustituido en 1947

7

por la ISO, cuya sede está situada en Ginebra. Cada país miembro

está representado por uno de sus institutos de normalización, y se

compromete a respetar las reglas establecidas por la ISO relativas al

conjunto de las normas nacionales. Esta institución tiene por tarea

desarrollar la normalización con carácter mundial y, a tal efecto,

pública normas internacionales conocidas como “normas ISO”, que

intentan acercar las normas nacionales de cada Estado miembro. La

ISO es un organismo consultivo de las Naciones Unidas.

La tercera edición de las normas ISO 9000 como versión 2000

presentó cambios importantes respecto de la versión de 1994. Con la

reciente norma aparecen conceptos que si bien no son novedosos, si

demuestran que la ISO está en armonía con modernas teorías como

es la administración de procesos.

Así se pasó de un enfoque basado fundamentalmente en documentar

y demostrar el cumplimiento de los requisitos de la norma y de los

procedimientos a un sistema de calidad enfocado hacia la satisfacción

del cliente y al mejoramiento continuo.

8

1.4.2. Marco Teórico. El sistema de calidad engloba todos los

procesos necesarios para proporcionar un servicio eficaz desde el

estudio del mercado y comercialización hasta la prestación; incluye el

análisis del servicio proporcionado al cliente. La norma puede

aplicarse en el desarrol lo del sistema para una nueva oferta o

modificación del servicio.

La norma indica que los requisitos de un servicio necesitan estar

claramente definidos en términos de características observables, y ser

sometidos a la evaluación del cliente.

Tanto los requisitos de un servicio como la prestación del servicio en

sí necesitan ser evaluados tomando como base criterios definidos de

aceptación.

Las características del servicio y la prestación del servicio, según

indica la norma ISO, pueden ser cuantitativas, es decir, medidas en

unidades de tiempo, por número de l lamadas, etc., o cualitativas, es

decir, aquellas en que la medida surge de la comparación y que

dependen de la forma de evaluación.

9

Al aplicar las normas ISO se pretende que la empresa se organice

mejor, elimine los costos superfluos, termine con la no-cal idad y los

gastos de control, arreglo o rectificación de cosas mal hechas. Así,

quien aplique las normas tiene por resultado ahorro de gastos, que

repercutirá en mayores beneficios y precios más bajos. Recordemos

que la medida pol ítica que llevó al Mercado Europeo a aconsejar la

implantación de las normas ISO no es más que pretender que las

empresas se desarrollen y ganen más, lo que permite al Estado

recaudar más. Por otro lado, si las empresas crecen el paro

disminuye, con lo que el Estado gasta menos dinero. Por lo tanto, las

normas son una forma de asegurar el futuro y la economía del país.

Los cinco bloques de la norma ISO 9000:2000 son los siguientes:

� Sistema de Gestión de Calidad.

� Responsabil idad de la dirección.

� Gestión de recursos.

� Realización del producto.

10

� Medición, análisis y mejora.

La serie ISO 9000 se simplif ica en tres normas que son ISO 9000,

9001, 9004, pero solamente la 9001 se uti l iza con la finalidad de

certif icación.

La ISO 9001:2000 se titula "Sistemas de Gestión de Calidad,

Requisitos". Lo cual significa que la cal idad es todo un sistema

gerencial que involucra elementos que antes no se consideraban. El

aseguramiento de la calidad era el título de la versión 94, en la nueva

versión esta forma parte integral de la misma.

La redacción de la norma permite un entendimiento mayor, se

eliminan términos como subcontratistas y se reemplaza por

proveedor. Por su parte, la entidad que implementa el s istema ya no

se denomina proveedor sino que se define con el término

organización.

Cláusulas de importancia como la 7.6 que se refiere al control de los

dispositivos de medición y monitoreo (antes numeral 4.11) se

simplif icó y se hizo más entendible.

11

Se hace claridad en que los objetivos del sistema deben ser medibles

y coherentes con la política de calidad.

Pero de todos los nuevos elementos considerados el que más merece

destacarse es el mejoramiento continuo; la norma en su versión 2000

solicita identificar los procesos relevantes del sistema de calidad, en

la interrelación de actividades que transforman las entradas

(recursos) en salidas (resultados), las cuales contienen un valor

agregado.

Otro punto esencial para realizar un mejoramiento continuo es

identif icar claramente cuáles son las salidas de cada proceso.

A continuación se resume una metodología que posee cinco fases que

ayudará a la organización a mejorar la ef icacia y la eficiencia de los

procesos:

� Fase 1: organización para el mejoramiento. En esta fase se

busca asegurar el éxito del mejoramiento mediante el

establecimiento de liderazgo, comprensión y compromiso. Aquí

se considera la creación de un equipo que parte con el

12

nombramiento de un líder, además de otras actividades claves

como el entrenamiento, análisis de los requisitos del cl iente y la

selección de procesos críticos.

� Fase 2: comprensión del proceso. Como actividades principales

dentro de esta fase están definir los l ímites, el alcance y la

misión del proceso, elaborar diagrama de flujo, reunir datos de

costo, t iempo y valor, revisar la documentación del mismo.

� Fase 3: modernización (optimización). El objetivo es mejorar la

eficiencia, ef icacia y adaptabil idad del proceso de la empresa.

Como actividades principales se encuentran identificar

oportunidades de mejoramiento, util ización de técnicas de

análisis y resolución de problemas, estandarización,

documentación, entrenamiento de trabajadores.

� Fase 4: mediciones y controles. La finalidad es poner en

práctica un sistema para controlar el proceso para mejorar

continuamente, algunas de las actividades son: desarrol lar

mediciones y objetivos (indicadores de gestión),

retroalimentación con base a la información recolectada en la

13

medición, realización de auditorias. Establecer un sistema de

costos.

� Fase 5: mejoramiento continuo. El fundamento de esta fase es

implementar un proceso de mejoramiento continuo, el cual se

base en actividades principales tales como determinar metas

parciales (intermedias), calif icación de los procesos (capacidad)

y proceso de Benchmarking.

El uti l izar una metodología como la descrita u otra similar permite a

las organizaciones contar con un sistema de gestión de la calidad que

no solamente cumpla con los requisitos de la norma, sino que además

esté acorde con estándares de desempeño en el ámbito mundial que

cada día mejoren la productividad y competitividad. Este es el mejor

aporte que se puede hacer al futuro y prosperidad del país.

Para el desarrollo de la pasantía se da cumplimiento a los

requerimientos de la ISO 9001: 2000 en el capitulo de “Control de los

documentos”, el cual se discrimina a continuación:

Los documentos requeridos por el s istema de gestión de la calidad

deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y

deben controlarse.

14

� Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su

emisión.

� Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y

aprobarlos nuevamente.

� Asegurarse de que se identif ican los cambios y el estado de

revisión actual de los documentos.

� Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos

aplicables se encuentren disponible en los puntos de uso.

� Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y

fácilmente identif icables.

� Asegurarse de que se identifican los documentos de origen

externo y se controla su distribución.

� Prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos,

aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se

mantenga por cualquier razón.

15

1.4.3. Marco Conceptual.

1.4.3.1. Icontec. Es una entidad de carácter privado. sin ánimo

de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y

desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el

sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr

ventajas competitivas en los mercados interno y externo.

1.4.3.2. Calidad. Grado en el que un conjunto de características

inherentes cumple con los requisitos.

1.4.3.3. Requisito. Necesidad o expectativa establecida,

generalmente implícita u obligatoria.

1.4.3.4. Satisfacción al cliente. Percepción del cl iente sobre el

grado en que se han cumplido sus requisitos.

1.4.3.5. Sistema de gestión. Conjunto de elementos

mutuamente relacionados o que interactúan para establecer la política

y los objetivos y para lograr dichos objetivos.

16

1.4.3.6. Política de calidad. Intenciones globales y orientación

de una organización relativas a la calidad tal como se expresan

formalmente por la alta dirección.

1.4.3.7. Objetivos de la calidad. Algo ambicionado, o

pretendido, relacionado con la calidad.

1.4.3.8. Mejora continua. Actividad recurrente para aumentar la

capacidad para cumplir los requisitos.

1.4.3.9. Eficacia. Extensión en la que se realizan las actividades

planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

1.4.3.10. Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los

recursos util izados.

1.4.3.11. Cliente. Organización o persona que recibe un producto.

1.4.3.12. Proceso. Conjunto de actividades mutuamente

relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de

entrada en resultados.

17

1.4.3.13. Producto. Resultado de un proceso.

1.4.3.14. Proyecto. Proceso único consistente en un conjunto de

actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de

final ización, l levadas a cabo para lograr un objetivo conforme con

requisitos específ icos, incluyendo las l imitaciones de tiempo, costo y

recursos.

1.4.3.15. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo

una actividad o un proceso.

1.4.3.16. Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la

aplicación o la local ización de todo aquello que está bajo

consideración.

1.4.3.17. Conformidad. Cumplimiento de un requisito.

1.4.3.18. Documento. Información y su medio de soporte.

1.4.3.19. Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.

18

1.4.3.20. Validación. Confirmación mediante el suministro de

evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una

util ización o aplicación especif ica prevista.

1.4.3.21. Certificación. Procedimiento y actuación de un adecuado

y reconocido organismo, el cual determina, verifica y atestigua por

escrito la cal ificación de personal, procesos, procedimientos o

productos en concordancia con los requisitos aplicables.

1.5. METODOLOGÍA

1.5.1. Fuentes y técnicas para la recolección de

información. Por medio de este proceso se buscaran los diferentes

documentos y demás formas de recopilar la información del CIE, con

el enfoque de elaborar la documentación de las actividades de los

servicios de intermediación laboral.

1.5.1.1. Fuentes secundarias. Como fuentes secundarias se

tomaran los antiguos documentos que contiene el CIE, textos de las

diferentes áreas del conocimiento, Normas ISO 9000: Serie 2000, y

cualquier otra forma en que se puede recopilar la información como

revistas y archivos de Internet que tengan que ver con la norma.

19

1.5.1.2. Fuentes primarias. Como fuentes primarias las más

usadas serán:

� La Observación al personal que labora en el CIE, con el fin de

percibir deliberadamente algunos rasgos existentes en el objeto

del estudio

� Entrevistas con el personal involucrado en los procesos de

objeto de estudio, con el fin de concientizarlos y realizar la

capacitación requerida.

� Elaboración de Cuestionarios que permitan identif icar el manejo

de la documentación en la actualidad, ver Anexo A.

1.5.2. Tratamiento de la información.

Todo el anális is de la documentación que se elabore en el Centro de

Información para al Empleo (Sena) será consignado en el Manual de

Procesos y procedimientos, Manual de Formatos, entre otros, con

fines de elaborar la “Documentación de las actividades de los

servicios de intermediación laboral”.

20

Para elaborar el manual de procesos y procedimientos se hace

necesario consignar la información en otros tipos de documentos

como lo son los diagramas de flujo.

Para la elaboración del manual de formatos se validarán los

existentes y se crearan los que sean necesarios para el

funcionamiento del Centro de Información para el Empleo.

21

2. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA

El proyecto se realiza en el Centro de Información para el Empleo

(CIE) regional valle, división perteneciente al Servicio nacional de

Aprendizaje (SENA).

El Sistema de Información de Empleo – SIE, es un servicio del SENA

que tiene como objetivo principal facil i tar el contacto entre

empresarios y trabajadores, con el f in de colaborar en la vinculación

laboral de los desempleados, ofreciendo además instrumentos de

capacitación y orientación laboral para las franjas de la población más

vulnerables al desempleo.

El SIE, a través de los Centros de Información de Empleo del SENA,

maneja bases de datos regionales estandarizadas, en donde se

registra la información de los perfiles de oferta y demanda de empleo

de la región, prestando diversos servicios orientados al empresario y

al trabajador.

22

2.1. RESEÑA HISTÓRICA

La concepción actual del sistema de información para el empleo parte

de los convenios con la OIT que recomiendan la conformación de

servicios públ icos de empleo y que han sido ratificados por los países

miembros de dicha organización.

En 1931 Colombia ratif ica el convenio 3 de la OIT y por convenio 88

ratif icado en 1950 se legaliza la existencia de un servicio publico de

empleo. Por decreto 1421 de 1989 y como consecuencia de la

reestructuración del Ministerio de Trabajo y la Seguridad Social, se

asigno al Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, la función de

administrar la intermediación publica de empleo, con un criterio de

sistema de información sobre la oferta y la demanda laboral.

Esta nueva tarea del SENA mostraba la bondad que representaría un

sistema de intermediación articulado con una entidad de de formación

para el trabajo; el Estado contaría con un instrumento insuperable

para potenciar una eficaz intermediación laboral, y el SENA se

acercaría a las condiciones del mercado de trabajo, de tal forma que

su oferta de servicios correspondería de manera más estrecha con la

demanda.

23

Actualmente existen 25 Centros de Información para el Empleo CIES y

28 oficinas satélites a nivel profesional le colaboran en los procesos

de búsqueda del recurso humano.

2.2. ORGANIGRAMA DEL SENA Y EL CIE

El Centro de Información para el Empleo pertenece a la Dirección de

Empleo del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, las cuales

muestran su composición en los Anexos B y C .

2.3. MISIÓN DEL CIE

� Captar y difundir información sobre el mercado laboral, para

lograr un contacto organizado entra la demanda y la oferta.

� Orientar a los usuarios del sistema para facil i tar la inserción

exitosa de la oferta en el mercado laboral y gestionar acciones

de capacitación.

� Orientar políticas de Formación profesional y empleo con

fundamento en la información arrojada por el sistema.

24

2.4. VISIÓN DEL SENA

Nos vemos ejerciendo la Formación Profesional Integral, como

elemento central de nuestra función social, enfocada hacia afuera, en

función de la dinámica nacional e internacional, contribuyendo a la

creatividad y la innovación empresarial, e impulsando los procesos

que apoyen la transformación laboral y ocupacional que demanda el

país.

2.5. VALORES CORPORATIVOS

Nuestra Organización está inspirada y soportada en sólidos valores

corporativos, que orientan nuestras acciones del día a día.

Nuestros Principios Corporativos, que enmarcan la actuación ética de

la organización y se constituyen en la base de la cultura institucional,

son los que inspiran y guían la vida cotidiana del SENA:

� Transparencia: la transparencia y la honestidad son los

principios rectores en el actuar de nuestra institución. Éstos

obl igan, sin excepción, a todos los miembros de la organización.

25

� Servicio al Cliente: una tarea permanente y fundamental de la

organización es la de crear la cultura de servicio al cl iente,

satisfaciendo sus necesidades y expectativas y ofreciendo

programas pertinentes para sus demandas y con altos índices de

satisfacción.

� Calidad: la calidad en los productos y servicios, en los

procesos, en las relaciones, en la calidad de vida, tiene que ser

una característica diferencial de nuestra organización.

� Creatividad e Innovación: la organización tiene que

desarrollar su actuar en un entorno que faci l i te la creatividad y

la innovación como el único posible para anticipar las demandas

de una sociedad en proceso de cambio cada día más acelerado.

� Productividad: la eficiencia y la eficacia deben conjugarse

para hacer de la organización una entidad altamente productiva,

con un uso racional de los recursos y generadora de valor

agregado para el alumno, el empresario, los miembros de la

organización y el país.

26

2.6. POLÍTICA DE CALIDAD

La política de calidad del CIE se elabora de acuerdo al decreto 1120

de junio de 1996 por el cual se modif ican los estatutos, se adopta la

estructura interna y se determinan las funciones de las dependencias

del SENA, ubicando al CIE en el artículo 63 ilustrado a continuación:

� Coordinar, supervisar y controlar los programas de promoción

del sistema de información de empleo y los que promuevan la

creación y/o el crecimiento y desarrol lo de la población

empresarial ubicada en los diversos subsectores económicos.

� Ejecutar los programas para la información, orientación y

clasificación ocupacional de los usuarios del sistema de

información para de empleo.

� Desarrol lar estrategias de promoción, con el f in de lograr la

vinculación de los empleadores al s istema de información de

empleo, en coordinación con la división de promoción y

mercadeo.

27

� Coordinar con los centros y con la subdirección de formación y

empleo la prestación de los servicios complementarios de

capacitación, validación y certificación para los usuarios del

sistema de información de empleo.

� Coordinar con las divisiones de desarrollo y gestión empresarial

y promoción y mercadeo la programación y ejecución de

acciones de asesoría a los empleadores usuarios del sistema de

información de empleo.

� Coordinar con entidades públicas y privadas la realización de

acciones conjuntas tendientes a fortalecer el sistema de

información de empleo.

� Aplicar y mantener actualizado el sistema de información de

empleo, con el apoyo de la dirección de planeación y la división

de organización y sistemas y presentar los informes

correspondientes.

� Presentar informes a las instancias competentes sobre oferta y

demanda de mano de obra calificada en todos los sectores, con

28

el propósito de actual izar los diseños y contenidos de los

programas de formación.

� Asesorar a las dependencias de la regional en los propósitos del

área.

� Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la

naturaleza de los procesos de la dependencia.

2.7. OBJETIVOS DE CALIDAD

� Asegurar el funcionamiento en l ínea y de manera permanente

del s istema de información para el empleo.

� Asegurar la estandarización de la prestación del servicio de

intermediación laboral en todas las oficinas del CIE en la

regional Valle.

� Efectuar los talleres de orientación ocupacional de cuerdo con la

programación establecida mensualmente y cubriendo todas las

sedes de los servicios del CIE.

29

� Conseguir oportunidades reales de capacitación en los Centros

de Formación del SENA para los desempleados inscritos en el

CIE.

� Mantener niveles de colocación crecientes y superiores al 35%

del total de vacantes registradas.

� Ofrecer y prestar el servicio de manera continua de lunes a

viernes en horario de 8 a.m. a 5 p.m.

� Elaborar y publicar por lo menos dos informes anuales sobre

Mercado de trabajo y las ocupaciones en el Val le del Cauca.

2.8. SERVICIOS

2.8.1. Servicios para el empresario.

� Inscripción y/o actualización en el sistema de Información para

el Empleo.

� Captación de las vacantes.

30

� Autoconsulta Demanda.

� Seguimiento a vacantes.

� Información sobre mercado laboral.

2.8.2. Servicios para los desempleados.

� Inscripción y/o actualización en el Sistema de Información para

el Empleo.

� Autoconsulta Oferta.

� Seguimiento a la Oferta.

� Orientaciones Ocupacionales.

� Capacitaciones laborales.

31

3. DESARROLLO DEL PROYECTO

3.1. RECOPILACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

3.1.1. Documentación existente. Para identificar la

documentación que existe en actualmente se hace referencia a los

archivos f ísicos e informáticos del CIE.

3.1.1.1. Revisión de archivos físicos. La revisión de los

archivos fís icos se hace en el Centro de Información para el Empleo,

Regional Valle, en la cual se encuentran las diferentes leyes y

decretos que proporcionan las funciones que tiene la División del

Sistema de Información para el Empleo.

También se tiene como fuente los diferentes procesos que presentan

el área de sistemas, debido a que los procesos actuales tendrán

algunos cambios por la implementación de una nueva aplicación de

software.

32

3.1.1.2. Revisión de archivos informáticos. El archivo de la

documentación existente que se encuentra en el CIE, es el Manual de

procesos y procedimientos de la Dirección General de Empleo.

3.1.2. Aplicabilidad de la documentación existente. Para

determinar el uso que dan los trabajadores a la documentación, se

elabora un cuestionario y posteriormente una entrevista de

verificación. Ver Anexo A.

Como refuerzo al cuestionario es preciso hacer una visita previa al

trabajador con le fin de asegurar el buen di l igenciamiento del

cuestionario. Después de recogida la información se realiza una

entrevista para corroborar datos inconclusos.

El cuestionario y la entrevista se realizan con el fin de comprobar si

los funcionarios del CIE cumplen y conocen la diferente

documentación de la dirección general de SENA.

Con el f in de programar con exactitud la reunión con los trabajadores

se recurre a un Plan de Acción. Ver Anexo D.

33

Finalmente para verificar la confiabil idad de la información, se hace

una entrevista a algunos de los funcionarios de cada área o grupo de

trabajo del CIE.

3.2. DOCUMENTACIÓN SEGÚN EL FLUJO DE PROCESO

El modelo de Sistema de Gestión de la Calidad que se esta

implementando en el CIE está basado en la prestación de los servicios

de intermediación laboral, y se dividen en los siguientes

macroprocesos:

� Inscripción y/o actualización a oferta.

� Inscripción y/o actualización a demanda – Captación vacante.

� Autoconsulta Oferta.

� Autoconsulta Demanda.

� Envío directo.

� Seguimiento a la oferta.

34

� Anulación de asignaciones.

� Orientación Grupal.

� Orientación Individual.

� Capacitación laboral.

Para mayor claridad de estos procesos ver “Manual de Procesos y

Procedimientos del CIE” Anexo F y G.

3.3. VALIDACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Para la val idación de la documentación se reúne a toda la

organización con el fin de validar todos los macroprocesos del Centro

de Información para el Empleo – CIE.

Después de validar todos los flujos de los macroprocesos se escoge

un Grupo de Calidad con los representantes de cada área del CIE, con

el fin de hacer un taller de fundamentación de la norma ISO 9000:

2000.

35

Por medio del grupo de calidad se reconocieron los ocho principios de

un Sistema de Gestión de la Calidad apl icados en la organización,

citados a continuación:

� Organización enfocada al cl iente.

� Liderazgo.

� Participación del personal.

� Enfoque a procesos.

� Enfoque del sistema hacia la gestión.

� Mejora continua.

� Enfoque hacia la toma de decisiones.

� Relación mutuamente beneficiosa con el suministrador.

La información anterior se consigna el formato de diagnostico de

principios de Gestión de la Calidad, ver Anexo E.

36

Después que el grupo de calidad conoce la norma se procede a

hacerse la validación de los procedimientos del CIE y la elaboración

del glosario de términos y definiciones, ver Anexo H

3.4. REQUISITOS Y NORMAS PARA EL CONTROL DE LA

DOCUMENTACIÓN

3.4.1. Control de los documentos. Los documentos requeridos

por el sistema de gestión de la cal idad deben controlarse. Los

registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de

acuerdo con los requisitos citados en 3.4.2.

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los

controles necesarios para:

Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su

emisión, revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y

aprobarlos nuevamente, asegurarse de que se identif ican los cambios

y el estado de revisión actual de los documentos, asegurarse de que

las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren

disponible en los puntos de uso, asegurarse de que los documentos

permanecen legibles y fácilmente identif icables, asegurarse de que se

37

identifican los documentos de origen externo y se controla su

distribución, prevenir el uso no intencionado de los documentos

obsoletos, aplicarles una identif icación adecuada en el caso de que se

mantenga por cualquier razón.

3.4.2. Control de los registros. Los registros deben

establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la

conformidad con los registros así como de la operación eficaz del

sistema de gestión de la calidad. Los registros deben permanecer

legibles, fácilmente identificables y recuperables. Debe establecerse

un procedimiento documentado v para definir los controles necesarios

para la identif icación, el almacenamiento, la protección, la

recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

3.5. APROBACIÓN Y EDICIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y DATOS

Antes de editarse los documentos y datos deben ser revisados y

aprobados para su adecuación, por el grupo de calidad, el área de

sistemas y el jefe de Centro de Información para el Empleo.

38

En el proceso de Revisión el grupo de calidad propone las diferentes

recomendaciones que se deben tener en cuenta en la elaboración de

la documentación de los servicios de intermediación laboral.

Después de esta revisión la documentación pasa por el área de

sistemas, debido a que estos procesos están ligados a la elaboración

del nuevo software de intermediación laboral.

Una vez revisada la documentación pasa por el director del CIE para

su posterior aprobación.

3.6. CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Uno de los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad es que

los documentos deben de estar clasificados y codificados con el fin de

identif icarlos mejor en el proceso de normalización.

La codificación se elabora de la siguiente manera:

� División: A la que corresponde los documentos.

� Tipo de documento: ya sea un procedimiento o un formato.

39

� No.: Consecutivo.

3.7. DIVULGACIÓN

Los medios util izados para la divulgación son la Intranet del CIE,

debido que por este medio la información se transmite de forma

rápida para toda la organización y común valor muy económico.

La divulgación de la documentación la hace la persona responsable

del Centro de Información para el Empleo.

40

4. CONCLUSIONES

� Después de comenzar la propuesta de implementar un Sistema

de Gestión de la Cal idad, se vio la necesidad de documentar

todas las actividades de intermediación laboral, debido a que

era necesario para cumplir con los requisitos de la norma ISO

9000: 2000.

� Con la elaboración de la documentación se reconocieron los

diferentes reprocesos que existían en el sistema y una vez

validados se omitieron estos.

� Por medio del diagnostico de los principios de gestión de la

cal idad se percibe la situación actual de la organización y las

pautas que se deben tener en cuenta a la hora de implementar

un Sistema de Gestión de la Calidad.

� Al definir los diferentes términos util izados en la organización

sus colaboradores pudieron definir lo que en realidad hacían y

así proponer mejoras para esto.

41

� Con la elaboración de la documentación se logra estandarizar

los diferentes formatos, procesos y procedimientos que se

l levan a cabo en las actividades de los servicios de

intermediación laboral.

42

5. RECOMENDACIONES

� Para implementar un sistema de Gestión de la Cal idad, la

organización no solo debe estar documentada, sino que las

personas de está deben de sensibil izarse para involucrarse en el

proceso.

� La actualización permanente de los formatos que tiene que ver

con el diseño y preparación de los documentos, debe

convertirse en un hábito para poder mantener el control

adecuado del sistema documental.

� Es de vital importancia tener buenas relaciones con el SENA,

debido a que el CIE depende directamente de las políticas de la

Dirección General.

� La enseñanza de la norma ISO 9000: 2000 se debe reforzar para

toda la organización, ya que esta es una de las herramientas

importantes para asegurar la adecuada implementación de un

Sistema de Gestión de la Calidad.

43

BIBLIOGRAFÍA

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y

CERTIFICACIÓN. Sistemas de Gestión de la Cal idad. Fundamentos

y Vocabulario. 2000. 30 p. NTC. ISO 9000.

________ ________ Requisitos. 2000. 30 p. NTC. ISO 9001.

________Tesis y otros trabajos de grado. 2002. 129 p. NTC. 1486.

MÉNDEZ ÁLVAREZ, Carlos Eduardo. Guía para elaborar diseños de

investigación en Ciencias Económicas, Contables y de

Administración. Bogota: Editorial Mc Graw Hil l. 1988. 129 p.

SENLLE, Andrés. Calidad Total y Normalización. España: Ediciones

Gestión 2000 S.A. 1995. 256 p.

________ISO 9000 en empresas de servicios. España: Ediciones

Gestión 2000 S.A. 1995. 283 p.

44

Anexo A

Cuestionario para diagnostico de la situación actual

CENTRO DE INFORMACION PARA EL EMPLEO - CIERegional

Valle

Nombre:_____________________ Cargo:_________________________

Que actividades elabora usted en un día laboral?•__________________________________________________________•__________________________________________________________•__________________________________________________________•__________________________________________________________•__________________________________________________________•__________________________________________________________

Con que frecuencia las realiza?•__________________________________________________________

Describa brevemente como hace su trabajo?_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Firma Funcionario Firma Analista de Calidad

__________________________ _______________________

Anexo B

Organigrama general del SENA

Anexo C

Organigrama del Centro de Información para el Empleo

ORGANIGRAMA DEL CENTRO DE INFORMACIÓN PARA EL EMPLEO

Jefe

Grupo deintermediación

Grupo deDemanda

Grupo deOrientación

Sistemas Secretaria

Recepción

Jefe

Grupo deintermediación

Grupo deDemanda

Grupo deOrientación

Sistemas Secretaria

Recepción

Regional Valle

Anexo D

Plan de acción para la implementación sistema de calidad ISO 9001: 2000

RESPONSABLES OBSERVACIONESSEMANAS

ACTIVIDADES

PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE CALIDAD ISO 9001:2000

CENTRO DE INFORMACIÓN PARA EL EMPLEO

MESES

Reg iona l Va l le Fecha: marzo de l 2002


Anexo E

Diagnostico de principios de gestión de la calidad



Principio:

Situación Actual:

Causas:

Plan de Mejora:



Anexo F

Manual de Procesos y Procedimientos del CIE



Manual de procesos y Procedimientos

CIE – DM – 01

Centro de Información para el Empleo

Regional Valle



PROCESOS DEL CENTRO DE INFORMACIÓN PARA EL EMPLEO

Regional Valle

Centro de Información para el EmpleoCentro de Información para el EmpleoCentro de Información para el EmpleoCentro de Información para el Empleo

Fecha de elaboración: Marzo del 2002

Pagina: 1 de 1Código: CIE-DM-01Numero de copia: 1

Elaboró:

Remberto Alfredo Vásquez BalantaAnalista de Calidad

Revisó:

Ayda Patricia Collazos GarcíaTécnico 07

Aprobó:

José Alfonso Santacruz JiménezJefe 01

Martha Liliana Borrero TamayoProfesional 03

1.INSCRIPCIÓN Y/OACTUALIZACIÓN

A OFERTA

2.INSCRIPCIÓN Y/OACTUALIZACIÓNA DEMANDA –

CAPTACIÓNVACANTE

5.ENVÍODIRECTO

8.ORIENTACIÓNGRUPAL

9.ORIENTACIÓNINDIVIDUAL

6.SEGUIMIENTO A LAOFERTA

10.CAPACITACIÓNLABORAL

DIAGRAMA DE FLUJO

3.AUTOCONSULTAOFERTA

7.ANULACIÓN DEASIGNACIONES

4.AUTOCONSULTADEMANDA



1. PROCESO: INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN A OFERTA

DEM

AN

DA

NT

EC

IEO

FER

ENTE

1. Oferente contactaal CIE

Oferente Inscrito? 2.Recepción de ladocumentación

Si

La documentación Esta completa?

No No

3.Inducción deservicios

4.Registro de la Hoja de vidaAl sistema

5.Entrevista deClasificaciónOcupacional

Si

ProblemasDe clasificaciónOcupacional?

6.Remisión a OrientaciónIndividual

No

Si

Oferente solicitaActualizar Hoja de Vida?

No

Si

7.Utilización de otros servicios

Del CIE

8.ActualizarHoja de

Vida

Regional Valle



Pagina: 1 de 9

DIAGRAMA DE FLUJO

Código: CIE-PP-01Numero de copia: 1



1. PROCESO: INSCRIPCIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN A OFERTA

Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-01

Pagina:

2

de

9

OBJETIVOS

� Ingresar al sistema, la información de la fuerza de trabajo

(oferente) con el fin de facil i tarle la búsqueda de empleo.

� Actualizar a la oferta cuando esta lo considere conveniente.

RESPONSABLE

Grupo de Intermediación

ACTIVIDADES

� Oferente contacta al CIE.

� Recepción de la documentación.

� Inducción de servicios

� Registro de la hoja de vida en el sistema.

� Entrevista de clasif icación ocupacional.

� Remisión a Orientación Individual.

� Util ización de otros servicios del CIE.

� Actualizar Hoja de Vida.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-01

Pagina:

3

de

9

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1.1. ACTIVIDAD: OFERENTE CONTACTA AL CIE

RESPONSABLE DIRECTO: Funcionario CIE.

PROCEDIMIENTO:

1.1.1. El funcionario responsable atenderá personal o

telefónicamente las solicitudes de Información que le haga el

público en general, procurando ser explícito, concreto y

breve en la exposición de los servicios que presta el Centro

de Información de Empleo (CIE).

1.1.2. El responsable informará principalmente al público sobre los

siguientes aspectos: horario, lugar y documentación para

inscripciones, actualización de hojas de vida, talleres, cursos,

atención a grupos especiales y la captación de vacantes.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-01

Pagina:

4

de

9

1.2. ACTIVIDAD: RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN


PROCEDIMIENTO:

1.2.1. Se sol icitará al oferente el original del documento de

identificación (cédula de ciudadanía), así como la hoja de

vida con sus soportes correspondientes.

1.2.2. Se revisará la documentación, la cual deberá estar

organizada de la siguiente forma: hoja de vida, certificados

de estudios realizados, constancias laborales (si tiene

experiencia laboral).

1.2.3. Una vez revisados los documentos exigidos, se remitirá al

oferente a la charla de inducción.

1.2.4. El funcionario encargado registrará la hoja de vida en el

sistema.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-01

Pagina:

5

de

9

1.3. ACTIVIDAD: INDUCCIÓN DE SERVICIOS


PROCEDIMIENTO:

1.3.1. El funcionario encargado conformará grupos con los

interesados en inscribirse, en donde se hará una

presentación de cómo funciona el s istema de Información

para el empleo.

1.3.2. Se informará sobre las características del s istema de

información para el empleo y se dará una breve explicación

de cada uno de ellos.

1.3.3. Posteriormente se informará sobre los servicios que presta el

CIE tanto a nivel central como en sus puntos satél ites, como

también sus derechos y obl igaciones para con el servicio.

1.3.4. Se informará sobre la orientación ocupacional y capacitación

que ofrece el CIE.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-01

Pagina:

6

de

9

1.4. ACTIVIDAD: REGISTRO DE LA HOJA DE VIDA EN EL

SISTEMA


PROCEDIMIENTO:

1.4.1. El funcionario ingresará la información del oferente al

sistema de información para el empleo. (ver CIE-MF-01 del

manual CIE-DM-02)

1.5. ACTIVIDAD: ENTREVISTA DE CLASIFICACIÓN

OCUPACIONAL


PROCEDIMIENTO:

1.5.1. Los oferentes serán registrados al sistema paralelamente a la

inducción quedando estos como preinscritos.

1.5.2. A través de una breve entrevista con el oferente a inscribir,

se verificará la val idez de la información de la hoja de vida

frente a los soportes respectivos.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-01

Pagina:

7

de

9

1.5.3. Después del ingreso de la información, el funcionario hará

una entrevista de clasificación, confrontándole y asignándole

el código dentro de la Clasificación Nacional de Ocupaciones

C.N.O., de acuerdo con los estudios más representativos del

oferente o en su defecto la experiencia laboral, si la tuviera.

Esto para determinar el perfi l ocupacional del oferente que

aspira a inscribirse en el sistema de información, momento

en el cual este quedará activo para hacer uso de todos los

servicios.

1.5.4. Las dificultades eventuales sobre oferentes de difíci l

clasificación, se remitirán al área de Orientación Ocupacional

para que sean atendidas.

1.5.5. Inmediatamente se invitará al oferente a util izar otros

servicios del CIE.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-01

Pagina:

8

de

9

1.6. ACTIVIDAD: REMISIÓN A ORIENTACIÓN INDIVIDUAL


PROCEDIMIENTO:

1.6.1. Si el oferente presenta problemas de clasif icación

ocupacional este puede ser remitido por el funcionario a

talleres de orientación individual en los cuales se trataran los

temas que este presenta dif icultad. Esto se podrá ver mas

detal ladamente en el proceso CIE-PP-09.

1.7. ACTIVIDAD: UTILIZACIÓN DE OTROS SERVICIOS DEL CIE


PROCEDIMIENTO:

1.7.1. Los oferentes podrán hacer uso de otros servicios tales

como: La orientación Grupal e Individual, la autoconsulta, los

envíos directos, anulación de asignaciones y las remisiones a

capacitación.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-01

Pagina:

9

de

9

1.8. ACTIVIDAD: ACTUALIZAR HOJA DE VIDA


PROCEDIMIENTO:

Los oferentes tendrán el derecho de actualizar en el momento que lo

crean conveniente, los datos que fueron registrados en el sistema de

información.

1.8.1. Una vez verificado el dato o datos a modificar, se ingresará

el número de identificación o su nombre al sistema para

consultar sus datos.

1.8.2. Se procederá a actualizar la información en el sistema, con

los datos suministrados por el oferente.

Elaboró: Remberto Alfredo Vásquez Balanta Anal ista de CalidadRevisó: Ayda Patr ic ia Collazos García Técnico 07

Martha Lil iana Borrero Tamayo Profesional 03

Aprobó: José Alfonso Santacruz Jiménez Jefe 01



CIE

DEM

AN

DA

NTE

2. PROCESO: INSCRIPCIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN A DEMANDA.CAPTACIÓN VACANTE

1.EmpresaContacta

CIE

ActualizaciónDemanda?

7.Actualiza-ción

Si

RespuestaCandidatosEnviados?

No

12.Seguimientodel envió

decandidatos

Si

Suspensión de envió de

candidatos?

No

Si

No

Empresaactiva?

No

6.Activaciónde la

empresa

No

5.Revisión y/oActualización

datos empresa

Si

2.Inducción de

serviciosdelCIE

Si

3.Registroempresa

en elsistema

4.Registrovacanteen el

sistema

Empresa consulta

candidatos En el CIE?

8.Autoconsultade

candidatos

Si Si

NoNo

Regional Valle



DIAGRAMA DE FLUJO

Empresainscrita

en el CIE?

No

Si

11.Genera-ción

de losListados demercadolaboral

Solicitud listadode candidatos?

9.Generacióndel

listadosde candidatos

10.Suspensiónde envío decandidatos

Empresa solicitalistado de candidatos?

Pagina: 1 de 11Código: CIE-PP-02Numero de copia: 1



2. PROCESO: INSCRIPCIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN A DEMANDA.

CAPTACIÓN VACANTE

Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-02

Pagina:

2

de

11

OBJETIVOS

� Inscribir empresa que requiera los servicios del CIE.

� Registrar en el s istema de Información del CIE, los perfiles

ocupacionales demandados por los empresarios para suplir sus

vacantes.

� Actualizar a la demanda cuando esta lo considere conveniente.

RESPONSABLE

Grupo de Demanda

ACTIVIDADES

� Empresa contacta al CIE.

� Inducción de servicios del CIE.

� Registro de la empresa en el sistema.

� Registro de la vacante en el sistema.

� Revisión y/o actual ización de los datos empresa.

� Activación de la empresa.

� Actualización.

� Autoconsulta de candidatos.




CAPTACIÓN VACANTE

Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-02

Pagina:

3

de

11

� Generación del l istado de candidatos.

� Suspensión de envío de candidatos.

� Generación de los l istados de mercado laboral.

� Seguimientos del envío de candidatos.


2.1. ACTIVIDAD: EMPRESA CONTACTA AL CIE

RESPONSABLE DIRECTO: Funcionario CIE

PROCEDIMIENTO:

2.1.1. El funcionario atenderá personal o telefónicamente las

solicitudes de Información que le haga el demandante,

procurando ser explícito, concreto y breve en la exposición

de los servicios que presta el Centro de Información de

Empleo (CIE).

2.1.2. El funcionario encargado atenderá las diferentes inquietudes

que tenga el demandante.




CAPTACIÓN VACANTE

Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-02

Pagina:

4

de

11

2.2. ACTIVIDAD: INDUCCIÓN DE SERVICIOS DEL CIE


PROCEDIMIENTO:

2.2.1. Si la empresa no esta inscrita en el Centro de Información

para el empleo el funcionario encargado informará sobre el

carácter público y gratuito de los servicios del CIE, y en

particular el funcionamiento del Sistema de Información de

Vacantes por Autoconsulta, aclarando que el proceso de

selección es de entera responsabil idad de los empresarios.

2.2.2. También el funcionario CIE le expondrá a la empresa las

responsabil idades que este tiene cuando requiere el servicio

de vacantes que presta sistema de información para el

empleo.

2.3. ACTIVIDAD: REGISTRO DE LA EMPRESA EN EL SISTEMA


PROCEDIMIENTO:

2.3.1. Si la empresa no existe en el sistema el funcionario CIE




CAPTACIÓN VACANTE

Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-02

Pagina:

5

de

11

Ingresará los datos de esta, como lo son el Nit, Razón Social,

Actividad, Tamaño, entre otras.

2.4. ACTIVIDAD: REGISTRO VACANTE EN EL SISTEMA


PROCEDIMIENTO:

2.4.1. Se recibirán las vacantes que reportan los empresarios por

los siguientes medios: telefónico, fax, personal, carta e

Internet.

2.4.2. Cuando el empresario tiene dificultades para definir el perfi l

ocupacional del cargo, o las exigencias para el mismo son

muy complejas el funcionario deberá orientarlo en este

aspecto.

2.4.3. El funcionario ingresará la información al s istema de acuerdo

al formato, (ver CIE-MF-02 del manual CIE-DM-02).

2.4.4. Con base en la información suministrada, se asignará y

digitará el código de la Clasificación Nacional de Ocupaciones

C.N.O., que se ajuste a las características requeridas por la




CAPTACIÓN VACANTE

Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-02

Pagina:

6

de

11

vacante.

2.4.5. En el caso de que la información remitida por fax, carta o

Internet esté incompleta, se l lamará al empresario para

completarla.

2.5. ACTIVIDAD: REVISIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LOS

DATOS DE LA EMPRESA


PROCEDIMIENTO:

2.5.1. Después de estar activada la empresa el funcionario se

revisará la información de la empresa, como lo son: números

telefónicos, dirección, entre otras.

2.5.2. Ya revisada la información el funcionario procederá a hacer

los respectivos cambios en el s istema.




CAPTACIÓN VACANTE

Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-02

Pagina:

7

de

11

2.6. ACTIVIDAD: ACTIVACIÓN DE LA EMPRESA


PROCEDIMIENTO:

2.6.1. La empresa podrá ser desactivada si esta presenta un mal

comportamiento, por ejemplo quejas acerca del mal trato

hacia sus trabajadores, mal paga a estos, entre otras.

2.6.2. Las empresas también se podrán desactivar si estas dejan de

existir.

2.6.3. Después de haber conocido las diferentes razones para

activar de nuevo a la empresa el funcionario CIE se

dispondrá a hacer los respectivos cambios en e sistema.

2.7. ACTIVIDAD: ACTUALIZACIÓN


PROCEDIMIENTO:

2.7.1. Una vez verificado el dato o datos a modificar, se ingresará

el número de Nit. de la empresa al sistema para consultar

sus datos. La información que se podrá modif icar serán los




CAPTACIÓN VACANTE

Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-02

Pagina:

8

de

11

datos de la empresa

2.7.2. También se podrá modificar el perf il de la vacante cuando en

empresario lo considere necesario.

2.8. ACTIVIDAD: AUTOCONSULTA DE CANDIDATOS


PROCEDIMIENTO:

2.8.1. Después de haberse registrado la vacante en el sistema el

empresario podrá haber la autoconsulta de hojas de vida que

se ajusten al perf i l de la vacante. Este procedimiento se

podrá observar más claro en el proceso No.4 (CIE-PP-04).

2.8.2. Al final izar se imprimirá un l istado de los candidatos

seleccionados.




CAPTACIÓN VACANTE

Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-02

Pagina:

9

de

11

2.9. ACTIVIDAD: GENERACIÓN DE LISTADO DE CANDIDATOS


PROCEDIMIENTO:

2.9.1. El funcionario generará un l istado de candidatos cuando el

empresario así lo requiera para que de esta manera el este

pueda llamar a sus posibles candidatos.

2.9.2. El l istado deberá ser enviado al empresario uti l izando el

medio más eficaz.

2.10. ACTIVIDAD: SUSPENSIÓN DEL ENVÍO DE CANDIDATOS


PROCEDIMIENTO:

2.10.1. El funcionario del CIE para esta actividad cambiará el estado

de la demanda en el computador con el fin de suspender el

envío de candidatos hacia la empresa.

2.10.2. Se debe tener en cuenta que este cambio se hace si el

empresario lo requiere o el funcionario lo considera.

2.10.3. También se guardará en el historial la persona que solicita la




CAPTACIÓN VACANTE

Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-02

Pagina:

10

de

11

suspensión de la vacante.

2.11. ACTIVIDAD: GENERACIÓN DE LOS LISTADOS DE MERCADO

LABORAL


PROCEDIMIENTO:

2.11.1. El funcionario generará estos l istados cuando el empresario

solicite cualquier información acerca de mercado laboral

como lo son, sueldos para un tipo de trabajo, edades, entre

otras

2.12. ACTIVIDAD: SEGUIMIENTO DEL ENVÍO DE CANDIDATOS


PROCEDIMIENTO:

2.12.1. El funcionario se encargara de contactar a la empresa con el

fin de solicitar la información de los candidatos enviados.

Este procedimiento se podrá observar más claro en el

Proceso No.6 (CIE-PP-06).




CAPTACIÓN VACANTE

Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-02

Pagina:

11

de

11

Elaboró: Remberto Alfredo Vásquez Balanta Anal ista de CalidadRevisó: Jorge Eliécer Molina Possu Técnico 07





CIE

3. PROCESO: AUTOCONSULTA OFERTA

2.Ingresoen

autoconsulta

DEM

AN

DA

NTE

OFE

REN

TE

1.Solicitudde

autoconsulta

OferenteActivo?

3.Activación dela oferta.

No

4.Selecciónde

ocupaciónde consulta

Si

Oferta conconsultas

disponiblesen el día?

5.Finalizaconsultadel día

EncuentraVacantes?

No

Si

Si

Se asignaa demanda?

Si

No No

No

Regional Valle



DIAGRAMA DE FLUJO

7.Formatode

Envío

Candidatopreseleccionado

por el CIE

No

Si

Si

Demanda enpreselección CIE? 6.Preselección





Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-03

Pagina:

2

de

6

OBJETIVO

� Suministrar información a los oferentes sobre las vacantes

disponibles a través del sistema de información, para que

seleccionen las que mejor se ajustan a su perf i l ocupacional.

RESPONSABLE

Centro de Información para el Empleo (CIE)

ACTIVIDADES

� Solicitud de autoconsulta.

� Ingreso a autoconsulta

� Activación de la oferta.

� Selección de la ocupación de consulta.

� Finaliza consulta del día.

� Preselección.

� Formato de envío.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-03

Pagina:

3

de

6


3.1. ACTIVIDAD: SOLICITUD DE AUTOCONSULTA

RESPONSABLE DIRECTO: Oferente.

PROCEDIMIENTO:

3.1.1. Se accederá a la estación de autoconsulta, de acuerdo al

orden de llegada.

3.2. ACTIVIDAD: INGRESO A AUTOCONSULTA


PROCEDIMIENTO:

3.2.1. El oferente se Ingresará al sistema de información, digitando

el número de identif icación.

3.2.2. Hecho lo anterior, aparecerán en la pantalla los códigos de la

Clasificación Nacional de Ocupaciones C.N.O. que le fueron

asignados en el momento de la inscripción, proceso que

podrá continuar si el oferente se encuentra activo.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-03

Pagina:

4

de

6

3.3. ACTIVIDAD: ACTIVACIÓN DE LA OFERTA


PROCEDIMIENTO:

3.3.1. Si el sistema detecta que el oferente se encuentra inactivo

por alguna razón, en el momento de registrarse en

autoconsulta, este deberá solicitar su reactivación para poder

acceder nuevamente a cualquier servicio del CIE.

3.4. ACTIVIDAD: SELECCIÓN DE OCUPACIÓN DE CONSULTA


PROCEDIMIENTO:

3.4.1. Si el oferente se encuentra activo, podrá consultar las

vacantes disponibles por la C.N.O. que seleccione y que se

ajusten a su perf i l para que éste luego se asigne a la

demanda que sea de su interés.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-03

Pagina:

5

de

6

3.5. ACTIVIDAD: FINALIZA CONSULTA DEL DIA

RESPONSABLE DIRECTO: Centro de Información para el Empleo

PROCEDIMIENTO:

3.5.1. El proceso de autoconsulta finalizará para el oferente por las

tres siguientes razones:

� No encuentra vacantes acordes a su perfi l .

� Consulta el número de consultas diarias permitidas.

� Completa el número de envíos permitidos.

3.6. ACTIVIDAD: PRESELECCIÓN


PROCEDIMIENTO:

3.6.1. Si el oferente se asigna a una demanda que debe pasar por

preselección (ver CIE-MF-04 del manual CIE-DM-02), este

deberá presentar la hoja de vida con sus respectivos anexos;

con el fin que el funcionario constate que éste cumple con

las exigencias de la vacante y determine si lo envía o no a la

empresa.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-03

Pagina:

6

de

6

3.7. ACTIVIDAD: FORMATO DE ENVÍO


PROCEDIMIENTO:

3.7.1. El oferente será enviado directamente a la empresa por

medio de la autoconsulta si la demanda no exige pasar por

preselección en el CIE o cuando el funcionario de la

preselección decida enviarlo (ver CIE-MF-03 del manual CIE-

DM-02).

Elaboró: Remberto Alfredo Vásquez Balanta Anal ista de CalidadRevisó: Patricia Vil lada Londoño Técnico 07





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4. PROCESO: AUTOCONSULTA EMPRESAS

2.Registroen

autoconsulta

1.Solicitudde

autoconsulta

Encuentracandidatos?

3.Selecciónde

Variablesde

Búsqueda.

4.Preselecciónde

Candidatos

Preseleccióncandidatos?

Si

Si

5.Generaciónde listados

de Candidatosy asignación

de los mismos

8.Finalizaciónde

autoconsulta

6.ContactoEmpresario -

Oferente.

TotalCandidatos

Preseleccionados?

7.Demandaactiva para

autoconsulta

Si

No

No

No

Regional Valle



DIAGRAMA DE FLUJO





Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-04

Pagina:

2

de

6

OBJETIVO

� Suministrar información al empresario sobre posibles candidatos.

RESPONSABLE

Centro de Información para el Empleo (CIE)

ACTIVIDADES

� Solicitud de Autoconsulta.

� Registro en Autoconsulta.

� Selección de variables de búsqueda.

� Preselección de candidatos.

� Generación de listado de candidatos y asignación de los mismos.

� Contacto Empresario - Oferente.

� Demanda activa para autoconsulta.

� Finalización de autoconsulta.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-04

Pagina:

3

de

6


4.1. ACTIVIDAD: SOLICITUD DE AUTOCONSULTA

RESPONSABLE DIRECTO: Empresario.

PROCEDIMIENTO:

4.1.1. El empresario podrá acceder al sistema de autoconsulta para

empresas, de acuerdo con el orden de llegada.

4.2. ACTIVIDAD: REGISTRO EN AUTOCONSULTA


PROCEDIMIENTO:

4.2.1. El empresario se Ingresará al sistema de información,

digitando el número de Nit. de la empresa y la demanda.

4.3. ACTIVIDAD: SELECCIÓN DE VARIABLES DE BÚSQUEDA


PROCEDIMIENTO:

4.3.1. El empresario seleccionará las variables que util izará en el




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-04

Pagina:

4

de

6

proceso de autoconsulta. La selección de estas se hará de

una lista f inita de variables disponibles.

4.4. ACTIVIDAD: PRESELECCIÓN DE CANDIDATOS


PROCEDIMIENTO:

4.4.1. El sistema mostrará una lista de posibles candidatos, de los

cuales el empresario podrá consultar la hoja de vida del

oferente y preseleccionar aquellos que se ajusten al perfi l .

4.5. ACTIVIDAD: GENERACIÓN DE LISTADO DE CANDIDATOS Y

ASIGNACIÓN DE LOS MISMOS

RESPONSABLE DIRECTO: Centro de Información para el Empleo.

PROCEDIMIENTO:

4.5.1. Una vez el empresario finaliza la preselección, el sistema

genera un listado de los oferentes que posteriormente serán

contactados por el empresario.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-04

Pagina:

5

de

6

4.6. ACTIVIDAD: CONTACTO EMPRESARIO - OFERENTE


PROCEDIMIENTO:

4.6.1. El empresario contactará los candidatos preseleccionados

para continuar con su proceso de selección.

4.7. ACTIVIDAD: DEMANDA ACTIVA PARA AUTOCONSULTA


PROCEDIMIENTO:

4.7.1. Si la demanda queda inactiva, por completar el número

máximo de envíos permitidos y el empresario requiere que le

lleguen mas candidatos deberá sol icitar la reactivación de

esta.

4.8. ACTIVIDAD: FINALIZACIÓN DE AUTOCONSULTA


PROCEDIMIENTO:

4.8.1. Si el empresario no encuentra candidatos en el s istema




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-04

Pagina:

6

de

6

deberá tomar la decisión si la deja la vacante activa o la

cancela.

Elaboró: Remberto Alfredo Vásquez Balanta Anal ista de CalidadRevisó: Jorge Eliécer Mol ina Possu Técnico 07





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5. PROCESO: ENVÍOS DIRECTOS

PROCESO: AUTOCONSULTA EMPRESASRegional Valle



DIAGRAMA DE FLUJO

1.Generación delos Listadosde vacantesdisponibles

3.Visualizaciónde los

listados

2.Publicaciónde los

listados

OferenteseleccionaVacante?

No

Si

4.TerminaConsulta.

5.Entrevistade

preselección

Cumple conel perfil?

No

Si

6.Envíode

candidato





Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-05

Pagina:

2

de

5

OBJETIVO

� Asignar la oferta a las vacantes que cumplan con el perf i l.

RESPONSABLE

Centro de Información para el Empleo (CIE).

ACTIVIDADES

� Generación de los l istados de vacantes disponibles.

� Publicación de los l istados.

� Visualización de los l istados.

� Termina consulta.

� Entrevista de preselección.

� Envío de candidatos.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-05

Pagina:

3

de

5


5.1. ACTIVIDAD: GENERACIÓN DE LOS LISTADOS DE

VACANTES DISPONIBLES

RESPONSABLE DIRECTO: Funcionario Intermediación.

PROCEDIMIENTO:

5.1.1. El funcionario generará los l istados de las vacantes con

menos de tres envíos.

5.2. ACTIVIDAD: PUBLICACIÓN DE LOS LISTADOS


PROCEDIMIENTO:

5.2.1. El funcionario publ icará los l istados de las vacantes en una

lugar visible, con el fin que la oferta pueda consultar las

oportunidades de trabajo que existen.

5.3. ACTIVIDAD: VISUALIZACIÓN DE LOS LISTADOS





Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-05

Pagina:

4

de

5

PROCEDIMIENTO:

5.3.1. El oferente consultará en cartelera las vacantes existentes,

para escoger aquellas que cree se ajustan a su perf il.

5.3.2. El oferente posteriormente deberá solicitar entrevista de

preselección.

5.4. ACTIVIDAD: TERMINA CONSULTA


PROCEDIMIENTO:

5.4.1. La consulta termina sin el oferente no encuentra vacantes

que se adecuen a su perfil .

5.4.2. También se puede terminar la consulta si el funcionario

decide que el oferente no cumple con el perfil de la vacante.

5.5. ACTIVIDAD: ENTREVISTA DE PRESELECCIÓN


PROCEDIMIENTO:

5.5.1. El funcionario verif ica si el oferente cumple con el perf i l, lo




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-05

Pagina:

5

de

5

que conllevará a que este sea enviado o no a la empresa.

5.6. ACTIVIDAD: ENVÍO DE CANDIDATO


PROCEDIMIENTO:

5.6.1. El funcionario ingresa al sistema el numero de la vacante y el

numero de cedula del oferente para de esta manera enviar el

candidato a la empresa.

5.6.2. El envío directo se hará por medio del formato de

presentación que contiene los datos de la empresa.

Elaboró: Remberto Alfredo Vásquez Balanta Anal ista de CalidadRevisó: Patricia Vil lada Londoño Técnico 07





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6. PROCESO: SEGUIMIENTO A LA OFERTA


Centro de Información para el EmpleoCentro de Información para el EmpleoCentro de Información para el EmpleoCentro de Información para el EmpleoFecha de elaboración: Marzo del 2002

DIAGRAMA DE FLUJO

1.Generaciónde

reportes deseguimiento

2.ContactoTelefónico

Con laempresa

EmpresaContactada?

No

Se dainformación

Decandidatos?

Si

No

Si

No

Si

5.EmpresaAtendida

completamente

Si

No

EmpresaCancela

Demanda?

No No

SiSi

Empresacambiaperfil?

6.Cambiodel perfil

de lavacante

Si

EmpresarioSolicita másCandidatos?

No

OferenteColocado?

4.Registroresultado

delseguimiento

TotalVacantes

Cubiertas?

3.Envío de Carta a

Empresariosmorosos

7.Cancelaciónde la

vacante

Demanda activapara

Autoconsulta?

8.Activaciónde la

demandapara

autoconsulta

No

Si

EmpresarioResponde

Carta?

No

Si





Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-06

Pagina:

2

de

6

OBJETIVOS

� Obtener información acerca del resultado de selección que ha

tenido cada oferente en la empresa.

RESPONSABLE

Grupo de Intermediación.

ACTIVIDADES

� Generación de reportes de seguimiento.

� Contacto telefónico con la empresa.

� Envío de carta a empresarios morosos.

� Registro resultado del seguimiento.

� Empresa atendida completamente.

� Cambio del perfi l de la vacante.

� Cancelación de la vacante.

� Activación de la demanda para Autoconsulta.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-06

Pagina:

3

de

6


6.1. ACTIVIDAD: GENERACIÓN DE LOS LISTADOS DE

VACANTES DISPONIBLES


PROCEDIMIENTO:

6.1.1. Se generará un l istado de las empresas que tienen demandas

que no han sido canceladas, ni cubiertas y que tienen

candidatos enviados a estas.

6.2. ACTIVIDAD: CONTACTO TELEFÓNICO CON LA EMPRESA


PROCEDIMIENTO:

6.2.1. El funcionario responsable del seguimiento se comunicará

telefónicamente con el empresario, para indagar sobre el

resultado de selección, que han tenido los candidatos

enviados por el CIE.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-06

Pagina:

4

de

6

6.3. ACTIVIDAD: ENVÍO CARTA A EMPRESARIOS MOROSOS


PROCEDIMIENTO:

6.3.1. Si el funcionario no logra contactar telefónicamente a la

empresa, como último alternativa se le enviará una carta con

la relación de los candidatos remitidos.

6.3.2. Si la carta no es contestada la vacante será cancelada.

6.4. ACTIVIDAD: REGISTRO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO


PROCEDIMIENTO:

6.4.1. Se registrarán los resultados de selección entregados por el

empresario de cada uno de los candidatos.

6.5. ACTIVIDAD: EMPRESA ATENDIDA COMPLETAMENTE


PROCEDIMIENTO:

6.5.1. Si la vacante solicitada por la empresa es cubierta en su




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-06

Pagina:

5

de

6

totalidad por candidatos enviados por el CIE, esta será

considerada como una demanda atendida completamente.

6.6. ACTIVIDAD: CAMBIO DEL PERFIL DE LA VACANTE

RESPONSABLE DIRECTO: Funcionario Demanda.

PROCEDIMIENTO:

6.6.1. Si el empresario rechaza los candidatos en su total idad, se

deberá revisar el perfi l de la demanda y realizar los cambios

que sean necesarios.

6.7. ACTIVIDAD: CANCELACIÓN DE LA VACANTE


PROCEDIMIENTO:

6.7.1. En el proceso de seguimiento se puede llegar a cancelar una

demanda, ya sea por solicitud directa del empresario o por

decisión del funcionario debido a la imposibil idad de

conseguir la información.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-06

Pagina:

6

de

6

6.8. ACTIVIDAD: ACTIVACIÓN DE LA DEMANDA PARA

AUTOCONSULTA

RESPONSABLE DIRECTO: Funcionario Demanda.

PROCEDIMIENTO:

6.8.1. Si el empresario no a cubierto la vacante, se procederá a

reactivarla, con el f in de enviar mas candidatos.

Elaboró: Remberto Alfredo Vásquez Balanta Anal ista de CalidadRevisó: Ayda Patr ic ia Collazos García Técnico 07





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7. PROCESO: ANULACIÓN DE ASIGNACIONES




DIAGRAMA DE FLUJO

1.Solicitud deanulación

de asignaciónde la vacante

Oferente se Asigno a vacante

Por error?

Asignación delmismo día?

Si Si

2.Anularenvío

3. RespuestaCIE - Empresa

NoNo





Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-07

Pagina:

2

de

4

OBJETIVO

� Eliminar los autoenvíos que se realizan por error.

RESPONSABLE

Recepción CIE.

ACTIVIDADES

� Solicitud de anulación de asignación de la vacante.

� Anular envío.

� Respuesta CIE – Empresa.


7.1. ACTIVIDAD: SOLICITUD DE ANULACIÓN DE ASIGNACIÓN

DE LA VACANTE

RESPONSABLE DIRECTO: Funcionario Recepción.

PROCEDIMIENTO:

7.1.1. Si el oferente por alguna razón imprime un autoenvío por




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-07

Pagina:

3

de

4

error, este se podrá dirigir hacia la recepción con el f in de

anularlo.

7.1.2. El funcionario de la recepción anulará los envíos que no son

reclamados por los oferentes.

7.1.3. Esta anulación solo se podrá hacer en el mismo día del envío.

7.2. ACTIVIDAD: ANULAR ENVÍO

RESPONSABLE DIRECTO: Funcionario Recepción.

PROCEDIMIENTO:

7.2.1. El funcionario hará la anulación del envío si fue realizado

exclusivamente por error.

7.3. ACTIVIDAD: RESPUESTA CIE – EMPRESA


PROCEDIMIENTO:

7.3.1. Si el oferente decide por alguna razón no presentarse a la

empresa, este envío no será anulado, sino que se deberá

registrar la razón por la cual este no acepto y en un futuro




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-07

Pagina:

4

de

4

poder informar al empresario porque razón las personas ni

aceptan presentarse.

Elaboró: Remberto Alfredo Vásquez Balanta Anal ista de CalidadRevisó: Nel ly Chávez Navia Oficinista 03





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8. PROCESO: ORIENTACIÓN GRUPAL




DIAGRAMA DE FLUJO

1.Registro de la

programaciónde orientación

grupal

2.Publicaciónde la

Programación

3.Solicitudde informacióne inscripción.

Tallercon

cupo?

No

4.OferenteInscrito a

taller

Si

7.Registrode

asistencia.

5.Generaciónde los reportesde las personas

inscritas

6.Orientacióngrupal





Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-08

Pagina:

2

de

6

OBJETIVO

� Proporcionar ayudas, mecanismos y estrategias que fortalezcan la

capacidad de búsqueda de empleo en el oferente mediante

talleres.

RESPONSABLE

Grupo de Orientación.

ACTIVIDADES

� Registro de la programación de orientación grupal.

� Publicación de la programación.

� Solicitud de información e inscripción.

� Oferente Inscrito a tal ler.

� Generación de los reportes de las personas inscritas.

� Orientación grupal.

� Registro de asistencia.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-08

Pagina:

3

de

6


8.1. ACTIVIDAD: REGISTRO DE LA PROGRAMACIÓN DE

ORIENTACIÓN GRUPAL

RESPONSABLE DIRECTO: Funcionario Orientación.

PROCEDIMIENTO:

8.1.1. El funcionario del grupo de orientación establecerá los

diferentes talleres que se van a dictar en un cierto lapso de

tiempo, teniendo en cuenta: los tipos de tal ler, el lugar, las

fechas, la hora y los responsables.

8.2. ACTIVIDAD: PUBLICACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN


PROCEDIMIENTO:

8.2.1. Se publicarán en la cartelera los diferentes talleres que se

han programado, adicionalmente se hará la divulgación de

los mismos en la inducción.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-08

Pagina:

4

de

6

8.3. ACTIVIDAD: SOLICITUD DE INFORMACIÓN


PROCEDIMIENTO:

8.3.1. Los oferentes interesados en participar en los talleres de

orientación solicitarán la información y la respectiva

inscripción.

8.4. ACTIVIDAD: OFERENTE INSCRITO A TALLER


PROCEDIMIENTO:

8.4.1. El oferente será inscrito al taller si hay cupo disponible, de lo

contrario deberá solicitarlo para otra fecha.

8.4.2. El funcionario le entregará al oferente la remisión a

orientación, (ver CIE-MF-05 del manual CIE-DM-02).

8.5. ACTIVIDAD: GENERACIÓN DE LOS REPORTES DE LAS

PERSONAS INSCRITAS





Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-08

Pagina:

5

de

6

PROCEDIMIENTO:

8.5.1. El funcionario responsable del taller imprimirá un listado de

las personas inscritas, con el f in de llevar el control de

asistencia.

8.6. ACTIVIDAD: ORIENTACIÓN GRUPAL

RESPONSABLE DIRECTO: CENTRO DE INFORMACIÓN PARA EL EMPLEO

PROCEDIMIENTO:

8.6.1. Se dará a conocer las técnicas y estrategias para el proceso

de búsqueda de empleo, mediante la definición de conceptos

básicos, recomendaciones para tener en cuenta, reflexiones a

nivel grupal, aclaración de dudas; util izando para ello

diferentes ayudas didácticas.

8.7. ACTIVIDAD: REGISTRO DE ASISTENCIA


PROCEDIMIENTO:

8.7.1. Confirmar en la apl icación la asistencia de los oferentes al




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-08

Pagina:

6

de

6

tal ler.

8.7.2. Los oferentes que no asistan al tal ler serán suspendidos

temporalmente del servicio.

Elaboró: Remberto Alfredo Vásquez Balanta Anal ista de CalidadRevisó: Maria Elena León García Técnico 01





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9. PROCESO: ORIENTACIÓN INDIVIDUAL


Centro de Información para el EmpleoCentro de Información para el EmpleoCentro de Información para el EmpleoCentro de Información para el EmpleoFecha de elaboración: Marzo del 2002

DIAGRAMA DE FLUJO

1.Remisióna orientación

individual

2.Oferentesolicita

orientaciónindividual

3.OrientaciónIndividual.

4.Registrode la

acción de orientaciónindividual





Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-09

Pagina:

2

de

4

OBJETIVO

� Proporcionar ayudas, mecanismos y estrategias que fortalezcan la

capacidad de búsqueda de empleo en el oferente mediante citas

personalizadas.

RESPONSABLE


ACTIVIDADES

� Remisión a orientación individual.

� Oferente solicita orientación individual.

� Orientación Individual.

� Registro de la acción de orientación individual.


9.1. ACTIVIDAD: REMISIÓN A ORIENTACIÓN INDIVIDUAL





Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-09

Pagina:

3

de

4

PROCEDIMIENTO:

9.1.1. El funcionario podrá remitir a orientación individual a los

oferentes que presenten problemas en el proceso de

búsqueda de empleo, (ver CIE-MF-05 del manual CIE-DM-02).

9.2. ACTIVIDAD: OFERENTE SOLICITA ORIENTACIÓN

INDIVIDUAL


PROCEDIMIENTO:

9.2.1. El oferente podrá solicitar orientación individual en el

momento que lo requiera.

9.3. ACTIVIDAD: ORIENTACIÓN INDIVIDUAL


PROCEDIMIENTO:

9.3.1. El orientador detectará los problemas que dificultan la

inserción al mercado laboral, brindando herramientas que le

permitan superar dichas dificultades.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-09

Pagina:

4

de

4

9.4. ACTIVIDAD: REGISTRO DE LA ACCIÓN DE ORIENTACIÓN

INDIVIDUAL


PROCEDIMIENTO:

9.4.1. El orientador registrará en el s istema la acción de orientación

individual ejecutada.






Elaboró:

Remberto Alfredo Vásquez BalantaAnalista de Calidad

Revisó:

Patricia Villada LondoñoTécnico 07

Aprobó:

José Alfonso Santacruz JiménezJefe 01

Martha Liliana Borrero TamayoProfesional 03

10. PROCESO: CAPACITACIÓN LABORAL




DIAGRAMA DE FLUJO

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Verificacióndel

Perfil?

No

Si

No

4.Oferenteinscrito

acapacitación

Si

1.Concertaciónde la

capacitación

2.Divulgaciónde la

programación

3.Solicitudde

Información eInscripción.

Cursocon

Cupo?6.Capacitación

5.Generaciónde listados

de laspersonasinscritas

7.Seguimientooferentes

capacitados

8.Generación de loslistados de laspersonas que

finalizaroncapacitación

9.Contactocon el

oferente

10.Impacto de laCapacitación.





Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-10

Pagina:

2

de

7

OBJETIVO

� Concertar con los centros de formación acciones de capacitación

con el fin de actual izar y reconvertir a los oferentes que presenten

deficiencias o dificultades en el desempeño laboral para mejorar su

proceso de búsqueda de empleo.

RESPONSABLE


ACTIVIDADES

� Concertación de la capacitación.

� Divulgación de la programación.

� Solicitud de información e inscripción.

� Oferente inscrito a capacitación.

� Generación de listados de las personas inscritas.

� Capacitación.

� Seguimiento oferentes capacitados.

� Generación de los l istados de las personas que finalizaron




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-10

Pagina:

3

de

7

capacitación.

� Contacto con el oferente.

� Impacto de la capacitación.


10.1. ACTIVIDAD: CONCERTACIÓN DE LA CAPACITACIÓN


PROCEDIMIENTO:

10.1.1. El orientador encargado registrará los diferentes cursos de

capacitación que han sido concertados con el SENA y en

algunos casos con otras instituciones.

10.2. ACTIVIDAD: DIVULGACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN


PROCEDIMIENTO:

10.2.1. Las acciones de capacitación concertadas se darán a conocer

a los oferentes interesados.




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-10

Pagina:

4

de

7

10.3. ACTIVIDAD: SOLICITUD DE INFORMACIÓN E

INSCRIPCIÓN


PROCEDIMIENTO:

10.3.1. Después que el oferente ha obtenido la debida información

solicitará la inscripción al curso de su interés.

10.3.2. Se verifica si cumple con los requisitos exigidos y si la acción

de capacitación aportará al perfi l ocupacional del oferente.

10.4. ACTIVIDAD: OFERENTE INSCRITO A CAPACITACIÓN


PROCEDIMIENTO:

10.4.1. El funcionario registrará al oferente en la capacitación que

fue seleccionado.

10.4.2. El funcionario le entregará al oferente la remisión a

orientación, (ver CIE-MF-06 del manual CIE-DM-02).




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-10

Pagina:

5

de

7

10.5. ACTIVIDAD: GENERACIÓN DE LISTADOS DE LAS

PERSONAS INSCRITAS


PROCEDIMIENTO:

10.5.1. El funcionario imprimirá los l istados de las personas que

fueron remitidas a capacitación, con el fin de l levar un

control de asistencia.

10.5.2. El funcionario enviará al centro de formación o entidad de

capacitación el l istado generado en el punto anterior.

10.6. ACTIVIDAD: CAPACITACIÓN

RESPONSABLE DIRECTO: Centro de Formación.

PROCEDIMIENTO:

10.6.1. Este se encargará de dictar a los oferentes las acciones de

capacitación concertadas con el CIE.

10.7. ACTIVIDAD: SEGUIMIENTO OFERENTES CAPACITADOS





Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-10

Pagina:

6

de

7

PROCEDIMIENTO:

10.7.1. Se registra en el sistema la asistencia y terminación, que

cada oferente presentó en el curso.

10.7.2. Aquellos oferentes que no f inalizan, quedaran vetados para

obtener capacitaciones futuras a través del CIE.

10.8. ACTIVIDAD: GENERACIÓN DE LOS LISTADOS DE LAS

PERSONAS QUE FINALIZARON CAPACITACIÓN


PROCEDIMIENTO:

10.8.1. Se imprimirá el l istado de los oferentes que finalizaron el

curso de capacitación.

10.9. ACTIVIDAD: CONTACTO CON EL OFERENTE


PROCEDIMIENTO:

10.9.1. El orientador se encargará de verificar si el oferente esta

trabajando en una área relacionada con la capacitación




Numero de copias: 1

Código:

CIE-PP-10

Pagina:

7

de

7

recibida.

10.10. ACTIVIDAD: IMPACTO DE LA CAPACITACIÓN


PROCEDIMIENTO:

10.10.1. Si el oferente esta trabajando en un cargo relacionado con le

curso de capacitación, será registrado como colocado, con el

fin de medir la pertinencia de la capacitación.






Anexo G

Manual de Formatos



Manual de Formatos

CIE – DM – 02


Regional Valle



1. FORMATO: REGISTRO DE OFERENTES

Numero de copias: 1

Código:

CIE-MF-01

Pagina:

1

de

2



1. FORMATO: REGISTRO DE OFERENTES

Numero de copias: 1

Código:

CIE-MF-01

Pagina:

2

de

2

Elaboró: Rember to A l f redo Vásquez Ba lan ta Ana l i s ta de Ca l idad

Revisó: Ayda Pa tr ic i a Co l lazos G. Técn ico 07

Aprobó: José A l fonso Santacruz J iménez Jefe 01



2. FORMATO: REGISTRO DE VACANTES

Numero de copias: 1

Código:

CIE-MF-02

Pagina:

1

de

2



2. FORMATO: REGISTRO DE VACANTES

Numero de copias: 1

Código:

CIE-MF-02

Pagina:

2

de

2


Revisó: Jorge E . Mo l ina Possu Técn ico 07




3. FORMATO: REMISIÓN A LA EMPRESA

Numero de copias: 1

Código:

CIE-MF-03

Pagina:

1

de

1


Revisó: Patr ic ia V i l lada Londoño Técn ico 07




4. FORMATO: REMISIÓN PARA ENTREVISTA DE PRESELECCIÓN

Numero de copias: 1

Código:

CIE-MF-04

Pagina:

1

de

1


Revisó: Nel l y Chávez Nav ia Of ic in is ta 03




5. FORMATO: REMISIÓN A ORIENTACIÓN OCUPACIONAL

Numero de copias: 1

Código:

CIE-MF-05

Pagina:

1

de

1


Revisó: Mar ia E lena León Garc ía Técn ico 01




6. FORMATO: REMISIÓN A CAPACITACIÓN

Numero de copias: 1

Código:

CIE-MF-06

Pagina:

1

de

1


Revisó: Mar ia E lena León Garc ía Técn ico 01




Anexo H

Glosario de términos y definiciones del CIE



1. ACTIVACIÓN

Procedimiento por el cual se habil i ta la oferta (24) o la demanda

(13) para hacerla disponible para consulta.

2. APLICACIÓN

Conjunto integrado de programas del computador que sirven para

apoyar la operación del sistema de información de empleo.

3. GRUPO DE DEMANDA

Funcionarios encargados de la atención a empresas.

4. GRUPO DE INTERMEDIACIÓN

Funcionarios encargados de la atención al oferente (25).


GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES DEL CIE

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5. AUTOCONSULTA

Proceso que permite obtener información de oferta (24) y

demanda (13).

6. AUTOENVÍO

Resultado de la consulta una vez seleccionada la vacante (26) por

parte de la oferta (24).

7. BAJA DE VACANTE

Cancelación de la vacante (26) por información del empresario o

el oferente (25).

8. CIE

Centro de Información para el Empleo.



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9. CLASIFICACIÓN NACIONAL DE OCUPACIONES (C.N.O.)

Conjunto ordenado de las ocupaciones que incluye: Código,

definición, descripción de funciones e índice de equivalencias.

10. CAPTACIÓN

Registro de las vacantes (26) en el sistema de información

11. CAPACITACIÓN

Acción de formación dirigida a la oferta (24) inscrita en el CIE

(8).

12. CLASIFICACIÓN OCUPACIONAL

Asignación de códigos de la C.N.O. (9) a oferta (24) y demanda

(13).



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13. DEMANDA

Solicitud de personal para cubrir una o más vacantes (26).

14. DEMANDANTE

Persona o empresa que requiere personal para cubrir vacantes

(26).

15. ENTREVISTA DE PRESELECCIÓN

Procedimiento personal mediante el cual se decide el envío de un

oferente (25) a una vacante (26).

16. ENVÍO DIRECTO

Asignación que realiza el funcionario del CIE a un oferente (25)

candidato a una vacante (26).



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17. ESTADO

Condición que presenta la oferta (24) o la demanda (13)

respecto de su nivel de actividad en el sistema.

18. FORMATO DE DEMANDA

Formulario que contiene los datos requeridos por la aplicación para

registrar una sol icitud de la empresa.

19. FORMATO DE OFERTA

Formulario que contiene los datos requeridos por la aplicación para

registrar una sol icitud de una persona.



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20. FORMATO DE PRESENTACIÓN

Volante preimpreso que resulta de escoger una vacante (26) por

envío directo o autoenvio.

21. INDUCCIÓN

Presentación detallada de los servicios y procedimientos que presta

el CIE (8).

22. INHABILITAR

Cambiar el estado de la oferta (24) o la demanda (13).

23. INHABILITADO

Estado que impide a la oferta (24) uti l izar los servicios del CIE

(8).



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24. OFERTA

Población en búsqueda de empleo.

25. OFERENTE

Persona que util iza los servicios del CIE (8).

26. VACANTE

Cargos solicitados por la demanda (13).

27. ORIENTACIÓN OCUPACIONAL

Herramientas que ayudan al oferente (25) a mejorar su proceso

de búsqueda de empleo.

28. PERFIL OCUPACIONAL

Características que definen un cargo.



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29. SEGUIMIENTO

Contacto con el empresario para requerir información sobre las

vacantes (26) sol icitadas.

30. SELECT

Selección de candidatos a través del sistema que cumplen con los

requisitos mínimos exigidos por el empresario.



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DOCUMENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LOS SERVICIOS DE ...

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