DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO PARA EL CONTROL DE …

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO PARA EL CONTRO L DE INVENTARIOS DE FORMAS PREIMPRESAS EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS

FINANCIEROS

CARLOS ERNESTO FERRER MCKENZIE

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA

FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI,

2010

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO PARA EL CONTRO L DE INVENTARIOS DE FORMAS PREIMPRESAS EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS

FINANCIEROS

CARLOS ERNESTO FERRER MCKENZIE

Trabajo de grado presentado como requisito para opt ar al título de Ingeniero Industrial

Director

LUIS ALFREDO ECHEVERRRI PATIÑO

MATEMATICO

MAGISTER DIRECCION UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA

FACULTAD DE INGENIERÍA

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI

2010

NOTA DE ACEPTACIÓN

Aprobado por el Comité de trabajo de grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad de San Buenaventura para otorgar el título de Ingeniero Industrial.

__________________________________

Decano

__________________________________

LUIS ALFREDO ECHEVERRY

Director

__________________________________

Jurado

__________________________________

Jurado

Santiago de Cali, Junio de 2010

DEDICATORIA

Dedico este esfuerzo a Dios, quien ha sido la fuente de toda la sabiduría, conocimiento y fuerza que me guió por medio de su divinidad, para alcanzar este gran logro para mi vida

A mis padres y hermanos por su incondicional apoyo y comprensión, y a mi novia por el incomparable amor y acompañamiento incesante.

AGRADECIMIENTOS

LUIS ALFREDO ECHEVERRY, Ingeniero Industrial, Profesor de La universidad de San Buenaventura y Director del presente, por sus excelentes comentarios, orientaciones y apoyo.

DIANA LORENA MARIN, Ingeniera Industrial, Analista Nacional de Logística de Coomeva Financiera, por su ilimitada y valiosa colaboración

COOMEVA FINANCIERA, por darme la oportunidad de crecer profesionalmente.

CONTENIDO

Pág.

RESUMEN 13

ABSTRACT 15

1. INTRODUCIÓN 17

1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 19

1.1 DEFINICION DEL PROBLEMA 19

1.1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 19

1.1.3 FORMULACION DEL PROBLEMA 20

1.2 OBJETIVOS 21

1.2.1 OBJETIVO GENERAL 21

1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 21

1.3 JUSTIFICACION 22

1.4 MARCO DE REFERENCIA 22

1.4.1 MARCO TEORICO 22

1.4.2 MARCO CONCEPTUAL 39

1.5 DISEÑO METODOLOGICO 42

1.5.1 TIPO DE ESTUDIO 42

1.5.2 FUENTES DE INFORMACION Y TECNICAS DE RECOLECCION 42

1.5.3 ANALISIS DE LA INFORMACIÓN: 42

1.5.4 IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE INVENTARIOS: 42

2. DESCRIPCION DE LA SITUACIÓN ACTUAL 43

2.1 RED LOGÍSTICA DE LA EMPRESA 43

2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO 46

2.3 REVISIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN HISTÓRICA Y ACTUAL. 49

2.4 COSTOS 54

3. DISEÑO DE MODELO GESTION DE INVENTARIOS 60

3.1 METODOLOGÍA DE DISEÑO 60

3.2 CLASIFICACIÓN ABC 60

3.3 SELECCIÓN DE PRONÓSTICO DE DEMANDA 63

3.4 CÁLCULO DE PRONÓSTICOS DE DEMANDA. 66

3.5 DISEÑO DE MODELO DE SISTEMA DE INVENTARIOS 73

3.6 PLANTILLAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SIGI 77

3.6 DIAGRAMA DE FLUJO DE MODELO PROPUESTO 86

3.8 APLICACIÓN DEL MODELO PROPUESTO 88

4. BENEFICIO – COSTO 92

4.1 DETERMINACIÓN DE BENEFICIOS DEL MODELO 92

4.1.1 BENEFICIOS CUALITATIVOS 92

4.1.2 BENEFICIOS CUANTITATIVOS 93

4.2 COSTOS 98

4.3 RELACIÓN COSTO - BENEFICIO 99

4.4 INDICADORES DE GESTIÓN 100

5. CONCLUSIONES 101

6. RECOMENDACIONES 102

7. BIBLIOGRAFÍA 103

8. ANEXOS 106

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1 - Porcentaje de Participación en el sector Financiero 23

Tabla 2 - Evolución de Entidades Cooperativas de Carácter Financiero 23

Tabla 3 - Portafolio de La Empresa Financiera 27

Tabla 4 - Tipos de Sistemas para planeación, control y administración de inventarios 31

Tabla 5 - Modelos comunes para Pronósticos cuantitativos 36

Tabla 6 - Tipos de Sistemas de Control de Inventarios probabilísticos 38

Tabla 7 - Formatos Vs Transacciones. 49

Tabla 8 - Transacciones Vs Formatos. 50

Tabla 9 - Tarifas del Servicio de Compras 54

Tabla 10 - Precios de Formas Preimpresas 55

Tabla 11 - Salarios de Personas involucradas en el proceso de compra 56

Tabla 12 - Costos y tiempos de Asistente de Oficina 56

Tabla 13 - Costos y tiempos de Asistente administrativo 57

Tabla 14 - Costos y Tiempos de Analista Nacional de Operaciones 57

Tabla 15 - Totales de Tiempos y costos operacionales del proceso de compras 58

Tabla 16 - Cantidad y Costo total de las existencias en las oficinas 59

Tabla 17 - Análisis ABC de Transacciones en la Oficina Sede Nacional 61

Tabla 18 -Análisis ABC de transacciones en la Oficina Unicentro 62

Tabla 19 - Matriz de Política de selección de Pronóstico 63

Tabla 20 - Selección de Pronóstico Sede Nacional 65

Tabla 21 - Selección de Pronósticos Oficina Unicentro 66

Tabla 22 - Ejemplo I Cálculo índice de estacionalidad 67

Tabla 23 - Ejemplo II de Cálculo de Índice de Estacionalidad 67

Tabla 24 - Transacciones Pronostico Exponencial Doble 68

Tabla 25 - Transacciones Pronostico Exponencial Simple 70

Tabla 26 - Transacciones Pronostico Promedio Móvil 71

Tabla 27 - Resumen de Pedido Abril 2010 oficina Sede Nacional 90

Tabla 28 - Resumen de Pedido Abril 2010 oficina Unicentro 91

Tabla 29 - Ahorros de Requisiciones Extras Oficinas 93

Tabla 30 - Ahorro Cantidad de Requisiciones Extras Nacional 94

Tabla 31 - Costos Personal Involucrado en el Proceso 96

Tabla 32 – Ahorro de Tiempos y Costos promedio por Cargo 97

Tabla 33 - Costo de La Inversión (pesos) 98

Tabla 34 - Costos vs Beneficios 99

LISTA DE ILUSTRACIONES

Pág.

Ilustración 1 - Comportamiento de Ventas Anuales con Respecto a ítems (%) 30

Ilustración 2 - Ciclo de Vida de un producto 31

Ilustración 3 - Diversos Patrones de demanda 33

Ilustración 4 - Ambiente común de un sistema de pronósticos 34

Ilustración 5 - Los sistemas de pronósticos y el patrón de demanda 35

Ilustración 6 - Red Logística de la Empresa Financiera 1

Ilustración 7 - Diagrama de Flujo del proceso de compras de formas preimpresas 1

Ilustración 8 - Cuadro Comparativo de Oficinas de la Regional Cali 51

Ilustración 9 - Comportamiento Demanda Vs Compras (CAP-013) (Sede Nacional) 52

Ilustración 10 - Comportamiento Demanda Vs Compras (Cap-013) (Unicentro) 53

Ilustración 11 - Cantidad de Demanda vs compras año 2009 (Cap-013) 53

Ilustración 12 - Pronostico de Suavización Exponencial Doble Oficina Sede Nacional 69

Ilustración 13 - Pronostico de Suavización Exponencial Doble - Oficina Unicentro 69

Ilustración 14- Pronostico Suavización Exponencial Simple 70

Ilustración 15 - Pronostico Suavización Exponencial Simple 71

Ilustración 16 - Consolidado de Pronósticos de Transacciones 72

Ilustración 17 - Consolidado Pronósticos de Formatos SIGI 73

Ilustración 18 - Control de Existencias 74

Ilustración 19 - Formato de Pedido SIGI 75

Ilustración 20 - Resumen de Pedido SIGI 77

Ilustración 21 - Plantilla SIGI (Menú Principal) 78

Ilustración 22 - Plantilla SIGI (Gráficos y Patrones de Demanda) 79

Ilustración 23 - Plantilla SIGI (Análisis ABC) 80

Ilustración 24 - Plantilla SIGI (Menú Pronósticos) 81

Ilustración 25 - Plantilla SIGI (Consolidado Pronósticos) 81

Ilustración 26 - Plantilla SIGI (Pronóstico Exp Doble) 82

Ilustración 27 - Plantilla SIGI (Botón Pronósticos Formatos) 83

Ilustración 28 - Plantilla SIGI (Consolidado Pronósticos Formatos PP) 83

Ilustración 29 - Plantilla SIGI (Formato de Pedido) 84

Ilustración 30 - Plantilla SIGI (Resumen de Pedido) 85

Ilustración 31 - Diagrama de Flujo Propuesto 1

Ilustración 32 - Formato de Pedido Oficina Unicentro 89

Ilustración 33 - Numero de Requisiciones Nacional 95

LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexos A - Consolidado de Demanda De Transacciones 106

Anexos B - Demanda Versus Compras de Formatos Preimpresos 108

Anexos C - Pronósticos Aplicados 115

Anexos D - Consolidado de Controles de Inventarios 122

13

RESUMEN

El diseño e implementación del sistema de gestión de inventarios, se desarrolla en una entidad que actualmente en el sector financiero es conocida como cooperativa de carácter financiero, esta entidad tiene como política principal, brindar soluciones y satisfacer necesidades de sus asociados por medio de productos y servicios financieros, buscando una satisfacción y fidelidad de los asociados con la empresa.

Este sistema está orientado a la búsqueda de una solución al problema que actualmente la empresa tiene: la administración de formatos preimpresos de las oficinas. Estos formatos se tornan necesarios para el desarrollo de la mayoría de transacciones diarias que se realizan en la empresa para adquirir algún producto o un servicio de su portafolio.

Una buena administración del inventario de papelería Preimpresa en las oficinas a nivel nacional resulta un importante componente para la generación de ahorros y disminución de desperdicios que se generan en las solicitudes y requisiciones sin control alguno, además del valor agregado brindado indirectamente al cliente, dado que siempre podrá tener a su disposición los productos que demande.

La idea con este trabajo de grado, es implementar un sistema que permita controlar, administrar y mejorar los procesos que involucran la papelería Preimpresa, como lo es la entrega, la compra, la custodia y el almacenamiento para nombrar algunos de los procesos más relevantes. Seguidamente, la idea es generar una funcionalidad adicional al sistema, para tener en cuenta como opción de aplicativo que pueda ser implementado en cualquier otro tipo de empresa de servicios que demande un control y planeación de inventarios en su negocio.

Para el desarrollo del proyecto inicialmente se realizó el estudio de la problemática que vive actualmente la empresa financiera en cuanto a las pérdidas y reproceso evidenciados en informes presupuestales, costos y gastos, además de la indagación minuciosa del cómo se están realizando las inversiones y control de las formas preimpresas dentro de la empresa.

Para la realización de este sistema se utilizan herramientas como el mapeo de flujo de valor, la cual permite la visualización del estado actual de los procesos de la unidad de negocio y la generación de un estado futuro desarrollando finalmente un sistema de gestión de inventarios que incluya:

• Diagramas estandarizados para las requisiciones de papelería

• Estandarización de cobros por gastos logísticos

• Eliminación de carga operativa para las oficinas de cara al cliente

• Matriz de control y seguimiento para las cantidades que se necesiten

• Control de las cantidades para el almacenaje de formas

• Gastos estandarizados y cantidades previamente determinadas

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• Adicionalmente, se proporciona una herramienta en Excel, que permite el fácil acceso y manejo de la información para el personal de compras en la organización a nivel nacional, con base en modelos probababilísticos de alta confianza.

Con ayuda de todas estas características, se logrará que la empresa consiga una utilización adecuada de sus recursos operacionales, los cuales se incluyen en el costo final del producto y que generen unos ahorros y/o eliminación de perdidas.

Igualmente se resalta la importancia que influye el modelo para contribuir a la re certificación del sistema de gestión de calidad de la empresa, el cual menciona, según los principios de la norma ISO 9001-2000, los siguientes aspectos:

• La satisfacción del cliente y sus requerimientos,

• El logro de los resultados a partir del enfoque basado en los procesos y su mejora continua,

• El desempeño, eficiencia y eficacia de los procesos,

• Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

Estos cuatro puntos de la norma, resultan factores fundamentales que tocan directamente el proceso y que para mantenerse en dicha certificación, se necesitará lograr y mantener un mejoramiento continuo y optimización para lo cual el proceso que se está llevando a cabo brinda un aporte significativo

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ABSTRACT

The design and implementation of inventory management system is developed in an entity that is currently in the financial sector is known as a financial cooperative, this entity is the main policy, provide solutions and meet the needs of its partners through product and financial services, seeking satisfaction and customer loyalty with the company

This system is aimed at finding a solution to the problem that the company currently is involved: the preprinted forms management office. These formats will become necessary for development of most daily transactions that take place in the company to acquire any product or service portfolio.

A good inventory management pre-printed stationery in the national offices is an important component for the generation of savings and reduction of waste generated in the requests and requisitions without any control, in addition to the added value provided indirectly to the client, since you can always have available products that claim.

The idea with this degree work, is to implement a system to monitor, manage and improve processes that involve pre-printed stationery, such as delivery, purchase, custody and storage to name a few of the most relevant. Next, the idea is to generate additional functionality to the system, to take into account as an option for applications that can be implemented in any other service business that requires an inventory control and planning in your business.

To develop the initial draft of the study of the problems that the company currently experiencing financial losses as evidenced in reports and rework budget, costs and expenses, in addition to the thorough investigation of such investment is being made and control preprinted forms within the company.

For the realization of this system using tools like value stream mapping, this allows the display of the current state of the processes of the business unit and the generation of a future state finally developing an inventory management system that includes:

• • Diagrams standardized stationery requisitions

• Standardization of charges for logistical costs

• Elimination of operational burden for customer-facing offices

• • control and monitoring matrix for the quantities needed

• • Control the quantities for storage of forms

• Standardized Costs of fixed quantities

• Additionally, it provides a tool in Excel, which allows easy access and manage information for all offices of the finance company, based on high confidence probababilistics models.

Using all these features, enable the company to achieve get the appropriate use of their operational resources, which are included in the final cost of the product and generate savings and / or elimination of losses

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Also highlights the importance that influences the model to contribute to the re-certification of quality management system of the company, which mentions, according to the principles of ISO 9001-2000, the following:

• Customer satisfaction and its requirements,

• The achievement of results from process-based approach and continuous improvement

• The performance, efficiency and effectiveness of processes,

• mutually beneficial relations with the supplier

These four points of the standard, are key factors directly related to the process and to keep such certification, you will need to achieve and maintain continuous improvement and optimization of the process that is taking place.

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1. INTRODUCIÓN

Considerando que en la actualidad muchas empresas del sector industrial, comercial o de servicios, de alguna manera administran materias primas, repuestos, componentes, insumos y/o productos terminados, se constituye de gran importancia crear alternativas para satisfacer la necesidad de una gestión y control para los inventarios de éstos recursos, buscando beneficios y mejoras de la cadena de abastecimiento, lo cual impacta directamente en el comportamiento de los costos. Los beneficios que conlleva el desarrollo y ejecución de un sistema de control de inventarios resultan determinantes para la empresa puesto que generan entre otros el aumento en ventas; la liberación de disponible en el flujo de caja, consecuencia de la disminución de los inventarios; mejora en la composición del surtido en los puntos de venta, disminuir los índices de deserción de clientes, mejorar el nivel de servicio desde los proveedores a los puntos de atención al igual que la disminución de las devoluciones a éstos.

Teniendo en cuenta lo anterior se logra identificar la ausencia de controles en la Entidad Financiera, en cuanto a los niveles de inventarios de sus formas preimpresas, productos que se convierten en requisitos para realizar las operaciones del negocio en las oficinas. Esta empresa hasta la fecha solo ha realizado labores de ordenar según promedios mensuales y sin ningún tipo de restricciones o parámetro que permitan un control de costos y/o gastos.

Actualmente la empresa cuenta con datos históricos de las transacciones que están anidadas a las formas preimpresas desde el 2004, logrando con esto tener un recurso primordial para lograr cumplir con los objetivos de este proyecto, los cuales pretenden diseñar un modelo de un sistema de gestión de inventarios e implementarlo para alcanzar así una forma de controlar de manera acertada la gestión y administración de estas formas preimpresas.

Este proyecto se realiza para buscar evitar las faltantes o sobrantes en la operación, disminuir el costo de inventario de formas preimpresas en las oficinas, poder tener una disponibilidad de formatos que no limite la prestación del servicio, evitar gastos de destrucción de formatos por obsolescencia y generar valor a la empresa.

El presente trabajo fue estructurado de la siguiente manera:

En el Capítulo 1 Descripción del Proyecto , se describe la problemática, sus antecedentes y la forma en que debería abordarse.

18

En el Capitulo 2 Descripción de la situación actual se explica toda la situación de la empresa en cuanto a la problemática que se describió en el primer capítulo.

En el Capitulo 3 Diseño de Modelo de gestión de inventari o se realiza toda la descripción del diseño del sistema de gestión de inventarios y su implementación en la empresa, detallando la herramienta diseñada la cual es necesaria para abordar el problema planteado.

En el Capítulo 4 Beneficio Costo se establecen los indicadores de gestión interno y externo que evalúan la propuesta diseñada.

El aporte a la ingeniería industrial se hace evidente en el diseño de un modelo para la administración de los inventarios basado en métodos estadísticos de conocido reconocimiento en una empresa de servicios financieros, permitiendo mejorar la planeación de las compras y las existencias en los puntos de servicios.

19

1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 1.1 DEFINICION DEL PROBLEMA

1.1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para este proyecto se toma el caso de la empresa Financiera, la cual es una empresa que tiene como objeto contribuir al desarrollo de sus asociados y clientes mediante servicios financieros. Está dividida a nivel nacional en 6 regionales y a su vez en oficinas. El número de oficinas por regional actualmente es el siguiente:

• Regional Bogotá: 26 • Regional Cali: 22 • Regional Caribe: 11 • Regional Eje Cafetero: 8 • Regional Medellín: 20 • Regional Palmira: 3

Para un total de 90 Oficinas a Nivel Nacional, las cuales utilizan para su operación diaria, formas preimpresas, de esta forma surge la idea de diseñar un modelo que mejore los procesos que actualmente se tienen del manejo, administración y gestión de estas.

La Empresa Financiera realiza un control de las existencias de formas preimpresas en las oficinas, a través del diligenciamiento mensual de los movimientos de estas formas utilizando la herramienta de Microsoft Excel, en una aplicación con el nombre de “Control de Existencias”, del cual los asistentes de cada oficina son los encargados de validar y diligenciar a partir del físico estos datos.

Con el diligenciamiento y validación de este formato solo se logra obtener un historial de consumo, el cual en algunas ocasiones se utiliza para realizar los pedidos de acuerdo al uso promedio, lo cual no siempre coinciden con el valor óptimo que podría resultar de un análisis estadístico.

Teniendo en cuenta igualmente que el nivel del servicio ofrecido a los asociados y clientes es uno de los principales aspectos en la razón de ser de la empresa Financiera, exige una disponibilidad satisfactoria y a tiempo a esta demanda para no generar inconformidades en el usuario por el servicio ofrecido.

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Para contrarrestar el problema se pretende diseñar un sistema de pronósticos de demanda, que permitan estimar el patrón, promedio y la variabilidad de la demanda de cada formato preimpreso que se mantenga en el inventario y de esta misma forma poder calcular niveles de seguridad para mejorar y controlar el nivel de servicio al cliente.

1.1.3 FORMULACION DEL PROBLEMA

¿Cómo mejorar el control y administración de las formas preimpresas en la empresa financiera?

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1.2 OBJETIVOS

1.2.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar e implementar un sistema de control de inventarios en la empresa Financiera que permita identificar y determinar indicadores de gestión administrativa para generar ahorros en costos de inventario de formas preimpresas.

1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Determinar el pronóstico de la demanda en las oficinas de la empresa financiera o Identificar las formas preimpresas y transacciones relacionadas. o Consolidar la información precisa y en tiempo real sobre la demanda en

cada punto de consumo. o Organizar y Sistematizar la información consolidada. o Identificar y analizar el patrón, promedio y variabilidad de la demanda a

través del tiempo. o Establecer un modelo de pronósticos de demanda a través de técnicas

estadísticas de reconocida eficacia. o Realizar el Pronóstico de la demanda de transacciones asociadas a las

formas preimpresas. • Diseñar el sistema de control del inventario para las formas preimpresas de la

empresa financiera o Establecer el modelo del sistema o Determinar los Parámetros necesarios para el modelo. o Establecer las Políticas necesarias para el modelo. o Diseñar herramienta en Microsoft Excel y Visual Basic en la que se aplique

el modelo de pronósticos de demanda y administración de inventarios, parámetros y políticas.

• Implementar el Modelo del sistema de control de inventario en 2 oficinas de la Regional Cali.

o Validar y Analizar el Costo – Beneficio de la implementación.

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1.3 JUSTIFICACION

Es necesario realizar este proyecto, puesto que la empresa Financiera actualmente, tiene debilidades en el control de las formas preimpresas, muchas veces, esto ocasiona, que se tengan que hacer despachos a los centros de costo de forma extraordinaria porque estos no cuentan con las cantidades necesarias para llevar a cabo la operación diaria del negocio, esto genera mayores costos en despachos y un aumento del tiempo de mano de obra en este tipo de actividad.

1.4 MARCO DE REFERENCIA

1.4.1 MARCO TEORICO

Sector Financiero 1:

La historia del sector financiero en un país está siempre ligada a la de su sociedad y su economía. Por ello, la nuestra responde a la de la evolución de las ideas y de la economía colombiana a lo largo de doscientos años de vida independiente. Se inicia con los rudimentarios esquemas de crédito heredados de la Colonia y termina con el refinado sistema actual, después de vivir las experiencias de la banca libre, de la banca centrada en la operación de corto plazo, de la banca de fomento, de la banca estatal y de la banca especializada, hasta llegar a la banca universal de hoy en día.

En la historia reciente, se da un boom financiero sin precedentes, naciendo infinidad de nuevas entidades de todo tipo, El nacimiento de todas estas figuras crea la especialización financiera, llegando a su fin la era de monopolio bancario.

En este se puede identificar variedad de entidades privadas y públicas que desarrollan actividades relacionadas con el manejo, aprovechamiento e inversión de los recursos de captación del país. Esto permite que se repercuta en una lucha constante entre el mercado buscando una gran participación en el sector.

Dentro de los diferentes tipos de entidades mencionadas anteriormente se pueden identificar como establecimientos de crédito los siguientes2:

• Establecimientos bancarios comerciales e hipotecarios (Ej.: Banco de Occidente, Banco de Bogotá, Banco Popular, etc.)

1 REVISTA DINERO – Bancos Dura Competencia – Editorial Negocios – < http://www.dinero.com/edicion-impresa/negocios/bancos-dura-competencia_46088.aspx> 2 BUSSINESSCOL.com – Los Bancos en Colombia – Gustavo Adolfo Miesel - <http://www.businesscol.com/empresarial/sistemfin/bancos.htm>

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• Corporaciones financieras • Compañías de financiamiento comercial (financian el comercio) • Organismos cooperativos de grado superior • Entidades Cooperativas Carácter financiero ( el cliente se convierte en ahorrador y

socio) , este tipo de entidad es a la cual pertenece la empresa financiera que se centrará el proyecto y su participación actual en el mercado es del 1.29% según la tabla 1

Tabla 1 - Porcentaje de Participación en el sector Financiero

Activo Inversiones Cartera Patrimonio Utilidades % ParticipacionEstab. Bancarios 211.218.097 49.325.412 133.558.608 27.128.863 1.831.502 87,03%Corp. Financieras 7.069.263 4.995.275 0 3.122.670 319.585 2,91%Co. De Financ. Comercial 20.926.209 1.002.925 16.822.572 2.573.877 138.411 8,62%Ent. Cooperativas de Carácter Financiero 3.135.765 228.176 2.742.228 455.168 16.368 1,29%Organismos Cooperativas de Grado Superior(OCGS) 348.034 123.471 176.767 165.569 2.916 0,14%TOTAL 242.697.368 55.675.259 153.300.175 33.446.147 2.308.782

Principales cuentas de los establecimientos de Créd itoCifras en millones de pesos y porcentajes

Tipo de IntermediarioAbr-2010

Fuente: Comunicado Abril/10 SUPERFINANCIERA3

Así no esté tan pronunciado en el sector las entidades Cooperativas de carácter financiero su crecimiento singular ha tenido bastante acogida en el sector, esto dado a que representa un mercado diverso y con un gran potencial como lo es el sector solidario, el cual no es tan relevante para los establecimientos bancarios pero en la actualidad se están tornando importante por su participación en la economía colombiana. Esto se puede evidenciar según la siguiente tabla:

Tabla 2 - Evolución de Entidades Cooperativas de Carácter Financiero

EVOLUCIÓN DE LAS PRINCIPALES VARIABLESSECTOR COOPERATIVO COLOMBIANO - TOTALES NACIONALES-

AÑONo.

ENTIDADESACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO INGRESOS EXCEDENTES ASOCIADOS EMPLEADOS

2000 3.472 4.772.886 2.466.781 2.306.105 5.790.995 180.401 2.439.122 51.085

2001 3.517 6.034.635 3.476.196 2.558.440 6.628.317 220.866 1.617.898 55.530

2002 4.195 8.174.549 4.868.028 3.306.521 9.357.078 264.639 2.430.649 69.030

2003 5.107 9.492.518 5.650.645 3.841.873 11.557.137 305.381 2.602.146 80.987

2004 5.931 10.755.077 6.326.423 4.431.450 13.198.504 292.786 3.024.101 93.945

2005 6.462 12.467.475 7.406.841 5.066.830 14.945.484 294.540 3.305.433 107.986

2006 6.877 13.857.713 8.080.137 5.777.576 17.205.682 349.919 3.682.496 114.924

2007 7.349 16.871.647 10.255.902 6.615.896 20.230.356 373.914 4.020.334 111.951

2008 7.833 19.372.178 11.722.624 7.649.554 22.583.734 393.217 4.473.514 123.643

2009 8.124 21.200.500 12.856.786 8.343.715 24.529.649 384.487 4.821.763 137.888 Cifras monetarias en millones de pesos

3 SUPER INTENDENCIA FINANCIERA – Histórico de resultados del sistema financiero Colombiano – comunicados y publicaciones <http://www.superfinanciera.gov.co>

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Fuente: Sector Cooperativo - CONFECOOP4

Dando alcance a esta información se logra evidenciar la labor de la banca cooperativa, la cual se ha concentrado en buscar la mejor forma de salir adelante, reduciendo costos, mejorando sus procesos, buscando las fusiones y adquisiciones con otras entidades y tomando como indicador fundamental la productividad de la empresa, todo esto para seguir en la búsqueda por llegar a niveles que le permitan competir con las entidades bancarias5.

Con el presente trabajo se aporta a la empresa Financiera, según ese enfoque que actualmente están tornando las entidades de este sector, ya que a partir de este proyecto se aporta a mejorar procesos administrativos en las oficinas e igualmente disminuir la operación en la gerencia de operaciones y Logística.

Formas Preimpresas y el Sector

Las formas preimpresas en el sector financiero juegan un papel fundamental a la hora de adquirir los productos que las entidades ofrecen, estos formatos existen puesto que la ley y la superintendencia financiera exige a las empresas financieras dejar un soporte de lo adquirido, es decir, como una factura del producto que está adquiriendo, que en estos casos son los servicios bancarios o financieros.

Dentro de los servicios o productos que ofrecen en una entidad financiera y que necesitan este tipo de formatos son6:

• Cuentas de Ahorro: Se ofrecen indistintamente en las Cooperativas Financieras y los Bancos. Están creadas con el propósito de percibir recursos cuya reciprocidad es el interés preestablecido que se genera.

• CDT’S: Es un certificado expresado en pesos, que respalda un depósito y que se redime en un plazo acordado entre la Corporación y el cliente, generando los rendimientos causados de acuerdo con la tasa de interés pactada. Se realizan en pesos, en tiempo de días o meses, generando un título valor de libre negociación en el mercado de capitales, es irredimible hasta la fecha de su vencimiento, con monto mínimo de apertura establecido de acuerdo a la entidad. Existen de dos clases:

o Capitalización: Liquidación del capital inicialmente invertido más los intereses al vencimiento del plazo pactado en el momento de la apertura.

4 CONFECOOP – Sector cooperativo 2008-2009 – Informes y Estadística - <http://www.portalcooperativo.coop/estadisticas.htm> 5 GERENCIE.com - El sector financiero colombiano no produce riqueza, sólo la transfiere – Lucas <http://www.gerencie.com/el-sector-financiero-colombiano-no-produce-riqueza-solo-la-transfiere.html>

25

o Rentabilidad: Liquidación de los interese en períodos vencidos o anticipados, mientras que el capital inicial permanece hasta el vencimiento del título.

• Colocación: pertenecen a los Activos de la entidad, permitiendo que la entidad supla las necesidades de crédito a mediano y largo plazo, de los clientes. Existen en general variedades de crédito como por ejemplo:

o Crédito Hipotecario. Permite al cliente construir, comprar o reformar un inmueble destinado para vivienda o diferente de vivienda. Al ser otorgado el préstamo, el inmueble queda en hipoteca en primer grado a nombre de la entidad financiera como garantía de la deuda, de ahí el nombre del crédito.

o Crédito de Consumo o de libre inversión,

� Plazo Fijo: Es un crédito de consumo para personas naturales, otorgado a un plazo fijo con garantía admisible o fuente de pago.

� Libranza: Es un crédito de consumo, cuyo respaldo es una libranza o autorización para descontar el valor del crédito de la nómina y de las prestaciones sociales. Maneja cuotas fijas, con tasa de interés efectiva y período de entre 6 hasta 36 meses. El recaudo de la cuota es a través de la nómina de la empresa, siendo la misma, la encargada de realizar los pagos a la entidad financiera.

� Tarjeta de Crédito: Es una modalidad de crédito rotativo con un cupo fijado por el emisor, que le permite al consumidor realizar compras de bienes o servicios y pagar a plazos. Adicionalmente, puede realizar avances en efectivo y cajeros automáticos. Maneja una tasa de interés efectiva anual.

o Crédito Empresarial: Es un crédito ofrecido a personas jurídicas. Este tipo de crédito también es manejado tradicionalmente por los Bancos, aunque las Cooperativas Financieras están incursionando actualmente en este tipo de crédito. Entre otras modalidades encontramos:

o Cartera Ordinaria: Es un crédito para atender las necesidades de capital de trabajo e inversión de capital en las empresas. Se maneja con cupos rotativos, cuyo plazo es máximo hasta un año como capital de trabajo, y entre 3 y 7 años para una operación específica. Maneja una tasa de interés del DTF + puntos adicionales fijos.

26

o Tesorería: Es un crédito para atender las situaciones de iliquidez momentánea y que no sustituyen las operaciones de cartera ordinaria. Manejan plazos de 30, 60 ó 90 días. Hasta 30 días maneja una tasa interbancaria + puntos fijos adicionales, y de 31 días hasta 90, maneja tasa de DTF + puntos fijos adicionales.

• Crédito Constructor: Es la financiación otorgada únicamente a personas jurídicas, cuya actividad económica tenga por objeto principal la Construcción de inmuebles para la venta o para el uso propio. Los plazos que se otorgan dependen del tiempo de duración de la obra + meses adicionales para la venta (En total aproximadamente entre 12 y 18 meses). Existe dentro de este crédito la modalidad de Crédito V.I.S. (Vivienda de Interés Social), el cual se maneja con una tasa de UVR + puntos adicionales.

Cada uno de estos servicios como se mencionaba anteriormente deben tener su debido soporte tanto para el cliente como para la empresa, según la exigencias normativas de la superintendencia financiera, de modo que el formato preimpreso toma protagonismo en la transacción monetaria y no monetaria o en la adquisición del producto

Para las entidades financieras de estos formatos resulta una operación en la cual se enfocan frecuentemente para controlar y mejorar los diseños, inventarios, y logística, por lo cual mantiene un gasto constante en la administración de las empresas financieras7.

La mayoría de estos formatos debe llevar logotipos de la superintendencia financiera y de la empresa como tal, adicionalmente una copia de lo estipulado en la operación, razón principal por lo cual resulta más simple ordenar con un proveedor especializado en litografía, impresiones y distribuciones de formas buscando un mínimo costo para esta operación.

Descripción de La Empresa 8

La Cooperativa Financiera en la que se realiza este trabajo es una empresa consolidada, exitosa y confiable en los sectores solidario y financiero, reconocida por su solidez, solvencia y eficacia.

Su razón de ser es: “contribuir al desarrollo integral de la comunidad y del mercado objetivo, brindando soluciones financieras para generar valor, actuando mediante principios éticos y de responsabilidad social”.

Se encuentra certificada en la norma ISO 9001:2008 y tiene como política de calidad Lograr la fidelidad de los asociados de la cooperativa y sus asociados adherentes, brindando servicios financieros confiables y competitivos, mediante el aseguramiento de la calidad y el mejoramiento continuo.

7SUPER INTENDENCIA FINANCIERA – Normativa Circular Básica Jurídica (circular externa 007 de 1996) – Gobierno cooperativo <http://www.superfinanciera.gov.co/Normativa/NormasyReglamentaciones/cir007/t7.doc> 8 COOMEVA COOPERATIVA FINANCIERA – Portafolio de productos y Servicios 2010 - <http://financiera.coomeva.com.co/>

27

Dentro de su portafolio de servicios se encuentran los siguientes productos:

Tabla 3 - Portafolio de La Empresa Financiera

SERVICIOS PRODUCTO DESCRIPCION

Cuenta de AhorroCuenta para el manejo de los recursos para estimular el ahorro obteniendo rentabilidad

Cuenta AFCEste tipo de cuentas ofrecen beneficios

tributarios para quienes destinen parte de su ahorro al pago de vivienda

ChequecuentaCuenta corriente en convenio con una

entidad Bancaria

CDT Certificado de Deposito a Termino Fijo

PAP Plan de Ahorro Programado

ConsumoPara obtener creditos de libre inversion o

para turismo

AutoFacil Para obtener crédito para adquirir Vehiculo

MotosPara obtener crédito para adquirir

Motocicleta

Cupoactivo Cupo para retiros en la tarjeta debito

LibranzaTiene por objeto financiar las necesidades

de consumo de asociados vinculados a empresas mediante relación laboral.

Educacion Para obtener crédito para la educacion

SocialesPara financiar creditos de vivienda, Calamidad o creación de empresa

Creditos

Ahorro e Inversion

Fuente: Empresa Financiera

Para cada uno de los productos mencionados son necesarias las formas preimpresas, las cuales juegan un papel fundamental a la hora de prestar estos servicios, puesto que si no se tienen, se podría dejar de atender a un asociado o cliente. Por esta razón, es de vital importancia tener control sobre estas formas.

Naturaleza e importancia de Los Inventarios 9

Las causas fundamentales para la necesidad de mantenimiento de inventarios en cualquier empresa son las fluctuaciones aleatorias de la demanda y de los tiempos de

9 CARLOS JULIO VIDAL HOLGUIN Fundamentos De Gestión De Inventarios – Facultad de Ingeniería – (2005). Capítulo 1 Introducción

28

reposición o Lead Times. Sin embargo se pueden suavizar o atenuar estas causas mediante algunas estrategias como:

• Manejo de información oportuna y confiable sobre la demanda en puntos de consumo, para planear más fácil y eficazmente.

• Consolidación de centros de distribución y/o centralización de las bodegas, ya que esto conduce a menores niveles de variabilidades para suplir la demanda.

• La estandarización de productos • El mejoramiento de los sistemas de pronósticos de demanda según técnicas de

reconocida eficacia • El mejoramiento de relaciones y sistemas con los proveedores para disminución

de Lead times

Debido a que las causas que generan la necesidad de mantener inventarios no pueden ser eliminadas totalmente, la mejor alternativa es aplicar sistemas óptimos de gestión y control para responder a dichas causas. La clave consiste en liberar capital invertido en inventarios de seguridad de ítems con baja variabilidad y distribuirlo en inventarios de seguridad de ítems con alta variabilidad.

La solución a estos problemas frecuentes de desbalanceo de inventarios es la de diseñar e implementar un sistema de gestión adecuado donde se tenga en cuenta lo siguiente:

• Utilización de sistemas adecuados de pronósticos de demanda, que permitan identificar y estimar el patrón, el promedio y la variabilidad de cada ítem, de este modo los inventarios de seguridad se calculan de acuerdo a la variabilidad de la demanda y al nivel de servicio

• Medición adecuada de los lead times y su variabilidad • Implementación de la clasificación ABC, para establecer prioridades y diferenciar

sistemas de control para las categorías • Generación de indicadores de eficiencia que consideren simultáneamente todas

las variables de interés.

Administración y Control de Inventario 10

La Administración de Inventarios se encuentra entre las funciones más importantes de la administración de operaciones, puesto que el inventario requiere de gran cantidad de recursos de capital y porque afecta la entrega del producto al cliente, la finalidad de un sistema de inventarios es encontrar la respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Con que frecuencia debe revisarse el nivel de inventario? • ¿Qué cantidad se debe ordenar en cada pedido? • ¿Cuándo debe ordenarse?

La meta en la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al menor costo posible. El objetivo de la administración de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen. Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros proyectos aceptables de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario


29

suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos, como se ve, los dos aspectos del objeto son conflictivos.

El hecho de controlar el inventario de manera eficaz representa como todo, ventajas y desventajas, a continuación se mencionan algunas:

Ventajas

• Mejoramiento del servicio al cliente • Reducción de costos de producción, de compra y/o de transporte11 • Reducción de costos de operación. • Implementación de mecanismos para responder a factores externo o internos

inesperados.

Desventajas:

• Absorción excesiva de capital sin adicionar valor significativo al producto. • Enmascaramiento de problemas de calidad. • Dificultad para el diseño integrado de las cadenas de abastecimiento • Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento) • Peligro de obsolescencia

Aspectos a tener en cuenta para el nivel de inventarios

La Rotación del inventario: Número de veces que, en promedio, una mercancía almacenada se reemplaza durante un período específico.12

Inventario Promedio: La liquidez de los inventarios y la rapidez de la rotación del inventario, indicadores dados por:

Ítems Individuales O “Stock Keeping Units” (Sku): un SKu es un ítem individual que se puede diferenciar claramente de otro. Dependiendo de los objetivos que se persigan, la clasificación puede ser más agregada y un SKU puede representar agrupaciones de artículos semejantes,

11 GABRIEL EDELBERG - Ahorro y mejores prácticas en la compra de insumos de oficina –Ejecutivos de Finanzas < http://www.slideshare.net/leopiccioli/mejores-prcticas> 12 SCRIBD.com – Investigaciones Rotación de Inventarios – Consultado el: 01/02/2010 < http://www.scribd.com/doc/15064419/INVESTIGACIONES-Rotacion-de-Inventarios>

($)Pr

)/($cos

períodoelduranteomedioInventario

períodoperiódicastoalVentasinventariodelRotación =

2

)cos()cos( toalfinalInventariotoalinicialInventariopromedioInventarioI

+==

30

Ilustración 1 - Comportamiento de Ventas Anuales con Respecto a ítems (%)

Fuente: Fundamentos de Gestión de inventarios – Carlos Julio Vidal

Clasificación ABC: Consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente.

El análisis de los inventarios es necesario para establecer 3 grupos el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al número de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión.13

• Ítems Clase A = 10% del total de ítems, con alrededor del 65% del total de ventas. • Ítems Clase B = 20% del total de ítems, con alrededor del 25% del total de ventas. • Ítems Clase C = 70% del total de ítems, con alrededor del 10% del total de ventas.

Una vez definidas las categorías para los ítems, es necesario tener en cuenta otros aspectos para el diseño de un sistema de administración de inventarios tales como

El Ciclo de vida14 de los Productos: no es lo mismo el control de inventario de un producto cuando está en su fase de arranque o introducción al mercado que cuando está en su fase de madurez.

13 CARLOS JULIO VIDAL HOLGUIN Fundamentos De Gestión De Inventarios – Facultad de Ingeniería – (2005). Capítulo 1 Introducción 14 HILLIER, Frederick S, LIEBERMAN, Gerald J – Investigación de operaciones – SEPTIMA EDICION (2002) McGraw Hill/Interamericana editores, Capitulo 1

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Ilustración 2 - Ciclo de Vida de un producto

AR

RA

NQ

UE CRECIMIENTO

MADUREZ

CONTINUIDAD

DECLIVE

Ventas

Tiempo

Fuente: Fundamentos de Gestión de Inventarios- Carlos Julio Vidal

Las diferencias en la naturaleza del proceso productivo:

Tabla 4 - Tipos de Sistemas para planeación, control y administración de inventarios

SISTEMANATURALEZA DEL

PROCESO PRODUCTIVOPRINCIPAL ENFASIS DEL

SISTEMA

Trabajo por Ordenes("job shop") Bajo volumen de fabricacion

Flexibilidad para atender una gran cantidad de ordenes

diferentesTamaño optimo de

pedido(EOQ) Punto de

reorden

sistemas no-productivosReduccion de los costos de inventario, manteniendo el nivel de servicio al cliente

EOQ en sistemas multi-etapas

Punto de reorden

Distribucion, sistemas gobernados por capacidad

Alta utilizacion de la capacidad disponible a costo razonable

Material Requirements

Planning(MRP)

Produccion por lotes, bajo volumen, ensambles

Coordinacion efectiva de materiales

Just in Time (JIT) Alto volumen repetitivoMinimizacion de alistamientos ("setups") e inventarios, con

alta calidad

Fuente: Fundamentos de Gestión de Inventarios - Carlos Julio Vidal Pág. 12

32

Clasificación Funcional de Inventarios 15

Resulta importante clasificar los inventarios desde el punto de vista funcional para ayudar a corregir prácticas comunes erradas, como la de utilizar el indicador de rotación del inventario de manera uniforme para todos los SKUs.

Silver et al. (1998) definen 6 tipos funcionales de inventarios a saber:

Inventario Cíclico: resultan del hecho de producir u ordenar en lotes en vez de unidad por unidad, la cantidad de inventario disponible en cualquier momento como resultado de dichos lotes se denomina inventario cíclico

Inventario de Congestión: se definen cuando existen productos que compiten por capacidad limitada por maquinaria ocupada o tiempos de alistamiento grandes.

Inventario de Seguridad: son los que se conserva disponible para responder a todas las posibles fluctuaciones que puedan existir en el sistema, las más importantes son la variabilidad de la demanda y de los tiempos de reposición

Inventario de anticipación: corresponde al inventario acumulado con anterioridad para responder a picos de demanda.

Inventario en tránsito: incluye productos que se encuentran en tránsito entre diversas estaciones de producción

Inventario de separación: se utiliza para sistemas de varios puntos de almacenamiento, su función es la de separar procesos decisorios relacionados con inventarios en las diferentes etapas del sistema.

Factores de importancia para la toma de decisiones en inventarios

Factores de costo:

• Valor unitario del ítem, v: Corresponde al precio del artículo pagado al proveedor incluyendo fletes y costos relacionados, se expresa en $/unidad.

• Costo de Mantener el inventario16, r: Comprende costos de almacenamiento y manejo, costo de espacio, costos de capital o de oportunidad, seguro e impuesto y costos de riesgo, expresados en $ se calcula normalmente así:

Donde I= Inventario Promedio anual en unidades Iv=Inventario Promedio anual expresado en Uds. monetarias r= Costo de llevar el inventario expresado en %/año o en $/ ($*año)

• Costo de Ordenamiento, A: corresponden al procesamiento, transmisión, manejo y compra de la orden.


33

• Costo de Falta de inventario, B: se produce cuando se recibe una orden y no hay suficiente inventario disponible para cubrirla.

Otros Factores

• Tiempo de reposición (“Lead Time”), L: el tiempo que transcurre entre el momento de expedir una orden y el instante en que se tienen listos para ser demandados por el cliente. Incluye tiempos de transito, de recepción, inspección, almacenamiento.

• Tipo y Patrón de demanda o Tipo: pueden ser independientes o dependientes donde la ultima como su

nombre lo indica depende de otras demandas mientras que la otra no tiene ninguna demanda relacionada excepto la suya.

o Patrón: Pueden ser Perpetua, Errática, Estacional y de tendencia, cada uno con sus aspectos que las caracterizan según la ilustración 3

Ilustración 3 - Diversos Patrones de demanda

0

50

100

150

200

250

300

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

De

man

da

en

Un

idad

es

Tiempo en Semanas

Perpetua

Erratica

Estacional

Tendencia

Fuente: Fundamentos de Gestión de Inventarios - Carlos Julio Vidal Pag.27

Pronósticos de Demanda

Los pronósticos forman parte de los datos que la empresa usa para determinar su estrategia de negocios, en este caso para determinar la estrategia para el control de inventarios. Los sistemas de pronóstico son herramientas indispensables dentro de los sistemas de inventario, ya que para determinar la cantidad "Q" y el comportamiento de la demanda durante el tiempo de entrega, se necesita de la estimación de la demanda.

Lo primero que se debe tener en cuenta es que los pronósticos de demanda siempre estarán errados, ya que se están anticipando al futuro. La clave de éxito para el sistema

34

de gestión de inventarios será entonces conocer a fondo los errores del pronostico y responder a ellos mediante los inventarios de seguridad.

Los aspectos generales para el desarrollo de un sistema de pronósticos son: los datos históricos ya que permiten determinar la mejor selección del modelo matemático a utilizar, seguidamente debe presenciarse la intervención humana ya que con la experiencia se refinan los sugeridos brindados por el sistema para así dependiendo de los errores crear un ciclo de mejoramiento del modelo o sus parámetros17.

Ilustración 4 - Ambiente común de un sistema de pronósticos

Fuente: Fundamentos de gestión de Inventarios - Carlos Julio Vidal Pág. 34

Los errores de pronóstico son fundamentales por tres razones:

1. Proveen una forma de estimar la variabilidad de la demanda y de determinar la cantidad adecuada de inventario de seguridad

2. Permiten determinar la conveniencia del modelo de pronósticos seleccionado 3. Ilustran al administrador para su intervención en el pronostico

Los Indicadores de eficiencia que se pueden tener en cuenta para un sistema de gestión de inventarios son:

Precisión: se mide con base en los errores de pronóstico, los cuales se calculan como la diferencia entre el valor real observado y su pronóstico. Se define una media del error de suma importancia: la desviación media absoluta (MAD). Se calcula por la relación entre la Suma de desviaciones absolutas de todos los periodos sobre el Número total de periodos evaluados.

Costo: este depende de su grado de complejidad y de los resultados que produzca en cuanto a la estimación de la demanda y variabilidad.

Utilidad de los resultados: se mide principalmente con base en el grado de aceptación, credibilidad y utilización que se le dé al sistema de pronóstico.

17 CARLOS JULIO VIDAL HOLGUIN Fundamentos De Gestión De Inventarios – Facultad de Ingeniería – (2005). Capítulo 3 Introducción a Pronósticos de Demanda

35

Estabilidad y respuesta de pronósticos: se refiere al hecho de que no debe ser exageradamente sensible que responda aceleradamente a las variaciones aleatorias naturales del proceso bajo estudio.

Para el sistema de inventarios es muy importante tener en cuenta la clasificación ABC mencionada anteriormente puesto que a partir del tipo de ítem el modelo de pronóstico debe ser aplicado y modelado, por ejemplo, los de ítems clase A los pronósticos pueden ser aplicados con suavización exponencial doble además de políticas de control deben ser estrictos y con un constante monitoreo, seguidamente los de ítems B y C se pueden aplicar pronósticos con suavización exponencial simple y promedio móvil respectivamente por su volumen de venta.18.

Posteriormente se debe tener en cuenta el patrón de demanda para aplicar el sistema recomendado así:

Ilustración 5 - Los sistemas de pronósticos y el patrón de demanda

PATRON DE DEMANDA SISTEMA DE PRONOSTICO RECOMENDADO

Perpetua o uniforme Promedio móvil o suavización exponencial simple

Con tendencia creciente o decreciente Suavizacion exponencial dobleEstacional o periodica Modelos periodicos de winters

Demandas altamente correlacionadasMetodos integrados de promedios moviles

autoregresivos (ARIMA)

Errática(Ítems clase A de bajo movimiento)Pronóstico combinado de tiempo entre la ocurrencia

de demandas consecutivas y la magnitud de las transacciones

Fuente: Fundamentos de gestión de inventarios - Carlos Julio Vidal Pág. 46

Para la selección del periodo de pronóstico primero que todo se debe disponer de datos históricos, para luego analizar en la serie de tiempo su patrón de demanda. Identificado el patrón permite seleccionar el pronóstico más adecuado como lo ilustra la tabla 5, y realizar una simulación del pronóstico para poder estimar los errores y observar el comportamiento del pronóstico, sus parámetros y lograr identificar su precisión y efectividad para continuar aplicando éste.

Tipos de pronósticos

Los pronósticos se pueden clasificar en cuatro tipos básicos: cualitativos, análisis de series de tiempo o cuantitativos, relaciones causales y simulación. Las técnicas cualitativas son de carácter subjetivo y se basan en estimaciones y opiniones. El análisis de series de tiempo se basa en la idea de que se pueden usar los datos relacionados con la demanda del pasado para realizar pronósticos. Los pronósticos causales suponen que la demanda está relacionada con uno o más factores subyacentes el ambiente. Los modelos de simulación permiten al pronosticador recorrer una gama de suposiciones sobre la condición del pronóstico

18 CARLOS JULIO VIDAL HOLGUIN Fundamentos De Gestión De Inventarios – Facultad de Ingeniería – (2005). Capítulo 3 Introducción a Pronósticos de Demanda

36

Tabla 5 - Modelos comunes para Pronósticos cuantitativos

MODELO DESCRIPCION

Promedio Móvil Simple Se promedia un periodo que contiene varios puntos de datos, dividiendo la suma de los valores de los puntos entre el número de puntos. Así, cada punto tiene la misma influencia.

Promedio Móvil Ponderado Ciertos puntos se ponderan más o menos que otros, según se considere conveniente de acuerdo con la experiencia.

Suavizamiento Exponencial Los puntos de datos más recientes tienen mayor peso; este peso se reduce exponencialmente cuanto más antiguos son los datos.

Análisis de Regresiones Ajusta una línea recta a datos pasados, por lo general relacionando el valor del dato con el tiempo. El método de ajuste más común es el de mínimos cuadrados.

Técnica Box Jenkins Muy complicada, pero al parecer la más precisa de las técnicas estadísticas disponibles.

Series de Tiempo de Shiskin

Eficaz para descomponer una serie de tiempo en estacionalidad, tendencia e irregulares. Requiere por lo menos tres años de datos históricos. Muy bueno para identificar puntos de cambio, por ejemplo, en ventas de una compañía.

Proyección de Tendencias Ajusta una línea de tendencia matemática a puntos de datos y la proyecta hacia el futuro.

Fuente: Pronósticos - investigación operativa -Universidad nacional Centro

Los modelos de pronóstico 19de series de tiempo tratan de pronosticar el futuro con base a datos pasados. Los promedios móviles y el suavizamiento exponencial son los mejores y más fáciles de usar para pronósticos a corto plazo: requieren pocos datos y los resultados son de nivel medio. Los modelos a largo plazo son más complejos, requieren más datos de entrada y ofrecen mayor precisión por lo tanto los 2 primeros serán los modelos que se implementaran para el diseño del sistema de inventarios de este proyecto.

Promedio Móvil

El promedio móvil combina los datos de demanda de la mayor parte de los periodos recientes, siendo su promedio el pronóstico para el siguiente periodo. Una vez que se ha calculado el número de periodos anteriores se debe de mantener constate. Después de seleccionar el número de periodos a ser usados se dan pesos iguales a las demandas para determinar el promedio. El promedio se mueve en el tiempo en el sentido de que al transcurrir un periodo la demanda del primero más antiguo se descarta, y se agrega la demanda para el periodo más reciente para la siguiente operación. Una media móvil simple de n periodos se puede expresar mediante:

Donde

t = 1 es el periodo más antiguo en el promedio de n Periodos

19UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO – Pronósticos – Facultad de Ciencias Exactas Investigación operativa <http://www.exa.unicen.edu.ar/catedras/inv_op/pdf/ApuntePronosticos.pdf>

37

t = n es el periodo más reciente.

La mayor desventaja al calcular el promedio es que hay que incluir como datos todos los elementos individuales ya que un nuevo periodo de pronóstico implica agregar los nuevos datos y eliminar los más viejos.

Promedio Exponencial20

En los métodos de pronósticos anteriores el mayor inconveniente es que siempre se debe acarrear una gran cantidad de datos. Estos métodos, cada vez que se añaden un nuevo dato, se eliminan la observación más antigua y se calcula el nuevo pronóstico. Si es válida la premisa de que la importancia de los datos disminuye cuantos más antiguos sean, el método más lógico y fácil de usar puede ser el suavizamiento exponencial. Es la técnica de pronósticos más utilizada.

Las principales razones de popularidad de las técnicas de suavizamiento son:

• Los modelos exponenciales tienen una precisión sorprendente. • Es muy fácil formular un modelo exponencial. • El usuario puede comprender como funciona el modelo. • Se requiere muy pocos cálculos para usar el modelo. • Como se usan datos históricos limitados, son pocos los requisitos de

almacenamiento en computadores. • Es fácil calcular pruebas para determinar la precisión del modelo en la práctica.

Donde

Ft = el pronóstico suavizado exponencialmente para el periodo

Ft-1= el pronóstico suavizado exponencialmente para el periodo anterior

At-1= la demanda real para el periodo anterior

α = La tasa de respuesta deseada, o constante de suavizamiento

Control de Inventarios con demanda probabilística: 21

Es una técnica que permite mantener la existencia de los productos a los niveles deseados. Buscando responder a los problemas planteados anteriormente: ¿Con qué frecuencia debe revisarse el nivel de inventario?, ¿Cuándo debe ordenarse? Y ¿Qué cantidad debe ordenarse en cada pedido?, estas preguntas resultan difíciles de responder en demandas probabilísticas puesto que implica primero altos costos de revisión frecuente del inventario, segundo debe tenerse en cuenta el equilibrio de los costos de mantenimiento de inventario al ordenar anticipadamente y el nivel de servicio del cliente. Para la tercera pregunta se tiene en cuenta el costo total relevante y se relaciona con la segunda pregunta también.

20 UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO – Pronósticos – Facultad de Ciencias Exactas Investigación operativa <http://www.exa.unicen.edu.ar/catedras/inv_op/pdf/ApuntePronosticos.pdf> 21 CARLOS JULIO VIDAL HOLGUIN Fundamentos De Gestión De Inventarios – Facultad de Ingeniería – (2005). Capítulo 5 Control de Inventarios de ítems individuales con demanda probabilistica

38

Los tipos y descripciones de sistemas de control de inventarios probabilísticos más comunes y utilizados son:

Tabla 6 - Tipos de Sistemas de Control de Inventarios probabilísticos Sistema Notacion Descripcion Ventajas Desventajas

(s,Q)s = Punto de Reorden

Q = Cantidad a ordenar en cada orden

Es un sistema de control continuo, en donde cada vez que el inventario efectivo cae al punto de reorden s o por debajo de él, se ordena una cantidad fija Q. Este sistema funcionasiempre y cuando no exista mas de un pedido de reposicio pendiente en cualquier instante de tiempo

Facil de comprenderLa cantidad fija a ordenar minimiza posibles errores en el pedido

Cuando algunas transacciones individuales son de considerable magnitud

(s,S)

s = Punto de ReordenS = Nivel Maximo de

inventario hasta el cual debe ordenarse

Es un sistema de control continuo, en donde cada vez que el inventario efectivo cae al punto de reorden s o por debajo de él, se ordena una cantidad tal que se incremente el inventario efectivo hasta el nivel S.

El mejor sistema de control si se tiene costos totales de pedido, mantenimiento de inventario y falta de inventario menores o iguales que aquellos del sistema (s,Q)

La suceptibilidad de errores debido a que los tamaños de orden son variables

(R,S)

R = Unidades de tiempo de revision

S = Nivel Maximo de inventario hasta el cual

debe ordenarse

Es un sistema de control periodico en donde cada R unidades de tiempo se revisa el inventario efectivo, y se ordena una cantidad tal que este inventario suba al valor maximo S

Permite el control coordinado de diversos items relacionados entre síTambien el nivel max S puede ser ajustado facilmente si el patro tiende a cambiar en el tiempo

Para un mismo nivel de servicio al cliente, este sistema presenta costos de mantenimiento del inventario mayores que aquellos de los sitemas continuos, ya que el nivel requerido es mayor

(R,s,S)

R = Unidades de tiempo de revision

s = Punto de ReordenQ = Cantidad a

ordenar en cada orden

Es una combinacion de los sistemas (s,S) y (R,S), consiste en que cada R unidades de tiempo se revisa el inventario efectivo. Si este es menor o igual que el punto de reorde s, entonces se emite un pedido por una cantidad tal que el inventario efectivo se recupere hasta un nivel maximo S. si el nivel de inventario efectivo es mayor que s, no se ordena cantidad alguna hasta la proxima revision que tendrá lugar en R unidades de tiempo.

produce un costo total relevante (ordenamiento+mantenimiento+faltante de inventario) menor a los otros sistemas

es dificil de comprender lo que hace mas suceptible a errores humanos

Fuente: El Autor

De acuerdo a esto se decide utilizar este ultimo sistema para el tipo de demandas que en la empresa se presenta, además de las revisiones y pedidos que se realizan mensualmente, en el capítulo 2 se profundizará en el presente tema en relación a la situación actual de la empresa.

Errores Suavizados y Señales de Rastreo 22

Estos errores se utilizan para aplicar el operador de una constante distinta a la del pronóstico, y sirven para definir inventarios de seguridad de manera dinámica, a medida

22 CARLOS JULIO VIDAL HOLGUIN Fundamentos De Gestión De Inventarios – Facultad de Ingeniería – (2005). Capítulo 5 Control de Inventarios de ítems individuales con demanda probabilistica

39

que se vaya pronosticando, ya que así se tiene la estimación más reciente de la variabilidad.

El objetivo fundamental de una señal de rastreo es informar acerca de posibles desviaciones y problemas del sistema de pronóstico que se está realizando. La señal de rastreo más comúnmente utilizada y de más fácil comprensión se define como:

1.4.2 MARCO CONCEPTUAL

Algunas de las palabras claves o definiciones que se deben tener en cuenta para el buen entendimiento de este proyecto serán las siguientes:

Formas o Formatos Preimpresos: Son todos aquellos formatos que están definidos e impresos a partir de una ficha técnica definida anteriormente, en el presente proyecto estas fichas las define el área de procesos y productividad, quienes a su vez están encargados de optimizar los procesos que intervienen en las transacciones que se encuentran amarradas a dichos formatos. La producción de estos formatos están a cargo de un proveedor especializado en la impresión de formas; este proveedor es el encargado de producir y distribuir el material requerido. Cabe resaltar que para estos servicios se trata de tener convenios entre las empresas para que resulte favorable los costos y gastos del core de negocio de cada uno.

Clasificación ABC: Es la clasificación de un grupo de ítems para identificar los que tienen mayor relevancia y/o valor, para saber en qué ítem enfocarse con mayor intensidad. Se apellida ABC puesto que se definen 3 tipos de ítems: los de tipo A que son los de mayor importancia con un porcentaje de participación del 10% en el número total de ítems pero con un valor del volumen aproximadamente hasta el 65%, le sigue los de tipo B los cuales tienen un nivel de importancia medio y su porcentaje de participación oscila entre el 10 y el 20% del total de ítems, pero con un valor del volumen aproximadamente del 25%, el restante porcentaje es donde se encuentran los ítems tipo C, que aunque su nivel de participación de numero de ítems se encuentra por encima del A y del B su nivel de importancia frente al volumen es aproximadamente el 10%.

Patrón de Demanda: Este patrón hace referencia al comportamiento de la demanda en el transcurso del tiempo, es un aspecto fundamental para la escogencia del pronóstico y del diseño del sistema de administración de inventarios. Estos patrones pueden ser: Perpetua o estacionaria la cual se mantiene por largo periodo de tiempo con una fluctuación mínima. El patrón estacional o periódico se refiere a aquel que por los picos en determinadas fechas se logra obtener una frecuencia permanente, el patrón de demanda errática es aquella que presenta grandes variaciones durante un periodo de tiempo incluyendo demandas con valor de 0, adicionalmente el patrón de demanda de tendencia es aquel que por su comportamiento en el tiempo se puede determinar un crecimiento o

40

decrecimiento de las cantidades, por último se puede mencionar todas aquellas combinaciones que pueden resultar de los patrones mencionados anteriormente.

Pronóstico: se refiere a los métodos estadísticos, que logran a partir de una serie de datos, en este caso la demanda, lograr un valor aproximado al que va a resultar en un periodo de tiempo en el futuro. Estos pronósticos pueden ser según técnicas de gran confiabilidad las siguientes: regresión lineal, Promedio Móvil, exponencial simple, exponencial doble, método de Winters y además otros que en este trabajo no se tendrán en cuenta.

Inventario: Es aquella cantidad que se resguarda en algún sitio para satisfacer la necesidad de la demanda sobre algún artículo, para este caso el inventario hace referencia a las cantidades que cada oficina tiene de los formatos preimpresos para poder entregar con oportunidad los productos financieros que los asociados y clientes demandan diariamente en ellas.

Error: este término hace referencia al indicador que se tendrá más en cuenta para la escogencia de la forma en que se administrará los sistemas de pronóstico para las demandas, puesto que estos errores permiten identificar la precisión, estabilidad, costos, gastos, utilidad de resultados y respuesta del sistema de pronósticos, y se mide a partir de la diferencia de lo realmente evidenciado versus el pronóstico calculado previamente al evento. Sus mediciones están definidas desde la estadística y por reconocidos autores, estas mediciones son la MAD y ECM que significan promedio de errores absolutos y error cuadrático medio respectivamente, éstos indicadores son mediciones principalmente para determinar el grado de la utilidad de los resultados del pronóstico.

SIGI: Sistema de Gestión de Inventarios es el sistema que controla y administra los parámetros y variables de lo que se tiene definido para entregar a los clientes, y lograr así satisfacer la demanda de estos de manera efectiva, para este sistema es necesario tener en cuenta las cantidades, patrones de demanda, pronósticos, revisiones, ordenes y costos de cada ítem a controlar.

Estacionalidad: Este es un indicador que se definió durante el proceso de desarrollo de los pronósticos para estabilizar las cantidades resultantes de los pronósticos a partir de un índice promedio del mismo mes en años anteriores teniendo en cuenta las temporadas de variabilidad en el transcurso del año.

Requisición: Son aquellas solicitudes que realizan cada oficina para que les entreguen los productos que necesitan, estas requisiciones o pedidos se realizan 3 veces, de las cuales una es mensual y 2 son extraordinarias, estas dos últimas se pueden hacer si requieren formatos adicionales con urgencia en caso contrario se deberán pedir dentro decir que en único caso que se necesite de urgencia se debe realizar en caso contrario se deberán pedir dentro de la requisición mensual.

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Sobreutilización: Este es un indicador que se definió según la experiencia de las oficinas con el desgaste o desperdicios que presencian de los demandantes, esto dado que los clientes que llegan a utilizar el formato para adquirir el producto financiero a menudo se equivocan diligenciándolos lo cual finaliza descartando y/o botándolos, para ello se decidió tener en cuenta un porcentaje del 5% adicional a lo definido para determinar los pronósticos

Asistente de Oficina: Es el funcionario encargado de la solicitud y administración de las formas preimpresas en las oficinas de la empresa financiera

Inventario Efectivo: es el inventario real que tienen físicamente en la oficina, se tiene en cuenta para hacer el formato de pedido ya que con esta cantidad se tiene la base para realizar la orden requerida

.

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1.5 DISEÑO METODOLOGICO

1.5.1 TIPO DE ESTUDIO

Se considera exploratorio-descriptivo-analítico porque primero que todo se desarrolla un estudio que pretende proporcionar una visión general frente a una realidad en la empresa, teniendo en cuenta el planteamiento de que el tema no ha sido explorado, lo cual permite describir sistemáticamente y así mismo lograr analizar los comportamientos de los inventarios de las formas preimpresas en las oficinas de la empresa financiera.

1.5.2 FUENTES DE INFORMACION Y TECNICAS DE RECOLECC ION

Las fuentes de información que se utilizan para llevar a cabo este proyecto son las siguientes: para la información histórica que se necesita para llevar a cabo el sistema de gestión se realizará por medio de los datos recolectados de la demanda real del consumo de las formas preimpresas las cuales van relacionadas a una transacción o producto que los clientes adquieren a través de estas formas preimpresas en las oficinas. En cuanto a las fuentes de información necesarias para llevar a cabo un diseño y aplicación del sistema de gestión de inventarios serán la literatura y websites.

1.5.3 ANALISIS DE LA INFORMACIÓN:

La información y los datos recolectados se analizarán mediante herramientas estadísticas y el uso de Microsoft Excel y Visual Basic

1.5.4 IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE INVENTARIOS:

A partir de la elaboración del sistema de control, se realizará un análisis de éste en 2 de las oficinas de la empresa para así establecer el mejor Sistema de control de Inventarios.

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2. DESCRIPCION DE LA SITUACIÓN ACTUAL

2.1 RED LOGÍSTICA DE LA EMPRESA

La red Logística de la empresa financiera en cuanto a las Formas Pre impresas se compone desde que existe la necesidad del cliente en adquirir un producto financiero, el cual por normas y políticas del estado, deben tener soportes para poder acceder a estos productos, por lo tanto estas formas tienen el rol de ser un medio para la adquisición del producto. Después de haber identificado la demanda del producto cada oficina de la empresa financiera procede a realizar una requisición para estos formatos y demás recursos que necesitarán para el resto del mes, puesto que existen 2 tipos de requisiciones:

• La Mensual: Es el Pedido que Comprende los productos de papelería, pre impresos, útiles de oficina, botiquín, aseo y cafetería que se encuentran negociados con un proveedor a nivel nacional, que son de consumo mensual y que se deben realizar en las fechas definidas de acuerdo con un cronograma de compras establecido.

• La Extra: Son Pedidos que son diferentes a los mencionados en la mensual, pero que en dado caso que necesite urgentemente alguno de los productos de la mensual se pueden adicionar a la solicitud, este igualmente está delimitado por un cronograma de compras.

Después que la oficina realiza la requisición en un aplicativo especial el cual es administrado por el proveedor de servicios Administrativos el cual se llamará El proveedor Outsourcing, quien es el encargado de consolidar toda la información generada por las oficinas y enviarla a los asistentes administrativos en cada regional, el consolidado y aprueba las requisiciones y en la Nacional la Dirección Nacional de Operaciones Logística es quien están en la obligación de verificar y aprobar las cantidades que creen son necesarias según promedios de cantidades ó constantemente se evidencia que son definidas las cantidades al azar, las solicitudes se hacen siempre buscando el buen desempeño mensual de las oficinas, estos tiempos de validación y envío de archivos también se encuentran contemplados en el cronograma de Compras.

En cuanto ya se han realizado las respectivas validaciones la Dirección Nacional envía un archivo plano al Proveedor Outsourcing quien es el encargado de realizar el contacto directo y la negociación con el proveedor, administrando y asegurando que este realice efectivamente los despachos según lo solicitado por las oficinas.

Cuando se han despachado la totalidad de los productos las oficinas están en la obligación de realizar las respectivas reclamaciones en caso de no haber recibido los productos conforme a calidad, cantidad y/o oportunidad, para esto se cuenta con un formato en el cual se debe verificar si las cantidades, la fecha propuesta y la calidad del producto están conforme a lo que se solicitó. Conforme a esto los proveedores deben asegurar una buena prestación de los servicios puesto que estas reclamaciones son los medios por los cuales se puede calificar al proveedor y tomar decisiones respecto a los acuerdos establecidos entre las empresas.

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PROVEEDOR

PROVEEDOR OUTSORCING

EMPRESA FINANCIERA (AREA LOGISTICA DIR NAL)

OFICINAS

CLIENTE

Orden de Compra

Requisición Mensual – Extra Nacional

Requisición Individual Mensual - Extra Despacho a Nivel

Nacional

SEDE ADMINISTRATIVA REGIONAL

Validación y Aprobación

Forma Preimpresa

Venta de Producto

Demanda Producto financiero

Ilustración 6 - Red Logística de la Empresa Financiera

Fuente: el Autor

Toda la red explicada se puede ilustrar de la siguiente forma:

En la ilustración se pueden encontrar todos los protagonistas y sus respectivos papeles en la red logística necesaria para el despacho de la papelería Preimpresa, en esta se logra identificar que el cliente es quien inicia y termina el ciclo dado que es quien necesita el producto y seguidamente la empresa para poder vender su producto debe realizar todo el proceso interno para darle la respuesta requerida.

La oficina realiza la requisición seguidamente, las áreas administrativas (sede Administrativa regional y el área de logística nacional) son las encargadas de validar los requerimientos y de aprobar estos.

Luego entra uno de los actores fundamentales en el proceso como es el proveedor de Outsourcing, este protagonista tiene como objetivo realizar la gestión efectiva de la cotización, negociación, adquisición, entrega en sitio y entrega de la solicitud del pago a contabilidad, de suministros de preimpresos, incluyendo la elaboración de solicitud de pago respectivo de cada compra para el respectivo tramite de pago.

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El proveedor de Outsourcing termina teniendo todo el contacto con los proveedores que producen las formas preimpresas, realizando todos los trámites para asegurar el despacho a la oficina, dejando como resultado una mayor concentración de la empresa financiera en su objetivo principal el cual es brindar servicios financieros confiables y competitivos a sus asociados y clientes.

La forma Preimpresa termina siendo el medio por el cual finalmente el cliente puede obtener el servicio financiero y la empresa financiera vender sus productos, creando así un ciclo constante en el tiempo dado que los productos pueden cambiar según las mejores prácticas del mercado, cambios en los procesos internos o cambios en la reglamentación de la superintendencia financiera quien es el ente encargado de regular a este tipo de entidades.

Para tener más claridad acerca de la red logística se plantea el siguiente ejemplo:

Don Jaime (Cliente) llega a una de las oficinas de la empresa Financiera puesto que no pudo retirar dinero en el cajero automático. Don Jaime necesita dinero de manera urgente por lo cual decide ingresar a las instalaciones de la empresa y realizar un retiro en la caja, cuando llega a la caja, el cliente solicita el servicio al asesor que se encuentra en esta. Muy amablemente el asesor le indica que debe primero deslizar la tarjeta en el Pin-Pad, seguidamente el asesor le entrega un formato en donde debe diligenciar su firma para que tanto a Don Jaime como al asesor les quede un soporte de la transacción que se acabó de realizar, a Don Jaime le entregan su dinero y se va contento de haber podido obtener lo que necesitaba.

Seguidamente el cajero se queda pensando que quedó con muy pocos formatos después de haber utilizado para realizar la transacción de Don Jaime. El cajero teniendo en cuenta esto, le informa la situación a su jefe, (asistente de oficina), para que realice la gestión respectiva antes de que se les acaben las existencias del formato.

Posteriormente el asistente de oficina dado la situación, ingresa al aplicativo de compras y realiza una requisición extra por el formato que necesitan de forma urgente, además que le informa a través de un correo al asistente administrativo y al analista nacional de operaciones logísticas para que le aprueben la requisición que acabó de realizar en el aplicativo.

Después que el asistente administrativo aprueba la requisición, el analista nacional de operaciones se comunica con el proveedor de Outsourcing para recomendarle la requisición que acaba de generar la oficina.

Con esto el proveedor de Outsourcing se encarga de contactarse con el proveedor que produce el formato y la empresa transportadora para enviarles la orden de compra e informarles l el nivel de urgencia, por lo cual estos dos últimos se encargan de la gestión del entregable y la logística respectiva para la entrega del producto a la oficina directamente.

A la siguiente semana de haber realizado la requisición, la oficina recibe del proveedor del Outsourcing, la cantidad que solicitaron por el aplicativo, abasteciendo así la cantidad de formatos que necesitaban para estar tranquilos con los posibles próximos clientes que ingresen a la oficina por el servicio de Pin-Pad.

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2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

Ilustración 7 - Diagrama de Flujo del proceso de compras de formas preimpresas

1. Asistente de Oficina

Detectar la necesidad del cliente para adquirir un producto


Tramitar solicitud de Papelería Preimpresa con el Outsourcing de Compras

Requisición de Bienes o servicios

¿La cantidad está Ok?

NO 5. Asistente Administrativo/ Auxiliar Nacional Operaciones Logística

Notificar a la Oficina para Redefinir la cantidad solicitada

SI

3. Compras Outsourcing

Consolidar las solicitudes de todas las áreas y oficinas en un archivo plano para la validación de la dirección nacional Logística.

4. Analista Nacional Operaciones Logística

Validar y verificar la requisición nacional con los asistentes administrativos de cada regional.

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Actividad 1. Detectar la necesidad del cliente para adquirir un producto.

Dentro de todas las oficinas de la empresa financiera se puede tomar la decisión para la adquisición de los formatos preimpresos, esto se realiza a través de una unidad de un proveedor de Outsourcing el cual se encarga de contactar al proveedor externo del producto para el proceso de entrega del formato, además de encargarse de la respectiva facturación con carga a la unidad de oficina que lo solicita.

La adquisición se hace basada en necesidades detectadas por asistentes de oficinas o por los colaboradores de su área, no se sustenta bajo ninguna justificación ni se realiza basándose en ninguna planeación de recursos.

Actividad 2. Tramitar solicitud de papelería Preimpresa con el Outsourcing de Compras

Para el trámite de papelería Preimpresa y de cualquier otro producto debe realizarse por el aplicativo de compras el cual permite seleccionar los productos que se encuentran en negociación con los proveedores.

Actividad 3. Consolidar las solicitudes de todas las áreas y oficinas en un archivo plano para la validación de la dirección nacional Logística.

6. Analista/Auxiliar Nacional Operaciones Logística

Enviar el archivo validado al proveedor de Outsourcing.


Recibir y verificar lo Solicitado

Reclamación a Proveedor


Tramitar la orden de Compra con el proveedor

Fuente: El Autor

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En el área de Compras en la empresa de Outsourcing se recopila toda la información solicitada por cada área administrativa y oficinas que generada en el aplicativo de Compras, esta información se remite primero a la dirección Nacional de Logística para su aprobación respectiva.

Actividad 4. Validar y verificar la requisición nacional con los asistentes administrativos de cada regional.

Al recibir la requisición generada por cada oficina por su cuenta, se verifica en la dirección nacional junto a cada asistente de la regional las cantidades exageradas o que están fuera de contexto para controlar sobrecostos en Papelería Preimpresa.

Actividad 5. Notificar a la Oficina para Redefinir la cantidad solicitada

El Asistente Administrativo Regional/ Analista Nacional Operaciones Logística a partir de las cantidades que no se encuentran acordes a los promedios o a salen de contexto, se notifican y se realizan los cambios necesarios en compañía a el asistente de oficina, para después modificarlo en el aplicativo.

Actividad 6. Enviar el archivo validado al proveedor de Outsourcing.

Cuando se encuentran las cantidades validadas por las regionales y la dirección nacional, éste último debe enviar la requisición al proveedor de Outsourcing para que proceda a realizar la orden de compra al proveedor.

Actividad 7. Tramitar la orden de Compra con el proveedor

El proveedor de Outsourcing es el encargado de la relación directa con el proveedor tramitando con él la orden de compra, facturación y especificaciones de la entrega para que en las oficinas llegue tal cual es solicitado por el aplicativo.

Actividad 8. Asistente de Oficina

Después de tramitado todo por el proveedor Outsourcing la oficina recibe los artículos solicitados en su domicilio, el proveedor debe cumplir con lo registrado en la orden de compra. En caso que no llegue lo solicitado el asistente de oficina debe realizar una reclamación a proveedor.

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2.3 REVISIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN HISTÓRICA Y ACTUAL.

Para la revisión y análisis de la información se tomaron 3 años atrás, es decir 36 periodos (meses) anteriores, dado que las requisiciones de estos artículos son mensuales así como se plantea anteriormente.

Para la escogencia de los formatos en los cuales se va a enfocar el sistema de gestión de inventarios se definieron los siguientes Criterios:

1. Transaccionalidad: Si el formato tiene una o más transacciones ligadas se tendrá en cuenta. En caso que tenga una transaccionalidad conjunta pero esta sea menor o igual a 1 durante los periodos anteriores respecto a las otras no se tendrá en cuenta para el sistema.

2. Compras: Si el formato no tiene una transaccionalidad pero su promedio de compras en los 3 años anteriores es mayor a 500 unidades se tendrá en cuenta, por su participación en la operación de la oficina.

3. Nuevos: Si son formatos recientes que no tienen el total de los periodos que se definieron anteriormente no se tendrán en cuenta, en caso que sean nuevos pero estén relacionadas a una transacción se tendrá en cuenta.

A partir de esto la información consolidada se obtuvo a partir de las transacciones que están amarradas a los formatos Preimpresos, algunos con más de una transacción dependiente. Siendo esto así los formatos a los que se les va a realizar el proceso son estos.

Tabla 7 - Formatos Vs Transacciones. Codigo Formato Nombre Formato Transacciones

CAP-004 APERTURA DE CERTIFICADOS DE DEPOSITOS Apertura CDT'SCAP-005 CANCELACION DE CERTIFICADO DE DEPOSITO Cancelación CDT'SCAP-009 INSCRIPCION AL PLAN DE AHORRO PROGRAMADO Apertura PAPCAP-010 MODIFICACION O CANCELACION DE PLAN DE AH PAP Modificados y Cancelados

CAP-013 REGISTRO DE FIRMAS Apertura Cuenta Ahorro + Apertura Cuentas Coomevita

CAP-016 LIBRETA DE AHORROS-DESPRENDIBLE Apertura Cuenta AhorroCAP-017 EXTRACTO CUENTA DE AHORROS Extractos de AhorrosCAP-018 COMPROBANTE UNICO Transacciones Monetarias

CAP-034 SOBRES TYVERK TARJETA DEBITO Activación Tarjeta Débito + Activación Tarjetas Coomevita

CAP-041 LIBRETA COOMEVITA-DESPRENDIBLE Apertura Cuentas CoomevitaCAP-042 TARJETA DEBITO COOMEVITA Activación Tarjetas Coomevita

CAP-048 APERTURA DE CUENTAS Apertura Cuenta Ahorro + Apertura Cuentas Coomevita

CAP-053 TARJETA DEBITO Activación Tarjeta Débito

CAP-054 ACTA DESTRUCCION TARJETA DEBITO Y/O SOBR Cancelación Tarjetas Débito + Cancelación Tarjetas Coomevita

CAP-075 TRANSACCIONES PIN PAD Trasacciones Pin PadCAP-094 COMPROBANTE RECAUDO APORTES PILA Recaudos PilaCAP-102 COMPROBANTE RECAUDO PATE Recaudos PateCRE-001 SOLICITUD DE CREDITO PERSONA NATURAL Créditos Radicados Persona Natural

CRE-080 CONTROL DE RECIBO DOCUMENTACION CREDITO Créditos Radicados Persona Jurídica + Créditos Radicados Persona Natural

CRE-082 VERIFICACION DE INFORMACION DE CREDITO Créditos Radicados Persona Jurídica + Créditos Radicados Persona Natural

CRE-083 SOLICITUD CREDITO PERSONA JURIDICA Créditos Radicados Persona JurídicaCRE-085 REPORTE VISITA COMERCIAL PERS.JURIDICA Créditos Radicados Persona JurídicaCRE-094 ESTADO DE CUENTA ASOCIADO Facturación Asociados y ClientesPLA-001 REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN Transacciones Mayores o Iguales a 10 MMUniversal PORTA TITULO CDT Apertura CDT'S

VTA-007 SOLICITUD DE SERVICIOS TARJETA DÉBITO

Activación Tarjeta Débito + Activación Tarjetas Coomevita + Cancelación Tarjetas Débito + Cancelación Tarjetas Coomevita + Tarjetas

Bloqueadas + Reposición de TarjetasVTA-018 CERTIFICADO DE DEPOSITO A TERMINO CDT Apertura CDT'S

Fuente: El Autor

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Después de escogido los formatos a trabajar se decide a realizar primero los análisis a las transacciones y no a los formatos como tal, puesto que resultan más dispendioso el análisis de los formatos, por lo cual se definieron las siguientes transacciones:

Tabla 8 - Transacciones Vs Formatos.

Transacción Formato Cód Descripción Formato

CAP-016 445 Libreta de AhorrosCAP-013 504 Registro de FirmasCAP-048 1791 Apertura de CuentasCAP-041 446 Libreta Coomevita

CAP-013 504 Registro de Firmas

CAP-048 1791 Apertura de CuentasCAP-053 NA Tarjeta DébitoCAP-034 486 Sobres Tyverk Tarjeta Débito

VTA-007 499 Solicitud de Servicios Tarjeta Débito

CAP-042 NA Tarjeta Débito CoomevitaCAP-034 486 Sobres Tyverk Tarjeta Débito



CAP-054 1419 Acta Destrucciòn Tarjeta Débito

VTA-007 499 Solicitud de Servicios Tarjeta DébitoCAP-054 1419 Acta Destrucciòn Tarjeta DébitoCAP-004 370 Apertura Certificados de DepósitosUniversal 460 Porta Título CDT

VTA-018 1434 Certificado de Depósito a Termino CDT

8 Cancelación CDT'S CAP-005 383 Cancelación Certificado de Depóstio

9 Apertura PAP CAP-009 437 Inscripción al Plan de Ahorro Programado10 Tarjetas Bloqueadas VTA-007 499 Solicitud de Servicios Tarjeta Débito11 Reposición de Tarjetas VTA-007 499 Solicitud de Servicios Tarjeta Débito

CRE-085 1792 Reporte Visita Comercial Per JurídicaCRE-083 1793 Solicitud de Crédito Persona JurídicaCRE-082 509 Verificación de Información de CréditoCRE-080 402 Control de Recibo Documentación CréditoCRE-001 494 Solicitud de Crédito Persona NaturalCRE-082 509 Verificación de Información de CréditoCRE-080 402 Control de Recibo Documentación Crédito

14 Facturación Asociados y Clientes CRE-094 1495 Estado de Cuenta Asociado15 Extractos de Ahorros CAP-017 1496 Extracto Cuenta de Ahorros16 PAP Modificados y Cancelados CAP-010 451 Modificación o Cancelación de PAP17 Recaudos Pate CAP-102 2207 Comprobante Recaudo PATE18 Recaudos Pila CAP-094 443 Comprobante Recaudo Aportes Pila19 Trasacciones Pin Pad CAP-075 1762 Transacciones Pin Pad20 Transacciones Mayores o Iguales a 10 MM PLA-001 405 Registro Individual de Transacciones en Efectivo21 Transacciones Monetarias CAP-018 392 Comprobante Único

Activación Tarjetas Coomevita

Cancelación Tarjetas Débito

Cancelación Tarjetas Coomevita

Créditos Radicados Persona Jurídica

Créditos Radicados Persona Natural

12

13

5

6

1

2

3

4

Apertura CDT'S7

Apertura Cuenta Ahorro

Apertura Cuentas Coomevita

Activación Tarjeta Débito

Fuente: El Autor

Igualmente se definió en trabajar en dos oficinas de la regional Cali y verificar su efectividad y para aspirar después aplicarlo en el resto de las oficinas en las diferentes regionales, el criterio que se definió para la escogencia de estas, es que sean oficinas de

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tipología grande, dado que son en donde se presencia una mayor productividad y mayor flujo de asociados, por lo tanto el modelo resultaría más fácil de controlar después en las otras oficinas medianas y pequeñas, a continuación se encuentran la comparación de productividades de las oficinas que pertenecen a la Regional Cali:

Ilustración 8 - Cuadro Comparativo de Oficinas de la Regional Cali

Fuente: El Autor

A partir de la ilustración se puede evidenciar las oficinas que tienen mayor número de asociados y transacciones son Norte, Sede Nacional y Unicentro respectivamente, sin embargo, teniendo en cuenta que se realizarán los análisis a las transacciones, y pensando en el acoplamiento de la aplicación del sistema a las demás oficinas con menor transaccionalidad, las oficinas que se centrará el proyecto son las de mayor número de transacciones, por lo tanto las oficinas que se realizará el análisis son la oficina Sede Nacional (0105CL) y la oficina Unicentro (0107CL).

Para integrar lo mencionado anteriormente los datos por transacción y Oficina se pueden evidenciar en el Anexo A.

Adicionalmente se puede evidenciar que actualmente en la empresa no cuenta con ningún tipo de control para las cantidades que se piden o se tienen en las oficinas de los formatos preimpresos, dado que las requisiciones de los años investigados se encuentran con un desfase alto, por ejemplo resultan situaciones en las que se piden cantidades exageradas en un periodo para tener formatos para varios periodos dando como resultado un sobresalto del presupuesto en papelería, además de el espacio adicional que debe adecuar en la oficina para el resguardo de estas cantidades que aunque las personas encargadas de la administración de estas siempre tienen esto en cuenta, por políticas de 5 eses que adopta la empresa este proceso es para mejorar según el área de procesos.

Retomando lo anterior, otra situación que se presenta a menudo en la empresa por no controlar estos pedidos e inventarios son las urgencias que deben generarse puesto que la oficina no prevé la cantidad que puede tener en su demanda en el mes, esto repercute

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en mayores gastos ya que las requisiciones extras tienen un costo adicional al de las requisiciones mensuales, sucede también constantemente que el proveedor no puede tener la orden en el momento requerido, dado que no tienen en inventario de la forma, ya que por políticas de la empresa y el acuerdo con el proveedor de Outsourcing el inventario que se debe manejar en la bodega del productor de formas debe ser mínimo para que no incurrir en costos adicionales, es decir que solo con el pedido de la empresa financiera se produzca lo solicitado y se distribuya. En estas situaciones la coordinación de logística debe buscar formas en las demás oficinas cercanas o dado el caso de las urgencias lejanas para que se envíen formas y puedan sostener estas situaciones.

Para estas evidenciar estas diferencias y comportamiento, en la grafica se encuentra las cantidades de formatos Registro de firmas en las oficinas investigadas durante el 2009, entre lo que se solicitó (Compras) y lo que realmente se utilizó (Demanda):

Ilustración 9 - Comportamiento Demanda Vs Compras (CAP-013) (Sede Nacional)

0

50

100

150

200

250

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Ca

nti

dad

Fo

rma

tos

Periodo (Mes)

Comportamiento Oficina Sede Nacional (0105) 2009

Demanda Vs Compras

Demanda

Compras

Fuente: El Autor

53

Ilustración 10 - Comportamiento Demanda Vs Compras (Cap-013) (Unicentro)

0

50

100

150

200

250

300

350


Ca

nti

da

d F

orm

ato

s

Periodo (Mes)

Comportamiento Oficina Unicentro (0107) 2009

Demanda vs Compras

Demanda

Compras

Fuente: El Autor

Evidenciando este caso y todos los demás que se encuentran en el Anexo B, se puede analizar que las oficinas no cuentan con una administración de estos formatos, experimentan un desorden que trasciende en faltantes para los clientes, gastos operacionales adicionales y costos adicionales de ordenamiento e inventario. En el sistema que se va a realizar se necesitará adicionar en el modelo de gestión de inventarios la forma de tener la información respecto al inventario al final del mes o cierto periodo de tiempo de cada formato, como una revisión periódica para el control de estos. A continuación se muestra las diferencias en cantidades del año 2009 de la forma Registro de Firmas con la cual evidenciamos diferencia de 178 y 138 unidades de sede nacional y Unicentro respectivamente, por encima de lo que se solicitó, sin tener en cuenta los inventarios que tuvieran anteriormente, para mejor ilustración de los comportamientos de los formatos en estas dos oficinas ver Anexo B:

Ilustración 11 - Cantidad de Demanda vs compras año 2009 (Cap-013)

578538

400 400

0

100

200

300

400

500

600

700

0105CL 0107CL

Ca

nti

dad

de

Fo

rmat

os

OFICINA

Cantidad de Demanda Vs Compras

Demanda

Compras

Fuente: El autor

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2.4 COSTOS

Para realizar el sistema de gestión de inventarios de las formas preimpresas en la empresa financiera se debe dimensionar los costos que todo el proceso mencionado anteriormente implica, desde el ordenamiento de los formatos hasta el recibo de la mercancía solicitada.

Para abordar el tema, inicialmente se debe mencionar el papel del proveedor de Outsourcing de compras, el cual administra un software de requisiciones para todas las oficinas, para asegurar el flujo de información y sus debidas autorizaciones por los jefes de centro de costos. Este software facilita la comunicación entre el proveedor y el cliente quien define cuáles son sus necesidades incluyendo artículos de aseo, cafetería, activos, misceláneos, formas preimpresas y todo lo demás que sea un tangible se debe realizar por este medio, lo cual también facilita pues se tiene total control de las compras realizadas por toda la empresa a nivel nacional. Actualmente los costos por el uso de este aplicativo no son cobrados por el proveedor de Outsourcing como un servicio aparte, sino que este se incluye en los valores que están asignados para solicitar una requisición (extra o mensual) estos valores son

Tabla 9 - Tarifas del Servicio de Compras

Desde HastaMensual 1 300* $ 80.573 $ 24.171.900

Extra 1 300* $ 91.245 $ 27.373.500

* Nota: Las requisiciones adicionales al rango negociado se cobrará el 3% al valor unitario de éstas

ACTIVIDADRANGO DE REQ

VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

Fuente: el Autor

Los valores totales hacen referencia de acuerdo al número máximo de las requisiciones que están estipuladas en la negociación con el proveedor de Outsourcing, después de este valor se incrementa en un 3% el valor unitario de las requisiciones adicionales.

Se toma como requisición la solicitud de cada centro de costo o área ordenadora quien ingresa al aplicativo a generar sus requerimientos, el valor unitario fue definido por las dos empresas de acuerdo a los costos con que cuenta la empresa de Outsourcing para prestar el servicio.

El servicio que nos presta el proveedor de Outsourcing es encargarse de generar la orden de compra, cerciorarse de que estas sean despachadas en cada oficina en el tiempo estipulado previamente en un cronograma de compras, además de realizar la gestión con la solicitud de pago de la factura por lo entregado. Estos precios son negociados y gestionados por el proveedor de Outsourcing, dado que ellos como manejan mas volumen de pedidos entonces les realizan descuentos y ofertas los cuales sirven para el ahorro del gasto que se podría realizar con un proveedor productor directamente.

Para las formas preimpresas que se van a realizar el sistema de gestión de inventarios los precios sin IVA son:

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Tabla 10 - Precios de Formas Preimpresas

DescripciónUNIDAD DE

EMPAQUE

UNIDAD DE

DESPACHOPRECIO Precio Unitario

APERTURA DE CERTIFICADOS DE DEPOSITOS

TL 50 $ 2.226 $ 45

CANCELACION DE CERTIFICADO DE DEPOSITO

TL 50 $ 1.093 $ 22

COMPROBANTE UNICO PQ 500 $ 11.585 $ 23CONTROL DE RECIBO

DOCUMENTACION CREDITO TL 50 $ 1.853 $ 37

REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN

TL 50 $ 1.020 $ 20

INSCRIPCION AL PLAN DE AHORRO PROGRAMADO

TL 50 $ 642 $ 13

COMPROBANTE RECAUDO APORTES PILA

UN 1 $ 43 $ 43

LIBRETA DE AHORROS-DESPRENDIBLE

LB 50 $ 1.166 $ 23

LIBRETA COOMEVITA-DESPRENDIBLE

LB 50 $ 1.166 $ 23

MODIFICACION O CANCELACION DE PLAN DE AH

TL 50 $ 8.904 $ 178

PORTA TITULO CDT UN 1 $ 742 $ 742

SOBRES TYVERK TARJETA DEBITO UN 1 $ 318 $ 318

SOLICITUD DE CREDITO PERSONA NATURAL

TL 50 $ 1.250 $ 25

SOLICITUD DE SERVICIOS TARJETA DÉBITO

TL 50 $ 1.717 $ 34

REGISTRO DE FIRMAS UN 1 $ 45 $ 45

VERIFICACION DE INFORMACION DE CREDITO

TL 50 $ 1.115 $ 22

ACTA DESTRUCCION TARJETA DEBITO Y/O SOBR

TL 50 $ 999 $ 20

CERTIFICADO DE DEPOSITO A TERMINO CDT

UN 100 $ 174.700 $ 1.747

ESTADO DE CUENTA ASOCIADO CJ 2000 $ 72.500 $ 36

EXTRACTO CUENTA DE AHORROS CJ 2000 $ 58.000 $ 29

TRANSACCIONES PIN PAD UN 1 $ 43 $ 43

APERTURA DE CUENTAS TL 50 $ 170 $ 3

REPORTE VISITA COMERCIAL PERS.JURIDICA

TL 100 $ 2.438 $ 24

SOLICITUD CREDITO PERSONA JURIDICA

TL 50 $ 3.816 $ 76

COMPROBANTE RECAUDO PATE UN 1 $ 49 $ 49TARJETA DEBITO CJ 50 $ 56.000 $ 1.120

TARJETA DEBITO COOMEVITA CJ 50 $ 56.000 $ 1.120

Fuente: el Autor

Los costos más relevante para este proceso son los tiempos de los colaboradores involucrados en él, por ejemplo el tiempo de los asistentes de las oficinas cuando hacen las requisiciones en el aplicativo del proveedor, o el soporte que brinda la dirección nacional cuando las oficinas requieren por errores del aplicativo del proveedor o capacitación del mismo.

Estos tiempos en general están inmersos a la misma causa: el Software. Este aplicativo brindado por el proveedor resulta bastante dispendioso para trabajar como herramienta

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para el proceso de compras, algunas de sus dificultades que se han podido identificar son:

1. Antigüedad del Software: Es un software antiguo que necesita numerosas validaciones y pantallas, las cuales en mayoría de ocasiones genera errores e incógnitas para las personas que la utilizan.

2. Identificación de productos: en el software para escoger los productos se deben buscar en una opción de “búsqueda”, en una base da datos que incluyen los artículos de la empresa financiera mas los artículos de las otras empresas que el proveedor de Outsourcing les presta el mismo servicio, es decir que pueden haber de una misma descripción varios códigos, pero dado el catalogo que inicialmente se define con cada empresa el usuario podrá escoger el que esta negociado con el proveedor. Siendo esto así se evidencian errores a menudo por la codificación de los artículos y su dispendiosa búsqueda en la base de datos de artículos.

3. Diversidad de escenarios: el software cuenta con 10 ambientes diferentes para la escogencia de un artículo, lo cual confunde al usuario.

4. Licencias: las licencias del software se vencen seguidamente lo cual genera un caos en el momento que los usuarios ingresan y no encuentran la misma pantalla amigable que conocían sino un sistema operativo más técnico lo cual es necesario un soporte técnico de parte de la dirección nacional.

Dado estos inconvenientes frecuentes con el software, se calculan unos costos según los salarios de los involucrados, los salarios y sus tiempos son:

Tabla 11 - Salarios de Personas involucradas en el proceso de compra

Mensual Per Día Per Hora Per MinutoAsistente de Oficina $ 2.100.000 $ 70.000 $ 8.750 $ 145,83

Asistente administrativo $ 2.900.000 $ 96.667 $ 12.083 $ 201,39Analista Nacional de Operaciones $ 2.400.000 $ 80.000 $ 10.000 $ 166,67

SalarioCargo

Fuente: El Autor

Tabla 12 - Costos y tiempos de Asistente de Oficina

Cargo Asistente de OficinaActividad Tiempo Promedio Costo

Ingreso al sistema 2 min $ 291,67Buscar centro de costo y escoger extra o mensual 2 min $ 291,67

Busqueda de Codigos y Articulos para la requisicion 10 min $ 1.458,33Escoger cantidad 5 min $ 729,17

Confirmar Cantidad 1 min $ 145,83Confirmar Gasto a Presupuesto 1 min $ 145,83

Articulo Adicional 7 min $ 1.020,83Solicitar Soporte de Aplicativo o requisición 10 min $ 1.458,33

Recepcion de requisicón 10 min $ 1.458,33Validacion de lo solicitado vs recibido 20 min $ 2.916,67

Posible Reclamacion a Proveedor 5 min $ 729,17Total 73 min $ 10.645,83

Fuente: El Autor

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El tiempo promedio y las actividades mencionadas en las tablas 13, 14 y 15 fueron establecidos a partir de informes que el área de procesos y productividad de la empresa obtuvo mediante investigaciones de tiempos y costos en las oficinas, vale la pena aclarar que son tiempos en promedio que se gasta cada persona realizando la actividad, sin embargo diariamente se pueden evidenciar que es mayor el tiempo que se gastan en la oficina, es decir estos tiempos aplican si solamente pidiera 2 productos en el aplicativo, normalmente son en promedio 25 artículos los que se piden por requisición mensual y 5 artículos por requisiciones extras, lo cual aumentaría aproximadamente 140 minutos más, según la actividad Articulo adicional.

Adicional a la oficina se encuentra los roles del asistente administrativo y analista nacional de operaciones en el proceso, los cuales representan en tiempo y costos así:

Tabla 13 - Costos y tiempos de Asistente administrativo

Cargo Asistente AdministrativoActividad Tiempo Promedio Costo

Ingreso al sistema 2 min $ 402,78Busqueda de oficinas y requisiciones para aprobar 3 min $ 604,17

Aprobacion de Requisiciones 5 min $ 1.006,94Seguimiento a las cantidades solicitadas por las

oficinas20 min

$ 4.027,78Seguimiento al diligenciamiento del aplicativo en las

oficinas 15 min $ 3.020,83Total 45 min $ 9.062,50

Fuente: El Autor

Tabla 14 - Costos y Tiempos de Analista Nacional de Operaciones

Cargo Analista Nacional OperacionesActividad Tiempo Promedio Costo

Ingreso al sistema 2 min $ 333,33Busqueda de oficinas y requisiciones para aprobar 3 min $ 500,00

Aprobacion de Requisiciones 5 min $ 833,33Seguimiento a las cantidades aprobadas por las

regionales20 min $ 3.333,33

Seguimiento al diligenciamiento del aplicativo en las regionales

15 min $ 2.500,00

Soporte a oficinas y regionales de los aplicativos 15 min $ 2.500,00Contacto con proveedores para reclamaciones y

eventos urgentes15 min $ 2.500,00

Total 75 min $ 12.500,00

Fuente: El Autor

Las oficinas normalmente deberían enfocarse en la atención al cliente para poder cumplir a cabalidad las metas de satisfacción del cliente, pero actividades como estas le disminuyen el tiempo a los asistentes de oficinas para concentrarse en la atención al público.

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En promedio para todas las operaciones y su respectivo costo operacional está dado así:

Tabla 15 - Totales de Tiempos y costos operacionales del proceso de compras

Cargo Tiempo Promedio Costo totalAsistente de Oficina 73 min $ 10.645,83

Asistente Administrativo 45 min $ 9.062,50Analista Nacional Operaciones 75 min $ 12.500,00

TOTAL 193 min $ 32.208,33Fuente: El autor

Las oficinas normalmente deberían enfocarse en la atención al cliente para poder cumplir a cabalidad las metas de satisfacción del cliente, pero actividades como estas les disminuyen el tiempo a los asistentes de oficinas para concentrarse en dicha atención.

Adicionalmente se costea la posible obsolescencia de los formatos el cual es importante económicamente hablando dado que en el momento que se necesita realizar los cambios de estos formatos, toda la papelería existente en las oficinas se debe destruir, lo cual genera pérdidas millonarias, por ejemplo en el año 2007 se realizaron cambios a todos los formatos existentes dado una iniciativa de mercadeo para el reconocimiento de la empresa. Esta directriz dejo como consecuencia la destrucción de aproximadamente 50 millones de pesos en papelería Preimpresa, lo cual impactó en un alto porcentaje el estado de resultados de la empresa.

Además de este costo por la obsolescencia de formatos se sumó al gasto, la compra de las existencias suficientes para la operación de las oficinas.

Este impacto se mide a partir del número de veces en que se realizaron cambios generales en los formatos desde enero del 2007, el cual es el año desde donde se está tomando la muestra para el sistema de gestión de inventarios.

Los meses en que fueron cambiados la totalidad de los formatos fue en dos fechas desde enero de 2007 hasta la fecha, han sido 2, una en octubre de 2007 y otra en agosto de 2009, por lo tanto la probabilidad de obsolescencia se puede definir como:

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Esta probabilidad resulta importante tenerla en cuenta, sin embargo se costea como la posible pérdida de lo que se tiene en existencias actualmente en las oficinas de formatos preimpresos, por ejemplo para el mes de mayo y dado las existencias en las oficinas este valor sería así:

Tabla 16 - Cantidad y Costo total de las existencias en las oficinas OFICINA Cantidad Costo total

SEDE NACIONAL 11488 $ 954.829 UNICENTRO 9352 $ 708.059

$ 1.662.888

Fuente: El Autor

La cantidad se obtiene a partir del inventario de existencias que se realizó para la realización del presente trabajo y el costo total se calculó según los costos unitario de cada uno de los formatos.

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3. DISEÑO DE MODELO GESTION DE INVENTARIOS

3.1 METODOLOGÍA DE DISEÑO

Teniendo en cuenta la información actual de la empresa y la manera como se realiza los sistemas de control de inventarios para casos como este, se desarrollarán los siguientes aspectos:

• Clasificación ABC • Selección de Pronóstico • Calculo de Pronósticos • Diseño de Modelo de Sistema de Inventarios • Aplicación del Modelo Propuesto

Estos puntos se desarrollarán conjuntamente con la herramienta Excel y Visual Basic, puesto que con estos programas se facilita el registro de datos, el análisis de las formulas planteadas en las referencias bibliográficas y por lo tanto la interpretación o conclusiones de lo analizado. Luego de desarrollado los puntos mencionados se procederá a la revisión de indicadores de gestión y costos, para la identificación de oportunidades de mejoramiento y ahorro.

3.2 CLASIFICACIÓN ABC

En cuanto a la clasificación ABC del sistema, se realizó el análisis respectivo de las demandas que se encuentran en el Anexo A, estableciendo categorías con objeto de lograr una mayor atención y vigilancia sobre las transacciones, la atención se da por su cantidad más no por su monto.

El análisis se realiza a partir del volumen de las transacciones, ya que con el sistema se necesita evaluar la importancia de no tener faltantes para la demanda del cliente y la entrega del producto satisfactoriamente, mas no por los tipos de artículos que se debe adquirir, es decir que los precios resultan de más importancia en el momento de la negociación con el proveedor, pero no es una política para el establecimiento de unidades a despachar a las oficinas que es el objetivo final del proyecto.

Para este análisis, se establecieron 3 grupos el A, B y C, Los cuales se establecen con base al número de solicitudes. Generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de los artículos por lo cual según lo mencionado en el marco de referencia se definirán así:

• Formas Clase A = 10% del total de ítems, con alrededor del 65% del total de las cantidades.

• Formas Clase B = 20% del total de ítems, con alrededor del 25% del total de las cantidades.

• Formas Clase C = 70% del total de ítems, con alrededor del 10% del total de las cantidades.

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Para este análisis se diseñó una aplicación en Excel en donde a partir de la oficina y sus respectivos datos históricos, se ordena automáticamente las transacciones según el análisis ABC explicado anteriormente, para así poder determinar la importancia de cada transacción dentro del consolidado.

Lo realizado en el programa es un calculo que dependiendo a la oficina escogida en una lista de validación se genera su respectivas demandas desde el 2007 hasta la fecha de las transacciones, mediante una macro, ésta a su vez automáticamente organiza los datos, realiza la formulación respectiva y la categorización de cada ítem.

Para las dos oficinas los análisis que se realizaron son los siguientes:

Oficina Sede Nacional:

Tabla 17 - Análisis ABC de Transacciones en la Oficina Sede Nacional

TRANSACCION PROMEDIO MENSUAL

VOLUMEN VOLUMEN ANUAL

VOL ACUM TIPO

und/mes und/año % %

Facturación Asociados y Clientes 7537 90442 35,42% 35,42% ATransacciones Monetarias 6653 79834 31,26% 66,68% B

Extractos de Ahorros 2802 33628 13,17% 79,85% BRecaudos Pila 1485 17818 6,98% 86,82% B

Trasacciones Pin Pad 945 11338 4,44% 91,26% CCréditos Radicados Persona Natural 669 8031 3,14% 94,41% C

Recaudos Pate 592 7105 2,78% 97,19% CTransacciones Mayores o Iguales a 10 MM 228 2735 1,07% 98,26% C

Apertura CDT'S 83 996 0,39% 98,65% CActivación Tarjeta Débito 76 908 0,36% 99,01% C

Cancelación CDT'S 70 839 0,33% 99,34% CCancelación Tarjetas Débito 55 658 0,26% 99,59% C

Apertura Cuenta Ahorro 39 470 0,18% 99,78% CApertura PAP 12 144 0,06% 99,83% C

Apertura Cuentas Coomevita 9 108 0,04% 99,88% CTarjetas Bloqueadas 8 101 0,04% 99,92% C

Activación Tarjetas Coomevita 6 76 0,03% 99,95% CReposición de Tarjetas 4 51 0,02% 99,97% C

Cancelación Tarjetas Coomevita 4 43 0,02% 99,98% CPAP Modificados y Cancelados 3 30 0,01% 99,99% C

Créditos Radicados Persona Jurídica 1 16 0,01% 100,00% C

TOTAL 21281 255371 100,00% 100,00%

ANALISIS ABC

Fuente: El Autor

Dado el resultado del análisis ABC que se realizó de esta oficina, se puede concluir que las transacciones tipo A y B son las más importantes y de mayor flujo dado su volumen de demanda, lo cual en la selección del pronostico se deberá escoger un pronóstico que más

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se adapte a su patrón de demanda y que además asegurar que se realice un seguimiento y revisión tanto de la demanda como de los pronósticos calculados.

Teniendo en cuenta que la transacción de facturación de asociados y clientes se toma es de la cantidad de asociados que se encuentran afiliados en la oficina, por lo cual resulta con un volumen alto respecto al total de otras transacciones, en consecuencia varios de los ítems quedaron situados en categoría C, lo cual, según la teoría, no se les debería prestar atención, sin embargo para este caso se tendrán muy en cuenta, como si fueran de tipo B, dado que sus promedios mensuales en el último año se refleja un alto movimiento e intensidad con demandas mayores de 100 Uds. Esto nos permite tener en cuenta las transacciones desde las pin pad hasta las transacciones mayores o iguales a 10 mm la cual tiene un promedio mensual del año 2009 más de 228.

Para la oficina de Unicentro el análisis es el siguiente:

Tabla 18 -Análisis ABC de transacciones en la Oficina Unicentro

TRANSACCION PROMEDIO MENSUAL

VOLUMEN VOLUMEN ANUAL

VOL ACUM TIPO

und/mes und/año % %

Facturación Asociados y Clientes 7038 84456 39,34% 39,34% ATransacciones Monetarias 5500 66001 30,75% 70,09% B

Extractos de Ahorros 2197 26369 12,28% 82,37% BRecaudos Pila 1446 17350 8,08% 90,46% C

Trasacciones Pin Pad 545 6542 3,05% 93,50% CCréditos Radicados Persona Natural 528 6333 2,95% 96,45% C

Recaudos Pate 299 3582 1,67% 98,12% CActivación Tarjeta Débito 96 1152 0,54% 98,66% C

Apertura CDT'S 62 738 0,34% 99,00% CCancelación CDT'S 48 579 0,27% 99,27% C

Apertura Cuenta Ahorro 37 439 0,20% 99,48% CCancelación Tarjetas Débito 28 334 0,16% 99,63% C

Transacciones Mayores o Iguales a 10 MM 17 198 0,09% 99,73% CApertura PAP 14 165 0,08% 99,80% C

Tarjetas Bloqueadas 10 120 0,06% 99,86% CApertura Cuentas Coomevita 8 99 0,05% 99,90% C

Activación Tarjetas Coomevita 7 85 0,04% 99,94% CReposición de Tarjetas 6 68 0,03% 99,98% C

Cancelación Tarjetas Coomevita 2 24 0,01% 99,99% CPAP Modificados y Cancelados 2 24 0,01% 100,00% C

Créditos Radicados Persona Jurídica 0 4 0,00% 100,00% C

TOTAL 17889 214662 100,00% 100,00%

ANALISIS ABC

Fuente: El Autor

En esta oficina resulta parecido el análisis al de la sede nacional, teniendo como las referencias de tipo A y B los formatos Facturación de Asociados, Transacciones

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Monetarias y Extractos de ahorros, contando como los de tipo C todas las demás transacciones, para lo cual se debe destacar la cantidad alarmante de la primera transacción dado su diferencia con las demás, esta transacción es muy estable y va relacionada con el número de asociados que se encuentran registrados en la sede, por lo cual va a distinguirse de las otras transacciones, por ejemplo es complicado tener en un mismo mes a todos los asociados a realizar la misma transacción.

En este caso por ende se tendrán también muy en cuenta las transacciones de tipo C que tengan un nivel promedio mayores a 299, lo cual incluye desde las transacciones de recaudos pila hasta los recaudos pate.

3.3 SELECCIÓN DE PRONÓSTICO DE DEMANDA

Para la escogencia de los pronósticos de demanda para cada transacción se definió una política que involucra dos criterios que identifican, primero, al comportamiento de la demanda como es el patrón de demanda, seguidamente se establece el criterio del nivel o volumen de participación en las demandas obtenido por el análisis ABC.

Conociendo el patrón de demanda se tendrá una noción del pronóstico ideal para el tipo de tendencia que experimente la transacción, este pronóstico se adaptará mejor y así su error será menor al error posible con un pronóstico que no aplique al tipo de patrón. Este criterio se convierte en el principal para la escogencia del pronóstico, dado que representa el análisis de la información histórica de la demanda y su comportamiento en el tiempo el cual es primordial para definir próximas demandas.

En cuanto al segundo criterio, se tendrá en cuenta como segunda opción para aquellas transacciones que lo ameriten, es decir, que para los ítems que resulten A del análisis ABC se tratará de utilizar el método más complejo de los que se están utilizando para este trabajo como lo es el Pronóstico de suavización exponencial doble, en caso que el ítem resulte B y su patrón sea perpetuo se optará por la suavización simple, igualmente será la decisión para los de tipo C, que por lo general sus pronósticos serán de tipo promedio Móvil.

Según esto la política resumida en una tabla quedaría así:

Tabla 19 - Matriz de Política de selección de Pronóstico

CLASIFICACIONPATRÓN A B C

Perpetua o Uniforme Exp. Doble Exp. Simple Promedio MovilCreciente o Decreciente Exp. Doble Exp. Doble Exp. Doble

Erratica Exp. Simple Exp. Simple Exp. SimpleEstacional Winters Winters Promedio Movil

Fuente: El Autor

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Con esta tabla se desea explicar cada una de las posibilidades de combinaciones que pueden resultar según los criterios de selección del pronóstico que se definieron anteriormente.

Cuando se trata de un patrón perpetuo o uniforme las selección del pronóstico a aplicar según la clasificación obtenida del análisis será así: A, Exponencial Doble, B, exponencial simple, y C, Promedio móvil, en donde en este último caso, se busca la intervención humana para determinar o escoger una opción diferente dependiendo de la importancia del formato o si bien de su opinión con la experiencia de la tendencia de la transacción, en este patrón se podrán escoger pronósticos como el exponencial doble y/o simple los cuales involucran mas parámetros que resultan acertando más fácilmente que el promedio móvil.

Para el caso de una demanda creciente o decreciente, el pronóstico a escoger siempre deberá ser el de suavización exponencial doble, dado que tiene como parámetro para su cálculo la pendiente, la cual es determinante para involucrar las posibles bajas o alzas de la demanda en el tiempo.

Para los casos de las demandas que resulten erráticas se tendrá como referencia los pronósticos de tipo exponencial simple, dado que es el que se comporta mejor forma para estos casos después de los métodos combinados entre tiempo de ocurrencia de demandas consecutivas y magnitudes de transacciones, los cuales no se tendrán en cuenta por la complejidad de estos y su volumen de ocurrencia en las transacciones investigadas.

Por último se encuentran las de tipo estacional, estas se manejan por medio de pronósticos de Winters los cuales se aplicarían para solo los de tipo A y B dado que para los de C no se tendría una supervisión tan pronunciada como las otras, su volumen de ventas sería mínimo lo cual requiere mas que todo es la intervención humana para identificar estas estaciones y prever según el histórico una cantidad técnica recomendada para evitar así la complejidad y desgaste del procesamiento de la información en este sistema de pronósticos.

Acorde a esto para las oficinas investigadas se realizó el proceso de selección lo cual resulto así:

Para la Oficina de Sede Nacional, los pronósticos y parámetros de escogencia están así:

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Tabla 20 - Selección de Pronóstico Sede Nacional

PATRON

Transacción PROM TIPO DEMANDA Propuesto Aplicado

Facturación Asociados y Clientes 7536,83 A Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Transacciones Monetarias 6652,83 B Uniforme Exponencial Simple Exponencial Doble

Extractos de Ahorros 2802,33 B Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Recaudos Pila 1484,83 B Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Trasacciones Pin Pad 944,83 C Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Créditos Radicados Persona Natural 669,25 C Uniforme Promedio Móvil Exponencial Simple

Recaudos Pate 592,08 C Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Transacciones Mayores o Iguales a 10 MM 227,92 C Uniforme Promedio Móvil Exponencial Simple

Apertura CDT'S 83,00 C Uniforme Promedio Móvil Promedio Móvil

Activación Tarjeta Débito 75,67 C Uniforme Promedio Móvil Promedio Móvil

Cancelación CDT'S 69,92 C Uniforme Promedio Móvil Promedio Móvil

Cancelación Tarjetas Débito 54,83 C Uniforme Promedio Móvil Promedio MóvilApertura Cuenta Ahorro 39,17 C Uniforme Promedio Móvil Promedio Móvil

Apertura PAP 12,00 C Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Apertura Cuentas Coomevita 9,00 C Decreciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Tarjetas Bloqueadas 8,42 C Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Activación Tarjetas Coomevita 6,33 C Uniforme Promedio Móvil Promedio Móvil

Reposición de Tarjetas 4,25 C Decreciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Cancelación Tarjetas Coomevita 3,58 C Uniforme Promedio Móvil Promedio Móvil

PAP Modificados y Cancelados 2,50 C Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Créditos Radicados Persona Jurídica 1,33 C Erratica Exponencial Simple Exponencial Simple

PRONOSTICOABC

Fuente: El Autor

Con esta tabla se puede visualizar las transacciones, su promedio mensual en el último año, el tipo de ítem según el análisis ABC realizado, su patrón de demanda y los pronósticos propuesto por las políticas definidas anteriormente, adicional a esto se encuentra la última columna, la cual es el pronóstico definitivo que se seleccionó se va a realizar para la transacción, estos cambios se hicieron según la experiencia y determinación del humano, dado que este concepto es realmente importante para este proceso.

En total fueron 3 casos en los que no concuerda con el propuesto, la primera transacción (transacciones Monetarias) fue cambiada puesto que dado el nivel de importancia que tenia la transacción se optó por tener el más acertado de los pronósticos de los cuales se están utilizando, la segunda transacción (Créditos Radicados Persona Natural) la cual por su patrón y por su tipo C daban como recomendado el pronóstico móvil, sin embargo se tuvo en cuenta su participación dentro del total y el promedio que se estaba manejando para la transacción, por lo cual se decidió incrementar su nivel de complejidad al pronostico escogiendo el pronóstico exponencial simple i igualmente sucedió con la tercer transacción (Transacciones Mayores o iguales a 10 MM), que se evidenció un promedio alto de demanda mensual.

Para la oficina de Unicentro los pronósticos elegidos según lo estipulado anteriormente son los siguientes

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Tabla 21 - Selección de Pronósticos Oficina Unicentro

PATRON

Transacción PROM TIPO DEMANDA Propuesto Aplicado

Facturación Asociados y Clientes 7038,00 A Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Transacciones Monetarias 5500,08 B Uniforme Exponencial Simple Exponencial Doble

Extractos de Ahorros 2197,42 B Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Recaudos Pila 1445,83 C Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Trasacciones Pin Pad 545,17 C Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Créditos Radicados Persona Natural 527,75 C Uniforme Promedio Móvil Exponencial Simple

Recaudos Pate 298,50 C Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Activación Tarjeta Débito 96,00 C Uniforme Promedio Móvil Promedio Móvil

Apertura CDT'S 61,50 C Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Cancelación CDT'S 48,25 C Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Apertura Cuenta Ahorro 36,58 C Uniforme Promedio Móvil Promedio Móvil

Cancelación Tarjetas Débito 27,83 C Uniforme Promedio Móvil Promedio MóvilTransacciones Mayores o Iguales a 10 MM 16,50 C Uniforme Promedio Móvil Promedio Móvil

Apertura PAP 13,75 C Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Tarjetas Bloqueadas 10,00 C Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Apertura Cuentas Coomevita 8,25 C Decreciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Activación Tarjetas Coomevita 7,08 C Uniforme Promedio Móvil Promedio Móvil

Reposición de Tarjetas 5,67 C Decreciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Cancelación Tarjetas Coomevita 2,00 C Uniforme Promedio Móvil Promedio Móvil

PAP Modificados y Cancelados 2,00 C Creciente Exponencial Doble Exponencial Doble

Créditos Radicados Persona Jurídica 0,33 C Erratica Exponencial Simple Exponencial Simple

PRONOSTICOABC

Fuente: El Autor

Para esta Oficina solo son dos los cambios de pronósticos que se realizan dado que según la experticia de la persona quien identifica los patrones de demanda se encuentra con una certeza de que las técnicas propuestas son las ideales para tratar los problemas, para los casos que no se estuvo de acuerdo a lo propuesto, se argumenta que en los dos casos el cambio es por la cantidad de la demanda que supera las 500 unidades, lo cual se prefiere ser un poco más acertado frente a las posibles predicciones de las demandas.

Con esta información desarrollada se puede afirmar la capacidad de continuar realizando los cálculos de los pronósticos respectivos, para así luego evaluar su cálculo frente a lo que realmente ocurre para definir los errores y decidir si se debe cambiar el método de pronostico según las políticas nombradas en este subcapítulo, no obstante sin dejar pasar la posibilidad de la intervención humana, la cual es vital para estos tipos de sucesos en los cuales no se tiene certeza de lo que puede suceder con la demanda.

Se debe tener en cuenta también en los casos que surgen algún tipo de ofertas publicitarias, campañas y/o ferias que lleva condigo un cambio resaltable en el día a día para la selección y cálculo de los pronósticos.

3.4 CÁLCULO DE PRONÓSTICOS DE DEMANDA.

Para el cálculo de los pronósticos que ya se seleccionaron previamente, se decide utilizar la herramienta Excel para el desarrollo del sistema integrado.

A continuación se explica cada uno de los pronósticos que fueron aplicados según el subcapítulo anterior, en donde quedaron seleccionados como sistemas de pronósticos el promedio móvil, la suavización exponencial simple y la suavización exponencial doble para cierto número de formatos de cada oficina.

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Como fue mencionado anteriormente, en estos pronósticos se incluyó un valor de sobreutilización para la demanda, dado que a diario se presencia el gasto de estos formatos por equivocaciones o daños que se tienen en el momento del uso del formato, por lo tanto se propone un porcentaje del 5% de sobreutilización, el cual según sondeos con las oficinas es el promedio que se desperdicia de los formatos.

Además de este porcentaje, también se le adiciona al pronóstico un índice de estacionalidad, el cual permite la suavización de los datos proporcionados por el sistema en meses que es normal unas alzas o bajas inesperadas de demandas, el cálculo de este índice se realiza a partir del promedio calculado por mes en los cuatro años investigados sobre el promedio total de los promedios obtenidos, por ejemplo en la tabla se puede evidenciar la suavización que tendría el pronóstico por dicho índice disminuyendo así la probabilidad de tener faltantes:

Tabla 22 - Ejemplo I Cálculo índice de estacionalidad

MES 2007 2008 2009 2010 PROMEDIO EST.Enero 87 99 102 123 102,75 127,6%

Febrero 77 76 70 84 76,75 95,3%

Fuente: El autor

Tabla 23 - Ejemplo II de Cálculo de Índice de Estacionalidad

PROM.MÓVIL EST.PRONÓSTICO

FINAL

95,03 127,6% 121,2199,05 95,3% 94,37

Fuente: El autor

Así entonces el pronóstico final es el pronóstico dado por el sistema seleccionado multiplicado por el índice de estacionalidad para dar como resultado un pronóstico con más probabilidades de acogerse al comportamiento normal de la temporada o mes del año, igualmente se debe mencionar el mejor acoplamiento según el patrón obtenido gracias a este índice.

Debido a la cantidad de pronósticos que se deben tener en cuenta para el sistema de gestión de inventarios, se realiza la herramienta con la opción de consolidar todos los pronósticos que se desea, siempre buscando minimizar el valor del alpha en las exponenciales y el N en los promedios móviles mediante la opción del solver de Excel.

Esto permitirá un ahorro de tiempo para el cálculo de cada uno de los pronósticos, que puede ser utilizado en la concentración de los ítems de mayor relevancia y cuidado como son los de tipo A.

Dado esto algunos de los promedios calculados diferenciados según las técnicas son los siguientes:

Exponencial Doble:

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Dado que es el de más utilizado de los pronósticos en el número de transacciones, se tiene en cuenta todas las variables necesarias para el cálculo de estos pronósticos. En este caso es el de mayo confiabilidad matemática para este tipo de procesos.

Las transacciones que se aplicaron este método son las siguientes:

Tabla 24 - Transacciones Pronostico Exponencial Doble

OFICINA PRONOSTICOCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial Doble

TRANSACCION

Apertura Cuentas CoomevitaReposición de Tarjetas

PAP Modificados y Cancelados

Apertura PAPTarjetas Bloqueadas

Recaudos PateApertura CDT'S

Cancelación CDT'S

Facturación Asociados y ClientesTransacciones Monetarias

Extractos de AhorrosRecaudos Pila

Trasacciones Pin Pad

Apertura PAPApertura Cuentas Coomevita

Tarjetas BloqueadasReposición de Tarjetas




Trasacciones Pin PadRecaudos PateApertura CDT'S

Activación Tarjeta Débito

Fuente: El autor

Para estas transacciones se logra identificar un valor que sobresalta cualquiera de los pronósticos y demandas históricas, volviéndolo un dato atípico que influye negativamente con el pronóstico, dado que su promedio varía a un mayor valor al cual venía acostumbrada en el tiempo. Este pico del que se hace referencia sucede en el mes de octubre de 2009 lo cual dispara varias transacciones dado que en el anterior mes se había enviado junto al extracto que se le envía mensualmente a los asociados una promoción para adquirir productos, lo cual permitió el acogimiento del publico a las oficinas de la empresa, este caso, según los encargados de la campaña (área de mercadeo), sobrepasó los límites que se tenían presupuestado para dicha campaña.

Este es otro factor importante por el cual se debe tratar de tener una comunicación muy intensiva entre las áreas comerciales dado que estas promociones demandan una mayor cantidad de formas.

Dos de los gráficos que se pueden resaltar de este cálculo con dicho pronóstico son los siguientes:

69

Ilustración 12 - Pronostico de Suavización Exponencial Doble Oficina Sede Nacional

y = -0,016x + 667,6

0

20

40

60

80

100

120d

ic-0

7

en

e-0

8

feb

-08

mar

-08

abr-

08

may

-08

jun

-08

jul-

08

ago

-08

sep

-08

oct

-08

no

v-0

8

dic

-08

en

e-0

9

feb

-09

mar

-09

abr-

09

may

-09

jun

-09

jul-

09

ago

-09

sep

-09

oct

-09

no

v-0

9

dic

-09

en

e-1

0

feb

-10

mar

-10

abr-

10

may

-10

jun

-10

jul-

10

ago

-10

sep

-10

oct

-10

no

v-1

0

dic

-10

De

man

da

Tra

nsa

ccio

n

Periodo (Mensual)

Pronóstico Suavizacion Exponencial Doble

Dem + Desp

Pronóstico

Inv. Máx

Fuente: El Autor

Ilustración 13 - Pronostico de Suavización Exponencial Doble - Oficina Unicentro

y = -0,019x + 793,3

0

20

40

60

80

100

120

140

160

dic

-07

en

e-0

8

feb

-08

mar

-08

abr-

08

may

-08

jun

-08

jul-

08

ago

-08

sep

-08

oct

-08

no

v-0

8

dic

-08

en

e-0

9

feb

-09

mar

-09

abr-

09

may

-09

jun

-09

jul-

09

ago

-09

sep

-09

oct

-09

no

v-0

9

dic

-09

en

e-1

0

feb

-10

mar

-10

abr-

10

may

-10

jun

-10

jul-

10

ago

-10

sep

-10

oct

-10

no

v-1

0

dic

-10

De

man

da

Tran

sacc

ion

Periodo (Mensual)


Dem + Desp

Pronóstico

Inv. Máx

Fuente: El Autor

En las dos ilustraciones se puede evidenciar el pico que anteriormente se hacía mención, situación que logró en los siguientes periodos un aumento notorio de la curva de demanda.

Dentro de los parámetros que se tienen en cuenta, se hace referencia a la señal de rastreo, esta se convierte en un factor fundamental para el seguimiento y control de los sistemas de pronóstico utilizado, dado que con esta señal permite reconocer de manera fácil las posibles falencias o inconsistencias que tenga el pronóstico.

Dado que la consolidación se salta varios de los pronósticos, la idea con el SIGI es que la persona encargada de administrarlo tenga en cuenta las transacciones más relevantes

70

para que le realice el respectivo seguimiento para poder identificar las posibles desviaciones o cambios que puedan originarse por las demandas. Para verificar cada uno de los cálculos a los pronósticos aplicados con esta técnica, se puede dirigir al Anexo C.

Suavización exponencial Simple

Esta técnica de pronósticos resulta la segunda en el grado de importancia en las transacciones que este pronostica, en el sistema se le da utilidad para los procesos que no son tan importantes pero que de igual forma necesitan un grado de seguimiento mayor al del promedio Móvil por su cantidad promedio que se requieren, para esta técnica se definieron los siguientes transacciones a tratar:

Tabla 25 - Transacciones Pronostico Exponencial Simple

OFICINA PRONOSTICOCL0105 Exponencial SimpleCL0105 Exponencial SimpleCL0105 Exponencial SimpleCL0107 Exponencial SimpleCL0107 Exponencial SimpleCréditos Radicados Persona Jurídica

TRANSACCION

Créditos Radicados Persona NaturalCréditos Radicados Persona Jurídica

Créditos Radicados Persona NaturalTransacciones Mayores o Iguales a 10 MM

Fuente: El Autor

Y una de sus ilustraciones que evidencian el cálculo de estos pronósticos son las siguientes:

Ilustración 14- Pronostico Suavización Exponencial Simple

y = -0,394x + 16179

0

100

200

300

400

500

600

700

800

dic

-07

en

e-0

8

feb

-08

mar

-08

abr-

08

may

-08

jun

-08

jul-

08

ago

-08

sep

-08

oct

-08

no

v-0

8

dic

-08

en

e-0

9

feb

-09

mar

-09

abr-

09

may

-09

jun

-09

jul-

09

ago

-09

sep

-09

oct

-09

no

v-0

9

dic

-09

en

e-1

0

feb

-10

mar

-10

abr-

10

may

-10

jun

-10

jul-

10

ago

-10

sep

-10

oct

-10

no

v-1

0

dic

-10

De

ma

nd

a T

ran

sacc

ion

Periodo s (Mensual)

Pronóstico Suavizacion Exponencial Simple

Demanda

Dem + Desp

Pronóstico

Inv. Máx

Fuente: El Autor

Para este caso se logra evidenciar que aunque la curva de regresión lineal indica que tiene una tendencia decreciente, se destaca el patrón perpetuo que tiene la demanda de la transacción, este patrón permite realizar la aplicación de este tipo de pronósticos,

71

Para la información detallada de los cálculos de los pronósticos se puede dirigir al Anexo C

Promedio Móvil:

Dado lo mencionado en el marco teórico, se adapta las formulaciones como base para los cálculos de los pronósticos a las transacciones. Estos se encuentran debidamente especificados en el SIGI, el cual cuenta con comentarios en cada uno de los campos que se calculan. Las transacciones que se tuvieron en cuenta para aplicar esta técnica de pronósticos son los siguientes:

Tabla 26 - Transacciones Pronostico Promedio Móvil

OFICINA PRONOSTICOCL0105 Promedio MóvilCL0105 Promedio MóvilCL0105 Promedio MóvilCL0105 Promedio MóvilCL0105 Promedio MóvilCL0107 Promedio MóvilCL0107 Promedio MóvilCL0107 Promedio MóvilCL0107 Promedio MóvilCL0107 Promedio MóvilCL0107 Promedio Móvil

TRANSACCION

Activación Tarjetas CoomevitaCancelación Tarjetas Coomevita

Apertura Cuenta AhorroCancelación Tarjetas Débito

Transacciones Mayores o Iguales a 10 MM

Activación Tarjeta DébitoCancelación Tarjetas CoomevitaActivación Tarjetas Coomevita

Cancelación CDT'SCancelación Tarjetas Débito


Fuente: El Autor

Y una de sus ilustraciones que evidencian el cálculo de estos pronósticos es la siguiente:

Ilustración 15 - Pronostico Suavización Exponencial Simple

y = 0,024x - 945,5

0

20

40

60

80

100

120

en

e-0

8

feb

-08

mar

-08

abr-

08

may

-08

jun

-08

jul-

08

ago

-08

sep

-08

oct

-08

no

v-0

8

dic

-08

en

e-0

9

feb

-09

mar

-09

abr-

09

may

-09

jun

-09

jul-

09

ago

-09

sep

-09

oct

-09

no

v-0

9

dic

-09

en

e-1

0

feb

-10

mar

-10

abr-

10

may

-10

De

ma

nd

a T

ran

sacc

ion

Periodo s (Mensual)

Pronostico Promedio Móvil

Demanda

Dem+Desp

Pronóstico

Inv Máximo

Fuente: El Autor

72

En las graficas se distinguen 4 líneas que están definidas por la demanda, la demanda más el porcentaje de desperdicio, el pronóstico y el inventario máximo definido según la señal de rastreo.

En el consolidado de pronósticos se puede evidenciar todas estos valores de los pronósticos aplicados, su utilidad es la de tener la información analizada automáticamente según los criterios de inventarios y de pronósticos definidos en este. La distribución se encuentra así:

Ilustración 16 - Consolidado de Pronósticos de Transacciones PRONCONS

DEMANDA

AÑO MES TRANSACCION REAL APLICADO DESV EST ERROR

ENE 6565 8046,20 1627,39 1481,20 15 38

FEB 6583 7327,34 1627,39 7327,34 39

MAR 6833 7081,12 1627,39 7081,12 40

ABR 7602 7323,35 1627,39 7323,35 41 1

MAY 0 7330,76 1627,39 7330,76 42 2

JUN 0 1627,39 43 3

JUL 0 1627,39 44 4

AGO 0 1627,39 45 5

SEP 0 1627,39 46 6

OCT 0 1627,39 47 7

NOV 0 1627,39 48 8

DIC 0 1627,39 49 9

ENE 6016 5432,23 400,20 5432,23 27 38 10

FEB 5668 5782,24 400,20 5782,24 39 11

MAR 5742 5953,92 400,20 5953,92 40 12

ABR 5451 5844,77 400,20 5844,77 41 13

MAY 0 5753,37 400,20 5753,37 42 14

JUN 0 400,20 43 15

JUL 0 400,20 44 16

AGO 0 400,20 45 17

SEP 0 400,20 46 18

OCT 0 400,20 47 19

NOV 0 400,20 48 20

DIC 0 400,20 49 21

ENE 2265 2319,61 151,74 2319,61 39 38FEB 2208 2294,14 151,74 2294,14 39MAR 2240 2312,81 151,74 2312,81 40ABR 2225 2335,00 151,74 2335,00 41MAY 0 2228,56 151,74 2228,56 42 1JUN 0 151,74 43 1JUL 0 151,74 44 2AGO 0 151,74 45 3SEP 0 151,74 46 4OCT 0 151,74 47 5NOV 0 151,74 48 6DIC 0 151,74 49 7

COD. CENTRO DE COSTO 0107CL

PRONOSTICO

CONSOLIDADO PRONOSTICOS

REGIONAL

OFICINA

2010

2010

2010

Facturación Asociados y Clientes

Transacciones Monetarias

Extractos de Ahorros

MENÚ

CONSOLIDAR

PRONOSTICOFORMATOS

CALI

OFICINA UNICENTRO CALI

Fuente: El Autor

En este consolidado se encuentran la demanda perteneciente a la transacción, el pronóstico aplicado y tanto su respectiva desviación estándar como el error de acuerdo a estos valores.

Esta consolidación se realiza mediante una macro que se dirige al consolidado de formatos y trae los datos que se encuentran en el Anexo A.

73

3.5 DISEÑO DE MODELO DE SISTEMA DE INVENTARIOS

Para el diseño del modelo se consolidaron todos los pronósticos calculados anteriormente en un solo formato dando como resultado una hoja de cálculo que incluye todas las transacciones y su respectiva desviación estándar, se debe tener en cuenta que finalmente se necesita es pronosticar la demanda pero de los formatos preimpresos, los cuales inicialmente se plantearon como relaciones directas y dependientes de 1 o más transacciones lo cual finalmente obedecen al mismo comportamiento de éstos.

Teniendo en cuenta esto se consolida una hoja de cálculo paralela a la obtenida de la consolidación de los pronósticos de las transacciones, aquí es en donde se calculan las respectivas cantidades de demanda, pronósticos y desviaciones que pertenecen a los formatos preimpresos definidos inicialmente.

El tipo de sistema que se va a utilizar es el (R,s,S), el cual consiste en que existe una unidad de tiempo en donde se revisa el inventario efectivo, y en caso de que este sea menor o igual a el punto de reorden s, entonces se debe realizar un pedido por una cantidad que se recupere a un inventario máximo S.

Ilustración 17 - Consolidado Pronósticos de Formatos SIGI

Fuente: el Autor

El R se definió con los asistentes de oficina, quienes están encargados de ingresar las cantidades que al final del mes tiene en su inventario, en un formato que se les diseñó para el control de existencias y validación de las compras que se tienen actualmente, este tiempo se realiza el ultimo día de cada mes hábil, dado que es la fecha en que en promedio está siendo entregada la requisición solicitada, entonces se toma así como el R

74

como un día menos de los días hábiles del mes, por ejemplo para el mes de mayo son 21 días hábiles como la revisión es a los 20 días entonces el R esta dado como 21/20 lo cual da como resultado a R = 0.9524.

De igual manera sucede con el lead time dado que el cronograma negociado con el proveedor de Outsourcing está estipulado que en un mes debería estar todo lo que se solicito en la oficina, lo cual aplicaría el mismo ejemplo del cálculo de R, esto es el caso solo para las requisiciones mensuales, esto no aplicaría para las requisiciones extras dado que el tiempo de reposición es más corto, además la idea es eliminar este tipo de requisiciones por completo para evitar sobrecostos y reprocesos.

Los asistentes de oficina actualmente deben realizar la requisición a principios de mes para que la mensual esté llegando a finales del mes, con el sistema de inventarios los asistentes dejarían esta tarea de realizar requisiciones, puesto que con este se tendrán cantidades máximas y el punto de reorden, el cual resulta tener como un inventario para un mes de adelante.

Si tendrán que seguir diligenciando el control de existencias dado que es el input para tener claridad de cuantas unidades están del punto de reorden y si es necesario realizar una requisición, este formato se realizó en el SIGI para mayor control de la información, este formulario es el siguiente:

Ilustración 18 - Control de Existencias

Regional C.Costo Datos CÓD. Unidad Cantidad X Unidad Ene-10 Feb-10 Mar-10 Abr-10 May-10

CaliAPERTURA DE CERTIFICADOS

DE DEPOSITOS CAP-0040105CLAPERTURA DE CERTIFICADOS DE DEPOSITOS TL 50 200

CaliCANCELACION DE CERTIFICADO

DE DEPOSITO CAP-0050105CLCANCELACION DE CERTIFICADO DE DEPOSITO TL 50 750

CaliINSCRIPCION AL PLAN DE AHORRO PROGRAMADO

CAP-0090105CLINSCRIPCION AL PLAN DE AHORRO PROGRAMADO TL 50 550

CaliMODIFICACION O CANCELACION

DE PLAN DE AH CAP-0100105CLMODIFICACION O CANCELACION DE PLAN DE AH TL 50 200

Cali REGISTRO DE FIRMAS CAP-0130105CLREGISTRO DE FIRMAS UN 1 405

CaliLIBRETA DE AHORROS-

DESPRENDIBLE CAP-0160105CLLIBRETA DE AHORROS-DESPRENDIBLE LB 50 150

CaliEXTRACTO CUENTA DE

AHORROS CAP-0170105CLEXTRACTO CUENTA DE AHORROS CJ 2000 1500

Cali COMPROBANTE UNICO CAP-0180105CLCOMPROBANTE UNICO PQ 500 4200

CaliSOBRES TYVERK TARJETA

DEBITOCAP-0340105CLSOBRES TYVERK TARJETA DEBITOUN 1 100

CaliLIBRETA COOMEVITA-

DESPRENDIBLE CAP-0410105CLLIBRETA COOMEVITA-DESPRENDIBLE LB 50 20

INVENTARIO REAL MENÚ

Fuente: el Autor

En cuanto al nivel de confianza, se define que es el 97.5%, puesto que es lo necesario para no tener que presentar faltantes, con este nivel el respectivo k resulta 1.96.

El consolidado de los formatos preimpresos y sus respectivos indicadores para el control de inventarios en el SIGI se muestra de la siguiente forma:

En la imagen se pueden evidenciar los coeficientes mencionados anteriormente en la parte superior de color azul, en cuanto a los demás campos su descripción es:

s = Punto de reorden, calculado como ,

donde XL es el pronóstico aplicado por el Lead time y σL la desviación estándar por el Lead time,

75

S = Nivel Máximo de inventario hasta donde debe llegar a ordenarse, calculado como donde XR+L es la demanda pronosticada sobre un intervalo de

tiempo igual a R+L, y σR+L es la deviación estándar estimada de los errores de pronósticos sobre un intervalo igual a R+L

En cuanto a las desviaciones estándar de estos pronósticos, cabe resaltar la operación que se realizó para el tratamiento de estos indicadores, en los formatos que tienen más de una transacción, teniendo en cuenta que es imposible realizar sumatorias de desviaciones, se calcula la varianza la cual es el cuadrado de las desviaciones y realizar la respectiva suma de las transacciones para aquellos formatos que se necesitan.

En el modelo también se tiene en cuenta un valor estipulado como Pedido, el cual es calculado a partir de la diferencia entre el máximo inventario (S) y el punto de reorden (s) lo cual arroja una cantidad estándar de pedido sin tener en cuenta el inventario actual que tiene la oficina de los formatos.

Dicho esto es necesario crear un formulario el cual permita entrelazar estos dos valores y arroje un valor exacto de lo que realmente se necesita pedir, este formulario será llamado Formato de pedido y se ilustra según lo siguiente:

Ilustración 19 - Formato de Pedido SIGI

El Autor

76

En esta ilustración se puede notar la integración del valor de Cantidad en Bodega, este resulta un concepto por el cual se determina el ordenamiento de un formato en una oficina. Este ordenamiento permite la planeación y control de los gastos dependiendo de los pronósticos de demanda calculados anteriormente.

Este paso es finalmente lo que resulta de todo el análisis realizado según la metodología escogida previamente. Este sistema de gestión de inventarios trae la información que se ha recopilado anteriormente en los diferentes formularios, por ejemplo si se desea conocer la cantidad a solicitar en el mes de abril para el formato de registro de firmas se debe realizar desde el comienzo el proceso en el SIGI, esto involucra, primero consolidar la información necesaria para el sistema, realizar el respectivo análisis ABC, realizar la escogencia del pronostico según las políticas del SIGI, luego realizar la operación para cambiar las transacciones en formatos y finalmente tener el inventario efectivo del mes pasado para así lograr de manera eficiente el resultado a solicitar para la requisición.

Este proceso se plantea de forma más detallada en el próximo subcapítulo Plantillas y procedimientos del Modelo de inventarios, en el cual permite un conocimiento de los formularios, ambientes y funcionalidades del SIGI, el cual sugiere un control y optimización en los costos de ordenamiento e inventarios de las oficinas

Luego de tener estos cálculos singulares de los formatos preimpresos, se realiza un resumen del pedido en general, en donde se tiene en cuenta cada uno de los formatos de la oficina, obteniendo un formulario en donde se encuentran todo el resumen de lo que se debería pedir según el sistema de gestión de inventarios (SIGI),

Esto resulta una herramienta muy útil para la persona encargada de realizar las requisiciones mensuales de las oficinas puesto que se tendrá todo el resumen de la compra a realizar según los análisis e indicadores que tiene el SIGI. El resumen resulta así: (siguiente Pagina)

77

Ilustración 20 - Resumen de Pedido SIGI

REGIONAL

OFICINA

CENTRO DE COSTO

MES

Codigo Formato Nombre Formato UN de Empaque Cantidad Costo/Ud Costo Total

CRE-094 ESTADO DE CUENTA ASOCIADO CJ 10 $ 72.500 $ 725.000

CAP-053 TARJETA DEBITO CJ 5 $ 56.000 $ 280.000

CAP-018 COMPROBANTE UNICO PQ 19 $ 11.585 $ 220.115

CAP-017 EXTRACTO CUENTA DE AHORROS CJ 3 $ 58.000 $ 174.000

CAP-102 COMPROBANTE RECAUDO PATE UN 2522 $ 49 $ 123.578

CAP-075 TRANSACCIONES PIN PAD UN 2428 $ 43 $ 104.404

Universal PORTA TITULO CDT UN 127 $ 742 $ 94.234

CAP-094 COMPROBANTE RECAUDO APORTES PILA UN 1575 $ 43 $ 67.725

CAP-034 SOBRES TYVERK TARJETA DEBITO UN 193 $ 318 $ 61.374

CRE-080 CONTROL DE RECIBO DOCUMENTACION CREDITO TL 28 $ 1.853 $ 51.884

CRE-001 SOLICITUD DE CREDITO PERSONA NATURAL TL 28 $ 1.250 $ 35.000

CRE-082 VERIFICACION DE INFORMACION DE CREDITO TL 28 $ 1.115 $ 31.220

PLA-001 REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN TL 18 $ 1.020 $ 18.360

CAP-054 ACTA DESTRUCCION TARJETA DEBITO Y/O SOBR TL 4 $ 999 $ 3.996

CAP-048 APERTURA DE CUENTAS TL 3 $ 170 $ 510

VTA-007 SOLICITUD DE SERVICIOS TARJETA DÉBITO TL 0 $ 1.717 $ 0

CAP-041 LIBRETA COOMEVITA-DESPRENDIBLE LB 0 $ 1.166 $ 0

CAP-004 APERTURA DE CERTIFICADOS DE DEPOSITOS TL 0 $ 2.226 $ 0

CAP-005 CANCELACION DE CERTIFICADO DE DEPOSITO TL 0 $ 1.093 $ 0

CAP-009 INSCRIPCION AL PLAN DE AHORRO PROGRAMADO TL 0 $ 642 $ 0

CAP-010 MODIFICACION O CANCELACION DE PLAN DE AH TL 0 $ 8.904 $ 0

CAP-013 REGISTRO DE FIRMAS UN 0 $ 45 $ 0

CAP-016 LIBRETA DE AHORROS-DESPRENDIBLE LB 0 $ 1.166 $ 0

CAP-042 TARJETA DEBITO COOMEVITA CJ 0 $ 56.000 $ 0

CRE-083 SOLICITUD CREDITO PERSONA JURIDICA TL 0 $ 3.816 $ 0

CRE-085 REPORTE VISITA COMERCIAL PERS.JURIDICA TL 0 $ 2.438 $ 0VTA-018 CERTIFICADO DE DEPOSITO A TERMINO CDT UN 0 $ 174.700 $ 0

TOTAL 6991 $ 459.600 $ 1.991.400

CALI

OFICINA UNICENTRO CALI

0107CL

ABR

RESUMEN DE PEDIDO MENÚ

RESUMEN FORMATO DE PEDIDO

Fuente: El Autor

3.6 PLANTILLAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SIGI

El procedimiento y sus plantillas respectivas que se elaboraron para el manejo del sistema de gestión de inventarios es el siguiente:

OBJETIVO

Describir la forma en que se debe utilizar el sistema de gestión de inventarios para las formas preimpresas.

ALCANCE

Este Proceso comprende desde el momento en que se requiere un formato preimpreso para una oficina hasta la realización de las requisiciones de éstas.

RESPONSABLE

Analista Nacional de Operaciones Logística

TERMINOS Y DEFINICIONES

• Inventario: es aquella cantidad que se resguarda en algún sitio para satisfacer la necesidad de la demanda sobre algún artículo

• MAD: es el error

78

• ECM: es el error cuadrático medio, valor determinante para escoger el mejor alpha.

• Exponencial Doble: tipo de pronostico que consiste en • Señal de Rastreo: son errores que se utilizan para aplicar el operador de una

constante distinta a la del pronóstico, y sirven para definir inventarios de seguridad de manera dinámica, a medida que se vaya pronosticando, ya que así se tiene la estimación más reciente de la variabilidad

DESCRIPCION

Para tramitar la solicitud de compras de formatos preimpresos en las oficinas, basándose en el análisis del sistema de gestión de inventarios se debe proceder así:

Ingresar al archivo SIGI. En el menú se encuentran las siguientes opciones:

Ilustración 21 - Plantilla SIGI (Menú Principal)

Fuente: El Autor

En el grupo de INFORMACION INICIAL se encuentran las opciones que son el input para el SIGI, y cada una de sus opciones tiene la siguiente información:

Formatos y transacciones: esta opción muestra el consolidado de todos los formatos y transacciones que se encuentran vigentes en los procesos de la empresa financiera, se especifican los nombres completos y códigos de los formatos, igualmente las transacciones que se relacionan con los formatos.

En esta opción se definen también las unidades de empaque, los precios y precios unitarios en que están definidas en el catalogo negociados con el proveedor.

Consolidado de Demanda: como su nombre especifica, en esta opción se encuentran todas las demandas que están definidas según las transacciones desde el 2007 hasta la fecha.

79

En este consolidado se deben registrar los datos que se van obteniendo mes a mes de las transacciones para poder tener la información necesaria para el desarrollo de los pronóstico y sistema de inventario.

Graficas de Tendencia : en esta opción se encuentra gráficamente el consolidado de la demanda pero por transacción, lo cual debe ser escogida en la lista desplegable respectiva.

Debe escoger primero la regional y luego la oficina por la cual desea obtener el grafico, seguidamente debe escoger la transacción de la cual se desea tener una visión más objetiva de la tendencia de la demanda y su ecuación respectiva como se muestra a continuación:

Ilustración 22 - Plantilla SIGI (Gráficos y Patrones de Demanda)

Fuente: El Autor

Análisis ABC Por Consumo: En esta opción se puede evidenciar el análisis ABC que se realiza del consolidado de demandas de la oficina y regional escogida en las listas desplegables. Este análisis se realiza según el volumen de cantidad y no se involucra el costo de las transacciones.

Para realizar el análisis solo debe escoger la regional y la oficina, realizado esto, el sistema automáticamente organizará los datos de las transacciones que se encuentran en el consolidado de demanda.

En la pantalla se evidencia el consolidado del último año, la sumatoria del consumo y el promedio que se ha presentado mensual de este mismo periodo, en la tabla posterior se encuentran los datos organizados e identificados con el tipo de ítem.

La pantalla que resulta es la siguiente:

Lista Plegable Regional

Lista Plegable Oficina

Lista Plegable Formato

Regresión Lineal

Grafico de demanda

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Ilustración 23 - Plantilla SIGI (Análisis ABC)

Fuente: El Autor

A Continuación debe dirigirse al menú nuevamente para aplicar los pronósticos, estos se encuentran en el grupo de APLICACIÓN DE PRONOSTICOS, en este grupo se encuentra las opciones de Pronósticos y Consolidado, en donde en la primera opción lleva lo lleva a otro menú en el cual se encuentran los diferentes tipos de pronósticos que están contemplado en el SIGI, estos tipos son:

• Regresión Lineal • Promedio Móvil • Exponencial Simple • Exponencial Doble • Winters

Lista Plegable Regional

Lista Plegable Oficina

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En cada uno de estas opciones se encuentran las respectivas formulaciones y cálculos de los pronósticos según técnicas estadísticas de reconocida eficacia. En el menú se encuentra de la siguiente forma:

Ilustración 24 - Plantilla SIGI (Menú Pronósticos)

Fuente: El Autor

En el menú también se encuentra la opción de Consolidado, en la cual incluye todas las transacciones y la política establecida para la escogencia del pronóstico según el patrón de demanda de la transacción y su tipología según el análisis ABC realizado de la oficina que escoja. Igualmente en esta se visualizaran la demanda, los pronósticos escogidos en el periodo de tiempo y las desviaciones estándar dadas por el pronóstico.

El formato que resulta es el siguiente:

Ilustración 25 - Plantilla SIGI (Consolidado Pronósticos)

Fuente: El Autor

BOTON CONSOLIDAR

PRONOSTICO SELECCIONADO

CRITERIO DE SELECCIÓN DE PRONOSTICOS

BOTON CONSOLIDAR PRONOSTICOS

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Como se puede encontrar en la figura, se referencian los pronósticos seleccionados para cada una de las transacciones según lo definido en las políticas evidenciadas en el mismo formato, en la columna que se encuentran todas los pronósticos escogidos se diferencian entre los propuestos y los aplicados en color de fondo blanco.

Luego seleccionando el botón CONSOLIDAR se realizará a través de una Macro la consolidación de todos los pronósticos que se seleccionaron. Esto resultará una secuencia de cuadros de mensajes que necesita cada pronóstico para realizar su mejor adaptación a la demanda (alpha en los exponenciales y n en el promedio móvil), por lo cual se debe dar en aceptar a todos los mensajes que resulten de esta secuencia. Los mensajes resultan así:

Ilustración 26 - Plantilla SIGI (Pronóstico Exp Doble)

Fuente: El Autor

Cuando se realice todas las validaciones resultaran en el consolidado los resultados calculados para todas las transacciones.

En cuanto se tenga esto como los pronósticos serán aplicados a los formatos se debe realizar la conversión de los pronósticos al de los formatos definidos por la empresa.

En el mismo consolidado se encuentra el botón PRONOSTICOS FORMATOS el cual seleccionará la hoja de cálculo con el consolidado de los formatos definidos, y su respectivo pronostico, la desviación estándar y el sistema definido para el SIGI (s, R, S), y sus respectivos cálculos para definir las variables necesarias para el sistema.

Dicho botón se encuentra así:

TIPO DE PRONÓSTICO

SOLVER (CLICK ACEPTAR)

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Ilustración 27 - Plantilla SIGI (Botón Pronósticos Formatos)

Fuente: El Autor

La hoja de cálculo que resulta es la siguiente:

Ilustración 28 - Plantilla SIGI (Consolidado Pronósticos Formatos PP)

Fuente: El Autor

En este ambiente no será posible escoger la regional y la oficina, dado que se traen los mismos del consolidado de las transacciones anteriormente calculado, en esta hoja se deberá seleccionar igualmente el botón resolver el cual realiza la consolidación y cálculo de lo mencionado anteriormente mediante una macro.

Cada uno de los campos que se encuentran en el formato tiene su respectivo comentario el cual explica el significado o el cálculo de este para mayo entendimiento del sistema.

A partir de esto finalmente resultan los formatos que determinan los pedidos propuestos por el sistema en la hoja de Formato de Pedido, el cual puede ubicarse seleccionando el

BOTON PRONOSTICOS

BOTON RESOLVER

BOTON FORMATO DE PEDIDO

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botón de FORMATO DE PEDIDO tanto en el menú principal como en la hoja del consolidado de los pronósticos de los formatos.

En esta hoja resulta el cálculo que finalmente se tendrá en cuenta para determinar qué cantidad se debe pedir según los inventarios reales en las oficinas del formato preimpreso, también tiene en cuenta el costo del las unidades para cuantificar el precio de lo que se va a solicitar.

También se incluye el punto de reorden y el inventario máximo es decir s y S respectivamente, los cuales determinan principalmente a la orden que se debe realizar. En este ambiente se debe seleccionar mediante una lista plegable, el mes y el formato por el cual necesita información. Esta información estará ilustrada con una grafica que contiene el comportamiento de la demanda, el pronóstico y el inventario máximo en los últimos periodos.

La hoja de cálculo resulta así:

Ilustración 29 - Plantilla SIGI (Formato de Pedido)

Fuente: El Autor

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Finalmente se tiene el consolidado de todas unidades a pedir con sumatorias de costos y ordenada por valor se encuentran en la última opción que es la de RESUMEN, la cual se puede seleccionar en el formato de pedido o en el menú principal. La finalidad de este último formato es de tener un resumen de todos los análisis realizados para los formatos. Este formato está presentado así:

Ilustración 30 - Plantilla SIGI (Resumen de Pedido)

Fuente: el Autor

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3.7 DIAGRAMA DE FLUJO DE MODELO PROPUESTO

1. Analista Nacional de Operaciones Logística

Realizar la Revisión y Análisis del SIGI

2. Analista Nacional de operaciones Logística

Tramitar la requisición masiva de las formas preimpresas en las oficinas

Requisición de Bienes

¿La cantidad está Ok?

NO

SI


Tramitar la orden de compra con el proveedor


Recibir y verificar lo estipulado en el formato de validación de compras y control de existencias

Validación de compras y control de existencias

Reclamación a Proveedor


Diligenciar el Formato de control de existencias.


Realizar reclamación a Proveedor

Validación de compras y control de existencias

Ilustración 31 - Diagrama de Flujo Propuesto

Fuente: el Autor

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Actividad 1. Realizar la revisión y análisis del SIGI

Dentro de las funciones que se generan en este nuevo diagrama de flujo, es la revisión continua y seguimiento constante del SIGI por parte del analista de operaciones logístico, quien es el encargado de administrar este sistema el cual permitirá una administración de los pedidos más controlados.

El analista debe verificar el estado de todas las transacciones según los datos reales obtenidos en cada mes, debe analizar los diferentes patrones y tendencias de demandas, y realizar el debido seguimiento a los pronósticos que se realizan en el sistema de gestión de inventarios.

El cambio es total dado que la cadena ahora no empieza desde que identificamos la necesidad sino que se trata de prevenir los faltantes para que todas las demandas de los productos sean satisfactorias.

Actividad 2. Tramitar la requisición masiva de las formas Preimpresas en las oficinas

Para el trámite de la requisición de papelería Preimpresa de las oficinas debe realizarse por el aplicativo de compras, sin embargo para este nuevo proceso la idea es que la requisición sea a partir de el resumen de pedido que resulta del SIGI, es decir en un archivo plano en el cual identifique que oficina, que formato y la cantidad que se debe despachar.

Para esta actividad se debe tener en cuenta el tiempo que se empleaba generando las requisiciones y aprobándolas, mientras que con el sistema de gestión de inventarios, el aplicativo comienza a tener un papel secundario para este proceso dado que en ninguna parte del proceso se encontraría la necesidad de utilizarlo.

Actividad 3 – Tramitar la orden de Compra con el proveedor

Luego de haber enviado el archivo plano de lo requerido para el mes, el proveedor de Outsourcing tendrá a cargo la labor que estipula su servicio, realizando a partir de este archivo la generación de las órdenes de compra por cada una de las oficinas, igualmente debe tramitar las facturaciones necesarias y las especificaciones para la entrega en cada oficina.

Actividad 4 – Recibir y verificar lo estipulado en el formato de validación de compras y control de existencias

En esta actividad es cuando el asistente de oficina tiene protagonismo, en cuanto a que debe recibir lo que la dirección nacional le pidió según el sistema de gestión de inventarios.

Para verificar esta cantidades el asistente debe ingresar a el formato de validación de compras y control de existencias, en donde la dirección nacional previamente deja estipulado lo que se ha solicitado para la oficina, estas cantidades deben ser iguales a las que están llegaron físicamente puesto que si no está ok debe realizar una reclamación a proveedor especificando dicha inconsistencia, en caso de que todo haya llegado correctamente el asistente debe diligenciar el formato con las cantidades que le llegaron adicionalmente debe registrar el inventario efectivo con el que cuenta en ese momento, este registro es la misma revisión que se hablo previamente (R).

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Actividad 5 – Diligenciar el Formato de control de existencias

Cuando se encuentra todo en correcto orden en la requisición que acaba de recibir, el asistente debe diligenciar los campos que hacen referencia a la cantidad de formatos que tienen actualmente en inventario, esto para tener uno de los input más importantes para el formato de pedido.

Actividad 6 - Realizar Reclamación a Proveedor

Cuando las cantidades que llegan a la oficina no son las mismas que en el formato de validación de compras, el asistente debe realizar una reclamación a proveedor para que él solucione los problemas presentados con la requisición.

Cabe resaltar que no solamente se pueden realizar reclamaciones por la cantidad, si no también por la oportunidad de la entrega o por la calidad del producto, por ejemplo si estaba predestinado en llegar un día en específico pero se demoro una semana mas en entregarlo, el asistente debe realizar la reclamación respectiva.

Con esta ultima da como finalizado el flujo propuesto por el modelo del sistema de gestión de inventarios, teniendo como resultados menos actividades para las oficinas y una mayor carga para la dirección nacional.

3.8 APLICACIÓN DEL MODELO PROPUESTO

Para la implementación del modelo se realizó la prueba con las dos oficinas que se han mencionado en el transcurso del trabajo, la sede nacional y Unicentro.

A éstas dos oficinas inicialmente se les dio la directriz de no pedir ningún tipo de formato así les hiciera falta o creyeran que estaban con muy pocas existencias, esto causó una disposición negativa de parte de los asistentes de oficina, ya que siempre habían realizado este proceso como estaba anteriormente, argumentaban que siempre les había funcionado correctamente y que tenían conocimiento de cómo era el comportamiento de la demanda a través del tiempo, esto resultó una barrera inicialmente para la aplicación puesto que no estaban de acuerdo a la directriz impuesta.

Presenciando esta situación, se decide realizar una capacitación del Sistema de gestión de inventarios y del modelo propuesto para el proceso de requisiciones de formas preimpresas, teniendo en cuenta que se toman como ejemplos sus oficinas para verificar la utilidad y poder más adelante aplicar el modelo para todas las oficinas a nivel nacional. En esta capacitación se expusieron los diferentes parámetros de medida, las actividades que debían realizar y la seguridad del sistema entre otras, dando como resultado un acogimiento total frente a como inicialmente estaban.

Los Asistentes de oficina entendieron que es una necesidad de la organización el mejoramiento de sus procesos para brindar al cliente y asociado un mejor servicio, en la capacitación los asistentes argumentaban lo dispendioso de realizar la requisición por el aplicativo, también las situaciones de urgencia las cuales no tenían idea de cuantos formatos tenían en la oficina lo cual no permitía saber si necesitaban o no realizar la requisición.

Seguidamente se les enfatizó que era necesario estandarizar los niveles de inventarios para lograr ahorros en las cantidades de órdenes, evitar pérdidas por posibles cambios de formatos por obsolescencia y disminuir el costo de mantenimiento de inventario en las

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oficinas. Posteriormente se acató la directriz desde el mes de Abril, iniciando con el diligenciamiento del inventario efectivo en las oficinas, lo cual iba de la mano para el sistema de gestión de inventarios.

Luego de realizado la revisión de los inventarios en el mes de Abril se inicia con la aplicación del modelo en las dos oficinas de la siguiente forma:

Inicialmente se habían realizado el análisis de gráficos, el análisis ABC y los pronósticos de cada transacción según la política definida por el sistema de gestión de inventarios y el desarrollo de los capítulos anteriores.

En lo que se refiere a los pronósticos aplicados y sus detalles por oficina y formatos se pueden encontrar en el Anexo C.

En cuanto a los controles de inventario se puede encontrar con mayor detalle en el anexo D.

En cuanto al control de inventa sus formatos de pedido Para la oficina de Unicentro se da el siguiente ejemplo:

Ilustración 32 - Formato de Pedido Oficina Unicentro

Fuente: el Autor

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Así entonces para el mes de abril teniendo en cuenta las existencias de la oficina para el formato Apertura de certificado de depósitos se debe pedir 3 unidades las cuales vienen en talonarios por 50, para un costo total de $ 6.678.

Este pedido se realiza porque dado que la cantidad en la bodega es 60 y el punto de reorden es 91 entonces, el formato arroja la cantidad necesaria para llegar al punto máximo de inventario S, la cual se identifica en el campo cantidad a pedir. Esta cantidad está dada en las unidades reales lo cual se divide por la cantidad en que viene el despacho de esta, en este caso la cantidad a pedir para el mes de abril es de 107 sin embargo como el formato vienen en talonarios de 50 las unidades finales a solicitar son 3. De la misma forma el costo del pedido es calculado a partir del precio unitario del talonario.

Después de realizado esto por cada uno de los formatos en cuestión se tuvieron las siguientes pedidos,

Por la oficina de sede Nacional el resumen de pedido resultó así:

Tabla 27 - Resumen de Pedido Abril 2010 oficina Sede Nacional Codigo Formato Nombre Formato UN de Empaque Cantidad Costo Total

CRE-094 ESTADO DE CUENTA ASOCIADO CJ 10 $ 725.000

CAP-053 TARJETA DEBITO CJ 5 $ 280.000

CAP-018 COMPROBANTE UNICO PQ 19 $ 220.115

CAP-017 EXTRACTO CUENTA DE AHORROS CJ 3 $ 174.000

CAP-102 COMPROBANTE RECAUDO PATE UN 2522 $ 123.578

CAP-075 TRANSACCIONES PIN PAD UN 2428 $ 104.404

Universal PORTA TITULO CDT UN 127 $ 94.234

CAP-094 COMPROBANTE RECAUDO APORTES PILA UN 1575 $ 67.725

CAP-034 SOBRES TYVERK TARJETA DEBITO UN 193 $ 61.374

CRE-080 CONTROL DE RECIBO DOCUMENTACION CREDITO TL 28 $ 51.884

CRE-001 SOLICITUD DE CREDITO PERSONA NATURAL TL 28 $ 35.000

CRE-082 VERIFICACION DE INFORMACION DE CREDITO TL 28 $ 31.220

PLA-001 REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN TL 18 $ 18.360

CAP-054 ACTA DESTRUCCION TARJETA DEBITO Y/O SOBR TL 4 $ 3.996

CAP-048 APERTURA DE CUENTAS TL 3 $ 510

VTA-007 SOLICITUD DE SERVICIOS TARJETA DÉBITO TL 0 $ 0CAP-004 APERTURA DE CERTIFICADOS DE DEPOSITOS TL 0 $ 0CAP-041 LIBRETA COOMEVITA-DESPRENDIBLE LB 0 $ 0

CAP-005 CANCELACION DE CERTIFICADO DE DEPOSITO TL 0 $ 0

CAP-009 INSCRIPCION AL PLAN DE AHORRO PROGRAMADO TL 0 $ 0

CAP-010 MODIFICACION O CANCELACION DE PLAN DE AH TL 0 $ 0

CAP-013 REGISTRO DE FIRMAS UN 0 $ 0

CAP-016 LIBRETA DE AHORROS-DESPRENDIBLE LB 0 $ 0

CAP-042 TARJETA DEBITO COOMEVITA CJ 0 $ 0

CRE-083 SOLICITUD CREDITO PERSONA JURIDICA TL 0 $ 0CRE-085 REPORTE VISITA COMERCIAL PERS.JURIDICA TL 0 $ 0VTA-018 CERTIFICADO DE DEPOSITO A TERMINO CDT UN 0 $ 0

TOTAL 6991 $ 1.991.400

Fuente: El Autor

A partir de este consolidado se logra evidenciar las cantidades alarmantes que se deben solicitar dado los bajos inventarios y la no previsión de la demanda, también se logra notar la cantidad de formatos los cuales no se van a pedir, esto ocurre ya que la mayoría

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sobrepasan los niveles de inventario máximo por el desorden que se venían presentando en las oficinas.

Con este pedido inicial se intenta nivelar estos inventarios y continuar con el control de acuerdo el sistema de gestión de inventarios propuesto.

Esta tabla se le envió al proveedor de outsourcing para así pueda generar la orden de compra y continuar con el seguimiento del proceso de entrega a la oficina.

Para la oficina de Unicentro se evidencia una situación similar a la de la sede nacional, el resumen de pedido para esta oficina es el siguiente:

Tabla 28 - Resumen de Pedido Abril 2010 oficina Unicentro

Codigo Formato Nombre Formato UN de Empaque Cantidad Costo Total

CRE-094 ESTADO DE CUENTA ASOCIADO CJ 9 $ 652.500

CAP-053 TARJETA DEBITO CJ 7 $ 392.000

CAP-018 COMPROBANTE UNICO PQ 19 $ 220.115

CAP-017 EXTRACTO CUENTA DE AHORROS CJ 2 $ 116.000

CAP-094 COMPROBANTE RECAUDO APORTES PILA UN 2340 $ 100.620

CAP-034 SOBRES TYVERK TARJETA DEBITO UN 299 $ 95.082

Universal PORTA TITULO CDT UN 87 $ 64.554

CRE-080 CONTROL DE RECIBO DOCUMENTACION CREDITO TL 24 $ 44.472

CAP-075 TRANSACCIONES PIN PAD UN 891 $ 38.313

CRE-001 SOLICITUD DE CREDITO PERSONA NATURAL TL 24 $ 30.000

CRE-082 VERIFICACION DE INFORMACION DE CREDITO TL 25 $ 27.875

VTA-007 SOLICITUD DE SERVICIOS TARJETA DÉBITO TL 11 $ 18.887

CAP-004 APERTURA DE CERTIFICADOS DE DEPOSITOS TL 3 $ 6.678

CAP-054 ACTA DESTRUCCION TARJETA DEBITO Y/O SOBR TL 2 $ 1.998

CAP-102 COMPROBANTE RECAUDO PATE UN 0 $ 0

PLA-001 REGISTRO INDIVIDUAL DE TRANSACCIONES EN TL 0 $ 0CAP-048 APERTURA DE CUENTAS TL 0 $ 0CAP-041 LIBRETA COOMEVITA-DESPRENDIBLE LB 0 $ 0

CAP-005 CANCELACION DE CERTIFICADO DE DEPOSITO TL 0 $ 0

CAP-009 INSCRIPCION AL PLAN DE AHORRO PROGRAMADO TL 0 $ 0

CAP-010 MODIFICACION O CANCELACION DE PLAN DE AH TL 0 $ 0

CAP-013 REGISTRO DE FIRMAS UN 0 $ 0

CAP-016 LIBRETA DE AHORROS-DESPRENDIBLE LB 0 $ 0

CAP-042 TARJETA DEBITO COOMEVITA CJ 0 $ 0

CRE-083 SOLICITUD CREDITO PERSONA JURIDICA TL 0 $ 0CRE-085 REPORTE VISITA COMERCIAL PERS.JURIDICA TL 0 $ 0VTA-018 CERTIFICADO DE DEPOSITO A TERMINO CDT UN 0 $ 0

TOTAL 3743 $ 1.809.094

Fuente: El Autor

Teniendo estos valores a pedir, se envía el consolidado al proveedor para este realice todo el tramite con los proveedores productores para que finalizando el mes, y teniendo en cuenta el cronograma de compras, sean despachadas las unidades solicitadas.

Por medio del formato validación de compras y existencias se les informó a los asistentes de oficina validar en el momento de la llegada de estos productos.

Para fortuna del proceso, al final del mes, cuando se debería haber recibido la requisición, en las oficinas, estas recibieron las cantidades de acuerdo a lo que solicitaron, dando como resultado la no realización de reclamaciones a proveedor.

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Finalmente el proceso resultó todo un éxito exceptuando las inconformidades de los asistentes de oficinas quienes expresaban la cantidad de inventario que tenían que tener según el sistema de inventarios.

Esto resulta un factor importante para la mejora en el sistema, puesto que impacta a la oficina en cuanto al espacio y el costo de mantenimiento de este inventario, pero resulta beneficioso al momento de responder a la demanda de los clientes y asociados.

4. BENEFICIO – COSTO

4.1 DETERMINACIÓN DE BENEFICIOS DEL MODELO

La aplicación del Sistema de Gestión de Inventarios “SIGI” le permitió a la organización la generación de beneficios en cuanto a optimización de trabajo en las oficinas y en la Dirección Nacional, puesto que a través de este sistema se maneja la información de una forma más dinámica y eficiente permitiendo reducir tiempos de operación y personas involucradas para llevar a cabo todo el proceso. Dentro de los beneficios se pueden observar los siguientes:

4.1.1 BENEFICIOS CUALITATIVOS

• Eliminar parcialmente labores administrativas (pedidos mensuales) a los asistentes de oficina, facilitando mayor parte de tiempo a la atención al cliente.

• Menor número de personas involucradas en el proceso, lo cual permite un mayor control de la operación y reducción de riesgos operativos.

• Se contará con las cantidades requeridas por las oficinas de una forma confiable y ágil.

• Se podrán tener controles para los posibles cambios de formatos que se deban realizar por obsolescencia o por cambios de procesos que se tengan en el transcurso del tiempo.

• La centralización del proceso determina una mejor administración y control para Se tendrá información al día de las existencias en las oficinas.

• El flujo libre de información que plantea la propuesta permitirá que los proveedores planeen de manera más acertada sus operaciones, mejorando de esta manera las relaciones entre empresas y sus respectivos costos

• �La propuesta mejora las relaciones en las empresas que conforman el canal de aprovisionamiento, al disminuir las operaciones en reversa tales como las devoluciones, que representan sobre-costos en las mismas.

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4.1.2 BENEFICIOS CUANTITATIVOS

Sólo Requisiciones Necesarias

Cantidades de pedido de acuerdo a un sistema de inventarios, lo cual permite pedir solo lo que se necesita de acuerdo con el sistema de pronósticos establecido, disminuyendo los costos de sobre pedido.

Cuando se hacía anteriormente las requisiciones no se tenía en cuenta que cantidades exactamente debería tener en inventario, por lo cual sus pedidos eran mensuales y sin ningún tipo de control.

Con la implementación del SIGI se puede dimensionar un beneficio alto dado que se solo se harán las requisiciones según un cálculo estadístico a partir de datos históricos pronosticando las demandas y controlando el inventario.

Sin Requisiciones Extras

Otro beneficio que se puede cuantificar es la disminución de Requisiciones extraordinarias, lo cual reduce costos de ordenamiento adicionales, como se puede evidenciar en la siguiente tabla, la cual muestra la cantidad de requisiciones extras y mensuales que se realizaron en los años anteriores, el porcentaje respectivo al total de las requisiciones del último año, adicionalmente se realiza el costeo de estas requisiciones a partir del costo unitario mencionado en la tabla 9 así:

Tabla 29 - Ahorros de Requisiciones Extras Oficinas

OFICINATIPO DE

REQUISICIONCANTIDAD

2008CANTIDAD

2009 %

2009Costo Total

2009

Cantidad Estimada

2010

Costo Total estimado

2010Ahorro

EXTRA 23 23 62% $ 2.098.635 6 $ 547.470 $ 1.551.165MENSUAL 12 14 38% $ 1.128.022 12 $ 966.876 $ 161.146

Total general 35 37 100% $ 3.226.657 18 $ 1.514.346 $ 1.712.311

EXTRA 16 15 54% $ 1.368.675 2 $ 182.490 $ 1.186.185MENSUAL 15 13 46% $ 1.047.449 12 $ 966.876 $ 80.573Total general 31 28 100% $ 2.416.124 14 $ 1.149.366 $ 1.266.758

SEDE NACIONAL

UNICENTRO

Fuente: El Autor

En el extremo de la derecha y con fondo azul se realizó el cálculo de la cantidad estimada para el 2010 y el ahorro, los cuales se realizaron de la siguiente forma:

Cantidad estimada 2010 extra: en esta se plasman las extras realizadas hasta el mes de abril en la oficina, no se determina un mayor número puesto que la idea de este beneficio es que no se vuelvan a realizar extras a partir de la fecha.

Cantidad estimada 2010 Mensual: esta cantidad está determinada por el numero de periodos que tiene el año que sería el valor máximo de requisiciones, pero se debe tener en cuenta que con la implementación del SIGI no se tendrán todos los meses requisiciones después de haber estabilizado el proceso, puesto que solo se pediría en caso de ser necesario según el punto de reorden (s).

Costo estimado total 2010: es calculado a partir del mismo costo mencionado en la tabla 9, el cual contiene las tarifas actuales del convenio con el proveedor Outsourcing.

94

Ahorro: este Valor finalmente es calculado de la diferencia del costo total del 2009 respecto al costo total estimado para el 2010.

Con esta tabla se puede evidenciar la cantidad alarmante de extras que se realizaron en el 2008 y 2009, generando un costo adicional para el último de $ 2.098.635 y $ 1.368.675 en la sede nacional y Unicentro respectivamente, siendo así, el ahorro que se generaría por oficina si se sigue utilizando el SIGI es realmente notorio, lo cual disminuye directamente al costo operativo de la empresa, generando fomento para posibles inversiones o mayores utilidades.

Para dimensionar a grandes rasgos el actual beneficio, se debe mencionar el impacto que tendría en el estado de resultados los costos que se ahorrarían en caso de implementar en toda las oficinas a nivel nacional este sistema de gestión de inventarios.

Teniendo en cuenta la tabla anterior, sus mismos rangos, y según las 90 oficinas de la empresa se pueden determinar lo siguiente:

Tabla 30 - Ahorro Cantidad de Requisiciones Extras Nacional

TIPO DE REQUISICION

CANTIDAD 2008

CANTIDAD 2009

% 2009

Costo TotalCantidad Estimada

2010

Costo Total estimado

2010Ahorro

EXTRA 592 621 49% $ 56.663.145 145 $ 13.230.525 $ 43.432.620MENSUAL 509 655 51% $ 52.775.315 582 $ 46.893.486 $ 5.881.829Total general 1101 1276 100% $ 109.438.460 727 $ 60.124.011 $ 49.314.449

NACIONAL

Fuente: El Autor

Para este caso la cantidad estimada no se tomo como el máximo de las requisiciones que pueden hacer todas las oficinas dado que no siempre se iría a pedir todos los meses en todas las oficinas, además que el histórico ilustra el comportamiento de estas a nivel nacional, por lo cual se tomó como un promedio de los periodos anteriores,

Se logra evidenciar la magnitud del ahorro si el sistema fuera aplicado en todas las oficinas de la empresa.

También se evidencia el desorden que anteriormente mencionábamos con las diferencias de las compras y las demandas, en este caso sucede con las requisiciones extras y las mensuales, donde las primeras tienen un valor más alto que la mensual y se piden a igual nivel que las mensuales, lo que genera un costo elevado para cualquier periodo, para ilustrar mejor este argumento se genera la siguiente grafica:

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Ilustración 33 - Numero de Requisiciones Nacional

509

655

582592 621

145

0

100

200

300

400

500

600

700

2008 2009 2010

Can

tid

ad

Año

Número de Requisiciones

MENSUAL

EXTRA

Fuente: El Autor

En las oficinas a nivel nacional no dimensionan el gasto que se realiza al hacer requisiciones extras por cualquier motivo, la cultura resulta totalmente aparte al ahorro, conllevando a un aumento de gastos que la mayoría de veces son innecesarios y continuos reprocesos entre las áreas.

A Pensar comercialmente

Disminución de costos en cuanto a personal involucrado y tiempo utilizado para el proceso de requisiciones.

A partir del nuevo diagrama de flujo planteado en el subcapítulo 3.6 se definieron los siguientes tiempos y costos del personal que se encuentran dentro de este: (siguiente Pagina)

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Tabla 31 - Costos Personal Involucrado en el Proceso

Cargo Asistente de OficinaActividad Tiempo Promedio Costo

Recepcion de requisicón 10 min $ 1.458,33Validacion de lo solicitado vs recibido 20 min $ 2.916,67

Posible Reclamacion a Proveedor 5 min $ 729,17Diligenciar control de Existencias 20 min $ 2.916,67

Total 55 min $ 8.020,83

Cargo Analista Nacional OperacionesActividad Tiempo Promedio Costo

Analizar las transacciones y patrones de las oficinas 20 min $ 3.333,33Consolidar informacion de pedidos 10 min $ 1.666,67Enviar el consolidado de Pedidos 10 min $ 1.666,67

Contacto con proveedores para reclamaciones y eventos urgentes

15 min $ 2.500,00

Seguimiento al diligenciamiento de los formatos de control de existencia y reclamaciones a proveedor

15 min $ 2.500,00

Soporte a oficinas y regionales de los aplicativos 15 min $ 2.500,00

Total 85 min $ 14.166,67

Fuente: El Autor

En la tabla se tienen en cuenta solo el asistente de oficina y el analista Nacional de Operaciones dado que con el SIGI se centralizaría la requisición de estas oficinas, teniendo así los siguientes cambios respecto a las tablas 13, 14 y 15 que referenciaban los costos y tiempos de los asistentes de oficina, asistentes administrativos y al analista nacional de operaciones logística, los cambios son:

• Los asistentes Administrativos que antes realizaban la aprobación de lo que pedía las oficinas de su regional y le hacía seguimiento a estas requisiciones no tendría labor en este nuevo esquema dado que no se hace necesario su aporte de aprobador dado que el analista de logística estará encargado de realizar el pedido.

• El Analista de operaciones logística que venía realizando también un rol de aprobador de lo requerido por las oficinas, dando soporte constante y teniendo un papel de monitor frente al tema de las requisiciones, en este nuevo esquema cambiará a un rol primario y fundamental. El Analista deberá analizar cada formato de la oficina en el SIGI, y realizar el pedido de la oficina. También continuará al frente del soporte a nivel nacional pero solo del formato de validación de compras y control de existencias y las posibles reclamaciones que se generen.

• En cuanto a los asistentes de oficina, dado la carga administrativa que tenían por el control de inventarios de su oficina, con el modelo nuevo se les dejará simplemente la tarea de recibir la requisición y de realizar la revisión del inventario una vez al mes, para que opten por dedicar su tiempo más al área comercial lo cual es un factor importante para la venta de los productos y el crecimiento de la empresa.

Consecuente con esto, los ahorros que se tienen a partir de los costos y tiempos en el personal son:

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Tabla 32 – Ahorro de Tiempos y Costos promedio por Cargo

CargoTiempo

Promedio Anterior

Tiempo Promedio

Actual

Ahorro (Tiempo)

Costo total Anterior

Costo Total Actual

Ahorro (Costo)

Asistente de Oficina 73 55 18 $ 10.645,83 $ 8.020,83 $ 2.625,00Asistente Administrativo 45 0 45 $ 9.062,50 $ 0,00 $ 9.062,50

Analista Nacional Operaciones 75 85 -10 $ 12.500,00 $ 14.166,67 -$ 1.666,67Total General 193 140 53 $ 32.208,33 $ 22.187,50 $ 10.020,83

Fuente: El Autor

Hay que tener en cuenta que la carga de trabajo del analista nacional de operaciones aumenta y por lo tanto aumento el costo de este, pero se debe tener en cuenta la cantidad de trabajo que se le resta a los dos otros actores del proceso, el asistente administrativo y el asistente de oficina lo cual finalmente sumando estos resulta un total de ahorro representativo de 53 min en tiempo y de costo $ 10.020.por requisición tramitada.

Probabilidad de Obsolescencia de formatos

Adicionalmente se puede tomar como un beneficio cuantitativo, la disminución del riesgo de tener cantidades alarmantes de existencias en caso de existir aviso para la obsolescencia de los formatos, lo cual como se explico en el subcapítulo 2.4, resultan valores de gran importancia.

Con la implementación de el sistema de gestión de inventarios se controlará mejor las cantidades que se deben tener en las oficinas en caso de haber un aviso de cambios de formas, lo cual la idea es que se entregue esta información al área de logística de 2 a 3 meses anteriores para establecer medidas de racionamiento de formatos.

98

4.2 COSTOS

Para evaluar el costo de implementar la propuesta, solo se tuvo en cuenta el salario del analista quien es el encargado en manejar el programa de inventarios y adicionalmente, la herramienta de trabajo que, es un computador, de alta capacidad y velocidad, con la aplicación Excel de Microsoft y visual Basic,

En la siguiente tabla se muestran los conceptos mencionados anteriormente calculados según el salario actual del analista nacional de logística mencionado en la tabla 11, y el costo anual de un equipo de cómputo incluyendo la licencia de los programas necesarios para el SIGI según el área de sistemas de la empresa:

Tabla 33 - Costo de La Inversión (pesos)

Personal:Un ingeniero industrial (Analista Nacional Logística)

$ 2.400.000 $ 1.200.000 $ 3.600.000 $ 43.200.000

Equipo de computación:Un computador de alta capacidad – velocidad y con licencia Microsoft (Excell)

$ 2.000.000

45.200.000

- - -

Costo Total

Concepto SueldoPrestac. Social

parafiscalMensual Anual


99

4.3 RELACIÓN COSTO - BENEFICIO

Para hallar la relación del beneficio frente al costo se tomaron los valores definidos anteriormente y sus respectivos costos así:

Tabla 34 - Costos vs Beneficios COSTOS BENEFICIOS

Concepto Valor Concepto Valor

Equipo de Computo y Licencias $ 2.000.000 Cantidad de

Requisiciones Extras Ahorradas

$ 43.432.620

Analista Operaciones Nacional $ 43.200.000 Control de

Requisiciones Mensuales

$ 5.881.829

Tiempo de Ahorro del Asistente de

Oficina $ 1.908.375

Tiempo de Ahorro del Asistente administrativo

$ 6.588.438

Total $ 45.200.000 Total $ 57.811.262


A partir de esto se puede decir que la relación está definida de acuerdo a la siguiente fórmula:

Lo que significa que por cada peso invertido se ganan $ 0.279 CENTAVOS MCTE

La relación Beneficio – Costo debe ser superior a 1, en este caso aumenta 0.279 de dicho valor, lo que se traduce en resultados no tan representativos al corto plazo pero que significan una ganancia sin lugar a dudas y sin contar los beneficios cualitativos los cuales no se tuvieron en cuenta para este análisis.

100

4.4 INDICADORES DE GESTIÓN

Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas según el caso.23

Los indicadores de gestión que se definieron para monitorear la gestión del sistema de inventarios y evaluar sus resultados frente a metas propuestas son los siguientes:

Indicador de Cumplimiento de Compras:

Con este indicador se permitirá controlar las requisiciones extras que se realizan en el mes, dado que la idea con el sistema de gestión de inventarios es suprimir estas requisiciones en todas las oficinas de la empresa, lo cual es un tema de una excelencia en la planeación de las compras. La meta definida debe ser cercana al 100% puesto que la idea es no tener ni una sola extra. Indicador de costo de inventario

Este indicador permite realizar tener conocimiento del inventario que se tiene en cada oficina según el valor en formas preimpresas para así mantener un nivel correcto de formas según el inventario sugerido por el SIGI. Este indicador se propone que se tenga inicialmente para estabilizar el proceso de inventarios, la meta debe ser cercana a un 0% Indicador de desempeño de proveedor

Este indicador determina el desempeño del proveedor frente a los servicios que presta a la empresa, este indicador tiene un enfoque de calidad frente al aseguramiento de proveedor, el cual se debe asegurar que entregue exactamente lo que fue requerido para tener un correcto funcionamiento del SIGI.

23 Carlos Mario Pérez Jaramillo. Los indicadores de Gestión - Soporte y Cia Ltda,- www.Escuela gobierno.org

101

5. CONCLUSIONES

• La implementación de herramientas básicas y de uso sencillo para la Gestión de Inventarios en la empresa Financiera, genera gran impacto en el mejoramiento continuo de los procesos utilizados para realizar las requisiciones de los recursos necesarios en las oficinas para llevar a cabo la operación del día a día

• Los datos históricos representan información importante para la empresa Financiera,

puesto que a partir de ella se pudo analizar la demanda de formas preimpresas y determinar un sistema de pronósticos y de inventario para tener un mayor control de ellas.

• El desarrollo de herramientas sencillas para el pedido de formas preimpresas como lo

es el Sistema de Gestión de Inventarios “SIGI”, permitirá al personal de compras un ahorro en tiempo y costos para llevar a cabo los procesos de requisición para cada oficina.

• El desarrollo de una herramienta para la consolidación de los pedidos que se debe

hacer por cada oficina garantizará a los involucrados la disponibilidad de información relevante sobre las cantidades que llegaran a cada oficina y un manejo adecuado de la misma.

• La Implantación de Herramientas y Procesos de Gestión de Gestión de Inventarios, ,

implica a su vez un cambio en la cultura de la empresa, es por esto, que se torna relevante el desarrollo de programas de culturización y asimilación de todas las teorías sobre este tema.

• Para el manejo del Sistema de Gestión de Inventarios “SIGI”, es indispensable contar

con personal calificado, en el cual se deleguen las principales responsabilidades de la Organización en el tema de compras.

• La Organización podrá implementar El Sistema Gestión de Inventarios “SIGI” a través

de la intranet corporativa, para que en tiempo real, los involucrados en los procesos puedan acceder a toda la información sobre los diferentes estados de los mismos y además, a todo lo relacionado con la Gestión de Inventarios de la Organización.

• Antes de la implementación de un Sistema de Gestión de inventarios, se evidenció

que el manejo de la información y de las cantidades de pedido no eran las mejores, puesto que se definían a través de la experiencia y no de datos reales, teniendo en cuenta esto se puede concluir que es realmente necesario el manejo de la información verídica y confiable.

102

6. RECOMENDACIONES

• En primera instancia se recomienda a la empresa financiera adoptar la cultura de una administración centralizada, para tener así un mayor control tanto del proceso como de la información, la cual para este caso es vital para la información que exige el SIGI para trabajar de forma adecuada.

• Se recomienda a la empresa financiera eliminar todo lo que actualmente en la oficina se realiza que tenga fines administrativos, ya que el core del negocio es la venta de los productos y una excelente prestación del servicio financiero a sus clientes y asociados, algo que en algunas ocasiones se ve interrumpida por realizar este tipos de actividades que no generan realmente el valor agregado que se le brinda al cliente o asociado.

• Se recomienda capacitar a los involucrados en el sistema que ahora no tendrán lugar en el proceso y a los que continúan con el trabajo o se le aumenta la carga de trabajo, por ejemplo con los asistentes financieros quienes después de pasar da aprobadores, en este nuevo proceso no se tiene en cuenta con más personas que el asistente de oficina y la coordinación nacional de operaciones logística

• Se recomienda igualmente la implementación el sistema de gestión de inventario para

las demás oficinas para integrar completamente a la empresa con este tipo de sistemas que sustentan el proceso a nivel nacional, según lo evidenciado en las oficinas de Cali*Unicentro y Sede nacional) se puede afirmar que el acogimiento y respuesta fue la mejor para el programa,

• Dado la cantidad de formatos existentes para las realizar las operaciones en oficinas investigadas se recomienda al área de procesos y productividad realizar una depuración y redefinición de cuales formatos son los que en realidad sirven y se encuentran vigentes, buscando uniones de formatos y/o impresión de los formatos en las mismas oficinas para así finalmente realizar un sistema de gestión de inventarios más detallado

103

7. BIBLIOGRAFÍA

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105

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• Carlos Mario Pérez Jaramillo. Los indicadores de Gestión - Soporte y Cia Ltda,- www.Escuela gobierno.org

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8. ANEXOS

Anexos A - Consolidado de Demanda De Transacciones C.Costo Datos ene-07 feb-07 mar-07 abr-07 may-07 jun-07 jul-07 ago-07 sep-07 oct-07 nov-07 dic-07

Apertura Cuenta Ahorro 57 50 51 44 40 60 52 52 45 36 42 46Apertura Cuentas Coomevita 14 14 9 12 8 14 20 21 5 5 12 15

Activación Tarjeta Débito 41 65 70 126 89 158 92 109 79 67 66 98Activación Tarjetas Coomevita 5 9 7 6 6 13 10 9 4 5 8 12Cancelación Tarjetas Débito 64 22 59 49 40 61 45 46 44 41 55 41

Cancelación Tarjetas Coomevita 3 2 3 4 2 6 1 3 1 6 4 2Apertura CDT'S 87 77 88 76 60 97 106 89 68 77 43 72

Cancelación CDT'S 67 55 57 49 80 63 63 59 47 56 50 84Apertura PAP 7 15 1 11 7 11 10 11 2 4 9 10

Tarjetas Bloqueadas 2 12 9 18Reposición de Tarjetas 2 10 7 8 6 5 7 35 11 9 5 7

Créditos Radicados Persona Jurídica 1 2 0 2 2 1 2 0 1 0 0 1

Créditos Radicados Persona Natural 656 669 812 661 771 698 641 697 641 409 634 620

Facturación Asociados y Clientes 1612 7224 6330 6571 6536Extractos de Ahorros 2780 2699 2832 2706 2721 2714 2684 2692 2705 2782 2761 2820

PAP Modificados y Cancelados 1 1 0 2 1 0 0 0 1 0 1 1Recaudos Pate 40 51 38 37 30 49 10 19 24 31 76 82Recaudos Pila 1122 977 927 606 1049 937 987 1106 736 625 864 1413

Trasacciones Pin Pad 18 18 16 14 35 50 23 42 83Transacciones Mayores o Iguales a

10 MM159 184 115 112 127 140 134 117 159 123 112 114

Transacciones Monetarias 6488 6560 7137 6686 6620 7293 7293 6887 6754 6219 5980 7158Apertura Cuenta Ahorro 35 33 27 36 34 35 35 37 38 30 38 28

Apertura Cuentas Coomevita 10 8 5 2 12 7 11 16 6 6 13 6Activación Tarjeta Débito 17 28 24 25 22 97 18 33 23 22 30 25

Activación Tarjetas Coomevita 4 10 5 5 9 5 7 15 3 5 10 5Cancelación Tarjetas Débito 26 6 14 11 10 11 7 9 13 8 12 16



Tarjetas Bloqueadas 1 4 3 15Reposición de Tarjetas 2 1 4 4 4 2 7 32 11 3 4 7



Facturación Asociados y Clientes 1582 6806 5786 6144 6133Extractos de Ahorros 1345 1354 1381 1380 1442 1435 1549 1652 1683 1736 1737 1819


Trasacciones Pin Pad 3 2 3 28Transacciones Mayores o Iguales a

10 MM25 21 27 23 26 18 14 24 26 20 17 21

0105CL

0107CL

107

C.Costo Datos ene-08 feb-08 mar-08 abr-08 may-08 jun-08 jul-08 ago-08 sep-08 oct-08 nov-08 dic-08Apertura Cuenta Ahorro 27 39 27 31 46 29 29 38 32 29 35 28





Tarjetas Bloqueadas 8 7 7 4 11 11 7 6 4 5 5 6Reposición de Tarjetas 5 14 5 8 8 5 6 4 5 3 3 4



Facturación Asociados y Clientes 6478 6547 6580 6577 6592 6566 6608 6653 6685 6745 7500 6785Extractos de Ahorros 2901 2805 2871 2885 2846 2866 2935 2841 2866 2822 2737 2797


Trasacciones Pin Pad 85 142 159 255 311 416 424 551 654 868 744 1228Transacciones Mayores o Iguales a

10 MM159 99 143 183 139 120 147 142 170 162 123 151

Transacciones Monetarias 6166 6058 5921 5921 6674 7008 6341 6812 6678 6547 6637 6812Apertura Cuenta Ahorro 32 23 22 31 26 25 30 28 32 35 28 30





Tarjetas Bloqueadas 7 5 11 6 9 12 2 3 5 6 2 5Reposición de Tarjetas 4 5 6 3 4 7 1 5 4 5 3 5



Facturación Asociados y Clientes 6090 6142 6183 6184 6209 6189 6241 6314 6357 6389 7120 6389Extractos de Ahorros 1930 1881 1957 2016 1996 2054 2117 2103 2120 2146 2093 2144


Trasacciones Pin Pad 18 26 70 193 274 449 379 366 359 388 365 468Transacciones Mayores o Iguales a

10 MM27 16 24 22 20 22 29 26 13 19 11 16

Transacciones Monetarias 5067 5064 4878 4878 5348 5844 5660 5814 5984 5975 5668 5813

0105CL

0107CL

C.Costo Datos ene-09 feb-09 mar-09 abr-09 may-09 jun-09 jul-09 ago-09 sep-09 oct-09 nov-09 dic-09 ene-10 feb-10 mar-10

Apertura Cuenta Ahorro 37 51 37 32 23 38 33 33 30 61 51 44 130 66 53Apertura Cuentas Coomevita 14 5 1 7 8 12 7 7 9 18 10 10 15 11 5

Activación Tarjeta Débito 2 63 50 49 47 54 47 85 60 244 112 95 97 78 70Activación Tarjetas Coomevita 1 5 6 3 4 5 3 6 11 13 9 10 15 8 3Cancelación Tarjetas Débito 45 48 63 42 41 41 59 76 46 97 53 47 51 56 40

Cancelación Tarjetas Coomevita 1 1 5 2 2 8 8 5 2 2 3 4 4 3 2Apertura CDT'S 102 70 78 70 65 68 100 51 80 123 85 104 123 84 93

Cancelación CDT'S 76 42 70 53 61 54 84 56 76 86 99 82 88 64 75Apertura PAP 14 22 16 13 14 6 6 4 12 14 13 10 16 14 10

Tarjetas Bloqueadas 5 4 4 5 1 2 7 16 17 9 10 21 18 20 37Reposición de Tarjetas 4 6 4 11 6 5 6 2 3 2 1 1 2 4 2

Créditos Radicados Persona Jurídica 1 1 0 1 1 4 2 2 2 1 1 0 0 1 2

Créditos Radicados Persona Natural 554 562 656 616 859 731 734 644 691 716 631 637 539 717 617

Facturación Asociados y Clientes 7155 6797 6814 6829 6866 6885 6916 6924 6949 14386 6971 6950 6986 7007 7282Extractos de Ahorros 2808 2787 2808 2785 2827 2769 2834 2827 2780 2814 2737 2852 2787 2794 2858

PAP Modificados y Cancelados 2 3 2 3 1 4 3 3 1 1 3 4 3 2 1Recaudos Pate 383 365 764 282 327 437 369 355 811 1131 805 1076 881 901 1383Recaudos Pila 1628 2039 1914 1743 1796 1902 2045 1847 1095 606 647 556 618 391 736

Trasacciones Pin Pad 979 853 1041 1026 891 1035 1004 832 882 833 828 1134 884 869 1063Transacciones Mayores o Iguales a

10 MM155 147 152 150 139 113 147 169 180 149 420 814 358 342 285

Transacciones Monetarias 6475 6632 7322 6479 6969 7242 6317 7102 6125 6016 6806 6349 6874 6442 7017Apertura Cuenta Ahorro 30 36 31 36 36 38 35 40 35 43 45 34 91 58 42

Apertura Cuentas Coomevita 11 6 10 7 4 5 8 12 7 18 6 5 14 5 5Activación Tarjeta Débito 4 93 42 39 42 38 48 84 53 309 284 116 99 124 106

Activación Tarjetas Coomevita 0 6 9 8 2 3 7 13 7 16 8 6 14 3 7Cancelación Tarjetas Débito 21 16 9 13 17 14 28 57 28 42 36 53 39 35 28

Cancelación Tarjetas Coomevita 2 3 1 1 1 1 0 5 2 1 1 6 4 0 0Apertura CDT'S 55 65 62 49 59 42 68 69 49 88 74 58 81 57 47

Cancelación CDT'S 34 39 47 44 56 43 44 49 68 48 61 46 43 54 57Apertura PAP 19 26 12 22 13 7 6 18 17 8 7 10 8 19 14

Tarjetas Bloqueadas 9 4 10 3 2 3 9 16 24 9 12 19 17 13 29Reposición de Tarjetas 7 7 6 12 5 9 1 6 3 5 3 4 2 4 8

Créditos Radicados Persona Jurídica 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 2 0 0 2 1

Créditos Radicados Persona Natural 423 463 480 525 677 510 535 558 573 575 495 519 463 664 529

Facturación Asociados y Clientes 6681 6376 6364 6374 6423 6454 6491 6529 6541 13125 6550 6548 6565 6583 6833Extractos de Ahorros 2154 2120 2141 2163 2154 2166 2256 2279 2240 2237 2213 2246 2265 2208 2240

PAP Modificados y Cancelados 2 2 2 2 1 2 2 3 2 3 2 1 3 4 2Recaudos Pate 239 301 473 208 275 356 236 171 248 264 332 479 283 314 582Recaudos Pila 1883 1676 1644 1508 1441 1366 1342 1294 1308 1303 1350 1235 1350 1021 1429

Trasacciones Pin Pad 486 428 451 459 438 667 525 507 649 619 557 756 599 587 628Transacciones Mayores o Iguales a

10 MM13 13 18 15 25 13 17 19 19 18 11 17 16 11 17

Transacciones Monetarias 5657 5611 6059 5494 5613 5439 5610 5407 5229 5288 5302 5292 6016 5668 5742

0105CL

0107CL

108

Anexos B - Demanda Versus Compras de Formatos Preimpresos

CCOSTO Demanda Compras

0105CLAPERTURA DE CERTIFICADOS DE DEPOSITOS Compras0105CLAPERTURA DE CERTIFICADOS DE DEPOSITOS Demanda0105CL 996 250

0107CLAPERTURA DE CERTIFICADOS DE DEPOSITOS Compras0107CLAPERTURA DE CERTIFICADOS DE DEPOSITOS Demanda0107CL 738 0

APERTURA DE CERTIFICADOS DE DEPOSITOS

0

50

100

150

200

250

300


Can

tid

ad F

orm

ato

s

Periodo (Mes)


Demanda Vs Compras

Demanda

Compras

0102030405060708090

100


Can

tid

ad

Fo

rmat

os

Periodo (Mes)


Demanda vs Compras

Demanda

Compras

109


0105CLCANCELACION DE CERTIFICADO DE DEPOSITO Compras0105CLCANCELACION DE CERTIFICADO DE DEPOSITO Demanda0105CL 839 1250

0107CLCANCELACION DE CERTIFICADO DE DEPOSITO Compras0107CLCANCELACION DE CERTIFICADO DE DEPOSITO Demanda0107CL 579 450


0

100

200

300

400

500

600


Ca

nti

da

d F

orm

ato

s

Periodo (Mes)


Demanda Vs Compras

Demanda

Compras

0

20

40

60

80

100

120

140

160


Ca

nti

dad

Fo

rma

tos

Periodo (Mes)


Demanda vs Compras

Demanda

Compras

839

579

1250

450

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

0105CL 0107CL

Ca

nti

da

d d

e F

orm

ato

s

OFICINA


Demanda

Compras

110


0105CLLIBRETA DE AHORROS-DESPRENDIBLE Compras0105CLLIBRETA DE AHORROS-DESPRENDIBLE Demanda0105CL 470 400

0107CLLIBRETA DE AHORROS-DESPRENDIBLE Compras0107CLLIBRETA DE AHORROS-DESPRENDIBLE Demanda0107CL 439 300


0

50

100

150

200

250

300

350


Ca

nti

da

d F

orm

ato

s

Periodo (Mes)


Demanda Vs Compras

Demanda

Compras

0

20

40

60

80

100

120


Can

tid

ad F

orm

ato

s

Periodo (Mes)


Demanda vs Compras

Demanda

Compras

470439

400

300

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

500

0105CL 0107CL

Can

tid

ad

de

Fo

rmat

os

OFICINA


Demanda

Compras

111


0105CLCOMPROBANTE UNICO Compras0105CLCOMPROBANTE UNICO Demanda0105CL 79834 160000

0107CLCOMPROBANTE UNICO Compras0107CLCOMPROBANTE UNICO Demanda0107CL 66001 75000

COMPROBANTE UNICO

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

45000

50000


Ca

nti

da

d F

orm

ato

s

Periodo (Mes)


Demanda Vs Compras

Demanda

Compras

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000


Ca

nti

dad

Fo

rma

tos

Periodo (Mes)


Demanda vs Compras

Demanda

Compras

7983466001

160000

75000

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

140000

160000

180000

0105CL 0107CL

Ca

nti

da

d d

e F

orm

ato

s

OFICINA


Demanda

Compras

112


0105CLLIBRETA COOMEVITA-DESPRENDIBLE Compras0105CLLIBRETA COOMEVITA-DESPRENDIBLE Demanda0105CL 108 400

0107CLLIBRETA COOMEVITA-DESPRENDIBLE Compras0107CLLIBRETA COOMEVITA-DESPRENDIBLE Demanda0107CL 99 300


0

50

100

150

200

250

300

350


Ca

nti

da

d F

orm

ato

s

Periodo (Mes)


Demanda Vs Compras

Demanda

Compras

0

20

40

60

80

100

120


Can

tid

ad F

orm

ato

s

Periodo (Mes)


Demanda vs Compras

Demanda

Compras

108 99

400

300

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

0105CL 0107CL

Can

tid

ad

de

Fo

rma

tos

OFICINA


Demanda

Compras

113


0105CLAPERTURA DE CUENTAS Compras0105CLAPERTURA DE CUENTAS Demanda0105CL 578 950

0107CLAPERTURA DE CUENTAS Compras0107CLAPERTURA DE CUENTAS Demanda0107CL 538 100

APERTURA DE CUENTAS

0

50

100

150

200

250

300

350

400


Ca

nti

da

d F

orm

ato

s

Periodo (Mes)


Demanda Vs Compras

Demanda

Compras

0

10

20

30

40

50

60

70


Ca

nti

da

d F

orm

ato

s

Periodo (Mes)


Demanda vs Compras

Demanda

Compras

578538

950

100

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

0105CL 0107CL

Can

tid

ad d

e F

orm

ato

s

OFICINA


Demanda

Compras

114


0105CLCOMPROBANTE RECAUDO APORTES PILA Compras0105CLCOMPROBANTE RECAUDO APORTES PILA Demanda0105CL 17818 25000

0107CLCOMPROBANTE RECAUDO APORTES PILA Compras0107CLCOMPROBANTE RECAUDO APORTES PILA Demanda0107CL 17350 6000


0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

9000

10000


Ca

nti

da

d F

orm

ato

s

Periodo (Mes)


Demanda Vs Compras

Demanda

Compras

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500


Ca

nti

dad

Fo

rma

tos

Periodo (Mes)


Demanda vs Compras

Demanda

Compras

17818 17350

25000

6000

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

0105CL 0107CL

Ca

nti

dad

de

Fo

rmat

os

OFICINA


Demanda

Compras

115

Anexos C - Pronósticos Aplicados

OFICINA PRONOSTICOCL0105 Exponencial Doble

CL0105Exponencial Doble


CL0105 Exponencial Doble


CL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0105 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial DobleCL0107 Exponencial Doble

TRANSACCION

Apertura Cuentas CoomevitaReposición de Tarjetas


Apertura PAPTarjetas Bloqueadas

Recaudos PateApertura CDT'S

Cancelación CDT'S





Apertura PAPApertura Cuentas Coomevita

Tarjetas BloqueadasReposición de Tarjetas

Apertura CDT'SActivación Tarjeta Débito

Recaudos Pila


Recaudos Pate

Facturación Asociados y Clientes

Transacciones Monetarias

Extractos de Ahorros

TRANSACCION Facturación Asociados y Clientes

y = -5,544x + 22718

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

dic

-07

en

e-0

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-08

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-08

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-08

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-09

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-09

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-10

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-10

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10

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-10

sep

-10

oct

-10

no

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0

dic

-10

De

ma

nd

a T

ran

sacc

ion

Periodo (Mensual)


Dem + Desp

Pronóstico

Inv. Máx

116

MAD ECM

1308,4558 3240925,8567

1635,5697 1800,2572

TRANSACCION Transacciones Monetarias

y = 0,419x - 10091

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

9000

dic

-07

en

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-08

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08

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-08

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09

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-09

sep

-09

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-10

mar

-10

abr-

10

De

ma

nd

a T

ran

sacc

ion

Periodo (Mensual)


Dem + Desp

Pronóstico

Inv. Máx

MAD ECM

267,4983 115814,3485

334,3728 340,3151

TRANSACCION Extractos de Ahorros

y = -0,669x + 29402

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

dic

-07

en

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08

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-08

jun

-08

jul-

08

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-08

oct

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09

ago

-09

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-09

oct

-09

no

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-10

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-10

abr-

10

may

-10

De

ma

nd

a T

ran

sacc

ion

Periodo (Mensual)


Dem + Desp

Pronóstico

Inv. Máx

MAD ECM

61,2696 4750,6657

76,5870 68,9251

117

TRANSACCION Recaudos Pila

y = -0,662x + 27644

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

dic

-07

en

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-09

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09

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-09

oct

-09

no

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-09

en

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0

feb

-10

mar

-10

abr-

10

may

-10

De

man

da

Tra

nsa

ccio

n

Periodo (Mensual)


Dem + Desp

Pronóstico

Inv. Máx

MAD ECM

311,1634 162034,2662

388,9542 402,5348

TRANSACCION Trasacciones Pin Pad

y = 0,840x - 32802

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

dic

-07

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may

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-08

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08

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-08

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jun

-09

jul-

09

ago

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sep

-09

oct

-09

no

v-0

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-10

mar

-10

abr-

10

may

-10

De

man

da

Tra

nsa

ccio

n

Periodo (Mensual)


Dem + Desp

Pronóstico

Inv. Máx

MAD ECM

136,5043 32053,8239

170,6304 179,0358

118

OFICINA PRONOSTICOCL0105 Exponencial SimpleCL0105 Exponencial SimpleCL0105 Exponencial SimpleCL0107 Exponencial SimpleCL0107 Exponencial SimpleCréditos Radicados Persona Jurídica

TRANSACCION

Créditos Radicados Persona NaturalCréditos Radicados Persona Jurídica

Créditos Radicados Persona NaturalTransacciones Mayores o Iguales a 10 MM

TRANSACCION Créditos Radicados Persona Natural

y = -0,092x + 4327,

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

dic

-07

en

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-08

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-09

oct

-09

no

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-10

mar

-10

abr-

10

may

-10

De

ma

nd

a T

ran

sacc

ion

Periodo s (Mensual)


Demanda

Dem + Desp

Pronóstico

Inv. Máx

MAD ECM

63,8514 4902,3807

79,8143 70,0170

TRANSACCION Transacciones Mayores o Iguales a 10

MM

y = 0,227x - 8857,

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

dic

-07

en

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may

-08

jun

-08

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-08

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-08

oct

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no

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en

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may

-09

jun

-09

jul-

09

ago

-09

sep

-09

oct

-09

no

v-0

9

dic

-09

en

e-1

0

feb

-10

mar

-10

abr-

10

may

-10

De

ma

nd

a T

ran

sacc

ion

Periodo s (Mensual)


Demanda

Dem + Desp

Pronóstico

Inv. Máx

MAD ECM

119

61,4235 10001,4497

76,7794 100,0072

TRANSACCION Créditos Radicados Persona Jurídica

y = -4E-05x + 2,826

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

dic

-07

en

e-0

8

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-08

mar

-08

abr-

08

may

-08

jun

-08

jul-

08

ago

-08

sep

-08

oct

-08

no

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-08

en

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mar

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abr-

09

may

-09

jun

-09

jul-

09

ago

-09

sep

-09

oct

-09

no

v-0

9

dic

-09

en

e-1

0

feb

-10

mar

-10

abr-

10

may

-10

De

ma

nd

a T

ran

sacc

ion

Periodo s (Mensual)


Demanda

Dem + Desp

Pronóstico

Inv. Máx

MAD ECM

0,6789 0,7229

0,8487 0,8502

OFICINA PRONOSTICOCL0105 Promedio MóvilCL0105 Promedio MóvilCL0105 Promedio MóvilCL0105 Promedio MóvilCL0105 Promedio MóvilCL0107 Promedio MóvilCL0107 Promedio MóvilCL0107 Promedio MóvilCL0107 Promedio MóvilCL0107 Promedio MóvilCL0107 Promedio Móvil

TRANSACCION

Activación Tarjetas CoomevitaCancelación Tarjetas Coomevita

Apertura Cuenta AhorroCancelación Tarjetas Débito

Transacciones Mayores o Iguales a 10 MM

Activación Tarjeta DébitoCancelación Tarjetas CoomevitaActivación Tarjetas Coomevita

Cancelación CDT'SCancelación Tarjetas Débito


TRANSACCION Cancelación CDT'S

120

y = 0

,00

7x -

24

3,5

0 20

40

60

80

10

0

12

0

ene-08

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nov-09

dic-09

ene-10

feb-10

mar-10

abr-10

may-10

Demanda Transaccion

Pe

riod

o s (M

en

sual)

Pro

no

stico P

rom

ed

io M

óvil

Dem

anda

Dem

+Desp

Pronóstico

Inv Máxim

o

MA

D

EC

M

8,8314 149,5646

11,0393 12,2297

T

RA

NS

AC

CIO

N

Cance

lació

n T

arje

tas D

ébito

y = -0

,04

3x +

17

88

,

0 50

10

0

15

0

20

0

25

0

ene-08

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mar-10

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Demanda Transaccion

Pe

riod

o s (M

en

sual)

Pro

no

stico P

rom

ed

io M

óvil

Dem

anda

Dem

+Desp

Pronóstico

Inv Máxim

o

MA

D

EC

M

18,4757 886,9832

23,0946 29,7823

121

TRANSACCION Apertura Cuenta Ahorro

y = 0,030x - 1181,

0

20

40

60

80

100

120

140

160e

ne

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10

may

-10

De

ma

nd

a T

ran

sacc

ion

Periodo s (Mensual)


Demanda

Dem+Desp

Pronóstico

Inv Máximo

MAD ECM

11,4233 347,2435

14,2792 18,6345

TRANSACCION Activación Tarjetas Coomevita

y = 0,003x - 145,1

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

en

e-0

8

feb

-08

mar

-08

abr-

08

may

-08

jun

-08

jul-

08

ago

-08

sep

-08

oct

-08

no

v-0

8

dic

-08

en

e-0

9

feb

-09

mar

-09

abr-

09

may

-09

jun

-09

jul-

09

ago

-09

sep

-09

oct

-09

no

v-0

9

dic

-09

en

e-1

0

feb

-10

mar

-10

abr-

10

may

-10

De

ma

nd

a T

ran

sacc

ion

Periodo s (Mensual)


Demanda

Dem+Desp

Pronóstico

Inv Máximo

MAD ECM

2,2657 10,1083

2,8321 3,1794

122

Anexos D - Consolidado de Controles de Inventarios

COD. NOMBRE

UNIDAD TL CANTIDAD 50 PRECIO $ 2.226

AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR

PEDIDO XL σσσσL XR+L σσσσR+L

ENE 123 120,70 152,50 283,00 19,63 130,50 114,95 19,16 229,91 27,09

FEB 84 99,24 132,06 242,12 19,63 110,06 94,51 19,16 189,02 27,09

MAR 93 109,47 141,81 261,62 19,63 119,81 104,26 19,16 208,52 27,09

ABR 146 117,31 149,27 276,54 19,63 127,27 111,72 19,16 223,44 27,09

MAY 0 99,22 132,05 242,10 19,63 110,05 94,50 19,16 189,00 27,09

JUN 0 19,63 19,16 27,09

JUL 0 19,63 19,16 27,09

AGO 0 19,63 19,16 27,09

SEP 0 19,63 19,16 27,09

OCT 0 19,63 19,16 27,09

NOV 0 19,63 19,16 27,09

DIC 0 19,63 19,16 27,09

UNIDAD TL CANTIDAD 50 PRECIO $ 1.093AÑO MES DEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S DESVIACION

ESTANDARPEDIDO XL σσσσL XR+L σσσσR+L

ENE 88 103,35 119,34 226,43 10,93 107,09 98,43 10,67 196,86 15,09

FEB 64 70,35 87,91 163,57 10,93 75,66 67,00 10,67 134,00 15,09

MAR 75 88,55 105,24 198,23 10,93 92,99 84,33 10,67 168,66 15,09

ABR 82 83,70 100,62 189,00 10,93 88,37 79,71 10,67 159,43 15,09

MAY 0 87,76 104,49 196,73 10,93 92,24 83,58 10,67 167,17 15,09

JUN 0 76,44 93,70 175,16 10,93 81,46 72,80 10,67 145,59 15,09

JUL 0 92,62 109,12 205,99 10,93 96,87 88,21 10,67 176,42 15,09

AGO 0 66,84 84,57 156,88 10,93 72,32 63,66 10,67 127,31 15,09SEP 0 73,77 91,17 170,08 10,93 78,92 70,26 10,67 140,51 15,09OCT 0 86,80 103,57 194,90 10,93 91,33 82,67 10,67 165,33 15,09NOV 0 10,93 10,67 15,09DIC 0 10,93 10,67 15,09

UNIDAD TL CANTIDAD 50 PRECIO $ 642AÑO MES DEMANDA PRONOSTICO s S DESVIACION PEDIDO XL sL XR+L sR+L

ENE 16 16,62 24,42 43,80 4,49 19,39 15,83 4,38 31,66 6,20FEB 14 19,17 26,85 48,66 4,49 21,82 18,26 4,38 36,52 6,20MAR 10 10,29 18,39 31,75 4,49 13,36 9,80 4,38 19,60 6,20ABR 17 13,76 21,69 38,35 4,49 16,66 13,10 4,38 26,20 6,20MAY 0 13,10 21,06 37,09 4,49 16,03 12,47 4,38 24,94 6,20JUN 0 4,49 4,38 6,20JUL 0 4,49 4,38 6,20AGO 0 4,49 4,38 6,20SEP 0 4,49 4,38 6,20OCT 0 4,49 4,38 6,20NOV 0 4,49 4,38 6,20DIC 0 4,49 4,38 6,20

S

2010

s S


2010

FORMATO

CAP-004APERTURA DE CERTIFICADOS

DE DEPOSITOS

CAP-005

CAP-009INSCRIPCION AL PLAN DE AHORRO PROGRAMADO

s S

2010

Nivel de Confianza 97,5% K 1,96

s

LT 0,9524 R 0,9524

UNIDAD TL CANTIDAD 50 PRECIO $ 8.904AÑO MES DEMANDA PRONOSTICO s S DESVIACION PEDIDO XL sL XR+L sR+L


UNIDAD UN CANTIDAD 1 PRECIO $ 45AÑO MES DEMANDA PRONOSTICO s S DESVIACION PEDIDO XL sL XR+L sR+L

ENE 145 79,26 109,47 199,03 17,77 89,56 75,48 17,34 150,97 24,52FEB 77 85,29 115,21 210,52 17,77 95,31 81,23 17,34 162,46 24,52MAR 58 72,36 102,90 185,89 17,77 82,99 68,91 17,34 137,83 24,52ABR 73 79,82 110,00 200,10 17,77 90,09 76,02 17,34 152,04 24,52MAY 0 68,89 99,60 179,29 17,77 79,69 65,61 17,34 131,23 24,52JUN 0 #¡VALOR! 17,77 #¡VALOR! 17,34 #¡VALOR! 24,52JUL 0 #¡VALOR! 17,77 #¡VALOR! 17,34 #¡VALOR! 24,52AGO 0 #¡VALOR! 17,77 #¡VALOR! 17,34 #¡VALOR! 24,52SEP 0 #¡VALOR! 17,77 #¡VALOR! 17,34 #¡VALOR! 24,52OCT 0 #¡VALOR! 17,77 #¡VALOR! 17,34 #¡VALOR! 24,52NOV 0 #¡VALOR! 17,77 #¡VALOR! 17,34 #¡VALOR! 24,52DIC 0 #¡VALOR! 17,77 #¡VALOR! 17,34 #¡VALOR! 24,52

UNIDAD LB CANTIDAD 50 PRECIO $ 1.166AÑO MES DEMANDA PRONOSTICO s S DESVIACION PEDIDO XL sL XR+L sR+L

ENE 130 64,44 94,74 169,94 17,45 75,19 61,37 17,03 122,74 24,08FEB 66 73,24 103,13 186,71 17,45 83,58 69,75 17,03 139,51 24,08MAR 53 65,38 95,64 171,73 17,45 76,09 62,27 17,03 124,53 24,08ABR 60 68,90 99,00 178,44 17,45 79,45 65,62 17,03 131,25 24,08MAY 0 59,82 90,34 161,13 17,45 70,79 56,97 17,03 113,94 24,08JUN 0 73,08 102,97 186,39 17,45 83,42 69,60 17,03 139,19 24,08JUL 0 71,78 101,74 183,92 17,45 82,19 68,36 17,03 136,72 24,08AGO 0 59,82 90,34 161,14 17,45 70,80 56,97 17,03 113,94 24,08SEP 0 49,28 80,31 141,06 17,45 60,76 46,93 17,03 93,87 24,08OCT 0 61,62 92,06 164,57 17,45 72,51 58,69 17,03 117,37 24,08NOV 0 17,45 17,03 24,08DIC 0 17,45 17,03 24,08

S

2010

CAP-013 REGISTRO DE FIRMAS

s S

2010

CAP-010MODIFICACION O CANCELACION

DE PLAN DE AH


s S

2010

CAP-016

s

124

UNIDAD CJ CANTIDAD 2000 PRECIO $ 58.000AÑO MES DEMANDA PRONOSTICO s S DESVIACION PEDIDO XL sL XR+L sR+L


UNIDAD PQ CANTIDAD 500 PRECIO $ 11.585AÑO MES DEMANDA PRONOSTICO s S DESVIACION PEDIDO XL sL XR+L sR+L




UNIDAD LB CANTIDAD 50 PRECIO $ 1.166

AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR

PEDIDO XL sL XR+L sR+L


UNIDAD CJ CANTIDAD 50 PRECIO $ 1.166

AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR


ENE 15 7,86 13,48 23,45 3,14 9,97 7,48 3,06 14,97 4,33FEB 8 11,77 17,21 30,91 3,14 13,70 11,21 3,06 22,42 4,33MAR 3 9,97 15,50 27,48 3,14 11,98 9,50 3,06 18,99 4,33ABR 6 7,24 12,89 22,27 3,14 9,38 6,89 3,06 13,79 4,33MAY 0 6,25 11,96 20,40 3,14 8,44 5,96 3,06 11,91 4,33JUN 0 10,15 15,67 27,82 3,14 12,16 9,67 3,06 19,34 4,33JUL 0 7,15 12,81 22,10 3,14 9,29 6,81 3,06 13,62 4,33AGO 0 6,85 12,52 21,53 3,14 9,01 6,52 3,06 13,05 4,33SEP 0 4,50 10,29 17,06 3,14 6,77 4,29 3,06 8,57 4,33OCT 0 7,26 12,91 22,31 3,14 9,40 6,91 3,06 13,83 4,33NOV 0 3,14 3,06 4,33DIC 0 3,14 3,06 4,33

UNIDAD TL CANTIDAD 50 PRECIO $ 170

AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR



S

2010

CAP-034SOBRES TYVERK TARJETA

DEBITO

s S

2010

EXTRACTO CUENTA DE AHORROS

s S

2010

CAP-018 COMPROBANTE UNICO

S

2010

CAP-053 TARJETA DEBITO

s S

2010


s S

2010

CAP-042 TARJETA DEBITO COOMEVITA

s S

2010

CAP-041

CAP-048 APERTURA DE CUENTAS

s

s

CAP-017

125


AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR


ENE 55 113,14 164,52 295,79 29,68 131,27 107,75 28,97 215,50 40,96FEB 59 52,94 107,19 181,13 29,68 73,94 50,42 28,97 100,84 40,96MAR 42 69,19 122,67 212,08 29,68 89,41 65,90 28,97 131,79 40,96ABR 39 51,14 105,47 177,69 29,68 72,22 48,70 28,97 97,40 40,96MAY 0 44,03 98,71 164,16 29,68 65,45 41,94 28,97 83,88 40,96JUN 0 53,44 107,67 182,08 29,68 74,41 50,90 28,97 101,79 40,96JUL 0 52,62 106,89 180,52 29,68 73,63 50,11 28,97 100,23 40,96AGO 0 52,56 106,83 180,40 29,68 73,57 50,06 28,97 100,11 40,96SEP 0 43,76 98,45 163,64 29,68 65,19 41,68 28,97 83,35 40,96OCT 0 44,61 99,26 165,26 29,68 66,00 42,49 28,97 84,97 40,96NOV 0 #¡VALOR! 29,68 #¡VALOR! 28,97 #¡VALOR! 40,96DIC 0 #¡VALOR! 29,68 #¡VALOR! 28,97 #¡VALOR! 40,96

UNIDAD UN CANTIDAD 1 PRECIO $ 43

AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR



UNIDAD LB CANTIDAD 1 PRECIO $ 1

AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR



S

2010

CAP-102 COMPROBANTE RECAUDO PATE

s S

2010


s S

2010

CAP-075 TRANSACCIONES PIN PAD

s S

2010

CAP-094

CAP-054

CRE-001SOLICITUD DE CREDITO

PERSONA NATURAL

s S

2010

CRE-080CONTROL DE RECIBO

DOCUMENTACION CREDITO

s S

2010

s S

2010

s

CRE-082VERIFICACION DE INFORMACION

DE CREDITO


126


AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR



S

2010

s S

CRE-083SOLICITUD CREDITO PERSONA

JURIDICA

s S

2010

S

2010

s S

2010

s S

2010

s S

2010

2010

s

s

PLA-001REGISTRO INDIVIDUAL DE

TRANSACCIONES EN

CRE-094 ESTADO DE CUENTA ASOCIADO

VTA-018CERTIFICADO DE DEPOSITO A

TERMINO CDT

VTA-007SOLICITUD DE SERVICIOS

TARJETA DÉBITO

Universal PORTA TITULO CDT

CRE-085REPORTE VISITA COMERCIAL

PERS.JURIDICA

127

0107CL COD. NOMBRE

UNIDAD TL CANTIDAD 50 PRECIO $ 2.226

AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR

PEDIDO XL σσσσL XR+L σσσσR+L

ENE 81 77,34 97,95 181,67 12,70 83,72 73,65 12,40 147,31 17,53

FEB 57 73,83 94,61 174,98 12,70 80,38 70,31 12,40 140,62 17,53

MAR 47 73,50 94,30 174,36 12,70 80,07 70,00 12,40 140,00 17,53

ABR 94 69,51 90,50 166,76 12,70 76,27 66,20 12,40 132,40 17,53

MAY 0 73,16 93,98 173,73 12,70 79,75 69,68 12,40 139,36 17,53

JUN 0 12,70 12,40 17,53

JUL 0 12,70 12,40 17,53

AGO 0 12,70 12,40 17,53

SEP 0 12,70 12,40 17,53

OCT 0 12,70 12,40 17,53

NOV 0 12,70 12,40 17,53

DIC 0 12,70 12,40 17,53

UNIDAD TL CANTIDAD 50 PRECIO $ 1.093AÑO MES DEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S DESVIACION

ESTANDARPEDIDO XL σσσσL XR+L σσσσR+L

ENE 43 54,52 66,92 125,05 7,84 58,13 51,92 7,65 103,85 10,82

FEB 54 53,78 66,22 123,65 7,84 57,43 51,22 7,65 102,45 10,82

MAR 57 63,15 75,14 141,49 7,84 66,35 60,14 7,65 120,29 10,82

ABR 57 58,38 70,59 132,40 7,84 61,81 55,60 7,65 111,20 10,82

MAY 0 52,59 65,08 121,37 7,84 56,29 50,08 7,65 100,17 10,82

JUN 0 7,84 7,65 10,82

JUL 0 7,84 7,65 10,82AGO 0 7,84 7,65 10,82SEP 0 7,84 7,65 10,82OCT 0 7,84 7,65 10,82NOV 0 7,84 7,65 10,82DIC 0 7,84 7,65 10,82

UNIDAD TL CANTIDAD 50 PRECIO $ 642AÑO MES DEMANDA PRONOSTICO s S DESVIACION PEDIDO XL sL XR+L sR+L


UNIDAD TL CANTIDAD 50 PRECIO $ 8.904AÑO MES DEMANDA PRONOSTICO s S DESVIACION PEDIDO XL sL XR+L sR+L




UNIDAD LB CANTIDAD 50 PRECIO $ 1.166AÑO MES DEMANDA PRONOSTICO s S DESVIACION PEDIDO XL sL XR+L sR+L

ENE 91 50,96 67,52 123,92 9,93 56,40 48,53 9,69 97,06 13,70FEB 58 46,31 63,09 115,06 9,93 51,97 44,10 9,69 88,20 13,70MAR 42 39,32 56,44 101,75 9,93 45,31 37,45 9,69 74,89 13,70ABR 51 50,68 67,26 123,39 9,93 56,13 48,26 9,69 96,53 13,70MAY 0 43,31 60,24 109,35 9,93 49,11 41,25 9,69 82,49 13,70JUN 0 45,06 61,91 112,69 9,93 50,78 42,91 9,69 85,83 13,70JUL 0 46,83 63,59 116,06 9,93 52,47 44,60 9,69 89,20 13,70AGO 0 50,60 67,18 123,24 9,93 56,06 48,19 9,69 96,38 13,70SEP 0 51,74 68,27 125,41 9,93 57,14 49,28 9,69 98,55 13,70OCT 0 55,48 71,83 132,54 9,93 60,71 52,84 9,69 105,68 13,70NOV 0 58,67 74,87 138,61 9,93 63,74 55,88 9,69 111,75 13,70DIC 0 50,17 66,77 122,42 9,93 55,65 47,78 9,69 95,56 13,70

S

2010

s S


2010

FORMATO

CAP-004APERTURA DE CERTIFICADOS

DE DEPOSITOS

CAP-005

S

2010

CAP-013 REGISTRO DE FIRMAS

s S

2010

CAP-010

CAP-009INSCRIPCION AL PLAN DE AHORRO PROGRAMADO

s S

2010

MODIFICACION O CANCELACION DE PLAN DE AH


s S

2010

CAP-016

Nivel de Confianza 97,5% K 1,96

s

s

LT 0,9524 R 0,9524

128

UNIDAD CJ CANTIDAD 2000 PRECIO $ 58.000AÑO MES DEMANDA PRONOSTICO s S DESVIACION PEDIDO XL sL XR+L sR+L


UNIDAD PQ CANTIDAD 500 PRECIO $ 11.585AÑO MES DEMANDA PRONOSTICO s S DESVIACION PEDIDO XL sL XR+L sR+L




UNIDAD LB CANTIDAD 50 PRECIO $ 1.166

AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR



S

2010

CAP-034SOBRES TYVERK TARJETA

DEBITO

s S

2010

EXTRACTO CUENTA DE AHORROS

s S

2010

CAP-018 COMPROBANTE UNICO

S

2010

CAP-053 TARJETA DEBITO

s S

2010


s S

2010

CAP-042 TARJETA DEBITO COOMEVITA

s S

2010

CAP-041

CAP-048 APERTURA DE CUENTAS

s

s

CAP-017

129


AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR



S

2010

CAP-102 COMPROBANTE RECAUDO PATE

s S

2010


s S

2010

CAP-075 TRANSACCIONES PIN PAD

s S

2010

CAP-094

CAP-054

CRE-001SOLICITUD DE CREDITO

PERSONA NATURAL

s S

2010

CRE-080CONTROL DE RECIBO

DOCUMENTACION CREDITO

s S

2010

s S

2010

s

CRE-082VERIFICACION DE INFORMACION

DE CREDITO


130


AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR




AÑO MESDEMANDA

REALPRONOSTICO

APLICADOs S

DESVIACION ESTANDAR



S

2010

s S

CRE-083SOLICITUD CREDITO PERSONA

JURIDICA

s S

2010

S

2010

s S

2010

s S

2010

s S

2010

2010

s

s

PLA-001REGISTRO INDIVIDUAL DE

TRANSACCIONES EN

CRE-094 ESTADO DE CUENTA ASOCIADO

VTA-018CERTIFICADO DE DEPOSITO A

TERMINO CDT

VTA-007SOLICITUD DE SERVICIOS

TARJETA DÉBITO

Universal PORTA TITULO CDT

CRE-085REPORTE VISITA COMERCIAL

PERS.JURIDICA

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO PARA EL CONTROL DE …

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